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Categoria - Profissionais

Tema 3. A implantao e a utilizao de informao de


custos nos poderes legislativo e judicirio, bem como em
estados e municpios

3 Lugar

Antonio Lopo Martinez


Sistemas de Informaes Orientados a Gesto de Custos
no Setor Pblico: especificao e requisitos funcionais
para uma prefeitura

Prmio de Artigos Cientficos sobre Informao de Custos e Qualidade do


Gasto no Setor Pblico

Sistemas de Informaes orientados a Gesto de Custos no Setor Pblico:


Especificao e Requisitos Funcionais para uma Prefeitura

Profissionais
rea Temtica 3

Sistemas de Informaes orientados a Gesto de Custos no Setor Pblico:


Especificao e Requisitos Funcionais para uma Prefeitura

Resumo: Este artigo trata do planejamento e organizao de um Sistema de


Informaes orientado para a Gesto de Custos (SGC) na rea pblica. Aps
exposio das caractersticas e condies necessrias para um SGC, esboa-se a
especificao preliminar do sistema de informaes com esse perfil. A problemtica
do custeamento dos servios pblicos apresentada, ajustando-se a terminologia
ao desenvolvimento de sistemas de informaes. Requisitos funcionais para o
desenvolvimento do sistema so expostos, bem como alguns desafios confrontados
quando se pretende estruturar um sistema robusto e flexvel para a gesto de
custos. Os modelos conceituais propostos so particularmente relevantes para todos
aqueles que esto envolvidos no processo de modelar, implantar e utilizar sistemas
de gesto de custos nos entes pblicos.
Palavras-chave: Custos no Setor Pblico. Sistemas de Informaes. Requisitos
Funcionais.

Abstract: This article discusses the planning and organization of an information


system oriented to Cost Management (CMS) in the public area. After reviewing the
characteristics and conditions necessary for a CMS, it was outlined a draft
specification of one information system with this profile. The issue of costing of public
services is presented, adjusting the terminology to information systems development.
Functional requirements for the system development are exposed, and some
challenges faced when attempting to design a robust and flexible approach to cost
management. The conceptual models proposed are particularly relevant for those
who are involved in modeling, deploying and using systems management costs to
public entities.
Keywords: Public sector cost. Information Systems. Functional requirement.

1. Introduo
Os Sistemas de Informao (SI) fornecem suporte necessrio permanente
revitalizao das atividades desenvolvidas dentro das organizaes. Existe uma
diversidade de solues sistmicas para apoio operacional, bem como gerencial, tais
como, ERP (Enterprise Resource Planning), SCM (Supply Chain Management),
CRM (Customer Relationship Management) entre outras. Dentre essa gama de
sistemas, o SIC (Sistema de Informao Contbil) uma soluo voltada a atender
os usurios de informaes contbeis.
Os sistemas contbeis se popularizaram no mbito operacional e controle. No
entanto, atualmente, o enfoque do SIC tem sido realinhado com a contabilidade
gerencial que tem como objetivo prover informaes para os nveis estratgicos das
organizaes. As solues de DSS (Decision Support System) so sistemas de
apoio tomada de deciso, que funcionam analisando dados, fazendo correlaes,
simulando situaes e montando cenrios ou alternativas.
Este artigo apreciar os requisitos funcionais de um Sistema de Informaes
orientado para a Gesto de Custos no Setor Pblico, aqui denominado de SGC
(Sistema de Gesto de Custos).

O SGC est sob o domnio da contabilidade

gerencial e se caracteriza como um sistema de DSS com peculiaridades especficas.


Procurar-se- esboar como deve ser estruturado esse sistema de informaes
voltado para o controle de custos numa prefeitura municipal, contemplando
especificamente o custeio de atividades meio e fins.
O objetivo principal a definio de alguns dos requisitos funcionais para o
SGC no mbito municipal, estruturar-se- uma engenharia de requisitos buscando
sistematizar o seu processo de definio. Essa sistematizao necessria porque
a complexidade dos sistemas exige que se preste mais ateno ao correto
entendimento do problema antes do comprometimento de uma soluo.
O trabalho ser desenvolvido abordando inicialmente as caractersticas e
condies necessrias para a implantao de um SGC numa prefeitura. Apresentarse- de modo geral uma anlise e especificao preliminar de um sistema de gesto
de custos para uma prefeitura. Ainda que passvel de ser aplicado em qualquer rea
municipal, ser discutido e contextualizado no mbito das Secretarias Municipais de
Sade e Educao. Conclui-se com uma exposio minuciosa dos principais
requisitos funcionais de um SGC, classificados pelo risco e prioridade de
implantao.

