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Gerenciamento de Portflio e
Metodologia EVM
Maio / 2013
15/05/2013
Falhas na Estratgica
Por que as organizaes falham no alcance de seus objetivos e
metas estratgicos?
- Os objetivos e metas estratgicos podem ser irreais;
- A organizao no consegue ter um alinhamento interno necessrio
para conduzir a estratgia;
- A organizao no dispem das capacidades necessrias para
implementar as estratgicas num nvel ttico detalhado;
- Desencontro entre o Planejamento Estratgico,Oramento e o
Gerenciamento de Portfolio;
- Achar que softwares solucionam os problemas, no caso de projeto
85% deles apenas controlam Portfolio.
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15/05/2013
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15/05/2013
15/05/2013
Misso e Viso
A Misso significa responder:
Por que existimos?
Quem somos?
Para que propsito a organizao
existe?
Que valor nossa empresa oferece
para a Sociedade?
Para quem existimos?
Onde estamos agora?
A Viso Significa
responder:
Para onde queremos ir juntos?
Qual o sonho mais ambicioso da
nossa organizao?
Qual a nossa viso de futuro?
O que queremos alcanar a longo
prazo?
Para onde nos vamos a partir da
onde nos estamos?
15/05/2013
15/05/2013
Indicadores
Alguns Exemplos de Indicadores:
Indicador Financeiro
EVA (Econmico
Valor Agregado)
ROI (Retorno
sobre o
Investimento).
Percentual de
Reduo de Custos
Indicador de Clientes
Percentual de
Satisfao de
Clientes
Percentual de
reteno de
clientes
Rentabilidade por
Cliente
Indicador de Processos
Desempenho de
Custos
Desempenho de
Prazo
Mudanas de
Escopo
Indicador de
Aprendizado e
Crescimento
Nvel de Satisfao
dos Funcionrios
Percentual de
Turn Over
Horas de
Treinamento
Mapa de Objetivos
Podemos agora montar o Mapa de Objetivos, discriminando todas as metas
importantes da empresa e de suas reas, e estabelecendo-se relaes de causa e
efeito entre elas.
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Mapa de Objetivos
O Mapa de Objetivos ser elaborado considerando quatro aspectoschaves, denominados Perspectivas, que so:
1)
2)
3)
4)
Balanced ScoreCard
Resumindo.....
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Exemplos de FCS
Financeiro
Clientes
Produo Flexvel;
Ser a melhor alternativa de
investimento para os acionistas;
Processos
Aprendizado
e
Crescimento
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Exemplos de FCS
Financeiro
Processos
Clientes
Aprendizado
e
Crescimento
Financeira
Aumento
de
Receitas
Foco no cliente
Excelncia nas
operaes
Desen.&
Aprend.
Ampliao de
Negcios
Fortalecer os
Negcios com
os Clientes
Compreender os
segmentos de
cliente
Efetuar Vendas
Cruzadas
Cargos
Estratgicos
competentes
Desenvolver treinamento
de tcnicas de vendas
avanadas.
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Balanced Scorecard
Concludo o BSC este deve ser revisto periodicamente, pois comum se
concluir que determinados indicadores no so mais relevantes ou que relaes de
causa e efeito foram esquecidas.
O BSC tende a se tornar uma poderosa ferramenta para os gestores da
organizao, visto que atravs de informaes histricas do comportamento dos
indicadores de desempenho possvel prever tendncias e estabelecer relaes de
causa e efeito entre aes para solucionar problemas especficos.
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Portflio de Projetos
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Pensamento
Estratgico
Estratgias
Projetos
Definindo os Rumos da Estratgia
Gesto
Estratgica
Portfolio de Projetos
Portfolio de
Projetos
Gesto do Portfolio de Projetos
Portflio de Projetos
O Portflio de Projetos ajuda a direo da empresa
a concentrar-se nos projetos importantes que iro agregar
valor empresa, retirando da linha atividades que na
verdade so processos ou desenvolvimento de melhoria
contnua.
