UNIDAD 3

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

SHIRLEY TOLEDO ERAZO

SANDRA MARCELA SILVA
KELLY JOHANA PERDOMO

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
ARMENIA QUINDO
2015

UNIDAD 3
ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

SHIRLEY TOLEDO ERAZO

SANDRA MARCELA SILVA
KELLY JOHANA PERDOMO
PROFESOR:
LUZ MARINA ARIAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,
BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA
ARMENIA QUINDO
2015

INTRODUCCIN
Con el fin de dar continuidad a los temas desarrollados en las unidades temticas
de la asignatura, se propone un taller en donde vamos a realizar una lectura
pausada de los documentos suministrados por el docente y un anlisis de las
mismas. Definiendo las caractersticas del ciclo vital de los documentos,
agrupaciones documentales, los pasos metodolgicos de las clasificaciones e
identificando la normatividad en la que se apoya.
Es de vital importancia que como estudiantes de CIDBA, conozcamos y entendamos
los conceptos y como van ligados al proceso de la estructura orgnica y las
funciones que deben ser desarrolladas por una institucin a lo largo de su gestin.
Es de ah como a partir de la visita a una entidad pblica, se busca observar la
aplicabilidad de las funciones del programa de gestin documental, teniendo en
cuenta cada uno de los procesos que se deben llevar a cabo como son: Planeacin,
Produccin, Gestin y trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de
documentos, Preservacin a largo plazo, y Valoracin, que se desarrollan a
partir del ciclo vital de los documentos.

OBJETIVOS

Objetivo General
Estudiar y comprender la importancia que tiene cada una de las etapas del
ciclo vital del documento.
Objetivos Especficos
Estudiar los aspectos relacionados con las agrupaciones documentales.
Conocer sobre los pasos metodolgicos de la clasificacin. la normatividad
en que se apoya.
Conocer las autoridades y entidades que certifican los procesos de gestin
documental.
Analizar y definir mediante una visita a una unidad publica los pasos que
realizan basados en los procesos de gestin documental.
Establecer los tipos documentales identificando como se clasifican los
archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos
Identificar cules son los procesos de la Gestin Documental que se
desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico).
Explicar las normatividades del AGN propuestas en el trabajo, a que se
refieren sobre la Gestin Documental y cules son las pautas que estas
determinan

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

1. AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el
ejercicio de sus funciones, las cuales segn su jerarqua ilustrada en el
organigrama originan los fondos, las secciones las subsecciones, las series y las
subseries documentales.

Fondo Documental: Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos

por una institucin pblica o privada en el ejercicio de sus funciones o actividades.
Ejemplos: Ecopetrol S.A. etc.

Seccin Documental: Es una subdivisin del fondo identificada con la produccin

documental de una unidad, dependencia o divisin administrativa o funcional de la
institucin que produce el fondo. Ejemplo: Ecopetrol S.A., Vicepresidencia Regional
Sur.
Subseccin Documental: son las subdivisiones de la seccin documental (divisin
administrativa). En algunos casos la Subseccin recibe el nombre de Oficina.
Divisin o Seccin. Ejemplo: Ecopetrol S.A., Vicepresidencia Regional Sur,
Gerencia de Operaciones de Desarrollo y Produccin Putumayo.
La Subseccin tiene a su cargo funciones y actividades especficas dentro de la
seccin.
Serie Documental: Es el testimonio documental constituido de actividades
repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una funcin
determinada. Cada seccin y subseccin est constituida por documentos
agrupados por series.
Ejemplos: Historias Laborales, Contratos de obra, Informes, Actas, entre otros.
Subserie Documental: Es una subdivisin de la serie documental. Est
conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones
administrativas semejantes.
Ejemplo: Actas - Actas de la Junta Directiva.
Unidad Documental: Es el resultado fsico de una actividad llevada a cabo en las
unidades administrativas por las funciones que le han sido asignadas.
La unidad administrativa puede ser simple o compuesta. Es Simple, cuando est
constituida por el mismo tipo documental, es Compleja, cuando est integrada por
tipos documentales de diversa ndole, que responden a una secuencia dentro de un
trmite.
Tipos Documentales: son la expresin de las actividades tanto personales como
administrativas, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magntica,
acetato, entre otros) y con los mismos caracteres especficos para cada uno, los
cuales determinan su contenido.
Expedientes: Es el conjunto de registros agrupados en una carpeta o unidad de
conservacin, que reflejan el desarrollo de un asunto o actividad especfica y se
ordena cronolgicamente en la medida en que se producen.

2. CLASIFICACIN, ORDENACIN ARCHIVSTICA Y DESCRIPCIN.

Clasificacin: Es el conjunto de operaciones tcnicas y administrativas cuya
finalidad es la de agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con
criterios orgnicos o funcionales para revelar su contenido.
Es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organizacin de
archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la informacin contenida
en los documentos para su utilizacin administrativa, jurdica y cientfica.
Como proceso archivstico, la clasificacin permite la identificacin y el
agrupamiento sistemtico de documentos semejantes con caractersticas
comunes, teniendo como base la estructura orgnico-funcional de las
instituciones y los trmites administrativos que adelantan las dependencias en el
ejercicio de sus funciones.

Ordenacin Archivstica: es la operacin archivstica realizada dentro del

proceso de organizacin que consiste en establecer secuencias naturales
cronolgicas y alfabticas, dentro de la categora o grupos definidos en la
clasificacin.
La ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica a los
documentos. Dicho de otra manera, la ordenacin determina qu documento va
primero y cules van despus. Es decir, es el proceso mediante el cual se unen
y relacionan las unidades documentales de una serie, as como los tipos
documentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado.
Sin embargo, la ordenacin no solo es una disposicin fsica coherente de
documentos. Tambin es el testimonio de la gestin, de los trmites que dieron
origen a tales documentos, pues refleja la dinmica administrativa (movimientos
en el tiempo).

Con este proceso archivstico se contribuye, en primer lugar, a la organizacin

administrativa merced a la organizacin documental y, en segundo lugar, al
conocimiento histrico institucional. La ordenacin bien hecha facilita el acceso a
la informacin gracias a la pertinente ubicacin de los documentos y a su rpida
localizacin posterior: facilita la comprensin documental pues el arreglo fsico es
informacin contextual y, por ltimo, al disponerse todos los documentos
necesarios en el orden que es debido, se facilita el estudio y el anlisis de
contenido. Es como tener las piezas necesarias de un mecanismo correctamente
ensamblada o encajada, para que funcione.

Descripcin: Proceso de anlisis de los documentos de archivo para facilitar su

localizacin y consulta.
La descripcin es el medio utilizado por el archivista para obtener la informacin
contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en ellaLa descripcin
persigue dos objetivos: dar informacin a los dems y facilitar el control al
archivista (Antonia Heredia, 1988).
Es la elaboracin de una representacin exacta de la unidad de descripcin
archivstica y, en su caso, de las partes que la componen mediante la
recopilacin, anlisis, organizacin y registro de la informacin, que sirve para
identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos, as como su contexto y
el sistema que los ha producido.
Determinar el nivel de descripcin a utilizar, es la flexibilidad de las normas de
descripcin archivstica permite adecuar el nivel de descripcin de documentos
en funcin de las caractersticas de la documentacin, las necesidades del
Archivo y la demanda de los usuarios.

El personal del Archivo aplica el nivel de descripcin de acuerdo con los

siguientes criterios generales establecidos segn tipologa de documentos:
Documentos de archivo:
Unidad de instalacin: con carcter obligatorio.
Documento compuesto o expediente: Con carcter general se aplica este nivel de
descripcin en los siguientes casos:
Series documentales de conservacin permanente.
Expedientes personales.
Expedientes requeridos en prstamo por las unidades administrativas productoras.
Series documentales de consulta ms frecuente y susceptibles de ser descritas a
partir de datos singulares referidos al expediente.
Adems, se aplicar este nivel de descripcin a propuesta del personal del Archivo
y segn criterio fijado por la Direccin.
Documento simple: En el caso de series documentales cuya unidad archivstica no
requiere agrupaciones de documentos por tratarse de documentos nicos (ejemplo.:
memorias anuales) o cuando existan documentos dentro de un expediente de
especial relevancia que requieran una descripcin individualizada, se aplicar este
nivel de descripcin.
Para otras tipologas documentales (fotografas, carteles, dibujos, audiovisuales,
documentos impresos, etc.):
Documento compuesto: aplicable con carcter excepcional (ejemplo: reportajes
fotogrficos).
Documento simple: constituye el nivel de descripcin por defecto a utilizar en la
descripcin de estas tipologas documentales. La aplicacin de este nivel de
descripcin facilita la identificacin y consulta de cada una de las unidades
documentales individualmente, para el que, adems, se requiere la utilizacin de los
siguientes ndices: entidades, onomsticos y materias.

Instrumentos que se utilizan para la Descripcin Documental

Guas
Inventarios
Catlogos
Lista de remisin
Tablas de plazos
ndices
Guas
Son instrumentos de descripcin documental que describen secciones con una
amplitud de datos variables, no slo relativos a los fondos en s, sino a la
organizacin del archivo y su gnesis documental.
Tienen la misin especfica de orientar, haciendo valoraciones globales y
destacando lo ms importante. Son los primeros instrumentos de descripcin que
necesitan los usuarios de archivo puesto que su objetivo es informar de manera
global sobre la documentacin del archivo, desde la historia de las instituciones o
personas que la han generado, hasta el volumen y tomas de consulta. Su
extensin variar segn los fondos que albergue el archivo.
Inventarios
Consiste en una descripcin global y sistemtica de las series documentales, si
bien puede ser superficial o analtico. Se convierte en un instrumento ms
detallado que la gua y permite al usuario conocer las series ms relevantes, su
volumen y el alcance cronolgico.
El inventario es un instrumento de descripcin totalmente diferente del catlogo
ya que responde a criterios tcnicas, elaboracin y fines diferentes. En la
actualidad existe una revalorizacin del inventario. Lo que ya no es unnime es
su forma de concepcin. Hay algo claro: la correspondencia con el segundo nivel
de informacin que responde a la descripcin de la series.
Catlogos
Son los instrumentos de descripcin que relacionan con mucho pormenor el
contenido, fechas, formato, dimensin, estado de conservacin y signatura
topogrfica de un archivo o de varios de las unidades documentales menores que
la serie; es decir, los expedientes y los documentos sueltos.
En los asientos de catlogo se relacionan normalmente los documentos pieza por
pieza, con informacin substancial exhaustiva, tanto de los caracteres internos
(intitulacin, direccin, dispositivo, fecha) como externos (soporte, dimensiones,
sellos, etctera).

