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CONSULTORIA PARA LA GERENCIA E INTERVENTORIA DE

LOS PROYECTOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE


FACILIDADES DE SUPERFICIE DE LA GERENCIA TCNICA
DE DESARROLLO DE EXPLORACIN Y PRODUCCIN DE
ECOPETROL S.A., PARA LA GERENCIA REGIONAL
CENTRAL, DURANTE LAS VIGENCIAS 2009-2010.
CONTRATO No 5205998

DOCUMENTO No
EFZ-PR-Q-120
ELABOR: AGF-JUR
REV. 01

PROCEDIMIENTO DE COORDINACIN

1
EMITIDO PARA INFORMACIN
19-FEB-10
0
EMITIDO PARA INFORMACIN
27-OCT-09
B
EMITIDO PARA COMENTARIOS Y/O APROBACIN
30-JUL-09
A
EMITIDO PARA COMENTARIOS INTERNOS
02-JUL-09
REV
DESCRIPCIN
FECHA
AREA DE DISTRIBUCIN DISTRIBUIDO POR: Ing. Eduardo Fajardo (GP)

AGF-JUR
AGF-JUR
AGF-JUR
AGF
ELABOR

EJM/ZCA
FAE
EJM
FAE
EJM
FAE
EJM-CAH
FAE
REVIS
APROB
ARCHIVO
MAGNTICO
C:\PEFZ-GCENT07022010\E E
CALIDAD\PROCEDIMIENTO
COORDINACION\EFZ-PR-Q-120-R1 PR
Coordinacin.Doc

CONSULTORIA PARA LA GERENCIA E INTERVENTORIA DE LOS


PROYECTOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE FACILIDADES DE
SUPERFICIE DE LA GERENCIA TCNICA DE DESARROLLO DE
EXPLORACIN Y PRODUCCIN DE ECOPETROL S.A., PARA LA
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DOCUMENTO No
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HOJA No 2 DE 46

PROCEDIMIENTO DE COORDINACIN
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TABLA DE CONTENIDO

1.

OBJETO

2.

ALCANCE

2.1

GESTIN GENERAL Y DE PLANEACIN

2.2

INTERVENTORA TCNICO ADMINISTRATIVA

3.

DEFINICIONES

12

4.

DEFINICIN DEL GRUPO DE TRABAJO DEL PROYECTO

12

4.1.

GENERAL

12

4.2.

IDIOMA

13

4.3.

NOMBRE DEL PROYECTO

13

4.4.

CLIENTE

13

4.4.1.

NOMBRE DEL PERSONAL CLAVE

13

4.4.2.

LOCALIZACIN DEL CLIENTE

14

4.5.

CONTRATISTA

14

4.5.1.

PERSONAL DE MANEJO ITANSUCA

14

4.5.2.

LOCALIZACIN OFICINA PRINCIPAL

15

4.5.3.

LOCALIZACIN SEDE DEL PROYECTO BOGOT (BANCOLOMBIA)

15

4.5.4.

LOCALIZACIN OFICINA PRINCIPAL EN CAMPO (VILLAVICENCIO)

15

4.5.5.

LOCALIZACIN OFICINA PD APIAY SURIA REFORMA (PDASR)

15

4.5.6.

LOCALIZACIN OFICINA PD CHICHIMENE (PDCHI)

16

4.5.7.

LOCALIZACIN OFICINA PD ACACIAS -CASTILLA (PDCAA)

16

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4.5.8.

LOCALIZACIN OFICINA PD ICOS (PDICOS)

16

4.6.

HORARIO DE TRABAJO

17

4.6.1.

OFICINA PRINCIPAL Y SEDE DEL PROYECTO BOGOT

17

4.6.2.

OFICINAS PROYECTOS DE DESARROLLO

17

5.

COMUNICACIONES

17

5.1.

GENERAL

17

5.1.1.

PERSONAL AUTORIZADO PARA GENERAR Y FIRMAR


CORRESPONDENCIA

18

5.2.

SISTEMA DE NUMERACIN

18

5.2.1.

ORIGEN - REAS

18

5.2.2.

DESTINO

19

5.2.3.

TIPO DE DOCUMENTO

20

5.2.4.

CDIGO INTERNO DE PROYECTO

20

5.2.5.

CONSECUTIVO

20

5.3.

NOTIFICACIONES Y COMUNICACIONES

20

6.

GESTIN DOCUMENTAL

21

7.

IDENTIFICACIN, CONTROL Y DISTRIBUCIN DE


DOCUMENTOS

22

7.1.

DOCUMENTOS NUEVOS

24

8.

REVISIN DE DOCUMENTOS POR ECOPETROL

25

9.

TIEMPOS DE VENCIMIENTO

26

10.

CAMBIOS EN EL ALCANCE DE LOS TRABAJOS

26

10.1.

ORDENES DE CAMBIO

26

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10.2.

TRABAJOS ADICIONALES

26

11.

REUNIONES

27

12.

INFORMES

28

12.1.

INFORMES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS A ECOPETROL

28

12.2.

INFORMES PROYECTO DE DESARROLLO A LA GERENCIA

28

12.3.

INFORMES DEL GRUPO DE PLANEACIN A LA GERENCIA

29

12.4.

INFORMES MENSUALES

29

13.

ACTAS

29

14.

FORMA DE PAGO

30

15.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

31

15.1.

CONTRATACIN DE PERSONAL VARIABLE

31

15.2.

SOLICITUD DE RECURSOS LOGSTICOS

33

15.3.

SOLICITUD DE VITICOS

34

15.4.

AUTORIZACIN DE INGRESO A ECOPETROL PARA TRABAJO EN


DOMINICALES Y FESTIVOS

35

16.

GASTOS REEMBOLSABLES

37

16.1.

GASTOS DE DESPLAZAMIENTO

37

17.

SERVICIO AL CLIENTE

38

18.

ANEXOS

38

18.1.

ANEXO 1: F01-EFZ-PR-Q-120 ACTA DE REUNIN

39

18.2.

ANEXO 2: F02-EFZ-PR-Q-120 PGINA 1/2 FORMATO AUTORIZACIN


GASTOS DE VIAJE

40

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18.3.

ANEXO 3: F02-EFZ-PR-Q-120 PGINA 2/2 FORMATO AUTORIZACIN


GASTOS DE VIAJE

41

18.4.

ANEXO 4: F03-EFZ-PR-Q-120 RELACIN SIGLAS CONTRATISTAS

42

18.5.

ANEXO 5: F01-EFZ-PR-Q-160 CONTROL DE DOCUMENTOS TCNICOS O


BIENES MATERIALES SUMINISTRADOS POR TERCEROS
43

18.6.

ANEXO 6: F04-EFZ-PR-Q-120 INFORME DIARIO DE ACTIVIDADES

44

18.7.

ANEXO 7: PLANTILLA DE INFORME MENSUAL

45

18.8.

ANEXO 8: EFZ-LI-Q-040 LISTADO GENERAL DE DOCUMENTOS Y PLANOS


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1.

OBJETO

Los diferentes lineamientos descritos en el presente documento han sido establecidos


con el fin de proveer un sistema uniforme para la prestacin del servicio, la
administracin y distribucin de documentos, la comunicacin, correspondencia,
programacin, reportes y el control del proyecto, viajes y viticos y la facturacin, el
cierre del contrato y la atencin de quejas y reclamos.
2.

ALCANCE

Este procedimiento aplica para la gestin que adelantan las Gerencias de negocio que
forman parte de la Gerencia integral de proyectos de ITANSUCA del contrato 5205998
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TCNICA DE DESARROLLO DE EXPLORACIN Y PRODUCCIN DE ECOPETROL
S.A., PARA LA GERENCIA REGIONAL CENTRAL, DURANTE LAS VIGENCIAS
2009-2010 celebrado entre ECOPETROL S.A. e ITANSUCA S.A.