Escopo de um Sistema de Informaes para Gesto de Custos (SGC)


Um SGC (Sistema de Gesto de Custos) deve ter como objetivo identificar,

apropriar custos e analisar os elementos de custeio dentro de uma organizao. Os


elementos que absorvem custos podem ser: Unidades, reas, Grupos de reas,
Regies Administrativas, Segmentos de reas, etc. Para tanto, de forma sistmica
os custos e despesas efetuadas mensalmente pela organizao, devem ser
apropriados nas reas de trabalho responsveis por atividades de produo ou
coordenao administrativa, denominadas nesse contexto como Centros de Custos
(ROEHL-ANDERSON; BRAGG, 2008).
Apresenta-se o Quadro 1 com os elementos conceituais bsicos de um SGC:
Elementos

Descrio

Unidade

Setor Administrativo da PMS que coordena um grupo de Centros de


Custo

Centro de Custo

rgo de uma Unidade que responsvel por um grupo de tarefas


correlatas ou afins. A este rgo podero se alocar itens de custo.

Centro de Custo Meio

rgo que d suporte aos Centros de Custo Finais.

Centro de Custo Fim

rgo que atende diretamente a populao atravs da prestao de


algum servio.

Item de Custo

Recurso consumido direta ou indiretamente por um centro de custos.

Critrio de Rateio

Regra de mensurao e alocao de custos entre Centros de


Custos. Estes critrios servem para efetuar a distribuio e
apropriao de itens de custos para os centros de custo.

Segmento de Centro
de Custo

Variveis que dividem logicamente os Centros de Custos Fim.

Custo Direto

Itens de custo que so objetivamente identificados em um Centro de


Custo.

Custo Indireto

Itens de custo que precisam de critrios de rateio para serem


distribudos e alocados aos Centros de Custo finais. Geralmente so
provenientes de Centros de Custo Meio.

Quadro 1 Elementos e Conceitos de um SGC

As informaes providas pelo SGC so categorizadas no espectro de sadas


de informaes analticas que podem ser consultas atravs de ferramentas online
analytic processing (OLAP). Os gestores tero uma gama de relatrios e consultas j
pr-definidos. Alm disso, atravs das ferramentas OLAP, os gestores tero a
flexibilidade da construo dos seu prprios relatrios a partir de elementos de
dados do Data Warehouse (DW), com dimenses e fatos a serem definidos
(HURTADO; GUTIERREZ, 2005).
Outra caracterstica importante do SGC que este deve possuir uma
flexibilidade no processo de apropriao e transferncia de custos entre as reas.
Assim, deve ser possvel a apropriao de forma diferente da estrutura

organizacional regimental. Outro grande desafio tecnolgico para construo do


SGC est na interoperabilidade entre os diversos sistemas. comum a informao
estar dispersa em diversos bancos de dados ou outras fontes de informao, o que
dificulta o seu acesso integrado de forma veloz e consistente. Esses ambientes de
sistemas

heterogneos

caracterizam-se

por

serem

verdadeiras

ilhas

de

informao. Ressalta-se que a grande motivao tecnolgica desta dcada a


necessidade de manter a compatibilidade e a conectividade dos diversos recursos
de software nas organizaes (HALL; SINGLETON, 2005).
De acordo com Dunleavy et al. (2006), o SGC na rea pblica um sistema
complexo por natureza devido ao seu escopo coorporativo e de interdependncia
com diversos subsistemas operacionais da organizao. Esses subsistemas
possuem em suas bases as informaes referentes s despesas e a medidas fsicas
das unidades (como, por exemplo, despesas com merenda escolar e nmeros de
alunos nas escolas), teis, portanto, para o processo de apropriao de custos.
Os requisitos do SGC devem estar adequados s necessidades gerenciais e
estruturais de cada organizao para o controle dos elementos de custeio. O SGC,
portanto, poder lidar com informaes estimadas devido dificuldade e custo de
efetuar o controle operacional. Outra caracterstica que poder ser simplificada o
processo de apropriao de custos (SLOMSKI, 2005). A forma mais abrangente
contempla uma estrutura de rateio com diversos critrios por Unidade. Por questes
de simplificao as primeiras verses do SGC podem limitar-se a apenas uma
forma. Por fim, o SGC no deve criar funcionalidade para suprir a necessidade da
falta de sistemas nas Unidades. Os usurios do SGC podem ser gestores de
Centros de Custos, de Unidades Oramentrias ou gestores coorporativos. Para
O`Brien (2004) o SGC deve possuir funcionalidades que apresentem informaes
com o nvel de visibilidade especifica s necessidades de cada gestor.
3 Condies Necessrias para a Implantao do SGC
Os requisitos do SGC devem estar adequados s necessidades gerenciais e
estruturais de cada entidade para o controle dos elementos de custeio. O SGC pode
lidar com informaes estimadas e aproximadas devido dificuldade e custo de
efetuar o controle operacional de determinadas informaes.
Para Reis (2004) um dos requisitos chaves para a estruturao do SGC e a
definio do critrio de apropriao de custos. A forma mais abrangente contempla

