PROCEDIMIENTO DE GESTION

GESTION DE PROYECTOS

GESTIN CONTRACTUAL

1.

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OBJETIVOS
Establecer una metodologa para la identificacin e implementacin de la estrategia contractual a
utilizar a lo largo del Proyecto, la cual busca:
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Aprovechar las oportunidades del Contrato y contrarrestar las amenazas del mismo, asignando
responsabilidades dentro del equipo del Proyecto.
Prevenir a las partes de situaciones de incumplimiento y facilitar el correcto ejercicio de sus
derechos, asegurando la ejecucin del Proyecto de acuerdo a los documentos contractuales.
Establecer un mecanismo que permita el ptimo desarrollo de las relaciones laborales y comerciales
con el Cliente.

Este documento esta orientado a lograr la mayor satisfaccin del Cliente, en funcin del
cumplimiento de nuestras obligaciones, sin dejar por ello de hacer efectivos nuestros derechos. Se
busca mantener una relacin en buenos trminos con el Cliente, respetando los intereses de las
dos partes, como resultado de un trabajo conjunto para alcanzar los objetivos y metas comunes.

2.

DESARROLLO
El proceso de gestin contractual con el cliente abarca varias etapas, las cuales se grafican en el
presente flujo:

Figura 01 flujo de gestin contractual con el cliente

2.1. Transferencia
El proceso de gestin contractual con el cliente inicia junto con el Proyecto, con el proceso de
Transferencia1. Durante dicho proceso, el equipo del Proyecto recibe los documentos que conforman
el Contrato y toma conocimiento de los principales aspectos del mismo, reflejados principalmente
en los riesgos y oportunidades tcnicos, comerciales y legales. En funcin a lo encontrado en esta
etapa, el Proyecto determinar la necesidad de contar con un Administrador de Contratos, la cual
quedar definida en la Reunin de Aplicabilidad2. El proceso de Transferencia, junto con los aspectos
contractuales del mismo, se cierra con la Reunin de Transferencia y Arranque3.

2.2. Negociacin del Contrato

La Gerencia de Divisin revisa y aprueba los contratos con el apoyo de la Gerencia Comercial y el
Asesor Legal. En la revisin del contrato se considera que los requisitos estn definidos y documentados
adecuadamente. Las actividades de revisin deben asegurar que:
1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.04 Transferencia
2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.10 Personalizacin del Sistema de Gestin GyM al Proyecto
3 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.06 Reunin de Transferencia y Arranque

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Todos los pedidos verbales del cliente estn registrados. Cuando no exista una declaracin escrita
para un pedido formulado verbalmente, ste debe obtenerse previamente a su ejecucin.
Sea resuelta cualquier diferencia entre los requisitos de un contrato o pedido recibido y los que
figuran en la Propuesta.
Antes de aceptar un contrato, se cuenta con la capacidad tcnica, financiera y los recursos
humanos necesarios para satisfacer los requisitos del contrato o pedido recibido.

En los Anexos 01 y 02 del presente documento se proponen procedimientos detallados de revisin,

negociacin y modificacin del Contrato.

2.3. Anlisis del Contrato

El Contrato es el documento que define las obligaciones y derechos de las partes contratantes y
regula las relaciones entre ellas. Se debe establecer un perfil del contrato resumiendo sus principales
caractersticas como son:
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Identificacin del Alcance del Contrato con precisin del lmite de batera y de los trabajos
excluidos. Se debe usar como referencia la lista de partidas a ser valorizadas.
Identificacin de la valorizacin de todas las partidas. Se debe considerar que si bien el Contrato
tiene una modalidad4 nominal definida que puede ser: Suma Alzada, Precios Unitarios, Por
Administracin, etc.; sin embargo, hay partidas que tienen una valorizacin diferente.
Definicin de la prelacin de los documentos del contrato. Se debe identificar las discrepancias
entre las especificaciones, planos, metrados, etc. Asimismo, se debe aclarar la situacin respecto
de los documentos de la propuesta, a fin de considerar cualquier discrepancia con los documentos
del propietario, o cualquier vaco en estos documentos.

El anlisis del contrato permite conocer los alcances contratados y los riesgos y oportunidades
contenidos en l. Los aspectos y documentos contractuales a analizar son, entre otros:
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Bases de la Licitacin, consultas y Absolucin de las Consultas.

