Management Needs :

Internal Audits Operational Approach

Oleh :
Kelompok 3
Fatia Rahmadini ( 1210532028 )
Gabriella Belliany (1210532032 )
Randua Meliantha Fawdy ( 121033015 )

2.1 INTERNAL AUDITS MANAGEMENT FOCUS

Dahulunya, tujuan dari misi audit internal masih cukup sempit dan lebih menekankan
kebutuhan menengah kepada manajemen senior, seperti kepentingan financial controller yang
mengontrol proses akuntansi. Seiring berjalannya waktu misi audit internal ini telah diperluas
untuk mencakup dewan direksi, pemegang saham, semua tingkatan karyawan, pemerintah,
dan masyarakat. Misi mengendalikan audit internal adalah adalah layanan untuk organisasi
secara keseluruhan, termasuk mereka yang bertanggung jawab atas tata kelola perusahaan.
Namun, misi yang dilakukan harus fokus terhadap manajemen internal yang kuat.
Dalam rangka untuk membantu manajemen, secara terus menerus audit internal harus
berusaha untuk memahami kebutuhan manajemen, baik dari segi konsep umum maupun
karakteristik unik dari organisasi tersebut. Auditor perlu memahami beberapa konsep umum
dari teori manajemen dan prosesnya, bagaimana manajer menetapkan tujuan mereka, dan
bagaimana mereka mengidentifikasi dan memecahkan masalah untuk mencapai tujuan
perusahaan.
Semua auditor internal harus belajar untuk berpikir seperti manajemen dalam
organisasi untuk membentuk hubungan kemitraan dan hubungan komunikasi. Auditor
internal harus mampu mengembangkan tujuan dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut,
layaknya seorang manajer. Auditor tidak memenuhi syarat untuk menjadi konselor
manajemen jika mereka tidak dapat secara efektif mengelola operasi mereka sendiri. Auditor
internal harus memberikan model yang dapat diamati dan diikuti oleh orang lain dalam
organisasi. Dengan cara ini, auditor internal juga akan dipandang sebagai kandidat untuk
posisi manajemen tingkat lain dalam organisasi mereka.

2.2 KONSEP AUDIT OPERASIONAL

Tujuan dari audit operasional, sebagaimana didefinisikan dalam "Pernyataan IIA
Tanggung Jawab "standards1" : untuk membantu anggota organisasi dalam efektivitas
pelaksanaan tanggung jawab mereka. Untuk mencapai hal ini, auditor internal harus
menempatkan dirinya di posisi antara manajemen umum dan manajemen departemen untuk
melihat hal-hal dari perspektif kedua manajemen tersebut dan untuk menyediakan layanan
yang konstruktif dan dapat direkomendasikan kepada organisasi secara keseluruhan.
Ini dimulai dengan internal auditor mendapatkan pemahaman yang jelas tentang
tujuan manajemen di beberapa departemen serta pengetahuan yang baik tentang operasi yang
akan ditinjau. Ini menempatkan internal auditor dalam peran yang jauh berbeda dari akuntan
publik auditor eksternal yang terutama berfokus pada laporan keuangan yang dipublikasikan
organisasi dan standar audit keuangan yang mendukung.

Auditor internal secara teratur harus mengambil pendekatan operasional audit dan
penilaian kinerja manajemen perusahaan. Manajer operasi bisnis akan lebih tertarik pada
bidang-bidang seperti:

Saran untuk meningkatkan operasi di semua tingkatan untuk membantu

manajer mencapai tujuan mereka.
Cara untuk mencapai hasil usaha, termasuk recalculations audit kinerja, dan
dilaporkan kembali ke tingkat manajemen senior.
Dampak dari kebijakan keseluruhan organisasi, petunjuk, dan alokasi pada
operasi sedang ditinjau.

Manajer di semua tingkatan melihat ke auditor internal untuk menilai operasi mereka dan
membuat saran konstruktif. Audit internal memiliki tujuan tingkat tinggi melayani kebutuhan
manajemen melalui konstruktif rekomendasi audit operasional.

