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TRIBUNAIS 2012

Arquivologia
Rodrigo O. Barbati

Arquivologia III

No diagnstico, se faz a anlise da situao


dos acervos existentes.

3. Gesto de documentos.
E
4. Tabela de temporalidade de documentos
de arquivo.
Gerenciamento da Informao
A informao pode ser definida como o
elemento referencial, noo, ideia ou
mensagem contido num documento.
O gerenciamento da informao a
administrao do uso e circulao desta
informao.
O sistema de informao o gerenciamento do
fluxo de dados na organizao.

Fases:
1 Fase (Produo): Refere-se ao ato de
elaborar documentos em razo das atividades
especficas de um rgo ou setor.
2 Fase (Utilizao): Refere-se ao fluxo
percorrido pelos documentos, necessrio ao
cumprimento de sua funo administrativa,
assim como sua guarda aps cessar seu
trmite.
3 Fase (Avaliao e Destinao): Envolve as
atividades de anlise, seleo e fixao de
prazos de guarda dos documentos.
Teste

Um sistema de informao visa fornecer


acesso a informaes, orgnicas ou no,
enquanto um sistema de gerenciamento
arquivstico visa ao controle e recuperao
de documentos, sejam eles digitais ou
convencionais.
Ambos os sistemas podem oferecer insumos
para tomada de decises administrativas, mas
cada um desempenha um papel diferente
dentro das organizaes.
Gesto de documentos
A gesto de documentos na administrao
pblica regida pela Lei 8.159/91 e definida
como:
O conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes s atividades de produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente (Art. 3).

1. (Cespe/Unb - TRE/BA - TCNICO


JUDICIRIO 2010) Com relao gesto
de documentos, julgue os itens que se
seguem.
A fase de destinao de documentos, em
um programa de gesto de documentos,
mais complexa que as fases anteriores, por
envolver a avaliao de documentos que
devem ser encaminhados para o arquivo ou
o descarte. (
)
Avaliao de documentos
o processo em que so estabelecidos prazos
de guarda nas fases corrente e intermediria,
bem como a destinao final dos documentos
da
instituio
(eliminao
ou
guarda
permanente).
Na prtica, o ato de se criar a Tabela de
Temporalidade, realizado pela Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos.
Avaliao e Destinao

A gesto de documentos atingida atravs do


planejamento, organizao, coordenao e
controle dos recursos humanos, do espao
fsico e dos equipamentos, com o objetivo de
aperfeioar e simplificar o ciclo documental.
Diagnstico do Arquivo
a anlise detalhada dos aspectos
relacionados ao funcionamento do arquivo da
instituio, de forma a identificar as falhas ou
lacunas existentes, permitindo a adoo de
medidas que visem aumentar a eficincia do
mesmo.

Vantagens da avaliao para a instituio


a) possibilitar a eliminao de documentos
destitudos de valor primrio e secundrio,
trazendo para a instituio ganho considervel
de espao fsico;
b) diminuir os gastos com recursos humanos e
materiais, uma vez que no haver
necessidade
de
se
conservar
tantos
documentos inteis;

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c) facilitar a recuperao das informaes


contidas no arquivo, uma vez que o volume de
documentos guardados ser menor, facilitando
a busca.
Valorao dos Documentos
Basicamente, o documento guardado pela
instituio enquanto o mesmo possuir valor
para a mesma, e esse valor, quando existir, se
apresentar em uma das seguintes formas:
1- Valor administrativo: valor administrativo,
tambm chamado de primrio, refere-se ao
valor que o documento apresenta para o
funcionamento da instituio. o valor pelo
qual o documento foi criado (todo documento
nasce com um objetivo administrativo) e por
isso est presente em todo documento quando
de sua criao. um valor temporrio.
2 - Valor histrico:
O valor histrico, tambm chamado de
secundrio, refere-se possibilidade de uso
dos documentos para fins diferentes daqueles
para os quais foram originariamente criados,
quando passa a ser considerado fonte de
pesquisa e informao para terceiros e para a
prpria administrao.
O documento, aps perder seu valor
administrativo, pode ou no adquirir valor
histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se
torna definitivo, ou seja, o documento jamais o
perder.
Prazo de Guarda dos Documentos
o perodo em que o documento deve ser
mantido nos arquivos correntes e intermedirio.
O prazo de guarda vincula-se determinao
do valor do documento, de acordo com os
seguintes fatores:
- frequncia de uso das informaes contidas
nos documentos;
- existncia de leis ou decretos que regulem a
prescrio legal de documentos (prazos
prescricionais);
Avaliao e Destinao
Prazo de Guarda dos Documentos
O prazo de guarda vincula-se determinao
do valor do documento, de acordo com os
seguintes fatores:
- existncia de outras fontes com as mesmas
informaes (documentos recapitulativos);