Condiciones Comerciales de la Propuesta Tcnica y Econmica.
Actas y documentos de negociacin del contrato.
Contrato completo: Contrato principal, condiciones generales y particulares
Conocimiento del modo de realizar la modificacin a un contrato y como se transfiere correctamente
a las funciones involucradas.
Conocimiento del Cliente y la Supervisin

Los resultados del anlisis de contrato quedan plasmados en la Gua de Gestin Contractual (GGC)5.
Este documento representa el Planeamiento de la Gestin Contractual y consta de dos partes:

A. Estudio del Contrato:

Permite analizar, ordenar y planificar nuestras obligaciones y derechos frente al cliente, y tiene los
siguientes objetivos:

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Conocimiento del Contrato

Aclarar los procesos y plazos contractuales.
Optimizar nuestros procesos contractuales.
Asignacin de responsabilidades.
Documentacin del Estudio del Contrato.

El estudio del Contrato se elabora en la primera parte del formato de la GGC. Se muestra un ejemplo
en la figura 02.
El objetivo es colocar en cada tem las obligaciones y derechos estipulados en el contrato, describindola
de la forma como aparece en el cuadro: Objetivo (seccin del contrato), Actividad a realizar, Fecha
o Plazo (puede ser durante los trabajos, al inicio de los trabajos, mensual, semanal, etc.), y la
asignacin de un Responsable donde se indique que funcin va a ejercer respecto a esa actividad.
4 Ver documento GYM.SGP.ST.02 Modalidades de Contratacin
5 Ver GYM.SGP.PG.41-A03 Gua de Gestin Contractual

Permanente

N/A

Durante todo el
proyecto

Durante los trabajos

No especifica

El cliente es responsable por la apropiada disposicin final de residuos

(incluyendo los peligrosos) generados durante la ejecucin de los trabajos.
El contratista es responsable de la coleccin, clasificacin y apropiado
almacenaje de acuerdo a las leyes aplicables y al schedule I.

El Contratista ha cotizado en forma de Ajuste Alzado los siguientes items

globales: Ingeniera (en caso de cambios en alcance a lo indicado en el
item 3.7.4, del documento PPAG-100-Et-X-011 se revisar esta suma),
Movilizacin (incluye desmovilizacin), Indirectos y Precomisionado para
todas las instalaciones que son objeto de su Alcance de Trabajo. A su vez,
el Contratista ha cotizado por precios unitarios todos los trabajos de
instalacin y montaje electromecnico necesarios.

Hay otro tipo de materiales (aquellos materiales menores y consumibles

necesarios para la realizacin de la totalidad del proyecto de la
construccin) cuya provisin es del Contratista y se encuentran incluidos
formando parte de los precios unitarios de construccin, instalacin y
montaje mencionados antes. El listado de consumibles y materiales
menores Categora 3 se indica en el documento PPAG-300-LM-X-003.
Dicho listado es meramente indicativo.

Parte de los principales trabajos civiles y de underground en Malvinas

(incluyendo ingeniera detallada, provisin de materiales y construccin)
estarn a cargo del Owner. En el PPAG-100-ET-X-011, item 3.7.4, apartado
A1, se listan estos trabajos civiles; todos los trabajos civiles no
listados all sern responsabilidad del Contratista.

En el evento de surgir algn conflicto entre lo mencionado en los diversos

documentos tcnicos se aplicar el siguiente orden de prelacin:
Requisicin de Materiales PPAG-100-RI-X-001
Especificacin Tcnica PPAG-100-ET-X-011
Matriz de Responsabilidades PPAG-100-GA-X-005
Documentos tcnicos del proyecto listados en PPAG-100-LD-X-001
Normativas, cdigos, standards y regulaciones en general
No obstante, cualquier conflicto debe ser inmediatamente reportado por
escrito al Owner, para su resolucin.

No se prev efectuar ningn transporte areo de equipos u otros materiales

hasta Planta Malvinas. Si por razones de cumplimiento de plazos el
Contratista se ve obligado a requerir un transporte areo, el costo de esta
operatoria ser totalmente asumido por el Contratista; en estos casos,
deber acordar y coordinar dicho transporte con el Owner. En ningn caso
el Contratista podr contratar transporte areo propio para llegar con
equipos, materiales o personal hasta la Planta Malvinas. Considerar que el
avin de mayor porte que puede ingresar al aeropuerto de Malvinas es el
Hrcules C-130 L-100 de la Fuerza Area Peruana, el peso mximo y
dimensiones mximas a transportar estn sujetas a la capacidad de este
avin las cuales son: largo 14.5 m, ancho 3 m, alto 2.54 m y por razones de
ngulo de aproximacin a la pista de Malvinas, la carga mxima a
transportar es de 11 Ton.

