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Gua de Apoyo para Relaciones y Consultas de Access 2013

1.1. Creacin de ndices y llaves primarias.
Definir un campo como clave principal.
En toda tabla suele existir una clave principal (tambin llamada clave primaria o clave maestra). Una clave principal es un campo o
conjunto de campos cuyos valores no se repiten y a travs de los cuales se identifica de forma nica al registro completo. Es decir, que no
hay dos registros en una tabla con la misma clave. En el ejemplo de que tuviramos luna base de datos registro de los alumnos con una
tabla Alumnos, el campo CARNET puede ser una clave principal, ya que no habr dos alumnos con el mismo CARNET, y adems es
posible identificar a un alumno a travs de su CARNET. El campo apellido1 no puede ser clave principal porque puede haber ms de un
alumno con el primer apellido igual. El conjunto formado por (aplellido1, apellido2, nombre) podra constituir una clave principal
(suponiendo que no existen dos personas que se llamen exactamente igual), ya que a travs del conjunto podemos identificar de forma
nica e inequvoca al registro (al alumno).
Sobre un campo que se emplee como clave principal, forzosamente debe generarse un ndice sin duplicados, y no se admitirn valores
nulos para el campo.
Si no tenemos ningn campo o conjunto de campos candidato a clave principal, antes de terminar el diseo Access nos permitir aadir un
campo nuevo que sirva como clave. Este campo se denominar id y ser de tipo autonumrico.
La declaracin de ndices y claves principales afecta al orden en que se muestran los registros a la hora de editar el contenido.
La clave principal impide que dos registros contengan los mismos datos en el campo o campos clave, mantiene una ordenacin de los
registros basada en la clave y acelera las operaciones de bsqueda y ordenacin. Para definir un campo como tal, se debe:
1. Seleccionar el campo deseado en Vista de diseo de la tabla haciendo clic en su botn selector de registro
2. Pulse el botn

de la barra de herramientas o elija la opcin Clave Principal del men Edicin.

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La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo identifica cada registro del campo de
manera nica. De modo que no se podrn introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal.
Ejemplo: Para una la tabla Pacientes se tiene que pensar que campo no se repite. Podra ser el campo nombre, pero el nombre no es
algo nico. Los campos nombre y apellidos juntos tambin se podran repetir en algn caso. De modo que lo ms indicado es crear un
cdigo nico para cada paciente. Se selecciona el campo nombre y se inserta un campo. Se llama Cdigo del paciente y se elige el tipo de
dato Autonumrico. Este tipo de dato hace que Access genere un nmero nico a cada registro de la tabla. De esta forma es totalmente
seguro que el campo no tendr ningn registro repetido.
Es decir los datos de un paciente no aparecern repartidos en tres veces, sino en una sola vez, de forma que cuando se quiera consultar
el estado fsico de un paciente se tendr la seguridad de que ah estn todos sus datos mdicos.
No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Si no se establece la clave
principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de dilogo pidiendo que se establezca, si se elige la opcin "Si", ACCESS crear
automticamente un campo Autonumrico que ser la clave principal.
Tipos de clave principal
En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: Autonumrico, Campo simple y Campos mltiples.
Claves principales de Autonumrico
Un campo Autonumrico puede establecerse para que el programa introduzca automticamente un nmero secuencial cuando se agrega
un registro a la tabla.
Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma ms sencilla de crear una clave principal.
Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recin creada, Microsoft Access pregunta si se desea que cree una
clave principal automticamente. Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access crear una clave principal de Autonumrico.
Claves principales de Campo simple
Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como nmeros de identificacin o nmeros de pieza, se puede designar ese campo
como la clave principal.
Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave principal.

Coordinador de MSM115: Ing. Luis Barrera

Se puede ejecutar una Consulta de buscar duplicados con el fin de determinar qu registros contienen datos duplicados. Si no se puede
eliminar fcilmente las entradas duplicadas mediante la edicin de los datos, se puede agregar un campo Autonumrico y establecerlo
como clave principal o bien definir una clave principal de campos mltiples.
Claves principales de Campos mltiples
En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se pueden designar dos o ms campos como clave
principal.
La situacin ms comn en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relacin varios a
varios.
Si no se est seguro de poder seleccionar una combinacin de campos apropiada para una clave principal de campos mltiples,
probablemente resultar ms conveniente agregar un campo Autonumrico y designarlo como la clave principal en su lugar.
Creacion de Claves externas
Simplemente se entra a la opcin relaciones de la cinta de opciones
Herramientas de Base de Datos
Luego se agregan las tablas a relacionar, en este caso alumnos y laboratorio

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Creamos la relacin

Ya tenemos nuestra llave externa

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ndices.
Indexado: Se puede aplicar a todos los tipos de campo menos a Memo, Si/No, y Objeto OLE.
Esta propiedad crea un ndice de ese campo. De modo que acelera las bsquedas de un registro por el contenido de ese campo. No
conviene aplicarlo ms que al campo por el que se vayan a realizar las bsquedas porque si no la actualizacin de los datos ser muy
lenta.
Sin duplicados: es una de las opciones de esta propiedad y significa que no puede haber dos campos con la misma clave. Con duplicados,
hace que Access cree un ndice normal con cada uno de los registros.
Un ndice es una tabla interna que contiene dos columnas: el valor del campo o campos que estn siendo indexados y la posicin de cada
registro de la tabla que contiene ese valor.
Para crear un ndice sobre un campo de una tabla:
1. Abra la tabla en vista de diseo y seleccione el campo que ser el ndice.
2. Haga clic en el recuadro de la propiedad Indexado, pulse el botn de flecha para abrir la lista de elecciones y elija S.