2.3 MEMAHAMI DAN BEKERJA DENGAN MANAJER DAN MANAJEMEN

Dalam bentuk yang paling sederhana, manajemen menyajikan gambaran seseorang
dalam mendapatkan pekerjaan yang diinginkan dan melakukannya dengan cara yang efektif.
Konsep manajemen sering menunjukkan individu atau sekelompok individu yang berurusan
dengan masalah besar dan rumit. Sebuah benang merah dari setiap kegiatan manajemen
adalah pendekatan sistematis untuk mencapai beberapa tujuan organisasi atau kelompok yang
ditetapkan.
Definisi kompak dan berguna bagi auditor internal adalah: Manajemen adalah proses
pencapaian pemanfaatan sumber daya secara efektif. Definisi ini mengakui bahwa
manajemen adalah proses aktif, yang berhubungan dengan manusia dan sumber daya lainnya,
dan bahwa tujuan akhirnya adalah pemanfaatan yang efektif dari sumber daya tersebut.
Manajemen membutuhkan baik keterampilan pengambilan keputusan maupun
kemampuan untuk menyelesaikan sesuatu dengan bantuan lainnya. Manajer harus
memutuskan apa tujuan yang ingin dicapai dan memilih sumber daya yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan tersebut. Proses manajemen ini dipecah menjadi beberapa bagian rinci di
mana perlu dibuatnya suatu keputusan. Sementara teknologi dan praktik bisnis berubah,
konsep manajemen yang baik umumnya tetap tak berubah.
Auditor internal yang efektif harus menjaga konsep-konsep ini ketika mengelola
semua aspek dari fungsi audit internal , serta ketika mengevaluasi kontrol manajemen sebagai
bagian dari proyek audit internal. Penjelasan lebih rinci tentang konsep manajemen tersebut
meliputi:

Planning (perencanaan). Seorang manajer harus memutuskan apa yang perlu

dilakukan dan mengatur tujuan jangka pendek dan jangka panjang untuk mencapai
tujuan tersebut. Untuk melakukan hal ini, manajer harus membuat nya atau usaha

yang terbaik untuk memahami ekonomi, lingkungan sosial, dan politik di mana
organisasi akan beroperasi dan sumber daya yang tersedia untuk membuat rencana
kerja.
Organizing. Dalam pengorganisasian, manajer harus memutuskan posisi yang akan
diisi dan tugas dan tanggung jawab terkait. Koordinasi merupakan komponen penting
dari pengorganisasian daripada fungsi manajemen itu sendiri
Staffing. Dalam pengorganisasian, manajer menetapkan deskripsi posisi, dan
memutuskan keterampilan atau skill yang diperlukan untuk setiap posisi tersebut.
Staffing merupakan fungsi yang mencoba untuk menemukan orang yang tepat untuk
pekerjaan yang dibutuhkan setiap posisi tersebut. Sebuah organisasi sudah seharusnya
memiliki struktur dan orang-orang yang tepat untuk mengisi posisi yang memiliki
wewenangnya masing-masing. Kedua hal tersebut melanjutkan tugas manajemen
karena adanya perubahan dalam planning dan tujuan sering memerlukan perubahan
dalam organisasi .
Directing atau mengarahkan. Ini adalah proses yang sangat penting untuk
memberikan bimbingan yang benar untuk orang-orang dalam organisasi. Karena sulit
untuk memprediksi masalah dan peluang yang akan muncul dalam setiap aktivitas
kerja sehari-hari, deskripsi posisi harus ditulis dalam istilah yang agak umum dan
manajer selalu memberikan arahan. Manajer harus memastikan bahwa semua anggota
tim menyadari atau mengetahui hasil yang diharapkan dalam setiap situasi, membantu
untuk meningkatkan keterampilan, dan harus memberikan panduan tentang
bagaimana dan kapan untuk melakukan tugas tertentu.
Controlling atau mengontrol. Prestasi kerja saat ini dipengaruhi oleh perubahan
kondisi dan berbagai kemampuan manusia. Pengendalian adalah fungsi di mana
manajer harus menentukan seberapa baik tugas yang telah selesai dilaksanakan,
mengidentifikasi penyimpangan dari rencana, dan membuat perubahan untuk
membawa tim kerja sejalan dengan tujuan keseluruhan. Meskipun kadang-kadang
dianggap sebagai fungsi yang terpisah, pelaporan (reporting) juga perupakan unsur
pengendalian. Laporan yang dibuat bertujuan agar manajer, serta yang lain, melihat
apa yang terjadi dan menetukan perubahan arah jika diperlukan. Pengendalian
merupakan wilayah audit internal.