OBLIGACIONES DEL
CONTRATISTA

1 - Alcance General REQUISICION DE SERVICIOS /

del Contrato EPC11. MATERIALES

1 - Alcance General REQUISICION DE SERVICIOS /

del Contrato EPC11. MATERIALES

1 - Alcance General REQUISICION DE SERVICIOS /

del Contrato EPC11. MATERIALES

REQUISICION DE SERVICIOS /
MATERIALES

ALCANCE DEL TRABAJO /

ESPECIFICACION TECNICA

Art. 18 Inc. 18.14

3 - Orden de
Prelacin.

3.3 - Suministro,
Transporte y
Almacenamiento.

Durante los trabajos

Mensualmente , dentro
de la primera semana
de cada mes

El Cliente est a cargo del transporte y manipuleo de los materiales y

equipos del contratista desde Lima-Iquitos-Pucallpa-Planta de Malvinas.
GyM enviar el cargo schedule el cual contendr en detalle los equipos,
materiales, comida y personal a ser transportados incluyendo volmenes y
peso. El cargo schedule ser actualizado mensualmente con el Progress
Report. Si no se cumplieran las cantidades indicadas en el cargo schedule
aprobado existen penalidades en funcin de la desviacin ocurrida.

Fecha o Plazo

Resumen del Proceso Contractual

DESCRIPCION

LOGISTICA - CARGO
SCHEDULE

Tema

Art. 17

Schedule

Gerencia de
Proyecto

Mecnica y
Estructuras

Tuberas

Justificar fletes
areos que son
necesarios por
naturaleza de
carga o por
incumplimiento
de PPC.

Administracin
de Contratos

RESPONSABLE

Planeamiento
Control de
y
Costos
Programacin

Oficina
Tcnica

Administracin de Contratos y Control de Proyecto

Elctrica e
Obra Civiles
Instrumentacin

Superintendencia

Adm

Considera
r peso
maximo y
dimension
es
mximas.

Procura

Logstica y Procura
Almacen de
Logstica Importacione
s

Equipos

QA / QC

PdR y GA

Oficina
Principal

Las normas internacionales

estn al final de la
prelacin. En caso de
conflicto, cmo me
defiendo?
Administracin de
Contratos, Construccin,
Ingeniera, Procura,
Gerencia debe estar
familiarizados con la
prelacin de los
documentos.

Se solicita aclarar el tema

en la reunin.
Existen lmites, hasta
cuando puedo recibir una
orden? Deberiamos poner
un lmite de fecha.
EPC-11 es nicamente
responsable de la
ingeniera de detalle de
OOCC y la constructiva de
otras especialidades.

OT responsable de verificar
metrados y de gestionar
requisiciones de materiales
cat 3 (con el apoyo de
construccin en casos
especificos).

En nuestro alcance no esta

el precomisionado, en el
nuestro solo esta la
asistencia al
precomisionado.
Riesgo de que pretenda el
cliente revisar un trabajo en
caso no se desarrolle parte
de la ingeniera listada en
3.7.4

Observaciones

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Figura 02 formato de gua de gestin contractual estudio del contrato

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Una lista no limitativa de los temas a ser cubiertos se ofrece a continuacin:

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Alcance, Plazo y Costo

Tipo de Contrato. Ventajas y desventajas.
Identificacin de partidas. Forma de medicin y evaluacin especficas.
Definicin de la prelacin de los documentos del contrato.
Consideraciones de idioma y envo de documentos al propietario.
Identificacin precisa de los Limites del Proyecto y sus componentes de acuerdo al Alcance del
Contrato.
Determinacin de los plazos contractuales (intermedios y finales).
Procedimientos de Valorizaciones y pagos.
Responsabilidades de Fianzas y Garantas.

B. Objetivos Estratgicos:

Se definen con base en el Anlisis FODA del Contrato. La metodologa FODA permite identificar los
factores que afectan los resultados del Proyecto y tiene como objetivos:

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Generar opciones estratgicas.

Definir actividades a realizar para tener una ventaja competitiva sostenible.

El anlisis FODA debe ser hecho grupalmente por las jefaturas del Proyecto y el personal que se
considere conveniente. Como inputs de apoyo para el anlisis FODA tenemos: ROC, ROL y ROT;
esto va a permitir definir de mejor manera la estrategia, las actividades a realizar y los plazos y
responsables de las mismas.

Figura 03 Esquema de anlisis FODA

La metodologa FODA consiste en realizar un anlisis interno y externo del Proyecto. El anlisis
interno corresponde a las fortalezas y debilidades de la empresa; y el anlisis externo corresponde a
las oportunidades y amenazas del contrato. Esto se muestra en la figura 04:

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Figura 04 anlisis interno y externo

Con base en la identificacin de las oportunidades y amenazas del contrato, y el anlisis de conjugarlos
con nuestras fortalezas y debilidades como empresa, determinamos los objetivos estratgicos de la
gestin contractual en el Proyecto. Los objetivos estratgicos se estructuran en la matriz FODA, en la
cual se indica tipos de acciones a ejercer en cada uno de los cuadrantes.