uma estrutura de rateio com diversos critrios por Unidade. Por questes de
racionalizao, sugere-se que as primeiras verses de um SGC devem estar
restritas a apenas uma forma.
As principais demandas que se identificam na implantao de um SGC so:
Selecionar o mtodo de custeio mais apropriado estrutura organizacional.
Analisar

estrutura

organizacional

por

departamento

de

forma

individualizada.
Analisar a padronizao da codificao das reas da organizao (Centro de
Custos) e como esta padronizao incide sobre os Sistemas de Gesto e
Operacionais do departamento. Caso os sistemas do departamento no
usem uma codificao nica, deve-se criar mecanismos para ajustar esta
situao.
Analisar os processos e sistemas que so corporativos e que atendem a
todas as unidades, como por exemplo, sistema de folha de pagamento.
Analisar os processos operacionais de cada Unidade e quais os sistemas
esto envolvidos.
O processo de implantao do SGC deve ser feito de forma incremental.
Nesta metodologia, h uma intensa participao do usurio gestor ao longo do
desenvolvimento

do

produto.

Durante

desenrolar

das

atividades

de

desenvolvimento, o usurio receber prottipos do software, bem como verses para


serem avaliadas e homologadas. A cada nova verso o software ter uma
funcionalidade agregada ou melhorada (PEARSON;PEARSON; SHHN, 2005).
Este processo garante a reduo da complexidade no desenvolvimento do
SGC e no impacto em organizaes que no tm cultura de anlise de custos.
Recomenda-se, tambm, eleger Unidades modelos para iniciar o processo de forma
paulatina. (BOEHM; INN, 2000). A crescente complexidade dos sistemas de
software e o aumento da exigncia de qualidade por parte dos clientes vm
impulsionando o mercado a cada dia produzir mais softwares que atendam, no
somente as funcionalidades exigidas, mas tambm a aspectos no funcionais
exigidos

pelos

clientes

tais

como:

custo,

confiabilidade,

segurana,

manutenibilidade, portabilidade, desempenho, rastreabilidade de informaes entre


outros (PEARSON; PEARSON; SHHN, 2005).
Abaixo seguem os principais requisitos no-funcionais necessrios:

O SGC um sistema que deve possuir uma boa acessibilidade para os


usurios, devendo, assim utilizar a infra-estrutura da Internet atravs da
interface Web.
As plataformas de Servidor Web, Servidor de Aplicao e SGBD (Sistema
Gerenciador de Banco de Dados) devem trabalhar em camadas podendo ou
no estar distribudas.
necessrio criao de um Banco de Dados intermedirio normalizado
que ter a funo de armazenar e padronizar as informaes importadas dos
diversos subsistemas.
Para Leite (2000), estes aspectos no funcionais devem ser tratados como
requisitos no funcionais (RNF) do software. Os requisitos no-funcionais devem ser
moldados segundo as necessidades do SGC, mas tambm devem respeitar as
determinaes da rea de TI (Tecnologia da Informao) de cada organizao. O
processo de Extrao, Transformao e Carga inerente ao ambiente de Data
Warehousing se apoiar neste Banco de Dados. Alm disso, o Banco de Dados
servir, tambm, para o processo de apropriao e ajustes de custos e como a
principal fonte para o Data Warehouse (DW) que proporcionar aos gestores,
informaes para a efetivao de consultas OLAP.
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Especificao Preliminar do SGC para uma Prefeitura Municipal


Um Sistema de Gesto de Custos tem como objetivo dotar a administrao

(Prefeitura Municipal) meios que permitam a apurao, o gerenciamento e a


apropriao dos custos aos elementos de custeio, ou seja, centro de custos. O SGC
dever prover relatrios gerenciais para atendimento das necessidades dos diversos
usurios gestores, tornando transparente a aplicao dos recursos pblicos. Como o
SGC um sistema corporativo ter funcionalidades que atendem a diversas
Unidades (por exemplo, Secretaria Municipal de Sade).
O SGC fornecer um ambiente, de interface intuitiva, para que o gestor possa
efetuar consultas de custo sobre Centros de Custos. As consultas podero
contemplar variveis que segmentam os centros de custos, denominamos
segmentos de centro de custo. A figura 1, a seguir apresenta os possveis
agrupamentos de centros de custo numa prefeitura.

