4.

Relaciones

Objetivo especfico:
Al finalizar el captulo, el participante identificar los tipos de
relaciones que existen y realizar los pasos necesarios para
relacionar tablas.
Una vez que se crean las tablas para los temas de su base de datos, es necesario
establecer las relaciones que habr entre stas, para que se muestre la informacin en
las consultas, formularios e informes. Es a travs de la relacin que Access consigue, a
partir de los registros en una tabla, se puede obtener informacin registrada en la otra
tabla.
Para que las relaciones funcionen correctamente tome en consideracin que los campos
a relacionarse tengan el mismo tipo de datos y de preferencia que tengan tambin el
mismo nombre.

4.1. Tipos de relaciones

Los tipos de relaciones que existen son:
Uno a Uno: Un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un nico
registro de la otra tabla y viceversa.
Uno a Varios: Este tipo de relacin se da cuando un registro de una tabla (tabla
secundaria), slo puede estar relacionado con un nico registro de la otra tabla
(tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener ms
de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).
Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con
ms de un registro de la otra tabla y viceversa. Por ejemplo Un prstamo puede
incluir varios libros y un libro puede aparecer en muchos prstamos, por lo tanto
para cada registro de la tabla Prstamos puede haber varios registros en la tabla
Libros, y para cada registro de la tabla Libros puede haber varios registros en la
tabla Prstamos.

4.2. Establecer una relacin

Para crear una relacin, realice lo siguiente:
1. D clic en la Ficha Herramientas de base de datos.
2. Dentro del grupo Mostrar u ocultar, seleccione el comando:

Comisin Mixta Permanente de Capacitacin y Adiestramiento

Si an no ha definido ninguna relacin, aparecer
automticamente el cuadro de dilogo Mostrar tabla:
En ste cuadro de dilogo, se mostrarn todas las
tablas y consultas de la base de datos.
3. D clic encima de la tabla(s) o consulta(s) que
formarn parte de la relacin y a continuacin, d clic
en el botn Agregar.
4. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, d clic en
el botn Cerrar.
Cuando sus tablas o consultas aparezcan en la pantalla:
5. Arrastre el campo de la clave principal de la tabla, al campo comn de la clave
externa en la otra tabla.
Aparecer el cuadro de dilogo: Modificar relaciones.
En el cuadro de dilogo Modificar
relaciones observar los nombres de
las dos tablas relacionadas y debajo
de cada una el nombre de los
campos de relacin.
En la parte inferior indicar el tipo
de relacin que se asignar
dependiendo de las caractersticas
de los campos de relacin.

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para asegurarse que
las relaciones entre registros de tablas sean vlidas y que no se borren o cambien datos
relacionados. Al exigir integridad referencial en una relacin no deja introducir datos en
la tabla secundaria si previamente no se ha introducido en la tabla principal. Para esta
opcin puede activar las siguientes casillas:
Actualizar en cascada los campos relacionados: Cuando se cambia el valor del
campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus
registros relacionados en la tabla secundaria.
Eliminar en cascada los registros relacionados: Cuando se elimina un registro de
la tabla principal se borrarn tambin los registros relacionados en la tabla
secundaria.

Comisin Mixta Permanente de Capacitacin y Adiestramiento

Para exigir integridad referencial en la relacin, active la casilla de verificacin Exigir
integridad referencial.
6. Para terminar de establecer su relacin, d clic en el botn
Se dibujar una lnea de relacin entre las dos tablas.
Si activ la casilla de verificacin Exigir integridad referencial, la lnea
aparecer ms gruesa en los extremos y aparecer el nmero 1 y el smbolo
de infinito en el otro extremo.
7. Por ltimo d clic en el botn Guardar y cierre la pantalla Relaciones.

4.3. Cambiar relaciones

Para modificar relaciones ya creadas, realice lo siguiente:
1.

D clic en la Ficha Herramientas de base de datos y a continuacin d clic en el

comando Relaciones.
Aparecer la ventana Relaciones.

2.

En el grupo Relaciones de la ficha Diseo, d clic en Mostrar todas las

relaciones.
Aparecern todas las tablas que tengan relaciones y sus lneas de relacin.

3.

D doble clic encima de la lnea de relacin o seleccione la lnea de relacin y en

el grupo Herramientas de relaciones, de la ficha Diseo, d clic en el comando:

Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones.

4.

Realice los cambios necesarios y a continuacin, d clic en el botn Aceptar.

Si desea agregar ms tablas a sus relaciones, d clic en el comando:

5.

D clic en el botn Guardar y cierre la ventana Relaciones.

Comisin Mixta Permanente de Capacitacin y Adiestramiento

4.4. Eliminar relaciones

Para eliminar relaciones existentes, realice lo siguiente:
1.

D clic en la ficha Herramientas de base de datos, y d clic en el comando

Relaciones.
Aparecer la ventana Relaciones.

2.

En el grupo Relaciones de la ficha Diseo, d clic en Mostrar Todas las

relaciones.
Aparecern todas las tablas que tengan relaciones y sus lneas de relacin.

3.

D clic en la lnea de relacin que desea eliminar. (La lnea aparecer ms

gruesa).

4.

Presione la tecla:

5.

D clic en la opcin SI cuando aparezca el siguiente mensaje:

Para poder realizar cualquier tipo de modificacin en las relaciones es importante que
verifique que estn cerrados todos los objetos que forman parte de sta.