Fungsi-fungsi ini berfokus pada aspek administrasi manajemen, dan audit internal
untuk memeriksa di wilayah ini. Namun, manajer juga harus menjadi pemimpin dalam
menggerakkan organisasi ke arah yang baru. Seperti Peter Drucker menulis dalam deskripsi
klasik manajemen, "Mengelola bisnis tidak dapat birokrasi, seorang administrasi, atau bahkan
pembuat kebijakan pekerjaan. Manajer harus menjadi kreatif dan inovatif.
Berinovasi harus dianggap sebagai fungsi tambahan utama manajer. Fungsi kedua
adalah mewakili organisasi di luar kelompok. Dan juga ada fungsi tambahan lain, tetapi
mereka pada dasarnya subfunctions. Sebagai contoh, berkomunikasi sering dianggap sebagai
bagian utama dari pekerjaan manajer. Kecuali manajer dapat berkomunikasi dengan staf, ideide penting dan konsep mungkin terlewatkan. Namun, mencapai komunikasi yang baik benar-

benar bagian dari fungsi mengarahkan (directing) di mana manajer memastikan keberhasilan
keseluruhan organisasi melalui komunikasi dengan bawahan.
Auditor internal harus selalu memiliki pemahaman yang baik tentang proses
manajemen. Mereka bekerja dengan semua tingkat manajer pada tugas audit internal mereka
dan harus mengelola proses dan kegiatan mereka sendiri.
2.4 ATRIBUT MANAJEMEN
Banyak organisasi di masa lalu sering terisolasi, dengan keterbatasan dalam
komunikasi dan transportasi, dimana organisasi sekarang lebih beroperasi di lingkungan yang
lebih rumit dan mendunia. Saat ini, kecepatan komunikasi dan faktor-faktor seperti internet
meningkatkan kompleksitas lingkungan saat ini. Faktor lingkungan modern termasuk situasi
ekonomi, pesaing, teknologi, politik, dan masalah sosial. Internal auditor harus memahami
mengapa manajemen mengambil atau tidak mengambil beberapa tindakan. Misalnya, faktor
ekonomi, termasuk dimensi dari keadaan dunia, dan ekonomi regional nasional, yang
memiliki pengaruh besar pada sebuah organisasi.
Ketika berpikir tentang sebuah organisasi dan proses bisnis, internal auditor
seharusnya meningkatkan serangkaian pertanyaan seperti: Siapa yang menggunakan produk
ini dan mengapa? Seberapa kuat permintaan dalam hal kebutuhan lain? Di mana para
pengguna produk? Apakah ada pesaing lain, produk atau jasa yang kompetitif? Ada juga
faktor yang berhubungan dengan penyediaan produk atau jasa. Apa jenis fasilitas yang
diperlukan dan jenis proses produksi yang terlibat? Apa persyaratan dalam hal modal,
pengetahuan khusus, dan pemasaran? Dan, faktor yang berhubungan dengan permintaan dan
penawaran harus dipertimbangkan dalam istilah atau apakah ada potensi keuntungan yang
dapat diterima.
Selain faktor-faktor lingkungan, internal auditor juga perlu memahami atribut penting
lainnya yang membantu untuk menentukan keseluruhan proses manajemen. Beberapa hal
yang penting seperti hal berikut :

Ketergantungan pada orang (Dependence on People). orang adalah sumber daya

yang paling penting yang harus dimanfaatkan manajer. Mereka penting dalam hal
pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman, dan memiliki kepentingan yang unik
yang jauh melampaui pertimbangan mereka. Seorang manajer yang efektif secara
langsung tergantung pada orang-orang untuk melaksanakan rencana melalui tindakan
definitif mereka. Dengan demikian, auditor internal harus memahami bagaimana
orang, atau sumber daya manusia dari suatu organisasi, dapat beroperasi secara efektif
untuk memberikan kontribusi maksimal terhadap pencapaian tujuan dan sasaran
manajerial. Sumber daya manusia berkisar dari manajemen senior untuk staf
pendukung dalam sebuah organisasi. Masing-masing memiliki kepentingan sendiri,
motivasi, dan kebutuhan; manajemen perlu memahami faktor-faktor ini untuk
memanfaatkan sumber daya manusia terbaik.