Administrativo
(Gabinete, Presidncia, Superintendncia)

Centro de Custo Meio


Intermedirio
(Coordenao, Gerncia, Setor, Ncleo, etc.)

Final
(Escola, Posto de Sade, etc.)

Centro de Custo Fim

Figura 1 - Agrupamento dos centros de custo por tipo de custo no SGC

As consultas apresentaram informaes sobre o custo de itens de custeio (por


exemplo, folha de pagamento, terceirizao, etc) referentes a custos realizados e
orados. O gestor, tambm poder rastrear todas as informaes que compem o
custo de um centro de custo, detalhando os custos diretos e custos originrios de
outros Centros de Custos, ou seja, custos indiretos. A base conceitual proposta para
o SGC o custeio por absoro devido a dois motivos bsicos: o de considerar
todos os consumos de recursos havidos no perodo aos servios elaborados nesse
perodo e pelo fato de estar respaldado em princpios da contabilidade.
O custeio por absoro tem por objetivo fazer uma transferncia dos custos
dos Centros de Custos meio, ou seja, administrativos, para os Centros de Custos
finais. O custo transferido denominado de custo indireto. Para a transferncia dos
custos deve-se identificar os Centros de Custos Fim e definir o critrio de rateio. A
figura 2 abaixo exemplifica uma situao de apropriao dos custos.
M1

1.1.1.1.1.1 Grupos de Centro de Custo

Centro de
Custo Admin.
M2

Centro de
Custo
Intermedirio

M3

G1 = M1, M2, M3 e M4 (Administrativos)


G2 = M3 (Intermedirio)
G3 = F1, F2 e F3 (Fim)
(Rateio =25 alunos, 25 alunos e 50 alunos)

M4

1.1.1.1.1.2 Composio do Custo de M3


I1

I2

O Custo Direto M3 + Custo Indireto


Custo Indireto = 100% do Custo do Grupo 1

Centro de
Custo Fim

F1

F1

F2

F2

O Custo Direto F3 + Custo Indireto

F3

F3

Custo Indireto = 50% do Custo de M3

1.1.1.1.1.3 Composio do Custo de F3

Figura 2 Apropriao dos Custos Indiretos na Secretaria de Educao

Um SGC deve possuir um ncleo genrico com funcionalidades e estruturas


de sistemas que so comuns para todas as unidades da PM. Estas funcionalidades
comuns so adicionadas a funcionalidades especficas de cada unidade para formar
o mdulo de cada unidade da Prefeitura (ver Figura 3). Aps a consolidao de

dados em sua base, em uma prxima etapa o SGC poder se valer de uma
ferramenta OLAP para permitir aos gestores consultarem informaes de custo de
forma preestabelecida ou que estes montem suas prprias consultas, baseados em
critrios definidos pelo comit gestor.

(NG) Ncleo Genrico


Sec. Educ.

Sec. Sade

...
Sec. Sade

SGC Coorporativo

Ferramenta OLAP
Figura 3 - SGC Coorporativo

Os usurios de cada unidade faro a operao do SGC atravs do seu


mdulo, por exemplo, usurio da Secretaria Municipal de Educao vai interagir com
o SGC atravs do mdulo SGC SMEC. O usurio projetista ser responsvel pela
manuteno de informaes estruturais do SGC que atendem a todas as unidades.
Os gestores de cada unidade podero consultar informaes de custo atravs do
mdulo da sua unidade ou atravs de uma ferramenta OLAP.O Quadro 2 , a seguir
ilustra os principais atores no SGC, bem como os seus papeis no sistema.
Ator
Parametrizador

Descrio
Define e mantm as informaes bsicas e estruturais para o
funcionamento do SGC. Este ator atua no mdulo relativo ao
ncleo genrico do SGC.

Operador

Responsvel por definir o rateio e efetuar entradas dos custos


diretos mensalmente de cada unidade.

SGC (Sistema Gesto de


Custos)

Responsvel pela importao de dados de outros sistemas e


pelo disparos de eventos temporais do SGC.

