Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
com
Ksigarnia internetowa
Lubi to! Nasza spoeczno
Podzikowania autora
Najwiksze podzikowania dla Katie Mohr i Susan Cohen za godziny pracy powicone
na uczynienie tej ksiki tak jasn i czyteln, jak jest w tej chwili. Dzikuj te wspaniaemu zespoowi profesjonalistw, dziki ktrym ta ksika si pojawia. Na kocu
chciabym podzikowa mojej rodzinie za wyrozumiao, gdy powicaem czas na realizacj tego projektu.
Michael Alexander
Spis treci
Spis treci
O autorach ............................................................................................ 13
O redaktorze technicznym .................................................................. 15
Wprowadzenie ...................................................................................... 17
Co trzeba wiedzie? .............................................................................................................18
Co trzeba mie? ...................................................................................................................19
Konwencje typograficzne ....................................................................................................19
Konwencje dotyczce klawiatury ..................................................................................19
Konwencje dotyczce myszy ........................................................................................20
Co oznaczaj ikony .......................................................................................................20
Ukad ksiki .......................................................................................................................21
Cz I: Od arkusza do pulpitu ......................................................................................21
Cz II: Wykresy w programie Excel podstawy .....................................................21
Cz III: Jeszcze o tabelach i wykresach .....................................................................22
Cz IV: Tworzenie zaawansowanych komponentw pulpitw menederskich .........22
Cz V: Automatyzacja pulpitw menederskich i raportw ......................................22
Cz VI: Kontakt ze wiatem zewntrznym ................................................................22
Materiay dodatkowe ...........................................................................................................23
Zestaw narzdzi dodatkowych: Power Utility Pak ..............................................................23
Kontakt z autorami ..............................................................................................................23
Cz I
Rozdzia 1.
Rozdzia 2.
Cz II
Rozdzia 3.
Spis treci
Rozdzia 4.
Rozdzia 5.
Rozdzia 6.
Cz III
Rozdzia 7.
Spis treci
Rozdzia 8.
Rozdzia 9.
10
Cz IV
Cz V
Spis treci
11
Cz VI
12
O autorach
Mike Alexander jest posiadaczem tytuu Microsoft Certified Application Developer
(MCAD) i autorem kilku ksiek na temat zaawansowanej analityki biznesowej wykonywanej za pomoc Microsoft Accessa i Excela. Ma ponad pitnastoletnie dowiadczenie w zakresie konsultowania i projektowania rozwiza w oparciu o Microsoft Office. Za nieustajcy
wkad w spoeczno Excela otrzyma tytu Excel MVP. W wolnym czasie zajmuje si
przygotowywaniem bezpatnych samouczkw na stronie www.datapigtechnologies.com,
w ktrych prezentuje podstawowe informacje i sztuczki dotyczce Accessa i Excela spoecznoci skupionej wok Officea.
John Walkenbach to wiodcy autorytet w zakresie arkuszy kalkulacyjnych; szef J-Walk
and Associates Inc. i jednoosobowa firma konsultingowa wiadczca usugi w poudniowej Arizonie. Poczwszy od 2000 roku, John corocznie otrzymuje nagrod Microsoft MVP.
Jest autorem ponad 50 ksiek o arkuszach kalkulacyjnych; napisa ponad 300 artykuw
i recenzji dla rnych wydawnictw, wczajc w to PC World, InfoWorld, PC
Magazine, Windows i PC/Computing. John administruje rwnie popularn stron
internetow (http://spreadsheetpage.com), jest te deweloperem kilku zestaww aplikacji
pomocniczych dla Excela (w tym nagrodzonego Power Utility Pak). John studiowa na
Uniwersytecie Missouri; magisterium i doktorat uzyska na Uniwersytecie Montany.
14
15
O redaktorze technicznym
Mike Talley pracuje w firmie K2 jako kierownik programu. Wczeniej spdzi osiem lat
w Microsofcie, gdzie zajmowa si programowaniem, testowaniem i profesjonalnym wsparciem technicznym. W czasie pracy w Microsofcie pracowa z zespoami produktowymi
nad rozwizaniami dotyczcymi wsparcia; pisa o InfoPath, SharePoint i Excelu. Aktualnie mieszka w Colorado z on, crk i dwoma synami. Mona do niego napisa na adres
mtnswin@gmail.com.
16
Wprowadzenie
Analityka biznesowa (AB) to efekt obrabiania nieprzetworzonych danych w informacje,
w oparciu o ktre mona podj dziaania. AB moe pomc firmie zidentyfikowa moliwoci obnienia kosztw, odkry nowe moliwoci biznesowe, wykry anomalie
w danych i tworzy efektywne raporty.
Celem AB jest wyprzedzi dania kadry zarzdzajcej, ktra zawsze oczekuje zmiany
ogromnych iloci danych w uyteczn wiedz. W efekcie producenci oprogramowania
skupiajcy si na AB i tworzeniu pulpitw menederskich maj sporo pracy. Pulpity
menederskie to idealne narzdzia do dostarczania takich informacji w graficznej i przyjaznej uytkownikom formie. Nowe firmy konsultingowe zajmujce si AB pojawiaj
si praktycznie co tydzie. Rwnie tradycyjne rozwizania dostawcw oprogramowania,
takie jak Business Objects czy SAP, oferuj ju nowe moliwoci AB wanie w postaci
pulpitw.
Moe czytelnikom rwnie udzielia si gorczka zwizana z pulpitami? Moe powodem
zakupu tej ksiki staa si czyja proba o stworzenie rozwizania z zakresu AB (czyli
po prostu pulpitu menederskiego) za pomoc Excela?
Cho moe wielu specjalistw IT wzdrygnie si na myl o uyciu Excela jako narzdzia
do tworzenia pulpitw, to program ten jest naturalnym elementem portfolio oprogramowania do takich celw. Niezalenie od tego, czy specjalici IT s skonni to uzna, czy te
nie, wikszo analiz danych i raportw wykonywanych obecnie w biznesie jest tworzona
wanie za pomoc arkuszy kalkulacyjnych. Mamy kilka istotnych powodw stosowania
Excela jako platformy do tworzenia pulpitw menederskich i raportw. S to kolejno:
Powszechna znajomo Excela. Jeeli jeste pracownikiem korporacji,
18
Co trzeba wiedzie?
Celem tej ksiki jest pokazanie, w jaki sposb zwikszy moliwoci Excela w zakresie
tworzenia i zarzdzania prezentacj danych. W kadym kolejnym rozdziale wyczerpujco omwiono funkcje i moliwoci Excela, a take pewne koncepcje analityczne, ktre
pomog tworzy lepsze komponenty do raportowania i ktre mona stosowa w raportach
i pulpitach menederskich. Wraz z kolejnymi rozdziaami wzrasta bd moliwoci
czytelnikw tworzenia niesamowicie skomplikowanych komponentw.
Po przeczytaniu tej ksiki bdziesz mg:
Analizowa ogromne iloci danych i w oparciu o nie tworzy pene znaczenia
raporty.
Przedstawia dane czytelniej, i to z rnych perspektyw.
Dodawa interaktywne formanty, aby tworzy nowe widoki.
Automatyzowa powtarzalne zadania i procesy.
Tworzy przycigajce wzrok prezentacje.
Tworzy imponujce pulpity menederskie oraz analizy co jeli.
Uzyskiwa dostp do danych umieszczonych w zewntrznych rdach.
Wprowadzenie
19
Co trzeba mie?
Aby jak najwicej skorzysta z niniejszej ksiki, nim zagbimy si w omawiane zagadnienia, dobrze jest legitymowa si pewnymi okrelonymi umiejtnociami. Idealny czytelnik ksiki powinien:
Mie dowiadczenie w pracy z danymi i znajomo podstawowych zagadnie
Konwencje typograficzne
Powi chwil na nauk konwencji zastosowanych w ksice.
Excel obsuguje rwnie specjalny typ formu znanych jako formuy tablicowe. Po wprowadzeniu formuy tablicowej naley uy kombinacji klawiszowej Ctrl+Shift+Enter (sam
Enter nie wystarczy). Formua zostanie wwczas zamknita w nawiasach, co jest dodatkowym wyznacznikiem formu tablicowych. Kiedy w tekcie pojawi si formua tablicowa,
zawsze bdzie umieszczona w nawiasach, aby przypomnie o tym fakcie. Oto przykad:
{=SUMA(D(A1:A10))}
Nie wpisuj rcznie nawiasw wok formu tablicowych, Excel robi to automatycznie.
20
Jeli wiersz kodu jest zbyt dugi, aby zmieci si w jednej linijce ksiki, na jego kocu
umieszczam standardowy symbol koca wiersza VBA, zoony ze spacji i znaku podkrelenia. Oznacza on, e wiersz jest kontynuowany w nastpnej linijce. Na przykad ponisze dwa wiersze stanowi pojedyncz instrukcj w jzyku VBA:
If Right(cell.Value, 1) = "!" Then cell.Value _
= Left(cell.Value, Len(cell.Value) - 1)
Kod ten mona wpisa dokadnie tak, jak wida, czyli w dwch wierszach, lub w jednym, bez kocowego znaku podkrelenia.
Nazwy klawiszy
Nazwy klawiszy s pisane czcionk pochy, np. Alt, Home, Page Up, Page Down, Ctrl.
Jeli dwa przyciski trzeba wcisn jednoczenie, s one poczone symbolem plusa:
Nacinij klawisze Ctrl+G, aby otworzy okno dialogowe Przechodzenie do.
Co oznaczaj ikony
W niektrych miejscach ksiki mona spotka pewne ikony, majce przyciga uwag
czytelnika do szczeglnie wanych informacji.
Ta ikona oznacza now funkcj w programie Excel 2010.
Wprowadzenie
21
Ukad ksiki
Rozdziay w ksice zostay podzielone na sze czci. Kada z nich wykorzystuje
wiedz przekazan w poprzednich rozdziaach. Kryje si za tym koncepcja, e dziki
zaznajamianiu si z kolejnymi czciami uytkownik bdzie stopniowo stawa si ekspertem w zakresie pulpitw menederskich w Excelu.
Cz I: Od arkusza do pulpitu
W czci pierwszej skupilimy si na nauce mylenia o danych w kontekcie raportw
i pulpitw. Rozdzia 1. to wprowadzenie do tej tematyki, omwienie podstawowych
koncepcji i czynnoci wstpnych przed stworzeniem udanego projektu. W rozdziale 2.
omwiono, jak zbudowa efektywny model danych, bdcy fundamentem, na ktrym
opiera si raport czy pulpit menederski. Omwiono skutki, jakie niesie za sob zy model
danych, a take opisano konfiguracj poprawnego ukadu danych.
22
Wprowadzenie
23
Materiay dodatkowe
W ksice wiele przypadkw omwiono na konkretnych przykadach, ktre z kolei doczono do publikacji; przykady s podzielone zgodnie z rozdziaami, w ktrych je opisano.
Pliki z tymi przykadami mona pobra z serwera FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/
andaex.zip.
Nie jest konieczna instalacja tych plikw, wystarczy je pobra z serwera FTP. Pliki zapisano w formacie Excela 2007 i 2010.
Kontakt z autorami
Zawsze jestemy zainteresowani oddwikiem powodowanym przez nasze ksiki wrd
czytelnikw. Najlepszym sposobem kontaktu z nami jest poczta elektroniczna. Wysyajcie swoje komentarze i sugestie na adresy:
mha105@yahoo.com
john@j-walk.com
Niestety, nie jestemy w stanie odpowiedzie na konkretne pytania. Najlepszym sposobem
na uzyskanie pomocy bdzie zapewne zadanie pytania na jednym z forw powiconych
Excelowi.
Podczas buszowania po internecie warto te zajrze na stron Johna (The Spreadsheet
Page). Znale tam mona mnstwo przydatnych informacji, porad i plikw do pobrania.
Jej adres to:
http://spreadsheetpage.com
A teraz, bez zbdnych ceregieli, czas przewrci kartk i poszerzy swoje horyzonty.
24
Cz I
Od arkusza do pulpitu
Rozdzia 1. Pulpity menederskie wprowadzenie
Rozdzia 2. Projektowanie modelu danych
26
Cz X Tytu czci
Rozdzia 1.
Pulpity menederskie
wprowadzenie
W rozdziale:
Pulpity menederskie i raporty definicja
Okrelanie wymaga uytkownikw
Zaoenia projektowe i wizualizacyjne
Weryfikacja pulpitu przed dystrybucj
28
Cz I Od arkusza do pulpitu
Raporty definicja
Raporty to prawdopodobnie najpowszechniejszy sposb prezentowania danych stosowany
w analityce biznesowej. Raport mona zdefiniowa jako dokument zawierajcy dane przeznaczone do analizy. Moe on mie posta zupenie prost (jak tabela czy baza danych)
lub bardziej skomplikowan (zoone zestawienie z moliwoci zmiany wymiaru prezentowanych danych).
Kluczow cech raportu jest to, e nie prowadzi uytkownika do gotowych wnioskw.
Cho raporty mog zawiera analizy, zestawienia, obliczenia czy nawet wykresy, to zwykle wymagaj od uytkownika przeprowadzenia wasnych analiz i wnioskw.
W lepszym objanieniu tego zagadnienia pomoe przykadowy raport przedstawiony na
rysunku 1.1. Zawiera on liczb goci odwiedzajcych parki narodowe w okresie kilku lat.
Cho dane te mog by uyteczne same w sobie, to raport jako taki nie prowadzi do gotowych wnioskw; po prostu prezentuje zgromadzone dane.
Rysunek 1.1.
Raport prezentuje
dane, ale nie
przedstawia
gotowych wnioskw
danego pulpitu;
przedstawianie wnioskw zgodnie z przyjtymi zaoeniami i zwalnianie odbiorcy
29
Na rysunku 1.2 przedstawiono pulpit prezentujcy dane uyte na rysunku 1.1. Pulpit
przedstawia informacje na temat frekwencji zwiedzajcych parki narodowe. Jak wida,
prezentacja zawiera wszystkie kluczowe atrybuty definiujce pulpit menederski. Po pierwsze: zawiera graficzne przedstawienie oglnych trendw dotyczcych liczby zwiedzajcych. Po drugie: nie wszystkie wykorzystane dane widoczne s w prezentacji; uwzgldniono tylko kluczowe informacje bezporednio zwizane z przeznaczeniem danego pulpitu.
Na koniec wreszcie, zgodnie z przeznaczeniem, pulpit prezentuje analizy i wnioski zwizane z biecymi trendami dotyczcymi liczby odwiedzajcych.
Rysunek 1.2. Pulpit menederski byskawicznie prezentuje dane za pomoc odpowiednich wskanikw
w poszczeglnych aspektach czy procesach biznesowych
30
Cz I Od arkusza do pulpitu
Definiowanie przekazu
Podczas zbierania wymaga uytkownikw do nowego projektu pulpitu warto ustali
ich rdo po to, aby skonfrontowa zebrane oczekiwania z rzeczywistymi potrzebami.
Po pierwsze, naley omwi cele, ktre ma realizowa dany pulpit, a take najwaniejsze
czynniki, ktre spowodoway zapotrzebowanie na jego utworzenie. W trakcie dyskusji
na ten temat moe si okaza, e potrzeby uytkownika zaspokojone mog by przez
prosty raport przygotowany w Excelu, a sam pulpit byby zbyt skomplikowanym przedsiwziciem w stosunku do rzeczywistych oczekiwa.
31
Okrelanie odbiorcw
Jeeli tworzenie pulpitu jest uzasadnione, naley ustali, kto bdzie jego kocowym
uytkownikiem. Warto powici troch czasu na spotkanie z jednym z takich uytkownikw i dowiedzie si, w jaki sposb chciaby korzysta z pulpitu. Warto wiedzie, czy
na przykad planuje uywa pulpitu jako narzdzia do mierzenia efektywnoci pracy dyrektorw regionalnych, czy moe do prezentowania danych zewntrznym klientom. Rozmowa o podstawowych zaoeniach z odpowiednimi osobami pomoe uporzdkowa
pomysy i unikn problemw z niespenieniem oczekiwa uytkownikw.
32
Cz I Od arkusza do pulpitu
Rysunek 1.3.
Kada ramka na tym
schemacie pulpitu
reprezentuje komponent
oraz rodzaj danych
potrzebnych
do stworzenia miernika
Odpowiedzi na powysze pytania trzeba znale podczas negocjowania czasu potrzebnego na projektowanie, tworzenie harmonogramu aktualizacji i planowanie poszczeglnych faz projektu.
33
Jeeli strategia danej organizacji wymaga od twrcy projektu zbierania i obrbki danych,
ktre s niespjne lub w ogle nie istniej, naley wstrzyma tworzenie pulpitu i skupi
si na zbudowaniu mechanizmw sucych do ich gromadzenia.
Drenie danych
Wiele pulpitw menederskich oferuje funkcje drenia danych (ang. drill-down), umoliwiajce szybkie przejcie do szczegw danego wskanika. Musimy dokadnie zrozumie, jaki typ drenia uytkownik ma na myli.
Dla wikszoci korzystajcych z pulpitw drenie danych oznacza moliwo uzyskania
dostpu do tabeli z nieprzetworzonymi danymi wykorzystywanymi do utworzenia danego
wskanika. Cho nie zawsze jest to praktyczne czy wrcz moliwe rozwizanie, to mona
przynajmniej okreli oczekiwania wobec kolejnej wersji pulpitu menederskiego. Dziki
temu mona planowa nastpne makra, cza czy inne rozwizania do wdroenia w pulpicie.
Harmonogram aktualizacji
Harmonogram aktualizacji opisuje, jak czsto pulpit jest zmieniany, aby prezentowa
najnowsze dostpne dane. Wane jest, aby projektant i administrator pulpitu mia w tym
temacie co do powiedzenia. Klienci mog nie zdawa sobie sprawy, co jest potrzebne do
34
Cz I Od arkusza do pulpitu
aktualizacji pulpitu. Podczas rozmw na temat harmonogramu warto pamita, e czstotliwo odwieania danych zaley bezporednio od samych ich rde. Nie mona prezentowa danych nowszych ni dostpne w rdach. Warto te wynegocjowa odpowiedni ilo czasu na tworzenie makr, ktre pozwol zautomatyzowa czasochonne i regularnie
powtarzane czynnoci.
35
Na rysunku 1.5 przedstawiono te same dane, jednak bez zbdnego formatowania. Informacje na nim przedstawione s nie tylko atwiejsze do odczytania, ale te mona nimi
efektywniej zarzdza.
Oto kilka prostych wskazwek, ktre pozwol unikn stosowania zbdnego formatowania:
Podczas tworzenia pulpitu unikaj stosowania kolorw i wypeniania ta. Kolory
36
Cz I Od arkusza do pulpitu
Rysunek 1.5.
Wykres powinien
prezentowa dane
tak prosto,
jak to tylko moliwe
37
Rysunek 1.6.
Wykresy ze zbyt
wieloma elementami
mog sta si
zagmatwane,
a przez to trudne
w odbiorze.
Usunicie
niepotrzebnych
elementw
uwydatni przekaz
Usu linie siatki. Linie (zarwno poziome, jak i pionowe) s zwykle niepotrzebne.
z wykresu czy prostej etykiety. Czsto linie trendu s mylce dla odbiorcw, ktrzy
sdz, e maj do czynienia z dodatkow seri danych. Po co umieszcza lini trendu
na wykresie liniowym, skoro on sam jest swoist lini trendu? Po co umieszcza
lini trendu na wykresie supkowym, kiedy wystarczy spojrze na wierzchoki
supkw? Zamiast teje linii wystarczy wstawi prost etykiet informujc
o tendencji zmiany danych.
38
Cz I Od arkusza do pulpitu
Unikaj zbdnych etykiet. Nigdzie nie jest napisane, e koniecznie trzeba
39
Zamiast uywania jaskrawych kolorw czy przesadnych rnic w wielkoci mona podkreli dany komponent, uywajc do tego celu odpowiedniego miejsca na pulpicie.
Rne badania potwierdzaj, e czytelnicy maj naturaln skonno do skupiania si na
konkretnych obszarach dokumentu. I tak badacze z Poynter Institute w trakcie projektu
Eyetracker III odkryli, e czytelnicy ogldaj rne obszary dokumentu w okrelonej
kolejnoci, powicajc szczegln uwag konkretnym miejscom. Diagram na rysunku 1.7
ilustruje rozmieszczenie priorytetowych stref. Obszary oznaczone cyfr 1 wydaj si
mie najwysz wano, przycigajc uwag wikszoci odbiorcw w najduszym okresie. Obszary oznaczone cyfr 3 zdaj si mie najmniejsz wano.
Rysunek 1.7.
Badania dowodz,
e odbiorcy skupiaj
uwag szczeglnie
w grnym lewym
i rodkowym lewym
obszarze dokumentu
Mona wykorzysta t wiedz do podniesienia lub obnienia znaczenia danego komponentu na pulpicie w oparciu o znaczenie zajmowanego przeze obszaru. Jeeli jeden
z wykresw wymaga specjalnej uwagi, mona po prostu umieci go w obszarze o duym
znaczeniu.
Warto pamita, e niewaciwe formatowanie (za pomoc kolorw, obramowa,
czcionek) moe zmieni znaczenie poszczeglnych stref wanoci, obniajc je
w przypadku tych, ktre byy istotne poprzednio.
Formatowanie liczb
Nie ulega wtpliwoci, e na pulpitach menederskich uywa si mnstwa liczb. Niektre
umieszczone s na wykresach, inne znajduj si w tabelach. Pamitaj, e kady fragment
informacji umieszczony na pulpicie powinien znajdowa si tam w jakim celu. To wane,
aby formatowa liczby w taki sposb, by uytkownicy mogli odebra przekazywany
komunikat bez zakce czy pomyek.
Oto kilka wskazwek dotyczcych zasad formatowania liczb w raportach i na pulpitach
menederskich.
Zawsze uywaj spacji, aby uatwi odczytanie liczby. Na przykad zamiast 23456
wywietlaj 23 456.
Uamkw dziesitnych uywaj tylko wwczas, gdy potrzebny jest taki poziom
40
Cz I Od arkusza do pulpitu
jest niezbdne. Jeeli opracowujesz wykres czy tabel zawierajc tylko przychody,
na ktrej w dodatku jest etykieta waluty, mona spokojnie oszczdzi miejsce
i piksele, pomijajc symbol waluty.
Due liczby formatuj do tysicy lub milionw. I tak zamiast wywietla liczb
Due liczby mona atwo formatowa, korzystajc z okna Formatowanie komrek widocznego na rysunku 1.9. Aby uy okrelonego formatu, naley wybra pozycj Niestandardowe na licie Kategoria i wskaza kod formatu w oknie Typ. Kod w formacie #..".mln"1
gwarantuje, e liczby bd formatowane do milionw i wywietlane wraz ze skrtem mln.
W tabeli 1.1 mona znale kilka przykadw kodw formatowania wraz z efektem ich
dziaania.
Tytuy i etykiety
Niby to oczywiste, ale czsto nie udaje si wstawi odpowiednich etykiet na pulpicie.
Jeeli klient popatrzy na komponent i zapyta: Co to znaczy?, wwczas mamy gotowy
opis na etykiet. Oto kilka wskazwek, jak poprawnie uywa etykiet w raportach i na
pulpitach menederskich.
W podanym kodzie oraz w kodach zamieszczonych w tabeli 1.1 dla wygody czytelnikw spacje zastpiono
kropkami; aby kody zadziaay, kropki naley na powrt zastpi spacjami przyp. tum.
41
Rysunek 1.9.
Aby uy okrelonego
formatu, naley
wybra pozycj
Niestandardowe
na licie Kategoria
i wpisa kod formatu
w oknie Typ
0.
16907
0.0.
16 907
0.0,00
16 906,71
0.".tys"
16907 tys
0.00,00.".tys z"
16 906,71 tys z
0.0.".tys z"
16 907 tys z
0..
17
0..".mln"
17 mln
0,0..".mln"
16,9 mln
0,00..".mln"
16,91 mln
0,00..".mln.z"
16,91 mln z
42
Cz I Od arkusza do pulpitu
Cho moe si to wydawa dziwne, lepiej unika wyrniania etykiet i formatowa
Wane pytania
Nim odelesz gotowy pulpit menederski, warto cofn si o krok i sprawdzi, czy zastosowano w nim reguy projektowania omwione w tym rozdziale. Oto wane pytania,
z ktrych mona uoy list kontroln uywan przed przekazaniem pulpitu odbiorcom.
43
Zakres i okres
Pulpit menederski powinien mie jasno zdefiniowany zakres prezentowanych danych
i uwzgldniony dla nich okres. Kady, kto oglda pulpit, powinien od razu wiedzie,
z jakiego okresu prezentuje on dane oraz jaki jest ich zakres. Dopilnowanie tego sprowadza si do wstawienia kilku etykiet w odpowiednich miejscach.
Zawsze umieszczaj na pulpicie dat utworzenia. W przypadku zestawie tworzonych
Dokumentacja
Bardzo wane jest, aby przygotowa dokumentacj pulpitu oraz modelu danych, na ktrym
jest on oparty. Kady, kto kiedykolwiek odziedziczy arkusz kalkulacyjny, wie, jak
trudne moe by rozszyfrowanie wszystkich powiza. Przy odrobinie szczcia, gdy
model danych bdzie niewielki, wystarczy na to tydzie. Jeli szczcia zabraknie, wwczas trzeba taki arkusz porzuci i rozpocz wszystko od samego pocztku. W przypadku
Excela model nawet nie musi nalee do kogo innego. Wystarczy, e wrcimy do modelu
uywanego p roku wczeniej: taki czas wystarczy, aby zapomnie, o co w nim chodzio. Bez dokumentacji potrzeba bdzie kilku dni na przypomnienie i rozszyfrowanie
swojej wasnej pracy.
Dokumentacja nie musi by bardzo skomplikowana. Kilka prostych zasad pomoe w jej
przygotowaniu.
Do modelu danych docz jego map. Mapa modelu to osobny arkusz, w ktrym
44
Cz I Od arkusza do pulpitu
W tym przypadku mona swobodnie korzysta z etykiet i komentarzy. To
na zakres komrek, aby szybko zorientowa si, z czym dany zakres jest zwizany.
Dla kadego zakresu danych naley uywa osobnego koloru. I tak ty moe
by przypisany do tabel tymczasowych, szary do formu, a fioletowy do tabel
odwoa.
W rozdziale 2. znajduje si wprowadzenie do modelu danych oraz metod tworzenia
jego map.
Poprawno danych
Nie ma nic bardziej morderczego dla raportw i pulpitw ni fakt, e prezentowane
w nich dane nie s dokadne. Nie jestem w stanie powiedzie Ci, jak sprawdzi, czy
Twoje dane s poprawne. Mog jednak wskaza trzy czynniki, ktre potwierdz przekonanie, e s one dokadne.
Spjno z wiarygodnym rdem. Oczywiste jest, e jeli dane nie bd zgodne
za godne zaufania. Upewnij si, e nie korzystasz ze rde, ktre w firmie nie s
traktowane jako pewne. Jeeli na pulpicie znajduj si dane powizane
z wiarygodnymi rdami, porwnaj z nimi swoje dane w celu potwierdzenia ich
zgodnoci.
Spjno wewntrzna. Tumaczenie si, dlaczego cz danych na pulpicie
nie jest spjna z innymi, nigdy nie jest przyjemnym zadaniem. Dlatego warto
sprawdzi poziom wewntrznej spjnoci danych. Upewnij si, e dane prezentowane
w rnych komponentach s ze sob zgodne. Jeeli jest jaka przyczyna ich
niespjnoci, upewnij si, e zostaa ona przedstawiona uytkownikom. Prosta
informacja moe zapobiec wielu pytaniom o zgodno danych.
Osobiste dowiadczenie. Czy widziae kiedy kogo, kto ogldajc raport,
45
46
Cz I Od arkusza do pulpitu
Rozdzia 2.
Projektowanie
modelu danych
W rozdziale:
Konfigurowanie warstw danych, analiz i prezentacji
Wdraanie najlepszych wzorcw modeli danych
Rozbudowa funkcji Excela o dostarczanie danych
Rozszerzanie tabel Excela wraz z nowymi danymi
Model danych to fundament, na ktrym opiera si raport czy pulpit menederski. Zbieranie i analiza danych to wanie tworzenie modelu danych, ktry zasila dan prezentacj.
W rozdziale omwiono, w jaki sposb zbudowa wydajny model danych i zarzdza nim.
Z nastpnych rozdziaw mona nauczy si, jak tworzy superkomponenty dla pulpitu
menederskiego, ale nie zdadz si one na nic bez umiejtnoci tworzenia wydajnego
modelu danych. Po tej uwadze zaczynamy!
48
Cz I Od arkusza do pulpitu
Warstwa danych
Jak wida na rysunku 2.1, na warstw danych skadaj si nieprzetworzone dane zasilajce pulpit menederski. Dane w tej warstwie zwykle s w takiej samej postaci, jak
w rdle, z ktrego pochodz. To oznacza, e w tej warstwie nie wykonuje si adnych
dziaa.
Jak si jednak wkrtce okae, nie wszystkie dane nadaj si do utworzenia wydajnego
modelu danych. I tak dane przedstawione na rysunku 2.3 s praktycznie bezuyteczne
dla jakiejkolwiek innej analizy, poza t, ktra ju si tam znajduje. Bo jak na przykad
obliczy i wywietli redni dla sprzeday wszystkich rowerw? Jak przygotowa list
10 najlepszych rynkw?
49
Rysunek 2.1.
W wydajnym modelu
warstwy danych,
analiz i prezentacji s
od siebie oddzielone
Rysunek 2.2.
Unikaj tworzenia
niezmiennych tabel
czcych w jedno
dane, analizy
i prezentacje
Takie ustawienia zmuszaj do wykonania wielu procesw rcznie, co bdzie problematyczne przy zarzdzaniu raportem w kolejnych miesicach. Wszystkie analizy obecne
w tym raporcie, poza tymi na najwyszym poziomie, s w istocie bardzo proste, nawet
jeli uyto w nich skomplikowanych formu. Co wicej: co si stanie, kiedy trzeba bdzie
przedstawi wielko sprzeday rowerw w poszczeglnych miesicach? Jeeli Twj
model danych wymaga analiz z uyciem danych, ktrych nie ma w arkuszu, wwczas trzeba
szuka innego rda.
50
Cz I Od arkusza do pulpitu
Rysunek 2.3. Nie wszystkie dane s dobrym materiaem dla warstwy danych
51
Rysunek 2.5.
Tabelaryczny
zestaw danych
a tabel pask jest to, e nazwy kolumn nie powtarzaj danych z wierszy.
Na rysunku 2.4 identyfikator miesica jest zintegrowany z etykiet kolumny.
A na rysunku 2.5 identyfikator miesica znajduje si w kolumnie Okres. Wanie
ta subtelna rnica w strukturze czyni tabelaryczny zestaw danych optymalnym
rdem do tworzenia tabel przestawnych. Dziki temu mamy pewno, e
najwaniejsze funkcje tabeli przestawnej, czyli sortowanie i grupowanie, bd
dziaay tak, jak powinny.
Warstwa analizy
W warstwie analizy znajduj si przede wszystkim formuy uywane do przetwarzania
danych, ktre to dane pobierane s z warstwy danych, a nastpnie umieszczane w sformatowanych tabelach (nazywanych tabelami tymczasowymi). To wanie tabele tymczasowe zasilaj komponenty w warstwie prezentacji danymi. W skrcie: arkusz zawierajcy warstw analizy staje si obszarem tymczasowym, w ktrym dane s sumowane
i nadawany jest im format odpowiedni do prezentacji w komponentach raportu.
Z takiej konfiguracji pynie kilka korzyci:
1.
2.
Warstwa prezentacji
Warstwa prezentacji jest jak witryna sklepowa. Zawiera wszystkie wykresy, wizualizacje
danych i komponenty pulpitu menederskiego, ktre chcesz pokaza odbiorcom. Warstwa
ta jest najbardziej elastyczna, poniewa mona wybiera z mnstwa dostpnych narzdzi,
grafik czy wykresw, tak aby utworzy styl dla pulpitu menederskiego. A poniewa
warstwa prezentacji jest zasilana z warstwy analizy, dane potrzebne dla kadego komponentu s zawsze zgodne co do treci i formatu.