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1.2. Identificacin de las Relaciones entre tablas.

Access permite conectar o relacionar dos tablas. Antes de establecer una relacin es necesario tener en cuenta las siguientes
consideraciones:
Cuando se establece una relacin de uno a varios, el campo comn de la primera tabla debe estar definido como clave
principal.
Los tipos de datos y propiedades de los campos comunes deben ser iguales en ambas tablas.
Al efectuar una relacin se puede obligar a Access a establecer una integridad referencial ( la tabla varios de la relacin uno a varios no
puede contener datos que no estn relacionados con datos de la primera tabla). La integridad referencial es una forma de asegurar que los
datos

contenidos en las dos tablas relacionadas sean vlidos.

1.3. Para definir una relacin entre dos tablas.
1. Cierre todas las ventanas de objetos que estn abiertas y active la pestaa Herramientas de Base de Datos
2. Elija la orden Relaciones del men Herramientas o pulse
en la barra de herramientas.
3. Seleccione las tablas o consultas a relacionar y pulse el botn
agregar. Pulse el botn Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo
Mostrar tabla:

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4. Para crear una relacin, haga clic en el campo comn (clave

principal) de la primera tabla y arrstrelo hacia el campo
correspondiente de la segunda tabla. Al soltar el botn del ratn
se abrirn el cuadro de dilogo Relaciones. Access
cumplimenta el nombre de los campos.
5. Compruebe que el campo que establece la relacin aparece en
las dos tablas.
6. Cumplimente el cuadro de dilogo marcando el botn de opcin
apropiado y pulse Aceptar.
7. Cierre la ventana Relaciones, pulse S para guardar el diseo.
Access traza una lnea entre las dos tablas para indicar la relacin, visualizando un 1 en un extremo de la lnea de relacin, junto a la tabla
de uno y un smbolo de infinito en la tabla de varios.

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Para editar una relacin existente se realiza un doble clic sobre la relacin, con lo que se abre la ventana de propiedades de la relacin.
Esta ventana muestra los campos que intervienen en la relacin y la integridad referencial definida. Desde esta ventana s e puede acceder
a la del tipo de relacin para definir si es normal, por el lado izquierdo o derecho.

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1.4. Reglas de integridad referencial
Exigir integridad referencial
En una base de datos lo habitual es que existan varias tablas relacionadas entre s. Por ejemplo, si tenemos una tabla de productos de un
almacn y una tabla de proveedores de productos, es probable que en la de productos exista un campo que indique cul es el proveedor
que suministr ese producto. En tal caso, debemos establecer unas restricciones sobre ambas tablas de manera que no existan productos
que se refieran a proveedores que no existen, y no se nos permita eliminar ningn proveedor al que hagan referencia los productos.
La integridad referencial de una base de datos pretende asegurar que no se den situaciones de inconsistencia como la antes descrita.
Para establecer las reglas de integridad referencial en Access debemos indicar qu campos de qu tablas estn relacionados.
supongamos que tenemos las siguientes tablas:
PRODUCTOS
PROVEEDORES
ID_producto

ID_proveedor

Nombre

Nombre

Proveedor

Direccin

Cantidad

NIT

FAX
La tabla de productos no debe almacenar la informacin completa de los proveedores, ya que de haber ms de un producto del mismo
proveedor estaramos almacenando informacin innecesaria (redundante). As, slo se almacena un pequeo cdigo Proveedor, que se
refiere a uno de los registros de la tabla PROVEEDORES: aquel cuyo ID_proveedor coincida. Es decir, que el campo

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PRODUCTOS.Proveedor hace referencia a PROVEEDORES.ID_proveedor. Para no perder informacin, ahora tendremos que
asegurarnos de no eliminar entradas de PROVEEDORES que estn referenciadas por entradas de PRODUCTOS.
Existen diversas posibilidades para mantener la integridad referencial, correspondientes a las diversas respuestas que podemos hacer a la
pregunta: qu pasa si intentamos borrar un proveedor?
a) Lo ignoramos. Como hemos visto no es recomendable.
b) No lo permitimos (a menos que antes borremos todos los registros asociados).
c) Borramos tambin todos los productos relacionados
En este caso la opcin recomendable es la b), ya que para el ejemplo no tiene sentido que perdamos la informacin de nuestros productos
al eliminar el proveedor; aunque en muchos otros casos la adecuada puede ser la c). En general, nunca la a).
Tambin podemos hacernos la pregunta: qu pasa si intentamos cambiar el identificador de un proveedor?
a) Lo ignoramos y permitimos el cambio.
b) No lo permitimos (a menos que antes modifiquemos todos los registros asociados).
c) Modificamos tambin todos los productos relacionados.
En este caso la opcin recomendable es la c), ya que es la que resulta transparente al usuario.
Al establecer una relacin de dependencia en Access entre dos tablas es necesario especificar cul de las posibilidades anteriores es la
que queremos aplicar.

