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R

Adrian Cunningham

Diretor de Relaes Estratgicas do National Archives of Australia (NAA).


Secretrio do Comit de Normas de Descrio do CIA entre 2002-2004. Convocador
do Comit de Normas de Descrio da Sociedade Australiana de Arquivistas
e membro do Comit de Normas Australiano IT/21 sobre Gesto de Documentos.

O Poder da Provenincia
na Descrio Arquivstica
Uma perspectiva sobre o desenvolvimento
da segunda edio da ISAAR(CPF)

A provenincia e a descrio arquivstica

The provenance and archival description in the

diante de mudanas administrativas no mbito

context of administrative changes in the

dos governos e das grandes corporaes.

government and big corporations spheres.

Provenincias mltiplas e sucessivas, suas

Multiple and successive provenances and their

conseqncias para o arquivamento e a

consequences to the archival activities and the

evidncia disso nos documentos eletrnicos.

evidences of that, especially in electronic

O controle intelectual dos documentos, a


abordagem do fundo aplicada aos arquivos e o
sistema de sries australiano. O desenvolvimento da

records. The intellectual control of records, the


fonds approach applied to archives and the
evolution of the Australian series system. The deve-

ISAAR(CPF), o valor e a utilidade do controle de

lopment of ISAAR(CPF), the value and utility of au-

autoridade nos sistemas de informao e o compar-

thority control in information systems and the sha-

tilhamento de dados descritivos por meio do EAC.

ring of archival description data by means of the EAC.

Palavras-chave: provenincia; descrio em arquivos;

Keywords: provenance principle; archival description;

sistema de sries australiano; ISAAR(CPF); EAC .

Australian series system; ISAAR(CPF); EAC.

venincia. Se no se sabe a provenin-

COMPLEXA REALIDADE DA

PROVENINCIA

cia de um documento, ento o documen-

to no pode ser mais do que uma fonte

omo todo arquivista sabe, o que

descontextualizada de informao um

distingue os arquivos de outras

objeto de informao que , em gran-

formas de informao que seu

de parte, desprovido de um significado

significado e valor derivam de sua pro-

mais amplo. O conhecimento da prove-

Acervo, Rio de Janeiro, v. 20, n 1-2, p. 77-92, jan/dez 2007 - pg.77

nincia de um documento possibilita que

de documentos. Essa viso j havia sido

este seja usado como evidncia de ati-

articulada pelo menos desde 1898, com

vidades, para o que essencial saber

a publicao do assim chamado Manual

quem o produziu ou recebeu e para qual

dos arquivistas holandeses 2 de Muller,

propsito. Como a norma internacional

Feith e Fruin. Muller e seus colegas cer-

de gesto de documentos afirma, docu-

tamente tinham boas razes para

mentos so: informao produzida ou

enfatizar a importncia de no se mistu-

recebida e mantida como evidncia e

rar documentos que tinham provenin-

informao por organizao ou pessoa

cias diferentes em projetos arquivsticos

em conformidade com obrigaes legais

de arranjo. Eles tinham que convencer

ou na operao de conduo de suas

os arquivistas de que era vital no obs-

atividades.

curecer a provenincia dos documentos

Um dos objetivos principais da descrio arquivstica, portanto, registrar


essa

provenincia

na

descrio

arquivstica e em nossos sistemas de


controle intelectual e acesso. Em outras
palavras, nossos sistemas de descrio
arquivstica tm que documentar os arquivos em seu contexto. Os instrumentos e sistemas de descrio arquivstica
tm que documentar e informar as relaes entre a atividade de arquivamento
e os arquivos criados por pessoas e organizaes. Alm disso, a documentao
da provenincia em si pode ser ela prpria um til ponto de acesso aos documentos em sistemas de controle
arquivstico.

por meio de combinaes e separaes


arbitrrias. Em retrospecto, no entanto,
est claro que a rgida adoo das regras holandesas para o arranjo e descrio conduziu os arquivistas a acreditarem teimosamente que um conjunto de
documentos sempre poderia ter apenas
uma provenincia uma crena que,
como veremos, simplesmente no reflete a realidade.
Os arquivos refletem e documentam a
vida e atividades no mundo real. O mundo real complexo. Relaes no mundo
real so raramente diretas, de um para
um; pelo contrrio, so usualmente de
muitos para muitos. No mundo real, os
arquivos refletem a complexa realidade

Enquanto todos os arquivistas concor-

de inter-relaes dinmicas entre dife-

dam que a provenincia uma caracte-

rentes entidades produtoras de docu-

rstica definidora dos arquivos, a reali-

mentos. Um exemplo comum dessa com-

dade da provenincia , acredito, mal

plexidade a incidncia de mudanas

compreendida. Muitos de nossos siste-

administrativas em governos e em gran-

mas de descrio so baseados na su-

des corporaes. Em termos arqui-

posio simplista de que h axio-

vsticos, isso pode ser entendido como

maticamente uma relao simples e di-

sucessivas e mltiplas provenincias.

reta, um a um, entre uma dada entida-

Mas, mltiplas provenincias tambm

de de provenincia e um dado conjunto

podem acontecer simultaneamente,

pg.78, jan/dez 2007

quando mais de uma entidade envolvi-

jeitados quanto os catlogos de fichas,

da, ao mesmo tempo, na produo e no

calendrios 4 e inventrios.

uso de um dado conjunto de documentos. Esse fenmeno sempre existiu, mas

E VOLUO

est se tornando cada vez mais

AUSTRALIANO

prevalente e aparente com os documentos eletrnicos, quando sistemas compartilhados freqentemente criam um
nico conjunto de documentos para mltiplas entidades distintas. 3

DO

SISTEMA

DE SRIES

Austrlia uma nao jovem.


