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ESCOLA SUPERIOR DE PROPAGANDA E MARKETING

RELATÓRIO FINAL DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO

AMCHAM PORTO ALEGRE

LÍSIA SAUER DIEHL

PORTO ALEGRE
2009
LÍSIA SAUER DIEHL

CÂMARA AMERICANA DE COMÉRCIO DE PORTO ALEGRE

Relatório final de Estágio Supervisionado apresentado


como requisito parcial para obtenção do título de
Bacharel em Administração pela Escola Superior de
Propaganda e Marketing – ESPM.

Orientador: Prof. Liliane Antunes Rohde

PORTO ALEGRE
2009
ESCOLA SUPERIOR DE PROPAGANDA E MARKETING

RELATÓRIO FINAL DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO

AMCHAM

Lísia Sauer Diehl

Pedro Freitas Valério


Coordenador

Liliane Antunes Rohde


Prof. Orientador
INFORMAÇÕES CADASTRAIS
ORGANIZAÇÃO: Câmara Americana de Comércio – AMCHAM Porto Alegre

Nome (Organização ou Unidade): American Chamber Of


Commerce for Brazil

CGC: 62.044.151/0005-22

Endereço: Rua Mostardeiro, 322, 11º andar

CEP: 90430-000 Cidade: Porto Alegre UF: RS


Data da Constituição/ Criação da 1919
Organização:

EXECUTIVO RESPONSÁVEL: Pedro Freitas Valério

Telefone: (51)2123 8999


E-mail: Pedro.valerio@amchambrasil.com.br

CARACTERIZAÇÃO:

SIM NÃ0
A Organização possui fins X
lucrativos?
A organização tem 50%, ou mais, de X
sua receita global proveniente de
atuação no mercado competitivo?
A Organização se utiliza dos X
Critérios de Excelência do PNQ para
auto-avaliação do Sistema de Gestão
ou já participou de algum processo
de premiação que os utiliza como
referencial para avaliação?

PORTE DA ORGANIZAÇÃO ( Quantidade de) :

Funcionários 21
Terceiros 1
Autônomos 0
Estagiários 0
Total da Força de Trabalho 22
IDENTIFICAÇÃO DO PORTE DA ORGANIZAÇÃO (Marque com X):

Grande Organizações que possuam mais


de 500 pessoas na força de
trabalho ou receita operacional
bruta anual superior a R$ 50
milhões
Média Organizações que possuam
entre 51 a 500 pessoas na força
de trabalho e receita operacional
bruta anual inferior a R$ 50
milhões.
Pequena / Micro Organizações que possuam 50
ou menos pessoas na força de
trabalho e receita operacional
bruta anual inferior a R$ 10
milhões
Órgão da Administração Pública Poderes Executivo, Legislativo
e Judiciário
Organizações de Direito Privado sem X
Fins Lucrativos
SUMÁRIO

RESUMO.......................................................................................................................6

1. INTRODUÇÃO..........................................................................................................8

6. CONCLUSÃO.........................................................................................................64

RESUMO

Este trabalho tem por objetivo analisar as práticas de gestão desenvolvidas pela
Câmara Americana de Comércio de Porto Alegre, de acordo com as normas da Fundação
Nacional da Qualidade. Será realizada uma ampla análise da empresa, considerando seu
porte, perfil dos colaboradores e macro ambiente. A empresa será descrita em profundidade
de análise e posteriormente serão analisadas as atuais práticas de gestão e liderança,
analisando o desempenho da regional de Porto Alegre da Câmara Americana.
Através do relato destas atividades, são sugeridas algumas melhorias para que a
associação tenha um melhor desempenho e produtividade. São sugeridas ações e meios para
que tais melhorias sejam colocadas em prática.
Ao término deste trabalho, a autora descreve suas atribuições e responsabilidades na
empresa, relacionando com as estratégias da Amcham Porto Alegre.

PALAVRAS-CHAVE: cooperativismo, gestão e processos.


ABSTRACT

This study aims to examine the management practices developed by the American
Chamber of Commerce of Porto Alegre, according to the standards of the National Quality
Foundation. There will be a deep analysis of the company, considering its size, profile of
employees and the environment. The company will be described in depth of analysis and then
will analyze the current practices of management and leadership, analyzing the performance
of American Chamber of Porto Alegre.
By reporting these activities, are suggested some improvements to the association has
a better performance and productivity.
There are suggested actions and resources for these improvements be implemented.
At the end of this work, the author describes their roles and responsibilities in the company,
relating to the strategies of AMCHAM Porto Alegre.

KEYWORDS: cooperation, management and processes.


1. INTRODUÇÃO

Este trabalho tem como principal objetivo, a análise das práticas de gestão
desenvolvidas pela Câmara Americana de Comércio de Porto Alegre, de acordo com as
orientações e critérios de excelência determinados pela Fundação Nacional da Qualidade.
“Os administradores não enfrentam maior desafio que o da administração estratégica.
Conduzir uma organização complexa em ambiente dinâmico e de mudanças rápidas requer os
melhores julgamentos. As questões de administração estratégica são invariavelmente
ambíguas e desestruturadas e o modo como a administração responde a elas determina se a
organização será bem-sucedida ou não”. Peter Wright
Uma empresa mal estruturada pode conseguir entrar em um mercado competitivo, mas
somente as que focam seus esforços para um aprimoramento constante conseguem se manter
e/ou aumentar sua participação nesse mercado. Empresas mal planejadas tendem a se
tornarem fracas e com pouca competitividade no mercado.
Sendo assim, a análise das empresas, considerando-se desde processos cotidianos, até
as mais complexas estratégias, torna-se primordial para o bom desempenho da mesma.
Ao término desta análise, será possível detectar oportunidades de melhorias e
sugestões para que estas sejam de fato efetivadas, com o objetivo de otimizar os
investimento na filial e nos colaboradores que tornam realidade o slogan da empresa: “Por
um melhor ambiente de negócios”.
2. PERFIL DA ORGANIZAÇÃO

A Amcham Entidade independente, sem fins lucrativos ou vínculo com governo


brasileiro ou norte-americano. Associação de empresas que serve somente aos seus filiados
levando informações de mercado e fomentando o relacionamento entre os executivos
representantes das organizações associadas.
A Câmara de Comércio Americana é uma entidade que reúne empresas de capital
nacional e estrangeiro, abrangendo todos os setores da economia e atuando em âmbito nacional
com 10 regionais estrategicamente posicionadas nas principais capitais do país. É Acham
Brasil, é a segunda maior do mundo, ficando apenas atrás da Câmara Americana dos Estados
Unidos da América. A Atuação da entidade não se limita a esfera dos negócios, figuram
também projetos na área de cidadania empresarial, educação, meio-ambiente e
sustentabilidade.

2.1. INSTITUIÇÃO, PROPÓSITOS E PORTE DA ORGANIZAÇÃO

Este item irá descrever entidade, relatando como foi a sua trajetória ao longo do tempo, a
missão, objetivos, clientes e produtos que são oferecidos.

2.1.1. Denominação
Câmara Americana de Comércio do Brasil, neste trabalho denominada Amcham, regional
de Porto Alegre.
2.1.2. Forma de Atuação
A Câmara Americana é uma organização não governamental, sem fins lucrativos, cujo
principal objetivo é fomentar negócios e levar informação de qualidade a seus associados. É
também a entidade empresarial não-sindical mais influente do país.
A associação atua como uma entidade empresarial multi setorial. Tendo como sócios
desde empresas prestadoras de serviços, escritórios de advocacia, construtoras até indústrias de
grande porte – compondo então o quadro associativo da Amcham.
Neste trabalho será descrito o histórico da Amcham, a nível Brasil. Hoje são ao todo 10
regionais estrategicamente localizada nas principais capitais do país. A regional de Porto
Alegre foi a primeira sucursal a ser criada após São Paulo, no ano de 1998 e conta hoje com
um quadro de 647 empresas associadas.
A Amcham atua em todos os setores que envolvem uma empresa, buscando trabalhar de
uma maneira holística as necessidades de uma organização.

Imagem 1: Mapa das Regionais. Fonte: Centro de Inteligência Amcham 2006.

2.1.3. Histórico
A Câmara Americana de Comércio foi fundada em 1919 por 18 empresários norte-
americanos que queriam conhecer melhor o mercado brasileiro e abrir portas para instalação de
novas multinacionais no país.
O pequeno grupo de fundadores incluía executivos da General Eletric, Springer Carrier,
Singer Sewing Machine Company, o Mackenzie College e City Bank que se juntaram, e
através de seu relacionamento pessoal começaram a convidar outras empresas para se filiarem
a Câmara para estabelecer relações comerciais com as demais empresas associadas.
Atualmente tais empresas são sócias honorárias da Amcham e ajudam a nortear os
objetivos estratégicos da entidade. No primeiro ano de atuação da Amcham, em 1919, e no ano
seguinte, a associação já contava com cerca de 90 empresas associadas em 25 logradouros
diferentes, mesclando empresas de capital americano e brasileiro. A Amcham nasceu em São
Paulo e atualmente conta com dez unidades regionais: São Paulo, Curitiba, Belo Horizonte,
Campinas, Ribeirão Preto, Goiânia, Uberlândia, Recife, Brasília e Porto Alegre - que é a mais
antiga das regionais, depois da matriz em São Paulo, comemorando seus dez anos de existência
em 2008. O tempo de vida da Amcham representa a metade da vida do Brasil independente e a
explicação para esta longevidade é o apego e cumprimento de diretrizes baseadas em valores
sólidos e pontuais.
Até os anos 50 e entidade, mesmo não tendo nenhum vínculo com o governo dos Estados
Unidos nem com o governo brasileiro, atuava voltada as relações bilaterais, vistos e comercio
exterior. Com o passar tempo, mais empresas brasileiras tiveram interesse de fazer parte desta
associação e seus produtos e serviços começaram a voltar-se mais para o comercio,
networking, capacitação e treinamento. A Amcham é hoje considerada uma grande fonte de
redes de contatos de qualidade e fomentadora de negócios e informações para empresas
americanas, brasileiras e de outros países. Em 2009 a Amcham está contando com cerca de
cinco mil e quatrocentas empresas associadas, sendo a maior Câmara Americana de Comércio
do mundo, após os Estados Unidos (USChamber).
A Amcham Porto Alegre cresceu rapidamente desde a sua fundação, tanto em estrutura
física quanto em número de associados e de colaboradores. Em 1998, as atividades da Câmara
Americana de Comércio de Porto Alegre iniciaram em uma pequena sala da Federação das
Indústrias do Rio Grande do Sul (Fiergs), com cerca de dez empresas sócias na Amcham SP,
que tinham filiais no Rio Grande do Sul e tinham interesse em incentivar o negócio. Através de
uma gestão comercial agressiva para aquisição de novas empresas a Amcham Porto Alegre
conseguiu gerar seu próprio capital e se crescer. Em 2000, a associação cresceu e mudou-se
para um escritório comercial localizado na Augusto Meyer, ainda com poucos colaboradores,
mas com uma estrutura tecnológica superior, além de um crescimento alto no número de
associados.
Em 2005, com objetivo de realizar seus eventos em um local próprio, a Amcham se
mudou para o prédio comercial Mostardeiro Center, localizado na Avenida Mostardeiro
322/11. O andar é dividido em três partes: Amcham Business Center (salão de eventos),
escritório administrativo e salas de reunião para uso próprio e de seus associados.
A Câmara conta hoje com vinte e dois funcionários, divididos nos seguintes
departamentos: Membership, composto pelas áreas comercial (aquisição de novas empresas) e
de relacionamento com o sócio; Produtos e Serviços e Desenvolvimento de Negócios (eventos
e divulgação corporativa). Em fevereiro de 2008, Marcelo Camargo Schneider tomou posse no
cargo de Gerente Regional Sul, responsável pelas unidades regionais de Curitiba e Porto
Alegre.
O mais importante é que hoje a Amcham conta com quinhentos e quarenta empresas
associadas, de diversos setores, de pequeno a grande porte e não só de Porto Alegre, mas
também de outras cidades do estado.
As perspectivas futuras da Câmara estão focadas, conforme orientação estratégica do
CEO – Luis Gabriel Rico, primeiramente, em fidelizar os associados, deixando em segundo
plano a prospecção de novas sócias. Realizar eventos diferenciados, trazer ao sócio
informações privilegiadas de mercado, propiciar produtos e serviços de qualidade aos atuais
sócios da Amcham, conhecê-los e definir suas necessidades é o principal foco da entidade no
presente momento.
Retrospectiva:
• 1919 – Fundação da Amcham. Ciclo de crescimento da economia paulista na época da
primeira Guerra Mundial aumenta o comercio entre Brasil e EUA. Criação do estatuto da
Amcham e entrada dos primeiros sócios.
• 1920 – Amcham funda Graded School com objetivo de promover a educação em
inglês, depois doada a própria comunidade de pais e professores.
• 1954 – Amcham apóia criação da FGV São Paulo.
• 1965 – Lançamento da serie de seminários sobre métodos gerenciais.
• 1978 – Criada Amcham International Fellowship Program, que oferecia bolsas integrais
em mestrados para jovens executivos qualificados.
• 1982 – Instituído Premio ECO – premiação para projetos de cidadania empresarial.
• 1984 – Lançamento do boletim UpDate, que em 2001 se tornou uma revista de com
circulação de 40 mil exemplares mensais auditados pelo IVC.
• 1994 – Criado o Instituto de Qualidade do Ensino, que desenvolve junto a escolas
publicas métodos capazes de melhor o aprendizado.
• 1995 – Amcham cria um dos primeiros provedores comerciais de acesso à internet no
Brasil, o Amchamnet.
• 1997 – Inauguração da sede própria em São Paulo, no mesmo ano que o atual
presidente dos estados unidos, Bill Clinton veio em convenção à Amcham.
• 1998 – Fundada unidade regional de Porto Alegre, primeira de uma serie que incluiria
sucessivamente Belo Horizonte, Recife, Curitiba, Campinas, Goiânia, Uberlândia e
Ribeirão Preto.
• 1999 – Lançamento do site www.amcham.com.br
• 2002 – Forte atuação nos debates sobre a ALCA.
• 2004 – Inicia a estratégia de crescimento sustentável.
• 2005 – Foi iniciado um trabalho com todos os gestores da Amcham para definir os
indicadores do BSC, Balanced Scorecard, que oferece instrumentos para que uma
organização atinja seus objetivos estratégicos.
• 2008 – A estratégia de crescimento acelerado do espaço a estratégia de retenção e
excelência no atendimento. Fim do programa de Trainees, contratação de todos os
colaboradores, não mais se utilizando de estagiários.
Amcham no mundo:
A expansão das Câmaras Americanas no mundo ocorreu durante o período de paz que os
Estados Unidos vivenciou entre a guerra contra a Espanha e Primeira Guerra Mundial, em
1917. Dentro do contexto da guerra, onde a Grã-Bretanha deixou de ser o maior fornecedor
internacional do mercado brasileiro, os Estados Unidos assumiram a liderança, que, como
maiores importadores de café, eram principal mercado de exportação do Brasil.
Entre 1914 e 1930 os investimentos refletiram este investimento, as inversões inglesas
avançaram lentamente, enquanto as americanas multiplicaram-se rapidamente. Ao fim da
guerra, em 1918, organizações americanas como a United States Steel Products, Armour do
Brasil e Standard Oil eram algumas das que já se haviam estabelecido no País. A Ford Motor
Company montou seu primeiro modelo T em 1919, num galpão da Praça da República, Centro
de São Paulo trazendo a necessidade por uma entidade que estreitasse laços e gerasse
comercio.
A Câmara Americana continua crescendo no Brasil e no mundo, estabelecendo novas
filiais e ganhando força com seu quadro de associados. No Brasil, os objetivos em médio prazo
são profissionalizar a mão-de-obra, fidelizar o sócio e buscar novos contatos de maneira que o
cooperativismo comece a fazer parte do cotidiano do empresariado Brasileiro como meio de
diferenciação das empresas e cidadania empresarial.

