INFOGEST 2003

ORGANIZACIN DEL SISTEMA DE COMPRAS COMO VA PARA

EL AUMENTO DE LA EFICIENCIA Y LA EFICACIA

Ing. Hemes Hugo Heredia Serret

Analista Comercial.
Empresa Astilleros del Oriente. Santiago de Cuba.
E-mail: perfec@astor.ciges.inf.cu

RESUMEN
En este trabajo se propone la Organizacin Logstica que debe lograr la Empresa con el
objetivo de alcanzar mejores resultados en la eficiencia, eficacia y racionalidad en su
gestin de inventarios y flujo de materiales. Se describe la organizacin del Sistema de
Compras y se potencia su papel en el logro de los objetivos trazados, as como el papel del
Almacn como elemento fundamental del Sistema, se describen adems las funciones,
registros, coordinaciones y vas para lograr los niveles deseados de eficiencia. Se proponen
as mismo un grupo de indicadores para evaluar el funcionamiento del sistema. Por ultimo
se incluyen conclusiones y recomendaciones para su aplicacin en la Empresa.

ABSTRACT
In this work he/she intends the Logistical Organization that should achieve the Company
with the objective of reaching better results in the efficiency, effectiveness and rationality
in their administration of inventories and flow of materials. The organization of the System
of Purchases is described and you power its paper in the achievement of the objectives
layouts, as well as the paper of the Warehouse like fundamental element of the System,
they are also described the functions, registrations, coordinations and roads to achieve the
wanted levels of efficiency. They intend a group of indicators likewise to evaluate the
operation of the system. For I finish conclusions and recommendations they are included
for their application in the Company.

INTRODUCCION
En el Diagnostico realizado en la Empresa como segundo paso del proceso de
Perfeccionamiento, qued demostrado que existen deficiencias en la gestin de
aseguramiento que ocasionan entre otros los siguientes problemas plasmados en el
documento:

No existe un programa de suministros vinculado al cronograma de produccin

Dificultades en el abastecimiento de productos crticos.
Deficiencias en las especificaciones de compras.
Insuficiencias de herramentales, medios de proteccin y equipos auxiliares.
Deficiencias en el control cualitativo de recepcin.
Insuficientes normas de consumo material.

Teniendo en cuenta que el Perfeccionamiento Empresarial es un proceso de mejora

continua cuyo objetivo central es incrementar al mximo la eficiencia y la competitividad
se impone la necesidad de solucionar los problemas anteriores, y una de las vas es a travs
de la organizacin del Sistema Logstico en la Empresa y dentro de esto, todo lo
relacionado con la organizacin de la Funcin Compras.

DESARROLLO
Integracin Logstica
El concepto de logstica abarca los flujos de materiales a travs de las diferentes fases del
proceso de produccin: aprovisionamiento, pedidos y compras, almacenamiento y gestin
de inventarios, produccin y/o servicios, distribucin y reciclaje, as como del flujo e
informacin asociado a estas fases.
La Logstica es una funcin que est ntimamente ligada a los dems sistemas que integran
la Gestin Empresarial y forma parte de la Estrategia de la Empresa en su empeo de lograr
ndices superiores de calidad, eficiencia en el servicio al cliente. Por tal motivo las
actividades logsticas deben ser cuidadosamente coordinadas con las dems funciones de la
Empresa y enfocadas al mercado, conllevando al establecimiento de un flujo efectivo de
informacin.
Un aspecto de considerable importancia en el proceso logstica lo constituye la gestin de
compras. El establecimiento de polticas de compras, los inventarios de mercancas e
insumos, el funcionamiento de la red de almacenes, afectan grandemente la gestin de la
Empresa y por ende la calidad en el servicio al cliente. Los planes y acciones que se
ejecuten al respecto constituyen parte de la Estrategia empresarial, de ah la necesidad de
estructurar un eficiente Sistema de Compras.