Alm disso, com a definio dos verdadeiros
projetos, evita-se que os mesmos sejam abandonados
no meio do caminho e aps sua concepo os mesmos
tenham um incio e um fim!
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Portflio de Projetos
Se as empresas desejam ter sucesso no mdio e
longo prazos no basta olhar o Planejamento Estratgico
esttico, mas sim o portflio de projetos, pois nele que
as empresas colocam os investimentos que determinaro
a sua direo.
A viso do portflio traz o benefcio de permitir a
criao de processo de gesto integrada e introduo de
melhores prticas e lies aprendidas.
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Deciso de investimento
- Prioridades Claras
- Foco Definido
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Aquisies de
Ativos de DIS
Projeto 1
Aquisies de
Ativos de GER
Projeto 2
Reduo de
Custos
Projeto 3
Boa Governana
Corporativa
Projeto 4
MISSO
Aumentar o Valor
das Aes em
12% at 2014
Objetivos e Metas:
Resultados Desejados
Estratgia: Modo
de Alcan-los
Projetos: Aes
Necessrias
As Camadas do OPM
PLANEJAMENTO ESTRATGICO
GESTO DE PROJETOS
Do sucesso dos projetos e do
alcance de seus objetivos
individuais depende o sucesso das
estratgias e, em decorrncia, o
sucesso da organizao.
RESULTADOS
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Sucesso de Gerenciamento.....
Projeto
Portflio
Objetivos Estratgicos
alcanados.
Reduo do ciclo de vida dos
projetos.
Retorno adequado dos
Investimentos.
Rentabilidade do Portflio de
acordo com o esperado.
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Viso
Iniciao
Categor.
Componente
Autorizado
Gerencia
de
Operaes
Misso
Avaliao
Seleo
Gerenciamento
de Pro. e Proj.
Plan.
Estrate
Priorizao
Monitoramento
e Desempenho
Objetivos
Estratgicos
Balancea.
Autorizao
Encerramento
Operaes
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Categorizao de Projetos
Quando da categorizao dos projetos
deveremos ter em mente que alocao dos
recursos poder ser realizada em ativos tangveis
como a compra de terreno, construo de prdios,
compra e instalao de equipamentos etc.
Na construo de uma nova planta produtiva
para lanamento de uma nova linha de produtos,
como tambm para o aumento de eficincia
operacional, reduo de custos etc.
Categorizao de Projetos
Alm disso, a alocao de recursos pode ser
realizada em ativos intangveis como pesquisa e
desenvolvimento, publicidade,treinamento de
pessoal.
Os projetos de empresas so aceitos quando
criam valor para a empresa.
A seguir, os projetos classificados que podem
fazer parte do portflio de projetos da Empresa.
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Projetos Obrigatrios
O objetivo da deciso investir para
atender exigncias derivadas de regulamentos
governamentais, acordos sindicais, custeio da
empresa,etc.
A empresa pode ser obrigada, por exemplo, a investir
para evitar a contaminao ambiental, prevenir riscos
industriais, melhorar a cafeteria da planta, a
construo do clube dos funcionrios etc.
Projetos Incrementais
Projetos que envolvem tecnologia ou
processos de negocio bem conhecidos, cujo
impacto so facilmente previstos, pois trazem
ganhos incrementais ou de eficincia.
Por exemplo troca de equipamentos para
reduo de custos e otimizao da produo,
mudana da forma de contratao de pessoal e
material, readequao de layout, melhor
aproveitamento dos ativos existentes.
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Projetos de Infra-Estrutura
Neste tipo de projetos os benefcios
imediatos so poucos significativos, mas
criam novas e importantes oportunidades.
Implantao de um ERP,aquisio de
uma nova planta,participao em licitao
de um negocio j conhecido.
Projetos Estratgicos
Projetos que envolvem novas tecnologias (em
relao ao conhecimento do mercado pela
organizao),novas estratgias de negcios
desconhecidos pela organizao,novos processos
de negcios,entrada em novos nichos de
negcios.