2.1.4. Descrição do Negócio


O principal objetivo da Amcham é a associação de empresas dos mais variados setores -
desde uma empresa de serviços até uma fabrica de componentes automotivos. De acordo com
partir este propósito, o intuito é oferecer produtos e serviços que propiciem um melhor
ambiente de negócios, desde promover uma rede de relacionamentos de qualidade, cidadania
empresarial, influenciar construtivamente políticas públicas, incentivar o Benchmarking, a
responsabilidade ambiental e social, com o intuito de proporcionar ao associado o retorno
esperado de seu investimento superando suas expectativas.
Norteadores Estratégicos
Missão: “Servir aos associados, influenciando construtivamente políticas públicas no
Brasil e nos Estados Unidos, promovendo o comércio, o investimento e a Cidadania
Empresarial.”
Valores: Os valores da Amcham são Empreendedorismo, Garra, Desenvolvimento,
Excelência, Ética e Cidadania. Segue abaixo a descrição dos valores da empresa, fornecidas
pelo site oficial da Câmara Americana de Comércio:
Empreendedorismo - A Amcham Brasil quer ser conhecida e reconhecida, por seus
associados e pelo mercado, como uma organização dinâmica, com alto grau de iniciativa e de
geração de novas idéias, capaz de se antecipar na discussão e no encaminhamento de temas
relevantes, visando a resultados concretos para a sociedade.
Garra - A Amcham Brasil é e quer continuar a ser uma organização na qual as atividades
e os relacionamentos são caracterizados sempre pela vontade e pela determinação na busca de
soluções, temperados com alegria e paixão na forma de realizá-las.
Desenvolvimento - A Amcham Brasil é uma organização voltada para o crescimento e o
desenvolvimento responsável e sustentável das pessoas que nela trabalham, dos seus negócios
e resultados e da comunidade na qual está inserida.
Excelência - A Amcham Brasil quer ser excelente em tudo que faz. Isto significa
compromisso com a qualidade dos seus serviços, com a busca da melhoria contínua dos
processos e com o cumprimento dos prazos que assume, em linha, sempre, com as expectativas
dos diferentes públicos com os quais ela se relaciona.
Ética - A Amcham Brasil quer ser reconhecida por uma conduta ética exemplar,
caracterizada por honestidade e responsabilidade em todas as ações que empreende, pela
transparência na comunicação com seus diferentes públicos e pela coerência entre o discurso e
a prática.
“Cidadania - A Amcham Brasil estimula a prática da cidadania individual e empresarial,
e é uma referência positiva na sociedade, contribuindo para o desenvolvimento desse valor no
País” segundo departamento de cidadania da Amcham, site da empresa.
Seguindo todos estes princípios rigorosamente a Amcham conseguiu, ao longo do tempo, se consolidar
como a maior entidade de comércio multisetorial do Brasil como veremos no item a seguir.

2.1.5 Porte
A Câmara Americana reúne cerca de 6.000 empresas associadas no território brasileiro,
sendo 540 empresas atualmente associadas na Amcham Porto Alegre. Para se associar a
empresa paga uma taxa de admissão e uma mensalidade, que é definida através da análise de
seu porte, principalmente pelo número de colaboradores.

Imagem 2: Porte das empresas sócias. Fonte: Centro de Inteligência Amcham 2008.

A Amcham no Brasil pode ser considerada uma empresa de médio porte, pois conta com
397 colaboradores em todo o Brasil, sendo vinte e dois deles funcionário contratados para a
unidade regional de Porto Alegre. Neste caso, a unidade regional de Porto Alegre pode ser
classificada como empresa de pequeno porte.

2.2 PRODUTOS E PROCESSOS

Este item aborda os principais produtos e processos que contribuem diretamente para
desenvolvimento da entidade de acordo com os critérios de excelência exigidos pela mesma,
visando oferecer sempre um atendimento apropriado e produtos diferenciados que agreguem
valor nos negócios das empresas associadas.

2.2.1 Principais Produtos


Os principais produtos oferecidos pela entidade são:
Eventos: Subdivididos em Eventos de Tendência, Comitês e Outros Produtos.
Comitês: são fóruns de discussão que reúnem os associados em ambiente de capacitação
e networking para debater assuntos de interesse das empresas sócias e de relevância para o
mercado. Na regional de Porto Alegre existem hoje 11 comitês ativos, são eles:
Empreendedorismo, Marketing, Comércio Exterior e Logística, Finanças, Legislação, Saúde,
Gestão de Pessoas, Meio Ambiente, Construbusiness, Secretarias Executivas e Tecnologia em
Negócios. Cada um deles acontece em uma reunião mensal, no Amcham Business Center, em
formato de café da manhã e são considerados hoje o principal mecanismo de engajamento do
sócio nas atividades da Amcam. São eventos não pagos, exclusivo para sócios, que trazem em
média 50 executivos por encontro e pode ser considerado o carro chefe da Amcham.

Eventos de Tendência: palestras e seminários diferenciados voltados para assuntos de


demanda do mercado que são realizados fora da sede da Amcham, pois trabalham com público
maior variando de 100 a 500 executivos. Os sócios pagam pela inscrição com um desconto de
50% mas não sócios também podem participar.
Outros Produtos:
Executive Membership Card
Identifica o sócio da Amcham e oferece descontos em produtos/serviços dos demais
sócios da Amcham que tiverem interesse em se anunciar.
Amcham Benefits
Canal gratuito de divulgação para as empresas associadas - envio mensal do mail-
marketing da Câmara para cerca de 12 mil executivos, ofertando os benefícios da promoção.

Publicações: Subdividido em Yearbook e Amcham Now.


Yearbook: anuário da Câmara que divulga gratuitamente as empresas associadas
informando em um formato padrão o endereço da empresa, principais executivos, contato e
seus produtos e serviços.
Amcham Now: periódico eletrônico enviado ao sócio mensalmente com as principais
noticias e acontecimentos no âmbito político/econômico do país e do mundo.
PACE Programa Amcham de Capacitação Empresarial. A Câmara oferece cursos de
empresas parceiras com desconto para os sócios. Estes cursos geralmente têm duração de um
ou dois dias, e abordam temas como liderança, gestão do tempo, hábitos dos gestores
eficientes, redução de cursos, negociação entre outros temas que apresentem demanda por
parte dos sócios.

Business Mach Making


A Amcham organiza encontros entre empresas que buscam algum tipo de produto ou
serviço com os sócios que empresas que possam suprir tais demandas. Geralmente o diretor de
comprar ou o principal executivo da empresa compradora passa uma tarde na sede da
Amcham, em uma sala de reuniões reservada para receber todos os possíveis fornecedores sem
que seja necessário identificar qual e a empresa compradora.

Amcham Business Center


Locação do espaço para eventos empresarias e sociais. Preços abaixo da média de
mercado e com foco na excelência do atendimento fazendo toda produção necessária para
evento.

Amcham Visa Corporate


Assessoria para requisição de visto para viagens aos Estados Unidos.

Relações internacionais e Comercio Exterior:


A Amcham possui um ótimo relacionamento com as demais entidades empresariais e
com o governo dos Estados Unidos. Os associados têm acesso oportunidades de contatos com
mercados externos através de:
 Promoção comercial: organização de visitas a feiras internacionais e de missões
empresariais;
 Informações: Pesquisa de mercado, Seminários, séries “How to”;
 Negociações Internacionais/Relações políticas bilaterais
 Treinamento/Capacitação
Mídia e Patrocínio
Espaço para divulgação institucional e comercial dentro dos eventos da Amcham.
Rodada de Negócios
Vinte e cinco empresas tem a oportunidade de apresentar seus produtos para os demais
participantes. O objetivo do encontro é facilitar a busca por compradores e fornecedores. Além
disso, o encontro sempre conta com dois compradores de alguma empresa de grande porte.

Além dos produtos/serviços já apresentados pode-se destacar o principal fator de


diferenciação da empresa que é o gerenciamento de carteiras. Onde cada cliente recebe um
tratamento personalizado e objetivo como veremos no parágrafo a seguir.

Gerenciamento de Carteiras
Cada empresa conta com um gestor de conta, denominado “relation”, que tem o papel de
atualizar o sócio dos eventos da Amcham, entender as necessidades e objetivos de cada
empresa e supri-los de acordo com suas limitações.

2.2.2 Descrição dos Processos Principais e de Apoio


O principal processo da Amcham é hoje a retenção do associado aliado à aquisição de
novas empresas que se encaixe no perfil de sócio que a Câmara idealiza.
A área de Membership é subdividida em Aquisição, que busca associar novas empresas e
Relacionamento, que busca reter as empresas associadas.
Os processos de apoio estão enquadrados dentro dos departamentos de Produto e
Serviços, que junto com a equipe de relacionamento observa a demanda dos associados e
realiza tais serviços e produtos para melhor atende-los e Desenvolvimento de Negócios que
busca apoio financeiro através de patrocínios para viabilizar os eventos, além de organizar toda
a estrutura de eventos e cursos.
Descrição dos Processos Principais
São considerados processos principais a aquisição de novas empresas, ou seja, trazer
novas sócias e o relacionamento e gestão destas empresas dentro da Câmara.
Aquisição: relativo á captação de novos sócios. A área conta hoje com um coordenador,
um sênior e dois plenos que tem por objetivo identificar junto ao mercado as empresas que se
encaixam no perfil de sócio. O processo passa pelas fazes de prospecção, analise das empresas,
reunião com principal executivo, associação e café de relacionamento. É importante ressaltar
que a Amcham faz toda sua venda através da reunião, pois busca conhecer as empresas, seus
executivos e o porte da organização para entregar uma proposta adequada.

Relacionamento: retenção e fidelização. O setor conta hoje com um coordenador, um


sênior e cinco relations. Cada relation tem uma carteira de empresas que deve gerir, tais
empresas estão divididas por seguimento, sendo elas, por exemplo, marketing, contrubusiness,
finanças etc. Cada relation deve fazer uma reunião de apresentação da Amcham para
identificar as necessidades e oportunidades para cada empresa que é denominada reunião
customizada. Este processo está diretamente relacionado à fidelização dos clientes. Alem disso
deve monitorar se o sócio esta recebendo todos os convites, se ele esta participando ou não e
manter o contato direto, seja por telefone, email ou pessoalmente para que o sócio sinta que a
Câmara é uma extensão de sua empresa.

Descrição dos processos de apoio


Com objetivo de apoiar os processos principais são desenvolvidos hoje diversos
processos de apoio. São oferecidos diversos produtos e serviços voltados para relacionamento e
informação para que o sócio veja benefícios em participar da entidade.
A Amcham conta com uma equipe de desenvolvimento de negócios que busca entender a
necessidade dos sócios para desenvolver eventos interessantes e realizar eventos dos sócios em
nossa sede. Além disto, a entidade investe em treinamento contínuo e aprimoração da
coordenação dos colaboradores como processo de apoio.
Comitês: conta com um coordenador, um sênior e dois plenos que tem a função de
organizar os comitês. Cada comitê tem um presidente, que é uma pessoa de forte influencia no
mercado, indicada pelo conselho da Amcham – esta pessoa junto com o líder de comitê elabora
os norteadores do comitê para o ano, convidam os palestrantes e organizam o evento.

Comercio Exterior:
Existe hoje uma pessoa na Amcham Porto Alegre que é responsável por realizar
pesquisas de analise de mercado e entrada em novos mercados no exterior, serve
principalmente empresas importadoras e exportadoras alem de empresas que estão planejando
abrir uma filial em outro pais, principalmente nos EUA.

Desenvolvimento de Negócios: cuida da organização dos eventos, aluga o Amcham


Business Center, negocia com fornecedores e parceiros. Dentro deste setor existe uma pessoa
que cuida da parte de mídia e patrocínio, vendendo cotas para viabilizar os eventos.
A organização dos eventos envolve todos os materiais e suprimentos necessários para a
realização do mesmo, desde o coquetel, decoração, display de palco, até o projetor e aparelhos
de áudio. Neste processo a equipe deve orçar todos os materiais necessários para um
determinado evento, barganhar preços e optar pela melhor combinação entre preço e qualidade.
No dia do evento, a equipe deve acompanhar todas as atividades que ocorrem durante o mesmo
para que tudo aconteça da maneira que foi planejada.
A pessoa responsável pela busca de patrocínios deve prospectar no mercado, marcar
reunião com o responsável geral, ou com o responsável pelo marketing, realizar a venda e
adequar os benefícios ás necessidades e objetivos do patrocinador para que ele tenha o seu
retorno maximizado.
Eventos

Patrocínio

Treinamento: os funcionários passam por um forte treinamento antes de começar a atuar


em sua respectiva área. Os trainees participam de um treinamento em São Paulo que ter por
objetivo capacitar o funcionário na área de vendas, negociação e motivação. Alem disso todos
os funcionários visitam e conhecem o trabalho de todos os setores para terem uma noção global
do negócio da Amcham.
Coordenação: feito tanto pelo Gerente Regional, quanto pelos coordenadores e seniors
têm como principal objetivo acompanhar de perto as equipes motivá-los, orientá-los e
acompanhar seus resultados trabalhando sempre com um modelo de feed-back mutuo.
Através destes processos de apoio a Câmara consegue manter seus funcionários
satisfeitos e motivados, gerando boas idéias, atendimento satisfatório de seus clientes e eventos
diferenciados que auxiliam na aquisição de novos sócios e mantém o interesse dos mesmos em
permanecer participando da Câmara encarando como um investimento de longo prazo.