Figura 05 anlisis FODA para determinacin de objetivos estratgicos

Con base a los objetivos estratgicos trazados se procede a elaborar la segunda parte de la GGC, de
acuerdo al formato que a continuacin se presenta:

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Seccin del
Contrato

Objetivo
Estrategico

Fecha o
plazo

Oficina Principal

Resumen de la clausula o
prrafo

Residencia

Fecha o
Plazo

Campo

Actividad a Realizar

Tcnica

Objetivo

RESPONSABLE
Administracin

DESCRIPCION

ESTUDIO DEL CONTRATO

Actividad a Realizar para
cumplir Objetivo
Estrategico

Fecha o
Plazo

OBJETIVOS ESTRATEGICOS:
FODA + ROT + ROC + ROL

Figura 06 formato de gua de gestin contractual objetivos estratgicos

Con respecto a las Amenazas y Oportunidades, se debe considerar por lo menos los siguientes
aspectos para dicho anlisis. La lista es una referencia y no es limitativa:
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Valorizacin: Si se trata a Suma Alzada o Precios Unitarios y cuales son las ventajas y desventajas
de cada caso.
Ordenes de Cambio de alcance, costo y/o plazo. Si hay limites para la aprobacin de adicionales;
Si hay plazo para reclamo, etc. Asimismo, cual es el impacto si hay una reduccin del metrado
contractual.
Rechazos por Defectos. Cual es la responsabilidad asumida en el contrato
Excepcin de Incumplimiento. En casos existe cobertura en el contrato para ambas partes.
Gastos Improductivos: Si se tiene previsto o es un riesgo del Contratista.
Retrasos y Suspensiones. Causas justificadas y modo de reclamacin.
Penalidades: Consideraciones para su aplicacin. Traslados de multas aplicadas por autoridades
al cliente.
Cargos: Por Daos o Lucro Cesante.
Responsabilidad Solidaria. De los socios del Cliente y de GyM.
Subcontratos. Aprobacin del propietario.
Fuerza Mayor: Si los mayores costos son pagados por el propietario. Condiciones para el
reclamo.
Terminacin del Contrato. Modo de aplicacin por ambas partes.
Controversias: Si existen mecanismos previos, Tipo de arbitraje.
Cambio de Ley: Si los mayores costos son reconocidos por el Cliente. Si pueden aplicarnos
descuentos por cambios a favor de GyM.
Sometimiento al poder judicial.
Permisos. Tramitacin de los permisos correspondientes en forma oportuna.
Servidumbre.
Seguros.
Fianzas.

Con respecto a las Fortalezas y Debilidades nuestras frente al Contrato, se debe considerar por lo
menos los siguientes aspectos genricos para dicho anlisis:
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9

Nuestras experiencias, habilidades, activos, cultura que pueden contribuir a una gestin contractual
exitosa.
Caracterstica interna que podra perjudicar la buena realizacin del Proyecto. Ignorancia, falencia,
rigidez, ausencia de metodologas, etc.

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2.4. Reunin de Estrategia Contractual

Esta reunin se realiza en el Proyecto con la participacin del Gerente de Proyecto y su equipo de
gestin. Tiene como objetivo determinar los objetivos estratgicos de la Gestin Contractual con el
Cliente. Tiene como requisito indispensable haber estudiado el Contrato y los documentos anexos, y
haber elaborado el Estudio del Contrato en el formato de la GGC.

Objetivos:
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9
9
9
9
9

Presentar y revisar el Estudio del Contrato realizado por los participantes de la reunin.
Revisin del ROC, ROT y ROL entregados en la etapa de Transferencia.
Realizar dinmica grupal de FODA para definir los objetivos estratgicos, en funcin de realizar la
matriz anteriormente descrita.
Determinar en conjunto las actividades a realizar segn objetivos estratgicos, los plazos y los
responsables de cada una de estas actividades.
Definir de tres a cinco drivers en funcin a las condiciones y alcances del contrato (por ejemplo, si
existen condicionantes de nmero de personal no local en el Proyecto, sera necesario determinar
un indicador).
Completar la Gua de Gestin Contractual.

Asistentes:
Obligatorios: Gerente de Proyecto, Equipo del Proyecto, Asesor Legal del Proyecto
Opcionales: Gerente Comercial, Gerente De Divisin.
Es convocada por el Asesor Legal o en su defecto por el Gerente de Proyecto.