- necessidade de guarda dos documentos por


precauo,
em
virtude
das
prticas
administrativas (prazos precaucionais).
Destinao final dos Documentos
Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital,
dever ser encaminhado sua destinao
final, que ocorrer no momento em que o
mesmo tenha perdido seu valor administrativo.
A destinao final do documento poder ser:
a) Eliminao: quando no tiver valor histrico.
b) Guarda permanente: quando tiver valor
histrico.
Tabela de Temporalidade
o instrumento resultante da etapa de
avaliao dos documentos e que determina o
prazo de guarda dos documentos nas fases
corrente e intermediria (perodo em que o
mesmo ser guardado nestas fases), bem
como sua destinao final (eliminao ou
recolhimento para guarda permanente).
A Tabela de Temporalidade ser elaborada por
uma comisso chamada de Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos ou
Comisso de Anlise de Documentos e ser
aprovada por autoridade do rgo para que
possa ser aplicada na instituio.
No h prazo de guarda padro, nem mximo
nem mnimo, para os documentos nas fases
corrente e intermediria.
Cada documento ter seu prprio prazo, de
acordo com o estabelecido pela Comisso de
Avaliao quando da elaborao da tabela.
Seleo de Documentos
realizada no mbito dos arquivos correntes e
intermedirios
A seleo a separao fsica dos
documentos de acordo com a sua destinao:
a) Eliminao: trata-se da destruio dos
documentos cuja operacionalizao depender
de seu volume.
A seleo a separao fsica dos
documentos de acordo com a sua destinao:

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b) Transferncia: envio dos documentos para o


arquivo intermedirio, acompanhados de
listagem, onde aguardaro o cumprimento dos
prazos de guarda e a destinao final.
c) Recolhimento: envio dos documentos para o
arquivo permanente. Nesta fase, o arquivo
deve elaborar instrumentos de recuperao da
informao com vistas sua guarda
permanente e seu acesso pblico.
Teste
2. (FCC - TRE/PR Tcnico Judicirio
2012) No processo de avaliao, o
instrumento que determina prazos para
transferncia, recolhimento, eliminao e
mudana de suporte de documentos
chama-se
A) quadro de arranjo.
B) organograma.
C) princpio da provenincia.
D) tabela de temporalidade.
E) teoria das trs idades.
5.
Protocolo:
recebimento,
registro,
distribuio, tramitao
e expedio de
documentos
PROTOCOLO
Entende-se por protocolo o conjunto de
operaes visando o controle dos documentos
que ainda tramitam no rgo, de modo a
assegurar
a
imediata
localizao
e
recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o
acesso informao.
A atividade de protocolo tpica da fase
corrente, pois nesta idade que os
documentos tramitam bastante.
O protocolo realiza as seguintes atividades:
- Recebimento;
- Classificao (por assunto);
- Registro Autuao;
Tramitao/Movimentao(expedio
distribuio);
- Controle da tramitao / movimentao.

Recebimento
Os documentos a serem tramitados pela
instituio devem ser apresentados ao

protocolo para que este passe a controlar tal


atividade.
a etapa de recebimento dos documentos,
tanto os produzidos internamente quanto os
encaminhados instituio por outras
empresas.
Classificao de documentos quanto a
natureza do assunto
A classificao de documentos quanto a
natureza do assunto diz respeito ao acesso aos
documentos e se divide em:
1. Ostensivos ou ordinrios qualquer pessoa
pode consultar o documento a sua divulgao
no prejudicial).
2. Sigilosos Acesso restrito, requer medidas
especiais de salvaguarda (adotar medidas de
proteo e segurana para a custdia e
disseminao de documentos).
Classificao
Uma vez recebidos os documentos, o protocolo
efetuar anlise a fim de identificar os assuntos
dos documentos, classificando-os de acordo
com os cdigos existentes no instituio.
Os documentos que, porventura, forem
recebidos em envelopes fechados, devero ser
abertos pelo Protocolo, para que seja realizada
a classificao dos mesmos, desde que no
sejam
particulares
(documentos
no
endereados instituio, e sim a um
funcionrio em particular) ou sigilosos.
Tais documentos (particulares e sigilosos)
devero ser encaminhados diretamente aos
respectivos destinatrios, sem a necessidade
de serem classificados, pois tm acesso
restrito.
Apenas os destinatrios podero abrir estes
documentos.
Os documentos de natureza ostensiva (nem
sigilosos nem particulares) devero ser abertos
e analisados, classificando-os de acordo com o
assunto tratado, antes de serem encaminhados
aos seus destinatrios.
Registro / Autuao
o procedimento no qual o protocolo cadastra
o documento em um sistema de controle
(informatizado ou manual), atribuindo ao
mesmo um nmero de acompanhamento
(autuao ou protocolizao).

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Tramitao/Movimentao
a atividade que consiste em enviar o
documento ao seu destinatrio.
Chama-se distribuio quando interna, e
expedio quando direcionada a outra
instituio.
Controle da tramitao / movimentao
a atividade realizada pelo protocolo que
consiste em identificar os setores por que
passam os documentos, de forma a recuperlo com rapidez, quando necessrio, bem como
identificar possveis atrasos na tramitao
destes.
Teste
3. (CESPE/UnB TJ/AL Tcnico Judicirio
2012) O registro, uma das funes
principais em protocolo, consiste na:
A) tramitao de documentos por vrios
setores.
B) indicao do tempo de guarda de um
documento.
C)
distribuio
de
documentos
aos
destinatrios.
D) separao entre documentos ostensivos e
sigilosos.
E) identificao de elementos que sirvam de
busca ao documento.
6. Classificao de documentos de arquivo
e
7. Arquivamento e ordenao de
documentos de arquivo.