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Listas de Remisin
Instrumento muy sencillo el cual proporciona informacin concreta, junto a una
fcil adaptabilidad a cualquier tipo de archivo. Se compone de un nmero de
orden que indica la cantidad de documentos custodiados por una serie, la
signatura que lo ubica en el espacio fsico, una casilla para contenido en donde
se anota un resumen del documento, otra casilla para anotar las fechas extremas
y finalmente una en donde se indica el nmero de folios.
La Lista de Remisin tiene la gran ventaja de ser modificada de acuerdo a las
necesidades del fondo o con aquellas caractersticas que el archivista desea
manifestar.
Tablas de Plazos
Listado de tipos documentales de una oficina o entidad, con especificacin de su
vigencia administrativa y legal, y de su valor histrico para establecer los perodos
de conservacin de los documentos.
Son instrumentos en los cuales se plasma la produccin documental total de la
entidad, se detecten duplicidades, se establecen plazos de conservacin
racionales, y se indica cules son los documentos ms representativos de la
institucin, para que estos sean conservados permanentemente, y se sumen al
patrimonio documental.
ndices
Es un auxiliar de descripcin de archivos que define los documentos mediante
conceptos y palabras concisas y sueltas que especifican personas, lugares,
temas y materias y de acuerdo al encabezamiento va ordenado alfabtica o
numricamente. El ndice es un complemento que acompaa a las guas,
inventarios y catlogos, para facilitar la bsqueda de la informacin necesaria en
el momento de la localizacin fsica de la documentacin.
Contienen datos concretos de los documentos que permiten acceder de forma
orientada y controlada a la informacin. Los lenguajes de indizacin ms
empleados para reflejar el contenidos de los documentos son los lenguajes y los
lenguajes controlados. Relacionan los documentos mediante: Palabras sueltas,
claras y concisas, que especifican personas, lugares, temas o materias.

3. DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y ORGANIZACIN DE ARCHIVOS.

La diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos, est en que la
Ordenacin, es la ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas
series en el orden previamente acordado, en los que implica alinear, distribuir,
enfilar dentro de cada uno de esos subconjuntos, de esos grupos, estableciendo

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secuencias naturales cronolgicas y alfabticas, dentro de la categora o grupos

definidos en la clasificacin, contribuyendo, en primer lugar, a la organizacin
administrativa merced a la organizacin documental y, en segundo lugar, al
conocimiento histrico institucional.
Los diferentes tipos de ordenacin permiten seleccionar un criterio por el cual los
expedientes o documentos sern situados de manera correlativa: segn la fecha
(ordenacin cronolgica), segn el nombre (ordenacin alfabtica), segn el cdigo
(ordenacin numrica), segn la divisin territorial o geogrfica (ordenacin
topogrfica) o segn la temtica (ordenacin por materias):
La ordenacin cronolgica se basa en un elemento presente en prcticamente
cualquier documento, su fecha, y se concreta en la secuencia ao, mes, da.
Comenzando por el ao ms remoto, los documentos se suceden hasta la fecha
ms reciente, dentro de cada ao por meses y dentro de stos por das. Los libros
de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos
que se deben ordenar cronolgicamente por perodos anuales.

La ordenacin alfabtica suele tener como referente principal los apellidos de una
persona o la razn social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como
criterio de ordenacin. Es el idneo, por ejemplo, para series de expedientes
personales, como es el caso del personal contratado de una empresa.

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La ordenacin numrica responde habitualmente a un sistema de cdigos que

permiten identificar inequvocamente un documento concreto. Por ejemplo, el
nmero asignado a una factura o un recibo, el nmero de un expediente, el nmero
de registro de entrada o salida de la correspondencia, etc. Es el sistema ms
utilizado en las tareas ms vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas
comunes.

La ordenacin geogrfica o topogrfica permite la ordenacin de elementos en

funcin de su situacin en una zona o territorio; sera el sistema empleado por un
agente de la propiedad inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona ya que
empleara la secuencia localidad, barrio o distrito, calle, etc.

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La ordenacin por materias parte del contenido de los documentos y refleja los
asuntos o temas tratados por ellos. Si existe abundante documentacin es preciso
elaborar listas alfabticas de materias. Es un sistema adecuado para ordenar
estudios, informes, dossiers y memorias tcnicas, agrupndolos por reas
temticas.

Y la Organizacin, es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica

con criterios orgnicos o funcionales, en la aplicacin de los principios de
procedencia y de orden original para identificar las categoras y grupos que reflejan
la estructura jerrquica den fondo.

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4. QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN?

La clasificacin debe reflejar la estructura de cada entidad de tal manera que las
agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que
conforman la institucin, como labor intelectual mediante la cual se identifican y
establecen las agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura
orgnico-funcional de la entidad.
Con la clasificacin se reconstruye cmo es y cmo funciona la entidad que ha
producido los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo especifica de
manera determinante, es el vnculo originario y necesario que los documentos
tuvieron en el momento de su creacin, en cumplimiento de una actividad
prctica, jurdica y administrativa. Como los documentos debidamente
clasificados deben reflejar la misin, objetivos y funcionamiento de la entidad que
los produjo, es necesario aplicar los pasos metodolgicos que se presentan a
continuacin para adelantar la clasificacin de los mismos.
La clasificacin es una labor intelectual de disposicin de cualquier elemento
segn esquema, plan o marco preestablecido.

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AGRUPACIONES DOCUMENTALES

ESTRUCTURA ORGNICA

FONDO DOCUMENTAL

Ecopetrol S.A.

SECCIONES DOCUMENTALES

Vicepresidencia Regional Sur

SUBSECCIONES DOCUMENTALES

Gerencia de Operaciones de Desarrollo

y Produccin Putumayo

5. QU IMPLICA LA CLASIFICACIN?
La clasificacin documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican
y establecen las agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura
orgnico-funcional de la entidad.
La clasificacin implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en
cuenta la estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una institucin a
lo largo de su gestin.

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6. EN QU PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIN Y EN QU

CONSISTE CADA UNO DE ELLOS?
La clasificacin documental se fundamenta en:
La aplicacin de los principios de procedencia y de orden origina para
identificar las categoras y grupos que reflejan la estructura jerrquica den
fondo.
La identificacin de las funciones asignadas a las dependencias.
Los asuntos que tramita cada divisin administrativa.

Principio de Procedencia

En el proceso de clasificacin, la procedencia (productor) permite identificar los

creadores de documentos, que pueden ser:
Institucionales: (Fondos documentales) que estn referidos a la totalidad de los
documentos producidos por una entidad.
Administrativos: (secciones y subsecciones) donde la procedencia est dada
por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones y secciones,
en que estn organizadas las instituciones, de acuerdo con la estructura orgnica.
Aplicacin del Principio de Procedencia.
El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad, incluyendo la unidad
ms pequea que cumplan funciones definidas y determinadas, sobre la cual
tenga una responsabilidad directa.
Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los
siguientes aspectos:
Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.
Reconstruir la organizacin jerrquica de la entidad productora.
Precisar funciones o entidades correspondientes a cada dependencia.

Ejemplo de ilustracin de la aplicacin del principio de procedencia en el archivo

de Ecopetrol S.A.

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18

En este orden de ideas el concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad,

incluyendo la unidad ms pequea que cumpla funciones definidas y determinadas,
sobre la cual tenga una responsabilidad directa.

Principio de Orden Original

Es el que hace relacin al orden que conservan los documentos dentro de cada
serie, de acuerdo con el orden en que se dieren los documentos que materializan
las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin administrativa de un
asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia
especifica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los documentos
ya que son producidos en una relacin causa efecto.
Aplicacin del Orden Original
Este principio archivstico en la clasificacin, se aplica a partir del conocimiento
de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los
documentos se producen para el desarrollo de un trmite.
Al clasificar conviene restablecer, en lo posible, el orden primitivo de los
documentos atendiendo la secuencia en que se generaron en cumplimiento del
trmite administrativo. Esto solo se puede lograr, si todas las oficinas o unidades
administrativas productoras de documentos, conocen sus funciones y su
participacin en los diferentes trmites administrativos.
Para que el principio de orden original cumpla su cometido debe preservar las
interrelaciones documentales que le son inherentes; es decir que se respete el
estatus de cada documento, de acuerdo con el lugar que ocupe en un trmite
determinado. As, cada unidad documental deber estar conformada por los
documentos que le corresponden de acuerdo con cada trmite de tal manera que
al revisar una unidad documental, en ella se vea relejada la creacin y uso de los
documentos, as como la razn por la que fueron creados.

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El orden origina (secuencia administrativa de produccin) se relaciona con las

unidades documentales en las que se plasman las actividades adelantas en la
resolucin de un asunto, que por funcin le es asignado a una dependencia para
el logro de los objetivos para las que fueron creadas.
Resumen:

Identificacin de las funciones asignadas a las dependencias

En la clasificacin, las funciones determinan las series que corresponden
a cada agrupacin documental, ya que stas son el resultado de
actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de
los objetivos encomendados a cada dependencia.
En toda institucin hay funciones comunes y especficas. Las comunes
son aquellas funciones administrativas genricas que sirven de apoyo
para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (personal,
presupuesto, asuntos jurdicos, etc.). Las especficas desarrollan la
misin de la entidad y constituyen su razn de ser, hacindola diferente
de cualquiera otra. Estas funciones son delegadas en las reas tcnicas.

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Asuntos que tramita cada divisin administrativa.

En el proceso de clasificacin es necesario identificar las funciones de las
dependencias, ya que las series documentales que surgen como resultado
del cumplimiento de las funciones asignadas a aquellas, debern ubicarse
en la dependencia que las ejecut. Establecidas las series documentales
segn la funcin que las produjo, se proceder a asignarles una
identificacin de acuerdo con la oficina que desarrolla la funcin. Dicha
identificacin deber contener el cdigo o sigla de la dependencia
productora seguido del asignado a la serie documental, con lo cual
dispondr el sistema de clasificacin para la entidad, que se adoptar
tambin en las Tablas de Retencin Documental (TRD).

7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una

organizacin en la Clasificacin?
Los Manuales de Procedimientos son documentos que contienen la descripcin de
las tareas y actividades que deben seguirse para la realizacin de las funciones de
una divisin administrativa o de dos o ms de ellas. Incluye adems los puestos o
unidades administrativas que intervienen, precisando sus responsabilidades y
participacin. Suele contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones
o documentos necesarios, mquinas o equipos a utilizar y cualquier otro dato que
pueda auxiliar para el correcto desempeo.
Dichos Manuales son herramientas donde se describe de principio a fin (paso a
paso) la manera correcta de cumplir una tarea y/o una funcin, lo que permite
establecer reglas y mecanismos para normalizar los trmites.
En el proceso de ordenacin los manuales de Procedimientos guan el orden de los
documentos lo cual constituye la reafirmacin del Principio de Orden Original. Las
Series y Subseries Documentales bien ordenadas reflejan el cumplimiento de los
procesos establecidos en los Manuales de Procedimientos.
En los Manuales de Procedimientos se elaboran Diagramas de Flujo o
Flujogramas los cuales constituyen una herramienta que permite visualizar de una
manera grfica las distintas actividades que se llevan a cabo al interior de un
proceso en forma secuencial. Dichos diagramas ilustran cada paso o actividad, la
generacin de un documento, el archivo de los datos, la toma de decisiones y la
necesidad de concebir determinada actividad como un subproceso independiente.
Para evitar la prdida del Orden Original o para reconstruirlo donde este se ha
perdido lo ms recomendable es consultar los Manuales de Procedimientos y los
flujogramas contenidos en ellos.

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El siguiente ejemplo muestra el procedimiento para elaborar y tramitar contratos de

personal administrativo dentro del proceso de elaboracin de contratos en una
entidad educativa lo que evidencia el Principio de Orden original y por ende seala
el orden en que deben ordenarse los documentos.

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8. CULES SON LOS PASOS METODOLGICOS DE LA CLASIFICACIN?