Gestor

Consulta as informaes de custos previstas e realizadas para


tomada de deciso de cada unidade. Ator que interage com
ferramenta OLAP. O gestor poder ser de uma Unidade
especfica ou estar interessado no Custo de todas as Unidades.
Quadro 2 - Descrio dos Atores

Os principais atores do sistema desempenham as suas funes especficas


na gerao das informaes gerenciais. O parametrizador opera no ambiente
especfico do nucleo genrico, enquanto que o operador seria o responsvel pela
definio dos critrio de rateios e promover a entrada dos custos diretos. A figura 4 a
seguir ilustra o papel de cada um dos atores do SGC numa prefeitura.

(NG) Ncleo Genrico

Paramet.

Sec.Educ.

Sec Sade

Ferramenta OLAP

...

Operador

SGC Coorporativo

Gestor

Figura 4: Usurios Interagindo com o SGC

Mdulos do Sistema de Gesto de Custos (SGC)


Com o propsito de sugerir uma estrutura e potencias informaes que

podem estar disponveis no SGC de uma prefeitura municipal apresenta-se a seguir


mdulos especficos para uma Secretaria Municipal de Educao e Cultura e para
uma Secretaria Municipal de Sade.
5.1

Modulo do SGC para Secretaria Municipal de Educao e Cultura (SMEC)


O mdulo SMEC SGC segue todas especificaes do SGC genrico,

portanto, o objetivo, as regras e a arquitetura do SGC recorrem para este mdulo. O


objetivo especfico do mdulo SMEC SGC possibilitar aos gestores a anlise de
custo das escolas, do aluno e dos segmentos de ensino. Aos centros de custos so
alocados os custos diretos e indiretos, relacionados com itens de custos tais como:
Folha de Pagamento, Terceirizao, Merenda Escolar e Material Didtico. Os custos
indiretos so obtidos atravs do processo de transferncia dos custos do centro de
custo meio, que esto ligados s coordenadorias e a outros setores administrativos,
para os centros de custos fim que so as escolas. A forma de rateio para essa
transferncia pela quantidade de alunos de cada escola.
Os custos genricos como o de folha de pagamento e terceirizao so
apropriados aos centros de custos pelo mdulo SGC genrico. Alm desses custos,
que recorrem para qualquer mdulo do SGC, independente da Unidade, o mdulo
SMEC-SGC, possui custos especficos em relao merenda escolar e material
didtico. Esses custos possuem um tratamento diferenciado neste mdulo.
Este mdulo necessita de algumas informaes que so atualizadas
mensalmente, tais como: a quantidade de alunos de cada escola, a quantidade de
alunos por segmento de ensino, a quantidade refeies servidas por escola e a
quantidade de material didtico distribudo para cada escola. Estas informaes

esto associadas ao processo de rateio, para as futuras consultas dos gestores e


para a calculo do custo dos itens de custos merenda escolar e material didtico. O
custo com a merenda escolar obtido atravs do consumo mensal de refeies
servidas para cada escola multiplicada pelo custo mdio de uma refeio. O custo
mdio da refeio dever ser dado de entrada mensalmente. O custo com material
didtico encontrado multiplicando a quantidade de alunos pelo custo mdio do
material didtico.
5.2 Modulo do SGC para Secretaria Municipal de Sade (SMS)
O mdulo SMS SGC deve seguir todas especificaes do SGC genrico,
portanto, o objetivo, as regras e a arquitetura do SGC recorrem para este mdulo. O
objetivo especfico do mdulo SMS SGC possibilitar aos gestores a anlise de
custo das unidades de sade. Aos centros de custos so alocados os custos diretos
e indiretos, relacionados com itens de custos de despesas tais como: Folha de
Pagamento, Terceirizao, Medicamentos. Os custos indiretos so obtidos atravs
do processo de transferncia dos custos do centro de custo meio, que esto ligados
aos distritos e a outros setores administrativos, para os centros de custos fim que
so os postos de sade. A base de rateio para essa transferncia pode ser o
resultado da multiplicao entre o valor dos procedimentos com base na tabela SUS
e a quantidade respectiva de cada procedimento.
Os custos genricos como o de folha de pagamento e terceirizao so
apropriados aos centros de custos pelo mdulo SGC genrico. Alm desses custos,
que recorrem para qualquer mdulo do SGC, independente da Unidade, o mdulo
SMS-SGC, possui custos especficos em relao medicamentos. Esses custos
devem ter tratamento diferenciado neste mdulo.
Este mdulo necessita de algumas informaes que so atualizadas
mensalmente, tais como: a tabela de referncia SUS e quantidade para cada tipo de
procedimento executado nas Unidades de Sade. Estas informaes esto
associadas ao processo de rateio, para as futuras consultas dos gestores.
6