2.1 GESTIN GENERAL Y DE PLANEACIN

Apoyar a ECOPETROL durante las etapas de planeacin precontractual,


contractual y post contractual, hasta el cierre de los proyectos.

Presentar a ECOPETROL, todos los anlisis requeridos con el fin de determinar


la estrategia de ejecucin del portafolio de proyectos de inversin que adelantar
la Superintendencia de Facilidades de Superficie durante las vigencias 2009
2010.

Ejecutar el portafolio de proyectos de inversin que adelantar La


Superintendencia de Facilidades de Superficie durante las vigencias del 20092010, as como dar continuidad a las actividades establecidas en el portafolio de
inversin para el ao 2010 que se encuentren en ejecucin.

Verificar durante la etapa de planeacin el estado de las ingenieras que servirn


como base para compra de equipos o construccin, y/o montaje, con el fin de

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minimizar dudas e inconsistencia durante la etapa de contratacin y construccin,


evitando reproceso y sobre costos durante la etapa de ejecucin.

Verificar y actualizar los presupuestos de acuerdo con las condiciones del


mercado, establecer la correcta descripcin de cada una de las actividades,
identificando claramente los tems de pagos (unidad, moneda, cantidad), con el
fin de evitar inconsistencias durante el proceso de seleccin de los contratistas de
obra o proveedores de bienes y servicios, desviaciones significativas en la
adjudicacin y sobrecostos durante la fase de ejecucin.

Materializacin de los paquetes de ingeniera con la recopilacin de todos los


documentos tcnicos, administrativos y comerciales requeridos para realizar los
procesos de compra de materiales y/o equipos tanto por ECOPETROL como por
el CONTRATISTA, as como para la contratacin de obras y/o montaje y puesta
en servicio.

Revisar, validar y aprobar los recursos de mano de obra, equipos y dems


elementos requeridos para la ejecucin correcta de los contratos que se
adelanten.

Acompaar y emitir comentarios para el buen desarrollo de los proyectos.

Efectuar recomendacin a ECOPETROL con el fin de viabilizar anticipadamente


eventuales situaciones que pudieren retrasar la ejecucin de sus proyectos o dar
origen a sobrecostos.

Asegurar durante la ejecucin de cada uno de los proyectos, el cumplimiento de


las normativas, legales, comerciales y tcnicas determinadas por la Legislacin
de la Repblica de Colombia y en especial por ECOPETROL.

Elaborar los documentos especficos y presentaciones que se requieran para


aprobaciones internas en la Gerencia Tcnica de Desarrollo, Vicepresidencia de
Produccin y en la Direccin de Abastecimiento de Bienes, como requerimientos
de futuras contrataciones o compras.

Apoyar a la coordinacin de ECOPETROL S.A., en la obtencin de aprobaciones


requeridas para efectuar los diferentes procesos de seleccin en las
contrataciones y compras por parte de la entidad designada al interior de
ECOPETROL

Aseguramiento del cumplimiento de normativas, directrices y estndares


establecidos por ECOPETROL para la ejecucin de sus proyectos.

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Gestionar al interior de ECOPETROL los conceptos en materia legal, salarial,


tributaria, riesgos (garantas), Seguridad (HSE), que se deben aplicar en cada
uno de las contrataciones que se realicen durante el desarrollo de cada uno de
los proyectos.

Elaboracin y recopilacin de informacin requerida por ECOPETROL o


entidades externas con ocasin de los proyectos que se ejecutan.

Verificacin en las contrataciones que se adelanten del cumplimiento de los


programas detallados de trabajos, identificando los hitos prximos a cumplirse,
determinacin de compromisos futuros y recomendacin anticipada de medidas
que permitan el cumplimiento del objeto propuesto cumpliendo con el valor y
tiempo establecido.

Poblamiento de informacin en el mdulo PS de SAP (entrada de servicio en el


Sistema de Compras y Contratacin, pagos por avances o entregables, registro
del impuesto de timbre por cada entrada de servicios para los contratos de
cuanta indeterminada, etc.).

Documentacin, recopilacin, conservacin y entrega a ECOPETROL en el sitio


que este designe de toda informacin correspondiente a los contratos que se
adelanten, desde su inicio hasta el cierre del mismo.

Acompaamiento, soporte tcnico y administrativo a ECOPETROL durante el


desarrollo de los procesos de seleccin que se adelanten con ocasin de los
proyectos.

Atencin de rplicas y reclamos y soporte a los funcionarios de contratacin en


los procesos de seleccin que se adelanten.

Verificacin de requisitos de ejecucin de los contratos para la firma del acta de


iniciacin.

Elaboracin y suscripcin del acta de Inicio de los contratos previa verificacin del
cumplimiento de los requisitos de ejecucin establecidos.

Efectuar el seguimiento presupuestal y de entregas a tiempo de las compras para


garantizar el xito en la construccin de las obras.

Elaboracin del informe diario, semanal y mensual del estado de los contratos.

Apoyo a ECOPETROL con la participacin de todos sus especialistas


(consultores), as como verificacin y/o elaboracin de los documentos que se

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emitan como resultado de las reuniones de Kick off Meeting, talleres de


entendimiento, Constructibilidad, Flawless Start Up (Arranque seguro), Hazop
(operacin segura), y otros que se requieran durante la ejecucin de los
proyectos.

Participacin con cada una de las especialidades en el taller de lecciones


aprendidas y evaluaciones Ex post con ocasin al desarrollo del contrato de
Interventora realizado, as como la elaboracin del respectivo documento.

2.2 INTERVENTORA TCNICO ADMINISTRATIVA

Servir de enlace entre el CONTRATISTA y ECOPETROL.

Atender oportunamente las solicitudes y consultas del CONTRATISTA y/o


ECOPETROL, y efectuar las reuniones que se estimen convenientes para la
debida ejecucin del contrato, o que por solicitud de ECOPETROL se programen.

Revisar todos los documentos contractuales como: Garantas, contratos de


fiducia, contratos individuales de trabajo de los empleados de los contratistas,
afiliacin al Sistema de Seguridad Social, control de tiempo de trabajo, planillas
de pago, planillas de liquidacin, pagos aportes parafiscales, etc.

Ingreso de entradas de servicio en el sistema SAP como Interventor designado.

Tramitar y controlar la expedicin de los pases de entrada del personal del


Contratista y vehculos del mismo a las instalaciones de ECOPETROL, cuando
aplique.

Verificar el cumplimiento de reuniones y dems entregables establecidos en las


minutas de los contratos objeto de Interventora, en los Documentos del Proceso
de Seleccin, en el procedimiento de coordinacin, talleres de entendimiento y/o
en el Kick off meeting o por el Administrador de los Contratos.

Controlar la calidad de las obras, exigiendo el cumplimiento del objeto contrato y


de las guas, normas, especificaciones y dems condiciones contractuales
establecidas en la minuta y Documentos del Proceso de Seleccin.

Verificar el cumplimiento diario del Plan Detallado de trabajo, identificando con


anticipacin posibles retrasos en la gestin de compras, la fabricacin en la
ejecucin de los trabajos, elaborando informes diarios de las actividades ms

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relevantes adelantadas y semanales de obra donde se especifiquen las


actividades propuestas.

Coordinar y certificar documentalmente, la entrega de materiales por parte de


ECOPETROL al CONTRATISTA cuando se requiera.

Llevar el control de recursos fsicos y humanos utilizados por los Contratistas,


verificando que la cantidad y calidad de los mismos estn acordes con lo exigido
en los Documentos del Proceso de Seleccin.

