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29/6/2004, 17:39

2004 by Digerati Books


Todos os direitos reservados e protegidos pela Lei 5.988 de 14/12/
1973. Nenhuma parte deste livro, sem autorizao prvia por escrito
da editora, poder ser reproduzida ou transmitida sejam quais forem os meios empregados: eletrnicos, mecnicos, fotogrficos, gravao ou quaisquer outros.
Diretor Editorial
Luis Matos
Editora-assistente
Monalisa Neves
Redatora
Simone Ribeiro de Carvalho
Reviso
Rosangela Cesar
Atualizao
Equipe Digerati Books
Capa
Jos Antonio Martins
Arte e Projeto Grfico
Patricia Fernandez Ferrari

101 dicas Excel


Digerati Comunicao e Tecnologia Ltda.
Rua Haddock Lobo, 347 12 andar
CEP 01414-001 So Paulo/SP
(11)3217-2600 Fax (11) 3217-2617
www.digerati.com
Diretores
Alessandro Gerardi (gerardi@digerati.com.br)
Luis Afonso G. Neira (afonso@digerati.com.br)
Alessio Fon Melozo (alessio@digerati.com.br)
ISBN: 85-89535-39-8

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Ao leitor
O aprendizado de Excel sempre foi algo traumtico para a maioria dos usurios que do os primeiros passos na rea de informtica.
Isso porque so poucas as pessoas que buscam aprender Excel porque gostam efetivamente da ferramenta. Na maioria dos casos: s
por obrigao!
Processo diferente acontece com o aprendizado do Word ou
mesmo do PowerPoint, o qual motivado, na maior parte das vezes,
pelo desejo de digitar textos ou mesmo fazer animaes no computador. Sabemos que so poucos os verdadeiramente apaixonados
por clculos...
Lanado h 1 ano, o 101 Dicas de Excel chegou ao mercado
com uma proposta diferenciada: tornar o Excel mais acessvel a todos e o seu aprendizado menos traumtico, eliminando toda a teoria chata e se concentrando somente na parte prtica, por meio de
tutoriais claros e fceis de seguir.
Assim, consulte o ndice do livro, visualize o recurso que deseja
conhecer e, em poucos minutos, poder aprend-lo sem nenhuma
complicao.
Para satisfao de toda a equipe, essa frmula foi muito bem recebida pelos leitores que rapidamente fizeram com que o livro se tornasse um grande sucesso editorial, alcanando expressiva vendagem.
Agora estamos colocando no mercado a segunda edio do 101
Dicas de Excel atualizada para os recursos do Excel 2003, recentemente lanado.
Nosso objetivo desmistificar o Excel, tornando seu aprendizado
fcil e intuitivo. Para isso, mostramos em 101 dicas como pode ser
fcil usar os recursos extremamente poderosos desta ferramenta, eleita
por muitos especialistas como a melhor do pacote Microsoft Office.
Portanto, siga as prximas pginas para domin-la rapidamente. Certamente um dia voc vai precisar us-la.

Luis Matos
luismatos@digerati.com.br
Diretor Editorial

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ndice
Primeiros passos

Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica

1 Inserindo e excluindo planilhas -------------------------------------------- 8


2 Organizando planilhas -------------------------------------------------------------- 8
3 Mudando a largura das colunas --------------------------------------------- 9
4 Mudando a altura das linhas --------------------------------------------------- 9
5 Inserindo linhas e colunas ------------------------------------------------------ 10
6 Ocultando e excluindo linhas e colunas ---------------------------- 10
7 Exibindo e ocultando barras de ferramentas ------------------- 11
8 Salvando a pasta de trabalho -------------------------------------------------- 11
9 Abrindo uma pasta de trabalho --------------------------------------------- 12

Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica

10 Autopreenchimento ___________________________ 12
11 Copiando valores _____________________________ 14
12 Movendo e excluindo clulas ___________________ 14
13 Utilizando o Colar Especial _____________________ 15
14 O painel da rea de Transferncia _______________ 16
15 Localizando e substituindo dados _______________ 17
16 Trabalhando com comentrios __________________ 19
17 Limpando clulas _____________________________ 20
18 Localizando rapidamente clulas ________________ 21

Edio de dados

Criao de frmulas e funes


Dica 19 Entendendo o que so frmulas e funes _________ 22
Dica 20 Encontrar a mdia aritmtica ___________________ 23
Dica 21 Calculando o menor e o maior nmero __________ 24
Dica 22 Funes para contagem de clulas ______________ 25
Dica 23 Trabalhando com porcentagens _________________ 26
Dica 24 Usando funes lgicas ________________________ 27
Dica 25 Construindo frmulas condicionais ______________ 28
Dica 26 Adicionando valores ___________________________ 30
Dica 27 Funes para busca de dados ___________________ 31
Dica 28 Convertendo medidas _________________________ 32
Dica 29 Trabalhando com datas e horas __________________ 33
Dica 30 Arredondando valores _________________________ 34

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Dica 31 Fazendo verificaes nas clulas com funes ___ 35


Dica 32 Planejando Investimentos ______________________ 36
Dica 33 Calculando pagamentos e juros _________________ 37
Dica 34 Combinando textos ___________________________ 38
Dica 35 Encontrando potncia, raiz quadrada e logaritmo __ 39
Dica 36 Encontrando o seno, cosseno e tangente _________ 40
Dica 37 Assistente de pesquisa _________________________ 40
Dica 38 Usando o boto Inserir funo __________________ 41
Dica 39 Localizando e corrigindo erros nas frmulas ________ 42

Formatando a planilha
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica

40 Formato Nmero e Moeda _____________________ 43


41 Formato Data e Hora __________________________ 43
42 Formato Frao _______________________________ 44
43 Formato de CEP, CIC e telefone _________________ 44
44 Mesclando clulas ____________________________ 45
45 Inclinando o texto de uma clula _______________ 45
46 Ajustando o texto na clula _____________________ 46
47 Formatando o texto ___________________________ 47
48 Alterando a cor de fundo da clula ______________ 47
49 Alterando a borda das clulas ___________________ 48

Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica
Dica

50 Inserindo um grfico com o assistente ___________ 48


51 Alterando o tipo do grfico _____________________ 50
52 Formatando o eixo ____________________________ 50
53 Formatando a legenda e ttulo __________________ 51
54 Mudando cores e linhas ________________________ 52
55 Inserindo diagramas ___________________________ 53
56 Formatando um grfico 3D _____________________ 54

Criao de grficos

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ndice
Impresso

Dica 57 Visualizando a planilha antes da impresso _________ 54


Dica 58 Preparando a pgina para impresso _____________ 55
Dica 59 Inserindo cabealho e rodap __________________ 56
Dica 60 Alterando as margens __________________________ 57
Dica 61 Definindo a rea de impresso __________________ 57

A Internet
Dica
Dica
Dica
Dica

62 Visualizando a planilha em um browser __________ 58


63 Salvando como pgina da web __________________ 59
64 Criando hiperlinks ____________________________ 59
65 Importando tabelas da internet para uma planilha _ 60

Integrao do Excel com outros aplicativos


Dica 66 Vinculando objetos ____________________________ 61
Dica 67 Incorporando objetos _________________________ 62
Dica 68 Usando hiperlinks para acessar outros programas __ 63

Tabelas dinmicas
Dica
Dica
Dica
Dica

69 Construindo uma tabela dinmica _______________ 63


70 Modificando uma tabela dinmica _______________ 64
71 Construindo um grfico dinmico _______________ 65
72 Outras opes de configurao _________________ 66

Aspectos avanados
Dica 73 Procurando arquivos do computador no Excel ____ 67
Dica 74 Distribuindo texto em colunas __________________ 68
Dica 75 Vinculando planilhas __________________________ 68
Dica 76 Personalizando a barra de ferramentas ___________ 69
Dica 77 Construindo uma nova barra de ferramentas _________ 70
Dica 78 Ferramenta Solver ____________________________ 71
Dica 79 Protegendo a planilha _________________________ 73
Dica 80 Outras opes de proteo _____________________ 73

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Dica 81 Formatao condicional _______________________ 74


Dica 82 Rastreando erros na planilha ___________________ 75
Dica 83 Definindo regras de validao __________________ 76
Dica 84 Nomeando intervalos de clulas ________________ 77
Dica 85 Criando cenrios _____________________________ 77
Dica 86 Usando o recurso Atingir Meta __________________ 78
Dica 87 Alterando um grfico com a ferramenta Atingir Meta 79
Dica 88 Personalizando o Excel ________________________ 80
Dica 89 Criando relatrios ____________________________ 81
Dica 90 Editando relatrios ____________________________ 82
Dica 91 Construindo um banco de dados ________________ 82
Dica 92 Usando o formulrio de dados __________________ 83
Dica 93 Classificando dados ___________________________ 84
Dica 94 Acrescentando um filtro avanado _______________ 85
Dica 95 Localizando dados com critrios ________________ 86
Dica 96 Trabalhando com subtotais _____________________ 87

Macros e Programao
Dica 97 Gravando uma nova macro _____________________ 88
Dica 98 Executando uma macro ________________________ 88
Dica 99 Outras opes de macro _______________________ 89
Dica 100 Criando uma funo para verificar se um nmero par 90
Dica 101 Criando uma funo para saber o tipo de um tringulo 91

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Primeiros passos
Dica 1 Inserindo e excluindo planilhas
Ao iniciar o aplicativo Microsoft Excel, voc se depara com
uma janela dividida em linhas e colunas. Esta folha quadriculada
chamada de planilha e nela que
voc vai trabalhar. O encontro de
uma linha com uma coluna chamado de clula e, para identificar
cada clula, h o que denominamos endereo. Se voc um dia j
brincou de batalha naval, no ter

problemas em entender esse termo, pois cada linha da planilha


representada por um nmero, e
cada coluna, por uma letra. Assim,
o encontro da coluna A com a linha 3, resulta na clula A3.
As planilhas de sua pasta de
trabalho so representadas por
abas na parte de baixo da tela.
Aprenda abaixo como inserir ou
excluir uma planilha:

1. Para inserir uma planilha,


clique sobre uma das clulas da planilha atual.
2. Em seguida, clique em Inserir. Surgir uma tela, na
qual voc pode escolher exatamente o que deseja inserir,
como, por exemplo, um grfico, uma macro etc.
3. Para finalizar, escolha a
opo Planilha.

4. Para excluir uma planilha


existente, clique com o boto
direito sobre a aba correspondente, na parte de baixo da tela.
5. Em seguida, clique em Excluir.

Dica 2 Organizando planilhas


Como todo o seu trabalho estar dentro de uma ou mais planilhas,
muito interessante deix-las organizadas. Assim, voc poupa tempo
quando, no futuro, tiver de buscar
informaes dentro das muitas
planilhas da sua pasta de trabalho.
Cada planilha deve ter um nome
condizente com o seu contedo;

por exemplo, se voc estiver fechando uma folha de pagamento, pode


nomear a planilha correspondente
como Pagamento. Alm disso, a ordem em que as planilhas so exibidas tambm pode influenciar no
seu trabalho. Para organizar as
planilhas de sua pasta de trabalho
siga estes passos:

1. Para mudar o nome de uma


planilha, clique com o boto
direito do mouse sobre o
nome atual.

2. Clique na opo Renomear e, em seguida, digite o


nome desejado.

8 101 Dicas Excel - 2a Edio

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3. Para confirmar, basta pressionar a tecla Enter.


4. Voc pode mudar a ordem
de uma planilha clicando sobre a sua aba e arrastando
para o novo local. Observe
que, antes de soltar o boto
do mouse, uma pequena seta
preta surge na posio em que
a planilha ficar.

procedimento anterior, pressionando a tecla Ctrl antes de


soltar o boto do mouse.
6. Alm dessas facilidades,
voc tambm pode mudar a
cor da aba, clicando com o
boto direito do mouse sobre
ela e acessando a opo Cor
da guia....
7. Logo aps, basta escolher
a cor desejada e clicar em OK.

5. Se voc precisar duplicar


uma planilha, basta repetir o

Dica 3 Mudando a largura das colunas


As colunas representadas pelas letras no alto de sua planilha
podem ser redimensionadas, de
acordo com a sua necessidade.

Existem duas maneiras de mudar


a largura das colunas. Acompanhe
abaixo os procedimentos para aumentar ou diminu-las:

1. Posicione o ponteiro do
mouse entre uma coluna e
outra e observe que ele assumir a forma de uma seta
preta dupla.
2. Clique e arraste, assim a
largura da coluna esquerda
da seta ser alterada.
3. Note que, no momento em
que voc arrasta o mouse,
possvel ver a medida exata
da coluna.

4. Para determinar um valor


exato para a largura da coluna, clique na coluna desejada
e, em seguida, em Formatar
> Coluna > Largura....
5. Digite um valor para a largura e pressione Enter.

Dica 4 Mudando a altura das linhas


Da mesma maneira que possvel aumentar ou diminuir a largura das colunas em uma planilha,
voc pode mudar a altura das li-

nhas, que so representadas por


nmeros no canto esquerdo da
planilha. Aprenda agora os passos
necessrios para alter-las:

Primeiros passos 9

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1. Coloque o ponteiro do
mouse entre uma linha e outra, at que aparea uma seta
preta dupla.

3. Para digitar um valor exato para a altura da linha,


v ao menu Formatar > Linha > Altura....

2. Em seguida, clique e arraste


para cima ou para baixo. Assim, a altura da linha acima da
seta preta ser alterada.

4. Digite o valor desejado e


pressione Enter.

Dica 5 Inserindo linhas e colunas


Ao digitar dados em uma
planilha de clculos, voc est
sujeito a esquecer de alguma informao e s se dar conta disso no futuro. Neste caso, voc

pode aumentar essa planilha,


acrescentando linhas e colunas
vazias. Acompanhe o passo-apasso a seguir para saber como
fazer isso:

1. As colunas so sempre
inseridas esquerda daquela
que estiver selecionada. Por
exemplo, se a coluna vazia
deve aparecer entre as colunas
B e C, clique na coluna C. Voc
pode selecionar rapidamente a
coluna toda, pressionando Ctrl
+ barra de espao.

3. Para inserir uma linha, clique


na linha abaixo do local onde
voc quer inseri-la. Por exemplo, se a linha vazia deve aparecer entre as linhas 29 e 30,
selecione a linha 30. Voc pode
selecionar rapidamente a linha
toda, pressionando Shift + barra de espao.

2. Em seguida, utilize o menu


Inserir > Colunas.

4. Em seguida, clique no menu


Inserir > Linhas.

Dica 6 Ocultando e excluindo linhas e colunas


Do mesmo modo que voc consegue inserir linhas e colunas para
aumentar o tamanho de sua
planilha, possvel exclu-las quan1. A maneira mais rpida de
excluir uma linha ou coluna
clicando com o boto direito
sobre ela e, em seguida, na
opo Excluir.

do no so mais necessrias, ou somente ocult-las, caso voc queira


apenas esconder alguma informao sem destru-la.
2. Para ocultar, ou seja, esconder uma coluna ou linha, selecione a linha desejada e, em seguida, v ao menu Formatar >
Linha / Coluna > Ocultar.

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3. Para exibi-la novamente, pressione Ctrl + T. Dessa forma, toda


a planilha ser selecionada.

4. Em seguida, clique no
menu Formatar > Coluna /
Linha > Reexibir.

Dica 7 Exibindo e ocultando barras de ferramentas


As barras de ferramentas so
conjuntos de vrios botes, que, na
verdade, servem de atalhos para os
itens do menu. Cada uma das barras tem um fim especfico e as mais
matao
matao.
utilizadas so: Padro e For
ormatao
A barra Padro contm funespadro do Office, por isso ela a
mesma para todos os programas.

Nela, voc encontra recursos para


criar um novo arquivo, abrir, salvar
ou imprimir um existente, entre outros. Na barra de ferramentas
For
matao
ormatao
matao, h recursos para alterar a aparncia de clulas e textos.
Mas, para que voc possa acessar
as outras barras do programa, siga
este procedimento:

1. Clique no menu Exibir >


Barras de ferramentas.
2. Em seguida, escolha a barra desejada, como, por exemplo, a de Figura.
3. Note que em algum local
da tela surgiu um conjunto diferente de botes. As barras
podem ser movimentadas
para qualquer local da tela, o
que facilita o seu trabalho.
Para isso, clique em sua parte
superior (o ponteiro do mouse
ficar preto e com quatro pontas) e arraste.
4. A barra pode ser colocada
em qualquer um dos quatro
cantos da janela ou mesmo ser
deixada no meio da tela.

5. D dois cliques no nome da


barra para que ela volte a se
encaixar no menu.
6. Colocando vrias barras
lado a lado, provavelmente alguns botes ficaro escondidos. Para acess-los, clique na
seta preta que aparece no
canto direito da barra.

7. Para ocultar as barras, basta acessar o mesmo menu


(Exibir > Barras de ferramentas) e clicar novamente
no nome da barra (se ela estiver visvel, note que antes do
nome aparece um visto).

Dica 8 Salvando a pasta de trabalho


A pasta de trabalho o conjunto de planilhas em que voc est trabalhando. Salvar seu trabalho de
tempos em tempos muito impor-

tante para garantir que as informaes no sejam perdidas. Portanto,


salve a sua pasta procedendo da
seguinte forma:

1. Se for a primeira vez que a


pasta ser salva, utilize o

menu Arquivo > Salvar ou


Arquivo > Salvar Como....

Primeiros passos 11

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Tanto a primeira quanto a segunda opo abre a caixa de


dilogo Salvar Como.
2. Na caixa chamada Salvar
em:, localize o disco e o diretrio
de destino para a gravao.
3. Em seguida, digite um nome
na caixa Nome do arquivo e
clique no boto Salvar.

4. Com isso, nas prximas vezes em que voc for salvar a


pasta, clique na opo Salvar
para simplesmente atualizar o
arquivo e no boto Salvar
como... caso queira salv-lo
em outro diretrio ou com outro nome.

Dica 9 Abrindo uma pasta de trabalho


Ao salvar a sua pasta de trabalho, um arquivo com extenso .xls
criado no seu disco. Para abrir

esse arquivo e continuar a trabalhar


com suas planilhas, proceda da seguinte maneira:

1. Clique no menu Arquivo >


Abrir. Voc tambm pode
pressionar Ctrl + A.

do Abrir como cpia, ser


criado um novo arquivo .xls,
mas copiando todas as informaes do arquivo que voc
selecionou; e a ltima opo
Abrir e reparar muito
til para corrigir um arquivo
caso ele esteja corrompido.

2. Na janela que surgir, localize


o disco e o diretrio no qual est
o arquivo. Utilize a caixa Examinar para localizar o disco e,
em seguida, o painel branco que
aparece abaixo para abrir algum
diretrio, caso precise.
3. Ao encontrar o arquivo .xls,
selecione-o e clique na seta ao
lado do boto Abrir.
4. A primeira opo simplesmente abre o arquivo; a segunda abre-o como somente
leitura, ou seja, as alteraes
feitas no podero ser gravadas posteriormente; escolhen-

5. Escolha a alternativa mais


adequada e d um clique sobre ela para que o arquivo seja
carregado na tela do Excel.

Edio de dados
Dica 10 Autopreenchimento
Se voc digitar um texto qualquer dentro de uma clula e preci-

sar gerar uma seqncia dele, como,


por exemplo, os meses do ano, uti-

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lize o recurso de autopreenchimento do Excel. Com isso, os


dados de que voc necessita so
gerados automaticamente, poupando o seu tempo e esforo. Caso voc
queira simplesmente copiar os da-

dos, sem a necessidade de gerar uma


seqncia, ou ainda, caso queira copiar apenas a formatao de uma clula para as clulas vizinhas, tambm
possvel. Utilizar a ferramenta de
autopreenchimento muito simples:

1. Ao digitar o texto em uma


clula, clique sobre a ala de
preenchimento (pequeno quadrado preto localizado no canto esquerdo da clula) e arraste at o local desejado.

4. Voc ainda pode escolher a


alternativa Preencher formatao somente. Assim, no
mais o texto que ser copiado
para as clulas vizinhas e sim,
a formatao da clula de origem, ou seja, a cor da letra, do
fundo, das bordas etc.

2. Note que surgiu um pequeno cone ao lado da seleo,


chamado de Opes de
autopreenchimento. Este
cone serve para ajudar voc
a escolher exatamente o que
deve ser feito.
3. Clique na seta ao lado do
boto. A opo Copiar clulas apenas gera cpias da clula original; a opo Preencher srie a que gera a lista
com a seqncia do que foi
digitado. Se voc, por exemplo,
digitou segunda-feira, os outros dias da semana sero criados nas clulas vizinhas.

5. Algumas opes especiais


podem aparecer neste boto,
dependendo do contedo que
voc est copiando ou gerando a seqncia. No mesmo
exemplo dos dias da semana,
surgem duas opes: Preencher dias e Preencher dias
da semana. A primeira preenche a seqncia com todos
os dias da semana, incluindo
sbado e domingo. A segunda opo coloca apenas os
dias de segunda a sexta-feira.
6. possvel personalizar ainda mais o preenchimento.
Voc pode criar uma lista com
incrementos diferentes de 1,
ou seja, uma lista com nmeros que variem de dois em dois
ou de trs em trs.
7. Para fazer isso, digite o primeiro valor na clula desejada.
8. Selecione a clula digitada
e todas as clulas vizinhas que
faro parte da seqncia.
9. Clique no menu Editar >
Preencher > Srie....

Primeiros passos 13

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10. Escolha se essa seqncia


ser apresentada em Linhas ou
Colunas. Escolha Linear e, na
caixa Incremento, digite qual
ser a variao dos nmeros.
11. Em seguida, clique em OK.

Dica 11 Copiando valores


Muitas vezes, voc vai precisar
copiar o contedo de uma clula
em outro local. Para ajudar nessa

tarefa, alm do autopreenchimento


j visto, voc pode proceder da seguinte forma:

1. D um clique na clula a
ser copiada.

6. Clique na seta ao lado do


boto e veja as alternativas.

2. Clique no menu Editar >


Copiar ou simplesmente pressione Ctrl + C. Observe que a
clula fica com um tracejado
ao seu redor.
3. Em seguida, clique na clula de destino e v ao menu
Editar > Colar ou pressione
Ctrl + V.
4. Voc tambm pode simplesmente pressionar a tecla Enter
na clula de destino.
5. Assim que o contedo for
colado, note que uma marca inteligente surgiu no lado direito
da clula. O nome desse boto
Opes de colagem.

7. Clicando na primeira opo, chamada Manter formatao original, alm do


contedo, a formatao tambm ser copiada; a segunda
opo, Fazer correspondncia com a formatao de
destino, ignora a formatao
de origem e permanece com
a formatao da clula de destino; para colar somente a
formatao da clula de origem, ignorando o seu contedo, escolha a opo Somente formatao.

Dica 12 Movendo e excluindo clulas


O contedo de cada clula
pode sofrer mudanas de lugar
sempre que voc achar necessrio.
O processo para mover as clulas
com seus contedos to simples

quanto o de arrastar um cone na


rea de trabalho. Alm disso, voc
ainda pode eliminar as clulas que
no so mais teis em sua planilha.
Acompanhe:

1. Selecione a clula (ou


o conjunto de clulas) a
ser movimentada.

2. Posicione o ponteiro do
mouse sobre uma das bordas
pretas das clulas selecio-

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nadas e veja que surge, junto


ao ponteiro branco, uma seta
preta de quatro pontas.
3. Clique e arraste as clulas
selecionadas para o local desejado. Caso haja alguma informao na clula de destino, uma mensagem surgir
para que voc confirme o processo. Clicando em OK nessa
mensagem, o contedo da
clula de destino ser substitudo pelas novas clulas;
clicando em Cancelar, a movimentao ser ignorada.