2.2.3 Equipamentos e Instalações


A Câmara Americana de Porto Alegre está hoje localizada na Avenida Mostardeiro,
numero 322, décimo primeiro andar, na cidade de Porto Alegre, Rio Grande do Sul.
Metade do andar é utilizado como centro de evento – Amcham Business Center, tendo a
capacidade de até 120 pessoas e podendo ser montado em formato escolar, auditório ou talk-
show. A outra metade conta com uma recepção, duas salas de reunião com disponibilidade
para teleconferência e escritório.
Imagem 3: Amcham Business Center Porto Alegre. Fonte: Centro de Inteligência Amcham 2008.

Imagem 4: Centro Empresarial Mostardeiro. Fonte: Centro de Inteligência Amcham 2006.

A Amcham não possui carro próprio e tem hoje como imobilizado 22 computadores e
três impressoras além do material de apoio para eventos (fundo de palco, mesas, capas, toalhas,
projetor e folhagens).
Em 2008 foi implementado o sistema CRM, Costumer Relationship Manager/Oracle que
possibilita que todas as unidades regionais obtenham informações sobre as empresas
cadastradas em qualquer regional. Neste cadastro podemos obter informações como razão
social, CNPJ, principais executivos, eventos que a empresa participou, interesses e objetivos da
empresas dentro da Amcham. Este cadastro permite que a Câmara conheça melhor seu
associado, mantendo um histórico apropriado e minimizar a perda de informações com a saída
de funcionários.
2.3 FORÇA DE TRABALHO

Este capítulo irá mostrar como esta composta a força de trabalho da Amcham, perfil dos
funcionários e organograma da empresa.

2.3.1 Denominação
A nomenclatura da hierarquia interna da regional de Porto Alegre, de maneira
decrescente é: Gerente da Regional Sul, que responde pelas unidades de Curitiba e Porto
Alegre, Coordenadores de departamentos, Seniors. Abaixo dos Seniores, no nível hierárquico
mais baixo, a nomenclatura varia de acordo com cada setor. No setor de Relacionamento são
chamados de “relations”, no setor de Produtos e Serviços são chamados de lideres, no setor de
aquisição são chamados de trainees e no setor de Desenvolvimento de Negócios são
chamados de plenos.

2.3.2 Organograma
Ilustrando a hierarquia dos colaboradores, podemos identificar no organograma abaixo a
atual estrutura de capital humano que a Amcham possui.

Gerente Regional

Coordenador Coordenador Coordenador


Coordenador RI
Produto e Serviços Membership Desenv. de Negócios

Senior Senior Senior


2

Relations Comercial
Líder Plenos
2 5 2 3

Membership
Colaborador Função
Ana Carolina Neujahr Relation - Gerente de Carteira
Bernardo Petro Relation - Gerente de Carteira
Daniel Santana Relation - Gerente de Carteira
Gabriela Magagnin Senior de Relacionamento
Pedro Echel Relation - Gerente de Carteira
Gustavo Almeida Relation - Gerente de Carteira
Rodrigo Ferreira Senior de Aquisição
Julia Nascimento Trainee - Comercial de Aquisição
Leonardo Salles Trainee - Comercial de Aquisição
Produtos e Serviços
Colaborador Função
Fábio Souza Coordenador de Produtos e Serviços
João Rios Sênior de Comitês
André Flores Trainee - Comitês
Bruno Swinn Trainee - Comitês
Relações Internacionais
Colaborador Função
César Roedel Coordenador de Relações Internacionais
Desenvolvimento de Negócios
Colaborador Função
Lísia Diehl Mídia e Patrocínio
Carolina Casagrande Eventos
Camille Giordani Eventos
Pedro Valério Senior de Desenvolvimento de Negócios
Júlio Neto Coordenador de Desenvolvimento de Negócios
Gerência
Colaborador Função
Rosane Diaz Gerente da regional de Porto Alegre

2.3.3 Composição (perfil)


A Amcham Porto Alegre conta hoje com 22 colaboradores contratados com carteira
assinada. Apenas 23% possui ensino superior completo os demais 77% estão cursando os dois
últimos anos da graduação nas áreas de Administração de Empresas, Direito, Comunicação
Social, Marketing, Publicidade e Propaganda e Relações Internacionais. Os colaboradores são
jovens de 18 a 27 anos, pró-ativos, comprometidos, empreendedores e que estão sempre
buscando, acima de tudo, a superação. Atualmente a Amcham, tem o quadro de funcionários
dividido em 32% pessoas do sexo feminino e 68% pessoas do sexo masculino, mesmo que a
escolha dos colaboradores seja independente do sexo.

2.3.4 Requisitos de Segurança e Saúde


Não há requisitos de segurança e saúde pois a Câmara Americana pode ser classificada
como prestadora de serviços. A maioria das atividades são realizadas em horário comercial
dentro de um escritório apropriado não havendo riscos de segurança ou de saúde e dispensando
a utilização de equipamentos de proteção individual. Contudo, o prédio comercial possui os
requisitos mínimos de segurança necessários, como: portaria vinte e quatro horas, três
seguranças no saguão do prédio, extintores de incêndio em todos os andares e rede de
segurança por vídeo. Alem disso é exigido o exame admissional padrão.

2.4 CLIENTES E MERCADOS


É fundamental entender quem são os clientes e mercados da entidade, para entender qual
o perfil das empresas que são prospectadas e associadas a Câmara Americana de Comércio.

2.4.1 Principais Mercados


O potencial de mercado da Amcham esta centrado em empresas de pequeno, médio e
grande porte, podendo pertencer a todos os setores da economia.Hoje em dia o mercado
atendido e pretendido pela Amcham é composto apenas por Pessoas Jurídicas.
Devido ao grande número de empresas associadas, fez-se necessário segmentá-las. O
critério de segmentação é feito pelo setor de atuação. Os setores definidos são: Indústrias,
Serviços, Construbusiness, Logística, Comércio Exterior, Energia, Tecnologia, Bens de
Consumo, Saúde, Advocacia, Varejo e Marketing. A grande maioria das empresas associdas
na regional de Porto Alegre são empresas de pequeno e médio porte até mesmo como um
reflexo do mercado do Rio Grande do Sul, conforme podemos visualizar no gráfico abaixo.
Elas estão localizadas na região metropolitana e apenas 20% está localizada na região do Vale
dos Sinos e Caxias.do Sul. Entretando, a Amcham busca preferencialmente empresas que
possuem produtos/serviços que possam ser comprados por outras empresas, ou seja, mercado
“B2B”, que faça com que as empresas associadas fechem negócios entre si.

Comércio
3%

Indústrias
12% Serviços
85%
Imagem 5: Gráficos de Segmentação. Fonte: Centro de Inteligência Amcham 2008.

Através deste gráfico foi possível identificar os principais segmentos de mercado que a Amcham
reúne, que são hoje, em primeiro lugar, serviços, sem segundo lugar, contrubusiness, e em terceiro
advocacia. Estes três segmentos são hoje os que demandam maior atenção da Câmara e
conseqüentemente maiores esforços para atender e oferecer serviços e produtos voltados para este
consumidor. Sem desconsiderar os mercados de menor participação a Amcham oferece hoje serviços
para toda a cadeia de sócios como os Comitês, que atingem todos os sócios de maneira direta ou
indireta, ou seja, com temáticas voltadas para o business das empresas sócias, ou para capacitação de
seus gestores e departamentos internos.

2.4.2 Principais Clientes


Conforme observado anteriormente, os clientes da Amcham são formados por grupos de
empresas pertencentes a diversos setores e ramos de atuação, como: Marketing, Indústrias,
Saúde, Recursos Humanos, Construção Civil, Tecnologia em Negócios entre outros, e que
possuem saúde financeira para arcar com a mensalidade da Amcham. Para exemplificar os
clientes da entidade, segue abaixo algumas empresas associadas à Amcham:
• Melnick Construções e Incorporações S.A.
• Trigueiro Fontes Advogados S/C Ltda. (Porto Alegre)
• Gerdau Aços Longos S.A.
• Springer Carrier Ltda. (Porto Alegre)
• KN Serviços de Logística Ltda.
• Sabemi Seguradora S.A.
• Geração Futuro Corretora de Valores Ltda. (Porto Alegre) Dell Computadores do Brasil
Ltda.
• TIM Celular S.A. (Porto Alegre)
• Sheraton Porto Alegre Hotel
• WMS Supermercados do Brasil S/A
• Escola Superior de Propaganda e Marketing – ESPM
• Challenge Centro de Idiomas Ltda.
• BQ Benefícios e Aliementos Ltda
• Zulmar Neves Advocacia
• Guaiba Service Administração e Representações Ltda.

Imagem 6: Logotipo de alguma empresas sócias.. Fonte: Centro de Inteligência Amcham 2006.
Imagem 7: Porte das empresas sócias e Origem de seu capital. Fonte: Centro de Inteligência
Amcham 2006.

O gráfico acima ilustra o perfil das empresas associadas à Amcham de acordo com seu
porte e origem de capital. A exceção também ás empresas multinacionais, que possuem apenas
um escritório comercial em Porto Alegre e neste caso são classificadas como empresas de
pequeno porte.
Considerando apenas o numero de colaboradores, percebe-se que 73% dos associados
são empresas de pequeno porte, 21% são empresas de médio e 6% de grande porte. Já em
relação a origem do capital, destacada no segundo gráfico, percebe-se que 85% das empresas
possuem capital proveniente do Brasil, enquanto 10% provêm de capital americano e apenas
5% são oriundas de outros países.

2.4.3 Descrição da Cadeia de Distribuição


Câmara Americana de Comércio, podendo ser classificada como empresa de serviços,
não possui cadeia de distribuição. A Amcham presta assistência ou realização de tarefas que
contribuem para satisfação das necessidades dos sócios, de maneira que se tornam bens
imateriais e não armazenáveis, dispensado qualquer tipo de cadeia de distribuição.

2.4.4 Necessidades dos Clientes


Neste parágrafo será especificado quais são as necessidades e objetivos que os sócio tem
em relação a Amcham. O objetivo principal dos sócios, ao participar da Amcham é o
relacionamento, ou seja o networking que a camara viabiliza através de de seus eventos.
Aliando o networking com uma fonte de informações qualificada, a Amcham se torna um bom
meio para fechamento de negócios.
Com objetivo de superar tais necessidades, são oferecidos produtos e serviços
diferenciados - sempre pensando nas necessidades dos sócios.
Para melhor entender os objetivos e expectativas do sócio em relação a Amcham, a
entidade esta desenvolvendo uma pesquisa qualitativa e quantitativa que visa entender
realmente questões como:
• Porque o sócio participa da Amcham
• Os temas abordados são do interesse do sócio
• O associado considera a Camara como um investimento ou como custo
• O que o sócio espera da Amcham
• Entre outras questões relativas a cada produto servico em especifico.
Atualmente a Amcham tem uma sárie de pré-requisitos para uma empresa se tornar sócia.
O primeiro deles é ser uma empresa registrada com CNPJ, não são aceitas pessoas
físicas, é necessário ter perfil empreendedor, que busque informações e que veja valor em
participar da Amcham, pois a câmara tem por objetivo ter o menor número de desligamentos
possível. É realizada uma visita a empresa prospectada pelos colaboradores de aquisição que
conhecem os executivos e o perfil da empresa, após a reunião, a empresa desejando se associar
e se encaixando no perfil, deve apenas preencher uma ficha cadastral com os dados da empresa
e dos funcionários que irão participar dos eventos. Existe também um outro tipo de restrição
em relação ao setor de atuação da empresa, não estão autorizadas a se associar a Câmara no
ano de 2009 empresas no setor de advocacia e serviços gerais. Tal restrição serve para manter
um equilíbrio no quadro de associados que gere uma demanda interna suficiente para o
suprimento das necessidades de negócios das empresas associadas.

2.5 FORNECEDORES E INSUMOS


Este item irá descrever quais são as necessidades de insumos e fornecedores que a
Amcham possui na regional de Porto Alegre.

2.5.1 Descrição dos Fornecedores e da Cadeia de Suprimento


Para dar suporte as ações realizadas pela Amcham, a entidade conta uma série de
fornecedores regionais que são pagos pelo centro de custos pela matriz em São Paulo.
Como fornecedores básicos a entidade conta com os serviços da Brasil Telecom
(contratados pela matriz) , DEMAE e CEE (contratada pelo condomínio). Para a realização dos
eventos são necessários serviços de sonorização, geralmente realizado pela empresa Zero DB
ou WCA Produtos Visuais. Em evento que se faz necessário a utilização de móveis, plantas
para decoração e capas de cadeira, utiliza-se os serviços da empresa Locare – Locadora de
Materiais para Eventos Ltda. Atualmente, devido a grande quantidade de eventos realizados
mensalmente, os maiores fornecedores da Amcham são as empresas coffee e coquetel, entre
elas estão Café do Porto, Pegue Pão, Rocha e Pereira e Brubins.
A Amcham utiliza os serviços da Service Line para motoboy, Mark Recarga de Catuchos,
para cartuchos e impressões e o serviço de limpeza é feito por uma empresa terceirizada
denominada Celta Serviços. Veremos a seguir como funciona o relacionamento da Amcham
com seus fornecedores. Os demais matérias de escritório e limpeza como pastas, envelopes,
folhas A4, sacos de lixo, lustra móvel, desinfetante e café são enviados mensalmente da matriz
para a regional.

2.5.2 Relacionamento com Fornecedores


A Amcham preza por um bom relacionamento com seus fornecedores. Por uma questão
cultural, empresas sócias sempre tem prioridade na hora da contratação de um serviço.
Após verificar se existe alguma empresa sócia que preste o sevico procurado, realiza-se
uma cotação de mercado para se trabalhar com o menos custo dentro dos padrões de qualidade
exigidos pela entidade. Quem realiza a cotação e contratação destes serviços é a equipe de
eventos que conta com duas funcionarias. São cotadas geralmente três empresas, quando
possível é realizado algum tipo de permuta, trocando o serviço ou produto pela divulgação nos
eventos. Os funcionários são orientados a dar prioridade para empresas sócias desde que esteja
dentro de uma faixa de custos razoável.
Fornecedores de coquetel costumam enviar uma prova com uma semana de antecedência,
após a aprovação do menu, os fornecedores exigem dois dias de antecedência para os pedidos
devido ao grande volume que lhes é solicitado. Fornecedores de materiais auxiliares como
mesas, cadeiras e palcos são cotados e contratados sempre com o mínimo uma semana de
antecedência para os eventos fixos da Amcham, que são os Comitês.
Para eventos maiores, que são geralmente realizados em hotéis ou teatros, o próprio
estabelecimento costuma fornecer os equipamentos e serviços necessários mas a organização é
feita como meses de antecedência para garantir que tuda ocorra da melhor maneira possível,
seguindo um check list pré estabelicido para que não falte nenhum equipamento no dia do
evento.