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Asignacin de reglas de integridad referencial.
La integridad referencial son unas normas que mantienen la coherencia de datos entre dos tablas relacionadas. Estas normas son:
1. No puede haber registros en la tabla secundaria que no estn en la primaria.
2. No se puede borrar un registro de la tabla principal si hay registros en la secundaria.
Para poder exigir integridad referencial en una relacin de uno a varios es necesario que :
1. El campo relacionado de la tabla principal sea la clave principal.
2. Los campos contengan el mismo tipo de datos ( si es autonumrico-numrico).
3. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos.
Access verificar que los campos cumplen todas las condiciones para que haya integridad referencial.
Si no se cumplen todas las condiciones no permitir que esa relacin tenga integridad referencial.
Actualizar en cascada los campos relacionados se est indicando que si se modifica el valor de un campo desde un lado de la relacin
automticamente se actualicen en todos los registros relacionados o mejor dicho, hace que cuando se cambie el valor del campo de la
tabla principal, automticamente cambiarn los valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria.
Por ejemplo: Si cambiamos el IdProveedor por X en la tabla Proveedor, automticamente en la tabla Productos, todos los X de
Producto se cambiarn a automticamente al que habremos seleccionado XX.

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Eliminar en cascada los registros relacionados si se borra un registro de un lado de la relacin se borrarn automticamente todos los
registros que estaban relacionados con l.
Cuando ya se han especificado las caractersticas de la relacin se pulsa el botn Crear. Entre las dos tablas relacionadas aparecer una
lnea. Esta lnea simboliza la relacin entre las dos tablas. Si la relacin cumple la integridad referencial la lnea ser ms gruesa.
Una vez se ha terminado de crear las relaciones entre las tablas se guardan. Para guardar se selecciona se Guarda. Despus de guardar
ya se puede cerrar la ventana de relaciones. Si se cierra antes de guardar, se abrir un mensaje de aviso.
Access permite guardar las relaciones en la Base de Datos. Esto ser muy importante para que siempre que se lleven a cabo
modificaciones en los datos se tenga en cuenta que las relaciones estn presentes entre los mismos y no se puedan infringir las reglas de
consistencia vigentes.
Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarn tambin los registros relacionados en la tabla secundaria o auxiliar.
Por ejemplo: Si borramos el Cargo Auxiliar en la tabla Empleados, automticamente todos los habitantes de Onteniente se borrarn de
la tabla de Habitantes.
Si no marcamos ninguna de las opciones no nos dejar ni cambiar el nombre de una poblacin ni eliminar una poblacin si sta tiene
habitantes asignados.

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1.5. Consulta de Informacin de una Base de datos.

Qu es una consulta?
Una consulta es un objeto de Access que se utiliza para localizar, organizar o editar los datos contenidos en tablas.
Bsicamente se realizan tres tipos de consulta:
consulta de seleccin, para localizar los registros de una tabla que cumplan unas condiciones determinadas; Es la ms sencilla,
se indican unos criterios para ver slo lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinmicas, esta
parece una tabla pero no lo es, slo muestra los datos de una tabla o de varias tablas segn los criterios de la consulta. Aunque
la hoja de respuestas dinmica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas a travs de ella.
consultas de accin, diseadas para modificar, aadir o reemplazar datos, eliminar registros, etc. ; estas consultas de accin son
especialmente tiles cuando se quieren modificar muchos datos de una tabla que cumplen determinada condicin , y
consultas de parmetros, que permiten seleccionar los registros que cumplen con los valores introducidos como parmetros en el
momento de la ejecucin de la consulta.
Las consultas admiten tres modos de presentacin:

Vista Diseo: abre la ventana Diseo de la consulta, en la que podremos crear o modificar su estructura.
Vista hoja de datos: ejecuta la consulta y presntale resultado en una hoja de datos que permite ver, agregar o editar lo
registros.
Vista SQL: permite crear o modificar una consulta usando instrucciones del lenguaje de consultas estructurado SQL.

Abrir una consulta existente.

Una consulta se puede abrir en Vista Hoja de datos activando la ventana Base de datos, seleccionando la ficha Consultas, seleccionando
la consulta en la lista y pulsando en el botn Abrir; o bien haciendo doble clic sobre su nombre en la lista.
Creacin de una consulta.
Una consulta se puede crear en vista de diseo a partir de una o ms tablas relacionadas incluyendo cualquier campo de ellas. La
siguiente figura muestra un ejemplo de una tabla con dos tablas relacionadas, esta ventana esta dividida en dos partes: el rea superior,
que muestra las tablas elegidas, y el rea inferior denominada cuadricula QBE, en la que se incluyen los campos a mostrar y los criterios
de ordenacin o bsqueda. Estos criterios se introducen mediante operadores de acuerdo con una serie de reglas establecidas.

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Para crear una consulta nueva en vista de diseo:

1. Active la pestaa crear, seleccione luego Diseo de Consulta. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

3. Seleccione la tabla(s) o consulta(s) cuyos campos desea incluir en la consulta y pulse el

seleccin.

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botn Agregar despus de cada

4. Cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla pulsando el botn Cerrar.

5. Para incluir los campos en la cuadrcula QBE, arrstrelos desde la lista de campos a la cuadrcula o bien despliegue la lista de
campos disponibles pulsando el botn de flecha que se encuentra a la derecha de la casilla Campo y seleccione el campo
deseado.