Quando o Manual dos arquivis-

tas holandeses foi publicado

em 1898 a Austrlia nem existia como


nao tivemos que esperar mais trs

Dada essa complexa realidade, ento


como os arquivistas deveriam documentar a provenincia? Primeiramente, e
mais importante, deveramos elaborar
e construir sistemas arquivsticos que
reflitam, ao invs de distorcer, a complexa realidade do arquivamento. Em
um ambiente de bases de dados
relacionais este no um desafio to
difcil. Tudo o que requerido um sistema que permita descries separadas, mas relacionadas, de documentos
e das diferentes entidades que os pro-

anos para esse evento marcante. Tivemos que esperar mais cinqenta anos
para que um arquivista nacional fosse
nomeado, embora como um relativamente pouco importante funcionrio da Biblioteca do Parlamento. Em verdade, no
foi seno na dcada de 1960 que a profisso de arquivista na Austrlia atingiu
uma considervel massa crtica. Mais ainda, tivemos que esperar at 1975 para
que a associao profissional dos arquivistas, a Australian Society of Archivists,
fosse criada.

duziram. Em tais sistemas, as entradas

Quando a Diviso de Arquivos do gover-

de dados precisam ser normalizadas,

no australiano foi estabelecida no final

porm as apresentaes (ou as formas

da dcada de 1940, ela teve a significa-

pelas quais as entradas podem ser ofe-

tiva vantagem de trabalhar em um cam-

recidas para exibio e interface para

po virgem. Embora a burocracia austra-

os seres humanos) podem ser infinita-

liana e muitas de suas prticas de arqui-

mente variadas para se adaptarem aos

vamento fossem baseadas no modelo

diferentes requisitos dos usurios. Uma

secular do servio pblico britnico, nos-

das grandes vantagens dos computado-

sos sistemas de controle de arquivos ti-

res para os arquivos que as entradas

veram que ser construdos do nada.

em nossos sistemas de controle descri-

claro que, a princpio, a Diviso de Ar-

tivos no precisam mais ser idnticas

quivos estava mais preocupada em iden-

s interfaces com os usurios (ou os

tificar os documentos merecedores de

instrumentos de pesquisa) daqueles sis-

preservao, resgat-los e coloc-los em

temas, nem precisam ser restringidas

condies de armazenamento razoveis.

por instrumentos to limitados e desa-

Mas, na metade da dcada de 1950, a

Acervo, Rio de Janeiro, v. 20, n 1-2, p. 77-92, jan/dez 2007 - pg.79

Diviso comeou a direcionar sua aten-

o (e os documentos relativos

o em como melhorar o controle inte-

performance de implementao dessa

lectual sobre esses documentos.

funo) foi transferida para dez departamentos governamentais diferentes:

O primeiro arquivista do governo aus-

Assuntos Externos; Interior e Territri-

traliano, Ian Maclean, e seus colegas ti-

os; Assuntos Internos; do Primeiro-Mi-

nham, no surpreendentemente, se fa-

nistro; Mercados e Migrao; do Primei-

miliarizado com os textos de Sir Hilary

ro-Ministro; Transporte; Interior I; Inte-

Jenkinson e o modelo de prtica

rior II; e Imigrao. 5

arquivstica desenvolvido pelo Public


Records Office, em Londres. As primeiras tentativas de alcanar um controle
intelectual consistiam em tentar impor
a assim chamada abordagem do fundo nos documentos do governo australiano. Esse pensamento foi reforado
em 1954, quando T. R. Schellenber g,
do National Archives norte-americano,
veio Austrlia para uma consultoria
quanto ao desenvolvimento de nossos
sistemas de arquivos. Enquanto todos
os governos experimentam mudanas
administrativas, polticos australianos
elevaram tal fato ao nvel de uma refinada arte. A paisagem burocrtica australiana perpetuamente mutvel, com
constantes realocaes de funes entre um conjunto de unidades administrativas, agncias governamentais e

esse problema, o das mltiplas provenincias, que deu a Maclean e seus


colegas dores de cabea, quando tentaram aplicar a abordagem de fundos
para o controle intelectual. Instintivamente, sabiam que as histrias administrativas complexas requeriam assdua documentao arquivstica do contexto de produo dos documentos. Eles
continuaram, com crescente dificuldade, a tentar faz-lo at o comeo de
dcada de 1960, quando um jovem lingista, chamado Peter Scott, foi nomeado para o Arquivo. Em 1964, Scott fez
a sugesto radical de se abandonar o
fundo como foco do controle intelectual
e, ao invs disso, se adotar sries, baseadas em funes, como meio de controlar os documentos. 6

departamentos ministeriais extrema-

Esse foco nas sries documentais levou,

mente instveis. Embora essa tendn-

talvez inevitavelmente, a que as estra-

cia tenha se tornado mais perceptvel

tgias de Scott fossem referidas como

com o passar do tempo, histrias admi-

o sistema de sries. Como Chris

nistrativas complexas sempre foram

Hurley 7 e outros desde ento aponta-

uma das caractersticas dos empreen-

ram, entretanto, no era tanto o foco

dimentos burocrticos australianos.