5. Para excluir uma clula de


sua planilha, basta selecion-la e clicar no menu Editar > Excluir....
6. Fazendo isso, uma pequena caixa de dilogo surgir
para que voc escolha o que
fazer com as clulas vizinhas
que est sendo eliminada, entre desloc-las para esquerda,
para cima ou excluir efetivamente a linha ou a coluna que
contm a clula selecionada.

4. Ao mover a clula, voc


pode pressionar a tecla Ctrl
para que a origem permanea com o seu contedo e seja
criada uma cpia dela na clula de destino.

Dica 13 Utilizando o Colar Especial


Os recursos de colagem do
Excel vo muito alm do simples
Ctrl + V. Caso seja necessrio copiar somente o formato de uma clula, sua largura ou sua frmula, no
se preocupe, pois tudo isso possvel com o recurso Colar especi-

al...
al.... Com ele, alm de colagem,
voc pode executar operaes entre a clula de origem e a de destino, como, por exemplo, operaes
de soma. Nesse caso, o valor da
clula de origem somado ao da
clula de destino.

1. Selecione a clula de origem e pressione Ctrl + C para


copiar seu contedo.

uma colagem padro, ou seja,


com valores e formatao.

2. Clique em Editar > Colar especial....


3. Na tela que surgir, observe
que as opes esto divididas
em Colar e Operao.
4. Em Colar, selecione a opo Tudo, caso queira fazer

5. Voc pode escolher se


deseja colar a frmula ou
somente o valor na clula
de destino; para isso, escolha Frmulas ou Valores, respectivamente.
6. Para colar somente a
formatao na clula de destino, escolha a opo Formatos.

Primeiros passos 15

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7. Em Operao, voc pode


escolher uma das quatro operaes bsicas (Adio, Subtrao, Multiplicao e Diviso). Por exemplo: digite 17 na
clula A2 e 12 na clula B2.
Em seguida, copie a clula A2,
clique na clula B2, acesse a
janela de Colar especial e
selecione a opo Adio.

9. Restam ainda duas opes


na parte de baixo da janela: Ignorar em branco e Transpor.
Selecione a primeira para evitar colar valores em branco; j
a opo Transpor serve para
mudar a ordem dos dados copiados nas clulas de destino.
Esse recurso s tem efeito se
voc selecionar duas ou mais
clulas, copi-las e clicar no local de destino na planilha.
10. Em seguida, acesse o Colar especial..., selecione a
opo Transpor e clique em
OK. Veja o resultado:

8. Em seguida, clique em OK.


O valor na clula B2 ser 29,
pois os dois nmeros sero
somados e o resultado armazenado na clula de destino.

11. Existem dois resultados


possveis: se os dados que voc
copiou estavam em linhas, ao
colar foram transpostos em colunas; se estavam em colunas,
foram transpostos em linhas.

Dica 14 O painel da rea de Transferncia


O painel de tarefas um recurso que surgiu na verso do Office
XP. Com ele, voc pode criar rapidamente novas pastas de trabalho,
inserir cliparts na planilha,
pesquisar arquivos e acessar a rea
de transferncia. O painel da rea

de transferncia pode armazenar


at 24 itens e o seu contedo fica
disponvel para qualquer um dos
programas do pacote Office. Veja
abaixo como us-lo, acessar seu contedo, limp-lo e configur-lo.

1. Quando voc copia alguma


informao ou imagem em um
programa do Excel, um item
adicionado automaticamente
ao painel da rea de transferncia. A maneira mais rpida de abrir esse painel
pressionar duas vezes segui-

das as teclas Ctrl + C. Voc


tambm pode abri-lo pelo
menu Editar > rea de
transferncia do Office....

16 101 Dicas Excel - 2a Edio

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16

29/6/2004, 16:02

2. Cada item pode ser visualizado em miniatura dentro


desse painel. Caso queira
col-lo em alguma parte da
planilha, passe o mouse sobre
ele e clique na seta preta que
aparece ao seu lado.
3. Surgir um pequeno menu
com apenas dois itens: Colar
e Excluir. O primeiro cola o
item da rea de transferncia
na clula selecionada. O segundo elimina o item da rea
de transferncia.

4. Para limpar todo o contedo do painel de uma s vez,


clique no boto Limpar tudo,
localizado na parte de cima
do painel.
5. Para configurar esse painel,
use o boto Opes, que fica
na parte inferior do painel.
Esse boto apresenta cinco
opes de configurao:

6. A opo Mostrar rea de


transferncia do Office automaticamente permite que o
painel da rea de transferncia seja aberto assim que algum dado for copiado; a segunda opo, Mostrar rea
de Transferncia do Office
Quando Usurio Pressionar
Ctrl+C Duas Vezes, habilita
essa possibilidade; a opo
Coletar sem mostrar rea
de transferncia do Office
guarda os itens copiados na
rea de transferncia do Office,
sem, no entanto, exibi-la; a
opo Mostrar cone da
rea de transferncia do
Office na barra de tarefas
insere um cone na bandeja da
barra de tarefas do Windows,
tornando bem mais fcil
acessar a rea de transferncia a partir de qualquer programa do Office; a ltima opo,
chamada Mostrar status ao
lado da barra de tarefas ao
copiar, exibe uma pequena
mensagem ao lado do cone da
barra de tarefas assim que um
novo item coletado.

Dica 15 Localizando e substituindo dados


As informaes que voc digita
em uma planilha podem tornar-se
muito extensas e certamente voc
precisar acess-las em algum mo-

mento. Para resolver situaes


como essa que existem dois recursos no Office para localizar e
substituir dados:

Primeiros passos 17

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17

29/6/2004, 16:02

1. Com a planilha aberta,


clique no menu Editar > Localizar ou pressione Ctrl + L.
2. Na caixa que surgir, digite
o que deseja procurar no campo Localizar.
3. Aps a digitao, voc pode
clicar no boto Localizar prxima para encontrar a primeira clula em que o texto aparece. Clicando no mesmo boto, outras ocorrncias vo
sendo mostradas at chegar
ao fim da planilha.
4. Clicando no boto Localizar tudo, a caixa de dilogo
expandida e, na parte inferior, aparecem todas as ocorrncias do texto procurado.
Ento, basta clicar no item
desejado para navegar at
clula correspondente.
5. Clique no boto Opes
para aperfeioar ainda mais a
sua pesquisa.

6. Voc pode procurar por


uma clula formatada. Para
isso, clique na seta preta ao
lado do boto Formatar.

7. Em seguida, clique na opo Formatar... e, na caixa de


dilogo que aparecer, escolha
o tipo de formatao que deseja encontrar.
8. Voc ainda pode determinar o local que ser pesquisado, utilizando as caixas
Em: e Pesquisar:, que aparecem na tela inicial de localizar e substituir.
9. Ao selecionar a opo Diferenciar maisculas de minsculas, voc fora o Excel
a pesquisar o texto exatamente como voc o digitou, ou
seja, respeitando letras maisculas e minsculas.
10. A opo Coincidir contedo da clula inteira serve para encontrar apenas as
clulas que contenham exatamente o texto procurado.
11. Alm de localizar, voc
tambm pode substituir as informaes por outras. Para
isso, utilize a guia Substituir
da mesma caixa de dilogo.

12. Nela, voc encontra duas


caixas de texto: a primeira
serve para inserir o texto a
ser localizado; a segunda, o
texto que vai substituir o que
for encontrado.

18 101 Dicas Excel - 2a Edio

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18

30/6/2004, 17:24

13. Nesta tela so encontrados os mesmos botes da tela


anterior. Ao terminar de digitar
e configurar o que for necessrio, voc pode clicar no boto Substituir, para ir substi-

tuindo o texto a cada ocorrncia (tendo, portanto, a opo


de pular alguma) ou clicar no
boto Substituir tudo para
substituir todas as ocorrncias de uma s vez.

Dica 16 Trabalhando com comentrios


Se as suas planilhas esto ficando lotadas de dados e, principalmente, de frmulas , hora de comear a colocar algumas dicas para
que outras pessoas entendam tudo
o que voc fez. O Excel possibilita a
criao de comentrios dentro de
cada clula; assim, quando algum

acessar a planilha e ler cada comentrio, entender do que se trata e para


que serve a planilha. Cada clula
capaz de comportar um comentrio,
mas o ideal escolher as clulas mais
significativas e que precisem mesmo
de comentrios.

1. Para inserir um novo comentrio em uma clula,


clique sobre ela e acesse o
menu Inserir > Comentrio.

2. Note que um pequeno retngulo amarelo aparece ao


lado da clula selecionada.
Digite nesta caixa o texto a
inserir no comentrio. Alm de
digitar, voc pode aumentar
ou diminuir o tamanho da caixa, clicando e arrastando uma
das alas brancas que aparecem ao redor dela.
3. As cores do fundo e da fonte podem ser alteradas. Essas
opes e muitas outras esto
na caixa Formatar comentrio. Para acess-la, clique duas
vezes na borda do comentrio.

4. Clique na guia Fonte para


mudar o formato do texto do comentrio. Voc pode escolher
outra fonte, estilo, tamanho, cor
e efeitos. Todas as alteraes
podem ser visualizadas dentro
da prpria janela.
5. A guia Alinhamento permite escolher a maneira como
o texto ser exibido, mudando o alinhamento horizontal e
vertical, a orientao e escolhendo a direo do texto.
6. A guia Cores e linhas
dividida em trs sees: em
Preencher, voc pode alterar
a cor do fundo do comentrio
(usando a primeira caixa,

Primeiros passos 19

dica01_20.p65

19

29/6/2004, 16:02

chamada Cor:) e determinar


uma porcentagem de transparncia para a caixa; em Linha,
voc pode mudar a cor, o estilo,
o tracejado e a espessura da linha que envolve o comentrio.
7. Aps configurar o que for
necessrio, clique no boto OK.
8. Para acessar o comentrio
de uma clula, basta passar o
ponteiro do mouse sobre ela
(observe que todas as clulas
com comentrios tm uma seta
vermelha na parte superior).

10. Finalmente, para eliminar


o comentrio da clula, basta
clicar com o boto direito sobre a clula e depois clicar em
Excluir comentrio.

9. Para mudar o texto ou a


formatao de seu comentrio novamente, basta selecionar a clula e clicar no menu
Formatar > Comentrio.

Dica 17 Limpando clulas


Quando voc for corrigir as informaes digitadas incorretamente em sua planilha, ter de se livrar
desse contedo incorreto. Em algumas situaes, voc pode querer

apenas deixar uma clula ou um intervalo de clulas sem qualquer


formatao.Tanto o primeiro quanto o segundo caso podem ser resolvidos num piscar de olhos.

1. A maneira mais simples de


apagar o contedo de uma clula selecionando-a e pressionando a tecla Delete. Caso
queira usufruir de outras opes
de limpeza de clulas, acesse o
menu Editar > Limpar.

2. A primeira opo (Tudo),


como o prprio nome diz, vai
limpar tudo na clula: contedo, comentrios e formatao.
3. A segunda opo (Formatos)
elimina todos os formatos da clula, mantendo o contedo e o
comentrio, caso existam.
4. A terceira opo (Contedo
Del), corresponde tecla Delete
citada acima, apagando apenas
o contedo e mantendo a
formatao e o comentrio.

20 101 Dicas Excel - 2a Edio

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29/6/2004, 16:02

5. E a ltima opo (Comentrios), apaga apenas o co-

mentrio da clula, mantendo todo o resto.

Dica 18 Localizando clulas rapidamente


Da mesma maneira que voc
utiliza o recurso Localizar para
buscar dados importantes em
sua planilha ou pasta de trabalho, possvel localizar endereos de clulas. Muitas vezes,

voc no tem o contedo da clula em mos, mas apenas a sua


referncia, ou o seu endereo.
Por isso, o Excel disponibiliza
uma ferramenta de localizao
rpida de clula.

1. O modo mais simples de ir


para uma clula especfica
digitando o seu endereo na
caixa de nome ao lado da barra de frmulas. Basta pressionar Enter aps a digitao e
automaticamente a clula
ser localizada.

5. Ao clicar em Especial, surgir uma janela com diversas


opes. Dentre elas est a
opo Objetos, que, quando
clicada, seleciona todos os
objetos da planilha.

2. Outra alternativa acessar


o menu Editar > Ir para....
Da mesma maneira, voc deve
digitar a referncia da clula
na caixa e clicar em OK.
3. Clique no boto Especial,
caso queira configurar selees
especiais. Por exemplo, voc
pode selecionar todas as clulas em branco da sua planilha.

6. Outra possibilidade a opo Constantes. Clicando nela,


todas as clulas que contiverem
textos que no se alteram, ou
seja, que no possuem frmulas, sero selecionadas.
7. Depois de fazer sua escolha, clique em OK.

4. Ao selecionar a opo Comentrios, todas as clulas


que possuem comentrios sero selecionadas.

Primeiros passos 21

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21

29/6/2004, 16:02

Criao de frmulas e funes


Dica 19 Entendendo o que so frmulas e funes
Grande parte do poder do Excel
est na sua capacidade de executar
desde clculos simples at funes especficas e complexas. E, antes de
voc comear a aproveitar todos esses recursos, entenda o que so fr-

mulas e funes.As frmulas so equaes efetuadas entre valores com o


objetivo de chegar a um resultado
especfico. No Excel, esses valores so
as clulas da planilha. Acompanhe a
seguir como criar uma frmula:

1. Digite os seguintes valores


nas clulas:

4. Aps terminar a digitao,


pressione a tecla Enter e, se
a frmula no contiver nenhum erro, o resultado aparecer na clula.

A1 12
B1 30
C1 27
D1 45
2. Toda frmula no Excel deve,
obrigatoriamente, comear
com o sinal de igual (=). Portanto, digite-o na clula D3
para comear uma nova frmula. Para construir as frmulas, voc utiliza os operadores:
+, -, * e /.
3. Voc vai realizar uma soma
simples com os valores
digitados. O resultado aparecer na mesma clula em que a
frmula for executada. Bem, em
vez de digitar: 12+ 30+27+45,
voc deve digitar: A1 + B1 +
C1 + D1. Fazendo isso, caso os
valores dessas clulas sejam alterados, a frmula continua vlida, pois o Excel far a soma
dos valores contidos em cada
uma das clulas, sejam eles
quais forem. Portanto, sempre
utilize os endereos das clulas
no lugar dos seus contedos.

5. Porm, como muitos tipos de


clculos (como soma ou mdia,
por exemplo) repetem-se com
freqncia, foram criadas as
funes, que so frmulas prdefinidas pelo Excel. Para usar
uma funo, necessrio seguir algumas regras.
6. Vamos criar uma funo
para calcular a soma dos valores constantes em algumas
clulas. Para isso, voc vai utilizar a funo SOMA. Ela tambm deve comear com o sinal de igual. Em seguida,
digite o nome da funo e
abra parnteses.
7. Feito isso, informe o intervalo de clulas a ser somado,
separando a primeira e a ltima clula pelo sinal de dois
pontos (:). A frmula ficar assim: =SOMA(A1:D1).
8. Caso voc no queira
digitar o intervalo, tambm
possvel selecionar as clulas
com o mouse no momento de
construir a funo.

22 101 Dicas Excel - 2a Edio

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22

29/6/2004, 16:02

Dica 20 Encontrar a mdia aritmtica


Um dos clculos matemticos
mais usados o da mdia. Usando-a, voc pode obter um valor
mdio a partir de vrios argumentos numricos. Sua aplicao bas1. Para calcular a mdia de uma
seqncia de nmeros caso
esta esteja ordenada em uma
linha ou coluna , a maneira
mais simples e rpida usar o
recurso de criao de frmulas
automticas. Selecione a clula direita da lista de valores
que fazem parte da operao.
2. Clique na seta preta que aparece ao lado do boto AutoSoma, na barra de ferramentas.
3. Em seguida, clique na opo Mdia. Observe que a
funo inserida automaticamente e a seqncia de nmeros fica com um pontilhado ao seu redor. Caso voc
queira escolher outro intervalo ou parte desse intervalo,
basta selecionar com o mouse.
4. Para concluir, basta pressionar a tecla Enter.
5. Agora, se voc precisa encontrar a mdia entre o contedo de clulas distantes
umas das outras, o processo
um pouco diferente. Voc
pode clicar no mesmo boto
para gerar a funo e digitar
as clulas que sero usadas.

tante ampla, principalmente na


rea de estatstica. Mas, voc tambm pode us-la para tarefas bem
simples, como o controle de notas escolares.

7. Voc tambm pode misturar intervalos com valores independentes, por exemplo:
=MDIA(A1:A5;A10).
8. Quando voc utiliza a funo MDIA, cada clula do
intervalo escolhido faz parte
do clculo, a no ser que
exista alguma com valores de
texto. Por exemplo, se o seu
intervalo possui seis clulas,
sendo que apenas cinco possuem valores numricos e
uma possui texto, o clculo
da mdia ser feito apenas
com as cinco numricas.
9. No entanto, existe uma variao da funo MDIA, chamada MDIAA, que aceita clulas com textos e valores lgicos, tratando-as como se valessem zero. Sendo assim, observe abaixo a diferena em
um clculo feito com o mesmo intervalo de clulas:

6. Para fazer referncia a clulas fora de seqncia, basta


digitar ponto e vrgula (;) entre elas. Assim: =MDIA(C2;
D1;E2;F2;A1;B1).

Primeiros passos 23

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23

29/6/2004, 16:02

Dica 21 Calculando o menor e o maior nmero


Imagine que voc esteja criando uma planilha para armazenar os resultados dos jogos da
Copa do Mundo e deseje criar
uma tabela com a pontuao de
cada equipe. Bem, no final da lista voc pode colocar indicaes

da equipe que teve maior pontuao na Copa ou a que teve o


menor saldo de gols. Melhor do
que isso, voc pode mostrar a
pontuao de todas as equipes.
Para isso, utilize uma das quatro
funes disponveis no Excel:

1. Ao criar uma seqncia de


valores contnuos em coluna
ou linha, utilize o recurso de
funes automticas: clique na
clula abaixo (se estiver em
coluna) ou direita (se estiver
em linha) da lista.

6. Se as clulas que voc quer


utilizar para encontrar o maior ou o menor valor no esto ordenadas, voc pode criar a funo separando cada
endereo de clula com ponto e vrgula (;). Por exemplo:
=MNIMO(D30;D50) ou
=MXIMO(D30;D50).

2. Clique na seta preta ao lado


do boto AutoSoma
, na
barra de ferramentas.
3. Em seguida, clique em Min,
caso queira encontrar o menor nmero ou Mx, caso
queira encontrar o maior.
4. O processo de criao das
funes Mnimo e Mximo
o mesmo: a nica informao
que precisa ser fornecida o
intervalo de clulas a ser usado. Como voc usou a funo
automtica, o prprio Excel j
selecionou o intervalo para
voc (repare o pontilhado ao
seu redor), mas caso voc
queira mudar esse intervalo,
basta selecionar o que deseja
com o mouse.
5. Para completar o processo,
basta pressionar Enter.

7. Porm, essas duas funes


mostram apenas o maior e o
menor valores da lista. Para
saber qual o segundo maior
ou o segundo menor valor, por
exemplo, voc tem de usar as
funes MAIOR e MENOR. A
nica diferena delas para as
funes MINIMO e MAXIMO
que nelas necessrio informar se voc quer ter
retornado o primeiro, o segundo, o terceiro etc. item da lista. Basta indicar com nmeros
1, 2, 3 etc.
8. Para encontrar o segundo
maior nmero de uma lista,
por exemplo, a representao
: =MAIOR(A1:A10;2). Para
encontrar o terceiro menor
valor de uma lista, o correto
: =MENOR(A1:A10;3), e
assim sucessivamente.

24 101 Dicas Excel - 2a Edio

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24

29/6/2004, 16:14

Dica 22 Funes para contagem de clulas


Controlar a quantidade de vezes
que uma determinada informao
aparece em uma planilha pode ser
muito til no seu dia-a-dia, pois, com
isso, voc tem em mos o nmero
exato de ocorrncias de um dado.
Por exemplo, em uma tabela de preos, possvel determinar quantos

esto acima de R$ 20,00. Alm disso, h tambm a possibilidade de


contar quantas clulas vazias existem em um intervalo. Isso pode ser
til no caso de voc estar digitando
dados em uma planilha muito extensa, podendo, assim, esquecer de
preencher alguma clula.

1. Para saber quantas clulas


h em uma planilha com valores que faam parte de um
determinado intervalo, ou
seja, que possuam algum contedo, seja ele texto, valor ou
frmula, use a funo chamada CONT.VALORES. Basta
digitar em uma clula vazia:
=CONT.VALORES( e, em seguida, o intervalo a ser verificado. Voc pode selecionar
esse intervalo de clulas com
o mouse, caso no queira
digitar. Para terminar, feche os
parnteses e pressione Enter.

3. Voc ainda pode verificar


quantas clulas dentro de um
intervalo contm somente nmeros como contedo. Para
isso, use a funo CONT.
NM. Como ela bastante
utilizada, voc pode aproveitar o recurso de criao automtica do Excel. Se a clula
que vai receber a frmula estiver na seqncia do intervalo de clulas desejado, clique
nela e depois na seta preta ao
lado do boto de AutoSoma
da barra de ferramentas.

2. A funo vista acima conta


as clulas que possuem alguma informao e ignora as vazias. Para fazer o contrrio, isto
, contar as clulas de um intervalo que esto vazias, utilize
a funo CONTAR.VAZIO. O
processo de criao da frmula
o mesmo do anterior, ou seja,
voc deve digitar =CONTAR.
VAZIO( e, depois, selecionar o
intervalo a ser verificado.

4. Clique na opo Contar e


observe o intervalo de clulas
capturado pelo Excel. Caso
no corresponda ao que voc
precisa, basta selecionar o trecho correto com o mouse. Por
fim, pressione Enter.
5. Alm de todas essas opes
de contagem, voc pode precisar contar clulas que dependam de alguma condio ou
regra. Se a condio que voc
determinar no for cumprida,
a clula no entra na contagem. Faa isso usando a funo CONT.SE, no mesmo formato das frmulas anteriores.

Criao de frmulas e funes 25

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25

29/6/2004, 16:14

6. Digite =CONT.SE( na clula que desejar calcular a frmula. Logo aps, selecione ou
digite o intervalo das clulas
que sero verificadas como,
por exemplo: A1:K11.

(A1:K11;/<400). O ponto
e vrgula serve para separar o
intervalo do critrio e aparece
automaticamente. As aspas do
critrio so obrigatrias.

7. A segunda parte da criao


dessa frmula trata do critrio
a ser obedecido para que a
contagem seja feita. Suponha
que o intervalo que voc selecionou possua nmeros aleatrios e voc deseja contar
aqueles que esto abaixo de
400. Ento, matematicamente, o seu critrio seria < 400.
Colocando isso na frmula, ficaria assim: =CONT.SE

Dica 23 Trabalhando com porcentagens


Para muitas pessoas, fazer clculos envolvendo porcentagens pode
ser a tarefa mais difcil do mundo,
mas, com as frmulas do Excel, essa
tarefa torna-se muito simples.A aplicao da porcentagem bem ampla, pois so incontveis as situaes
em que voc pode us-la: clculo de

comisso de vendedores, descontos


em pagamentos vista, porcentagem dos votos de cada candidato
nas eleies, e assim por diante.Veja
alguns casos que utilizam porcentagens e aprenda a melhor maneira
de cri-las:

1. A porcentagem simples de
um valor pode ser calculada
de diversas maneiras. Vamos
fazer um exerccio: digite o
valor 14200 na clula A1. Na
clula B1, voc vai criar uma
frmula para encontrar 23%
do valor da clula A1. Voc
deve simplesmente multiplicar
o valor pela porcentagem. Fica
assim: =A1*23%.

3. Imagine o caso de uma


planilha de vendas na qual
voc deva definir uma frmula
para encontrar o preo de um
produto que sofreu um desconto percentual. Nela, voc deve
ter o valor original cadastrado.
Observe a diferena desse clculo para o da porcentagem
simples: aqui, alm de encontrar o valor do desconto, voc
precisa descobrir qual o valor
final do produto.