2.6 SOCIEDADE
Neste capitulo vamos visualizar como a Camara Americana se relaciona com a sociedade e
que tipo de troca acontece entre a entidade e o meio externo.

2.6.1 Necessidades das Comunidades com Relacionamento


Pode-se classificar primeiramente as empresas do setor privado neste item, pois são elas
que formam o quadro de associados da Amcham é que demandam o posicionamento de um
relacionamento mais profundo. Contudo, além da percepção que as empresas têm, a opinião
publica tem uma significativa relevância na formação de opinião, por isso, a Amcham conta
hoje com um funcionário encarregado para fazer Relações Públicas da entidade com o
mercado.
As empresas se associam a esta entidade com objetivo de fomentar negócios, estabelecer
uma rede de relacionamento com outras executivos e divulgar sua empresa no âmbito
corporativo. O sócio espera que a Amcham solucione seus problemas e traga informações
privilegiadas de mercado para gerar vantagem competitiva.
A Amcham busca também trabalhar em parceria com outras associações e sindicatos,
por acreditar que tais entidades devem somar forcas e não dividi-las. Atualmente trabalhamos
em parceria com a ABRH, CIEE e Sinduscon.
Outro foco importante é o publico jovem, pois os universitários e recém formados são
hoje a principal forca de trabalho da entidade e a Amcham visa ser percebida por tal público
como uma porta de entrada qualificada para o mercado de trabalho, onde exista possibilidade
de crescimento e autonomia na realização das tarefas.

2.6.2 Impactos
As atividades da Amcham são meramente administrativas, por isso não geram grandes
impactos negativos.
A Amcham reutiliza suas folhas de rascunho, sugere o armazenamento digital de
arquivos sempre que possível e não utiliza copos descartáveis, apenas xícaras . Em 2009 a
Amcham, em parceria com a empresa de consultoria meio-ambiental denominada Enerbio, esta
realizando a neutralização dos comitês. São realizados cerca de 120 comites durante o ano e
para neutraliza o impacto ambiental causado por este encontro serão plantadas 2.500 arvores
em canteiros do município de Porto Alegre.
Para calcular o impacto dos comitês foram levados em consideração fatores como a
quantidade de papel utilizada, CO2 emitido pelos meios de condução utilizados pelos
participantes e energia.

2.6.3 Relação com Outras Partes Interessadas


A Amcham tem hoje como principal parceiro o Centro de Integração Empresa Escola,
com o qual realiza conjuntamente o projeto de Cidadania Empresarial, que ter por objetivo
inserir jovens carentes no mercado de trabalho. Além disto, o principal evento da Amcham, o
Ciclo de Decisões, é realizado no teatro do CIEE.
A Camara também atua em parceria com o Sinduscon em termos de conteúdo e
divulgação dos eventos voltados para o setor da contrucao civil e com a ABRH nos eventos
voltados para gestão de pessoas.
Existe hoje uma parceria com a ESPM e com Franklin Covey na realização dos PACES
(Programa Amcham de Capacitação Empresarial) onde a Amcham oferece aos socios cursos
das duas empresas mencionadas com desconto especial e dividem os lucros. Os benefícios
para a empresa parceira são a divulgação institucional, o acesso aos sócios e facilidade de
comercialização, pois a venda é feita pelos colaboradores da Acham e o beneficio da Camara é
ter cursos de qualidade e com desconto para oferecer ao sócio e participação nos lucros.

2.7 AMBIENTE COMPETITIVO


Será analisado neste capítulo como a Amcham está inserida no atual ambiente
competitivo, levando em consideração a concorrência, o share de mercado e como a entidade
se posiciona diante de tais fatores.

2.7.1 Descrição da Concorrência


São concorrentes diretos da Amcham as demais Camaras de Comercio que existem hoje.
Depois da Amcham, as mais fortes são a Camara Alemã e a Camara Britânica, contudo tais
camaras são mais voltadas para o comercio bilateral de seu pais de origem com o Brasil,
diferenciando-se então da Amcham que tem por objetivo principal o relacionamento e
comercio local. A força das demais entidades de comercio bilateral esta centrada no comércio
entre as empresas brasileiras e as empresas da origem da Câmara, além da organização de
feiras de negícios emoutros países.
Sindicatos de setores específicos como Sinduscon e Sicepot também podem ser
considerados concorrentes pois a Amcham tem como sócias empresas de todos os setores e tem
o mesmo objetivo de levar informação e networking para seus sócios. O ponto forte dos
Sindicatos é que eles congregam quase cem por cento das empresas participantes de seu setor
de atuação, mas falta a integração com empresas prospects.
Atualmente pode se dizer que, regionalmente, o maior concorrente da Amcham é a
FEDERASUL devido ao grande renome que a federação tem no estado. O executivo gaúcho,
de uma maneira generalista, é mais fechado e bairrista, por isto a participação na FIERGS
acaba sendo encarada como uma maneira de “fazer parte de algo maior”, de estar inserido em
um contexto regional que mescla informação, status e comércio. Contudo, mesmo com uma
mensalidade mais barata, a FIERGS acaba se tornando mais cara pois a maioria de seus
eventos são pagos.

2.7.2 Share de Mercado


A Amcham tem hoje uma parcela de 18,72% de empresas associadas dentro do total de
empresas registradas do estado. É a maior Camara de Comercio do Brasil, onde seus sócios
totalizam um terço do PIB do pais.

2.7.3 Fatores de Diferenciação


O principal fator de diferenciação da Camara é ser multisetorial e nacional. Não existe
nenhuma outra entidade no país que englobe empresas de todos os setores da economia e que
abranjam todo o território nacional com suas sedes localizadas estrategicamente nas principais
capitais do pais.
A principal premissa da Amcham é hoje a excelência no atendimento dos clientes, por
isso o maior departamento estruturado dentro da Câmara é o de relacionamento, que é
responsável por entender e suprir as necessidades dos clientes.
Alem disso todos os eventos realizados seguem uma linha posicinamento estratégico. São
geralmente temas mais abrangentes voltados para a gestão e não para um problema ou
ferramenta especifica – como as demais entidades e sindicatos abordam geralmente.
Por contar com excelentes executivos de grande renome no mercado, o conselho de
administração da Amcham se torna também um fator de diferenciação pois passa ao sócio e a
comunidade uma maior segurança e representatividade em relação ao negocio da camara.
2.7.4 Mudanças no Ambiente Competitivo
É sabido que empresas que investem em treinamento e capacitação de capital humano, se
mantém informado sobre acontecimentos de mercado e fazem uma divulgação ativa tendem a
apresentar vantagens competitivas significativas em relação as empresas que não o fazem.
Desde 2008 a Amcham teve um crescimento no número de pedidos de desligamento
onde os principais motivos apresentados eram falta de tempo e custo. Estes números se
agravaram com o cenário de tensão que está sendo vivenciado atualmente, pois a chamada
“crise psicológica”, que nada mais é do que o medo perante á perspectivas instáveis, gerou
como primeira medida preventiva e/ou corretiva a redução de custos fazendo com que muitas
empresas pedissem desligamento ou cancelamento temporário da associação á Câmara
Americana. Entretanto, os profissionais de relacionamento vem desenvolvendo um bom
trabalho neste sentido e revertendo grande parte dete quadro negativo que estava se formando.
Esta ameaça acaba por se tornar uma oportunidade, pois o posicionamento da Câmara
perante o mercado é de que, principalmente em momentos de crise, as empresas devem se
manter informadas, buscar novos negócios, clientes, parceiros, e informações de como
conduzir suas empresas dentro destes momentos turbulentos. Históricamente, os períodos pós-
guerra e pós-recessões sempre foi um perído de crescimento e de oportunidades para empresas
que conseguem amnter uma boa gestão.

2.8 OUTROS ASPECTOS RELEVANTES


A Amcham, além de desenvolver todas as atividades já mencionadas, reconhece e
premia empresas sócias e não sócias que, de alguma maneira, colaboram com o meio ambiente
e desenvolvimento da comunidade em geral. O Prêmio Eco Amcham é hoje um dos mais
importantes prêmios de reconhecimento de ações sustentáveis em relação a projetos qe
beneficiem ou diminuam o impacto negativo das atividades empresariais no meio ambiente. Há
21 anos a Amcham reconhece a responsabilidade sócio ambiental das empresas certificando-as
e premiando-as em uma cerimônia anual onde participam autoridades políticas, executivos e
representantes do governo.
No ano de 2005 a entidade recebeu o prêmio Top de Marketing realizado pela
Associação dos Dirigentes de Vendas e Marketing do Brasil (ADVB) por primar pela
sustentação de seus produtos e serviços utilizando-se de táticas estratégicas e inovadoras.

3. DESCRIÇÃO DAS PRÁTICAS DE GESTÃO


Este item irá descrever as práticas de gestão utilizadas pela entidade assim como expor os
processos de formulação das estratégias, implementação e resultados das mesmas.

3.1 FORMULAÇÃO DAS ESTRATÉGIAS


Na Amcham a formulação das estratégias é realizada pelo board da entidade em São
Paulo, que é composto por executivos de empresas de renome no mercado e que apresentam
uma trajetória empresarial significativa. Alem disto, regionalmente as estratégias são
formuladas pelos conselheiros da unidade regional juntamente com os gestores e
coordenadores dos departamentos de Membership, Produtos e Negócios e Desenvolvimento de
Negócios.
Os gerentes de todas as regionais se reúnem com a diretoria em São Paulo para uma
reunião onde eles ficam sabendo de tudo que esta acontecendo nas demais regionais, alem de
informar quais são as necessidades, dificuldades e pontos forte de sua equipe. Após esta
reunião os diretores e o CEO fazem uma nova reunião com o board onde vão traçar os
objetivos e estratégias para a entidade em geral e muitas vezes para uma regional em
especifico.
Durante o ano, cada regional se reporta mensalmente à matriz passando todos os dados de
participação dos sócios em eventos, budget, perspectivas, orçamentos de eventos específicos,
despesas, vendas entre outros. O gerente de regional tem o papel de acompanhar os resultados
de sua filial e direcionar os esforços necessários para que a regional concretize seus objetivos.
A Câmara realiza anualmente uma pesquisa com o IBOPE para medir a excelência no
atendimento e cumprimento dos processos internos. Esta pesquisa é analisada pela diretoria de
recursos humanos e pela diretoria de marketing, que traçam um planejamento de quais são as
necessidades de aprimoramento de cada regional e como a entidade esta sendo vista no
macroambiente em relação a seus concorrentes. O mercado de atuação da Amcham é analisado
de duas maneiras, interna e externamente. Internamente a equipe de membership identifica
empresas e seguimentos que são interessantes para compor o quadro de associados e que
possam suprir necessidades de outros sócios. Externamente a equipe esta sempre atenta aos
setores que estão se desenvolvendo e a empresas que investem em capacitação, treinamento,
mídia entre outras ações que demonstrem que tal empresa poderia ter perfil para participar da
entidade.
O ambiente interno na organização é analisado de maneira bem focada e específica, onde
os colaboradores se retratam com seu chefe imediato e vice-versa. Semestralmente e realizada
uma visita do diretor de recusos humanos a cada regional para conversar com os
colaboraboradores e entender o porquê dos resultados da regional, sejam eles positivos ou
negativos.
Após colher todas estas informações internas e externas, os dados são analisados, muitas
vezes com ajuda de uma consultoria externa e então são levados aos diretores para fazerem
uma primeira análise e depois passar a etapa da reunião nacional de gestores da Amcham que
da inicio a formulação das estratégias da empresa para o ano seguinte. Nesta reunião são
também definidas áreas de atuação que a entidade deve priorizar no decorrer do ano, os
chamados issues. Para o ano de 2009 os issues mas importantes continuam sendo Governança
Corporativa, Combate a Pirataria, Geração de Empregos, Propriedade Intelectual, Tributação e
Relações Internacionais.
Para implementar as ações pré-definidas pelo planejamento estratégico são feitas seis
reunioes quinzenais consecutivas nos três primeiros meses com todos os colaboradores da
regional e depois esta reunião passa a ser mensal e apenas para o gerente da regional e os
cordenadores que repassam então as informações pertinentes ao funcionários do seu setor.
Em 2009 a grande preocupação do board e consequentemente o planejamento estratégico
foi voltado para implementação de processos e profissionalização das filiais. Tal tarefa é
comandada pelo gerente da regional mas o mesmo tem total abertura para solicitar o auxilio de
dos diretores na matriz.
As metas do departamento comercial são traçadas semestralmente e descrevem o numero
de empresas que deve se associar a Amcham mensalmente com uma meta de grupo e metas
individuais alem de expor previamente qual o tipo de bonificação e comissão será utilizado.
No departamento de relacionamento os funcionários tem metas de participação das
empresas de suas respectivas carteiras nos eventos da Amcham, visitas customizadas e
reversões – mostrar os benefícios de permanecer na Camara para empresas que solicitam
desligamento.
Na área de desenvolvimento de negócios são definidas metas de patrocínio por evento e
um budget mensal e também a quantidade de eventos que devem ser realizados.
Já na área de Produtos e Serviços, com exceção aos comitês que também tem suas metas
estruturadas para o período de seis meses, os serviços de relações internacionais de relações
governamentais tem suas metas revistas mensalmente levando-se em consideração os projetos
que estão sendo desenvolvidos, o quanto este projeto demanda o colaborador e o quanto ele
traz de retorno para a Amcham.
A soma tais ações e metas especificas tem por objetivo comum a captação de novos sócios
para o crescimento da entidade e retenção e fidelização dos mesmos para que a participação na
Amcham agregue valor e competitividade para as empresas associadas.

