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Desde los inicios de la humanidad el hombre a travs de

la utilizacin de su propia iniciativa y creatividad ha


buscado la forma de simplificar todas las actividades que
realiza dentro de su labor productiva,
independientemente a cul sea su objetivo.
A nivel empresarial el concepto de la Simplificacin del Trabajo, no es ms que la labor
que se realiza constantemente a travs de la utilizacin de planes organizados, que sirven
para la aplicacin de mejores tcnicas que faciliten la ejecucin de las tareas.
Desde un punto de vista administrativo, la Simplificacin del Trabajo es cualquier mtodo,
artificio recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido para
ejecutar una labor determinada y es concebida fundamentalmente como una tarea
permanente con el objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda organizacin.
Dentro de algunos de los objetivos de la Simplificacin del trabajo a nivel organizacional se
encuentran los siguientes:
- Reducir al mnimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, ya sea
mental o fsica.
- Mejorar el funcionamiento organizacional, a travs de mtodos tales como la
redistribucin de funciones, la eliminacin, reduccin y combinacin de fases de una
actividad o labor y la nivelacin o tabulacin del trabajo.
- Optimizacin y aprovechamiento de los recursos disponibles.
- Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las reas que la integran.
- Reduccin del nmero y el costo de las operaciones administrativas, mediante la
disminucin de trmites y la combinacin, unin eliminacin de formas impresas.
- Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir desplazamientos y tiempos
innecesarios.
- Satisfaccin del personal con su trabajo y mayor disposicin del mismo al encomendarle
una labor o tarea.
- Mejora la supervisin, ya que se estimula la iniciativa personal del trabajador.
- Mejor atencin al pblico, al disminuir el tiempo dedicado a las actividades de trmite de
documentos y trabajo rutinario.
- Renovacin del inters del empleado por su trabajo, resultado de una comprensin ms

clara del objetivo de su tarea y de su relacin con otros trabajos dentro de la oficina.
La Simplificacin del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de lgica y sentido
comn, tambin debe ser apoyada por tcnicas administrativas que puedan ayudar a la
comprensin y faciliten su aplicacin.
Para lograr una aplicacin ms efectiva se han desarrollado muchas tcnicas que facilitan la
labor de anlisis y estudios que se realizan para lograr la simplificacin del trabajo, se
aplican secuencialmente y a criterio del investigador, las cuales pueden ayudar a
comprender o cuestionar cada uno de los aspectos evaluados, siendo las ms conocidas y
aceptadas las siguientes.
LA MEDICIN DEL TRABAJO:
Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se est realizando.
Disponer de datos exactos acerca del volumen de trabajo a menudo significa la diferencia
entre una solucin realista y otra terica. Conociendo como se obtiene cierta cantidad de
produccin de trabajo, se pueden mejorar los mtodos empleados para su realizacin,
reajustar la asignacin de tareas, aliviar en general la carga de trabajo y eliminar
congestiones. Tambin ayuda a detectar rpidamente los problemas, indicando dnde hay
desigualdad de responsabilidades.
La medicin del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o programa que
devuelva o conserve en la empresa el equilibrio necesario para lograr mayor eficiencia.
Adems ayuda a detectar los embotellamientos o cuellos de botellay a constatar los
requerimientos del personal.
CUADRO DE DISTRIBUCIN DEL TRABAJO.
El principio bsico de una buena administracin es el mantenimiento de una buena
distribucin del trabajo, de forma tal que sean utilizadas debidamente todas las facultades
laborales y personales de los empleados. Siempre que existan dos o tres personas
trabajando juntas se presentar el problema de la distribucin de las funciones, por lo cual
se deber aplicar el grfico de distribucin del trabajo.
Este cuadro es la tabulacin del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u
oficina determinada. La elaboracin del mismo es el primer paso en el programa de
simplificacin del trabajo, es el indicador de los puntos dbiles, as como de aquellos que
debern estudiarse con detenimiento, aplicando las tcnicas del programa.
Este cuadro de distribucin demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina, qu
empleados desempean las diversas actividades, as como el tiempo necesario para su
ejecucin. Permite hacer una redistribucin ms eficaz del trabajo.
ESTUDIOS DE TIEMPOS Y MOVIMIENTOS:

Para realizar una adecuada medicin del trabajo, es necesario realizar estudios de tiempos y
movimientos para cada uno de los procesos y sus actividades componentes, as como
tambin para las funciones independientes que se realicen dentro del rea.
La metodologa es simple, como su nombre lo indica es medir el tiempo efectivo en el que
se lleva a cabo cada actividad, funcin y/o proceso y determinar bajo parmetros
estadsticos la eficiencia con la que se estn realizando.
Se basa en los principios del balance de lnea y de la economa de movimientos, que se
refieren a la distribucin del trabajo, al uso de las manos y el cuerpo humano y al diseo y
empleo de las herramientas con la finalidad de realizar el menor esfuerzo posible.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS O PROCESOS.
Los diagramas de procedimientos ayudan a los analistas a comprender en su totalidad los
trmites actuales de una dependencia u oficina y tambin sirven para la bsqueda de
mejoras, adems permiten discutir los trmites ms eficazmente con el personal operativo.
Describe un listado en forma secuencial de las actividades que conforman el proceso en
estudio y paralelamente utiliza cinco figuras distribuidas en columnas independientes, las
cuales demuestran las actividades operativas, de transporte, de inspeccin, de
almacenamiento y espera, su interrelacin y los tiempos de duracin de cada una de ellas.
El cuadro de distribucin del trabajo seala qu es lo que se est haciendo en una oficina,
as como la distribucin de las tareas entre los empleados; mientras que el diagrama de
procesos ensea cmo se hace el trabajo en una oficina ?
FLUJOGRAMAS:
Sin duda alguna surgieron como consecuencia del diagrama de procedimientos o procesos,
su diferencia radica en que no se realiza el listado de actividades que conforman el proceso,
sino que se van describiendo directamente dentro de las figuras que se han diseado para
ilustrarlo.
Para su elaboracin existen al rededor de quince figuras, las cuales a su vez sirven de base
para el diseo de los mismos, sin embargo es comn encontrar figuras diferentes creadas
por el investigador, dependiendo del grado de complejidad de los procesos o la creatividad
que desee introducir en ellos.
Las figuras se interrelacionan por medio de lneas, las cuales ayudan a esquematizar y
visualizar la relacin de dependencia entre las actividades componentes del proceso en
general y los responsables de llevarlas acabo.
GRAFICA DE LA DISTRIBUCIN FSICA DE LA OFICINA Y DISTRIBUCIN EN
PLANTA:

La grfica de distribucin fsica de la oficina pretende la optimizacin del crculo de


trabajo, distribuyendo los puestos adecuadamente para cada una de las actividades que se
deben realizar, utilizando la mejor combinacin posible, adecuando el mobiliario y equipo
dentro del espacio disponible de la manera ms racional, para lograr los objetivos de la
oficina evitando prdidas de tiempo.
Por su parte la distribucin en planta es la organizacin del espacio fsico en el cual se
encuentran los recursos que servirn para la fabricacin de un bien o servicio y que tambin
consiste en determinar la ubicacin de los sitios de trabajo de la maquinara, equipo y
materiales en general, tomando en cuenta el posible incremento en el nivel de la demanda y
de la capacidad instalada.
Ambas tcnicas persiguen los mismos objetivos, la diferencia fundamental es que la
distribucin fsica de la oficina se basa en los puestos de trabajo administrativos, mientras
que la distribucin en planta se basa en la maquinara y equipo y materiales.
DIAGRAMA DE RECORRIDO:
El diagrama de recorrido es una tcnica bsica para realizar la distribucin fsica de la
oficina y/o distribucin en planta, se fundamenta en la bsqueda de la facilitacin del flujo
de trabajo a travs de la reduccin de actividades de transporte innecesarias y el anlisis de
el traslado del personal, materiales, productos y papelera en general dentro de las reas
integrales de la organizacin.
Elaborar el diagrama de recorrido ayuda a visualizar el por qu existen tiempos ociosos y
cuellos de botella que no dejan fluir eficazmente los procesos dentro de las oficinas, planta
de produccin o empresa en general.
GRAFICA DE GANTT:
Es un mtodo de planeacin y programacin, se le denomina tambin grfica de barras y
tiene por objeto controlar la ejecucin simultnea de varias actividades que se realizan
coordinadamente, consiste en una matriz de doble entrada que lleva en las columnas el
tiempo de duracin y en los renglones la identificacin de las actividades.
Para cada actividad se marca una barra que comienza en la columna correspondiente a su
fecha de inicio y termina en la columna correspondiente a la fecha prevista para su
finalizacin, de manera que la longitud del trazo representa su duracin.
Establece el orden de la ejecucin de las actividades y la relacin de dependencia que existe
entre cada una de ellas, adems permite la revisin y control entre lo ejecutado y lo
planeado.
GRAFICA CPM:
El CPM es un mtodo de trayectoria crtica, eficaz para la planificacin, programacin y
control de toda clase de proyectos. Su estructura bsica consiste en un diagrama o red de

flechas que representan grfica, lgica y secuencialmente el desarrollo de las actividades o


tareas que componen el proyecto, con miras a economizar tiempos, utilizar eficientemente
los recursos disponibles, e indicar previamente los cuellos de botella.
Su finalidad es determinar el tiempo ms temprano posible en el que pueden concluirse
todas las actividades que lleguen a un evento determinado, la mayor cantidad de tiempo de
duracin de todas las actividades que convergen en un evento, se calcula de izquierda a
derecha y en forma progresiva sumando al tiempo inicial el tiempo de la actividad
posterior.
Tambin determina el tiempo mximo o ltima fecha aceptable en que un evento pueda ser
realizado sin atrasar el proyecto total, representa la menor cantidad de tiempo de duracin
de un evento, se calcula de derecha a izquierda en forma regresiva, restando los tiempos de
cada actividad.
GRAFICA PERT:
El PERT es una tcnica utilizada para el planeamiento, programacin y control de procesos
productivos provistos de factores cuantitativos. Como el CPM se basa en el estudio de la
trayectoria crtica, en el grfico de flechas que representan el trabajo que debe realizarse
para alcanzar un objetivo distinguindose de otras tcnicas por el grado y utilizacin de la
estadstica.
Est orientado haca la evaluacin del progreso de un proyecto, pone de manifiesto sus
principales problemas reales o potenciales, proporciona informacin precisa del estado del
mismo, predice la verosimilitud de alcanzar los objetivos y determina el menor tiempo en el
cual puede realizarse.
Al igual que el CPM, estudia tiempos para la realizacin del anlisis, los cuales estn
divididos en Tiempo normal que es el que se tardara en realizar la tarea o actividad cuando
existen condiciones normales de trabajo; Tiempo optimista es el que se utilizara para
realizar una actividad bajo el supuesto que se presenten condiciones ms favorables, sin
dificultades o complicaciones; Tiempo pesimista es el que se necesitar para efectuar la
actividad si se presentan dificultades, complicaciones o retrasos imprevistos; y tiempo
estimado o esperado que es el que se obtiene de la probabilidad resultante de la
interrelacin estadstica de los tiempos normal, optimista y pesimista.

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