Gesto de Documentos Correntes


O estabelecimento de normas para o
tratamento de documentos em fase corrente
permite aproveitar ao mximo a informao
disponvel e necessria tomada de decises,
bem como os recursos humanos e materiais
existentes.
Essas normas visam aumentar a eficcia
administrativa, facilitar a recuperao mais
rpida dos documentos e / ou informaes
neles contidas e racionalizar sua guarda e
conservao.

O documento corrente aquele necessrio ao


desenvolvimento das atividades de rotina de
uma instituio.
E os procedimentos realizados para a sua
classificao, registro, autuao e controle da
tramitao, expedio, e arquivamento tm por
objetivo facilitar o acesso s informaes neles
contidas.
Esse conjunto de operaes tcnicas
caracteriza os servios de gesto dos
documentos correntes.
Nas administraes pblica e privada, as
unidades responsveis por tais servios so
intituladas protocolo e arquivo, arquivo e
comunicaes administrativas, servio de
comunicaes, etc.
Na fase corrente so realizadas as seguintes
atividades:
- protocolo;
- arquivamento;
- expedio;
- emprstimo e consulta;
- destinao (transferncia, recolhimento e
eliminao).
Classificao de documentos
O PLANO DE CLASSIFICAO o esquema
elaborado a partir do estudo das estruturas e
funes da instituio e anlise do arquivo por
ela produzido, pelo qual se distribuem os
documentos em classes, de acordo com
mtodos de arquivamento especficos.
A CLASSIFICAO ato ou efeito de analisar
e identificar o contedo de documentos,
selecionar a categoria de assunto sob a qual
devem ser arquivados e determinar o cdigo
para a sua recuperao.
Teste
4. (FCC - TRE/PR Tcnico Judicirio
2012) A classificao arquivstica prioriza,
como critrio de arranjo,
A) as funes e atividades do rgo de origem.
B) as patentes e os ttulos dos signatrios dos
documentos.
C) o grau de sigilo imposto pelas autoridades
do rgo.

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D) o estado de conservao dos suportes


fsicos.
E) as dimenses e os formatos dos
documentos.
Arquivamento
Arquivamento o conjunto das operaes
destinadas ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos.
O mtodo de arquivamento corresponder
forma em que os documentos sero
armazenados, visando sua localizao futura.
Mtodos de Arquivamento
Sistema de Busca de Documentos
A busca de um documento pode ser feita por
dois tipos de sistemas:
- Sistema direto: aquele em que a busca do
documento feita diretamente no local onde se
acha guardado.
- Sistema indireto: aquele em que, para se
localizar o documento, necessita-se antes
consultar um ndice ou um cdigo. o caso da
utilizao de fichrios.
Mtodos de Arquivamento
Classes
Pode-se dividir os mtodos de arquivamento
em duas classes:
- Bsico: alfabtico, numrico e ideogrfico
(assunto).
Padronizado:
mnemnico, etc.

variadex,

automtico,

Obs.: o mtodo alfanumrico combinao de


letras e nmeros no se inclui nas classes de
mtodos bsicos e padronizados e
considerado um sistema semi-indireto.
Mtodo Alfabtico Simples
o mtodo que utiliza um nome existente no
documento para organiz-lo de forma
alfabtica.
Em geral, o mtodo alfabtico mais simples e
barato, se comparado aos demais.

O arquivamento de nomes obedece a algumas


regras chamadas de regras de alfabetao.
Regras de Alfabetao
1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se
o ltimo sobrenome e depois o prenome.
Arquivam-se:
Menezes, Frank Maia
Santos, Edson Pereira
Silva, Marcos Roberto Arajo
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais,
prevalece a ordem alfabtica do prenome.
Arquivam-se:
Miranda, Carmem
Miranda, Fbio Santos
Miranda, Luciano Pereira
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e
um adjetivo ou ligados por hfen no se
separam, quando transpostos para o incio.
Arquivam-se:
Barra Mansa, Joaquim de Souza
Castelo Branco, Camilo
Villa-Lobos, Heitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras
Santa, Santo ou So seguem a regra dos
sobrenomes compostos por um adjetivo e um
substantivo, ou seja, quando transpostos,
devem ser acompanhados dos nomes que os
sucedem.
Arquivam-se:
Santa Rita, Ricardo
Santo Cristo, Joo do
So Paulo, Jos Carlos
4. As iniciais abreviativas de prenomes tm
precedncia na classificao de sobrenomes
iguais.
Arquivam-se:
Silva, E.
Silva, Estevo
Silva, Everaldo
5. Os artigos e
considerados.
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Couto, Arnaldo do

preposies

no

so

6. Os sobrenomes que exprimem grau de


parentesco so considerados parte integrante

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do ltimo sobrenome, mas no


considerados na ordenao alfabtica.
Arquivam-se:
Cerqueira Sobrinho, Mrcio
Miranda Jnior, Edison
Pereira Neto, Osrio

so

7. Os ttulos no so considerados na
alfabetao. So colocados aps o nome
completo, entre parnteses.
Arquivam-se:
Cardoso, Jorge (Ministro)
Fernandes, Carlos (Professor)
Pontes, Emerson (Coronel)
8. Os nomes estrangeiros so considerados
pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de
nomes espanhis e orientais.
Arquivam-se:
Bush, Adam
Bush, George Walker
Chaplin, Charles
Smith, John Taylor
9. Os nomes espanhis ou hispnicos so
registrados pelo penltimo sobrenome, que,
tradicionalmente, corresponde ao sobrenome
de famlia do pai.
Arquivam-se:
Gutierrez Salazar, Enrico
Pereira de la Fuente, Maria
Puentes Hernandez, Pablo
10. Os nomes orientais japoneses, chineses
e rabes - so registrados como se
apresentam.
Arquivam-se:
Li Yutang
Osama Bin Laden
Sasazaki Yonoyama
11. Os nomes de firmas, empresas, instituies
e rgos governamentais devem ser transcritos
como se apresentam no se considerando,
porm, para fins de ordenao, os artigos e
preposies que os constituem. Admite-se,
para facilitar a ordenao, que os artigos
iniciais sejam colocados entre parnteses aps
o nome.
Arquivam-se:
Antonio Silva & Cia.
Associao Educacional do DF
Associao dos Jornalistas do DF