Con la clasificacin se construye como es y cmo funciona la entidad que ha
producido los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo especifica de
manera determinante, es el vnculo originario y necesario que los documentos
tuvieron en el momento de su creacin, en el cumplimento de una actividad
prctica, jurdica y administrativas. Como los documentos debidamente
clasificados deben reflejar la misin, objetivos y funcionamiento de la entidad
que los produjo, es necesario aplicar los pasos metodolgicos que se
presentan a continuacin para adelantar la clasificacin de los mismos.
1. Identificar las Agrupaciones Documentales: Fondo, Seccin,
Subseccin.
2. Identificar las Subsecciones y Secciones Documentales relacionadas
con la documentacin producida por cada una de las dependencias de
mayor rango y por los grupos de trabajo en que estos se subdividen.
3. Identificar las Series Documentales con las funciones y actividades
desarrolladas por las dependencias para el cumplimento de los objetivos
propuestos
Lo que caracteriza un archivo y lo especifica de manera determinante, es el
vnculo originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de su
creacin, en cumplimiento de una actividad prctica, jurdica y administrativa.
Como los documentos debidamente clasificados deben reflejar la misin,
objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo, es necesario aplicar los
pasos metodolgicos que se presentan a continuacin para adelantar la
clasificacin de los mismos.
IDENTIFICACIN DE PRODUCTORES
La primera tarea que debe abordarse es la Identificacin de las Agrupaciones
Documentales - Fondo, Seccin, Subseccin a partir de la informacin
contenida en los actos administrativos de creacin y reestructuraciones del
organismo productor y de los organigramas.
Mediante la aplicacin del principio de procedencia se aborda la primera tarea de
la clasificacin documental, que consiste en identificar los creadores de
documentos, tanto institucionales (Fondos documentales) como administrativos
(secciones y subsecciones documentales) lo que da como resultado la
identificacin de las agrupaciones documentales.

IDENTIFICACIN DE FONDOS

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Para la identificacin de un Fondo Documental -que corresponde a la totalidad de

la documentacin producida, recibida y conservada por una entidad- es necesario
recopilar informacin sobre el Origen y evolucin del organismo productor,
teniendo en cuenta:

Fecha de creacin
Fecha de supresin, si es del caso.
Disposiciones que han modificado la estructura de Ja entidad
Organismos que le han precedido en el desempeo de funciones
anlogas.
Organismos que heredan competencias.
El fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentacin es
conservada en la entidad productora. sin embargo, cuando la documentacin es
trasferida a otra entidad, adquiere la categoria de un fondo mas de la entidad
que lo recibe.
El fondo tiene una limitacin jurisdiccional ceida a la institucin que lo produce
y una limitacin cronolgia que depende de la vida de la misma. cada fondo
exige una organizacin independiente. De acuerdo con la vigencia administrativa
en las instituciones pueden encontrarse los siguientes fondos:

Cada fondo documental debe clasificarse separadamente, teniendo en cuenta

que la informacin sobre origen y evolucin del organismo productor es pertinente
a cada fondo. En consecuencia, cada uno ser tratado atendiendo lo sealado
anteriormente.

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Es importante tener en cuenta que, algunas entidades asumen funciones de Otras

que se suprimen y dado que administrativamente tienen que seguir desarrollando
las actividades correspondientes, para adelantarlas deben conocer los
antecedentes, que estn contenidos en la documentacin precedente. Por
procedencia, esta documentacin constituir fondos cerrados con limitacin
cronolgica hasta la fecha en que fue producida por la entidad suprimida y no
debe mezclarse con los documentos que produzca la entidad que asume las
funciones, ya que stos formaran parte de su propio fondo documental.
Ejemplo.

ESTRUCTURA ORGANICA
La estructura organizacional es el conjunto de reas y unidades organizacionales
interrelacionadas entre s, a travs de canales de comunicacin, instancias de
coordinacin interna y procesos establecidos por una entidad, para cumplir con
sus objetivos
La estructura organizacional se refleja en la estructura orgnica, el Organigrama,
los Manuales de Funciones y Manuales de Procedimientos.
La Estructura Orgnica est conformada por los niveles de autoridad y
responsabilidad, los cuales estn agrupados, por jerarqua, en divisiones
administrativas creadas para el desempeo de funciones especficas.
El organigrama es la representacin grfica de la Estructura Orgnica de una
entidad. Es el reflejo de la entidad productora de documentos parque revela:
La divisin de funciones.
Los niveles jerrquicos.
Las lneas de autoridad y responsabilidad.
Los canales formales de comunicacin.
La naturaleza lineal o staff de cada divisin administrativa.
Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y
en cada departamento o seccin.

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La Clasificacin debe sustentarse en el respeto a la estructura de la entidad, para

lo cual es necesario tener a mano tamo los Estatutos como los Organigramas.
Con la informacin brindada por estos elementos se delimitar la agrupacin
documental correspondiente a cada divisin.
Debe tenerse siempre presente que las funciones y actividades de una entidad
no son estables ni permanentes, pues stas se modifican con los cambios
organizacionales. Los actos administrativos que sustentan dichos cambios, sirven
de soporte para que la Clasificacin est siempre acorde con los momentos
histricos de la institucin.
Una vez identificada cada dependencia u oficina, es necesario analizar tanto sus
funciones como los procedimientos administrativos que normalizan la produccin
y trmite documental.
El Organigrama es la base fundamental para la identificacin de las secciones y
subsecciones documentales puesto que la clasificacin es el reflejo de la
estructura orgnica de la entidad.

IDENTIFICACIN DE SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS

Las series documentales se identifican con las funciones y actividades
desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos

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propuestos. Para desarrollar sus funciones, cada entidad establece trmites y

procedimientos administrativos que se reflejan en la produccin documental
necesaria para iniciar y finalizar la accin administrativa.
La documentacin generada en desarrollo de esta actividad origina una unidad
documental que, reunida con otras de estructura y contenido homogneos,
conforman la Serie Documental. Cada serie documental est asociada a un
asunto en particular, cuya denominacin resulta del anlisis del contenido de los
documentos reunidos en torno al trmite que los genera.
Las Secciones Documentales son subdivisiones del fondo identificadas con la
produccin documental de una unidad o divisin administrativa o funcional de la
institucin que produce el fondo, stas a su vez pueden subdividirse en
Subsecciones Documentales.
Las Secciones y Subsecciones corresponden en su orden, a las dependencias
de mayor rango y a los grupos de trabajo en que stas se subdividen.
Para identificar las Secciones y Subsecciones Documentales es necesario:
recopilar los actos administrativos mediante los cuales se legalizan los cambios
estructurales de la entidad y establecer la jerarqua de las dependencias para
saber cules de ellas son del nivel directivo y cules del subalterno.
En el momento de realizar esta actividad se debe recopilar la informacin sobre
la estructura orgnica de la entidad mediante el anlisis de:

Estatus.
Organigrama
Actos administrativos de
Creacin y supresin de
Dependencias.
Reglamento Interno.
Manual de Funciones.
Manual de procedimientos.

Con la informacin suministrada

por cada una de estos
elementos
se
delimita
la
agrupacin
documental
correspondiente a cada divisin
del fondo.

Una vez recopilada y analizada dicha a informacin se establecen las Secciones

y Subsecciones Documentales teniendo en cuenta lo siguiente:
La Secciones son las Divisiones Administrativas que dependen del primer
nivel jerrquico de arriba hacia abajo que aparece en los organigramas
de cada entidad (dependencias de mayor rango).
Las subsecciones son las subdivisiones de las secciones.

27

 Las Secciones y Subsecciones Documentales pueden equivaler a la

gestin documental de un archivo de oficina, estn limitadas a funciones
o actividades especficas y dependen de la vigencia de las mismas, ya
que stas no son estables ni permanentes, pues se modifican con los
cambios organizacionales.
Ejemplo:

28

FONDO DOCUMENTAL:

ECOPETROL S.A.

SECCIN

SUBSECCIONES

JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENCIA

DIRECCIN DE AUDITORA INTERNA

Unidad de Auditora Procesos Corporativos

Unidad de Auditora Procesos Downstream
Unidad de Auditora Procesos Exploracin y Produccin

OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO

OFICINA DE ETICA Y CUMPLIMIENTO
VICEPRESIDENCIA CORPORATIVA DE
FINANZAS

Unidad Corporativa de Asesora y Planeacin Tributaria

VICEPRESIDENCIA CORPORATIVA DE
ESTRATEGIA Y CRECIMIENTO

Unidad Corporativa de Estrategia y Gestin

Unidad Corporativa de Organizacin y Procesos

VICEPRESIDENCIA JURDICA

Regional Jurdica Sur

Regional Jurdica Caribe
Regional Jurdica Central
Regional Jurdica Orinoqua
Unidad de Asesora Jurdica Corporativa
Unidad de Asesora Jurdica de Exploracin y Produccin
Unidad de Asesora Jurdica Downstream y Transporte
Unidad de Asesora Jurdica de Entorno
Direccin de Asuntos Jurdicos Contractuales
Unidad Judicial y Extrajudicial

VICEPRESIDENCIA DE TALENTO HUMANO

Unidad de Compensacin, Beneficios y Movilidad

Unidad de Planeacin y Gestin del Talento Humano
Universidad Ecopetrol

VICEPRESIDENCIA DE INNOVACIN Y
TECNOLOGA

DIRECCIN ESTRATGICA DE
ABASTECIMIENTO

Unidad Estratgica de Abastecimiento

Unidad de Relacionamiento con el Mercado y Proveedores
Unidad de Aseguramiento de Ejecucin Contractual
Coordinacin de Evaluacin y Seguimiento de Abastecimiento

DIRECCIN CENTRO DE SERVICIOS

COMPARTIDOS

Unidad de Servicios Compartidos de Personal

Unidad de Servicios Compartidos de Tecnologa de la
Informacin
Unidad de Servicios Compartidos de Tecnologa de la
Informacin
Unidad de Servicios Compartidos de Compras y Contratacin
Unidad de Servicios Compartidos de Operaciones Financieras
Unidad de Servicios Compartidos de Tierras
Unidad de Atencin de Servicios Compartidos
Regional de Servicios Compartidos Bogot
Regional de Servicios Compartidos Central
Regional de Servicios Compartidos Orinoqua
Regional de Servicios Compartidos Caribe
Regional de Servicios Compartidos Sur

SECRETARA GENERAL

Unidad de Responsabilidad Empresarial

Unidad de Comunicaciones Corporativas

DIRECCION GENERAL DE OPERACIONES

VICEPRESIDENCIA DE EXPLORACIN
VICEPRESIDENCIA DE DESARROLLO Y PRODUCCIN
VICEPRESIDENCIA DEL DOWNSTREAM
VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE Y LOGSTICA

29

Una vez identificadas las secciones y subsecciones, es necesario analizar tanto

sus funciones como los procedimientos administrativos que normalizan la
produccin y trmite documental.
Series Documentales y Asuntos
El termino serie se refiere, segn el diccionario, a un cierto nmero de cosas
ordenadas de manera sucesiva y conectadas por una relacin similar. En los
archivos las series documentales son un grupo de documentos cuyo elemento
cohesionador consiste en que cada documento es el registro de la misma funcin
o actividad repetida durante un tiempo relativamente largo. Es decir, las series
documentales se identifican con las funciones y actividades desarrolladas por
las dependencias para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Adems de ser diferenciadas unas de otras, las funciones de cualquier
institucin se caracterizan porque se realizan de manera repetitiva, perduran en
el tiempo y se cumplen a travs de actividades y trmites rutinarios, los cuales
se convierten en procedimientos administrativos que quedan registrados en
unidades documentales. Cuya reunin con otras de estructura y contenido
homogneos conforman la Serie Documental.
La extensin de las series depende de la duracin del ejercicio de la funcin y
de la frecuencia con que se ejerza. As, cada vez que una entidad requiere
relacionar por escrito lo tratado, acordado o sucedido en una junta produce un
acta pero esta actividad, al repetirse, produce una serie documental conformada
por todas las actas producidas en el lapso de tiempo en que tal actividad ha sido
ejercida por la entidad. Por esta razn en un archivo se encuentran series ms
extensas que otras.
Identificacin de Series y Subseries
Varias unidades documentales conforman una serie documental si comparten el
mismo origen funcional. Esto es. Son producto de la misma autoridad que acta
en cumplimiento de la misma funcin administrativa y responden a un trmite
comn.
Cada serie documental est asociada a un asunto en particular, cuya
denominacin resulta del anlisis del contenido de los documentos reunidos en
tomo al trmite que los genera.
Hay funciones especficas que identifican un asunto principal. Sin embargo, los
procedimientos establecidos para los trmites administrativos pueden variar, lo
cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos la

