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Suprimentos e Logstica

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Procedimento Especfico de Contratos


Data da emisso inicial: 10.08.2011 Data da ltima reviso: 30.07.2012
Cdigo: SSL.SUP.NPI.013

Verso: 10

SUMRIO

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OBJETIVO .............................................................................................................................. 2
ABRANGNCIA / NVEL DE DISTRIBUIO ........................................................................ 2
SIGLAS UTILIZADAS ............................................................................................................. 2
GLOSSRIO / CONCEITOS................................................................................................... 2
DOCUMENTOS DE REFERNCIA ........................................................................................ 2
CONTEDO ........................................................................................................................... 3
ANEXOS ................................................................................................................................. 7
HISTRICO DE ALTERAES DO DOCUMENTO ............................................................... 7

Elaborado por:
Coordenador de Suprimentos
Data: 30.07.2012

Revisado por:
Coordenadora de Qualidade e
Meio Ambiente
Data: 30.07.2012

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OBJETIVO
Estabelecer a sistemtica de formalizao de contratos pelo Ncleo de Compras.

ABRANGNCIA / NVEL DE DISTRIBUIO

Este documento aplicvel ao Ncleo de Compras e Ncleo de Relacionamento com


Fornecedores do Setor de Suprimentos e Logstica, sendo que ficar disponvel fisicamente
conforme Lista Mestra de Documentos do setor e eletronicamente via mdulo ISODOC do
Sistema ISOSYSTEM.

SIGLAS UTILIZADAS

APC

Associao Paranaense de Cultura

DSC

Diretoria de Servios Compartilhados

NRF

Ncleo de Relacionamento com Fornecedores

OC

Ordem de Compra

GLOSSRIO / CONCEITOS

Aladas

Valores predefinidos por nvel de responsabilidade.

Benner

Sistema Corporativo de gesto de Suprimentos (Compras), Materiais


(Estoque), Contabilidade e Financeiro.

Contrato

Documento que estabelece os direitos e obrigaes da APC/ ISCMC e


do fornecedor contratado

Cotao

Resposta dada pelo fornecedor a um pedido de oramento.

Iger

Sistema Interno para gerenciamento/troca de informaes.

Ordem de Compra

Documento emitido pelo Benner que, aps a devida equalizao e


negociao junto ao fornecedor, formaliza e confirma a aprovao de
uma cotao;

Papirus

Ferramenta do IGER. Documento numerado gerado pelo IGER.

DOCUMENTOS DE REFERNCIA
5.1 Referncias Externas
No aplicvel a este documento.

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Coordenador de Suprimentos
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5.2 Referncias Internas


SSL.SUP.NPI.001 - Sistemtica de Desenvolvimento de Fornecedores
SSL.SUP.NPI.003 - Procedimento Especfico para a Contratao de Obras
SSL.SUP.NPI.027 Manual do Processo de Compras
SSL.SUP.POP.007 Tabela Controle de Registro Ncleo de Compras
SSL.SUP.POP.025 Tabela Controle de Registro Ncleo de Relacionamento com
Fornecedores.
5.3 Documentos Complementares
SSL.SUP.FOR.005 Parecer Comercial
SSL.SUP.FOR.018 - Planilha de Itens de fornecimento de Contratos para Memorial Descritivo

CONTEDO

Tem como finalidade normatizar o processo de aquisio de obras, servios e/ou materiais
que necessitem da formalizao via contrato, considerando: alto volume de demanda, valor
financeiro acima de R$ 60.000,00 e riscos para a Instituio
As solicitaes devem ser encaminhadas ao Setor de Suprimentos e de acordo com a
especificao da contratao, sendo:

Obras e reformas;
Prestao de servios demanda pontual;
Prestao de servios e fornecimentos demanda constante;

6.1 Contratos de Obras e Reformas


Para obras e/ou reformas com valor acima de R$ 60.000,00 dever ser formalizado
contrato, conforme Procedimento Especfico de Contratao de Obras SSL.SUP.NPI.003.
6.2 Prestao De Servios Demanda Pontual, Superior A R$ 60.000,00
Este o tipo de contrato para ser utilizado em um ou mais tipos de servios, estes prestabelecidos por meio da Solicitao de compra e/ou Memorial, com local e data prdefinidos.
Para estes servios a rea solicitante dever inserir no Papirus a informao da
documentao exigida ao Fornecedor pela rea de Segurana do trabalho, conforme tipo de
servio a ser executado.

Encaminhar Papirus ao Ncleo de Compras por meio de requisio via Sistema


IGER como Solicitao de Compra ou Solicitao de Compra Corporativo;

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Enviar um e-mail para o comprador com os seguintes itens em anexo: Memorial


Descritivo, Planilha Oramentria, Projeto Contrato de Servio Pontual e tipo de
Contratao global ou parcial, quando aplicvel;
Aps Negociao dos servios e emisso do Parecer Comercial o processo ser
digitalizado e enviado eletronicamente ao gestor do contrato para trmites de
assinaturas junto ao Ncleo de Contratos da Diretoria de Planejamento,
Controladoria e Finanas;
Os Processos de compras finalizados so arquivados conforme cita a Tabela
Controle de Registro Ncleo de Compras SSL.SUP.POP.007.