Companhia Petrolfera Nacional


Embratel S/A
Tentao Mveis Ltda (A)
12. Nos ttulos de congressos, conferncias,
reunies, assembleias e assemelhados os
nmeros arbicos, romanos ou escritos por
extenso devero aparecer no fim, entre
parnteses.
Arquivam-se:
Congresso de Biblioteconomia (Quinto)
Curso de Cincias Contbeis (3)
Encontro Nacional de Arquivistas (II)
Simpsio de Histria Natural (Nono)
Teste
5. (FCC - TRE/CE Tcnico Judicirio
2012) No Departamento de Recursos
Humanos de uma instituio, h pastas
correspondentes
aos
seguintes
funcionrios:
a. Joo Manuel de Souza
b. Luiz Alberto de Sousa
c. Maria Regina da Silva
d. Jos Dias Silva
e. Doroti Silveira
f. Srgio Sampaio
g. Carlos Souza Silva
Se tais pastas forem submetidas a
ordenao alfabtica, sua disposio
correta ser
A) f, g, d, c, e, b, a.
B) f, c, b, d, a, c, g.
C) b, d, a, c, f, e, g.
D) g, e, f, c, a, d, b.
E) g, b, a, d, c, e, f.
Mtodo Geogrfico
O mtodo geogrfico um sistema direto, ou
seja, aquele em que a busca do documento
feita diretamente no local onde este se acha
guardado.
No mtodo geogrfico, os documentos sero
organizados de acordo com o local ou setor em
que foram produzidos (procedncia).
Existem duas regras bsicas para o
arquivamento por este mtodo.
1- Se considerarmos primeiramente o pas ou
estado e depois as cidades haver destaque

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especial para a capital, cuja pasta ser a


primeira.
Exemplo:
RJ Rio de Janeiro Joo Alfredo
RJ Campos Lucas Marques
SP So Paulo Lvia de Ftima
SP Campinas Pedro Luiz
SP - Santos - Paulo Silva
2 - Se considerarmos primeiramente as
cidades e depois o estado ou pas, no haver
destaque para a capital e em todos os
documentos ser observada a ordem alfabtica
por cidades.
Exemplo:
Araatuba SP Luiz Carlos
Belm PA Adalberto Oliveira
Crates PE Francisco Balbino
Diadema SP Dilma da Silva
So Paulo SP - Lvia de Ftima
Mtodo Numrico
O mtodo numrico simples organizado pelo
nmero relativo ao documento. Posteriormente,
para se localizar o documento, necessita-se
antes consultar um ndice ou um cdigo.
No
mtodo numrico
cronolgico,
os
documentos sero organizados tomando-se
por base uma data, que, em geral, a data de
produo do documento ou o perodo a que
este se refere.
Mtodo Dgito-terminal
Esse mtodo surgiu em decorrncia da
necessidade de serem reduzidos erros
no arquivamento de grande volume de
documentos, cujo elemento principal de
identificao o nmero.
Os
documentos
so
numerados
sequencialmente, mas sua leitura
apresenta uma peculiaridade que
caracteriza o mtodo, ou seja: os
nmeros, dispostos em trs grupos de
dois dgitos cada um, so lidos da
direita para a esquerda, formando
pares.
Exemplo:
O nmero 831.423, ser lido como 23 14
83.
Quando o nmero for composto de menos de
seis dgitos, sero colocados zeros sua
esquerda para fins de complementao.
Exemplo:

O nmero 56.879 ser lido como 79 68 05.


Mtodo Ideogrfico
O mtodo ideogrfico aquele que separa os
documentos por assunto e pode ser alfabtico,
numrico ou alfanumrico.
No existem na Arquivologia esquemas
padronizados de classificao por assunto,
como ocorre em relao Biblioteconomia com
a Classificao Decimal de Dewey (CDD) e
Classificao Decimal Universal (CDU).
Cada instituio dever, de acordo com suas
peculiaridades, elaborar seu prprio plano de
classificao, onde os assuntos devem ser
grupados por ttulos principais e estes
subdivididos em ttulos especficos, partindo-se
sempre dos conceitos gerais para os
particulares.
Os assuntos
podem ser ordenados
no
sistema
alfabtico
(Dicionrio
ou
Enciclopdico) ou numrico (Duplex, Decimal
ou Unitermo).
Mtodos de Arquivamento
Apesar de existirem vrias formas de se
organizar documentos, no possvel
identificar determinado sistema como sendo o
mais adequado, sem antes conhecer a
documentao a ser tratada.
O melhor mtodo de arquivamento depender
exclusivamente
das
caractersticas
dos
documentos em questo.
Podendo a instituio adotar quantos mtodos
forem necessrios para bem organizar seus
documentos.
Teste
6. (CESPE/UnB TJ/AL Tcnico Judicirio
2012) Assinale a opo correta, a respeito
de tcnicas de ordenao de arquivo.
A) A ordenao numrica mtodo direto, pois
a pesquisa ocorre exatamente no documento.
B) Na ordenao numrico-cronolgica,
numera-se pasta de arquivo e no documento.
C) A ordenao alfabtica mtodo direto e
utiliza o nome para dispor os documentos ou
as pastas, sem a necessidade de instrumento
auxiliar.
D) A ordenao por assunto no tem regras ou
mtodos evidentes.