52
Cz I Od arkusza do pulpitu
pulpit menederski jest zasilany przez model danych, to trzeba zarzdza tym
modelem, pozostajc niewidocznym (na przykad za pomoc ukrytego arkusza).
Pomijajc fakt, e spowoduje to znaczce zwikszenie rozmiarw pliku, to
wprowadzenie zbyt wielu danych do modelu moe spowodowa spadek wydajnoci
53
samego pulpitu. Dlaczego? Podczas otwierania pliku Excela caa jego zawarto
jest wczytywana do pamici RAM, aby zapewni szybki dostp do danych i ich
przetwarzanie. Mankamentem tego rozwizania jest spore zapotrzebowanie na
pami, nawet w przypadku niewielkich zmian w arkuszu. By moe zauwaye,
e kiedy zlecisz Excelowi wykonanie oblicze na duej dawce danych, w ich
trakcie program wolniej reaguje, a na pasku stanu pojawia si wskanik postpu.
Im wicej danych, tym wiksze mog by opnienia.
Zbdne informacje ograniczaj te skalowalno modelu danych. Zamy,
54
Cz I Od arkusza do pulpitu
tego problemu, rozwa doczenie do modelu danych jego mapy. Mapa modelu
zbiera informacje na temat zakresw najwaniejszych danych oraz umoliwia
opisanie ich interakcji z komponentami raportujcymi w warstwie prezentacji.
Jak wida na rysunku 2.6, mapa modelu to nic ekstrawaganckiego; to po prostu
tabela, w ktrej umieszczono najwaniejsze informacje na temat uywanych
zakresw danych.
Do mapy mona doczy kad informacj, ktra wyda Ci si waciwa. Utworzenie mapy
ma na celu posiadanie zwizego przewodnika po elementach modelu danych.
sprawdzi, czy formuy nie generuj komunikatw bdw i czy podaj waciwe
i oczekiwane wyniki.
Sprawd dwa razy podstawowe dane, aby mie pewno, e s kompletne.
55
Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO
Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO wyszukuje zadan warto w pierwszej kolumnie tablicy,
a nastpnie zwraca warto w innej kolumnie tablicy; tabela musi by w ukadzie pionowym. Na rysunku 2.7 tabela po lewej stronie zawiera informacje na temat sprzeday
produktw w poszczeglnych miesicach z uwzgldnieniem ich numeru. W tabeli po
prawej przypisano numery do konkretnych produktw. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO poczy
waciw nazw produktu z jego numerem.
56
Cz I Od arkusza do pulpitu
Rysunek 2.7. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO wyszukuje waciw nazw produktu zgodnie z jego numerem
tabela-tablica: obszar, w ktrym znajduje si przeszukiwana tablica.
Na rysunku 2.7 jest to zakres komrek G2:H8. Warto zwrci uwag, e aby funkcja
WYSZUKAJ.PIONOWO zadziaaa, lewa kolumna musi zawiera pasujce wartoci. I tak
wartoci. Na rysunku 2.7 druga kolumna (H) zawiera nazwy produktw, dlatego
jej numer jest uyty w formule. Gdyby nazwa produktw znalaza si w czwartej
kolumnie w przeszukiwanej tabeli, wwczas do formuy naleaoby wstawi
cyfr 4.
przeszukiwany_zakres (opcjonalnie): za pomoc tego elementu mona okreli,
57
58
Cz I Od arkusza do pulpitu
W dalszej czci rozdziau mona znale informacje, jak za pomoc funkcji dostpnych
w Excelu radzi sobie z powikszajcymi si tabelami.
Listy rozwijane
W przykadzie widocznym na rysunku 2.8 model danych umoliwia wybr klienta (pole
Konto) z listy rozwijanej wystarczy klikn komrk C3. Nazwa klienta suy jako
wyszukiwana warto dla formuy WYSZUKAJ.PIONOWO. Zmiana wybranego klienta powoduje pobranie nowego zestawu danych z warstwy danych. Dziki temu mona atwo
i szybko przecza si pomidzy rnymi klientami bez koniecznoci ich zapamitywania i wpisywania.
Ale nie chodzi tu tylko o kosmetyczne wstawki. Jest cakiem sporo praktycznych powodw wykorzystywania list rozwijanych w modelu danych.
Wiele modeli korzysta z kilku warstw analiz. Cho kada z nich jest inna, czsto poruszaj si one wok wspdzielonych wymiarw, takich jak nazwa klienta, rynek czy
region. Kiedy pracujemy z modelem danych raportujcym finanse, statystyk pracy czy
obroty, chcemy mie pewno, e kiedy model podaje dane finansowe dla regionu poudniowego, statystyki dotyczce pracy s podawane dla tego samego regionu.
Najprociej upewni si o tym, wymuszajc w formuach uycie tego samego wymiaru
dla odwoa. Jeeli komrka C3 suy do przeczania si midzy klientami, wszystkie
analizy dotyczce klientw powinny by powizane wanie z t komrk. Lista rozwijana umoliwia zdefiniowanie istotnych zmiennych przechowywanych w pojedynczej
komrce. Dziki niej mona atwo przecza si midzy wymiarami podczas tworzenia
i testowania wielu warstw analiz.
Dziki funkcji sprawdzania poprawnoci danych dodawanie listy rozwijanej w Excelu jest
stosunkowo proste. Aby doda list rozwijan do arkusza, naley:
1.
2.
3.
Rysunek 2.9.
Mechanizmu
sprawdzania
poprawnoci
danych mona uy
do tworzenia uprzednio
zdefiniowanych
zmiennych dla modelu
danych
4.
5.
6.
Klikn OK.
59
Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO
Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO to mniej popularna kuzynka funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. Jak
atwo si domyli, odpowiedzialna jest za wyszukiwanie w tabelach w ukadzie horyzontalnym. Wiksza popularno funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO bierze si std, e w Excelu
zdecydowanie czciej wykorzystuje si ukad pionowy. Ale nie zawsze; s struktury
danych wymagajce poziomego ukadu i wanie wwczas z pomoc przychodzi funkcja
WYSZUKAJ.POZIOMO. Funkcja przeszukuje wskazan tablic w poszukiwaniu pojedynczych
wartoci z wiersza z danymi, w ktrym nazwa kolumny spenia zadane kryteria.
Rysunek 2.10. Funkcja WYSZUKAJ.POZIOMO pomaga odnale dane z miesicy marca i czerwca
w przeszukiwanej tabeli
Aby lepiej pozna sposb dziaania tej funkcji, przyjrzyjmy si jej skadni.
WYSZUKAJ.POZIOMO(szukana_warto;tabela_tablica;nr_indeksu_wiersza;
[przeszukiwany_zakres])
60
Cz I Od arkusza do pulpitu
tabela-tablica: obszar, w ktrym znajduje si przeszukiwana tablica.
Na rysunku 2.10 jest to zakres komrek B7:H10. Tak jak w przypadku omawianej
wczeniej funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, uywane tu odwoania s bezwzgldne.
To oznacza, e odwoania do kolumn i wierszy musz by poprzedzone znakiem
dolara ($); tak jak w przypadku $B$7:$H$10. Dziki temu uzyskamy pewno,
e odwoania pozostan niezmienne, gdy skopiujemy formu w d lub w poprzek
arkusza.
nr_indeksu_wiersza: numer wiersza zawierajcego wyszukiwane wartoci.
61
Funkcja SUMA.ILOCZYNW
Funkcja SUMA.ILOCZYNW znajduje si obecnie w kategorii formu Excela Matematyczne
i trygonometryczne. Poniewa jej podstawowym celem jest obliczanie sumy pomnoonych
skadnikw, wikszo uytkownikw nie wie, e mona jej uywa rwnie do wyszukiwania danych. Tej uniwersalnej formuy mona z powodzeniem uywa w wikszoci
modeli danych.
Przedstawiono tam zwyk analiz, w ktrej potrzebna jest informacja na temat wartoci
sprzeday w latach 2009 i 2010. Aby uzyska warto dla kadego roku, naley najpierw
pomnoy cen przez ilo, co da nam warto sprzeday dla kadego regionu. Po zsumowaniu tych wynikw uzyskamy warto sprzeday w danym roku.
Dziki omawianej formule pene obliczenie mona wykona za pomoc jednej funkcji.
Na rysunku 2.13 przedstawiono t sam analiz z wykorzystaniem formuy SUMA.ILOCZYNW.
Zamiast uywa 11 formu, mona ograniczy si do 3!
Skadnia funkcji SUMA.ILOCZYNW jest zupenie prosta:
SUMA.ILOCZYNW(tablica1;tablica2; [tablica3];...)
62
Cz I Od arkusza do pulpitu
Rysunek 2.13. Funkcja SUMA.ILOCZYNW pozwala wykona te same obliczenia za pomoc 3 formu
zamiast 11
Formua w komrce E12 podaje czn ilo tylko dla regionu Pnoc. Tymczasem
w komrce E13 znajduje si czna ilo dla regionu Pnoc w roku 2009.
Aby zrozumie, jak to dziaa, trzeba przyjrze si formule z komrki E12 widocznej na
rysunku 2.14. Formua wyglda nastpujco: SUMA.ILOCZYNW((C3:C10="Pnoc")*(E3:E10)).
W Excelu argument PRAWDA odpowiada wartoci 1, a FASZ to 0. Kada warto w kolumnie C rwna wartoci "Pnoc" to odpowiednio PRAWDA lub 1. Jeeli warto nie jest rwna
"Pnoc", to oznacza FASZ lub 0. Cz formuy C3:C10="Pnoc" sprawdza wszystkie
wartoci w zakresie C3:C10, przypisujc im odpowiednio wartoci 1 lub 0. Nastpnie
formua SUMA.ILOCZYNW zmienia to do postaci:
63
(1*E3)+(0*E4)+(0*E5)+(0*E6)+(1*E7)+(0*E8)+(0*E9)+(0*E10)
Daje to w efekcie 1628, poniewa nastpna formua daje taki sam wynik.
(1*751)+(0*483)+(0*789)+(0*932)+(1*877)+(0*162)+(0*258)+(0*517)
Rysunek 2.15. Funkcja SUMA.ILOCZYNW moe zosta uyta do pobierania zsumowanych wartoci
z warstwy danych i umieszczania ich w tabelach tymczasowych
Funkcja WYBIERZ
Funkcja WYBIERZ zwraca warto z danej listy w oparciu o numer okrelonej pozycji.
I tak na przykad jeeli uyjemy formuy WYBIERZ(3; "Czerwony"; "ty"; "Zielony";
"Niebieski"), wwczas Excel zwrci warto Zielony, poniewa jest to trzecia pozycja
na licie wartoci. Analogicznie formua WYBIERZ(1; "Czerwony"; "ty"; "Zielony";
"Niebieski") da wynik Czerwony. Cho na pierwszy rzut oka nie wyglda to specjalnie
uytecznie, to jednak zastosowanie tej funkcji w modelu danych moe wyranie go
usprawni.
64
Cz I Od arkusza do pulpitu
Aby zrozumie dziaanie funkcji WYBIERZ, warto powici chwil i zapozna si z jej
skadni.
WYBIERZ(nr_arg; warto1; [warto2]...)
nr_arg: umoliwia wybranie numeru pozycji, ktra zostanie wybrana z listy wartoci.
65
Rysunek 2.17. Dziki formule WYBIERZ mona mie pewno, e odpowiednie dane s rwnoczenie
pobierane z wielu rde danych
66
Cz I Od arkusza do pulpitu
Rysunek 2.18.
Ta tabela
prawdopodobnie
bdzie rozrasta si
co miesic
S to nastpujce funkcje:
Lista rozwijana w nagwku kolumny, ktra umoliwia atwe filtrowanie i sortowanie
danych.
Wiersz sumy, w ktrym mona wywietli rnego rodzaju podsumowania.
Moliwo zastosowania formatowania niezalenego od pozostaej czci arkusza.
Automatyczne poszerzanie zakresw, tak aby przyj nowe dane (kluczowe dla
modelowania danych).
Funkcja wstawiania tabeli bya ju dostpna w Excelu 2003, cho wystpowaa pod
inn nazw. Mona j byo znale w menu Dane/Lista. Korzyci z tego faktu jest to,
e tabele wstawione w programie Excel 2003 s w peni kompatybilne z pniejszymi
wersjami programu.
Zaznaczy zakres komrek zawierajcy dane, ktre maj zosta wczone do tabeli
programu Excel.
2.
3.
4.
Kliknij OK.
67
Rysunek 2.19.
Konwertowanie
zakresu danych
na tabel programu
Excel
68
Cz I Od arkusza do pulpitu
Rysunek 2.20.
Tabeli programu Excel
mona uywa
jako rda danych
dla wykresw,
tabel przestawnych,
nazwanych zakresw
danych i tym podobnych
Rysunek 2.21.
Tabele programu Excel
automatycznie
zmieniaj swoj
wielko, kiedy pojawi
si nowe dane
69
2.
Rysunek 2.22.
Aby usun funkcje zwizane
z tabelami programu Excel,
naley przekonwertowa
tak tabel z powrotem
w zakres
3.
70
Cz I Od arkusza do pulpitu
Cz II
Wykresy w programie Excel
podstawy
Rozdzia 3. Wykresy w programie Excel wprowadzenie
Rozdzia 4. Typy wykresw
Rozdzia 5. Serie danych na wykresie
Rozdzia 6. Formatowanie i dostosowywanie wykresw
72
Cz X Tytu czci
Rozdzia 3.
Wykresy w programie Excel
wprowadzenie
W rozdziale:
Co to jest wykres?
Wykresy w Excelu
Wykresy zagniedone i wykresy w arkuszach
Elementy wykresu
Podstawy tworzenia wykresu
Praca z wykresami
adne inne narzdzie nie kojarzy si tak bardzo z pulpitami menederskimi i raportami,
jak wykres. Wykresy umoliwiaj graficzne przedstawienie wartoci liczbowych; caociowy ogld relacji pomidzy rnymi danymi; wskazanie rnic oraz obserwacj trendw biznesowych. Tylko kilka innych mechanizmw pozwala na przekazywanie danych
szybciej ni wykres, ktry moe by kluczowym skadnikiem pulpitu menederskiego.
Wikszo uytkownikw, mylc o programach takich jak Excel, ma przed oczyma
nieprzeliczone wiersze i kolumny wypenione danymi. Ale kiedy trzeba przedstawi dane
wizualnie, w formie wykresu, Excel potrafi pokaza lwi pazur. W tym rozdziale prezentujemy przegld moliwoci programu w zakresie obsugi wykresw; powiemy te, jak
utworzy i dostosowa wykres za pomoc Excela.
Co to jest wykres?
Zacznijmy od podstaw. Wykres to graficzne przedstawienie wartoci liczbowych. Wykres
(znany te jako graf) jest integraln czci arkuszy kalkulacyjnych od czasw Lotusa
1-2-3. wczesne wykresy, wedug dzisiejszych standardw, byy zupenie surowe. Ale
z upywem lat ich jako oraz elastyczno ulegy wyranej poprawie. Przekonasz si,
e Excel oferuje narzdzia do tworzenia szerokiego zakresu wysoce konfigurowalnych
wykresw, ktre pomog efektywnie przekazywa Twj komunikat.
74
Wywietlanie danych na dobrze zaplanowanym wykresie uczyni Twoje liczby duo bardziej zrozumiaymi. Poniewa wykresy przedstawiaj grafik, dziki temu s one szczeglnie uyteczne do podsumowywania serii danych i ich wzajemnych wpyww. Utworzenie wykresu czsto pomaga dostrzec trendy czy wzorce, ktre w przeciwnym razie
mogyby zosta niezauwaone.
Na rysunku 3.1 przedstawiono arkusz zawierajcy prosty wykres kolumnowy ilustrujcy
wielko sprzeday w poszczeglnych miesicach. Na wykresie wyranie wida, e
sprzeda spada w okresie letnim (od czerwca do sierpnia), by stale rosn w ostatnich
czterech miesicach roku. Oczywicie, do tej samej konkluzji mona doj, studiujc
liczby. Ale wykorzystanie wykresu pozwoli zrobi to duo szybciej.
Rysunek 3.1. Prosty wykres kolumnowy ilustrujcy wielko sprzeday w poszczeglnych miesicach
Wykres kolumnowy to jeden z wielu typw wykresw, ktre mona utworzy za pomoc
Excela. A tak przy okazji tworzenie wykresu jest proste; wystarczy zaznaczy komrki
A1:B13 i wcisn kombinacj Alt+F1.
Wszystkie wykresy omawiane w tym rozdziale s dostpne na serwerze FTP ()
w skoroszycie o nazwie wprowadzenie przykady.xslx.
Wykresy w Excelu
Ale zanim utworzysz wykres, bdziesz potrzebowa jakich liczb znanych te jako
dane. Dane co oczywiste s przechowywane w komrkach arkusza. Zwykle dane
wykorzystywane w wykresach znajduj si w pojedynczym arkuszu, ale nie jest to warunek
konieczny. Wykres moe prezentowa dane przechowywane w dowolnej liczbie arkuszy,
ktre w dodatku mog znajdowa si w rnych skoroszytach. Decyzja o tym, czy uywa
danych z jednego czy wielu arkuszy, jest uzaleniona od zastosowanego modelu danych,
charakterystyki rde danych i interaktywnoci, ktr chcesz nada budowanemu pulpitowi menederskiemu.
75
Wane jest, aby pamita, e wykresy s dynamiczne. Oznacza to, e s one poczone
z danymi umieszczonymi w arkuszu. Jeeli dane ulegn zmianie, wykres zostanie automatycznie zaktualizowany, tak aby uwzgldni nowe dane, dziki czemu pulpit menederski bdzie prezentowa najnowsze informacje.
Kiedy ju utworzymy wykres, zawsze mona zmieni jego typ, formatowanie, doda nowe
serie danych czy zmieni ju wykorzystywane, tak aby zastosowa inne zakresy.
Wykresy mog by umieszczone na dwojaki sposb:
w arkuszu (wykresy osadzone),
w osobnym arkuszu wykresu.
76
Wykresy osadzone
Wykres osadzony znajduje si w grnej warstwie (obrazu) arkusza. Wszystkie wykresy
dotychczas przedstawione w tym rozdziale to wykresy osadzone.
Tak jak inne obiekty rysunkowe (pola tekstowe czy ksztaty), rwnie wykresy osadzone
mona przenosi, zmienia ich rozmiar, proporcje, dostosowywa krawdzie i dodawa
efekty, jak na przykad cieniowanie. Korzystanie z wykresw osadzonych pozwala oglda je tu obok danych w nich uytych. Mona te umieci obok siebie kilka wykresw
osadzonych i wydrukowa je na jednej stronie.
Jak wspomniano w rozdziale 2., najlepiej umieci wykresy w warstwie prezentacji
w taki sposb, aby w danym obszarze znajdoway si powizane wykresy zajmujce
pojedyncz stron czy ekran.
Kady nowo tworzony wykres jest domylnie wykresem osadzonym. Wyjtek od tej
reguy nastpi wwczas, gdy po zaznaczeniu zakresu danych wciniesz klawisz F11, aby
utworzy domylny wykres. Taki wykres jest tworzony na osobnym arkuszu wykresu.
Aby wprowadzi jakiekolwiek zmiany w wykresie osadzonym, naley najpierw go klikn,
aby go aktywowa. Kiedy to si stanie, w programie zostanie wywietlona nowa grupa
Narzdzia wykresw (rysunek 3.3) z trzema nowymi kartami: Narzdzia wykresw/
Projektowanie, Narzdzia wykresw/Ukad i Narzdzia wykresw/Formatowanie.
Rysunek 3.3. Aktywowanie wykresu spowoduje wywietlenie nowych kart na Wstce Excela
77
Elementy wykresu
Wykres zbudowany jest z wielu rnorodnych elementw, a wszystkie s opcjonalne.
Tak mona utworzy wykres, ktry nie bdzie zawiera adnego elementu charakterystycznego dla wykresu; bdzie to pusty wykres. Nie jest on specjalnie przydatny, ale Excel
daje i tak moliwo.
78
Ten szczeglny wykres to wykres zoony, czcy w sobie wykresy kolumnowy i liniowy.
Na wykresie umieszczono dwie serie danych: Przychody i Dochody. Przychody prezentowane s za pomoc pionowych kolumn, a przychody za pomoc linii. Kady supek czy punkt na linii reprezentuj pojedynczy punkt danych, czyli warto w jednej
komrce.
Na wykresie znajduje si te pozioma o, znana jako o kategorii. Reprezentuje ona
kategori kadego punktu danych (stycze, luty i tak dalej). Ta o nie posiada etykiety,
poniewa kategoria jednostek jest oczywista.
Warto zwrci uwag, e na wykresie znajduj si dwie pionowe osie. Nosz one nazw
osi wartoci i kada z nich ma osobn skal. O po lewej przypisana jest dla kolumn
z seri danych Przychody, a o po prawej dla serii danych Dochody.
Na osiach wartoci wywietlana jest rwnie skala wartoci. O po lewej wywietla skal
wartoci od 0 do 250 000, a podziaka ustawiona jest co 50 000. Wartoci na osi po
prawej uywaj innej skali: od 0% do 14%, a podziaka jest ustawiona co 2 punkty procentowe. W przypadku osi wartoci mona kontrolowa wartoci minimum oraz maksimum,
a take skal podziaki.
W tym przypadku wykres z dwiema osiami wartoci jest odpowiedni dlatego, e skale
zasadniczo rni si od siebie. Gdyby dane dotyczce zysku zostay wyrysowane z wykorzystaniem lewej osi, linia nie byaby w ogle widoczna.
Gdy wykres zawiera wicej ni jedn seri danych, wwczas zwykle trzeba zastosowa
jaki sposb, aby mc zidentyfikowa poszczeglne serie czy punkty danych. Czsto do
tego celu, czyli rozrnienia poszczeglnych serii danych, stosuje si legend. W omawia-
79
nym przykadzie legenda widoczna jest na dole wykresu. W innych przypadkach stosuje
si etykiety opisujce okrelone punkty danych. Ten przykadowy wykres zawiera etykiet dla serii danych Dochody, ale brakuje jej dla serii Przychody. Oprcz omwionych
elementw wikszo wykresw (wcznie z przykadem podanym powyej) zawiera
tytuy oraz dodatkowe etykiety do identyfikacji osi czy kategorii.
Na omawianym wykresie znajduj si take linie siatki, odpowiadajce wartociom
umieszczonym na lewej osi. Linie siatki to po prostu przeduone wartoci z osi, dziki
czemu odbiorcom atwiej jest okreli rnice pomidzy punktami danych.
Ostatnie elementy wykresu (obecne we wszystkich wykresach) to obszar wykresu (czyli
cay obszar zajmowany przez wykres) oraz obszar krelenia (cz zajmowana przez
wykres, osie i ich etykiety oraz wykrelone dane).
Zalenie od typu wykresu mog pojawia si jeszcze dodatkowe elementy. I tak na przykad wykres koowy (rysunek 3.6) dzieli si na wycinki, ale nie posiada adnych osi.
Wykresy trjwymiarowe (3-W) mog mie ciany i podoe (rysunek 3.7).
Rysunek 3.6.
Wykres koowy
Do wykresw mona doda kilka innych typw elementw. Mog to by na przykad linie
trendu czy komunikaty bdw.
80
Rysunek 3.7.
Wykres kolumnowy
z efektem 3-W
Ograniczenia w wykresach
Poniej zamieszczono tabel z ograniczeniami w wykresach.
Cecha
Limit
255
255
32 000
4000
256 000
Wikszo uytkownikw nigdy nie napotka tych ogranicze. Jednake elementem, ktry stosunkowo czsto powoduje problemy, jest ograniczenie dugoci formuy SERIE. Dugo kadego argumentu ograniczona jest do 255 znakw; w pewnych sytuacjach jest to niewystarczajca liczba.
W rozdziale 5. zamieszczono wicej informacji na ten temat.
Tworzenie wykresu
Aby utworzy wykres zgodnie z informacjami podanymi poniej, wykorzystaj dane
przedstawione na rysunku 3.8.
Rysunek 3.8.
Te dane pozwol
utworzy dobry wykres
81
1.
Najpierw naley wybra dane, ktre maj znale si na wykresie. Jeeli kolumny
posiadaj nagwki, trzeba si upewni, e one zostay rwnie zaznaczone. Inn
moliwoci jest wybranie pojedynczej komrki znajdujcej si wybranym zakresie
danych. Excel uyje caego zakresu danych dla wykresu.
2.
Rysunek 3.9.
Ikony w karcie
Wstawianie/Wykresy
rozwinite do postaci
galerii typw wykresw
3.
Nastpnie naley wybra odpowiedni typ i klikn jego ikon, a Excel utworzy
wykres wedug wskazwek. Na rysunku 3.10 przedstawiono wykres utworzony
z wczeniejszych danych.
Aby szybko utworzy domylny typ wykresu, naley zaznaczy odpowiednie dane i uy
kombinacji klawiszy Alt+F11 (zostanie wwczas wykrelony wykres osadzony) lub wcisn
klawisz F11 (wykres na osobnym arkuszu).
82
Orientacja danych ma ogromne znaczenie dla wygldu danych (a take dla ich zrozumienia) na wykresie. Na rysunku 3.11 przedstawiono wykres kolumnowy z rysunku 3.10
po zmianie orientacji danych. Teraz wykres posiada po trzy serie danych dla kadego
miesica. Jeeli celem tworzonego pulpitu menederskiego jest porwnanie aktualnych
danych z przewidywanymi dla poszczeglnych miesicy, taka wersja wykresu bdzie duo
trudniejsza do interpretacji, poniewa odpowiednie kolumny nie przylegaj do siebie.
Rysunek 3.11.
Wykres kolumnowy
po przeczeniu
wierszy i kolumn
83
Jeeli na wykresie uyto wicej ni jednej serii danych, przed wykonaniem polecenia
Narzdzia wykresw/Projektowanie/Zmie typ wykresu naley si upewni, e zaznaczono
inny element ni seri danych. W przeciwnym razie polecenie spowoduje zmian tylko
dla wskazanej serii. Wybranie jednej serii danych przed wykonaniem polecenia Zmie
typ wykresu jest podstaw do tworzenia wykresw zoonych (wicej informacji na
temat typw wykresw oraz wykresw zoonych znale mona w rozdziale 4.).
Ukad wykresu
Kady typ wykresu ma pewn liczb predefiniowanych ukadw, ktre mona zastosowa
za pomoc jednego kliknicia przyciskiem myszy. Ukad wykresu zawiera dodatkowe
elementy, takie jak tytuy, etykiety danych, osi i tak dalej. Zmienianie ukadu zaley od
decyzji uytkownika, tym bardziej e ktry z wbudowanych ukadw moe doskonale
84
realizowa potrzeby danej prezentacji. Nawet jeeli nie jest on idealnie taki, jakiego bymy
sobie yczyli, by moe doprowadzenie go do takiej postaci bdzie wymagao tylko kilku
drobnych zmian.
Aby zastosowa wybrany ukad, naley wybra wykres i galeri, korzystajc z polece
Narzdzia wykresw/Projektowanie/Ukady wykresu. Na rysunku 3.13 przedstawiono
wykres kolumnowy w kilku rnych ukadach.
Styl wykresu
Galeria dostpna na karcie Narzdzia wykresw/Projektowanie/Style wykresu zawiera
kilka propozycji, ktre mona zastosowa do wykresu. Style rni si od siebie zastosowanymi kombinacjami kolorw oraz dodatkowymi efektami. Oczywicie, zmiana stylu
zaley od decyzji uytkownika.
85
Oto jak mona zmieni kolor kolumn dla jednej z wywietlanych serii danych. Naley
klikn kolumn w serii (spowoduje to zaznaczenie caej serii). Nastpnie wybra Narzdzia
wykresw/Formatowanie/Style ksztatw/Wypenienie ksztatu i z wywietlonej palety
wybra wybrany kolor. Aby zmieni waciwoci linii otaczajcych kolumny, naley uy
przej do karty Narzdzia wykresw i wybra kolejno Formatowanie/Style ksztatw/
86
Kontury ksztatu. Aby zmieni efekty zastosowane dla kolumn (na przykad doda cieniowanie), naley przej do karty Narzdzia wykresw/Formatowanie/Style ksztatw/Efekty
ksztatw.
Innym sposobem jest zaznaczenie serii na wykresie i uycie kombinacji klawiszy Ctrl+1,
a nastpnie wykorzystanie okna dialogowego Formatowanie serii danych (rysunek 3.14).
W oknie tym dostpnych jest kilka zakadek. Po lewej stronie znajduje si lista pozycji,
po klikniciu ktrych uzyskamy dostp do bardziej szczegowych ustawie. Jeeli okno
nie zostanie zamknite, to po klikniciu innego elementu wykresu zawarto okna zostanie
dostosowana do aktualnego wyboru. Innymi sowy nie trzeba zamyka okna, aby
sprawdzi efekty wprowadzonych zmian.
Praca z wykresami
Poniej opisano nastpujce sposoby modyfikowania wykresw:
Przesuwanie i zmiana rozmiarw wykresw
Konwertowanie wykresu osadzonego na utworzony na osobnym arkuszu
Kopiowanie wykresw
Usuwanie wykresu
Dodawanie elementw do wykresu
Przenoszenie i usuwanie elementw wykresu
Formatowanie elementw wykresu
Kopiowanie formatowania wykresu
87
88
Rysunek 3.15.
Za pomoc okna
Przenoszenie wykresu
mona zmieni wykres
osadzony w wykres
na osobnym arkuszu
(i odwrotnie)
Kopiowanie wykresw
Aby wykona dokadn kopi wykresu osadzonego, naley go zaznaczy i wybra kolejno
Narzdzia gwne/Schowek/Kopiuj lub uy kombinacji klawiszy Ctrl+C. Nastpnie
naley przej do komrki pooonej najbliej docelowej lokalizacji i wybra Narzdzia
gwne/Schowek/Wklej lub uy kombinacji klawiszy Ctrl+V. Nowa lokalizacja moe
znajdowa si w osobnym arkuszu, a nawet skoroszycie. Po wklejeniu wykresu do nowego
skoroszytu zostanie on poczony z danymi w oryginalnym skoroszycie.
Aby skopiowa wykres na osobnym arkuszu, naley go zaznaczy i przecign na nowy
arkusz, trzymajc jednoczenie wcinity klawisz Ctrl.
Usuwanie wykresu
Aby usun wykres osadzony, naley zaznaczy go z wcinitym klawiszem Ctrl (zostanie on zaznaczony jako obiekt). Nastpnie naley wcisn klawisz Delete. Kiedy klawisz
Ctrl jest wcinity, mona zaznaczy wiele wykresw, a nastpnie usun je wszystkie
jednym wciniciem klawisza Delete.
Aby usun wykres na osobnym arkuszu, naley klikn prawym klawiszem pole z nazw
arkusza i z menu podrcznego wybra opcj Usu. Aby usun wicej arkuszy z wykresami,
wystarczy zaznaczy je wszystkie, trzymajc wcinity klawisz Ctrl.
89
90
Drukowanie wykresw
Drukowanie wykresw osadzonych to nic trudnego; robi si to w ten sam sposb, jak
w przypadku zwykych arkuszy. Dopki dany wykres bdzie znajdowa si w obszarze
wydruku, Excel wydrukuje go w takiej postaci, w jakiej widoczny jest na ekranie.
W przypadku drukowania arkuszy zawierajcych wykresy osadzone bardzo dobrym
pomysem jest obejrzenie najpierw podgldu wydruku (lub uycie widoku Ukad strony),
aby upewni si, e wykres nie bdzie rozdzielony na kilka stron. Podczas drukowania
wykresu umieszczonego na osobnym arkuszu na stronie pojawi si tylko wykres.