3.2 IMAGEM E CONHECIMENTO DE MERCADO

O conhecimento de mercado e a imagem da organizacao em relação a seu público alvo e


comunidade em geral é positiva pois a Amcham é vista como um local para networking
qualificado, fomento de negócios e informações segundo os sócios.
A Amcham atualmente é a única entidade nacional multisetorial do Brasil. Empresas de
qualquer seguimento e porte podem se associar a Amcham. Contudo, são solicitados alguns
pré-requisitos para que esta empresa possa se associar que e ter um planejamento financeiro
mínimo, potencial de crescimento e que o executivo tenha visão empreendedora e veja a
entidade como um investimento de longo parazo.
O mercado é segmentado em Contrubusiness, Serviços, Industria, Marketing,
Organizações, Advocia e Outros. Empresas integrantes destes seguimentos tem a sua
disposição serviços especificamente voltados para seu setor de atuação, alem disto, desde 2008,
existe um limite de participação de empresas por segmento. Ou seja, quando se tinha 10% do
quadro de sócios da Amcham na área da advocacia percebeu-se que já era um numero
significativo para se trabalhar onde não faltaria demanda dos demais sócios pelo setor de
advocia nem estes advogados se sentiriam em um ambiente com excesso de concorrência,
neste caso a decisão foi então de não associar mais empresas neste segmento pelo período de
um ano.
Muitas vezes os clientes-alvo são definidos levando em consideração as possíveis
demandas e indicações de empresas já sócias. Por exemplo, empresas de material de contrucao
pensado nas construtoras, e demandas comuns no meio empresarial como material de
escritório, contador, advogado entre outros. Após indentificas este tipo de necessidades a
equipe comercial prospecta no mercado empresas que atuem nestes seguimentos e que tenham
perfil para participar da Amcham.
O principal meio de entendimento da percepção do sócio, ex-sócio e demais usuários são
as reuniões customizadas que os relations realizam nas empresas. Nestas reuniões a equipe tem
que entender o que o sócio percebe da Amcham e qual a melhor maneira de atender. Estes
resultados são devidamente registrados no Sagitta, que é o software utilizado nacionalmente e
que deve conter registros de todos os contatos realizados com o sócio. Para identificar tais
necessidades, todos os eventos da Amcham também disponibilizam uma ficha de satisfação
com perguntas como o que achou do evento (tema, formato, horário, coffee, palestrante), se o
sócio esta recebendo devidamente todos os convites e infomativos, se deseja receber uma visita
customizada e especo para sugestões em geral.
O maior problema da Amcham esta hoje no conhecimento do associado em relação aos
produtos e serviços que a entidade oferece. Percebeu-se através das pesquisas realizadas nos
anos anteriores e pelo contato dos gestores de carteiras com as empresas que o sócio não
conhece todos os benefícios e serviços que poderia estar utilizando. Por isto, em 2009 estão
sendo divulgados de maneira mais enfática tais produtos. O principal meio de apresentar um
produto para o sócio hoje é a divulgação pelo nosso mailmarketing. A nova maneira adotada
em 2009 foi a elaboração de uma lamina explicativa de cada departamento com todos seus
serviços que foi inserida na apresentação da Amcham que é levada em todas as reuniões
customizadas.
A comunidade em geral e segmentos muito específicos não tem conhecimento
significativo em relação a Amcham pois a entidade não faz nenhum tipo de divulgação externa.
O único meio de contato com empresas não sócias ‘e a visita da equipe comercial. O chamdo
“boca-boca” e indicação é a mais forte influencia positiva para a Amcham pois geralmente os
sócios falam a respeito e indicam a entidade. O que acontece muito também é a chamada
publicidade, divulgação não paga, pois como a Amcham realiza eventos de grande porte e trás
nomes importantes do cenários gaucho e nacional o que gera interesse dos repórteres e
jornlistas devido ao conteúdo dos eventos mais que sempre acaba levando o nome da Amcham
como realizadora do encontro.
O principal meio de divulgação dos produtos e serviços é o site da Amcham, auxiliado
pelo envio de convites digitais através de mala direta. O site tem sempre informações
atualizadas e informativos econômicos com informações que possam interessar o sócio.
Preocupada com a autenticidade dos conteúdos divulgados, a Amcham conta com um
funcionário de assessoria de imprensa por regional que tem o desafio de controlar tais
informações e fazer com que a Amcham se torne mais conhecida no mercado com o menor
custo possível.
Deu-se início este ano ‘a utilização do CRM, que processa informações de cadastramento
e participação dos associados de maneira detalhada, que tem por objetivo padronizar os
processos da Camara em relação aos sócios para que não se perca informações com a troca de
capital humano .
O objetivo de todas estas melhorias ‘e fazer com que a Amcham e toda sua equipe
entenda e conheça melhor seus sócios e possíveis clientes para melhor se posicionar em relação
a eles.

3.3 RELACIONAMENTO COM OS CLIENTES

Por ser um dos principais processos da entidade o relacionamento com clientes é


considerado fundamental para manutenção e retenção dos associados na entidade. Todos os
colaboradores, independente de que setor atuam, são responsáveis pelo relacionamento com os
sócios, seja este feito formal ou informalmente, como conversar com o sócio durante o evento,
enviar um convite por email etc. Contudo, o principal meio de relacionamento com o cliente,
de maneira formal, é a equipe de relacionamento, ou seja, os gestores de carteira. Atualmente a
Amcham conta com uma equipe de 5 colaboradores responsáveis por esta função, cada um
deles conta com uma carteira segmentada por setor de atuação que são compostas por cerca de
60 empresas para cada um. Hoje tais careiras são subdivididas em Industria, Finanças,
Marketing, Serviços e Contrubusiness. A entidade acredita que tendo um gestor específico para
cada segmento de mercado e de sócios, este colaborador consegue entender melhor o que a
empresa cliente faz, quem são seus clientes, fornecedores, parceiros e como esta rede se
relaciona. Entendendo sua carteira, gestor de carteira faz contatos específicos com as suas
empresas utilizando-se de emails, convites digitais, reuniões customizadas, reuniões informais,
reuniões de venda de eventos pagos e cursos, organização de machmaking e ligações
telefônicas, além de indicações de possíveis compradores e fornecedores.
Existe hoje um canal formal de sugestões e reclamações de fácil acesso aos sócios que
são as fichas de satisfação entregues em todos os eventos realizados pela Amcham, mas além
disto muitas reclamações, sugestões e solicitações são feitas de maneira informal, onde o sócio
expõe suas percepções em conversas durante o evento por exemplo. É de praxe, repassar todas
estas informações para o gestor da empresa das procedência ao assunto, registrando no CRM e
atendendo ás solicitações feitas o mais breve possível. É importante ressaltar que o cliente deve
receber uma resposta, seja ela positiva, negativa ou para informar como tal questionamento
está sendo processado. O gestor deve resolver ou repassar a solicitação do cliente para a pessoa
responsável caso seja um serviço específico como solicitação de vistos e pesquisas de mercado
que ficam centralizados na matriz em São Paulo.
Com novos associados este processo acontece de maneira mais pontual e específica, onde
o seu gestor de carteira procura ouvir o que o sócio tem percebido em relação a Câmara e quais
são suas expectativas. Nos primeiros três meses de participação o novo sócio é convidado para
o Café de Relacionamento, onde eles apresentam suas empresas para todas as outras novas
entrantes, ouvem uma breve explanação dos produtos e serviços da Câmara e sua estrutura
hierárquica e expõe suas sugestões e dúvidas.
A satisfação e fidelidade dos sócios é analisada pelo índice de rotatividade e pedidos de
desligamento da Amcham, o chamado churn. Geralmente as empresas que realmente se
utilizam dos serviços da entidade são adimplentes. A falta de participação do associado
geralmente leva a inadimplência, por isso os gestores devem fazer com que todas as empresas
sócias tenham um nível mínimo de participação nos eventos e utilização dos serviços
oferecidos. Os motivos mais comuns para o desligamento são falta de tempo, falta de verba e
raramente insatisfação, por este motivo, ao receber a solicitação de desligamento de algum
cliente, o seu gestor de carteira faz uma reunião de reversão para mostrar ao sócio tudo o que
ele usa ou deixa de usar dentro da Câmara.
Todas as informações obtidas dos sócios são analisadas, registradas no CRM e
posteriormente utilizadas para intensificar o relacionamento com as empresas sócias,
mostrando os principais produtos que ele utiliza, os que deram mais retorno, o que os
colaboradores das empresas sócias acharam dos eventos que participaram e todas as
ferramentas que ainda podem ser utilizadas dando um norte para o cliente em relação aos
benefícios de participar da Amcham.
Além de atender customizadamente cada cliente a Amcham busca estabelecer parcerias
com os mesmos em relação a co-realização de eventos por exemplo, ao fornecimento de
insumos para a entidade e a divulgação institucional das empresas sócias.
O somatório de todas estas ações fazem com que o serviço de atendimento seja percebido
pelo sócio como excelente segundo a análise das fichas de satisfação e com que as empresas
permanecem sócias da Amcham por muitos anos, mesmo que não exista nenhum tipo de
contrato formal de associação, ou seja, as empresas permanecem sócias porque percebem o
retorno que a participação nesta entidade trás para o seu negócio e para seus colaboradores.

3.4 INFORMAÇÕES DA ORGANIZAÇÃO

O Critério de Informações e Conhecimento leva em consideração informações


comparativas e o desenvolvimento de ativos intangivesfocados no conhecimento que enbasa o
desenvolvimento estratégico e operacional.
Na Amcham o principal meio de utilizado para identificar as necessidades de informação
e seu devido tratamento é o sistema de registros internos da entidade, é um software SAP, que
recebe e processa diverosos tipos de dados referente a quelquer contao quem a Amcham fez
com as empresas sócias. Como o software foi implementado no inicio de 2008 ainda estão
feitos ajustes para que haja o melhor tratamento das informações de maneira que a pessoa que
receba tais informações, independente do nivel hierárquico ou do objetivo da consulta, consiga
obter a resposta desejada. Tal ferramenta é utilizada para acompanhar o progresso dos planos
de ação e fundamentar as tomadas decisões, sejam elas em nível estratégico ou em nível
operacional.
O sistema de registros internos, é o mais antigo utilizado pela Amcham, é um simples
Banco de Dados que contém todo e qualquer contato feito com empresas antes de se tornarem
sócias, o banco de dados solicita infotmaçoes como nome da empresa, principal executivo,
telefone, último contato, resultados, feed-back etc. Esta ferramente serve para entidade
estruturar um controle de contatos ja realizados e ver os motivos de negativas ou de associação.
É um sistema computadorizado voltado para o npivel operacional. Esta mesma
ferramenta, por contenter registros complexos, também serve como sistema de informações
gerenciais, pois dá suporte ao nível grencial através de relatórios apoiando o planejamento e o
controle de decisões apresentando os dados basicos, operações e contatos periodicamente.
A Amcham utiliza o Sagitta, software SAP já mencionado, para registros de contatos com
empresas sócias e desde 2009 também com empresas prospectadas e visitadas pelo
departamento de aquisição. As informações geradas através do Sagitta dão suporte para o
Sistema de Apoio a Decisão e ao Sistema de Apoio a Decisão Executiva. No sistema de apoio
a decisão atente também o nivel gerencial, gerentes regionais e coordenadores de área,
ajudando a solucionar problemas novos, pois é mais analítico e aulixia nas decisões diárias. Já
o Sistema de Apoio a Decisão executiva é voltado para decisões não rotineiras e exige bom
senso, avaliação e percepção do executivo.
Todos os colaboradores recebem treinamento para lidar com esta ferramenta, cada
departamento tem um tipo de acesso limitado para poder analisar e acrescentar informações
pertinentes ao seu trabalho. A mensuração do trabalho dos colaboradores é feita através do
sistema Sagitta, por isto o mesmo deve ser sempre preenchido corretamente.
Por ser um sistema complexo e amplo os gestores conseguem obter informações de
grande relevancia para entender as necessidades dos sócios, medir padrões e comportamentos.
Através do sagitta é possivel identificar que setor está carente de eventos, para que nivel
hierarquico das empresas sócias os eventos devem ser voltados, como os fornecedores
percebem a Amcham como cliente e como as outras entidades parceiras atuam , que tipo de
parcerias ja foram estabelecidas historicamente e que benefícios e dificuldades já foram
vivenciados.
Para informações internas os relatórios são gerados imediatamente após a solicitação de
maneira online e específica por evento, por pagamento, por participação, por gestor de carteira
etc. Para o ambiente externo as informações pertinentes como quadro de sócios, contatos,
próximos eventos e notícias são encontradas no site da empresa. Informações para parceiros
são geradas pelo colaborador e repassadas a empresa solicitante.
Os coordenadores de departamento fazem o controle permanente do fluxo de informações
contido no sistema. A Amcham assegura a atualização dos dados através da mensuração
individual do colaborador que é feita em cima do registro de todas as ações que ele realizou
naquele mês. O sistema utilizado é confidencial, não sendo permitida a venda de mailing,
mala-direta, os qualquer tipo de informação interna ou das empresas sócias. Para garantir tais
exigencias o colaborador assina um contrato de sigilo ao ingressar o trabalho na Amcham e
recebe um treinamento explicando o por que não seria ético divulgar informações indevidas
sejam elas referentes aos clientes ou a própria empresa.

3.5 RESPONSABILIDADE SÓCIO-AMBIENTAL

A Câmara Americana de Comércio, por ter em seu quadro de associados nacionalmente


uma representatividade de um terço do PIB brasileiro tem um grande poder na obtenção de
resultados relativos á sociedade.
Desde sua fundação a Amcham, mesmo sendo uma entidade empresarial com objetivos
comerciais e de negócios, sempre se mostrou atenta e apoiadora de projetos de
responsabilidade social, ambiental e cultural.
A Amcham promove e reconhece a gestão socialmente resposável das empresas no
Brasil, sendo elas sócias ou não através do movimento ECOAR e do Prêmio ECO. O
Movimento ECOAR tem por objetivo difundir, reforçar e ampliar a promoção de movimentos
empresariais de responsabilidade social e desenvolvimento sustentável. São oferecidos
gratuitamente para as empresas associadas cursos abordando capacitação temática e indução de
boas práticas, fóruns de discussão empresarial e preparação de universitários para os temas
cidadania, coperativismo, sustentabilidade, educação e saúde. O Prêmio ECO foi o pioneiro no
reconhecimento de empresas que adoram práticas sustentáveis e socialmente responsáveis
fazendo uma reflexão em torno do desenvolvimento do conceito e das práticas de cidadania
empresarial no Brasil. Atualmente são contempladas duas modalidades de contemplação:
Práticas de Responsabilidade Social e Empresarial ( público interno, meio ambiente, clientes,
comunidade, fornecedores, valores, transparência e governança) e Gestão Empresarial para
Sustentabilidade que reconhece os avanços das organizações em desenvolvimento sustentavel.
Tal premiação ainda considera o porte das empresas para segmentação dos prêmios. No ano de
2008 foram inscritos 5.036 projetos, 307 passaram pelos pré-requisitos necessários e 17
empresas foram premiadas.
A missão da Amcham indica: influenciar construtivamente políticas públicas onde haja
beneficiamento da sociedade e das empresas como um todo. Assim a Amcham realiza Forças-
Tarefa que são fóruns de discussões que visam debater e desenvolver projetos específicos que
buscam influenciar políticas Públicas. O exemplo mais recente foi a intervençao em nome das
empresas associadas solicitando a refurmulação da Lei de Estágios em 2006 que foi revista e
aprovada em 2008 com alguns aspectos revisados de maneira que não fosse prejudial às
empresas. Outro caso significativo foi em relação ao sistema SGP, Sistema Geral de
Preferências que concede isenção de tarifas para alguns produtos. A Amcham elaborou uma
carta com base em informações do Itamaraty, da embaixada americana e do consultor Robert
Kabel defendendo a manutenças do Brasil como participante do programa. Em agosto de 2006
a Amcham enviou tais cartas para 55 cenadores e 56 deputados americanos apesentando os
principais setores benefiados no Brasil e nos Estados Unidos. No ano de 2005 foram
exportados do Brasil para os Estado Unidos 24,4 bilhões de dólares, sendo que 3,6 bilhões das
vendas utilizaram o SGP.
Desde 2002 a Amcham desenvolve o programa de Marcos Regulatórios que monitora
periodicamente três agências reguladoras (Anatel, Anvisa e Aneel) e o Sistema Brasileiro de
Defesa da Concorrência, que posiciona a Amcham perante a consultas públicas e audiencias
avaliando anualmente seu desempenho.
Desde 2002, comovidos pelo atentado de 11 de setembro em Nova York a Amcham
realiza no mês de setembro a corrida pela paz, motivando executivos, sócios e a comunidade
em geral a refletir sobre a violência, alternativas e soluções.
A Amcham realiza anualmente em parceria com o Instituto de Qualidade no Ensino a
Maratona Amcgam-IQE, 157 pessoas destas duas instituições participaram de atividades
voluntárias em seis escolas públicas e beneficiaram 1,6 mil crianças na capital paulistana. O
projeto envolve sessoes de cinema, dança, teatro. Foram doados 2.000 brinquedos e devido ao
grande sucesso diversas empresas associadas de pequeno a grande porte ja demonstraram
interesse em realizar o projeto novamente em 2009 expandindo para as demais regionais e
mantendo o padrão de integração de crianças carentes com profissionais dos mais diversos
niveis hierarquicos de uam empresa derrubando preconceito e barreiras do dia-a-dia e
angariando fundos para auxiliar tais escolas.

