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clara del objetivo de su tarea y de su relacin con otros trabajos dentro de la oficina.
La Simplificacin del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de lgica y sentido
comn, tambin debe ser apoyada por tcnicas administrativas que puedan ayudar a la
comprensin y faciliten su aplicacin.
Para lograr una aplicacin ms efectiva se han desarrollado muchas tcnicas que facilitan la
labor de anlisis y estudios que se realizan para lograr la simplificacin del trabajo, se
aplican secuencialmente y a criterio del investigador, las cuales pueden ayudar a
comprender o cuestionar cada uno de los aspectos evaluados, siendo las ms conocidas y
aceptadas las siguientes.
LA MEDICIN DEL TRABAJO:
Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se est realizando.
Disponer de datos exactos acerca del volumen de trabajo a menudo significa la diferencia
entre una solucin realista y otra terica. Conociendo como se obtiene cierta cantidad de
produccin de trabajo, se pueden mejorar los mtodos empleados para su realizacin,
reajustar la asignacin de tareas, aliviar en general la carga de trabajo y eliminar
congestiones. Tambin ayuda a detectar rpidamente los problemas, indicando dnde hay
desigualdad de responsabilidades.
La medicin del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o programa que
devuelva o conserve en la empresa el equilibrio necesario para lograr mayor eficiencia.
Adems ayuda a detectar los embotellamientos o cuellos de botellay a constatar los
requerimientos del personal.
CUADRO DE DISTRIBUCIN DEL TRABAJO.
El principio bsico de una buena administracin es el mantenimiento de una buena
distribucin del trabajo, de forma tal que sean utilizadas debidamente todas las facultades
laborales y personales de los empleados. Siempre que existan dos o tres personas
trabajando juntas se presentar el problema de la distribucin de las funciones, por lo cual
se deber aplicar el grfico de distribucin del trabajo.
Este cuadro es la tabulacin del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u
oficina determinada. La elaboracin del mismo es el primer paso en el programa de
simplificacin del trabajo, es el indicador de los puntos dbiles, as como de aquellos que
debern estudiarse con detenimiento, aplicando las tcnicas del programa.
Este cuadro de distribucin demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina, qu
empleados desempean las diversas actividades, as como el tiempo necesario para su
ejecucin. Permite hacer una redistribucin ms eficaz del trabajo.
ESTUDIOS DE TIEMPOS Y MOVIMIENTOS:
Para realizar una adecuada medicin del trabajo, es necesario realizar estudios de tiempos y
movimientos para cada uno de los procesos y sus actividades componentes, as como
tambin para las funciones independientes que se realicen dentro del rea.
La metodologa es simple, como su nombre lo indica es medir el tiempo efectivo en el que
se lleva a cabo cada actividad, funcin y/o proceso y determinar bajo parmetros
estadsticos la eficiencia con la que se estn realizando.
Se basa en los principios del balance de lnea y de la economa de movimientos, que se
refieren a la distribucin del trabajo, al uso de las manos y el cuerpo humano y al diseo y
empleo de las herramientas con la finalidad de realizar el menor esfuerzo posible.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS O PROCESOS.
Los diagramas de procedimientos ayudan a los analistas a comprender en su totalidad los
trmites actuales de una dependencia u oficina y tambin sirven para la bsqueda de
mejoras, adems permiten discutir los trmites ms eficazmente con el personal operativo.
Describe un listado en forma secuencial de las actividades que conforman el proceso en
estudio y paralelamente utiliza cinco figuras distribuidas en columnas independientes, las
cuales demuestran las actividades operativas, de transporte, de inspeccin, de
almacenamiento y espera, su interrelacin y los tiempos de duracin de cada una de ellas.
El cuadro de distribucin del trabajo seala qu es lo que se est haciendo en una oficina,
as como la distribucin de las tareas entre los empleados; mientras que el diagrama de
procesos ensea cmo se hace el trabajo en una oficina ?
FLUJOGRAMAS:
Sin duda alguna surgieron como consecuencia del diagrama de procedimientos o procesos,
su diferencia radica en que no se realiza el listado de actividades que conforman el proceso,
sino que se van describiendo directamente dentro de las figuras que se han diseado para
ilustrarlo.
Para su elaboracin existen al rededor de quince figuras, las cuales a su vez sirven de base
para el diseo de los mismos, sin embargo es comn encontrar figuras diferentes creadas
por el investigador, dependiendo del grado de complejidad de los procesos o la creatividad
que desee introducir en ellos.
Las figuras se interrelacionan por medio de lneas, las cuales ayudan a esquematizar y
visualizar la relacin de dependencia entre las actividades componentes del proceso en
general y los responsables de llevarlas acabo.
GRAFICA DE LA DISTRIBUCIN FSICA DE LA OFICINA Y DISTRIBUCIN EN
PLANTA: