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Secretaria

de Gesto
Administrativa

Manual de
Normas e
Procedimentos
Administrativos

Parte II

Logstica

Mdulo

Administrao de Edifcios

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Manual de Normas e Procedimentos Administrativos
Parte II

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Administrao de Edifcios

SUMRIO

INTRODUO ................................................................................................................. 3
OBJETIVO ....................................................................................................................... 5
ABRANGNCIA .............................................................................................................. 6
FUNDAMENTAO LEGAL ........................................................................................... 7
DIRETRIZES .................................................................................................................... 8
Captulo I - DO HORRIO DE FUNCIONAMENTO ................................................... 8
Captulo II - DO TRNSITO DE PESSOAS ................................................................ 9
Captulo III - DO TRNSITO DE VOLUMES, OBJETOS E BENS MVEIS ............ 11
Captulo IV - DOS SERVIOS DE VIGILNCIA E SEGURANA ........................... 12
Captulo V - DAS MEDIDAS DE PREVENO E COMBATE A INCNDIOS ......... 14
Captulo VI - DAS INSTALAES, APARELHOS E EQUIPAMENTOS .................. 15
Captulo VII - DA LIMPEZA E CONSERVAO....................................................... 17
Captulo VIII - DA UTILIZAO DAS INSTALAES DE COPA............................ 18
Captulo IX - DAS DISPOSIES GERAIS .............................................................. 19
ANEXOS ........................................................................................................................ 21
MODELO DE IDENTIFICAO DOS SERVIDORES ............................................... 21
MODELO DE IDENTIFICAO PARA APOSENTADO ............................................ 22
MODELO DE IDENTIFICAO PARA CARGO COMISSIONADO .......................... 23
MODELO DE IDENTIFICAO PARA VISITANTE .................................................. 24
AUTORIZAO PARA INGRESSO EM HORRIO ESPECIAL ............................... 25
AUTORIZAO PARA SADA DE MATERIAL ......................................................... 27
AUTORIZAO PARA ESTACIONAMENTO ........................................................... 29

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INTRODUO
A SECRETARIA DE GESTO ADMINISTRATIVA SGA, rgo de direo superior
da Administrao Direta e subordinada ao Governador do Distrito Federal, tem dentre suas
atribuies planejar, promover, executar, supervisionar, controlar e avaliar as atividades de
administrao patrimonial, de materiais, de servios gerais e de transporte oficial do GDF,
bem como, propor medidas para modernizar, normatizar e organizar tais atividades.
Considerando essas atribuies, a SGA, por intermdio da SUBSCRETARIA DE
GESTO DE RECURSOS LOGSTICOS SGRL diagnosticou a situao dos
procedimentos administrativos atualmente utilizados no GDF, verificando sua eficcia e
sugeriu modificaes objetivando a otimizao dos recursos logsticos, materiais e humanos
dentro de sua rea de atuao.
Desse estudo, verificou-se a necessidade de padronizar rotinas e procedimentos
administrativos, alm de criar mecanismos de gesto, avaliao e controle.
Decidiu-se ento pela elaborao do MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS
ADMINISTRATIVOS, que hora apresentado, organizado por macroatividades, dividido
nos mdulos de Administrao de Transportes, Administrao de Edifcios, Administrao
de Imveis, Administrao de Documentos, Administrao de Material de Consumo, Administrao de Contratos e Administrao de Atividades de Telecomunicaes.
Com a implantao do MANUAL DE ADMINISTRAO DE EDIFCIOS, pretendese disponibilizar, primeiramente, aos servidores que atuam nesta rea informaes pertinentes a sistematizao de horrios de trnsito de pessoas e volumes, utilizao das instalaes, medidas de segurana, instalao de equipamentos, identificao de servidores,
bem como, limpeza, conservao e vigilncia, de maneira concisa, proporcionado tirar maior
agilidade e clareza na execuo das respectivas atividades realizadas no mbito da Administrao Direta do GDF e posteriormente, aos diversos Gerentes a criao de mecanismos de controle e indicadores de desempenho eficientes, que podero aferir a produtividade dos seus respectivos setores.
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Dessa forma, a SGA prima pela capacitao desses servidores e a agilidade de


suas atividades cotidianas e proporciona maior transparncia de sua gesto aos organismos controladores e fiscalizadores do Governo do Distrito Federal e populao em geral.