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E) Na ordenao geogrfica, caso o principal


elemento de identificao seja cidade e no
estado, a capital deve ser destacada.
Gesto de Documentos Intermedirios
Encerrado o perodo de arquivamento na fase
corrente, alguns documentos podem ser
eliminados imediatamente, desde que assim
definidos na Tabela de Temporalidade da
instituio, mas uma parte relativamente
importante destes dever ser conservada por
um perodo mais longo em funo de razes
legais ou administrativas.
Neste caso, no se justifica a sua guarda junto
aos organismos que os produziram, pois estes
documentos ocupariam um espao em locais
onde o custo extremamente alto.
Os depsitos de armazenagem temporria
constituem uma alternativa cujo objetivo
principal minimizar o custo pblico da guarda
de documentos intermedirios, racionalizando
espao fsico, equipamentos e recuperao da
informao.
Responsveis pela guarda fsica dos
documentos de uso pouco frequente, os
arquivos intermedirios:
- atendem s consultas feitas pelos rgos
depositantes;
- procedem aplicao de tabelas de
temporalidade atravs de seleo de
documentos para eliminao ou recolhimento;
- coordenam o recolhimento de documentos
permanentes para o arquivo de terceira idade.
Os documentos s devem ser aceitos para
guarda intermediria quando for conhecido o
seu contedo, o prazo de guarda e a data de
eliminao ou recolhimento.
A unidade administrativa que transfere os
documentos ao arquivo intermedirio conserva
seus direitos sobre os mesmos, podendo
consult-los ou tom-los por emprstimo.
A consulta por parte de terceiros s permitida
com a autorizao da unidade administrativa
que transferiu os documentos.

encaminhados pelas diversas unidades da


organizao.
Para desempenhar com competncia o referido
papel, o arquivo permanente desenvolve vrias
rotinas e atividades que visam assegurar,
independentemente do suporte, a integridade
dos documentos que lhe so confiados.
Atividades no Arquivo Permanente:
a) arranjo: reunio e ordenao adequada dos
documentos.
b) descrio: a descrio leva em conta tanto
os elementos formais quanto os de contedo
do documento. A partir das informaes
subtradas pode-se elaborar os instrumentos
de pesquisa (guias, catlogos, inventrios, etc.)
c) conservao: so as medidas de proteo
aos documentos e ao seu local de guarda.
d) referncia: poltica de acesso e uso dos
documentos.

Importante lembrar que tambm


compete ao arquivo permanente:
1 - Higienizao dos documentos
recebidos;
2 - Mudana de suporte;
3Verificao
de
arquivos
microfilmados;
4- Verificao de arquivos digitais e
magnticos.

Importante lembrar que tambm compete ao


arquivo permanente:
5 - Controlar o recebimento e emprstimo dos
documentos, atravs de sistema informatizado;
6 - Implantar e executar processo de
reproduo de documentos que tenham
condies de manuseio;
7- Preparar exposies documentais;
8 - Prestar assessoria no trabalho de
recuperao e resgate da memria institucional
da organizao;
9 - Elaborar instrumentos de pesquisa, para
divulgao do acervo e disseminao de
informaes, em meio impresso e eletrnico.

ARQUIVOS PERMANENTES
O arquivo permanente possui como principal
atribuio a custdia e preservao dos
documentos
de
guarda
permanente

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Teste
7. (Consulplan TSE Analista Judicirio
2012)
Os
procedimentos
tcnicos
relacionados aos documentos de arquivos
privados pressupem que, em sua fase
permanente, o arranjo e a descrio esto,
respectivamente, ligados s noes de
A) avaliao e classificao.
B) classificao e acesso.
C) fundo e acesso.
D) fundo e classificao.

Fontes
ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos
Arquivsticos: subsdios para uma terminologia
brasileira. Rio de Janeiro, 2005.
PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e
Prtica. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002.
Site: www.conarq.arquivonacional.gov.br

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dispensvel dizer que o arquivo ser


acompanhado de um ndice.

Arquivologia IV
8. Acondicionamento e armazenamento de
documentos de arquivo.
e
9. Preservao e conservao de
documentos de arquivo.

Preservao
O acesso e a preservao so duas funes
vitais dos Centros de Documentao, mas
muitas vezes so antagnicas.
A primeira, entendida aqui como a
possibilidade de consulta, como resultado da
existncia de instrumentos de pesquisa.
E a segunda, como um conjunto de atividades
envolvendo
o
acondicionamento,
o
armazenamento,
a
conservao
e
a
restaurao de documentos.
Microfilmagem
uma tcnica que permite criar uma cpia do
documento em formato microgrfico (microfilme
ou microficha).
O microfilme uma mdia analgica de
armazenamento
para
livros,
peridicos,
documentos e desenhos.
A primeira e mais importante razo para
justificar o uso do microfilme a economia de
espao.
O microfilme uma imagem reduzida de uma
forma maior; portanto, o tamanho
extraordinariamente reduzido da imagem de
um documento qualquer.
Essa reduo de espao garantida pelo valor
legal do microfilme, que significa que o mesmo
possui o mesmo valor do documento original
em papel, e poder substitu-lo nos casos em
que no tiver valor histrico.
O microfilme de substituio o microfilme que
serve preservao das informaes contidas
em documentos que so eliminados, tendo em
vista a racionalizao e o aproveitamento de
espao.
Para organizar o arquivo de microfilmes h
arquivos prprios.

Por fora das gavetas so marcados os


cdigos dos rolos que elas abrigam, tornando
muito fcil a consulta.
A adoo da microfilmagem exigir da
instituio equipamentos que permitam ler tais
documentos, chamados leitoras de microfilmes
ou leitoras de microfichas, que, em alguns
casos, permitem a gerao de uma cpia em
papel do documento microfilmado.
Benefcios para o uso da microfilmagem
Validade Legal - a microfilmagem um
processo reprogrfico autorizado pela Lei 5.433
de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799 de
30/01/1996, que conferem ao microfilme o
mesmo valor legal do documento original;
Reduo sensvel de espao;
Acesso fcil e rpido - consequncia das
pequenas dimenses das microformas, da
eficincia de sua catalogao e indexao,
comparativamente aos arquivos convencionais
em papel;
Garantia da confidencialidade das informaes
- visto que a olho nu impossvel visualizar
qualquer informao;
Segurana - por se tratar de um material
fotogrfico, alm de permitir reprodues com
rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado,
devido ao pequeno volume, permite o seu
acondicionamento em caixas forte (arquivo de
segurana), protegido de sinistros;
Durabilidade - respeitando-se a determinadas
normas da microfilmagem, acondicionamento e
manuseio, os arquivos microfilmados podem
ser conservados indefinidamente.
Teste
1. (FCC - TRE/SP Tcnico Judicirio
2012) Para proteger documentos de valor
permanente, impedindo seu uso e manuseio
constantes, utiliza-se a microfilmagem de
A) referncia.
B) distribuio.
C) substituio.

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D) preservao.
E) complemento.

f) automao dos arquivos utilizando tecnologia


de ltima gerao;
g) decises estratgicas sobre os arquivos.

Automao
A automao ou informatizao dos arquivos
permite o desenvolvimento de mtodos simples
e eficazes para o gerenciamento de arquivos.
Atravs das inovaes da automao
possvel decidir corretamente o que fazer com
os arquivos, que tecnologias aplicar aos
mesmos e ainda control-los de forma
eficiente, rpida e segura, administrando e
reduzindo os custos operacionais.
Validade do Documento Digital
A lei 12.682/12 trata da digitalizao, do
armazenamento em meio eletrnico, ptico ou
equivalente e da reproduo de documentos
pblicos e privados.
Entende-se por digitalizao a converso da
fiel imagem de um documento para cdigo
digital.
Para que essa equivalncia seja vlida, o
arquivo digitalizado deve manter a integridade
e a autenticidade do original com o emprego de
certificado digital emitido no mbito da
Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira ICP Brasil.
ICP-Brasil
A Administrao Pblica Federal, por meio da
edio da Medida Provisria n 2.200-2/2001,
instituiu a InfraEstrutura de Chaves Pblicas
Brasileira ICP-Brasil, estabelecendo padres
de certificao digital para todos os rgos da
esfera federal.
Este servio, adequando-se a esses padres,
passa a utilizar certificado digital de
equipamento/servidor emitido dentro dos
critrios estabelecidos pela Infraestrutura de
Chaves Pblicas Brasileira.
Vantagens da automao de arquivos:
a) controle eficiente das informaes;
b) acesso rpido aos arquivos;
c) liberao do espao fsico ocupado por
papis e informaes inteis;
d) controles voltados para a obteno de
Certificados de Qualidade;
e) atendimento eficiente s demandas do
cliente, fiscalizao, auditorias e outras;

Gesto eletrnica de documentos (GED) uma


tecnologia que auxilia a produo, controle,
armazenagem,
compartilhamento
e
recuperao das informaes existentes em
documentos.
A GED no deve ser confundida com gesto de
documentos eletrnicos (GDE), pois esta visa
ao gerenciamento de documentos produzidos
exclusivamente em meio eletrnico.
O GED e o GDE permitem o acesso rpido s
informaes desejadas, pois, normalmente, os
dados e informaes so acessados via web, o
que torna a ferramenta ainda mais eficiente,
pois os documentos podero ser acessados de
qualquer lugar, na hora exata e pela pessoa
autorizada (mediante login e senha), garantida
a segurana dos dados e o controle das aes
realizadas (trilha de auditoria).
Para preservao de documentos de guarda
permanente recomenda-se efetuar:
a) migrao processo de alterao do
suporte ou de atualizao ou alterao do
programa (atualizao do formato e caracteres
do documento ou dado) ou conjugao desses
dois.
b) emulao processo de simulao de parte
de um equipamento ou programa, de forma a
disponibilizar o acesso a um processo lgico
em seu formato original.
Cumpre alertar que no adianta apenas
adquirir equipamentos sofisticados, softwares,
desenvolver programas, sem que a informao
esteja tratada tecnicamente e os documentos
preservados.
preciso levar em conta que tanto a
microfilmagem como a informatizao so
tcnicas que auxiliam e aperfeioam os
servios, tornando-os mais rpidos, eficientes e
seguros.