na srie a caracterstica definidora da

Quando funes so realocadas, os do-

estratgia de Scott, mas sim sua insis-

cumentos so normalmente realocados

tncia na necessidade de se registrar

com elas. Por exemplo, entre 1916 e

separadamente a descrio dos docu-

1945, a funo de restrio de imigra-

mentos e o contexto administrativo. A

pg.80, jan/dez 2007

srie, para Scott, oferecia o veculo

mentos e de outras entidades que fazem

mais eficiente para registrar a descri-

parte do ambiente e da documentao

o de documentos. Como tal, as des-

das histrias administrativas e biogrfi-

cries de sries tornaram-se entidades

cas daquelas entidades, suas responsa-

avulsas que se conectam, conforme re-

bilidades funcionais e suas relaes

querido, s descries de todas as agn-

umas com as outras e com os sistemas

cias de governo que contriburam para

de arquivamento por elas mantidos; e

sua existncia.

2 - Controle dos documentos


documentos, que

Longe de ser um ataque ao princpio da

obtido por meio da identificao, regis-

provenincia, Scott via sua abordagem

tro e documentao das sries documen-

como sendo um meio mais eficiente de

tais e/ou dos itens que as compem.

registrar a verdadeira e freqentemente


complexa natureza da provenincia e
sistemas de arquivamento do que o uso
da abordagem de fundos. A viso australiana que a provenincia no pode
ser reduzida a uma simples relao um
a um entre o produtor dos documentos
e os prprios documentos. A viso
simplista da provenincia, que incorporada na abordagem de fundos na descrio arquivstica, representa, para
ns, uma corrupo do princpio
arquivstico de respect des fonds . Para
muitos de ns na Austrlia, o fundo
mais um caso de disrespect des fonds!
Documentos

podem

t e r,

freqentemente tm, mltiplas relaes


de provenincia, sejam simultneas ou
sucessivas. Cabe a ns, arquivistas, elaborar sistemas de descrio que reflitam as realidades dinmicas e complexas do arquivamento.

No sistema australiano, as entidades


contextuais que precisam ser documentadas e ligadas a descries dos documentos incluem indivduos, famlias, organizaes, equipes de projetos, agncias governamentais e ministeriais, os
prprios governos, funes e atividades.
essa complexa rede de relacionamentos dinmicos entre essas vrias entidades que sustenta as transaes que levam produo de documentos. , portanto, essencial capturar a documentao desses relacionamentos, de modo a
oferecer o conhecimento do contexto necessrio para se compreender o contedo dos prprios documentos. No

continuum do pensamento australiano,


os documentos no so vistos como objetos passivos a serem descritos retrospectivamente, mas como agentes da
ao, participantes ativos nos processos de negociao. 8

Em essncia, o sistema australiano consiste de duas partes componentes interrelacionadas:

Como se pode ver, o sistema australiano representa uma abordagem dinmica no que diz respeito ao controle inte-

1 - Controle do contexto, que al-

lectual dos documentos. Usando esse

canado por meio da identificao e re-

sistema, qualquer conjunto especfico

gistro das entidades produtoras de docu-

de documentos pode ser visto simult-

Acervo, Rio de Janeiro, v. 20, n 1-2, p. 77-92, jan/dez 2007 - pg.81

nea ou consecutivamente, por meio de

mas eles no precisam mais estar sob a

mltiplos

contextuais,

custdia arquivstica para o National

espelhando, desse modo, a natureza

Archives ter uma responsabilidade estra-

dinmica e contingente da criao de

tgica sobre eles e interesse em mant-

documentos. Os elementos estruturais

los sob controle intelectual.

do

prismas

sistema

oferecem

os

blocos

constitutivos conceituais e documentais

Nas palavras do canadense Terry Cook,

a partir dos quais instrumentos de pes-

A abordagem de Scott foi a de se afas-

quisa, tradicionais ou no, podem ser

tar da descrio de documentos sob

construdos como e quando requerido.

P S - CUSTODIALISMO

E O CONTINUUM

DOS DOCUMENTOS

custdia

de

uma

instituio

arquivstica e ali arranjados em um

outra importante caracterstica central da abordagem australiana de controle intelectu-

al dos documentos. Ao contrrio das tradicionais abordagens post hoc da des-

crio arquivstica, que enfocam a descrio esttica de documentos no-correntes, a abordagem australiana pode
ser, e , usada para conseguir o controle intelectual sobre todos os documentos, tanto os correntes quanto os
no-correntes, numa rea de arquivamento. Desde os primeiros dias de sua
nomeao, Ian Maclean esteve determinado a implementar uma abordagem
integrada para a gesto de todos os
documentos do governo australiano, no
apenas para aqueles remanescentes,
que haviam sido separados como histricos.