30

denominacin del asunto principal (Serie) podr subdividirse en cierto nmero

de asuntos relacionados, los cuales quedarn indicados como Subseries.
Ejemplo:
En la estructura organizacional de la empresa Ecopetrol, en cuyo organigrama
aparece en el ejemplo anterior; la Direccin de Asuntos Jurdicos Contractuales
es una Seccin Documental del Fondo. Esta dependencia se encarga de dirigir,
supervisar, coordinar y tramitar los asuntos jurdicos y legales de la Empresa.
Para cumplir con su objetivo tiene asignadas funciones, una de ellas es "elaborar
los contratos que deba celebrar la empresa y prestar asesora jurdica para
adelantar el proceso de contratacin". Al desarrollar esta funcin se producen
varios documentos que deben reunirse atendiendo el trmite del asunto que los
gener, lo que da lugar a la serie:
Contratos
De acuerdo con el Manual de Contratacin de la Entidad, un contrato puede
celebrarse por arrendamiento, comodato, compraventa de bienes muebles,
consultora, diseo, interventora, obra, prestacin de servicios y suministros,
cada uno tendr su propio trmite que lo diferencia de los dems, lo cual da
como resultado la conformacin de subseries.
El siguiente cuadro resume lo anterior:

31

RESUMEN

9. Qu son UNIDADES DOCUMENTALES?

Es entendida como una unin de documentos en pro de generar una accin
administrativa para que en su posterior trmite realice la funcin con motivo de su
creacin. Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de
los documentos que hagan parte de esta unin.
Es un elemento indivisible de una serie documental, que puede estar constituida
por un solo documento, o por un conjunto de ellos que conforman un expediente.

32

10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de

dos ejemplos de cada una.
Documental Simple: Es la que est conformada por una sola tipologa o tipo
documental, cuyo contenido mantiene una unidad de informacin ya que su
funcin es la misma y un tanto repetitiva.
Ejemplo: La unidad documental de Actas de reunin de Ecopetrol S.A, posee
en un orden consecutivo y cronolgico las actas hechas durante un periodo
determinado (varios das). En la que contiene una sola tipologa llamada Actas
de reunin, en las que estn registradas todas las reuniones en funcin de
solucionar y/o realizar las labores administrativas de Ecopetrol S.A.

Documental Compuesto: Formado por dos o ms tipos documentales que se

sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de informacin. Se le
conoce comnmente como expediente.
Ejemplo: el comprobante de pago, trmites para licencias, etc.

33

11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos

Tipos documentales: Son la expresin de las actividades tanto personales como
administrativos, reflejadas en un determinado soporte (papel, cinta magntica,
acetato, entre otros.) y con los mismo caracteres internos especficos para cada
uno, los cuales determinan su contenido.
Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una
competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato,
contenido informativo y soporte son homogneos, se origina en una actividad
administrativa, con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarla categora diplomtica.
Ejemplos:

Contrato trabajo
Hoja de vida
Examen medico
Propuesta
Acta de iniciacin
Informe peridico

12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o

etapas?
Ciclo Vital de los documentos: Consiste en la evolucin a partir de su creacin
hasta su archivo o destruccin definitiva, y comprende las siguientes fases:
Documentos corrientes o activos
Documentos semicorrientes o semiactivos
Documentos no corrientes o inactivos

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Esta denominacin hace relacin a las etapas que cumple un documento a lo largo
de su vida til.
Los documentos al igual que todo ser viviente, tienen un momento de creacin
(nacimiento), trmite y vigencia (vida productiva), plazo precaucional (tercera edad),
y destino final, que en el caso de los documentos se presenta de 2 formas:
destruccin (muerte) o conservacin (recuerdos).
La teora archivstica del ciclo vital del documento establece 3 fases:
Primera fase: Denominada tambin etapa pre archivstico o fase de creacin de los
documentos, gestin de informes, elaboracin de correspondencia. En esta etapa
el documento va desde su creacin o gestacin hasta cumplir la totalidad del trmite
que lo origino.
Segunda fase: Llamada igualmente etapa archivstica, es aquella donde
intervienen propiamente el control y la administracin de los documentos a travs
de un sistema organizado de archivo, donde se realiza los procesos de descripcin
(inventario), evaluacin y seleccin, as como la ordenacin y conservacin de los
documentos. Esta fase cubre la remisin o envo de los documentos ya tramitados
hasta la terminacin de su vigencia legal o administracin.

35

Tercera fase: es la edad o etapa de la conservacin permanente de la

documentacin con fines histricos de carcter administrativo, poltico, econmico,
investigativo o cultural que impiden su destruccin. Se habla as mismo de una
cuarta fase que es la etapa en la que los documentos, por su trascendencia histrica
ms all del mbito institucional, son transferidos a los archivos nacionales donde
se vela por la conservacin del patrimonio histrico.
Se habla as mismo de una cuarta fase que es la etapa en la que los documentos,
por su trascendencia histrica ms all del mbito institucional, son transferidos a
los archivos nacionales donde se vela por la conservacin del patrimonio histrico.
Un programa de gestin de documentos controla los registros de la organizacin en
todos sus estados incluyendo:

Creacin
Distribucin
Uso
Retencin
Almacenamiento
Recuperacin
Proteccin
Preservacin
Disposicin Final

El objeto de un programa de gestin de documentos, es dar un manejo ordenado y

eficiente en el flujo de informacin que resuelva los problemas y ayude a tomar
decisiones.

36

13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la gestin
documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin,
Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y
Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pblica e
indague paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada uno
de ellos e ilstrelos con fotografas.
ENTIDAD VISITADA: ECOPETROL S.A.
GERENCIA DE OPERACIONES Y DE DESARROLLO DE OPERACIONES
PUTUMAYO.
PLANEACIN: La reversin al Estado Colombiano de la Concesin De Mares, el
25 de agosto de 1951, dio origen a la Empresa Colombiana de Petrleos, que haba
sido creada en 1948 mediante la Ley 165 de ese ao.
La naciente empresa asumi los activos revertidos de la Tropical Oil Company que
en 1921 inici la actividad petrolera en Colombia con la puesta en produccin del
Campo La Cira-Infantas en el Valle Medio del Ro Magdalena, localizado a unos 300
kilmetros al nororiente de Bogot.
Dada la situacin geogrfica de ECOPETROL S.A., en cada Regional de Servicios
de la Gerencia Administrativa o existe varios Centros de Gestin de
Comunicaciones (CGC) que seguirn las polticas, normas y procedimientos que se
emitan por la Coordinacin de Gestin Documental como lder funcional en la
materia, para la administracin de las comunicaciones oficiales.

Ley 594 de 2000. Artculo 12. Responsabilidad. La Administracin Pblica

ser responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus
archivos.
Ley 734 de 2002 artculo 34- numeral 5 establece como deberes de todo
servidor pblico el de Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que
por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual
tenga acceso, impidiendo o evitando la sustraccin, destruccin,
ocultamiento o utilizacin indebidos.
RESPONSABILIDADES DE ECOPETROL

ECOPETROL debe gestionar y administrar sus documentos con criterios de

calidad, eficacia, economa, seguridad, confidencialidad y oportunidad.
ECOPETROL debe contar con procesos y procedimientos estandarizados
para la Gestin Documental.

37

 ECOPETROL debe cumplir con las disposiciones legales vigentes en materia

de gestin documental. As mismo, debe aplicar y hacer cumplir las normas
administrativas, tcnicas y los procedimientos definidos por el Archivo
General de la Nacin.
ECOPETROL debe promover la cultura de la gestin documental y la
administracin archivstica en la Empresa.
ECOPETROL debe contribuir con sus acciones y trabajos tcnicos, culturales
o cientficos a la salvaguarda, difusin o incremento del patrimonio
documental del pas.
ECOPETROL debe promover el fortalecimiento de la infraestructura y la
organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas de
Gestin Documental eficientes y actualizados.
RESPONSABILIDADES DE LA AUTORIDAD FUNCIONAL
La Unidad Corporativa de Gestin Organizacional de la Vicepresidencia de
Gestin de Personal y Administrativa es la autoridad funcional en el tema de
Gestin documental en la Empresa.
La Unidad Corporativa de Gestin Organizacional es la encargada de disear
y orientar el programa de Gestin Documental en ECOPETROL.
La Unidad Corporativa de Gestin Organizacional es la encargada de definir,
divulgar y controlar la implantacin de polticas, normas y procedimientos
documentales para toda la Empresa.
La Unidad Corporativa de Gestin Organizacional es la encargada de
asesorar y acompaar la adecuada implantacin del proceso de Gestin
Documental en ECOPETROL.
La Unidad Corporativa de Gestin Organizacional es la encargada de
asegurar el mejoramiento continuo del proceso de Gestin Documental en
ECOPETROL.
La Unidad Corporativa de Gestin Organizacional debe propender por
integrar armnicamente el componente funcional, econmico, tecnolgico y
cultural en el programa de Gestin Documental.
RESPONSABILIDADES DE LOS FUNCIONARIOS
Los funcionarios de ECOPETROL como servidores pblicos son
responsables de la organizacin, uso, manejo de los documentos y tendrn
la obligacin de velar por la integridad, veracidad y fidelidad de la
informacin.
Los funcionarios involucrados en actividades de Gestin Documental
trabajaran sujetos a los ms rigurosos principios de la tica profesional.