MARIA CECLIA SOARES DA SILVA LANDIM


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OBJETIVO
Pretende-se, com a implantao deste Manual de Normas e Procedimentos
Administrativos, disciplinar e padronizar rotinas de trabalho na rea de Administrao
Patrimonial, estabelecer mecanismos de gesto, avaliao, controle e indicadores de
desempenho, para os diversos rgos da Administrao Direta do Governo do Distrito
Federal, pretende-se, tambm, implantar impressos padronizados necessrios execuo
dessas rotinas.

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ABRANGNCIA
As normas e os procedimentos administrativos introduzidos por este Manual
aplicam-se a todos os rgos estruturais pertencentes Administrao Direta do Governo
do Distrito Federal.

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FUNDAMENTAO LEGAL
q

Lei Federal n. 6.267, de 24 de novembro de 1975

Lei Federal n. 8.666, de 21 de junho de 1993, e alteraes posteriores

Lei Federal n. 9.503, de 23 de setembro de 1997

Decreto GDF n. 10.897, de 27 de outubro de 1987

Decreto GDF n. 16.109, de 01 de dezembro de 1994

Decreto GDF n. 21.987, de 9 de maro de 2001

Decreto GDF n. 21.988, de 9 de maro de 2001

Portaria SAT/GDF n. 04, de 05 de fevereiro de 1992

Portaria SEA/GDF n. 11, de 18 de abril de 1996

Portaria SEA/GDF n. 432, de 03 de agosto de 2001

RS/CONTRAN n. 754, de 03 de junho de 1991

RS/CONTRAN n. 767, de 08 de junho de 1993

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Captulo I

Horrio de Funcionamento

DIRETRIZES
Captulo I
DO HORRIO DE FUNCIONAMENTO

1. Os edifcios administrativos funcionaro, nos dias teis, das 8h s 17h. Nos demais
edifcios, o horrio ser estabelecido pelo titular do rgo estrutural.

2. A Vigilncia de cada local ser responsvel pela abertura e pelo fechamento dos
edifcios, observados os horrios estabelecidos.

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Captulo II

Trnsito de Pessoas
Captulo II
DO TRNSITO DE PESSOAS

3. O trnsito de pessoas, servidores ou no, ser feito, exclusivamente, pelos portes


principais dos edifcios, sendo proibido o acesso em trajes inadequados.
4. Os rgos estruturais, atravs do Setor de Apoio Operacional, visando preservao
e segurana do prdio, devero manter o controle das pessoas que transitam no
imvel, utilizando-se para tal de crachs e/ou selos de identificao, controle
mecnico e/ou controle eletrnico.
5. Os servidores recebero e utilizaro a Identidade Funcional, que ser confeccionada
pela Subsecretaria de Gesto de Recursos Logsticos. As Unidades Setoriais de
Recursos Humanos responsabilizar-se-o pela distribuio.
6. O disposto no item 5 no se aplica s seguintes situaes:
a) servidores integrantes das carreiras de Procurador, Policial Civil, Policial Militar,
Bombeiro Militar, Auditoria Tributria e Fiscalizao e Inspeo, cujas identidades
sero expedidas de acordo com a legislao prpria;
b) servidores lotados em reas restritas ao Gabinete do Governador;
c) servidores de rgos da Administrao Direta do Distrito Federal que, pela
natureza de suas atividades, adotem sistema prprio de identificao.
7. Ficar a cargo da Subsecretaria de Gesto de Recursos Logsticos a confeco dos
crachs/selos de identificao destinados a VISITANTES, ESTAGIRIOS,
PROVISRIOS (no caso de o servidor esquecer o seu crach) e EM SERVIO
(para prestadores de servio que estejam lotados no prdio).