nico fundo para um nico produtor,


e de se direcionar para a descrio
de mltiplos inter-relacionamentos
entre numerosos produtores e numerosas sries de documentos, onde
quer que eles possam estar: no(s)
escritrio(s) de sua produo, no setor de protocolo dos documentos
correntes ou nos arquivos [...]. A idia
fundamental de Scott rompeu no
apenas a camisa-de-fora do fundo,
mas toda a materialidade dos arquivos, sobre a qual a abordagem do
fundo e tantas outras abordagens
sobre arquivos so implicitamente
baseadas. Dessa forma, como finalmente est sendo reconhecido, Peter
Scott o fundador de uma revoluo
ps-custodial no mundo do pensamento arquivstico. Embora ele trabalhasse em um mundo do papel, suas
idias so agora especialmente relevantes para os arquivistas que lidam

Sob essa filosofia de controle intelectu-

com documentos eletrnicos, em que

al, os arranjos de custdia aos quais os

assim como no sistema de Scott

documentos so submetidos no tm

a materialidade do documento no

mais grande importncia. Certamente,

tem importncia alguma comparada

importante saber, em qualquer momen-

aos seus contextos multirrelacionais

to, onde os documentos so mantidos,

de produo e uso contemporneo. 9

pg.82, jan/dez 2007

em 2004. Com efeito, a introduo des-

SISTEMA DE SRIES E AS NORMAS

sas duas normas em paralelo fornece a

PARA A DESCRIO ARQUIVSTICA

base para a implementao de um sisteAqueles que so familiarizados apenas

ma de sries. A descrio de documen-

com as mais antigas normas e orienta-

tos dirigida pela ISAD(G), enquanto a

es para descrio arquivstica achari-

descrio dos produtores dos documen-

am o sistema de sries uma abordagem

tos e seus vrios relacionamentos

incomum, se no incompreensvel, da

conduzida pela ISAAR(CPF).

questo do controle intelectual. Estou me


referindo aqui a fontes de normas tais
como o Manual dos arquivistas holande-

ses, de 1898, o Manual of archival


d e s c r i p t i o n b r i t n i c o , 10 o A r c h i v e s ,
personal papers and manuscripts 11 e a
primeira edio de 1994 da Norma Geral

Internacional

de

Descrio

Arquivstica ou ISAD(G).

O DESENVOLVIMENTO
ISAAR(CPF)

ada

DA

ilustra

esse

redire-

cionamento do pensamento
arquivstico mais claramente

do que a jornada empreendida pelo Comit de Normas de Descrio do CIA, ao


desenvolver a primeira edio da

Publicaes mais contemporneas, no


entanto, so muito mais ajustveis
abordagem do sistema de sries. Refirome aqui a publicaes to recentes quanto a segunda edio das Rules for archival

description (RAD2) e o guia norte-americano Describing archives: a content

standard. 12 Tem ocorrido uma inclinao

ISAAR(CPF), do comeo at a metade da


dcada de 1990, e a subseqente reviso dessa norma, entre 2001 e 2003,
que culminou na publicao da segunda
edio da ISAAR(CPF) pelo CIA, em 2004.
Assim, o processo de reviso da
ISAAR(CPF) merece ser documentado e
explicado detalhadamente.

internacional em direo lgica de se

A ISAAR(CPF) j foi chamada, de certa

ter sistemas de controle intelectual ba-

forma adequadamente, de norma esque-

seados em descries separadas, mas

cida. 13 Essa denominao particular-

ligadas, de documentos e do seu contex-

mente correta em relao primeira

to de produo. O mais significativo de

edio, que foi publicada pelo CIA em

tudo foi a publicao pelo Conselho In-

1996. Numa viso retrospectiva, a pri-

ternacional de Arquivos (CIA) da segun-

meira edio pode ser considerada uma

da edio de duas normas relacionadas

tentativa muito corajosa, mas com fa-

sobre descrio arquivstica: a Norma

lhas, da rea de lidar com as questes

Geral Internacional de Descrio

que fizeram Peter Scott e Ian Maclean

Arquivstica ISAD(G), em 2000, e a

quebrarem a cabea uma gerao an-

Norma Internacional de Registro de Au-

tes. Revendo a publicao com a vanta-

toridade Arquivstica para Entidades Co-

gem de dez anos de compreenso pos-

letivas, Pessoas e Famlias ISAAR(CPF),

terior, o que se v um casamento

Acervo, Rio de Janeiro, v. 20, n 1-2, p. 77-92, jan/dez 2007 - pg.83

desconfortvel dos mecanismos biblio-

ma orientao sobre a produo de des-

grficos tradicionais de controle de au-

cries

toridade com os imperativos bem dis-

arquivsticas contextuais. Nesse sentido,

tintos da descrio arquivstica do con-

a publicao da primeira edio da

texto. Pode-se especular que a noo

ISAAR(CPF) pode ser vista como um mar-

de descries de contexto arquivstico

co divisrio no desenvolvimento da des-

separadas, porm ligadas, era to radi-

crio arquivstica internacional. Ela foi,

cal para a maior parte dos arquivistas

entretanto, em sua maior parte um mar-

naquela poca, que o nico meio pelo

co divisrio ignorado em seu tempo. Re-

qual eles poderiam acomodar tal abor-

almente, no apenas a norma foi recebi-

dagem era apresentando-a como con-

da com disseminada indiferena e

trole de autoridade.