38

 Todos los funcionarios de ECOPETROL deben cumplir con las directrices,

las normas y los procedimientos definidos por la autoridad funcional de la
Empresa en el tema de Gestin Documental

PRODUCCIN: Todas las comunicaciones oficiales impresas que se produzcan

para ser enviadas por las diferentes dependencias de ECOPETROL S.A., debern
ser elaboradas de acuerdo con lo establecido en el manual de identidad corporativa
publicado en la ruta http://iris/Nuestra Empresa/Identidad corporativa/
Aplicaciones/Plantillas/Plantilla Comunicaciones Externas, para el efecto, la
dependencia que genera la comunicacin deber tener en cuenta lo siguiente:
Elaborar la comunicacin en original dirigido al destinatario y una copia, la copia
ser devuelta a la dependencia remitente la cual conformar el expediente con
la serie documental respectiva.
Verificar que las comunicaciones contengan los datos completos del (los)
destinatario(s).
Nombre, cargo, entidad, direccin, piso, apartado areo, fax, ciudad,
departamento y pas.
Confrontar el nmero de anexos.
Constatar que el contenido del original sea idntico al de la copia.
Verificar que la comunicacin est debidamente firmada.
Est prohibido colocar consecutivos diferentes al de la radicacin oficial por parte
de las reas, ya que estos causan confusin al momento de dar respuesta y no
permite el encadenamiento de las comunicaciones en el sistema de
comunicaciones de la Empresa.
Los anexos deben ser foliados y cosidos al original de la comunicacin y es
responsabilidad de la dependencia remitente que estos lleguen al Centro de
Correspondencia, en el nmero indicado.
Cuando en una comunicacin se utilizan ms de dos hojas, se deben coser los
juegos correspondientes.
Debe citarse en la parte inferior izquierda de las comunicaciones, la cantidad
de folios y cantidad de anexos que los acompaan y las inciales de la persona
que elabor el documento.
Cuando la comunicacin que se enva es producto de una respuesta a una
solicitud radicada, se debe OBLIGATORIAMENTE indicar el nmero de
radicacin de ECOPETROL S.A., en el asunto de la misma.
Las copias extras en las comunicaciones de distribucin interna, se deben
anunciar con los nombres, cargos, entidades, direcciones y elaborar los sobres
respectivos cuando el destinatario est ubicado fuera de la sede donde se

39

origina la comunicacin, estas se distribuirn fsicamente a las reas sin planilla

fsica, dado que inmediatamente se radican en la aplicacin, el sistema notifica
electrnicamente al destinatario copiado de su entrega y no requiere imprimir
planilla para su entrega.
Las comunicaciones que no cumplan con estas normas, sern devueltas sin
excepcin a la dependencia correspondiente por parte del Centro de
Correspondencia en los recorridos establecidos para la entrega y recepcin de
comunicaciones.
Firmar la planilla de recepcin de documentos que elabora el mensajero de
distribucin como prueba de la entrega al centro de correspondencia.
Todas las comunicaciones oficiales impresas que se produzcan para ser enviadas
por las diferentes dependencias de ECOPETROL S.A., con destino a otras
entidades pblicas o privadas a personas naturales o jurdicas, se entregarn
exclusivamente en l, o los Centros de Correspondencia que se establezcan para
cada Regional.
Entre los documentos que se producen diariamente tenemos: Comunicaciones
Internas, Memorandos, Actas de Reunin, Memorandos, Informes, Respuestas de
Solicitudes o derechos de Peticin presentados por los diferentes grupos de inters
(Empleados y Pensionados, Comunidad, Estado, Contratistas, Accionistas, Clientes
y Socios).
Plantilla de Comunicaciones Internas

Plantilla Comunicaciones Externas

40

Plantilla Acta de Reunin

Formatos de Asistencia a Reuniones

41

GESTIN Y TRMITE: ECOPETROL S.A

CONDICIONES GENERALES
Para el trmite de los derechos de peticin se proceder conforme a lo
instaurado en la Resolucin N 17 del 9 de agosto de 2005 la cual establece
el trmite interno de las peticiones presentadas ante ECOPETROL S.A. en
los artculos 2 y 4 del captulo primero, publicada en la intranet IRIS en la
pgina de Normativa Corporativa.
Para el trmite de presentacin, recepcin y apertura de propuestas se debe
proceder de acuerdo con lo establecido en el numeral 6.1.6.2.2. del Manual
de Contratacin.
Para el trmite de las comunicaciones por parte de los proyectos formalmente
establecidos por la empresa, se deber implementar al inicio de los mismos,
un plan de comunicaciones en el cual se establezcan los procesos y
procedimientos para el recibo y envo de las mismas.
Las facturas y dems trmites que tengan un procedimiento establecido,
estarn sujetos a la normatividad que sobre el particular se emita, por lo tanto
no es obligacin su radicacin en el Centro de Correspondencia.
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Se establecen cinco roles para la administracin de las comunicaciones oficiales
as:
Radicador: Es responsable de radicar, escanear, distribuir, generar planillas y
realizar consultas en la base de datos, de los requerimientos efectuados por los
usuarios internos y externos sobre cada comunicacin oficial registrada en el
aplicativo de comunicaciones oficiales.
Mensajero de Distribucin: Persona encargada de recibir, distribuir y entregar las
comunicaciones, as mismo, hace firmar las planillas de las comunicaciones
oficiales radicadas a cada rea en el aplicativo.
Gestor documental: Persona encargada de radicar, recibir, distribuir, entregar,
devolver, hacer seguimiento y canalizar todas las comunicaciones oficiales a cada
jefe de rea o directamente a los funcionarios y contratistas encargados dar
respuesta al trmite correspondiente.

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Ejecutor: Persona encargada de recibir, devolver, proyectar, tramitar, cerrar y

consultar todas las comunicaciones oficiales asignadas en cumplimiento de las
funciones oficialmente establecidas de acuerdo con su perfil.
Administrador: Es la persona que tcnicamente conoce la herramienta y est
encargada de revisar, dar mantenimiento y verificar la disponibilidad de la
herramienta para el aprovechamiento de la misma por parte de los dems roles.
De la Coordinacin de Gestin Documental: Es el rea encargada de establecer
y actualizar los procesos, procedimientos y lineamientos para la administracin de
las comunicaciones oficiales.
De los Responsables de la Comunicacin: El jefe de cada dependencia o
empresa contratista que desarrolle cualquier actividad a nombre o para Ecopetrol
S.A., es responsable de recibir, radicar, distribuir, entregar, devolver, proyectar,
tramitar y cerrar todas las comunicaciones oficiales asignadas en cumplimiento de
las funciones oficialmente establecidas de acuerdo con su naturaleza.
De los Usuarios de la Comunicacin: Todos los funcionarios de la empresa al
momento de recibir una comunicacin son responsables de realizar las acciones
que se consideren pertinentes para la gestin, trmite y cierre de los documentos
oficiales emitidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones.
CENTRO DE CORRESPONDENCIA
Dada la situacin geogrfica de ECOPETROL S.A., en cada sede donde opere y
requiera la empresa, existirn uno o varios Centros de Correspondencia (CC) que
seguirn las polticas y la normatividad que se emitan por la Coordinacin de
Gestin Documental como lder funcional en la materia para la administracin de las
comunicaciones oficiales.
La recepcin y envo de las comunicaciones oficiales de ECOPETROL se debe
realizar a travs de los Centros de Correspondencia y/o puntos de radicacin
secretarial que contarn con la herramienta informtica especializada.
Sin excepcin, todas las comunicaciones recibidas y enviadas deben quedar
radicadas el mismo da de su recepcin o envo en el aplicativo de comunicaciones
oficiales establecido para tal fin.
Todas las comunicaciones recibidas sern abiertas, a excepcin de las que en su
sobre estn marcadas como restringidas o confidenciales y cuyo destinatario es
Ecopetrol S.A.
Est prohibido realizar la reserva de nmeros de radicacin de cualquier tipo de
comunicacin, as mismo cuando se detecten nmeros de radicacin repetidos,

43

enmendados, corregidos o tachados se anularn, realizando la anotacin

correspondiente en la aplicacin de correspondencia y se le asignar un nuevo
nmero con la respectiva justificacin del administrador del sistema de
correspondencia, asegurando de esta forma, la aplicacin del principio de
transparencia en la actuacin administrativa.
RADICACIN DE COMUNICACIONES
Las comunicaciones recibidas o emitidas por la empresa son consideradas oficiales
y deben registrarse en el sistema de correspondencia. Todas las comunicaciones
oficiales que se produzcan en ECOPETROL S.A., deben ser elaboradas de acuerdo
con lo establecido en el manual de identidad corporativa.
Las comunicaciones oficiales se identifican con un nmero consecutivo y registro
por cada centro de radicacin, este iniciara cada ao desde uno (1) en el aplicativo
de comunicaciones oficiales.
El formato del consecutivo es el siguiente:
N-AAAA-BB-XX
1-2010-05-000001 Comunicacin oficial Recibida
2-2010-05-000001 Comunicacin oficial Enviada e Interna
Donde:
N es 1 Correspondencia Oficial Recibida 2 Correspondencia Oficial enviada e
interna
AAAA 2010 Vigencia del consecutivo
05 Cdigo del Centro de Correspondencia (Bogot)
01 Nmero Consecutivo
RECEPCIN DE COMUNICACIONES
Ventanilla nica: La recepcin de las comunicaciones oficiales se har en los
Centros de Correspondencia reas que establezca la Coordinacin de Gestin
Documental.
Horario de Atencin: Se establece que el servicio de recepcin de comunicaciones
ser en jornada continua en das laborales de acuerdo con el horario que tenga
establecido cada sede donde opere Ecopetrol.

44

Medidas de Seguridad: Se debe proceder con especial cuidado con las

comunicaciones que presenten las siguientes seales sospechosas, entre otras:
a. Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metlico que sobresalgan.
b. Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones.
c. Correspondencia sin datos del remitente o para devolucin de correo.
d. Correspondencia en la cual solo figura como destinatario el cargo, sin nombre.
De encontrarse alguna comunicacin con estas caractersticas, se debe informar
inmediatamente al rea de seguridad en la extensin 44481 o segn sea el nmero
de extensin en cada Regional.
DEL REGISTRO
Las comunicaciones de carcter oficial que se reciban sern direccionadas a la
dependencia correspondiente con el fin de realizar los trmites pertinentes.
Todas las comunicaciones que se consideren oficiales deben ser registradas en el
aplicativo de comunicaciones oficiales establecido para tal fin, ingresando los
siguientes datos como mnimo:

Nombre de la persona y entidad remitente.

Nombre de la(s) dependencia(s) competente(s)
Nombre de la persona destinataria.
Fecha de emisin del documento.
Nmero de anexos.
Nmero de radicacin en el origen.
Asunto del que trata el documento.

45

DE LA ENTREGA
La entrega de las comunicaciones oficiales enviadas la realizar ECOPETROL S.A.,
a travs del operador de servicios de correo oficial establecido para tal fin. Las
dependencias deben indicar al Centro de Correspondencia el tipo de envi a utilizar
por parte del operador de correo y entregar el formato diligenciado de autorizacin
de correo; las clases de servicio de correo establecidas son las siguientes:
Correo Normal: Consiste en el envo de toda clase de comunicaciones a nivel
urbano y nacional. Este servicio de correo no es aceptado como elemento de prueba
en procesos judiciales.
Correo Certificado: Consiste en el envo de toda clase de comunicaciones a nivel
urbano y nacional, que a juicio de la oficina correspondiente requiere comprobar la
entrega efectiva de la comunicacin. Es el nico servicio de correo aceptado como
elemento de prueba en procesos judiciales.
Correo Internacional: Consiste en el envo de toda clase de comunicacin a
distintos pases, est sujeto a convenios internacionales.
Devolucin de Comunicaciones: Cuando una comunicacin oficial que haya sido
emitida por ECOPETROL S.A. y sea devuelta por el correo, se remitir a la
dependencia correspondiente que determinar si solicita un reenvo o se archiva.
Se dejar constancia de la devolucin en la aplicacin de correspondencia y en la
planilla de devolucin.
FIRMAS RESPONSABLES

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Las comunicaciones oficiales que se proyecte enviar a destinatarios externos e

internos, slo podrn ser firmadas por los funcionarios que desempeen los
siguientes cargos dentro de ECOPETROL S.A.:
a. Presidente
b. Vicepresidente
c. Director
d. Gerente
e. Superintendente
f. Jefe
g. Coordinador
h. Gerente de proyecto
i. Lder de proyecto
FUNDAMENTOS LEGALES EN LA ATENCIN DE SOLICTUDES
Quince (15) das hbiles para peticiones en general (de informacin).
Diez (10) das hbiles para contestar solicitudes de documentos.
Treinta (30) das hbiles para contestar consultas.
Ampliaciones de Trminos: Cuando de manera excepcional, se concluya que
no se podr dar respuesta en los trminos establecidos, se deber comunicar
al peticionario dicha imposibilidad, expresando los motivos de la demora y
sealando la fecha en que se dar respuesta, la cual no podr superar el
doble del inicialmente previsto.