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Captulo II

Trnsito de Pessoas

8. Os crachs/selos de identificao a que se refere o item anterior sero confeccionados


observando-se a destinao, conforme modelos anexos, e devero ser usados em
local visvel, na parte superior do corpo, acima da cintura.
9. A entrega dos crachs de visitante e provisrio, por parte dos responsveis pela
recepo do edifcio, s se dar mediante a apresentao, pelo interessado, de
documento legal de identidade, de onde sero extrados os dados pessoais do mesmo.
10. Os crachs de que trata o item 05 podero ser adaptados para cumprir a legislao
referente ao controle eletrnico de ponto.
11. O controle do movimento de servidores fora dos horrios de expediente ser feito
mediante anotaes em livro prprio, registrando-se o destino e o horrio do ingresso
e da sada. O acesso s poder ser permitido com a apresentao da respectiva
identidade funcional.
12. Fora dos horrios de funcionamento, o ingresso nos edifcios s ser permitido
mediante apresentao da Autorizao para Ingresso em Horrio Especial, que
dever ser preenchida em duas vias, pela Chefia do Setor interessado, sendo uma
delas retida na portaria do edifcio.
13. Na falta dessa autorizao e caracterizada a necessidade, o interessado dever ser
acompanhado pelo vigilante ao local de destino, desde que no permanea por mais
de 10 (dez) minutos, registrando-se tal ocorrncia em livro prprio, na recepo do
edifcio.
14. A critrio do Setor de Apoio Operacional, em caso de necessidade, poder ser
interditado o acesso, a passagem ou a permanncia de pessoas em quaisquer partes
dos edifcios.
15. Fica proibido o acesso de vendedores, promocionistas, agenciadores e solicitadores
de qualquer espcie s dependncias dos edifcios.

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Captulo III

Trnsito de Volumes, Objetos e Bens Mveis


Captulo III

DO TRNSITO DE VOLUMES, OBJETOS E BENS MVEIS

16. Nenhum volume, objeto ou bem mvel poder ser retirado dos edifcios sem que seu
portador esteja munido da Autorizao de Sada de Material, que ser sempre emitida,
em duas vias, pelo Setor de Apoio Operacional do rgo estrutural, ficando uma delas
retida na portaria do edifcio.
17. A autorizao de sada dever ser entregue, no momento da retirada, ao Setor de
Portaria ou Vigilncia, que examinar sua autenticidade e a arquivar.

18. A Vigilncia poder exigir a abertura de embrulhos ou volumes para conferncia de


seu contedo, retendo os que apresentarem qualquer irregularidade.

19. O disposto no item anterior no se aplica a volume cujo contedo indique visivelmente
tratar-se de expedientes de rotina como processos, correspondncias, boletins de
servio, etc.

20. O Setor de Apoio Operacional do rgo estrutural dever dotar as portarias, sempre
que possvel, de guarda-volumes para a guarda de bens de terceiros que desejam
ingressar nos edifcios.

21. O trnsito de cargas, sendo necessrio, dever ser efetuado atravs dos elevadores
de servio em horrio preestabelecido pelo Setor de Apoio Operacional do rgo
estrutural.

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Captulo IV

Servios de Vigilncia e Segurana


Captulo IV

DOS SERVIOS DE VIGILNCIA E SEGURANA

22. Os Setores de Apoio Operacional dos rgos estruturais sero responsveis pela
vigilncia ostensiva nas dependncias do respectivo rgo, devendo a mesma ser
executada, preferencialmente, por empresa contratada.

23. expressamente proibido manter ou guardar substncias capazes de fornecer risco


segurana dos edifcios, notadamente explosivos e inflamveis, substncias txicas ou materiais que exalem mau cheiro, salvo quando houver instalaes apropriadas para tal e com pleno consentimento do Setor de Apoio Operacional.
24. Em caso de sinistro, conflito ou qualquer outra situao que possa afetar a ordem e a
segurana, o esvaziamento do prdio ser conduzido por pessoas treinadas,
pertencentes ao sistema de vigilncia ou comisso de segurana (brigada de incndio).
25. Qualquer desaparecimento de material ser comunicado, imediatamente e por escrito,
ao Setor de Apoio Operacional ou, na sua falta, autoridade responsvel por essa
atribuio.
26. Ciente do fato, o setor dever comunicar empresa prestadora de servio de vigilncia,
que, em princpio, ser responsabilizada pelo ressarcimento do valor do material,
devendo tambm, quando o valor justificar a medida, comunicar delegacia de polcia
mais prxima.
27. O encarregado da posse e guarda do material desaparecido providenciar o registro
da ocorrncia policial em at 03 (trs) dias teis subseqentes ao conhecimento do
fato. O no-cumprimento dessa providncia poder acarretar responsabilidade do
mesmo por omisso.