incompreenso, mas, em algumas reas,

Isto no diminui o valor e a utilidade do


controle de autoridade nos sistemas de
informao. Dada a grande variedade
de meios pelos quais os produtores de
documentos e outros agentes podem
ser identificados, importante ter uma
abordagem normalizada para a construo de tais referncias como pontos de
acesso ao sistema. Alm disso, tendo
em vista que entidades bem diferentes
podem freqentemente ter nomes bastante similares, se no idnticos, importante a capacidade de se distinguir,
sem ambigidade, essas entidades diferentes em um sistema de controle
arquivstico. Um sistema de controle de
autoridade pode produzir esses resultados. Para ser justo com a primeira
edio da ISAAR(CPF), a orientao era
tudo o que seus arquitetos tinham planejado oferecer.

separadas

de

entidades

gerou verdadeira hostilidade. A primeira


edio da ISAAR(CPF), apesar de todas as
suas falhas, foi um documento visionrio
muito frente de seu tempo. Internacionalmente, a maior parte dos arquivistas
no estava pronta para o controle de autoridade, muito menos para descries de
contexto arquivstico separadas, porm
ligadas, de modo que em 1996 a publicao caiu em ouvidos moucos.
De acordo com a poltica do CIA de submeter as normas a um ciclo de cinco
anos de exame e reviso, o Comit de
Normas de Descrio iniciou em 2001
um processo de exame formal da
ISAAR(CPF), sob a presidncia do arquivista italiano Stefano Vitali. 14 O comit
estava plenamente consciente da mnima adoo da ISAAR(CPF) pelos arquivistas ao redor do mundo, e determinado a produzir e a promover uma nova

Contudo, dada a importncia da descrio

verso da norma, que fosse mais pron-

das entidades envolvidas no contexto da

tamente aceita e adotada. A no-ado-

produo dos arquivos, era inevitvel que

o da ISAAR(CPF) facilitou, de certo

aspectos

da

modo, o trabalho do comit, no sentido

ISAAR(CPF) fossem alm do simples con-

de que mudar uma norma na qual pou-

trole de autoridade e oferecessem algu-

cos

da

pg.84, jan/dez 2007

primeira

edio

haviam

se

esforado

para

implementar dificilmente incomodaria

ma parceira da Encoded Archival

muita gente. O comit sentiu que tinha

Description (EAD), da mesma forma que

liberdade de revisar plenamente a nor-

a ISAAR(CPF) parceira da ISAD(G). Essa

ma, sem ter que se preocupar em con-

oficina foi iniciada pela Universidade de

trariar grande nmero de arquivistas

Yale em cooperao com o Research

que tinham concordado em redesenhar

Libraries Group . Alguns membros do

sistemas remanescentes baseados na

Comit de Normas de Descrio partici-

antiga norma. Por outro lado, a no-ado-

param da oficina que, durantes alguns

o significava, para o processo de re-

dias, examinou a base conceitual e a

viso, a impossibilidade de receber in-

abordagem mais til para se construir e

formaes de uma ampla base de ex-

comunicar descries legveis por mqui-

perincia de implementao.

nas. A oficina desenvolveu o texto Princ-

Uma questo-chave defrontada pelo comit foi por que a norma no havia sido amplamente adotada? Era simplesmente o
caso da norma estar frente de seu tempo e que mais cedo ou mais tarde os arquivistas veriam sentido em implementla? Ou a prpria norma era difcil de compreender e implementar? Ou seus proponentes no tinham feito o suficiente para
explicar seu valor e utilidade para seus
colegas? O comit chegou concluso de
que uma combinao de todos esses fatores estava por trs da carncia da adoo. Logo, o comit decidiu lidar com cada
uma dessas questes no processo de exame e reviso.

pios e critrios para um modelo de informao de contexto arquivstico, conhecido como os Princpios de Toronto . 15 O
grupo responsvel por esse trabalho comprometeu-se com o desenvolvimento da
norma de codificao paralelamente ao
exame e reviso da ISAAR(CPF), para
garantir a total consistncia entre as duas
normas. Esses esforos culminaram no
desenvolvimento da norma Encoded

Archival Context (EAC), uma linguagem


informtica estruturada com base em
XML, para compartilhar dados descritivos
sobre

entidades

arquivstica.