Si dentro del alcance del contrato se establece la elaboracin de ingeniera a


cualquier nivel, se deber verificar los documentos de Ingeniera en las diferentes
etapas de emisin, para asegurar que cumplen con los requisitos tcnicos
especificados en los Documentos del Proceso de Seleccin y responden a las
necesidades de ECOPETROL para los diferentes tipos de operaciones a realizar
en el desarrollo del contrato.

Verificar y controlar el cumplimiento de las obligaciones de los contratistas de


obra y proveedores de bienes y servicios, para que estos cumplan con la finalidad
de sus contratos dentro de los plazos previstos y del presupuesto asignado.

Controlar el recibo y dar su conformidad, en caso que el contrato contemple el


suministro de materiales y/o equipos.

Verificar el cumplimiento de las especificaciones tcnicas por parte de los


contratistas en el desarrollo de las obras.

Ejercer un continuo control sobre la calidad de los materiales y elementos,


vigilando su utilizacin y almacenamiento, rechazando oportunamente aquellos
que no cumplan las condiciones requeridas, previo el examen, anlisis o ensayo
que fuera del caso.

Rendir concepto al Administrador de los contratos objeto de Interventora, sobre


la necesidad o conveniencia de celebrar contratos adicionales, otros u otros
actos que incidan sobre lo pactado.

Elaborar y verificar los protocolos de entrega de los trabajos realizados a cada


una de las Gerencias regionales y/o al rea usuaria.

Exigir, revisar y aprobar las medidas de seguridad industrial, salud ocupacional y


de proteccin al medio ambiente que sean requeridas, vigilando el cumplimiento
de lo establecido en el PMA.

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Recibir mediante acta las entregas parciales o definitivas que de la obra y/o
equipo que efecten los contratistas de obra y proveedores de bienes y servicios,
teniendo en cuenta lo pactado.

Elaboracin de informes de Interventora (diarios, semanales, mensuales, HSE


(Accidentalidad, Horas Hombre, etc.))

Solucin de problemas elaborando ingenieras de menor escala en campo.

Rendir al Administrador informes peridicos escritos acerca del cumplimiento de


los contratos, llevar una relacin de las novedades que ocurran en desarrollo de
los mismos, y formular a quien corresponda las recomendaciones que sean del
caso.

Seguimiento a la gestin de compras y pagos a proveedores, Inspeccin de


equipos en fbrica y/o sitio de instalacin de equipos adquiridos, as como
verificacin del estado de preservacin durante el transporte, bodegaje, montaje y
asistencia tcnica de los equipos principales por parte del CONTRATISTA

Verificacin y aprobacin de planos finales con los cambios realizados durante la


etapa constructiva.

Realizar las evaluaciones de desempeo de acuerdo con las instrucciones


impartidas por ECOPETROL S.A.

Elaborar y suscribir el acta de Finalizacin de las obras ejecutadas, dejando


constancia del cumplimiento o incumplimiento del contratista.

Aplicacin de los planes de control tcnico establecidos en la gua Tcnica


entregada por ECOPETROL S.A.

Aplicacin de la gua administrativa entregada por ECOPETROL Durante la


Liquidacin de los Contratos:
a) Elaborar y suscribir el acta de Liquidacin Final, en los plazos establecidos
y en cumplimiento de lo establecido en cada una de las minutas y/o
Documentos del Proceso de Seleccin.
b) Alimentacin en la herramienta SAP referente a los documentos
requeridos para la liquidacin.
c) Verificacin del cumplimiento de pendientes por parte del contratista.

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d) Verificacin del cumplimiento de requisitos legales tributarios y contables.


e) Realizar el informe final del contrato.
Y las dems que se establecen en el Anexo MANUAL PARA LA ADMINISTRACIN Y
GESTIN DE CONTRATOS DE ECOPETROL S.A., en la minuta del contrato y en los
Documentos del Proceso de Seleccin.
Cualquier desviacin a los procedimientos aqu establecidos debe ser aprobada por
ECOPETROL S.A. antes de su implementacin.
3.

DEFINICIONES

Proyectos de Desarrollo

PD

Gerencia del Proyecto

GRP

Proyecto de Desarrollo Chichimene

PDCHI

Proyecto de Desarrollo Castilla/Acacias

PDCAA

Proyecto de Desarrollo Apiay/Suria/Reforma

PDASR

Proyecto de Desarrollo para inversin


de continuidad operativa

PDICOS

Grupo Central (Bogot)

GCENT

Grupo Soporte y Administrativo

GSOAD

Soporte Especial

SOPES

4.
4.1.

DEFINICIN DEL GRUPO DE TRABAJO DEL PROYECTO


GENERAL

CLIENTE:

ECOPETROL S.A.

CONTRATISTA:

ITANSUCA S.A.

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4.2.

IDIOMA

Todas las comunicaciones, especificaciones, planos, reportes, etc., sern en idioma


Castellano, con excepcin de la documentacin tcnica de Sub-contratistas de servicios
internacionales en el caso que se presenten, la cual puede ser en idioma Ingls.
4.3.

NOMBRE DEL PROYECTO

CONSULTORA PARA LA GERENCIA E INTERVENTORIA DE LOS PROYECTOS DE


LA SUPERINTENDENCIA DE FACILIDADES DE SUPERFICIE DE LA GERENCIA
TCNICA DE DESARROLLO DE EXPLORACIN Y PRODUCCIN DE ECOPETROL
S.A., PARA LA GERENCIA REGIONAL CENTRAL, DURANTE LAS VIGENCIAS 20092010.
4.4.

CLIENTE

ECOPETROL S.A.
4.4.1.

NOMBRE DEL PERSONAL CLAVE

Administrador del Contrato

Ing. Gerardo Plata Garca

Gestor del Contrato

Ing. Ingrid Donna Laurens Daz

Lder de proyecto Ecopetrol PDCHI

Ing. Cesar Cceres

Lder de proyecto Ecopetrol PDCAA

Ing. Luis Oscar Pachn

Lder de proyecto Ecopetrol PDASR :

Ing. Freddy Nario

Lder de proyecto Tipo B Ecopetrol PDICOS

Ing. Ingrid Donna Laurens Daz

Lder de Construccin PDCHI

Ing. Germn Cuellar

Lderes de Construccin PDCAA

Ingenieros. Pedro Vicente Snchez y


Giovanna Ibarra

Lderes de Construccin PDASR

Ingenieros Ing. Diego Reyes y


Orlando Pinto.

Profesional Proyectos PDICOS

Ing. Armando Montenegro

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Interventor Administrativa y
Laboral

4.4.2.

Ing. Lina Morales.

LOCALIZACIN DEL CLIENTE

Administrador

: Gerardo Plata Garca

Telfono

: 2345003

Direccin

: Calle 37 No. 8-43, Edificio Colgas, piso 3

Mail

: Gerardo.plata@ecopetrol.com.co

Ciudad

: Bogot

GESTOR DEL CONTRATO : Ingrid Laurens Daz


Telfono

: 234 2347

Direccin

: Calle 37 No. 8-43, Edificio Colgas, piso 10

Mail

: Ingrid.laurens@ecopetrol.com.co

Ciudad

: Bogot

4.5.

CONTRATISTA

ITANSUCA PROYECTOS DE INGENIERA S.A.


4.5.1. PERSONAL DE MANEJO ITANSUCA
Gerente de Proyecto

: Ing. Eduardo Fajardo

Director de Proyectos

: Ing. Mauricio Rico

Representante Legal

: Ing. Eduardo Narvez

Gestin del Conocimiento: Ing. Rafael Ordez


Servicio al Cliente

: Ing. Fabio Marcucci

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Gestin de Informacin : Francia Aguirre Julieth Rodrguez

4.5.2. LOCALIZACIN OFICINA PRINCIPAL


Direccin

: Calle 35 No. 7-25 Piso 6

Telfono

: 2885010

Fax

: 5720050

E-mail

: efajardo@itansuca.com;mrico@itansuca.com; fmarcucci@itansuca.com

Ciudad

: Bogot D.C.