Projeto Arquitetural do SGC


O SGC deve possuir uma soluo arquitetural que prima pela integrao de

diversos sistemas da PM. O SGC ao integrar as informaes de diversos sistemas


deve padronizar e unificar os dados importados de sistemas relacionados com o
SGC em um repositrio de Banco de Dados prprio. O SGC dividido logicamente
na forma esboada a seguir na figura 5:

Sistemas PM

Sistemas PM
especficos de
cada Unidade

SGC Coorporativo

Folha de
Pagamento

SMEC
SGF

NG (Ncleo
Genrico)

Sistema
Matrias

SMS

...

Sistemas
SMEC

Sistemas
SMS

....

....

Banco de Dados
(SGC)

Ferramenta
OLAP

Figura 5: Projeto Arquitetural SGC.

Para os sistemas que esto integrados com o ncleo genrico (Folha de


Pagamento, Sistema de Gesto Fiscal e etc.) obtm-se informaes que sero
utilizadas por todas as unidades. J os sistemas integrados com cada mdulo de
uma determinada unidade, obtm-se dados especficos para a mesma.
Todos os dados extrados dos sistemas externos so tratados e armazenados
no Banco de Dados do SGC. Os sistemas externos devem poder gerar estes dados
em um padro estabelecido pela equipe de desenvolvimento e aprovado pelo gestor.
Estes dados posteriormente vo passar por um processamento para apropriao do
custo indireto. Com os dados processados os gestores podero consultar
informaes de custos atravs dos mdulos de cada unidade ou atravs da
ferramenta OLAP.
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Fluxo Principal de Funcionamento do SGC


O fluxo principal do SGC, Figura 6, descreve o funcionamento genrico do

SGC. A forma de entrada, sada e processamento das informaes do SGC


independente da unidade, portanto funcionaro respeitando o fluxo em questo.

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1.1 Define Rateio Ms/Ano


Passo(1)
Inicio
Entrada de Dados de Custo Direto
Realizados/Orados para o
Processamento do Custo Indireto

1.2 Entrada Manual do Custo Direto


1.3 Importao do Custo Direto
14Entrada dos Valores Orados

Passo(2)

Verifica se todos os pr-requisitos


esto OK, menos o de
Processa Custo Indireto

Registro
ocorrncia

Passo (4)
Necessidade de Corrigir
Entra de Dados de Custo Direto

Registro
ocorrncia

Registro de Ocorrncias

Passo(3)

Processamento Custo Indireto


Registro
ocorrncia

Passo(5)

Verifica se o registro de ocorrncia de


Processamento do Custo Indireto

Verifica ocorrncia

Passo(6)

Gestor Consulta Custo

Figura 6: Fluxo principal de funcionamento do SGC

Notas da Figura :Passo 1: Entrada de todos os custos diretos realizados/orados e


percentuais de rateio para todos os Centros de Custos de uma Unidade. Passo 2:
Verificao dos dados para incio do processo de processamento do custo indireto. Assim,
deve-se verificar se todos os pr-requisitos esto adequados, menos o de Processa Custo
Indireto. Se no estiverem, efetuado um registro de ocorrncia e necessrio voltar para
o passo1 para conferir. Passo 3: executado pelo operador o processamento do custo
indireto com base nos custos diretos e percentuais de rateio definidos no Passo1. Este
processo registrar todos os custos indiretos dos Centros de Custos. Ao fim do processo,
efetuado um registro de ocorrncia indicado finalizao do processo. Passo 4: Caso haja
necessidade de corrigir a entrada de algum custo direto ou percentual de rateio deve-se
registrar a necessidade de reprocessamento de Custo indireto, anulando a ocorrncia
anterior OK, e voltar para o Passo 1. Passo 5: Verificao das ocorrncias para liberar o
processo de consultas de custos para um determinado ms/ano. Assim, deve-se verificar se
o Registro de ocorrncia referente ao Processamento do Custo Indireto est OK. Se no
preciso voltar para o Passo 3. Passo 6: O Gestor efetua consultas de custos para um
determinado ms/ano.