de

provenincia

16

O Comit de Normas de Descrio do CIA

A reviso foi anunciada em 2001, com

recebeu 18 propostas durante 2001, em

uma chamada para que comentrios e

resposta sua chamada para comentri-

propostas de membros do CIA e de ou-

os sobre a ISAAR(CPF). Encontros sub-

tros grupos interessados fossem entre-

seqentes do comit, em Bruxelas, em

gues at julho desse mesmo ano. Em um

outubro de 2001, em Madri, em junho

desenvolvimento correlato, em maro de

de 2002, e no Rio de Janeiro, em no-

2001, a Universidade de Toronto reali-

vembro de 2002, avaliaram as propos-

zou uma oficina para desenvolvimento de

tas e retrabalharam a norma totalmen-

uma norma de codificao legvel por

te. A partir dessas deliberaes emergiu

mquinas para as descries de contex-

toda uma nova estrutura da norma, que

to de entidades arquivsticas uma nor-

o comit sentiu ser mais lgica, fcil de

Acervo, Rio de Janeiro, v. 20, n 1-2, p. 77-92, jan/dez 2007 - pg.85

implementar e amigvel para o usurio

2) Referncias cruzadas ou relaes des-

do que a verso de 1996. Uma minuta

sas descries para descries separa-

da segunda edio (a minuta do Rio) foi

das de documentos produzidos pelas v-

publicada no portal do CIA em janeiro de

rias entidades e para outras entidades

2003, juntamente com um outro convite

relacionadas (i.e., relacionamentos).

para comentrios. Essa chamada gerou


28 propostas, dez a mais do que em
2001, fato que por si s j um sinal do
crescente interesse e compreenso da
norma. Quase todos os comentrios recebidos em 2003 concordavam com a
nova estrutura que tinha sido proposta

O objetivo declarado da norma fornecer uma estrutura para a normalizao e a troca de descries arquivsticas que identificam e descrevem
entidades de provenincia, de modo a
possibilitar:

na minuta do Rio. Em seu encontro final

- A documentao estruturada dos re-

em Canberra, Austrlia, em outubro de

lacionamentos entre entidades rela-

2003, o comit fez as revises finais

cionadas, inclusive mudanas admi-

baseadas nos comentrios recebidos e

nistrativas;

aprovou a 2 edio da ISAAR(CPF). Essa


a

segunda edio foi publicada pelo CIA em


papel e na web e lanada no Congresso
Internacional de Arquivos, em Viena, em
agosto de 2004. 17

M UDANAS NA
ISAAR(CPF)

- Que os usurios compreendam o contexto da produo dos documentos,


seu uso e, portanto, o seu significado/objetivo; e
- A ligao e o acesso s descries de

SEGUNDA EDIO DA

Introduo da norma foi com-

acervos documentais freqentemente


diversos e/ou dispersos produzidos por
uma mesma entidade.

pletamente reescrita para

O glossrio foi revisado, tanto para torn-

transmitir uma articulao

lo compatvel com o glossrio da segunda

mais sofisticada das vantagens de pro-

edio da ISAD(G), quanto para refletir a

duzir descries separadas das entidades

maior abrangncia da segunda edio da

arquivsticas contextuais. O controle de

ISAAR(CPF). Uma importante adio ao

autoridade tradicional foi apontado como

glossrio foi a definio do conceito-cha-

um dos trs componentes de tal tipo de

ve de provenincia: relaes entre os do-

abordagem, com os outros dois compo-

cumentos e as organizaes ou indivdu-

nentes arrolados sendo:

os que os produziram, acumularam e/ou

1) Descrio das entidades produtoras


de documentos (sua histria biogrfica

mantiveram e os utilizaram no curso de


atividades pessoais ou corporativas.18

e ou administrativa), suas responsabili-

Durante o processo de discusso pbli-

dades funcionais e suas atividades de

ca, de 2001, uma ampla insatisfao foi

arquivamento; e

expressa com a estrutura repetitiva e

pg.86, jan/dez 2007

ineficiente da primeira edio da

to, essa rea oferece a ponte necessria

ISAAR(CPF). Esses comentrios, que in-

entre as descries de documentos ba-

dicavam problemas estruturais da norma

seadas na ISAD(G) e as descries de

como

entidades contextuais arquivsticas base-

sendo

barreiras

para

sua

implementao, repercutiram nas deliberaes do Encoded Archival Context

Working (EAC). Como resultado, o Comit de Normas de Descrio concluiu que


a ISAAR(CPF) necessitava de uma estrutura inteiramente nova. O resultado foi
uma norma composta por 27 elementos
descritivos, organizados em quatro reas de descrio: Identificao, Descrio,
Relacionamento e Controle.
O objetivo dos elementos da rea de
Identificao identificar especificamente a entidade descrita e definir um ponto
de acesso normalizado para as refern-

adas na ISAAR(CPF).
Finalmente, a segunda edio da
ISAAR(CPF) contm dois apndices, um
dos quais mapeia os elementos de descrio conforme a primeira e a segunda
edio da norma e o outro fornece exemplos completos de descries conformes
ISAAR(CPF) de uma variedade de pases e tradies arquivsticas.

