Elaboración de Un Manual Descriptivo de Procedimientos para Las Áreas de Bodega y Taller de La Empresa Ganaflor S.A. TOMO II

Instituto Tecnolgico de Costa Rica
Sede Regional San Carlos
Escuela de Administracin de Empresas
Elaboracin de un Manual Descriptivo de Procedimientos

para las reas de Bodega y Taller de la Empresa Ganaflor
S.A.
Tomo II
(Manual de Procedimientos)
Trabajo final presentado por:
Bryan Rojas Hurtado
Profesor asesor:
Ing. Oscar Crdoba Artavia, M.B.A
Prctica Profesional para optar por el grado de Bachiller en

Administracin de Empresas
Ro Cuarto de Grecia, Noviembre 2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GANAFLOR S.A.
ndice de contenidos
V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ............................................................................................ 3

A. ESPECIFICACIONES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS............................................................................. 3
1.
Concepto ........................................................................................................................... 3
2.
Utilidad o Usos de un Manual de Procedimientos ............................................................ 3
3.
Descripcin de sus componentes....................................................................................... 4
4.
Importancia de los Manuales de Procedimientos ............................................................. 7
B.
DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................................................... 7

1.
Concepto ........................................................................................................................... 7
2.
Importancia ....................................................................................................................... 7
3.
Simbologa......................................................................................................................... 9
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
1.
Ingreso de Suministros a Bodega por medio del Proveedor ............................................. 11
2.
Ingreso de Suministros a Bodega por medio del Mensajero ............................................. 28
3.
Salida de Suministros de Bodega ....................................................................................... 40
4.
Toma Fsica del Inventario de Suministros ........................................................................ 54
5.
Ingreso de Agroqumicos a Bodega por medio del Proveedor ........................................... 70
6.
Ingreso de Agroqumicos a Bodega por medio del Mensajero ......................................... 89
7.
Salida de Agroqumicos de Bodega ................................................................................ 101
8. Toma Fsica del Inventario de Agroqumicos .................................................................... 117

9.
Ingreso de Cartn a Bodega por medio del Proveedor .................................................. 134
10. Ingreso de Cartn a Bodega por medio del Cliente ........................................................ 152
11. Salida de Cartn de Bodega ........................................................................................... 165
12. Toma Fsica del Inventario de Cartn ............................................................................. 177
13. Ingreso de Combustible a Taller ..................................................................................... 191
14. Salida de Combustible de Taller ..................................................................................... 210
15.
Toma Fsica del Inventario de Combustible ................................................................... 229
16. Revisin y Reparacin de Equipo Electromecnico ........................................................ 246
GANAFLOR S.A.
ndice de Apndices
APNDICE # 1: ORDEN DE COMPRA DE SUMINISTROS ENTRANTES A BODEGA F-BS01-01 ................................. 23
APNDICE # 2: ORDEN DE COMPRA DE SUMINISTROS ENTRANTES A BODEGA F-BS02-01 ................................. 38
APNDICE # 3 BOLETA PEDIDO DE SUMINISTROS F-BS03-01 .............................................................................. 51
APNDICE # 4: BOLETA DE REQUISICIN DE SUMINISTROS F-BS03-02 ............................................................... 52
APNDICE # 5: LISTA DE INVENTARIO INTERNO F-BS04-01 ................................................................................ 67
APNDICE # 6: BOLETA DE CONTROL DE TOMA FSICA DEL INVENTARIO F-BS04-02 .......................................... 68
APNDICE # 7: ORDEN DE COMPRA DE AGROQUMICOS ENTRANTES A BODEGA F-BA01-01 ............................ 84
APNDICE # 8: ORDEN DE COMPRA DE AGROQUMICOS ENTRANTES A BODEGA F-BA02-01 ............................ 99
APNDICE # 9: BOLETA DE PEDIDO Y APLICACIN F-BA03-01 ........................................................................... 114
APNDICE # 10: BOLETA DE REQUISICIN DE AGROQUMICOS F-BA03-02 ...................................................... 115
APNDICE # 11: LISTA DE INVENTARIO INTERNO F-BA04-01............................................................................. 131
APNDICE # 12: BOLETA DE CONTROL DE TOMA FSICA DEL INVENTARIO F-BA04-02...................................... 132
APNDICE # 13: ORDEN DE COMPRA DE CARTN ENTRANTE A BODEGA F-BC01-01 ....................................... 147
APNDICE # 14: BOLETA DE TRASLADO INTERNO DE MATERIALES ENTRE BODEGAS F-BC02-01 ..................... 163
APNDICE # 16: LISTA DE INVENTARIO INTERNO F-BC04-01 ............................................................................. 188
APNDICE # 17: BOLETA DE CONTROL DE TOMA FSICA DEL INVENTARIO F-BC04-02 ...................................... 189
APNDICE # 18: ORDEN DE COMPRA DE COMBUSTIBLE F-T01-01 .................................................................... 204
APNDICE # 19: BOLETA DE CONTROL DE DIESEL F-T02-01 .............................................................................. 225
APNDICE #20: BOLETA DE CONTROL DE GASOLINA F-T02-02 ......................................................................... 226
APNDICE #21: BOLETA DE REQUISICIN DE COMBUSTIBLE F-T02-03 ............................................................. 227
APNDICE #22: LISTA DE INVENTARIO INTERNO F-T03-01 ............................................................................... 243
APNDICE # 23: BOLETA DE CONTROL DE TOMA FSICA DEL INVENTARIO F-T03-02 ........................................ 244
APNDICE # 24: BOLETA DE CONTROL DE EQUIPO DAADO F-T04-01 ............................................................. 256
APNDICE # 25: BOLETA DE REVISIN Y REPARACIN DE EQUIPO ELECTROMECNICO F-T04-02 ................... 257
ii
GANAFLOR S.A.
ndice de Anexos
ANEXO # 1: RECIBO DE COMPRAS POR PROVEEDOR CON PRECIO COSTO F-BS01-02......................................... 24
ANEXO # 2: FACTURA F-BS01-03 ......................................................................................................................... 25
ANEXO # 3: BOLETA TRMITE DE COBRO F-BS01-04 ........................................................................................... 26
ANEXO #4: NOTA DE CRDITO F-BS01-05 ............................................................................................................ 27
ANEXO # 5: RECIBO DE COMPRAS POR PROVEEDOR CON PRECIO COSTO F-BS02-02......................................... 39
ANEXO # 6: FACTURA F-BS02-03 ......................................................................................................................... 39
ANEXO # 7: RECIBO DE COMPRAS POR PROVEEDOR CON PRECIO COSTO F-BA01-02 ........................................ 85
ANEXO # 8: FACTURA F-BA01-03 ......................................................................................................................... 86
ANEXO # 9: BOLETA TRMITE DE COBRO F-BA01-04 .......................................................................................... 87
ANEXO # 10: NOTA DE CRDITO F-BA01-05 ........................................................................................................ 88
ANEXO # 11: RECIBO DE COMPRAS POR PROVEEDOR CON PRECIO COSTO F-BA02-02 .................................... 100
ANEXO # 12: FACTURA F-BA02-03 ..................................................................................................................... 100
ANEXO # 13: RECIBO DE COMPRAS POR PROVEEDOR CON PRECIO COSTO F-BC01-02 .................................... 148
ANEXO # 14: FACTURA F-BC01-03 ..................................................................................................................... 149
ANEXO # 15: BOLETA TRMITE DE COBRO F-BC01-04 ...................................................................................... 150
ANEXO # 16: NOTA DE CRDITO F-BC01-05....................................................................................................... 151
ANEXO # 17: BOLETA DE PEDIDO DE MATERIALES F-BC03-01........................................................................... 176
ANEXO # 18: RECIBO DE COMPRAS POR PROVEEDOR CON PRECIO COSTO F-T01-02....................................... 205
ANEXO # 19: FACTURA F-T01-03 ....................................................................................................................... 206
ANEXO # 20: BOLETA TRMITE DE COBRO F-T01-04 ......................................................................................... 207
ANEXO # 21: TABLA DE MEDIDA DEL DIESEL F-T01-05 ...................................................................................... 208
ANEXO # 22: TABLA DE MEDIDA DE LA GASOLINA F-T01-06 ............................................................................. 209
ANEXO # 23: TABLA DE MEDIDA DEL DIESEL F-T03-03 ...................................................................................... 245
ANEXO # 24: TABLA DE MEDIDA DE GASOLINA F-T03-04 .................................................................................. 245
iii
GANAFLOR S.A.
ndice de Tablas
TABLA # 1: SIMBOLOGA DEL DISEO DE LOS FLUXOGRAMAS ............................................................................................ 9
iv
GANAFLOR S.A.
Introduccin
El presente Manual de Procedimientos se desarroll en dos reas de la compaa,
especficamente en el rea de Bodega y Taller. El principal objetivo en el cual se bas el
manual fue en describir los principales procesos que se desarrollan en las reas ya
mencionadas, con el fin de mejorar la productividad y eficiencia de los colaboradores que
ejecutan dichas funciones.
Un aspecto a destacar es que el rea de Bodega se divide en tres Unidades
interdependientes las cuales son: Bodega de Suministros, Bodega de Agroqumicos y la
Bodega de Cartn. Por su parte el rea de Taller de basa principalmente en realizar el
ingreso de combustible a la Empresa, en forma conjunta con la Unidad de la Bodega de
Suministros y en la reparacin y mantenimiento de las Unidades vehiculares y equipo
industrial con el que se cuenta en la Empresa Ganaflor S.A.
El manual de Procedimientos se realiz bajo el formato de las Normas de Calidad ISO
9000, con el fin de brindarle a la compaa un documento formal y til, que se adapte a los
procedimientos y formularios de la normativa internacional con el propsito de llegar a
certificar los procedimientos en un futuro cercano.
GANAFLOR S.A.
Captulo V:
Manual de Procedimientos
V.
GANAFLOR S.A.
Manual de Procedimientos
A. Especificaciones del Manual de Procedimientos

1. Concepto
Un manual de procedimientos, especfica de manera detallada cada una de las tareas que se
deben realizar, con el fin de efectuar los objetivos organizacionales trazados por la
Empresa, generalmente indica en su descripcin; quin, cmo, dnde, cundo y para qu
han de realizarse las operaciones.
El manual debe reunir informacin especfica y certificada sobre los la naturaleza y fines de
una serie de procedimientos de operaciones de la organizacin, con sus respectivos
fluxogramas y perfil de productos resultantes de cada proceso, y de sus instrumentos de
apoyo, como los formularios.
2. Utilidad o Usos de un Manual de Procedimientos
a. Ilustrar cmo se debe de realizar el trabajo a los nuevos colaboradores.
b. Aprovechar al mximo los recursos humanos y materiales, con los que cuenta la
organizacin.
c. Que la informacin sea suficiente, oportuna y veraz.
d. Evitar que exista duplicidad en la ejecucin de las funciones y ayudar a la coordinacin
del trabajo.
e. Delimitar responsabilidades por fallas o errores.
f. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo.
g. Reducir los costos al aumentar la eficiencia general.
h. Aumentar la eficiencia de los colaboradores, indicndoles lo qu deben hacer y cmo
deben hacerlo.
GANAFLOR S.A.
3. Descripcin de sus componentes

a. Encabezado
Este apartado est constituido por los siguientes apartados: nombre del procedimiento,
codificacin, nmero de versin, nmero de revisin, nmero de pginas del
procedimiento, fecha en que comienza a regir y fecha sugerida de revisin.
A continuacin se explicar la codificacin que se utilizara para la documentacin de los
procedimientos.
Codificacin Utilizada en los Procedimientos
Los procedimientos se codifican de la siguiente forma:
Se le asigna un nombre nico por cada rea de estudio. La misma se define con la primera
o primeras dos letras del nombre del procedimiento, con una P antepuesta ante de las
letras mencionadas, en donde sta ltima declara que se trata de un procedimiento. Adems
al final de las dos letras mencionadas se escribi un nmero, el cual va a distinguirlo de las
otras reas de la Empresa. A continuacin se explica con un ejemplo:
Procedimiento de Ingreso de Suministros a Bodega por medio del Proveedor, la
codificacin
designada
para
este
procedimiento
es
P-BS01,
que
significa:
Procedimiento nmero 01 del rea de la Bodega de Suministros

b. Tabla de Contenidos
En esta parte de la portada se muestra las referencias de las partes en que se fundamenta
todo el procedimiento.
c. Pie de pgina
En esta seccin, se establecen las personas que se encuentran involucradas en el
procedimiento y tambin su fecha de aprobacin.
d. Introduccin
Hace referencia al procedimiento que se documenta, de forma abreviada.
GANAFLOR S.A.
e. Objetivos
Todos los procedimientos se deben de elaborar tomando en cuenta una estructura formal de
trabajo por lo cual se redacta tanto el objetivo general como los especficos.
f. Alcance
Determina las reas de la Empresa que forman parte del Manual de Procedimientos que se
desarrolla para la Empresa Ganaflor S.A.
g. Personal que interviene
En esta fase se toma en cuenta la participacin de todas las personas que estn
involucradas en la ejecucin del Manual de Procedimientos.
h. Definiciones y Conceptos
Para materia del presente manual, se establecen definiciones para conceptos complejos que
se deben tener claros a la hora de ejecutar el procedimiento, con la premisa de logar que
los lectores del manual lo comprendan a la perfeccin. Tambin es importante acotar la
definicin y explicacin de los smbolos utilizados en los diagramas de flujo.
i. Documentacin Utilizada
En lo referente a documentacin utilizada se presenta todos los formularios (digitales o
fsicos) internos o externos a la compaa, los cuales se utilizan diariamente para llevar a
cabo la ejecucin de los procedimientos.
j. Entradas, Transformacin y Salidas del Proceso
La mejor manera de presentar la informacin del procedimiento en una sola pgina, por lo
cual se va a utilizar diagramas de entradas, transformacin y salidas del proceso; en dicho
diagrama de visualiza los recursos, materiales, personal y/o documentos que forman parte
del procedimiento.
k. Descripcin de Actividades
En esta parte se describe la secuencia de pasos lgica, ordenada y especifica, que indica la
manera de realizar el procedimiento.
GANAFLOR S.A.
l. Flujo de Procesos
Despus de describir las actividades del proceso, se realiza la diagramacin del mismo, en
el cual se representa de manera grfica la secuencia de pasos que se realiza para ejecutar el
procedimiento (diagrama de flujo). La relevancia del flujo del proceso se basa en
simplificar las tareas que realizan los colaboradores de las reas involucradas con el fin de
facilitar su entendimiento; por lo que los posibles cambios o variaciones que pueda tener un
procedimiento a futuro se podr incluir en el diagrama de flujo sin ningn problema.
m. Variables de Control
Se incluyen con el fin de proporcionarle a la Gerencia de Operaciones y Gerencia General
una herramienta til para la toma de decisiones en cada rea de trabajo a documentar. Las
variables son posibles de medir gracias a los formularios presentes en los apndices de
cada proceso, los cuales son documentos utilizados para la ejecucin de los mismos.
n. Polticas y/o Normas aplicables
Postulados que se toman en cuenta para la ejecucin de los procedimientos.
o. Apndices
En este apartado se incluyen documentos de control diseados con el fin de lograr un
mejor entendimiento del procedimiento por parte del lector del manual.
p. Codificacin de los Formularios
La codificacin que se utiliza
en los formularios es
muy similar a la de los
procedimientos, por lo cual se utiliza una F afirmando que se trata de un formulario.

Adems al final de la signatura, se escribe un nmero separado por una lnea, la cual
distingue a los dems formularios del procedimiento. Dicha signatura se explica a
continuacin:
Formulario referente a Orden de Compra de Suministros entrantes a Bodega, la
codificacin designada para este formulario es F-BS01-01, que significa: Formulario
nmero 01 del procedimiento nmero 01 del rea de la Bodega de Suministros.
GANAFLOR S.A.
q. Anexos
En el apartado de anexos se incluyen documentos que la Empresa utiliza actualmente para
realizar sus labores. Estos contienen facturas, recibos, tablas, informes, entre otros.
4. Importancia de los Manuales de Procedimientos
La importancia de los manuales radica en que equiparan y controlan el cumplimiento de las
cargas de trabajo y evitan su alteracin arbitraria; simplifican la responsabilidad por fallas o
errores; facilitan las labores de auditora, la evaluacin del control interno y su vigilancia;
permite que tanto los empleados como sus gerentes conozcan si el trabajo se est
ejecutando adecuadamente; disminuye los costos al aumentar la eficiencia general de una
organizacin.
B. Diagrama de Flujo
1. Concepto
Es una representacin grafica de la sucesin en que se efectan las operaciones de un
procedimiento y el recorrido de formas o materiales.
Los diagramas de flujo son modelos representativos que muestran el movimiento de los
materiales por departamentos de la organizacin. Tambin representan la secuencia de las
operaciones de un proceso con las Unidades responsables implicadas en su ejecucin.
2. Importancia
La importancia de los diagramas de flujo reside principalmente en ser un instrumento
efectivo en el anlisis administrativo, ya que facilita la apreciacin y valoracin del
seguimiento del flujo a travs de actividades que simplifican su uso.
Su importancia radica en cuatro pilares fundamentales:
GANAFLOR S.A.
a. En la planeacin sistemtica
La elaboracin de un fluxograma exige un previo ordenamiento de la informacin
disponible, as como su anlisis sistemtico y detallado elaborar un fluxograma obliga a un
previo ordenamiento de la informacin disponible, as como un anlisis sistemtico y
preciso de los diferentes procesos.
b. En la actualizacin de sistemas
Los cambios realizados en los procedimientos son fcilmente representables a travs de
cambios incluidos en el fluxograma, lo que permite visualizar las nuevas operaciones de
trabajo incluidos en el sistema.
c. Simplicidad en los sistemas
La utilizacin de diagramas de flujo concede claridad a las operaciones desarrolladas,
facilita el anlisis del flujo de trabajo y del desempeo de las Unidades involucradas.
d. Ahorro de tiempo y costo
El empleo del diagrama de flujo hace ms asequible el anlisis de los procedimientos de la
Empresa y apunta a la localizacin de puntos problemticos, sin necesidad de reconstruir
todo el sistema.
GANAFLOR S.A.
3. Simbologa
Tabla # 1: Simbologa del diseo de los fluxogramas
Proceso
Rectngulo: Representa una instruccin que debe ser

ejecutada, operaciones, procesamiento.
Decisin
Rombo: Representa una pregunta e indica el destino de

flujo de informacin con base en respuestas alternativa de
s y no.
Preparacin
Hexgono: Preparar, acondicionar. Proceso predefinido.

Hace referencia a un proceso ya establecido, puede ser
parte o un todo de otro sistema.
Documento
Rectngulo segmentado: Indica lectura o escritura de un

documento, o producto impreso.
Entrada/Salida
Romboide: Trmite. Operacin burocrtica rutinaria.

Indica entrada y/o salida de informacin por cualquier
parte del sistema.
Archivo
Extraccin de
Archivos
Flechas
Tringulo: significa guardar archivo o almacenar.

Tringulo: significa sacar de archivo o extraccin,
des almacenar.
Lnea con punta: Flujo de informacin. Indica la
direccin que sigue el flujo en el sistema.
Conector
GANAFLOR S.A.
Crculo: Conexin con otro pas.
Interno
Conector
Cuadrado con punta: Conexin con otro proceso.
Externo
Inicio y
Rectngulo con lados cncavos: Inicio/fin del sistema.
terminal
Indica donde comienza y donde termina el algoritmo.
Tarjeta
Rectngulo sin una esquina: Representa tarjeta, ficha o

cheque.
Cinta
Crculo con tangente: Representa cinta magntica de
Magntica
grabacin o video.
Documento
Rectngulos segmentados: Representa a un documento
Original y
original y n nmero de copias.
Copias
Fuente: Basado en (Anlisis Administrativo: Tcnicas y Mtodos, 2007)
10
Cdigo
Pgina
P-BS01
11/27
Versin
Revisin
1
Fecha de Emisin
Pineapple producers and exporters
01/12/2011
1
Fecha de Revisin
01/06/2012
Procedimiento
Ingreso de Suministros a Bodega por medio del Proveedor
Tabla de Contenido
1.
1.
INTRODUCCIN ........................................................................................................................ 12
2.
OBJETIVOS ................................................................................................................................ 12
3.
ALCANCE ................................................................................................................................... 12
4.
PERSONAL QUE INTERVIENE ..................................................................................................... 13
5.
DEFINICIONES Y CONCEPTOS .................................................................................................... 13
6.
DOCUMENTACIN UTILIZADA .................................................................................................. 14
7.
ENTRADAS, TRANSFORMACIN Y SALIDAS DEL PROCESO ....................................................... 15
8.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ................................................................................................ 16
9.
FLUJO DE PROCESOS ................................................................................................................. 19
10.
VARIABLES DE CONTROL........................................................................................................... 21
11.
JUSTIFICACIN DE LAS VARIABLES ........................................................................................... 21
12.
POLTICAS Y/O NORMAS APLICABLES ....................................................................................... 22
13.
APNDICES ................................................................................................................................ 23
14.
ANEXOS ..................................................................................................................................... 24
Bryan Rojas
Oscar Crdoba
Carlos Gamboa
20 de Octubre
Estudiante ITCR:
Profesor ITCR:
Gerente Operaciones:
2011
Aprobado por:
Fecha aprobacin:
Elaborado por:
Revisado por:
11
Cdigo Procedimiento
P-BS01
Versin
Pgina
12/27
1. Introduccin
El presente procedimiento a documentar se caracteriza
por
realizar el ingreso de
Suministros a Bodega por medio del Proveedor. El proveedor debe trasladar el producto
desde su punto de venta hasta la compaa.
En sntesis este procedimiento se basa en ingresar y almacenar de forma adecuada los
nuevos productos hacia la Bodega de Suministros, por lo cual se deber de disear un
documento que controle dicha actividad.
2. Objetivos
Objetivo General
Controlar el ingreso de Mercadera a la Bodega de Suministros, por medio del
Proveedor.
Objetivos Especficos
Verificar que el producto llegue en buen estado y en las cantidades solicitadas.
Realizar labores de descarga del producto.
Almacenar los productos en los anaqueles correspondientes.
3. Alcance
Este proceso es aplicable para la Unidad de Bodega de Suministros, en dicho procedimiento
intervienen:
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Transportista
Auxiliar de Operaciones
12
Cdigo Procedimiento
Versin
Pgina
P-BS01
13/27
4. Personal que interviene

Encargado de Bodega
Responsable de controlar el ingreso de los suministros
a Bodega, y verificar que la
mercadera que se haya pedido llegue fsicamente. Dicho procedimiento debe ejecutarse
utilizando el documento diseado para tal tarea.
Asistente de Bodega
Es el encargado de realizar el conteo fsico y acomodo de mercadera. Tambin debe de
ingresar los productos al sistema de cmputo y realizar el inventario fsico de los productos
que se encuentran en la Bodega de Suministros. Adems de procesar y archivar
documentos.
Transportista
Es el encargado de entregar la mercadera a tiempo, sin daos y con la respectiva
documentacin.
Colaborador encargado de revisar y decidir la aprobacin de mercadera, con algn tipo de
inconsistencia o irregularidad en la documentacin.
5. Definiciones y Conceptos
Camin
Vehculo de cuatro o ms ruedas que se usa para transportar grandes cargas.
13
Cdigo Procedimiento
P-BS01
Versin
1
Pgina
14/27
6. Documentacin utilizada
Documentos Internos
Orden de Compra de Suministros entrantes a Bodega F-BS01-01
Documento generado por la Empresa Ganaflor para solicitar mercadera. Este documento es
enviado por fax al proveedor para que aliste el pedido, dicho documento debe ser entregado
al Encargado de Bodega.
Recibo de Compras por Proveedor con Precio Costo F-BS01-02
Documento generado en la Bodega de Suministros para revalidar el ingreso de la
mercadera.
Documentos Externos
Factura F-BS01-03
Documento generado por el Proveedor para ser entregado al responsable de Bodega, en tal
documento se detalla las especificaciones de la compra de insumos que realizo la Empresa.
Boleta Trmite de Cobro F-BS01-04
Documento elaborado por el proveedor con la finalidad de tramitar el cobro de la factura.
Nota de Crdito F-BS01-05
Documento generado por la Empresa proveedora de suministros, cuando hay un faltante o
sobrante de mercadera conforme a lo solicitado en la orden de compra.
14
Cdigo Procedimiento
P-BS01
Versin
1
Pgina
15/27
7. Entradas, Transformacin y Salidas del Proceso
Notificacin telefnica
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Transportista
Transporte con producto
Orden de Compra de
Suministros Entrantes a
Bodega F-BS01-01
Recibo de Compras por
Proveedor con Precio Costo
F-BS01-02
Factura F-BS01-03
Boleta Trmite de Cobro FBS01-04
Lapicero
Computadora
Sistema (software)
Transformacin
Recibe Notificacin
Recibe Documentos
Coordina
Chequea
Informa
Anota detalles
Estiva o acomoda productos
Traslada y acomoda
productos
Adjunta documentos
Envia documentos
Entradas
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Transportista
Orden de Compra de
Bodega F-BS01-01
F-BS01-02
Factura F-BS01-03
Boleta Trmite de Cobro FBS01-04
Mercaderia acomodada
Lapicero
Computadora
Sistema (sofware)
Comunica via Radio que le
producto esta disponible
Salidas
15
Cdigo Procedimiento
P-BS01
Versin
1
Pgina
16/27
8. Descripcin de Actividades
Secuencia
Actividad
Responsable
Inicio del Procedimiento

1
Recibe una llamada va telefnica en la cual se indica
Encargado de Bodega
que la mercadera est por llegar a la Bodega de

Suministros.
2
Le indica al transportista donde se debe estacionar.
Entrega Orden de Compra F-BS01-01 Factura F-BS01-03
Asistente de Bodega
Transportista
y Boleta Trmite de Cobro F-BS01-04

4
Se pregunta: La Factura F-BS01-03 del proveedor
Encargado de Bodega
coincide con las especificaciones de la Orden de

Compra F-BS01-01?
S: Contina con el procedimiento
No: Fin del procedimiento
5
Revisa que la mercadera este en perfectas condiciones.
Asistente de Bodega
Se pregunta: El producto se encuentra en buen
Asistente de Bodega
estado?
7
Chequea y cuenta el producto fsicamente.
Encargado de Bodega
Se pregunta: hay faltantes o sobrantes de mercadera,
Encargado de Bodega
conforme a lo solicitado en el pedido de la Orden de

Compra F-BS01-01?
S: Contina con el procedimiento.
No: Contina con el paso # 16
9
Comunica al Auxiliar de Operaciones la situacin.
16
Encargado de Bodega
Cdigo Procedimiento
Versin
Pgina
P-BS01
17/27
Secuencia
Actividad
Responsable
10
Se pregunta: Se acepta la mercadera para que el
transportista realice el trmite correspondiente?