47

ORGANIZACIN
La organizacin de los Archivos de Gestin de la Empresa, se deben realizar con
base en la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental normalizadas y
estandarizadas de ECOPETROL S.A.
MARCO LEGAL
Artculo 4, literal d- Ley 594 de 2000- Responsabilidad: Los servidores pblicos
son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los
documentos.
Artculo 1. Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002 que establece los criterios
que deben seguirse para la organizacin de los archivos de gestin, en las
entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa.
Artculo 2. Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002.Obligatoriedad de la
organizacin de los archivos de gestin: Las entidades a las que se les aplica
este Acuerdo, debern organizar sus archivos de gestin de conformidad con
sus Tablas de Retencin Documental y en concordancia con los manuales de
procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
Artculo 34, numeral 5- Ley 734 de 2002: es un deber de cada servidor pblico
custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo,
cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o
evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos.
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS DE
GESTIN
Las unidades administrativas de ECOPETROL S.A. deben, con fundamento en
la Tabla de Retencin Documental aprobada, velar por la conformacin,
organizacin, preservacin y control de los archivos de gestin.
La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la Tabla de
Retencin Documental debidamente aprobada.
El respectivo Jefe de cada dependencia de ECOPETROL S.A. debe ser el
responsable de velar por la organizacin, consulta, conservacin y custodia del
archivo de gestin de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad
sealada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor pblico.
Cualquier novedad o cambio que se genere en las Tablas de Retencin
Documental de la dependencia, resultante de la aplicacin de este documento,
debe ser reportado al e-mail: Gestin Documental-Ecopetrol quien autoriza y
brinda asesora para la actualizacin de las mismas. Adicionalmente, se pueden
generar requerimientos de asesora cuando: no aparece registrada la
serie/subserie documental en la TRD, no aparece registrado un tipo documental

48

en una serie/subserie, aparece una serie/subserie documental o un tipo

documental que ya no se utiliza, la dependencia se cree, fusione o suprima, entre
otros.
DESARROLLO
Todos los funcionarios de la Empresa en el momento de abrir una carpeta y
conformar un expediente deben tener en cuenta los siguientes criterios:
a) La unidad de conservacin debe ser la carpeta: carta u oficio, dependiendo
del tamao de los documentos. No se debe utilizar: A-Z, pastas tres argollas,
bolsas, o cualquier otro elemento no oficial.
b) La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar nicamente las
series y subseries correspondientes a las especificadas en las TRD de la
dependencia.
c) Las carpetas se deben identificar, marcar y rotular en la parte superior
derecha de tal forma que permita su gil ubicacin y recuperacin, con los
siguientes datos:
o Nombre de la Entidad: ECOPETROL S.A.
o Cdigo dependencia- Cdigo Serie y/o Subserie.
o Sigla o nombre completo del rea.
o Nombre de la Serie y/o Subserie (s la tiene).
o Nombre Especfico de la carpeta o expediente.
o Fecha de apertura (Fecha del primer documento).
o Fecha de cierre (Fecha del ltimo documento).
o Nmero de la unidad de conservacin No. ___ de ___ (Cuando un
expediente est compuesto por ms de dos unidades de
conservacin): Folios (Nmero de hojas que contiene la carpeta).

49

Una vez creada la carpeta debe ser inmediatamente incluida dentro del inventario
documental de la dependencia (Aplicando Directriz y Procedimiento para la
elaboracin del Inventario Documental).
e) La ubicacin fsica de los documentos debe responder a la conformacin de los
expedientes, los tipos documentales se deben ordenar de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo de los trmites. El documento con la fecha ms antigua de
produccin debe ser el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta y el
de la fecha ms reciente se debe encontrar al final de la misma (Esto se logra
colocando dentro de la carpeta el gancho legajador al revs- Anexo 1).
f) Un expediente debe contener en promedio 200 folios (respetando la integridad del
ltimo documento a archivar).
g) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y
subseries, se deben foliar una vez hayan cumplido su vigencia, con el fin de facilitar
su ordenacin, consulta y control.

50

TRANSFERENCIA: La forma como se deben realizar las transferencias primarias

(envo de documentos del archivo de gestin al archivo central) de los expedientes
que han cumplido su tiempo de permanencia en archivos de gestin, se deben
realizar de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retencin Documental, lo
cual Aplica a todas los funcionarios y dependencias de ECOPETROL S.A.
INSTRUCCIONES GENERALES PARA LAS TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
1. Es requisito indispensable para realizar la transferencia de expedientes de
los archivos de gestin al archivo central, contar con los siguientes insumos:
a. Las Tablas de Retencin Documental de la dependencia.
b. Expedientes conformados.
c. Inventario de los expedientes de series especficas que se conservan en
el archivo de gestin.
d. Haber aplicado el procedimiento de seleccin, depuracin y eliminacin
de documentos.
e. Haber aplicado el procedimiento de foliacin de expedientes.
2. Todos los gestores de contenidos de ECOPETROL S.A., como responsables de la
conservacin de su documentacin debern:
a. Cumplir el calendario de transferencias establecido por el Coordinador de
Servicios Archivsticos.
b. Transferir al Archivo Central nicamente las series generales y subseries
especficas que hayan cumplido el tiempo de retencin sealado en la Tabla de
Retencin Documental.
c. Utilizar para el embalaje cajas que cumplan con las especificaciones mnimas
sugeridas por el Archivo General de la Nacin y Ecopetrol.
d. Acompaar toda transferencia de un oficio remisorio y el Inventario Documental
elaborado en el formato establecido. (Ver Anexo 3).

e. Considerar todas las medidas que garanticen la conservacin del material

tales como la manipulacin, embalaje y transporte entre otras, y aquellas
que eviten la contaminacin y propagacin de factores nocivos.
RESPONSABLES DE LAS TRANSFERENCIAS PRIMARIAS.
1. El gestor de contenidos debe realizar las transferencias cumpliendo los
requisitos anteriores.
2. El Coordinador de Servicios Archivsticos debe:
a. Elaborar el cronograma anual de transferencias primarias.
b. Suministrar las cajas para el embalaje (empaque) de los archivos a
transferir.

51

c. Verificar y validar el contenido de las cajas Vs. los registros de

inventario.
d. Verificar y validar que los documentos a transferir estn registrados
en las Tablas de retencin en cuanto a Series y Subseries.
e. Verificar que la transferencia corresponde a series / subseries
especficas.
f. Programar la recogida de las cajas.
g. Recibir las transferencias, firmar el oficio remisorio y el Formato
nico de inventario documental y conservar estos soportes para
futuras revisiones del proceso.
h. Coordinar el envo de las cajas a la bodega de almacenamiento.
i. Atender los requerimientos de consultas de los usuarios sobre los
expedientes transferidos.
Diagrama de Procesos

52

DISPOSICIN DE DOCUMENTOS Y CONSULTA

El archivo de Gestin Documental de la GPY est constituido por tres colecciones
documentales con ms de 60.000 registros anlogos y alrededor de 150.000
registros digitales, separados en archivo de gestin, archivo histrico y archivo
tcnico.
Se maneja una plataforma para el registro de las unidades anlogas denominado
Sistema de Informacin Integral para Desarrollo y Recuperacin de Recursos
Archivsticos SIDRA y para el manejo de informacin digital, Ecopetrol S.A. dispone
de una plataforma documental llamada IBM FileNET P8.
La unidad de informacin cuenta con el apoyo de 10 Tecnlogos documentales, que
de acuerdo con sus destrezas y labores asignadas se encargan de los siguientes
servicios prestados:
Radicacin y distribucin de correspondencia.
Actualizacin de expedientes.

53

Consulta y prstamo de expedientes.

Administracin de plataforma documental de Ecopetrol S.A.
Estas personas son las encargadas de brindar de forma eficiente el servicio de
referencia a los usuarios de la Empresa.
En dicha visita se pudo identificar que hay dos formas de realizar una consulta de
informacin:
De forma personalizada, en la sala de consulta y prstamo del archivo de Gestin
Documental y de forma remota, a travs del buzn de mesa de ayuda
atencion.gestiondocumental@ecopetrol.com.co; es de aclarar que este servicio se
presta solamente a funcionarios de Ecopetrol S.A. y personal aliado (contratistas)
autorizados por los diferentes jefes de departamentos.
A toda consulta que se realice de forma presencial o remota se le abre un caso en
un sistema para control de prstamos denominado SIDRA SAS (Sistema de
Atencin de Solicitudes), asignando este un cdigo de servicio o ticket inicialmente.
De acuerdo al requerimiento del usuario se puede realizar una bsqueda
particularizada por documento en un expediente o se realiza prstamos de
expedientes en forma integral, es decir si usuario requiere a minuta de un contrato
x, se busca dicho documento dentro del expediente, o, si el usuario requiere un
expediente conformado por x cantidad de unidades archivsticas (carpetas), se
facilita en expediente en su totalidad.
Si la consulta se refiere a una bsqueda particularizada de informacin, se
suministra copia digital de lo requerido y se cierra el ticket de servicio.
Si la consulta se refiere a un prstamo de las carpetas de un expediente, se dispone
del sistema SIDRA ARGES para realizar el cargue de unidades documentales a un
ticket de servicio y con esto controlar el tiempo de recuperacin de informacin al
centro de gestin documental, una vez sean devueltos el o los expedientes en
consulta al archivo de gestin se cierra el ticket correspondiente. El tiempo de
custodia de una unidad archivstica en manos de un funcionario es de mximo 15
das hbiles, despus de este tiempo se proceder a realizar su devolucin o
solicitar la apertura de un nuevo ticket de servicio para continuar con el prstamo
de estas unidades.
Los funcionarios pueden tambin consultar informacin de la empresa a travs de
la plataforma IBM FileNET P8, en donde el servicio de referencia se encargar de
brindar la capacitacin necesaria para que el usuario pueda acceder de forma rpida
a la plataforma de su inters y encontrar la informacin de su requerimiento, los

54

permisos de acceso a esta plataforma estn ligados al rea de la empresa a la que

el funcionario pertenece.
Dentro de los indicadores de cumplimiento y acuerdos de niveles de servicios para
el rea de gestin documental en la GPY sed tiene un indicador de cumplimiento de
consultas solicitadas vs consultas atendidas, con el fin de garantizar el buen servicio
del servicio de referencia.
La empresa cuenta con la norma de calidad ISO 27001 normativa estndar para
seguridad de la informacin, es por esto que adicional a los servicios prestados, el
servicio de referencia debe velar por el buen uso de la informacin suministrada y
la buena orientacin a los usuarios para que le fin ltimo de esta norma se cumpla.
La empresa Ecopetrol S.A. maneja un buen servicio de referencia, cumpliendo a
cabalidad las funciones que se buscan con este, con un personal de gestin
documental capacitado y dispuesto para esta tarea, es un modelo de servicio
eficiente, en donde se maneja un lenguaje de anlisis y recuperacin de informacin
que permite a los usuarios acceder a la informacin en tiempo y forma acorde a sus
necesidades, como plus valor de este servicio el usuario se capacita en el manejo
de las herramientas y plataformas documentales, permitindole en un futuro poder
desarrollar de forma personal sus consultas.