Po wybraniu dla wykresu osadzonego polecenia Plik/Drukuj Excel wydrukuje na stronie
sam wykres (tak jak ma to miejsce w przypadku wykresw na osobnych arkuszach);
nie zostanie wydrukowany arkusz.
91
Jeeli nie chcemy, aby dany wykres osadzony pojawi si na wydruku, naley wybra
jego to (obszar wykresu), klikn prawym klawiszem myszy i z menu podrcznego wybra
Formatuj obszar wykresu. W oknie dialogowym Formatowanie obszaru wykresu naley
przej do pozycji Waciwoci i usun zaznaczenie z pola wyboru Drukuj obiekt
(rysunek 3.16).
Rysunek 3.16.
Zapobieganie
wydrukowaniu
wykresu wraz
z arkuszem
92
Rozdzia 4.
Typy wykresw
W rozdziale:
Typy wykresw w Excelu
Przykady wykresw
Tworzenie i uywanie szablonw wykresw
94
Wykres kolumnowy (grny lewy rg) to prawdopodobnie najlepszy wybr dla tego
konkretnego zestawu danych, poniewa jasno przedstawia informacje dla kadego miesica, dyskretnie uywajc jednostek. Wykres supkowy (grny prawy rg) jest podobny
do kolumnowego, tyle e zamieniono w nim osie. Wikszo osb przyzwyczajona jest
do przegldania danych dla danego okresu prezentowanych na poziomej osi od lewej do
prawej, a nie w ukadzie pionowym
Wykres liniowy (w rodku, po lewej) prawdopodobnie nie bdzie najlepszym rozwizaniem, poniewa linie pomidzy punktami danych sugeruj, e dane s cige. Takie same
zastrzeenia mona mie w stosunku do wykresu warstwowego (rodek, po prawej).
Wykres koowy (na dole, po lewej) jest te zbyt mylcy, w dodatku nie zawiera elementw wskazujcych na zaleno danych od czasu. Wykres koowy jest najlepszy dla
niewielkich iloci danych, w prezentacji ktrych chcemy zwrci uwag na ich wewntrzne
proporcje. W przypadku zbyt duych porcji danych ten typ wykresu moe uniemoliwi
ich interpretacj. Z jakich powodw wykresy koowe s bardzo popularne i czsto
uywane, nawet gdy nie s najlepszym wyborem dla prezentowanych danych.
Wykres radarowy (na dole po prawej) jest zdecydowanie nieodpowiedni dla uytego rodzaju
danych. Ludzie nie s przyzwyczajeni do analizowania danych z uwzgldnieniem upywu
czasu w ukadzie koowym.
95
Na szczcie, zmiana typu wykresu jest bardzo prosta do przeprowadzenia, dziki czemu
mona swobodnie eksperymentowa z ich rnymi rodzajami a do znalezienia takiego,
ktry najlepiej przedstawi dane i bdzie te tak prosty, jak to tylko moliwe. Aby zmieni
typ wykresu, naley najpierw zaznaczy dany wykres, a nastpnie kolejno wybra Narzdzia wykresw/Projektowanie/Zmie typ wykresu. Teraz wystarczy ju tylko wybra odpowiedni typ z okna Zmienianie typu wykresu. Mona te zaznaczy wykres i wybra odpowiedni opcj z grupy Wstawianie/Wykresy.
Jeeli na wykresie uyto wicej ni jednej serii danych, przed wykonaniem polecenia
Narzdzia wykresw/Projektowanie/Zmie typ wykresu naley si upewni, e zaznaczono
inny element ni seri danych. Jeeli zaznaczona bdzie seria, zmiana zostanie
zastosowana tylko dla niej. Innymi sowy, uzyskamy wykres zoony, czyli taki, ktry
czy dwa lub wicej rne typy wykresw. Wykresy zoone zostay opisane w dalszej
czci rozdziau.
96
Poniej zamieszczono szczegowe informacje na temat rnych typw wykresw dostpnych w programie Excel. Przykady te oraz ich opisy powinny pomc czytelnikom atwiej
podj decyzj dotyczc zastosowania waciwego typu wykresu dla posiadanych danych.
Wykresy kolumnowe
To jeden z najczciej uywanych typw wykresw. Wykres kolumnowy wywietla
punkty danych w pionowych kolumnach, ktrych wierzchoki odpowiadaj prezentowanym wartociom. Skala wywietlana jest na osi pionowej, umieszczonej zwykle po lewej
stronie wykresu. Mona okreli liczb serii danych, a kolejne serie danych mog by
umieszczane na wierzchokach poprzednich. Zwykle kada seria prezentowana jest w innym
kolorze.
Wykres kolumnowy jest czsto uywany do porwnywania odrbnych danych, dziki
czemu moe prezentowa rnice midzy pozycjami w serii danych czy przekrj przez
wiele serii.
97
Opis
Kolumnowy grupowany
Skumulowany kolumnowy
Skumulowany kolumnowy
z efektem 3-W
Kolumnowy 3-W
Walcowy grupowany
Skumulowany walcowy
Walcowy 3-W
Stokowy grupowany
Skumulowany stokowy
Stokowy 3-W
Ostrosupowy grupowany
Skumulowany ostrosupowy
Ostrosupowy 3-W
Na rysunku 4.3 widoczny jest wykres kolumnowy grupowany ilustrujcy wielko sprzeday dwch produktw na przestrzeni kilku lat. Wynika z niego, e w tym okresie sprzeda przekadni bya zawsze wiksza od sprzeday nakadek. Co wicej, sprzeda nakadek
w prezentowanym okresie spada, podczas gdy przekadni sprzedaje si coraz wicej.
98
Rysunek 4.3. Wykres kolumnowy grupowany porwnujcy wielko sprzeday dwch produktw
Przedstawiony powyej wykres znajduje si w pliku wykresy kolumnowe.xlsx, ktry
mona pobra z serwera FTP pod adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.
Te same dane przedstawiono na rysunku 4.4 w postaci wykresu skumulowanego kolumnowego. Dodatkow korzyci wynikajc z jego zastosowania jest moliwo sprawdzenia cznej wartoci sprzeday w danym roku (skala na osi pionowej). Wida na nim,
e poziom cakowitej sprzeday jest relatywnie stabilny w analizowanym okresie, zmieniy si natomiast wzajemne proporcje produktw.
Rysunek 4.4.
Skumulowany wykres
kolumnowy wywietla
wielko sprzeday
kadego produktu
oraz czn warto
Te same dane przedstawiono na rysunku 4.5 na wykresie 100% skumulowanym kolumnowym. Mona z niego odczyta udzia w sprzeday kadego z dwch produktw w danym
roku. Na osi wartoci przedstawiono skal procentow, a nie wielko sprzeday. Na ten
temat nie ma na wykresie adnych informacji. Ten typ jest czsto dobr alternatyw dla
wykresu koowego. Zamiast uywa koa do przedstawienia wielkoci sprzeday w kadym roku, na wykresie zastosowano prostoktne kolumny.
99
Rysunek 4.5.
100% skumulowany
wykres kolumnowy
wywietla roczn
wielko sprzeday
obu produktw
w stosunku
procentowym
Te same dane przedstawiono na rysunku 4.6 na wykresie kolumnowym 3-W. Wiele osb
korzysta z tego wykresu, poniewa jest bardziej efektowny. Mimo e jest on bardziej
atrakcyjny wizualnie, to czsto utrudnia dokadne porwnanie danych, a to z powodu
perspektywy. Wykresy z efektem 3-W lepiej pozostawi do prezentacji, w ktrych wane
jest pokazanie oglnych trendw, a nie szczegowe porwnania.
Rysunek 4.6.
Wykres
kolumnowy 3-W
Wykresy supkowe
Wykres supkowy to w istocie wykres kolumnowy obrcony o 90. Jednym z powodw,
dla ktrych zastosowanie wykresu supkowego moe by dobrym rozwizaniem, jest
fakt, e atwiej na nim odczyta etykiety kategorii. Na rysunku 4.8 przedstawiono wykres
100
Wykres po lewej to kolumnowy grupowany 3-W. Ale nie jest to prawdziwy wykres trjwymiarowy.
To wykres w dwch wymiarach, w ktrym dodano perspektyw, aby stworzy wraenie gbi. Wykres
po prawej (kolumnowy 3-W) to prawdziwy wykres w trzech wymiarach, poniewa serie danych prezentowane s w trzecim wymiarze (gbi).
Prawdziwe wykresy trjwymiarowe maj trzy osie: wartoci (wysoko), kategorii (szeroko) i serii
danych (gbia). O serii jest zawsze osi kategorii nie mona na niej prezentowa wartoci liczbowych.
Kiedy wykres 3-W jest aktywny (niezalenie, czy jest to prawdziwe 3-W czy te nie), mona zmieni perspektyw i uoenie polecenia za pomoc Narzdzia wykresw/Ukad/To/Obrt 3-W. Zostanie
wwczas wywietlone okno dialogowe Formatowanie obszaru wykresu z otwart zakadk Obrt
3-W. Z jej poziomu uytkownik ma dostp do wielu rnych ustawie. Mona tak bardzo znieksztaci wykres, e praktycznie przestanie by uyteczny.
Rysunek 4.7.
Wykres skumulowany
stokowy
101
Rysunek 4.8. W przypadku dugich etykiet kategorii wykres supkowy moe by dobrym rozwizaniem
102
Opis
Supkowy grupowany
Skumulowany supkowy
Wykresy liniowe
Wykresy liniowe czsto wykorzystywane s do prezentacji danych cigych; s rwnie
przydatne do wskazywania trendw w przekroju czasowym. I tak umieszczenie na wykresie
liniowym wielkoci dziennej sprzeday moe pomc okreli jej zmienno. Zwykle na
osi kategorii na wykresie liniowym wywietlane s takie same odstpy.
103
W tabeli 4.3 omwiono wszystkie siedem typw wykres liniowego dostpnych w Excelu.
Tabela 4.3. Typy wykresu liniowego
Typ wykresu
Opis
Liniowy
Skumulowany liniowy
Liniowy ze znacznikami
Skumulowany liniowy
ze znacznikami
Liniowy 3-W
Na rysunku 4.10 widoczny jest wykres liniowy ilustrujcy dzienn sprzeda (dwiecie
punktw danych). Chocia dane zmieniaj si codziennie, wykres wyranie pokazuje oglny
trend wzrostowy.
Na wykresie liniowym mona uy dowolnej liczby serii danych, a wykrelone linie
formatowa z uyciem rnej gruboci linii, stylami, kolorami lub znacznikami danych.
Na rysunku 4.11 przedstawiono wykres liniowy z trzema seriami danych, z ktrych
kada ma 55 punktw danych. Kada linia wywietlana jest w innym kolorze i z innymi
znacznikami, dziki czemu mona je rozrni, nawet jeli wydrukujemy wykres w kolorach czarnym i biaym.
104
Rysunek 4.10.
Wykres liniowy
czsto pomaga
dostrzec trendy
czy wzorce obecne
w gromadzonych
danych
Rysunek 4.11.
Wykres liniowy
z trzema seriami
danych
Wykresy koowe
Wykres koowy jest przydatny wwczas, gdy chcemy przedstawi wzajemne proporcje
lub wkad w cao. Mona na nim przedstawi tylko jedn seri danych. Wykres koowy
jest najbardziej efektywny przy niewielkiej iloci danych. Przyjmuje si, e ten typ wykresu
105
Rysunek 4.12.
Wykres trjwymiarowy
nie jest najlepszym
typem do prezentacji
takich danych
Rysunek 4.13.
Standardowy wykres
liniowy jest lepszym
rozwizaniem
nie powinien zawiera wicej ni pi czy sze punktw danych (czy wycinkw). Jeeli
znajdzie si na nim zbyt wiele punktw danych, moe by bardzo trudny do interpretacji.
Wartoci uywane na wykresie koowym musz by dodatnie. Jeeli w wykorzystanych
danych znajduj si wartoci ujemne, zostan zmienione na dodatnie,
a to prawdopodobnie nie jest intencj uytkownikw!
Aby podkreli pewne dane, mona wysadzi jeden lub wicej wycinkw z koa (rysunek 4.14). W tym celu naley zaznaczy wykres i klikn wycinek, dziki czemu zostanie
zaznaczone cae koo. Nastpnie naley klikn wycinek, ktry ma zosta rozbity, i przecign go w odpowiednie miejsce.
Przedstawione powyej i poniej wykresy umieszczono w pliku wykresy koowe.xlsx,
ktry mona pobra z serwera FTP pod adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.
106
Opis
Koowy
Koowy 3-W
Koowy koowego
Koowy rozsunity
Supkowy koowego
107
Rysunek 4.16. Wykres supkowy koowego prezentujcy szczegowe dane dla wybranego wycinka
wykresu gwnego
Wykresy punktowe
Kolejnym typem popularnego wykresu jest wykres punktowy (znany te jako wykres XY).
Rni si od wikszoci innych wykresw tym, e na obu osiach prezentuje wartoci.
Wykres punktowy nie ma osi kategorii.
Jest czsto wykorzystywany do ukazania relacji pomidzy dwoma zmiennymi. Na
rysunku 4.17 przedstawiono przykadowy wykres punktowy ukazujcy relacj pomidzy
108
Opis
109
Wykresy warstwowe
O wykresie warstwowym mona myle jako o wykresie liniowym, w ktrym obszar pod
lini zosta pokolorowany. W tabeli 4.6 omwiono sze typw wykresu warstwowego
dostpnych w Excelu.
Na rysunku 4.19 przedstawiono przykad skumulowanego wykresu warstwowego. Skumulowanie serii danych pozwala przejrzycie przedstawi czn sprzeda w kadym kwartale i dodatkowo udzia w niej kadego produktu.
Przedstawione wykresy umieszczono w pliku wykresy warstwowe.xlsx, ktry mona
pobra z serwera FTP pod adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.
110
Opis
Warstwowy
Skumulowany warstwowy
Warstwowy 3-W
Skumulowany warstwowy
z efektem 3-W
111
Rysunek 4.20.
Dane z pierwszych
trzech kwartaw
dla Produktu C
nie s widoczne
Wykresy piercieniowe
Wykresy piercieniowe s podobne do koowych, z dwoma jednak wyjtkami: koo nie jest
pene, ma w rodku otwr1; mog zawiera wicej ni jedn seri danych. Na rysunku 4.21
przedstawiono przykad wykresu piercieniowego z dwoma seriami danych (I procze
i II procze). Legenda objania punkty danych. Strzaki i opisy serii zostay dodane rcznie. Co dziwne, wykres piercieniowy nie oferuje prostego sposobu na identyfikacj serii.
112
Serie danych s wywietlane jako okrgi. Jak wida, wykres piercieniowy zawierajcy
wicej ni jedn seri danych moe by bardzo trudny do interpretacji. Relatywnie duy
rozmiar wycinkw na zewntrznym okrgu wykresu moe by mylcy. W zwizku z tym
wykresy piercieniowe powinny by uywane oszczdnie. W wielu przypadkach wykres
kolumnowy skumulowany lub grupowany bdzie lepszy od wykresu piercieniowego
w takim porwnaniu. Na rysunku 4.22 przedstawiono te same dane na wykresie skumulowanym kolumnowym.
Rysunek 4.22.
Wykres skumulowany
kolumnowy uyty
zamiast wykresu
piercieniowego
113
Opis
Piercieniowy
Rozsunity piercieniowy
Wykresy radarowe
Wykresy radarowe nie s szczeglnie popularne. Posiadaj one oddzielne osie dla
kadej kategorii; osie rozchodz si z centralnej czci wykresu. Warto kadego punktu
danych jest wykrelona na odpowiedniej osi.
Na rysunku 4.24 przedstawiono przykad wykresu radarowego. Wykrelono na nim dwie
serie danych w dwunastu kategoriach (miesice); wykres przedstawia sezonowe zapotrzebowanie na narty i narty wodne.
Z du doz pewnoci mona stwierdzi, e wikszo ludzi nie ma pojcia, jak zinterpretowa wykres ilustrujcy wielko sprzeday nart. Na rysunku 4.25 przedstawiono duo
lepszy sposb prezentacji tych samych danych za pomoc wykresu skumulowanego
kolumnowego.
114
Rysunek 4.25.
Wykres skumulowany
kolumnowy to lepszy
wybr do prezentacji
danych o sprzeday nart
Opis
Radarowy
Radarowy ze znacznikami
Wypeniony radarowy
115
Wykresy powierzchniowe
Wykres powierzchniowy przedstawia dwie lub wicej serii danych na trjwymiarowej
powierzchni. Jak wida na rysunku 4.27, tak rodzaj wykresu moe by cakiem interesujcy.
Odmiennie ni w przypadku pozostaych wykresw, Excel uywa kolorw do zaznaczenia wartoci, a nie serii danych. Liczba zastosowanych kolorw zaley od wielkoci
jednostki ustawionej na osi wartoci. Kady kolor odpowiada jednej jednostce.
Przedstawione wykresy umieszczono w pliku wykresy powierzchniowe.xlsx, ktry mona
pobra z serwera FTP pod adresem ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.
Opis
Powierzchniowy 3-W
Szkieletowo-powierzchniowy 3-W
Konturowy
Szkieletowo-konturowy
116
Wykresy bbelkowe
Wykres bbelkowy jest podobny do wykresu punktowego, tyle e moe wywietla
dodatkowe serie danych przedstawione za pomoc bbelkw rnej wielkoci. Tak jak
w przypadku wykresu punktowego, obie osie reprezentuj wartoci (nie ma osi kategorii).
Na rysunku 4.28 przedstawiono przykad wykresu bbelkowego ilustrujcego efekty diety
odchudzajcej. O pozioma przedstawia wag wyjciow, na osi pionowej przedstawiono
czas trwania diety, a rozmiar bbelkw odpowiada iloci zrzuconych kilogramw.
117
Opis
Bbelkowy
Wykresy giedowe
Wykresy giedowe s najbardziej przydatne do wywietlania informacji dotyczcych
giedy, ale mog by te uyte do prezentowania innych danych. Ten typ wykresu wymaga
od trzech do piciu serii danych, w zalenoci od wybranego podtypu.
W tabeli 4.11 omwiono cztery typy wykresu giedowego dostpne w Excelu.
Na rysunku 4.30 przedstawiono przykady kadego z czterech typw wykresu giedowego. Dwa wykresy na dole wywietlaj wielko obrotu i uywaj dwch osi wartoci.
Dzienny obrt, przedstawiony za pomoc kolumn, przedstawiono na osiach po lewej
stronie. Grne linie, zwane czasem wiecznikami, przedstawiaj rnic pomidzy cen
otwarcia i zamknicia. Czarny pasek u gry informuje, e cena zamknicia bya nisza od
ceny otwarcia. Ten wykres moe by trudny w interpretacji, poniewa Excel nie wywietla
w legendzie symboli dla wszystkich serii.
118
Opis
Maks.-min.-zamknicie
Otwarcie-maks.-min.-zamknicie
Obrt-maks.-min.-zamknicie
Obrt-otwarcie-maks.-min.-zamknicie
119
Wykres giedowy moe wywietla dowoln liczb punktw danych. Na rysunku 4.31
przedstawiono przykadowe dane firmy z trzech lat. Na wykresie przedstawiono wszystkie
cztery zmienne: obrt, ceny najwysz, najnisz i zamknicia. Przy takiej iloci danych
nie da si dostrzec pojedynczych danych, ale oglny trend jest doskonale widoczny.
2.
120
Rysunek 4.32. Zastosowanie wykresw giedowych nie ogranicza si tylko do danych finansowych
3.
4.
Nastpnie naley wybra typ wykresu dla zaznaczonej serii i klikn przycisk OK.
121
Rysunek 4.33.
Wykres zoony
Rysunek 4.34.
Wykres zoony
z dwiema osiami
pionowymi
Kiedy czytelnicy rozpoczn eksperymentowanie z wykresami zoonymi, szybko przekonaj si, e nie ma ogranicze do stosowania w nich wszystkich wykresw trjwymiarowych. Podobnie jest z wykresami giedowymi i bbelkowymi. Ale okae si te, e
niektre kombinacje si nie sprawdzaj. Prawdopodobnie kombinacja wykresu radarowego
i liniowego nie przyda si nikomu na nic.
W wykresie zoonym wykorzystuje si pojedynczy obszar krelenia. Dlatego nie uda si
utworzy na przykad wykresu zoonego wywietlajcego trzy wykresy koowe.
122
2.
3.
4.
2.
3.
4.
Szablony mona te zastosowa do ju istniejcych wykresw. W tym celu naley zaznaczy dany wykres, a nastpnie kolejno wybra Narzdzia wykresw/Projektowanie/Zmie
typ wykresu.
Rozdzia 5.
Serie danych na wykresie
W rozdziale:
Dodawanie i usuwanie serii danych z wykresu
Metody zmiany danych uywanych na wykresie
Zakresy nieprzylegajce
Korzystanie z danych z rnych arkuszy i skoroszytw
Zaginione dane
Serie danych: ukrywanie danych
Odczanie wykresu od danych
Osie pomocnicze
Kady wykres zawiera przynajmniej jedn seri danych, ktre zwykle przechowywane s
w arkuszu. W rozdziale szczegowo omwiono zagadnienia zwizane z seriami danych;
zamieszczono te sporo wskazwek pomocnych przy wybieraniu i modyfikowaniu danych
uywanych na wykresach.
124
Po stworzeniu wykresu mona jednak atwo zmieni zastosowane przez program ustawienie. Wystarczy klikn wykres i wybra ze Wstki Narzdzia wykresw/Projektowanie/
Dane/Przecz wiersz/kolumn.
Wybr orientacji ma wpyw na liczb serii na wykresie, a take jego wygld i czytelno. Na rysunku 5.1 przedstawiono dwa wykresy korzystajce z tych samych danych. Na
wykresie z lewej widoczne s trzy serie umieszczone w kolumnach. Na wykresie z prawej widoczne s cztery serie umieszczone w wierszach.
Rysunek 5.1. Wybr orientacji danych (wedug wiersza lub kolumny) determinuje liczb serii na wykresie
125
126
na niebiesko prostokta,
zaznaczenie wykresu, a nastpnie wpisanie w pasku formuy: SERIE.
Zaznaczy zakres zawierajcy dane, ktre maj by dodane (wcznie z nazw serii).
2.
3.
4.
Aby mie wiksz kontrol nad dodawanymi danymi, naley wybra kolejno Narzdzia
gwne/Schowek/Wklej specjalnie; zostanie wwczas wywietlone okno dialogowe Wklejanie specjalne. Na rysunku 5.2 przedstawiono nowe serie (wykorzystano wiersz 5.) dodane
do wykresu.
Rysunek 5.2. Okno dialogowe Wklejanie specjalne uyte do dodania serii do wykresu
Oto, na co naley zwrci uwag, dodajc nowe serie za pomoc okna dialogowego Wklejanie specjalne:
127
2.
3.
4.
5.
Po ich wskazaniu klikn przycisk OK. Okno zostanie zamknite i ponownie pojawi
si okno Wybieranie rda danych.
6.
Aby doda kolejn seri, ponownie klikn przycisk Dodaj; aby zakoczy cay
proces, klikn OK.
128
Rysunek 5.3. Dodawanie serii do wykresu za porednictwem okna dialogowego Edytowanie serii
Konfiguracja okna dialogowego Edytowanie serii zaley od typu opracowywanego wykresu.
I tak dla wykresu punktowego okno bdzie umoliwiao wskazanie komrek dla: Nazwy
serii, Wartoci X serii i Wartoci Y serii. W przypadku wykresu bbelkowego w oknie
bdzie mona wskaza dodatkowe komrki dla pozycji o nazwie Rozmiar bbelkw serii.
2.
3.
Nie jest to najbardziej efektywny sposb na dodawanie nowych serii do wykresu. Wymaga
znajomoci zasad dziaania formuy SERIE i jak mona si spodziewa niesie ze
sob ryzyko popenienia bdu. Warto jednak wiedzie, e nie ma potrzeby wpisywania
caej formuy od samego pocztku. Mona skopiowa ju istniejc formu, wklei do paska
formuy, a nastpnie edytowa j tak, aby bya zgodna z nowymi danymi.
Wicej informacji na temat skadni formuy SERIE zamieszczono w dalszej czci
rozdziau.
129
Do tego celu mona te uy okna dialogowego Wybieranie rda danych. Naley wybra
ze Wstki Narzdzia wykresw/Projektowanie/Dane/Zaznacz dane, okno zostanie wwczas wywietlone. Nastpnie naley wybra z listy odpowiedni seri i klikn przycisk
Usu.
Rysunek 5.4. Zaznaczenie na wykresie serii danych spowoduje podwietlenie tych danych w arkuszu
130
131
zakres danych uytych dla pojedynczej serii, naley j zaznaczy na licie i klikn
przycisk Edytuj.
W dolnej prawej czci wywietlane s etykiety osi kategorii. Po klikniciu przycisku
Edytuj zostanie wywietlone okno dialogowe Etykiety osi, w ktrym bdzie mona
zmieni ich zakres.
Konfiguracja okna dialogowego Edytowanie serii zaley od typu opracowywanego wykresu.
I tak dla wykresu bbelkowego okno ma cztery zakresy, ktre mona kontrolowa: Nazwy
serii, Wartoci X serii, Wartoci Y serii i Rozmiar bbelkw serii.
132
Rysunek 5.7. Formua SERIE dla zaznaczonej serii danych zostanie wywietlona w Pasku formuy
danych. Aby edytowa t formu, wystarczy klikn j w pasku formuy i uy standardowych technik. Poniej w ramce Skadnia formuy SERIE zamieszczono informacje
na temat rnych argumentw dla tej formuy.
Podczas modyfikowania zakresw serii danych ktrkolwiek z metod opisanych
wczeniej zmianie ulega rwnie formua SERIE. Tak naprawd, wspomniane techniki
to proste sposoby na edycj tej formuy.
argument to 2).
Warto zauway, e odwoania do zakresw w formule SERIE zawsze zawieraj nazw
arkusza i zawsze s odwoaniami bezwzgldnymi. W odwoaniach bezwzgldnych, jak
wiadomo, stosuje si znak dolara przed numerem wiersza czy nazw kolumny. Jeeli podczas edycji formuy SERIE zostanie usunita nazwa arkusza lub odwoania bezwzgldne
zostan zmienione na wzgldne, Excel samodzielnie wprowadzi konieczne poprawki.
Nazwy serii
Kada seria danych uyta na wykresie ma swoj nazw wywietlon w legendzie. W przypadku gdy serie nie maj nazw, Excel nada im nazwy domylne: Seria1, Seria2 i tak dalej.
133
Najprostszym sposobem wprowadzenia nazwy serii jest zrobienie tego podczas tworzenia
wykresu. Zwykle nazwa serii znajduje si w przylegajcej do niej komrce. I tak gdy
dane uoone s w kolumnach, zwykle nagwki kolumn zawieraj nazw serii. Jeeli
wskaemy nazw serii wrd danych uytych na wykresie, wwczas zostanie ona zastosowana automatycznie.
Na rysunku 5.8 przedstawiono wykres z trzema seriami danych. Nazwy serii przechowywane s w komrkach B3:D3 i s to: Centrum, Pnoc i Zachd. Formua SERIE dla pierwszej serii danych wyglda nastpujco:
=SERIE(Arkusz5!$B$3;Arkusz5!$A$4:$A$9;Arkusz5!$B$4:$B$9;1)
134
Rysunek 5.8.
Nazwy serii pobierane
s z arkusza
1.
2.
3.
4.
Zwykle w tym polu znajduje si odwoanie do komrki, ale mona je zastpi dowolnym
tekstem.
Po ponownym klikniciu wanie zmienionej serii mona zauway, e Excel
przekonwertowa tekst w formu: wprowadzona nazwa zostaa umieszczona
po znaku rwnoci w cudzysowach.
Na rysunku 5.9 przedstawiono poprzedni wykres po zmianie nazwy serii. Pierwszy argument funkcji SERIE nie ma ju postaci odwoania do komrki. Teraz zawiera tylko tekst.
Oto przykadowy skad formuy SERIE dla pierwszej serii danych:
=SERIE("Oddzia A";Arkusz5!$A$4:$A$9;Arkusz5!$B$4:$B$9;1)
Nazw serii mona te zmieni, edytujc wprost formu SERIE. W tym celu naley zaznaczy seri, klikn pasek formuy i zastpi pierwszy argument wasnym tekstem (koniecznie zawartym w cudzysowach).
135
Rysunek 5.9.
Nazwy serii
zostay zmienione;
nowe nazwy widoczne
s w legendzie
Aby utworzy seri bez nazwy, nie naley nic wpisywa w cudzysw bdcy pierwszym
argumentem dla formuy SERIE. Serie danych bez nazw nadal bd widoczne na legendzie
wykresu, ale pozbawione bd tekstu.
136
Aby zmieni porzdek wywietlania serii danych, naley uy okna dialogowego Wybieranie rda danych. W licie znajdujcej si w dolnej lewej czci okna serie s umieszczone
w takiej kolejnoci, w jakiej znajduj si na wykresie. Naley zaznaczy wybran seri,
a nastpnie za pomoc przyciskw ze strzakami w gr i w d ustawi j na nowej pozycji; spowoduje to jednoczenie zmian jej pooenia na wykresie.
Innym sposobem jest edycja formuy SERIE; a dokadniej rzecz ujmujc, jej czwartego
parametru. Wicej informacji na temat skadni formuy SERIE zamieszczono w ramce pt.
Skadnia formuy SERIE we wczeniejszej czci rozdziau.
W przypadku niektrych wykresw kolejno serii nie ma znaczenia. Ale w przypadku
innych by moe trzeba bdzie j zmieni. Na rysunku 5.10 przedstawiono wykres
skumulowany kolumnowy utworzony na podstawie danych z komrek A2:E6. Poczwszy
od pierwszej serii danych (Region 1), na dole kolumny s zgrupowane. By moe uytkownik wolaby, aby kolumny byy skumulowane w kolejnoci zgodnej z ukadem danych.
Aby tak si stao, naley zmieni ich ukad.
Rysunek 5.10.
Ukad kolumn
na wykresie
nie odpowiada
ukadowi danych
Rysunek 5.12.
Niektre punkty danych
s zasonite
1.
2.
3.
137
138
Efekt widoczny na rysunku 5.13 to duo bardziej czytelny wykres. Warto zwrci
uwag na fakt, e odwrcenie kolejnoci nie spowoduje zmiany ukadu w formuach SERIE.
Formuy SERIE wygldaj tak samo, ale mimo to Excel wywietli dane na osiach w nowej
kolejnoci. Konsekwentnie jeeli wykres posiada legend, ukad serii w niej oddany bdzie
wyglda tak samo.
Rysunek 5.13.
Po odwrceniu osi serii
wykres jest bardziej
czytelny
Umieszczanie na wykresach
zakresw nieprzylegajcych
W wikszoci przypadkw wykresy tworzone s z danych znajdujcych si w przylegajcych do siebie komrkach. Ale Excel umoliwia te wykorzystanie danych z zakresw nieprzylegajcych. Na rysunku 5.14 przedstawiono przykad wykresu korzystajcego
z nieprzylegajcych danych. Na wykresie umieszczono dane z pierwszego i ostatniego
kwartau. Dane te znajduj si w wierszach 2:4 i 11:13. Warto zauway, e etykiety
kategorii wywietlaj miesice: stycze, luty, marzec, padziernik, listopad i grudzie.
Formua SERIE dla tych serii danych wyglda nastpujco:
=SERIE(;(Arkusz8!$A$2:$A$4;Arkusz8!$A$11:$A$13);(Arkusz8!$B$2:$B$4;Arkusz8!$B$11:
$B$13);1)
Pierwszy argument zosta pominity, dlatego Excel zastosowa domylne nazwy serii.
Drugi argument okrela 6 komrek w kolumnie A jako etykiety kategorii. Trzeci argument
139
140
Brakujce dane
Czasem w danych uytych na wykresie moe brakowa jednego lub wicej punktw
danych. Excel oferuje nastpujce sposoby obsugi takich zaginionych danych.