S: Continua con el procedimiento
No: Fin del Procedimiento
11
Le Comunica al Encargado de Bodega que acepte la
mercadera.
12
Acepta la Mercadera.
13
Realiza una Nota de Crdito F-BS01-05 detallando el
Encargado de Bodega
Transportista
faltante o sobrante de mercadera.

14
Entrega Nota de Crdito Original F-BS01-05 al Encargo
Transportista
de Bodega.
15
Guarda Copia de la Nota de Crdito F-BS01-05
16
Descarga el producto y lo almacena en su anaquel
Transportista
Asistente de Bodega
correspondiente.
17
Ingresa al sistema los suministros, utilizando la Orden
Asistente de Bodega
de Compra F-BS01-01
18
Codifica el producto.
Asistente de Bodega
19
Actualiza en el sistema, el archivo inventario de
Asistente de Bodega
Suministros.
20
Genera Recibo de Compras por Proveedor con Precio
Asistente de Bodega
Costo F-BS01-02 para ratificar el ingreso de la

Mercadera.
21
Adjunta: Orden de Compra F-BS01-01 Recibo de

Compras por Proveedor con Precio Costo F-BS01-02
Factura F-BS01-03 Boleta Trmite de Cobro F-BS01-04 y
17
Asistente de Bodega
Cdigo Procedimiento
P-BS01
Versin
1
Pgina
18/27
Secuencia
Actividad
Responsable
22
Enva la documentacin respectiva al Departamento de
Asistente de Bodega
Proveedura.
Fin del Procedimiento
18
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BS01
Pgina
19/27
9. Flujo de Procesos
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BS01
Versin:
Pasos
Revisin:
Encargado de
Bodega
Descripcin
Asistente de
Bodega
1
Auxiliar de
Operaciones
Transportista
Inicio
Recibe notificacin telefnica
Le indica al transportista donde se debe estacionar
Entrega Orden de Compra, Factura y Boleta Trmite de Cobro
La Factura del Proveedor coincide con las especificaciones de la

Orden de Compra?
Revisa que la mercadera est en perfectas condiciones
El producto se encuentra en buen estado?
No
Fin
Si
No
Fin
Si
Chequea y cuenta el producto fsicamente
hay faltantes o sobrantes de mercadera, conforme a lo solicitado en

el pedido de compra?
No
Si
Comunica al Auxiliar de Operaciones la situacin
10
Se acepta la mercadera para que el transportista realice el trmite

correspondiente?
11
Le Comunica al Encargado de Bodega que acepte la mercadera
No
Si
19
Fin
Cdigo Procedimiento
P-BS01
Versin
Pgina
20/27
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BS01
Versin:
Pasos
Revisin:
Encargado de
Bodega
Descripcin
Asistente de
Bodega
1
Auxiliar de
Operaciones
Transportista
12
Acepta la Mercadera
13
Realiza una Nota de Crdito detallando el faltante o sobrante de

mercadera
14
Entrega Nota de Crdito Original al Encargo de Bodega
15
Guarda Copia de la Nota de Crdito
16
Descarga el producto y lo almacena en su anaquel correspondiente
17
Ingresa al sistema los suministros, utilizando la Orden de Compra
18
Codifica el producto
19
Actualiza en el sistema, el archivo inventario de Suministros
20
Genera Recibo de Compras por Proveedor con Precio Costo para ratificar
el ingreso de la mercadera
21
Adjunta documentos
22
Enva la documentacin respectiva al Departamento de Proveedura
Fin
Elaborado por:
Bryan Rojas
Aprobado por:
Gerente Operaciones
20
Fecha de Aprobacin:
20/10/2011
Cdigo Procedimiento
Versin
Pgina
21/27
P-BS01
10. Variables de Control

Procedimiento
Indicador
Objetivo
Unidad
Modo de
Responsable
Periodicidad
Clculo
Cantidad de
Medir la cantidad de
producto
suministros
entrante a
entrantes
Cantidad
Sumatoria de los
Encargado de
suministros que
Bodega
Diaria
ingresan
Bodega
diariamente
Control de
Mercadera
entrante a
Bodega por
Tiempo
utilizado para
ingresar el
producto
Sumatoria de
Medir el tiempo
utilizado para
Suministros /
ingresar los
Segundos
suministros
ingresados
entre
Encargado de
Bodega
Diaria
el total de segundos
suministros
medio del
utilizados para
Proveedor
almacenar los
productos
Porcentaje de
Diaria
Total de
producto no
Contabilizar la
ingresado a
cantidad de producto
Bodega
no ingresado
suministros no
Porcentaje
ingresados
entre
Encargado de
Bodega
el total de
suministros
ingresados
11. Justificacin de las variables

Las variables de control propuestas para este procedimiento, tienen como objetivo
fundamental, brindarle a la Gerencia de Operaciones una herramienta de control y
monitoreo para constatar que el trabajo se est realizando de forma eficiente en la Bodega
de Suministros. Dichas variables de estudio podrn ser utilizadas para medir el tiempo
empleado a la hora de ingresar los suministros y tambin poder calcular el producto que no
se ingresa a bodega por defectos o por errores del proveedor a la hora de generar facturas.
21
Cdigo Procedimiento
P-BS01
Versin
1
Pgina
22/27
12. Polticas y/o Normas aplicables

Polticas
Cualquier encargo de mercadera en donde la Factura del proveedor no coincida con la
Orden de Compra generada por la Empresa Ganaflor, no ser ingresado a la Bodega de
Suministros.
Normas
Si el producto a descargar no se puede almacenar de forma manual, el encargado de
bodega y su auxiliar debern de solicitar soporte al operador del montacargas con el fin
de prevenir accidentes laborales.
22
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BS01
Pgina
23/27
13. Apndices
Apndice # 1: Orden de Compra de Suministros entrantes a Bodega F-BS01-01
Cdigo
Pgina
F-BS01-01
1/1
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
Fecha de Revisin
01/12/2011
01/06/2012
Orden de Compra
Cdigo Procedimiento: P-BS01
Orden de Compra #:
Proveedor:
Fecha del pedido:
Cdigo del Proveedor:
Fecha de pago:
Factura #:
Trminos de entrega:
Productos Ingresados
Cdigo
Producto
Unidad de Medida
Cantidad
Precio
Total
Subtotal:
Impuesto de venta:
Descuento:
Total
Observaciones:
__________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Nombre del Proveedor:
Firma:
23
Cdigo Procedimiento
P-BS01
Versin
Pgina
24/27
14. Anexos
Anexo # 1: Recibo de Compras por Proveedor con Precio Costo F-BS01-02
24
Cdigo Procedimiento
P-BS01
Anexo # 2: Factura F-BS01-03
25
Versin
Pgina
25/27
Cdigo Procedimiento
P-BS01
Anexo # 3: Boleta Trmite de Cobro F-BS01-04
26
Versin
Pgina
26/27
Cdigo Procedimiento
P-BS01
Anexo #4: Nota de Crdito F-BS01-05
27
Versin
Pgina
27/27
Cdigo
Pgina
P-BS02
28/39
Versin
1
Fecha de Emisin
01/12/2011
Revisin
1
Fecha de Revisin
01/06/2012
Procedimiento
Ingreso de Suministros a Bodega por medio del Mensajero
Tabla de Contenido
2.
1.
INTRODUCCIN ........................................................................................................................ 29
2.
OBJETIVOS ................................................................................................................................ 29
3.
ALCANCE ................................................................................................................................... 30
4.
5.
6.
7.
ENTRADAS, TRANSFORMACIONES Y SALIDAS DE PROCESO ..................................................... 32
8.
9.
10.
11.
12.
13.
APNDICES ................................................................................................................................ 38
14.
ANEXOS ..................................................................................................................................... 39
Bryan Rojas
Oscar Crdoba
Carlos Gamboa
20 de Octubre
Estudiante ITCR:
Profesor ITCR:
2011
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha aprobacin:
28
Cdigo Procedimiento
Versin
Pgina
29/39
P-BS02
1. Introduccin
El procedimiento a documentar tiene como objetivo ingresar a la Bodega de Suministros
los productos que se solicitaron en la Orden de Compra elaborada por el Departamento de
de la compaa.
Adems se da el caso, de que el producto ingresa a la Bodega de Suministros sin el avalu
de la documentacin
respectiva, (factura, orden de compra, etc.), porque tal
documentacin ya se presento en las instalaciones administrativas de la Empresa, que se

ubica en la Provincia de San Jos, por lo cual el ingreso que se realiza a Bodega es
nicamente fsico y tambin se le hace el ingreso respectivo al sistema.
Se debe tener muy presente que el colaborador que realiza esta operacin es un trabajador
de la Empresa Ganaflor. Dicho trabajador debe recoger el producto en los puntos de venta
de los Proveedores acreditados a la compaa y trasladarlo hasta las instalaciones de la
Empresa.
2. Objetivos
Objetivo General
Controlar el ingreso de Mercadera a la Bodega de Suministros, por medio del
Mensajero.
29
Cdigo Procedimiento
P-BS02
Versin
1
Pgina
30/39
3. Alcance
intervienen:
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Mensajero
Encargado de Bodega
Responsable de controlar el ingreso de los suministros a Bodega, y verificar que la
Asistente de Bodega
Es el encargado de realizar el conteo fsico y acomodo de mercadera. Tambin debe de
ingresar los productos al sistema de cmputo y realizar el inventario fsico de los productos
que se encuentran en la Bodega de Suministros. Adems de procesar y archivar
documentos.
Mensajero
Es el encargado de trasladar los productos solicitados por la Gerencia de Operaciones desde
el punto de venta del Proveedor hasta la Bodega de Suministros de la compaa.
Pick-up
Vehculo todo terreno de cajn.
30
Cdigo Procedimiento
P-BS02
Versin
1
Pgina
31/39
6. Documentacin Utilizada
Documentos Internos
Orden de Compra de Suministros entrantes a Bodega F-BS02-01
al encargado de bodega.
Recibo de Compras por Proveedor con Precio Costo F-BS02-02
mercadera.
Documentos Externos
Factura F-BS02-03
31
Cdigo Procedimiento
P-BS02
Versin
1
Pgina
32/39
7. Entradas, Transformaciones y Salidas de Proceso
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Transportista
Orden de Compra de
Bodega F-BS02-01
F-BS02-02
Factura F-BS02-03
Lapicero
Computadora
Sistema (software)
Transformacin
Recibe Notificacin
Recibe Documentos
Coordina
Chequea
Informa
Anota detalles
Traslada y acomoda
productos
Adjunta documentos
Envia documentos
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Transportista
Orden de Compra de
Bodega F-BS02-01
F-BS02-02
Factura F-BS02-03
Lapicero
Computadora
Sistema (sofware)
Salidas
Entradas
32
Cdigo Procedimiento
P-BS02
Versin
1
Pgina
33/39
Secuencia
Actividad
Responsable

1
Encargado de Bodega

Suministros.
2
Le indica al mensajero en donde se debe estacionar.
Asistente de Bodega
Se pregunta: La documentacin de la mercadera ya
Encargado de Bodega
fue presentada y archivada en las instalaciones

administrativas de San Jos?
S: Continua con el paso # 6
No: Continua con el procedimiento
4
Solicita la documentacin respectiva.
Entrega Orden de Compra F-BS02-01 Factura F-BS02-03
Mensajero
Asistente de Bodega
Encargado de Bodega
correspondiente.
7
Encargado de Bodega
de Compra F-BS02-01
8
Asistente de Bodega
Asistente de Bodega
Suministros.
10
Asistente de Bodega
Costo F-BS02-02
11
Adjunta: Orden de Compra F-BS02-01 Recibo de

Compras por Proveedor con Precio Costo F-BS02-02 y
Factura F-BS02-03
33
Asistente de Bodega
Cdigo Procedimiento
P-BS02
Versin
Pgina
34/39
Secuencia
Actividad
Responsable
12
Enva la documentacin respectiva al Departamento
Asistente de Bodega
de Proveedura.
34
Cdigo Procedimiento
P-BS02
Versin
Pgina
35/39
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Ingreso de Insumos a Bodega por medio del Mensajero
Cdigo:
P-BS02
Versin:
Pasos
Descripcin
Revisin:
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Mensajero
Inicio
Le indica al mensajero en donde se debe estacionar
La documentacin de la mercadera ya fue presentada y

archivada?
Si
No
Solicita la documentacin respectiva
Entrega Orden de Compra y Factura
Descarga el producto y lo almacena en su anaquel correspondiente
Ingresa al sistema los suministros, utilizando la Orden de Compra
Actualiza en el sistema, el archivo inventario de Suministros
10
Genera Recibo de Compras por Proveedor con Precio Costo
11
Adjunta documentos
12
Fin
Elaborado por:
Bryan Rojas
Aprobado por:
Gerente Operaciones
35
Fecha de aprobacin:
20/10/2011
Cdigo Procedimiento
Versin
Pgina
36/39
P-BS02

Procedimiento
Indicador
Objetivo
Componente
Modo de
Responsable
Periodicidad
Clculo
Cantidad de
producto
insumos entrantes
Cantidad
Sumatoria de los
Encargado de
insumos que
Bodega
entrante a
ingresan
Bodega
diariamente
Diaria
Control de
Mercadera
entrante a
Bodega por
Tiempo
utilizado para
ingresar el
producto
Sumatoria de
Medir el tiempo
utilizado para
Segundos
insumos
ingresados
ingresar los insumos
entre
Encargado de
Bodega
Diaria
medio del
utilizados para
Mensajero
almacenar los
productos
Recorrido
Cronometraje de la
desde el punto
Medir el tiempo de
de venta
duracin de punto a
(Proveedor)
otro
Segundos
ruta de cada
Auxiliar de
proveedor que
Operaciones
tiene la compaa.
hasta la
Empresa
36
Mensualmente
Cdigo Procedimiento
P-BS02
Versin
1
Pgina
37/39
11. Justificacin de las Variables

Las variables de control propuestas en este procedimiento, tienen como objetivo
fundamental, el de brindarle a la Gerencia de Operaciones una herramienta de control y
de Suministros. Dichas variables de estudio podrn ser utilizadas para medir el tiempo
empleado a la hora de ingresar los insumos. Otro aspecto a tomar en cuenta es que por
medio del ltimo indicador, la Gerencia de Operaciones podr tener un mejor control sobre
el tiempo aproximado que el Mensajero debe durar cuando traslada los productos desde una
compaa (Proveedor) hasta la Empresa Ganaflor.
Polticas
N/A
Normas
N/A
37
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BS02
Pgina
38/39
13. Apndices
Apndice # 2: Orden de Compra de Suministros entrantes a Bodega F-BS02-01
Cdigo
Pgina
F-BS02-01
1/1
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
Fecha de Revisin
01/12/2011
01/06/2012
Orden de Compra
Orden de Compra #:
Proveedor:
Fecha del pedido:
Fecha de pago:
Factura #:
Trminos de entrega:
Cdigo
Producto
Unidad de Medida
Cantidad
Precio
Total
Subtotal:
Impuesto de Venta:
Descuento:
Total
Observaciones:
__________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Nombre del Mensajero:
Firma:
38
Cdigo Procedimiento
P-BS02
Versin
Pgina
39/39
14. Anexos
Anexo # 5: Recibo de Compras por Proveedor con Precio Costo F-BS02-02
Ver anexo # 1 del Procedimiento de Ingreso de Suministros a Bodega por medio del
Proveedor F-BS01
Anexo # 6: Factura F-BS02-03
Ver anexo # 2 del Procedimiento de Ingreso de Suministros a Bodega por medio del
Proveedor F-BS01
39
Cdigo
Pgina
P-BS03
40/53
Versin
Revisin
1
Fecha de Emisin
01/12/2011
1
Fecha de Revisin
01/06/2012
Procedimiento
Salida de Suministros de Bodega
Tabla de Contenido
3.
1.
INTRODUCCIN ........................................................................................................................ 41
2.
OBJETIVOS ................................................................................................................................ 41
3.
ALCANCE ................................................................................................................................... 41
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
APNDICES ................................................................................................................................ 51
14.
ANEXOS ..................................................................................................................................... 53
Bryan Rojas
Estudiante ITCR:
Elaborado por:
Oscar Crdoba
Carlos Gamboa
Profesor ITCR:
Revisado por:
40
20 de Octubre
2011
Aprobado por:
Fecha aprobacin:
Cdigo Procedimiento
P-BS03
Versin
Pgina
41/53
1. Introduccin
Para tener un control interno de la mercadera que se despacha diariamente de la Bodega
de Suministros, se debe de contar con un documento formal que reporte, registre y respalde
todas las salidas de suministros. El objetivo primordial de documentar este procedimiento
es disminuir considerablemente las diferencias de productos que se puedan generar a la
hora de realizar el inventario en la Bodega de Suministros.
2. Objetivos
Objetivo General
Controlar el despacho de productos de la Bodega de Suministros.
Controlar de forma eficiente el inventario de bodega.
Registrar cuales son los productos ms demandados por los trabajadores de la
compaa.
Llevar un control exacto de los trabajadores que solicitan suministros de la bodega.
3. Alcance
intervienen:
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Trabajador Autorizado
41
Cdigo Procedimiento
P-BS03
Versin
1
Pgina
42/53

Encargado de Bodega
Es el responsable de supervisar y autorizar la salida de suministros de bodega.
Asistente de Bodega
Es el encargado de despachar el producto de bodega. Tambin debe realizar la salida de
mercadera en el sistema de inventario.
Colaborador de la Empresa que tiene autorizacin para solicitar Suministros.
N/A
42
Cdigo Procedimiento
P-BS03
Versin
Pgina
43/53
Documentos Internos
Boleta de Pedido de Suministros F-BS03-01
Documento utilizado para solicitar mercadera en la Bodega de Suministros.
Boleta de Requisicin de Suministros F-BS03-02
Documento utilizado para avalar la salida de mercadera, de la Bodega de Suministros.
Documentos Externos
N/A
43
Cdigo Procedimiento
P-BS03
Versin
1
Pgina
44/53
Transformacin
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Boleta de Pedido de
Suministros F-BS03-01
Boleta de Requesicin de
Lapicero
Computadora
Sistema (software)
Recibe Notificacin
Recibe Documentos
Informa
Anota detalles
Ubica
Entrega
Traslada
Adjunta documentos
Envia documentos
Entradas
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Boleta de Pedido de
Boleta de Requisicin de
Entrega producto
Lapicero
Computadora
Sistema (sofware)
Salidas
44
Cdigo Procedimiento
P-BS03
Versin
Pgina
45/53
Secuencia
Actividad
Responsable

1
Recibe notificacin va radio preguntndole si hay
Encargado de Bodega
productos en existencia.
2
Se pregunta: Hay existencias de suministros en
Encargado de Bodega
bodega?
3
Entrega la Boleta Pedido de Suministros F-BS03-01 al
Encargado de Bodega.
4
Se pregunta: La Boleta Pedido de Suministros F-BS03-
Encargado de Bodega
01 tiene la firma del encargado del departamento?

5
Entrega la Boleta Pedido de Suministros F-BS03-01 al
Encargado de Bodega
asistente de bodega.
6
Ingresa al sistema y actualiza el archivo inventario de
Asistente de Bodega
suministros.
7
Genera la Boleta de Requisicin de suministros F-BS03-
Asistente de Bodega
02
8
Entrega la Boleta de Requisicin de Suministros F-BS03-
Asistente de Bodega
02 al encargado de bodega.
9
Firma la Boleta de Requisiciones de Suministros F-
Encargado de Bodega
BS03-02 y se la entrega al trabajador.

10
Firma la Boleta de Requisicin de Suministros F-BS03-
02 y se la entrega al asistente de bodega.

11
Adjunta: Boleta Pedido de Suministros F-BS03-01 y

45
Asistente de Bodega
Cdigo Procedimiento
P-BS03
Secuencia
Actividad
Versin
1
Pgina
46/53
Responsable
12
Archiva documentos adjuntos.
Asistente de Bodega
13
Ubica el lugar en donde se encuentran los
Asistente de Bodega
suministros solicitados.
14
Se traslada hasta donde estn los productos y se los
Asistente de Bodega
entrega al trabajador.
15
Recibe la mercadera.
46
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BS03
Pgina
47/53
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BS03
Versin:
Pasos
Revisin:
Encargado de
Bodega
Descripcin
Asistente de
Bodega
Inicio
Recibe notificacin va radio
Hay existencias de suministros en bodega?
No
Fin
Si
Entrega la Boleta Pedido de suministros al Encargado de Bodega
La Boleta Pedido de Suministros tiene la firma del encargado del departamento?
No
Fin
Si
Entrega la Boleta Pedido de suministros al asistente de bodega
Ingresa al sistema y actualiza el archivo inventario de suministros
Genera la Boleta de Requisicin de suministros
Entrega la Boleta de Requisicin de Suministros al encargado de bodega
Firma la Boleta de Requisiciones de Suministros y se la entrega al trabajador
10
Firma la Boleta de Requisicin de Suministros y se la entrega al asistente de bodega
11
Adjunta documetos
47
Trabajador
Autorizado
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BS03
Pgina
48/53
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BS03
Versin:
Pasos
Revisin:
Encargado de
Bodega
Descripcin
Asistente de
Bodega
Trabajador
Autorizado
12
Archiva documentos adjuntos
13
Ubica el lugar en donde se encuentran los suministros solicitados
14
Se traslada hasta donde estn los productos y se los entrega al trabajador
15
Recibe la mercadera
Fin
Elaborado por:
Aprobado por:
Fecha de Aprobacin:
Bryan Rojas
Gerente de Operaciones
20/10/2011
48
Cdigo Procedimiento
Versin
Pgina
49/53
P-BS03

Procedimiento
Indicador
Objetivo
Unidad
Modo de
Responsable
Periodicidad
Clculo
Cantidad de
producto
suministros
despachado de
despachados
Cantidad
Sumatoria de los
Encargado de
suministros que
Bodega
Diaria
son despachados
Bodega
diariamente
Salida de
Suministros de
Bodega
Tiempo
utilizado para
despachar el
producto
Sumatoria de
Medir el tiempo
utilizado para
Suministros /
despachar el
Segundos
suministros
despachados
entre el total de
producto
segundos utilizados
para despachar los
productos
49
Encargado de
Bodega
Diaria
Cdigo Procedimiento
P-BS03
Versin
Pgina
50/53

Los indicadores que han sido propuestos por el investigador, tienen el objetivo principal de
aumentar la eficiencia del personal de Bodega, cuando este se prepara para despachar los
suministros que son requeridos en las diversas reas de la Empresa Ganaflor.
Implementando las variables constituidas, el Gerente de
Operaciones de la compaa
podr tomar mejores decisiones en pro del mejoramiento continuo de la Bodega de