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Especificao de Requisitos Funcionais do SGC para uma Prefeitura


Os requisitos funcionais so condies necessrias para a obteno de certo

objetivo, ou para o preenchimento de certo objetivo. Pesquisas sobre a aquisio


(elicitao) de requisitos so valorosas por duas razes: primeiramente, da
perspectiva da engenharia de software, a elicitao de requisitos talvez a mais
crucial parte do processo de desenvolvimento de software. Segundo Boehm e In
(2000), estudos indicam que, quando s detectados depois do software
implementado, erros em requisitos de software so at 20 vezes mais caros de se
corrigir que qualquer outro tipo de erro. Alm disso, elicitao de requisitos no
atualmente muito bem apoiada por ferramentas de software. A seguir so
apresentados alguns dos requisitos fundamentais identificados para a eficincia de
um SGC para uma prefeitura.
8.1 Mdulo Parametrizao (MP)
MP ERF.1

Definio dos Centros de Custo Finais

Descrio

Definir se o Centro de Custo Fim ou Meio..


Descrio do Risco

Definir por Unidade o responsvel pela definio dos Centros de Custos


Finais. Quantidade de Centros de Custos muito grande para certas
Unidades

Risco
Baixo

Prioridade
Alta

MP ERF.2

Criar estrutura de Item de Custo com trs nveis

Descrio

Criar estrutura de Item de Custo com trs nveis: Grupo de Custo, Categoria de
Custo e Item de Custo.
Descrio do Risco

Risco

Prioridade

A criao de um novo Item de Custo pode demandar a criao de um


novo processo de importao de um Sistema Operacional da PMS.

Alto

Alta

MP ERF.3

Criar Elementos de Rateio e Segmentos

Descrio

Criar os Elementos de Rateio para uma determinada Unidade e para um Elemento


de Rateio definir os seus segmentos.Por exemplo: Unidade: SMEC
Elemento de Rateio: Quantidade de Alunos na Escola
Segmento: Segmentos de Ensino Pr-escola, 1 a 4, 5 a 8
Descrio do Risco

Risco

Prioridade

Definir com cada gestor das Unidades a forma de segmentao dos


Centros de Custos Finais. Um novo Elemento de Rateio ou forma de
segmentao pode gerar uma demanda de importao de dados de um
Sistema Operacional da PMS.

Alto

Alta

8.2 Mdulo Operador


MO ERF.1

Informar Item de Custo Direto Mensal

Descrio

Para os Itens de Custos que no forem importados ou necessitarem de ajustes o


operador poder indicar manualmente o valor do item de custo mensal. Este
requisito permite, tambm, a definio do valor mdio estimado de um Item de

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Custo que ser distribudo entre os Centros de Custos atravs do critrio definido
no elemento de rateio. Por exemplo: Item de Custo Merenda Escolar em um
Ms/Ano o Custo Mdio de uma refeio de 1,0.A apropriao desse custo pelas
Escolas (Centros de Custos Finais) segue o critrio Quantidade de Alunos
(Elemento de Rateio).
Descrio do Risco

Risco

Prioridade

Dificuldade na mensurao do custo mdio que deve ser aferido por um


especialista.Como o processo feito manualmente necessrio um
registro que gerencie se a entrada dos Itens de Custos manuais j foi
efetuada antes do processamento do rateio.

Alto

Alta

MO ERF.2

Informar Elemento de Rateio e Segmento Mensal

Descrio

Atravs de dados importados ou manualmente mensalmente os valores relativos


aos elementos de rateio e aos segmentos para os Centos de Custos devem ser
povoados no SGC.
Descrio do Risco

Risco

Prioridade

A obteno dos valores depende de informaes dos sistemas


operacionais das Unidades.

Alto

Alta

MO ERF.3

Processamento do Custo Indireto

Descrio

Aps todos os Itens de Custos diretos serem dados de entrada e o rateio ser definido
para um determinado ms/ano o processo de transferncia e apropriao dos custos
poder ser efetuado, alocando assim para os Centros de Custos os valores Indiretos
dos Itens de Custos.
Descrio do Risco

Risco

Prioridade

Necessidade de antes de rodar este processo verificar se todos os Itens


de Custos Diretos j formam informados e se o rateio j foi definido.

Alto

Alta

8.3 Mdulo Importao


MI ERF.1

Importao SGC: Item de Custo Folha de Pagamento

Descrio

Mensalmente o SGC dever importar informaes de custo relativos ao Item de


Custo Folha de Pagamento. Essas informaes sero apropriadas aos Centros de
Custos como Custo Direto.