Metodologa:
La Reunin de Estrategia Contractual (REC) est compuesta de dos sesiones definidas como:
9
9

REC-1: Estudio del Contrato y FODA

REC-2: Objetivos Estratgicos

REC-1: Estudio del Contrato y FODA

Pasos Previos:
9

Definicin de participantes de la reunin y las etapas de lectura del contrato en base a la

estructura del mismo, as como de las fechas de las entregas de dichas etapas de lectura.
Dentro de estas etapas de lectura se debe considerar documentos como el ROC, ROT y ROL.

Definicin de la fecha de la REC-1 en funcin a la fecha esperada de trmino de lectura. Entre

la ltima entrega de las etapas de lectura y la fecha de la REC-1 deben haber 05 das hbiles
para poder consolidar la informacin.

Definicin del responsable de ser el consolidador de la reunin.

El consolidador se encargar de realizar el seguimiento a las entregas de las etapas de lectura

con el fin de garantizar el xito de la primera reunin.

Una vez terminada la etapa de lectura, el consolidador se encargar de agrupar y ordenar

todos los Estudios de Contrato en el formato de la Gua de Gestin Contractual. Tener en
cuenta lo siguiente:

La estructura del Estudio del Contrato debe respetar la estructura de las etapas de
lectura.
Si para una obligacin o derecho existe ms de un responsable, se debe especificar la
actividad a realizar por cada involucrado.
Si para una obligacin o derecho existen diferencias en la asignacin de responsables,
debern identificarse para poder ser discutidas en el transcurso de la reunin.

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El Estudio de Contrato consolidado del Proyecto debe ser presentado en la REC-1: Estudio del
Contrato y FODA.

Agenda:
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Presentacin de Objetivos de la reunin: Objetivos Principal y Secundario. Responsable: GP.

Carcter: Obligatorio. Duracin: 3 minutos.

Presentacin de Estructura del Contrato: Breve presentacin diferenciando los tems ledos y
los no ledos. Responsable: GP. Carcter: Obligatorio. Duracin: 3 minutos.

Generales: Presentacin de temas opcionales relacionados con el contrato como la estructura

del cliente, las formas de comunicacin con el cliente, el sistema de controversias, etc.
Responsable: GP. Carcter: Opcional. Duracin: 5 minutos por cada tema opcional.

Estudio del Contrato: Certificacin de la realizacin del EC. Responsable: Consolidador.

Carcter: Obligatorio. Duracin: 5 minutos.

Estudio del Contrato: Trabajo en equipo sobre la definicin de responsabilidades en tems

o clusulas donde se identificaron diferencias en la consolidacin de los EC. Responsable:
Consolidador. Carcter: Obligatorio. Duracin: 30 minutos.

FODA: Dinmica de Mapeo de Procesos6 para identificacin de Fortalezas y Debilidades.

Trabajo en equipo y consolidacin de dicha informacin. Responsable: Consolidador. Carcter:
Obligatorio. Duracin: 30 minutos.

FODA: Dinmica de los Mapeos de Procesos, para la identificacin de Amenazas y Oportunidades.

Trabajo en equipo y consolidacin de dicha informacin. Tener en cuenta el ROT, ROC y ROL.
Responsable: Consolidador. Carcter: Obligatorio. Duracin: 40 minutos.

Introduccin a REC-2: Breve explicacin de las labores a realizar previas a la segunda reunin
y los objetivos de la misma. Responsable: Consolidador. Carcter: Obligatorio. Duracin: 10
minutos.

REC-2: Objetivos Estratgicos

Pasos Previos:
9

El consolidador se encargar de la recopilacin de todos los post-it elaborados en cada

una de las dinmicas de mapeo de procesos e ingresar esa informacin al formato FODA
correspondiente. Cada uno de los tems correspondientes a cada cuadrante debe ser codificado
de la siguiente manera: F1 (Fortaleza 1), F2 (Fortaleza 2), y as sucesivamente en ese caso.
Para los dems casos tenemos: O1 (Oportunidad 1), D1 (Debilidad 1), y A1 (Amenaza 1).

Luego esta informacin debe ser enviada a cada unos de los participantes de la REC.

Con esta informacin cada participante deber realizar las combinaciones posibles para
los diferentes cuadrantes de los objetivos estratgicos: ATACAR, REFORZAR, MOVILIZAR y
DEFENDER.

De manera opcional cada participante colocar el objetivo estratgico de cada combinacin.