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Captulo IV

Servios de Vigilncia e Segurana

28. Independentemente da providncia mencionada no item anterior, o Setor de Apoio


Operacional promover a instaurao de sindicncia visando apurao do fato.
29. Concluda a sindicncia e caracterizada a existncia de responsvel pela avaria ou
desaparecimento do material, independentemente de outras penalidades, sujeitarse- o envolvido a uma das seguintes opes:
a) arcar com as despesas da recuperao do material;
b) substituir o material por outro com as mesmas caractersticas;
c) indenizar, em dinheiro, esse material, de acordo com o preo de mercado,
atualizado.
30. O rgo estrutural no se responsabilizar pelo desaparecimento de materiais e objetos
de propriedade particular, no cabendo, assim, qualquer providncia administrativa.

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Captulo V

Medidas de Preveno e Combate a Incndios

Captulo V
DAS MEDIDAS DE PREVENO E COMBATE A INCNDIOS

31. Sempre que necessrio, sero ministrados cursos de formao e treinamento aos
servidores de Portaria, Administrao e Vigilncia, quanto s medidas convenientes
de preveno e combate a incndios.
32. Cabe ao Setor de Apoio Operacional constituir Brigada de Incndio, que ter a
incumbncia de:
a) solicitar, sempre que necessrio, a colaborao do Corpo de Bombeiros local,
para que proceda vistoria das instalaes de deteco e combate a incndios
nos imveis;
b) verificar as condies de funcionamento dos equipamentos de segurana,
mantendo-os em perfeitas condies de uso, e, quando necessria sua
manuteno, recorrer assistncia de firmas especializadas;
c) manter sempre visveis as instalaes, evitando a ocupao total ou parcial do
saguo, corredores, escadas e outras reas comuns que dem acesso a
hidrantes, extintores, casa de fora e de mquinas dos elevadores.
33. Nos imveis que contarem com instalaes de copa, observar-se-o as normas de
seguranas, estabelecidas pelo Corpo de Bombeiros, para armazenamento e utilizao
de botijes de gs GLP.

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Captulo VI

Instalaes, Aparelhos e Equipamentos


Captulo VI

DAS INSTALAES, APARELHOS E EQUIPAMENTOS

34. Os Setores de Apoio Operacional promovero a manuteno predial dos edifcios


vinculados ao seu rgo estrutural, preferencialmente por meio de contratao de
empresa especializada, mantendo 01 (um) servidor responsvel pela fiscalizao de
tais servios.
35. Entende-se por manuteno predial: pequenos reparos relacionados com instalao
de gua, esgoto e energia eltrica, bem como servios de marcenaria, carpintaria e
pintura em geral.
36. As obras, independentemente do vulto, que modificarem a disposio das salas e
dependncias, com levantamento ou demolio de paredes e abertura ou fechamento
de portas, bem como as que se relacionarem com instalaes de gua, esgoto, gs e
energia eltrica, sero contratadas pelo Setor de Apoio Operacional.
37. O Setor de Apoio Operacional dever promover diariamente, aps as 19:30 horas,
rondas com o objetivo de desligar as luzes dos setores onde no houver servidores
trabalhando, bem como equipamentos que estejam ligados e sem uso, tais como
mquinas reprogrficas, computadores, aparelhos de ar condicionado e outros.
38. Havendo necessidade comprovada de funcionamento de qualquer seo alm do
horrio de expediente, o responsvel pelo respectivo setor dever comunicar ao Setor
de Apoio Operacional o horrio de trmino dessa necessidade, para que este possa
providenciar a ronda aps o horrio informado.