So projetos que guardam riscos mais altos, e
que muitas vezes incertezas, contudo se forem
bem sucedidos, podem trazer grandes ganhos
para a organizao.
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Inventariar
Projetos
Avaliar
Programas
Selecionar Melhor
Conjunto de Projetos
AHP
Ponderar
Objetivos
do BSC
Julgar os
Projetos
Validar
Balancear
Comit de
Portfolio
Calcular a taxa
de alinhamento
dos projetos
Comit de Portfolio
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1,00
Mdio
0,34
Baixo
0,23
Nenhum
0,00
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Financeira
Aumento
de
Receitas
Foco no cliente
Excelncia nas
operaes
Ampliao de
Negcios
Fortalecer os
Negcios com
os Clientes
Compreender os
segmentos de
cliente
Efetuar Vendas
Cruzadas
Desen.&
Aprend.
Cargos
Estratgicos
competentes
Desenvolver treinamento
de tcnicas de vendas
avanadas.
O CEO manda
V
e
l
o
c
i
d
a
d
e
Discusses em
Reunies Executivas
AHP
Qualidade
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Seleo do Projetos
Nesta fase o envolvimento da alta administrao fundamental devido ao impacto
que os projetos podem ter sobre o plano estratgico.
necessrio que seja estabelecido um processo formal de autorizao destes, que
pode ser atravs de um comit gerencial de alto nvel.
Estes comits podem ser de Gesto, de Priorizao de Obras e Construes, de
Oramento e at mesmo dependendo da magnitude do Projeto direcionado a Reunio de
Diretoria.
Para se obter sucesso nesta etapa ser fundamental:
-Confirmar a classificao dos projetos nas respectivas categorias estratgicas;
-Determinar graduaes de cada projeto de acordo com os critrios ponderados;
-Determinar a ordem de prioridade dos projetos.
Reduo de Produtividade;
Restrio de Pessoas ;
Lucros Menores que os Esperados;
Conflitos entre Projetos.
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Balanceamento de Portflio
Os projetos so revisados na ordem das prioridades conforme
seu alinhamento estratgico afim de determinar se este o
agrupamento correto de projetos.
Se acharmos que 90% dos nossos projetos se alinham somente
com trs dos nossos seis objetivos estratgicos da empresa, ns
podemos precisar reavaliar este balano para nosso portflio.
Portanto o processo de balanceamento aquele em que as
estratgias organizacionais, os objetivos estratgicos, os critrios de
gerenciamento de portflio, as mtricas de desempenho, as restries
de capacidade tcnica e financeiras entram na analise.
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Plano de
Gesto
Programa de Governana
Novos sistemas
Manutenes
Projetos de infra-estrutura
Estimativa de investimentos
Oramento
BSC da companhia
Priorizao
Mapa estratgico
Risco x retorno
Mix de maximizao do investimento
Projetos
Gerao do
portfolio
Programas
Classificados e priorizados
Critrios de classificao
dos investimentos e
custeio.
Reviso do
Portfolio
Comits de projetos
Comits de usurios
Nova
Priorizao
Mapa estratgico
Risco x retorno
Mix de maximizao do investimento
Projetos
Atualizao
do Portfolio
Programas
Classificados e priorizados
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Exerccio de Aplicao
Portflio de Projetos
Custo do Projeto
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Reserva de Gerenciamento
Linha de Base de Custos
Reserva para Contingncias
Estimativa do Projeto
Estimativa de Conta de Controle
Estimativas de Pacotes de Trabalho
Estimativas de Atividades
$ 385
$5
$ 380
$ 30
$ 350
CC1 $ 150
CC2 $ 200
PT 1 $150
PT 2 $ 200
5A x $ 30
4A x $ 50
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Processo de Controle
Definir Escopo
Programar Atividades
Executar Atividades
Coletar Resultados
Medir
Desempenho
Gerenciar Mudanas
Analisar
Desvios
Aes Corretivas
Mudanas
Externas
CONTROLE DE CUSTOS
1.