Fokus pada pengambilan keputusan (Focus on decision making). Tindakan manajerial

berdasarkan pada berbagai jenis keputusan dengan beberapa tingkatan yang sangat
tinggi, seperti baris baru utama bisnis (new line of business), sementara yang lain
berada pada tingkat yang relatif lebih rendah. Semua memiliki elemen umum dalam
proses pengambilan keputusan sesuai dengan prinsip keputusan dan metodologi.
Masalahnya harus diidentifikasi, alternatif dieksplorasi menggunakan semua
informasi yang tersedia, dan keputusan yang dibuat pada tindakan yang akan
dilakukan. Proses pengambilan keputusan ini serupa untuk manajer di semua
tingkatan, dan berbeda karena besarnya masalah, besarnya informasi yang tersedia,
alternatif keputusan yang tersedia, dan potensi risiko yang terkait dengan hasil
keputusan.

Pengaruh Tingkat Risiko (effect of risk level). Ada risiko yang terkait dengan setiap
keputusan manajemen. Jika keputusan yang salah dibuat, mungkin ada risiko terjadi
peningkatan biaya yang terkait dengan keputusan yang salah, termasuk adanya
sumber daya yang terbuang, kinerja berkurang di masa depan, atau adanya tindakan
hukum bagi organisasi atau manajer yang memiliki tanggung jawab.
Management Is Judged by Results Apapun yang dilakukan oleh manajer biasanya
dinilai berdasarkan bagaimana pengaruh action dari manager terhadap pencapaian
tujuan perusahaan. Manajer mesti berfokus pada hasil akhir dari sebuah proses, bukan
membiarkan sebuah proses berakhir dengan hasil yang tidak menentu.

Selalu akan ada faktor tidak tetap (variabel) dalam setiap keputusan yang diambil
yang tidak bisa diprediksi atau dievaluasi. Akibatnya, manfaat dari keputusan manajerial
yang spesifik sering menjadi kontroversi. Ketika kompetensi manajemen lebih sering dinilai
berdasarkan hasil yang dicapai, hasil yang memuaskan sebenarnya sudah tercapai di situasisituasi tertentu, yang mungkin akan lebih baik jika menggunakan pendekatan manajerial yang
berbeda. Pada akhirnya, keunggulan manajemen dilihat dari kualitas hasil yang dicapai.
Auditor harus tahu mengenai hal ini sebelum memahami kebutuhan manajemen. Jika
manajemen ingin melakukan pencapaian terbaik untuk organisasi secara menyeluruh, auditor
harus memberi dukungan terhadap hal tersebut.

Time Span for Appraising Results Penilaian terhadap manajemen berdasarkan hasil
yang diperoleh menimbulkan banyak pertanyaan mengenai hasil spesifik seperti
apakah yang akan dievaluasi. Di beberapa situasi, seorang manajer bisa
memperlihatkan pencapaian jangka pendek seperti profitabilitas, namun ternyata
profitabilitas tersebut diperoleh dengan mengorbankan profit jangka panjang
organisasi. Misalnya, kualitas produk bisa dikorbankan untuk menghasilkan profit
jangka pendek, namun hal ini akan berdampak pada kepuasan pelanggan, yang di
masa depan tidak akan mau lagi membeli produk dari perusahaan kita.

Manajer yang baik mesti berpikir dalam konteks jangka panjang dan menahan godaan atas
jalan pintas yang mungkin akan membahayakan potensial profit jangka panjang bagi
perusahaan.

Ketika manajemen telah memahami faktor-faktor tersebut, maka akan jelas

penilaiannya. Seringkali, penilaiannya bisa menjadi lebih sulit mengingat lamanya jangka
waktu yang dibutuhkan untuk keputusan yang dibuat hari ini, hingga membuahkan hasil di
masa yang akan datang. Manajer sering membuat perkiraan yang buruk mengenai hal ini dan
adakalanya manajer terlalu banyak berangan-angan. Di sisi lain, manajer lini pertama
menolak konsekuensi jangka panjang karena mereka tidak akan terlibat secara langsung
ketika hasil jangka panjang telah tercapai. Ada banyak cerita mengenai kejadian ini, dimana
manajer berhasil melakukan pencapaian jangka pendek di sebuah unit dan akan dipromosikan
atau keluar untuk masuk ke organisasi lainnya.
Auditor seringkali memainkan peran yang sangat penting dalam proses pengambilan
keputusan jangka pendek atau jangka panjang tsb. Seorang internal auditor memeriksa secara
berkala aktivitas operasional yang mungkin akan berdampak negatif terhadap jangka panjang
organisasi meskipun jika dilihat dari dampak jangka pendeknya tidak begitu jelas. Melalui
audit atas biaya manufaktur (termasuk perbandingan dengan periode yang sudah berlalu),
auditor bisa menemukan bahwa substitusi dari bagian dengan biaya lebih murah bisa
meningkatkan tingkat margin laba. Namun, jika auditor melakukan audit pada departemen
pemasaran, auditor akan mendeteksi kenaikan tingkat ketidakpuasan pelanggan terhadap
komponen low-cost yang diberikan. Auditor mesti menyampaikan situasi ini sebagai bahan
pertimbangan untuk manajemen.