3.6 QUALIDADE DE VIDA

Com a contratação de uma nova diretora de Recursos Humanos para Amcham Brasil
em 2008 vários projetos relativos a qualidade de vida, satisfação no trabalho, bem-estar e
saúde começaram a ser colocados em prática.
De acordo com a legislação da organização dos Serviços de Saúde Ocupacional a
Amcham realiza um acompanhamento do seu colaborador desde sua admissão até o
desligamento. Antes de iniciar as atividades laborais o colaborador passa por um exame
adimensional feito em uma clínica particular parceira. São exigidos anualmente os exames
periódicos, e exames ocasionais caso haja mudança de posto de trabalho, ausência no
trabalho ou alterações tecnológicas. Em colaboração permanente com os Serviços de Saúde
e Higiene a Amcham desenvolve ações preventivas e de educação como por exemplo em
2008 mobilizou os colaboradores a tomar a vacina da rubéola e em 2009 a vacina da febre
amarela.
A Amcham possui uma equipe de segurança no trabalho que propõe medidas que
visam minimizar acidentes de trabalho, doenças ocupacionais e proteger a integridade e
capacidade de trabalho do funcionário. A entidade entende que a segurança no trabalho,
mesmo que os riscos sejam mínimos por exercer uma atividade administrativa, organiza e
aumenta a produtividade além de melhorar a relação com os colaboradores.
Com objetivo de proporcionar conforto e prevenir acidentes cada unidade da
Amcham foi constituída seguindo padrões de ergonomia. A entidade acredita que com
trabalhadores mais satisfeitos é possível se obter um melhor rendimento no trabalho, por
isso desenvolve programas de educação postural, controle de iluminação, ruídos e
temperatura que são os mais comuns geradores de males na área da saúde física.
Em 2008 foi realizada uma pesquisa interna abordando diversos itens que poderiam
interferir no rendimento do colaborador, desde razões externas a simples razões internas
como necessidades e expectativas. Nesta pesquisa se obteve o retorno de que alguns
imobilizados básicos afetavam diretamente o rendimento dos colaboradores, tais como
cadeiras sem rodinhas ou quebradas, a falta de uma geladeira, barulho do ar condicionado e
temperaturas muito baixas. A pesquisa foi desenvolvida pela equipe interna de recursos
humanos e passou por duas etapas. A primeira etapa foi o preenchimento de um
questionário enviado por email para todos os colaboradores. A segunda etapa foi a
realização de uma reunião onde a Diretora de Recursos Humanos da Amcham visitou cada
unidade regional e reuniu todos o colaboradores, convidando-os a debater informalmente
sugestões e melhorias no ambiente de trabalho.
Após analisar esta pesquisa as necessidades básicas observadas foram supridas e
outras continuam sendo abordadas juntamente com a educação do colaborador na área da
saúde e qualidade de vida.
Outra grande mudança que deve ser mencionada foi envolvendo a mensuração do
rendimento do colaborador, que até 2007 era feito apenas com base em dados numéricos
ao atingir metas ou não. Atualmente o comprometimento dos colaboradores é avaliado no
dia-a-dia pelo seus gestores e por reuniões formais de feed-back levando em consideração
o empenho dele no desenvolver de suas tarefas, se ele agrega valor ao trabalho, se o
atendimento ao cliente é feito com entusiasmo, se ele trás novas idéias para a empresa, se
ele cumpre os horários, se sente bem.
A Amcham realiza uma série de atividades de descontração que visam melhorar o
ambiente organizacional e a integração da equipe. A Amcham comemora todos os meses
fornecendo salgadinhos e torta os aniversariantes do mês além de presenteá-los com
alguma lembrança institucional. Os funcionários são incentivados a participar de eventos
dos mais diversos setores como maneira de benchmarking para trazer idéia inovadoras para
a Amcham. Além disto os colaboradores são incentivados e tem liberdade para criar e
sugerir novas formas de atuação.
O maior diferencial da Câmara Americana neste sentido é hoje o Programa de Saúde
e Bem Estar, que nenhuma outra câmara de comércio do estado possuí. O programa é
baseado em um informativo digital enviado semanalmente para todos os colaboradores em
âmbito nacional. São desenvolvidos jogos, dinâmicas, questionários atividades diversas
que mostram ao colaborador alguns cuidados que ele deve ter dentro e fora da empresa,
com sua família e comunidade em geral. O programa visa o equilíbrio construtivo nas
dimensões biológica, psicológica, social e organizacional, agregando valor ao indivíduo, à
família e a sociedade. A seguir será apresentado um quadro que especifica os temas
abordados em cada dimensão:
O programa Amcham Saúde e Bem Estar está apresentado no site da organização
aberto a comunidade. Os colaboradores recebem os informativos semanais já mencionado,
podem participar online do Jogo Saúde e Bem Estar, que mede o conhecimento do
indivíduo em relação a aspectos biopsicossociais. Também estão disponíveis no site uma
enquete, dicas nutricionais além de vídeos e publicações de parceiros.

Dimensão Psicológica envolve:

• Gerenciamento do estresse;
• Auto-estima;
• Relacionamento interpessoal e intrapessoal;
• Equilíbrio emocional;
• Auto-conhecimento;
• Capacidade de concentração;
• Expressar e lidar com as emoções
adequadamente.

Dimensão social envolve:

• Lazer;
• Rede social de apoio;
• Relacionamento familiar;
• Responsabilidade social e vida comunitária;
• Valores e princípios éticos e espirituais.

Dimensão organizacional envolve:

• Responsabilidade profissional;
• Satisfação e envolvimento com o trabalho;
• Ética;
• Espírito de equipe;
• Relacionamento interpessoal.

A Amcham entende que saúde e bem estar é um tema amplo, dinâmico e de múltiplas
dimensões. Uma boa qualidade de vida é caracterizada pelo contexto, momento
histórico/cultural, meio de convívio e pelo equilíbrio das influências e aspectos sociais,
psicológicos, sociológicos, biológicos e organizacionais. A empresa entende que o
indivíduo é um todo – totalizando pequenas partes e influencias diárias vindas da família,
do trabalho, dos amigos, das obrigações e necessidades e que é preciso entender que estas
coisas não estão totalmente separadas e trabalhando estes pontos com clareza e equilíbrio é
que se obtém uma melhor qualidade de vida que reflete diretamente no rendimento
profissional do indivíduo.

3.7 RESULTADOS RELATIVOS AOS CLIENTES E AO MERCADO

De maneira simplista os resultados obtidos em relação aos clientes e ao mercado pode


ser obtido observando os números de desligamentos de empresas sócias e de novas sócias. O
índice obtido nesta comparação é um dos medidores utilizados para avaliar o desempenho da
unidade regional em relação ao quadro de associados que possui. O número de empresas
entrantes e demissionárias da entidade é de extrema relevância, pois este quadro compõe
grande parte da renda mensal da entidade através das mensalidades pagas pelos sócios ativos.
Por este motivo toda a estratégia da organização é voltada para aquisição de novas sócias e
principalmente para a manutenção e fidelização.
Visando obter resultados positivos na regional o departamento de Membership, que é
responsável por aquisição e relacionamento com sócios, é cobrado mensalmente por seus
resultados financeiros, devendo cumprir metas e objetivos rígidos e bem específicos. O grande
objetivo é fazer com que os números de novas aquisições supere os números de desligamento
trazendo estabilidade financeira para a regional.
A Amcham não disponibiliza o histórico dos índices.
De maneira informal percebia-se até 2008 que a imagem da Amcham para as empresas
sócias e participantes era positiva, onde estes sócios demonstravam valorizar o trabalho
desenvolvido pelos jovens colaboradores da Amcham. Para as empresas não sócias esta
imagem varia bastante. A Amcham, por não fazer nenhum tipo de divulgação da entidade,
pode ser considerada pouco conhecida em Porto Alegre em relação a FEDERASUL por
exemplo, mas os que conhecem por indicações de sócios são receptivos e gostam e os
conhecem através do contato comercial geralmente se associa ou tem uma imagem negativa,
pois até 2008 a entidade possuía uma equipe comercial muito agressiva e com alta rotatividade.
Por ser uma campanha de seis meses, onde 90% destes funcionários não permanecia na
Amcham após a campanha de trainees, uma mesma empresa recebia semestralmente ligações e
visitas da Amcham, o que causou uma imagem negativa da entidade para algumas empresas.
Para solucionar este problema foi implementado o sistema de registros internos de
empresas visitadas, com um histórico, motivo da não associação, se a empresa gostaria de
voltar a ser visitada daqui a algum tempo etc. Estas pequenas ações, aliadas a redução e
permanência no cargo da equipe de aquisição fazem hoje com que tais erros não sejam
repetidos e para que a entidade seja vista de uma maneira séria, profissional e organizada.

3.8 RESULTADOS RELATIVOS ÁS PESSOAS

Os colaboradores da entidade são divididos em departamentos, sendo que a área de


aquisição e relacionamento ocupa o mesmo espaço físico, visto que, juntos, formam o
departamento de Membership. O departamento de Membership além de possuir metas
regionais, compete saudavelmente com as demais regionais mensalmente em um ranking
nacional de aquisição e relacionamento separadamente. Os demais departamentos, que são
Produtos e Serviços e Desenvolvimento de Negócios possuem um espaço físico específico.
Além de contar com instalações propícias para o desenvolvimento do trabalho destes
colaboradores a Amcham também investe continuamente em atividades que estimulem a
motivação, a capacitação e o desenvolvimento pessoal e profissional destes colaboradores para
que estes consigam manter uma boa qualidade de vida e se sentirem integrados e motivados
com o trabalho que desenvolvem e com a organização como um todo. Alguns exemplos que
podem ser citados das ações desenvolvidas são palestras motivacionais, liberdade para assistir
os eventos realizados pela Amcham, gerenciamento e feed-back e bonificação financeira.
Juntamente com as dinâmicas e palestras oferecidas os líderes incentivam
continuamente seus colaboradores, trabalhando lado a lado, explicando as tarefas e auxiliando
ao decorrer dos processos sempre que for necessário ou que este líder entender que deve dar
uma atenção maior para um caso específico.
A entidade entende que o maior meio de aprendizagem e desenvolvimento
proporcionado para os colaboradores é a experiência adquirida com o contato e
desenvolvimento de atividades administrativas e interpessoais diariamente. Segundo os
colaboradores, o que mais os motiva a trabalhar na Amcham é a autonomia para desenvolver e
criar novas atividades, oportunidades, sugestões e reformas. Os funcionário da Amcham,
independente do departamento em que trabalham, lidam diretamente com os principais
executivos do mercado gaucho dos mais variados seguimentos, gerando diversas propostas de
emprego e conhecimento de mercados dos mais variados setores da economia.
Quando se percebe indícios de desmotivação de algum colaborador o seu gestor direto
busca conversar primeiro informalmente e ver aonde pode auxiliar esta pessoa. Posteriormente
é realizada uma reunião, geralmente separado do reto da equipe, em uma sala de reuniões, para
entender o que esta acontecendo com aquele funcionário e entender se são motivos internos ou
externos e como a empresa pode auxiliar.
A Amcham não disponibiliza o histórico de rotatividade nem dos índices de
desempenho.
Os funcionários da Amcham em geral são altamente motivados pois se sentem parte da
organização e entendem que a soma do trabalho de todos é que gera bons resultados para a
Amcham. Eles entendem a importância de atingir suas metas e se vêem como peças chaves
para a organização vendo retorno imediato no seu trabalho e sentem orgulho em fazer parte
desta organização e do trabalho que desenvolvem. Funcionários que não se encaixam no perfil
e com a cultura da empresa de fazer a mais, fazer diferente, geralmente pedem desligamento
antes de serem desligados por se sentirem fora do sentimento coletivo. Contudo, tal percentual,
principalmente após a contratação de todos os funcionários e o extermínio de estagiários, tal
percentual esta muito próximo de zero.
Os índices de desempenho e motivação dos colaboradores da Amcham podem ser
tomados como exemplo por muitas outras empresas pois, mesmo com grande parte de seu
quadro de funcionários sendo jovem, com pouca ou nenhuma experiência profissional, os
serviços finais oferecidos são de ótima qualidade e profissionalismo devido a garra, ao orgulho
e a dedicação que os funcionários da Amcham tem por seu trabalho e pelo trabalho da
entidade.

4. LINHAS DE AÇÃO

Este item irá descrever quais são as principais melhorias que devem ser feitas na
organização de acordo com a percepção do autor. Após apresentar os ponto a serem
melhorados, serão apresentadas algumas possibilidades de ações e soluções para estas
dificuldades que a entidade apresenta.
4.1 DESCRIÇÃO DAS OPORTUNIDADES DE MELHORIA

A Amcham reconhece que, mesmo contando com um quadro de excelente de


funcionários dedicados e oferecendo serviços cada dia mais diferenciados para os sócios, ainda
existem muitas outras melhorias a serem desenvolvidas dentro da entidade

4.1.1 Melhorias no CRM


Para que a Amcham desenvolva seu trabalho com seriedade e não gerar
descontentamento e uma imagem negativa dos sócios e dos prospects é preciso reformular e
alterar algumas funções do sistema CRM utilizado. Deve-se implementar a cultura de
preenchimento deste sistema, de consulta deste sistema, para saber quais foram os últimos
contatos realizados com a empresa em questão, alem de fazer algumas melhorias no próprio
software para que ele se torne mais ágil e de fácil acesso.