2. Outra forma de criar esse clculo digitando 0,23 no lugar


do sinal de porcentagem. O resultado ser o mesmo, mudando apenas a forma de escrever.

4. Bem, vamos supor que o


preo do produto esteja na clula C4 e que a porcentagem

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esteja fixa na clula B2. Digite,


na clula D4, =C4*B2. Isso
dar a voc o valor do desconto. Para descobrir o preo final do produto, digite em D5:
=C4-B2. Se quiser alterar o
valor final, basta alterar a porcentagem escrita na clula B2.

5. O processo de clculo de
acrscimos igual ao descrito
acima, mudando apenas o sinal
de subtrao pelo de adio.

e junho. Em maio, a empresa


vendeu 325 produtos e em
junho, 340. fcil notar que
no ms de junho foram vendidos 15 produtos a mais. Porm, como encontrar esse aumento nas vendas em forma
de porcentagem?
7. Supondo que o primeiro
valor est na clula B6 e o
segundo est em B7, digite na
clula C7: =(B7-B6)/B7. A
subtrao serve para encontrar o aumento nas vendas,
que no caso 15. A diviso
serve para encontrar o valor
percentual do nmero 15 com
relao aos 325 da clula B6.

6. Outra possibilidade descobrir a diferena entre dois


valores, em porcentagem. Por
exemplo, na mesma planilha
de vendas h uma tabela na
qual esto relatadas as vendas totais dos meses de maio

Dica 24 Usando funes lgicas


Em muitas ocasies, voc vai
precisar criar uma funo lgica
para testar se os dados cadastrados
so VERDADEIROS ou FALSOS. Por
exemplo, para calcular o status de
um aluno de uma escola que adota
a mdia bimestral 7 e s admite um
nmero de faltas inferior a 10 aulas, voc precisar verificar se o

aluno satisfaz ou no a essas condies. Nesse caso, o status ser


VERDADEIRO caso o aluno tenha
mdia superior a 7 e nmero de faltas inferior a 10. Caso o aluno no
consiga satisfazer algum dos argumentos, o retorno ser FALSO. Veja
como trabalhar com as funes lgicas do Excel:

1. Para criar o status do aluno, conforme foi citado, voc


deve utilizar a funo E. Digite
na clula A1 um valor para a
mdia final do aluno e na clula B1 a sua quantidade de

faltas. Na clula C1 digite =E(


para comear a frmula.
2. Voc pode adicionar diversos argumentos a esta funo,
basta separ-los com o ponto

Criao de frmulas e funes 27

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27

29/6/2004, 16:14

e vrgula. Ento, continue a


funo digitando o primeiro
argumento: A1>7; digite o
ponto e vrgula e continue com
o segundo argumento: B1
<10; por fim, feche os parnteses. A frmula final ser:
=E(A1>7;B1<10).
3. Para concluir, basta pressionar a tecla Enter.

4. Usando a funo E, o resultado s ser verdadeiro se


todos os argumentos forem
satisfeitos, mas pode ser que
voc queira mudar essa regra
para que a frmula retorne um
status verdadeiro mesmo que
apenas um dos argumentos
seja satisfeito. isso que a funo OU faz.
5. Utilizando as mesmas clulas do primeiro exemplo, altere
apenas a funo utilizada na
frmula criada para OU, em vez
de E. Faa alguns testes, mudando os valores das clulas A1
e B1 e observe que, se um dos

argumentos for verdadeiro, o


retorno ser verdadeiro.

6. Ainda h outra funo lgica usada para inverter o valor de um argumento, ou seja,
se o valor de uma clula for
verdadeiro, o retorno ser falso, e se o valor for falso, o retorno ser verdadeiro. Essa
funo chamada NO.
7. Voc ainda pode misturar
todas essas funes para atingir um resultado mais especfico. Por exemplo: =E(OU(
MDIA(A1>7);B1>10)).
Neste exemplo, verificada
primeiramente a funo OU,
pois ela est dentro da funo
E. Ento, se o aluno ficou com
mais de 7 na mdia ou tirou
10 na prova final (E8=10), o
retorno ser verdadeiro. Depois disso feito o teste das
faltas (B1>10) e se o resultado for verdadeiro, o resultado
final dessa frmula tambm
ser verdadeiro.

Dica 25 Construindo frmulas condicionais


Ao construir sua planilha e as
frmulas que a compem, voc vai
perceber a necessidade de criar
condies para controlar se um clculo deve ou no ser feito. Em uma
planilha simples de controle de notas, por exemplo, voc pode apresentar a situao do aluno no final

do semestre: se ele foi aprovado, reprovado ou ficou em recuperao.


Para fazer essa anlise, a mdia final
do aluno testada e, dependendo
do seu valor, uma das trs mensagens exibida.A funo usada para
realizar essa tarefa a conhecida
funo SE
SE.

28 101 Dicas Excel - 2a Edio

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28

29/6/2004, 16:14

1. Construa uma planilha para


controle de notas com quatro
colunas contendo os valores
das notas dos quatro bimestres;
utilize, por exemplo, da clula
A1 at a clula D1. Em seguida, gere a mdia na quinta
coluna. Na clula F1, digite a
quantidade de faltas desse aluno. Em G1, voc deve colocar
o status do aluno.

2. A estrutura da funo SE
a seguinte:
=SE(teste lgico; resultado
se verdadeiro; resultado se
falso), em que o teste lgico
a condio a ser verificada,
o resultado se verdadeiro
o que deve ser feito caso a
condio seja verdadeira e
resultado se falso o que
deve ser feito caso a condio
seja falsa. No nosso exemplo
de controle de notas, o teste
lgico ser a verificao da
mdia do aluno; se esta for
maior ou igual a sete, a mensagem de Aprovado dever
aparecer; se for menor do que
cinco, a mensagem de Reprovado dever aparecer.
3. Sendo assim, a frmula
ficaria:=SE(E1>=7;Aprovado;Reprovado).

no: ou ele foi aprovado ou foi


reprovado. Para acrescentar
mais possibilidades a essa frmula, voc deve criar as chamadas funes aninhadas, ou
seja, uma funo dentro da
outra. Observe que se o aluno
tem uma mdia maior do que
sete, o Excel exibe direto a mensagem de Aprovado; do
mesmo modo, se a mdia for
menor do que sete, o Excel exibe a mensagem de Reprovado. Agora, criaremos uma
nova condio que diga que, se
o aluno tiver mdia entre cinco
e sete, ele estar em condio
de recuperao, ou seja, nem
aprovado, nem reprovado.
5. Para conseguirmos verificar
todas as condies pedidas, teremos de criar outra funo SE.
A frmula final, portanto, fica
assim: =SE(E1>=5; SE (E1>
=7;Aprovado; Recuperao); Reprovado).

6. Para completar a frmula,


acrescente mais um teste que
verifique se as faltas do aluno
no ultrapassam o mximo
permitido, que 10. Como j
existe um teste lgico que
o da mdia , voc ter de aninhar mais uma funo para
atingir esse resultado. Esta
a funo E:
=SE(E(E1>=5;F1<10);SE
(E1>=7;Aprovado; Recuperao); Reprovado).

4. Mas, dessa maneira, h


apenas duas possibilidades de
determinar a situao do alu-

Criao de frmulas e funes 29

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29

29/6/2004, 16:14

Dica 26 Adicionando valores


As operaes de soma no Excel
vo muito alm do simples recurso
de AutoSoma j conhecido. Voc
pode, por exemplo, fazer um teste
lgico e, dependendo do seu resultado, fazer ou no a soma de um intervalo. Alm disso, possvel procurar em duas tabelas por um de1. Para somar informaes
selecionadas por algum critrio, utilize a funo SOMASE.
Sua estrutura difere um pouco da tradicional funo
SOMA. O primeiro argumento da funo o intervalo a
ser verificado; o segundo argumento o que deve ser encontrado; e o terceiro e ltimo argumento necessrio o
intervalo de soma, que muitas vezes o mesmo do intervalo de busca.
2. Por exemplo, gere uma tabela com dez nomes de vendedores (repita o nome de alguns) da clula A1 at a clula A11. Ao lado de cada
nome, digite a quantidade
vendida por cada um.
3. Na clula B 1 2, digite
=SOMASE( para iniciar a frmula. O primeiro argumento
ser o intervalo de A2 at
A11, pois nele ser procurado o nome de um dos vendedores. O segundo argumento
ser um dos nomes que voc
cadastrou, que deve ser colocado entre aspas. E o terceiro
argumento o intervalo de
valores a serem somados, no
caso de B2 at B11. A frmula final fica: =SOMASE(A2:
A11;Teodoro;B2:B11).

terminado valor e s somar as informaes que interessam a voc,


como, por exemplo, os produtos
vendidos por um determinado vendedor, em uma determinada regio.
Aprenda agora a usar as funes de
SOMA do Excel:

4. Dessa forma, sero somados somente os valores que


tenham correspondncia com
o vendedor Teodoro.
5. Se voc tem duas tabelas
e deseja pegar informaes
de uma e procurar na outra,
voc pode usar a funo
BDSOMA. Por exemplo, imagine uma tabela contendo
quatro campos com os seguintes nomes: vendedor,
quantidade, produtos e regio. A segunda tabela deve
ter a mesma estrutura de cabealhos da primeira, ou seja,
com ttulos iguais e na mesma seqncia, assim voc
pode procurar todos os produtos vendidos por um vendedor e somar seus valores.
6. Cadastre na primeira tabela todos os nomes de vendedores, os valores de suas vendas, os nomes dos produtos e

30 101 Dicas Excel - 2a Edio

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a regio em que foram vendidos (Norte, Sul, Leste, Oeste,


Centro). Na segunda tabela,
digite um dos nomes de vendedores e um nome de produto em suas respectivas colunas.
7. Em uma clula parte, digite
a funo: =BDSOMA(. O primeiro argumento dela a tabela na qual as informaes
esto cadastradas (selecione
todas as clulas que fazem parte da primeira tabela, inclusive

os cabealhos). O segundo argumento o que a funo deve


retornar, que, neste caso, a
quantidade vendida (digite o
nome do campo entre aspas).
O terceiro e ltimo argumento
mostra a tabela que contm os
critrios da pesquisa. Selecione toda a segunda tabela, inclusive os cabealhos. A frmula vai ficar: =BDSOMA
(A1:D21;quantidade;
A23:D24).

Dica 27 Funes para busca de dados


Fazer pesquisas dos dados cadastrados uma tarefa muito praticada por pessoas que trabalham
com planilhas. Imagine uma
planilha que contenha as converses de preos de produtos, contando com impostos e frete. Porm, o
valor do frete vai variar de acordo

com a regio em que o produto ser


entregue; se for, por exemplo, o Norte do Pas, o frete equivalente a
5% do preo original do produto.
Bem, como a porcentagem para
cada regio fixa, o ideal criar uma
pequena tabela parte.

1. A tabela deve conter os seguintes campos: Nomes dos


produtos, Preo de compra,
Regio de destino, Frete e Preo de venda, comeando a
partir da clula A1. Preencha
as colunas com dados equivalentes, com exceo das colunas Frete e Preo de venda.

4. Em seguida, digite o que


deve ser procurado, no caso a
clula C2. O segundo argumento o intervalo de clulas
que contm a informao procurada. Selecione todas as
clulas que fazem parte da
segunda tabela e, em seguida, coloque o sinal de cifro
na frente das letras e nmeros da referncia, pois assim
ela ficar congelada.

2. Abaixo dela, crie uma segunda tabela contendo: Regio e Porcentagem. Digite as
cinco regies nacionais e, ao
lado de cada uma, a porcentagem correspondente.
3. A funo usada para buscar a porcentagem correta na
lista a PROCV. Ento, na coluna de frete, na clula D2,
digite =PROCV(.

5. O ltimo argumento o
nmero da coluna que nos interessa dentro da tabela, ou
seja, a coluna que contm o
valor que deve ser retornado.
Nesse exemplo, seria a segunda coluna, pois nela est o
valor da porcentagem. A frmula ficaria assim: =PROCV
(C2;$A$15:$B$19;2).

Criao de frmulas e funes 31

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6. Com isso, o valor da porcentagem que corresponde


regio de frete calculado na
clula D2. Arraste a ala de
preenchimento at a ltima
clula da tabela.
7. Na ltima coluna, calcule o
preo de venda do produto, ou
seja, acrescente o valor do frete ao preo de compra. Assim:
=B2+(B2*D2).

9. Clique na clula F2. Agora,


voc vai aprender como encontrar o frete nesta nova tabela
usando a funo chamada
PROCH. Digite: =PROCH
(C2;$A$21:$E$22;2). O primeiro argumento o que ser
procurado; o segundo argumento a referncia nova
tabela na qual o valor ser procurado; e o terceiro argumento o nmero da linha dessa
tabela que deve ser retornado.

8. Selecione a segunda tabela (de A15 at B19) e pressione Ctrl + C para copiar. Clique
na clula A21 e clique em
Editar > Colar especial....
Selecione a opo Transpor
e clique em OK.

Dica 28 Convertendo medidas


Quando voc tinha aulas de Fsica no colgio e aprendia vrias frmulas para converter uma coisa em
outra, voc jamais poderia imaginar
que existia um programa como o
Excel, que faz isso automaticamen-

te sem que voc precise lembrar-se


das frmulas. No Excel, voc consegue converter unidades de medidas
como temperaturas, distncia, pesos
etc. Veja como:

1. A principal funo usada


para fazer converses a
CONVERT. Para us-la, voc
precisa informar basicamente
trs argumentos: o primeiro
o valor a ser convertido; o segundo a unidade de medida
atual; o terceiro a unidade
de medida que voc quer converter. Sendo assim, digite 45
na clula A1.

4. Agora, informe qual a unidade de medida do nmero e,


depois, a unidade desejada
para a converso. Cada unidade de medida possui uma
abreviao, basta coloc-la
entre aspas para que a frmula fique correta. Por exemplo,
para converter um nmero de
graus Celsius para Kelvin,
digite C;K, pois a abreviatura de Celsius C e de
Kelvin K. Neste caso, a frmula final ficaria: =CON
VERT(A1;C;K). O mesmo
serve para outras medidas
como Fahrenheit ou outras.

2. Em seguida, digite na clula B1: =CONVERT(.


3. Continue construindo a frmula e informe o valor a ser
convertido, que, nesse caso,
a clula A1.

32 101 Dicas Excel - 2a Edio

dica21_30.p65

32

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5. Isso se aplica a todos os tipos de medidas, pois todos


possuem uma abreviatura. Por
exemplo, para converter
metros em polegadas use:
=CONVERT(A1;m;in).

8. Para conhecer o smbolo de


cada unidade de medida, acesse
a ajuda do Excel e pesquise sobre a funo CONVERT.

6. De horas para minutos:


=CONVERT(A1;hr;mn).
7. De gramas para libras massa: =CONVERT(A1;g;sg).

Dica 29 Trabalhando com datas e horas


Manipular datas em uma
planilha fica muito mais fcil se
voc usar as funes de data e hora
do Excel. Com elas, voc pode, por

exemplo, adicionar meses a uma


data, calcular a diferena entre horas ou converter uma data em dia
da semana.

1. Na clula A 1, digite:
=AGORA(). Essa a maneira
mais fcil de mostrar a data e
hora atual do sistema. Voc
tambm pode pegar cada item
da data ou hora utilizando outras funes. Clique na clula
B1, digite =DIA(A1) e pressione Enter. Observe que
retornou apenas o nmero
correspondente ao dia da
data. Na clula C1, digite
=MS(A1); na clula D1,
digite =ANO(A1); na clula
E1, digite =HORA(A1); na clula F1, digite =MINUTO
(A1); e na clula G1 digite
=SEGUNDO(A1). Cada clula retornou, respectivamente,
o ms, o ano, a hora, o minuto e o segundo retirados da
data na clula A1.

foram convertidas para uma


data formatada.

2. Nas clulas A2, B2 e C2


digite, respectivamente, 2003,
2, 21. Em seguida, digite na
clula vizinha: =DATA(A2;B2;
C2). Com isso, as informaes
que estavam nas trs clulas

5. Caso voc queira que o resultado da diferena seja dado


em meses ou anos, basta usar
as funes MS ou ANO, na
diferena das clulas. Por
exemplo: =A6A5 retorna a

3. O mesmo ocorre com as horas. Digite nas clulas A3, B3


e C3: 20, 30 e 16, respectivamente. Na clula ao lado
digite a funo =TEMPO
(A3;B3;C3).
4. Para encontrar a diferena
(em dias) entre duas datas,
basta fazer uma subtrao simples da data mais atual pela
data mais antiga. Caso voc
queira retornar apenas os dias
da semana, utilize a funo
DIATRABALHOTOTAL. Os
seus dois argumentos so as
datas inicial e final. Ficaria assim: =DIATRABALHOTOTAL
(A5;A6).

Criao de frmulas e funes 33

dica21_30.p65

33

30/6/2004, 17:25

diferena em dias; =ANO(A6)


ANO(A5) retorna a diferena
em anos; e =MES(A6)MES(A5)
retorna a diferena em meses.
6. Para saber qual o dia da
semana correspondente a
uma data, utilize duas funes: DIA.DA.SEMANA e
TEXTO. Portanto, para encontrar o nmero do dia da se-

mana, digite em A4: =DIA.


DA.SEMANA (A1). Para que
aparea o texto em vez do
nmero, use a funo TEXTO
em conjunto com a funo
DIA.DA. SEMANA. Ficaria assim: =TEXTO(DIA.DA.SEMA
NA(A1);ddd). As letras no
final da funo indicam
quantos caracteres ter o texto retornado.

Dica 30 Arredondando valores


Utilizando as funes de arredondamento do Excel, voc pode trun-

car um nmero, arredond-lo para


cima ou para baixo. Acompanhe:

1. Digite na clula A1 o valor


32,78. Voc vai arredondar
esse nmero para cima e para
isso vai utilizar a funo AR
REDONDAR .PARA.CIMA.
Seus argumentos so simples:
o primeiro o valor que deve
ser arredondado, no caso, a
clula A1. O segundo argumento o nmero de casas
decimais que voc deseja exibir (caso no queira exibir casas decimais, digite 0). A frmula, ento, : =ARRE
DONDAR.PARA.CIMA(A1;0).

4. A funo que tem a finalidade de arredondar um nmero para cima ou para baixo
a ARRED. Para utiliz-la, determine qual a clula a ser
arredondada e, em seguida,
informe quantos dgitos decimais ela ter. Caso voc no
queira casas decimais, apenas
digite 0. A frmula ento fica:
=ARRED(A1;0).

2. Alm dessa funo, voc tem


a possibilidade de usar as funes PAR e IMPAR, para arredondar para o prximo nmero par ou mpar, respectivamente. Basta digitar o nome da
funo e colocar o endereo da
clula entre parnteses. Assim:
=PAR(A1) e =MPAR(A1).
3. O mesmo processo se aplica para arredondar um nmero para baixo, porm, utilize a
funo
ARREDONDAR .
PARA.BAIXO. Por exemplo:
= A R R E D O N D A R . PA R A .
BAIXO(A1;0).

5. Para truncar um valor, ou


seja, ignorar suas casas decimais e permanecer apenas
com a parte inteira, utilize
TRUNCAR. A funo fica:
=TRUNCAR(A1).
6. Para alterar somente o formato desse nmero sem,
contudo, modific-lo, selecione a clula na qual voc
deseja aumentar ou diminuir
as casas decimais e clique no
boto Aumentar casas decimais ou Diminuir casas
decimais, presentes na barra de formatao.

34 101 Dicas Excel - 2a Edio

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29/6/2004, 16:14

Dica 31 Verificando clulas com funes


Se voc precisa controlar o
contedo de alguma clula, para,
por exemplo, saber se existem
erros ou se ela est vazia, pode

faz-lo facilmente utilizando as


chamadas funes . O retorno
delas ser sempre VERDADEIRO
ou FALSO.

1. Digite na clula A1 uma


frmula incorreta, como:
=A2*B. Em seguida, na clula B1 digite =ERROS(A1).
Veja que o retorno a mensagem VERDADEIRO, pois essa
funo verifica se a clula A1
possui qualquer tipo de erro.

4. Voc tambm pode conferir


se o contedo de uma clula
um nmero, facilitando o controle de erros futuros. Para fazer
essa verificao, utilize a funo
NM, como em =NM(A1),
que verifica o contedo de A1.
Se a funo retornar FALSO, significa que o contedo dessa clula no numrico.

2. No entanto, essa funo apenas verifica se existe um erro,


no informando qual ele. Para
resolver isso, use a funo
TIPO.ERRO. Nesse caso, a funo seria =TIPO.ERRO(A1). O
retorno dela sempre um nmero que corresponde a cada
tipo de erro:
#NULO!
#DIV/0!
#VALOR!
#REF!
#NOME?
#NM!
#N/D

1
2
3
4
5
6
7

Sendo assim, voc pode criar


uma funo que verifique qual
o tipo de erro e exiba uma
mensagem para o usurio,
como, por exemplo:
=SE(TIPO.ERRO(B12)=2;Voc
no pode dividir um nmero por zero;OK).
3. Para verificar, por exemplo,
se a clula A1 est vazia,
digite =CL.VAZIA(A1).

Observao: voc pode usar


essa funo em conjunto com
a funo SE para confirmar
se o contedo mesmo numrico e s ento fazer algum clculo. Isso evita que
ocorram erros na frmula.
Por exemplo:
=SE(E(NM(A2)=VERDA
DEIRO;A2>7);a meta foi
atingida;a meta no
foi atingida).
5. Da mesma forma que voc
pode verificar se o contedo
numrico, possvel saber se
ele texto, referncia ou lgico. Para isso, use, respectivamente, as funes: TEXTO,
REF e LGICO.
6. Por fim, voc ainda pode conferir se o contedo de uma clula composto por qualquer
valor que no seja texto. Nesse
caso, se o contedo for um nmero, uma referncia ou um
valor lgico, o retorno ser VERDADEIRO. A funo que faz essa
verificao a .NO.TEXTO.

Criao de frmulas e funes 35

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35

29/6/2004, 16:25

Dica 32 Planejando investimentos


Ao planejar um investimento
ao longo de vrios anos, voc vai
querer saber qual ser o valor obtido no final de tanto tempo. Por
exemplo, se voc guardar R$
150,00 por ms ao longo de oito
anos, recebendo juros de 1,2% ao
ms, quanto ser que voc vai ter

no final das contas? Bem, considerando taxas e mensalidades fixas, voc primeiro deve determinar quantos pagamentos de juros
sero feitos, multiplicando a
quantidade de anos pelos 12 meses que compem cada ano. Siga
os passos abaixo:

1. Na clula B2 digite Taxa


de juros mensal e em C2
digite 1,20%.

valor presente (caso exista,


tambm representado com
um negativo para que no interfira no clculo que voc
deseja efetuar agora) e o tipo,
que indica se os pagamentos
sero feitos no incio ou no final de cada perodo (defina 1
para incio e 0 para final). Na
clula B7, digite Valor futuro, e, em C7, construa a funo. A frmula final :
=VF(C2;C3;C4;C5;1). O resultado ser R$ 27.107,56.