Zignorowanie brakujcych danych. Wykres serii bdzie zawiera puste miejsca.
Brakujcym danym zostanie przypisana warto 0.
Interpolacja brakujcych danych (tylko dla wykresw punktowy i liniowych).
Z nieznanych powodw Excel utrudnia odnalezienie tych opcji. Nie znajdziemy ich na
Wstce, nie ma ich take w oknie dialogowym Formatowanie serii danych. Aby je zastosowa, naley wykona nastpujce kroki:
1.
Zaznaczy wykres.
2.
3.
4.
Opcja, ktra zostanie wybrana, bdzie zastosowana tylko dla aktywnego wykresu i wszystkich serii na nim si znajdujcych. Innymi sowy, na jednym wykresie nie mona okreli
rnych opcji obsugi brakujcych danych dla rnych serii. W dodatku nie we wszystkich
wykresach mona zastosowa obsug brakujcych danych.
141
Rysunek 5.16.
W tym oknie
(Ustawienia ukrytych
i pustych komrek)
mona okreli
sposb, w jaki program
potraktuje brakujce
dane
Na rysunku 5.17 przedstawiono trzy wykresy ilustrujce trzy metody obsugi zaginionych danych. Na wykresie przedstawiajcym rozkad temperatury powietrza w godzinnych
odstpach w danych, ktrych uyto do jego utworzenia, brakuje czterech punktw danych.
Poprawny sposb obsugi danych zaley gwnie od informacji, ktr wykres ma przekazywa. Na grnym wykresie brak danych jest oczywisty, poniewa w linii s przerwy.
Na rodkowym wykresie brakujce dane widoczne s jako wartoci zerowe, co jest
oczywicie mylce. Na dolnym wykresie brakujce dane s interpolowane. Ze wzgldu
na to, e dane s rozmieszczone w czasie, oraz fakt, e ich zmiany s z natury pynne,
interpolacja wydaje si by waciwym wyborem.
Rysunek 5.17. Te trzy wykresy ilustruj trzy metody prezentowania na wykresie zaginionych danych
142
143
Rysunek 5.19. Po zastosowaniu filtra w tabeli na wykresie widoczne s tylko dane z wrzenia
danych. W oknie tym naley klikn przycisk Ukryte i puste komrki, w kolejnym oknie
(Ustawienia ukrytych i pustych komrek) naley zaznaczy pole Poka dane w ukrytych
wierszach i kolumnach.
Dziaanie opcji Poka dane w ukrytych wierszach i kolumnach jest ograniczone tylko
do aktywnego wykresu. Nie jest to ustawienie globalne, ktre zostaoby zastosowane
do wszystkich tworzonych wykresw.
144
2.
3.
4.
5.
Uzyskamy wwczas obraz zawierajcy oryginalny wykres. Taki obiekt mona edytowa
jak grafik, nie jak wykres. Oznacza to, e nie mona ju zmienia waciwoci takich jak:
typ wykresu, etykiety danych i tak dalej.
Mimo e nie mona edytowa go tak jak wykresu, to mona edytowa go jako grafik.
Po zaznaczeniu takiego obrazu naley wybra kart Narzdzia obrazw/Formatowanie.
Na rysunku 5.20 przedstawiono kilka przykadw opcji formatowania wykresw wklejonych jako grafika.
Rysunek 5.20. Po zamianie wykresu w obraz moliwy jest szereg zmian formatowania grafiki
145
Pierwszy argument, czyli nazwa serii, zosta pominity. Drugi element zawiera tablic
skadajc si z piciu cigw tekstowych. Kady z tych cigw umieszczony jest
w cudzysowach i oddzielony od pozostaych ukonikiem. Caa tablica umieszczona jest
w nawiasach. Dane prezentowane na wykresie przechowywane s w innej tablicy (trzeci
argument).
Wykres by najpierw utworzony na podstawie zakresu danych. Nastpnie formua SERIE
zostaa odczona od zakresu, a oryginalne dane usunito. W efekcie uzyskano wykres,
ktry nie jest powizany z danymi przechowywanymi w zakresach.
Oto procedura zamiany w formule SERIE odwoania do zakresu na tablic:
1.
2.
3.
4.
146
5.
Powtrzy powysz procedur dla kadej serii na wykresie. Ta metoda odczania serii
od wykresu, w przeciwiestwie do tworzenia obrazu, nie zamyka moliwoci edycji
wykresu i jego formatowania. Warto zapamita, e rwnie pojedynczy argument mona
zamieni w tablic. Wystarczy podwietli argument formuy SERIE i wcisn klawisz F9.
Dugo formuy SERIE jest ograniczona do 1024 znakw, dlatego te technika ta nie
sprawdzi si w przypadku serii zawierajcych due iloci wartoci czy etykiet kategorii.
2.
3.
4.
Nowa o wartoci zostanie wstawiona z prawej strony wykresu; bd na niej uyte wartoci z serii Dochd. Na rysunku 5.23 przedstawiono wykres z dwiema osiami. Do wykresu
dodano te tytu (za pomoc polecenia Narzdzia wykresw/Ukad/Etykiety/Tytu wykresu),
dziki czemu atwo zidentyfikowa, ktra o odpowiada ktrej serii.
147
Rysunek 5.22. Wartoci w serii danych Dochd s tak niskie, e nie wida ich na wykresie
148
2.
3.
4.
5.
To polecenie bdzie dostpne tylko wwczas, jeeli przypisano seri do drugiej osi.
Na rysunku 5.25 przedstawiono rezultat tego dziaania. Seria Grupa B wykorzystuje lew
i doln o; seria Grupa A korzysta natomiast z prawej i grnej osi. Na wykresie znajduj
si rwnie cztery tytuy osi, dziki czemu atwo mona zorientowa si, czego dotyczy
dana o. W razie potrzeby skale widoczne na kadej osi mona z osobna dostosowa.
149
150
Rozdzia 6.
Formatowanie
i dostosowywanie wykresw
W rozdziale:
Podstawowe informacje o formatowaniu
Formatowanie wypenie i krawdzi
Formatowanie ta elementw wykresu
Edycja tytuw wykresw
Edycja legend, etykiet danych, linii siatki i tabel z danymi
Osie wykresw
Formatowanie wykresw trjwymiarowych
152
153
154
Rysunek 6.1. Za pomoc kontrolki Elementy wykresu mona wybra i zaznaczy czci wykresu
Kiedy zaznaczony jest pojedynczy punkt danych, kontrolka Elementy wykresu wywietli
nazw czci, nawet jeeli nie mona jej wybra bezporednio z listy rozwijanej.
Opis
O kategorii
Obszar wykresu
To wykresu.
Tytu wykresu
155
Opis
Etykieta danych
Etykiety danych
Etykieta danych dla serii Nazwa jest poprzedzona nazw serii. Przykadowa
etykieta danych: Seria1.
Tabela danych
Etykieta jednostek
Supki wzrost-spadek
Linie rzutu
Supki bdw
Podoe wykresu
Linie siatki
Linie maks.-min.
Legenda
Wpis legendy
Obszar krelenia
Punkt danych
Pomocnicza o kategorii
Pomocnicza o wartoci
Serie
Serie danych.
Serie osi
Linie serii
Linia trendu
O wartoci
ciana wykresu
156
2.
3.
4.
Warto zwrci uwag, e kontrolki Wypenienie ksztatu, Kontury ksztatu i Efekty ksztatw mona uy dla niemal kadego elementu wykresu.
Oto jedna z metod na zmian formatowania tytuu wykresu tak, aby biay tekst by
umieszczony na czarnym tle:
1.
2.
3.
157
1.
2.
3.
158
159
Zakadka Wypenienie
Na rysunku 6.4 przedstawiono zakadk Wypenienie w oknie Formatowanie obszaru
wykresu przy zaznaczonej opcji Wypenienie pene. Ukad kontrolek w zakadce zaley od
wybranej opcji.
Rysunek 6.4.
Zakadka Wypenienie
w oknie Formatowanie
obszaru wykresu
Cho zawarto omawianej zakadki jest podobna dla wikszoci elementw, to jednak nie
identyczna. Zaleenie od wybranego elementu okno dialogowe moe udostpnia dodatkowe opcje dostosowane do edytowanego fragmentu wykresu.
160
Nie wszystkie elementy wykresu mona wypeni. I tak okno Formatowanie gwnych linii
siatki nie udostpnia opcji wypeniania, poniewa nie miaoby to sensu. Ale oczywicie
mona zmieni formatowanie linii, korzystajc z dostpnych w oknie zakadek.
Oto lista gwnych opcji zakadki Wypenienie:
Brak wypenienia: element wykresu bdzie przezroczysty.
Wypenienie pene: wywietlona jest kontrolka do wyboru pojedynczego koloru.
tekstur, a take wybr pliku graficznego lub obiektu clipart jako wypenienia.
Ta funkcja jest przydatna do wprowadzania efektw specjalnych w seriach danych.
Wicej informacji na ten temat mona znale w akapicie Formatowanie serii
w dalszej czci rozdziau.
Wypenienie deseniem: umoliwia uycie dwukolorowego deseniu. Opcja ta
Formatowanie krawdzi
Krawd to linia dookoa obiektu. W Excelu dostpne s cztery podstawowe typy formatowania krawdzi:
Brak linii: wok elementu nie ma linii.
Linia ciga: element jest otoczony cig lini. Mona okreli jej kolor, stopie
dotyczce krawdzi.
Na rysunku 6.6 przedstawiono zakadk Style krawdzi w oknie Formatowanie obszaru
wykresu. Podczas przegldania jej zawartoci szybko okae si, e krawdzie mona
161
Rysunek 6.5.
Uycie zbyt wielu typw
wypenienia moe
prowadzi do powstania
nieestetycznych
i trudnych do odczytania
wykresw
Rysunek 6.6.
Niektre z ustawie
dostpnych dla krawdzi
elementw wykresu
162
W niektrych przypadkach trzeba ustawi obszar wykresu jako przezroczysty, tak aby
widoczna bya cz arkusza znajdujca si bezporednio pod nim. Na rysunku 6.7
przedstawiono wykres kolumnowy z przezroczystym obszarem arkusza. Mona to osign,
ustawiajc opcj Wypenienie na Brak wypenienia lub opcj Wypenienie pene na Przezroczysto 100%.
Rysunek 6.7.
Obszar wykresu
jest przezroczysty,
ale obszar krelenia
jest wypeniony
kolorem
163
Cho obszar krelenia obejmuje elementy takie jak osie i ich tytuy, to podczas edycji
wypenienia tego obszaru te zewntrzne czci nie ulegn zmianie.
Po ustawieniu opcji Wypenienie na Brak wypenienia obszar krelenia bdzie
przezroczysty. Dlatego kolory i desenie zastosowane w obszarze wykresu bd przez
niego widoczne. Mona te ustawi Wypenienie pene obszaru krelenia, a nastpnie
tak dopasowa opcj Przezroczysto, aby obszar wykresu by czciowo widoczny.
Aby zmieni pooenie obszaru krelenia wewntrz obszaru wykresu, naley go klikn,
a nastpnie przecign za krawd w nowe pooenie. W celu zmiany jego rozmiaru
naley przecign jeden z naronikw z uchwytami. Mona te tak powikszy obszar
krelenia, aby w caoci wypenia obszar wykresu.
Poszczeglne typy wykresw rni si efektem zmian wprowadzanych w wymiarach
obszaru krelenia. Nie mona na przykad zmieni wymiarw wzgldnych obszaru krelenia dla wykresw koowych czy radarowych (bdzie to zawsze kwadrat). Ale w przypadku pozostaych typw moliwa jest zmiana proporcji poprzez zmian wysokoci lub
szerokoci.
164
Formatowanie serii
Kilka prostych zmian w formatowaniu serii danych moe przynie ogromne zmiany
w czytelnoci caego wykresu. Podczas tworzenia wykresu Excel stosuje standardowe
kolory i style znacznikw dla serii. W wielu przypadkach uytkownicy modyfikuj te
kolory czy style znacznikw dla wikszej przejrzystoci. Czasami s jednak potrzebne
gruntowne zmiany, tak aby uzyska wyraniejszy efekt.
Mona zmieni formatowanie caej serii lub tylko pojedynczego punktu danych; na przykad mona zmieni kolor kolumny tak, aby bardziej przyciga uwag.
Plik z omawianymi tutaj przykadami (serie.xlsx) mona pobra z serwera FTP:
ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.
165
166
Rysunek 6.10.
Znaczniki danych
to ksztaty, ktre
zostay skopiowane
do schowka
Opcje dodatkowe
Serie wykresu oferuj wiele dodatkowych opcji. S one umieszczone w zakadce Opcje
serii okna dialogowego Formatowanie serii danych. Jak zwykle zestaw opcji zaley od
typu edytowanego wykresu. W wikszoci przypadkw dziaanie opcji mona wywnioskowa z ich nazw. Ale jeeli nie mamy pewnoci, do czego moe dana funkcja suy,
najlepiej j wyprbowa. Jeeli rezultat nie bdzie zadowalajcy, mona zmieni ustawienia, przywracajc je do oryginalnego ksztatu, lub cofn wprowadzone zmiany, wciskajc klawisze Ctrl+Z.
Na rysunku 6.11 przedstawiono przykad zmodyfikowanych ustawie serii. Na wykresie
po lewej zastosowano domylne ustawienia (Nakadanie serii 0% i Szeroko przerwy
150%). Na wykresie po prawej zastosowano ustawienia: Nakadanie serii 50% i Szeroko
przerwy 28%.
167
Najlepszym jest uywa go bardzo oszczdnie dla caego wykresu. Gwn zasad jest to, by formatowanie nie odcigao uwagi od gwnego przekazu wykresu.
tytu osi wartoci,
tytu pomocniczej osi kategorii,
tytu pomocniczej osi wartoci.
Liczba tytuw zaley od typu wykresu. I tak wykres koowy moe mie tylko tytu
wykresu, poniewa nie ma osi. Na rysunku 6.12 przedstawiono wykres zawierajcy cztery
tytuy: tytu wykresu, tytu poziomej osi kategorii, tytu pionowej osi wartoci i tytu
pomocniczej pionowej osi.
Plik z omawianymi tutaj przykadami (tytuy.xlsx) mona pobra z serwera FTP:
ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.
168
Rysunek 6.11. Wykres kolumnowy przed wprowadzeniem zmian w ustawieniach Nakadanie serii
i Szeroko przerwy i po ich wprowadzeniu
Rysunek 6.12.
Ten wykres
ma cztery tytuy
169
170
1.
2.
3.
4.
5.
Wcisn Enter.
171
Po klikniciu pola tekstowego mona zmienia jego rozmiar i pooenie. Po wybraniu pola tekstowego dostp do narzdzia formatowania uzyskujemy, klikajc Narzdzia do rysowania/Formatowanie.
Na poniszym rysunku przedstawiono wykres z polem tekstowym zawierajcym nieco sformatowany
tekst. Obszar krelenia wykresu zosta zmniejszony, tak aby mona byo wstawi pole tekstowe.
W polach tekstowych nie ma nic szczeglnego. Jest to prostoktny obiekt zawierajcy tekst.
W razie potrzeby mona zmieni jego ksztat. W tym celu naley zaznaczy pole tekstowe i wybra
kolejno Narzdzia rysowania/Formatowanie/Wstawianie ksztatw/Edytuj ksztat/Zmie ksztat
i wybra odpowiedni pozycj z wywietlonej listy. Dostpnych jest wiele rnych ksztatw, ktre
mona zastosowa.
172
Po przeniesieniu legendy z domylnej pozycji moe zaistnie konieczno zmiany rozmiarw obszaru krelenia, tak aby wypeni przestrze powsta po przesuniciu. Wystarczy zaznaczy obszar krelenia i przesun krawdzie tak, aby dopasowa je do nowego
ksztatu.
Aby zmieni rozmiar legendy, naley j zaznaczy i przecign krawdzie, klikajc
widoczne uchwyty. Excel dopasuje rozmiary automatycznie, w razie potrzeby umieszczajc tekst w kolumnach.
Formatowanie legendy
Mona zaznaczy pojedynczy element legendy i sformatowa go oddzielnie. Mona na
przykad chcie zastosowa pogrubienie czcionki, aby z wiksz skutecznoci przyciga
uwag odbiorcw. Aby zaznaczy pojedynczy element, najpierw naley klikn legend,
a nastpnie wybrany element.
Nie mona zmieni formatowania pojedynczych znakw we wpisach legendy. Tym, ktrzy
chcieliby uy w tekcie legendy indeksu grnego lub dolnego, trzeba powiedzie, e nie
maj szczcia.
Kiedy wybrany jest pojedynczy wpis w legendzie, mona go sformatowa za pomoc
okna dialogowego Formatowanie wpisu legendy. Kiedy zaznaczony jest pojedynczy wpis
legendy i wprowadzona zostanie zmiana w formatowaniu (oprcz formatowania tekstu),
wwczas zostanie ona zastosowana do klucza legendy i odpowiadajcych serii. Innymi
sowy, wygld klucza legendy zawsze jest zwizany z seri danych.
Nie da si wybra wpisw legendy za pomoc listy rozwijanej Elementy wykresu. Naley
klikn dany element lub wybra sam legend, a nastpnie wciska klawisz ze strzak
w d do czasu zaznaczenia odpowiedniego elementu.
173
Usuwanie legendy
W przypadku niektrych wykresw nazwy jednej lub wikszej liczby serii nie powinny
pojawia si na legendzie. Aby usun taki wpis, naley go najpierw zaznaczy, a nastpnie wcisn klawisz Delete. Wpis w legendzie zostanie usunity, ale seria danych pozostanie nienaruszona.
Po usuniciu jednego lub kilku wpisw w legendzie mona w prosty sposb przywrci jej
oryginalny wygld; naley usun ca legend, a nastpnie wstawi j na powrt.
Osie wykresu
Jak ju powiedziano, wykresy mona podzieli na podstawie liczby zastosowanych
w nich osi. Wykres koowy i piercieniowy nie posiadaj osi. Wszystkie wykresy dwuwymiarowe maj przynajmniej dwie osie, mog mie trzy (gdy zastosuje si pomocnicz
o wartoci lub kategorii) lub cztery (gdy wstawi si pomocnicz o wartoci i kategorii).
W wykresach trjwymiarowych stosuje si trzy osie o gbi nazywa si osi serii.
Excel umoliwia szerok kontrol nad stron graficzn osi prezentowanych na wykresach. Do modyfikowania tego aspektu suy okno dialogowe Formatowanie osi. Opcje
w nim dostpne rni si w zalenoci od wybranego typu osi.
174
Rysunek 6.15. Na osi kategorii wywietlany jest tekst, podczas gdy na osi wartoci prezentowana
jest skala liczbowa
W powyszym przykadzie etykiety kategorii zawieraj tekst. Ale mog one te zawiera
liczby. Na rysunku 6.16 widoczny jest ten sam wykres po zastpieniu etykiet kategorii
liczbami. Nawet jeli wykres sta si mniej czytelny, to jasne jest, e o kategorii nie
zawiera rzeczywistej skali liczbowej. Wywietlane liczby s zupenie dowolne, a ich
zmiana nie wpyna na sam wykres.
Wrd wykresw Excela dwa rni si od innych typw jednym wanym aspektem.
Na wykresie punktowym i bbelkowym uywane s dwie osie wartoci. W obu tych przypadkach na osiach przedstawiana jest skala liczbowa.
Rysunek 6.17 zawiera dwa wykresy (punktowy i liniowy) wykorzystujce te same dane.
Na wykresach przedstawiono populacj wiata w rnych latach. Wane jest, e interway
midzy pozycjami w kolumnie A nie s stae.
Na wykresie punktowym uyto dwch osi wartoci, lata zostay wykrelone jako wartoci
numeryczne. Po drugiej stronie wykres liniowy uywa osi kategorii (nienumerycznej),
Rysunek 6.16. Etykiety kategorii zawieraj liczby, ale nie peni one funkcji liczb
Rysunek 6.17. Na wykresach przedstawiono te same dane, ale w bardzo rny sposb
175
176
dla ktrej przyjto, e odstpy midzy pozycjami s staej wielkoci. To oczywicie nie
jest zaoenie odpowiadajce prawdzie, dlatego na wykresie liniowym przedstawiony jest
bardzo nieprawdziwy obraz wzrostu liczby ludnoci: wydaje si by liniowym, cho
wcale takim nie jest.
Wicej informacji na temat osi opartych o kategorie czasowe zamieszczono
w podrozdziale O daty.
177
W zakadce Opcje osi pierwsze cztery kontrolki umoliwiaj ustawienie skali osi (wartoci minimum i maksimum oraz interwaw). Wartoci te s automatycznie okrelane
przez program na podstawie zakresu liczbowego, a same kontrolki ustawione s w pozycji
Automatycznie. Oczywicie, mona zmieni to ustawienie dla wybranych lub wszystkich
opcji, klikajc pole wyboru Staa.
Dostosowywanie skali osi wartoci moe zdecydowanie zmieni wygld wykresu. W pewnych przypadkach manipulowanie tymi wartociami moe przynie zafaszowany obraz
danych. Na rysunku 6.19 przedstawiono dwa wykresy liniowe korzystajce z tych samych
danych. Na grnym wykresie zastosowano skal rozcigajc si od 8000 do 9200. Na
dolnym warto Minimum ustawiono na 0, a Maksimum na 10 000. Nieprzygotowany
odbiorca moe wycign zupenie rne wnioski, ogldajc oba te wykresy. Na grnym
wykresie rnice midzy danymi s bardziej widoczne. Ogldajc dolny, mona odnie
wraenie, e zmiany nastpujce wraz z upywem czasu s bardzo niewielkie.
Rysunek 6.19.
Dwa wykresy
z tym samym
zestawem danych,
ale z rnymi skalami
na osi wartoci
Zastosowana skala powinna zalee od danej sytuacji. Nie ma prostych recept na okrelanie skali, moe za wyjtkiem tej, e nie powinno si wprowadza odbiorcw w bd,
manipulujc punktami danych. Dodatkowo wikszo zgodzi si z twierdzeniem, e
w przypadku wykresw supkowych czy kolumnowych skala osi wartoci powinna zaczyna si od zera (nawet Excel realizuje t zasad).
W przypadku przygotowywania kilku wykresw wykorzystujcych dane z podobnych
zakresw utrzymanie jednej skali dla wszystkich zdecydowanie uatwi ich porwnywanie.
Na rysunku 6.20 przedstawiono rozkad odpowiedzi na dwa pytanie ankietowe. Na grnym
wykresie o wartoci jest wyskalowana od 0% do 50%. Na dolnym od 0% do 35%.
Poniewa zastosowano dwie rne skale na osi wartoci, porwnanie wynikw ankiety jest
utrudnione.
178
Rysunek 6.20.
Zastosowanie rnych
skali na osi wartoci
utrudnia porwnanie
wykresw
Kolejn opcj dostpn w oknie Formatowanie osi jest Wartoci w kolejnoci odwrotnej.
Na grnym wykresie (rysunek 6.21) zastosowano domylny ukad osi. Na dolnym uyto
opcji Wartoci w kolejnoci odwrotnej, co spowodowao odwrcenie kierunku wykresu.
O kategorii znalaza si u gry. Gdybymy chcieli przerzuci j na doln cz wykresu,
wwczas naleaoby dodatkowo zaznaczy opcj Warto maksymalna osi.
W przypadku gdy wykrelane wartoci maj pokry bardzo duy zakres, mona zastosowa dla osi wartoci skal logarytmiczn. Najczciej jest ona uywana do celw naukowych. Na rysunku 6.22 przedstawiono dwa wykresy. W grnym zastosowano standardow skal, a w dolnym logarytmiczn. Warto Podstawy to 10, co oznacza, e kada
kolejna warto skali wywietlana na osi bdzie dziesi razy wiksza od poprzedzajcej. Jeeli zmienimy parametr Podstawy na 100, wwczas kada kolejna jednostka skali
bdzie wiksza sto razy od poprzedniej.
Jeeli prezentowane dane to due liczby, wwczas mona dostosowa wywietlanie
jednostek. Na rysunku 6.23 przedstawiono wykres prezentujcy dane w duych liczbach.
Na dolnym wykresie w polu Jednostki wywietlania wprowadzono opcj Miliony. Excel
automatycznie wstawi na wykres etykiet Miliony, ktra zostaa nastpnie zmieniona
na Miliony kilometrw.
Inn metod zmiany jednostek wywietlanych na osi wartoci jest zastosowanie
specjalnych formatw. I tak aby wywietli wartoci w milionach, naley w oknie
dialogowym Formatowanie osi przej do zakadki Liczby, wybra kategori
Niestandardowe, a nastpnie wprowadzi kod1:
0..
1
179
Rysunek 6.21.
Na dolnym wykresie
uyto opcji Wartoci
w kolejnoci odwrotnej
O posiada take znaczniki: krtkie prostopade do osi linie ilustrujce skal jednostek.
W zakadce Opcje osi mona wybra typ gwnego i pomocniczego znacznika (odpowiednio dla jednostki gwnej i pomocniczej). Dostpne s nastpujce opcje:
Brak: znaczniki nie bd wywietlane.
Wewntrzny: znaczniki bd wywietlane tylko po wewntrznej stronie osi.
Zewntrzny: znaczniki bd wywietlane tylko po zewntrznej stronie osi.
Krzyowy: znaczniki bd wywietlane po obu stronach osi.
180
Rysunek 6.22.
Wykresy prezentuj
te same dane,
ale w dolnym
zastosowano
skal logarytmiczn
O daty
Podczas tworzenia wykresu Excel sprawdza, czy osie kategorii nie zawieraj danych
zwizanych z czasem. Jeeli tak jest, wwczas tworzy wykres osi skali czasu. Na
rysunku 6.25 przedstawiono prosty przykad. Kolumna A zawiera daty; w kolumnie
B umieszczono wartoci wprowadzone na wykresie kolumnowym. Chocia w tabeli
znajduj si dane tylko dla dziesiciu dat, Excel utworzy wykres z 31 interwaami na osi
kategorii. Program rozpozna, e na osi kategorii umieszczono daty, i utworzy odpowiedni o daty.
Aby zmieni ustawienie wprowadzone automatycznie przez program, naley przej do
zakadki Opcje osi w oknie dialogowym Formatowanie osi. Mona tam zauway, e dla
opcji Typ osi domylnie wybrana jest pozycja Wybierz automatycznie na podstawie danych.
Po zmianie na O tekstu wykres zostanie przeksztacony (rysunek 6.26). Daty zostay na nim
potraktowane jako etykiety tekstowe.
181
Rysunek 6.23.
Na dolnym wykresie
wywietlan jednostk
s miliony
Kiedy na osi kategorii uywane s daty, w oknie dialogowym Formatowanie osi w zakadce
Opcje osi mona ustawi Jednostk Gwn, Pomocnicz i Podstawow za pomoc Dni,
Miesicy i Lat.
Jeeli potrzebne bdzie uycie mniejszych jednostek, takich jak godziny, wwczas naley
zastosowa wykres punktowy. Jest tak dlatego, e o daty traktuje wszystkie wartoci
jako liczby cakowite. Dlatego kada warto czasowa jest wykrelana jako pnoc danej
doby. Na rysunku 6.27 widoczny jest wykres punktowy prezentujcy zestawienie faktycznych godzin przylotu do planowych. Obie osi prezentuj wartoci czasowe w jednogodzinnych odstpach.
Niestety, Excel nie umoliwia okrelenia wartoci czasowych w zakadce Opcje osi
w oknie dialogowym Formatowanie osi. Aby zmieni domylne ustawienia dla wartoci
maksimum, minimum i jednostek, naley przekonwertowa wartoci czasowe na wartoci
dziesitne.
182
183
Rysunek 6.26.
To dane z poprzedniego
wykresu,
ale zastosowano
w nim standardowe
ustawienia osi
kategorii
184
Usuwanie osi
Aby zmieni sposb wywietlania osi na wykresie, naley uy opcji dostpnych w grupie
Narzdzia wykresw/Ukad/Osie/Osie. Dostpna tam lista rozwijana oferuje opcje wywietlania osi; te same opcje mona znale w oknie dialogowym Formatowanie osi.
185
Bardziej bezporedni metod usuwania osi jest jej zaznaczenie i wcinicie klawisza
Delete.
Na rysunku 6.29 przedstawiono trzy wykresy, dla ktrych nie s wywietlane adne osie.
Zastosowanie etykiet danych powoduje, e osie wartoci s niepotrzebne; dziki etykietom mamy te pewno, e odbiorcy zorientuj si, co znajduje si na osi poziomej.
Rysunek 6.29.
Trzy wykresy linowe,
dla ktrych nie s
wywietlane adne
osie
Linie siatki
Linie siatki uatwiaj odbiorcom okrelenie wartoci przedstawianych w seriach na wykresie. Linie siatki s elementem opcjonalnym, a uytkownik ma nieco kontroli nad ich
wygldem. W uproszczeniu linie siatki s przedueniem znacznikw na osiach. Znaczniki z kolei zale od jednostki gwnej i pomocniczej okrelonych dla osi.
186
Rysunek 6.30.
O wartoci
uywa specjalnego
formatowania,
aby wywietli
jednostki prdkoci
Aby zmieni waciwoci linii siatki, naley je zaznaczy i przej do okna dialogowego
Formatowanie linii siatki. Mona te uy kontrolki znajdujcej si w grupie Narzdzia
wykresw/Formatowanie/Style ksztatw.
Nie mona zmienia formatowania pojedynczych linii siatki z zestawu. Wszystkie linie
s formatowane tak samo.
187
Etykiety danych
Niektre wykresy wymagaj identyfikowania poszczeglnych punktw danych serii za
pomoc etykiet.
Aby usun etykiety danych z danej serii, naley je zaznaczy i wcisn klawisz Delete.
Aby usun pojedyncz etykiet, naley j zaznaczy i wcisn klawisz Delete. Aby usun etykiety danych ze wszystkich serii na wykresie, naley zaznaczy element inny ni
etykieta i wybra kolejno Narzdzia wykresw/Ukad/Etykiety/Etykiety danych/Brak.
Plik z omawianymi tutaj przykadami (etykiety danych.xlsx) mona pobra z serwera FTP:
ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.
koowych i piercieniowych).
Rozmiar bbelka (tylko dla wykresw bbelkowych).
188
Rysunek 6.31.
Opcje wywietlania
etykiet danych
Pozostae opcje wymieniono poniej. Warto jednak pamita, e dostpne opcje zale od
typu wykresu.
Poka linie wiodce. Po zaznaczeniu tej opcji Excel wywietli lini czc etykiety
punktu danych.
Uwzgldnij klucz legendy w etykiecie. Po zaznaczeniu tej opcji przy kadej etykiecie
189
Rysunek 6.32.
Etykiety danych
na wykresie
kolumnowym
Na rysunku 6.33 widoczny jest wykres liniowy, na ktrym etykiety danych umiejscowiono
na cakiem sporych znacznikach. Osignito to za pomoc opcji rodek.
Rysunek 6.33.
Etykiety danych
umiejscowione
na serii znacznikw
Aby zmieni istniejcy tekst w etykiecie, naley j zaznaczy i wprowadzi nowy tekst.
Aby zaznaczy pojedyncz etykiet, naley j klikn; zostan wwczas zaznaczone
wszystkie, dopiero drugie kliknicie spowoduje zaznaczenie wybranej etykiety.
Aby utworzy cze pomidzy wybran etykiet a komrk, naley:
1.
2.
3.
4.
Wcisn Enter.
Po wstawieniu na wykres etykiet danych czsto okazuje si, e nie s one odpowiednio
rozmieszczone. Moe si zdarzy, e etykiety bd zasania siebie wzajemnie lub te linie
siatki. Po zaznaczeniu pojedynczej etykiety bdzie mona przecign j w bardziej odpowiednie miejsce.
190
Rysunek 6.34. Excel nie udostpnia moliwoci bezporedniego dodania opisowych etykiet
do punktw danych
Mimo tysicy zapyta Microsoft wci nie doda tej funkcji do Excela! Dlatego najpierw
trzeba doda etykiety danych, a nastpnie edytowa kad z nich.