4.5.3.

LOCALIZACIN SEDE DEL PROYECTO BOGOT (BANCOLOMBIA)

Direccin

: Cra 13 No 35.43 Piso 6

Telfono

: 2458835

Fax

: 2459271

Ciudad

: Bogot D.C.

4.5.4.

LOCALIZACIN OFICINA PRINCIPAL EN CAMPO (VILLAVICENCIO)

Direccin

: calle 26 # 38-89 Barrio 7 de agosto

Telfono

: 6728922

Fax

: 6728922

Ciudad

: Villavicencio.

4.5.5.

LOCALIZACIN OFICINA PD APIAY SURIA REFORMA (PDASR)

Direccin

: calle 26 # 38-89 Barrio 7 de agosto

Telfono

: 6729077; 6728411

CONSULTORIA PARA LA GERENCIA E INTERVENTORIA DE LOS


PROYECTOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE FACILIDADES DE
SUPERFICIE DE LA GERENCIA TCNICA DE DESARROLLO DE
EXPLORACIN Y PRODUCCIN DE ECOPETROL S.A., PARA LA
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DOCUMENTO No
EFZ-PR-Q-120

HOJA No 16 DE 46

PROCEDIMIENTO DE COORDINACIN
REV 1, 19-FEB-10

Fax

: 6728006

Ciudad

: Villavicencio Meta

4.5.6.

LOCALIZACIN OFICINA PD CHICHIMENE (PDCHI)

Direccin

: calle 18 # 22-30 Barrio Mancera

Telfono

: 6569512; 6569501

Fax

: 6569512

Ciudad

: Acacias - Meta

4.5.7.

LOCALIZACIN OFICINA PD ACACIAS -CASTILLA (PDCAA)

Direccin

: carrera 4 # 8-38 Barrio La Carolina

Telfono

: 6751173

Fax

: 6751173

Ciudad

: Castilla La Nueva.

4.5.8.

LOCALIZACIN OFICINA PD ICOS (PDICOS)

Direccin

: calle 26 # 38-89 Barrio 7 de agosto

Telfono

: 6729077; 6728411

Fax

: 6728006

Ciudad

: Villavicencio - Meta

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DOCUMENTO No
EFZ-PR-Q-120

HOJA No 17 DE 46

PROCEDIMIENTO DE COORDINACIN
REV 1, 19-FEB-10

4.6.

HORARIO DE TRABAJO

La Gerencia establece el siguiente horario de trabajo:


4.6.1.

OFICINA PRINCIPAL Y SEDE DEL PROYECTO BOGOT


Lunes a Viernes 7:00 a.m. -12:00 m. / 1:00 p.m. - 5:00 p.m.

4.6.2.

OFICINAS PROYECTOS DE DESARROLLO


Lunes a Viernes 7:00 a.m. -12:00 m. / 1:00 p.m. - 5:00 p.m.
Sbado:

7:00 a.m. -10:00 m.

Notas:
La definicin del horario del da sbado, se realizar de acuerdo con las directrices del
Director de la PD.
Los trabajos en dominicales y festivos requieren aprobacin previa por parte de
Ecopetrol
Para aprobacin del trabajo excepcional se debe tener en cuenta lo indicado en la
circular 6 y diligenciar el formato F03-EFZ-IS-S-080, y seguir el diligenciamiento y
envo oportuno del mail modelo para solicitud de autorizacin segn lo establecido
para tal fin.
5.
5.1.

COMUNICACIONES
GENERAL

Toda la correspondencia debe ser identificada con el nmero y el objeto del contrato en
la referencia Toda correspondencia debe limitarse a un solo tema, en la medida de lo
posible.
A toda la correspondencia se le debe asignar un nmero consecutivo para propsitos
de identificacin y control.
Toda la correspondencia de carcter ordinario que se transmita entre ECOPETROL,
ITANSUCA y CONTRATISTAS del proyecto por fax o correo electrnico; el receptor
se debe reportar si el envo lleg correcto y completo.

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PROCEDIMIENTO DE COORDINACIN
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Se destaca que la correspondencia de tipo administrativo, legal y contractual se enviar


por correo, anticipando, una copia por fax o correo electrnico. Para que estas
comunicaciones sean vlidas, siempre se deber enviar en copia al gestor del contrato
(antes interventor) de ECOPETROL; al Gerente de Proyecto y oficializarse mediante
comunicacin formal escrita.

5.1.1. PERSONAL AUTORIZADO PARA GENERAR Y FIRMAR


CORRESPONDENCIA
Se seguirn los lineamientos del numeral 6. Niveles de Autoridad, tabla Matrices de
autoridad para comunicaciones crticas incluidas en el Plan de comunicaciones EFZPR-Q-130 Rev. 1.
La aplicacin de la Matriz define los niveles de autoridad dentro del proyecto para
garantizar el control y autoridad para generar y firmar correspondencia.

5.2.

SISTEMA DE NUMERACIN

Toda la correspondencia debe ser numerada como sigue:


ORIGEN

5.2.1.

REA

DESTINO

TIPO DE
DOCUMENTO

PROYECTO

(*)
No DE
CONTRATO

CONSECUTIVO

ORIGEN - REAS

ITA GRP

De Itansuca Gerencia

ITA PDCHI

De Itansuca PD Chichimene

ITA PDCAA

De Itansuca PD Castilla/Acacias

ITA PDASR

De Itansuca PD Apiay/Suria/Reforma

ITA PDICOS

De Itansuca PD Proyecto de Desarrollo


para inversin de continuidad operativa

ITA GCENT

De Itansuca Grupo Central Bogot

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ITA GSOAD

De Itansuca Grupo Soporte y Administrativo

ITA SOPES

De Itansuca Grupo Soporte Especial

5.2.2.

DESTINO

Ecopetrol

ECP

Otros

OTR

Gerencia Proyecto

GRP

(**)Contratistas del Proyecto

(F03-EFZ-PR-Q-120 Relacin Siglas Contratistas)

Proyectos de Desarrollo

Proyecto de Desarrollo Chichimene

PDCHI

Proyecto de Desarrollo Castilla/Acacias

PDCAA

Proyecto de Desarrollo Apiay/Suria/Reforma PDASR

Proyecto de Desarrollo PD ICOS

PDICOS

Grupos

Grupo Central Bogot

GCENT

Grupo Soporte y Administrativo

GSOAD

Grupo Soporte Especial

SOPES

Nota:
De igual forma los contratistas debern enviar la correspondencia siguiendo el sistema
de numeracin mencionado anteriormente teniendo en cuenta que el origen-rea ser
igual a la sigla asignada en el acta de KOM y debidamente registrada en el formato
F03-EFZ-PR-Q-120 Relacin Siglas Contratistas.
(*)Solo para contratistas.
(**) Para nuevos contratitas la sigla se establecer en el acta de Kick Off Meeting.

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PROCEDIMIENTO DE COORDINACIN
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5.2.3.

TIPO DE DOCUMENTO

Carta Administrativa

CA

Memorando

MM

Fax

FX

Remisin de documentos

RD

5.2.4.

CDIGO INTERNO DE PROYECTO

EFZ

5.2.5.

CONSECUTIVO

Para cada posibilidad de origen-rea / destino y cada tipo de documento se inicia con el
001 y se numera ascendentemente.

5.3.

NOTIFICACIONES Y COMUNICACIONES

Toda correspondencia que est relacionada con aspectos tcnicos y/o contractuales,
debe ser dirigida a ECOPETROL, Atn: Ing. Ingrid Donna Laurens Daz Gestor del
contrato (antes interventor), con copia al lder de ECOPETROL que aplique y viceversa.
Las instrucciones dadas por ECOPETROL sern enviadas directamente a las oficinas
de ITANSUCA, Atn: Ing. Eduardo Fajardo Gerente de Proyecto.
Las direcciones de correspondencia son las que se indican en los numerales 3.4.2,
3.5.2 tanto para ECOPETROL como para ITANSUCA.
En el numeral 5. Mtodos de comunicaciones, del Plan de Comunicaciones del
proyecto, EFZ-PR-Q-130, se definen los mtodos de comunicaciones, y se definen los
tipos de comunicaciones

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HOJA No 21 DE 46

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6.

GESTIN DOCUMENTAL

Para el control de la documentacin nos regiremos por el Instructivo de Gestin


Documental para Gerencias de Proyecto de ECOPETROL S.A. Este instructivo es de
estricto cumplimiento y estar bajo la responsabilidad del Gerente de Proyecto, el
coordinador y profesionales
QA/QC y los funcionarios encargados de gestin
documental de cada PD.

El responsable de Gestin Documental con la directriz del grupo de QA/QC en cada


PD, realizar las siguientes funciones:

Llevar el manejo, registro y control de la documentacin de los contratos a cargo


de la PD.

Llevar el control de la correspondencia enviada y recibida en el sistema DELTA.

Llevar el control de los documentos tcnicos, documentos de referencia y toda la


informacin necesaria para el desarrollo y control de los contratos en el Control
de documentos tcnicos o bienes materiales suministrados por terceros F01EFZ-PR-Q-160.

Enviar la documentacin original de los contratos a su cargo, a la oficina de la


Gerencia en Bogot por medio de comunicacin escrita dentro de los cinco
primeros das de cada mes. Cada PD conservar dentro de su archivo la copia
de los documentos enviados.

La documentacin original ser clasificada, registrada y entregada al archivo


central de Ecopetrol en la DABS, constituyendo as el archivo de entrega final al
cliente.

Para salvaguardar la informacin generada mediante correo electrnico deber


conservarla mediante un archivo (.pst) el cual se guardara en el rbol del
proyecto en la carpeta de correo y estar cargado directamente al Outlook; para
que este sea automticamente incluido en el backup.

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HOJA No 22 DE 46

PROCEDIMIENTO DE COORDINACIN
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7.

IDENTIFICACIN, CONTROL Y DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

Para efectos de control durante el desarrollo del Proyecto, ITANSUCA incluir cajetines
correspondientes a las revisiones propias del Proyecto desde la A hasta la revisin 0.
La identificacin (cdigo ITANSUCA) para los documentos nuevos se realizar bajo el
mismo concepto de los procedimientos internos de la Organizacin y quedar de la
siguiente manera:
EFZ-GGGGG-XX-E-XXX-YYY
Donde:
EFZ: Cdigo interno del proyecto
GGGGG: PD que emite:
Proyecto de Desarrollo Chichimene

PDCHI

Proyecto de Desarrollo Castilla/Acacias

PDCAA

Proyecto de Desarrollo Apiay/Suria/Reforma

PDASR

PD Proyecto de Desarrollo para inversin


de continuidad operativa

PDICOS

XX: Tipo de documento:


PL: Plano

MR: Requisicin de Materiales

IN: Informe

IM: Isomtrico

PR: Procedimiento

MS: Manual de Calidad

LI: Listado

MN: Manual Tcnico

SP: Especificacin

PC: Plan (Calidad)

DS: Data Sheet

IS: Instructivo

MC: Memoria de Clculo

F: Formatos

E:

Especialidad

X: Generales

I: Instrumentacin

P: Procesos

L: Tubera

E: Elctrica

M: Mecnica

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C: Civil

N: Sistema Contraincendio

Q: Calidad

XXX: Siglas Estacin


AP: Apiay
AS: Acacias
CA Castilla
SU: Suria
CH: Chichimene
RF: Reforma

YYY: Consecutivo
Los documentos de orden contractual, procedimental y tcnicos emitidos durante la
ejecucin del proyecto se inician en 010 y se enumera de 10 en 10 de forma
ascendente.
Los formatos que se generen en alguno de los documentos sern codificados
anteponiendo F ms el nmero consecutivo del formato a la codificacin del documento
al que pertenece.
Todos los formatos que se generen usando el cdigo raz del presente procedimiento,
debern ser relacionados en el numeral Formatos.
ECOPETROL: Debe enviar el procedimiento de codificacin de los documentos y
planos generados para el proyecto, si lo requiere.

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7.1.

DOCUMENTOS NUEVOS

Para el control de los documentos, se enumeran las revisiones as:


Con letra A y revisiones alfanumricas A1, A2,... etc. para las revisiones internas.
Para entregar al cliente iniciando con la B y siguiendo con C, D, etc., para
aprobacin y/o comentarios.
Con nmeros iniciando en cero (0) para entregar al cliente como documentos
finales, entre estos se encuentran planos y memorias de clculo que de comn
acuerdo pueden llevar pendientes o notas aclaratorias, hasta que se complete el
documento o plano.
Para revisiones generadas despus de la cero (0), revisiones 1, 2,etc, se
identificarn los cambios con un tringulo que en su interior tendr el nmero de la
revisin emitida.
La emisin de documentos que al final son no vlidos se emitirn como eliminados.

Al momento de enviar documentos fsicos al Cliente de igual manera se dejar


disponible en el sitio Web el magntico en PDF en ltima versin.

Para el control de los documentos generados durante el desarrollo del proyecto, se


llevar un Listado de Documentos EFZ-LI-Q-040, el cual estar disponible en la Web
con el fin de informar a los interesados el estado actual de cada uno de los documentos.
Los archivos en medio magntico, se manejarn siguiendo el rbol oficial del proyecto.
El estado de verificacin de los documentos se realizar a travs del nmero de
revisiones indicadas anteriormente y las firmas de los responsables de la elaboracin,
revisin y aprobacin del documento, para las revisiones anteriores a las oficiales estas
debern tener el sello de superado.
Para las revisiones, sobre el documento, se emplear el siguiente cdigo de colores:
Rojo:

para indicar adiciones

Azul:

para indicar comentarios

Verde:

para indicar que se debe borrar

Magenta:

para validar

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Se utilizar el siguiente sello para la verificacin interna de los documentos:

8.

REVISIN DE DOCUMENTOS POR ECOPETROL

Cada documento emitido para revisin de ECOPETROL llevarn los siguientes sellos,
uno de ellos ser diligenciado al realizar la revisin.

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HOJA No 26 DE 46

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La revisin B, C, etc., llevar el sello de revisin Externa y el Sello de No usar para


construccin/compra ya que son documentos que no han sido aprobados y por lo tanto
no son definitivos. Estas revisiones de realizarse, constituyen un medio para informar la
orientacin del diseo, al igual que ser medio para discutir aspectos tcnicos y definir
preferencias documentales.
9.

TIEMPOS DE VENCIMIENTO

Los documentos que sean emitidos a ECOPETROL o a su representante para


aprobacin, deben ser devueltos con sus correspondientes comentarios, dentro de los
siguientes cinco (5) das calendario, si pasado dicho plazo, ITANSUCA no recibe
respuesta se asume que el documento ha sido APROBADO.
10. CAMBIOS EN EL ALCANCE DE LOS TRABAJOS
Los cambios en el alcance del trabajo pueden ser de dos tipos:
10.1.

ORDENES DE CAMBIO

Se entender como cambio toda variacin de actividades no contempladas


originalmente en el Contrato y que su ejecucin afecte el alcance de trabajo, LOS
costos , las especificaciones y su tiempo de ejecucin.
ITANSUCA tambin podr por iniciativa propia, someter a consideracin de
ECOPETROL un cambio, en cuyo caso se debe remitir con un documento que indique
claramente el alcance.
Una vez ECOPETROL verifique los efectos econmicos del cambio, su validez
contractual y forma de pago, se proceder con la autorizacin formal escrita la cual ser
formalizada por medio de un Acta o cualquier otro documento que lo certifique, en el
que se establezca su objeto, razones que lo motivaron, valor, plazo y su incidencia en
los pagos y programacin del proyecto.
10.2.

TRABAJOS ADICIONALES

Son aquellas actividades que no haban sido incluidas originalmente en el alcance del
trabajo pero que son necesarias para cumplir con el objeto del mismo.
El manejo de los trabajos adicionales ser similar al de las rdenes de cambio del
numeral anterior.

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En caso de existir un valor contractual para este tipo de actividad, se utilizar dicho
valor, en caso contrario se acordar entre las partes un valor antes de proceder a
realizar los trabajos.
Cada solicitud de cambio ser numerada en forma consecutiva para llevar un control de
los mismos.
Contrato Adicional se suscribir cuando las partes identifiquen actividades que no
fueron contempladas en el Contrato principal y se consideren indispensables para la
ejecucin del proyecto.
Contrato Adicional tambin se suscribir cuando las partes consideren conveniente
ampliar el plazo del contrato principal.
Estos contratos deben ser firmados antes de la ejecucin del trabajo correspondiente.
11. REUNIONES

Todas las reuniones entre el Contratista y el Cliente se deben programar de mutuo


acuerdo entre el Gerente de Proyecto por ITANSUCA y el Interventor de Proyecto por
ECOPETROL, para lo cual deber prepararse la agenda correspondiente.
De cada reunin se elaborar un acta que ser sometida a aprobacin por las partes,
su emisin se debe llevar a cabo dentro de los siguientes dos das, de la reunin. Ver
en el Anexo 1 Acta de Reunin F01-EFZ-PR-Q-120.
Las reuniones de seguimiento tendrn una duracin de 1 hora dentro , se llevarn a
cabo para el seguimiento y control de los contratos a cargo de la Gerencia de Proyecto,
con su respectiva agenda, asistentes y frecuencia.
Se seguirn los lineamientos del numeral 7. Programacin de Reuniones, de tabla
incluida en el Plan de comunicaciones EFZ-PR-Q-130 Rev. 1.
Cuando las circunstancias lo requieran, se podrn programar reuniones extraordinarias
adicionales para tratar temas especficos pudiendo ser convocadas por cualquiera de
las partes involucradas en el proyecto, en lo posible con un da de anticipacin, e
indicando la agenda a tratar.

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HOJA No 28 DE 46

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12.

INFORMES

ITANSUCA elaborar los siguientes informes:


12.1.

INFORMES DE LA GERENCIA DE PROYECTOS A ECOPETROL

TIPO DE
INFORME

DA/HORA

RESPONSABLE

DESTINO

Informe Semanal
(avance de
Contratos con
proyeccin de fin
de semana)

Lunes
7:00 a.m.

Programacin y
Control de GRP

Gestor del Contrato

Magntico

Gestin de HSE
Gerencia

Jueves
5:00 p.m.

Coordinacin HSE
Gerencia

Gerencia, Gestor de HSE,


P&C

Magntico

Mensual

15
Primeros
das
hbiles de
cada mes

Gerencia,
Programacin y
Control de GRP

Gestor del Contrato

Fsico

12.2.

MEDIO

INFORMES PROYECTO DE DESARROLLO A LA GERENCIA

TIPO DE
INFORME

DA/HORA

RESPONSABLE

DESTINO

Avance de
Contratos

Martes
12:00 m

Programacin y
Control / PD

Programacin y Control de
GRP

Magntico

Informe Semanal
(avance de
Contratos con
proyeccin de fin
de semana)

Viernes
8:00 a.m.

Programacin y
Control / PD

Programacin y Control de
GRP

Magntico

Director de la PD y
P&C

Programacin y Control de
GRP / Gerente de Proyecto

Magntico
y fsico

Mensual de
Avance de PD

6 da de
c/m M.M
8 da de
c/m M.F

MEDIO

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Nota. Todos los informes, en medio fsico deben estar debidamente firmados por los
Directores de PD y los Directores de Obra y organizados en el archivo documental de la
(PD).

12.3.

INFORMES DEL GRUPO DE PLANEACIN A LA GERENCIA

TIPO DE
INFORME

DA/HORA

RESPONSABLE

DESTINO

Seguimiento en:
Planeacin de
Procesos / DAB/
Proceso de
compras y Fechas
de entregas

Viernes
12:00 m

Coordinador de
Planeacin

Gerente de Proyecto.
Gestor del Contrato

12.4.

MEDIO

Magntico

INFORMES MENSUALES

Los Directores de las PD, generarn un informe mensual de las actividades propias de
la Interventora, este informe deber ser presentado a la Gerencia de acuerdo con lo
indicado en el numeral 12.2 de este documento, con el objeto que el programador de la
Gerencia consolide la informacin de acuerdo con lo indicado en el numeral 12.1 de
este documento y presente un informe consolidado a ECOPETROL, el cual resume las
actividades ejecutadas en el mes por la Gerencia.
13. ACTAS
Son documentos contractuales que formalizan los acuerdos entre el Contratista y el
Cliente. Se emiten cada vez que durante el desarrollo de los trabajos se presenten
eventos claves y cuyos formatos se encuentran en las guas administrativa y tcnica de
ECP, excepto el formato de acta de reunin para el cual aplicara el formato de Itansuca.
Por actas se entendern las siguientes:

Acta de Inicio de los Trabajos

Acta de Pago Parcial

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Acta de Suspensin Parcial o Total de los Trabajos

Acta de Reinicio de los Trabajos

Acta de Liquidacin Final Bilateral

Acta de Reunin

Acta de Terminacin

14. FORMA DE PAGO


ECOPETROL pagar al CONTRATISTA el valor del Contrato a travs de pagos
mensuales vencidos, previa radicacin de la factura correspondiente, de conformidad
con lo previsto en el Clausulado General.
Los pagos parciales mensuales por avance del contrato de acuerdo con los productos
entregables, se harn previa presentacin, por parte del CONTRATISTA, de los
siguientes documentos:

Acta de avance de los trabajos, suscrita conjuntamente entre el CONTRATISTA y


ECOPETROL.

Copia de las planillas de pago de salarios y presentaciones sociales a los


trabajadores del CONTRATISTA.

Copia de los recibos o certificaciones de pago mensual de los aportes o giros


efectuados por el CONTRATISTA al Sistema de Proteccin social en salud,
pensiones y riesgos profesionales, al Instituto colombiano de Bienestar FamiliarICBF, al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, y a las respectivas Cajas de
Compensacin Familiar.

Todos los anteriores documentos debern contar con la aprobacin del gestor del
contrato (antes Interventor) designado por ECOPETROL. Sin el cumplimiento de tales
requisitos, la factura respectiva se tendr como no presentada.
De cada pago parcial mensual se retendr un CINCO por ciento (5%) a manera de
retencin de garanta.

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PROCEDIMIENTO DE COORDINACIN
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Los pagos parciales incluirn el valor correspondiente a la administracin de gastos


reembolsables equivalente al 55 de los Gastos Reembolsables ejecutados en el perodo
y autorizados por ECOPETROL.
Sobre los gastos reembolsables no se har retencin en garanta.
El ltimo pago equivalente a la sumatoria de los valores retenidos en los pagos
parciales a manera de retencin en garanta, se har a la entrega final de los trabajos o
servicios a satisfaccin de ECOPETROL, previa liquidacin final del Contrato y
presentacin de los documentos que se indican a continuacin:

Acta de terminacin del Contrato a satisfaccin de ECOPETROL, debidamente


suscrita por el CONTRATISTA y ECOPETROL.

Acta de liquidacin del Contrato, debidamente suscrita por el CONTRATISTA y el


liquidador designado por ECOPETROL.

Certificado de prrroga del amparo de la garanta nica relativo al pago de salarios


y prestaciones sociales, si fuere necesario.

Liquidacin de prestaciones sociales y paz y salvos de todos los trabajadores (o


de sus beneficiarios en caso de fallecimiento) del CONTRATISTA, en los cuales
se haga constar que han recibido a satisfaccin los salarios, prestaciones sociales
e indemnizaciones derivados de sus contratos laborales.

Certificacin(es) que de(n) cuenta del pago de los aportes correspondientes al


Sistema de Proteccin Social.

Comprobante de pago del impuesto de Timbre Nacional, si es el caso.

Comprobante de pagos de impuestos, tasas o contribuciones que le sean


aplicables.

15. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS


15.1.

CONTRATACIN DE PERSONAL VARIABLE

ACTIVIDAD

ENTREGABLES

ACCIN

RESPONSABLE

(*) Solicitud de
Personal

Cuadro de
Verificacin de
Experiencia F04SIG-PR-X-010
Hoja de Vida
Soportes

Enviar va correo electrnico,


solicitud a Gerente de
Proyecto

Director de PD

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PROYECTOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE FACILIDADES DE
SUPERFICIE DE LA GERENCIA TCNICA DE DESARROLLO DE
EXPLORACIN Y PRODUCCIN DE ECOPETROL S.A., PARA LA
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PROCEDIMIENTO DE COORDINACIN
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ACTIVIDAD

Tramite de Revisin

ENTREGABLES
Cuadro de
verificacin de
experiencia F04-SIGPR-X-010
Hoja de Vida
Soportes

ACCIN

RESPONSABLE

Revisar
cuadro
de
verificacin de experiencia,
de acuerdo con soportes
presentados

Gerente de
Proyecto

Enviar va correo electrnico


listado
de
personal
a
Ecopetrol para aprobacin
Trmite de
aprobacin

Cuadro de
verificacin de
Experiencia F04-SIGPR-X-010

Aprobacin

Tramite de
vinculacin

Autorizacin de
vinculacin

N/A

1.

E-Mail para
tramite de
vinculacin

2. Contratacin de
personal F01-101-PRX-020
3. Requisicin de
personal F01-SIG-PRX-010

Gerente de
Proyecto

Aprobacin
va
correo
electrnico al Gerente de
Proyecto
Generar E-MAIL
tramites
los
correspondientes
soportes) I

con los
tramites
(web,

Radica
los
formatos
diligenciados a la Direccin
de Talento Humano

Gestor del
Contrato (antes
Interventor)
Ecopetrol

Gerente de
Proyecto

Gerente de
Proyecto

4. Informe de pruebas

(**)Proceso de
vinculacin en
Bogot

5. Contratacin de
personal F01-101-PRX-020

(***)El
personal
deber
presentarse en la oficina de
Bogot para su contratacin

6. Requisicin de
personal F01-SIG-PRX-010

Direccin: Calle 35 No. 7-25


Piso 6

7. Contrato
8. Afiliaciones

Telfono: 288 5010

Direccin
Administrativa
Gerente de
Proyecto

CONSULTORIA PARA LA GERENCIA E INTERVENTORIA DE LOS


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Nota:
(*) La solicitud de personal deber ser presentada mnimo con cinco (5) das de
antelacin acompaada de la documentacin correspondiente (hoja de vida con
certificaciones, cuadro de verificacin de la experiencia).
(**) En campo la seleccin de personal se hace por referenciacin o pruebas
En Bogot el personal aplica pruebas y entrevista.

15.2.

SOLICITUD DE RECURSOS LOGSTICOS

ACTIVIDAD

DOCUMENTO

ACCIN

RESPONSABLE

(*) Solicitud de
Recursos

Correo electrnico

Enviar va correo electrnico,


solicitud al Gerente de
Proyecto

Director PD

Trmite de
Aprobacin

Cuadro Control de
Recursos

Enviar va correo electrnico


listado de recursos a
Ecopetrol para aprobacin

Gerente de Proyecto

Aprobacin

N/A

Aprobacin va correo
electrnico al Gerente de
Proyecto

Gestor del Contrato


(antes Interventor)
Ecopetrol

Proceso interno de
adquisicin de
recursos

Entrega de Recursos

Solicitudes de
acuerdo al
Manual de
adquisicin de
bienes y servicios
SIG-MS-Q-010
N/A

Realizar adquisicin de a
cuerdo al Manual de
adquisicin de bienes y
servicios SIG-MS-Q-010

Entrega de Recursos a las


PD

Gerente de Proyecto
Direccin de Compras
y Contratacin
Gerente de Proyecto
Director PD

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Nota:
(*) La solicitud de los recursos deber ser presentada mnimo con cinco (5) das de
antelacin.
15.3.

SOLICITUD DE VITICOS

ACTIVIDAD
Solicitud de
viticos

DOCUMENTO

Trmite de
aprobacin

Aprobacin

Formato de autorizacin
de gastos de viaje para
contratistas (F02-EFZPR-Q-120 Pagina 1/2)

E-Mail

Desembolso
de viticos

Legalizacin
interna

E-Mail de Autorizacin de
viaje

Legalizacin
de viticos

Formato de solicitud de
anticipo(F01-101-IS-X110)
Consignacin o efectivo

Formato de legalizacin
de anticipo(F03-101-ISX-110)
Soportes fsicos de
alojamiento y transportes
terrestres y/o areos y
pasabordos cuando
aplique
Formato de legalizacin
de viticos (F02-EFZ-PRQ-120 Pagina 2/2).
Instructivo para solicitud y

ACCIN

RESPONSABLE

Enviar correo electrnico a


Soporte Logstico con la
informacin estndar

Funcionario

Diligenciar el formato con la


informacin correspondiente
y el VoBo del Gerente de
Proyecto.
Enviar va correo electrnico
el formato a Ecopetrol para
aprobacin del gestor del
contrato.

Soporte logstico
Gerente de Proyecto

Aprobacin va correo
electrnico a soporte
logstico con copia al gerente
de proyecto.

Gestor del contrato


Ecopetrol

Diligenciar formato de
anticipo y entregar al
administrador de cajas
menores.
Consignar a la cuenta de la
persona que solicita el vitico
o hacer entrega del dinero en
efectivo.

Soporte Logstico
Administrador de
Cajas Menores

Entregar soportes y
legalizacin fsica a soporte
logstico para que a su vez
cruce contra la solicitud de
anticipo

Funcionarios

Diligenciar el formato con la


informacin correspondiente
y el VoBo del Gerente de

Soporte Logstico

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ACTIVIDAD

DOCUMENTO

legalizacin de viajes de
Ecopetrol.
Soportes fsicos de
alojamiento, alimentacin,
miscelneos y
transportes.

ACCIN

RESPONSABLE

Proyecto.
Archivo fsico en carpeta de
reembolsables y registro en
la base de datos del proyecto

Nota:
La solicitud de viticos deber ser presentada mnimo con dos (2) das de
antelacin.
Cuando se requiera transporte del personal de campo con destino Bogot, soporte
logstico deber informar al administrador de contrato para el trmite respectivo.
La legalizacin interna de viticos deber ser presentada mxima, en los tres (3)
das siguientes al viaje junto con el saldo a favor de Itansuca cuando aplique.
En caso de presentarse ampliacin en el tiempo de la comisin, el funcionario
deber informar inmediatamente va correo electrnico a la gerencia con copia a
soporte logstico, con la respectiva justificacin para solicitar autorizacin a ECP. En
caso de NO INFORMAR sobre los das adicionales de comisin, l funcionario
asumir los costos que generen los das adicionales.
Las facturas que se presenten como soporte de la legalizacin, debern ir a nombre
del Itansuca S.A,
Nit: 800107832-4, para el soporte del transporte, debe
relacionarse direccin y telfono de la persona que prest el servicio.
15.4.