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6. Complemente las casillas de la cuadrcula QBE estableciendo cualquier criterio de ordenacin o bsqueda a travs de las filas
Orden y Criterios respectivamente.
Campo
En esta casilla se pueden seleccionar todos los campos de la tabla ( con el *) o de uno en uno, seleccionando cada uno en una columna.
La forma de incluir el nombre de un campo en esta casilla es:
1. Arrastrando el nombre del campo desde la seccin superior.
2. Haciendo doble clic en la tabla de la seccin superior
3. Haciendo clic sobre la casilla campo y pulsando sobre la flecha que aparece. Se desplegar un lista de los campos para seleccionar.
Tabla
En esta casilla figura la tabla de la que procede el campo seleccionado en esa columna. Esta opcin es muy importante cuando se trabaja
con campos de varias tablas.
Orden
Ascendente, descendente o sin orden. Este orden se aplicar a los registros que se obtengan en la consulta segn la columna en la que
se est indicando el orden. El criterio se establece en un campo y se ordenan los resultados en funcin del campo que se quiera.
Para seleccionar el tipo de orden que se quiere se hace clic sobre la casilla Orden, aparecer una flecha en la zona derecha de la casilla.
Al pinchar sobre la flecha aparece un men con los tipos de orden aplicables a la consulta.
Establecer criterios.
Dentro de la casilla criterio se escribe una expresin, bien de texto, numrica o numrica con operadores. Si no se incluye ningn operador
con la expresin (texto o nmero) el programa acta como si el operador fuera "=", y slo habr resultado en la bsqueda si existe un
registro idntico a la expresin del criterio.

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Gracias a los operadores, adems de palabras, se pueden imponer otro tipo de condiciones a las bsquedas dentro de los registros.
A continuacin te detallamos los distintos operadores que podemos utilizar en una condicin.
Los operadores de comparacin
Estos operadores comparan el valor de una expresin con el valor de otra. Independientemente del operador si uno de los valores es nulo,
el resultado de la comparacin ser nulo (ni verdadero ni falso). los operadores de comparacin que podemos utilizar son:

Operador
=
<>
<
<=
>
>=

Significado
igual que
distinto de
menor que
menor o igual
mayor que
mayor o igual

El operador Entre
Tiene la siguiente sintaxis:
Expresin Entre valor1 Y valor2
Examina si el valor de la expresin est comprendido entre los dos valores definidos por valor1 y valor2. Normalmente la expresin
ser un nombre de campo.
Ejemplo: [fecha de nacimiento] entre #01/01/60# y #04/06/62#, en la cuadrcula QBE se pondra:

Confidencial
El operador In
Tiene la siguiente sintaxis:
Expresin In (valor1, valor2, ...)
Examina si el valor de la expresin es uno de los valores incluidos en la lista de valores escritos entre parntesis.
Por ejemplo, para seleccionar los alumnos de Alicante, Elche, Elda y Onda podramos poner la condicin Poblacin In (Alicante, Elche,
Elda, Onda)

El operador Es nulo
Cuando una columna que interviene en una condicin contiene el valor nulo, el resultado de la condicin no es verdadero ni falso, sino
nulo, sea cual sea el test que se haya utilizado. Por eso si queremos listar las filas que no tienen valor en una determinada columna, no
podemos utilizar la condicin columna = nulo debemos utilizar un operador especial, el operador Es nulo.
Tiene la siguiente sintaxis:
Expresin Es nulo, donde expresin normalmente ser un nombre de columna.
Por ejemplo queremos saber los alumnos que no tienen poblacin, la condicin sera poblacin Es Nulo

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El operador Como
Se utiliza cuando queremos utilizar caracteres comodines para formar el valor con el que comparar.
Por ejemplo queremos visualizar los alumnos cuyo nombre acabe en 'o'. En este caso hay que utilizar el comodn * y utilizar el operador
Como para que Access reconozca el * como un comodn y no como el carcter asterisco. La condicin sera nombre como '*o'.
El valor que contiene los comodines se conoce como patrn y tiene que ir encerrado entre comillas (simples o dobles).
La sintaxis es la siguiente:
Expresin Como 'patrn'
En la siguiente tabla te indicamos los caracteres comodines que se pueden poner en un patrn y su significado.

Caracteres en
patrn
?
*
#
[listacaracteres]
[!listacaracteres]

Significado
Un carcter cualquiera
Cero o ms caracteres
Un dgito cualquiera (0-9)
Un carcter cualquiera de listacaracteres
Un carcter cualquiera no incluido en listacaracteres

Listacaracteres representa una lista de caracteres y puede incluir casi cualquier carcter, incluyendo dgitos, los caracteres se escriben
uno detrs de otro sin espacios en blanco ni comas. Por ejemplo para sacar los nombres que empiezan por a,g,r o v el patrn sera:
'[agrv]*'

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Los caracteres especiales corchete de apertura [, interrogacin ?, almohadilla # y asterisco * dejan de ser considerados comodines
cuando van entre corchetes. Por ejemplo para buscar los nombres que contienen un asterisco, el patrn sera : '*[*]*' en este caso el
segundo * dentro del patrn no acta como comodn sino como un carcter cualquiera porque va dentro de los corchetes.
Si no se encierra entre corchetes, la exclamacin ! representa el carcter exclamacin.
El corchete de cierre ] se puede utilizar fuera de una listacaracteres como carcter independiente pero no se puede utilizar en una
listacaracteres. Por ejemplo, el patrn 'a]*' permite encontrar nombres que empiecen por una a seguida de un corchete de cierre.
La secuencia de caracteres [] se considera una cadena de caracteres de longitud cero ("").
Se puede especificar un intervalo de caracteres en listacaracteres colocando un guin - para separar los lmites inferior y superior del
intervalo.
Por ejemplo, la secuencia [A-Z ] en patrn representa cualquier carcter comprendido en el intervalo de la A a la Z.
Cuando se especifica un intervalo de caracteres, stos deben aparecer en orden ascendente (de menor a mayor).[A-Z] es un intervalo
vlido, pero [Z-A] no lo es.
Se pueden incluir mltiples intervalos entre corchetes, sin necesidad de delimitadores.
El guin - define un intervalo unicamente cuando aparece dentro de los corchetes entre dos caracteres, en cualquier otro caso representa
el carcter guin.
Por ejemplo queremos saber los alumnos de la provincia de Valencia (son los que tienen un cdigo postal que empieza por 46 seguido de
tres dgitos cualesquiera, la condicin podra ser [cdigo postal] como '46###'