Dostpnych jest kilka uytecznych dodatkw umoliwiajcych okrelenie tekstw,
ktre maj pojawi si w etykietach danych. Jednym z nich jest Power Utility Pack,
dostpny na stronie Johna Walkenbacha (http://spreadsheetpage.com).
Podczas pracy z etykietami danych szybko okae si, e ta funkcja jest szczeglnie
przydatna w przypadku serii zawierajcych stosunkowo niewiele punktw danych. Na
rysunku 6.35 przedstawiono wykres zawierajcy 24 punkty danych. Nie jest moliwe
wywietlenie wszystkich etykiet i jednoczenie zachowanie czytelnoci wykresu.
Jednym z rozwiza jest usunicie czci etykiet. Mona na przykad usun wszystkie
etykiety, pozostawiajc jedynie te dla najwyszych i najniszych wartoci. Jednak usuwanie etykiet trzeba bdzie wykona samodzielnie. Aby usun pojedyncz etykiet, naley
j zaznaczy i wcisn klawisz Delete. Zastosowanie linii siatki to kolejny sposb na
uatwienie odbiorcom okrelenia wartoci punktw danych. Jeszcze inn metod jest
opisane w dalszej czci zastosowanie tabeli danych.
191
Tabele danych
Czasem moe pojawi si konieczno wywietlenia wszystkich wartoci danych obok
wykrelonych punktw danych. W takim przypadku liczba etykiet moe jednak dosownie
zasypa odbiorcw wykresu.
Zamiast etykiet do wykresu mona doczy tabel danych. Taka tabela umoliwia przedstawienie wartoci dla kadego punktu danych tu pod wykresem, dziki czemu ryzyko
zatoczenia wykresu zostanie zaegnane. Na rysunku 6.36 przedstawiono wykres zawierajcy tabel danych.
Plik z omawianymi tutaj przykadami (etykiety danych.xlsx) mona pobra z serwera FTP:
ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.
192
193
Po dodaniu tabeli danych do wykresu zastpi ona etykiety na osi poziomej. Ale nie jest to
duy problem, poniewa pierwszy wiersz tabeli zawiera te etykiety. Jednake nie mona
zastosowa oddzielnego formatowania do etykiet osi; bd one sformatowane tak jak
pozostae elementy tabeli danych.
Wyjtek od sytuacji opisanej w poprzednim akapicie ma miejsce w przypadku wykresw
supkowych i osi daty. Tabela danych jest wwczas wywietlana pod wykresem i nie
zastpuje wwczas etykiet osi.
194
Cz III
Jeszcze o tabelach
i wykresach
Rozdzia 7. Tabele przestawne
Rozdzia 8. Wykresy przestawne
Rozdzia 9. Wykresy przebiegu w czasie
Rozdzia 10. Inne techniki wizualizacji
196
Cz X Tytu czci
Rozdzia 7.
Tabele przestawne
W rozdziale:
Zastosowanie tabel przestawnych w modelu danych
Tworzenie i modyfikowanie tabel przestawnych
Dostosowywanie tabel przestawnych (pola, formaty i funkcje)
Filtrowanie danych za pomoc tabel przestawnych
W rozdziale 2. omwiono zastosowanie modelu danych jako podstawy dla pulpitw menederskich i raportw. Dziki niemu mona atwo umieci dane w trzech logicznych
warstwach: danych, analiz i prezentacji. W tym rozdziale wyjaniono, dlaczego tabele
przestawne znakomicie wpisuj si w t koncepcj. Dziki nim mona tworzy modele,
ktre nie tylko s atwe do ustawienia, ale mona je aktualizowa za pomoc jednego
wcinicia klawisza. Dziki temu zarzdzanie pulpitem menederskim wymaga mniej
czasu, ktry z kolei mona przeznaczy na inne zajcia. W Excelu nie ma wydajniejszego
narzdzia ni tabele przestawne.
198
Obszar Wartoci
Obszar Wartoci umoliwia obliczanie rde danych. Na rysunku 7.1 widoczny jest
duy prostoktny obszar obok nagwkw kolumn i wierszy. W tym przykadzie obszar
Wartoci zawiera sum wartoci w polu Wielko sprzeday.
Rysunek 7.1.
Obszar Wartoci
w tabeli przestawnej
oblicza i zlicza dane
Pola danych, ktre mona tu przeciga i upuszcza, zawieraj typowe mierniki: suma
przychodw, liczba jednostek czy rednia cena.
199
Rysunek 7.2.
Obszar etykiet wierszy
w tabeli przestawnej
umoliwia uzyskanie
perspektywy
zorientowanej
na wiersze
Rysunek 7.3.
Obszar Etykiety kolumn
w tabeli przestawnej
umoliwia uzyskanie
perspektywy
zorientowanej
na kolumny
200
Rysunek 7.4.
Obszar Filtr raportu
umoliwia atwe
stosowanie filtrw
w tabeli przestawnej
z uwzgldnieniem
wybranych danych
2.
Rysunek 7.5.
Tworzenie tabeli
przestawnej
za pomoc karty
Wstawianie
3.
4.
5.
6.
Klikn OK.
Od tej chwili w nowym arkuszu dostpny bdzie pusty raport tabeli przestawnej.
201
Rysunek 7.6.
Okno dialogowe
Tworzenie tabeli
przestawnej
202
Rysunek 7.8.
Aby doda
pole Rynek do tabeli,
naley zaznaczy je
na licie
2.
I jeszcze jedna sprawa: podczas dodawania nowych pl nie wszystkie z nich mog by
widoczne w polach okna dialogowego kadego z obszarw. Rozwiza ten problem mona,
zmieniajc rozmiar okna: wystarczy klikn i przecign jego krawdzie.
Jak wida, analiz kadego z rynkw mona przeprowadzi w piciu krokach! To zdumiewajce, jeli wemie si pod uwag fakt, e do obrbki byo ponad 60 000 wierszy
z danymi. Po drobnych zmianach w formatowaniu utworzona tabela przestawna moe
by pocztkiem raportu czy pulpitu menederskiego.
203
Co jeli ukad tabeli nie jest odpowiedni? By moe trzeba wywietli list segmentw
w grnej czci tabeli. To aden problem. Wystarczy przecign pole Segment z obszaru
Etykiet wierszy do Etykiet kolumn. Spowoduje to natychmiastow zmian ukadu tabeli
przestawnej (rysunek 7.11).
204
Rysunek 7.10. Dodanie nowej warstwy analizy do modelu danych jest zupenie proste:
wystarczy zaznaczy kolejne pole
205
Czasem zmianom ulega struktura tabeli zasilajcej danymi tabel przestawn. Na przykad moe zosta dodana lub usunita jedna z kolumn. Taki rodzaj zmiany wpywa nie
tylko na kilka pozycji w tabeli, ale na cay zakres danych.
W takim przypadku proste zaktualizowanie tabeli przestawnej nie przyniesie spodziewanego efektu. Naley zaktualizowa cay zakres obejmowany przez tabel. Oto, jak to
zrobi:
1.
206
2.
3.
Rysunek 7.14.
Zmiana zakresu
danych dla tabeli
przestawnej
4.
Zmieni zakres tak, aby obejmowa nowe wiersze czy kolumny (rysunek 7.15).
Rysunek 7.15.
Zaznaczanie nowego
zakresu danych dla
tabeli przestawnej
5.
Klikn OK.
207
Zmiana nazwy pl
Kade pole w tabeli przestawnej ma swoj nazw. Pola w wierszach, kolumnach i filtrach dziedzicz swoje nazwy po etykietach danych ze rda danych. I tak na przykad
pola w obszarze Wartoci maj nazwy takie jak Suma z Wielko sprzeday.
Ale chciaoby si mie wasne nazwy i zamiast Suma z Wielko sprzeday na przykad
Sprzeda czna. W takim przypadku przydaaby si moliwo zmiany nazwy pola. Aby
zmieni nazw pola, naley:
1.
2.
Rysunek 7.16.
Naley klikn
prawym klawiszem
myszy w polu
docelowym i wybra
opcj Ustawienia
pola wartoci
4.
Klikn OK.
Jeeli zostanie uyta taka sama nazwa, jak w rdle danych, wwczas zostanie
wywietlony komunikat bdu. W naszym przykadzie bdzie tak, jeeli sprbujemy
zmieni nazw pola Suma z Wielko sprzeday na Wielko sprzeday. Rozwiza
ten problem mona, wstawiajc dodatkow spacj na kocu nazwy. Nazwa z dodatkow
spacj bdzie dla Excela zupenie inn. Dziki tej metodzie mona uywa takich
samych nazw i nikt nie zauway rnicy.
208
Rysunek 7.17.
Zmiana nazwy w polu
Nazwa niestandardowa
Formatowanie liczb
Liczby w tabelach przestawnych mona dostosowa, aby speniay okrelone wymogi
(na przykad aby byy wywietlane jako waluta, procenty itp.). Formatowanie liczb mona
kontrolowa za pomoc okna dialogowego Ustawienia pola wartoci. Oto, jak to zrobi:
1.
2.
3.
4.
W oknie Formatowanie komrek mona wybra odpowiedni format liczb, tak jak
miaoby to miejsce w zwykym arkuszu.
5.
Klikn OK.
Po ustawieniu nowego formatu pozostanie on niezmieniony, nawet jeeli tabela przestawna zostanie odwieona lub zmieniony zostanie jej ukad.
209
Funkcji OdchStdc naley uy, gdy posiadamy pene dane. Natomiast funkcji
OdchStd wwczas, gdy dysponujemy tylko ich wycinkiem.
Wariancja i Wariancja populacji: oblicza statystyczn wariancj dla danych
docelowych. Funkcji Wariancja populacji naley uy, gdy posiadamy pene dane.
Natomiast funkcji Wariancja wwczas, gdy dysponujemy tylko ich wycinkiem.
Aby zmieni typ podsumowania w danym polu, naley kolejno:
1.
2.
3.
Rysunek 7.18.
Zmiana typu
wykonywanych oblicze
4.
Klikn OK.
Czy wiedziae, e jedna pusta komrka spowoduje, e Excel zamiast sumowa bdzie
je zlicza? Wanie tak. Jeeli wszystkie komrki w kolumnie zawieraj dane liczbowe,
wwczas Excel uyje funkcji Suma. Ale jeeli cho jedna bdzie pusta lub zawiera bdzie
tekst, wwczas zostanie zastosowana funkcja Licznik. Dlatego naley uwanie sprawdza
pola umieszczane w obszarze Wartoci tabeli przestawnej. Jeeli nazwa pola rozpoczyna
si od Bez oblicze, wwczas program bdzie zlicza pozycje, a nie sumowa.
210
Rysunek 7.19.
Sumy czciowe
mog czasem
przysoni dane,
ktre chcielibymy
przedstawi
2.
3.
Klikn ikon Sumy czciowe i z menu wybra Nie pokazuj sum czciowych
(rysunek 7.20).
Jak wida na rysunku 7.21, ten sam raport po usuniciu sum czciowych prezentuje si
znacznie lepiej.
211
Rysunek 7.20.
Jednoczesne
usuwanie wszystkich
sum czciowych
za pomoc polecenia
Nie pokazuj sum
czciowych
Rysunek 7.21.
Ten sam raport
pozbawiony sum
czciowych
2.
3.
212
Rysunek 7.22.
Aby usun pojedyncz
sum czciow,
naley zaznaczy
opcj Brak
4.
Klikn OK.
2.
Aby wywietli okno dialogowe Opcje tabeli przestawnej, naley wybra z menu
podrcznego polecenie o tej samej nazwie.
3.
4.
W nastpnym kroku naley usun zaznaczenie z opcji Poka sumy kocowe wierszy.
5.
213
Rysunek 7.23.
W jaki sposb
usun z analizy
dane o rowerach...
Aby ukry dane o rowerach, naley usun zaznaczenie z odpowiedniej pozycji listy rozwijanej (rysunek 7.24).
Rysunek 7.24.
Usuwanie zaznaczenia
z odpowiedniej pozycji
na licie rozwijanej
214
Rysunek 7.25.
Analiza rynku
z pominiciem wartoci
sprzedanych rowerw
Rysunek 7.26.
Aby przywrci
ukryte dane, wystarczy
zaznaczy odpowiedni
pozycj na licie
rozwijanej
215
Rysunek 7.27.
Widoczny jest cay
okres sprzeday
Rysunek 7.28.
Ustawienie filtru
na Europ spowoduje,
e pewne okresy
sprzeday nie bd
widoczne
Jeli planujemy uywa tabel przestawnych jako rda dla wykresw czy innych komponentw pulpitu menederskiego, wwczas wywietlanie tylko pozycji zawierajcych
dane moe spowodowa kopoty. Nie jest najlepszym rozwizaniem, kiedy poowa roku
zniknie z zestawienia, gdy przefiltrujemy dane dla rynkw poudniowoeuropejskich.
Oto, jak zapobiec ukrywaniu przez Excela pozycji niezawierajcych danych:
1.
2.
Nastpnie naley wywietli okno dialogowe Ustawienia pola; w tym celu z menu
podrcznego naley wybra opcj Ustawienia pl.
3.
4.
5.
Klikn OK.
Jak wida na rysunku 7.30, po zaznaczeniu opcji Poka elementy bez danych wszystkie
okresy sprzeday bd widoczne, niezalenie od tego, czy zanotowano w nich sprzeda
w danym regionie.
Teraz moemy mie pewno, e struktura tabeli przestawnej jest zablokowana i moemy
jej uy jako rda dla wykresw i innych skadnikw pulpitu menederskiego.
216
Rysunek 7.29.
Aby wywietli wszystkie
pozycje, naley
zaznaczy opcj Poka
elementy bez danych
Rysunek 7.30.
Wywietlane s
wszystkie pozycje,
nawet te niezawierajce
danych
217
Ale jak to zwykle jest w Excelu, rwnie dane mona sortowa na wiele rnych sposobw. Najprostsz i najczciej uywan metod jest sortowanie wprost w tabeli przestawnej. Oto, jak to zrobi:
1.
Filtrowanie danych
Dowiadczenie i wiedza na temat tabel przestawnych, ktre zebralimy do tej pory,
pozwalaj rozpocz tworzenie wasnej tabeli i okreli jej unikalny ukad. W dalszej
czci podzielimy si kilkoma sposobami na tworzenie ukadu prezentacji danych. Oczywicie, ukady te mona utworzy samodzielnie, jednak wykorzystanie tabel przestawnych pomaga oszczdzi sobie pracy, a take uatwia przysze zarzdzanie danymi i ich
aktualizowanie.
218
Efektywne pulpity menederskie i raporty czsto prezentuj konkretne dane. Jeeli meneder wie, ktrzy klienci przynosz najmniejsze dochody, wwczas moe skupi swoje
wysiki wanie na nich, aby poprawi ich zyskowno. Poniewa prawdopodobnie nie
bdziemy mie wystarczajcych zasobw, aby zaj si wszystkimi klientami, bardziej
przydatne bdzie utworzenie atwej w zarzdzaniu listy klientw.
Na szczcie, tabele przestawne posiadaj narzdzia uatwiajce filtrowanie danych wedug
niemal dowolnie skonfigurowanych list rankingowych. Oto przykad:
Zamy, e lwi cz dochodw w firmie generuj towary skupione w grupie Akcesoria.
W celu zwikszenia przychodw ze sprzeday kierownik postanowi skupi si na grupie
50 klientw, ktrzy zakupili najmniej towarw z tej grupy. Oczywicie, chce on powici swj czas i zasoby na zwikszenie zamwie w tej grupie produktowej. Oto, jak mona
mu w tym pomc:
1.
Rysunek 7.32.
Na pocztek
tworzymy tabel
przestawn
2.
3.
4.
Klikn OK.
5.
W tym momencie uzyskamy dokadnie to, czego chcielimy: grup 50 klientw, ktrzy
zakupili najmniej akcesoriw. Mona pj krok dalej i co nieco sformatowa raport,
sortujc go wedug wielkoci sprzeday i w razie potrzeby dodajc symbol waluty
(rysunek 7.36).
219
Rysunek 7.33.
Wybieramy z menu
opcj 10 pierwszych
Rysunek 7.34.
Okrelamy filtry, ktre
maj by zastosowane
220
Rysunek 7.36.
Wersja ostateczna
raportu
Rysunek 7.37.
Taki raport atwo
mona dostosowa
do utworzenia dowolnej
kombinacji ukadu
2.
3.
Klikn przycisk Wyczy i wybra nastpnie pozycj Wyczy filtry (rysunek 7.38).
221
Rysunek 7.38.
Aby usun filtry,
wystarczy wybra
opcj Wyczy filtry
Rysunek 7.39.
Na pocztek
tworzymy tabel
przestawn
2.
Nastpnie naley klikn prawym klawiszem myszy i wybra z menu opcj Grupuj
(rysunek 7.40). Zostanie wywietlone okno dialogowe Grupowanie (rysunek 7.41).
3.
4.
Klikn OK.
Oto kilka interesujcych informacji na temat tabel przestawnych, ktre warto zna. Po
pierwsze, pola Kwartay i Lata zostay dodane do listy pl. Warto pamita, e mimo to
dane rdowe nie zostay zmienione; natomiast pola stay si czci tabeli przestawnej.
Kolejna rzecz: pola Lata i Kwartay zostay automatycznie umieszczone tu obok oryginalnych pl danych tabeli przestawnej (rysunek 7.42).
222
Rysunek 7.40.
Wybierz opcj Grupuj
Rysunek 7.41.
Wybierz
odpowiedni wymiar
Kiedy pola z datami s pogrupowane, mona uywa kadego z nich tak jak innych pl
w tabeli. Na rysunku 7.43 uyto nowo utworzonych grup czasowych, aby pokaza sprzeda dla kadego z rynkw w poszczeglnych kwartaach roku 2010.
223
Rysunek 7.42.
Tabele przestawna
zostaa teraz
pogrupowana
wedug kwartaw i lat
Rysunek 7.43.
Z nowo utworzonych
wymiarw mona
korzysta jak ze
zwykych pl tabeli
przestawnej
1.
2.
3.
224
225
2.
3.
4.
5.
6.
Klikn OK.
226
Rysunek 7.48. Konfigurowanie drugiego pola Wielko sprzeday w taki sposb, aby przedstawiao dane
w ujciu z miesica na miesic
227
2.
2.
3.
4.
228
Rozdzia 8.
Wykresy przestawne
W rozdziale:
Tworzenie wykresw przestawnych z tabel przestawnych
Okrelanie polece dla wykresw przestawnych
Nowa funkcja Excela fragmentatory
Przykady wykresw przestawnych
Rozdzia 7. by wprowadzeniem do tematyki tabel przestawnych. W tym rozdziale omwiono funkcj, ktra powstaa niejako przy okazji: wykresy przestawne. Zakadamy, e
czytelnik zaznajomi si z materiaem zamieszczonym w poprzednim rozdziale.
Wykres przestawny to graficzna reprezentacja danych przedstawionych w tabeli przestawnej. Wykresy przestawne zawsze oparte s o tabele przestawne. Excel umoliwia
jednoczesne utworzenie tabeli i wykresu przestawnego, ale nie jest moliwe utworzenie
wykresu bez tabeli.
230
Wybr metody pozostaje w gestii uytkownika. Wikszo osb najpierw tworzy tabel
przestawn, a nastpnie w oparciu o ni wykres przestawny. Podczas jednoczesnego
tworzenia tabeli i wykresu wykres moe wej w parad tabeli.
Wykresy przestawne zawsze oparte s o tabele przestawne. Nie mona utworzy wykresu
przestawnego bez tabeli przestawnej. Ponadto ukad wykresu zawsze odpowiada
biecemu ukadowi tabeli. Jeeli zmienimy ukad tabeli, zmieniony zostanie rwnie
ukad powizanego z ni wykresu. Jeeli do tabeli przestawnej dodamy filtry, pojawi
si one rwnie w powizanym z ni wykresie.
Bazujc na jednej tabeli, mona utworzy wiele wykresw przestawnych i kady z nich
osobno zmodyfikowa czy sformatowa. Oczywicie, na wszystkich wykresach widoczne
bd te same dane.
Jeeli powizana z wykresem tabela zostanie usunita, nie bdzie to miao jednak wpywu
na sam wykres. Uyta w wykresie formua SERIE przechowuje oryginalne dane w tablicach.
Oba filtry zostay ustawione tak, aby wywietla wszystkie dane. Innymi sowy, filtrowanie nie przynosi adnego efektu.
Wykorzystane w przykadzie dane znajduj si w pliku Rozdzia 7 Przykadowe dane.xlsx,
ktry mona pobra z serwera FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.
Aby utworzy wykres przestawny, naley zaznaczy dowoln komrk w tabeli przestawnej i wybra Narzdzia tabel przestawnych/Opcje/Narzdzia/Wykres przestawny. Excel
wywietli okno dialogowe Wstawianie wykresu (rysunek 8.2), w ktrym mona wybra
rodzaj wykresu. W tym przykadzie uyjemy standardowego wykresu supkowego; po jego
zaznaczeniu naley klikn OK. Excel utworzy wykres przestawny widoczny na rysunku 8.3.
Rysunek 8.2.
Wybieranie
typu wykresu
231
232
Na wykresie przestawnym wywietlone s wartoci z tabeli przestawnej, ale w przeciwiestwie do zwykego wykresu, na przestawnym mona znale przyciski pl suce
do filtrowania danych. Odpowiadaj one takim samym filtrom znajdujcym si w tabeli
przestawnej.
Zgodnie z przewidywaniami przyciskw pl mona uywa do zmiany danych wywietlanych na wykresie. Te listy rozwijane dziaaj analogicznie do swoich odpowiednikw
w tabeli przestawnej. Na rysunku 8.4 widoczny jest wykres przestawny po zastosowaniu
dwch filtrw: Europa Zachodnia w polu Region i Rowery w polu Segment. Filtry zostay
rwnie zastosowane w tabeli przestawnej. To przykad wspdziaania tabeli i wykresu
przestawnego. Zamiast na wykresie filtry mona te zastosowa w tabeli przestawnej. Efekt
bdzie taki sam.
Rysunek 8.4. Filtry uruchomione na wykresie przestawnym zostan rwnie wprowadzone do tabeli
Ukrywanie przyciskw pl
Gdy wykres przestawny znajduje si tu obok tabeli przestawnej, umieszczone na nim
przyciski pl mog by zbdne. Takie same efekty mona uzyska za pomoc filtrw
znajdujcych si w tabeli.
Jeeli uytkownik chciaby pozby si przyciskw z wykresu, mona je po prostu wyczy;
w tym celu naley wybra z menu Narzdzia wykresw przestawnych/Analiza/Pokazywanie/
ukrywanie/Przyciski pl. Zostanie wwczas wywietlona lista rozwijana, z ktrej mona
233
wybra te z przyciskw, ktre chcemy ukry. Mona te klikn prawym klawiszem myszy
dany przycisk i z menu kontekstowego wybra opcj ukrywania. Na rysunku 8.5 przedstawiono wykres z ukrytymi przyciskami pl.
Fragmentatory
W Excelu 2010 wprowadzon now funkcj tabel przestawnych: fragmentatory.
Fragmentator to interaktywna kontrolka upraszczajca filtrowanie danych w tabelach
i na wykresach przestawnych. Na rysunku 8.6 przedstawiono tabel przestawn z dwoma
fragmentatorami. Znajduj si one pod wykresem. Kady z nich reprezentuje poszczeglne
pole. W omawianym przypadku s to odpowiednio Region i Segment. Tabela przestawna
(i jednoczenie wykres) przedstawia warto sprzeday rowerw i odziey w regionie
Europy rodkowej.
Fragmentatory mona wykorzysta do tworzenia atrakcyjnych interfejsw dla uytkownikw nieradzcych sobie z filtrowaniem danych w tabelach przestawnych.
Takie same efekty filtrowania mona uzyska, korzystajc z przyciskw pl w tabeli
przestawnej czy na wykresie.
234
Dodawanie fragmentatorw
Aby umieci jeden lub wicej fragmentatorw w arkuszu, zacz naley od zaznaczenia
dowolnej komrki w tabeli przestawnej. Nastpnie naley wybra z menu Narzdzia tabel
przestawnych/Opcje/Sortowanie i filtrowanie/Wstaw fragmentator. Zostanie wywietlone
okno dialogowe Wstawianie fragmentatorw z list pl tabeli przestawnej (rysunek 8.7).
Naley zaznaczy na niej wybrane pozycje i klikn OK.
Dostosowywanie fragmentatorw
Fragmentatory to waciwie obiekty graficzne umieszczone w arkuszu. Mona je przenosi, zmienia ich rozmiar i wygld. Po zaznaczeniu fragmentatora na Wstce zostanie
wywietlona zakadka Narzdzia fragmentatora. Za jej pomoc mona dostosowa fragmentatory, zmieniajc ich styl czy wprowadzajc inne poprawki.
Filtrowanie fragmentatorw
Liczba przyciskw na fragmentatorach zalena jest od liczby pozycji w danym polu.
Aby wczy filtrowanie, wystarczy klikn wybrany przycisk na fragmentatorze. Aby
uruchomi jednoczenie wiele filtrw, naley przytrzyma wcinity klawisz Ctrl i zaznaczy wybrane przyciski.
235
Rysunek 8.7.
Wybieranie
fragmentatorw
do tabeli przestawnej
Aby anulowa filtrowanie, naley klikn ikon Wyczy filtr (umieszczon w prawym
grnym rogu fragmentatora) lub uy kombinacji klawiszy Alt+C (uprzednio zaznaczajc dany fragmentator).
236
Rysunek 8.8. Dane o kontach bankowych wykorzystane do prezentacji tabel i wykresw przestawnych
Tabela z kontami bankowymi zawiera spor doz informacji. Ale w obecnej formie dane
te nie odkrywaj zbyt wiele. Aby uczyni je nieco bardziej przydatnymi, trzeba wprowadzi kilka podsumowa. Podsumowywanie tabeli to waciwie proces udzielania odpowiedzi na pytania dotyczce danych. Oto kilka pyta, na ktre odpowiedzi by moe
zainteresuj zarzd banku:
Ile nowych kont zaoono w poszczeglnych dniach w kadym z oddziaw?
W ktrym dniu tygodnia najczciej zakadane s konta oszczdnociowe?
Ile i jakie konta zostay otwarte w poszczeglnych oddziaach?
Jaki jest rozkad rodkw pomidzy rnymi rodzajami kont?
Jaki rodzaj kont najczciej otwieraj kasjerzy?
Jak prezentuje si Centrala w porwnaniu z pozostaymi oddziaami?
W ktrych oddziaach kasjerzy otwieraj najwicej kont dla nowych klientw?
237
Pytanie nr 1
Ile nowych kont zaoono w poszczeglnych dniach w kadym z oddziaw?
Na rysunku 8.9 widoczna jest tabela przestawna i wykres odpowiadajce na to pytanie.
zsumowane.
Dla danych utworzono wykres przestawny warstwowy. Jednak ze wzgldu na du ich ilo
nie jest to najlepszy wybr. Za to doskonale nadaje si on do zastosowania filtrw i dodania fragmentatorw, ktre uatwi filtrowanie tak, aby mona byo przedstawi dane z jednego tylko oddziau. Na rysunku 8.10 przedstawiono wykres po wprowadzeniu fragmentatora,
umieszczonego tu pod nim. Wywietlane s dane tylko dla jednego oddziau (Centrali).
238
Warto pamita o tym, e tabele przestawne mona sortowa wedug dowolnej kolumny.
I tak kolumn z sum kocow mona sortowa malejco, tak aby odnale informacj,
ktry dzie miesica przynis najwiksze wpywy nowych funduszy. Wystarczy klikn
prawym klawiszem myszy dowoln komrk kolumny i wybra z menu opcj Sortuj.
Oczywicie, zmiana wprowadzona w tabeli zostanie rwnie zastosowana na wykresie.
Pytanie nr 2
Ile i jakie konta zostay otwarte w poszczeglnych oddziaach?
W tabeli przestawnej widocznej na rysunku 8.11 mona znale odpowied na to pytanie
w postaci liczb, natomiast wykres przestawny odpowiada na nie graficznie.
Pole Typ konta znajduje si w obszarze Etykiet kolumn.
Pole Oddzia znajduje si w obszarze Etykiet wierszy.
Pole Liczba znajduje si w obszarze Wartoci, a znajdujce si w nim wartoci
239
Rysunek 8.11.
Aby zliczy dane
w tabeli, uyto funkcji
Licznik
A co w przypadku, gdybymy chcieli doda drugi wykres, koowy, tak aby zaprezentowa
na nim dane z kolumny Suma kocowa? Wykres przestawny mona utworzy tylko z czci danych zawartych w tabeli przestawnej. Aby utworzy wykres koowy, naley usun
z tabeli pole Oddzia, a pole Typ konta przenie do obszaru Etykiet wierszy. Aby wywietli dwa wykresy razem, naley utworzy drug tabel przestawn (mona te po prostu
skopiowa pierwsz) i na jej podstawie utworzy wykres koowy. Na rysunku 8.12 widoczna
jest tabela przestawna i wykres informujce o liczbie kont z podziaem na ich typy.
Pytanie nr 3
Jaki jest rozkad rodkw pomidzy rnymi rodzajami kont?
Na rysunku 8.13 widoczna jest tabela przestawna odpowiadajca na to pytanie. I tak,
wida, e 234 konta przyniosy wpywy w wysokoci do 4999 z.
W tabeli uyto tylko jednego pola: Liczba.
Pole Liczba znajduje si w obszarze Etykiet wierszy (pogrupowanym).
Pole Liczba znajduje si te w obszarze Wartoci, a znajdujce si w nim wartoci
240
Rysunek 8.12.
Tabela przestawna
i wykres informuj
o liczbie nowych kont
z podziaem na ich typy
Rysunek 8.13. Tabela przestawna zlicza liczb kont mieszczcych si w poszczeglnych przedziaach
241
Kont z wikszymi wpywami jest niewiele. Dlatego warto moe zmieni sposb grupowania tak, aby konta z wiksz iloci rodkw znalazy si w jednym przedziale, powyej 20 001. Aby wprowadzi t zmian, naley klikn prawym klawiszem myszy w Etykietach wierszy i z menu wybra opcj Grupuj. W oknie dialogowym Grupowanie naley
ustawi odpowiednie wartoci: w polu Pocztek: 1; w polu Koniec: 20 000, a w polu
Wedug: 5000. Efekt kocowy widoczny jest na rysunku 8.14. Warto zauway, e Excel
nieprawidowo przypisa etykiet >20001. Technicznie rzecz ujmujc, powinno tam by:
>20000.
Rysunek 8.14. Tabela przestawna i wykres przestawny po zmianie parametrw funkcji grupowania
Pytanie nr 4
Jaki rodzaj kont najczciej otwieraj kasjerzy?
Na rysunku 8.15 przedstawiono zestawienie rodzajw kont najczciej otwieranych przez
kasjerw.
Pole Zaoone przez znajduje si w obszarze Filtrw raportu.
Pole Typ konta znajduje si w obszarze Etykiet wierszy.
Pole Liczba znajduje si w obszarze Wartoci (znajdujce si w nim wartoci
242
Dziki temu wykres jest lepiej opisany. Po wybraniu innej wartoci w polu filtra tytu
wykresu zostanie automatycznie zmieniony. Bez podczonej formuy w tytule wykresu
zawsze pojawiaoby si sowo Suma.
Pytanie nr 5
Jak prezentuje si Centrala w porwnaniu z pozostaymi oddziaami?
Na rysunku 8.16 widoczna jest tabela przestawna, ktra rzuca nieco wiata na to raczej
oglnikowe pytanie. Przedstawia ona porwnanie Centrali z innymi oddziaami.
243
zsumowane.
Oddzia Pomorski i Wielkopolski zgrupowano pod nazw Pozostae. Tabela przestawna
i wykres informuj o liczbie kont z podziaem na ich typy.