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Captulo VI

Instalaes, Aparelhos e Equipamentos

39. Os aparelhos e equipamentos de uso comum dos edifcios somente podero ser
instalados ou remanejados por pessoas devidamente habilitadas e com prvio
consentimento do Setor de Apoio Operacional.

40. Sempre que possvel, o Setor de Apoio Operacional dever promover campanhas
para o racionamento de energia eltrica, observando ainda o disposto no item 37,
cabendo a reviso peridica dos circuitos eltricos do edifcios.

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Captulo VII

Limpeza e Conservao
Captulo VII
DA LIMPEZA E CONSERVAO

41. Os Setores de Apoio Operacional promovero a limpeza e a conservao de todas as


dependncias dos imveis, atravs de contratao de empresa especializada,
mantendo 01 (um) servidor responsvel pela fiscalizao dos servios.

42. A execuo de servios extraordinrios de limpeza e conservao, tais como


dedetizao, mudanas, limpeza de vidraas e esquadrias, dever ser comunicada
com antecedncia mnima de 48 (quarenta e oito) horas, e realizada fora do horrio
de expediente do rgo estrutural.

43. Os servios de limpeza e conservao sero programados de modo a no interferirem


no bom andamento dos servios dos demais setores.

44. dever de todo servidor zelar pela conservao das instalaes em geral e pela
limpeza de todas as dependncias, levando ao conhecimento do Setor de Apoio
Operacional qualquer irregularidade constatada.

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Captulo VIII

Utilizao das Instalaes de Copa

Captulo VIII
DA UTILIZAO DAS INSTALAES DE COPA

45. As copas instaladas nos imveis funcionaro no mesmo horrio de expediente do


rgo estrutural.

46. Os equipamentos e materiais utilizados na copa, tais como geladeiras, foges, fornos,
cafeteiras, entre outros, devero atender nica e exclusivamente s necessidades do
rgo estrutural.

47. Os Setores de Apoio Operacional promovero os meios de atender s copas, mantendo:


a) o abastecimento, o controle e a fiscalizao do consumo de gneros;
b) o controle, a manuteno e a conservao dos equipamentos e materiais
utilizados.

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Captulo IX

Disposies Gerais

Captulo IX
DAS DISPOSIES GERAIS

48. As Bandeiras Nacional e do Governo do Distrito Federal manter-se-o hasteadas,


obrigatoriamente, no perodo diurno das 8h s 18h, de acordo com o cerimonial. Em
caso de luto decretado pelo Governador, as bandeiras devero ser hasteadas a meio
mastro, durante o perodo determinado.
49. Os malotes de correio e as correspondncias de qualquer espcie devero ser
entregues, exclusivamente, ao Setor de Protocolo do rgo estrutural.
50. vedada a colocao de mveis ou de quaisquer objetos que obstruam as reas de
circulao e partes comuns dos edifcios.
51. terminantemente proibido aos ascensoristas proceder a leituras, fazer trabalhos
manuais ou qualquer outra atividade que desvie sua ateno, quando da movimentao
do elevador, estando o infrator sujeito s medidas disciplinares cabveis.
52. Nos dias teis, os elevadores sero ligados s 07h30min e desligados,
impreterivelmente, s 18h30min.
53. Os danos decorrentes de m utilizao ou uso indevido das instalaes, equipamentos,
materiais de consumo ou ferramentas sero indenizados pelos responsveis, quando
a culpa ficar comprovada em processo administrativo.
54. A utilizao de garagens subterrneas e ptios externos para estacionamentos ser
disciplinada por ato do titular do rgo estrutural ao qual o imvel estiver jurisdicionado,
cabendo ao respectivo Setor de Apoio Operacional a responsabilidade pelo
cumprimento do regulamento.
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Captulo VIII

Disposies Gerais

55. Toda garagem ou ptio externo para estacionamento deve ter rea destinada a veculos
oficiais, ficando a cargo do Setor de Apoio Operacional a demarcao das vagas e a
emisso da Autorizao para Estacionamento.

