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LA CELDA
Cada uno de los rectngulos de la cuadrcula que aparece en el rea de trabajo, se llama
celda. Se obtiene con la interseccin de una columna y una fila.
Aunque parecen pequeas, las celdas pueden contener mucha informacin. Incluso prrafos
enteros.
Las celdas estn organizadas en columnas y filas. Cada celda tiene una direccin o nombre
predefinido; el nombre viene dado por la letra de la columna donde est, seguido del
nmero de la fila. Es como un sistema de coordenadas.
Por ejemplo, el nombre de esta celda es C2, puesto que est en la columna C y en la fila 2.
Podrs advertir que los encabezados cambian de color respecto de los dems. Esto nos
facilita saber dnde estamos ubicados.
Los nombres de las celdas son fundamentales principalmente cuando realicemos
operaciones ya que nos referiremos a las celdas por sus nombres.
LA CELDA ACTIVA
El conjunto de lneas que permite distinguir una celda de otra se llama cuadrcula.
COLUMNA
Una columna es el conjunto de celdas ubicadas verticalmente. Cada columna se nombra por
letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
FILA
Una fila es el conjunto de celdas ubicadas una junto a la otra en forma horizontal, se
numera desde la 1 hasta la 1.048.576.
RANGO
Es un bloque o grupo de celdas que se han sombrado o marcado y que Excel trata como una
unidad. Los rangos son importantes en la Hoja de Clculo, ya que muchas operaciones se
realizan a base de rangos.
LA HOJA DE CLCULO
Todas las celdas del rea de trabajo estn organizadas en una gran hoja cuadriculada
formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas a la que se le denomina hoja de clculo.
Cada una de las hojas cuadriculadas a la que hacemos referencia tiene un nombre y lo
encontramos en la Barra de Etiquetas.
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3
hojas de clculo aunque el nmero podra cambiar.
LIBRO DE CLCULO
As como al conjunto de celdas se le llama hoja. Al conjunto de hojas se le llama libro. El
libro clculo es el archivo donde estarn contenidas todas las hojas de clculo. A veces
utilizamos la palabra archivo como sinnimo de libro.
Podemos ver el nombre del libro (o tambin llamado archivo) en la parte superior de la
ventana. Libro1, es el nombre que Excel usa por defecto cuando no hemos guardado
nuestro archivo. Cuando lo hagamos podremos modificar su nombre.
Dentro de un libro podemos tener una o ms hojas.
LA BARRA DE FRMULAS
Otro elemento de la ventana de Excel es la barra de frmulas.
Como su nombre lo sugiere, sirve para ingresar frmulas. Sin embargo, tiene un par de
sutilezas que pueden ayudarte a sacarle el mayor provecho posible.
Primero que todo en la barra de frmula puedes ingresar datos, tal como lo haras
directamente en una celda. Seleccionas una celda cualquiera, luego vas a la barra y
escribes un dato, frmula o funcin.
TECLADO
FLECHA ABAJO
FLECHA ARRIBA
FLECHA DERECHA
FLECHA IZQUIERDA
AVPAG
REPAG
CTRL+INICIO
FIN FLECHA ARRIBA
FIN FLECHA ABAJO
FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
FIN FLECHA DERECHA
Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde
se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda
de la barra de frmulas:
Por ejemplo, para ir a la celda HC85 debers escribirlo en el cuadro de nombres y pulsar la
tecla INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.
MTODOS PARA INGRESAR DATOS
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En
todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que
desees introducir.
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los cuatro mtodos que te
explicamos a continuacin:
ENTER: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la
que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la
celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA
DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn
de la barra de frmulas, al hacer clic
sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la
misma.
UTILIZANDO EL MOUSE: Damos clic en una celda diferente a la que estamos
ingresado el dato.
MODIFICAR DATOS
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o
ms tarde, despus del ingreso.
Si an no se ha validado el ingreso de datos y se comete algn error, se puede modificar
utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del
cursor, haciendo retroceder ste. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA
porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda
adecuada, despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos
directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar o
simplemente daremos doble clic sobre la celda donde est el error. La Barra de Estado
cambiar de Listo a Modificar.
En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma,
ahora es cuando podemos modificar la informacin.
Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn
Introducir
.
Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla ESC. del teclado o hacer
TIPOS DE DATOS
En una celda de la hoja de clculo podemos ingresar distintos tipos de datos como: valores
constantes, frmulas y funciones.
VALORES CONSTANTES.- Son datos que se introduce directamente en una celda.
Pueden ser nmeros, textos o elementos alfanumricos como una fecha, una hora, una
direccin, etc.
FRMULAS.- Son expresiones formadas por: valores constantes, nombres de celdas,
funciones Y OPERADORES que se utilizan para realizar clculos o procesar valores,
produciendo un nuevo valor que ser asignado a la celda en la cual se introduce dicha
frmula. Para introducir una frmula en una celda, se debe digitar como primer elemento el
signo igual (El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen
constituyen una frmula). Cuando se escribe la frmula no se deben dejar espacios en
blanco.