4.1.2 Melhorias na divulgação dos eventos – Convite Digital


Para que o sócio saiba o que esta acontecendo na Amcham ele deve receber corretamente
todos os convites. Foi constatado que freqüentemente alguns sócios se queixam de não receber
algum convite por este ter entrado como spam em sua caixa, por isso uma melhoria urgente a
ser adotada é a aquisição de um software que faça envios em massa que não chegue como
spam, visto que este é o principal meio de divulgação dos eventos.

4.1.3 Melhorias no planejamento de Comitês e Eventos


Outra melhoria a ser sugerida para entidade é relativa ao planejamento dos comitês e
eventos. Formulando-se uma estratégia semestral seria possível fazer a divulgação dos eventos
com maior antecedência, trazer maior público e oferecer eventos que estejam de acordo com as
expectativas dos sócios e que não sejam desorganizados ou de última hora.

4.2 HISTÓRICO E ESTIMATIVAS DAS PERDAS

As melhorias sugeridas pela autora e citadas acima foram levantadas mediante a análise
da empresa e da percepção de seus clientes e colaboradores e demonstram claramente que, se
não forem solucionadas, acarretarão em serias perdas em relação a manutenção dos sócios e a
imagem da entidade perante o mercado.
A primeira melhoria sugerida foi em relação ao CRM utilizado pela Amcham que pode ser
hoje considerado incompleto e falho de acordo com as necessidades dos colaboradores.
Este sistema se mostra complexo, de difícil compreensão e lento. Tais características
fazem com que o colaborador perca muito tempo ao registrar todas as atividades e contatos que
realizaram com alguma empresa. Além da perda de tempo, por estarem sob grande pressão de
metas e objetivos de curto prazo, a dificuldade e a demora fazem com o que o colaborador
perca o interesse em utilizar o sistema e o veja como uma complicação, e não como facilidade
deixando muitas vezes de preenche-lo corretamente ou fazendo de mal grado. Para o
departamento de aquisição que trabalha com grandes volumes de contatos é necessário que este
sistema seja rápido e eficaz, mostrando diretamente as informações que eles necessitam que
são: ultimo contato com a empresa, como foi, quem fez este contato, por que não se associaram
na época, se gostaram ou não, quem é o principal decisor e qual seu contato. Para a equipe de
relacionamento que deve cadastrar todas as empresas, registrar suas participações, sugestões e
idicações, este software também precisa se mostrar mais rápido e eficaz na hora de buscar
alguma informação, seja ela referente a alguma empresa ou a algum executivo. Para as área de
Produtos e Serviços e Desenvolvimento de Negócios que trabalham diretamente com comitês e
eventos este software deveria ser capaz de gerar lista de participantes, gráficos de participação,
perfil dos participantes etc.
A segunda melhoria sugerida é em relação a divulgação destes eventos, pois
historicamente o principal meio de divulgação de todos os produtos e serviços da Câmara é
feito através de teaser ou convites digitais enviados por email. O problema ocorre de duas
maneiras, ou o sócio não recebe devido ao peso do arquivo ou pelo arquivo ser identificado
como spam e ir direto para sua lixeira. Além disto existem outros fatores externos, fora do
domínio da Amcham, que podem fazer com que o receptor não receba tal email, que são
motivos como caixa de entrada cheia por exemplo. Não recebendo os convites o sócio se sente
abandonado, desinformado e conseqüentemente não participa dos eventos realizados que pode
influenciar diretamente no desligamento desta empresa em relação á sua associação na
Amcham. Existem hoje diversos softwares, muitos deles oferecidos gratuitamente na internet
para que os envios de massa sejam feitos rapidamente mas sem serem identificados como
spam.
A última, mas não menos importante sugestão de melhoria é relativa ao planejamento de
eventos e comitês. Sabendo que estes encontros são hoje o principal meio de relacionamento
com o sócio, tanto se falando na relação Amcham com o sócio, quanto se falando na relação do
sócio com outro sócio, estes eventos devem ser planejados com antecedência e de acordo com
as necessidades e interesses dos sócios e não apenas para lucrar. O sócio deve ver valor ao
participar dos eventos em dois pilares principais que são: informação e networking qualificado.
Sem planejamento não se sabe o que o sócio quer saber do mercado nem quem ele espera
encontrar durante os eventos. Com maiores investimentos no planejamento é possível entender
quais são os objetivos e necessidades do sócio ao participar de um evento, trazer temáticas
interessantes, convidar palestrantes renomados no cenário regional e nacional que gere
interesse no associado, qualifique o público e elitize o networking.
Todas estas ações estão alinhadas diretamente com objetivos e estratégias da organização
visando traçar um melhor canal de relacionamento com o sócio e superar suas expectativas.

4.3 PLANO DE AÇÃO

4.3.1 Objetivo
Através da implementação das melhorias apresentadas a entidade visa qualificar os
serviços prestados, agregar valor e melhorar suas imagem perante seus clientes e a comunidade
empresarial.
O objetivo de realizar tais melhorias no CRM é fazer com que os colaboradores
realmente utilizem este sistema. Registrando todos os dados as informações não se perdem
coma saída de um colaborador além de auxiliar na mensuração das atividades realizadas pelo
gestor de carteira em relação a esta empresa. Com um CRM eficaz se conhece muito mais
profundamente os clientes podendo melhor entende-lo e oferecer ferramentas para seus
problemas e demandas.
Em relação à divulgação dos produtos e serviços através de flyer virtual não identificável
como spam o objetivo é fazer com que todas as empresas sócias saibam do que esta
acontecendo dentro da Amcham e tudo o que podem estar utilizando. Desta maneira o sócio se
programa e consegue participar dos eventos que é fundamental para a continuidade da empresa
como sócia da Amcham.
Já o objetivo de investir em planejamento de comitês e eventos é oferecer melhores
soluções para o sócio, mostrar organização, aumentar o poder de barganha com fornecedores e
fazer com que os eventos tenham um objetivo e não sejam apenas para cumprir calendário ou
juntar dinheiro e sim para servir o sócio.
Todas estas melhorias citadas nada mais são do que meios de se melhorar atitudes e
situações pontuais e específicas, mas que estão diretamente alinhadas com a estratégia da
Amcham de ser bem vista pelo mercado e por seus sócios para que novas empresas se
associem a entidade e antigas sócias se mantenham participantes.

4.3.2 Abordagem

4.3.2.1 Melhorias no CRM


Existem alguns pontos de melhorias que são comuns para todos os departamentos como a
lentidão por exemplo. Contudo, devem ser levados em consideração algumas atividades
especificas de cada setor conforme foi citado sub titulo acima. Cada departamento deve ser
ouvido com objetivo de entender que tipo de informações ele obtém através do sistema e que
tipo de informações são desnecessárias e supérfluas.
Após colher todas estas informações os diretores da entidade, auxiliados pela equipe de
Tecnologia da Informação devem apresentar tais solicitações para a empresa contratada para
fazer a criação e implementação do sistema Oracle. Tais melhorias e reformas devem ser
acompanhadas de perto e testadas. Após realizar as mudanças deve se apresentar o novo
formato do sistema, treinar os colaboradores e auxiliar com dúvidas até que eles se acostumem
com o novo sistema.

4.3.2.2 Melhorias na divulgação dos produtos e serviços – Convite Digital


As melhorias referentes a divulgação dos produtos e serviços está diretamente
relacionada com a participação dos sócios nos eventos, a utilização e ao conhecimento do
sócios em relação aos serviços prestados pela Amcham. Deve ser orçado e comprado o
software que faz com que os emails não se tornem spam. Os colaboradores devem ser treinador
para utilizar corretamente o software e acompanhar o sócio, monitorando se ele esta recebendo
todos os emails corretamente e ocasionalmente divulgando estes produtos e serviços por
telefone de maneira a complementar o convite digital.

4.3.2.2 Melhorias no planejamento de comitês e eventos


O planejamento dos comitês e dos eventos interfere diretamente na participação ou não
do sócio nos encontros que a entidade oferece.
No caso dos comitês, cada comitê deve ter um presidente, que é uma pessoa experiente
de mercado e com bons contatos, que formula o planejamento conjuntamente com a equipe de
comitês da Amcham, levando em consideração as sugestões e demandas dos sócios, levando
nomes para possíveis palestrantes, temáticas a serem abordadas durante o ano e datas prováveis
para reunião do comitê a cada mês. No inicio do mês e futuramente no mês anterior, o sócio
deve receber uma agenda eletrônica de todos os comitês do mês em questão com data, horário
tema e palestrante para que ele possa identificar os comitês que lhe são interessantes e se
agendar para participar.
Os eventos são responsáveis por atingir os níveis mais altos da hierarquia de uma
empresa, voltados para diretores e presidentes, requerem temas e palestrantes muito mais fortes
e interessantes e uma divulgação com maior antecedência possível pois tais executivos
geralmente tem agendas muito corridas. Os palestrantes devem ser convidados cerca de 3
meses antes do evento ou mais, pois geralmente são presidentes de grandes empresas e tem
pouca disponibilidade de agenda. Quanto a divulgação estima-se cerca de um mês e meio,
intensificando na duas ultimas semanas antes do evento para gerar interesse. Além disso, estes
eventos muitas vezes requerem convites customizados e trabalho de vendas da equipe de
relacionamento pois geralmente são pagos ( taxa do almoço ou café da manhã oferecido pelo
hotel, cerca de 50 reais). A equipe de relacionamento deve fazer a venda por telefone com
cerca três semanas de antecedência podendo atingir mais pessoas e vender informalmente ao
encontrar os sócios em outros eventos por exemplo.
O planejamento faz com que os eventos fiquem mais organizados e interessantes para o
sócios, agregando valor e fazendo com que ele perceba a importância de participar desta
entidade.

4.3.3 Plano
Este item especifica como será feita a implementação das melhorias sugeridas pela
autora, denominando a atividade a ser desenvolvida, o responsável, os prazos e durações e
quais serão os recursos financeiros necessários.
Atividade Responsáveis Prazos Recursos
Diretor de TI e
Coordenadores de
Modificações no CMR e treinamento departamento 2 meses 0
Diretor de TI e
Compra e implementação do Software Coordenadores de R$
de Desbloqueio de Spam departamento 1 mês 5.000,00
Coordenador de Comitês,
Coordenador de
Desenvolvimento de
Planejamento de Comitês e Eventos Negócios 2 meses 0
Como antes descrito, as modificações no CRM e treinamento para utilização desta
ferramenta deve partir dos coordenadores de departamentos e do diretor de Tecnologia da
Informação da Amcham, onde estes coordenadores especificarão todas as suas dificuldades
com o sistema e o que mais utilizam. Em um prazo de dois meses a partir de outubro de 2009 é
possível, após ter ouvido estes coordenadores, treinar a equipe e incentivá-la a realmente
utilizar o sistema mostrando a sua importância.
A compra do software para desbloqueio de spams deve ser realizada pela matriz, através
do diretor de TI, que em um mês tem capacidade para treinar os coordenadores de Produtos e
Serviços, para que todos possam passar a fazer os envios de mala direta não bloqueáveis a
partir de setembro de 2009.
O planejamento de Comitês e Eventos deve ser realizado pelo coordenador de cada
departamento com auxilio de sua equipe em dois modelos: em novembro e dezembro para o
ano seguinte; e em junho revisando o semestre seguinte, levando em consideração possíveis
mudanças no cenário macro econômico ou demandas instantâneas.

5. ATIVIDADES REALIZADAS NA ORGANIZAÇÃO

Este item irá descrever as principais responsabilidades e atribuições da autora quanto as


sua funções e atribuições como funcionaria da Câmara Americana de Comércio e explicar de
que maneira tais atividades se relacionam com a estratégia da empresa assim como levantar
algumas melhorias que foram implementadas neste setor da empresa.