2. Na clula B3 digite Perodo em meses e em C3 digite


a frmula =8*12, para saber
durante quantos meses ser
feito o depsito dos juros.
3. Na clula B4 digite Valor a
ser depositado e em C4 digite
15; esse o valor que voc
pagar ao longo dos meses.
4. Na clula B5 digite Valor
presente e na clula C5 digite
0, uma vez que estaremos supondo que na sua conta poupana no existe nenhum valor.
5. Voc j tem todas as informaes necessrias para calcular o valor de seu investimento no final de oito anos.
Para chegar a esse resultado,
use a funo VF que significa valor futuro, ou seja, o valor que voc ter em mos
aps o ltimo depsito do seu
investimento. Os argumentos
necessrios para a construo
dela so: a taxa de juros, o
nmero de perodos, o valor
por perodo (que representado com um negativo por se
tratar de um pagamento), o

6. Agora, imagine que voc deseje ter um determinado valor


ao final de um perodo e queira
saber qual tem de ser o valor
presente para atingir esse objetivo. Por exemplo, se o seu objetivo obter R$ 40.000,00 de
seu investimento, pagando o
mesmo valor mensal, mesma
taxa de juros, durante o mesmo
perodo, quanto voc precisa ter
como investimento inicial? A
funo usada para calcular isso
a VP que significa valor presente , e sua estrutura semelhante da funo VF.
7. Na clula B10, digite Valor desejado ao final do investimento, e, na clula C10,
digite 40000.

36 101 Dicas Excel - 2a Edio

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8. Na clula B11, digite Valor


presente necessrio, e em
C11, coloque a frmula para calcular o valor presente. Ficaria
assim: =VP(C2;C3;C4;-C10;1).

Dica 33 Calculando pagamentos e juros


Se voc pediu um emprstimo e
agora deseja saber quanto ir pagar
por ms para cobrir o valor emprestado, o Excel pode te ajudar. possvel saber a taxa de juros aplicada so1. Na clula B2, digite Taxa
de juros anual, e em C2,
digite 12%.
2. Em B3, digite Perodo em
meses, e na clula C3, digite 12.
3. Digite Valor do emprstimo na clula B4 e 6000 na
clula C4.
4. Para calcular o valor mensal
a ser pago para esse emprstimo, use a funo PGTO. Seu
primeiro argumento consiste na
taxa de juros peridica (para
mudar essa taxa de anual para
mensal, basta dividi-la por 12);
o segundo argumento o perodo; e o terceiro argumento o
valor presente, ou seja, o valor
do emprstimo. Em B6, digite
Valor mensal a ser pago, e
na clula C6, digite a frmula
final: =PGTO(C2/12;C3;C4). O
resultado obtido ser R$ 533,09.
5. Agora vamos supor a situao inversa, ou seja, voc est
pagando uma mensalidade e
no sabe qual a taxa de juros
mensal. Para descobri-la, vamos utilizar a funo TAXA.

bre um determinado valor que est


sendo pago em um perodo ou ainda saber quanto voc deve depositar em um perodo para chegar a um
valor futuro estimado.
Aproveite as informaes
inseridas anteriormente e
digite na clula B7: Se o valor mensal fosse e na clula
C7, digite 600.
6. Na clula B8, digite A taxa
de juros seria, e na clula C8,
digite a funo TAXA. Sua estrutura a seguinte: informe
primeiro o perodo de pagamento, no caso a clula C3. Em
seguida, digite o valor mensal
(com o sinal negativo por se
tratar de pagamento), que seria a clula C7; por ltimo, informe qual o valor total do
emprstimo, que em nosso
exemplo a clula C4. A frmula final fica: =TAXA(C3;
-C7;C4). O resultado ser 10%
de juros mensais.
7. Para encontrar o valor mensal a ser depositado para atingir um determinado valor daqui alguns anos, voc tambm
deve utilizar a funo PGTO.
Digite Taxa de juros anual
na clula B12 e 6% em B13.
8. Na clula B13, digite Perodo em anos, e na clula

Criao de frmulas e funes 37

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29/6/2004, 16:25

C13, digite 10. Em B14, digite


Quantia desejada, e em
C14, digite 80000.
9. Digite Valor mensal a ser
pago na clula B16 e, em C16,
calcule finalmente o valor com a
seguinte frmula: =PGTO(C12/
12;C13*12;0;C14). Observe
que a taxa de juros foi dividida
por 12, e o perodo, multiplicado
por 12, pois o resultado deve ser
um valor mensal. O 0 na frmula o valor presente, que, neste
caso, no usado. O que foi usado o argumento de valor futuro, pois voc ainda no tem esse

valor. O resultado desse clculo


deve ser R$ 488,16, que significa que, para economizar
R$ 80.000,00 ao longo de 10
anos, a uma taxa de juros de 6%
ao ano, voc tem de depositar
R$ 488,16 por ms.

Dica 34 Combinando textos


Tr a b a l h a r c o m o s t ex t o s
digitados nas clulas torna-se
muito simples se voc usar as
funes de manipulao de textos do Excel. Voc pode, por

exemplo, juntar em uma clula o


contedo de outras duas, ou ainda, criar frases com as informaes de vrias clulas, combinando os seus contedos.

1. Voc pode juntar o contedo de duas clulas que tenham


somente texto, formando uma
terceira clula. Para isso, voc vai
utilizar a funo CONCATENAR.
Digite o seu primeiro nome na
clula A1 e, na clula B1, digite
seu sobrenome. Na clula C1,
digite a funo =CONCATENAR(A1; ;B1). As aspas
vazias servem para deixar um
espao em branco entre o nome
e o sobrenome.

3. Para melhorar ainda mais a


sua frase, voc pode mudar a
aparncia das informaes usadas. Digite na clula A3 o nome
Martins e, na clula ao lado
10500. Com ajuda da funo
TEXTO, voc vai formatar os
dados exibidos. Sero necessrios dois argumentos para usar
essa funo: o primeiro serve
para indicar em qual clula est
a informao; e o segundo o
formato a ser aplicado (nesse
caso digite R$ 0.000,00, isso
significa que antes do valor ser
exibido o R$ e que o nmero
aparecer com duas casas decimais e com ponto de separao
de milhar). A frmula final fica:
=CONCATENAR(O funcio
nrio ;A3; vendeu ;TEX
TO(B3;R$ 0.000,00"); no
ms passado). E o resulta-

2. Do mesmo modo, voc pode


juntar textos e nmeros. Se, por
exemplo, tiver o texto Jos na
clula A2 e o nmero 10 na clula B2, voc pode criar uma frase
na clula C2 usando essas duas
informaes. Ento, poderia ser
assim: =CONCATENAR(A2; ti
rou ;B2; na ltima prova).

38 101 Dicas Excel - 2a Edio

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38

29/6/2004, 16:25

do ser: O funcionrio MAR


TINS vendeu R$ 10.500,00
no ms passado.
4. Melhor do que isso o fato
de poder aninhar funes de
clculo e gerar uma frase j com
o resultado. Vamos usar o mesmo exemplo do vendedor
Martins, mas agora ser preciso
calcular a comisso dele. Estabeleceremos a condio de que,
se ele vendeu acima de 10000,
a sua comisso ser de 5%; caso
contrrio, ser de 3%. Para fazer esse clculo, utilize a funo
SE (ver dica 25) e porcentagens
(ver dica 23). Juntando estas s
funes aprendidas acima, a frmula seria a seguinte:

=CONCATENAR(A comisso
do vendedor Martins ser de
;TEXTO(SE(B3>=10000;
B3*5%;B3*3%);R$
#.##0,00")). O resultado ser:
A comisso do vendedor
Martins ser de R$ 525,00.
Observe que no lugar dos trs
zeros, foram colocadas trs tralhas. Isso foi feito para que, mesmo que o nmero a ser
formatado seja pequeno, os zeros esquerda sejam mostrados.

Dica 35 Encontrando potncia, raiz quadrada e logaritmo


Voc aprendeu a criar diversos tipos de funes, explorou muitos recursos do Excel, mas... e os clculos
mais simples como o da potncia ou

raiz quadrada de um nmero? Com


certeza, o Excel pode fazer esses clculos e voc no vai precisar usar a
calculadora do Windows para isso.

1. H uma funo para obter o


resultado de um nmero elevado a uma potncia, porm, a
maneira mais fcil de fazer isso
simplesmente usando o acento ^. Portanto, se voc quer elevar o nmero 23 ao quadrado,
basta representar como 23^2.
Usando a funo POTNCIA,
ficaria: =POTNCIA(23;2).

Para calcular a raiz quadrada,


por exemplo, do nmero 16, a
frmula seria =RAIZ(ABS(16)),
e o resultado seria 4.

2. A raiz quadrada pode ser


obtida usando-se a funo
RAIZ; basta digitar o valor ou a
referncia dentro dos parnteses. No existe raiz quadrada
de nmeros negativos, por isso,
se voc precisar fazer algum
clculo nessas condies, utilize a funo ABS para forar um
nmero a tornar-se positivo.

3. Para encontrar o logaritmo


de um nmero, utilize a funo LOG. Essa funo possui
dois argumentos: o primeiro
o nmero do qual queremos
encontrar o logaritmo e o segundo a base que deve ser
usada para o logaritmo. Assim: =LOG(10,2).

Observao: para encontrar


a raiz cbica de um nmero,
basta elev-lo a 1/3, usando
a funo POTNCIA.

Criao de frmulas e funes 39

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39

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Dica 36 Encontrando seno, cosseno e tangente


Da mesma maneira que com
ajuda de algumas funes voc
pode encontrar potncia, raiz qua1. O primeiro passo converter os nmeros que sero calculados de graus para radianos. Para isso, multiplique o
valor em graus pelo nmero
PI (3,1417...) e divida por 180
para obter o valor em
radianos. Ou, se voc preferir, use a funo RADIANOS.
Exemplos: =45*PI()/180 ou
=RADIANOS(45).

drada e logaritmo, possvel calcular o seno, o cosseno e a tangente de um nmero.


2. Aps obter o nmero em
radianos, utilize as funes
SEN para o clculo do seno,
COS para o cosseno e TAN
para a tangente. Assim:
=SEN(RADIANOS(45)) ou
=SEN(45*PI()/180)
=COS(RADIANOS(37)) ou
=COS(37*PI()/180)
=TAN(RADIANOS(25)) ou
=TAN(25*PI()/180)

Dica 37 Assistente de pesquisa


Se voc est trabalhando com
uma tabela muito grande, vai chegar
um momento em que ser preciso
pesquisar algum dado em algum
ponto distante dela. Para facilitar a
sua procura, alm dos recursos que
voc j conhece de localizar e substituir existe o chamado Assistente de
pesquisa, cuja funcionalidade vai
muito alm de localizar e substituir.
1. Digite uma tabela que contenha diversos dados como a
apresentada abaixo:

Ele procura por um valor ainda no


determinado e cria uma frmula
aps encontrar a clula desejada. Por
exemplo, em uma tabela dividida por
perodo com o nmero de vendas
de determinados produtos, voc
pode encontrar a quantia vendida
em uma determinada data. Buscas
como essa fazem parte das tarefas do
Assistente de pesquisa.
2. Em seguida, selecione toda
essa tabela, incluindo os ttulos. Clique em Ferramentas
> Suplementos. Selecione
Assistente de pesquisa e
clique em OK.
Observao: para usar esse
recurso, pode ser necessrio o
CD de instalao do Office.
3. Retorne ao menu Ferramentas e clique no item Assistente de pesquisa.
4. Na primeira etapa, indique
qual intervalo de clulas ser
usado para fazer a pesquisa.
Clique em Avanar.

40 101 Dicas Excel - 2a Edio

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40

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5. Na prxima etapa, escolha


qual a coluna e a linha que
voc deseja pesquisar. Clique
em Avanar.

6. Na etapa 3, escolha de que


forma voc quer exibir o resultado: em uma nica clula
ou em vrias. Aps escolher,
clique em Avanar.
7. Na ltima etapa, digite a
clula que deve conter o resultado da pesquisa. Clique
em Concluir.

Dica 38 Usando o boto Inserir funo


Em geral, as funes que apresentamos foram construdas na barra
de frmulas. No entanto, para facilitar o processo de criao das funes, voc pode usufruir de um reir funo
curso chamado Inser
Inserir
funo. Nes-

sa caixa de dilogo, voc poder


acessar todas as funes existentes
no aplicativo e, depois de escolher a
funo, o Excel continua auxiliando
voc no momento de inserir os argumentos exigidos pela funo.

1. Clique na clula em que


voc deseja inserir a funo e,
em seguida, no boto Inserir
funo, que se encontra ao
lado da barra de frmulas.
Caso prefira, utilize o menu
Inserir > Funo.

descrio da sua finalidade.


Selecione, por exemplo, a funo SE presente na categoria
Lgica e clique em OK.

2. A janela Inserir funo


est dividida em trs partes: na
primeira, caso voc saiba,
digite o nome da funo e
clique no boto Ir. Se ela existir, aparecer na lista.
3. Voc tambm pode selecionar uma das categorias de funes na caixa abaixo do boto
Ir. Escolhendo Todas, sero exibidos todos os tipos de funes,
ordenados alfabeticamente.

5. Na prxima tela, chamada de


Argumentos da Funo, voc
vai construir a funo SE passo
a passo. O primeiro argumento
da funo SE chamado de
teste_lgico. Esse o nico argumento obrigatrio, por isso,
ele aparece em negrito. Ao clicar
dentro da caixa branca, observe
que aparece uma descrio do
argumento para facilitar a
sua elaborao.

4. Assim que voc selecionar


uma das funes na lista, sero exibidas a sua sintaxe (a
sua estrutura) e uma breve

Criao de frmulas e funes 41

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6. Ao inserir o primeiro argumento, note que ao lado j surgiu uma resposta: VERDADEIRO
ou FALSO. Os outros dois argumentos servem para voc colocar as mensagens, caso seja ver-

dadeiro ou falso, respectivamente. Nestas caixas, voc pode


digitar qualquer valor e at mesmo elaborar outra frmula.
7. Ao concluir, clique em OK.

Dica 39 Localizando e corrigindo erros nas frmulas


No momento da elaborao de
uma frmula podem ocorrer erros.
Para ajud-lo a resolv-los, uma pequena caixa, chamada de marca inteligen1. Simule um erro digitando a
seguinte frmula =SOMA(a;
2;3). Ao pressionar Enter, surgir a mensagem de erro
#NOME?. Esse erro ocorre
quando h uma violao na sintaxe da funo, ou foi digitada
uma funo que no existe.
Clique no sinal de exclamao
que surgiu ao lado da clula e
observe a descrio do erro.
Para saber exatamente em que
parte da frmula isso ocorreu,
clique na opo: Mostrar etapas de clculo.

2. Surgir a janela Avaliar frmula. Observe que a letra a,


digitada propositalmente na frmula, aparece sublinhada. Isso
indica que o erro est nessa letra, ou seja, o Excel no conseguiu reconhecer essa parte da
frmula como um nmero ou
como um endereo de clula.
Clique no boto Avaliar.

te, surge automaticamente aps voc


pressionar Enter. Nela, voc descobre
que tipo de erro ocorreu e pode
avali-lo ou obter ajuda sobre ele.

3. Agora, no lugar da letra a


surgiu uma indicao de erro.
Clique em Fechar para finalizar essa tarefa.
4. Digite =5/0 na clula ao
lado. O retorno ser o erro
#DIV/0, que indica que foi
encontrada uma diviso de um
nmero por zero.
5. Na clula ao lado, digite
=12+texto. A mensagem de
erro ser #VALOR!. Esse erro
surge quando ocorre violao
dos argumentos de uma frmula (no exemplo, no seria possvel somar nmeros e texto).
6. A Janela de inspeo pode
ajud-lo a controlar esses erros.
Para acess-la, clique no menu
Exibir > Barras de ferramentas > Janela de inspeo.
Selecione a clula na qual
voc deseja fazer a inspeo

42 101 Dicas Excel - 2a Edio

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e clique no boto Adicionar


inspeo de variveis.
7. Em seguida, confira se a
referncia est correta e clique
no boto Adicionar.

Formatando a planilha
Dica 40 Formato Nmero e Moeda
A formatao de uma planilha
nada mais do que a mudana
da aparncia das clulas, sem,
contudo, mudar os contedos.
Para cada clula possvel apli-

car um dos tipos de formatao


de nmero, fazendo com que ele
aparea com casas decimais ou
smbolo de moeda na sua frente,
entre outras coisas.

1. Selecione a clula que contm o valor a ser formatado e


clique no menu Formatar >
Clulas. Na tela que surgiu,
selecione a guia Nmero
para escolher como o valor da
clula ser apresentado.

tambm pode usar as setas


para cima ou para baixo.

2. Escolha a opo Nmero


e note que um exemplo exibido para que voc tenha uma
prvia do formato do valor
antes de abandonar a caixa.
3. Clique em Casas decimais
e digite um valor para ela. Voc

4. Voc pode ativar ou no o


uso do separador de milhar e,
na prxima caixa, escolher
como um nmero negativo
deve ser exibido na clula.
5. Escolha a opo Moeda na
lista. Ela traz as mesmas possibilidades que a opo Nmero, e mais a caixa Smbolo,
que permite que voc escolha
um sinal de moeda para aparecer na frente do valor.

Dica 41 Formato Data e Hora


Ao digitar uma data em sua
planilha, voc pode escolher entre mostr-la por extenso, mostrar somente o dia e o ms, ou

outras opes. O mesmo vale


para a hora que pode ser exibida no modelo americano (am/
pm) ou modelo-padro.

1. Selecione uma clula ou


conjunto de clulas que contenham data. Acesse a janela
de formatao de clulas no
menu Formatar > Clulas.

a data digitada. Ao escolher o


modelo, clique em OK.

2. Na lista, clique na categoria Data. Selecione um dos


modelos de datas na caixa
Tipo e observe o efeito sobre

3. Selecione uma clula que


contenha um valor em horas.
Retorne ao menu Formatar >
Clulas. Selecione agora a categoria Hora e, na caixa Tipo,
selecione um dos modelos disponveis e clique em OK.

CriaoFormatando
de frmulas ae planilha
funes 43

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43

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Dica 42 Formato Frao


Quando voc insere algum valor fracionrio em uma clula,
como, por exemplo, 5/2, o retorno
dela ser o valor 2,5, ou seja, duas
partes inteiras e mais metade de
1. Digite =5/2 em uma clula
qualquer, selecione-a e pressione Ctrl + 1. Na tela de
formatao de clulas, selecione a guia Nmero.
2. Na lista de categorias, selecione Frao e, na lista que aparece ao lado, escolha um dos
modelos. Nesse caso, voc pode
escolher o tipo Mximo de um
dgito e o resultado ser 2 .
Voc tambm poderia escolher
outros denominadores; veja alguns exemplos: Em quartos, exibiria 2 2/4; Em oitavos, exibiria
2 4/8; Em dezesseis avos, exibiria 2 8/16, e assim por diante.

uma terceira. Bem, se voc quer


mostr-la como 2 , por exemplo,
pode faz-lo usando o recurso de
formatao de clulas.
3. Voc ainda pode escolher:
Em dcimos ou Em centsimos. Aps escolh er o modelo, clique em OK.
4. No caso de fraes maiores, voc pode controlar a
quantidade de dgitos que vo
aparecer no denominador.
Por exemplo, digite em uma
clula o valor =24517/
56899. Acesse o menu Formatar > Clulas e clique na
categoria Frao. Em seguida, escolha o tipo Mximo de
trs dgitos e clique em OK
para finalizar.

Dica 43 Formato de CEP, CIC e telefone


Imagine-se cadastrando as informaes de seus clientes e tendo de
digitar os telefones de cada um deles
manualmente, alm de digitar os parnteses e traos. Seria muito mais f-

cil se voc pudesse digitar somente


os nmeros, sem se preocupar com
esses detalhes de formatao. O Excel
permite que voc faa isso, acompanhando os passos a seguir:

1. Selecione a clula ou o intervalo que deve ser formatado. Clique no menu


Formatar > Clulas e selecione a guia Nmero.

Observe que os zeros esquerda so mantidos respeitando o


tamanho do CEP.

2. Na caixa de categorias, escolha Especial e observe que


ao lado ficaram disponveis
quatro formatos: CEP, CEP +3,
Telefone e CIC.
3. Escolha CEP ou CEP + 3 e
clique em OK. Em seguida,
digite um nmero de trs dgitos na clula e pressione Enter.

4. Retorne guia Especial e


selecione Telefone. Agora,
digite na clula o valor
117841584. Note que ao pressionar Enter, automaticamente
surgem os parnteses e o trao.
5. Por fim, retorne novamente
tela de formatao e selecione o tipo CIC. Digite o nmero 98765432100 e observe o resultado.

44 101 Dicas Excel - 2a Edio

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Dica 44 Mesclando clulas


Ao criar suas planilhas de cad a s t r o , l e m b re - s e s e m p re d e
deix-las com um aspecto interessante, principalmente se outras
pessoas forem acess-las. Habituese a colocar um ttulo na parte de
cima da planilha que seja condi-

zente com o seu contedo. E


como esse ttulo merece bastante destaque, voc pode aumentar
a clula que ele ocupa e fazer
com que ela se junte s clulas
vizinhas. Esse processo recebe o
nome de Mesclar clulas.

1. Aps definir quantas colunas de dados a sua planilha


ter, digite o ttulo dessa
planilha na sua primeira clula. Em seguida, selecione da
primeira clula at a coluna
em que a tabela termina. Por
exemplo, se a sua tabela tem
seis colunas e vai, portanto, da
coluna A at a F, selecione da
clula A1 (na qual foi digitado
o ttulo) at a clula F1.

as clulas ao seu estado original, basta selecionar a clula


mesclada e clicar novamente no
boto Mesclar e centralizar.
4. Esse mesmo recurso pode
ser acessado no menu Formatar > Clulas. Na guia
Alinhamento, selecione a
opo Mesclar clulas para
mescl-las ou tire a seleo
para volt-las ao normal.

2. Agora, clique no boto Mesclar e centralizar, presente na


barra de ferramentas.
3. Observe que as seis clulas
selecionadas agora formam
apenas uma, e que o texto ocupa o centro dela. Para retornar

Dica 45 Inclinando o texto de uma clula


Voc j deve ter visto uma tabela peridica, em que cada
quadradinho possui os dados
de nmero de massa, nmero
atmico etc. Deve ter percebido tambm que os textos ou va-

lores s vezes aparecem inclinados para aproveitar melhor o espao. Fazer um texto ficar inclinado, de ponta cabea ou em p
muito fcil dentro de uma
planilha do Excel:

1. Selecione a clula que contm o texto a ser inclinado.


2. Acesse o menu Formatar >
Clulas ou pressione Ctrl + 1.
Clique na guia Alinhamento.

Formatando
a planilha
Criao de
grficos 45

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45

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3. Na seo Orientao, voc


pode deixar o texto em p
clicando na primeira caixa. Ou
tem a opo de inclin-lo em
determinados graus, bastando,
para isso, clicar nos pequenos
quadrados ao lado da palavra
texto. Conforme for clicando,
observe a inclinao da pala-

vra Texto, pois o contedo da


clula ter a mesma inclinao.
4. Alm disso, voc pode definir em graus a inclinao de
seu texto. Para isso, basta
digitar o valor desejado na
caixinha graus ou clicar na
seta para cima ou para baixo.

Dica 46 Ajustando o texto na clula


Como j dissemos, ao digitar
um texto em uma clula, ele pode
ultrapassar a coluna em que est,
avanando sobre as vizinhas. Para
resolver isso, voc pode simplesmente aumentar o tamanho da coluna. Mas, suponha que o ttulo da

sua coluna seja: Mdia de pessoe vistadas nos meses de


entre
as entr
outubr
o e no
v embr
o . Ser que a
outubro
nov
embro
melhor soluo aumentar o tamanho da coluna? Voc vai aprender agora como resolver isso de
uma outra maneira:

1. D um clique sobre a clula


que voc deseja formatar e
pressione Ctrl + 1 para abrir a
caixa de dilogo de formatao.
Clique na guia Alinhamento.

4. Digite o texto Salrio na


clula A1 de sua planilha. Em
seguida, altere a largura da
coluna A para 15 e a altura
da linha 1 para 50. Observe
que o texto ficou em algum
canto da clula. Para mudar a
sua posio, basta utilizar os
recursos de alinhamento da
tela de formatao de clulas.