Por ejemplo, la frmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la
celda A4 por el valor constante 3 y, a continuacin, se le sume el valor que contiene la
celda A5 al resultado.
OPERADORES
Los operadores son los smbolos o signos que especifican el tipo de operacin o
procesamiento que se desea realizar con los elementos de una frmula. Microsoft Excel
incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritmticos, de comparacin, texto y de
referencia.
TIPOS DE OPERADORES
Operadores aritmticos: Se utilizan para realizar las operaciones matemticas bsicas
como suma, resta o multiplicacin (combinando los valores numricos y generando
resultados numricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritmticos.
Operador aritmtico
Significado
Ejemplo
(signo ms)
Suma
A3+3
(signo menos)
Resta
Cambio de signo
B3-B1
-A1
(asterisco)
Multiplicacin
B3*C3
D3/3
(signo de porcentaje)
Porcentaje
20%
(acento circunflejo)
Exponenciacin
C3^2
Operador de comparacin
Significado
Ejemplo
( igual )
Igual a
A1=B1
>
( mayor )
Mayor que
A1>B1
<
( menor )
Menor que
A1<B1
>=
( mayor o igual )
A1>=B1
<=
( menor o igual)
A1<=B1
<>
(distinto)
Distinto de
A1<>B1
FUNCIONES
Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos, utilizando valores
especficos denominados argumentos y que tienen un orden determinado o estructura. Las
funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la
funcin SUMA que nos permite obtener la sumatoria de un grupo de valores.
INSERTAR FUNCIN
Para insertar una funcin, podemos utilizar el asistente; primero, damos clic en la celda
donde queremos introducir la funcin, hacemos clic en el men Frmulas y luego elegimos
la opcin Insertar funcin de la Cinta de Opciones.
Excel 2010 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve
descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin
En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una
celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn
para que el
cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin
seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar
un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del
rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla
INTRO para volver al cuadro de dilogo.
En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de
que existiera.
GRAFICOS ESTADSTICOS
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su
interpretacin.
Podemos crear grficos a partir de los datos introducidos en una hoja de clculo. La
utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A
menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y
columnas.
Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo como grfico incrustado en
la hoja normal como cualquier otro objeto o como hoja de grfico en una hoja exclusiva
para el grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.
CREAR GRFICOS
Para insertar un grfico utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa
Insertar.
Aqu se puede ver listados todos los grficos disponibles, seleccionar uno y pulsar Aceptar
para crearlo.
Aparecer un cuadro que contendr el grfico ya creado (si seleccionaste los datos
previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Adems, vers que aparece en la barra de mens una seccin nueva, Herramientas de
grficos, con tres pestaas: Diseo, Presentacin y Formato.
En ambos casos dispondrs de dos opciones: las lneas o ejes verticales y los horizontales.
Y para cada uno de ellos podrs escoger entre distintas opciones: cuntas lneas mostrar, si
los ejes tendrn o no etiquetas descriptivas, o qu escala de valores manejarn, entre otras.
Te recomendamos que explores estas opciones, inclusive la ltima opcin "Ms opciones
de...".
La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos
bidimensionales.
Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos
tridimensionales disponibles:
Excel 2010 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as que
despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones se entender perfectamente
sus comportamientos y resultados.
Se puede dar un estilo rpidamente al grfico utilizando la pestaa Diseo.
En funcin del tipo de grfico que se haya insertado (lneas, barras, columnas, etc.)
propondr unos u otros.
Estos estilos rpidos incluyen aspectos como incluir un ttulo al grfico, situar la leyenda en
uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio grfico, etc.
Los elementos de texto que contenga el grfico no dejan de ser eso, texto, con lo cual
podremos utilizar las herramientas de la pestaa Inicio como son la negrita, la cursiva, el
tipo de fuente o su tamao, el relleno, etc. En ocasiones, estas herramientas se comportarn
de forma "inteligente". Por ejemplo, si tratamos de cambiar el color de relleno de un
elemento de la leyenda con la herramienta
, lo que har Excel ser asignar el color
indicado tanto al cuadro de muestra de color de la leyenda como a las barras, sectores o
lneas, es decir, a la serie que identifique en el grfico. Lo mismo ocurrir a la inversa. Si
cambias con la herramienta de relleno el color de una serie, automticamente se modificar
el de la leyenda.
Los controles cuadrados establecen el ancho y largo del objeto, haz clic sobre ellos y
arrstralos para modificar sus dimensiones.
Haciendo clic y arrastrando los controles circulares podrremos modificar su tamao
manteniendo el alto y ancho que se haya establecido, de esta forma podremos escalar el
objeto y hacerlo ms grande o pequeo.
Tambin se puede mover los componentes del grfico. Para ello, se coloca el cursor sobre