As informaes do custo com Folha de Pagamento esto relacionadas


com Lotao, quando deveriam estar por Centro de Custo. Separa
todas as verbas que atendem a um Item de Custo.

Alto

Alta

MI ERF.2

Importao SGC: Item de Custo Terceirizao

Descrio

Mensalmente o SGC dever importar informaes de custo de terceirizao do


SGF. Essas informaes sero apropriadas aos Centros de Custos como Custo
Direto.
Descrio do Risco

Risco

Prioridade

As informaes do custo com Terceirizao no esto associadas com


os Centros de Custos.

Mdio

Alta

MI ERF.3

Importao SGC/SMS:Item de Custo Material

Descrio

Mensalmente o SGC dever importar informaes de custo de materiais do SGE


(Sistema de Gesto de Estoque). Essas informaes sero apropriadas aos
Centros de Custos como Custo Direto.
Descrio do Risco

Necessidade de rastrear os dados que foram importados.

Risco

Prioridade

Baixo

Alta

13

MI ERF.4
Descrio

Importao SGC/SMS Segmento: Procedimentos Unidade de Sade


Mensalmente o SGC dever importar informaes da quantidade e valor dos
procedimentos das Unidades de Sade. Alm disso, devem ser importados os
Grupos de Segmentos. Atravs dessa importao sero obtidos os valores do
Elemento de Rateio Procedimentos Valor SUS.
Descrio do Risco

Necessidade de rastrear os dados que foram importados.

Risco

Prioridade

Baixo

Alta

MI ERF.5

Importao SGC/SMEC Elemento de Rateio: Quant. de Aluno Escola

Descrio

Mensalmente o SGC dever importar informaes da quantidade de alunos nas


Escolas do sistema SGE.
Descrio do Risco

Necessidade de rastrear os dados que foram importados.

Risco

Prioridade

Baixo

Alta

MI ERF.6

Importao SGC/SMEC Segmento: Segmento de Ensino

Descrio

Mensalmente o SGC dever importar informaes da quantidade de alunos para


cada segmento de ensino nas Escolas do sistema SGE.

Descrio do Risco

Risco

Prioridade

Necessidade de rastrear os dados que foram importados.

Baixo

Alta

9 Concluso e Recomendaes Finais


Urge advertir que para o desenvolvimento de um sistema de gesto de custos
fundamental que exista um sistema adequado de controles internos. Todos os
processos, atividades e

tarefas organizacionais devem

estar relacionadas

formalmente, devendo ainda cada processo e atividade conter os passos ou etapas


e os recursos necessrios para sua realizao. O estgio em que se encontra o
sistema de controles internos de uma Prefeitura uma varivel crucial para a
montagem de seu SGC. Dentro do processo de desenvolvimento de modelos
conceituais, tais como os das Secretarias de Educao e de Sade, a prioridade
deve ser a identificao dos principais processos operacionais. Os processos e
atividades menores sero identificados e tratados num segundo estgio quando
efetivamente exista uma sistemtica de controles internos e que os setores (centros
de custos) j estejam contemplados pela contabilidade.
Para o desenvolvimento dos modelos conceituais dos sistemas de custos
numa Prefeitura h necessidade de se definir uma forma hbrida, ou seja, buscando
informaes analticas de diversos sistemas, inclusive dados quantitativos que
refletem a realidade fsico-operacional da entidade e dados monetrios que
expressam o valor dos recursos consumidos para a realizao dos diversos
servios. A implantao de um sistema de gesto de custos deve ser gradativa,
contemplando os fatores culturais. Com a mudana do poder executivo, natural

14

que haja reestruturaes organizacionais, com a criao, combinao, integrao e


extino de secretarias. As mudanas devem ser apreciadas pelo comit gestor do
sistema para que eventuais atualizaes sejam efetuadas de forma consistente, sem
prejudicar as bases de dados anteriores.
Os requisitos funcionais do SGC propostos servem como base para a
implementao da configurao de aplicaes. Arquiteturas definidas em alguma
ADL (Linguagens de Descrio Arquitetural) podem ser implantadas atravs deste
design pattern, uma vez que ele emprega caractersticas prprias dos conectores e
caractersticas inerentes ao processo de configurao de componentes e
conectores. prudente que a sistemtica de gesto de custos seja desenvolvida
primeiramente em entidades que tenham uma conotao tipicamente operacional,
que compreendam em seu objeto atividades ou servios que sejam ou estejam
disponibilizados populao.
Referncias
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Disponvel em http://www.cmcrossroads.com/bradapp/docs/patterns-intro.html ,
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15