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GUIA DE UTILIZAO

Bir De Digitalizao
Agosto de 2013

www.digitaldoc.com.br +55 (45) 3264-2037 / E-mail: contato@digitaldoc.com.br


Digitaldoc Software Ltda. - 09.168.506/0001-89 - Rua Santa Catarina, 3389 Bairro Itaipu, Medianeira/PR - 85.884-000

NDICE
INTRODUO.............................................................................................................. 3
CADASTRAR DOCUMENTOS EM APENAS TRS PASSOS ...................................... 4
Login no sistema........................................................................................................... 6
Local de Armazenamento ............................................................................................. 6
Propriedades do Local de Armazenamento ......................................................... 6
Criar Local de Armazenamento ................................................................................ 7
Adicionar usurio no local de armazenamento: ................................................... 7
Tela principal ................................................................................................................ 9
Digitalizar documentos ........................................................................................... 10
Cadastrar/indexar arquivos/imagens ...................................................................... 10
Boto direto do mouse sobre o arquivo/imagem ................................................ 11
Tela de cadastro/edio de documentos ................................................................ 11
Importar arquivos/imagens ..................................................................................... 13
Cadastrar usurios ................................................................................................. 13
Buscar de documentos cadastrados ...................................................................... 14
Boto direito em um documento indexado ......................................................... 14
Assinatura Digital: .................................................................................................. 15
Visualizar dados da assinatura digital ................................................................ 15
Gerar Mdia ................................................................................................................. 16
Relatrio de Documentos ........................................................................................... 16
Dvidas frequentes ..................................................................................................... 18

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INTRODUO
O Bir de Digitalizao um software que tem por objetivo bsico capturar e
gerenciar documentos digitalizados.
Com o Bir de Digitalizao possvel:

Digitalizar e importar documentos com os formatos JPEG, TIF e PDF.

Visualizar, imprimir, salvar e excluir documentos.

Adicionar uma assinatura digital a um Arquivo do seu computador ou


aos anexos de um Documento.

Controlar o acesso dos usurios.

Juntar arquivos e transform-los em um nico arquivo em PDF

Realizar backup e restaurao dos dados.

Gerenciar os usurios no servidor.

Gerar relatrios.

Este documento de ajuda foi criado a fim de auxiliar o usurio nas


funcionalidades do Bir. Com ele ser possvel orientar-se de como proceder
para realizar cada tarefa descrita acima.

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Cadastrar documentos em apenas trs passos


Para voc que usurio avanado, veja como fcil cadastrar um documento
em apenas trs passos:
Passo 1

Passo 2

Passo 3

Cadastrar
usurio

Digitalizar

Cadastrar
documento

Passo 1 Cadastrar usurio


Preencha os dados do usurio.

Passo 2 Digitalizar documentos


Aps acessar o sistema com o usurio cadastrado

Selecione o scanner;

Escolha o formato a ser digitalizado;

Clique na opo digitalizar.

Passo 3 Cadastrar imagens digitalizadas


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Cadastrar um documento: Aps selecionar as imagens quer deseja cadastrar,


pressione CTRL + X, e preencha os campos de indexao.
Tipos
de
documentos:
Seleciona na lista dos tipos
disponveis a que se refere as
imagens
que
esto
sendo
cadastradas.
Referncia: Campo nico na
rea de armazenamento, no
existir outro documento com o
mesmo nome no Local de
Armazenamento;
Data do documento: A data
pode ser editada;
Descrio: No obrigatrio,
mas pode ser utilizada como ndice
de busca;
Palavras
chave:
No

obrigatrio, mas pode ser utilizada


como ndice de busca;
Salvar: Por fim cliquem salvar, e
suas imagens j estaro indexadas.

USURIOS INICIANTES
Para usurios iniciantes, este um guia completo de utilizao do sistema,
incluindo dvidas frequentes.
Se sua dvida no for esclarecida com ajuda deste guia acesse
www.digitaldoc.com.br/forum e tire suas dvidas, gratuito.

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Login no sistema
Informe um usurio e senha e clique em Entrar.

Ser aberta uma janela com os locais de armazenamentos, selecione um local,


em seguida clique no boto Entrar.

Local de Armazenamento
O sistema trabalha com o conceito de locais armazenamento.
Cada local armazenamento ter seus prprios documentos, permitindo que cada
departamento tenha um local especfico, com permisses de acesso
configuradas pelo administrador do sistema.
Podero ser criados quantos locais de armazenamentos forem necessrios.