55

PRESERVACIN A LARGO PLAZO: Ecopetrol, en cumplimiento de la Ley 594 de

2000. Artculo 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la Administracin
Pblica debern implementar un sistema integrado de conservacin en cada una de
las fases del ciclo vital de los documentos, en el proceso de conservacin a largo
plazo de los documentos que son considerados como fuente de informacin, para
la toma de decisiones, planes de mejora, trmites administrativos y judiciales, y
como memoria institucional que son, est aplicando en la preservacin a largo
plazo, la digitalizacin segn el Acuerdo 27 de 2006 y en el protocolo para
digitalizacin de documentos con fines probatorios, mediante la digitalizacin
certificada.
ESPECIFICACIN
Digitalizacin: tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra
guardada de manera analgica (soportes, papel, video, casettes, cinta, pelcula,
microfilm y otros) en una que solo puede leerse o interpretarse por computador.1
Digitalizacin: es el procedimiento tecnolgico por medio del cual se convierte un
soporte anlogo (papel) o electrnico, en una imagen digital.2

VALORACIN: La valoracin de los documentos en Ecopetrol se establece bajo el

siguiente Marco Legal:
Ley 594 de 2000. Artculo 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la
Administracin Pblica debern implementar un sistema integrado de
conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
Acuerdo 042 de 2002. Archivo General de la Nacin. Art.3-Las unidades
administrativas y funcionales deben, con fundamento en la Tabla de Retencin
Documental aprobada, velar por la conformacin, organizacin, preservacin y
control de los archivos de gestin. Art. 4-Los documentos de apoyo no se
consignarn en la Tabla de Retencin Documental de las dependencias y por lo
tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando
constancia en acta suscrita por el respectivo Jefe de la dependencia.
ECOPETROL S.A. Directriz de Lineamientos Generales ECP-VIP-D-02. Por la
cual se establecen los lineamientos bsicos que orientan y regulan la Gestin
Documental en ECOPETROL.
________. Resolucin Nmero GD-003 de 2003, por la cual se ordena la
difusin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental.
________. Directriz ECP-DCI-UPI-02 para el manejo de series especficas y
series de apoyo en gestin documental.

56

 ________. Instructivo ECP-VFA-I-01. Por el cual se establecen los criterios

bsicos para la apertura y conformacin de expedientes con base en la
aplicacin de las Tablas de Retencin Documental normalizadas y
estandarizadas de ECOPETROL S.A., que contribuyan a la organizacin de los
Archivos de Gestin de la Empresa.
________. Directriz y Procedimiento ECP-VFA-DP-00. Por el cual se establecen
los lineamientos bsicos y procedimientos sobre la forma como se debe realizar
el inventario de expedientes que se conformen en el ejercicio de las funciones,
con base en la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental.
________. Procedimiento ECP-VIP-P-02 para la Entrega Oficial de Archivos o
Documentos por parte de funcionarios.
Se debe contar con las Tablas de Retencin Documental y el Inventario Documental de
Expedientes para la realizacin de los procesos archivsticos de seleccin, depuracin y/o
eliminacin.

SELECCIN DE EXPEDIENTES
a) La seleccin se aplica a los expedientes de una serie general / Subserie
especfica que han cumplido con el tiempo de permanencia en el archivo de
gestin o en el archivo central, de acuerdo con lo establecido en las Tablas
de Retencin Documental.
b) La seleccin es una operacin intelectual y material de localizacin de los
expedientes que han de ser conservados o eliminados y antecede a los
procesos archivsticos de eliminacin o transferencias (primaria o
secundaria)
DEPURACIN DE DOCUMENTOS
a. La depuracin se aplica sobre los expedientes que se van a transferir del
archivo de gestin al archivo central.
b. Se deben depurar aquellos documentos que no agregan valor al expediente
tales como: impresos o publicaciones peridicas (revistas, folletos,
peridicos), formatos, hojas en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos
originales se encuentren en el expediente, fotocopia de Leyes y Decretos,
cuando no hagan parte integral del expediente.
c. En caso de encontrarse ms de una copia de un documento y que cada una
de ellas contenga informacin relevante y no coincidente entre una y otra
(sellos, firmas, anotaciones, entre otras) deben conservarse ambos
ejemplares.
d. Finalizada la depuracin, se aplicar un proceso de limpieza sobre cada
expediente a transferir, eliminando el material metlico (clips, ganchos de

57

cosedora, legajadores, etc.) procurando no ocasionar deterioro de tipo fsico

a la documentacin.
ELIMINACIN DE EXPEDIENTES
a. La eliminacin se aplica a los expedientes que han cumplido con el
tiempo de permanencia en el archivo de gestin o en el archivo central
y que no deben ser transferidos al archivo central o al archivo histrico,
de acuerdo con los tiempos de conservacin definidos en las Tablas
de Retencin Documental.
b. Los documentos de apoyo que se conserven en los archivos de
gestin se deben eliminar una vez finalizado el ao calendario.
c. Se debe dejar constancia de la eliminacin de expedientes
(incluyendo los documentos de apoyo) por medio del Acta de
eliminacin de expedientes y/o documentos de apoyo (Anexo 2)
acompaada del inventario documental (anexo 3).
d. El acta debe ser suscrita en original y copia por el Gestor Documental,
el jefe de la dependencia y el Coordinador de Servicios Archivsticos
de la respectiva regional.
e. La destruccin de los expedientes se debe realizar por
procedimientos mecnicos y ecolgicos tales como: picado, triturado,
reciclaje, entre otros. No se autoriza la quema.
RESPONSABLES
a. El Gestor de contenidos debe aplicar los procesos de Seleccin y
depuracin de la documentacin a su cargo, e igualmente seleccionar y
eliminar los documentos de apoyo que conserve en su dependencia.
b. El Jefe de la dependencia debe asegurar la consolidacin y conservacin
de las actas de eliminacin y de los inventarios documentales de su
dependencia, as como la veracidad de sus contenidos.
c. El Coordinador de servicios Archivsticos de cada una de las regionales
de ECOPETROL S.A. debe recibir la documentacin a eliminar,
confrontar con la Tabla de Retencin Documental, verificar contra el
inventario documental y someterla al proceso de destruccin.

58

59

14. Identifique como se clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo

vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin
Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo
Central e Histrico).
ARCHIVO DE GESTION Es un archivo de oficina donde se renen todos los
documentos en trmite, para buscar soluciones, la cual es sometida a utilizacin
y consulta administrativa por la misma oficina u otras que lo solicitan. Su funcin
es facilitar el control y seguimiento de la documentacin, la toma de decisiones,
normatividad archivstica y consulta para la toma de decisiones.
ARCHIVO CENTRAL Documentos se agrupan y que son transferidos por los
distinto unidades administrativa de archivos documentales de gestin de
identidades, Esta sigue vigente, una vez terminado, son consultadas por la misma
oficina o particulares. Su funcin es facilitar el cumplimiento de los principios de
eficacia y eficiencia, legalidad y transparencia de la administracin
ARCHIVO HISTORICO es a aquel donde se transfiere la documentacin del
archivo central o del archivo de gestin por la decisin del comit de archivo, debe
conservarse permanentemente dado el valor que se adquiere para la
investigacin, la ciencia y la cultura. Su funcin permite la elaboracin o
reconstruccin de cualquier actividad, proporciona un servicio eficaz y eficiente y
es testimonio de la memoria colectiva de una nacin. Primera fase: nacimiento y
elaboracin de documentos en los archivos de gestin Segunda fase: Utilizacin
y mantenimiento Esta comprende el control, utilizacin y almacenamiento de los
archivos centrales VALORES PRIMARIO Son documento que sirven en el
momento en una institucin y cuando se encuentran en la dependencia
originadora .Se subdivide en valor administrativo, fiscal, jurdico, probatorio e
informativos.
Entre los valores se distinguen:
Valor administrativo: Es una serie documental que estn en plena vigencia
administrativa y responde a una necesidad.
Legales los documentos se utilizan para probar y salvaguardar los derechos de
los gobiernos de las instituciones y de los individuos en general.
Valor fiscal: el valor que presenta los documentos que tratan de entradas y
salidas y controles de los dineros que se manejan en una institucin
Valor contable: Utilidad o actitud de los documentos que tratan de entradas y
salidas y controles de los dineros que se manejan en una institucin.
Valores tcnicos: atributos de los documentos producidos por una institucin en
virtud de su aspecto misional.

60

VALORES SECUNDARIOS
Se refiere al documento que una vez cumplido su periodo vital adquiere el valor
acrecentado por el tiempo, sirve como fuente para la investigacin histrica y la
accin de la cultura.
Valor histrico: Admite conocer la situacin social, econmica, poltica y cultural
de una poca o de una regin.
Valor cultural: Cualidad del documento que por su contenido, testimonia, entre
otras cosas hechos vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores modo de
vida o desarrollo Econmico, social poltico, religioso, esttico propio de una
comunidad y til para el conocimiento.
Valor cientfico: Son documentos textuales, manuscrito o impresos, grficos,
audiovisuales y legibles por mquinas, sirven como testimonio y reflejan el
desarrollo de una cultura.
Valor investigativa: Valoraciones que como resultado de la prctica hace la
sociedad sobre teora y la aplicacin de los resultados cientficos.

61

15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y
explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su
produccin.
SHIRLY TOLEDO ERAZO
Factura
Produccin del documento creacin de una factura, El formato tiene: fecha, lugar,
No de factura, nombres de los participantes, nombre de la empresa, firma del cliente
y firma autorizada, el concepto descripcin producto o servicio, valor unitario, valor
total, quin lo elabora, lo autoriza y quien lo recibe, todo debe estar bien diligenciado
para darle tramite, es realizado por la coordinadora administrativa de la compaa,
con el fin de cobra los servicios o productos ofrecidos por la entidad.

Gestin y trmite. Se enva por medio de mensajera, segn en el acuerdo 060 de

200, para dar inicio a los trmites correspondiente, la cual es recibida por el rea de
cartera quienes verifican el buen diligenciamiento de la factura a fin de colocar sello,
firma de recibido con fecha actual y radicarla para dar inicio al pago de lo adeudado.
Organizacin. Documento interno se identifica la dependencia y se en ruta para
sus competentes entregando el registro de control en este caso a documentos
contables.
Conjunto de operaciones tcnicas para declarar el documento en el sistema de
gestin documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y
describirlo adecuadamente.

62

Transferencia. La factura fue enviada por medio del mensajero de la empresa, se

establece tiempo mximo para el tramite oportuno de la comunicacin conjunto de
operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las
fases de archivo, verificando la estructura, la validacin del formato de generacin,
la migracin, emulacin o conversin.
Disposicin de documentos. Se selecciona la serie perteneciente a los
documentos denominados facturas, se ubica fsicamente en el orden que fue
asignada con miras a su conservacin temporal, localizacin y recuperacin de la
gestin consulta investigativa ya que esta permite una rpida identificacin
Preservacin a largo plazo. La factura es un documento Contable que fue
elaborado y enviado para su respectivo cobro, el cual fue devuelta a la entidad
acreedora donde se le ha signo una serie y se organiza para garantizar su
preservacin en el tiempo.
Valoracin. Se consulta el documento para verificar si el costo estipulado en la
factura corresponde al pedido.
Con el fin de archivarlos segn su valor administrativo, primario y secundario sin
perjuicio de conservacin se incinera segn lo dispuesto en la Tabla de retencin
Documental o Tabla de valoracin Documenta.