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Teste

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2. (Cespe TJ/AL Analista Judicirio


2012) A eliminao de documentos
arquivsticos submetidos a processo de
digitalizao pode ocorrer caso

Qualidade das tintas usadas nos documentos.


Oxidao de metal - clipes, grampos e
bailarinas (hastes) de metais suscetveis
ferrugem.

A) os documentos sejam de valor permanente.


B) os documentos sejam de valor secundrio.
C) seja submetida aprovao do Ministrio da
Justia.
D) esteja prevista na tabela de temporalidade
do rgo.
E) tenha sido autorizada pela Cmara Tcnica
de Avaliao.

Agentes exteriores
documentos

A conservao dos documentos envolve um


conjunto de procedimentos estabilizadores que
visam desacelerar o processo de degradao
de documentos ou objetos provocados pelos
agentes de deteriorao.
Tal processo ocorre por meio de controle
ambiental (climatizao) e de tratamentos
especficos como: higienizao, alisamento e
fumigao (desinfestao), alm de pequenos
reparos e acondicionamento adequado.
Teste
3. (CESPE/UnB TJ/AL Tcnico Judicirio
2012) Com relao a preservao de
documentos, uma importante operao de
conservao :

que

danificam

os

A) Fsicos:
Luminosidade - a luz um dos fatores mais
agravantes no processo de degradao dos
materiais bibliogrficos, por isso, deve-se evitar
a exposio dos documentos luz natural (luz
solar) e ainda reproduo, pois tais fatores
causam o envelhecimento do papel.
Temperatura Temperaturas demasiado altas
ou baixas aceleram a degradao do papel,
que encontra na casa aproximada dos 20 a
22c sua temperatura ideal.
Umidade - a umidade o contedo de vapor
dgua presente no ar atmosfrico, resultante
da combinao dos fenmenos de evaporao
e condensao dgua, que esto diretamente
relacionados temperatura do ambiente.
O excesso de umidade, bem como o clima
muito seco tambm contribui para a acelerao
do processo de envelhecimento do documento.
B) Qumicos:

A) a emulao.
B) o arranjo.
C) o alisamento.
D) a descrio.
E) a difuso.

Poluio Atmosfrica - A celulose atacada


pelos cidos, ainda que nas condies de
conservao mais favorveis. A poluio
atmosfrica uma das principais causas da
degradao qumica.

Agentes de deteriorao dos acervos de


bibliotecas e arquivos so aqueles que levam
os documentos a um estado de instabilidade
fsica ou qumica, com comprometimento de
sua integridade e existncia.

C) Biolgicos:

Os fatores de deteriorao apontados como


agentes so divididos em internos e externos.

Fungos - atuam decompondo a celulose,


grande parte deles produzem pigmentos que
mancham o papel.

Agentes internos
documentos:
Acidez do papel.

que

danificam

os

Insetos - o ataque de insetos tem provocado


graves danos a arquivos e bibliotecas,
destruindo colees e documentos preciosos.

Roedores - A luta contra ratos mais difcil que


a preveno contra os insetos.
D) Ambientais:

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Ventilao - um outro fator a considerar como


elemento que favorece o desenvolvimento dos
agentes biolgicos, quando h pouca aerao.
Poeira - um outro fator que pode favorecer o
desenvolvimento dos agentes biolgicos sobre
os materiais grficos, a presena de p.
E) Humanos:
O homem, ao lado dos insetos e
microrganismos, um outro inimigo dos livros e
documentos, embora poderamos imaginar que
ele seria o mais cuidadoso guardio dos
mesmos.
Teste
4. (Cespe - TRE/RJ Tcnico Judicirio
2012) No que concerne preservao e
conservao de documentos de arquivo,
julgue os prximos itens.
I - O amarelecimento do papel sinal de que o
documento est em processo de deteriorao.
(
)
II - A acidez do papel, condio que pode
danific-lo, decorre da presena de elementos
metlicos no documento, como grampos,
bailarinas e clipes.
(
)
Acondicionamento e Armazenamento
O acondicionamento a embalagem destinada
a proteger os documentos e a facilitar o seu
manuseio.

acidez, provocam manchas irreversveis onde


aplicado.
Para a remoo do p das lombadas e partes
externas dos livros, pode-se usar o aspirador
com a escova circular especial para livros,
adaptada com tecido de fil ou gaze, para
maior proteo do documento;
Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas,
escovas macias e flanelas de algodo;
Durante a limpeza, removem-se grampos
metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e
cartes cidos;
Quando houver necessidade de observaes
nos documentos, utilizar lpis, que no agridem
tanto o papel quanto as canetas, e ainda
permitem eventuais correes, se necessrio.
Fotografias:
Devem receber proteo individual de boa
qualidade;
Devem ser manuseadas com as luvas de
algodo e arquivadas em mobilirio de ao;
No se deve forar a separao de uma
fotografia da outra;
Escrever o necessrio somente no verso,
com lpis macio.
Diapositivos (slides):
Utilizar
materiais
de
acondicionamento
adequados (cartelas flexveis de polietileno ou
polipropileno);
Utilizar mobilirio metlico;

O armazenamento a guarda de documentos


em mobilirio ou equipamentos prprios, em
reas que lhes so destinadas.