Suministros.
Polticas
N/A
Normas
N/A
50
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BS03
Pgina
51/53
13. Apndices
Apndice # 3: Boleta Pedido de Suministros F-BS03-01
Cdigo
Pgina
F-BS03-01
1/1
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
Fecha de Revisin
01/12/2011
01/06/2012
Boleta de Pedido
Cdigo Procedimiento P-BS03
Fecha:
Boleta #:
Descripcin de la Mercadera
Producto
Cantidad
Motivo
Departamento
Observaciones:____________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Nombre del trabajador:
Encargado del departamento:
Firma:
Firma:
51
Cdigo Procedimiento
Versin
Pgina
52/53
P-BS03
Apndice # 4: Boleta de Requisicin de Suministros F-BS03-02
Cdigo
Pgina
F-BS03-02
Versin
1/1
Revisin
Fecha de Emisin
01/12/2011
Fecha de Revisin
01/06/2012
Boleta de Requisicin
Fecha:
Boleta #:
Cdigo:
Id lote:
Despacho de Suministros
Descripcin del Producto
Cantidad
Motivo
Costo
Total
Observaciones:____________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Encargado de Bodega
Firma:
Firma:
52
Cdigo Procedimiento
P-BS03
14. Anexos
N/A
53
Versin
1
Pgina
53/53
Cdigo
Pgina
P-BS04
54/69
Revisin
Versin
1
Fecha de Emisin
01/12/2011
1
Fecha de Revisin
01/06/2012
Procedimiento
Toma Fsica del Inventario de Suministros
Tabla de Contenido
4.
1.
INTRODUCCIN ........................................................................................................................ 55
2.
OBJETIVOS ................................................................................................................................ 55
3.
ALCANCE ................................................................................................................................... 55
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
APNDICES ................................................................................................................................ 67
14.
ANEXOS ..................................................................................................................................... 69
Bryan Rojas
Oscar Crdoba
Carlos Gamboa
20 de Octubre
Estudiante ITCR:
Profesor ITCR:
2011
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha aprobacin:
54
Cdigo Procedimiento
P-BS04
Versin
1
Pgina
55/69
1. Introduccin
Para la Gerencia de Operaciones es de suma importancia llevar un control exacto de las
existencias de productos que hay en la Bodega de Suministros, con el fin de coordinar de
forma eficiente los pedidos de mercadera que se deben realizar peridicamente por el
Departamento de Proveedura. Tambin permite controlar si existe algn tipo de
inconsistencia entre las existencias reales y los registros del inventario generados por el
sistema.
2. Objetivos
Objetivo General
Mantener un conteo exacto de las existencias fsicas de suministros que hay en bodega.
Comparar niveles reales de inventario con lo registrado en el sistema.
Mantener un nivel ptimo del inventario
3. Alcance
Este procedimiento es aplicable nicamente para la bodega de suministros e intervienen:
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Supervisor de Bodega
55
Cdigo Procedimiento
P-BS04
Versin
Pgina
56/69

Encargado de Bodega
Es el encargado de controlar y supervisar el proceso de toma fsica del inventario. Tambin
debe completar la Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario
y de enviar
documentos.
Asistente de Bodega
Responsable de registrar las existencias reales que hay en la bodega. Tambin debe ubicar,
revisar y contar los suministros de forma fsica. Adems debe corroborar si hay o no
diferencias en el inventario.
Colaborador de la Empresa, encargado de inspeccionar y supervisar el proceso de la toma
fsica del inventario.
Producto daado
Producto que se encuentra sucio e inservible.
Documentos Internos
Lista de Inventario Interno F-BS04-01
Listado que contiene todos los productos existentes en Bodega, con sus respectivas
especificaciones segn lo registrado en el sistema.
Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario F-BS04-02
Documento utilizado por el supervisor para revalidar el proceso de la toma fsica del
inventario.
56
Cdigo Procedimiento
P-BS04
Documentos Externos
N/A
57
Versin
Pgina
57/69
Cdigo Procedimiento
P-BS04
Versin
Pgina
56/69
Transformacin
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Lista de Inventario
Interno F-BS04-01
Boleta de Control de
Toma Fsica del Inventario
F-BS04-02
Archivo de Inventario
Lapicero
Computadora
Sistema (software)
Imprime
Recibe listado
Ubica
Busca
Cuenta producto
Supervisa
Autoriza
Verifica
Anota
Ajusta
Completa Boleta
Adjunta documentos
Archiva
Entradas
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Lista de Inventario
Interno F-BS04-01
Toma Fsica de Inventario
F-BS04-02
actualizado
Lapicero
Computadora
Sistema (Software)
Salidas
58
Cdigo Procedimiento
P-BS04
Versin
1
Pgina
59/69
Secuencia
Actividad
Responsable

1
Recibe notificacin de que se debe realizar la toma
Encargado de Bodega
Fsica del inventario por parte del Gerente de

Operaciones.
2
Se pregunta: El supervisor va a realizar la toma fsica
Encargado de Bodega
del inventario?
3
Imprime la Lista de Inventario Interno F-BS04-01
Asistente de Bodega
Ubica por familias los productos.
Asistente de Bodega
Busca los productos en orden consecutivo, segn la
Asistente de Bodega

6
Contabiliza los suministros fsicos que hay en Bodega.
Asistente de Bodega
Anota en la Lista de Inventario Interno F-BS04-01 la
Asistente de Bodega
cantidad de suministros que se encuentran en la

bodega.
8
Entrega la Lista Inventario Interno F-BS04-01 al
Asistente de Bodega
encargado de bodega.
9
Recibe la Lista de Inventario Interno.
Encargado de Bodega
10
Solicita la Boleta de Control de Toma Fsica del
Inventario F-BS04-02 para realizar el conteo fsico de

los productos.
11
Imprime la Boleta de Control de Toma Fsica del

Inventario F-BS04-02 y se la entrega al supervisor de
bodega.
59
Asistente de Bodega
Cdigo Procedimiento
P-BS04
Secuencia
Actividad
Versin
1
Pgina
60/69
Responsable
12
Realiza el conteo de la toma fsica del inventario.
13
Se pregunta: Hay producto daado?

No: Continua con el paso # 16
14
Anota la cantidad de mercadera daada utilizando la
Boleta de Control de Toma Fsica l de Inventario FBS04-02

15
Separa la Mercadera daada y la ubica en el anaquel
Asistente de Bodega
de suministros daados.
16
Se pregunta: Las existencias de productos fsicos
concuerdan con la cantidad de suministros reales

detallados en la Boleta de Control de Toma Fsica del
Inventario F-BS04-02?
S: Continua con el paso 25
17
Comunica al Encargado de Bodega la situacin.
18
Solicita la impresin de registros, tanto de las rdenes
de compras ingresadas a bodega como de las

requisiciones de suministros.
19
Imprime los registros tanto de las rdenes de compras
Asistente de Bodega
ingresadas a bodega como de las requisiciones de

suministros y se las entrega al supervisor de bodega.
20
Recibe
los
registros
corrobora
diferencias
comparando ambos documentos.

21
Identifica en donde se encuentran las diferencias.
22
Consulta con el Gerente de Operaciones la situacin.
60
Cdigo Procedimiento
P-BS04
Versin
Pgina
61/69
Secuencia
Actividad
Responsable
23
Le pregunta: Se realiza la conciliacin del inventario
para que las cantidades de los productos concuerden?

No: Termina el procedimiento
24
Realiza los ajustes necesarios para que las cantidades
Asistente de Bodega
de productos fsicos concuerden con las que hay en el

sistema.
25
Adjunta: Lista de Inventario Interno F-BS04-01 Boleta
Asistente de Bodega
de Control de Toma Fsica del Inventario F-BS04-02 y el

Registro de Ordenes de Compras y Requisiciones de
Suministros.
26
Asistente de Bodega
61
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BS04
Pgina
62/69
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BS04
Versin:
Pasos
Descripcin
Revisin:
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Inicio
Recibe notificacin de que se debe realizar la toma Fsica del

inventario por parte del Gerente de Operaciones
El supervisor va a realizar la toma fsica del inventario?
Si
1
No
Imprime la Lista de Inventario Interno
Ubica por familias los productos
Busca los productos en orden consecutivo, segn la Lista de

Inventario Interno
Contabiliza los suministros fsicos que hay en Bodega
Anota en la Lista de Inventario Interno la cantidad de suministros

que se encuentran en la bodega
Entrega la Lista de Inventario Interno al encargado de bodega
Recibe la Lista de Inventario Interno
10
Solicita la Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario para

realizar el conteo fsico de los productos
11
Imprime la Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario y se la

entrega al supervisor de bodega
62
Cdigo Procedimiento
Versin
Pgina
P-BS04
63/69
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BS04
Versin:
Pasos
Descripcin
Revisin:
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
12
Realiza el conteo de la toma fsica del inventario
13
Hay producto daado?
No
Si
14
Anota la cantidad de mercadera daada utilizando la Boleta de

Control de Toma Fsica l de Inventario
15
Separa la Mercadera daada y la ubica en el anaquel de

suministros daados
16
Las existencias de productos fsicos concuerdan con la cantidad de

suministros reales detallados en la Boleta de Control de Toma Fsica
del Inventario?
17
Comunica al Encargado de Bodega la situacin
18
Solicita la impresin de registros, tanto de las rdenes de compras

ingresadas a bodega como de las requisiciones de suministros
19
Imprime los registros tanto de las rdenes de compras ingresadas a

bodega como de las requisiciones de suministros y se las entrega al
supervisor de bodega
20
Recibe los registros y corrobora diferencias comparando ambos

documentos
21
Identifica en donde se encuentran las diferencias
22
Consulta con el Gerente de Operaciones la situacin
2
Si
No
63
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BS04
Pgina
64/69
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BS04
Versin:
Pasos
Descripcin
Revisin:
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
23
Se realiza la conciliacin del inventario para que las cantidades de

los productos concuerden?
24
Realiza los ajustes necesarios para que las cantidades de productos

fsicos concuerden con las que hay en el sistema
25
Adjunta documentos
26
No
Fin
Si
Fin
Elaborado por:
Aprobado por:
Fecha de aprobacin:
Bryan Rojas
20/10/2011
64
Cdigo Procedimiento
P-BS04
Versin
Pgina
65/69

Procedimiento
Indicador
Objetivo
Unidad
Modo de
Responsable
Periodicidad
Clculo
Producto
Identificar el tipo y
daado
Cantidad
Sumatoria de tipos
Encargado de
de suministros que
Bodega
daado que se
se encuentran en
encuentra en la
mal estado
Semanal
Bodega de
Suministros
Toma Fsica del

Inventario de
Suministros
Faltantes o
sobrantes de
mercadera
Registro de ordenes
Cantidad
de compras y
requisiciones de
faltante o sobrante
suministros la
cantidad de
productos arrojada
por la toma fsica
del inventario.
65
Encargado de
Bodega
Semanal
Cdigo Procedimiento
P-BS04
Versin
Pgina
66/69

El proceso de Toma Fsica del Inventario tiene como objetivo principal el de la eficacia en
el control de los suministros que existen en Bodega, tambin por medio de la
documentacin diseada y la implementacin del sistema contable existente, es posible
identificar la cantidad de producto daado, faltante o sobrante, por lo cual se tendr un
manejo eficiente del inventario que debe haber en Bodega.
Con la implementacin de las variables propuestas el Encargado de Bodega y la Gerencia
de Operaciones podrn tomar las decisiones ms acertadas con base en informacin
documentada y actualiza.
Polticas
Los suministros debern ser acomodados por clases de productos para que haya un
mejor acceso a la hora de ingresar o despachar el producto.
Todo producto que este en mal estado debe ser colocado en el anaquel de suministros
daados.
Normas
N/A
66
Cdigo Procedimiento
P-BS04
Versin
Pgina
67/69
13. Apndices
Apndice # 5: Lista de Inventario Interno F-BS04-01
Cdigo
Pgina
F-BS04-01
1/1
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
Fecha de Revisin
01/12/2011
01/06/2012
Boleta de Control
Fecha:
Boleta #:
Hora:
Inventario de Suministros
Id del Articulo
Descripcin
Fsico
Observaciones:____________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Realizado por: Asistente de Bodega
Revisado por: Encargado de Bodega
Firma:
Firma:
67
Cdigo Procedimiento
Versin
Pgina
68/69
P-BS04
Apndice # 6: Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario F-BS04-02

Cdigo
Pgina
F-BS04-02
1/1
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
Fecha de Revisin
01/12/2011
01/06/2012
Boleta de Control
Fecha:
Boleta #:
Hora:
Id del Articulo
Producto
Cantidad
Sistema
Estado del Producto

Fsico
Daado
Faltante
Sobrante
Observaciones:____________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Encargado de Bodega:
Asistente de Bodega
Firma:
Firma:
Firma:
68
Cdigo Procedimiento
P-BS04
14. Anexos
N/A
69
Versin
Pgina
69/69
Cdigo
Pgina
P-BA01
70/88
Versin
Revisin
1
Fecha de Emisin
01/12/2011
1
Fecha de Revisin
01/06/2012
Procedimiento
Ingreso de Agroqumicos a Bodega por medio del Proveedor
Tabla de Contenido
5.
1.
INTRODUCCIN ........................................................................................................................ 71
2.
OBJETIVOS ................................................................................................................................ 71
3.
ALCANCE ................................................................................................................................... 71
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
APNDICES ................................................................................................................................ 84
14.
ANEXOS ..................................................................................................................................... 85
Bryan Rojas
Oscar Crdoba
Carlos Gamboa
20 de Octubre
Estudiante ITCR:
Profesor ITCR:
2011
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha aprobacin:
70
Cdigo Procedimiento
P-BA01
Versin
1
Pgina
71/88
1. Introduccin
El presente procedimiento a documentar se caracteriza
por
realizar el ingreso de
Agroqumicos a Bodega por medio del Proveedor. El proveedor debe de trasladar el

producto desde su punto de venta hasta la Empresa.
Un aspecto a tomar en consideracin es que nicamente los colaboradores de la Bodega de
Suministros son los autorizados para manejar y utilizar el sistema de computacin, por lo
cual ellos son los encargados de ingresar, codificar e imprimir toda la documentacin que
se utiliza en las tres bodegas de la compaa. Cabe resaltar que esta responsabilidad cae
principalmente sobre el Asistente de Bodega, ya que dicha activad forma parte de sus
responsabilidades laborales.
2. Objetivos
Objetivo General
Controlar el ingreso de Mercadera a la Bodega de Agroqumicos, por medio del
Proveedor.
3. Alcance
Este proceso es aplicable para la Bodega de Agroqumicos, en conjunto con la Bodega de
Suministros y en dicho procedimiento intervienen:
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Auxiliar de Bodega
71
Cdigo Procedimiento
P-BA01
Versin
1
Pgina
72/88
Operador del Montacargas

Transportista
Encargado de Bodega
Responsable de controlar el ingreso de los suministros a Bodega, y verificar que la
Asistente de Bodega
Encargado de ingresar
los productos al sistema de cmputo. Adems de procesar y
archivar documentos.
Auxiliar de Bodega
Colaborador encargado de realizar el conteo fsico y acomodo del producto que est
ingresando a la Bodega de Agroqumicos.
Es el responsable de realizar el traslado de mercadera entarimada hacia la Bodega de
Suministros.
Transportista
documentacin.
72
Cdigo Procedimiento
Versin
Pgina
73/88
P-BA01
Perra
Instrumento utilizado para levantar y transportar cargas manualmente.
Camin
Montacargas
Ascensor destinado a elevar pesos.
Tarimas
Entablado o plataforma colocado a poca altura del suelo.
Manteado
Lona que se pone en el suelo para colocar en ella objetos.
Equipo de Proteccin Personal (EPP)
Equipo utilizado para proteger la integridad fsica de cualquier persona que manipule
agroqumicos o este expuesto a trabajos peligrosos.
Documentos Internos
Orden de Compra de Agroqumicos entrantes a Bodega F-BA01-01
Recibo de Compras por Proveedor con Precio Costo F-BA01-02
Documento utilizado para revalidar el ingreso de la mercadera.
73
Cdigo Procedimiento
P-BA01
Versin
1
Pgina
74/88
Documentos Externos
Factura F-BA01-03
Boleta Tramite de Cobro F-BA01-04
Nota de Crdito F-BA01-05
Documento generado por la Empresa proveedora cuando se presenta un faltante o sobrante
de mercadera conforme a lo solicitado en la orden de compra.
74
Cdigo Procedimiento
P-BA01
Versin
Pgina
75/88
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Auxiliar de Bodega
Transportista
Orden de Compra de
Agroqumiicos Entrantes a
Bodega F-BA01-01
F-BA01-02
Factura F-BA01-03
Boleta Trmite de Cobro FBA01-04
Montacargas
Perra
Tarimas
Lapicero
Computadora
Sistema (software)
Transformacin
Recibe Notificacin
Recibe Documentos
Coordina
Chequea
Informa
Anota detalles
Traslada y acomoda
productos
Adjunta documentos
Envia documentos
Entradas
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Auxiliar de Bodega
Transportista
Orden de Compra de
Agroqumicos Entrantes a
Bodega F-BA01-01
F-BA01-02
Factura F-BA01-03
Montacargas
Perra
Tarimas
Lapicero
Computadora
Sistema (sofware)
Salidas
75
Cdigo Procedimiento
P-BA01
Versin
1
Pgina
76/88
Secuencia
Actividad
Responsable

1
Encargado de Bodega

Agroqumicos.
2
Quita el manteado que protege la mercadera con la
Auxiliar de Bodega
Transportista
ayuda del Auxiliar de Bodega.

4
Entrega Orden de Compra F-BA01-01 Factura F-BA01-
Transportista
03 y Boleta Trmite de Cobro F-BA01-04

5
Se pregunta: La Factura F-BA01-03 del proveedor
Encargado de Bodega

Compra F-BA01-01?
6
Revisa
que
la
mercadera
este
en
perfectas
Auxiliar de Bodega
Se pregunta: El producto se encuentra en buen
Auxiliar de Bodega
condiciones.
7
estado?
8
Se
pregunta:
Hay
faltantes
sobrantes
Encargado de Bodega
de
mercadera, conforme a lo solicitado en el pedido de

compra?
76
Encargado de Bodega
Cdigo Procedimiento
P-BA01
Secuencia
Versin
1
Actividad
Pgina
77/88
Responsable
10
Comunica al Auxiliar de Operaciones la situacin.
11
Encargado de Bodega

12
mercadera.
13
14
Realiza una Nota de Crdito F-BA01-05 detallando el
Encargado de Bodega
Transportista

15
Entrega
Nota de Crdito Original F-BA01-05
al
Transportista
Encargo de Bodega.
16
Guarda Copia de la Nota de Crdito F-BA01-05
17
Se pregunta: para descargar el producto se necesita
Transportista
Auxiliar de Bodega
Montacargas?
18
correspondiente.
19
Descarga el producto de forma manual o utilizando

una
perra
lo
almacena
en
su
Auxiliar de Bodega
anaquel
correspondiente.
20
Asistente de Bodega
de Compra F-BA01-01
21
Asistente de Bodega
22
Asistente de Bodega
Agroqumicos.
77
Cdigo Procedimiento
P-BA01
Versin
1
Pgina
78/88
Secuencia
Actividad
Responsable
23
Asistente de Bodega
Costo F-BA01-02 para ratificar el ingreso de la

Mercadera.
24
Adjunta: Orden de Compra F-BA01-01 Recibo de
Asistente de Bodega
Compras por Proveedor con Precio Costo F-BA01-02

Factura F-BA01-03 Boleta Trmite de Cobro F-BA01-04
y Nota de Crdito F-BA01-05
25

de Proveedura.
78
Asistente de Bodega
Cdigo Procedimiento
P-BA01
Versin
Pgina
79/88
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BA01
Versin:
Pasos
Descripcin
Encargado de
Bodega
Asistente de
Bodega
Revisin:
Auxiliar de
Bodega
Operador del
Montacargas
1
Auxiliar de
Operaciones
Transportista
Inicio
Le indica al transportista donde

se debe estacionar
Quita el manteado que protege

la mercadera
Entrega Orden de Compra,

Factura
y Boleta Trmite de Cobro
La Factura del proveedor

coincide con las
especificaciones de la Orden de
Compra?
Revisa que la mercadera este

en perfectas condiciones
El producto se encuentra en
buen estado?
Chequea y cuenta el producto

fsicamente
Hay faltantes o sobrantes de

mercadera, conforme a lo
solicitado en el pedido de
compra?
10
Comunica al Auxiliar de
Operaciones la situacin
11
Se acepta la mercadera para

que el transportista realice el
trmite correspondiente?
No
Fin
Si
No
Fin
Si
No
Si
No
Si
79
Fin
Cdigo Procedimiento
Versin
Pgina
80/88
P-BA01
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BA01
Versin:
Pasos
Descripcin
Encargado de
Bodega
1
Asistente de
Bodega
Revisin:
Auxiliar de
Bodega
Operador del
Montacargas
1
Auxiliar de
Operaciones
Transportista
12
Le Comunica al Encargado de
Bodega que acepte la
mercadera
13
Acepta la Mercadera
14
Realiza una Nota de Crdito

detallando el faltante o
sobrante de mercadera
15
Entrega Nota de Crdito

Original al Encargo de Bodega
16
Guarda Copia de la Nota de

Crdito
17
para descargar el producto se

necesita Montacargas?
18
Descarga el producto y lo
almacena en su anaquel
correspondiente
19
Descarga el producto de forma

manual o utilizando una
perra y lo almacena en su
anaquel correspondiente
20
Ingresa al sistema los

suministros utilizando la Orden
de Compra
21
22
Actualiza en el sistema, el
archivo inventario de
Agroqumicos
1
No
Si
80
Cdigo Procedimiento
P-BA01
Versin
Pgina
81/88
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BA01
Versin:
Pasos
Descripcin
Encargado de
Bodega
1
Asistente de
Bodega
Revisin:
Auxiliar de
Bodega
Operador del
Montacargas
1
Auxiliar de
Operaciones
Transportista
23
Genera Recibo de Compras por

para ratificar el ingreso de la
Mercadera
24
Adjunta documentos
25
Enva la documentacin
respectiva al Departamento de
Proveedura
Fin
Elaborado por:
Aprobado por:
Fecha de aprobacin:
Bryan Rojas
20/10/2011
81
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BA01
Pgina
82/88

Procedimiento
Indicador
Objetivo
Unidad
Modo de
Responsable
Periodicidad
Clculo
Cantidad de
producto
suministros
entrante a
entrantes
Cantidad
Sumatoria de los
Encargado de
suministros que
Bodega
Diaria
ingresan
Bodega
diariamente
Control de
Mercadera
entrante a
Bodega por
Tiempo
utilizado para
ingresar el
producto
Sumatoria de
Medir el tiempo
utilizado para
Suministros /
ingresar los
Segundos
suministros
ingresados
entre
Encargado de
Bodega
Diaria
suministros
medio del
utilizados para
Proveedor
almacenar los
productos
Porcentaje de
Diaria
Total de
producto
rechazado
producto rechazado
suministros
Porcentaje
rechazados
entre
Encargado de
Bodega
el total de
suministros
ingresados

monitoreo para constatar que el trabajo se est realizando de forma eficiente en la
Bodega de Agroqumicos.
Dichas variables de estudio podrn ser utilizadas para medir el tiempo empleado a la
hora de ingresar los agroqumicos y tambin poder calcular el producto que no se
ingresa a bodega por defectos o por errores del proveedor a la hora de generar la
factura.
82
Cdigo Procedimiento
P-BA01
Versin
1
Pgina
83/88

Polticas
Suministros.
Normas
Si el producto a descargar no se puede almacenar de forma manual o utilizando una
perra el encargado de bodega y su auxiliar debern de solicitar soporte al operador del
montacargas con el fin de prevenir accidentes laborales.
Tanto el Auxiliar de Bodega como el Operador del Montacargas debern de utilizar el
EPP requerido para transportar y almacenar los agroqumicos.
83
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BA01
Pgina
84/88
13. Apndices
Apndice # 7: Orden de Compra de Agroqumicos entrantes a Bodega F-BA01-01
Cdigo
Pgina
F-BA01-01
1/1
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
Fecha de Revisin
01/12/2011
01/06/2012
Orden de Compra
Cdigo Procedimiento: P-BA01
Orden de Compra #:
Proveedor:
Fecha del pedido:
Fecha de pago:
Factura #:
Trminos de entrega:
Cdigo
Producto
Unidad de Medida
Cantidad
Precio
Total
Subtotal:
Impuesto de venta:
Descuento:
Total
Observaciones:
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Nombre del Proveedor: _________________________

Firma:
_________________________
84
Cdigo Procedimiento
P-BA01
Versin
Pgina
85/88
14. Anexos
Anexo # 7: Recibo de Compras por Proveedor con Precio Costo F-BA01-02
85
Cdigo Procedimiento
P-BA01
Anexo # 8: Factura F-BA01-03
86
Versin
1
Pgina
86/88
Cdigo Procedimiento
P-BA01
Anexo # 9: Boleta Trmite de Cobro F-BA01-04
87
Versin
Pgina
87/88
Cdigo Procedimiento
P-BA01
Anexo # 10: Nota de Crdito F-BA01-05
88
Versin
1
Pgina
88/88
Cdigo
Pgina
P-BA02
89/100
Versin
1
Fecha de Emisin
01/12/2011
Revisin
1
Fecha de Revisin
01/06/2012
Procedimiento
Ingreso de Agroqumicos a Bodega por medio del Mensajero
Tabla de Contenido
6.
1.
INTRODUCCIN ........................................................................................................................ 90
2.
OBJETIVOS ................................................................................................................................ 90
3.
ALCANCE ................................................................................................................................... 90
4.
5.
6.
7.
ENTRADAS, TRANSFORMACIONES Y SALIDAS DE PROCESO ..................................................... 93
8.
9.
10.
11.
12.
13.
APNDICES ................................................................................................................................ 99
14.
ANEXOS ................................................................................................................................... 100
Bryan Rojas
Oscar Crdoba
Carlos Gamboa
20 de Octubre
Estudiante ITCR:
Profesor ITCR:
2011
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
89
Fecha aprobacin:
Cdigo Procedimiento
P-BA02
Versin
Pgina
90/100
1. Introduccin
El procedimiento a documentar tiene como objetivo ingresar a la Bodega de Agroqumicos
los productos que se solicitaron en la Orden de Compra elaborada por el Departamento de
Servicios Tcnicos de la compaa y con la aprobacin de su respectiva gerencia.
Se debe tener muy presente que el colaborador que realiza esta operacin es un trabajador
de la Empresa Ganaflor. Dicho trabajador debe recoger el producto en los puntos de venta
de los Proveedores acreditados a la compaa y trasladarlo hasta las instalaciones de la
Empresa.
2. Objetivos
Objetivo General
Controlar el ingreso de Mercadera a la Bodega de Agroqumicos, por medio del
Mensajero.
Almacenar los productos en los anaqueles correspondientes
3. Alcance
Este proceso es aplicable para la Unidad de Bodega de Agroqumicos, en conjunto con la
Bodega de Suministros y en dicho procedimiento intervienen:
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Auxiliar de Bodega
Mensajero
90
Cdigo Procedimiento
P-BA02
Versin
1
Pgina
91/100

Encargado de Bodega
Responsable de controlar el ingreso de los agroqumicos a Bodega, y verificar que la
Asistente de Bodega
Encargado de ingresar
los productos al sistema de cmputo. Adems de procesar y
archivar documentos.
Auxiliar de Bodega
Colaborador encargado de realizar el conteo fsico y acomodo del producto que est
ingresando a la Bodega de Agroqumicos.
Agroqumicos.
Mensajero
documentacin.
Perra
Pick-up
Montacargas
91
Cdigo Procedimiento
P-BA02
Versin
1
Pgina
92/100
Documentos Internos
Orden de Compra de Agroqumicos entrantes a Bodega F-BA02-01
al encargado de bodega.
Recibo de Compras por Proveedor con Precio Costo F-BA02-02
mercadera.
Documentos Externos
Factura F-BA02-03
documento se detalla las especificaciones de la compra de agroqumicos que realizo la
Empresa.
92
Cdigo Procedimiento
P-BA02
Versin
1
Pgina
93/100
7. Entradas, Transformaciones y Salidas de Proceso
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Auxilar de Bodega
Mensajero
Orden de Compra de
Bodega F-BA02-01
F-BA02-02
Factura F-BA02-03
Montacargas
Perra
Tarimas
Lapicero
Computadora
Sistema (software)
Transformacin
Recibe Notificacin
Recibe Documentos
Coordina
Chequea
Informa
Anota detalles
Traslada y acomoda
productos
Adjunta documentos
Envia documentos
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Auxiliar de Bodega
Mensajero
Orden de Compra de
Bodega F-BA02-01
F-BA02-02
Factura F-BA02-03
Montacargas
Perra
Tarimas
Lapicero
Computadora
Sistema (sofware)
Salidas
Entradas
93
Cdigo Procedimiento
P-BA02
Versin
1
Pgina
94/100
Secuencia
Actividad
Responsable

1
Encargado de Bodega

Agroqumicos.
2
Solicita la documentacin respectiva.
Entrega
Orden de Compra F-BA02-01 y Factura F-
Auxiliar de Bodega
Encargado de Bodega
Mensajero
BA02-03
5
Se pregunta: para descargar el producto se necesita
Auxiliar de Bodega
Montacargas?
6
Descarga el producto y lo almacena en su anaquel Operador del Montacargas

correspondiente.
Descarga el producto de forma manual o utilizando una
Auxiliar de Bodega
perra y lo almacena en su anaquel correspondiente.

8
Ingresa al sistema los agroqumicos, utilizando la Orden
Encargado de Bodega
de Compra F-BA02-01
9
Asistente de Bodega
10
Asistente de Bodega
agroqumicos.
11
Asistente de Bodega
Costo F-BA02-02
12
Adjunta: Orden de Compra F-BA02-01 Recibo de

Compras por Proveedor con Precio Costo F-BA02-02 y
Factura F-BA02-03
94
Asistente de Bodega
Cdigo Procedimiento
P-BA02
Versin
Pgina
95/100
Secuencia
Actividad
Responsable
13
Asistente de Bodega
de Proveedura.
95
Cdigo Procedimiento
P-BA02
Versin
Pgina
96/100
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BA02
Versin:
Pasos
Descripcin
1
Encargado de
Bodega
Revisin:
Asistente de
Bodega
Auxiliar de
Bodega
Operador del
Montacargas
Mensajero
Inicio
Le indica al mensajero en donde se debe

estacionar
Solicita la documentacin respectiva
Entrega Orden de Compra y Factura
para descargar el producto se necesita

Montacargas?

correspondiente
Descarga el producto de forma manual o

utilizando una perra y lo almacena en su anaquel
correspondiente
Ingresa al sistema los agroqumicos, utilizando la

Orden de Compra
10

agroqumicos
11
Genera Recibo de Compras por Proveedor con

Precio Costo
12
13
Enva la documentacin respectiva al

Departamento de Proveedura
No
Si
Fin
Elaborado por:
Bryan Rojas
Aprobado por:
Gerente Operaciones
96
Fecha de aprobacin:
20/10/2011
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BA02
Pgina
97/100

Procedimiento
Indicador
Objetivo
Componente
Modo de
Responsable
Periodicidad
Clculo
Cantidad de
producto
agroqumicos
entrante a
entrantes
Cantidad
Sumatoria de los
Encargado de
agroqumicos que
Bodega
Diaria
ingresan
Bodega
diariamente
Control de
Mercadera
entrante a
Bodega por
Tiempo
utilizado para
ingresar el
producto
Medir el tiempo
Sumatoria de
utilizado para
agroqumicos
Segundos
ingresados
ingresar los
entre
agroqumicos
medio del
utilizados para
Mensajero
almacenar los
productos
97
Encargado de
Bodega
Diaria
Cdigo Procedimiento
P-BA02
Versin
Pgina
98/100

de Agroqumicos. Dichas variables de estudio podrn ser utilizadas para medir el tiempo
empleado a la hora de ingresar los productos, y por ende mejorar la eficiencia del proceso.
Polticas
Agroqumicos.
Normas
Si el producto a descargar no se puede almacenar de forma manual o utilizando una
perra el encargado de bodega y su auxiliar debern de solicitar soporte al operador del
montacargas con el fin de prevenir accidentes laborales.
98
Cdigo Procedimiento
Versin
Pgina
99/100
P-BA02
13. Apndices
Apndice # 8: Orden de Compra de Agroqumicos entrantes a Bodega F-BA02-01
Cdigo
Pgina
F-BA02-01
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
1/1
01/12/2011
Fecha de Revisin
01/06/2012
Orden de Compra
Orden de Compra #:
Proveedor:
Fecha del pedido:
Fecha de pago:
Factura #:
Trminos de entrega:
Cdigo
Producto
Unidad de Medida
Cantidad
Precio
Total
Subtotal:
Impuesto de Venta:
Descuento:
Total:
Observaciones:
__________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Nombre del Mensajero:
Firma:
99
Cdigo Procedimiento
P-BA02
Versin
1
Pgina
100/100
14. Anexos
Anexo # 11: Recibo de Compras por Proveedor con Precio Costo F-BA02-02
Ver anexo # 7 del Procedimiento de Ingreso de Agroqumicos a Bodega por medio del
Proveedor F-BA01
Anexo # 12: Factura F-BA02-03
Ver anexo # 8 del Procedimiento de Ingreso de Agroqumicos a Bodega por medio del
Proveedor F-BA01
100
Cdigo
Pgina
P-BA03
101/116
Versin
1
Fecha de Emisin
01/12/2011
Revisin
1
Fecha de Revisin
01/06/2012
Procedimiento
Salida de Agroqumicos de Bodega
Tabla de Contenido
7.
1.
INTRODUCCIN ...................................................................................................................... 102
2.
OBJETIVOS .............................................................................................................................. 102
3.
ALCANCE ................................................................................................................................. 102
4.
PERSONAL QUE INTERVIENE ................................................................................................... 103
5.
DEFINICIONES Y CONCEPTOS .................................................................................................. 103
6.
DOCUMENTACIN UTILIZADA ................................................................................................ 104
7.
ENTRADAS, TRANSFORMACIONES Y SALIDAS DEL PROCESO ................................................ 105
8.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES .............................................................................................. 106
9.
FLUJO DE PROCESOS ............................................................................................................... 109
10.
VARIABLES DE CONTROL......................................................................................................... 113
11.
JUSTIFICACIN DE LAS VARIABLES ......................................................................................... 113
12.
POLTICAS Y/O NORMAS APLICABLES ..................................................................................... 113
13.
APNDICES .............................................................................................................................. 114
14. ANEXOS...................................................................................................................................... 116
Bryan Rojas
Oscar Crdoba
Carlos Gamboa
20 de Octubre
Estudiante ITCR:
Profesor ITCR:
2011
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha aprobacin:
101
Cdigo Procedimiento
P-BA03
Versin
Pgina
102/116
1. Introduccin
Para tener un control interno de los productos que se despachan diariamente de la Bodega
de Agroqumicos, se debe de contar con un documento formal que reporte, registre y
respalde todas las salidas de agroqumicos. El objetivo primordial de documentar este
procedimiento es disminuir considerablemente las diferencias de productos que se puedan
generar a la hora de realizar el inventario en la Bodega de Agroqumicos.
2. Objetivos
Objetivo General
Controlar el despacho de productos de la Bodega de Agroqumicos.
Observar cuales son los productos ms demandados por los trabajadores de la
compaa.
Llevar un control exacto de los trabajadores que solicitan agroqumicos de la bodega.
3. Alcance
intervienen:
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Auxiliar de Bodega
102
Cdigo Procedimiento
P-BA03
Versin
Pgina
103/116
4. Personal que Interviene

Encargado de Bodega
Es el responsable de supervisar y autorizar la salida de suministros de bodega.
Asistente de Bodega
Debe realizar la salida de mercadera en el sistema de inventario, con el fin de que coincida
el inventario fsico con el del sistema de cmputo.
Auxiliar de Bodega
Encargado de despachar el producto de la Bodega de Agroqumicos.
Colaborador de la Empresa que tiene autorizacin para solicitar Agroqumicos.
Perra
Carreta
Carro largo, estrecho y ms bajo que el ordinario, cuyo plano se prolonga en una lanza en
que se sujeta el yugo. Comnmente tiene solo dos ruedas, sin herrar.
Spray Boom
Bomba de Aspersin utilizada para rociar lquidos en un punto determinado.
Probeta
La probeta o cilindro graduable es un instrumento volumtrico, que permite medir
volmenes considerables con un ligero grado de inexactitud. Sirve para contener lquidos.
Balde
Recipiente de forma y tamao parecidos a los del cubo.
103
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BA03
Pgina
104/116
Romana
Instrumento que sirve para pesar, compuesto de una palanca de brazos muy desiguales, con
el fiel sobre el punto de apoyo. El cuerpo que se ha de pesar se coloca en el extremo del
brazo menor, y se equilibra con un piln o peso constante que se hace correr sobre el brazo
mayor, donde se halla trazada la escala de los pesos.
Cuchilla
Instrumento compuesto de una hoja muy ancha de hierro acerado, de un solo corte, con su
mango para manejarlo.
Bolsa
Especie de talega o saco de tela u otro material, que sirve para llevar o guardar algo.
Recipiente
Utensilio destinado a guardar o conservar algo.
Galn
El galn es una Unidad de volumen que se emplea en los pases anglfonos, y sobre todo en
Estados Unidos, para medir volmenes de lquidos.
Documentos Internos
Boleta de Pedido y Aplicacin de Agroqumicos F-BA03-01
Documento utilizado para solicitar cualquier producto en la Bodega de Agroqumicos,
dicho documento es impreso por el encargado del departamento de Servicios Tcnicos y
avalado por la respectiva Gerencia.
Boleta de Requisicin de Agroqumicos F-BA03-02
Documento utilizado para avalar la salida de mercadera, de la Bodega de Agroqumicos.
Documentos Externos
N/A
104
Cdigo Procedimiento
P-BA03
Versin
Pgina
105/116
7. Entradas, Transformaciones y Salidas del Proceso
Transformacin
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Auxiliar de Bodega
Boleta de Pedido y
Aplicacin de Agroqumicos
F-BA03-01
Boleta de Requesicin de
Agroqumicos F-BA03-02
Perra
Carreta
Spray Boom
Probeta
Balde
Romana
Cuchillla
Bolsa
Recipiente
Galn
Tarimas
Lapicero
Computadora
Sistema (software)
Recibe Notificacin
Recibe Documentos
Informa
Anota detalles
Ubica
Entrega
Traslada
Adjunta documentos
Archiva
Envia documentacin
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Auxiliar de Bodega
Boleta de Pedido y
Aplicacin de Agroqumicos
F-BA03-01
Entrega producto
Perra
Carreta
Spray Boom
Probeta
Balde
Romana
Cuchilla
Bolsa
Recipiente
Galn
Tarimas
Lapicero
Computadora
Sistema (sofware)
Salidas
Entradas
105
Cdigo Procedimiento
P-BA03
Versin
Pgina
106/116
Secuencia
Actividad
Responsable

1
Solicita pedido de Agroqumicos en Bodega.
Solicita la Boleta de Pedido y Aplicacin de
Encargado de Bodega
Agroqumicos F-BA03-01 al trabajador

3
Entrega la Boleta de Pedido y Aplicaciones de
Agroqumicos F-BA03-01 al Encargado de Bodega.

4
Se pregunta: La Boleta de Pedido y Aplicaciones de
Encargado de Bodega
Agroqumicos F-BA03-01 tiene tanto la firma y

autorizacin del Gerente de Operaciones como la del
Encargado de Aplicaciones?
5
Encargado de Bodega
Agroqumicos F-BA03-01 al asistente de bodega.

6
Asistente de Bodega
agroqumicos.
7
Genera la Boleta de Requisicin de Agroqumicos F-
Asistente de Bodega
BS03-02
8
9
Entrega la Boleta de Requisicin de Agroqumicos F-
Asistente de Bodega
BS03-02 al encargado de bodega.

Firma la Boleta de Requisiciones de Agroqumicos F-
Encargado de Bodega
BS03-02 y se la entrega al trabajador.

10
Firma la Boleta de Requisicin de Agroqumicos
F-
de
Asistente de Bodega
BS03-02 y se la entrega al asistente de bodega

11
Adjunta:
Boleta
de
Pedido
Aplicacin
Agroqumicos F-BA03-01 y la Boleta de Requisicin de

106
Cdigo Procedimiento
P-BA03
Secuencia
Actividad
Versin
1
Pgina
107/116
Responsable
12
13
Se pregunta: El producto a despachar es un saco?
Asistente de Bodega
Auxiliar de Bodega
S: Continua con el procedimiento.

14
Ubica el lugar en donde se encuentra la romana.
Auxiliar de Bodega
15
Traslada la romana hasta el lugar en donde se
Auxiliar de Bodega
encuentra el producto.
16
Se pregunta: Necesita todo el saco?
Auxiliar de Bodega

17
Abre el saco utilizando una cuchilla.
Auxiliar de Bodega
18
Vierte el producto en un balde.
Auxiliar de Bodega
19
Pesa el producto utilizando la romana.
Auxiliar de Bodega
20
Se pregunta: La cantidad del producto que se
Auxiliar de Bodega
encuentra en el balde coincide con el peso descripto en

la Boleta de Pedido y Aplicacin F-BA03-01?
S: Continua con el procedimiento # 22
21
Vuelve a verter el producto hasta que el peso coincida
Auxiliar de Bodega
con lo requerido en la Boleta de Pedido y Aplicacin FBA03-01

22
Coloca el producto en bolsas.
Auxiliar de Bodega
23
Sella las bolsas.
Auxiliar de Bodega
24
Sella el saco y lo ubica en su anaquel correspondiente.
Auxiliar de Bodega
25
Ubica el lugar en donde se ubica la Perra.
Auxiliar de Bodega
26
Traslada la Perra hasta el lugar en donde se encuentra
Auxiliar de Bodega
el producto.
27
Traslada el producto utilizando la Perra hasta donde se

encuentra la Carreta.
107
Auxiliar de Bodega
Cdigo Procedimiento
P-BA03
Secuencia
28
Actividad
Versin
1
Pgina
108/116
Responsable
Se pregunta: El producto a despachar es un lquido?
Auxiliar de Bodega

29
Ubica el lugar en donde se ubica la Probeta.
Auxiliar de Bodega
30
Traslada la Probeta hasta el lugar en donde se
Auxiliar de Bodega
encuentra el lquido.
31
Se pregunta: Necesita todo el lquido que est
Auxiliar de Bodega
contenido en el Recipiente?
32
Abre el Recipiente en donde se encuentra contenido el
Auxiliar de Bodega
lquido.
33
Vierte el lquido en la Probeta.
Auxiliar de Bodega
34
Verifica que el volumen del lquido coincida con lo
Auxiliar de Bodega
solicitado en la Boleta de Pedido y Aplicacin F-BA0301

35
Vierte el lquido en los galones.
Auxiliar de Bodega
36
Sella el Recipiente y lo ubica en su anaquel
Auxiliar de Bodega
correspondiente.
37
Entrega al trabajador los galones y/o recipientes.
38
Vierte y/o mezcla los lquidos y los deposita en el Spray
Auxiliar de Bodega
Boom.
39

Servicios Tcnicos.
Fin del Procedimiento.
108
Asistente de Bodega
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BA03
Pgina
109/116
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Salida de Agroqumico de Bodega
Cdigo:
P-BA03
Versin:
Pasos
Descripcin
1
Trabajador
Autorizado
Revisin:
Encargado de
Bodega
Auxiliar de
Bodega
Asistente de
Bodega
Inicio
Solicita pedido de Agroqumicos en Bodega
Solicita la Boleta de Pedido y Aplicacin de

Agroqumicos al trabajador

Agroqumicos al encargado de bodega
La Boleta de Pedido y Aplicaciones de Agroqumicos

tiene tanto la firma y autorizacin del Gerente de
Operaciones como la del Encargado de Aplicaciones?

Agroqumicos al asistente de bodega

agroqumicos
Genera la Boleta de Requisicin de Agroqumicos
Entrega la Boleta de Requisicin de Agroqumicos al

encargado de bodega
Firma la Boleta de Requisiciones de Agroqumicos y se

la entrega al trabajador
10
Firma la Boleta de Requisicin de Agroqumicos y se la

entrega al asistente de bodega
11
Adjunta documentos
No
Fin
Si
109
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BA03
Pgina
110/116
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BA03
Versin:
Pasos
Descripcin
1
Trabajador
Autorizado
Revisin:
Encargado de
Bodega
Auxiliar de
Bodega
Asistente de
Bodega
12
13
El producto a despachar es un saco?
No
1
Si
14
Ubica el lugar en donde se encuentra la romana
15
Traslada la romana hasta el lugar en donde se

encuentra el producto
16
Necesita todo el saco?
17
Abre el saco utilizando una cuchilla
18
Vierte el producto en un balde
19
Pesa el producto utilizando la romana
20
La cantidad del producto que se encuentra en el balde

coincide con el peso descripto en la Boleta de Pedido y
Aplicacin?
Si
2
No
21
Vuelve a verter el producto hasta que el peso coincida

con lo requerido en la Boleta de Pedido y Aplicacin
22
Coloca el producto en bolsas
Si
3
No
110
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BA03
Pgina
111/116
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BA03
Versin:
Pasos
Descripcin
1
Trabajador
Autorizado
Revisin:
Encargado de
Bodega
Auxiliar de
Bodega
Asistente de
Bodega
23
Sella las bolsas
24
Sella el saco y lo ubica en su anaquel correspondiente
25
Ubica el lugar en donde se ubica la Perra
26
Traslada la Perra hasta el lugar en donde se encuentra

el producto
27
Traslada el producto utilizando la Perra hasta donde se

encuentra la Carreta
28
El producto a despachar es un lquido?
1
No
4
Si
29
Ubica el lugar en donde se ubica la Probeta
30
Traslada la Probeta hasta el lugar en donde se

encuentra el lquido
31
Necesita todo el lquido que est contenido en el

Recipiente?
Si
5
No
32
Abre el Recipiente en donde se encuentra contenido el

lquido
33
Vierte el lquido en la Probeta
111
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BA03
Pgina
112/116
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BA03
Versin:
Pasos
Descripcin
1
Trabajador
Autorizado
Revisin:
Encargado de
Bodega
Auxiliar de
Bodega
Asistente de
Bodega
34
Verifica que el volumen del lquido coincida con lo

solicitado en la Boleta de Pedido y Aplicacin
35
Vierte el lquido en los galones
36
Sella el Recipiente y lo ubica en su anaquel

correspondiente
37
Entrega al trabajador los galones y/o recipientes
38
Vierte y/o mezcla los lquidos y los deposita en el Spray

Boom
39

Servicios Tcnicos
Fin
Elaborado por:
Aprobado por:
Fecha de Aprobacin:
Bryan Rojas
20/10/2011
112
Cdigo Procedimiento
Versin
Pgina
113/116
P-BA03

Procedimiento
Indicador
Objetivo
Unidad
Modo de
Responsable
Periodicidad
Clculo
Cantidad de
producto
agroqumicos
despachado de
despachados
Cantidad
Sumatoria de los
Encargado de
agroqumicos que
Bodega
Diaria
son despachados
Bodega
diariamente
Salida de
Agroqumicos
de Bodega
Tiempo
utilizado para
despachar el
producto
Medir el tiempo
Sumatoria de
utilizado para
Suministros /
agroqumicos
despachar el
Segundos
despachados
Encargado de
Bodega
entre el total de
producto
segundos utilizados
para despachar los
productos

aumentar la eficiencia del personal de Bodega, cuando este se prepara para despachar los
agroqumicos que son requeridos en las diversas reas de la Empresa Ganaflor.
Implementando las variables constituidas, el Gerente de Operaciones podr tomar mejores
decisiones en pro del mejoramiento continuo de la Bodega de Agroqumicos.
Polticas
Cualquier persona que ingrese a la Bodega de Agroqumicos deber utilizar el Equipo
de Proteccin Personal (EPP) requerido.
Normas
N/A
113
Diaria
Cdigo Procedimiento
P-BA03
Versin
Pgina
114/116
13. Apndices
Apndice # 9: Boleta de Pedido y Aplicacin F-BA03-01
Cdigo
Pgina
F-BA03-01
1/1
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
Fecha de Revisin
01/12/2011
01/06/2012
Boleta de Control
Boleta #:
Sem.Prog:
Cultivo:
Datos Generales
Datos Especficos
Metodo de Aplicar:
rea calculada:
Bares:
Periodo de Reingreso:
Lts. Req. /Ha:
R.P.M.
Aplicacin Cosecha:
Lts/Boom:
Tipo de Boquilla:
Fecha Aprox. Cosecha:
Total Booms Req:
Marcha:
Grupo:
Tractor:
Plantas:
Boom:
Ajuste (%):
Fecha Aplicacin:
Estado del Clima:
Volumen. Aplicacin:
Soleado ( )
Hora Inicio:
Nublado ( )
Hora Final:
Lluvioso ( )
PH Aplicacin:
Aplicador:
LOTE:
Observaciones: _______________________________________________________________________
Autorizado por:
114
Recibido por:
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BA03
Pgina
115/116
Apndice # 10: Boleta de Requisicin de Agroqumicos F-BA03-02

Cdigo
Pgina
F-BA03-01
1/1
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
Fecha de Revisin
01/12/11
01/06/12
Fecha:
Boleta #:
Cdigo:
Id lote:
Despacho de Agroqumicos
Cantidad
Motivo
Costo
Total
Observaciones:____________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Autoriza:
Entrega:
115
Recibe:
Cdigo Procedimiento
P-BA03
14. Anexos
N/A
116
Versin
1
Pgina
116/116
Cdigo
Pgina
P-BA04
117/133
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
Fecha de Revisin
01/12/2011
01/06/2012
Procedimiento
Toma Fsica del Inventario de Agroqumicos
Tabla de Contenido
8.
1.
INTRODUCCIN ...................................................................................................................... 118
2.
OBJETIVOS .............................................................................................................................. 118
3.
ALCANCE ................................................................................................................................. 118
4.
5.
6.
7.
ENTRADAS, TRANSFORMACIN Y SALIDAS DEL PROCESO ..................................................... 121
8.
9.
10.
11.
12.
13.
APNDICE................................................................................................................................ 131
14.
ANEXOS ................................................................................................................................... 133
Bryan Rojas
Oscar Crdoba
Carlos Gamboa
20 de Octubre
Estudiante ITCR:
Profesor ITCR:
2011
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha aprobacin:
117
Cdigo Procedimiento
P-BA04
Versin
Pgina
118/133
1. Introduccin
existencias de productos que hay en la Bodega de Agroqumicos, con el fin de coordinar de
forma eficiente los pedidos de mercadera que se deben realizar peridicamente por el
Departamento de Servicios Tcnicos en conjunto con la Gerencia de Produccin. Tambin
permite controlar si existe algn tipo de inconsistencia entre las existencias reales y los
registros del inventario generados por el sistema.
2. Objetivos
Objetivo General
Mantener un conteo exacto de las existencias fsicas de agroqumicos que hay en
bodega.
Identificar y eliminar diferencias entre el inventario fsico y el registrado por el sistema.
Mantener un nivel ptimo del inventario.
3. Alcance
Este procedimiento se aplica conjuntamente para los colaboradores de la Bodega de
Agroqumicos y Suministros e intervienen:
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Auxiliar de Bodega
118
Cdigo Procedimiento
P-BA04
Versin
1
Pgina
119/133

Encargado de Bodega
Encargado de controlar y supervisar el proceso de toma fsica del inventario. Tambin
debe completar la Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario.
Asistente de Bodega
Encargado de imprimir la Lista de Inventario Interno y entregrselo al Auxiliar de Bodega
de la Bodega de Agroqumicos.
Auxiliar de Bodega
Responsable de registrar las existencias reales que hay en bodega. Tambin debe ubicar,
revisar y contar los suministros de forma fsica. Adems debe corroborar si hay o no
diferencias en el inventario.
Producto daado
Producto que se encuentra sucio o roto.
Documentos Internos
Lista de Inventario Interno F-BA04-01
Listado que contiene todos los productos existentes en Bodega, con sus respectivas
119
Cdigo Procedimiento
P-BA04
Versin
Pgina
120/133
Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario F-BA04-02

Documento utilizado por el supervisor para revalidar el proceso de la toma fsica del
inventario.
Documentos Externos
N/A
120
Cdigo Procedimiento
P-BA04
Versin
1
Pgina
121/133
Transformacin
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Auxiliar de Bodega
Lista de Inventario
Interno F-BA04-01
Boleta de Control
deToma Fsica del
Inventario F-BA04-02
Lapicero
Computadora
Sistema (software)
Recibe listado
Ubica
Busca
Cuenta producto
Autoriza
Verifica
Anota
Ajusta
Completa Boleta
Adjunta documentos
Archiva documentos
Entradas
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Auxiliar de Bodega
Lista de Inventario
Interno F-BA04-01
Toma Fsica del
Inventario F-BA04-02
actualizado
Lapicero
Computadora
Sistema (Software)
Salidas
121
Cdigo Procedimiento
P-BA04
Versin
1
Pgina
122/133
Secuencia
Actividad
Responsable

1
Encargado de Bodega

Operaciones.
2
Encargado de Bodega
del inventario?
3
Imprime la Lista de Inventario Interno F-BS04-01
Auxiliar de Bodega
Se pregunta: El producto a contabilizar es un saco
Auxiliar de Bodega
Asistente de Bodega
abierto?
6
Ubica en donde se encuentra la romana.
Auxiliar de Bodega
Traslada la romana hasta donde est el saco.
Auxiliar de Bodega
Pesa el producto.
Auxiliar de Bodega
Anota en la Lista de Inventario Interno F-BA04-01 lo
Auxiliar de Bodega
que est pesando el saco.