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Modelo de Identificao dos Sevidores

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Modelo de Identificao Para Aposentado

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Modelo de Identificao Para Cargo Comissionado

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Anexos

Modelo de Identificao Para Visitante

ETIQUETA ADESIVA

A etiqueta adesiva destinada aos visitantes ser confeccionada em papel adesivo


(brilhante ou fosco), impresso monocromtica, nas cores azul-marinho, azul, verde,
laranja, cinza e preta, com as seguintes dimenses: 4cm de altura por 4 cm de largura, e
possuir a impresso do braso do GDF ao centro.

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Anexos

Autorizao Para Ingresso em Horrio Especial

AUTORIZAO PARA INGRESSO EM HORRIO ESPECIAL

01

Autorizo o(s) servidor(es) abaixo relacionado(s) a ingressar(em) no edifcio


......................................................................................................................................,
no(s)
dia(s).........................................,
no(s)
horrio(s)...........................................,
para
realizao
do(s)
trabalho(s)...................................................................................

02

04

Matrcula

03

Responsvel pela Autorizao

Setor
05

Nome

Data

Assinatura e Carimbo

Servidor da Portaria

Nome
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Anexos

Autorizao Para Ingresso em Horrio Especial

Instrues para preenchimento:

1. Preencher com o local, o andar, a sala e o setor, bem como com a data, o horrio e a
descrio sucinta do servio a ser realizado.

2. Preencher com a(s) matrcula(s) do(s) servidor(es) que dever(o) ingressar no imvel
em horrio especial.

3. Preencher com o(s) nome(s) do(s) servidor(es) que dever(o) ingressar no imvel
em horrio especial.

4. Preencher com o nome do setor, a data, a assinatura e o carimbo do responsvel pela


autorizao.

5. Preencher com nome, matrcula e visto do servidor da portaria que receber a


autorizao.

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Anexos

Autorizao Para Sada de Material

AUTORIZAO PARA SADA DE MATERIAL

01

Autorizo a retirada do(s) material(is) abaixo relacionado(s), para


..................................................................................................................................,
pelo(a)
Sr.(a)
........................................................................................................,
portador(a)
do
documento
....................................................................................,
que
ser(o)
encaminhado(a)(s) a ............................................................................
.......................................................................................................................
.........

02

04

N. do
Patrimnio

03

Responsvel pela Autorizao

Setor
05

Descrio do Material

Data

Assinatura e Carimbo

Servidor da Portaria

Nome

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Anexos

Autorizao Para Sada de Material

Instrues para preenchimento:

1. Preencher com o motivo da retirada do(s) material(is).

2. Preencher com o(s) n.(s) do(s) patrimnio(s) do(s) material(is) que ser(o) retirado(s).

3. Preencher com a(s) descrio(es) do(s) material(is) que ser(o) retirado(s).


4. Preencher com o nome do setor, a data, a assinatura e o carimbo do responsvel pela
autorizao.

5. Preencher com nome, matrcula e visto do servidor de portaria que receber a


autorizao.

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150503

DODF

N 92

Pgina

28

Secretaria de Gesto Administrativa


Manual de Normas e Procedimentos Administrativos
Parte II

Logstica

Mdulo

Administrao de Edifcios

Anexos

Autorizao Para Estacionamento

AUTORIZAO PARA ESTACIONAMENTO

01

N.
Autorizo o Sr(a). .......................................................................................,
condutor(a) do veculo placa ..........................................., a utilizar as dependncias da
garagem/ptio de estacionamento deste rgo.

Esta autorizao vlida at ....................................................................

02

Nome do rgo Estrutural

03

Responsvel pela Autorizao

Setor

Atualizado em

Data

150503

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Assinatura e Carimbo

N 92

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Mdulo

Administrao de Edifcios

Anexos

Autorizao Para Estacionamento

Instrues para preenchimento:

1. Preencher com o nome do permissionrio, a placa do veculo e a data de validade da


autorizao.

2. Preencher com o nome do rgo estrutural responsvel pelo imvel onde est
localizada a garagem/ptio de estacionamento.

3. Preencher com o nome do setor, a data, a assinatura e o carimbo do responsvel pela


autorizao.

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N 92

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