Pytanie nr 6
W ktrych oddziaach kasjerzy otwieraj najwicej kont dla nowych klientw?
Na rysunku 8.17 widoczna jest tabela przestawna odpowiadajca na to pytanie. W Centrali
kasjerzy otwarli 23 konta ROR dla nowych klientw.
244
Tworzenie histogramu
Poniej opisano, w jaki sposb za pomoc tabeli przestawnej utworzy wykres rozkadu
empirycznego, znanego jako histogram. Metoda ta sprawdza si z wartociami i tekstem.
Na rysunku 8.18 widoczny jest skoroszyt z wynikami ankiety. W kolumnie A znajduje
si numer respondenta, a w kolumnie B wystawiona ocena. Naszym celem jest utworzenie
histogramu informujcego o liczbie poszczeglnych ocen. Do tego celu kolumna A nie bdzie
potrzebna. Histogram mona utworzy, korzystajc z pojedynczej kolumny z danymi.
Rysunek 8.18.
Na wykresie
przestawnym
mona przedstawi
histogram odpowiedzi
umieszczonych
w kolumnie B
245
Jeeli dane zawieraj wartoci liczbowe, wwczas mona pokusi si o ich zgrupowanie.
Aby to zrobi, naley klikn prawym klawiszem myszy przycisk pola i wybra opcj
Grupuj, a nastpnie okreli parametry grupowania.
246
Rysunek 8.20. Tabela przestawna i wykres przestawny po przeprowadzeniu zmiany w ukadzie pozycji
2.
nie zgadzam si
3.
4.
zgadzam si
5.
zdecydowanie si zgadzam
Wykorzystane w przykadzie dane znajduj si w pliku wyniki ankiety.xlsx, ktry mona
pobra z serwera FTP: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.
247
Rysunek 8.21. Na wykresie przestawnym widoczny jest histogram danych z kolumny B pogrupowanych
w dziesiciu przedziaach
Rysunek 8.22.
Wyniki ankiety zostan
uyte do utworzenia
tabeli przestawnej
248
Celem jest umieszczenie w tabeli wynikw ankiety oraz utworzenie wykresu, na ktrym
znajd si wyniki dla jednego lub wicej pyta z ankiety. Pierwszym etapem jest utworzenie tabeli przestawnej.
Pole Ocena znajduje si w obszarze Etykiet kolumn.
Pole Pytanie znajduje si w obszarze Etykiet wierszy.
Pole Ocena znajduje si w obszarze Wartoci (umieszczone tam wartoci zliczono
Rysunek 8.23. Na wykresie przestawnym prezentowane s wyniki dla wszystkich pyta ankiety
Tabela wyglda niele, ale wykres jest nieco przeadowany. Aby nieco ograniczy ilo
prezentowanych na nim informacji, mona uy dowolnej z poniszych metod:
249
zaznaczenie z pola Zaznacz wszystko. Nastpnie wybra tylko kilka pozycji, ktre
maj by wywietlane. Dokonane zmiany zostan rwnie wprowadzone na wykresie.
Aktywowa wykres przestawny i uy przycisku pola Pytanie. Usun zaznaczenie
z pola Zaznacz wszystko, a nastpnie wybra tylko kilka pozycji, ktre maj by
wywietlane. Dokonane zmiany zostan rwnie wprowadzone w tabeli przestawnej.
Doda fragmentator do pola Pytanie i uy go do okrelenia, ktre pytania maj
Rysunek 8.24. Na wykresie przestawnym prezentowane s wyniki tylko dla dwch pyta ankietowych
Warto zwrci uwag, e fragmentator ma dwie kolumny. Aby okreli liczb kolumn,
ktra ma by wywietlana we fragmentatorze, naley uy polecenia menu Narzdzia
fragmentatora/Opcje/Przyciski/Kolumny.
250
Rozdzia 9.
Wykresy przebiegu w czasie
W rozdziale:
Wykresy przebiegu w czasie wprowadzenie do nowej funkcji Excela 2010
Dodawanie wykresw przebiegu w czasie do arkuszy
Praca z wieloma wykresami przebiegu w czasie
Modyfikowanie grafiki wykresw przebiegu w czasie
252
253
pooone wyej lub niej. W trzeciej grupie przedstawiono wanie typ Zysk/strata.
Dane uyte do jego utworzenia rni si od wczeniejszych. W kolejnych komrkach
wywietlana jest rnica w stosunku do poprzedniego miesica. Na wykresie
przebiegu w czasie kady punkt danych jest ilustrowany za pomoc bloku pooonego
wyej (zysk) lub niej (strata). W omawianym przykadzie wynik lepszy od tego
z poprzedniego miesica jest zyskiem, natomiast gorszy traktowany jest jako strata.
2.
3.
254
Rysunek 9.3.
Za pomoc okna
Tworzenie wykresw
przebiegu w czasie
naley okreli zakres
danych oraz pooenie
tworzonych wykresw
4.
Klikn OK.
Excel utworzy wykres przebiegu w czasie zgodnie z typem wskazanym przez
uytkownika.
Rysunek 9.4. Wykres kolumnowy podsumowujcy dane dotyczce redniej opadw dla dziewiciu miast
255
Wykresy mona te umieci w komrkach wypenionych danymi, rwnie tych scalonych. Na rysunku 9.6 przedstawiono dwa wykresy przebiegu w czasie umieszczone
w scalonych komrkach wraz z tekstem opisujcym grafik.
256
Rysunek 9.5.
Wykres przebiegu
w czasie w rnych
rozmiarach
Rysunek 9.6.
Wykresy przebiegu
w czasie umieszczono
w scalonych komrkach
E2:I7 oraz E9:I14
Rysunek 9.7. Wykresy przebiegu w czasie mog korzysta z danych w ukrytych wierszach czy komrkach
257
Domylnie po ukryciu wierszy czy kolumn z danymi wywietlanymi na wykresach przebiegu w czasie dane te znikn z grafik. Bd wywietlane puste komrki zamiast wykresw.
Aby zmieni to ustawienie, naley wybra ze Wstki Narzdzia wykresw przebiegu
w czasie/Edytuj dane/Ukryte i puste komrki. W oknie dialogowym Ustawienia pustych
i ukrytych komrek mona okreli, w jaki sposb takie dane maj by obsugiwane.
W przypadku wykresu przebiegu w czasie typu liniowego, mona rwnie okreli szeroko linii. W tym celu naley wybra z menu Narzdzia wykresw przebiegu w czasie/
Projektowanie/Style/Kolor wykresu przebiegu w czasie/Grubo.
przebiegu w czasie.
Pierwszy punkt: wprowadza osobny kolor dla pierwszego punktu danych na wykresie
przebiegu w czasie.
258
przebiegu w czasie.
Znaczniki: wywietla znaczniki danych na wykresie przebiegu w czasie. Ta opcja
259
Dla wykresw umieszczonych w dolnej grupie (korzystaj z takich samych danych) zastosowano opcj Taka sama warto dla wszystkich wykresw przebiegu w czasie. Z takimi
ustawieniami atwo dostrzec rnice pomidzy wartociami dla kadego z produktw;
duo trudniej zorientowa si w zmianach majcych miejsce w przypadku produktw
w kolejnych miesicach.
Dlatego opcje skalowania osi wprowadzane do wykresw powinny zalee od aspektu
danych, na ktry chcemy zwrci uwag odbiorcw.
Na wykresie widocznym poniej (rysunek 9.11) zastosowano odmienne podejcie; zmieniono dane tak, aby w przypadku gdy cel zostanie osignity, wywietlana bya cyfra 1,
a w odwrotnym 1. Oto formua przeksztacajca dane (komrka B18):
=JEELI(B6>$C$2;1;-1)
260
Rysunek 9.11.
Wykres Strata/zysk
zastosowany
do wywietlenia
informacji
o osigniciu
zaoonego celu
Na rysunku 9.12 przedstawiono jeszcze lepsze rozwizanie. Oryginalne dane zostay zmienione tak, aby odnosiy si bezporednio do przyjtego celu. Formua w komrce B31
wyglda nastpujco:
=B6$C$2
Rysunek 9.12.
O na wykresie
przebiegu w czasie
reprezentuje
przyjty cel
Zostaa ona skopiowana do pozostaych komrek w zakresie B31:G38, a w grupie wykresw wywietlane s odpowiednie wyniki. Dla wykresw w tej grupie ustawiono opcj
Poka o, a take zaznaczono opcj Punkty ujemne (czyli komrki, w ktrych nie osignito zaoonego celu), dziki czemu s one widoczne.
O daty
Domylnie dane wywietlane s na wykresach przebiegu w czasie z zaoeniem, e odstpy
czasowe s rwne. I tak na wykresach tych mona wywietla dzienny stan konta, miesiczn sprzeda czy roczne przychody. Ale co w przypadku, gdy dane nie s rozoone
w rwnych odstpach czasowych?
261
Na rysunku 9.13 przedstawiono wykresy utworzone z danych z kolejnych dni, a umieszczonych w kolumnie B. Jak wida, danych dla niektrych dat brakuje, mimo to kolumny
na wykresie wywietlane s w rwnych odstpach, tak jakby dane byy cige.
Rysunek 9.13.
Na wykresie dane
prezentowane s tak,
jakby byy rozmieszczone
w rwnych odstpach
czasowych
Aby lepiej odwzorowa taki typ danych, rozwizaniem bdzie zastosowanie osi daty. Naley
klikn wykres i wybra z menu Narzdzia wykresw przebiegu w czasie/Projektowanie/
Grupowanie/O/Typ osi daty. Excel wywietli okno dialogowe, w ktrym naley wprowadzi zakres odpowiednich dat. W omawianym przykadzie jako zakres wskazano
komrki A2:A11. Nastpnie naley klikn OK, a Excel wywietli dane z brakujcych dat
(rysunek 9.14).
Rysunek 9.14.
Po ustawieniu osi daty
wykres przebiegu
w czasie prezentuje
dane poprawnie
262
Rysunek 9.15.
Tworzenie
wykresu przebiegu
w czasie z danych
umieszczonych w tabeli
Caa sztuczka polega na utworzeniu dynamicznego zakresu danych. Oto, jak to zrobi:
1. Naley wybra kolejno Formuy/Nazwy zdefiniowane/Definiuj nazw; w polu Nazwa naley
263
3.
4.
Jako Zakres lokalizacji naley wskaza komrk E4. Wykres przedstawi dane
z komrek B11:B17.
5.
Wykres zostanie zmieniony tak, aby wywietla tylko ostatnich siedem punktw danych.
264
Rozdzia 10.
Inne techniki wizualizacji
W rozdziale:
Tworzenie dynamicznych etykiet
Narzdzie Aparat fotograficzny
Uycie formu do wizualizacji
Ozdobne czcionki
Symbole w formuach
Dynamiczne etykiety
Powszechnym miejscem stosowania dynamicznych etykiet s interaktywne wykresy.
Na rysunku 10.1 widoczny jest wykres przestawny wywietlajcy 10 najlepiej sprzedajcych si kategorii produktw sportowych z podziaem na poszczeglne rynki. Gdy
uytkownik zmieni rynek na licie rozwijanej, wykres zostanie zaktualizowany. Do wykresu
dobrze byoby doda etykiet, ktra wyranie wskazywaaby, ktry rynek jest analizowany.
Wykresy przestawne zostay szczegowo omwione w rozdziale 8.
266
Rysunek 10.1.
Interaktywny wykres,
taki jak wykres
przestawny,
to idealne miejsce
na zastosowanie
dynamicznych etykiet
zmieniajcych si
zalenie
od prezentowanej
treci
Rysunek 10.2.
Ikona Pole tekstowe
2.
3.
Rysunek 10.3.
Tworzenie odwoania
pola tekstowego
do komrki
zawierajcej tekst
dla dynamicznej
etykiety
4.
267
Teraz etykieta na wykresie odpowiada komrce, do ktrej zostaa poczona. Na rysunku 10.4
wida, jak dziaa etykieta na wykresie.
Rysunek 10.4.
Etykieta z tekstem
Francja jest etykiet
dynamiczn, ktrej
tre zalena jest
od tekstu wywietlanego
w komrce
z list rozwijan
Na wykresie widocznym na rysunku 10.5 uyto waciwie trzech etykiet: jednej do wywietlania nazwy biecego rynku; nastpnej do obliczenia rnicy pomidzy czwartym kwartaem roku 2010 i 2009; ostatniej do wywietlenia pewnych informacji kontekstowych
opisujcych przeprowadzan analiz.
268
Rysunek 10.5.
Dwa ujcia tego
samego wykresu
przestawnego ilustruj,
jak zmienia si etykieta
dla kadego rynku
Rysunek 10.6. Wykres przestawny z trzema dynamicznymi etykietami, z ktrych kada odwouje si
do innej komrki
269
w ukryciu. Cho Microsoft postanowi nie umieszcza go na Wstce, to jest ono bardzo
przydatne dla tych, ktrzy zajmuj si tworzeniem raportw czy pulpitw menederskich.
2.
3.
4.
5.
Rysunek 10.7.
Dodawanie narzdzia
Aparat fotograficzny
do paska Szybki dostp
6.
Klikn OK.
270
Rysunek 10.8.
Bez niespodzianek
ikona narzdzia
wyglda jak aparat
fotograficzny
1.
2.
3.
271
Rysunek 10.10.
Obraz utworzony
za pomoc narzdzia
Aparat fotograficzny
272
Rysunek 10.11. Wiele rnych zakresw w jednym obszarze wszystko dziki Aparatowi fotograficznemu
Rozmiary obrazw tworzonych za pomoc Aparatu fotograficznego mona dowolnie zmienia. Uzyskujemy dziki temu swobod w przetestowaniu rnych ukadw graficznych
bez potrzeby zmiany rozmiarw kolumn, ukrywania wierszy czy innych nonsensw. Podsumowujc: mona utworzy wiele rnych analiz w osobnych skoroszytach i zebra je
razem w przyjemnie sformatowanej warstwie prezentacji.
Obracanie obiektw
Poniewa Aparat fotograficzny tworzy obrazy, ktre mona obraca, warto wykorzysta
to w sytuacji, kiedy moe nam to zaoszczdzi czasu. wietnym przykadem s wykresy.
S wykresy, w przypadku ktrych stworzenie ukadu pionowego jest zupenie proste, ale
nie mona tego powiedzie o ukadzie poziomym.
Na rysunku 10.12 widoczny jest wykres w ukadzie pionowym (po lewej). Podczas tworzenia wykresu w ukadzie poziomym trzeba wykona wiele skomplikowanych krokw,
natomiast stosunkowo atwo jest utworzy wykres w ukadzie pionowym.
Aparat fotograficzny rusza na ratunek! Podczas tworzenia zdjcia wykresu wszystko,
co trzeba zrobi, to odwrci obraz, korzystajc z uchwytu.
273
Rysunek 10.12.
Aby obrci wykres,
wystarczy zapa
za uchwyt i przecign
w odpowiedni stron
Etykiety i formuy
Etykiety z formuami to takie etykiety, w ktrych wywietlany tekst jest efektem dziaania formuy i mona go pniej podda analizie lub uy w raportach. Celem jest wprowadzenie pewnego porzdku do formu, a nastpnie uycie rezultatw ich dziaania jako
nowych wymiarw danych, ktre mona sortowa, formatowa warunkowo i dodawa
do raportw czy pulpitw menederskich.
Przyjrzyjmy si przykadowi na rysunku 10.13. Obok komrek z liczbami s komrki
zawierajce formuy. Okrelaj one, czy warto w komrce jest wiksza od 300. Jeli tak
jest, wywietlane jest sowo Powyej. Jeeli warto jest mniejsza, wwczas pojawia si
sowo Poniej.
Rysunek 10.13.
Wynik formuy dodaje
nowy wymiar danych
dla kadej liczby
To dobry moment, aby doda elementy wizualne do formu i utworzy w ten sposb etykiet
z formuami. Wanie tak: ktra zamiast samego tekstu zwrci rwnie elementy graficzne.
Wykresy w komrkach
Na rysunku 10.14 przedstawiono tabel zawierajc wykresy w komrkach, bdce ilustracj liczb. Fajne jest to, e wykresy te s efektem dziaania prostej formuy.
274
Rysunek 10.14.
Wykresy widoczne
w formuach to tylko
efekty dziaania formu
Zosta on osignity dziki zastosowaniu formuy POWT. Formua ta powtarza dany znak
okrelon liczb razy. I tak jeeli w komrce umiecimy formu =POWT("S"; 10), w wyniku
jej dziaania uzyskamy cig ssssssssss dziesiciokrotnie powtrzon liter S.
Pomys wykorzystania tej formuy oparty jest o uycie zamiast litery znaku specjalnego,
ktry powtrzony pewn liczb razy bdzie wyglda jak wykres. Znak potoku (|) umieszczony na klawiszu wraz z ukonikiem pochylonym w lewo wietnie si do tego nadaje.
Jeeli do komrki wprowadzimy formu =POWT("|"; 10), wwczas program zwrci
co takiego: ||||||||||. A to wyglda ju cakiem podobnie do wykresu supkowego.
Mona zada sobie pytanie, po co w ogle uywa takich metod. Dlaczego nie zastosowa
po prostu formatowania warunkowego czy wykresu? Po pierwsze, wykresy przebiegu
w czasie nie s kompatybilne wstecz; uytkownicy Excela w wersji 2003 i wczeniejszych
nie mog z nich korzysta. W dodatku formatowanie warunkowe to dodatkowy poziom,
ktrym trzeba zarzdza, co przy skomplikowanych modelach danych moe nie by atwe.
Zwyke wykresy z kolei zajmuj zbyt wiele miejsca. Przedstawione rozwizanie jest
prost do zastosowania alternatyw dla wymienionych metod, ktra w dodatku nie
wymaga wiele przestrzeni ani czynnoci konfiguracyjnych.
275
Rysunek 10.15.
Uywajc formuy
POWT dla duych liczb,
warto podzieli je
na mniejsze czci
276
rozmiar, doda kolory, zastosowa formatowanie warunkowe, a nawet zmieni wyrwnanie. Na rysunku 10.17 przedstawiono kilka przykadw analiz, w ktrych zastosowano
formatowanie wykresw w komrkach, uzyskujc cakiem nieze efekty.
Ozdobne czcionki
Poczwszy od Excela 2007, Microsoft urozmaici formatowanie warunkowe o moliwo
dodawania zestaww ikon do prezentacji. Mona za ich pomoc rnicowa wartoci,
uywajc ksztatw i kolorw. Problemem jest jednak brak wstecznej kompatybilnoci;
uytkownicy poprzednich wersji programu nie bd mogli skorzysta z tych funkcji.
Kreatywn alternatyw do stosowania zestawu ikon w formatowaniu warunkowym jest
uycie rnorodnych czcionek dostpnych w programie. S to Wingdings, Wingdings2,
Wingdings3 i Webdings. Czcionki te na miejsce kadej litery czy cyfry wywietlaj ikony.
Przyjrzyjmy si rysunkowi 10.18. W kolumnach A, B i C wywietlono liczby i litery
dostpne w czcionce Arial. Te same liczby i litery zostay odwzorowane za pomoc
rnorodnych ozdobnych znakw. Jak wida, cz z nich wyglda podobnie do zestawu
znakw oferowanych w formatowaniu warunkowym (na rysunku znaki zostay podwietlone).
Proste wdroenie tego pomysu przedstawiono na rysunku 10.19. Zastosowano tam kilka
formu do przeksztacenia znakw w kolumnie Q. Kada formua zwraca znak. I tak formuy w kolumnie T zwracaj znak O i P zalenie od wartoci w kolumnie Q. W przypadku
standardowych czcionek nie miaoby to sensu. Ale ta sama formua zastosowana w odniesieniu do omawianych znakw moe przynie interesujce rezultaty.
Na rysunku 10.20 przedstawiono zastosowanie tego rozwizania do celw praktycznych.
Czcionki ozdobne s stosowane do uwydatniania rnic na poszczeglnych rynkach.
277
Rysunek 10.18.
Zamiast standardowych
liter i cyfr mona
zastosowa
rnorodne ikony
Rysunek 10.19. Formuy mona ustawi tak, aby zwracay znaki, ktre z kolei mona przeformatowa
w jedn z dostpnych ozdobnych czcionek
Uycie symboli
Symbole to waciwie grafiki niewielkich rozmiarw, czyli co innego ni odmwione przed
momentem czcionki Wingdings czy Webdings. Symbole nie s czcionkami. To znaki Unicode. Unicode to przemysowy zestaw znakw zaprojektowany tak, aby mona go byo
uywa na kadej platformie, niezalenie od rnic wystpujcych w znakach w poszczeglnych krajach.
Jednym z przykadw powszechnie uywanego symbolu jest znak praw autorskich, Copyright: . Jest to wanie znak Unicode. Mona go uywa na komputerach amerykaskich,
chiskich, tureckich czy francuskich; jest zawsze dostpny, niezalenie od rnic charakterystycznych dla danego kraju.
278
Rysunek 10.20.
Przykad praktycznego
zastosowania
ozdobnych czcionek
W odniesieniu do Excela znaki (czy symbole) Unicode mona stosowa tam, gdzie nie
mona uy ozdobnych czcionek. Na rysunku 10.21 dla etykiet osi x wykresu strzaki
zastosowano dla trendw, tworzc w ten sposb dodatkow warstw analizy. Nie mona
by tu zastosowa czcionek ozdobnych (na przykad Wingdings), poniewa wwczas
etykiety wygldaby zbyt dziwacznie.
Rysunek 10.21.
Zastosowanie symboli
pozwala uzyska
dodatkow warstw
analizy na wykresie
279
Rysunek 10.22.
Tabela porednia
Rysunek 10.23.
Wstawianie symbolu
do wybranej wczeniej
komrki za pomoc
okna dialogowego
Symbol
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Nastpnie naley klikn przycisk Edytuj dla Etykiety osi poziomej (kategorii)
i wskaza zakres A4:C9 (rysunek 10.26).
280
Rysunek 10.24.
Tworzenie prostej
formuy przypisujcej
jeden z symboli
na podstawie danych
w komrce
Rysunek 10.25.
Dodawanie nowego
wykresu kolumnowego
Klikn OK.
Jeeli wszystko pjdzie dobrze, wwczas powinien pojawi si wykres podobny do tego
widocznego na rysunku 10.21. Nie trzeba chyba mwi, e jest to jeden z niezliczonych
sposobw na dodanie symboli do formu, zaznaczania wanych informacji w prezentacjach
danych i wzbogacania ich warstwy graficznej.
Cz IV
Tworzenie zaawansowanych
komponentw
pulpitw menederskich
Rozdzia 11. Komponenty do prezentacji tendencji
Rozdzia 12. Komponenty do grupowania danych
Rozdzia 13. Komponenty do oceny efektywnoci realizacji celw
282
Cz X Tytu czci
Rozdzia 11.
Komponenty
do prezentacji tendencji
W rozdziale:
Przedstawianie tendencji na pulpitach menederskich podstawowe informacje
Porwnywanie tendencji dla wielu serii danych
Zaznaczanie rnych okresw
Obsuga nieprawidowoci w prezentowanych tendencjach
Jednym z najpowszechniejszych poj uywanych w odniesieniu do pulpitw menederskich i raportw jest tendencja. Jest to miernik zmiennoci w danym okresie; zwykle chodzi
o czas (dni, miesice czy lata).
Stosowanie tendencji jest tak popularne, poniewa dostarczaj one racjonalnych argumentw do przewidywania tego, co moe zdarzy si w przyszoci. Jeeli wiemy, e
niniejsza ksika sprzedawaa si w iloci 5000 sztuk w cigu ostatnich 12 miesicy, to
mamy prawo przypuszcza, e rwnie w nastpnym miesicu zostanie sprzedanych
okoo 5000 egzemplarzy. Innymi sowy, tendencje informuj, gdzie bylimy i dokd
by moe zmierzamy.
W tym rozdziale omwiono podstawowe zaoenia dotyczce tendencji, a take bardziej
zaawansowane techniki, umoliwiajce ich stosowanie na pulpitach menederskich w sposb bardziej skomplikowany ni tylko jako proste wykresy liniowe.
284
285
286
ujemne czy czsto. W takich przypadkach zwykle najlepiej zda si na domyln skal
zaproponowan przez Excela. Ale gdy nie ma wartoci ujemnych, wwczas o powinna
rozpoczyna si od punktu zero.
Przyczyn takiego stanu rzeczy jest znaczcy wpyw, jaki skala na linii poziomej ma
na prezentowanie tendencji. Przykadem mog by wykresy na rysunku 11.4 przedstawiajce te same dane. Jedyn rnic midzy nimi jest to, e na grnym wykresie nie
wprowadzono adnych zmian w skali ustawionej przez program (zaczyna si od wartoci 96), natomiast w dolnym skala zostaa ustawiona od zera.
Rysunek 11.4.
Skala na osi poziomej
zawsze powinna
zaczyna si od zera
287
Rysunek 11.5.
Warto Minimum
na osi poziomej
zawsze powinna by
ustawiona na 0
2.
3.
4.
288
Rysunek 11.6.
Standardowa skala
liniowa nie sprawdza
si w tym przypadku
2.
3.
4.
289
Rysunek 11.8.
Ustawianie skali
logarytmicznej
na osi poziomej
Zarzdzanie etykietami
Cho brzmi to banalnie, to warto pamita, e etykiety danych mog by jednym z kluczowych elementw tworzenia efektywnych komponentw do wizualizacji tendencji. Wykresy
trendw maj skonno do gromadzenia duych iloci punktw danych, ktrych etykiety
zajmuj sporo miejsca. Zasypanie odbiorcw mnstwem etykiet moe skutecznie oderwa
ich uwag od gwnej informacji wykresu. Poniej zamieszczono kilka sztuczek uatwiajcych zarzdzanie etykietami w komponentach prezentujcych tendencje.
290
Rysunek 11.9. Zamiast zmienia sposb rozmieszczenia, lepiej wybra formy skrcone
291
Rysunek 11.10. Aby zaoszczdzi nieco przestrzeni na pulpicie menederskim, mona przypisa etykiety
tylko wybranym punktom danych
Zagniedanie etykiet
Czsto dane, ktre chcemy zobrazowa na wykresie, maj wiele wymiarw czasowych.
W takich przypadkach mona pokaza te wymiary, odpowiednio zagniedajc etykiety.
Na rysunku 11.12 wida, jak doczenie kolumny z rokiem porzdkuje przedstawiane dane.
Dodatkow kolumn atwo doda podczas identyfikowania rda danych dla wykresu.
Tendencje porwnawcze
Cho nazwa moe wydawa si fantazyjna, to opisuje do prost koncepcj. Kiedy
na wykresie wywietlane s dwie lub wicej serii danych, wwczas tendencje dla tych
serii mona atwo wizualnie porwna. Poniej omwiono kilka technik, dziki ktrym
mona zbudowa komponenty przedstawiajce tendencje porwnawcze.
Aby utworzy taki typ wykresu, dane powinny mie struktur podobn do tej
widocznej na rysunku 11.14.
292
Rysunek 11.11.
Wykres supkowy moe
by efektywn metod
przestawienia tendencji
dla 30 i wicej punktw
danych
3.
4.
293
Rysunek 11.12. Excel jest na tyle sprytny, e poradzi sobie z rozpoznaniem i umieszczeniem na wykresie
dodatkowej warstwy etykiet
Rysunek 11.13.
Tendencje
dla rnych okresw
mona przedstawi
obok siebie
A jak doda przerw pomidzy kolejnymi latami? Wystarczy wstawi spacj w danych rdowych (pomidzy kolejnymi dwunastoma miesicami), a pojawi si ona na wykresie
(rysunek 11.16).
294
Rysunek 11.14.
Dane rdowe, ktre
maj by porwnane
obok siebie
Rysunek 11.15.
Aby przedstawi
tendencje w kolumnach
zamiast za pomoc
linii, wystarczy zmieni
typ wykresu na
skumulowany
kolumnowy
1.
2.
3.
Zaznaczy ktrkolwiek z kolumn dla serii roku 2010 i klikn prawym klawiszem
myszy, a nastpnie wybra Zmie typu wykresu.
4.
W oknie dialogowym Zmienianie typu wykresu naley wybra opcj Wykres liniowy.
295
Rysunek 11.16.
Aby wstawi przerw
pomidzy kolejnymi
latami, wystarczy
wstawi j w danych
rdowych
Rysunek 11.17.
Skumulowane
porwnanie pozwala
zestawi ze sob dane
w zwartej przestrzeni
Rysunek 11.18.
Na pocztek dane
dla dwch rnych
okresw
296
Rysunek 11.19.
Czsto potrzebne jest
wskazanie dwch
tendencji wyraonych
w zupenie innych
jednostkach,
na przykad iloci
i wartoci procentowej
Poniewa domylna o pionowa (czy o gwna) nie sprawdzi si dla dwch serii, rozwizaniem jest utworzenie dodatkowej osi i umieszczenie na niej serii danych, ktre nie zmieciy si na osi podstawowej. Ta druga o jest osi pomocnicz.
Aby umieci seri danych na osi pomocniczej, naley kolejno:
1.
2.
Na rysunku 11.22 widoczna jest nowo dodana o (po prawej stronie wykresu). Wszystkie
dane przynalene do osi pomocniczej maj swoje etykiety umieszczone po prawej stronie.
Zmiana typu wykresu moe wydatnie pomc w porwnywaniu dwch tendencji. Na
rysunku 11.23 wida, e wykres dla danych o liczbie pracownikw zosta zmieniony
na kolumnowy. Dziki temu wyranie wida, e mimo i liczba pracownikw w listopadzie i grudniu spada, to koszty pracownikw wci rosy.
Rysunek 11.22.
Dziki osi pomocniczej
oba trendy s wyranie
widoczne
Rysunek 11.23.
Zmiana typu jednego
z wykresw moe
przynie wyrane
polepszenie czytelnoci
przekazu
297
298
2.
Klikn powtrnie wybrany punkt danych, dziki czemu bdziemy mie pewno,
e program zastosuje formatowanie tylko do tego jednego punktu.
Kropki znikn z pozostaych punktw, oprcz tego wybranego.
3.
299
Po zmianie koloru wypenienia danych za padziernik i dodaniu pola tekstowego z objanieniem wszystkie potrzebne informacje znajd si na wykresie (rysunek 11.26).
Rysunek 11.26.
Uwaga odbiorcw
kierowana jest
na wyrany wzrost
w padzierniku
oraz jego wyjanienie
zawarte w polu
tekstowym
Aby doda pole tekstowe do wykresu, naley klikn ikon Pole tekstowe widoczn
w grupie Wstawianie na Wstce. Nastpnie naley klikn wewntrz wykresu w pustym
polu i wprowadzi odpowiedni tekst.
300
W rozdziale 10. mona znale wicej informacji na temat tworzenia dynamicznych etykiet.
Cho efekt taki mona osign na wiele rnorodnych sposobw, to jednak w zdecydowanej wikszoci przypadkw wystarczy proste narysowanie linii samodzielnie. Aby narysowa tak lini na wykresie, naley:
1.
2.
3.
4.
5.
Przedstawienie prognoz
Powszechnie zdarza si proba o przedstawienie w pojedynczym komponencie wywietlajcym tendencje zarwno biecych danych, jak i prognoz. Kiedy umiecimy te informacje razem, wane jest, aby da odbiorcom moliwo atwego rozrnienia, gdzie kocz
si aktualne dane, a rozpoczynaj dane prognozowane. Na rysunku 11.28 wida dokadniej,
co mam na myli.
Najlepszym sposobem na osignicie takiego efektu jest zastosowanie struktury danych
rdowych podobnej do tej widocznej na rysunku 11.29. Jak wida, sprzeda bieca
301
Rysunek 11.28.
atwo rozrni
dane biece od
prognozowanych
i przewidywana umieszczone s w osobnych kolumnach, dziki czemu podczas tworzenia wykresu mamy dwie serie danych. W komrce B14 znajduje si odwoanie do komrki
C14. Suy to zachowaniu cigoci tendencji (bez przerw), gdy obie serie zostan umieszczone na wykresie.
Rysunek 11.29.