Estructuracin del rea de Compras

La estructuracin del rea de compras viene dado porque al menos una persona tiene que
realizar las compras. Cuando existen varios compradores, es normal realizar una divisin de
los mismos, tomando como base las mercancas asignadas como responsabilidad a cada uno
de ellos. Acorde con las caracterstica de la entidad, pueden, como en nuestro caso, estar
integradas en esta rea, las secciones de:
Seguimiento y contacto: que est a cargo de la situacin de las compras
Facturaciones: que comprueba las facturas y coordina los pagos con el rea de
finanzas
Registros y archivos
Materiales recuperados: se encarga de registrar y gestionar los trabajos de
recuperacin y venta de los materiales recuperados. Determina los ndices de
recorteras.
Investigaciones de proveedores, mercados, etc.
Trafico y transporte: coordina las actividades transportacin de los materiales tanto
interna como externamente.
La subordinacin total del rea de Compras a la Unidad de Aseguramientos es correcta en
nuestro caso, solo que esto debe ser acompaado por la existencia en Compras de personal

tcnico especializado y la coordinacin con las reas tcnico-productivas a travs de un

sistema de planificacin conjunto.

Centralizacin del rea de Compras

Axioma de Compras: Esta funcin debe de estar bajo una sola direccin. Siempre que esto
no sacrifique la eficiencia.
Indudablemente que la centralizacin de las compras tiene muchas ventajas sobre las
descentralizadas, tanto desde el punto de vista operativo como econmico y financiero.
En la Empresa se utiliza fundamentalmente las compras centralizadas. No obstante por
existir Unidades fuera del territorio se emplean tambin las compras descentralizadas o
locales. En este sentido el rea de compras debe cumplimentar los siguientes requisitos:

La Oficina Central traza las polticas de compras, las normas y los procedimientos.
Se establecen los niveles de facultades.
Los presupuestos se establecen por la Oficina Central.
Se establece un sistema de informacin a la oficina Central que abarca las
transacciones locales, las copias de los contratos, resmenes peridicos, etc.

Organizacin del Sistema de Compras

La Organizacin del Sistema de Compras se fundamenta en:

Un correcto establecimiento Programa de Produccin,

La elaboracin meticulosa y adecuada de un Cronograma de Suministros,
Determinacin de las normas de consumo
La implantacin de un flujo de solicitudes de recursos.

Ilustrndonos mediante el Flujograma Logstico de la Empresa, podemos observar como

detalle, novedoso para nosotros, el papel activo e importantsimo que realiza el Almacn.
Ya que no solo recepciona, custodia y entrega los materiales, sino que es el encargado de
encausar las solicitudes no satisfechas hacia el rea de compras, as como del control y
mantenimiento de los mximos y mnimos determinados. De manera que su vinculacin
con el rea de compras es mas estrecha y efectiva.
Como proceso orientado al cliente se observa que comienza con el propio cliente y termina
en el mismo. Sucintamente el sistema funciona como sigue:
Para los nuevos proyectos, el cliente solicita los servicios a travs del rea Comercial
(mercadotecnia) que los evala y los pasa al sistema Tcnico Produccin, donde se
determina los recursos para cada fase del proceso de ejecucin, pasndolo al Sistema
Almacn-Compras, donde se determinan las existencias, se elabora el cronograma de
compras, se balancea con los dems proyectos planificados y en ejecucin, y se realizan los
contratos con los proveedores.

Para los proyectos en ejecucin, el Sistema Productivo realiza los pedidos al Almacn. Los
pedidos no satisfechos son tramitados de inmediato al rea de Compras, de manera que
sta se mantenga permanentemente actualizada de las necesidades inmediatas y
paralizaciones de los procesos que puedan existir en el Sistema Productivo. Las prioridades,
en caso de ser necesario su otorgamiento, son determinadas acorde a los intereses de los
Jefes de Unidades y Director de la Empresa.
Hay que tener en cuenta cuando se habla del sistema Tcnico-Productivo, que se est
incluyendo la prestacin de Servicios de Ferretera Naval, por cuanto las estimaciones del
Programa de Compras incluyen los productos comprados para las ventas por estos
servicios.
Las reas Tcnico-Productivas, Compras y el Almacn, deben realizar acciones
coordinadas para garantizar:

La elaboracin del Programa de Compras

Determinacin de los mximos y mnimos
Elaboracin de los ndices y/o normas de consumo.
Los momentos de pedidos.
Las compras anticipadas.
Trabajo de estandarizacin.
Coordinaciones de transporte y manipulacin.
Subcontrataciones con terceros.