2. Na opo Horizontal, escolha Distribudo (recuo) e clique


em OK. Dessa forma, mesmo
que a coluna em que est a clula esteja com uma largura pequena, o texto ser ajustado ao
tamanho da clula. Pode ser
necessrio mudar a altura da linha para que o texto aparea
por completo na tela.
3. Alm dessa opo, voc
pode usar a Reduzir para
ajustar, encontrada na mesma
caixa de dilogo. A diferena
de uma para a outra que a
primeira ajusta o texto ao tamanho da clula, mantendo o
tamanho das letras; j a segunda diminui o tamanho do texto
quanto for necessrio para
faz-lo caber dentro da clula.

5. Selecione a clula A1 e
acesse o menu Formatar >
Clulas novamente. Clique na
guia Alinhamento e veja que
existem duas caixas de alinhamento de texto: Horizontal e
Vertical. Para fazer com que
o texto fique no centro da clula, por exemplo, escolha a
opo Centro nas duas caixas
e clique em OK.

46 101 Dicas Excel - 2a Edio

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46

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Dica 47 Formatando o texto


Ao concluir a digitao das informaes em sua planilha, mude
a aparncia do texto para torn-la
mais amigvel. O processo para a

formatao do texto de uma clula muito parecido com o de outros aplicativos do Office e bem
simples. Acompanhe:

1. Selecione a clula ou intervalo de clulas que deve ser


modificado. Para agilizar, voc
pode usar a barra de ferramentas de Formatao.

4. Mais adiante, no ltimo


boto, voc pode escolher
uma cor para as letras. Clique
na seta preta ao lado do boto para escolher outras cores.

2. Clique na caixa Fonte para


escolher uma das fontes do
sistema para o seu texto. Ao
lado, digite ou escolha o tamanho da fonte.
3. Mais direita esto os botes para aplicar estilos de:
Negrito, Itlico ou Sublinhado.

Dica 48 Alterando a cor de fundo da clula


Voc j aprendeu a formatar
a fo n t e d a s c l u l a s , m a s s u a
planilha pode ficar ainda mais
atrativa. Para isso, voc tem em

mos o recurso de preenchimento de clulas, que muda a cor do


fundo branco da clula para a cor
que voc desejar.

1. Selecione a clula ou o intervalo de clulas cujo fundo deve


ser modificado e acesse o menu
Formatar > Clulas. Em seguida, clique na guia Padres.

como o quadriculado, por


exemplo. Aps selecionar,
clique em OK.

2. Provavelmente a opo Sem


cores deve estar selecionada.
Clique em uma cor qualquer
para v-la em tamanho ampliado no quadro Exemplo. Basta escolher a que mais agradar voc e clicar em OK.
3. Em seguida, clique na caixa Padro, selecione um dos
modelos de preenchimento,

Criao de
grficos 47
Formatando
a planilha

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47

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Dica 49 Alterando a borda das clulas


Para deixar a sua planilha com a
aparncia de uma tabela,adicione bordas personalizadas a ela. As bordas a

deixaro mais interessante, dando


maior destaque para informaes que
voc julgar importantes.

1. Selecione o intervalo de clulas para o qual deseja aplicar


bordas. Voc pode comear selecionando a tabela inteira para
colocar as bordas externas. No
exemplo a seguir, as clulas A1
at F11 foram selecionadas:

nha, na qual voc pode escolher o estilo da borda entre as opes de pontilhado
ou tracejado, por exemplo,
alm de escolher uma cor.

2. Em seguida, pressione Ctrl


+ 1 para acessar a janela de
formatao de clulas e clique
na guia Borda.
3. No lado direito da janela,
voc encontra a seo Li-

4. no lado esquerdo da tela


que voc define onde vai aplicar as bordas. Para coloc-las
ao redor das clulas selecionadas, por exemplo, clique
no boto Contorno.
5. Mas, alm de aplicar a borda ao redor da seleo, voc
pode coloc-la na parte interna. Escolha outro estilo e cor de
borda, se desejar, e, em seguida, clique no boto Interna.

Criao de grficos
Dica 50 Inserindo um grfico com o assistente
Bem melhor do que apresentar
uma planilha com os dados da empresa em uma reunio mostrar um
grfico dessa planilha. Usando grficos, voc consegue analisar melhor a situao dos seus negcios,
pois as informaes tornam-se mais

claras e fceis de entender. Cri-los


no Excel muito simples, pois o
programa tem um Assistente de grfico que guiar voc passo a passo
no desenvolvimento, mostrando
todos os dados necessrios para a
sua elaborao.

1. Acesse a planilha que contm os dados a serem convertidos em um grfico. Clique no


menu Inserir > Grfico.

apenas uma linha ou coluna e


se voc deseja mostrar a relao de uma parte com o conjunto. Caso refira-se a uma
maior quantidade de dados e
deseje criar um grfico comparativo, use os tipos Colunas,
Barras, Cone, Cilindro ou Pirmide. Por exemplo: a quantidade de vendas por dia durante um determinado perodo.

2. O Assistente de grfico
dividido em quatro etapas: a
primeira serve para escolher o
tipo de grfico. Use o tipo pizza
ou rosca se os dados usados
so nicos, ou seja, se ocupam

48 101 Dicas Excel - 2a Edio

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48

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3. Neste exemplo, ser criado


um grfico do tipo colunas. Ao
clicar no tipo Colunas, voc
ainda tem a opo de escolher
subtipos, dentre eles colunas
agrupadas e empilhadas.
Clique sobre um deles e, depois, no boto Avanar.
4. Com as clulas j selecionadas e o tipo de grfico escolhido, voc ver um pequeno
exemplo do seu grfico. Clique
no boto Avanar.
5. A terceira etapa, chamada
Opes de grfico, permite
fazer alteraes na aparncia
do grfico a ser criado. Na
guia Ttulo, voc pode digitar
um ttulo para aparecer na
parte de cima do seu grfico.
Na guia Legenda, voc pode
escolher mostrar ou no a legenda do grfico e em qual
posio: abaixo, no canto, acima, direita ou esquerda do
grfico. Se preferir no mostrar a caixa de legenda, possvel mudar os rtulos dos dados na guia Rtulos de dados. Clique em Avanar.

6. A ltima etapa define o local em que o novo grfico ser


criado: como um objeto dentro da planilha atual ou separado, em uma nova planilha.
Neste caso, escolheremos a
opo de cri-lo como um objeto dentro da mesma planilha.
Clique em Concluir.

7. Elabore mais um grfico, agora do tipo comparativo, usando


o modelo Colunas.
8. Selecione toda a tabela, com
exceo do ttulo. Note que
nela, so encontrados trs tipos de informaes: o ms (Janeiro, Fevereiro e Maro), os
nomes dos vendedores e os valores de suas vendas. Por essa
razo que voc deve criar
grficos de colunas, barras,
cone, pirmide ou cilindros. V
ao menu Inserir > Grfico.
9. Escolha o tipo Cilindro
na primeira etapa e clique
em Avanar.
10. Na segunda etapa, voc
pode escolher entre Colunas e
Linhas. Ao selecionar Colunas,
as colunas do grfico sero
agrupadas por vendedor; selecionando Linhas, as colunas
sero agrupadas por ms. Escolha o que achar mais interessante e clique em Avanar.
11. Na prxima etapa, alm
das opes j vistas para mudar o ttulo do grfico, a legenda e o rtulo de dados,
voc ainda pode mudar os eixos, a grade e a tabela de dados. Clique na guia Eixos. Os
grficos possuem eixos de categorias (x), que a seqncia horizontal de informao
(os meses), e o eixo de valo-

Criao de grficos 49

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49

29/6/2004, 17:15

res (z), que a seqncia vertical de informaes (os valores em reais). Voc pode omitir cada um dos eixos, marcando ou desmarcando suas caixas. Alm disso, possvel dar
um rtulo para cada eixo,
clicando na guia Ttulo e
digitando na caixa de Eixo das
categorias (X) ou Eixo dos
valores (Z). Qualquer alterao feita pode ser visualizada
no exemplo direita.

13. Clique na guia Tabela de


dados e escolha se a tabela
com as informaes da
planilha deve ser exibida abaixo ou no. Essa opo facilita
o entendimento do grfico,
caso ele seja muito complexo.
14. Clique em Avanar e, na
ltima etapa, escolha o local
onde o grfico ser criado.
Clique em Concluir.

12. Clique na guia Linhas de


grade. Nela, exiba ou esconda as linhas de grade de cada
eixo. Geralmente, somente a
opo Linha de grade principal do Eixo dos valores (Z)
selecionada.

Dica 51 Alterando o tipo do grfico


Aps ter criado o grfico, voc
pode querer mudar o tipo escolhido para ele. Por exemplo, se escolheu colunas simples e deseja mu-

dar para colunas 3D, no preciso


criar outro grfico e executar todos
os passos novamente, basta modificar o grfico j criado.

1. Selecione a planilha que


contm o grfico j criado. Suponha que voc tenha criado
um grfico de colunas e deseja mud-lo para colunas 3D.
Para fazer isso, clique com o
boto direito do mouse no fundo do grfico e, em seguida,
clique em Tipo de grfico.

pode escolher qualquer um dos


tipos disponveis. Alm dos tipos
mais usados e conhecidos, h os
tipos personalizados. Clique na
guia Tipos personalizados.

2. A tela da primeira etapa de


criao do grfico aberta e voc

3. Esses grficos possuem aspectos diferentes dos padres, apresentando formatao personalizada, como fundos gradientes,
por exemplo. Selecione o tipo
desejado e clique em OK.

Dica 52 Formatando o eixo


Os eixos so linhas que envolvem
o grfico e controlam as informaes
da tabela. No esto presentes em grficos do tipo pizza ou rosca. O eixo de
categorias (x) horizontal e o eixo de

valores (y) vertical. Os grficos


tridimensionais podem apresentar um
terceiro eixo (z). Para modific-los, siga
os passos a seguir:

50 101 Dicas Excel - 2a Edio

dica42_72.p65

50

29/6/2004, 17:15

1. Para ocultar qualquer um


dos eixos, basta clicar com o
boto direito do mouse na rea
do grfico e, em seguida, clicar
em Opes de grfico.
2. Clique na guia Eixos e
desmarque ou marque os eixos
que deseja ocultar ou mostrar.
Clique em OK para confirmar.
3. Para formatar o eixo horizontal, d dois cliques sobre ele.
Com a tela Formatar eixo aberta, clique na guia Padres e
escolha um estilo para a linha,
clicando em Personalizada. Ao
lado, escolha como as marcas
de escala sero mostradas. Essas marcas so pequenos traos
que aparecem ao longo do eixo.
4. Clique na guia Fonte para
mudar a aparncia do texto,

escolhendo nova fonte, cor,


estilo e tamanho para as letras.
5. Clique em OK para concluir.
6. Selecione agora o eixo de
valores (vertical) e d dois
cliques sobre ele. Na tela de
formatao, clique na guia
Nmero e escolha um formato diferente para representar
os valores. Se voc quer mudar o smbolo de Real para
Dlar, por exemplo, clique na
categoria Moeda e depois escolha o smbolo do dlar na
caixa Smbolo. Para finalizar,
clique em OK.
7. Por fim, voc tem a opo
de acessar a ltima guia, chamada Alinhamento, caso
queira inclinar o texto ou
deix-lo em p.

Dica 53 Formatando a legenda e o ttulo


O ttulo inserido no processo de criao do grfico nada
mais do que uma simples cai-

xa de texto que pode ter o seu


contedo alterado ou formatado
a qualquer momento.

1. Caso ainda no tenha colocado um ttulo no seu grfico, faremos isso agora. Basta
clicar com o boto direito no
fundo do grfico e clicar em
Opes de grfico. Depois,
acesse a guia Ttulos, digite o
ttulo do grfico e clique em
OK. Aps cri-lo, d dois
cliques sobre ele para abrir a
caixa de dilogo Formatar ttulo do grfico.

Na caixa Estilo, mude a linha


para pontilhado ou tracejado e,
abaixo, escolha a cor e a espessura. Na seo chamada rea,
voc pode selecionar uma cor
para aparecer no fundo da caixa do ttulo.

2. Para escolher uma borda e


uma cor de fundo para a caixa
de texto do ttulo, clique na guia
Padres. Escolha a borda,
clicando em Personalizada.

Criao de grficos 51

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51

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3. Alm disso, voc tem a


possibilidade de escolher outro formato para a fonte
usando a guia Fonte , e
mudar o alinhamento e a
inclinao do texto usando
a guia Alinhamento. Aps
terminar, clique em OK.

4. A legenda tambm pode ser


formatada. Ao clicar duas vezes sobre ela, surge a tela
Formatar legenda. Nela, a
nica guia diferente a
Posicionamento, que simplesmente muda o local da legenda em relao ao grfico.

Dica 54 Mudando cores e linhas


Todos os elementos que compem o grfico podem ser formatados. Portanto, seja para mudar a

fonte, o fundo ou a borda, basta clicar


duas vezes sobre algum item e uma
caixa de formatao aparecer.

1. Para formatar o fundo


branco do grfico (a chamada rea do grfico) e escolher
uma cor ou um efeito de preenchimento, clique no fundo
do grfico para selecion-lo.
Certifique-se de que a rea
do grfico est selecionada,
observando a caixa de nome
no canto da planilha.

tes ou Predefinidas para


acessar um dos modelos de
cores do Office.

2. Acesse o menu Formatar >


rea do grfico selecionada (voc tambm pode clicar
com o boto direito do mouse
sobre a rea desejada). Na
guia Padres, clique no boto
Efeitos de preenchimento.
Na janela que surgir, clique na
guia Gradiente. O gradiente
uma mistura de duas ou mais
cores. Clique na opo Uma
cor e, na caixa Cor 1, escolha
a cor desejada. Abaixo, arraste o boto para clarear ou escurecer o tom escolhido. Em
seguida, mude a direo do
sombreamento para Horizontal, Vertical etc. Visualize o
exemplo ao lado para saber
como o fundo ficar.
3. Selecione Duas cores para
misturar duas cores diferen-

4. Alm do efeito gradiente,


voc pode aplicar uma textura, acessando a guia Textura,
um preenchimento padro
(como listrado ou pontilhado)
usando a guia Padro ou,
ainda, escolher uma imagem
do computador, usando a guia
Figura. Aps escolher qual
tipo de preenchimento ter o
grfico, clique em OK.
5. Voc pode mudar a cor das
colunas, da base ou das paredes, bastando, para isso, apenas clicar duas vezes sobre o
item desejado e proceder como
foi citado acima para aplicar
efeitos de preenchimento.

52 101 Dicas Excel - 2a Edio

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Dica 55 Inserindo diagramas


Alm dos grficos, voc pode
ilustrar a sua planilha com desenhos, os chamados diagramas. Imagine que, em uma reunio, voc
deseje mostrar toda a estrutura hierrquica de sua empresa por

meio de um organograma. Voc


pode escolher um entre seis modelos de diagramas e, para cri-los,
no ser necessrio fazer referncia a informaes, pois eles no
so baseados em dados.

1. Clique no menu Exibir >


Barras de ferramentas >
Desenho, caso essa barra
ainda no esteja visvel.

transparncia da forma (para


que ela fique opaca, digite
0%). Na seo Linha, escolha
uma cor, um tracejado, um
estilo e uma espessura para o
contorno da forma. Quando
concluir, clique em OK.

2. Em seguida, clique no boto Inserir diagrama ou


organograma. Assim, surgir uma tela contendo os seis
tipos de diagramas e o
organograma. Selecione um
dos tipos para ler uma descrio sobre a sua finalidade.
Clique em OK.
3. Assim que o diagrama for
criado, voc j pode alter-lo,
digitando e formatando textos.
Para digitar textos, basta clicar
dentro das caixas. Em seguida, selecione o texto digitado
para format-lo com a ajuda
da barra de ferramentas de
formatao. Para mudar o tamanho do diagrama, clique
em uma das alas e arraste.
4. Clique duas vezes sobre
uma das partes do diagrama
para format-lo. Surgir a tela
Formatar Autoforma, na
qual, alm da fonte, voc pode
mudar as cores e estilos para
linhas e fundo. Na guia Cores e Linhas, opo Cor, escolha uma das cores, que vai
servir como preenchimento da
forma. Abaixo disso, voc
pode definir a porcentagem da

5. Se voc est trabalhando


com um organograma e quer
adicionar mais formas para
aumentar o seu tamanho, basta selecionar uma das formas
e clicar na sua borda com o
boto direito do mouse. Em
seguida, escolha o que voc
quer adicionar, entre um subordinado, um colaborador e
um assistente.
6. Para facilitar a formatao
e criar um efeito interessante
nos diagramas, utilize a galeria de estilos presente na barra de Diagrama. Selecione o
diagrama e clique no boto
AutoFormatao. Em seguida, escolha o estilo mais apropriado na tela que apareceu e
clique em OK.

Criao de grficos 53

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53

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Dica 56 Formatando um grfico 3D


Quase todos os tipos de grficos possuem subtipos tridimensionais. Eles chamam muito mais a
ateno do que os grficos simples,
pois a distino entre os dados fica
mais clara dentro do conjunto.
Como esse um tipo especial de

grfico, ele tambm possui configuraes especiais. Para comear,


acostume-se a entender que o eixo
de valores de um grfico 3D representado pela letra Z (no grfico
plano a letra Y). Siga estes passos
para configurar um grfico 3D:

1. Aps criar o grfico, alm de


mudar as cores de preenchimento e linhas, formatar as fontes e
os eixos, voc pode fazer alteraes exclusivas de grficos 3D.
Clique no fundo do grfico para
aparecer o menu, depois clique
na opo Exibio 3D....

isso, use as setas da parte superior da tela Exibio 3D ou


digite diretamente na caixa
Elevao. Todas as alteraes podem ser visualizadas
no esboo do grfico, presente na tela.

2. Para mudar a altura ou a perspectiva do grfico, desmarque a


opo Eixos em ngulo reto e
utilize as duas setas que apareceram para alterar a perspectiva. Clique em Aplicar para ver
o resultado na tela.
3. Voc tambm pode mudar a
elevao desse grfico. Para

4. Alm disso, voc pode


rotacionar o grfico usando
a caixa Rotao para digitar
um valor ou clicando sobre
as duas setas ao lado da
caixa de rotao. Aps concluir, clique em OK.
Observao: Para retornar s
configuraes originais, basta
clicar no boto Padro.

Impresso
Dica 57 Visualizando a planilha antes da impresso
Aps todo o trabalho de criao e formatao da planilha terminado, chegou a hora de imprimir o resultado. No entanto, para
1. Certifique-se de que voc tem
uma impressora instalada no
sistema. Em seguida, abra a
planilha que deseja visualizar.
Clique no menu Arquivo >
Visualizar impresso. A tela
da planilha fechada, permitindo que voc analise o tamanho
do papel e a maneira como a
informao ser impressa nele.

que voc controle exatamente


como a planilha ou grfico ser
impresso, voc deve visualiz-los
antes da impresso.
2. Como o papel est sendo
exibido por inteiro na tela,
pode ser que as letras estejam
pequenas e voc no consiga
l-las. Sendo assim, clique no
boto Zoom ou simplesmente clique em qualquer lugar da
tela para aumentar o zoom.
3. Caso a sua planilha seja muito
extensa e, no momento de im-

54 101 Dicas Excel - 2a Edio

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primir, seja preciso mais de uma


pgina, voc pode visualizar as
demais pginas no boto Prxima, no canto da barra. Ao
clicar nele, perceba que o boto
Anterior fica ativo para que
voc volte para a pgina inicial.

4. Voc tambm pode controlar


o nmero total de pginas e qual
est sendo exibida na tela, lendo
a mensagem mostrada pela barra de status, na parte inferior.
5. Para voltar planilha de trabalho, clique no boto Fechar.
Observao: Se voc quer imprimir somente um grfico, basta
selecion-lo antes de entrar na
tela de Visualizar impresso.

Dica 58 Preparando a pgina para impresso


Voc j viu como fazer para
visualizar a planilha antes da impresso, mas ainda no sabe
como controlar os dados no papel para que a impresso saia da
melhor maneira possvel. Primei-

ro, voc deve analisar se os dados ficaro melhor dispostos na


folha em posio retrato ou
paisagem. Com isso, voc j
pode melhorar a aparncia dos
dados na impresso.

1. Acesse novamente o menu


Arquivo > Visualizar impresso. Em seguida, clique
no boto Configurar, presente na barra.

4. Voc ainda pode mudar a


qualidade da impresso em dpi
(dots per inch). Quanto maior
for o valor escolhido, melhor
ser a qualidade da impresso.

2. Na janela Configurar pgina clique em Pgina e escolha a orientao entre Retrato e Paisagem para imprimir na
folha em p ou deitada.

5. Mas, se voc vai imprimir


apenas um rascunho e no
quer gastar tinta colorida, escolha a opo Preto e branco, clicando na guia Opes.
Nesta tela, voc tambm pode
escolher a opo de qualidade Rascunho, para economizar ainda mais tinta.

3. Na caixa Tamanho do papel, voc deve escolher o valor equivalente ao tamanho do


papel que utilizado em sua
impressora, sendo que o mais
comum o modelo A4.

Impresso
Criao de
grficos 55

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55

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Dica 59 Inserindo cabealho e rodap


Se no seu dia-a-dia voc precisa imprimir relatrios peridicos
para arquivos ou consultas futuras,
seria muito til se cada pgina do
relatrio fosse numerada e tivesse a data e o horrio exatos da impresso. Fora isso, tambm pode
ser muito importante ter impresso no relatrio o nome do arquivo de origem da informao. Des-

se modo, assim que consult-lo,


voc consegue saber sua localizao. Para fazer tudo isso, utilize um
recurso do Office chamado de
Ca
bealho e Rodap
Cabealho
Rodap. Um cabealho um texto pr-definido que
aparece na parte superior de todas as folhas de impresso. O
rodap tem a mesma finalidade,
porm, impresso na parte inferior.

1. Clique no menu Exibir >


Cabealho e rodap.... Observe que a tela Configurar
pgina aberta e a guia Cabealho/rodap est ativa.

representam as trs partes da


folha: o lado esquerdo, o centro
e o lado direito. Basta escolher
a caixa e digitar o texto. Voc
pode, por exemplo, colocar o
nome da empresa na caixa da
esquerda, a data na caixa do
centro e o horrio na caixa da
direita. No digite a data e o
horrio manualmente; use os recursos do Excel para que essas
informaes sejam atualizadas
sempre. Para inserir a data,
clique no quarto boto que tem
o desenho de um calendrio; e
para inserir a hora, clique no
boto com um relgio amarelo.

2. H dois retngulos brancos


vazios indicando que ainda no
foi configurado nenhum cabealho ou rodap para esta
planilha. Clique na seta ao lado
da caixa Cabealho para ver
as diversas sugestes que so
apresentadas. Se voc escolher
o primeiro item da lista, por
exemplo, todas as folhas vo
aparecer com o texto Pgina
seguido pelo respectivo nmero de pgina. Essa numerao
controlada pelo prprio Excel.
3. Se no quiser escolher algo
da lista, voc pode personalizar
o cabealho da maneira que
achar melhor. Para isso, clique
no boto Personalizar cabealho. A tela que aparece possui trs retngulos brancos, que

4. Alm disso, voc pode


formatar o texto selecionandoo e clicando no primeiro boto do lado esquerdo, com o
desenho da letra A azul. Ao
terminar, clique em OK.
5. Ao retornar, observe que o
primeiro retngulo exibe as informaes que voc configurou. O mesmo processo usado
no cabealho se aplica ao
rodap, clicando no boto Personalizar rodap. Insira o
caminho e o nome do arquivo
no retngulo esquerdo (para
isso, clique no sexto boto, que

56 101 Dicas Excel - 2a Edio

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56

29/6/2004, 17:15

tem o desenho de uma pasta


amarela). Coloque o nmero
da pgina na seo da direita,
clicando no segundo boto.
Clique em OK para finalizar.