SOBRE AS FUNES ?

rquivos so gerados quando


pessoas ou organizaes desempenham funes e reali-

cias relacionadas entidade. Na rea de

zam atividades. No irracional, de fato

Descrio, a informao biogrfica, fami-

extremamente til, considerar as fun-

liar e histrico-administrativa pode ser re-

es por si s como entidades propria-

gistrada seja como texto livre ou

mente ditas entidades que requerem

estruturado. Na rea de Relacionamen-

descries separadas, com ligaes tan-

tos, os relacionamentos com outras enti-

to para os documentos que documentam

dades coletivas, pessoas e famlias po-

o exerccio da funo quanto para os pro-

dem ser registrados e descritos juntamen-

dutores de documentos que a desempe-

te com conexes para registros de auto-

nham.19 Funes no so meros aspectos

ridade das entidades relacionadas. Na

da vida de uma entidade produtora de

rea de Controle, pode-se registrar a in-

documentos pelo contrrio, produtores

formao sobre as fontes usadas para

de documentos, tais como agncias gover-

compor o registro de autoridade

namentais, podem ser considerados, com

arquivstica, seus produtores e status.

freqncia, como nada mais que episdi-

A outra caracterstica significativa da segunda edio da ISAAR(CPF) a rea 6,


que fornece orientao sobre como rela-

os na vida de uma funo. A relao entre as trs entidades do arquivamento


pode ser ilustrada como segue:20

cionar os registros de autoridade

Em termos de descrio arquivstica,

arquivstica a materiais arquivsticos e

esse mesmo modelo desenvolvido pode

outros recursos e como descrever a na-

ser representado graficamente de acor-

tureza da relao a registrada. Com efei-

do com a figura seguinte:

Acervo, Rio de Janeiro, v. 20, n 1-2, p. 77-92, jan/dez 2007 - pg.87

Em termos de descrio arquivstica,

ser representado graficamente de acor-

esse mesmo modelo desenvolvido pode

do com a figura seguinte:

Na implementao de sistemas de sri-

com diferentes nveis de detalhamento,

es, as instncias de cada uma das trs

com os relacionamentos entre os diferen-

principais entidades podem ser descritas

tes nveis, sendo igualmente includos:

pg.88, jan/dez 2007

Pode-se afirmar que o CIA necessita ain-

cientista esse , de fato, como o sis-

da elaborar uma terceira norma para a

tema de Scott funciona.

descrio de funes. De fato, uma norma desse tipo j est sendo desenvolvida
pelo Comit de Boas Prticas e Normas,
que o sucessor do Comit de Normas
de Descrio. A descrio arquivstica j
avanou muito desde Muller, Feith e Fruin
e a influncia de Peter Scott nessa jornada continua a repercutir quarenta anos
aps o momento em que ele compartilhou
sua viso conceitual com seus colegas na
Austrlia.

acuradamente a complexa realidade da


provenincia no for suficiente para convencer os arquivistas a adotarem o sistema de sries, eles deveriam talvez pensar sobre o lugar que seu acervo ocupa
no universo mais amplo e no infinito nmero de relacionamentos (tanto dentro,
quanto alm do mundo dos arquivos) que
podem

ser

utilizados

no

interconectado do ciberespao.

IMPERATIVO DA CRIAO DE REDES

Ento, se o desejo de se descrever mais

mundo
1

Enquanto verdade que os arquivistas

nquanto a implementao do sis-

ainda tm muito o que aprender sobre

tema

da

como desenhar uma interface intuitiva

ISAAR(CPF) em um programa

com o usurio para essas complexas re-

arquivstico j estabelecido pode, s ve-

alidades, a adoo do modelo de dados

zes, ser difcil de ser defendida, h um

mais flexvel desenvolvido por Scott nos

fenmeno que deveria inclinar a balan-

d uma variedade infinita de opes de

a a seu favor o crescimento do

desenho de interface, em oposio

compartilhamento de dados atravs da

interface nica, de um nico nvel, line-

Internet. Todos os arquivos sabem que

ar e essencialmente baseada em papel,

documentos podem ser dispersos. Por

que o tipo de instrumento de pesqui-

exemplo, os papis produzidos pelo bo-

sa tradicional do fundo. Com o tempo,

tnico ingls Sir Joseph Banks foram es-

esse trabalho ser ainda mais facilita-

palhados por todo o mundo. A vida de

do pela disseminao do EAC. De fato,

Banks bem documentada e h pouca

o desenvolvimento do EAC e de sua

utilidade em cada uma das centenas de

contraparte conceitual ISAAR(CPF), e a

arquivos e bibliotecas, que tm parte

sua imple-mentao em vrios projetos

do acervo de Banks, devotarem tempo

de

e esforo para criarem notas biogrfi-

arquivsticos,

cas detalhadas no contexto de seus in-

mundo est finalmente descobrindo as

ventrios de fundos. Com bases de da-

inovaes imaginadas por Peter Scott h

dos em rede possvel no apenas

tanto tempo atrs. Algumas interessan-

conectar todas as descries dos papis

tes aplicaes australianas sobre o que

dispersos de Banks, mas elas tambm

possvel com essa abordagem para o

podem ser conectadas a uma fonte de

trabalho em rede podem ser vistas no

autoridade biogrfica sobre o grande

stio eletrnico sobre Bright Sparcs, 3 so-

de

Scott

e/ou

com-partilhamento
2

de

dados

mostra que o resto do

Acervo, Rio de Janeiro, v. 20, n 1-2, p. 77-92, jan/dez 2007 - pg.89

bre a histria da cincia australiana, no

cription: an Australian perspective

stio do Australian Womens Archives

on the development of the second

Register e no do Guide to Australian

edition of ISAAR (CPF). Journal of

Business Records.

Archival Organization, v. 5, n 1,

Do original Harnessing the power

2007.

of

Bustamante.

provenance

in

archival

des-

Traduo

de

Maria

Elisa

1.