10
Se pregunta: El producto a contabilizar es un
Auxiliar de Bodega
recipiente abierto?
11
Ubica en donde se encuentra la Probeta
122
Auxiliar de Bodega
Cdigo Procedimiento
P-BA04
Secuencia
Actividad
Versin
1
Pgina
123/133
Responsable
12
Traslada la Probeta hasta donde est el recipiente.
Auxiliar de Bodega
13
Vierte el lquido en un balde.
Auxiliar de Bodega
14
Mide el volumen del lquido.
Auxiliar de Bodega
15
Anota en la Lista de Inventario Interno F-BA04-01 el
Auxiliar de Bodega
volumen del lquido medido.

16
Entrega la Lista Inventario Interno F-BA04-01 al
Auxiliar de Bodega
17
Recibe la Lista de Inventario Interno F-BA04-01.
Encargado de Bodega
18
Inventario F-BA04-02 para realizar el conteo fsico de

los productos.
19
Asistente de Bodega
Inventario F-BA04-02 y se la entrega al supervisor de

bodega.
20
21

22
Anota la cantidad de mercadera daada utilizando la
Boleta de Control de Toma Fsica l de Inventario FBA04-02

23
Separa la Mercadera daada y la ubica en el anaquel

de agroqumicos daados.
123
Auxiliar de Bodega
Cdigo Procedimiento
P-BA04
Versin
Pgina
124/133
Secuencia
Actividad
Responsable
24
concuerdan con la cantidad de agroqumicos reales

detallados en la Boleta de Control de Toma Fsica del
Inventario F-BA04-02?
25
26

requisiciones de agroqumicos.
27
Asistente de Bodega

agroqumicos y se las entrega al supervisor de bodega.
28
Recibe
los
registros
corrobora
diferencias

29
30
31
para que las cantidades de los productos coincidan?

32
Realiza los ajustes necesarios para que las cantidades
Asistente de Bodega
de productos fsicos coincidan con las que hay en el

sistema.
33
Adjunta: Lista de Inventario Interno F-BS04-01 Boleta

de Control de Toma Fsica del Inventario F-BS04-02 y el
Suministros.
124
Asistente de Bodega
Cdigo Procedimiento
P-BA04
Secuencia
34
Actividad
Versin
1
Pgina
125/133
Responsable
Asistente de Bodega
Fin del Procedimientos
125
Cdigo Procedimiento
P-BA04
Versin
Pgina
126/133
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BA04
Versin:
Pasos
Revisin:
Encargado de
Bodega
Descripcin
Auxiliar de
Bodega
1
Supervisor de
Bodega
Inicio
Recibe notificacin de que se debe de realizar el inventario de

agroqumicos
Si
1
No
El producto a contabilizar es un saco abierto?
No
2
Si
Ubica en donde se encuentra la romana
Traslada la romana hasta donde est el saco
Pesa el producto
Anota en la Lista de Inventario Interno lo que est pesando el saco
10
El producto a contabilizar es un recipiente abierto?
11
Ubica en donde se encuentra la Probeta
No
Si
126
Asistente de
Bodega
Cdigo Procedimiento
P-BA04
Versin
Pgina
127/133
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BA04
Versin:
Pasos
Revisin:
Encargado de
Bodega
Descripcin
Auxiliar de
Bodega
1
Supervisor de
Bodega
Asistente de
Bodega
12
Traslada la Probeta hasta donde est el recipiente
13
Vierte el lquido en un balde
14
Mide el volumen del lquido
15
Anota en la Lista de Inventario Interno el volumen del lquido medido
16
Entrega la Lista Inventario Interno al encargado de bodega
17
Recibe la Lista de Inventario Interno
18
Solicita la Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario para realizar

el conteo fsico de los productos
19

20
21
Hay producto daado?
No
4
Si
22
Anota la cantidad de mercadera daada utilizando la Boleta de Control

de Toma Fsica del Inventario
127
Cdigo Procedimiento
P-BA04
Versin
Pgina
128/133
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Toma Fsica del Inventario Agroqumicos
Cdigo:
P-BA04
Versin:
Pasos
Revisin:
Encargado de
Bodega
Descripcin
Auxiliar de
Bodega
1
Supervisor de
Bodega
Asistente de
Bodega
23
24
Separa la Mercadera daada y la ubica en el anaquel de agroqumicos

daados
agroqumicos reales detallados en la Boleta de Control de Toma Fsica
del Inventario?
25
26

ingresadas a bodega como de las requisiciones de agroqumicos
27
Imprime los registros tanto de las rdenes de compras ingresadas a

bodega como de las requisiciones de agroqumicos y se las entrega al
supervisor de bodega
28

documentos
29
30
31
Se realiza la conciliacin del inventario para que las cantidades de los

productos coincidan?
32

fsicos coincidan con las que hay en el sistema
33
Adjunta documentos
34
4
Si
5
No
No
Fin
Si
Fin
Elaborado por:
Aprobado por:
Fecha de aprobacin:
Bryan Rojas
20/10/2011
128
Cdigo Procedimiento
P-BA04
Versin
Pgina
129/133

Procedimiento
Indicador
Objetivo
Unidad
Modo de
Responsable
Periodicidad
Clculo
Producto
daado
Cantidad
Sumatoria de tipos
Encargado de
de agroqumicos
Bodega
daado que se
que se encuentran
encuentra en la
en mal estado
Semanal
Bodega de
Agroqumicos
Toma Fsica del

Inventario de
Faltantes o
Agroqumicos
sobrantes de
mercadera
faltante o sobrante
Registro de ordenes
Cantidad
de compras y
requisiciones de
Encargado de
Bodega
suministros la
cantidad de
productos arrojada
por la toma fsica
del inventario

el control de los agroqumicos que existen en Bodega, tambin por medio de la
manejo eficiente del inventario que debe haber en Bodega.
Con la implementacin de las variables propuestas el Encargado de Bodega y la Junta
Directiva podrn tomar las decisiones ms acertadas con base en informacin documentada
y actualiza.
129
Semanal
Cdigo Procedimiento
P-BA04
Versin
1
Pgina
130/133

Polticas
Los agroqumicos debern ser acomodados por clases de productos para que haya un
mejor acceso a la hora de ingresar o despachar el producto.
Todo producto que este en mal estado debe ser colocado en el anaquel de suministros
daados.
Normas
Cualquier persona que ingrese a la Bodega de Agroqumicos deber de utilizar el
Equipo de Proteccin Personal (EPP) requerido.
130
Cdigo Procedimiento
Versin
Pgina
131/133
P-BA04
13. Apndice
Apndice # 11: Lista de Inventario Interno F-BA04-01
Cdigo
Pgina
F-BA04-01
1/1
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
Fecha de Revisin
01/12/2011
01/06/2012
Boleta de Control
Fecha:
Boleta #:
Hora:
Inventario de Agroqumicos
Cdigo
Producto
Fsico
Kilogramos
Litros
Observaciones:____________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Asistente de Bodega
Encargado de Bodega
Firma:
Firma:
131
Cdigo Procedimiento
P-BA04
Versin
Pgina
132/133
Apndice # 12: Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario F-BA04-02

Cdigo
Pgina
F-BA04-01
1/1
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
Fecha de Revisin
01/12/2011
01/06/2012
Boleta de Control
Fecha:
Boleta #:
Ajustes del Inventario

Cdigo
Producto
Estado del Producto

Daado
Faltante
Unidad
Sobrante
Kilogramos
Existencia
Litros
Fsico
Sistema
Observaciones:____________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Asistente de Bodega
Encargado de Bodega
Firma:
Firma:
Firma:
132
Cdigo Procedimiento
P-BA04
14. Anexos
N/A
133
Versin
Pgina
133/133
Cdigo
Pgina
P-BC01
134/151
Versin
1
Fecha de Emisin
01/12/2011
Revisin
1
Fecha de Revisin
01/06/2012
Procedimiento
Ingreso de Cartn a Bodega por medio del Proveedor
Tabla de Contenido
9.
1.
INTRODUCCIN ...................................................................................................................... 135
2.
OBJETIVOS .............................................................................................................................. 135
3.
ALCANCE ................................................................................................................................. 135
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
APNDICES .............................................................................................................................. 147
14.
ANEXOS ................................................................................................................................... 148
Bryan Rojas
Oscar Crdoba
Carlos Gamboa
20 de Octubre
Estudiante ITCR:
Profesor ITCR:
2011
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha aprobacin:
134
Cdigo Procedimiento
P-BC01
Versin
1
Pgina
135/151
1. Introduccin
El presente procedimiento a documentar se caracteriza por realizar el ingreso de Cartn a
Bodega por medio del Proveedor. El proveedor debe de trasladar el producto desde su
punto de venta hasta la compaa.
Un aspecto a tomar en consideracin es que nicamente los colaboradores de la Bodega de
Suministros son los autorizados para manejar y utilizar el sistema de computacin, por lo
cual ellos son los encargados de ingresar, codificar e imprimir toda la documentacin que
se utiliza en las tres bodegas de la compaa. Cabe resaltar que esta responsabilidad cae
principalmente sobre el Asistente de Bodega, ya que es el ms preparo e indicado para
efectuar dicha operacin.
2. Objetivos
Objetivo General
Controlar el ingreso de Mercadera hacia la Bodega de Agroqumicos, por medio del
Proveedor.
3. Alcance
Este proceso es aplicable para la Bodega de Cartn en conjunto con la Bodega de
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Transportista
135
Cdigo Procedimiento
P-BC01
Versin
1
Pgina
136/151

Encargado de Bodega
Responsable de controlar el ingreso del cartn a Bodega, y verificar que la mercadera que
se haya pedido llegue fsicamente. Dicho procedimiento debe ejecutarse utilizando el
documento diseado para tal tarea.
Asistente de Bodega
Encargado de procesar y archivar la documentacin respectiva.
Cartn.
Transportista
documentacin.
Camin
Montacargas
136
Cdigo Procedimiento
P-BC01
Versin
1
Pgina
137/151
Contenedor
Embalaje metlico grande y recuperable, de tipos y dimensiones normalizados
internacionalmente y con dispositivos para facilitar su manejo.
Marchamo
Etiqueta enumerada que se coloca en la parte posterior del contenedor, para ratificar que el
cajn viene sellado.
Documentos Internos
Orden de Compra de Cartn entrante a Bodega F-BC01-01
Recibo de Compras por Proveedor con Precio Costo F-BC01-02
mercadera.
Documentos Externos
Factura F-BC01-03
documento se detallan las especificaciones de la compra de cartn que realizo la Empresa.
Boleta Trmite de Cobro F-BC01-04
Nota de Crdito F-BC01-05
Documento generado por la Empresa proveedora del producto, cuando hay un faltante o
sobrante de mercadera conforme a lo solicitado en la orden de compra.
137
Cdigo Procedimiento
P-BC01
Versin
1
Pgina
138/151
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Transportista
Orden de Compra de Cartn
Entrante a Bodega F-BC0101
F-BC01-02
Factura F-BC01-03
Boleta Trmite de Cobro FBC01-04
Montacargas
Camin
Contenedor
Tarimas
Lapicero
Computadora
Sistema (software)
Transformacin
Recibe Notificacin
Recibe Documentos
Coordina
Chequea
Informa
Anota detalles
Traslada y acomoda
productos
Adjunta documentos
Envia documentos
Entradas
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Transportista
Orden de Compra de Cartn
Entrante a Bodega F-BC0101
F-BC01-02
Factura F-BC01-03
Boleta Trmite de Cobro FBC01-04
Montacargas
Camin
Contenedor
Tarimas
Lapicero
Computadora
Sistema (sofware)
Salidas
138
Cdigo Procedimiento
P-BC01
Versin
1
Pgina
139/151
Secuencia
Actividad
Responsable

1
Encargado de Bodega

Cartn.
2
Le indica al transportista en donde se debe estacionar.
Encargado de Bodega
Solicita la Orden de Compra F-BC01-01
Encargado de Bodega
Se pregunta: El nmero de marchamo ubicado en la
Encargado de Bodega
parte posterior del contenedor, coincide con el

detallado en la Orden de Compra F-BC01-01?
5
Entrega Factura F-BC01-03 y Boleta Trmite de Cobro
Transportista
F-BC01-04
6
Se pregunta: La Factura F-BC01-03 del proveedor
Encargado de Bodega

Compra F-BC01-01?
7
Colabora con la apertura de las compuertas del
Encargado de Bodega
contenedor.
Revisa que la mercadera de este en perfectas
8
condiciones.
Se pregunta: El producto se encuentra en buen estado

139
Encargado de Bodega
Encargado de Bodega
Cdigo Procedimiento
P-BC01
Secuencia
Actividad
Versin
1
Pgina
140/151
Responsable
10
Encargado de Bodega
11
Se pregunta: Hay faltantes o sobrantes de mercadera,
Encargado de Bodega
conforme a lo solicitado en el pedido de compra?

12
Comunica al auxiliar de operaciones la situacin.
13
Encargado de Bodega

14
mercadera.
15
16
Realiza una Nota de Crdito F-BC01-05 detallando el
Encargado de Bodega
Transportista

17
Entrega Nota de Crdito Original F-BC01-05 al Encargo
Transportista
de Bodega.
18
Guarda Copia de la Nota de Crdito F-BC01-05
19
Transportista
correspondiente.
20
Ingresa al sistema el producto, utilizando la Orden de
Asistente de Bodega
Compra F-BA01-01
21
Asistente de Bodega
22
Actualiza en el sistema, el archivo inventario de Cartn.
Asistente de Bodega
140
Cdigo Procedimiento
P-BC01
Versin
1
Pgina
141/151
Secuencia
Actividad
Responsable
23
Asistente de Bodega
Costo F-BC01-02 para ratificar el ingreso de la

Mercadera.
24
Adjunta: Orden de Compra F-BC01-01 Recibo de
Asistente de Bodega
Compras por Proveedor con Precio Costo F-BC01-02

Factura F-BC01-03 Boleta Trmite de Cobro F-BC01-04
y Nota de Crdito F-BC01-05
25

Proveedura.
141
Asistente de Bodega
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BC01
Pgina
142/151
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BC01
Versin:
Pasos
Descripcin
1
Encargado de
Bodega
Revisin:
Asistente de
Bodega
Inicio
Le indica al transportista en donde se debe

estacionar
Solicita la Orden de Compra
El nmero de marchamo ubicado en la parte

posterior del contenedor, coincide con el detallado
en la Orden de Compra?
Entrega Factura y Boleta Trmite de Cobro
La Factura del proveedor coincide con las

especificaciones de la Orden de Compra?
No
Fin
Si
No
Fin
Si

contenedor
Revisa que la mercadera este en perfectas

condiciones
El producto se encuentra en buen estado?
No
Fin
Si
10
Chequea y cuenta el producto fsicamente
11
Hay faltantes o sobrantes de mercadera,

conforme a lo solicitado en el pedido de compra?
No
1
Si
1
142
Auxiliar de
Operaciones
Transportista
Operador del
Montacargas
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BC01
Pgina
143/151
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BC01
Versin:
Pasos
Descripcin
1
Encargado de
Bodega
Revisin:
Asistente de
Bodega
Auxiliar de
Operaciones
Transportista
Operador del
Montacargas
12
Comunica al Auxiliar de Operaciones la situacin
13
Se acepta la mercadera para que el transportista

realice el trmite correspondiente?
No
Fin
Si
14

mercadera
15
Acepta la Mercadera
16
Realiza una Nota de Crdito F-BC01-05 detallando el

faltante o sobrante de mercadera
17
Entrega Nota de Crdito Original al Encargo de

Bodega
18
Guarda Copia de la Nota de Crdito
19

correspondiente
20
Ingresa al sistema el producto, utilizando la Orden

de Compra
21
22

Cartn
143
Cdigo Procedimiento
P-BC01
Versin
1
Pgina
144/151
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BC01
Versin:
Pasos
Descripcin
1
Encargado de
Bodega
Revisin:
Asistente de
Bodega
Auxiliar de
Operaciones
Transportista
Operador del
Montacargas
23

Precio Costo para ratificar el ingreso de la
Mercadera
24
Adjunta documentos
25

de Proveedura
Fin
Elaborado por:
Aprobado por:
Fecha de aprobacin:
Bryan Rojas
20/10/2011
144
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BC01
Pgina
145/151

Procedimiento
Indicador
Objetivo
Unidad
Modo de
Responsable
Periodicidad
Clculo
Cantidad de
producto
cartn entrante
Cantidad
entrante a
Sumatoria de
Encargado de
cartn que ingresa
Bodega
Diaria
diariamente
Bodega
Control de
Mercadera
entrante a
Bodega por
Tiempo
utilizado para
ingresar el
producto
Sumatoria de
Medir el tiempo
utilizado para
Cartn / Segundos
cartn ingresado
entre el total de
ingresar el cartn
Encargado de
Bodega
Diaria
segundos utilizados
medio del
para almacenar el
Proveedor
cartn
Porcentaje de
Total de cartn
producto
rechazado
producto rechazado
rechazado
Porcentaje
entre
el total de cartn
Encargado de
Bodega
ingresado

de Cartn.
Dichas variables de estudio podrn ser utilizadas para medir el tiempo empleado a la hora
de ingresar el cartn y tambin poder calcular el producto que no se ingresa a bodega por
defectos o por errores del proveedor a la hora de generar las facturas.
145
Diaria
Cdigo Procedimiento
P-BC01
Versin
1
Pgina
146/151

Polticas
Cualquier encargo de mercadera en donde el producto este daado o roto, no ser
aceptado por el Encargado de Bodega.
Si el nmero de la etiqueta del marchamo no coincide con el solicitado en la Orden de
Compra el cartn no ser aceptado.
Normas
El producto nicamente ser descargado por medio del Montacargas.
146
Cdigo Procedimiento
Versin
Pgina
147/151
P-BC01
13. Apndices
Apndice # 13: Orden de Compra de Cartn entrante a Bodega F-BC01-01
Cdigo
Pgina
F-BC01-01
1/1
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
Fecha de Revisin
01/12/2011
01/06/2012
Orden de Compra
Cdigo Procedimiento: P-BC01

Orden de Compra #:
Proveedor:
Fecha del pedido:
Fecha de pago:
Factura #:
Marchamo #:
Cdigo
Producto
Unidad de Medida
Cantidad
Precio
Total
Subtotal:
Impuesto de venta:
Descuento:
Total
Observaciones:
________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
Nombre del Proveedor:
Firma:
147
Cdigo Procedimiento
P-BC01
Versin
1
14. Anexos
Anexo # 13: Recibo de Compras por Proveedor con Precio Costo F-BC01-02
148
Pgina
148/151
Cdigo Procedimiento
P-BC01
Anexo # 14: Factura F-BC01-03
149
Versin
1
Pgina
149/151
Cdigo Procedimiento
P-BC01
Anexo # 15: Boleta Trmite de Cobro F-BC01-04
150
Versin
1
Pgina
150/151
Cdigo Procedimiento
P-BC01
Anexo # 16: Nota de Crdito F-BC01-05
151
Versin
1
Pgina
151/151
Cdigo
Pgina
P-BC02
152/164
Versin
1
Fecha de Emisin
01/12/2011
Revisin
1
Fecha de Revisin
01/06/2012
Procedimiento
Ingreso de Cartn a Bodega por medio del Cliente
Tabla de Contenido
10.
1.
INTRODUCCIN ...................................................................................................................... 153
2.
OBJETIVOS .............................................................................................................................. 153
3.
ALCANCE ................................................................................................................................. 153
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
APNDICES .............................................................................................................................. 163
14.
ANEXOS ................................................................................................................................... 164
Bryan Rojas
Oscar Crdoba
Carlos Gamboa
20 de Octubre
Estudiante ITCR:
Profesor ITCR:
2011
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha aprobacin:
152
Cdigo Procedimiento
P-BC02
Versin
1
Pgina
153/164
1. Introduccin
El presente procedimiento a documentar se caracteriza por realizar el ingreso de Cartn a
Bodega por medio del Cliente, por lo cual el comprador de la fruta es el que coloca el
cartn en la Bodega de la Empresa.
Este proceso se caracteriza por no contar con intermediarios ya que la tarea se realiza de
forma directa entre la compaa Ganaflor y la Empresa interesada en comprar la Pia MD2.
A grandes rasgos, este procedimiento se basa fundamentalmente en ingresar y almacenar el
cartn que el cliente haya escogido para transportar la fruta, por ende se deber de
implementar un documento que avale tal proceso.
2. Objetivos
Objetivo General
Controlar el ingreso de Mercadera hacia la Bodega de Suministros, por medio del
Cliente.
3. Alcance
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Transportista
153
Cdigo Procedimiento
P-BC02
Versin
1
Pgina
154/164

Encargado de Bodega
Responsable de controlar el ingreso del cartn a Bodega, y verificar que la mercadera que
se haya pedido llegue fsicamente. Dicho procedimiento debe ejecutarse utilizando el
documento diseado para tal tarea.
Asistente de Bodega
Encargado de generar y archivar la documentacin respectiva.
Cartn.
Transportista
documentacin.
Camin
Montacargas
Contenedor
Embalaje metlico grande y recuperable, de tipos y dimensiones normalizados
internacionalmente y con dispositivos para facilitar su manejo.
154
Cdigo Procedimiento
P-BC02
Versin
1
Pgina
155/164
Documentos Internos
N/A
Documentos Externos
Boleta de Traslado Interno de Materiales entre Bodegas F-BC02-01
Documento utilizado para realizar el traslado e ingreso de cartn de una bodega a otra. Este
documento tambin es utilizado como Factura ya que, dicho documento detalla las
especificaciones del tipo de cartn que ser ingresado con las respectivas firmas de los
involucrados en el proceso.
155
Cdigo Procedimiento
P-BC02
Versin
1
Pgina
156/164
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Transportista
Boleta de Traslado Interno
de Materiales entre Bodegas
F-BC02-01
Camin
Contenedor
Montacargas
Tarimas
Lapicero
Computadora
Sistema (software)
Transformacin
Recibe Notificacin
Recibe Documentos
Coordina
Chequea
Informa
Anota detalles
Traslada y acomoda
productos
Adjunta documentos
Archiva
Entradas
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Transportista
Boleta de Traslado Interno
de Materiales entre Bodegas
F-BC02-01
Camin
Contenedor
Montacargas
Tarimas
Lapicero
Computadora
Sistema (sofware)
Comunica via Radio que le
producto esta disponible
Salidas
156
Cdigo Procedimiento
P-BC02
Versin
1
Pgina
157/164
Secuencia
Actividad
Responsable

1
Encargado de Bodega

Cartn.
2
3
Le indica al transportista en donde se debe estacionar.

Entrega la Boleta de Traslado Interno de Materiales
Encargado de Bodega
Transportista
entre Bodegas F-BC02-01 al Encargado de Bodega.