2.
3.
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CONTROLE DE CUSTOS
A analise de desempenho de custos deve incluir a identificao
dos pacotes de trabalho que tenham uma variao de custo negativa
ou um ndice de desempenho de custo menor que 1,0. Alem disso
deve-se identificar os pacotes de trabalho para os quais os
indicadores citados acima tenham piorado de um perodo para outro.
Um esforo concentrado deve ser aplicado aos pacotes de
trabalho de variaes negativas, a fim de reduzir o custo ou melhorar a
eficincia do desempenho de trabalho. O valor de variao de custo
tem de determinar a prioridade para aplicao desses esforos
concentrados, ou seja, deve ser dada prioridade absoluta ao pacote
de trabalho com variao de custo mais negativa.
CONTROLE DE CUSTOS
1.
45
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CONTROLE DE CUSTOS
2. Atividades que tenham uma grande estimativa de custo,
deve ser adotada medidas corretivas que reduzam o custo
pois o impacto delas ser maior do que as de menor
estimativa. Normalmente quanto maior o custo estimado
para uma atividade, maior a oportunidade para uma
grande reduo de custo.
CONTROLE DE CUSTOS
O segredo para um controle de custo eficaz tratar
agressivamente as variaes de custos negativos e as
ineficincias de custo to logo sejam identificados, em vez
de esperar que as coisas melhorem medida que o
projeto avana. Problemas de custo resolvidos
rapidamente tero menos impacto sobre o escopo e o
cronograma. Uma vez que os custos estejam fora de
controle, para voltar ao oramento, provvel que seja
necessrio a reduo do escopo do projeto ou a
prorrogao do cronograma do projeto.
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2. Programar Atividades
Requisitos
Necessrios
$
Curva S Original
PM* Original
3. Alocar Recursos
100
40
60
Tempo
15
25
30
30
48
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R$
60
50
Data Atual
40
30
Custo Real
Custo Previsto
20
10
0
J
N
D
Tempo
Anlise
No grfico de anlise de valor agregado ao
contrario do grfico tradicional conseguimos ver muito
mais do que apenas que o custo realizado foi superior ao
previsto, mas que informao de valor agregado fsico
foi fornecido, possibilitando ao gerente de projetos uma
tomada de deciso.
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Acrscimo de Custo
Posso reprogramar as atividades? (Otimizando Recursos)
H alternativa de menor custo?
Posso eliminar tarefas?
Portanto...
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Controle do Desempenho
(Gerenciamento do Valor Obtido)
Controle de Desempenho
(Gerenciamento do Valor Obtido)
Com a utilizao do PV, EV, AC e BAC possvel se fazer
os clculos para anlise de performance do projeto.
Estas anlises so importantes ferramentas de tomada de deciso
para o Gerente de Projeto.
- Variao de Custo (CV);
- Variao de Cronograma (SV);
- ndice de Desempenho de Custos (CPI);
- ndice de Desempenho de Cronograma (SPI);
- Percentual Concludo (PC);
- Percentual Gasto (PG);
- Estimativa na Concluso ( EAC);
- Estimativa para Completar o Projeto (ETC);
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Controle de Desempenho
(Gerenciamento do Valor Obtido)
Variao de custo (CV) = EV - AC
Interpretao de CV: Executei $ 30.000,00 de valor de trabalho
(EV), mas na verdade me custou $ 38.000,00 para realizar este
trabalho (AC). O custo para mim foi R$ 8.000,00 acima do que
foi originalmente planejado para realizar o que realizei.
Controle de Desempenho
(Gerenciamento do Valor Obtido)
Variao de cronograma (SV) = EV - PV
Interpretao de SV: At o momento o valor de trabalho
equivalente a R$ 40.000,00 (PV). Mas o valor de trabalho
executado foi de R$ 30.000,00 (EV). Dessa forma, estou atrs
no cronograma em R$ 10.000,00 de valor de trabalho (SV).