Rangos de valores
Para buscar un rango de valores dentro de un campo se utilizan estos operadores:

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Entre...Y: por ejemplo para seleccionar los pacientes mayores de 18 aos pero menores de 50. En la casilla Criterios se escribir: Entre
18 Y 50. <,>,>=,<=,<>: operadores de comparacin.
Lista de valores
Se puede poner ms de un criterio, especificando cada uno de ellos. La redaccin de esta expresin deber ser de la siguiente forma: el
operador En seguido de una lista de valores entre parntesis, separando los valores con el punto y coma. Por ejemplo para seleccionar
todos los pacientes de tres provincias, en el campo Provincia se utilizara este criterio:
En ("Madrid";"Aragn"; "Pas Vasco")
De esta forma el programa seleccionar todos aquellos registros que en el campo provincia tengan uno de estos tres valores.
Varios criterios
En diferentes campos: criterio Y: cuando se escriben varios criterios en el mismo rengln el programa buscar un registro que cumpla
todos los criterios.
El criterio Y se puede utilizar en un mismo campo: >80 Y <100
En un mismo campo: criterio O: cuando se pone un criterio en la casilla "Criterio", otro en la casilla o, y si se quiere ms criterios en las
filas de debajo. El programa buscar un registro que cumpla al menos uno de los criterios.
Este criterio tambin se puede utilizar en distintos campos:
Seleccionar los registros que o el campo provincia sea Madrid, o bien el campo edad sea mayor de 18.
Los comodines
Se utilizan para buscar datos genricos, que empiezan por una letra, que terminan por otra...
* representa cualquier nmero de caracteres, por ejemplo: todos los nombres que terminen por "ez: *ez. Otro ejemplo: buscar las personas
que tienen un nombre compuesto y uno de los dos nombres es "Luis". Se debe escribir el siguiente criterio: Como *Luis* o Como * + Luis +
*. Access agregar las comillas.
? representa un solo carcter, por ejemplo Jimenez/ Gimenez: ?imenez.

Confidencial

# representa cualquier dgito en la posicin especificada. Por ejemplo: 12#45, el programa buscar un registro en el cual los dos primeros
dgitos sean 12 y los dos ltimos 45.
Al introducir una expresin con uno de estos tres operadores, Access aadir automticamente el operador "Como".
Seleccin de registros con datos o sin datos
Se puede seleccionar un registro por el criterio de si en el campo hay un dato, o si est vaco.
Porque contiene algn dato: Es Negado Nulo
Pacientes que tienen telfono:
Porque no contiene ningn dato: vaco: Nulo o es Nulo
Pacientes que no tienen telfono:
Fecha actual
Se pueden seleccionar los registros que tengan la fecha actual. Por ejemplo en una empresa para seleccionar los pedidos que haya que
entregar ese da.
En criterios se escribe Fecha()
Condicin variable
Para hacer una condicin variable; que realice una pregunta cada vez que se abra o ejecute la consulta, se coloca la pregunta entre
corchetes [ ] debajo del campo que se desea variar. (ver consultas con parmetros)
Criterios con clculo
Dentro de un criterio se puede realizar un clculo haciendo referencia a otro campo. Por ejemplo en la base de datos de una empresa de
venta de material de construccin se va a consultar. Se pide que liste a aquellos clientes cuyo Importe sea mayor a la cantidad por 10.
Se ha creado el campo importe ya que no exista, que es un campo calculado. Los campos van siempre entre corchetes.
Dentro del criterio se ha realizado una operacin y en funcin del resultado se han seleccionado o no los registros.
Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin.

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Una expresin se forma combinando un operador con uno o generalmente dos operandos. La mayora de las veces un operando ser un
campo de la tabla y el otro un valor concreto u otro campo.
Operadores.
Operador
operador +
operador operador *
operador ^
operador /
operador \
operador Mod
El operador &

Funcin
Se utiliza para sumar dos nmeros.
Se utiliza para hallar la diferencia entre dos nmeros.
Se utiliza para multiplicar dos nmeros.
se utiliza para elevar un nmero a la potencia del exponente ( nmero ^ exponente )
Se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado de signo flotante.
Se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado entero.
divide dos nmeros y devuelve slo el resto.
se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto.