4
Autoriza el ingreso de la mercadera.
Encargado de Bodega
Encargado de Bodega
contenedor.
6
Revisa que el cartn este en perfectas condiciones.
Encargado de Bodega
Chequea y cuenta el producto fsicamente utilizando la
Encargado de Bodega
Boleta de traslado Interno de Materiales entre Bodegas

F-BC02-01
8
Le comunica al operador del montacargas que debe de
Encargado de Bodega
ingresar el producto a la bodega.

9
Descarga el producto y lo almacena en su anaquel Operador del Montacargas

correspondiente.
10
Ingresa al sistema el producto, utilizando la Boleta de

traslado Interno de Materiales entre Bodegas F-BC0201
11
Asistente de Bodega
12
Actualiza en el sistema, el archivo inventario de cartn.
Asistente de Bodega
157
Cdigo Procedimiento
P-BC02
Versin
1
Pgina
158/164
Secuencia
Actividad
Responsable
13
Adjunta: Boleta de Traslado Interno de Materiales
Asistente de Bodega
entre Bodegas F-BC02-01

14
15
Archiva documento adjunto.
Asistente de Bodega
Comunica va radio al Departamento de Planta que el

cartn ya est disponible en Bodega para ser utilizado.
158
Encargado de Bodega
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BC02
Pgina
159/164
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BC02
Versin:
Pasos
Descripcin
1
Encargado de
Bodega
Revisin:
Asistente de
Bodega
Inicio
Coordina estacionamiento del vehculo
3
4
5
Entrega Boleta de Traslado Interno de Materiales Entre

Bodegas
Autoriza el ingreso de la mercadera

contenedor
Revisa que el cartn este en perfectas condiciones
Chequea y cuenta el producto fsicamente utilizando la

Boleta de traslado Interno de Materiales entre Bodegas
Le comunica al operador del montacargas que debe de

ingresar el producto a la bodega

correspondiente
10
Ingresa al sistema el producto, utilizando la Boleta de

traslado Interno de Materiales entre Bodegas
11
159
Transportista
1
Operador del
Montacargas
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BC02
Pgina
160/164
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BC02
Versin:
Pasos
Descripcin
1
Encargado de
Bodega
Revisin:
Asistente de
Bodega
Transportista
Operador del
Montacargas
12
Actualiza en el sistema, el archivo inventario de cartn
13
Adjunta documento
14
Archiva documento adjunto
15
Comunica va radio al Departamento de Planta que el

cartn ya est disponible en Bodega para ser utilizado
Fin
Elaborado por:
Aprobado por:
Fecha de Aprobacin:
Bryan Rojas
Gerente Operaciones
20/10/2011
160
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BC02
Pgina
161/164

Procedimiento
Indicador
Objetivo
Unidad
Modo de
Responsable
Periodicidad
Clculo
Cantidad de
producto
cartn entrante
Cantidad
entrante a
Sumatoria de
Encargado de
cartn que ingresa
Bodega
Diaria
diariamente
Bodega
Control de
Mercadera
entrante a
Bodega por
Tiempo
utilizado para
ingresar el
producto
Sumatoria de
Medir el tiempo
utilizado para
Cartn / Segundos
cartn ingresado
entre el total de
ingresar el cartn
Encargado de
Bodega
segundos utilizados
medio del
para almacenar el
Cliente
cartn

de Cartn.
Dichas variables de estudio podrn ser utilizadas para medir el tiempo empleado a la hora
de ingresar el cartn y tambin para tener un estimado de la cantidad de producto que est
en bodega, referente al cartn que el cliente desea utilizar, en caso de que el cliente pida un
inventario de las existencias que se tienen en el Bodega de Cartn de la Empresa Ganaflor
S.A.
161
Diaria
Cdigo Procedimiento
Versin
Pgina
162//164
P-BC02

Polticas
N/A
Normas
El producto nicamente ser descargado utilizado un Montacargas.
162
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BC02
Pgina
163/164
13. Apndices
Apndice # 14: Boleta de Traslado Interno de Materiales entre Bodegas F-BC02-01
Cdigo
Pgina
F-BC02-01
1/1
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
Fecha de Revisin
01/12/2011
01/06/2012
Boleta de Control
Fecha:
Boleta #:
De Bodega:
# Stock
Descripcin del Material
Transportista:
# Cdula:
Firma:
A Bodega:
MU
Cantidad
# Stock
Entrega por:
# Cdula:
Firma:
163
Descripcin del Material
Recibo por:
# Cdula:
Firma:
MU
Cantidad
Cdigo Procedimiento
P-BC02
14. Anexos
N/A
164
Versin
1
Pgina
164/164
Cdigo
Pgina
P-BC03
165/176
Versin
1
Fecha de Emisin
01/12/2011
Revisin
1
Fecha de Revisin
01/06/2012
Procedimiento
Salida de Cartn de Bodega
Tabla de Contenido
11.
1.
INTRODUCCIN ...................................................................................................................... 166
2.
OBJETIVOS .............................................................................................................................. 166
3.
ALCANCE ................................................................................................................................. 166
4.
5.
6.
7.
ENTRADAS, TRANSFORMACIONES Y SALIDAS DEL PROCESO ................................................ 169
8.
9.
10.
11.
12.
13.
APNDICES .............................................................................................................................. 175
14.
ANEXOS ................................................................................................................................... 176
Bryan Rojas
Oscar Crdoba
Carlos Gamboa
20 de Octubre
Estudiante ITCR:
Profesor ITCR:
2011
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
165
Fecha aprobacin:
Cdigo Procedimiento
P-BC03
Versin
1
Pgina
166/176
1. Introduccin
Este procedimiento es uno de los ms importantes que se realizan en la Empresa, ya que el
Departamento de Planta debe contar siempre con el material a disposicin para alistar la
fruta, por lo cual se debe de tener un control exacto de las existencias que hay en la Bodega
de Cartn, con la finalidad de que haya una armona total entre todos los departamentos que
se involucran con dicho material.
En sntesis este procedimiento busca disminuir considerablemente las diferencias de
productos que se generan a la hora de aplicar el inventario en la Bodega de Cartn y
tambin en documentar un proceso que es vital para la Empresa Ganaflor S.A.
2. Objetivos
Objetivo General
Controlar el despacho de productos de la Bodega de Cartn.
Disminuir considerablemente las diferencias generadas en el sistema, a la hora de
realizar el inventario de cartn.
3. Alcance
Suministros y el Departamento de Planta, en tal procedimiento interviene:
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Encargado de Planta
166
Cdigo Procedimiento
P-BC03
Versin
1
Pgina
167/176

Encargado de Bodega
Responsable de supervisar y autorizar la salida de suministros de bodega.
Asistente de Bodega
Es el encargado de despachar el producto de bodega. Tambin debe realizar la salida de
mercadera en el sistema de inventario, con el fin de que coincida el inventario fsico con el
del sistema de cmputo.
Encargado de Planta
Colaborador de la Empresa que solicita el producto en la Bodega de Suministros.
Es el responsable de realizar el traslado de mercadera entarimada de un punto a otro dentro
de la compaa.
Montacargas
167
Cdigo Procedimiento
P-BC03
Versin
1
Pgina
168/176
Documentos Internos
Boleta de Pedido de Materiales F-BC03-01
Documento utilizado para solicitar producto de la Bodega de Cartn, tal documento es
generado por el Encargado de Planta y avalado por la Gerencia de Produccin de la
Empresa.
Boleta de Requisicin de Cartn F-BC03-02
Documento utilizado para avalar la salida de mercadera de la Bodega de Cartn. Tal
documento es generado por el Asistente de la Bodega de Suministros, l cual es el
encargado de manejar el sistema de cmputo de las tres bodegas de la compaa.
Documentos Externos
N/A
168
Cdigo Procedimiento
P-BC03
Versin
1
Pgina
169/176
Notificacin va radio
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Encargado de Planta
Boleta de Pedido de
Materiales F-BC03-01
Cartn F-BC03-02
Montacargas
Tarimas
Lapicero
Computadora
Sistema (software)
Transformacin
Recibe Notificacin
Recibe Documentos
Informa
Anota detalles
Ubica
Entrega
Traslada
Adjunta documentos
Archiva
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Encargado de Planta
Boleta de Pedido de
Materiales F-BC03-01
Cartn F-BC03-02
Entrega producto
Montacargas
Tarimas
Lapicero
Computadora
Sistema (sofware)
Salidas
Entradas
169
Cdigo Procedimiento
P-BC03
Versin
1
Pgina
170/176
Secuencia
Actividad
Responsable

1
Encargado de Bodega
productos en existencia.
2
Se pregunta: Hay existencias de cartn en bodega?
Encargado de Bodega

No: Fin del procedimiento.
3
Entrega la Boleta de Pedido de Materiales F-BC03-01
Encargado de Planta
al asistente de bodega para que tramite el despacho

del la mercadera.
4
Encargado de Bodega
cartn.
5
Genera la Boleta de Requisicin de cartn F-BS03-02
Entrega la Boleta de Requisicin de Suministros F-BS03-
Asistente de Bodega
02 al encargado de bodega.
7
Firma la Boleta de Requisiciones de Suministros F-
Encargado de Bodega
BS03-02 y se la entrega al encargado de planta.

8
Firma la Boleta de Requisicin de Suministros F-BS03-
02 y se la entrega al asistente de bodega.

9
Adjunta: Boleta Pedido de Suministros F-BS03-01 y
Asistente de Bodega

10
Asistente de Bodega
170
Cdigo Procedimiento
P-BC03
Versin
1
Pgina
171/176
Secuencia
Actividad
Responsable
11
Le indica al operador del montacargas que debe
Encargado de Bodega
realizar un traslado de mercadera.

12
Traslada el producto desde la Bodega de Cartn hasta
la Planta Empacadora de la compaa.

13
Entrega el producto en la planta empacadora de

cartn.
171
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BC03
Pgina
172/176
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BC03
Versin:
Pasos
Descripcin
Revisin:
Encargado de
Bodega
Asistente de
Bodega
Encargado de
Planta
Operador del
Montacargas
Inicio

productos en existencia
Hay existencias de cartn en bodega?
No
S
Entrega la Boleta de Pedido de Materiales al

asistente de bodega

cartn
Genera la Boleta de Requisicin de cartn
Entrega la Boleta de Requisicin de Cartn al

encargado de bodega
Firma la Boleta de Requisiciones de Cartn y se la

entrega al encargado de planta
Firma la Boleta de Requisicin de Cartn y se la

entrega al asistente de bodega
Adjunta documentos
10
11
Le indica al operador del montacargas que debe

realizar un traslado de mercadera
12
Traslada el producto desde la Bodega de Cartn hasta

la Planta Empacadora de la compaa
13
Fin
Entrega el producto en la planta empacadora
Fin
Elaborado por:
Aprobado por:
Fecha de Aprobacin
Bryan Rojas
20/10/2011
172
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BC03
Pgina
173/176

Procedimiento
Indicador
Objetivo
Unidad
Modo de
Responsable
Periodicidad
Clculo
Cantidad de
producto
cartn despachado
Cantidad
Sumatoria del
Encargado de
cartn que es
Bodega
despachado de
despachado
Bodega
diariamente
Diaria
Salida de Cartn
de Bodega
Tiempo
utilizado para
despachar el
producto
Medir el tiempo
Sumatoria de
utilizado para
Suministros /
cartn despachado
despachar el
Segundos
entre el total de
Encargado de
Bodega
segundos utilizados
producto
para despachar el
producto

aumentar la eficiencia del personal de Bodega, cuando este se prepara para despachar el
cartn que es requerido en la Planta Empacadora de la compaa.
Implementando las variables propuestas, el Gerente de Operaciones en conjunto con el
Gerente de Produccin podrn tomar mejores decisiones en pro del mejoramiento continuo
del las Unidades involucradas en el despacho del cartn.
173
Diaria
Cdigo Procedimiento
P-BC03
Versin
Pgina
174/176

Polticas
La prioridad del operador del montacargas debe ser el traslado de mercadera de la
Bodega de Cartn hacia la Planta Empacadora.
Normas
El nico colaborador que puede realizar el pedido de cartn en la Bodega de
Suministros es el Encargado de Planta, y si por alguna razn l no se encuentra el
Asistente de Planta deber de traer una Boleta firmada por el Gerente de Produccin.
174
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BC03
Pgina
175/176
13. Apndices
Apndice # 15: Boleta de Requisicin de Cartn: F-BC03-02
Cdigo
Pgina
F-BC03-01
1/1
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
01/12/2011
Fecha de Revisin
01/06/2012
Fecha:
Boleta #:
Cdigo:
Id lote:
Despacho de Suministros
Cantidad
Motivo
Costo
Total
Observaciones:____________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Autoriza:
Entrega:
Recibe:
175
Cdigo Procedimiento
P-BC03
14. Anexos
Anexo # 17: Boleta de Pedido de Materiales F-BC03-01
176
Versin
Pgina
176/176
Cdigo
Pgina
P-BC04
177/190
Revisin
Versin
1
Fecha de Emisin
1
Fecha de Revisin
01/12/2011
01/06/2012
Procedimiento
Toma Fsica del Inventario de Cartn
Tabla de Contenido
12.
1.
INTRODUCCIN ...................................................................................................................... 178
2.
OBJETIVOS .............................................................................................................................. 178
3.
ALCANCE ................................................................................................................................. 178
4.
5.
6.
7.
ENTRADAS, TRANSFORMACIN Y SALIDA DEL PROCESO ....................................................... 180
8.
9.
10.
11.
12.
13.
APNDICES .............................................................................................................................. 188
14.
ANEXOS ................................................................................................................................... 190
Bryan Rojas
Oscar Crdoba
Carlos Gamboa
20 de Octubre
Estudiante ITCR:
Profesor ITCR:
2011
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha aprobacin:
177
Cdigo Procedimiento
P-BC04
Versin
1
Pgina
178/190
1. Introduccin
existencias de productos que hay en la Bodega de Cartn, con el fin de coordinar de forma
eficiente los pedidos de mercadera que se deben realizar peridicamente por el
Departamento de Planta en conjunto con las Gerencias de Produccin y Operaciones.
Tambin permite controlar si existe algn tipo de inconsistencia entre las existencias reales
y los registros del inventario generados por el sistema.
2. Objetivos
Objetivo General
Mantener un conteo exacto de las existencias fsicas de cartn que hay en bodega.
Mantener un nivel ptimo del inventario.
3. Alcance
Este procedimiento es aplicable para la Bodega de Cartn en conjunto con la Bodega de
Suministros e intervienen:
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
178
Cdigo Procedimiento
P-BC04
Versin
1
Pgina
179/190

Encargado de Bodega
Encargado de controlar y supervisar el proceso de toma fsica del inventario. Tambin
debe completar la Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario y es el responsable de
realizar el conteo fsico de las existencias que hay en la Bodega de Cartn.
Asistente de Bodega
Encargado de imprimir la Lista de Inventario Interno y archivar los documentos que se
adjuntaron en dicho proceso.
Producto daado
Producto que se encuentra sucio o roto.
Documentos Internos
Lista que contiene todos los productos existentes en bodega, con sus respectivas
Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario F-BS04-02
Documento utilizado por el supervisor para revalidar el proceso de la toma Fsica del
Inventario.
Documentos Externos
N/A
179
Cdigo Procedimiento
P-BC04
Versin
1
Pgina
180/190
7. Entradas, Transformacin y Salida del Proceso
Transformacin
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Lista de Inventario
Interno F-BC04-01
Toma Fsica del Inventario
F-BC04-02
Lapicero
Computadora
Sistema (software)
Recibe listado
Ubica
Busca
Cuenta producto
Autoriza
Verifica
Anota
Ajusta
Completa Boleta
Adjunta Documentos
Archiva
Entradas
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Lista de Inventario
Interno F-BC04-01
Toma Fsica del
Inventario F-BC04-02
actualizado
Lapicero
Computadora
Sistema (Software)
Salidas
180
Cdigo Procedimiento
P-BC04
Versin
Pgina
181/190
Secuencia
Actividad
Responsable

1
Encargado de Bodega

Operaciones.
2
Se pregunta: El supervisor va a realizar la toma
Encargado de Bodega
fsica del inventario?

3
Imprime la Lista de Inventario Interno F-BC04-01
Asistente de Bodega
Encargado de Bodega
Busca los productos en orden consecutivo, segn la
Encargado de Bodega
Lista de Inventario Interno F-BC04-01

6
Contabiliza el producto fsico que hay en Bodega.
Encargado de Bodega
Anota en la Lista de Inventario Interno F-BC04-01 la
Encargado de Bodega
cantidad de cartn que se encuentran en la bodega.

8
Inventario F-BC04-01 para realizar el conteo fsico

de los productos.
9
Asistente de Bodega
Inventario F-BC04-02 y se la entrega al supervisor de

bodega.
10
181
Cdigo Procedimiento
P-BC04
Secuencia
11
Actividad
Versin
Pgina
182/190
Responsable

12
Anota la cantidad de mercadera daada utilizando
la Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario FBC04-02

13
Separa la Mercadera daada y la ubica en el
Encargado de Bodega
anaquel de suministros daados.

14
concuerdan con la cantidad de cartn real detallado

en la Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario
F-BC04-02?
15
16
Solicita la impresin de registros, tanto
de las
rdenes de compras ingresadas a bodega como de

las requisiciones de cartn.
17
Imprime los registros tanto de las rdenes de
Asistente de Bodega
compras ingresadas a bodega como de las

requisiciones de cartn y se las entrega al supervisor
de bodega.
18
Recibe
los
registros
corrobora
diferencias

19
20
182
Cdigo Procedimiento
P-BC04
Versin
Pgina
183/190
Secuencia
Actividad
Responsable
21
para
que
las
cantidades
de
los
productos
concuerden?
22
Realiza los ajustes necesarios para que las
Asistente de Bodega
cantidades de productos fsicos coincidan con las

que hay en el sistema.
23
Adjunta: Lista de Inventario Interno F-BC04-01
Asistente de Bodega
Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario FBC04-02 y el Registro de Ordenes de Compras y
Requisiciones de Cartn.
24
Asistente de Bodega
183
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BC04
Pgina
184/190
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BC04
Versin:
Pasos
Descripcin
Revisin:
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Inicio
Recibe notificacin de que se debe realizar la toma Fsica del

inventario por parte del Gerente de Operaciones
Si
1
No
Busca los productos en orden consecutivo, segn la Lista de

Inventario Interno
Contabiliza los suministros fsicos que hay en Bodega
Anota en la Lista de Inventario Interno la cantidad de cartn que se

encuentran en la bodega
Solicita la Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario para

realizar el conteo fsico de los productos

10
11
Hay producto daado?
No
2
Si
184
Cdigo Procedimiento
P-BC04
Versin
Pgina
185/190
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-BC04
Versin:
Pasos
Descripcin
Revisin:
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
12
Anota la cantidad de mercadera daada utilizando la Boleta de

Control de Toma Fsica del Inventario
13
Separa la Mercadera daada y la ubica en el anaquel de

suministros daados
14

cartn real detallado en la Boleta de Control de Toma Fsica del
Inventario ?
15
16
17
18

ingresadas a bodega como de las requisiciones de cartn
Imprime los registros tanto de las ordenes de compras ingresadas a

bodega como de las requisiciones de cartn
documentos
20
21
Se realiza la conciliacin del inventario para que las cantidades de

los productos concuerden?
23
24
3
No
19
22
2
Si
Fin

fsicos coincidan con las que hay en el sistema
Adjunta documentos
Archiva documentos
Fin
Elaborado por:
Aprobado por:
Fecha de aprobacin:
Bryan Rojas
20/10/2011
185
Cdigo Procedimiento
Versin
P-BC04
Pgina
186/190

Procedimiento
Indicador
Objetivo
Unidad
Modo de
Responsable
Periodicidad
Clculo
Producto
daado
Cantidad
Sumatoria de
Encargado de
cartn que se
Bodega
daado que se
encuentran en mal
encuentra en la
estado
Semanal
Bodega de Cartn
Toma Fsica del

Inventario de
Cartn
Faltantes o
sobrantes de
mercadera
Registro de ordenes
Cantidad
de compra y
requisiciones de
faltante o sobrante
Encargado de
Bodega
cartn la toma
fsica del inventario

el control del producto que se encuentra en Bodega, tambin por medio de la
manejo eficiente del inventario.
Con la implementacin de las variables propuestas el Encargado de Bodega y la Junta
Directiva podrn tomar las decisiones ms acertadas con base en informacin documentada
y actualiza sobre los procesos que se realizan en la Bodega de Cartn de la compaa.
186
Semanal
Cdigo Procedimiento
P-BC04
Versin
Pgina
187/190

Polticas
El producto deber ser acomodado por tipos de cartn para que haya un mejor acceso a
la hora de ingresar o despachar el producto.
Todo producto que este en mal estado debe ser colocado en el anaquel de mercadera
daada.
Normas
N/A
187
Cdigo Procedimiento
P-BC04
Versin
Pgina
188/190
13. Apndices
Apndice # 16: Lista de Inventario Interno F-BC04-01

Cdigo
Pgina
F-BC04-01
1/1
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
01/12/2011
Fecha de Revisin
01/06/2012
Boleta de Control
Fecha:
Boleta #:
Hora:
Inventario de Suministros
Id del Articulo
Descripcin
Fsico
Observaciones:____________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Realizado por: Encargado de Bodega

Firma:
188
Cdigo Procedimiento
P-BC04
Versin
Pgina
189/190
Apndice # 17: Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario F-BC04-02

Cdigo
Pgina
F-BC04-02
Versin
1/1
Revisin
Fecha de Emisin
01/12/2011
Fecha de Revisin
01/06/2012
Boleta de Control
Fecha:
Boleta #:
Hora:
Id del Articulo
Producto
Cantidad
Sistema
Estado del Producto

Fsico
Daado
Faltante
Sobrante
Observaciones:____________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Firma:
Firma:
189
Cdigo Procedimiento
P-BC04
14. Anexos
N/A
190
Versin
Pgina
190/190
Cdigo
Pgina
P-T01
191/209
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
Fecha de Revisin
01/12/2011
01/06/2012
Procedimiento
Ingreso de Combustible a Taller
Tabla de Contenido
13.
1.
INTRODUCCIN ...................................................................................................................... 192
2.
OBJETIVOS .............................................................................................................................. 192
3.
ALCANCE ................................................................................................................................. 193
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
VARIABLE DE CONTROL .......................................................................................................... 202
11.
JUSTIFICACIN DE LA VARIABLE ............................................................................................. 202
12.
13.
APNDICES .............................................................................................................................. 204
14.
ANEXOS ................................................................................................................................... 205
Bryan Rojas
Oscar Crdoba
Carlos Gamboa
20 de Octubre
Estudiante ITCR:
Profesor ITCR:
2011
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha aprobacin:
191
Cdigo Procedimiento
P-T01
Versin
1
Pgina
192/209
1. Introduccin
El siguiente procedimiento a documentar se basa en realizar el ingreso de Combustible al
rea de Taller de la compaa Ganaflor S.A.
La Empresa ingresa el combustible por medio de dos formas:
La primera es utilizando el servicio que brida la Refinadora Costarricense de Petrleo
(RECOPE) este proceso se contrata principalmente
para el ingreso de Diesel a la
compaa.
La segunda forma de ingresar el combustible a la Empresa, es por medio de la compra del
producto en los Servicentros autorizados por la compaa.
Este proceso se divide en dos etapas:
La primera forma es por medio del mensajero de la Empresa, l debe transportar el
combustible desde el Servicentro hasta las instalaciones de la compaa, y la segunda es
cuando el Servicentro enva el combustible por medio del camin cisterna.
2. Objetivos
Objetivo General
Controlar el ingreso de Combustible a Taller
Verificar que el combustible llegue en buen estado y en los volmenes solicitados.
Verificar que la documentacin utilizada en el proceso este correcta.
Realizar labores de almacenaje del combustible.
192
Cdigo Procedimiento
P-T01
Versin
1
Pgina
193/209
3. Alcance
Este proceso es aplicable para el rea de Taller en conjunto con la Bodega de Suministros
y en dicho procedimiento intervienen:
Encargado de Bodega
Pistero
Asistente de Bodega
Transportista
Encargado de Bodega
Responsable de controlar el ingreso de combustible a Taller y verificar que el volumen de
combustible que se haya pedido llegue fsicamente a la Empresa.
Pistero
Responsable de asistir y colaborar en el ingreso del combustible a Taller.
Asistente de Bodega
Responsable de realizar el ingreso del combustible al sistema de cmputo. Adems de
generar y enviar la documentacin respectiva al Departamento de Proveedura.
Transportista
documentacin.
Pick-up
Camin cisterna
Camin utilizado para el transporte de fluidos.
193
Cdigo Procedimiento
Versin
P-T01
Pgina
194/209
Documentos Internos
Orden de Compra de Combustible F-T01-01
Documento elaborado por la Empresa Ganaflor para solicitar combustible. Tal documento
debe ser entregado al Encargado de la Bodega de Suministros.
Recibo de Compras por Proveedor con Precio Costo F-T01-02
Documento generado en la Bodega de Suministros para revalidar el ingreso del
combustible.
Documentos Externos
Factura F-T01-03
Documento generado por el Proveedor del combustible, dicho documento es entregado al
Encargado de Bodega, en tal documento se detalla las especificaciones de la compra del
combustible que se realizo.
Boleta Trmite de Cobro F-T01-04
Tabla de Medida del Diesel F-T01-05
Lista de conversin utilizada para verificar, que lo solicitado en la orden de compra fue lo
que se ingreso a la compaa, por parte del proveedor del diesel.
Tabla de Medida de la Gasolina F-T01-06
Lista de conversin utilizada para verificar, que lo solicitado en la orden de compra fue lo
que se ingreso a la compaa, por parte del proveedor de gasolina.
194
Cdigo Procedimiento
P-T01
Versin
1
Pgina
195/209
Notificacin va Radio
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Pistero
Transportista
Transporte con combustible
Orden de Compra de
Combustible F-T01-01
F-T01-02
Factura F-T01-03
Boleta Trmite de Pago FT01-04
Tabla de Medida del Diesel
F-T01-05
Tabla de Medida de la
Gasolina F-T01-06
Pick-up
Camin cisterna
Lapicero
Computadora
Sistema (software)
Transformacin
Recibe Notificacin
Recibe Documentos
Coordina
Chequea
Informa
Anota detalles
Traslada y vierte el
combustible
Adjunta documentos
Envia documentos
Entradas
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Pistero
Transportista
Orden de Compra de
F-T01-02
Factura F-T01-03
Boleta Trmite de Pago FT01-04
Tabla de Medida del Diesel
F-T01-05
Tabla de Medida de la
Gasolina F-T01-06
Pick-up
Camin cisterna
Lapicero
Computadora
Sistema (sofware)
Salidas
195
Cdigo Procedimiento
P-T01
Versin
1
Pgina
196/209
Secuencia
Actividad
Responsable

1
Recibe notificacin va radio en la cual se le indica,
Encargado de Bodega
que el combustible esta por ingresar al rea de

Taller.
2
Pistero
Entrega Orden de Compra F-T01-01 Factura F-T01-
Transportista
03 y Boleta de Trmite de Cobro F-T01-04 al

4
Se pregunta: La Factura F-T01-03 del proveedor
Encargado de Bodega

Compra F-T01-01?
5
Se pregunta: El combustible a descargar es Diesel?
Encargado de Bodega

6
Revisa que el contenedor este sellado.
Conecta la vlvula del tanque de combustible a la
Pistero
Transportista
vlvula del camin cisterna.