6. Para saber como ficaria no


papel o cabealho e o
rodap configurados por
voc, clique no boto
Visualizar impresso.

Dica 60 Alterando as margens


Quando as informaes so
impressas em uma folha, sempre
h um espao vazio entre a beirada do papel e o incio dos dados. Esse espao que existe nos
quatro lados da folha chamado

de margem. possvel definir


margens mais largas ou mais estreitas, de acordo com a sua necessidade. E tambm possvel
definir margens para o cabealho
e o rodap.

1. Clique no menu Arquivo >


Configurar pgina. Clique
na guia Margens. Note que
existem seis caixas representando as margens esquerda,
direita, superior, inferior, cabealho e rodap.
2. Clique dentro de uma das
caixas para ver o trao preto
da margem no exemplo. Altere as medidas das margens
conforme for necessrio, contando com a ajuda das setas
ou simplesmente digitando os
valores nas caixas. Se voc usar
as setas para aumentar ou diminuir, note que as medidas
variam de meio em meio, ento, caso precise de um valor
mais especfico, a opo ser
digitar manualmente.

3. Voc deve ter notado que


a planilha sempre colocada
do lado esquerdo da folha e
na parte de cima. No entanto, ficaria muito mais apresentvel, se essa planilha fosse situada no centro da folha.
Para isso, use a seo Centralizar na pgina, dentro
da guia Margens. Nela, voc
encontra as opes Horizontal e Vertical. Marque as
duas para deixar a planilha no
centro da folha.

Dica 61 Definindo a rea de impresso


Suponha que voc queira imprimir apenas uma parte da planilha.
Isso pode ocorrer, por exemplo, se
voc precisar apenas dos resultados
finais. Neste caso, voc deve definir

a regio exata da planilha a ser impressa. Depois de imprimir, possvel voltar atrs nas configuraes
feitas. Acompanhe passo a passo
como voc deve proceder:

1. Para visualizar as chamadas


quebras de pginas diretamente na planilha e, com isso,

ter a viso exata das informaes que sero impressas e em


qual folha cada dado vai ficar,

Impresso
Criao de
grficos 57

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57

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acesse o menu Exibir > Quebra de pgina. O zoom da


planilha reduzido e, agora, o
limite de cada folha de impresso representado por uma
borda azul com a numerao
das pginas aparecendo no
centro. Voc pode definir o seu
prprio limite, clicando e arrastando as bordas azuis. Assim,
voc est definindo as clulas
exatas a serem impressas.

2. Clique no menu Exibir >


Normal para retornar exibio normal da planilha.
3. Outra maneira de fazer isso
selecionando as clulas que interessam (no modo de exibio
normal) e, em seguida, clicando
no menu Arquivo > rea de
impresso > Definir rea de
impresso. Repare que ao redor das clulas selecionadas apareceu um pontilhado.
4. Visualize a impresso para ter
certeza de que somente as informaes da rea definida sero impressas. Para eliminar a
definio criada, retorne tela
do Excel e clique no menu Arquivo > rea de impresso
> Limpar rea de impresso.

Internet
Dica 62 Visualizando a planilha em um browser
Um dos recursos mais interessantes do Office a possibilidade
de gerar pginas Web a partir de
seus aplicativos. Isso auxilia muito
o trabalho daqueles que ainda no
conhecem a linguagem HTML para
a gerao de pginas e permite aproveitar todas as vantagens das ferra-

mentas usadas no Excel para a


Internet. Dessa forma, voc pode
gerar um grfico no Excel e exibilo na Web. Porm, antes de fazer a
publicao, interessante ter uma
idia de como a planilha seria mostrada em um browser. Siga os procedimentos abaixo:

1. Com a planilha aberta na


tela, clique no menu Arquivo
> Visualizar pgina da Web
para fazer com que o seu navegador padro seja acessado.

tem acesso Internet, possvel abrir uma pgina de dentro da planilha.

2. Repare que todas as


planilhas so exibidas e no
apenas a planilha selecionada. Para provar o quanto a
Web est integrada com o
Excel, existe uma barra de ferramentas com botes tpicos
de um navegador e, se voc

58 101 Dicas Excel - 2a Edio

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58

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3. Clique no menu Exibir >


Barras de ferramentas >
Web. A barra que apareceu
possui os mesmos botes de
um browser: Voltar e Avanar, Parar, Atualizar, Pgina inicial e Pesquisar na
Web; ou seja, o funcionamento da barra idntico ao de
um navegador. Se voc estiver
com vrias pastas de trabalho

abertas, use o boto Ir para


navegar entre elas.
4. Voc pode digitar um endereo de pgina da Web na caixa branca e pressionar Enter
em seguida. Assim, se voc
estiver conectado Internet, o
seu browser padro ser chamado automaticamente.

Dica 63 Salvando como pgina da Web


Depois de navegar por sua
planilha usando o browser padro
e verificar que todas as informaes

foram exibidas sem problemas, voc


j pode publicar a sua planilha no
formato para Internet.

1. Selecione as clulas que devem fazer parte da sua pgina


da Web. Caso voc queira que
a pgina contenha mais de uma
planilha, no selecione nada.

gadores de Internet. Voc tem


a opo de criar uma pgina
contendo todas as planilhas da
sua pasta de trabalho ou contendo apenas as informaes
das clulas que voc selecionou. Para isso, escolha entre os
itens: Pasta de trabalho inteira ou Seleo: Planilha.

2. Clique no menu Arquivo >


Salvar como pgina da Web.
3. Voc j conhece a tela de
Salvar como e h poucas
modificaes. Observe que na
caixa Salvar como tipo, no
lugar da extenso .xls, esto as
extenses HTM e HTML. Esse
o formato aceito pelos nave-

4. Clique na caixa Alterar


para definir um ttulo para sua
pgina. Esse texto deve aparecer na barra de ttulo do
navegador Web. Clique em
Salvar para criar a pgina.

Dica 64 Criando hiperlinks


Um hiperlink, ou simplesmente
link, uma referncia a uma pgina
ou a um local dentro da mesma
planilha.A sua utilidade imensa,pois,
basta um clique sobre um texto ou

imagem para que este seja acessado.


Quem navega com freqncia sabe o
que isso significa.Aquelas frases azuis
e sublinhadas so links, pois servem
de ligao com alguma outra pgina.

1. Um link dentro da planilha


representado da mesma
maneira que no navegador:
em fonte azul e sublinhada e,
assim que a seta do mouse
pra sobre ele, transforma-se

em uma mozinha branca.


Para criar o seu prprio link,
digite um texto qualquer,
como, por exemplo: CLIQUE
AQUI. Em seguida, selecione
a clula e pressione Ctrl + K.

Internet 59
Criao de grficos

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59

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2. Na tela Inserir hiperlink,


defina o que voc vai vincular
clula. Inicialmente, selecione a primeira opo: Pgina da Web ou arquivo existente. Ao lado, voc pode escolher uma das pginas navegadas recentemente ou digitar
a pgina desejada na caixa
Endereo:. Na parte superior, defina uma dica de tela,
que seria uma pequena mensagem a ser exibida quando o
ponteiro do mouse parar sobre o link. Por exemplo, se o
link vai acessar o site da
Microsoft, coloque a seguinte
dica de tela: Clique aqui para
abrir a pgina da Microsoft.
Clique em OK para terminar.

3. Repare que o texto da clula


ficou azul e, se for clicado, o site
ser acessado. Para selecionar
uma clula que contenha um
link, voc pode utilizar as setas
de direo do teclado ou clicar

na clula, mantendo o boto do


mouse pressionado.
4. Crie agora um link para
acessar uma clula de uma
planilha qualquer de sua pasta
de trabalho. Digite o texto
ACESSAR PLANILHA, selecione a clula e pressione Ctrl + K.
5. Agora, escolha a opo
Colocar neste documento,
digite a referncia da clula e,
na lista abaixo, escolha a
planilha a ser acessada. Neste exemplo, a planilha INVESTIMENTOS foi a escolhida e
a clula A1 ser o destino. Da
mesma forma que na pgina
da Web, voc pode colocar
uma dica de tela para este link.
Clique em OK para finalizar.

6. Para retirar o link de alguma clula, basta selecion-la,


pressionar Ctrl + K e clicar no
boto Remover vnculo.

Dica 65 Importando tabelas da Internet para uma planilha


A integrao do Excel com a
Internet est cada vez melhor. Nas
ltimas verses, possvel capturar
uma informao da rede e traz-la
para a sua planilha. Outra mudana

extremamente til que essa tabela


retirada da Internet pode ser atualizada de tempos em tempos para que
voc tenha acesso a dados constantemente atualizados.

1. Certifique-se de que voc


est acessando a Internet.
Em seguida, clique no menu
Dados > Importar dados
externos > Nova consulta
Web....

2. Ser aberto um pequeno


browser no qual voc pode navegar normalmente pelas pginas da Internet. No entanto,
algumas opes de visualizao das pginas podem ser

60 101 Dicas Excel - 2a Edio

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60

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modificadas. Para isso, clique


no boto Opes. Na tela que
surgir, voc pode escolher o
tipo de formatao que ser
exibido (d preferncia para
Nenhuma), dentre outras opes. Clique em OK.
3. Digite o endereo do site
desejado na caixa de endereo e clique no boto Ir. Em seguida, a pgina ser exibida
abaixo e, ao lado de cada tabela haver uma seta amarela. Selecione a(s) tabela(s) de
que voc precisa e clique no
boto Importar.
4. Na tela seguinte, indique o
local onde os dados sero colocados. Voc pode escolher
uma clula da planilha atual
ou criar uma nova planilha.
Em seguida, clique no boto

Propriedades e selecione a
opo Salvar definio de
consulta para que, no futuro,
voc possa atualizar as informaes da tabela. A opo
Ativar atualizao em segundo plano permite que
voc continue trabalhando
com o Excel no momento da
atualizao dos dados. Caso
voc queira estipular de quanto em quanto tempo os dados
da tabela sero atualizados
com os da Internet, selecione
a opo Atualizar a cada e
digite os minutos ao lado.
5. Voc pode programar a atualizao para ocorrer quando
o arquivo for aberto. Para isso,
selecione Atualizar dados
em Abrir arquivo, clique em
OK e OK novamente na prxima tela.

Integrao do Excel com


outros aplicativos
Dica 66 Vinculando objetos
No a toa que muitas ferramentas do Excel tambm esto disponveis
no Word e demais aplicativos do pacote Office. O objetivo final compartilhar as informaes entre os programas, fazendo com que trabalhem em
conjunto para aproveitar as vantagens
que o outro pode oferecer. Se, por
exemplo, voc quer criar um docu-

mento e no meio dele inserir uma tabela, crie-a no Excel e transfira-a para
o Word. Melhor ainda modificar as
informaes em um programa e atualizar o que est no outro no mesmo
instante. Isso recebe o nome de vnculo, pois uma tabela que inserida
no Word depende das informaes
digitadas no arquivo do Excel.

1. Para criar um vnculo, primeiro


defina quais sero os arquivos
de origem e destino. A origem
contm as informaes-base
que podem ser modificadas. O
destino onde as informaes
so mostradas e sempre atua-

lizado de acordo com a origem.


No exemplo citado acima, a origem seria o arquivo do Excel e o
destino, o documento do Word.
Portanto, para comear, abra
uma planilha que contenha a tabela a ser vinculada.

Criao
grficos 61
Integrao do Excel com
outros de
aplicativos

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61

29/6/2004, 17:15

2. Acesse o Microsoft Word


usando o menu Iniciar. Para
alternar entre o Word e o
Excel, use o atalho Alt + Tab.
Selecione o intervalo de clulas que interessa e clique no
boto Copiar, presente na
barra de ferramentas.
3. Retorne ao Word e clique no
menu Editar > Colar especial. Provavelmente, a indicao
do intervalo de clulas que foi
copiado aparecer na parte
superior da janela como sendo a origem dos dados.

5. Clique em OK para vincular os dois arquivos. Agora,


coloque as duas janelas lado
a lado (se voc estiver somente com os dois programas
abertos, basta clicar com o
boto direito na barra de tarefas e clicar em Janelas lado
a lado). Altere algum dado no
Excel e observe se a atualizao feita tambm no Word.

4. Clique na opo Colar vnculo e, depois, em Como:.


Essa opo define para o Word
que tipo de informao est
sendo colada. Nesse caso, a
informao est vindo de uma
planilha do Excel.

Dica 67 Incorporando objetos


O processo para incorporar um
objeto no muito diferente da
vinculao. Da mesma maneira, voc
deve definir os arquivos de origem e
de destino. A diferena acontece no
momento de incorporar o objeto, uma

vez que agora ele no depende mais


da sua origem, ou seja, depois que o
objeto colado, ele se torna independente da origem e conseqentemente no sofrer mais atualizaes de
acordo com a origem.

1. Repita o procedimento do
exerccio anterior: selecione
o intervalo de clulas desejado dentro do Excel e faa
uma cpia.
2. Abra um novo documento no Word e clique no menu
Editar > Colar especial.
Selecione Colar e, em seguida, escolha a opo Planilha do Microsoft Excel:
objeto, para informar ao
Word a provenincia do arquivo. Clique em OK.

3. Aparentemente, o resultado
foi o mesmo, mas se voc fizer
o teste de alterar alguma informao no Excel ver que o
Word no atualizado. Da podemos dizer que incorporar um
objeto inseri-lo efetivamente
no programa de destino.

62 101 Dicas Excel - 2a Edio

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Dica 68 Usando hiperlinks para acessar outros programas


Voc j viu que com o recurso
hiperlink possvel acessar uma
pgina da Internet ou deslocar-se
para uma parte da planilha em determinada clula. Agora, voc vai

aprender a acessar outros programas por meio de um link criado no


Excel. Para abrir, por exemplo, um
arquivo do Word no Excel, proceda
da seguinte forma:

1. Abra o arquivo que contm


a planilha do Excel. A partir
dessa tela que voc vai abrir
um documento do Word.
2. Digite dentro de uma clula o
nome do documento que quer
abrir. No nosso caso, vamos abrir
o arquivo chamado ndice 101
dicas. Selecione a clula e acesse
o menu Inserir > Hiperlink.
3. Na tela que aparecer, escolha a opo: Pgina da Web
ou arquivo existente. Selecione Pastal atual ou Arquivos
recentes para encontrar o documento. Se no encontr-lo,
use o boto Procurar arquivo.

4. Ao encontr-lo, digite uma


dica de tela para o link,
clicando no boto Dica de
tela.... Clique em OK.
5. Assim, quando voc clicar
sobre a clula que contm o
link, o documento ser aberto
juntamente com o programa
de origem.

Tabelas dinmicas
Dica 69 Construindo uma tabela dinmica
As tabelas dinmicas, como o
nome sugere, permitem a exibio dos dados de uma tabela de
forma eficiente e rpida. Elas so

usadas para manipular informaes muito extensas, seja do prprio Excel ou de algum banco de
dados externo.

1. Construa uma tabela, por


exemplo, com nomes de vendedores, nmero de vendas, regio e produtos. Clique no menu
Dados > Relatrio de tabela
e grfico dinmicos.... O Assistente de tabela dinmica
e grfico dinmico guiar voc
por trs etapas para criar a tabela. A primeira etapa consiste
em mostrar onde esto os dados a serem analisados. Voc
pode escolher os dados de uma

planilha do Excel ou de alguma


fonte de dados externa. Abaixo
escolha o que deve ser criado,
no caso, uma Tabela dinmica. Clique em Avanar.

Tabelasde
dinmicas
Criao
grficos 63

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o layout para isso, arraste vendedor para o campo LINHA,


regio para COLUNA, vendas
para DADOS e produtos para
PGINA. Clique em OK.

2. Na prxima etapa, mostre


onde esto os dados para a
construo da tabela, digitando o endereo na caixa Intervalo ou clicando no boto
com a marca vermelha e selecionando o intervalo na
planilha. Caso esteja em outro arquivo, clique no boto
Procurar. Avance.

3. Na ltima etapa, clique no


boto Layout. As colunas da
tabela aparecem direita: vendedor, vendas, regio e produtos. Use o digrama para criar

4. Escolha a clula de destino


para a tabela dinmica (se
desejar, voc tem a opo de
criar uma nova planilha) e
clique em Concluir. A tabela
dinmica ser criada na clula indicada, listando os vendedores cadastrados em coluna,
as regies em linha e os valores que representam a soma
das vendas de cada vendedor
por regio no centro. Para
escolher um produto especfico a ser exibido por vez, clique
na seta ao lado da caixa Produtos e escolha o desejado.

Dica 70 Modificando uma tabela dinmica


Aps criar a tabela dinmica
e acostumar-se com o seu funcionamento, voc pode mudar a
sua estrutura, ou layout, quando
julgar necessrio. Observe que

uma barra de ferramentas chamada Ta bela dinmica surgiu assim


que a tabela foi criada. com ela
que voc vai configurar a sua tabela dinmica.

1. D dois cliques no campo


em que est escrito Soma de
vendas. Uma pequena tela se
abrir para que voc escolha
outro clculo a ser feito com
os valores, caso queira. Escolha, por exemplo, mdia e
clique em OK.

64 101 Dicas Excel - 2a Edio

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2. Voc pode reorganizar o


layout de sua tabela, arrastando os itens para fora dela. Para
treinar, arraste as caixas vendedor e regio. Dessa forma, somente o total ser exibido. Localize a janela Lista de campos da tabela dinmica (caso
ela no esteja na tela, clique no
ltimo boto da barra de ferramentas de tabela dinmica para
exibi-la). Observe que os itens
em negrito so os que esto
presentes na tabela no momento. Clique no item vendedor e
arraste para o local em que estavam as regies (em linha) e
arraste Regio para onde estavam os vendedores.
3. Para retornar ao assistente
de criao de tabela dinmica
e fazer novas configuraes,

basta clicar em qualquer local


da tabela. Em seguida, acesse
Tabela dinmica > Assistente. Voc pode mudar, por
exemplo, os dados que esto
sendo consultados. Clique no
boto Voltar e selecione um
novo intervalo. Ao terminar,
clique em Concluir.
4. Se voc tiver escolhido algum item para o campo PGINA, ter a possibilidade de
criar uma planilha para cada
produto e, com isso, separar
as informaes. Clique em algum lugar da tabela e depois
na opo Tabela dinmica
da barra. No menu que aparecer, clique em Mostrar pginas.... Selecione o nico
item da lista (no caso, produtos) e clique em OK.

Dica 71 Construindo um grfico dinmico


Da mesma maneira que voc
criou uma tabela que acessa dinamicamente os dados de outra
planilha, voc pode criar um

grfico dinmico que acesse os


mesmos dados e que possa ser
for matado como qualquer
outro grfico.

1. Clique em qualquer lugar


da sua tabela dinmica e depois em Tabela dinmica >
Grfico dinmico. Automaticamente, um grfico ser
gerado em uma nova planilha
e voc poder modific-lo.

3. Na prxima etapa, digite um


ttulo para o grfico e para os
eixos, se desejar. Mude tambm
as opes de legenda ou linhas
de grade e clique em Avanar.
Escolha uma nova planilha para
colocar o grfico modificado e
clique em Concluir.

2. Clique no boto Assistente de grfico presente na


barra de ferramentas de tabela dinmica. Com ele, voc
pode escolher outro tipo de
grfico ou configurar algumas
opes. Escolha o tipo Colunas 3D e clique em Avanar.

4. Modifique o seu grfico


dinmico usando os botes
de produtos, regio e vendedores. Escolha, por exemplo, apenas um dos vendedores da lista.

Tabelasde
dinmicas
Criao
grficos 65

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5. Voc tambm pode clicar


duas vezes no boto que verifica a mdia das vendas e
mudar o clculo usado para os
dados do grfico.

Dica 72 Outras opes de configurao


Alm dos recursos j citados
para configurar a sua tabela dinmica, existem alguns que podem tornar ainda mais objetivos os dados

mostrados na planilha. possvel


tambm formatar a tabela com o
objetivo de personalizar o clculo
feito com as vendas.

1. Para aplicar uma formatao


tabela dinmica, a maneira
mais rpida acessar Tabela
dinmica > Formatar relatrio. Escolha um dos modelos de autoformatao e clique
em OK.

3. Use o recurso Mostrar detalhes, se quiser exibir os dados originais de um item. Por exemplo,
voc pode mostrar as vendas por
produto em vez de mostrar a
mdia. Para isso, clique na clula em que est escrito o nome
do vendedor (no nosso caso, o
vendedor James). Em seguida,
clique em Tabela dinmica >
Agrupar e mostrar detalhes
> Mostrar detalhes. Escolha o
item Produtos na tela que surgir e clique em OK. Para tirar esse
detalhe, clique no boto Ocultar detalhe.

2. As informaes da tabela dinmica no podem ser removidas ou modificadas, como voc


j deve ter notado. Os dados da
tabela devem ser alterados na
planilha de origem. Faa as alteraes que julgar necessrias
e retorne planilha da tabela
dinmica. Para que as novas informaes cadastradas tenham
efeito na tabela dinmica, clique
no boto Tabela dinmica e
depois em Atualizar dados.

4. Para classificar a ordem em


que os vendedores aparecem,
por exemplo, e deixar o que vendeu mais no topo da lista, faa o
seguinte: selecione a caixa Vendedor, clique em Tabela dinmica > Classificar e 10 primeiros, selecione Decrescente no
lado esquerdo e escolha o campo Soma de vendas na caixa.
Deixe a AutoApresentao dos
10 primeiros desativada. Clique
em OK.

66 101 Dicas Excel - 2a Edio

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Aspectos avanados
Dica 73 Procurando arquivos do computador no Excel
O painel de tarefas do Office
que pode ser acessado pelo menu
Exibir possui recursos que ficam
disponveis para todos os aplicativos

do pacote. Voc pode, por exemplo,


procurar por pastas de trabalho que
estejam em seu computador sem precisar sair do programa.

1. Ao abrir o painel de tarefas,


acesse o painel Pesquisar,
usando a seta preta no canto
superior direito.

lha a condio de busca, como


maior que, e, na caixa Valor,
digite o tamanho limite. Clique
em Adicionar para incluir o
critrio na lista. Voc pode criar
outros critrios de busca, a sua
escolha. Escolha como condio
esta semana e clique no boto Adicionar novamente.

2. Na caixa Texto de pesquisa, digite o nome ou parte do


nome do arquivo a ser procurado. Na seo Outras opes de pesquisa:, selecione o local a pesquisar, clicando
na caixa Pesquisar em:. Voc
pode escolher Todos os locais
ou clicar em Meu computador para definir apenas uma
unidade de busca.
3. Em seguida, informe o tipo
de arquivo: Word, Excel,
PowerPoint etc. Para que
retornem arquivos de qualquer um dos tipos, clique na
opo Tudo.

6. Como foram inseridas duas


condies para busca, voc
pode escolher entre verificar
se a pesquisa satisfaz as duas
(opo E) ou uma das duas
(opo OU). Aps configurar
tudo, selecione o tipo do arquivo e o local a ser pesquisado e depois clique no
boto Pesquisar.

4. Para realizar uma pesquisa


bsica, clique no boto
Pesquisar. Os resultados so
mostrados em uma lista cujos
dados podem ser acessados
por meio de um clique sobre
eles. Para fazer outra pesquisa, clique em Modificar.
5. Realize uma pesquisa mais
aprimorada, clicando no link
Pesquisa avanada. Selecione, na caixa Propriedade, alguma das informaes do arquivo a ser pesquisado, como
Tamanho, por exemplo. Esco-

Aspectos avanados 67

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Dica 74 Distribuindo o texto em colunas


Graas integrao do Excel com
outros aplicativos do Office, voc
pode copiar as informaes de um
documento e col-las em uma
planilha ou mesmo vincul-las. No
entanto, pode ser trabalhoso copiar

cada texto ou valor do documento


dentro de uma clula do Excel, principalmente se forem muitas informaes. Por isso, h uma maneira rpida
para transferir cada texto e valor para
a sua respectiva clula.