Propriedades do Local de Armazenamento

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Para verificar as propriedades, clique com o boto direito do mouse sobre o local
de armazenamento, em seguida propriedades, ser apresentado a data de
criao, dono (criador da rea) e os usurios que tem permisso de acesso.

Criar Local de Armazenamento


Clique sobre o boto novo, localizado acima da lista, ou clique com o boto
direito e escolha Novo.
Informe um nome para o armazenamento a observao (no obrigatrio).

Adicionar usurio no local de armazenamento:


Agora clique em adicionar permisses. Selecione os usurios que tero acesso
a esta local de armazenamento, e mova da lista de usurios para lista de
usurios permitidos.

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Obs: Neste ponto apenas definio de acesso, as permisso de cadastro de


documento ou digitalizao so definidas no Cadastro de Usurios.

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Tela principal
1

5
5

10

11

15

14

13

12

01 Locais de Armazenamento: Lista os locais de armazenamento que o


usurio tem acesso;
02 Drop dow para Seleo de Scanner: Define qual scanner ser utilizado
para digitalizao;
03 Digitalizar: Digitalizar em PDF, JPG e TIF;
04 Importar: Importar arquivos/imagens do computador;
05 Local de Armazenamento: Armazenamento que est logado;
06 Indexar/Cadastrar: Adiciona as indexaes nos arquivos selecionados.
07 Busca/pesquisa de documentos: Abre a tela de pesquisa de documentos
indexados (salvos).
08 Gera uma mdia (CD/DVD): Gerar mdia pesquisvel de todos os
documentos indexados no Local de Armazenamento.
09 Lixeira: Armazena documentos excludos da rea.
10 Assinador: Utilizar o certificado digital padro ICP Brasil, em arquivos
locais ou do Bir;

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10

11 Documentos recentes: Exibe a lista dos ltimos documentos indexados


ou editados;
12 Clientes conectados: Somente para estao servidor, apresenta o nmero
de usurios que esto conectados;
13 Usurio logado: Nome do usurio que est logado no sistema;
14 Arquivos/imagens temporrias: Lista dos documentos temporrios que
ainda no foram indexados.
15 Barra de menus: Arquivo, Cadastros, Ferramentas, Relatrios e menu
Ajuda;

Digitalizar documentos
A imagens digitalizadas so armazenadas no
lado esquerdo da tela principal, necessrio
criar pastas para organizar as imagens
digitalizadas.

1-

Selecione o scanner;

2-

Escolha o formato a ser digitalizado;

3-

Clique na opo digitalizar.

Cadastrar/indexar arquivos/imagens

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11

1- Selecione os anexos que


pretende cadastrar;
2- Clique com o boto direito
sobre a seleo, em seguida
Cadastrar Seleo ou clique
no item Cadastrar, na barra de
ferramentas;

Boto direto do mouse sobre o arquivo/imagem

Cadastrar Seleo: Indexar arquivos/imagens


selecionadas;
Juntar seleo: Transformar em pdf multipginas
imagens ou arquivos selecionados;
Assinar documentos temporrios: Adicionar uma
assinatura digital com certificado digital padro ICP
Brasiil (e-CPF ou e-CNPJ);
Renomear: Renomear os anexos/imagens, ex: de Imagem_0001. pdf para
Atestado.pdf.
Excluir: Eliminar arquivos/imagens temporrias do sistema, as imagens
temporrias no vo para lixeira, so excludas de vez do sistema;

Tela de cadastro/edio de documentos


Cadastrar um documento: Preencha os campos de indexao, que podero ser
utilizado para encontrar o documento. Os campos que podem ser indexados so:
Campos indexados:

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Tipos de documentos: Seleciona na


lista dos tipos disponveis a que se refere as
imagens que esto sendo cadastradas.
Referncia: Campo nico na rea de
armazenamento,
no
existir
outro
documento com o mesmo nome no Local de
Armazenamento;
Data do documento: A data pode ser
editada;
Descrio: No obrigatrio, mas pode
ser utilizada como ndice de busca;
Palavras chave: No obrigatrio, mas
pode ser utilizada como ndice de busca;

Anexos: Lista os anexos que foram selecionados na tela de arquivos


temporrios
Manipulao dos anexos:

Adicionar: Adiciona arquivos/imagens que esto na lista de documentos


temporrios;
Remover: Remove da lista de anexos as arquivos/imagens selecionadas;
Juntar: Transformar vrios arquivos/imagens selecionados em um nico
arquivo multipgina pdf;
Mover para cima ou mover para baixo: Reposicionar o arquivo/imagem
selecionada;
Editar PDF: reordenar ou remover as pginas de um arquivo PDF
multipginas;
Assinar: Utilizar um certificado Digital padro ICP Brasil para assinar um
anexo.