INTERNATIONAL STANDARDS ORGANIZATION . ISO 15.489. 1 Records Management part


1: general. Genebra, 2001, p. 2.

2.

MULLER, S.; FEITH, J. A.; FRUIN, R. Manual for the arrangement and description of
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(H edio em portugus do Brasil).

3.

HURLEY, Chris. Problems with provenance. Archives and Manuscripts. Jour nal of the
Australian Society of Archivists , v. 23, n. 2, p. 234-259, nov. 1995.

4.

Nota da tradutora: Instrumento de pesquisa apresentado em ordem cronolgica.

pg.90, jan/dez 2007

5.

Nota da tradutora: No original, External Affairs; Home and Territories; Home Affairs;
Prime Ministers; Markets and Migration; Prime Ministers; Transport; Interior I; Interior
II; and Immigration .

6.

WA G L A N D , M . e K E L LY, R . T h e S e r i e s S y s t e m : a r e v o l u t i o n i n a r c h i v a l c o n t r o l . I n :
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Archives first fifty years. Melbourne: Ancora Press, 1994, p. 131-149. A primeira publicao de Scott sobre o sistema de sries foi SCOTT, P. The record group: a case for
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7.

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M. (ed.), op. cit., p. 150-172.

8.

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9.

COOK, T. Archives in the post-custodial world : interaction of archival theory and practices
since the publication of the Dutch Manual in 1898. Texto apresentado no XIII International
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history of archival ideas since 1898 and the future paradigm shift. Archivaria , n. 43, p.
38-39, spring 1997.

10. A g o r a d i s p o n v e l c o m o C O O K , M i c h a e l & P R O C T O R , M a r g a r e t . M a n u a l o f a r c h i v a l
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11. HENSEN, Stephen. Archives, personal papers and manuscripts : a cataloguing manual for
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of American Archivists, 1989.
12. SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS. Describing archives : a content standard. Chicago,
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13. DOHERTY, Teresa. Who, what, when, why? ISAAR(CPF): the forgotten standard. Business
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International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and
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15. Os Princpios de Toronto podem ser encontrados em: http://www.library.yale.edu/eac/
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16. Ver a verso beta da EAC em: http://www.iath.virginia.edu/eac/ Maiores infor maes
podem ser encontradas em http://www.library.yale.edu/eac/ e em PITTI, Daniel. Creator
description: Encoded Archival Context. In: TAYLOR, Arlene G. & TILLETT, Barbara B.
(eds.), op. cit., p. 201-226.
17. ISAAR(CPF) est disponvel no portal do CIA em vrias lnguas: http://www.ica.org/
biblio.pho?pdocid=144
18. INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. ISAAR(CPF) International Standard Archival
Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families. 2. ed. Paris, 2004, p. 10.
(H edio em portugus do Brasil).
19. HURLEY, C. What, if anything is a function? Archives and Manuscripts , v . 21, n. 2, p.
2 0 8 - 2 2 0 , n o v . 1 9 9 3 . H U R L E Y, C . A m b i e n t f u n c t i o n s : a b a n d o n e d c h i l d r e n t o z o o s .
Archivaria , n. 40, p. 21-39, fall 1995.
20. Fonte para a figura: Conceptual and relationship models : records in business and
socio-legal contexts. Documento do Australian Research Council (1998-1999), mantid o p e l o p r o j e t o d e p e s q u i s a Recordkeeping metadata standards for managing and
accessing information resources in networked environments over time for government:
commerce, social and cultural purposes , da Monash University. Os pesquisadoreschefes eram Sue McKemmish, Ann Pedersen e Steve Stuckey. Disponvel em: http://
www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/research/spirt/deliver/conrelmod.html: modelo desenvolvido por Sue McKemmish, Glenda Acland, Kate Cumming, Barbara Reed, e
Nigel Ward.
O RKMS australiano era um documento do Australian Research Council (1998-1999),
mantido pelo projeto de pesquisa Recordkeeping metadata standards for managing and
accessing information resources in networked environments over time for government:

Acervo, Rio de Janeiro, v. 20, n 1-2, p. 77-92, jan/dez 2007 - pg.91

commerce, social and cultural purposes , da Monash University. Os pesquisadores-chefes eram Sue McKemmish, Ann Pedersen e Steve Stuckey.
Verses dos dois modelos foram publicadas no seguinte artigo: MCKEMMISH, Sue;
ACLAND, Glenda; WARD, Nigel; REED, Barbara. Describing records in context in the
continuum: the Australian Recordkeeping Metadata Schema. Archivaria , n. 48, p. 3-43,
fall 1999.
21. RICHMOND, Lesley. The future : EAD, archival authority information and ISAAR(CPF). Disponvel em http://www.archives.gla.ac.uk/projects/ead/papers/eadauth.html
22. Por exemplo: o projeto Linking and Exploring Authority Files (LEAF), disponvel em
http://www.crxnet.com/leaf/
23. Disponvel em http://www.asap.unimelb.edu.au/bsparcs/bsparcshome.htm
24. Disponvel em http://www.womenaustralia.info/browse.htm
25. Disponvel em http://www.archivists.org.au/busrec/

pg.92, jan/dez 2007