AUTORIZACIN DE INGRESO A ECOPETROL PARA TRABAJO EN


DOMINICALES Y FESTIVOS

Cuando sea requerido el ingreso del personal Itansuca y del personal de los diferentes
contratistas los das domingo y das festivos, se requiere solicitar a Ecopetrol el
respectivo permiso de ingreso a las instalaciones, de acuerdo al siguiente
procedimiento:
ACTIVIDAD
Solicitud
Autorizacin
de Entrada a
Instalaciones

DOCUMENTO

Autorizacin de Entrada a
Instalaciones (SOA-F-395)

ACCION

RESPONSABLE

Para el personal del


Diligencia
el
formato
Contratista:
Autorizacin de Entrada a
Contratista
Instalaciones (SOA-F-395), Para personal de la
relacionando el personal que
Interventora:
requiere autorizacin de
Coordinadores
ingreso para realizar trabajos
Tcnicos de
en da domingo o festivo.
Interventora, de cada

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ACTIVIDAD

DOCUMENTO

ACCION
Este formato consta de tres
originales.

Recepcin de
solicitudes
por parte de
la
Interventora

Autorizacin de Entrada a
Instalaciones (SOA-F-395)

El Auxiliar Administrativo
de la PD, revisa, recopila y
remite los tres originales de
los formatos de
Autorizacin de Entrada a
Instalaciones
suministrados por los
contratistas, al Asistente de
Proyectos Apiay, o a la
Coordinacin de Seguridad
de Castilla, de acuerdo a
los frentes de trabajo
requeridos.

RESPONSABLE
PD y especialidad.

Auxiliar Administrativo
de cada PD
Asistente de
Proyectos Apiay

Asistente de Proyectos
Apiay remite al Jefe de
Seguridad Apiay.

Aprobacin
de
Solicitudes

Remisin de
Autorizacione
s a los
solicitantes

Autorizacin de Entrada a
Instalaciones (SOA-F-395)

Autorizacin de Entrada a
Instalaciones (SOA-F-395)

Autoriza cada uno de los


formatos Autorizacin de
Entrada a Instalaciones,
mediante firma, y remite
dos de los originales a las
PD.
El Jefe de Seguridad de
Apiay, remite los formatos
a las PD a travs del
Asistente de Proyectos
Apiay.

El Auxiliar Administrativo
remite a los contratistas o a
los coordinadores tcnicos
de
los
proyectos
de
desarrollo, uno de los dos
originales recibidos del los
formatos Autorizacin de
Entrada a Instalaciones
aprobados, y conserva en el
archivo de la PD el original

Jefe de Seguridad
Apiay
Jefe de seguridad
Castilla

Auxiliar Administrativo
de cada PD

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ACTIVIDAD

DOCUMENTO

ACCION

RESPONSABLE

restante.

16. GASTOS REEMBOLSABLES


Los gastos reembolsables corresponden a valores previamente autorizados y
aprobados por ECOPETROL, los cuales resultan necesarios para el cumplimiento del
objeto del contrato y los cuales aplican para aquellos trabajos que no puedan ser
realizados con personal de la gerencia del proyecto, tales como, estudios, pruebas y
ensayos, papelera, fotocopias, ploteos, informes especiales, comunicaciones etc.
Los gastos reembolsables sern hasta por un valor de SEISCIENTOS NOVENTA Y
TRES MILLONES DE PESOS COLOMBIANOS ($693.000.000).
Sobre el monto de los gastos reembolsables (sin IVA) en que se incurra, ECOPETROL
reconocer al contratista un cinco por ciento (5%) por concepto de administracin.
16.1.

GASTOS DE DESPLAZAMIENTO

Todos los costos en que incurra el CONTRATISTA para la ejecucin de este contrato
estn contemplados en el valor del mismo, salvo los relativos a desplazamiento del
personal del CONTRATISTA a municipios ubicados fuera de su base de trabajo. En
caso de que sea necesario que personal del CONTRATISTA se desplace a ciudades
diferentes de su base de trabajo se deber surtir el siguiente procedimiento:
a) El CONTRATISTA deber informar al responsable de la Gestin del Contrato de
ECOPETROL:(i) A qu ciudad requiere desplazar personal, y por qu; (ii) Cules
de las personas del equipo del CONTRATISTA se desplazarn y qu actividades
realizara cada una durante el desplazamiento; (iii) duracin del desplazamiento.
Todo ello, mediante escrito presentado antes de realizar el desplazamiento.
b) El responsable de la Gestin del Contrato de ECOPETROL se pronunciar
aprobando o improbando el desplazamiento en relacin con cada una de las
personas para las que fue solicitado, dentro de los tres (3) das hbiles a aquel
en que reciba la solicitud escrita.
c) En caso de aprobar el desplazamiento, ECOPETROL reconocer al
CONTRATISTA los gastos de viaje, alojamiento y alimentacin de su personal

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de conformidad con los valores establecidos en el Reglamento de Viaje vigente


al momento de la comisin.
d) Si el responsable de la Gestin del Contrato no aprueba previamente y por
escrito la realizacin del desplazamiento de una o varias personas,
ECOPETROL se abstendr de reconocer suma alguna al CONTRATISTA por
este concepto.
Los gastos de viajes sern hasta por un valor de DOS MIL SEISCIENTOS OCHENTA
MILLONES
TRESCIENTOS
SESENTA
MIL
PESOS
COLOMBIANOS
($2.680.360.000).
El monto de los gastos de viaje realmente causados y aprobados por ECOPETROL
harn parte del valor del Contrato, ms un con por ciento (5%) por concepto de
administracin.
17. SERVICIO AL CLIENTE
Durante el desarrollo del proyecto y con el fin de dar seguimiento y cumplimiento a la
promesa de valor ofrecida por ITANSUCA Proyectos de Ingeniera S.Aa. y obtener un
nivel de satisfaccin del servicio ofrecido, la estructura de la organizacin ha definido la
implementacin de servicio al cliente, en donde se canalizarn todas las mediciones de
satisfaccin, peticiones, quejas y reclamos por parte del cliente.
Cualquier requerimiento o comentario sobre los temas enunciados anteriormente,
beber ser reportado a la direccin electrnica: servicioalcliente@itansuca.com.
18. ANEXOS

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18.1.

ANEXO 1: F01-EFZ-PR-Q-120 ACTA DE REUNIN

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18.2. ANEXO 2: F02-EFZ-PR-Q-120 PGINA 1/2


FORMATO AUTORIZACIN GASTOS DE VIAJE

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18.3. ANEXO 3: F02-EFZ-PR-Q-120 PGINA 2/2


FORMATO AUTORIZACIN GASTOS DE VIAJE

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18.4.

ANEXO 4: F03-EFZ-PR-Q-120 RELACIN SIGLAS CONTRATISTAS

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18.5.

ANEXO 5: F01-EFZ-PR-Q-160 CONTROL DE DOCUMENTOS TCNICOS O


BIENES MATERIALES SUMINISTRADOS POR TERCEROS

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18.6.

ANEXO 6: F04-EFZ-PR-Q-120 INFORME DIARIO DE ACTIVIDADES

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18.7.

ANEXO 7: PLANTILLA DE INFORME MENSUAL

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SUPERFICIE DE LA GERENCIA TCNICA DE DESARROLLO DE
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HOJA No 46 DE 46

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18.8.

ANEXO 8: EFZ-LI-Q-040 LISTADO GENERAL DE DOCUMENTOS Y PLANOS