5.1 FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

O funcionário de Mídia de Divulgação tem por objetivo entender a necessidade dos


sócios e demais empresas do mercado em termos de divulgação institucional e comercial. O
principal objetivo deste funcionário é a venda de patrocínio como meio de viabilização do
evento em especifico e de sustentação da unidade regional.
É de atribuição deste funcionário comercializar cotas de patrocínio para eventos fixos
como os Comitês que acontecem mensalmente, como para os eventos esporádicos e maiores
como o Ciclo de Decisões que foi anteriormente citado e é um evento realizado fora da sede da
Amcham, considerado de grande porte e que requer uma estrutura e investimentos maiores.
Atualmente se trabalham principalmente dois modelos de eventos: Comitês e Eventos.
Comitês são onze eventos fixos que acontecem mensalmente na sede da Amcham.
Estes comitês são organizados pelo staff da empresa juntamente com os seus
“presidentes” que são pessoas de mercado que auxiliam na elaboração do planejamento para o
comitê no ano intero. Com isso, tendo uma equipe inteira responsável pela formulação e
desemprenho destes eventos o papel da pessoa de mídia é especificamente comercial, focado
na venda de cotas de patrocínio.
O outro modelo mencionado acima são os Eventos, que ainda podem ser divididos de
duas maneiras – eventos de demanda e eventos de situação. Os eventos de demanda são
aqueles que a Amcham entende como interesse do sócio, por exemplo o GMB, General
Membership Breakfast, que é um café da manhã com um presidente de uma grande empresa,
geralmente realizado no Sheraton para cerca de 100 executivos. Eventos como este geralmente
tem grande aceitação e demanda por parte dos sócios por retratar cases, ou perspectivas e
oportunidades. Eventos de situação são eventos que podem ser do interesse para um pequeno
grupo de sócios, como um Seminários sobre Infra-estrutura, voltado para construtoras por
exemplo e o Café de Crédito, debatendo o tema crédito em meio a crise financeira mundial.
Para a pessoa responsável pela divulgação corporativa nestes eventos, o que os difere é o
fato de este colaborador se envolver ou não na formulação do evento. Diferente de Comitês,
Eventos exige uma atenção maior do colaborador de mídia e patrocínio pois este deve trazer
demandas de mercado, identificar potenciais compradores, auxiliar na criação de temáticas, na
criação visual do evento, do posicionamento do evento e definir se é ou não interessante para
Amcham realizar aquele evento.
Passado o processo de estruturação dos eventos, entra-se então na parte de
comercialização dos mesmos. Após ter o evento estruturado, muitas vezes esta pessoa, devido
ao fato de que a organização conta com uma estrutura enxuta, auxilia na elaboração da agenda
do evento, convida palestrantes e elabora uma proposta de patrocínio.
A proposta de patrocínio é fundamental, pois ela é a cara da Amcham perante o mercado.
Esta deve ser clara, convidativa e auto-explicativa. Na elaboração de uma proposta deve ser
levado em consideração quem irá recebê-la e o que esta pessoa quer saber. As propostas de
patrocínio começam com uma apresentação do evento, o que é? Por que será realizado?
Embasamento teórico e histórico (se tiver), local, data, formato do evento, palestrantes,
público, quantas pessoas, perfil dos participantes, fotos de eventos anteriores e do local que
será realizado o evento para então entrar no aproveitamento de mídia. O aproveitamento de
mídia básico oferecido hoje pela Amcham é: inserção do logotipo da empresa patrocinadora no
display de funco de palco, totens, convite digital, folhas de anotação, ficha de avaliação,
blocos, possibilidade de ação promocional, entrega de material institucional, stand, ação com
palestrantes, mailing dos inscritos, exibição de vídeo institucional, menção de agradecimento
na abertura e no encerramento do evento, convites para o evento (clientes e prospects) e
assentos reservados. Além disso este colaborador também tem como tarefa desenvolver a
precificação das cotas de patrocínio. Basicamente toma-se o custo dos eventos levando em
consideração pontos como hotel do palestrante, coffee, locação do espaço, passagens aéreas,
material de divulgação etc. É neste momento que a experiência do funcionário é importante
para ter sensibilidade de adequar o preço final a realidade do mercado.
Após a elaboração da agenda e da proposta começam-se então as ações de venda em
específico. Muitas vezes, se o evento já está estruturado a função deste colaborador começa
somente no estágio da comercialização de cotas de patrocínio.
O processo de comercialização destas cotas passa por seis estágios: prospecção de
mercado, ligação telefônica ou email, reunião, follow, contratos e pagamentos e pós-venda.
Prospecção: o funcionário pesquisa no mercado, com colegas, com conhecidos, com
fornecedores, na internet e em todos os meios que tiver alcance, a que empresas este projeto
pode interessar. Em geral as empresas se interessam pelo público do evento ou pelos
palestrantes. Fornecedores da lojas Renner por exemplo em um evento com o Gallo.
O IBOPE em um evento com o Nelson Sirotsky da RBS TV. Ou no caso da BQ
Benefícios em eventos voltados para gestores de Recursos Humanos.
Nesta etapa, após identificar as empresas que podem se interessar pelo projeto o
colaborador deve descobrir através de indicações, banco de dados interno ou internet quem é o
principal executivo deste empresa, decisor, ou responsável pelo marketing e agendar uma
reunião.
Ligação telefônica ou email: nesta etapa o funcionário deve fazer um primeiro contato
com a empresa onde vai tentar marcar uma reunião para vender o projeto. Geralmente se dá
uma breve apresentação do evento, levantando a questão de conversarem sobre a divulgação
institucional e comercial da empresa em questão durante o evento “xpto”.
Algumas vezes a empresa solicita que seja enviado anteriormente o projeto, o que
dificulta a venda pois se perde a poder da persuasão comercial ativa, neste caso é enviado a
empresa prospectada uma agenda do evento ou a própria proposta de patrocínio.
Reunião: nesta etapa o colaborador deve conduzir a reunião de maneira com que o
prospect se encante pelo produto e veja valor agregado e como pode se tornar uma vantagem
para sua empresa. Geralmente se tenta fazer um “rapor”, ou o chamado quebra-gelo, para que
o possível comprador fique mais relaxado e atento, se apresenta o projeto e os benefícios,
levando sempre em consideração as atitudes do cliente, para identificar os pontos que mais
interessam para ele e tentar maximizar estes interesses. Nesta etapa são levados em
consideração aspectos como tom de voz, postura, interesses, expressões etc. Raramente esta
pessoa fecha o patrocínio no ato da venda, geralmente é feita uma ligação de feed-back, onde
depois de refletir sobre o assunto o prospect decide se irá ou não patrocinar os eventos.
Feed-back durante a reunião geralmente se combina um prazo de retorno onde a o
funcionário ou o prospect se responsabiliza por entrar em contato e ver o que foi decidido.
Com uma média de 5 a 7 dias após a reunião o colaborador entra em contato com a
empresa visitada para saber o que eles acharam do projeto e se já tem algum retorno.
Se a empresa opta por patrocinar o evento este colaborado elabora um contrato e começa
a conversar com este executivos sobre as questões pontuais de divulgação. Caso a resposta seja
negativa o funcionário deve tentar entender os motivos da empresa e contorná-los oferecendo
pontos e benefícios que podem auxiliar na reversão desta decisão.
Contratos: é a parte da formalização dos benefícios e investimentos pré-acordados. O
departamento jurídico em São Paulo envia uma minuta padrão que o colaborador regional
altera de acordo com os dados da empresa, dados do evento, dados de pagamento e benefícios.
O funcionário envia então para a patrocinadora conferir se está tudo certo, assinar em duas vias
e devolver para a Amcham, que também assina o contrato ficando com uma via e devolvendo a
outra para a contratante. O pagamento geralmente é feito por boleto bancário. Neste caso o
funcionário passa os dados da empresa, dados do evento e dados de oagamento para o finaceiro
em São Paulo que gera os boletos, devolve para o funcionário regional que envia os boletos e o
contrato pra a patrocinadora. Este pagamento pode ser feito também por depósito bancário.
Pós-venda: este item, engloba todas as ações que são desenvolvidas após a venda do
patrocínio. Falamos então de ações de acompanhamento das atividades e de relacionamento.
São realizadas ações de relacionamento como almoços e mandar lembranças e ações de
acompanhamento que é ver o que o patrocinador esta achando, se tem alguma idéia para o
evento, se precisa de alguma coisa, se os eventos estão correndo bem, se recebeu todos os
matérias solicitados etc.
Além das atribuições já mencionados este funcionário deve manter o banco de dados
atualizado com todas as informações das reuniões e contatos realizados e controlar as vendas
efetivadas e os vencimentos dos pagamentos.
5.2. RELAÇÃO DAS ATIVIDADES REALIZADAS COM AS ESTRATÉGIAS DA
ORGANIZAÇÃO
As atividades acima mencionadas se relacionam e trabalham em encontro á estratégia da
Amcham em dois focos principais: financeiro e relacionamento com o cliente. Aprofundando-
se um pouco mais na parte financeira percebe-se que boa parte dos rendimentos da unidade
regional pode ser suprida através da comercialização das cotas de patrocínio dos eventos
realizados. Em um mês baixo, considerando-se que as empresas patrocinadoras pagam seus
investimentos em parcelas na maioria das vezes, a Amcham tem uma entrada média de 10 a 15
mil reais em cotas de patrocínio. Este valor deve cobrir um budget mensal, ou seja, além de
cobrir os custos do evento em específico auxilia nos custos fixos na unidade. Tendo uma maior
fonte de entradas financeiras a entidade consegue investir mais em seus eventos e estrutura e
oferecer mais benefícios aos sócios. Quanto maior for a verba de um evento, mais poderá se
investir no mesmo, seja em estrutura física ou nos palestrantes, conseqüentemente se eleva o
nível dos eventos trazendo valor agregado e melhorando a percepção dos sócios e da
comunidade em relação á Amcham o que, alinhando-se com as estratégias globais da entidade,
faz com que os já sócios permaneçam na entidade, indiquem e conseqüentemente aumente o
quadro de associados.
No quesito relacionamento com o cliente, a possibilidade de divulgação institucional
dentro da Amcham acaba sendo um diferencial competitivo, pois os sócios, trabalhando com
valores de mídia diferenciados e com público-alvo extremamente segmentado e qualificado,
conseguem obter um bom retorno com investimentos ínfimos em divulgação institucional.
A função realizada por este colaborador agrega diretamente no retorno financeiro da
unidade regional além de oferecer aos sócios eventos de alta qualidade e com renome e
reconhecimento nacional, sendo referencia no quesito organização e imagem visual.
O principal meio de interação dos sócios é hoje os eventos realizados pela Câmara, são por
estes eventos que os sócios se mantém ativamente participantes da entidade, por isso,
desenvolver um bom trabalho dentro das funções de desenvolvimento de negócios se torna tão
importante para a estratégia da organização. Um evento bem comercializado, com vendas
efetivas de patrocínio, dispõe de mais verba para ser investida em sua estrutura física e
palestrante, o que trás valor agregado para o evento e o sócio percebe como benéfico o
investimento na Amcham. Os eventos são a porta de entrada da entidade, por isso devem ser
realizados de acordo com um planejamento baseado nas expectativas e necessidades dos
sócios, buscar bons investidores, para reverter este dinheiro na qualidade de um bom evento,
conseqüentemente o público se torna qualificado e o networking inteligente passa a ter real
valor no desenvolvimento de ações comerciais e de relacionamento B2B.

5.3. DESCRIÇÃO DAS MELHORIAS / INOVAÇÕES IMPLEMENTADAS OU


SUGERIDAS
O trabalho desenvolvido na regional de Porto Alegre da Câmara Americana de Comércio
sempre foi considerado muito intuitivo e empreendedor, pois a regional nunca contou com
auxilio financeiro da matriz e sempre foi caracterizada por quadro de funcionários jovens e
com pouca experiência no mercado de trabalho, mas sempre com muita vontade de aprender e
agregar valor ao negócio da entidade como um todo.
O departamento de Desenvolvimento de Negócios é o mais novo da regional. Surgiu no
segundo semestre de 2007 com dois colaboradores cuidando da elaboração, organização e
comercialização dos eventos. Antes disso algumas cotas de patrocínio eram comercializadas
pelo próprio gerente da regional, na época Leandro Rosa.
A autora começou a exercer a função de “Divulgação Corporativa” em julho de 2008 onde
ela e seu coordenador Pedro Valério eram responsáveis por elaborar, organizar e comercializar
os eventos. Desde o início já haviam sugerido a contratação de um funcionário para organizar
os eventos, foi então contratada uma pessoa para cuidar da organização dos eventos, ou seja,
orçar e contratar fornecedores, auxiliar a convidar os palestrantes e pensar nas temáticas e
formatos de eventos. Esta pessoa permaneceu apenas por dois meses na Amcham, nos fazendo
voltar ao ponto de partida novamente.
O grande objetivo de melhoria para o departamento seria a profissionalização da equipe.
Acreditava que tendo pessoas específicas para cuidar da organização e podendo me focar
principalmente na questão comercial conseguiria geral maior volume de contatos com as
empresas prospects e conseqüentemente vender mais.
Desde janeiro de 2009 a Amcham conta com duas colaboradoras já graduadas em
Relações Públicas e Administração que estão cuidando da organização, divulgação e criação de
todos os eventos e cursos que a Amcham oferece. Com isso consegui me voltar
especificamente para a questão comercial que sempre foi o meu forte.
Na parte de patrocínios foi onde ocorreram as maiores mudanças. Primeiramente havia
uma barreira muito forte da equipe de relacionamento com a equipe de patrocínios, pois eles
achavam que vender patrocínio para o sócio era praticamente uma agressão, arrancar dinheiro,
com o passar do tempo, fazendo muitas reuniões com as empresas sócias juntamente com o seu
gestor dentro da Amcham, a equipe de relacionamento foi entendendo que estavam apenas
levando mais uma solução, que o tipo de venda realizada não era agressiva, poderia ser
considerada uma reunião de relacionamento, onde o objetivo principal era estabelecer uma
empatia com o decisor, entender as necessidades dele, e só então, percebendo o interesse do
sócio apresentar a proposta e negociar a viabilidade de atuarmos em parceria.
Atualmente a equipe de relacionamento apresenta em suas reuniões customizadas a
possibilidade de divulgação institucional como um benefício, além de me indicar empresas que
teriam perfil e interesse para patrocinar algum evento em específico.
Outras melhorias práticas implementadas foram em relação ás propostas de patrocínio e
aos benefícios do patrocinador. Foi sugerido e implementado que o logotipo do patrocinador
que aparecia no convite digital aparecesse também no site da Amcham quando a pessoa fosse
se inscrever no evento, e já no site da Amcham, clicando no logotipo da patrocinadora, caia no
site da mesma.
Até 2008 os patrocínios de Comitês, por exemplo, eram voltados principalmente para
grandes empresas, pois uma empresa “xpto” entrava como patrocinadora de todos os 11
comitês. Em 2009, entendendo que a grande maioria das empresas sócias é de pequeno e médio
porte, começou-se a comercializar cotas para cada comitê em específico. Esta mudança nos deu
a flexibilidade de trabalhar com empresas menores, que não tem grandes verbas de marketing e
ainda trabalhar com públicos específicos. Por exemplo, uma empresa administradora de cartões
de benefício alimentação pode patrocinar somente o Comitê de Gestão de Pessoas que reúne
seus principais clientes e prospects que são os gerentes e diretores de Recursos Humanos.
Outra melhoria implementada foi um report de final de ano, além de enviar o maling e
fotos após cada evento, para os comitês, que são 12 reuniões anuais, foi elaborado este report
final passando todas as informações do ano em temos de quantidade de participantes, gráficos
de perfil, fotos, principais presenças, conteúdos abordados e outras informações pertinentes.
Além disto, é realizado um acompanhamento de todas as atividades do patrocinador
investindo em ações de relacionamento e de aproveitamento. De aproveitamento quanto ao
acompanhamento realizado, mantendo contato constando com as empresas, convidando
conjuntamente algumas pessoas chaves, organizando as ações de aproveitamento comercial
sempre com no mínimo uma semana de antecedência e trabalhando em cima do
relacionamento com os patrocinadores, marcando cafés e almoços para conversar e entender a
percepção deles, sugestões e críticas.
Todas as ações citadas anteriormente fazem hoje com que os patrocinadores de eventos
da Amcham tenham uma rotatividade quase nula, ou seja, a aceitação e credibilidade do
serviço prestado tem se mostrado cada vez mais efetiva agregando valor para os patrocinadores
e para a entidade.

6. CONCLUSÃO

Através deste relatório, com auxílio dos esclarecimentos dos gestores, demais
colaboradores da empresa, e dos dados fornecidos pelo Centro de Inteligência da Amcham em
São Paulo, na matriz, foi possível analisar e entender as práticas de gestão da Câmara
Americana de Comércio de Porto Alegre.

Algumas melhorias foram sugeridas para aperfeiçoar desempenho e produtividade da


entidade. Para viabilizar a implementação das sugestões, realizou-se um plano de ação,
descrevendo todas as despesas e esforços necessários para a realização de cada ação descrita.

Este trabalho possibilitou a autora a compreensão da entidadede maneira global e a


importância da sua função na empresa e o reflexo de seu empenho no aumento da
produtividade e competitividade da Amcham Porto Alegre.
Referencias

www.amcham.com.br
www.federasul.com.br
www.ahkbrasil.com
institucional da Amcham – elaborado pelo centro de inteligência da Amcham em 2000
critérios de excelência fqn
Banco de Dados Amcham Porto Alegre

Anexos