2.5 MANAJEMEN DAN INTERNAL AUDITOR

Semua konsep teori dan praktikal dari manajemen harus diterapkan pada situasi
individual managerial dalam suatu cara untuk mengenali faktor yang unik berhubungan
dengan hal tersebut. Dimana prinsip dan konsep dasar dari manajemen biasanya dapat
digunakan pada semua situasi manajerial, tapi terkadang sulit untuk melihat bagaimana
mereka menerapkannya pada situasi khusus tertentu. Auditor harus selalu mengingat konsep
umum manajemen dalam pikirannya.
Auditor yang sukses perlu memiliki pemahaman umum terhadap konsep manajemen
ini. Sementara beberapa dari pemahaman ini bisa berasal dari pelatihan saat kuliah yang
didapatnya, itu harus juga datang dari pengungkapan untuk mengalami para manajer pada
penugasan audit dalam perusahaan, atau dari kontak professional. Terakhir, hal itu bisa
berasal dari program yang sedang berjalan dari pembelajaran sendiri para auditor.

Proses Audit-Perencanaan

Umpan balik atau tanggapan sebagai hasil dari komunikasi ini penting untuk lebih memahami
kebutuhan manajemen. Auditor internal yang efektif akan mempresentasikan rencana tersebut
kepada manajemen bersama dengan alasan mengapa proyek audit yang diberikan
dijadwalkan atau ditangguhkan. Auditor kemudian harus meminta manajemen untuk

memberikan beberapa wawasan tambahan pada proyek-proyek yang dijadwalkan serta

mengkomunikasikan kebutuhan tambahan.

Membangun Saluran Komunikasi Efektif

Auditor internal juga harus terus-menerus menganggap diri mereka sebagai anggota tim
manajemen. Hal ini mensyaratkan bahwa tingkat yang tepat dari departemen audit internal
yang duduk di berbagai status dan penasehat pertemuan dalam organisasi.

Komunikasi Hasil Audit

Laporan audit yang merangkum temuan audit internal dan rekomendasi biasanya
membutuhkan respon manajemen formal. Ini adalah cara lain untuk menerima masukan
tentang kebutuhan manajemen. Auditor yang efektif juga dapat menggunakan laporan ini
sebagai wahana komunikasi lebih lanjut untuk lebih memahami kebutuhan manajemen.
KEMITRAAN
Peran kemitraan yang efektif tersebut dapat dicapai dengan berbagai cara. Berikut ini adalah
bahan penting dari program suara untuk mencapai hasil keinginan tersebut.
Auditor internal harus memberikan layanan dasar pelindung Audit tetapi, pada saat
yang sama, membantu manajemen mencapai peningkatan keinginan.
Audit internal harus terus waspada untuk menggunakan sikap independen dari
tanggung jawab operasional yang sebenarnya untuk mengidentifikasi, mengevaluasi,
dan dukungan masalah kepentingan manajemen yang penting.
Kapasitas untuk menghadapi dengan cara persuasif dengan para manajer di semua
tingkatan harus dilakukan bila memungkinkan.
Auditor harus menghindari godaan yang melekat untuk menggunakan kekuatan
potensi mereka dengan manajemen dan auditee lainnya.
Internal audit strategis fokus pada pengendalian internal yang harus digunakan untuk
analisis dan kajian berbagai bidang operasional.
Harus ada penghormatan yang diberikan setiap saat untuk tanggung jawab yang
dimiliki manajer untuk hasil operasional.
Harus ada campuran dari tujuan audit pada tingkat operasional dengan kebutuhan
untuk pengungkapan atas dalam kerangka keseluruhan kesejahteraan organisasi.