Rozpoczynamy od tabeli
zawierajcej sprzeda
biec i przewidywan
w osobnych kolumnach
Jeeli zestaw danych zosta prawidowo przygotowany, moemy utworzy wykres liniowy.
Dla serii za rok 2010 mona wprowadzi specjalne formatowanie. Oto, co naley zrobi:
1.
2.
302
Wygadzanie danych
Niektre rodzaje dziaalnoci charakteryzuj si duymi wahaniami w kolejnych miesicach. Przykadem mog by usugi doradcze; dochody o staej wartoci mog gwatownie
wzrosn na kilka miesicy po podpisaniu duego kontraktu. Takie wahania okrela si
mianem cykli koniunkturalnych lub sezonowoci.
Niezalenie od uywanej nazwy taka zmienno w danych moe uniemoliwi efektywn
analiz i prezentacj danych. Na rysunku 11.31 wida, jak bardzo zmienno danych moe
wpyn na przedstawiane tendencje.
303
Rysunek 11.30.
Tendencja kierunkowa
(na dole) moe pomc
oceni trendy
niewidoczne
w bardziej
skomplikowanych
wykresach
Rysunek 11.31.
Due wahania
prezentowanych
danych utrudniaj
obserwacj tendencji
304
2.
3.
305
Rysunek 11.33.
Ustalanie okresu
czterech miesicy
dla redniej ruchomej
Rysunek 11.34.
Obliczanie nowych,
wygadzonych danych
dla serii danych
na wykresie
306
Rysunek 11.35.
Wykrelenie
wygadzonych danych
ujawni lini trendu
Rozdzia 12.
Komponenty
do grupowania danych
W rozdziale:
Wywietlanie list rankingowych
ledzenie zmian za pomoc histogramw
Zaznaczanie najwyszych wartoci
Zorganizowanie danych w logiczne grupy jest czsto pomocnym rozwizaniem. Grupowanie pozwala skupi si na zarzdzaniu zestawami informacji posiadajcymi kluczowe
atrybuty. I tak zamiast przeglda wszystkich klientw na gigantycznym zestawieniu, mona
przejrze dane tych, ktrzy kupili tylko jeden produkt. Dziki temu mona powici czas
i zasoby na tych klientw, ktrzy potencjalnie mog kupi wicej. atwiej mona wyowi
grupy klientw wykraczajcych poza redni dla danej firmy.
W tym rozdziale omwiono, w jaki sposb za pomoc komponentw pulpitu menederskiego tworzy grupy danych.
308
Aby nieco urozmaici zestawienie, mona poda bardziej rozbudowane informacje o miejscu w rankingu, uywajc w tym celu wykresw w komrkach czy formatowania warunkowego (rysunek 12.2).
Informacje na temat funkcji POWT i tworzenia wykresw w komrce mona znale w rozdziale 10. Widoczne strzaki to efekt zastosowania formatowania warunkowego do wartoci
z biecego miesica porwnywanych z danymi z ubiegego miesica.
Wicej informacji na temat funkcji POWT zamieszczono w rozdziale 10. Natomiast
informacje o wykresach przebiegu w czasie mona znale w rozdziale 9.
309
Rysunek 12.2.
Za pomoc funkcji POWT
oraz formatowania
warunkowego mona
do list rankingowych
doda elementy
graficzne
Rysunek 12.3.
Na pocztku potrzebna
jest tabela przestawna
zawierajca dane, ktre
maj by filtrowane
310
2.
3.
4.
5.
6.
Jeeli wszystko si uda, w efekcie bdziemy mie dwie tabele podobne do tych widocznych
na rysunku 12.7; w jednej wywietlana bdzie lista dziesiciu najlepszych sprzedawcw,
a w drugiej lista dziesiciu najsabszych. Za pomoc odpowiednich formu mona poczy
te tabele przestawne z danymi w warstwie analiz w naszym modelu danych. Dziki temu
rwnie listy rankingowe wywietla bd najnowsze dane.
311
Rysunek 12.6.
Zastosowane filtry
mona zmienia
na bieco i wywietla
rankingi handlowcw
dla dowolnie wybranych
regionw i rynkw
Zastosowanie histogramw
do monitorowania relacji i czstoci wystpie
Histogram to graficzna prezentacja czstoci wystpowania. Informuje on, jak czsto
pojawia si okrelone zdarzenie czy kategoria danych. Histogram umoliwia wizualizacj
dystrybucji danego atrybutu.
Przykadowy histogram widoczny jest na rysunku 12.8. Przedstawiono na nim rozkad
sprzeday w cigu miesica w gronie przedstawicieli handlowych. Jak wida, wikszo
z nich sprzedaa towary w przedziale od piciu do dwudziestu piciu sztuk. Kierownik
sprzeday bdzie zapewne chcia przesun garb widoczny na wykresie w praw stron,
tak aby wicej osb sprzedawao wiksz liczb jednostek w cigu miesica. Moe ustali
312
nastpujcy cel dla sprzedawcw: przez nastpne trzy miesice wikszo z nich ma uzyska wielko sprzeday w przedziale pomidzy 15 a 25 sztukami. Dziki histogramowi
mona na bieco obserwowa stopie realizacji przyjtego planu.
Rysunek 12.8.
Histogram przedstawia
rozkad sprzeday
jednostek w cigu
miesica w gronie
przedstawicieli
handlowych
1.
313
Rysunek 12.10. Po wprowadzeniu formuy CZSTO naley jeszcze wcisn kombinacj klawiszy
Ctrl+Shift+Enter
4.
Od tego momentu powinnimy mie do dyspozycji tabel, w ktrej podana bdzie liczba
handlowcw z wynikami przypisanymi do kadego z ustalonych wczeniej przedziaw.
Mona uy jej do utworzenia wykresu, ale etykiety danych nie bd zbyt czytelne. Aby
uzyska lepszy efekt, wystarczy utworzy prost tabel z danymi zasilajcymi wykres.
To bdzie nasz nastpny krok.
5.
314
6.
Rysunek 12.12.
Cz danych
do histogramu
znajduje si
na wykresie
kolumnowym
315
7.
8.
W oknie dialogowym wybra pozycj Opcje serii i ustawi warto Brak przerwy
na 0% (rysunek 12.13).
Rysunek 12.13.
Aby usun przerwy
midzy kolumnami,
naley ustawi
Szeroko przerwy
na 0%
316
Rysunek 12.14. Dla kadego punktu danych na histogramie widoczna jest warto procentowa
informujca, ilu (procentowo) handlowcw sprzedao produkty w danym przedziale tablicy
1.
Rysunek 12.15.
W nowej kolumnie
wprowadzamy formu,
ktra obliczy procent
handlowcw
mieszczcych si
w pierwszym przedziale
tablicy
2.
3.
4.
5.
6.
W oknie dialogowym wybra pozycj Opcje serii i ustawi warto Brak przerwy
na 0% (rysunek 12.13).
7.
317
Rysunek 12.16.
Aby wykres zacz
wyglda jak histogram,
potrzebne bdzie
dodatkowe
formatowanie
8.
9.
W tym momencie wykres bazowy jest gotowy. Powinien wyglda podobnie do tego
przedstawionego na rysunku 12.14. Teraz mona zaj si ju formatowaniem etykiet,
kolorw i tym podobnych elementw.
318
Rysunek 12.17. Wartoci naley umieci w obszarze Etykiet wierszy, a handlowcw w obszarze
Wartoci, w ktrym podsumowanie naley ustawi jako Licznik
2.
Rysunek 12.18.
Okno dialogowe
Grupowanie
3.
4.
319
Rysunek 12.19.
Efektem grupowania
wartoci z obszaru
Etykiet wierszy jest
rozkad czstoci,
ktry mona
wykorzysta
do histogramu
Oczywist korzyci pync ze stosowania tej techniki jest uzyskanie rozkadu czstoci
oraz histogramu, w ktrym mona interaktywnie filtrowa dane, rwnie w oparciu o inne
wymiary, takie jak Region czy Rynek. Mona wic sprawdzi histogram dla rynku lubuskiego, a nastpnie szybko przeczy si na rynek mazowiecki.
Korzystajc z tabeli przestawnej, mona do histogramu doda podsumowanie
wywietlajce wartoci jako procenty sumy kocowej.
320
Sekret kryjcy si za t technik to formua MAX.K. Formua zwraca k-t najwiksz warto
w zbiorze danych. Innymi sowy, uytkownik mwi, gdzie i czego szuka.
Aby znale najwiksz liczb w zbiorze, formua powinna wyglda nastpujco: MAX.K
(tablica; 1). Aby znale pit najwiksz liczb, naleaoby wpisa: MAX.K(tablica; 5).
Na rysunku 12.21 przedstawiono sposb dziaania funkcji MAX.K.
Rysunek 12.21.
Formua zwraca k-t
najwiksz warto
w zbiorze danych
Zasada jest zupenie prosta. Aby odnale pi najwikszych wartoci w danym zakresie,
najpierw naley odnale pit najwiksz liczb (funkcja MAX.K przychodzi tu z pomoc),
a nastpnie sprawdzi wszystkie pozostae liczby, aby stwierdzi, czy s wiksze ni pita
najwiksza. Oto, jak to zrobi:
1.
Utworzy tabel suc jako rdo danych do wykresu, w ktrej znajd si formuy
czce je z nieprzetworzonymi danymi. Tabela powinna zawiera dwie kolumny:
jedn do przechowywania danych, ktre nie mieszcz si w pierwszej pitce, i drug,
w ktrej znajd si pozycje odpowiadajce ustalonym kryteriom (rysunek 12.22).
2.
321
Rysunek 12.22.
Tworzenie tabeli
zawierajcej formuy
umieszczajce
wartoci w jednej
z dwch kolumn
3.
4.
Rysunek 12.23.
Po dodaniu etykiet
do najlepszych
piciu pozycji
oraz wprowadzeniu
drobnych zmian
w formatowaniu wykres
powinien wyglda
podobnie do tego
widocznego na rysunku
2.
3.
322
Rysunek 12.24.
Po wprowadzeniu
kodu formatowania
# ##0;; w kategorii
Niestandardowe
wszystkie zera w serii
zostan ukryte
4.
323
Formua w pierwszej kolumnie (komrka F4) sprawdza, czy wartoci w komrce C22
s wiksze od wyniku dziaania formuy MIN.K, wyszukujcej pit najmniejsz liczb.
Jeeli tak jest, wwczas zwracana jest warto z komrki C22. W przeciwnym razie zostanie wywietlony tekst BRAK. Formua w drugiej kolumnie dziaa w ten sam sposb, z tym
e gdy warto jest mniejsza od wyniku dziaania formuy MIN.K, wwczas zwracany jest
tekst BRAK, a gdy warto jest wiksza, wwczas zwracana jest zawarto komrki C4.
324
Rozdzia 13.
Komponenty
do oceny efektywnoci
realizacji celw
W rozdziale:
Wykorzystanie odchylenia do oceny realizacji celw
Ocena realizacji na podstawie danych statystycznych
Tworzenie wykresw w ksztacie termometru
Tworzenie wykresw pociskowych
Przedstawianie zakresw oceny efektywnoci realizacji celw
Niezalenie od tego, o jakiej gazi przemysu czy firmie mwimy, zawsze mona wyznaczy pewne cele i plany i skonfrontowa je z aktualnymi danymi. Plany mog dotyczy
wszystkiego: od wielkoci przychodw, przez liczb magazynowanych skrzynek, po liczb
wykonanych telefonw. wiat biznesu jest peen planw i celw do osignicia. Twoim
zadaniem jest znalezienie waciwych sposobw mierzenia efektywnoci ich realizacji.
Czym jest ocena efektywnoci realizacji celw? Przyjmijmy, e celem jest pobicie rekordu
prdkoci na ziemi (aktualnie rekord wynosi 1228 km/h). Celem jest wic osignicie prdkoci 1229 km/h. Kiedy ju wskoczymy do samochodu i popdzimy tak szybko, jak si da,
uzyskamy prdko maksymaln przedstawion jako liczb. Moemy jej uy do oceny
stopnia realizacji celu.
W tym rozdziale omwiono pewne nowe i interesujce sposoby tworzenia komponentw
sucych do mierzenia efektywnoci realizacji celw.
326
Cho wykres umoliwia znalezienie punktw, w ktrych wyniki przekraczaj plany lub te
ich nie osigaj, to jednak prezentowana informacja jest jednowymiarowa i dosy uboga.
Nawet gdyby doda do wykresu etykiety z informacj na temat procentowego wykonania
planu, to wci dane nie bd pene.
Bardziej wyrazist i niosc wicej informacji metod prezentowania wskanikw oceny
realizacji celw jest przedstawienie odchylenia pomidzy planem a wynikiem. Na
rysunku 13.2 przedstawiono te same dane, jak na wczeniejszym rysunku 13.1, ale dodano
informacj o odchyleniu (od wynikw odjto przyjte zaoenia). Dziki temu wida nie
tylko, kiedy plany zostay zrealizowane, a kiedy nie, ale take informacj o walutowej
wartoci kadego takiego zdarzenia.
Rysunek 13.2.
Warto rozway
uycie odchylenia
do przedstawienia
stopnia realizacji celu
327
Rysunek 13.4.
Nowa kolumna
z wprowadzon
formu
328
3.
4.
Klikn prawym klawiszem myszy seri danych rednia i wybra Zmie typ wykresu.
5.
Rysunek 13.5. Wykresy supka rtci termometru oferuj unikalny sposb oceny realizacji celu
2.
3.
329
4.
5.
Klikn prawym klawiszem myszy seri danych Plan i wybra z menu Formatuj
seri danych. Zostanie wywietlone okno dialogowe Formatowanie serii danych.
6.
W oknie dialogowym naley wybra pozycj Opcje serii i ustawi warto Brak
przerwy tak, aby seria Plan bya nieco szersza od serii Przychody; zwykle odpowiednie
s ustawienia midzy 45% a 55%.
Na rysunku 13.7 opisano trzy podstawowe czci wykresu pociskowego. rodkowy supek
suy do oceny realizacji celu. Znacznik odpowiada przyjtemu celowi. Wypenienie ta
informuje o skali ocen.
330
Rysunek 13.7.
Elementy wykresu
pociskowego
1.
Rysunek 13.8.
Na pocztek konieczna
jest tabela zawierajca
wszystkie punkty danych
potrzebne do utworzenia
wykresu pociskowego
2.
3.
4.
Klikn prawym klawiszem myszy seri danych Plan i wybra Zmie typ wykresu.
Naley zmieni typ wykresu na liniowy ze znacznikami.
5.
Ponownie naley klikn prawym klawiszem myszy seri Plan i wybra z menu
Formatuj seri danych.
331
Rysunek 13.9.
Przeczenie ukadu
kolumn i wierszy
spowoduje, e wykres
bdzie odczytywa dane
z kolumn
7.
Rysunek 13.10.
Dostosowywanie
znacznikw
332
8.
9.
Nastpnie naley przej do opcji Kolor linii i zaznaczy opcj Brak linii, a w pozycji
Kolor linii znacznika wybra opcj Brak linii.
10.
Rysunek 13.11.
Pamitaj, aby usun
utworzon wczeniej
o pomocnicz
To wany etap, decydujcy o tym, czy skala na wykresie bdzie taka sama dla
wszystkich punktw danych.
11.
Klikn prawym klawiszem myszy seri danych Warto i wybra z menu Formatuj
seri danych. Zostanie wywietlone okno dialogowe Formatowanie serii danych.
12.
13.
14.
333
Rysunek 13.12.
Aby doda do wykresu
wicej danych,
wystarczy rcznie
rozszerzy zakres
danych
Jak wida (rysunek 13.12), wykres ten zosta utworzony ju poprzednio do pierwszego
pomiaru realizacji celw. Wyobramy sobie, e dodajemy do niego dwa dodatkowe mierniki i chcemy je przedstawi graficznie. Oto, jak to zrobi:
1.
2.
Nasun kursor myszy nad niebiesk kropk w dolnym prawym rogu obwdki.
Kursor zmieni si w strzaki, tak jak wida to na rysunku 13.12.
3.
334
Rysunek 13.13.
Rozszerzenie rda
danych automatycznie
spowoduje utworzenie
nowych wykresw
pociskowych
Rysunek 13.14.
Aby uzyska czyteln
i przejrzyst skal
ocen, warto ustawi
przerwy pomidzy
poszczeglnymi
zakresami ocen na 0%
1.
2.
W oknie dialogowym naley wybra pozycj Opcje serii i ustawi warto Brak
przerwy na 0%.
335
2.
Rysunek 13.15.
Ustaw wszystkie
etykiety pod
odpowiednim ktem
3.
Dobr stron tego rozwizania jest to, e poniewa uylimy Aparatu fotograficznego,
to za kadym razem, gdy zostan zaktualizowane dane w tabeli rdowej, znajd si one
automatycznie rwnie na wykonanym zdjciu wykresu.
336
Rysunek 13.16.
Wykres pociskowy
w ukadzie poziomym
Nie syszae o narzdziu Aparat fotograficzny? Zajrzyj do rozdziau 6., znajdziesz tam
szczegowe informacje.
Sztuczk wykorzystan do utworzenia tego komponentu jest ustawienie zakresu dla okrelonego celu. Oto, jak to zrobi:
1.
337
2.
3.
Rysunek 13.19.
Dodaj wiersz, w ktrym
umieszczone bd
biece wartoci
5.
Klikn prawym klawiszem myszy seri danych Wartoci i wybra Zmie typ
wykresu. Naley zmieni typ wykresu na liniowy (bez znacznikw).
6.
Ponownie naley klikn prawym klawiszem myszy seri Wartoci i wybra z menu
Formatuj seri danych. Zostanie wywietlone okno dialogowe Formatowanie serii
danych.
7.
8.
9.
Klikn prawym klawiszem myszy seri danych Dolny limit i wybra z menu
Formatuj seri danych. Zostanie wywietlone okno dialogowe Formatowanie
serii danych.
338
10.
Wanie tak. To, co zostao do zrobienia, to formatowanie etykiet, kolorw i tym podobnych elementw.
Cz V
Automatyzacja pulpitw
menederskich i raportw
Rozdzia 14. Uycie makr w raportach
Rozdzia 15. Dodawanie interaktywnych formantw do pulpitw menederskich
340
Cz X Tytu czci
Rozdzia 14.
Uycie makr w raportach
W rozdziale:
Makra wprowadzenie
Rejestrowanie makr
Bezpieczne lokalizacje do przechowywania makr
Dodawanie makr do pulpitw menederskich i raportw
Po co uywa makra?
Pierwszym krokiem w przygodzie z makrami jest przyznanie, e mamy problem. Waciwie
moemy mie kilka problemw:
Problem nr 1. Powtarzalno zada. Z kadym nowym miesicem pojawia si
342
danych.
Makro uatwiajce poruszanie si po wieloarkuszowym skoroszycie; wystarczy
2.
3.
4.
5.
Klikn OK.
343
jest nadawa makrom nazwy opisujce ich dziaanie. I tak makro odpowiedzialne
za formatowanie tabeli mona nazwa FormatowanieTabeli.
Klawisz skrtu (opcjonalne). Kade makro wymaga zdarzenia, ktre je zainicjuje.
344
2.
3.
4.
5.
345
7.
8.
Aby zobaczy makro w dziaaniu, naley usun wiersz Razem wprowadzony przed
momentem i uruchomi makro. W tym celu naley:
1.
2.
3.
Jeeli wszystko pjdzie dobrze, makro odtworzy wczeniejsze dziaania i wywietli podsumowanie tabeli. A teraz ciekawostka. Niezalenie od tego, jak bardzo bymy si starali,
nie zmusimy makra do wywietlenia podsumowania dla drugiej tabeli. Dlaczego? Poniewa zostao nagrane jako makro bezwzgldne.
Aby zrozumie, co to oznacza, trzeba zerkn do kryjcego si wewntrz makra kodu.
Aby go wywietli, naley klikn przycisk Makra na karcie Deweloper, a nastpnie
przej do okna dialogowego Makro (rysunek 14.5).
346
Rysunek 14.5.
Okno dialogowe Makro
Zaznaczy makro Razem i klikn przycisk Edytuj. Zostanie uruchomiony edytor Visual
Basica, w ktrym wywietlony bdzie kod zarejestrowanego wczeniej makra:
Sub Razem()
Range("A16").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Razem"
Range("D16").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "=COUNTA(R[-14]C:R[-1]C)"
End Sub
Szczegln uwag naley zwrci na linie drug i czwart. Kiedy kazalimy Excelowi
zaznaczy komrki A16 i D16, to zostay zaznaczone dokadnie te komrki. Poniewa
rejestrowalimy makro w trybie odwoa bezwzgldnych, tak te zosta zinterpretowany
podany zakres. Innymi sowy, jeeli zaznaczylimy komrk A16, to Excel rwnie zaznaczy komrk A16.
Rysunek 14.6.
Stosowanie odwoa
wzgldnych
2.
347
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
2.
3.
4.
5.
6.
348
7.
8.
Rysunek 14.7.
Formanty formularza
mona znale
na karcie Deweloper
349
2.
3.
Rysunek 14.8.
Przypisywanie makra
do nowo utworzonego
przycisku
4.
I tak oto mamy do dyspozycji przycisk, ktrego kliknicie spowoduje uruchomienie makra.
Warto pamita, e wszystkie Formanty formularza dziaaj tak jak przycisk polecenia,
do ktrego wanie przypisalimy wybrane makro.
Utworzony przycisk ma nadan domyln nazw (Przycisk1). Aby j zmieni, naley
klikn prawym klawiszem myszy przycisk i wybra z menu Edytuj tekst. Teraz mona
usun nazw domyln i wprowadzi dowolnie wybrany tekst.
350
2.
3.
4.
351
Rysunek 14.10. Menu Zaufane lokalizacje umoliwia dodawanie folderw, ktre uytkownik
uznaje za bezpieczne
Po ustawieniu zaufanej lokalizacji kady plik Excela otwarty ze wskazanego folderu bdzie
mia automatycznie wczon obsug makr. Dziki temu mona wskaza klientom miejsce,
z ktrego bezpiecznie mog otwiera pliki programu Excel.
Rozszerzenie dla plikw zawierajcych makra
Uytkownicy, ktrzy nie korzystali z wersji Excela 2007, a wczeniej uywali Excela 2003, mog
by zainteresowani informacj, e Microsoft utworzy osobne rozszerzenie dla skoroszytw zawierajcych makra.
Standardowym rozszerzeniem plikw Excela w wersji 2010 jest xslx. Pliki o takim rozszerzeniu nie
mog zawiera makr. Jeeli skoroszyt zawierajcy makra zapiszemy jako plik o rozszerzeniu xslx,
wwczas wszystkie makra zostan automatycznie usunite. Oczywicie, uytkownik zostanie poinformowany o tym fakcie.
Jeeli chcemy zachowa makra, wwczas musimy uy specjalnego formatu plikw: Skoroszyt programu Excel z obsug makr. Takie pliki maj rozszerzenie xslm. Dziki temu wszystkie pliki z rozszerzeniem xslx s automatycznie uznawane za bezpieczne, natomiast te z rozszerzeniem xslm
traktowane s jako potencjalne zagroenie.
352
Na pocztek potrzebny jest arkusz, ktry bdzie suy jako pulpit nawigacyjny
czy punkt startowy.
2.
3.
4.
5.
353
Na rysunku 14.13 wida, e wykres przysania tabel przestawn, z ktr jest poczony.
Zarejestrowane i przypisane do przyciskw makra nie robi nic innego, jak zmieniaj
ukad tabeli przestawnej tak, aby wykorzysta rne dane.
Oto, w jaki sposb mona uzyska taki efekt:
1.
2.
3.
4.
5.
354
Na rysunku 14.15 przedstawiono sposb, w jaki mona umoliwi uytkownikom szybkie i proste wywietlenie tych samych danych na rnych rodzajach wykresw. Wbrew
pozorom nie jest to wcale tak bezuyteczne dziaanie, jak mogoby si wydawa na pierwszy rzut oka. Cakiem czsto zdarzaj si proby o przedstawienie tych samych danych
355
Rysunek 14.14. Zarejestrowanie procesu zmiany widokw nie tylko pozwala zaoszczdzi czas i prac,
ale rwnie umoliwia uytkownikom bez odpowiedniej wiedzy korzystanie z zaawansowanych moliwoci
programu
Rysunek 14.15.
Odbiorcom mona
da moliwo wyboru
sposobu, w jaki chc
oglda swoje dane
na rne sposoby. Zamiast zuywa cenne miejsce w raporcie, lepiej zarejestrowa makro
zmieniajce typ wykresu. Dziki temu odbiorcy bd mogli dotrze do samego sedna
informacji.
356
Rozdzia 15.
Dodawanie
interaktywnych formantw
do pulpitw menederskich
W rozdziale:
Formanty formularza wprowadzenie
Stosowanie formantu przycisku
Stosowanie pola wyboru do przeczania serii na wykresie
Stosowanie przycisku opcji do filtrowania widokw
Stosowanie pola kombi do kontrolowania wielu tabel przestawnych
Stosowanie pola listy do kontrolowania wykresw
358
2.
Nastpnie klikn Opcje; zostanie wwczas otwarte okno dialogowe o nazwie Opcje
programu Excel.
3.
4.
Klikn OK.
Teraz naley zaznaczy kart Deweloper i uy polecenia Wstawianie (rysunek 15.2). Przyjrzyjmy si formantom formularza i formantom ActiveX. Formanty formularza s zaprojektowane specjalnie do umieszczania w arkuszach, natomiast formanty ActiveX zwykle
stosowane s w UserForm Excela. Poniewa Formanty formularza wymagaj mniej uwagi
przy tworzeniu ni ich odpowiedniki ActiveX, dobrze jest je stosowa.
Oto dziewi Formantw formularza, ktre mona doda wprost do arkusza (rysunek 15.3).
S to kolejno:
359
Rysunek 15.2.
Formanty formularza
i formanty ActiveX
te przypisa makro, dziki czemu bdzie mona go efektywnie uywa jako rodzaju
przycisku.
Pole grupy: zwykle ma zastosowanie estetyczne; formant ten suy jako kontener
360
Po dodaniu formantu naley skonfigurowa jego wygld, dziaanie oraz uyteczno. Kady
formant ma swj wasny zestaw opcji konfiguracyjnych umoliwiajcych dostosowanie
go do wasnych celw. Aby uzyska dostp do tych opcji, naley klikn prawym klawiszem myszy formant i wybra z menu Formatuj formant. Zostanie wwczas otwarte okno
dialogowe Formatowanie formantu (rysunek 15.4), udostpniajce wszystkie opcje konfiguracyjne dla danego elementu.
Rysunek 15.4.
Kliknicie prawym
klawiszem myszy
i wybranie opcji
Formatuj formant
spowoduje otwarcie
okno dialogowego
udostpniajcego
wszystkie opcje
konfiguracyjne
dla danego elementu
2.
3.
361
Rysunek 15.5.
Przypisywanie makra
do nowo utworzonego
przycisku
4.
2.
3.
4.
5.
6.
362
Rysunek 15.6.
Formatowanie
formantu Pole wyboru
7.
8.
Opcjonalnie mona zaznaczy waciwo Cie 3-W, jeeli formant ma mie wygld
trjwymiarowy.
9.
363
364
Rysunek 15.9.
Zaczynamy
od nieprzetworzonych
danych i okrelenia
komrki, w ktrej
bdzie wywietlana
warto zwracana
przez formant
Rysunek 15.10. Tworzymy tabel poredni na potrzeby wykresu. Wartoci w niej zamieszczone s
efektem dziaania formu
Jak wida na rysunku 15.10, formuy dla danych za rok 2010 to proste odwoania do komrek zawierajcych dane z poszczeglnych miesicy. Jest tak dlatego, e chcemy, aby te dane
byy wywietlane cay czas.
Dla wierszy z danymi za rok 2009 sprawdzamy warto komrki A12 (zawierajcej dane
wyjciowe z formantu Pole wyboru). Jeeli w komrce znajduje si warto Prawda, wwczas odczytywane s nieprzetworzone dane z roku 2009. Jeeli nie zostanie odczytana
warto Prawda, wwczas formua zastosuje funkcj BRAK i zwrcony zostanie bd #N/D.
Wykres nie potrafi odczyta takiego bdu, dlatego po prostu nie pokae adnych danych
z zawierajcych go komrek. Jest to doskonae rozwizanie, kiedy nie chcemy w ogle
wywietla serii danych.
Formuy widoczne na rysunku 15.10 korzystaj z odwoa bezwzgldnych do komrki
A12. Wsprzdne komrki w formule s poprzedzone znakiem dolara ($). Dziki temu
uzyskamy pewno, e odwoania pozostan niezmienne, gdy skopiujemy formu
do pozostaych komrek.
365
Rysunek 15.11.
Kiedy w komrce A12
wywietlana jest
warto Prawda, dane
za rok 2009 s
widoczne; jeeli jest
tam warto Fasz,
wwczas pojawia si
komunikat bdu #N/D
2.
3.
4.
5.
6.
7.
366
Rysunek 15.12.
Formatowanie formantu
Przycisk opcji
jako pierwszy, wwczas zwrci warto 1; jeeli jako drugi, wwczas zwrci
warto 2; jeeli jako trzeci, wwczas warto trzy i tak dalej. Na rysunku 15.12
jako cze komrki wskazano A1.
8.
Opcjonalnie mona zaznaczy waciwo Cie 3-W, jeeli formant ma mie wygld
trjwymiarowy.
9.
10.
367
Rysunek 15.13.
Na wykresie
prezentowane s
rne dane zalenie
od wybranego
przycisku opcji
Formua wymusza sprawdzenie przez program wartoci w komrce A8 (w ktrej zwracane s dane z formantu Przycisk opcji). Jeeli zwracana warto wynosi 1, co odpowiada
serii Przychody, wwczas formua zwraca wartoci z zestawu Przychody (komrka B9).
Jeeli w komrce A8 jest 2,co odpowiada serii Wydatki, wwczas formua zwraca wartoci z zestawu Wydatki (komrka B13). Jeeli w komrce A8 warto nie wynosi 1 ani 2,
wwczas zwracana jest warto z komrki B17.
Formua widoczna na rysunku 15.15 korzysta z odwoa bezwzgldnych do komrki A8.
Wsprzdne komrki w formule s poprzedzone znakiem dolara ($A$8). Dziki temu
uzyskamy pewno, e odwoania pozostan niezmienne, gdy skopiujemy formu
do pozostaych komrek.
368
Rysunek 15.15.
Tworzymy tabel
poredni
i wprowadzamy formu
do pierwszej komrki
Aby sprawdzi, czy formua dziaa, mona rcznie zmieni wartoci w komrce A8, wpisujc cyfry od 1 do 3. Jeeli wszystko zadziaa zgodnie z planem, mona formu skopiowa
do pozostaych komrek tabeli poredniej.
Kiedy zakoczymy czynnoci konfiguracyjne, pozostanie przygotowanie wykresu bazujcego na danych z tabeli poredniej. I ponownie gwn korzyci pync z zastosowania
opisanej techniki jest uproszczenie czynnoci zwizanych z formatowaniem; mona ograniczy si tylko do jednego wykresu; rwnie proste bdzie dodanie kolejnego zestawu
danych wystarczy doda kolejny przycisk opcji i przygotowa formuy.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
369
Rysunek 15.16.
Rysunek 15.6.
Formatowanie
formantu Pole kombi
W polu Linie rzutu naley wpisa liczb pozycji, ktre maj by jednoczenie
prezentowane. Jak wida na rysunku 15.16, wprowadzono tam warto 12. Oznacza
to, e po rozwiniciu pola uytkownik zobaczy naraz dwanacie pozycji
9.
Opcjonalnie mona zaznaczy waciwo Cie 3-W, jeeli formant ma mie wygld
trjwymiarowy.
10.
370
Rysunek 15.17. Aby przeprowadzi waciwe analizy, obie tabele musz by zsynchronizowane
W rozdziale 14. znale mona informacje pozwalajce odwiey wiedz na temat
rejestrowania makr.