8
Verifica que la descarga del combustible se realice
Pistero
de forma adecuada.
9
Cierra la vlvula del tanque de combustible.
10
Mide el volumen del combustible depositado en el
Transportista
Pistero
tanque de diesel, con una varilla mtrica.

11
Utiliza la Tabla de Medida del Diesel F-T01-05 para

determinar los litros del combustible.
196
Encargado de Bodega
Cdigo Procedimiento
P-T01
Versin
1
Pgina
197/209
Secuencia
Actividad
Responsable
12
Verifica que el volumen del combustible solicitado
Encargado de Bodega
en la Orden de Compra F-T01-01 coincida con el

ingresado, al rea de Taller.
13
Se pregunta: El combustible a descargar es
Encargado de Bodega
Gasolina?
14
Pistero
15
Solicita la ayuda del pistero para bajar el estaon de
Transportista
gasolina.
16
Abre el tapn del estaon de gasolina.
Pistero
17
Mide el volumen del combustible depositado en el
Pistero
estaon de gasolina, con una varilla mtrica.

18
Utiliza la Tabla de medida de la gasolina F-T01-06
Encargado de Bodega
para determinar los litros del combustible.

19
Verifica que el volumen del combustible solicitado
Encargado de Bodega
en la Orden de Compra F-T01-01 coincida con el

ingresado, a la bodega de combustible.
20
Cierra el tapn del estaon y lo guarda en la bodega
Pistero
de combustible.
21
Ingresa al sistema el combustible, utilizando la
Asistente de Bodega
Orden de Compra F-T01-01

22
Asistente de Bodega
23
Asistente de Bodega
Combustibles.
197
Cdigo Procedimiento
P-T01
Versin
1
Pgina
198/209
Secuencia
Actividad
Responsable
24
Asistente de Bodega
Precio Costo F-T01-02 para ratificar el ingreso de la

Mercadera.
25
Adjunta: Orden de Compra F-T01-01 Recibo de
Asistente de Bodega
Compras por Proveedor con Precio Costo F-T01-02

Factura F-T01-03 Boleta Trmite de Cobro F-T01-04
Tabla de medida del diesel F-T01-05 y la Tabla de
medida de la gasolina F-T01-06
26

de Proveedura.
198
Asistente de Bodega
Cdigo Procedimiento
P-T01
Versin
1
Pgina
199/209
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-T01
Versin:
Pasos
Revisin:
Encargado de
Bodega
Descripcin
Pistero
Inicio
Recibe notificacin va radio en la cual se le indica, que el combustible

esta por ingresar al rea de Taller
Entrega Orden de Compra, Factura y Boleta de Trmite de Cobro al

encargado de bodega
La Factura del Proveedor coincide con las especificaciones de la Orden

de Compra?
No
Fin
Si
No
El combustible a descargar es Diesel?
1
Si
Revisa que el contenedor este sellado
Conecta la vlvula del tanque de combustible a la vlvula del camin

cisterna
Verifica que la descarga del combustible se realice de forma adecuada
Cierra la vlvula del camin cisterna
10
Mide el volumen del combustible depositado en el tanque de diesel

con una varilla mtrica
11
Utiliza la Tabla de Medida del Diesel para determinar los litros del
combustible
199
1
Asistente de
Bodega
Transportista
Cdigo Procedimiento
P-T01
Versin
Pgina
200/209
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-T01
Versin:
Pasos
Revisin:
Encargado de
Bodega
Descripcin
Pistero
1
Asistente de
Bodega
12
Verifica que el volumen del combustible solicitado en la Orden de

Compra coincida con el ingresado, al rea de Taller
13
El combustible a descargar es Gasolina?
1
No
Si
14
15
Solicita la ayuda del pistero para bajar el estaon de gasolina
16
Abre el tapn del estaon de gasolina
17
Mide el volumen del combustible depositado en el estaon de gasolina

con una varilla mtrica
18
Utiliza la Tabla de medida de la gasolina para determinar los litros del

combustible
19
Verifica que el volumen del combustible solicitado coincida con el

ingresado, a la bodega de combustible
20
Cierra el tapn del estaon y lo guarda en la bodega de combustible
21
Ingresa al sistema el combustible, utilizando la Orden de Compra
22
23
Actualiza en el sistema, el archivo inventario de Combustibles
200
Transportista
Cdigo Procedimiento
P-T01
Versin
Pgina
201/209
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-T01
Versin:
Pasos
Revisin:
Encargado de
Bodega
Descripcin
Pistero
1
Asistente de
Bodega
Transportista
24
Genera Recibo de Compras por Proveedor con Precio Costo para

ratificar el ingreso de la Mercadera
25
Adjunta documentos
26
Fin
Elaborado por:
Aprobado por:
Fecha de aprobacin:
Bryan Rojas
20/10/2011
201
Cdigo Procedimiento
P-T01
Versin
Pgina
202/209
10. Variable de Control

Procedimiento
Indicador
Objetivo
Unidad
Modo de
Responsable
Periodicidad
Clculo
Ingreso de
Combustible a
Taller
Demanda de
Determinar la flotilla
Combustible
vehicular que ms
Volumen
Verificar por medio
Encargado de
de registros de
Bodega
consume
salida de
combustible en la
combustible cual es
Empresa.
la flotilla que ms
consume
combustible.
11. Justificacin de la Variable

El ingreso de Combustible al rea de Taller es un proceso en el cual se debe trabajar de
forma muy eficiente con los colaboradores involucrados en tal procedimiento ya que la
totalidad de la flotilla vehicular funciona con combustible, por lo cual el liquido debe de
estar siempre disponible en el rea de Taller.
Por medio del indicador propuesto tanto la Gerencia de Operaciones como el Encargado de
Taller podrn conocer cul es la flotilla vehicular que ms demanda combustible en la
compaa y as realizar el presupuesto destinado a compra de combustible tomando en
cuenta el indicador propuesto.
202
Semanal
Cdigo Procedimiento
P-T01
Versin
Pgina
203/209

Polticas
No se permite fumar cerca del tanque de Diesel. El hacerlo puede ser causa de incendio
y/o lesiones graves.
La persona encargada de la instalacin debe preocuparse permanentemente de que los
extintores que se utilizan deben estar certificados, no vencidos y deben tener una
capacidad mnima de apague contra combustible y equipos elctricos conectados.
Normas
Toda persona que forme parte del proceso de ingreso de combustible, tanto al
estanque de Diesel como al estaon de Gasolina debe de utilizar el Equipo de
Proteccin Especial (EPP) necesario.
203
Cdigo Procedimiento
Versin
P-T01
Pgina
204/209
13. Apndices
Apndice # 18: Orden de Compra de Combustible F-T01-01
Cdigo
Pgina
F-T01-01
1/1
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
Fecha de Revisin
01/12/2011
01/06/2012
Orden de Compra
Cdigo Procedimiento: P-T01

Orden de Compra #:
Proveedor:
Fecha del pedido:
Fecha de pago:
Factura #:
Placa #:
Cdigo
Producto
Unidad de Medida
Cantidad
Precio
Total
Subtotal:
Impuesto de venta:
Descuento:
Total
Observaciones:
________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
Transportista:
Firma:
204
Cdigo Procedimiento
P-T01
Versin
Pgina
205/209
14. Anexos
Anexo # 18: Recibo de Compras por Proveedor con Precio Costo F-T01-02
205
Cdigo Procedimiento
P-T01
Anexo # 19: Factura F-T01-03
206
Versin
1
Pgina
206/209
Cdigo Procedimiento
P-T01
Anexo # 20: Boleta Trmite de Cobro F-T01-04
207
Versin
1
Pgina
207/209
Cdigo Procedimiento
P-T01
Anexo # 21: Tabla de Medida del Diesel F-T01-05
208
Versin
1
Pgina
208/209
Cdigo Procedimiento
P-T01
Anexo # 22: Tabla de Medida de la Gasolina F-T01-06
209
Versin
1
Pgina
209/209
Cdigo
P-T02
Versin
1
Fecha de Emisin
01/12/2011
Pgina
210/228
Revisin
1
Fecha de Revisin
01/06/2012
Procedimiento
Salida de Combustible de Taller
Tabla de Contenido
14.
1.
INTRODUCCIN ...................................................................................................................... 211
2.
OBJETIVOS .............................................................................................................................. 211
3.
ALCANCE ................................................................................................................................. 211
4.
5.
6.
7.
ENTRADAS, TRANSFORMACIONES Y SALIDAS DEL PROCESO ................................................. 214
8.
9.
10.
11.
12.
13.
APNDICES .............................................................................................................................. 225
14.
ANEXOS ................................................................................................................................... 228
Bryan Rojas
Oscar Crdoba
Carlos Gamboa
20 de Octubre
Estudiante ITCR:
Profesor ITCR:
2011
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha aprobacin:
210
Cdigo Procedimiento
P-T02
Versin
1
Pgina
211/228
1. Introduccin
Para tener un control interno del combustible que se despacha diariamente del rea de
Taller se debe de contar con un documento que reporte, registre y respalde la salida de
combustible.
El objetivo fundamental de documentar este proceso es disminuir considerablemente las
diferencias tanto de diesel como de gasolina que se puedan generar a la hora de realizar el
inventario fsico del combustible.
Este proceso es realizado conjuntamente por el rea de Taller y la Unidad de la Bodega de
Suministros, la cual es la encargada de registrar y archivar todo tipo de insumo o material
que ingresa a la compaa.
2. Objetivos
Objetivo General
Controlar el despacho de combustible del rea de Taller.
Controlar de forma eficiente el inventario de combustible.
Verificar que el combustible llegue en las cantidades solicitadas.
Almacenar el combustible en el sitio adecuado.
3. Alcance
Este proceso es aplicable para el rea de Taller en conjunto con la Bodega de Suministros
y en dicho procedimiento intervienen:
Pistero
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
211
Cdigo Procedimiento
P-T02
Versin
Pgina
212/228

Colaborador de la Empresa que tiene autorizacin para solicitar Combustible en el rea de
Taller.
Pistero
Encargado de suministrar el combustible a las Unidades vehiculares de la compaa.
Encargado de Bodega
Responsable de verificar que la documentacin proveniente del rea de Taller este
completa y correcta.
Asistente de Bodega
Encargado de realizar la salida de combustible en el sistema de inventario, y generar la
Boleta de Requisicin de Combustible.
Pistola de Combustible
Instrumento utilizado para despachar combustible.
Documentos Internos
Boleta de Control del Diesel F-T01-01
Documento utilizado por el pistero para anotar el volumen del diesel que es requerido por
el trabajador autorizado para abastecer las Unidades vehiculares.
212
Cdigo Procedimiento
P-T02
Versin
Pgina
213/228
Boleta de Control de Gasolina F-T01-02

Documento utilizado por el pistero para anotar el volumen de gasolina que es requerida
por el trabajador autorizado para abastecer las Unidades vehiculares.
Boleta de Requisiciones de Combustible F-T01-03
Documento utilizado para avalar la salida de combustible de la Bodega de Suministros.
213
Cdigo Procedimiento
P-T02
Versin
Pgina
214/228
Transformacin
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Pistero
Boleta de Control de Diesel
F-T01-01
Gasolina F-T01-02
Combustible
Solicita combustible
Bomba de diesel
Pistola de combustible
Estaon de gasolina
Lapicero
Computadora
Sistema (software)
Solicita
Informa
Recibe documentos
Anota detalles
Ubica
Entrega
Traslada
Adjunta documentos
Archiva
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Trabajor Autorizado
Pistero
Boleta de Control de Diesel
F-T01-01
Gasolina F-T01-02
Entrega combustible
Bomba de diesel
Pistola de combustible
Estaon de gasolina
Lapicero
Computadora
Sistema (sofware)
Salidas
Entradas
214
Cdigo Procedimiento
P-T02
Versin
Pgina
215/228
Secuencia
Actividad
Responsable

1
Solicita el despacho de combustible para la Unidad
respectiva.
2
Se pregunta: Hay existencia de combustible en el
Pistero
rea de Taller?
3
Se pregunta: El combustible a despachar es Diesel?
Pistero

4
Le indica al trabajador que coloque la Unidad cerca
Pistero
de la bomba de diesel.
5
Le indica al trabajador que apegue el motor de la
Pistero
Unidad vehicular.
6
Prende la bomba de diesel.
Pistero
Quita la pistola de su soporte.
Pistero
Levanta el interruptor de la bomba de diesel a la
Pistero
posicin ON.
9
Coloca la pantalla en cero de forma manual.
Pistero
10
Aprieta el gatillo de la pistola para despachar el
Pistero
diesel a la Unidad vehicular.

11
Suelta el gatillo de la pistola, una vez que se haya

llenado el tanque de combustible de la Unidad
vehicular.
215
Pistero
Cdigo Procedimiento
P-T02
Versin
1
Pgina
216/228
Secuencia
Actividad
Responsable
12
Baja el interruptor de la bomba de diesel a la
Pistero
posicin OFF.
13
Coloca la pistola en su soporte.
Pistero
14
Apaga la bomba de diesel.
Pistero
15
Anota en la Boleta de Control de Diesel F-T02-01 la
Pistero
cantidad de horas que marca el hormetro y el

volumen de diesel utilizado para llenar el tanque de
combustible de la Unidad vehicular.
16
Entrega la Boleta de Control de Diesel F-T02-01 al
Pistero
trabajador.
17
Firma la Boleta de Control del Diesel F-T02-01 y se la
entrega al pistero.
18
Se pregunta: El combustible a despachar es
Pistero
Gasolina?
19
Le indica al trabajador que coloque la Unidad cerca
Pistero
del estaon de gasolina.

20
Le indica al trabajador que apegue el motor de la
Pistero
Unidad vehicular.
21
Le quita el tapn al estaon de gasolina.
Pistero
22
Vierte la gasolina en la Unidad vehicular.
Pistero
23
Le coloca el tapn al estaon de gasolina y lo guarda
Pistero
en su sitio correspondiente.
24
Anota en la Boleta de Control de Gasolina F-T02-02

la cantidad de horas que marca el hormetro y el
volumen de gasolina utilizado para llenar el tanque
de combustible de la Unidad vehicular.
216
Pistero
Cdigo Procedimiento
P-T02
Versin
Pgina
217/228
Secuencia
Actividad
Responsable
25
Entrega la Boleta de Control de Gasolina F-T02-02 al
Pistero
trabajador.
26
Firma la Boleta de Control de Gasolina F-T02-02 y se
la entrega al pistero.
27
Entrega la Boleta de Control del Diesel F-T02-01 o la
Pistero
Boleta de Control de Gasolina F-T02-02 al encargado

de bodega.
28
Se pregunta: La boleta se completo correctamente?
Encargado de Bodega

No: Fin del procedimiento.
29
Entrega al asistente de bodega la Boleta de Control
Encargado de Bodega
del Diesel F-T02-01 o la Boleta de Control de

Gasolina F-T02-02
30
Ingresa al sistema y actualiza el archivo inventario
Asistente de Bodega
del combustible.
31
Genera la Boleta de Requisicin de Combustible F-
Asistente de Bodega
T02-03
32
Entrega la Boleta de Requisicin de Combustible F-
Asistente de Bodega
T02-03 al encargado de bodega.

33
Firma la Boleta de Requisiciones de Combustible F-
Encargado de Bodega
T02-03 y se la entrega al pistero.

34
Firma la Boleta de Requisicin de Cartn F-T02-03 y
Pistero
se la entrega al asistente de bodega.

35
Adjunta: Boleta de Control del Diesel F-T02-01

Boleta de Control de Gasolina F-T02-02 y la Boleta
de Requisicin de Combustible F-T02-03
217
Asistente de Bodega
Cdigo Procedimiento
P-T02
Secuencia
36
Actividad
Versin
Pgina
218/228
Responsable
Asistente de Bodega
218
Cdigo Procedimiento
Versin
P-T02
Pgina
219/228
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-T02
Versin:
Pasos
Revisin:
Trabajador
Autorizado
Descripcin
1
Encargado de
Bodega
Pistero
Inicio
Solicita el despacho de combustible para la unidad respectiva
Hay existencia de combustible en el rea de Taller?
El combustible a despachar es Diesel?
No
Fin
Si
No
1
Si
Le indica al trabajador que coloque la unidad cerca de la bomba de

diesel
Le indica al trabajador que apegue el motor de la unidad vehicular
Prende la bomba de diesel
Quita la pistola de su soporte
Levanta el interruptor de la bomba de diesel a la posicin ON
Coloca la pantalla en cero de forma manual
10
Aprieta el gatillo de la pistola para despachar el diesel a la unidad

vehicular
11
Suelta el gatillo de la pistola una vez que ha despachado la cantidad

solicitada por el trabajador
219
Asistente de
Bodega
Cdigo Procedimiento
P-T02
Versin
Pgina
220/228
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-T02
Versin:
Pasos
Revisin:
Trabajador
Autorizado
Descripcin
1
Encargado de
Bodega
Pistero
12
Baja el interruptor de la bomba de diesel a la posicin OFF
13
Coloca la pistola en su soporte
14
Apaga la bomba de diesel
15
Anota la cantidad de horas que marca el hormetro y el volumen de

diesel utilizado para llenar el tanque de combustible
16
Entrega la Boleta de Control de Diesel al Trabajador
17
Firma la Boleta de Control del Diesel y se la entrega al pistero
18
El combustible a despachar es Gasolina?
1
No
Si
19
Le indica al trabajador que coloque la unidad cerca del estaon de

gasolina
20
Le indica al trabajador que apegue el motor de la unidad vehicular
21
Le quita el tapn al estaon de gasolina
22
Vierte la gasolina en la unidad vehicular
220
Asistente de
Bodega
Cdigo Procedimiento
P-T02
Versin
Pgina
221/228
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-T02
Versin:
Pasos
Revisin:
Trabajador
Autorizado
Descripcin
Pistero
1
Encargado de
Bodega
Asistente de
Bodega
23
Le coloca el tapn al estaon de gasolina y lo guarda en su sitio

correspondiente
24
Anota la cantidad de horas que marca el hormetro y el volumen de

gasolina utilizado para llenar el tanque de combustible
25
Entrega la Boleta de Control de Gasolina al trabajador
26
Firma la Boleta de Control de Gasolina y se la entrega al pistero
27
Entrega la Boleta de Control del Diesel o la Boleta de Control de

Gasolina al encargado de bodega
28
La boleta se completo correctamente?
2
No
Si
29
Entrega al asistente de bodega la Boleta de Control del Diesel o la

Boleta de Control de Gasolina
30
Ingresa al sistema y actualiza el archivo inventario de combustible
31
Genera la Boleta de Requisicin de Combustible
32
Entrega la Boleta de Requisicin de Combustible al encargado de

bodega
33
Firma la Boleta de Requisiciones de Combustible y se la entrega al

pistero
221
Fin
Cdigo Procedimiento
P-T02
Versin
Pgina
222/228
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-T02
Versin:
Pasos
Revisin:
Trabajador
Autorizado
Descripcin
Pistero
1
Encargado de
Bodega
Asistente de
Bodega
34
Firma la Boleta de Requisicin de Cartn y se la entrega al asistente de

bodega
35
Adjunta documentos
36
Fin
Elaborado por:
Aprobado por:
Fecha de aprobacin:
Bryan Rojas
20/10/2011
222
Cdigo Procedimiento
Versin
Pgina
223/228
P-T02

Procedimiento
Indicador
Objetivo
Unidad
Modo de
Responsable
Periodicidad
Clculo
Cantidad de
Medir el volumen de
combustible
combustible
despachado de
despachado
Volumen
Sumatoria del
Encargado de
volumen de
Bodega
Diaria
combustible
Taller
despachado
diariamente
Salida de
Combustible de
Taller
Tiempo
utilizado para
despachar el
combustible
Sumatoria de
Medir el tiempo
utilizado para
despachar el
Combustible /
Segundos
combustible
despachado
entre
combustible
utilizados para
despachar el
combustible
223
Encargado de
Bodega
Diaria
Cdigo Procedimiento
Versin
Pgina
224/228
P-T02

aumentar la eficiencia del personal del rea de Taller involucrado, en lo referente al
despacho de combustible
Implementando dichas variables, el Gerente de Operaciones en conjunto con sus
colaboradores podr tomar las decisiones correctas para mejorar el proceso.
Polticas
No se permite fumar cerca del rea en donde se va a despachar el combustible.
La Unidad vehicular a abastecer deber estar con el motor apagado.
Normas
Todos los extintores del rea de Taller debern de estar acreditados y no vencidos.
En caso de haber derrame de combustible:
Aislar el rea.
Cubrir el derrame con arena fina y seca.
Nunca utilizar agua.
Retirar la Unidad o maquinaria del rea afectada para terminar de limpiar el derrame.
224
Cdigo Procedimiento
Versin
P-T02
Pgina
225/228
13. Apndices
Apndice # 19: Boleta de Control de Diesel F-T02-01
Cdigo
F-T02-01
Versin
1
1/1
Revisin
1
Fecha de Emisin
Pgina
01/12/2011
Fecha de Revisin
01/06/2012
Boleta de Control
Medida de Inicio:
Medida Final:
Total consumo:
Fecha:
Especificaciones del Diesel

Undidad
Maquina
rea
Litros
Horimetro
Firma del trabajador
Observaciones:____________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Nombre del pistero:

Firma:
225
Cdigo Procedimiento
Versin
P-T02
Pgina
226/228
Apndice #20: Boleta de Control de Gasolina F-T02-02

Cdigo
F-T02-02
Versin
1
1/1
Revisin
1
Fecha de Emisin
Pgina
01/12/2011
Fecha de Revisin
01/06/2012
Boleta de Control
Medida de Inicio:
Medida Final:
Total consumo:
Fecha:
Especificaciones de la Gasolina
Undidad
Maquina
rea
Litros
Horimetro
Firma del trabajador
Observaciones:____________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Nombre del pistero:

Firma:
226
Cdigo Procedimiento
Versin
P-T02
Pgina
227/228
Apndice #21: Boleta de Requisicin de Combustible F-T02-03

Cdigo
Pgina
F-T02-03
1/1
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
01/12/2011
Fecha de Revisin
01/06/2012
Fecha:
Boleta #:
Cdigo:
Id lote:
Despacho de Combustible
Cantidad
Motivo
Costo
Total
Observaciones:____________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Autoriza:
Entrega:
Recibe:
227
Cdigo Procedimiento
P-T02
14. Anexos
N/A
228
Versin
Pgina
228/228
Cdigo
Pgina
P-T03
229/245
Versin
Revisin
1
Fecha de Emisin
1
Fecha de Revisin
01/12/2011
01/06/2012
Procedimiento
Toma Fsica del Inventario de Combustible
Tabla de Contenido
15.
1.
INTRODUCCIN ...................................................................................................................... 230
2.
OBJETIVOS .............................................................................................................................. 230
3.
ALCANCE ................................................................................................................................. 230
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
APNDICES .............................................................................................................................. 243
14.
ANEXOS ................................................................................................................................... 245
Bryan Rojas
Oscar Crdoba
Carlos Gamboa
20 de Octubre
Estudiante ITCR:
Profesor ITCR:
2011
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha aprobacin:
229
Cdigo Procedimiento
P-T03
Versin
1
Pgina
230/245
1. Introduccin
Para la Gerencia de Operaciones es de suma importancia llevar un control exacto del
volumen del combustible que se despacha diariamente del rea de Taller, ya que, toda la
flotilla vehicular y maquinaria industrial trabaja con diesel o gasolina, por lo cual el
departamento de debe realizar el pedido de combustible en las cantidades y en el momento
exacto para que la produccin de la Empresa no se detenga por escasez de combustible.
Cabe mencionar que uno de los principales objetivos de documentar este proceso se base en
disminuir considerablemente las diferencias que podran existir a la hora de comparar los
registros del producto en el sistema con los volmenes reales que hay en el rea de Taller.
2. Objetivos
Objetivo General
Mantener un volumen exacto de los litros de combustible que hay en el rea de Taller.
Comparar volmenes reales de combustible con lo registrado en el sistema.
Mantener un volumen ptimo del inventario de combustibles.
3. Alcance
Este procedimiento se aplica conjuntamente para los colaboradores de la Bodega de
Suministros y del rea de Taller e intervienen:
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Pistero
230
Cdigo Procedimiento
P-T03
Versin
1
Pgina
231/245

Encargado de Bodega
Encargado de controlar y ejecutar el proceso de toma fsica del inventario. Tambin debe
completar la Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario.
Asistente de Bodega
Encargado de imprimir, adjuntar y archivar toda la documentacin necesaria para ejecutar
el procedimiento.
fsica del inventario de combustible.
Pistero
Colaborador encargado de realizar labores manuales del procedimiento.
Varilla Mtrica
Instrumento utilizado para tener una medida aproximada del combustible que hay tanto en
el tanque de diesel como en el estaon de gasolina.
Documentos Internos
Lista de Inventario Interno F-T03-01
Documento en donde se detalla las especificaciones necesarias para realizar la toma fsica
del inventario de combustible.
Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario F-T03-01
Documento que contiene el listado de todos los productos existentes en Bodega, con sus
respectivas especificaciones segn lo registrado en el sistema de cmputo.
231
Cdigo Procedimiento
P-T03
Documentos Externos
N/A
232
Versin
Pgina
232/245
Cdigo Procedimiento
P-T03
Versin
1
Pgina
233/245
Transformacin
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Pistero
Lista de Inventario
Interno F-T03-01
Boleta de Control
deToma Fsica del
Inventario F-T03-02
Varilla metrica
Lapicero
Computadora
Sistema (software)
Recibe listado
Ubica
Busca
Cuenta producto
Autoriza
Verifica
Anota
Ajusta
Completa Boleta
Adjunta documentos
Archiva documentos
Entradas
Encargado de Bodega
Asistente de Bodega
Pistero
Lista de Inventario
Interno F-T03-01
Toma Fsica del
Inventario F-T03-02
actualizado
Varilla metrica
Lapicero
Computadora
Sistema (Software)
Salidas
233
Cdigo Procedimiento
P-T03
Versin
1
Pgina
234/245
Secuencia
Actividad
Responsable

1
Recibe notificacin de que debe realizar la toma Fsica
Encargado de Bodega
del inventario por parte del Gerente de Operaciones.