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Importar arquivos/imagens

A opo de importar pode ser


encontrada com o boto direito do
mouse em cima de uma pasta, ou
utilizando
a
funo
importar,
localizada na barra de menus;
Esta funo permite importar
arquivos que foram digitalizados por
fora do Bir de Digitalizao.

Cadastrar usurios
Para cada estao cliente necessrio criar um usurio, o sistema permite
cadastro de quantos usurios forem necessrios.
Clique no menu cadastros em seguida usurios.

Administrador: Acesso ilimitado. o nico usurio com permisso de


criar novos usurios.
Digitalizador: Pode criar novos servios e pastas de digitalizao, e
fazer a digitalizao em qualquer pasta que no esteja sendo usada por
outro digitalizador ou indexador.

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Indexador: No pode criar novos servios nem pastas, mas pode criar
um novo cadastro de tipo de documento. Pode acessar alguma pasta e
indexar os arquivos digitalizados.
Visualizador: S pode visualizar os documentos j cadastrados e fazer
pesquisas dos documentos.
Usurios com perfis Digitalizador, Indexador e Visualizador, necessrio
adicionar permisses as reas de acesso.

Buscar de documentos cadastrados


Os documentos podem ser encontrados a partir dos dados que foram indexados
no cadastro do documento. Os ltimos documentos editados ou cadastrados
ficam armazenados na lista de documentos recentes.

Pesquisar por: Limita o campo indexado onde ser realizada a busca;

Datas: A pesquisa ser realizada a partir do campo data do documento,


possibilitando adicionar um intervalo de data para refinar o filtro de
pesquisa.

Ordenar busca por: A pesquisa pode ser ordenada por Referncia, Tipo
de documento, descrio ou data de criao (data em que o documento
foi cadastrado no sistema, independente da data do documento);

Tipos de documento: As ocorrncias da pesquisa so limitadas ao tipo


de documento, sem definio, traz busca por todos os tipos.

Buscar todos os documentos: Clicar em buscar sem adicionar nem


um critrio de busca;

Para visualizar o documento, clique duas vezes sobre o documento listado na


busca.
Boto direito em um documento indexado
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Utilizando o boto direito do mouse sobre um documento indexado, apresenta


as opes:
Editar documento: Abre a tela de edio, possibilitando
alterar os campos indexados, editar os anexos;
Excluir: Encaminha o documento para a lixeira,
possibilitando ser restaurado posteriormente;
Propriedades do documento: Apresenta as informaes do documento, como
palavras chaves, data de criao e edio, os anexos entre outros.

Assinatura Digital:
O sistema possibilita utilizar um certificado digital para certificar a autoria de um
documento digital, a funo est disponvel com o boto direito do mouse sobre
qualquer arquivo temporrio ou anexo de documento.
A funo Assinador, localizado na barra de ferramentas, possibilita utilizar um
certificado digital em um arquivo diretamente do seu computador.
necessrio ter um certificado digital padro ICP Brasil plugado na mquina.
Ao utilizar esta funo ser adicionado a extenso
.p7s, indicando que o documento est assinado.
Obs: Lei 12.682/2012 trata sobre documento
digitalizado.

Visualizar dados da assinatura digital

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Para identificar o responsvel pelo certificado digital, necessrio visualizar os


dados da assinatura.

Gerar Mdia
As mdias pesquisveis sero geradas por local de armazenamento.
Para gerar uma mdia clique no boto Gerar Mdia ou pressione Ctrl + G.

Escolha entre as opes, salvar em uma mdia (CD ou DVD) e Salvar em disco,
que permite salvar a mdia gerada em um HD, ou em um pendrive ( necessrio
indicar o local de onde a mdia ser gravada), clique em Gravar. Aguarde at
finalizar o processo de gravao e clique em Finalizar.

Relatrio de Documentos
Para Gerar um relatrio de documentos indexados, s clicar no menu
Relatrios/Documentos, localizado na barra de menus.