Agenda:
9

Definicin de estrategias a seguir para cada cuadrante correspondiente a los objetivos

estratgicos: Atacar, Reforzar, Movilizar y Defender. Establecer las estrategias en funcin de
las combinaciones ya realizadas por cada participante y validadas en conjunto por el equipo
de la reunin. Estas estrategias sern plasmadas en la Gua de Gestin Contractual.

6 Ver instructivo GYM.SGP.IN.01 Dinmica de Mapeo de Procesos

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Al final de la reunin se debe definir la fecha en que la GGC ser difundida formalmente a todo el
personal del Proyecto. Esta fecha debe ser definida por los participantes y validada por el GP.

2.5. Reunin de Compromisos7

En esta reunin se presentan y validan los resultados de la Gua de Gestin Contractual. Se presentan
los siguientes tems:
9

El anlisis FODA destacando lo ms importante respecto a las fortalezas y debilidades de la

empresa, y las oportunidades y amenazas del contrato.

Las estrategias que se van a emplear en la gestin contractual y que tuvieron como base el
anlisis FODA, as como las actividades a realizar para que dichas estrategias tengan xito con
responsable y plazos. En este punto deben solicitar la ayuda de la Oficina Principal que el Proyecto
considere conveniente.

Presentacin de los drivers contractuales que se van a llevar a lo largo del Proyecto.

En esta reunin, el Gerente de Divisin y/o Gerente General validarn que la Reunin de Estrategia
Contractual se haya llevado a cabo, as como todo lo expuesto en dicha reunin.

2.6. Gestin Contractual durante el Proyecto

Dentro de los temas a controlar dentro de la gestin contractual del Proyecto tenemos:

A. Gestin de Adicionales y Reclamos:

Segn los mecanismos establecidos en el Contrato, se debe registrar y documentar oportunamente

todo cambio respecto del alcance, costo y/o plazo original, ya sea solicitado por el Cliente o generado
por la propia ejecucin del Proyecto. La variacin en uno de estos aspectos es suficiente motivo para
que el cambio sea registrado y sea necesaria su formalizacin.
Todos los pedidos del cliente deben ser registrados formalmente. Cuando no exista una declaracin
escrita para un pedido formulado verbalmente, ste debe obtenerse previamente a su ejecucin. El
Proyecto evitar la ejecucin de prestaciones no consideradas en el contrato, sin que antes se haya
reconocido formalmente su derecho a una mayor retribucin.

Se recomienda el uso del siguiente formato mostrado en la figura 07 para el seguimiento de la

situacin de los adicionales aprobados, por aprobar y los reclamos. La descripcin de las cabeceras
del cuadro es la siguiente:
9

Monto Total: Es el monto calculado por GyM que corresponde a los trabajos adicionales realizados
o por realizar, as como los reclamos.

Monto Ejecutado: Es el monto calculado por GyM que se ha ejecutado en el Proyecto.

Monto considerado en Contabilidad: Es el monto que el Proyecto considera provisionar como

venta. Dichos montos tiene riesgo debido a que dependen de la aprobacin del cliente y ya estn
ingresados a la contabilidad con lo cual influyen directamente en el resultado.

% Venta: Monto considerado en Contabilidad / Venta Total

Fecha de Provisin: Fecha en la que se provisiona la Venta del monto considerado en

Contabilidad.

7 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.17 Reunin de compromisos

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Fecha de Aprobacin: Fecha en la que el cliente aprueba la valorizacin presentada por GyM.

Desfase de meses: Diferencia entre la fecha de provisin y la fecha de aprobacin de la

valorizacin. Esto nos indica cuanto tiempo estuvo o se encuentra sin aprobacin la valorizacin
ya ingresada la contabilidad.

Descripcin de Actividad

Monto Total
(US$)

1. Adicional Aprobado
Item 1
Item 2
Item 3
2. Adicional por Aprobar
Item 4
Item 5
Item 6
Item 7
Item 8
3. Reclamos
Item 9
Item 10
Item 11
Adicionales por aprobar +
Reclamos

Monto
Ejecutado
(US$)

Monto
considerado en
% Venta (*)
Contabilidad
(US$)

Fecha de
Provisin

Fecha de
Aprobacin

Desface de
meses

2.00%
0.13%
1.00%

30-May
30-Abr
30-Jun

30-Jun
30-May
30-Jun

1.00
1.00
0.00

68,000.00
50,000.00
3,000.00
15,000.00
32,000.00
5,000.00
6,000.00
3,000.00
10,000.00
8,000.00
3,500.00
2,000.00
500.00
1,000.00

57,500.00
40,000.00
2,500.00
15,000.00
21,000.00
3,000.00
4,000.00
2,500.00
5,500.00
6,000.00
3,500.00
2,000.00
500.00
1,000.00