Produzir duplicatas para projees frequentes.


Microfilmes:
Devem ser armazenados em cofres, arquivos
ou armrios prova de fogo e colocados em
latas vedadas umidade;
Devem ser feitas duplicatas;

Preservao
Documentos em papel:
As estantes e arquivos devem ser de metal
pintado (para evitar ferrugem);
Manter as mos limpas ao manusear os
documentos;
No utilizar fitas adesivas ( tipo durex e fitas
crepes) e cola branca (PVA) para evitar a
perda de um fragmento de um volume em
degradao. Esses materiais possuem alta

A sujeira deve ser removida com um pano


limpo que no solte fiapos, umedecido com
produto para limpeza de filmes.
Disquetes, Pen Drive e CD-ROM:
Usar produtos de boa qualidade;
Mant-los em local fresco, seco e longe do
computador;
Usar programas antivrus;

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Proteger o CD contra arranhes e poeira.


Caixas de arquivo:
Utilizar caixas de papelo ao invs das de
plstico, pois estas ltimas tendem a transpirar
quando submetidas a altas temperaturas,
observando que as mesmas devero ser
maiores do que os documentos que nelas
estejam inseridos e utilizando, quando
necessrio, calos, evitando que os mesmos
se dobrem dentro delas.
Na identificao das caixas deve-se utilizar
etiquetas
auto-adesivas
impressas
eletronicamente ou, na impossibilidade desta
impresso, utilizando canetas hidrogrficas ou
esferogrficas.
Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no
acervo devem ser feitas periodicamente para
revis-lo e manter a limpeza, pois limpeza um
dos fatores prioritrios de preservao e deve
ser realizada em todas as fases do
arquivamento.
Teste
5. (Cespe - TRE/RJ Tcnico Judicirio
2012) No que concerne preservao e
conservao de documentos de arquivo,
julgue os prximos itens.
I - As condies de armazenamento de
documentos em papel distinguem-se das de
documentos fotogrficos, como o eslaide, o
negativo e o papel fotogrfico, dadas as
diferenas de suporte, em especial as relativas
s propriedades fsicas dos materiais. (
)
Restaurao de documentos
A restaurao de documentos tem por objetivo
revitalizar a concepo original, ou seja, a
legibilidade do objeto.
A restaurao e a restituio de detalhes e
caractersticas da obra baseiam-se no respeito
ao material original, ao plano inicial e aos
documentos autnticos.
So mtodos de restaurao de papel, por
exemplo:

a) Banho de gelatina - consiste em mergulhar o


documento em banho de gelatina ou cola, o
que aumenta a sua resistncia, no prejudica a
visibilidade e a flexibilidade e proporciona a
passagem
dos
raios
ultravioletas
e
infravermelhos.
Os documentos, porm, tratados por este
processo, que natural, tornam-se suscetveis
ao ataque dos insetos e dos fungos, alm de
exigir habilidade do executor.
b) Encapsulao - utiliza basicamente pelculas
de polister e fita adesiva de duplo
revestimento.
O documento colocado entre duas lminas
de polister fixadas nas margens externas por
fita adesiva nas duas faces; entre o documento
e a fita deve haver um espao, deixando o
documento solto dentro das duas lminas.
considerada um dos mais modernos
processos de restaurao de documentos.
c) Laminao - um mtodo de restaurao
que consiste em envolver com uma folha de
papel de seda e outra de acetato de celulose
as duas faces do documento, colocando-o
numa prensa hidrulica.
O acetato de celulose, por ser termoplstico,
adere ao documento, juntamente com o papel
de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e
as qualidades permanentes do papel so
asseguradas sem perda da legibilidade e da
flexibilidade, tornando-o imune ao de
fungos e pragas.
d) Silking - uma tcnica de restaurao do
documento, que consiste no uso de tecido para
recuperao dos documentos. Este mtodo
utiliza tecido crepeline ou musseline de seda
de grande durabilidade, mas, devido ao uso
de
adesivo
afeta
suas
qualidades
permanentes.
Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a
reproduo e o exame pelos raios ultravioletas
e infravermelhos so pouco prejudicados. , no
entanto, um processo de difcil execuo, cuja
matria prima de alto custo.

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6. (CESPE/UNB - TRE/MA Tcnico


Judicirio- 2009 - adaptada) Quanto
preservao, conservao e restaurao
de documentos, julgue os itens .
I - O silking um mtodo de desinfestao que
combate os insetos e apresenta maior
eficincia que a fumigao. (
)
II - A higienizao dos documentos consiste em
mergulhar o documento em banho de gelatina.
(
)

Fontes
ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos
Arquivsticos: subsdios para uma terminologia
brasileira. Rio de Janeiro, 2005.
PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e
Prtica. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002.
Site: www.conarq.arquivonacional.gov.br

GABARITO

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ARQUIVOLOGIA III
1. (CERTO)
2. D
3. E
4. A
5. A
6. C
7. C
ARQUIVOLOGIA IV
1. D
2. D
3. C
4. I (CERTO)
II (ERRADO)
5. I (CERTO)
6. I (ERRADO)
II (ERRADO)

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