O Fluxo a seguir demonstra melhor este processo:


Incio

Solicitante ( cliente interno)


Anexar Memorial.
Obs.: de
Segurana do
Trabalho quando
aplicvel.

Envia Papirus ao Ncleo de


Compras.

Ncleo de Compras
Recebe o Papirus, verifica se
existemFornecedores Homologados.

No
H Fornecedores
Homologados?
Sim

Ncleo de Compras

NRF

Busca Fornecedores, solicita


Documentos, Preenche Ficha
de Solicitao de
Homologao
SUP.FOR.031 e encaminha
para o NRF

Realiza a Homologao de
Fornecedores e faz a
atualizao da Planilha de
Fornecedores Homologados
e comunica o Ncleo de
Compras sobre a incluso.

Ncleo de Compras
Realiza a negociao, emite a OC
elabora a montagemdo processo
eletronicamente, tramita pelas
aladas de aprovaes do Compras,
e encaminha ao gestor do contrato o
processo digitalizado.

Ncleo de Compras
Aps o Processo finalizado, arquivao conforme Tabela Controle de
Registro SU
P.PRO.007.
SSL.SUP.POP.007

Fim

Figura 01 Fluxo para Contrato Firmado para a Execuo de um nico Evento


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6.3 Contrato De Prestaes De Servios E Fornecimentos Demanda Constante


Contrato firmado para a execuo de uma srie de eventos de um ou mais tipos e/ou
fornecimentos de materiais e produtos, por perodo definido, que pode vigorar de 06 (seis)
a 12 (doze) meses ou ainda, por prazo superior desde que seja justificado pela
negociao.
A necessidade de contratao identificada pela rea demandante ou pelo prprio
comprador devido ao perodo de utilizao do item e volume de demanda.
necessrio que seja preenchido a Planilha de Itens de Fornecimento de Contratos
para Memorial Descritivo _SSL.SUP.FOR.018, com todas as especificaes dos itens
contratar. A planilha deve ser validada pelo Ncleo de Planejamento SSL, sendo que, na
validao verificada a nomenclatura dos itens, cadastro no sistema e especificao do
item. Aps validao, o Ncleo de Planejamento ir devolver ao solicitante,
eletronicamente, a planilha aprovada, para que seja anexado o Memorial Descritivo no ato
do envio para o NRF. O Fluxo para Contrato de Prestao de Servios e Fornecimento,
explica melhor todo processo de contratao em suas etapas. Figura 02.

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SSL

SSL.SUP.POP.025

Figura 02 Fluxo para Contrato de Prestao de Servios e Fornecimento e suas etapas.


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6.4 Controles Internos Do Processo De Contratao


Todo Processo fsico das contrataes de Prestaes de Servios e Fornecimentos
so arquivados conforme cita a Tabela Controle de Registro Ncleo de Relacionamento
com Fornecedores SSL.SUP.POP.025. Os documentos necessrios para a elaborao
da Minuta do Contrato sero digitalizados e enviados ao Gestor do contrato. So Eles:

SSL.SUP.FOR.014 - Formulrio de Check List de Homologao de Fornecedor;

SSL.SUP.FOR.005 - Formulrio - Parecer Comercial;

Equalizao;

ltima Proposta dos Fornecedores.

6.5 Critrios Para Formalizao De Contrato


Todos os processos de contrataes devem possuir ao menos trs cotaes,
conforme Manual do Processo de Compras SSL.SUP.NPI.027, salvo situaes
pertinentes a fornecedores nicos ou exclusivos.
Toda e qualquer contratao somente poder ser realizada com fornecedores
homologados conforme Procedimento Especfico: Sistemtica de Desenvolvimento de
Fornecedores SSL.SUP.NPI.001.

ANEXOS

No Aplicvel a este documento.

HISTRICO DE ALTERAES DO DOCUMENTO


HISTRICO DE
ALTERAES

DESCRIO (item alterado)

06.12.2011

Em funo da Ro 2724: excludo o formulrio SUP.FOR.014_Formulrio de


Avaliao Comercial do Fornecedor.

10.02.2012

- Adequado todo contedo do fluxo para Contrato de Prestao de


Servios e Fornecimento e suas etapas.
- Adequado nome do formulrio SUP.FOR.018, no item 6.3 e no Fluxo
(Figura02).
- Alterado o valor de R$10.000,00 para R$60.000,00, nos itens 6, 6.1 e
6.2.
Adequao do procedimento para o novo padro institucional.

30.07.2012

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