1. Separe as informaes do seu


documento valendo-se de algum sinal (ponto e vrgula, trao etc.), tabulao ou mesmo
com espaos. Selecione e copie
todo o texto e acesse o Excel.
2. Clique na clula desejada
e cole os dados nela (pressionando Ctrl + V). Selecione as
clulas com o texto.

3. Clique no menu Dados >


Texto para colunas.... Na tela
do Assistente para converso, escolha a opo Delimitado e clique em Avanar.

4. Na tela seguinte, selecione


qual o delimitador do texto,
por exemplo, o sinal da vrgula, e clique em Avanar.

5. Voc pode atribuir um formato para cada uma das colunas que sero criadas ou at
mesmo ignorar colunas desnecessrias. Selecione a coluna e
escolha o formato. Defina qual
ser a clula de destino (em
geral, a mesma de origem) e
clique no boto Concluir.

Dica 75 Vinculando planilhas


Imagine que voc esteja trabalhando com duas planilhas diferentes,
nas quais alguns dos dados que esto
em uma repetem-se na outra. Qual-

quer alterao que ocorrer em uma,


tem de ser feita manualmente na segunda. Isso, alm de trabalhoso, pode
gerar diversos erros de digitao.

68 101 Dicas Excel - 2a Edio

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1. Para que os dados de uma


planilha estejam ligados ou vinculados com os de outra, clique
na planilha de origem e selecione o intervalo de clulas a ser
vinculado. Voc pode fazer isso,
por exemplo, com os nomes
dos seus clientes, que devem
aparecer em duas planilhas.

2. Clique na segunda planilha


e, em vez de simplesmente
colar, clique no menu Editar
> Colar especial....

3. Clique no boto Colar vnculo. Clique em uma das clulas que foi colada e observe
que o contedo dela algo
como: =[tabela base para
captura 37.xls] Plan1'!A2.
Isso quer dizer que o valor dessa clula igual ao da clula
A2 da planilha copiada.

4. Faa um teste com os valores


das clulas e clique na primeira
planilha. Altere um dos dados e
volte para a segunda planilha
para verificar a modificao.

Dica 76 Personalizando a barra de ferramentas


A barra de ferramentas oferece os mesmos recursos presentes
nos menus, mas de maneira mais
fcil e rpida. Conforme a sua necessidade, voc pode exibir ou

ocultar as barras da tela. Melhor


do que isso que voc pode escolher qual boto da barra ser exibido ou no. Para fazer isso, siga
estes passos:

1. Clique no menu Exibir >


Barras de ferramentas >
Personalizar. Clique na guia
Barras de ferramentas para
escolher uma das barras do
Excel. Os itens selecionados
indicam que a barra j est visvel na tela.

Aspectos avanados 69

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2. Clique na guia Comandos.


Nela, voc tem acesso a todas
as tarefas do programa e pode
selecionar o que desejar na lista de categorias. Algumas coincidem com a barra de menu.
Ao clicar na categoria sero
exibidos ao lado os comandos
pertencentes a ela.

3. Clique no comando desejado e arraste para a tela do Excel.


Observe que ao ser arrastardo,
o item fica com um contorno
preto. Para tirar qualquer boto da tela, basta fazer o processo inverso, ou seja, arrastlo para a janela Personalizar.
4. Clique na guia Opes.
Nesta tela, voc pode definir
se as barras Padro e
Formatao sero mostradas
em apenas uma linha, escolher cones grandes para representar os botes ou ainda
escolher mostrar ou no as
dicas de tela na barra de ferramentas. Ao finalizar, clique
em Fechar.

Dica 77 Construindo uma nova barra de ferramentas


Alm de exibir, ocultar ou modificar as barras de ferramentas que j
existem no Excel, voc tem a possibilidade de criar a sua prpria barra
com botes personalizados. Isso

pode ser til no caso de voc precisar sempre de um boto pertencente a uma barra e outro que pertena
a outra. Nesse caso, voc poderia
junt-los em uma barra s.

1. Clique com o boto direito


sobre qualquer barra ou menu
do programa e escolha Personalizar. Se desejar, use o
menu Exibir > Barras de ferramentas > Personalizar.

70 101 Dicas Excel - 2a Edio

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2. Na tela Personalizar,
clique em Barras de ferramentas > Nova.... Digite um
nome qualquer para a sua
nova barra e clique em OK.

Excel, porm, ainda no possui nenhum comando. Clique


na guia Comandos, selecione
os botes que deseja colocar
na barra e arraste-os para ela.

3. Observe que um novo item


foi adicionado lista e uma
pequena barra vazia foi apresentada. Ela possui os mesmos
elementos de uma barra do

4. Ao soltar o boto em sua


barra, aproveite enquanto ele
ainda est selecionado e
clique em Modificar seleo
para mudar a maneira como
esse boto ser exibido, para,
por exemplo, exibir somente
texto ou imagem e texto.

Dica 78 Ferramenta Solver


Esta ferramenta muito usada
para fazer projees futuras de valores com base em hipteses. Muitos costumam confundi-la com a
ir meta
ferramenta Ating
Atingir
meta, porm,
sua funcionalidade muito superior. Suponha que voc deseja che-

gar a um determinado valor de lucro (17000, por exemplo) e, para


isso, precisa considerar os diversos valores vinculados a ele, como
o desconto de despesas, comisso
de vendedores etc. Para isso, siga
estes passos:

1. Digite uma planilha com os


dados a seguir:

2. Depois de criada a planilha,


digite as seguintes frmulas:
na clula C2, =B2*$C$1. Arraste essa frmula para as
duas linhas de baixo e crie
uma autosoma nas clulas B5
e C5 para os valores de cima.
Para obter o lucro, crie essa
frmula: =B5C9+C7C5.

Aspectos avanados 71

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71

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3. Clique no menu Ferramentas > Suplementos, selecione


a opo Solver e clique em OK.
Isso pode requerer o CD de instalao do pacote Office XP.

4. Aps ter feito isso, clique novamente no menu Ferramentas e escolha a opo Solver...
que voc acabou de habilitar.

5. Na tela Parmetros do Solver que apareceu, defina a clula de destino como C10. Esta
a clula que voc tem por objetivo alterar (neste caso, a clula
que contm o lucro). Abaixo, escolha Valor de: para definir um
valor exato de modificao da
clula e digite 17000. Na caixa
de clulas variveis, defina quais
clulas da planilha podero sofrer alteraes para que o lucro
seja atingido. Clique no boto
com a marca vermelha que se
encontra dentro da caixa Clulas variveis. Selecione a clula C1 e, segurando a tecla Ctrl,
selecione o intervalo B2:B4 e as
clulas C7 e C9. Clique no mesmo boto para voltar.

6. Adicione restries s mudanas que o Solver vai fazer


na planilha. Por exemplo, no
ser permitido que a comisso
do vendedor seja negativa.
Para atribuir essa restrio,
clique no boto Adicionar. A
primeira caixa serve para voc
escolher em qual clula ser
aplicada a restrio (neste
caso, selecione o intervalo de
C2 at C4). Ao lado, escolha
o sinal de maior e igual e, na
ltima caixa, digite 0. Assim,
voc fora o Excel a sempre
permanecer com valores positivos ou nulos nestas clulas.
Voc pode adicionar mais restries se desejar, ou alterar as
que j existem. Clique em OK
e depois no boto Resolver
para executar o clculo.
7. Na janela Resultados do
Solver, voc pode escolher
aceitar a soluo proposta
(observe os valores na
planilha), selecionando Manter soluo do Solver, ou recusar, clicando em Restaurar
valores originais. Caso voc
escolha a primeira opo, ao
lado estaro disponveis trs
itens para exibio do resultado. Escolha Resposta e
clique em OK. Uma nova
planilha chamada Relatrio
de respostas 1 ser criada
com todas as informaes originais e as alteradas pelo Solver. Use essa planilha para fazer suas anlises.

72 101 Dicas Excel - 2a Edio

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72

29/6/2004, 17:24

Dica 79 Protegendo a planilha


Se a planilha que voc acabou de criar ser acessada por
vrias pessoas e algumas informaes no podem sofrer alteraes, voc precisa proteg-la
de alguma forma. Voc tem duas

opes: simplesmente bloquear


a edio das clulas (neste caso,
qualquer pessoa poder ia desbloquear); ou bloquear a edio
colocando uma senha para acesso. O procedimento :

1. Selecione todas as clulas da


planilha, pressionando Ctrl + T.
Clique no menu Formatar >
Clulas e selecione a guia
Proteo. Nela existem duas
opes: Bloqueadas e Ocultas. Desmarque as duas opes e clique em OK.

3. Apesar de ter selecionado


as opes, a clula ainda no
est bloqueada. Para fazer isso
clique no menu Ferramentas
> Proteger > Proteger
planilha e marque a caixa
Proteger a planilha e o contedo de clulas bloqueadas. Abaixo, digite uma senha
que ser exigida no momento
de desproteg-la.

2. Agora, selecione o intervalo de clulas a ser bloqueado.


Volte tela de formatao e
clique na guia Proteo. Selecione Bloqueadas e Ocultas para que o contedo da
clula no seja exibido na barra de frmulas. Isso pode ser
muito interessante, pois no
permite que ningum copie a
sintaxe de uma funo que
voc criou. Selecione as duas
e clique em OK.

4. Na lista maior, selecione as


funes s quais os usurios
tero acesso, ou seja, o que
podero fazer sem precisar
desbloquear a planilha. Clique
em OK e, se voc digitou uma
senha, uma nova tela ser
aberta para confirmao da
senha. Vale lembrar que o
Excel faz distino entre caixa
alta e baixa.
5. Para desbloquear a planilha, clique no menu Ferramentas > Proteger >
Desproteger planilha.

Dica 80 Outras opes de proteo


Ao proteger a planilha, todas
as suas clulas ficam bloqueadas.
Porm, a prpria planilha que
contm essas clulas pode sofrer
alteraes, como ser excluda ou
copiada. Para e vitar que isso

acontea, voc deve proteger


toda a pasta de trabalho. Alm
disso, ao proteger a planilha,
voc pode querer deixar um intervalo de clulas livre para alterao do usurio. Acompanhe:

Aspectos avanados 73

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73

29/6/2004, 17:29

1. Para proteger toda a pasta


de trabalho, clique no menu
Ferramentas > Proteger >
Proteger pasta de trabalho.... Na tela que surgir, selecione Estrutura para impedir
que os usurios modifiquem as
planilhas seja excluindo-as,
movendo-as ou renomeandoas e que novas planilhas sejam inseridas. E escolha Janelas para que os usurios no
possam redimensionar, mover
ou fechar as janelas da pasta.
2. Digite uma senha para essa
proteo de pasta (lembre-se
da distino entre maisculas
e minsculas) e clique em OK.
Uma pequena janela aparecer para a confirmao da senha, redigite-a e clique em OK.

3. Para permitir que algumas


clulas sejam alteradas pelos
usurios, clique no menu Ferramentas > Proteger >
Permitir que os usurios
editem intervalos. Clique no
boto Novo..., digite um ttulo para o intervalo e clique na
caixa Referncia a clulas
para digitar o intervalo de clulas. Clique em OK e no boto Proteger planilha para
efetuar a proteo.
4. Voc pode eliminar ou modificar os intervalos cadastrados. Para isso, retorne tela
Permitir que os usurios editem intervalos, selecione o
intervalo que voc quer modificar e clique no boto Modificar. Voc pode digitar outro
nome, selecionar um novo intervalo ou configurar uma senha para o intervalo. Clique em
OK para confirmar. Para eliminar um dos intervalos da lista,
selecione-o e clique em Excluir.

Dica 81 Formatao condicional


Seria interessante que uma clula mudasse de cor conforme o
seu contedo, no mesmo? Em
uma planilha de controle de notas escolares, por exemplo, quando o status do aluno for verifica-

do, a clula pode ficar com letras


vermelhas se o aluno for reprovado, verdes se ele ficar em recuperao e azuis, se ele for aprovado. Isso chamado de formatao condicional.

1. Selecione a clula que deve


sofrer a formatao condicional. Crie, por exemplo, uma
frmula para verificar o status
do aluno: acima de 7, est
aprovado; abaixo de 5, est
reprovado; entre 5 e 7, est
em recuperao. Para cri-la,
use a funo SE (ver a dica 25).
Clique no menu Formatar >
Formatao condicional.

2. Na primeira caixa, escolha


se o que vai ser analisado ser
um valor ou uma frmula. Se
for um valor, selecione O valor da clula :. Na prxima
caixa, escolha a condio para
o valor: maior, menor, igual,

74 101 Dicas Excel - 2a Edio

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74

29/6/2004, 17:29

diferente, entre etc (no nosso


caso, usaremos a opo igual
a). Na caixa seguinte, digite o
valor a ser verificado ou, se o
valor estiver em alguma clula
da planilha, clique no boto e
selecione a clula. No retngulo branco, digite APROVADO.
3. Clique no boto Formatar
e selecione a guia Fonte. Escolha o estilo Negrito e a cor
azul. Clique na guia Borda,
escolha a cor azul e clique no
boto Contorno. Clique na
guia Padres e escolha azulclaro para a cor de fundo da
clula. Clique em OK.

mudando apenas o texto para


RECUPERAO e as cores de
formatao para verde, em
vez de azul.
5. Clique no boto Adicionar
>> para criar a ltima condio. Execute os mesmos passos e mude apenas o texto para
REPROVADO e as cores de
formatao para vermelhas.

4. Clique no boto Adicionar


>> e proceda da mesma forma da primeira condio,

Dica 82 Rastreando erros na planilha


Ao construir planilhas, muitas
coisas podem passar despercebidas.
Voc pode, por exemplo, criar uma
frmula incorreta e gerar um resul-

tado inconsistente. Dividir um nmero por zero ou fazer uma referncia circular so erros diagnosticados pelo Excel.

1. Provoque um erro: clique na


clula A1 e digite =B4. Agora,
clique na clula B4 e digite
=A1. Ao pressionar Enter, o
Excel provavelmente vai enviar
uma mensagem de erro. O erro
diagnosticado recebe o nome
de referncia circular e pode
ocorrer em muitas ocasies ao
criar frmulas. Mesmo sabendo do erro, pressione OK.

2. Uma barra chamada Referncia circular aparecer e


as duas clulas com as frmulas sero unidas por uma seta
azul. A primeira caixa dessa
barra mostra a referncia das
duas clulas com erro. Use o
boto Rastrear dependentes e Rastrear precedentes
para verificar as referncias de
erro da clula selecionada
com as demais. O ltimo boto remove as setas azuis.
3. Outra maneira de controlar os erros usando a barra
Auditoria de frmulas, que
pode ser acessada pelo menu
Exibir > Barras de ferra-

Aspectos avanados 75

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75

29/6/2004, 17:29

mentas > Auditoria de frmulas. Alm dos botes de


rastreamento, voc pode criar
um comentrio na clula selecionada ou avaliar a frmula da clula. Digite em uma
clula qualquer: =SEA2(. Isso
vai retornar um erro para o
Excel do tipo #NOME?.

4. Uma vez na barra de Auditoria de frmulas, clique no


primeiro boto, chamado

Verificao de erros. Na tela


que surgir, voc pode obter
ajuda sobre o erro, mostrar
etapas de clculo ou ignorar
o erro. Clique no boto Opes. Defina se a verificao
de erros deve ficar sempre ativada ou no (recomendvel),
clicando na primeira opo.
Nas opes seguintes, selecione tudo o que voc quer que
o Excel trate como um erro. O
ideal que todas essas opes
sempre estejam selecionadas.
Ao terminar, clique em OK.

Dica 83 Definindo regras de validao


Muitos usurios, ao cadastrar as
informaes na planilha que voc
criou, podem estar desatentos e
digitar um dado errado, como um

salrio negativo ou uma idade igual


a zero. Para evitar que isso ocorra,
adicione regras s clulas que precisam ser controladas.

1. Selecione o intervalo de clulas para o qual voc precisa


definir uma regra de validao,
por exemplo, a idade do cliente. Clique no menu Dados >
Validao.... Na tela Validao de dados, defina os critrios para a verificao; na
caixa Permitir, escolha que
tipo de dado o usurio deve
digitar. Neste caso, escolha
Nmero Inteiro. Na prxima
caixa, escolha o critrio maior
do que e, na caixa Mnimo
que apareceu, digite 14.

2. Clique na guia Mensagem


de entrada. Para que o Excel
envie uma mensagem para o
usurio, selecione a opo
Mostrar mensagem de entrada ao selecionar clula.
Digite o ttulo da mensagem
na caixa Ttulo e, na caixa
Mensagem de entrada, a
mensagem em si.
3. Clique na guia Alerta de
erro para definir a mensagem
que o usurio vai receber, caso
o critrio estabelecido seja violado. Selecione a primeira
caixa da tela, escolha o estilo
do desenho que vai aparecer
na mensagem e digite o ttulo
e a mensagem de erro. Ao final, clique em OK.
4. Para tirar a validao de
uma clula, basta voltar tela
de validao e clicar no boto
Limpar tudo.

76 101 Dicas Excel - 2a Edio

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29/6/2004, 17:29

Dica 84 Nomeando intervalos de clulas


N o m o m e n t o d e e l a b o ra r
uma frmula, ou mesmo para
alter-la, voc sempre vai deparar com intervalos e mais intervalos de clulas. Se, na sua

planilha, voc faz referncia diversas vezes para o mesmo intervalo de clulas, muito mais
fcil dar um nome para ele e uslo nas frmulas.

1. Clique em uma clula qualquer. Observe que ao lado da


barra de frmulas encontra-se
a caixa de nome, cuja funo
mostrar o nome da clula ou
o intervalo ativo. Selecione o
intervalo de clulas ao qual
voc deseja atribuir um nome.

3. Em vez de digitar o nome


para o intervalo, voc pode
selecionar uma coluna de dados j com o nome na parte
superior. Dessa forma, o nome
atribudo para o intervalo ser
o prprio ttulo da coluna. Selecione a coluna e clique no
menu Inserir > Nome > Criar.... Selecione a opo Linha
superior e clique em OK.

2. Acesse o menu Inserir >


Nome > Definir... e digite na
primeira caixa o nome desejado para o intervalo. Se necessrio, clique no boto com
a marca vermelha para selecionar o intervalo. Clique em
Adicionar e depois em OK.

4. Para eliminar algum nome de


intervalo, retorne tela de definio, clique sobre o nome e,
em seguida, no boto Excluir.

Dica 85 Criando cenrios


Fazer previses financeiras
uma tarefa muito comum entre as
pessoas. Para ajudar a calcular os
gastos com base em hipteses de
valores, voc pode criar os chama-

dos cenrios em uma planilha. O


que um cenrio faz apenas guardar informaes de valores para
que voc possa analisar melhor sua
situao financeira.

1. Crie a planilha apresentada


a seguir e selecione as clulas
B1 e B2.

Aspectos avanados 77

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77

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2. Clique no menu Ferramentas > Cenrios > Adicionar..., digite um nome para
o novo cenrio, (algo como
Previso) e clique em OK.
Agora o momento de digitar
as suas previses, por exemplo: Se a receita fosse 24780
e as despesas 7410, quanto eu
teria de saldo?. Para responder a essa pergunta, digite
esses valores nas duas caixas
e clique em OK. Em seguida,
clique no boto Mostrar.
3. Para avaliar o que foi feito,
ou seja, ver lado a lado a situao atual e as projees futuras em uma planilha, clique no
boto Resumir.... Na tela seguinte, mostre a clula com a

frmula que foi afetada pelo


cenrio, (no caso, a B3). Escolha a opo Resumo do cenrio e clique em OK.

4. Voc ainda pode mesclar cenrios de outras planilhas com


os cenrios desta; para isso, basta
retornar tela de cenrios e clicar
no boto Mesclar. Selecione a
planilha desejada e o seu cenrio ser adicionado lista. Para
excluir um dos cenrios, basta
selecion-lo e clicar em Excluir.

Dica 86 Usando o recurso Atingir Meta


O recurso Atingir Meta, como
o nome sugere, ajuda a analisar
uma situao para chegar a algum
fim. Imagine que uma empresa
tem um lucro de 10000 por ms,

mas na verdade gostaria de ter


11000. Quanto ser que essa empresa deve vender a mais para ter
esse lucro ou quanto a menos de
despesas deve ter?

1. Crie uma planilha como a


mostrada a seguir:

3. Para fazer as projees agora, ou seja, determinar o que


deve ser feito para chegar ao
lucro de 11000, clique no
menu Ferramentas > Atingir
meta. Na tela Atingir meta,
clique na caixa Definir clula, que serve para determinar
qual a clula em que voc
quer projetar seu objetivo (nesse caso, a clula do lucro,
pois o lucro que voc quer
aumentar). Selecione ou digite
a clula C10.

2. Na clula C2, digite:


=B2*$C$1. Arraste essa frmula para as duas linhas de
baixo e crie uma autosoma nas
clulas B5 e C5 para os valores
de cima. Em seguida, crie essa
frmula para obter o lucro:
=B5C9+C7C5.

4. Na prxima caixa, digite o valor visado (neste exemplo,


11000). Em seguida, na caixa

78 101 Dicas Excel - 2a Edio

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Alternando clula, defina qual


das clulas vai sofrer a alterao
(neste exemplo, voc pode escolher a clula dos gastos ou da
comisso dos vendedores). Selecione a clula C1 e clique em OK.

cro, a comisso dos vendedores deve ser alterada de 15%


para 7%. Veja a planilha final:

5. Ao clicar em OK, os valores


da planilha so modificados at
que o lucro fique igual a 11000.
Portanto, para atingir esse lu-

Dica 87 Alterando um grfico com a ferramenta Atingir Meta


J que as informaes cadastradas na planilha podem sofrer alteraes e, com isso, ajudar na anlise
de hipteses, por que no melho-

rar ainda mais o estudo e gerar um


grfico desses dados? Assim, tornase mais claro o efeito de cada modificao de metas.

1. Usando a mesma planilha


da dica anterior, acrescente
apenas duas colunas: quantidade de material e preo
unitrio. Na clula que continha os valores de venda, coloque uma frmula para multiplicar a quantidade pelo preo. Em seguida, selecione as
colunas de nomes dos produtos e de totais de vendas.

3. Aps a criao, acesse a ferramenta Atingir meta, no


menu Ferramentas. Na caixa
Definir clula, digite E10 ou use
o boto ao lado da caixa para
selecionar essa clula. Pressione Tab e digite 17500 na caixa
Para valor. Por fim, defina, na
caixa Alternando clula, a clula B3. Dessa forma, voc est
configurando a tabela para atingir o lucro de 17500, afetando
a quantidade de lpis vendidos.
Clique em OK.

2. Clique no boto Assistente de grfico para gerar um


grfico em formato pizza 3D.
Coloque como rtulo o valor
e o nome da categoria e
posicione o grfico como um
objeto dentro da mesma
planilha (veja a Dica 50, sobre criao de grficos).

4. Observe a alterao efetuada na planilha e no grfico e,


na mensagem que aparecer,
clique em OK para aceitar ou
em Cancelar para retornar s
informaes originais.

Aspectos avanados 79

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Dica 88 Personalizando o Excel


O ambiente em que voc trabalha precisa ser muito agradvel. Com o Excel no diferen1. Clique no menu Ferramentas > Opes. A tela
que surge possui diversas
guias, e vamos comear pela
guia Exibir. Nela, voc define se quer mostrar ou no as
barras de frmulas e status
ou as janelas das pastas de
trabalho na barra de tarefas.
Alm disso, voc pode ocultar as linhas de grade da
planilha, tirando a seleo do
item Linhas de grade.