El Sistema Tcnico-Productivo, a los efectos del funcionamiento adecuado del Sistema de

compras, debe garantizar:

Elaboracin del programa de produccin

Elaboracin en tiempo y forma de las solicitudes de recursos tcnico materiales.
Correcta elaboracin de las especificaciones de materiales.
Conocimiento de las existencias.
Participacin en la elaboracin de los ndices y normas de consumo.
Conocimiento y prevencin de los medios de manipulacin disponibles.
Manejo de los mrgenes de maniobra en los diseos y tecnologas para adaptarlos a
las estandarizaciones y a los materiales con un mayor % de concentrabilidad en su
aprovisionamiento.

ALMACN

Es un servicio auxiliar a la produccin, y los problemas de almacenaje dependen en gran

medida de una buena o mala gestin de compras. Se debe de lograr un buen procedimiento
de almacenaje que produzca los siguientes beneficios:

Utilizacin eficiente del espacio.

Accesibilidad a los materiales, facilidad para el recuento y descubrir robos.

Flexibilidad en la disposicin y renovacin efectiva.

Reduccin de la necesidad de equipos de manipulacin.

COMPRAS

Para el funcionamiento efectivo del rea de compras se requiere llevar Registros

indispensables para la buena marcha del sistema:
a) Registro de especificaciones de materiales: Todas las especificaciones de los
materiales comprados deben archivarse y clasificarse. Debe mantenerse en lugar
fcilmente accesible.
b) Registro de Compras: Anotaciones para cada mercanca y sus variedades, que debe
contener: pedidos realizados, entregas, fechas de facturas, precios, condiciones de
pago, destinos, descuentos. Brinda una comparacin rpida y exacta entre las
diferentes compras de un mismo producto.
c) Registro de Contratos: Debe llevar: mercancas, proveedor, Nro. de Contratos, fecha
de expiracin, cantidades contratadas, fechas pactadas, saldos recibidos, pagos
efectuados, etc.

FLUJOGRAMA DEL PROCESO LOGSTICO DE LA EMPRESA

CLIENTE
FLUJO DE
SOLICITUDES
COMERCIAL
COMERCIAL

TCNICAPRODUCCIN
TCNICAPRODUCCIN

Programa de Produccin
Especificaciones de materiales
Solicitudes de recursos
Conocimiento de Existencias
Elaboracin de ndices de consumo
Medios de manipulacin disponibles

ALMACEN
ALMACEN
Actualizacin y proteccin del
inventario.
Recepcin y entrega de materiales
sistema.
Registrar y encaminar solicitudes no
satisfechas.
Control de mximos y mnimos.
Alertar sobre productos en mnimos o
por debajo

COMPRAS

Elaboracin del Programa de Compras.

Conocimiento de las existencias.
Elaboracin de pedidos y firma de contratos.
Seguimiento de pedidos y contratos.
Decisin de cuando se compra, a quien se compra,
como se compra y a que precio.
Llevar el libro de materiales estandarizados
PROVEEDOR

FLUJO DE
MATERIALES,
BIENES Y
SERVICIOS

d) Registro de Proveedores: Contiene los datos de cada proveedor

e) Registro de precios y cotizaciones: Resumen de los precios y cotizaciones de los
productos.
f) Resumen de actividades de compras: Contiene resumen de pedidos realizados, el
numero e importe de cada factura, numero de recepciones, numero de cartas
enviadas, email, fax, etc, facturas en el rea de compras, facturas entregadas a pago
y quien la recibi.

Problemas de inventarios
El funcionamiento del sistema de compras influye significativamente en los problemas de
inventarios, que se pueden resumir en:

Existencias excesivas.
Contabilidad inadecuada
Costos excesivos de fabricacin, por empleo de materiales inadecuados.

Un buen funcionamiento del Sistema garantiza de forma colegiada el manejo de situaciones

que pueden conllevar a la acumulacin de inventarios, entre las que se encuentran:

Para disponer del material a tiempo.