SANDRA MARCELA SILVA GARZN

Derecho de Peticin
Produccin: Se elabora el Derecho de peticin a fin de solicitar informacin de
inters particular, segn lo estipulado en la Constitucin Poltica art. 23, Toda
persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por
motivos de inters general o particular y obtener pronta resolucin, y se entrega
al centro de correspondencia de la entidad a quien va dirigida.
Gestin y Trmite: Una vez recibido el derecho de peticin se inicia el conforme
a lo instaurado en la Resolucin N 17 del 9 de agosto de 2005 la cual establece
el trmite interno de las peticiones presentadas ante ECOPETROL S.A. en los
artculos 2 y 4 del captulo primero, publicada en la intranet IRIS en la pgina de
Normativa Corporativa, Constitucin Poltica Art. 23, Cdigo Administrativo Ley
58/82, y cdigo Disciplinario nico.
Tan pronto se elabora la respuesta esta es enviada por el rea productor al centro
de recepcin de correspondencia a travs de los recorridos internos
(PATINADOR) encargado de la entrega de correspondencia entre dependencias.

63

El centro de correspondencia la radica y la enva nuevamente al rea productora,

quien solicita entrega de la respuesta al peticionario a travs del operador de
servicios de correo oficial establecido para tal fin, el cual puede ser correo Normal
o Certificado, finalizando de esta manera la gestin y tramite de los derechos de
peticin.
Organizacin: Los derechos de peticin se organizan con base a la aplicacin
de las Tablas de Retencin Documental normalizadas y estandarizadas por la
entidad, al momento de abrir una carpeta y conformar un expediente se debe
tener en cuenta la unidad de conservacin (debe ser la carpeta), La apertura e
identificacin de las carpetas.
Trasferencia: Una vez cumplido el tiempo en el Archivo de Gestin (1 ao), los
derechos de peticin con su respectiva respuesta se transfiere al Archivo Central
(4 aos), utilizando los formatos de inventario establecidos para tal fin.
Disposicin del Documento: Los derechos de peticin con su referida respuesta
(Serie/subseries) se colocan en las respectivas carpetas siguiendo la directriz de
la empresa para la organizacin de la informacin y dispuesta para la consulta en
el archivo de gestin.
Preservacin a largo plazo: Se debe aplicar el proceso de Microfilmacin a la
serie completa. Cumplido lo anterior se elimina la totalidad de la serie por carecer
de valores administrativos, legales y/o tcnicos. La eliminacin debe hacerse por
medio de picado y reciclaje del papel. Apoyndose en el rea de Servicios de la
Regional.
Valoracin: Los derechos de peticin tienen un valor administrativo para la
entidad de 5 aos (1 ao Archivo de Gestin y 4 aos en el Archivo Central).

KELLY JOHANA PERDOMO

Cheque Cruzado

64

Produccin del documento

El formato tiene:
Nombre del banco girado
Serie y numero de el cheque
Ciudad y fecha de expedicin
Valor en nmeros y en letras
Nombre de beneficiario
Firma del titular de la cuenta
Nmero de la cuenta corriente
Es un documento negociable mediante el cual el titular de una cuenta corriente
ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural
o judicial, previa a presentacin firma y entrega del cheque.
Gestin y trmite. Es aquel que lleva en el anverso dos lneas paralelas y
transversales, desde el extremo superior al inferior por tal motivo solo puede ser
presentado al cobro por un banco para ser depositado en cuenta corriente o cuenta
de ahorro del beneficiario, quedando solo a partir de ese momento a su disposicin.
Organizacin. Documento interno se identifica por el serial y en orden cronolgico.
Se genera el documento se recopila la informacin y por ultimo disposicin final.
Transferencia. El cheque debe pagarse en el momento en que se presenta al
librado. Como ttulo que es, el pago del cheque debe hacerse precisamente contra
su entrega. Como se cobra un cheque: Responsabilidad del librador
Responsabilidad del librado.
El cheque inicia el trmite, se identifica el fondo para verificar su procedencia y
realizar el efectivo o transferencia.
Disposicin de documentos. Se selecciona la serie referente a los cheques, se
ubica fsicamente en el orden cronolgico teniendo en cuenta el serial y para su
efectividad se archiva de forma magntica.
Preservacin a largo plazo. El cheque es un documento Contable que fue
elaborado y entregado a la persona para su respectiva transferencia, queda en
custodia de la entidad acreedora para su disposicin final.

65

16. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas
fases o etapas.
La valoracin es el proceso permanente y continuo, que inicia desde la
planificacin de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores
primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases del archivo y determinar su destino final (eliminacin o conservacin
temporal o definitiva).
Con el ciclo de vida del documento se estable los valore que representan cada
una de ellos en las diferentes fases de conservacin como son el Archivo de
Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico, en los que se definen sus valores:
Valor Primario: es el valor que tienen los documentos mientras sirven a la
institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiarios del documento, es
decir a los involucrados en el tema o en el asunto. Estn en la primera y segunda
fase del archivo (Activa y Semiactiva) en las trasferencia primaria de los
documentos del Archivo de Gestin al Archivo Central.
ADMINISTRATIVOS:
Aquel
que poseen los documentos
producidos o recibidos por una
institucin y sirven como
testimonio
de
sus
procedimientos y actividades.
LEGAL: Es aquel que tienen
los documentos que pueden
servir de testimonio del
cumplimiento de obligaciones
tributarias.
FISCAL: Es el plazo durante el
cual los documentos se
conservarn en la institucin
para su posible uso y as
certificar
derechos
u
obligaciones
de
la
administracin pblica o de sus
ciudadanos.
Inicia cuando la vigencia primaria otorgada por el rea a los documentos, ha
cumplido su periodo en trmite.
El periodo de conservacin en archivo de concentracin es denominado
precaucional; el tiempo que permanecer resguardado depender de los valores

66

primarios de los documentos, que son: administrativo, legal y fiscal y del tiempo
establecido de acuerdo a la legislacin (Catalogo de Disposicin Documental) que
le competa a la documentacin, conforme a los requerimientos institucionales de
la misma.
En sta fase se realiza una valoracin secundaria para determinar su guarda
permanente en el archivo histrico o su baja documental.
Archivo de Concentracin es la unidad responsable de la administracin de los
documentos cuya consulta es espordica por parte de las unidades administrativas
de las instituciones, y que permanecen en l hasta que termina su vigencia y se
pueda determinar su destino final (baja o conservacin en archivo histrico).
Valor Secundario: Es la identificacin y aplicacin de los usos que los
documentos tendrn para la investigacin cientfica y social en todos sus campos,
as como su utilidad como fuentes de informacin de carcter nico o permanente.
EVIDENCIAL: Es el valor que
revela el origen, organizacin y
desarrollo de la institucin.
TESTIMONIAL:
Refleja
la
evolucin y los cambios ms
importantes desde el punto de
vista legal que sufre la institucin
(polticas,
reglamentos,
procedimientos, decretos, leyes).
INFORMATIVO:
La
documentacin histrica por lo
regular
posee
valores
informativos en tanto revelan
fenmenos particulares de las
instituciones.
En esta etapa inactiva, la documentacin deja de ser utilizada por la dependencia
o institucin y adquiere un valor de uso social en el que cualquier individuo podr
consultarlo y utilizarlo como una fuente de informacin de investigaciones futuras,
publicaciones de artculos, entre otros.

17. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en los

Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

67

ASPECTOS A TENER EN CUENTA ACUERDOS 03 04 05 DE MARZO DEL 2012

Acuerdo 03 2012

Que es funcin del Archivo General

de la Nacin reglamentar el
procedimiento para la elaboracin,
evaluacin,
aprobacin
e
incrementacin de las Tablas de
Retencin Documentas (TRD) y las
tablas de valoracin documental
(TVD).

Acuerdo 04 2012

Ratifica la obligatoriedad de
elaboracin y presentacin de
tablas de retencin documental a
las entidades pblicas y las
privadas con funciones pblicas.

Acuerdo 05 2012

Clasificacin documental. Las entidades

del estado deben desarrollar procesos
de clasificacin documental, cuyo
resultado es el cuadro de clasificacin
de documentos representados en los
siguientes niveles y subniveles: fondos,
subfondos, seccin, subseccin, serie,
sudsane,
unidad
documental
compuesta, unidad documental simple.

Que la evaluacin es un proceso de

carcter intelectual que se basa en
los conocimientos especializados y
criterios tcnicos que permitan
determinar los valores de los
documentos y fijar los plazos de
conservacin documental en las
diferentes fases del archivo y en
especial la conservacin permanente
con fines histricos, cientficos,
tcnicos y culturales.

El
representante
de
los
investigadores
deber
estar
acreditado como tal, en la base de
datos que para tal fin establezca la
subdireccin de gestin de patrimonio
Documental.

Las
tablas
de
retencin
documental deben ser elaboradas
y aplicadas tanto documentos
fsicos
como
electrnicos,
evidenciando la totalidad de la
produccin documental de una
entidad, el tiempo de retencin se
fijara igual para todos los tipos de
documentales que integra la serie
o subserie.

Las TDR y las TVD deben se

elaboradas por personal calificado
entre quienes se debe contar con
historiador, abogado, archivistas,
ingeniero industrial, administrador
pblico, basado en las normas
legales
Que apliquen a los documentos y
a la esencia institucional.

Las diferentes dependencias de la

entidad, con fundamento en el cuadro
de clasificacin documental y tablas de
retencin documental, deben velar por
la clasificacin de los documentos que
conforman los archivos de gestin,
mediante la identificacin de los tipos
documentales
producidos
en
el
desarrollo de la gestin administrativa,
la agrupacin de los mismo en
expedientes, subseries y
series,
atendiendo a los principios de
procedencia, orden original y dems
requisitos exigidos en la normatividad
que sobre esta materia expida al
archivo General de la Nacin.
Organizacin n documentos de archivo
Las entidades del estado debern
organizar sus archivos de gestin,
central o histrico atendiendo los
procesos de clasificacin, ordenacin y
descripcin, para ello tendr en cuenta
el principio de orden original y
procedencia, de tal forma que se
garantice un fcil acceso y consulta.

El comit evaluador del AGN es el

responsable de decir sobre la
valoracin y disposicin final de los
documentos de archivo con miras a
proteger el patrimonio documental del
pas y proceder con su conservacin
permanente.

CONCLUSIONES
Desarrollar esta actividad nos ha permitido conocer, identificar y poner en prctica
los conocimientos adquiridos en esta unidad sobre la importancia del ciclo vital del
documento, aplicando las reglas y principios generales que regulan la funcin
archivstica en el estado para administrar el flujo de documentos de todo tipo de una
organizacin.
Las tablas de retencin documental son las herramientas archivsticas necesarias
que permite agrupar la documentacin de acuerdo con las funciones propias de
cada dependencia y establecer un tiempo de permanencia en cada fase de
formacin del archivo.
Es de gran importancia que como futuros profesionales CIDBA entendamos el papel
fundamental que juega la unidad de correspondencia en una entidad y los procesos
de la gestin Documental que se desarrollan en ella y como se ha ido convirtiendo
en un medio necesario y de obligatoriedad segn el decreto 2609 del 2012.
Entender que somos parte de un grupo interdisciplinario de futuros profesionales
que vamos a trabajar y aportar para establecer un modelo de gestin de archivos
en las organizaciones.

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BIBLIOGRAFIA

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Servicio de Archivo y Registro, 17 de mayo de 2012.
http://sar.ua.es/es/documentos/calidad/procedimientos/procedimiento-dedescripcion-de-documentos.pdf
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Nacin de Colombia, Bogot D.C. 2003.
http://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=2
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http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUE
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http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958
ACUERDO 27 DE 2006 (octubre 31). Diario Oficial N 46.528 del 31 de enero de
2007. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Por el cual se modifica el acuerdo
nmero 07 del 29 de junio de 1994. EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIN
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