Tambin se puede utilizar el operador de suma + cuando los dos operandos son de tipo texto, para concatenarlos. Mi consejo es utilizar el
operador & para la concatenacin y as evitar errores o confusiones.
Un operando puede ser un nombre de columna, una expresin, un valor concreto o una funcin predefinida.
Valores concretos
Los valores concretos se deben escribir siguiendo las siguientes reglas:
Los valores numricos se indican poniendo el nmero sin ms. Se tiene que utilizar para separar la parte entera de los decimales el
smbolo definido en nuestra configuracin de Windows; adems los valores numricos no se pueden escribir formateados, no podemos
escribirlos con separadores de miles. Por ejemplo en una expresin correcta no puedo escribir (ventas + 1.000.000) ni tampoco (ventas +
1,000,000), tengo que escribir (ventas +1000000)
Ejemplo: 2
Los valores de tipo texto deben ir siempre entre comillas simples ' o dobles ".
Ejemplo: ', ' ",", 'VALENCIA'

Confidencial

Los literales de fecha se escriben entre # y deben estar en el formato de EE.UU., incluso si no estamos utilizando la versin
norteamericana del motor de base de datos Microsoft Jet. Por ejemplo, el 10 de mayo de 1996, se escribe 10/5/96 en Espaa y
Latinoamrica, y 5/10/96 en Estados Unidos de Amrica. Para indicar la fecha 10 de mayo de 1996 en cualquier base de datos sea
espaola, latinoamericana o de EE.UU., debemos escribirla #5/10/96#; con el formato #mes/dia/ao#
Tambin se puede utilizar la funcin DateValue, que reconoce las configuraciones internacionales establecidas por Microsoft Windows.
Por ejemplo, DateValue('10/5/96') es equivalente a #05/10/96# si nuestra configuracin de Windows define las fechas con el formato
dia/mes/ao.
Funciones predefinidas.
Access2003 tiene muchas funciones predefinidas que se pueden utilizar, enumerarlas y explicarlas sera demasiado largo. Lo mejor es
saber que tenemos a nuestra disposicin muchas funciones y cuando queramos obtener algo diferente consultar la ayuda de access para
ver si existe ya una funcin para lo que queremos hacer.
A ttulo de ejemplo tenemos unas que se utilizan ms a menudo:
DATE() o fecha() devuelve el da en que estamos
NOW() o Hoy() devuelve el da y la hora actual
YEAR(fecha) o Ao() devuelve el ao de la fecha
MONTH(fecha) o Mes() devuelve el mes de la fecha
DATEVALUE(literal) o ValorFecha() convierte el literal en un valor de fecha.
Nombres de campos.
los nombres de los campos se indican entre corchetes [ ], cuando un nombre de campo est formado por una sola palabre se pueden
omitir corchetes pero si el nombre contiene varias palabras separadas por espacios en blanco es oblogatorio ponerlo entre corchetes [ ].
por ejemplo para hacer referencia al campo Poblacion puedo escribir Poblacion o [Poblacion], pero el campo Fecha de nacimiento
siempre se escribir [Fecha de nacimiento ]

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Uso del parntesis.

Cuando combinamos varias expresiones podemos utilizar los parntesis para delimitar cada expresin. Siempre se tiene que utilizar un
parntesis de apertura ( y uno de cierre ).
Ejemplo: ventas + (ventas * 0.1)
El uso del parntesis sirve para que la expresin quede ms clara sobre todo cuando combinamos muchas expresiones, y para que los
operadores actuen en el orden que nosotros queramos para as olvidarnos de la prioridad de los operadores.
Ejemplos de expresiones que usan valores de texto como criterios
Campo
CiudadEnvo
CiudadEnvo

Expresin
"Londres"
"Londres" O "Hedge End"

FechaEnvo

Entre #5-Ene-95# Y #10-Ene-95#

FechaEnvo
PasEnvo

#2/2/95#
En("Canad", "Reino Unido")

PasEnvio

Negado "EE.UU."

NombreEnvo

Como "S*"

NombreCompaa >="N"
IdPedido

Der([IdPedido], 2)="99"

NombreCompaa Longitud([NombreCompaa])>val(30)

Descripcin
Muestra los pedidos enviados a Londres.
Utiliza el operador O (Or) para mostrar los pedidos enviados a
Londres o a Hedge End.
Utiliza el operador Entre...Y (BetweenAnd) para mostrar los
pedidos enviados no antes del 5-Ene-95 ni despus del 10-Ene-95.
Muestra los pedidos enviados el 2-Feb-95.
Utiliza el operador En (In) para mostrar los pedidos enviados a
Canad o al Reino Unido.
Utiliza el operador Negado (Not) para mostrar los pedidos enviados
a pases distintos de EE.UU.
Muestra los pedidos enviados a los clientes cuyo nombre empieza
por S.
Muestra los pedidos enviados a compaas cuyo nombre comienza
por las letras N a Z.
Utiliza la funcin Der (Right) para mostrar los pedidos con valores
de IdPedido que terminan en 99.
Utiliza las funciones Longitud (Len) y Val (Val) para mostrar los
pedidos de las compaas cuyo nombre tiene ms de 30 caracteres.

Confidencial

Ejemplos de expresiones que calculan o manipulan fechas y a continuacin usan el resultado como criterio
Campo

Expresin

Descripcin

FechaRequerida Entre Fecha( ) Y AgregFecha("m", 3, Fecha( ))

Utiliza el operador Entre...Y (BetweenAnd) y las funciones

AgregFecha (DateAdd) y Fecha (Date) para mostrar pedidos
cuya fecha requerida est entre el da de hoy y dentro de tres
meses.

FechaPedido

< Fecha( )- 30

Utiliza la funcin Fecha (Date) para mostrar los pedidos con

una antigedad de ms de 30 das.

FechaPedido

Ao([FechaPedido])=1996

Utiliza la funcin Ao (Year) para mostrar los pedidos con

fechas de entrega en 1996.

FechaPedido ParcFecha("q", [FechaPedido])=4

Utiliza la funcin ParcFecha (DatePart) para mostrar los pedidos

del cuarto trimestre.