47,000.00
30,000.00
2,000.00
15,000.00
21,000.00
3,000.00
4,000.00
2,500.00
5,500.00
6,000.00
3,500.00
2,000.00
500.00
1,000.00

0.20%
0.27%
0.17%
0.37%
0.40%

28-Feb
30-May
30-May
30-Jun
30-Jun

5.00
2.00
2.00
1.00
1.00

0.13%
0.03%
0.07%

30-May
30-Jun
30-Abr

2.00
1.00
3.00

35,500.00

24,500.00

24,500.00

1.63%

Figura 07 ejemplo de control de adicionales y reclamos

B. Gestin de Pagos:

Consiste en evaluar la situacin de la gestin de los pagos del cliente con respecto a los das de
cobranza de GyM. Este tema se desarrolla en detalle en el procedimiento GYM.SGP.PG.48 Control
Financiero.

C. Control Documentario:

Se deber establecer un control documentario que permita archivar, conservar, distribuir y/o eliminar
los documentos del Proyecto, en particular los referentes a temas contractuales relacionados con el
plazo, facturacin, pagos, alcance, hitos y otros. En general, se deber llevar los archivos de la lista
adjunta, la cual no es limitativa:

9
9
9
9
9
9
9

Documentos contractuales y cartas al cliente.

Documentos remitidos al Cliente (Requerimientos de informacin, Adicionales, consultas, etc.)
Documentos recibidos del Cliente (Respuestas a consultas o requerimientos de informacin,
instrucciones, etc.)
Planos del Proyecto y sus revisiones
Documentos caducos (para eliminar)
Documentos de valor del conocimiento
Clculos y sustentos que conservar cada integrante del Proyecto

A continuacin se presenta como ejemplo un formato de control documentario para planos entregados
por el Cliente:

PROCEDIMIENTO DE GESTION
GESTION DE PROYECTOS

GESTIN CONTRACTUAL

Plano

Rev PDF DWG

Descripcin

GYM.SGP.PG.41
Revisin: 0
Fecha: 22/06/2008
Pgina 11 de 13

Transmittal

Fecha

FGM-CONST-075-2006

24/10/2006

FGM-CONST-075-2006

24/10/2006

FGM-CONST-075-2006

24/10/2006

FGM-CONST-075-2006

24/10/2006

FGM-CONST-075-2006

24/10/2006

FGM-CONST-075-2006

24/10/2006

FGM-CONST-075-2006

24/10/2006

Movimiento de Tierras
Stockpile - movimiento de tierras masivo
primera etapa - planta
Stockpile - movimiento de tierras masivo
primera etapa - secciones
Stockpile - movimiento de tierras masivo
segunda etapa - planta
Stockpile - movimiento de tierras masivo
segunda etapa - secciones
Plataforma general - movimiento de tierras
masivo segunda etapa - planta
Plataforma general - movimiento de tierras
masivo segunda etapa - secciones
Disposicin general reas de botaderos planta

2352-0000-10DWG-104

2352-0000-10DWG-105

2352-0000-10DWG-106

2352-0000-10DWG-107

2352-0000-10DWG-108

2352-0000-10DWG-110

2352-0000-10DWG-120

2352-0000-15DWG-001

Plano estndar de concreto - notas generales y

FGM-CONST-067-2006
detalles

19/10/2006

2352-0000-15DWG-002

Plano estndar de concreto - pernos de anclaje FGM-CONST-067-2006

19/10/2006

2352-0000-15DWG-003

2352-0000-15DWG-004

2352-0000-15DWG-005

2352-0000-15DWG-006

2352-0000-15DWG-007

2352-0000-15DWG-011

2352-0000-15DWG-012

2352-0000-15DWG-013

2352-0000-15DWG-014

2352-0000-15DWG-015

2352-0000-15DWG-016

2352-0000-15DWG-017

2352-0000-15DWG-018

Concreto

Plano estndar de concreto - pernos de anclaje

de expansin y qumicos
Plano estndar de concreto - insertos - detalles
tpicos
Plano estndar de concreto - detalle de juntas
y ganchos
Plano estndar de concreto - detalle de
traslapes y miscelneos
Plano estndar de concreto - detalle de
cmaras elctricas
Plano estndar de acero - notas generales
Plano estndar de acero - detalle conexiones
(1 de 2)
Plano estndar de acero - detalle conexiones
(2 de 2)
Plano estndar de acero - escalera
Plano estndar de acero - detalle de barandas
y parrillas
Plano estndar de acero - sistema contra
cadas (fall arrest)

FGM-CONST-067-2006

19/10/2006

FGM-CONST-067-2006

19/10/2006

FGM-CONST-067-2006

19/10/2006

FGM-CONST-067-2006

19/10/2006

FGM-CONST-067-2006

19/10/2006

FGM-CONST-067-2006

19/10/2006

FGM-CONST-067-2006

19/10/2006

FGM-CONST-067-2006

19/10/2006

FGM-CONST-067-2006

19/10/2006

FGM-CONST-067-2006

19/10/2006

FGM-CONST-067-2006

19/10/2006

Plano estndar de acero - detalle de barandas

FGM-CONST-067-2006

19/10/2006

Plano estndar de acero - detalle de escalas

verticales

FGM-CONST-067-2006

19/10/2006

Figura 08 Ejemplo de control documentario.