Nota: as duas variaes de custo e cronograma so
avaliadas em unidade monetria!
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Controle de Desempenho
(Gerenciamento do Valor Obtido)
ndice de desempenho de custo CPI = EV / AC
O CPI um ndice que revela quanto dinheiro o projeto esta
perdendo, ou se esta ganhando.
Interpretao: Conclu um valor de R$ 30.000,00 de trabalho
(EV). Me custou R$ 38.000,00 para fazer isso (AC). Cada valor
monetrio gasto, na verdade, gerou 0,79 centavos de trabalho;
este o ndice de desempenho de custo, ou seja o projeto esta
perdendo 0,21 centavos por unidade monetria.
Controle de Desempenho
(Gerenciamento do Valor Obtido)
ndice de desempenho de cronograma SPI = EV / PV
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Controle de Desempenho
(Gerenciamento do Valor Obtido)
Percentual Concludo PC = EV / BAC
Interpretao: mostra ao Gerente de Projeto o percentual de
trabalho efetivamente concludo, em relao a todo o
oramento (BAC). No caso o valor de trabalho de R$
30.000,00 (EV). O oramento global de R$ 200.000,00
(BAC), logo o valor de concluso de 15%.
Para uma analise melhor necessrio se calcular o PG.
Controle de Desempenho
(Gerenciamento do Valor Obtido)
Percentual Gasto PG = AC / BAC
Interpretao: mostra ao Gerente de Projeto o percentual de
recurso efetivamente gasto, em relao a todo o oramento
(BAC). No caso o valor gasto foi de R$ 38.000,00 (AC). O
oramento global de R$ 200.000,00 (BAC), logo o valor de
concluso de 19%.
Para realizar 15% dos trabalhos foram gastos 19% do
Oramento.
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Controle de Desempenho
(Gerenciamento do Valor Obtido)
Estimativa na Concluso EAC = BAC /CPI
Interpretao: mostra ao Gerente de Projeto a estimativa de
recurso a ser alocada para completar o projeto em relao ao
oramento original (BAC). No caso o oramento original de
R$ 200.000,00 (BAC). O CPI 0,79, resultando em um EAC de
R$ 253.165,00.
Controle de Desempenho
(Gerenciamento do Valor Obtido)
Estimativa para Completar o Projeto ETC = EAC - AC
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Exemplo:
Dados Principais do Valor do Trabalho Realizado
Tarefa
Estimativa
(WBS)
1.1.1
3000
100
3000
3000
3000
1.1.2
6000
100
6000
6000
8000
2.1.1
5500
75
5500
4125
4125
3.1.1
7600
80
7600
6080
6500
TOTAL
22.100
Carteira
Investiment
os
Anlise
Financeira
Desempen
ho CPI e
SPI
PV
EV
22.100 19.205
Ativao
Outros
POSIO ATUAL
PROJETOS A e B - > 300.000,00
AC
21.625
COMENTRIOS
DO PMO
No Sul, os indicadores esto
se mantendo dentro do
esperado.
No Sudeste temos projetos
em fase de planejamento
que no mostram resultados
bons, porm com tendncia
de melhora.
No Nordeste e Centro
Oeste, o ndices melhoraram
devido a finalizao de
planejamento dos principais
projetos da Linha 3.
30.253.503
19.214.203
248.285.834
38.150.924
Totais Aprovados
(Projetos A e B)
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programas/projetos;
Fornecer uma adequada base para produzir dados
que:
Indiquem o progresso do trabalho (relativo e absoluto);
Relacionem custos, prazos e esforo de trabalho;
Sejam vlidos, oportunos e auditveis;
Permitam levantar tendncias de evoluo de custos e prazos;
Permitam o gerenciamento atravs do princpio de exceo;
Forneam indicadores de desempenho e progresso
Exerccio 1
Calculo do EVM
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Exerccio 2
Calculo do EVM
Exerccio 3
Calculo do EVM
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Muito Obrigado
andrelui@copel.com
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15/05/2013
Bibliografia
Bibliografia
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