FechaPedido SerieFecha(Ao([FechaPedido]),
Mes([FechaPedido])+1, 1)-1

Utiliza las funciones SerieFecha (DateSerial), Ao (Year) y Mes

(Month) para mostrar los pedidos del ltimo da de cada mes.

FechaPedido Ao([FechaPedido])= Ao(Ahora()) Y

Mes([FechaPedido])= Mes(Ahora())

Utiliza las funciones Ao (Year) y Mes (Month) y el operador Y

(And) para mostrar los pedidos del ao y el mes actual.

Ejemplos de expresiones que usan un valor de campo en blanco (Nulo o cadena de longitud cero) como criterio.
Campo
Expresin
Descripcin

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15

ReginEnvo Es Nulo Muestra los pedidos de los clientes cuyo campo ReginEnvo es Nulo (est en blanco).
ReginEnvo No es Nulo Muestra los pedidos de los clientes cuyo campo ReginEnvo contiene un valor.
Fax
No es nulo Muestra los pedidos de los clientes que no tienen una mquina de fax, lo que se indica mediante un
valor de cadena de longitud cero en el campo Fax en lugar de un valor Nulo (en blanco).
Ejemplos de expresiones que usan parte del valor de un campo como criterio
Campo

Expresin

Muestra

NombreDestinatario

Como "S*"

Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres empiezan por la letra

S.

NombreDestinatario

Como "*Importaciones"

Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres terminan por la palabra

"Importaciones".

NombreDestinatario

Como "[A-D]*"

Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres empiezan de la A a la

D.

NombreDestinatario

Como "*ar*"

Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres incluyen la secuencia

de letras "ar".

Confidencial

Coordinador de MSM115: Ing. Luis Barrera

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Totales en una consulta.

Una consulta tambin permite calcular grupos de totales (u otras operaciones tales como: medias, mnimos, varianzas, etc) de todos los
registros o de un grupo de ellos basndose en las opciones definidas en la fila Total de la cuadrcula QBE. Para mostrar la fila Total en
la cuadrcula QBE, pulse el botn Totales de la barra de herramientas
Las opciones son las siguientes:

o active la opcin Totales del men ver.

Agrupar por: define los grupos para los que desea efectuar totales.
Suma(Sum): Suma el contenido del campo de todos los registros.
Promedio (Avg): Calcula la media aritmtica del contenido del campo de
todos los registros.
Min (Min): Halla el mnimo valor numrico contenido en ese campo.
Cuenta (Count): Cuenta el nmero de registros de la tabla que no est
en blanco.
DesvEst (StDev): Calcula la desviacin tpica de los valores numricos
contenidos en el campo de todos los registros.
Var (Var): Calcula la varianza de los valores numricos contenidos en el
campo de todos los registros.
Prmero (First): Devuelve el valor de campo del primer registro.
Ultimo (Last): Devuelve el valor de campo del ltimo registro.
Expresin: Crea un campo calculado en la consulta.
Donde: Especifica criterios para un campo que no se est utilizando para definir agrupaciones. Debe quitarse la marca de casilla
Mostrar de este campo. Esta opcin debe utilizarse siempre que se cree una consulta de totales y se exprese algn criterio en la fila
Criterios.

Especifique la funcin que desea llevar a cabo en la consulta seleccionando el campo sobre el cul se realizar el clculo.
Para aadir una columna que calcule totales por fila, coloque una marca en la casilla de seleccin Si, incluir sumas de filas.
Pulse el botn siguiente. Asigne un nombre para la consulta y elegir la opcin para ver la consulta o modificar su diseo.
Cuando haya finalizado, pulse el botn terminar.

Confidencial

Consultas de accin.
Como trabajar con consultas de accin:
Consulta de creacin de tabla.
Consulta de actualizacin.
Consulta de datos anexados.
Consulta de eliminacin
Uso de Consultas de crear tabla para crear tablas nuevas con datos seleccionados.
Crear una tabla con una consulta:
Abra la base de datos.
Presione de la Ficha crear Diseo de Consultas.
Presione dos veces sobre la tabla clientes y cierre la ventana donde se encuentran todas las tablas.
Seleccione los campos: IdCliente, NombreCompaia, telfono y fax de la tabla clientes dando doble clic sobre ellos.
En la ficha diseo Presione del Tipo de consulta la Consulta de Crear tabla.
Introduzca el nombre con el que desea llamar (TelDir) a la nueva tabla, y luego presione base de datos activa u Otra base de
datos.
En vista diseo de consulta, guarde la consulta de la base de datos o presione el icono Ejecutar.

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Actualizacin de campos dentro de tablas con consultas de ACTUALIZACION.

Uso de una consulta de actualizacin:
Abra la base de datos.
Agregue la tabla Pedidos a la nueva consulta
Arrastre el campo IdEmpleado del cuadro de lista de campo a la cuadricula de diseo de consulta.
Presione de la Ficha Diseo de Consultas la consulta de actualizar
Una fila nueva, ACTUALIZAR A, se ha aadido a la cuadricula de diseo de consulta. Aqu es donde aadir el valor al que
quiera cambiar el IDEmpleado. Presione
en este campo e introduzca 2.
Presione con el botn derecho sobre la
fila criterios de la cuadricula de diseo de
consulta y seleccione Generar.
El cuadro de dialogo Generador de
expresiones aparece.
presione dos veces sobre el signo + de la
carpeta tablas.
Presione dos veces sobre la tabla pedidos.
Presione la columna IdEmpleado.
Presione el boton = y luego escriba 1.
Presione aceptar.
Guarde la consulta. Gurdela aparecer
Como eliminar registros seleccionados
de tablas con consultas de eliminacin.
Abra la base de datos.
Presione de la Ficha crear Diseo de Consultas.
Presione dos veces sobre la tabla clientes y cierre la
ventana donde se encuentran todas las tablas.
Aada la tabla clientes a la tabla a la cuadricula QBE.
Aada todos los campos de la tabla clientes a la
cuadricula presionando dos veces en el asterisco del
listado de campos para la tabla clientes.
Arrastre el campo pas a la cuadricula de diseo de
consulta; utilice este campo para determinar que registros
tienen que eliminarse
Presione de la Ficha Diseo de Consultas la consulta de
Eliminar
Se aade una fila nueva de Eliminar a la cuadricula de
diseo de consulta. Esta fila contiene un DESDE o un
DONDE. El desde se utiliza para indicar de que registros
desea eliminar; el donde indica que el campo se esta
utilizando como un campo de criterios para la accin de
eliminacin.
Introduzca Mxico en la fila criterios del campo pas.

Confidencial

Guarde la consulta. Gurdela, aparecer

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CREACIN DE CONSULTAS DE TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS

Es una consulta que agrupa los datos resumidos por categoras.
Todas las consultas de tablas de referencias cruzadas poseen:
Un encabezado de columna.
Un encabezado de fila.
Un campo resumen.
La principal ventaja de una consulta de tabla de referencias cruzadas es la cantidad de informacin resumida que sta visualiza en un
espacio compacto.
La desventaja: no permiten ordenar los resultados basndose en una columna calculada, que probablemente sea el campo en el que
deseara basar la ordenacin.
USO DEL ASISTENTE PARA CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS
El asistente trabaja solamente con una tabla. Cuando el resultado requiera ms de una tabla, cree una consulta que incluya todas las
tablas y despus especifique la consulta como origen de los datos en el Asistente para consultas de referencias cruzadas.
El siguiente ejemplo hace uso de la base de datos Neptuno, para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas que halle el total de
gastos de envos.
1. Haga clic en Asistente para consultas de referencias cruzadas en el cuadro de dilogo Consulta.
2. Identifique el origen de los datos para la consulta. Para este ejemplo seleccione la tabla: Pedidos, y despus pulse el botn
siguiente.
3. Identifique el campo que representa el encabezado de fila. Haga doble clic en el campo FechaEnvo en la lista Campos
disponibles para aadir ese campo a la lista Campos seleccionados. Access permite aadir hasta tres campos de encabezado de
fila. Pulse el botn siguiente.

Confidencial

4. Dado que estamos clasificando los valores de envos por pas, seleccione PasDestinatario como titulo de columna, y pulse el
botn siguiente.

Coordinador de MSM115: Ing. Luis Barrera

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5. Identifique el campo de valor que desea resumir por el encabezado de columna. En este ejemplo se trata del coste de envo del
campo Cargo. Seleccione el campo Cargo en la lista de campos, y a continuacin Suma en la lista funciones. Asegrese que se
encuentra seleccionada la casilla de verificacin S, incluir sumas de filas, y despus pulse el botn siguiente.

Confidencial

6. Escriba un nombre para la consulta de tabla de referencias cruzadas o acepte el nombre sugerido por el asistente. Pulse el botn
finalizar para visualizar la consulta.

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CAMPOS CALCULADOS
En ocasiones tendremos la necesidad de realizar operaciones matemticas con algn campo. Podemos crear campos vacos y rellenarlos
con datos provenientes de alguna operacin entre dos o ms campos. Lo que vamos a hacer a continuacin es lo siguiente:
Supongamos que hemos subido la cuota mensual a todos los inquilinos en $20. Es evidente que sera una paliza modificar uno a uno
todos los campos de los precios. Realizaremos una operacin matemtica:
- Abre la Base de Datos de prueba (Neptuno) y sitate en la pestaa crear y pulsa consulta
- Carga la tabla Detalle de pedidos y Productos
- Carga los campos:
NombreProducto de la tabla Productos y
IdPedido, IdProducto, PrecioUnidad, Cantidad, Descuento de la tabla Detalle de pedidos
- Sita el cursor en la casilla al final de los campos agregados y escribe:
PrecioConDescuento: CMoneda([Detalles de pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]*(1-[Descuento])/100)*100
- Cierra la consulta. Gurdala con el nombre Detalle de Pedidos con descuento

Observa que el icono de la nueva consulta. Lo que significa que cuando la ejecutemos, cambiar los datos de la tabla. Por eso hemos de
tener cuidado en preparar adecuadamente la consulta; un error podra traer consecuencias imprevisibles. Observa que hemos puesto
entre corchetes el nombre del campo PrecioUnitario, Cantidad y Descuento por der nombre de campos existentes en las tablas
orgenes al que hemos aplicar la formula correspondiente. No vendra mal hacerse una copia de la tabla Detalle de Pedidos por si acaso,
Antes de manipular la tabla y agregar el campo calculado
- Selecciona la consulta y pulsa en el botn Abrir. Access nos avisar de ello.

Confidencial

Aclaracin: no solo en las consultas pueden existir campos calculados ya que tambin lo podemos encontrar en los objetos formularios.
Usted deber la base de datos Neptuno para corroborar las afirmaciones realizadas.

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Confidencial