Plik z przykadami (Rozdzia 15 Przykady.xlsx) mona pobra z serwera FTP:
ftp://ftp.helion.pl/przyklady/andaex.zip.
2.
3.
4.
5.
371
Rysunek 15.19.
Aby zmieni nr pozycji
listy na nazw, naley
uy funkcji INDEKS
372
7.
Rysunek 15.20.
Zaznaczamy makro
ZmienRynek i klikamy
przycisk Edycja
Pamitamy, e podczas rejestrowania makra w polu filtra obu tabel wybrano rynek
Zachodnia Ukraina. Jak wida na rysunku 15.21, tekst Zachodnia Ukraina
faktycznie znajduje si w kodzie makra.
Rysunek 15.21. Jak wida, tekst Zachodnia Ukraina faktycznie znajduje si w kodzie makra
8.
373
Klikn prawym klawiszem myszy pole kombi i wybra z menu Przypisz makro.
Zaznaczamy makro ZmienRynek i klikamy przycisk OK.
10.
374
2.
3.
4.
5.
375
7.
8.
Opcjonalnie mona zaznaczy waciwo Cie 3-W, jeeli formant ma mie wygld
trjwymiarowy.
9.
376
Rysunek 15.26.
Na pocztek
potrzebujemy zestawu
nieprzetworzonych
danych zawierajcego
dane dla kadego
z regionw w osobnym
wierszu
Rysunek 15.27. Dodajemy pole listy i okrelamy, do ktrej komrki ma by zwracana warto wyjciowa
Funkcja WYBIERZ programu Excel zwraca warto z danej listy w oparciu o numer
okrelonej pozycji. I tak na przykad jeeli uyjemy formuy WYBIERZ(3; "Czerwony";
"ty"; "Zielony"; "Niebieski"), wwczas Excel zwrci warto Zielony, poniewa
jest to trzecia pozycja na licie wartoci. Formua WYBIERZ(1;"Czerwony"; "ty";
"Zielony"; "Niebieski") zwrci warto Czerwony. Wicej informacji na temat funkcji
WYBIERZ mona znale w rozdziale 2.
Jak wida na rysunku 15.28, funkcja WYBIERZ pobiera numer pozycji z komrki P2 (komrka,
w ktrej pole listy umieszcza warto wyjciow, czyli numer wybranej pozycji), a nastpnie dopasowuje t warto do numeru pozycji w obsugiwanej tablicy. Odwoanie do
komrki pochodzi wprost z tabeli z nieprzetworzonymi danymi.
377
Rysunek 15.28. Aby pobra warto odpowiadajc wybranemu regionowi, naley uy funkcji WYBIERZ
Rysunek 15.29. Wystarczy utworzy podobn formu WYBIERZ dla kadego wiersza/kategorii
i skopiowa j dla danych z pozostaych miesicy
Aby przetestowa, czy formua dziaa, mona rcznie zmieni wartoci w komrce P2
kolejno na 1, 2, 3, 4 i 5. Jeeli nie wykryjemy adnych problemw, pozostanie tylko przygotowanie wykresu bazujcego na danych z tabeli poredniej.
378
Cz VI
Kontakt ze wiatem
zewntrznym
Rozdzia 16. Importowanie danych z MS Access
Rozdzia 17. Wspdzielenie danych
380
Cz X Tytu czci
Rozdzia 16.
Importowanie danych
z MS Access
W rozdziale:
Importowanie danych z baz programu MS Access
Wykorzystanie metody przecignij i upu
Uycie kreatora eksportu MS Access
Uycie polece z grupy Dane zewntrzne
Uycie programu Microsoft Query
Czy nie byoby przyjemnie, gdyby wszystkie przychodzce dane znajdoway si w pojedynczej tabeli Excela? W realnym wiecie mamy do czynienia z niezliczon iloci sytuacji, gdy potrzebne dane znajduj si w zewntrznych rdach. Zewntrzne oznaczaj
dokadnie to, czego mona si spodziewa: dane nie s umieszczone w skoroszytach Excela.
Oto kilka przykadw zewntrznych rde danych: pliki tekstowe, tabele Accessa, tabele
SQL Server, a nawet inne skoroszyty Excela.
W tym rozdziale opisano najbardziej efektywne sposoby na wprowadzenie do Excela
danych z programu MS Access. Poniewa wane jest, aby wiedzie, kiedy ktra metoda
bdzie najefektywniejsza, w rozdziale opisano kilka technik wraz z podaniem powodw,
dlaczego i kiedy dana metoda sprawdzi si lepiej od pozostaych.
Nim jednak przejdziemy do sedna, jest kilka zastrzee, o ktrych autorzy chcieliby wspomnie. Po pierwsze: skupiamy si na pobieraniu danych z Accessa, poniewa jest to najczciej wykorzystywane zewntrzne rdo danych dla Excela. Po drugie: jest mnstwo sposobw na dostarczenie danych do Excela. Pomidzy rozwizaniami dostpnymi z poziomu
interfejsu uytkownika a stosowaniem kodu VBA jest tyle technik, e niemoliwym jest
opisanie ich wszystkich w tym rozdziale. Dlatego skupimy si na tych przydatnych technikach, ktre mona wdroy w wikszoci sytuacji i ktre nie kryj zbyt wielu puapek
i kruczkw.
382
Kursor myszy naley przesun nad tabel lub kwerend, ktr chcemy skopiowa do
Excela. Nastpnie klikn j i przecign do Excela (rysunek 16.1).
Metoda przecignij i upu sprawdza si, gdy trzeba szybko wykona analiz danych
w Excelu. Metoda nie jest przydatna, jeli:
Dana czynno bdzie powtarzana regularnie jako cz staych analiz czy raportw.
383
w taki sposb.
Nie jest specjalnie wygodne kadorazowe uruchamianie Excela, kiedy bd potrzebne
informacje.
W opisanych poniej scenariuszach zdecydowanie lepiej uy innych metod.
2.
Rysunek 16.2. Eksportowanie danych do Excela z wykorzystaniem kreatora eksportu programu Access
Jak wida, dostpnych jest kilka opcji konfiguracyjnych procesu eksportu. Mona
okreli miejsce docelowe eksportu, typ pliku oraz opcje dotyczce zachowania
formatowania.
3.
384
4.
Ostatnim pytaniem kreatora jest to, czy procedura eksportu ma zosta zapisana
(rysunek 16.3). Zapisanie kolejnych krokw eksportu moe by przydatne, gdy przewidujemy, e bdzie si on regularnie powtarza.
Rysunek 16.3. Jeeli przewidujemy czste wykonywanie danego eksportu, warto zapisa jego wzr
na przyszo
Korzyci pync z tej metody, ktrej pozbawiona jest opisana wczeniej metoda przecignij i upu, jest moliwo zapisania procedury eksportu, dziki czemu mona pniej
zautomatyzowa j, korzystajc z makr.
Jej ograniczeniem jest to, e wykonywana jest ona z poziomu Accessa. Jeeli tworzymy
pulpit menederski czy raport zasilany danymi z Excela (ktrych aktualizacja musi odbywa si pod kontrol tego programu), wwczas opisana metoda nie jest specjalnie przydatna.
W takich warunkach importowanie danych za pomoc Excela czy mechanizmu MS Query
(opisanego w dalszej czci rozdziau) moe by duo lepszym rozwizaniem.
Zamiast tworzenia nowego pliku w Excelu tabel czy kwerend programu Access mona
wyeksportowa do ju istniejcego pliku. Naley jednak pamita, e domylnie nazwa
eksportowanego obiektu jest taka sama jak nazwa tabeli czy kwerendy Accessa. Dlatego
naley upewni si, czy nie mamy pliku Excela o takiej samej nazwie, poniewa w takim
przypadku moe on zosta nadpisany. I tak jeeli bdziemy eksportowa tabel o nazwie
Ceny_podstawowe do folderu, w ktrym znajduje si plik Excela o takiej samej nazwie,
385
wwczas zostanie on zastpiony przez nowo tworzony plik. Naley si te upewni, czy
skoroszyt, do ktrego eksportujemy dane, jest zamknity. Jeeli bdziemy eksportowa
dane do otwartego skoroszytu, Access zwrci komunikat bdu.
2.
Rysunek 16.4.
Wska baz rdow
3.
386
Klikn OK. Zostanie wywietlone okno dialogowe Wybieranie tabeli (rysunek 16.5).
Rysunek 16.5.
Wybierz obiekty, ktre
maj by importowane
5.
6.
7.
Klikn OK.
Efektem importu powinna by tabela podobna do tej na rysunku 16.7, zawierajca zaimportowane dane z bazy danych Accessa.
Opisany mechanizm swoj moc pokazuje w moliwoci aktualizacji danych. Wanie tak.
Jeeli dane zostan zaimportowane za pomoc opisanego mechanizmu, Excel utworzy
tabel, ktr bdzie mona aktualizowa, klikajc prawym klawiszem myszy i wybierajc
z menu opcj Odwie (rysunek 16.8). Podczas aktualizacji zaimportowanych danych Excel
czy si z baz Accessa i importuje dane ponownie. Dopki bdzie moliwe poczenie si
z baz danych, wystarczy kliknicie mysz, aby zaktualizowa wywietlane informacje.
387
Rysunek 16.6.
Wybieranie docelowej
lokalizacji danych z bazy
MS Accessa
Rysunek 16.7.
Dane zaimportowane
z Accessa
Rysunek 16.8. Dopki bdzie moliwe poczenie si z baz danych, wystarczy kliknicie mysz,
aby zaktualizowa wywietlane informacje
388
Microsoft Query
MS Query to osobny program instalowany wraz z pakietem MS Office, ktry mona wykorzysta do podczania do Excela zewntrznych rde danych. MS Query ma jedn znaczc przewag nad innymi metodami importu danych z Accessa do Excela: elastyczno.
Importujc dane ktrkolwiek z opisanych wczeniej metod, moemy tylko pobra istniejce tabele czy kwerendy. Nie ma moliwoci parsowania, filtrowania czy sortowania
danych przed samym importem.
Inaczej jest w przypadku MS Query. Nie trzeba ogranicza si do oryginalnych tabel czy
kwerend, by przefiltrowa czy posortowa dane. Mona zastosowa swoje wasne sortowanie czy filtry i dziki temu utworzy zestawienia, ktrych wcale moe nie by w danych
rdowych!
MS Query moe nie by zainstalowany na komputerze uytkownika, zaley to od sposobu
instalowania pakietu Office. Jeeli program nie bdzie zainstalowany, nie uda si
podczy zewntrznych rde do Excela. Aby zainstalowa program, potrzebny bdzie
dysk instalacyjny MS Office. Naley uruchomi program instalacyjny i wybra opcj
dostosowania instalacji. Nastpnie naley odszuka Narzdzia pakietu Microsoft
Office 2010. Teraz naley znale wpis Microsoft Query. Trzeba si upewni, czy wybrana
przy nim jest opcja Uruchamiaj z Mojego komputera i zakoczy instalacj.
Uruchamianie MS Query
Naley przej do znajdujcej si na Wstce karty Dane zewntrzne. Aby uruchomi
program MS Query, naley klikn przycisk Z innych rde, a nastpnie wybra z menu
Z programu Microsoft Query. Na rysunku 16.9 widoczne s wywietlone opcje.
Po uruchomieniu programu zostanie wywietlone okno Wybierz rdo danych (rysunek
16.10). Od tego momentu zaczyna si tworzenie importu za pomoc programu MS Query.
389
Rysunek 16.9.
Uruchamianie programu
Microsoft Query
Rysunek 16.10.
Okno Wybierz rdo
danych to pocztek
procesu importowania
danych
W grnym polu wprowadzi nazw (Zalex) dla rda danych (rysunek 16.11).
Rysunek 16.11.
Wprowad nazw
dla nowego rda
danych
3.
4.
390
Rysunek 16.12.
Naley wybra opcj
Microsoft Access Driver
(*.mdb, *.accdb)
Rysunek 16.13.
Okno dialogowe ODBC
ustawienia
dla programu
Microsoft Access
5.
W czci Baza danych klikn przycisk Wybierz i w oknie Wybieranie bazy danych
odszuka baz danych, ktr chcemy podczy (rysunek 16.14). W tym przykadzie
podczana baza to plik Zalex wyposaenie i zaopatrzenie restauracji.accdb.
Rysunek 16.14.
Wska baz danych
6.
Teraz, kiedy rdo danych Zalex zostao skonfigurowane, MS Query zapamita jego pooenie, dziki czemu bdzie mona do niej wraca bez koniecznoci ponownego przechodzenia procesu konfiguracji.
391
Rysunek 16.15.
Baza Zalex znajduje
si teraz na licie
dostpnych baz danych
Jeeli baza danych znajduje si na dysku sieciowym, ktry jest ju zmapowany, wwczas
wystarczy wybra odpowiedni dysk i przejrze struktur plikw a do odnalezienia poszukiwanego pliku.
Jeeli dysk nie zosta jeszcze zmapowany, wwczas naley klikn przycisk Sie (znajdujcy si w dolnym prawym rogu okna dialogowego widocznego na rysunku 16.14). Zostanie wwczas uruchomiony kreator, ktry pomoe uytkownikowi podczy dysk lub folder
sieciowy, ktry nie jest jeszcze zmapowany.
Rysunek 16.16.
Zaznacz baz Zalex
392
Rysunek 16.17.
Zaznacz kwerend
Przychody w okresie
2.
3.
Rysunek 16.18.
Przesu kolumny
Region i Rynek
przed kolumn Okres
4.
5.
6.
Nastpnie naley zaznaczy opcj Zwr dane do programu Excel i klikn przycisk
Zakocz.
7.
393
Rysunek 16.19.
Ustawianie filtra,
dziki ktremu
MS Query zaimportuje
tylko pozycje, dla ktrych
warto w polu Okres
jest wiksza ni 200812
Rysunek 16.20.
Do kwerendy mona
wprowadzi swoje
wasne sortowanie
danych
Rysunek 16.21.
Dane bd wywietlone
w Excelu
Jeeli wszystko si uda, powinna zosta utworzona tabela podobna do tej na rysunku 16.22.
Zgodnie z konfiguracj kwerendy zawiera ona tylko te dane, dla ktrych warto w polu
Okres jest wiksza ni 200812. Rwnie kolumny maj zmieniony ukad i sortowanie.
Dane mona zaktualizowa, klikajc prawym klawiszem myszy i wybierajc z menu
Odwie. Mona rwnie uy przycisku znajdujcego si na karcie Projektowanie, ktry
jest aktywny wwczas, gdy zaznaczona jest dowolna komrka tabeli.
394
Rysunek 16.22.
Pierwsza tabela
zaimportowana
za pomoc programu
MS Query
395
396
Rozdzia 17.
Wspdzielenie danych
W rozdziale:
Kontrolowanie dostpu do pulpitw menederskich i raportw
Wywietlanie pulpitw menederskich z programu Excel w MS PowerPoint
Zapisywanie pulpitw menederskich i raportw w formacie PDF
398
2.
3.
Rysunek 17.1.
Opcje zwizane
ze wspdzieleniem
plikw s dobrze
ukryte w oknie
dialogowym
Zapisywanie
jako/Opcje oglne
4.
Rysunek 17.2.
Wprowad haso
zabezpieczajce przed
nieautoryzowanymi
zmianami
5.
6.
399
Rysunek 17.3.
Aby wprowadzi
jakiekolwiek
zmiany w pliku,
naley poda haso
2.
3.
4.
Rysunek 17.4.
Wprowad haso
zabezpieczajce
plik przed otwarciem
5.
6.
Zapisa plik pod now nazw. Od tej chwili plik jest chroniony hasem
przed otwarciem.
2.
3.
4.
Naley usun hasa z pl Haso ochrony przed zmianami i Haso ochrony przed
otwarciem i klikn OK.
400
5.
Zapisa plik.
Kiedy zaznaczymy opcj Zalecane tylko do odczytu w oknie dialogowym Opcje oglne
(rysunek 17.4), zostanie wywietlony przyjemny, ale bezuyteczny komunikat zalecajcy
otwarcie pliku wanie w tym trybie. Ale jest to tylko rekomendacja i nie zabezpieczy
pliku przed otwarciem w trybie edycji.
Przed zabezpieczeniem arkusza mona usun blokad z zakresu komrek, do ktrych dostp
powinni mie uytkownicy (poniej opisano, jak chroni cay arkusz). Oto, jak to zrobi:
1.
2.
3.
4.
401
Rysunek 17.6.
Aby mie pewno,
e komrki pozostan
dostpne
po zabezpieczeniu
arkusza, naley usun
zaznaczenie z pola
Zablokuj
Rysunek 17.7.
Przycisk Chro arkusz
na karcie Recenzja
2.
Naley poda haso w oknie dialogowym widocznym na rysunku 17.8 i klikn OK.
Haso to bdzie suy do usuwania ochrony arkusza. Jednak jego wpisanie jest
opcjonalne; ochron arkusza mona ustawi bez jego wprowadzania.
3.
4.
5.
402
Rysunek 17.8.
Wprowad haso
do wyczenia
zabezpiecze
403
2.
Rysunek 17.9.
Kliknicie przycisku
Nie chro arkusza
spowoduje usunicie
wszelkich zabezpiecze
Rysunek 17.10.
Okno dialogowe
Chronienie struktury
i systemu Windows
2.
Nastpnie naley wybra, ktre elementy maj by chronione: struktura, okna czy oba.
Kiedy dane pole wyboru nie jest zaznaczone, Excel nie pozwoli uytkownikowi
wykona okrelonej akcji.
3.
404
4.
405
2.
3.
4.
Rysunek 17.11.
Wybierz opcj Wklej
specjalnie z zakadki
Narzdzia gwne
w PowerPoincie
5.
Naley wybra przycisk Wklej cze, a nastpnie na licie Jako zaznaczy Obiekt
Wykres programu Microsoft Excel.
6.
Teraz wykres w prezentacji PowerPointa poczony jest z arkuszem Excela (rysunek 17.13).
W przypadku kopiowania wikszej liczby wykresw naley zaznaczy zakres komrek,
w ktrym si one znajduj, i wcisn klawisze Ctrl+C. Dziki temu zostanie skopiowane
wszystko, co znalazo si w zaznaczonym zakresie komrek.
406
Rysunek 17.13.
Wykres w arkuszu
Excela jest teraz
poczony
z prezentacj
PowerPointa
1.
Rysunek 17.14. Dziki czom mona zmienia nieprzetworzone dane bez koniecznoci martwienia
si o ponowny eksport danych do PowerPointa
3.
407
Rysunek 17.15.
Samodzielna
aktualizacja cza
Rysunek 17.16.
PowerPoint pyta,
czy zaktualizowa
wszystkie cza
w prezentacji
2.
3.
408
Kiedy automatyczna aktualizacja zostanie skonfigurowana, PowerPoint bdzie synchronizowa prezentacj z arkuszem, dziki czemu bdziemy mie pewno, e wszystkie
aktualizacje bd wywietlone.
Aby zaznaczy wicej ni jedno cze w oknie dialogowym cza, podczas klikania
kolejnych pozycji naley trzyma wcinity klawisz Ctrl.
409
2.
W oknie dialogowym Zapisywanie jako naley jako typ wybra Plik PDF
(rysunek 17.19).
Rysunek 17.19.
W Excelu 2010 jednym
z dostpnych formatw
zapisu jest PDF
3.
Aby wywietli okno dialogowe Opcje widoczne na rysunku 17.20, naley klikn
przycisk Opcje.
Mona tu okreli, co ma zosta wydrukowane. Mona wskaza cay skoroszyt,
aktywne arkusze czy zaznaczenie.
4.
5.
Klikn Zapisz.
410
Rysunek 17.20.
Excel umoliwia
okrelenie, co ma
zosta wyeksportowane
do pliku PDF
Skorowidz
3-W, Patrz wykres trjwymiarowy
A
aparat fotograficzny, 268, 269, 270, 271, 272, 335
arkusz, 74, 349, 352
nazwa, 132
C
cykl koniunkturalny, Patrz dane wygadzanie
czcionka, 38, 39, 162, 169, 275, 276
D
dane
cige, 102
drenie, 33, 44, 197
etykieta, Patrz etykieta danych
filtrowanie, 62, 66, 229, 233, 234, 249, 388
grupa, 221, 307
grupowanie, 51
ignorowanie, 140
importowanie, 381, 382, 384, 385, 386, 388, 405
integracja, 52
interpolacja, 140, 142
mapa modelu, 43, 54
model, 43, 47, 52, 54, 55, 57, 58, 74, 197, 203,
274, 312
nieprzetworzone, 33
orientacja, 82
poprawno, 58
prezentacja graficzna, 28, 29
seria, 37, 38, 74, 75, 78, 80, 83, 85, 95, 96, 100,
111, 115, 116, 120, 123, 124, 160, 252
dodawanie, 126, 127, 128, 139
etykieta, 123, Patrz etykieta serii
formatowanie, 164, 165, 166
kolejno, 136
limit, 124
nazwa, 125, 127, 132, 133, 135
odczanie, 143, 145, 146
usuwanie, 128
zakresy nieprzylegajce, 138, 139
E
efekty specjalne, 160, 169
efektywno, Patrz ocena efektywnoci
element
graficzny, 34, 35, 164, 165, 273
interaktywny, 357
tekstowy, 158, 255
zaznaczanie, 152, 153
etykieta, 38, 40, 42, 43, 44, 79, 83, 152, 267, 319
danych, 190, 289
dynamiczna, 265
kategorii, 123, 133
osi, Patrz o etykieta
serii, 123
usuwanie, 190
z formu, 273
zagniedanie, 291
412
F
Few Stephen, 34, 329
filtr, 33, 197, 203, 218, 219, 229, 234, 237, 310
formanty
ActiveX, 349, 358
formularza, 348, 349, 352, 357, 358
formatowanie, 360
modyfikowanie, 360, 362, 366
ochrona, 360
pole kombi, 368
pole listy, 374
pole wyboru, 361
przycisk, 360
przycisk opcji, 365
wstawianie, 359
formatowanie, 35, 36, 39, 42, 43, 55, 66, 85, 89, 122,
144, 151, 156, 157, 158, 267, 298, 319
elementw tekstowych, 158
komrek, 40
kopiowanie, 89, 164
krawdzi, 159, 160
liczb, 39
obrazu, 270
punktu danych, 298
reset, 89
tabela danych, 192
tytuu, 169
warunkowe, 102, 274, 276, 287
wypenienia, 159, 160
znaku, 169
formua, 44, 54, 55, 267, 312
BRAK, 142
CZSTO, 313
MAX, 275
MAX.K, 320
MEDIANA, 327
MIN.K, 323
POWT, 274, 308
SERIE, 128, 131, 132, 133, 134, 136, 139, 145,
230, Patrz te dane serie
dugo, 146
tablicowa, 313
fragmentator, 233, 237, 249
dodawanie, 234
filtrowanie, 234
modyfikowanie, 234
funkcja
interaktywna, 38
PRZESUNICIE, 262
SUMA.ILOCZYNW, 61, 62, 63
tabele programu Excel, 65
WYBIERZ, 63, 64, 375, 376
WYSZUKAJ.PIONOWO, 55, 57
WYSZUKAJ.POZIOMO, 59, 60
G
gradient, 160
graf, Patrz wykres
H
harmonogram aktualizacji, 33
haso, 397, 398, 399, 403
usuwanie, 399
hipercze, 352
histogram, 244, 311, 317, 319
warto procentowa skumulowana, 315
I
integracja danych, Patrz dane integracja
K
karta
Deweloper, 342, 343, 345, 347, 348, 358
Narzdzia do rysowania, 152
Narzdzia wykresw, 85, 156, 288
Projektowanie, 81
Recenzja, 403
Wstawianie, 300
kategoria
etykieta, Patrz etykieta kategorii
o, Patrz o kategorii
Key Performance Indicators, Patrz wskanik
ektywnoci
kolor, 35, 36, 39, 42, 43, 44, 85, 103, 114, 115, 160,
164, 257, 276, 291, 299, 319
kolumna, 38, 50, 55, 56, 75, 78, 85, 96, 117, 123
komentarz, 44
komponent, 31, 41, 42, 47, 283
L
legenda, 38, 75, 78, 88, 111, 117, 135, 153, 170
dodawanie, 170
formatowanie, 172
klucz, 170
usuwanie, 170
wpis, 170
liczby formatowanie, 39, 208
linia
mediany, Patrz
trendu, 37, 287, 298, 304
linie siatki, Patrz wykres linie siatki
lista
rankingowa, 217, 308, 309
rozwijana, 58, 66, 67, 265
wyboru, 357
Skorowidz
M
makro, 29, 33, 44, 90, 341, 348, 384, 388
nawigacja, 352
rejestrowanie, 343, 344, 346, 348
rozszerzenie nazwy, 351
uruchamianie, 345, 349
z odwoaniami bezwzgldnymi, 344, 345, 364, 367
z odwoaniami wzgldnymi, 344, 346
mapa modelu, Patrz dane mapa modelu
model bezpieczestwa pakietu Office, 349
model danych, Patrz dane model
MS Access, 381, 382, 385
kreator eksportu, 383, 387
MS PowerPoint, 404, 406, 407
MS Query, 384, 388, 391
uruchamianie, 388
nagwek, 67
O
obramowanie, 36, 39, 42
obszar krelenia, 163, 164, 171
obszar wykresu, 162, 163
ocena efektywnoci, 325, 327, 332, 336
ochrona
arkusza, 401, 402
komrek, 400
skoroszytu, 403
wierszy i kolumn, 400
odchylenie, 326
o, 38, 79, 83, 100, 113, 116, 146, 154, 173
daty, 180, 261
etykieta, 179
jednostki, 178
kategorii, 78, 166, 174, 180
kolejno odwrotna, 178
pionowa, 96
pomocnicza, 146, 148, 167, 173, 296
pozioma, 285
skala, Patrz skala
tytu, 166, 168
ukad domylny, 178
wartoci, 78, 167, 174, 176, 178
znacznik, 179
P
Parmenter David, 31
pasek kart arkusza, 77
pasek przewijania, 348, 357
pasek szybkiego dostpu, 269
413
raport, 27, 28, 29, 34, 39, 40, 47, 197, 283
interaktywny, 309
tabeli przestawnej, 197
zabezpieczanie, 397
S
sekcja, 38
sezonowo, Patrz dane wygadzanie
skala, 176, 177, 286
logarytmiczna, 178, 288
podziaki, 78
standardowa, 178
wartoci, 78
skoroszyt, 74, 352, 397
sparklines excel, 251
symbol
, 277
Unicode, 278
waluty, 40
S
rednia
ruchoma, Patrz dane rednia ruchoma
wiecznik, 117
T
tabela, 31, 33, 39, 65, 287
danych, Patrz wykres tabela danych
o prostej strukturze, 50
odwoa, 44
414
tabela
paska, 51
programu Excel, 66, 67, 69
przestawna, 29, 44, 51, 67, 197, 219, 229, 237,
239, 244, 309, 310, 312, 317, 319, 353, 369
aktualizowanie, 205, 223
etykiety, 198
filtr raportu, 199
filtrowanie danych, 218
fragmentator, Patrz fragmentator
grupowanie danych, 51
modyfikowanie, 203, 204, 205, 207, 208
obliczenia, 208
raport, Patrz raport tabeli przestawnej
sortowanie danych, 51, 216
sumowanie narastajco, 225
sumy czciowe, 209, 210, 211
sumy kocowe, 212
szeroko kolumn, 374
tworzenie, 199, 201
ukrywanie danych, 212, 213, 215
usuwanie, 230
wartoci, 198
zestawienia procentowe, 222
tworzenie, 66
tymczasowa, 44, 51, 53, 55, 57, 60
ukad horyzontalny, 59
tablica, Patrz tabela
tendencja, 93, 99, 102, 119, 155, 283, 284, 285, 287,
288, 289, 290, 291, 293, 295, 300, 302
kierunkowa, 302
porwnawcza, 291
wzrostowa, 103, 286
to, 35, 42, 156
trend, Patrz tendencja
Tufte Edward, 36, 251
U
uamek dziesitny, Patrz warto dziesitna
V
VBA, 341
Visual Basic for Applications, Patrz VBA
W
warstwa
analiz, 50, 51, 55, 58, 197, 203, 312, Patrz dane
warstwa
danych, 55, 64, 197, 312, Patrz dane warstwa
prezentacji, 54, 55, 76, 197, 312, Patrz dane warstwa
warto
czasowa, 183
dodatnia, 105
dziesitna, 39, 183
maksymalna, 78, 176, 258, 319
minimalna, 78, 176, 258, 322
niestandardowa, 258
ujemna, 105
wyszukiwanie, 354
wiersz, 38, 50, 59, 67, 75, 123
wizualizacja, 34, 51, 265, 329
wskanik, 31, 33, 38, 41, 329
aktywnoci, 31
tendencji, 284
trendu, Patrz wskanik tendencji
www.perceptualedge.com, 34
wykres, 28, 29, 31, 36, 37, 39, 44, 51, 60, 67, 73,
79, 123
aktywowanie, 152
bbelkowy, 96, 116, 121, 133, 174, 230
dodawanie elementw, 88
drukowanie, 90, 91
formatowanie elementw, 89
giedowy, 96, 117, 119, 121, 230
interaktywny, 246, 265
kolumnowy, 74, 78, 93, 94, 96, 97, 112, 119, 135,
136, 146, 177, 253, 285, 299, 329, 330
koowy, 79, 93, 94, 104, 106, 112, 124, 126, 146,
163, 167, 239
komunikat bdw, 79
kopiowanie, 88
legenda, Patrz legenda
linia trendu, 79
linie siatki, 37, 79, 152, 270
liniowy, 37, 75, 78, 93, 94, 102, 103, 104, 109,
119, 121, 135, 140, 146, 252, 284, 326
nazwa, 90
obszar, 79
orientacja, 124
osadzony, 75, 81, 83, 87, 88, 90, 130, 193
ostrosupowy, 102
perspektywa, 100
piercieniowy, 93, 96, 111, 112, 146
pociskowy, 329
formatowanie, 333
tworzenie, 329
powierzchniowy, 96, 115, 116, 130
przebiegu w czasie, 251, 252, 274
formatowanie, 255
grupa, 255
kolor, 257
kolumnowy, 252, 253, 257
linia odniesienia, 259, 260
liniowy, 252, 257
Skorowidz
modyfikowanie, 255, 257
o daty, 261
skala, 258, 259
tworzenie, 253, 254, 255
ukryte i puste komrki, 257
usuwanie, 255
zakres, 261, 262
znaczniki, 257
zysk/strata, 252, 253, 257, 259
przenoszenie elementw, 89
przestawny, 229
przenoszenie, 233
sortowanie danych, 245
tworzenie, 229, 230
ukrywanie przyciskw, 232
przesuwanie, 87
punktowy, 107, 109, 116, 140, 147, 174, 181,
190, 230
radarowy, 93, 94, 96, 113, 114, 121, 163
rozkadu empirycznego, Patrz histogram
rozmiar, 87
skala, 96
supkowy, 37, 65, 94, 99, 101, 177, 290, 329
stokowy, 102
styl, 84
szablon, 90, 122, 164
tabela danych, 191, 192, 193
trjwymiarowy, 79, 97, 100, 102, 103, 104, 106,
110, 115, 116, 121
tworzenie, 79
typ, 83, 93, 95, 96, 126, 163
tytu, 79, 83, 88, 154, 166, 168, 169
ukad, 83
usuwanie, 88
w ksztacie termometru, 328
w osobnym arkuszu, 75, 87, 88, 130, 193
walcowy, 102
warstwowy, 94, 109, 285
wycinek, 79
zamiana w obraz, 144
zoony, 78, 83, 95, 119, 121, 122, 326
Z
zakres komrek, 66, 69
zaufana lokalizacja, 350
konfigurowanie, 350
zaufany dokument, 349
znacznik, 75, 103, 164, 165
podziau, 300
znak
, 277
ikona, 276
potoku, 274
specjalny, 274
ukonik pochylony w lewo, 274
415