2. Na guia Geral voc tem


opes-padro a modificar,
como a lista de arquivos usados anteriormente e que so
exibidos no menu Arquivo.
Voc pode comear uma nova
pasta com apenas uma
planilha, se desejar. Basta
escolher essa opo na caixa
Nmero de planilhas da
nova pasta. Altere tambm
a fonte, o tamanho e o local
para gravao de arquivo.

te, por isso, aprenda agora a configurar o programa para deix-lo


com a sua cara.

3. Clique na guia Listas Personalizadas. Nessa tela, voc


pode controlar as listas personalizadas usadas quando voc
arrasta a ala de preenchimento. Se desejar, voc pode
criar outras listas, digitando os
valores ou importando-os da
planilha. Escolha a opo
NOVA LISTA e clique no boto Adicionar. Digite a sua lista personalizada e, ao terminar, clique novamente em
Adicionar. Dessa maneira, a
sua lista ficar disponvel a
qualquer momento que voc
use o autopreenchimento.
4. Ao terminar, clique em OK.
Voc pode mudar a aparncia
de sua planilha ainda mais.
Para isso, clique no menu
Formatar > Planilha > Plano de fundo. Essa opo serve
para voc colocar uma imagem
como fundo da planilha, caso
queira. Selecione a imagem na
janela e clique em Inserir.

80 101 Dicas Excel - 2a Edio

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Dica 89 Criando relatrios


H no Excel uma ferramenta
que oferece recursos para que voc
possa criar relatrios personalizados para impresso. Ela pertence
ao grupo de ferramentas de suple-

mentos do Excel, portanto, provavelmente voc precisar do CD de


instalao do Office para us-la, ou,
se preferir, voc pode baix-la no
site da Microsoft.

1. V a Ferramentas > Suplementos. Selecione o item


Gerenciador de relatrios
e clique em OK (se esta opo no aparecer na lista,
baixe o programa do site ou
use o CD do Office para
instal-la). Ao selecion-lo,
um novo comando adicionado ao menu Exibir.
3. Assim que voc escolher a
planilha, suas opes aparecero abaixo: escolha um dos
modos de exibio, caso essa
planilha os tenha, clicando na
caixa Exibio. Em seguida,
clique em Adicionar para
acrescentar uma nova seo.
Se voc deseja cria uma seo
baseada em um cenrio, escolha a planilha que contm
o cenrio, clique na caixa Cenrio e em Adicionar.

2. Clique em Exibir > Gerenciador de relatrios. Na tela


que aparecer, defina um novo
relatrio, clicando em Adicionar.... Digite um nome para o
relatrio na primeira caixa.
Para criar as sees do relatrio, caso voc queira, escolha
a planilha ou o cenrio que
far parte de cada seo.
Clique na lista Planilha e selecione a planilha desejada.

4. Clique em OK para finalizar. Agora que o seu relatrio


est criado, voc pode criar

Aspectos avanados 81

dica84_101.p65

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outros baseados em novas


p l a n i l h a s . Po r m , o q u e
mais interessa imprimir o
relatrio criado. Para isso,
estando no Gerenciador

de relatrios, clique no
boto Imprimir. Na tela
que surgir, digite o nmero
de cpias desejadas e clique
em OK.

Dica 90 Editando relatrios


Todos os relatrios criados esto
enciador de rreearmazenados no Ger
Gerenciador
latr
ios
latrios
ios. Alm de criar outros e imprimir os que j existem, voc pode

alter-los ou exclu-los quando no


so mais necessrios. E j que a possibilidade existe, evite juntar muitos relatrios sem importncia.

1. Para alterar algum dos relatrios criados anteriormente, clique


no menu Exibir > Gerenciador
de relatrios. Voc ver uma janela com uma lista contendo os
relatrios atualmente na pasta.
Selecione o relatrio que voc deseja eliminar, clique no boto Excluir e, em seguida, no boto
OK. Faa isso com todos os relatrios desnecessrios.

clique no boto Editar.... A tela


que surge a mesma da etapa
de criao e oferece a possibilidade de modificar o nome do
relatrio, se voc desejar.

2. Voc pode reorganizar cada


relatrio, em vez de apag-lo.
Por exemplo, possvel mudar
a ordem das sees ou escolher
outro cenrio para o relatrio.
Para fazer isso, selecione na lista o relatrio a ser alterado e

3. Abaixo, escolha outra


planilha para fazer parte do
relatrio e, se necessrio, escolha outra exibio ou cenrio. Lembre-se sempre de clicar
no boto Adicionar ao terminar de fazer as escolhas, pois
s assim a seo inserida.
4. As sees presentes no relatrio aparecem em uma lista. Se uma delas no for mais
importante para voc, selecione-a e clique em Excluir. Caso
o problema seja apenas a ordem em que aparecem, modifique-a com os botes Mover
para cima e Mover para
baixo. Voc ainda pode escolher a opo Usar nmeros
de pginas contnuos para o
momento em que for imprimir.

Dica 91 Construindo um banco de dados


Um banco de dados, resumidamente, pode ser visto como um arquivo organizado logicamente e usado para cadastrar grande quantidade de informaes. Embora esse no

seja o ponto forte do Excel (pois o


Access gerencia bancos de dados),
com ele, voc consegue criar um
pequeno banco de dados e estruturlo como no Access.

82 101 Dicas Excel - 2a Edio

dica84_101.p65

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1. O primeiro passo antes de


criar um novo banco de dados
definir os campos. Esses so
os containers de informaes
e so definidos pelo tipo de
dados que contm. Seriam bons
exemplos de campos: Nome,
Idade, Sexo e Telefone. Dessa
forma, crie uma nova pasta de
trabalho e renomeie a planilha
como Banco de dados.
2. Clique na clula A1 e digite
Nome. Na clula B1, digite Telefone. Na clula C1, digite Cidade, na clula D1, digite Idade e, por fim, na clula E1,
digite Sexo. Selecione esse in-

tervalo de clulas e aplique


negrito a ele.
3. Comece a cadastrar os seus
clientes, adicionando as informaes de cada um em uma linha.
A esse processo, d-se o nome
de cadastro de registros. No caso,
cada cliente ser um registro.
4. Ao cadastrar, lembre-se de
que voc pode excluir ou incluir
linhas entre os registros. Para
isso, clique no cabealho da linha com o boto direito do
mouse e escolha Excluir ou Inserir. O mesmo pode ser feito
com as colunas.

Dica 92 Usando o formulrio de dados


Para que este cadastro de clientes torne-se mais fcil e dinmico, existe a ferramenta de formulrio de dados, que acompanha o

Excel. Com ela, alm de cadastrar,


voc pode localizar, alterar ou excluir dados do seu banco de dados do Excel.

1. Selecione os nomes dos


campos na parte superior da
tabela, que, neste exemplo,
equivale da clula A1 at a
clula E1. Clique em Dados >
Formulrio.... A janela Banco de dados aberta e voc
j pode observar a estrutura de
campos que foi criada.
2. Cada conjunto de informaes pertence a um registro
(um cliente) diferente. Note
que a tela possui uma barra de
rolagem, que pode ser usada
para navegar entre os registros
j cadastrados. Outra opo
clicar no boto Localizar anterior e Localizar prxima.

3. Para alterar qualquer um


dos registros, basta clicar no
campo a ser mudado, digitar
o novo valor e clicar na barra
de rolagem para confirmar a
informao. Para desfazer,
basta clicar no boto Restaurar e o registro retorna ao que
era antes.

Aspectos avanados 83

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4. Para cadastrar mais um registro nesse banco, basta


clicar no boto Novo; para
eliminar um dos registros, lo-

calize-o na tela e clique em


Excluir; para sair da tela do
formulrio de banco de dados, clique em Fechar.

Dica 93 Classificando dados


Aps cadastrar todos os dados,
seja por meio do formulrio ou
digitando direto na planilha, pode
ser necessrio mudar a ordem dos
clientes. Fazer isso bem simples

com a ajuda dos recursos de classificao do Excel. Deixar os dados organizados torna a leitura
mais clara e facilita a localizao
de informaes.

1. Selecione qualquer registro


pertencente coluna do nome
do cliente e clique no boto
Classificao crescente, da
barra de ferramentas Padro.
Observe que os dados foram
colocados em ordem alfabtica pelo nome.

guida, informe o segundo campo a ser classificado, para o


caso de haver repeties no
primeiro. Para isso, utilize a
caixa Em seguida por. E, por
ltimo, defina o terceiro campo a ser classificado.

2. Agora, clique na coluna de


idade, sem selecionar mais do
que uma clula. Localize o
boto Classificao decrescente na barra de ferramentas e note que agora os dados
foram colocados na ordem da
idade, do mais velho para o
mais novo.
3. Caso existam dois clientes
com o mesmo nome, pode ser
necessrio orden-los por
nome e idade. Para fazer isso,
clique em qualquer clula de
seu banco e acesse o comando Dados > Classificar....
4. Na caixa Classificar por,
escolha o primeiro campo a ser
classificado e defina, ao lado,
se ser exibido em ordem crescente ou decrescente. Em se-

5. Escolha a opo Linha de


cabealho para que a primeira linha em negrito que contm os nomes dos campos
no seja includa na classificao. Se voc no est usando ttulo para os campos,
clique na opo Nenhuma linha de cabealho. Clique
em OK para finalizar.

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Dica 94 Acrescentando um filtro avanado


Melhor do que classificar os dados,
deixando-os em uma ordem lgica,
exibir na tela somente as informaes
de que voc precisa sem apagar as

demais, bvio. O processo em que


voc escolhe o tipo de informao a
ser mostrado de acordo com um critrio chamado de filtro.

1. A maneira mais rpida de criar um filtro clicar em Dados


> Filtrar > Autofiltro. Assim,
algumas setas sero inseridas
em sua planilha, cada uma ao
lado de um campo. Clique na
seta que est ao lado de Cidade e note que todas as cidades
cadastradas aparecem na lista.
Basta clicar sobre uma delas
para mostrar clientes somente
dessa regio. Para mostrar, por
exemplo, os clientes de So Paulo do sexo masculino, clique na
seta ao lado de Cidade e escolha a cidade; depois, clique na
seta ao lado de Sexo e clique
em M. As setas agora esto na
cor azul, pois obedecem a algum
critrio de filtragem.

ceber o filtro por exemplo,


Idade. Clique na seta ao lado
do nome do campo e v a Personalizar. Nessa janela, voc
vai definir um intervalo de clulas a ser exibido, como, por
exemplo, dos 20 aos 30 anos.

2. Para voltar a mostrar todas


as informaes, voc deve clicar
nas duas setas e na palavra
Tudo da lista que aparecer. Para
personalizar o filtro, ou seja,
aumentar os critrios de exibio, escolha o campo que re-

3. Na primeira caixa, escolha


a opo maior ou igual a
e na caixa vazia ao lado digite
o nmero 20. Certifique-se de
que a opo E esteja selecionada, pois assim as duas condies sero verificadas.
Clique na caixa que fica abaixo do E, escolha menor ou
igual a e digite o valor 30.
Clique no boto OK para finalizar. Note que os clientes
com idade entre 20 e 30 esto sendo exibidos na tela.

4. Selecione a clula H1 e
digite nela o texto Cidade. Na
clula de baixo, digite So
Paulo. Em seguida, clique no
menu Dados > Filtrar > Filtro Avanado. Na primeira

Aspectos avanados 85

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caixa, Intervalo da lista, selecione todo o seu banco de


dados. Em Intervalo de critrios, selecione as clulas H1
e H2. Ative a caixa Copiar
para outro local na parte
superior da tela. Clique na terceira caixa, que agora ficou
ativa, e selecione a clula de
destino para o texto na mesma planilha. Clique em OK.

Dica 95 Localizando dados com critrios


Mais um recurso para ajud-lo a
encontrar informaes no banco de
dados do Excel a busca com crit-

rios, com a qual voc define exatamente o que deve ser exibido ou
qual registro deve ser acessado.

1. Para localizar dados na


planilha, voc pode usar a j
conhecida ferramenta de busca do Office: o Localizar e
Substituir. Acesse-a no menu
Editar > Localizar, digite o
dado a ser procurado e clique
em Localizar prxima. Em
alguns casos, basta digitar a
letra inicial seguida por um
sinal de interrogao.

3. Nessa tela, voc pode


visualizar todos os registros.
Clique no boto Critrios para
definir uma condio de busca. Note que os dados presentes nos campos foram excludos da tela. Agora, voc deve
definir de quais critrios precisa, digitando-os no prprio
campo. Por exemplo, para localizar os nomes cujo telefone
tenha o prefixo 54, digite na
caixa de Telefone o texto 54?.

2. Mas, como voc j conhece


essa ferramenta, deve ter percebido que para o que queremos
ela um pouco limitada. Para
localizar os dados de acordo com
um critrio, acesse novamente o
menu Dados > Formulrio....

4. Em seguida, clique no boto Localizar prxima ou


Localizar anterior para na-

86 101 Dicas Excel - 2a Edio

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vegar somente entre os registros que tenham o telefone


comeando com o prefixo 54
ou, se preferir, clique no boto Formulrio. Para mudar

o critrio, basta clicar novamente em Critrios; para eliminar o critrio e ver todas
as informaes, clique no
boto Limpar.

Dica 96 Trabalhando com subtotais


Agora que voc j cadastrou o
seu banco de dados, j o alterou e
classificou, chegou a hora de trabalhar com os dados gravados.
Para auxiliar o seu trabalho, use a

ferramenta de subtotais, que agrupa os dados semelhantes para executar algum clculo estatstico
com eles. Para criar subtotais, proceda da seguinte forma:

1. Acesse a sua planilha com


um banco de dados (voc s
ver efeito nesse processo se
houve itens repetidos entre
suas informaes, como, por
exemplo, o mesmo vendedor
aparecendo vrias vezes na
planilha, porque atuou em
mais de uma regio). Para
descobrir o total de suas vendas clique em qualquer clula
do banco de dados e acesse o
menu Dados > Subtotais....

3. Observe que cada vendedor


foi agrupado pela soma de suas
vendas e que, ao lado da numerao das linhas, apareceu
uma nova barra cinza. Ela usada para aninhar, ou seja, agrupar os vendedores e seus totais.
Clicando no nmero 3, todas as
informaes de venda so exibidas; clicando no nmero 2,
so mostrados os totais parciais
por vendedor; e clicando no nmero 1, apresentado apenas
o total geral das vendas.

2. Na caixa A cada alterao


em:, escolha o campo que se
repete. Escolha a funo usada ao agrupar os valores por
exemplo, SOMA , e, na caixa
Adicionar subtotal a:, escolha um campo numrico no
qual o clculo ser feito. Clique
em OK para gerar o subtotal.

4. Para alterar a funo usada


nos totais, clique em qualquer
clula e retorne tela de
subtotais. Clique na lista de
funes e escolha a funo
desejada, como, por exemplo,
a MDIA. Aperte OK para confirmar. Caso voc queira excluir
os subtotais e deixar a tabela
como era antes, acesse a tela
de subtotais no menu Dados
e clique em Remover todos.

Aspectos avanados 87

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Macros e Programao
Dica 97 Gravando uma nova macro
Note que, ao trabalhar com
o Excel, voc executa algumas
tarefas repetidas vezes ao longo do dia. Essa repetio pode
ser simplificada se voc usu1. A macro uma gravao de
tarefas repetitivas guardada na
pasta de trabalho e que pode
ser executada a qualquer momento. Imagine que todos os
dias voc precise formatar o
mesmo trecho de clulas, com
as mesmas configuraes. Para
facilitar esse trabalho, faa-o
uma vez e grave a seqncia
de aes dentro de uma macro.
Com isso, voc no precisar
refazer a formatao manualmente, bastar acionar a
macro criada.
2. Com a planilha aberta,
clique no menu Ferramentas
> Macro > Gravar nova
macro, digite um nome para
a macro e clique em OK. Observe que uma pequena barra
de ferramentas foi aberta na
tela. Isso indica que a gravao j comeou e que todas as
alteraes feitas na planilha a
partir da sero armazenadas.

fruir do recurso das macros do


Excel. Com elas, voc pode
automatizar o trabalho, ganhando muito mais tempo para realizar outras tarefas.

clique no menu Formatar >


Autoformatao... e escolha o
estilo de formatao Clssico2.
Ao terminar, clique em OK.
4. Imagine que alm da formatao, voc queira gerar
um grfico. Para tanto, selecione os dados e clique no boto Assistente de grfico.
Selecione o tipo de grfico, por
exemplo, colunas, e avance as
telas at o final. Logo em seguida, clique no boto chamado Parar gravao, presente na barra de macros.

3. Sendo assim, selecione as


clulas a serem formatadas,

Dica 98 Executando uma macro


Agora que a macro est criada e armazenada no computador, hora de execut-la para
ver se os passos realmente foram gravados e se a planilha

ser mesmo modificada. As


macros esto armazenadas em
suas pastas de trabalho e podem ser acessadas pelo menu
F e r r amentas > M a c rro
o.

88 101 Dicas Excel - 2a Edio

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1. Aps acessar esse menu,


clique na opo Macros....
Observe que uma lista de
macros apresentada. Nela
so exibidas as macros de todas as pastas de trabalho
abertas, ou seja, voc pode
executar na pasta de trabalho
atual uma macro que foi criada em outra pasta de trabalho. Se quiser visualizar somente as macros da pasta de
trabalho atual, clique na caixa Macros em: e escolha Esta
pasta de trabalho.

2. Ainda nessa tela, voc pode


modificar algumas informaes da macro criada, como a
tecla de atalho e a de descrio. A tecla de atalho definida pelo usurio para execu-

tar a macro rapidamente e a


descrio importante para
que se saiba quem criou a
macro e para que ela serve,
pois dificilmente algum vai
execut-la em uma planilha
sem essas informaes.
3. Bem, para fazer essas alteraes, clique no boto Opes.... Na tela que aparece
mostrado o nome da macro
e, abaixo, h um caixinha para
que voc digite a tecla de atalho, a qual ser atribuda junto tecla Ctrl.

4. Para, finalmente, executar


a macro, clique no boto Executar. Observe que toda a
planilha foi modificada conforme o que foi gravado.

Dica 99 Outras opes de macro


Alm de criar e execut-las,
as macros podem ser manipuladas por aqueles que entendem
de programao VBA. Isso possvel porque todo o cdigo ge-

rado pela macro pode ser


visualizado e alterado por qualquer pessoa. H tambm algumas opes de segurana que
podem ser configuradas.

1. Clique no menu Ferramentas > Macro > Macros.... Nesta tela, clique no
boto Editar para ter acesso
ao cdigo interno da macro.
Essa a tela do Visual Basic,
utilizada pelos programadores

dessa linguagem. Observe


que toda a estrutura da pasta
de trabalho apresentada do
lado esquerdo da tela. Para
voltar ao Excel, clique no primeiro boto, chamado Exibir
Microsoft Excel.

Macros
Aspectos
e Programao
avanados 89

dica84_101.p65

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29/6/2004, 17:35

2. Clique no menu Ferramentas > Macro > Segurana....


As macros podem causar estragos se as fontes no forem
confiveis. Portanto, possvel
proteger sua planilha de
macros suspeitas, que, na verdade, funcionam como vrus.
Para aumentar a proteo, escolha entre as opes Alto e
Muito Alto na guia Nvel de
segurana. As opes mdio
ou baixo no so recomendadas pelo prprio fabricante.

3. H tambm a possibilidade
de inserir a sua macro criada
em uma barra de ferramentas.
Para isso, clique no menu Exibir > Barras de ferramentas > Personalizar. Depois,
clique na guia Barras de ferramentas e no boto Nova....
Digite o nome Minha macro
para a barra e clique em OK.

4. Clique na guia Comandos


e, do lado esquerdo, acesse a
categoria Macros. Clique no
boto Personalizar boto e
arraste-o para a barra de ferramentas que voc criou (Minha macro) e feche. Clique
agora no seu boto personalizado para atribu-lo macro
criada nesta pasta de trabalho.

Dica 100 Criando uma funo para verificar se um nmero par


Todas as funes que voc elaborou no Excel foram, um dia, idealizadas por algum. Mas, ainda
que o Excel tenha diversos tipos
de categorias, com diversas funes em cada uma delas, pode

acontecer de voc precisar criar


a sua prpria funo personalizada. Aprenda aqui a produzir uma
funo simples que busque um
valor em uma planilha e analise
se ele par ou no.

90 101 Dicas Excel - 2a Edio

dica84_101.p65

90

29/6/2004, 17:35

1. Abra a pasta de trabalho na


qual quer criar a funo.
Clique no menu Ferramentas
> Macro > Editor do Visual
Basic. Na tela que surgir,
clique no menu Inserir e escolha Mdulo. Clique em Inserir novamente e escolha
Procedimento.... No campo
Nome, escreva par; em Tipo,
selecione Funo; e, em Escopo, selecione Pblico. Altere o cdigo gerado para que
ele fique como o da imagem:

2. Veja a explicao do cdigo criado:


num: uma varivel que a
planilha vai mandar para o VB.
Rest: uma varivel local, ou
seja, o valor dela s interessa
dentro da funo.
rest = num Mod: significa que
rest vai receber o resto da diviso de num por 2.
Se (If) rest = 0 ento (then) a
funo (par) deve mostrar a
mensagem True: esse um

teste e significa se o resto


0, ento o nmero par; caso
contrrio, retorna False.
Clique no disquete desta tela
para salvar a funo criada e,
em seguida, feche a janela.
3. Para testar se a funo funciona mesmo, acesse o menu
Inserir > Funo. A funo
criada por voc j est na lista
junto com as outras. Na tela de
Inserir funo, clique na caixa de Categorias e selecione
a opo Definida pelo usurio. Clique na funo par que
aparece abaixo e observe a sua
sintaxe em negrito. Em seguida, clique em OK.

4. Aparecer uma tela, como


ocorre com qualquer outra funo. Digite o valor do parmetro
(voc pode usar referncias
tambm) e depois clique em OK
para ver o resultado.

Dica 101 Criando uma funo para saber o tipo de um tringulo


Voc vai aprender a criar uma
funo que pea como parmetros os
trs lados de um tringulo e retorne
o tipo de tringulo. Ela deve retornar

eqiltero se os trs lados forem


iguais, issceles se dois deles coincidirem, e escaleno se nenhum dos
trs lados tiver o mesmo valor.

Macros
Aspectos
e Programao
avanados 91

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1. Na mesma planilha da dica


anterior, acesse o Editor do
Visual Basic. Na tela do editor, d dois cliques sobre o
cone do Mdulo1. Em seguida, clique no menu Inserir >
Procedimento. Na caixa
Nome, digite Tringulo e selecione as opes Funo e
Pblico. Clique em OK.
2. Altere o cdigo gerado
para que fique igual ao da
imagem abaixo:

delas for, o teste j estar correto), foi usado o operador


OU. O retorno, neste caso,
tem de ser Issceles. O ltimo teste o CASO CONTRRIO, que quer dizer que,
se nenhum dos trs lados tiver o mesmo valor, o tringulo ser Escaleno.
5. Feche a tela do editor
para retornar planilha.
Clique no boto Inserir funo, escolha a categoria
Definida pelo usurio e
selecione a funo Tringulo. Clique em OK e, na prxima tela, digite valores para
os trs lados do tringulo.

3. Esta funo recebe trs informaes (parmetros) da


planilha: lado1, lado2 e
lado3. Nenhum clculo feito dentro dela, mas apenas
uma verificao (IF) dos valores recebidos. O primeiro teste para saber se todos os lados so iguais. Para faz-lo,
foi usado o operador lgico
AND, pois as duas condies
obrigatoriamente precisam
ser verdadeiras. Se assim o
for, a funo retorna a mensagem Eqiltero.
4. O segundo teste usado
para saber se dois lados do
tringulo so iguais. Como
neste caso no necessariamente as trs condies precisam ser verdadeiras (se uma

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