Disponer de materiales para vender los excesos. (Ferretera Naval)
Disminucin de los costos de adquisicin.
Anticiparse a periodos de escasez.
Anticiparse al alza de precios.
Facilidades financieras.

El trabajo conjunto del Sistema debe evitar las existencias excesivas debido a errores tales
como:
Pronsticos equivocados
Confianza en datos insuficientes y procedimientos inadecuados.

Seguimiento de los materiales

Es una tarea importantsima del rea de compras. El uso de las computadoras en este
trabajo lo facilita, ya que permite combinar las fechas de entrega de los materiales con las
necesidades de Produccin y Servicios. Permite conocer la fiabilidad de los
suministradores. Debe continuarse combinado con la Representacin Habana que es donde
se concentran la mayora delos proveedores.

Simplificacin, estandardizacin y sustitucin de materiales:

Son actividades coordinadas de Compras y Tcnica-Produccin. Se obtienen considerables
economas con esto, porque aunque existen notables diferencias entre los distintos
proyectos, siempre es posible crear libros de materiales estandarizados para los mismos,
aprovechndose las evidentes ventajas que esto trae. Los medios de computacin facilitan
este trabajo. Se debe crear un Comit de Estandarizacin gerenteados por el Jefe del rea
de Compras.

Aprovechamiento, conservacin y reciclaje de materiales:

Es tambin una actividad importante, dirigidas por el rea de Compras, en la que
intervienen el Almacn y el Sistema Tcnico-Productivo.

Eficiencia del Sistema

Se puede demostrar el nivel de eficiencia del Sistema, a travs de los siguientes factores:
1. Economas comprobadas:
a. Economas en precios pagados, por comparacin con los precios del mercados.
b. Por la implantacin de mtodos perfeccionados de compras, por sustitucin de
materiales mejores, y baratos, por estandarizaciones, aplicacin de una mejor
concentracin dimensional para las compras de acero, etc.
2. Gastos de funcionamiento del Sistema.
3. Deficiencias en las Compras:
a. Por perdidas y errores: Gastos debido a errores en las especificaciones, mermas
no repuestas por el proveedor, mercancas defectuosas no sustituidas, etc.
b. Costo por falta de materiales en el momento que se necesitan:
Incluyen los
gastos de interrupciones, reclamaciones por incumplimiento de contratos y
otros.
4. Gastos de almacenamiento y comprobacin de existencias.
Como complemento del clculo de la eficiencia del Sistema, se propone la utilizacin de
algunos indicadores de evaluacin como son:
Cump. Plan de Compras =

Mercancas comp.
Mercan. Planif. comprar

Calidad de Compras = 1- Mercancas devueltas

Merc. Comprada
Eficacia de Compras =

Mercancas despachadas
Mercancas compradas

Indice de cobertura =
consumo

Inventario Medio

Duracin de las existencias acorde al

Salidas promedio diarias

Rotacin de Inventario =

Das del ao
Indice de cobertura

Los indicadores y tablas se calculan por periodos para ser comparados. Adems pueden ser
calculados para productos especficos o crticos y por suministradores pudindose
establecer comparaciones estadsticas que brinde los elementos necesarios para el anlisis y
evaluacin adecuada de los mismos.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Se concluye que la Organizacin del Sistema propuesto es factible y recomendamos su
aplicacin, justificndose mucho ms en momentos como los que vive nuestro Pas
actualmente, en que se han incrementado las dificultades econmicas y financieras, debido
al reforzamiento del bloqueo injusto impuesto por el imperialismo yanqui y la traicionera
alianza con ellos de la Unin Europea.
Se recomienda adems, cumplir los siguientes aspectos para su implantacin:
1. Jerarquizar el rea de compras, llevndola al menos a nivel de Departamento y
reforzndola con personal tcnico especializado, que garanticen la implantacin y
funcionamiento efectivo del sistema.
2. Elaboracin de los procedimientos necesarios para la implantacin del Sistema.
3. Como todo proceso de cambios, requiere de una filosofa colectiva en su aplicacin,
basadas en la discusin, anlisis y convencimiento del objetivo que se trata de
lograr, con la participacin de todos los implicados.