2
Encargado de Bodega
del inventario?
3
Imprime la Lista de Inventario Interno F-T03-01
Asistente de Bodega
Entrega la lista de Inventario Interno F-T03-01 al
Asistente de Bodega
5
Se traslada hasta donde esta el rea de Taller.
Encargado de Bodega
Procede a realizar la toma fsica del inventario de
Encargado de Bodega
Diesel.
7
Abre la vlvula del tanque de diesel.
Pistero
Mide la cantidad de centmetros del diesel con una
Pistero
varilla mtrica.
9
Cierra la vlvula del tanque de diesel.
10
Utiliza la Tabla de Medida del Diesel F-T03-03 para
Pistero
Encargado de Bodega

11
Anota en la Lista de Inventario Interno F-T03-01 el

volumen del diesel que se encuentra en el tanque.
234
Encargado de Bodega
Cdigo Procedimiento
P-T03
Versin
Pgina
235/245
Secuencia
Actividad
Responsable
12
Procede a realizar la Toma Fsica de Inventario de
Encargado de Bodega
Gasolina.
13
Abre el tapn del estaon de gasolina.
Pistero
14
Mide la cantidad de centmetros de gasolina con una
Pistero
varilla mtrica.
15
Utiliza la Tabla de Medida de la Gasolina F-T03-04 para
Encargado de Bodega

16
Anota en la Lista de Inventario Interno F-T03-01 el
Encargado de Bodega
volumen de la gasolina que se encuentra en el tanque.

17
Inventario F-T03-02
18
Asistente de Bodega
Inventario F-T03-02 y se la entrega al supervisor de

bodega.
19
Se traslada hasta donde esta el rea de Taller.
20
Procede a realiza la toma fsica del inventario con la
asistencia del encargado de bodega y el pistero.
235
Cdigo Procedimiento
P-T03
Versin
Pgina
236/245
Secuencia
Actividad
Responsable
21
Se pregunta: Los litros de combustible reales, tanto
del tanque de diesel como de los estaones de gasolina

coinciden
con
los
volmenes
de
combustible
registrados en la Boleta de Control de Toma Fsica del

Inventario F-T03-02?
No: Continua con el procedimiento.
22
23

requisiciones de combustible.
24
Asistente de Bodega

combustible y se las entrega al supervisor de bodega.
25
Recibe
los
registros
corrobora
diferencias

26
27
28
para que el volumen del combustible concuerde?

No: Termina el procedimiento.
236
Cdigo Procedimiento
P-T03
Versin
1
Pgina
237/245
Secuencia
Actividad
Responsable
29
Realiza los ajustes necesarios para que el volumen del
Asistente de Bodega
combustible en Taller coincida con las que hay en el

sistema de computo.
30
Adjunta: Lista de Inventario Interno F-T03-01 Boleta de
Asistente de Bodega
Control de Toma Fsica del Inventario F-T03-02 el

Combustible.
31
Asistente de Bodega
237
Cdigo Procedimiento
P-T03
Versin
Pgina
238/245
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-T03
Versin:
Revisin:
Encargado de
Bodega
Pasos
Descripcin
Recibe notificacin de que debe realizar la toma Fsica del inventario

por parte del Gerente de Operaciones
Entrega la lista de Inventario Interno al encargado de bodega
Se traslada hasta donde esta el rea de Taller
Procede a realizar la toma fsica del inventario de Diesel
Abre la vlvula del tanque de diesel
Mide la cantidad de centmetros del diesel con una varilla mtrica
Cierra la vlvula del tanque de diesel
10
Utiliza la Tabla de Medida del Diesel para determinar los litros del
combustible
11
Anota en la Lista de Inventario Interno el volumen del diesel que se

encuentra en el tanque
Pistero
Si
1
No
238
1
Supervisor de
Bodega
Asistente de
Bodega
Cdigo Procedimiento
P-T03
Versin
Pgina
239/245
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-T03
Versin:
Pasos
Revisin:
Encargado de
Bodega
Descripcin
Pistero
1
Supervisor de
Bodega
Asistente de
Bodega
12
Procede a realizar la Toma Fsica de Inventario de

Gasolina
13
Abre el tapn del estaon de gasolina
14
Mide la cantidad de centmetros de gasolina con una

varilla mtrica
15
Utiliza la Tabla de Medida de la Gasolina para determinar

los litros del combustible
16
Anota en la Lista de Inventario Interno el volumen de la

gasolina que se encuentra en el tanque
17
Solicita la Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario
18

Inventario y se la entrega al supervisor de bodega
19
Se traslada hasta donde esta el rea de Taller
20
Procede a realiza la toma fsica del inventario con la

asistencia del encargado de bodega y el pistero
21
Los litros de combustible reales coinciden con los

volmenes registrados en la Boleta de Control de Toma
Fsica del Inventario?
22
Si
2
No
239
Cdigo Procedimiento
P-T03
Versin
Pgina
240/245
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-T03
Versin:
Pasos
Revisin:
Encargado de
Bodega
Descripcin
Pistero
1
Supervisor de
Bodega
Asistente de
Bodega
23

requisiciones de combustible
24

combustible y se las entrega al supervisor de bodega
25
Recibe los registros y corrobora diferencias comparando

ambos documentos
26
27
28
Se realiza la conciliacin del inventario para que el

volumen del combustible concuerde?
No
Fin
S
29
Realiza los ajustes necesarios para que el volumen del

combustible en Taller coincida con las que hay en el
sistema de computo
30
Adjunta documentos
31
Fin
Elaborado por:
Aprobado por:
Fecha de aprobacin:
Bryan Rojas
20/10/2011
240
Cdigo Procedimiento
Versin
Pgina
241/245
P-T03

Procedimiento
Indicador
Objetivo
Unidad
Modo de
Responsable
Periodicidad
Clculo
Registro de diesel
Faltantes o
Identificar el
sobrantes de
volumen de diesel
diesel
faltante o sobrante
Volumen
reportado en el
Encargado de
sistema el
Bodega
Semanal
volumen fsico del

producto.
Registro de
Toma Fsica del

Inventario de
Faltantes o
Combustible
sobrantes de
gasolina
faltante o sobrante
gasolina reportado
Volumen
en el sistema el
volumen fsico del
Encargado de
Bodega
producto.

Las variables propuestas en este proceso tienen la finalidad de ayudar a mejorar la
eficiencia de la toma fsica del combustible. Los indicadores propuestos, se enfocan
principalmente en verificar por medio de la documentacin respectiva en cual etapa del
proceso fue que hubo un error, a la hora de ingresar o despachar el combustible y por ende
la toma fsica no coincide con lo registrado en el sistema de computo.
Con la implementacin de estas variables el personal involucrado en el proceso tendr una
herramienta fcil y efectiva de usar para controlar la toma fsica del inventario de
combustible en el rea de Taller.
241
Semanal
Cdigo Procedimiento
P-T03
Versin
Pgina
242/245

Polticas
El proceso deber ser realizado nicamente por el personal de la bodega de suministros
y el pistero del rea de bodega.
Normas
Ningn colaborador del rea de taller podr fumar cuando se realiza la toma fsica del
inventario.
242
Cdigo Procedimiento
P-T03
Versin
Pgina
243/245
13. Apndices
Apndice #22: Lista de Inventario Interno F-T03-01
Cdigo
Pgina
F-T03-01
1/1
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
Fecha de Revisin
01/12/2011
01/06/2012
Boleta de Control
Fecha:
Boleta #:
Hora:
Inventario de Combustible
Cdigo
Producto
Diesel
Existencia del combustible
Gasolina
Litros
Observaciones:____________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Asistente de Bodega:
Firma:
Firma:
243
Cdigo Procedimiento
Versin
P-T03
Pgina
244/245
Apndice # 23: Boleta de Control de Toma Fsica del Inventario F-T03-02

Cdigo
Pgina
F-T03-02
1/1
Versin
Revisin
Fecha de Emisin
Fecha de Revisin
01/12/2011
01/06/2012
Boleta de Control
Fecha:
Boleta #:
Hora:
Inventario de Combustible
Cdigo
Producto
Diesel
Litros
Gasolina
Fisico
Sistema
Observaciones:____________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Asistente de Bodega
Encargado de Bodega
Firma:
Firma:
Firma:
244
Cdigo Procedimiento
P-T03
Versin
1
14. Anexos
Anexo # 23: Tabla de Medida del Diesel F-T03-03
Ver anexo # 21 del procedimiento de Ingreso de Combustible a Taller F-T01
Anexo # 24: Tabla de Medida de Gasolina F-T03-04
Ver anexo # 22 del procedimiento de Ingreso de Combustible a Taller F-T01
245
Pgina
245/245
Cdigo
P-T04
246/258
Versin
Revisin
1
Fecha de Emisin
Pgina
01/12/2011
1
Fecha de Revisin
01/06/2012
Procedimiento
Revisin y Reparacin de Equipo Electromecnico
Tabla de Contenido
16.
1.
INTRODUCCIN ...................................................................................................................... 247
2.
OBJETIVOS .............................................................................................................................. 247
3.
ALCANCE ................................................................................................................................. 247
4.
5.
6.
7.
ENTRADAS, TRANSFORMACIONES Y SALIDAS DEL PROCESO ................................................. 249
8.
DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES ........................................................................................ 250
9.
FLUJO DE PROCESOS .............................................................................................................. 252
10.
VARIABLES DE CONTROL ........................................................................................................ 254
11.
12.
POLTICAS Y/O NORMAS APLICABLES .................................................................................... 255
13.
APNDICES .............................................................................................................................. 256
14. ANEXOS .................................................................................................................................... 258
Bryan Rojas
Oscar Crdoba
Carlos Gamboa
20 de Octubre
Estudiante ITCR:
Profesor ITCR:
2011
Aprobado por:
Fecha aprobacin:
Elaborado por:
Revisado por:
246
Cdigo Procedimiento
P-T04
Versin
1
Pgina
247/258
1. Introduccin
El presente procedimiento se basa en documentar las principales etapas que deben realizar
los trabajadores del rea de Taller para encontrar en que parte o sitio es donde esta la falla
del sistema. Es importante mencionar que el rea de Taller esta conformado por varios
colaboradores, que en su mayora son tcnicos o especialistas en alguna rama de la
mecnica.
2. Objetivos
Objetivo General
Revisar y reparar el equipo electromecnico de la compaa que esta daado.
Detectar las fallas que ocasionan el desperfecto en los equipos electromecnicos.
Utilizar el equipo indicado para realizar la revisin y reparacin del equipo
electromecnico.
3. Alcance
Este proceso es aplicable para el rea de Taller en conjunto con el Departamento de
Proveedura de la compaa e intervienen:
Trabajador especializado
Encargado de Taller
Trabajador especializado
Responsable de revisar y reparar el equipo electromecnico de la compaa que este
presentando algn desperfecto en el sistema.
247
Cdigo Procedimiento
P-T04
Versin
1
Pgina
248/258
Encargado de Taller
Colaborador de la Empresa encargado de verificar que los trabajadores del rea de taller
realicen su trabajo de forma eficiente.
Responsable de solicitar los suministros necesarios para reparar el equipo daado. Tambin
debe de archivar la documentacin respectiva proveniente del rea de Taller.
N/A
Documentos Internos
Boleta de Control de Equipo Daado F-T04-01
Boleta de control que es completada por el encargado de cada departamento o rea de la
compaa para reportar el dao o desperfecto en un sistema industrial o vehicular.
Boleta de Revisin y Reparacin de Equipo Electromecnico F-T04-02
Documento utilizado por el trabajador especializado para anotar y detallar cual es la pieza
o sistema que esta fallando.
Documentos Externos
N/A
248
Cdigo Procedimiento
P-T04
Versin
1
Pgina
249/258
Notificacin escrita
Encargado de Taller
Boleta de Control de Equipo
Daado F-T04-01
Boleta de Revisin y
Reparcin de Equipo
Electromecanico F-T04-02
Lapicero
Transformacin
Recibe Notificacin
Revisa
Coordina
Chequea
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Entradas
Notificacin escrita
Encargado de taller
Boleta de Control de Equipo
Daado F-T04-01
Boleta de Revisin y
Reparacin de Equipo
Electromecnico F-T04-02
Lapicero
Salidas
249
Cdigo Procedimiento
P-T04
Versin
1
Pgina
250/258
8. Descripcin de las Actividades

Secuencia
Actividad
Responsable

1
Recibe reporte de avera por medio de la Boleta de
Encargado de Taller
Control de Equipo Daado F-T04-01

2
Realiza una evaluacin general de la Unidad.
Encargado de Taller
Se detecta la falla
Encargado de Taller
Se pregunta: El Taller tiene los recursos necesarios
Encargado de Taller
para hacer la reparacin del equipo daado?

5
Asigna al trabajador indicado para que repare el
Encargado de Taller
equipo.
6
Se pregunta: Se necesita algn repuesto o
Trabajador Especializado
accesorio para arreglar el equipo daado?

7
El indica al Encargado de Taller la situacin.
Procede
pedir
el
repuesto
requerido
al
Encargado de Taller
Departamento de Proveedura.
9
Solicita el producto por medio de una orden de
compra.
10
Recibe el producto solicitado.
11
Procede a reparar el equipo daado.
12
Solicita una cotizacin en tres talleres diferentes
para que arreglen el equipo daado fuera de la

Empresa.
250
Cdigo Procedimiento
P-T04
Secuencia
Actividad
Versin
1
Pgina
251/258
Responsable
13
Elige la mejor cotizacin
14
Entrega el equipo daado para que sea reparado.
Encargado de Taller
15
Recibe el equipo en buen estado y lo ingresan al
Encargado de Taller
rea de Taller.
16
Anota en la Boleta de Revisin y Reparacin de
Equipo Electromecnico F-T04-02 los detalles del

equipo que ha sido reparado.
17
Adjunta: La Boleta de Control de Equipo Daado F-
Encargado de Taller
T04-01 y la Boleta de Revisin y Reparacin de

Equipo Electromecnico F-T04-02
18
Encargado de Taller
de Proveedura.
19
Archiva documentos
251
Cdigo Procedimiento
Versin
P-T04
Pgina
252/258
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-T04
Versin:
Pasos
Descripcin
Revisin:
Trabajador
Especializado
Encargado de Taller
Inicio
Recibe reporte de avera por medio de la Boleta de

Control de Equipo Daado
Realiza una evaluacin general de la unidad
Se detecta la falla
El Taller tiene los recursos necesarios para hacer la

reparacin del equipo daado?
No
1
Si
Asigna al trabajador indicado para que repare el equipo
Se necesita algn repuesto o accesorio para arreglar el

equipo daado?
Le indica al Encargado de Taller la situacin
Procede a pedir el repuesto requerido al Departamento

de Proveedura
Solicita el producto por medio de una orden de compra
10
Recibe el producto solicitado
11
Procede a reparar el equipo daado
252
Cdigo Procedimiento
Versin
P-T04
Pgina
253/258
Diagrama de Flujo
Ganaflor S.A.
Proceso:
Cdigo:
P-T04
Versin:
Pasos
Encargado de Taller
Descripcin
Revisin:
Trabajador
Especializado
12
Solicita una cotizacin en tres talleres diferentes para que

arreglen el equipo daado fuera de la empresa
13
Elige la mejor cotizacin
14
Entrega el equipo daado para que sea reparado
15
Recibe el equipo en buen estado y lo ingresan al rea de

Taller
16
Anota en la Boleta de Revisin y Reparacin de Equipo

Electromecnico los detalles del equipo que ha sido
reparado
17
Adjunta documentos
18

Proveedura
19
Fin
Elaborado por:
Aprobado por:
Fecha de aprobacin:
20/10/2011
253
Cdigo Procedimiento
Versin
P-T04
Pgina
254/258

Procedimiento
Indicador
Objetivo
Unidad
Modo de
Responsable
Periodicidad
Clculo
Cantidad y tipo
Medir la cantidad y
de piezas
tipo de piezas
daadas
daadas
Cantidad
Sumatoria de
Trabajador
piezas daadas
Autorizado
Diaria
Revisin y
Reparacin de
Equipo
Electromecnico
Tiempo
utilizado para
revisar el
equipo
Sumatoria de
Medir el tiempo
utilizado para revisar
Equipo / Segundos
equipos revisados
en el da
el equipo
entre el
Trabajador
Autorizado
total de horas
trabajadas

La revisin y reparacin de equipo electromecnico es un proceso que se debe de realizar
de forma eficiente, ya que el equipo que se daa en la compaa es mucho, y se debe de
reparar lo antes posible para evitar que la produccin en general de la compaa se paralice.
Los indicadores propuestos tienen la finalidad de brindarle al gerente de operaciones un
parmetro de las piezas electromecnicas que se daan con mayor frecuencia. Tambin al
medir el tiempo que utiliza el tcnico o trabajador especializado para revisar el equipo
daado, podr evaluar si las funciones realizadas por el colaborador de la Empresa son las
adecuadas y por ende mejorar la eficiencia del proceso.
254
Diaria
Cdigo Procedimiento
P-T04
Versin
1
Pgina
255/258

Polticas
nicamente el electromecnico ser el encargo en revisar el equipo o Unidades
electromecnicas.
Normas
N/A
255
Cdigo Procedimiento
P-T04
Versin
Pgina
256/258
13. Apndices
Apndice # 24: Boleta de Control de Equipo Daado F-T04-01
Cdigo
Pgina
F-T04-01
Versin
1/1
Revisin
1
Fecha de Emisin
01/12/2011
1
Fecha de Revisin
01/06/2012
Boleta de Control
Unidad:
Fecha:
Especificaciones generales
Cdigo
Descripcin del equipo o sistema daado
Solicitante:
Encargado de Taller:
Firma:
Firma:
256
Cdigo Procedimiento
Versin
P-T04
Pgina
257/258
Apndice # 25: Boleta de Revisin y Reparacin de Equipo Electromecnico F-T04-02
Cdigo
Pgina
F-T04-02
1/1
Versin
Revisin
1
Fecha de Emisin
1
Fecha de Revisin
01/12/2011
01/06/2012
Boleta de Control
Hora inicial:
Unidad:
Hora final:
Fecha:
Especificaciones del equipo electromecnico

Piezas daadas
Nombre
Condicin del Equipo

Cantidad
Tiene arreglo
Descripcin detallada del problema
Trabajador Especializado:
Firma:
Encargado de Taller:
Firma:
257
Comprar nuevo
Cdigo Procedimiento
P-T04
14. Anexos
N/A
258
Versin
1
Pgina
258/258

Elaboración de Un Manual Descriptivo de Procedimientos para Las Áreas de Bodega y Taller de La Empresa Ganaflor S.A. TOMO II

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Instituto Tecnolgico de Costa Rica

Sede Regional San Carlos

Escuela de Administracin de Empresas

Elaboracin de un Manual Descriptivo de Procedimientos

Prctica Profesional para optar por el grado de Bachiller en

Ro Cuarto de Grecia, Noviembre 2011

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ............................................................................................ 3

Utilidad o Usos de un Manual de Procedimientos ............................................................ 3

Descripcin de sus componentes....................................................................................... 4

Importancia de los Manuales de Procedimientos ............................................................. 7

DIAGRAMA DE FLUJO ................................................................................................................... 7

Ingreso de Suministros a Bodega por medio del Proveedor ............................................. 11

Ingreso de Suministros a Bodega por medio del Mensajero ............................................. 28

Salida de Suministros de Bodega ....................................................................................... 40

Toma Fsica del Inventario de Suministros ........................................................................ 54

Ingreso de Agroqumicos a Bodega por medio del Proveedor ........................................... 70

Ingreso de Agroqumicos a Bodega por medio del Mensajero ......................................... 89

Salida de Agroqumicos de Bodega ................................................................................ 101

8. Toma Fsica del Inventario de Agroqumicos .................................................................... 117

Ingreso de Cartn a Bodega por medio del Proveedor .................................................. 134

Toma Fsica del Inventario de Combustible ................................................................... 229

16. Revisin y Reparacin de Equipo Electromecnico ........................................................ 246

A. Especificaciones del Manual de Procedimientos

3. Descripcin de sus componentes

Procedimiento nmero 01 del rea de la Bodega de Suministros

muy similar a la de los

procedimientos, por lo cual se utiliza una F afirmando que se trata de un formulario.

Rectngulo: Representa una instruccin que debe ser

Rombo: Representa una pregunta e indica el destino de

Hexgono: Preparar, acondicionar. Proceso predefinido.

Rectngulo segmentado: Indica lectura o escritura de un

Romboide: Trmite. Operacin burocrtica rutinaria.

Tringulo: significa guardar archivo o almacenar.

Crculo: Conexin con otro pas.

Cuadrado con punta: Conexin con otro proceso.

Rectngulo con lados cncavos: Inicio/fin del sistema.

Indica donde comienza y donde termina el algoritmo.

Rectngulo sin una esquina: Representa tarjeta, ficha o

Crculo con tangente: Representa cinta magntica de

Rectngulos segmentados: Representa a un documento

original y n nmero de copias.

Ingreso de Suministros a Bodega por medio del Proveedor

PERSONAL QUE INTERVIENE ..................................................................................................... 13

DEFINICIONES Y CONCEPTOS .................................................................................................... 13

DOCUMENTACIN UTILIZADA .................................................................................................. 14

ENTRADAS, TRANSFORMACIN Y SALIDAS DEL PROCESO ....................................................... 15

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ................................................................................................ 16

FLUJO DE PROCESOS ................................................................................................................. 19

JUSTIFICACIN DE LAS VARIABLES ........................................................................................... 21

POLTICAS Y/O NORMAS APLICABLES ....................................................................................... 22

4. Personal que interviene

a Bodega, y verificar que la

7. Entradas, Transformacin y Salidas del Proceso

Inicio del Procedimiento

Recibe una llamada va telefnica en la cual se indica

que la mercadera est por llegar a la Bodega de

Le indica al transportista donde se debe estacionar.

Entrega Orden de Compra F-BS01-01 Factura F-BS01-03

y Boleta Trmite de Cobro F-BS01-04

Se pregunta: La Factura F-BS01-03 del proveedor

coincide con las especificaciones de la Orden de

Revisa que la mercadera este en perfectas condiciones.

Se pregunta: El producto se encuentra en buen