D. Cuaderno de Obra:

Es el documento que, debidamente foliado, se abre al inicio del Proyecto y en el que el inspector o
supervisor y el Gerente de Proyecto anotan las ocurrencias, rdenes, consultas y las respuestas a
las consultas. De manera general, su uso es comn en contratos con el Estado; sin embargo esto
depender de los canales vlidos de comunicacin definidos en el contrato y en los requerimientos
del Cliente.
El objetivo es anotar en el Cuaderno de Obra una informacin adecuada y oportuna al Cliente acerca
de los eventos importantes del Proyecto y/o situaciones especiales que pudieran poner en riesgo
su normal ejecucin. El cuaderno debe permanecer en el Proyecto bajo custodia del Gerente de
Proyecto. Las anotaciones quedan registradas en formatos autocopiativos, de modo que cada parte
(Cliente, Supervisin, Contratista, etc) pueda mantener una copia foliada.

PROCEDIMIENTO DE GESTION

GYM.SGP.PG.41

GESTION DE PROYECTOS

Revisin: 0
Fecha: 22/06/2008
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GESTIN CONTRACTUAL

Anotacin de ocurrencias:
Los hechos relevantes que ocurran durante la ejecucin del Proyecto sern anotados en el cuaderno
de obra, cada uno como un subttulo, y se debe incluir la firma del inspector o supervisor o Ingeniero
Residente, segn sea quien efecte la anotacin. Las solicitudes al Cliente que se realicen como
consecuencia de las ocurrencias anotadas en el Cuaderno de Obra, se comunicarn directamente
por GyM al Cliente por medio de comunicacin que deje constancia de dicha solicitud.
Consultas sobre ocurrencias en el Proyecto:
Las consultas se formulan en el Cuaderno de Obra y son absueltas por el inspector o supervisor,
segn corresponda, dentro del plazo mximo que estipule el Contrato. De no ser absueltas, el
contratista acudir al Cliente, el cual deber resolverlas, en igual plazo, desde la recepcin de la
comunicacin del contratista. Si vencidos estos plazos, no se absuelve la consulta, el contratista
tendr derecho a solicitar prrroga por el tiempo correspondiente a la demora. Esta demora
se computar a partir de la fecha en que la no ejecucin de los trabajos materia de la consulta
empieza a afectar el calendario de avance del Proyecto.

2.7. Matriz de Responsabilidades

1. Revisin y Anlisis del Contrato

2. Elaboracin de gua de gestin contractual y perfil del
contrato
3. Aceptacin y firma del contrato

GD

GC

GP

AD

9
9

4. Definicin de la Estrategia Contractual

5. Elaboracin del FODA

6. Control de cambios, adicionales y reclamos

9
9

7. Control documentario
8. Solicitud, seguimiento y presentacin de seguros y fianzas

OT

9
9

GD: Gerente de Divisin

GC: Gerente Comercial
GP: Gerente de Proyecto
AD: Administrador
OT: Oficina Tcnica

3.

REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Mejores Prcticas

En contratos con un volumen de documentos tcnicos y contractuales importante y dinmico,
puede ser necesaria la implementacin de un sistema control documentario automatizado. Para su
implementacin puede solicitarse el apoyo del rea de Control de Gestin de Proyectos. A continuacin
se muestra un ejemplo:

PROCEDIMIENTO DE GESTION
GESTION DE PROYECTOS

GESTIN CONTRACTUAL

GYM.SGP.PG.41
Revisin: 0
Fecha: 22/06/2008
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Figura 09 Ejemplo de control documentario automatizado.

3.2. Anexos
9
9
9
9

GYM.SGP.PG.41-A01 Procedimiento de Revisin y Negociacin del Contrato

GYM.SGP.PG.41-A02 Procedimiento de Modificacin de Contrato
GYM.SGP.PG.41-F01 Lista de Verificacin de Clusulas Contractuales
GYM.SGP.PG.41-F02 Gua de Gestin Contractual