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Opes de filtro:
Pesquisar por: Define em
qual campo de indexao o
argumento de busca ser
filtrado;
Argumento: Informar o
critrio de pesquisa para gerar
o relatrio
Possibilita
tambm
pesquisar por intervalo da
data, conforme informado no
campo Data do Documento.
Ordem
da
busca:
Possibilita ordenar por Nome,
Data de Criao e Tipo de
documento;
Armazenamentos: Lista os locais de armazenamento que o usurio tem
acesso, o relatrio pode ser mesclado com mais de um local de
armazenamento;
Tipos de documentos: Tambm possvel filtrar os tipos de documentos
que sero exibidos no relatrio.

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Dvidas frequentes
Como navegar entre um anexo e outro?
Para navegar entre os anexos utilize
o navegador de anexos localizado no
canto superior direito da tela, prximo
a lista de documentos recentes:
possvel saber quantos usurios esto conectados no servidor?
Na estao servidor, na barra de menus, localize o menu Servidor em seguida
clique em Usurios. Com isso possvel identificar quantos e quais usurios
esto conectados e ainda, desconectar algum usurio, se for necessrio.
Como gerar um relatrio em PDF?
O sistema gera o relatrio no formato padro QRP, com possibilidades de salvar
em QRP, CSV, TXT ou HTML, para salvar em pdf, utilize uma impressora virtual.
possvel digitalizar em um lugar, e depois importar para o bir, a partir de
uma pasta?
Sim. Utilizando a funo importar arquivos.
Quando acesso o no est aparecendo todas os locais de armazenamento
ao logar com meu usurio.
Ao criar um usurio que no tenha a permisso de administrador, necessrio
adicionar permisso de acesso ao usurio no local de armazenamento.
No aparece nenhuma assinatura digital quando clico em assinar
Verificaes:
1. Certifique-se que tem um certificado plugado no computador;
2. Atualize o driver do certificado;
3. Desconecte e conecte novamente o certificado, em outra porta USB;
4. Reinicie o computador;
Como digitalizar e cadastrar documentos multiplatinas?
O sistema digitaliza as pginas separadamente, trata cada pgina/imagem como
um arquivo separado, a soluo selecionar as imagens que fazem parte do
mesmo arquivo e utilizar a opo Juntar Anexos, utilizando o boto direito no
mouse sobre as imagens selecionadas.
possvel cadastrar outros tipos de documentos alm de PDF, TIF e JPG?
O objetivo Bir trabalhar com documentos digitalizados, por isso suporta
apenas PDF, TIF e JPG.
O sistema realiza busca por contedo (OCR)?
A busca realizada atravs dos campos que foram indexados na tela de
cadastro.
Est aparecendo uma mensagem que no foi possvel localizar o scanner,
quando clico em digitalizar.
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Antes de digitalizar, necessrio selecionar o scanner, se no estiver


aparecendo na lista de scanner, faa as seguintes verificaes:
1. Certifique-se que o scanner est conectado ao computador local;
2. Confirme se o driver do scanner est instalado;
3. Tente digitalizar uma imagem fora do Bir de Digitalizao;
4. Desconecte o scanner e conecte novamente;
5. Reinicie o scanner e o computador;
Exclui um documento, e ao tentar cadastr-lo novamente aparece uma
mensagem que j existe um documento em esta referncia.
O bir no permite referncias duplicadas no mesmo local de armazenamento.
Aps excluir o documento o mesmo fica armazenamento na lixeira, localizada na
barra de ferramentas, enquanto o documento no for excludo da lixeira no vai
ser possvel cadastrar outro documento no mesmo local de armazenamento.
Como deixar o sistema executando em segundo plano?
Ao tentar sair do sistema, apresentado
ao usurio as opes para Minimizar na
bandeja ou Sair do sistema, escolhendo a
opo Minimizar na bandeja o sistema
continha executando em segundo plano.
Mensagem: Ao logar no sistema (servidor) apareceu a mensagem: No
possvel iniciar o servidor. A aplicao no poder receber conexes
Possvel problema, j existe uma bir de digitalizao em execuo. Verifique se
tem alguma execuo do Bir executando em segundo plano. Finalize as
execues do bir e tente novamente.
Como verifique se tem um bir executando em segundo plano?
Utilize a opo Gerenciador de Tarefas do windows, na aba Processos, procure
o processo biro.exe . Para finalizar o processo, selecione em seguida clique
em Fnalizar Processo.
Como abrir um bir que est executando em segundo plano?
Procure nos icones prximo ao relgio do windows, procure pelo icone do bir
de digitalizao
ser aberta.

, clique duas vezes sobre o icone, a tela principal do bir

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