Gestin

de Proyectos de Tecnologas de Informacin y Comunicacin

UNIVERSIDAD SIMN BOLIVAR

Torres Hernndez Jos Emilio

Anlisis de la lectura Estimacin de Proyectos de TI: Prcticas contemporneas y directivas de gestin;

R. Ryan Nelson

17 de abril de 2014

Gestin de Proyectos de Tecnologas de Informacin y Comunicacin

PUNTOS CLAVE
v Estimacin de proyectos de TI.
v Anlisis de la estimacin de proyectos.
v Problemas comunes de la estimacin.
v Evaluacin del xito del proyecto.
v Directivas para la mejora de estimacin de proyectos de TI.

ANLISIS Y EVALUACIN DETALLADO

Estimacin de Proyectos de TI
El proceso Estimar los Costos, consiste en realizar una aproximacin de los recursos monetarios
necesarios para completar las actividades del Proyecto. La exactitud de la estimacin del costo de un
Proyecto, aumenta segn avanza el Proyecto, de manera que es un proceso repetitivo.

Los costos se estiman para todos los recursos asignados al Proyecto, es decir, recursos de trabajo,
recursos materiales, coste de servicios e instalaciones y posibles costes por contingencias. Por lo tanto,
podemos definir la estimacin de costos, como una evaluacin cuantitativa de los costos probables de
los recursos necesarios para completar las actividades del Proyecto.

La lnea base del alcance puede contener informacin adicional sobre requisitos con implicaciones de
contratos, est relacionada con la salud, la seguridad, el desempeo, el medio ambiente, los seguros,
los derechos de propiedad intelectual, las licencias y los permisos. Toda esta informacin debe tomarse
en cuenta para la elaboracin de las estimaciones de costos.

Gestin de Proyectos de Tecnologas de Informacin y Comunicacin

Cronograma del Proyecto: Los costos del Proyecto vienen determinados por el tipo y cantidad de
recursos, as como el tiempo que dichos recursos utilizan para completar las actividades del
Proyecto.
Planificacin de los RRHH: Describe los atributos de los recursos humanos del Proyecto, sus tasas
salariales y las compensaciones o reconocimientos correspondientes.
Registro de riesgos: Es importante tambin, considerar los costos de mitigacin de riesgos.
Factores ambientales: Condiciones de mercado e informacin comercial publicada.
Activos de los procesos de la Organizacin: Polticas y plantillas de estimacin de costos. Informacin
histrica y lecciones aprendidas.
Usando los requisitos del cliente, los AP estiman los costos y materiales necesarios para completar una
tarea. Puesto que la estimacin de un proyecto suele dar como resultado un contrato, los
administradores de proyectos combinan el anlisis, los datos y la experiencia para crear estimaciones
razonables. Las entradas de una estimacin de un proyecto incluyen el alcance del proyecto, la
planificacin, el plan de recursos humanos y la mitigacin de los riesgos. Las estimaciones de costos de
un proyecto incluyen tanto los costos directos como los indirectos.

Anlisis de la estimacin de proyectos

A travs de los diferentes mecanismos podemos llegar a hacer un correcto anlisis de la estimacin de
costos en un proyecto de TI:
Juicio experto
Los AP con bastante experiencia crean estimaciones vlidas basndose en el juicio experto. Este
mtodo se aplica ms a menudo a proyectos sencillos o cuando se proporciona una estimacin de alto
nivel anterior a un anlisis detallado. Por ejemplo, un electricista con licencia aplica el conocimiento y
experiencia para calcular el coste de un proyecto para instalar iluminacin en el techo de un gimnasio
mirando el espacio que se debe cubrir y la cantidad de iluminacin deseada.

Gestin de Proyectos de Tecnologas de Informacin y Comunicacin

Estimacin por analoga

Los administradores de proyectos suelen trabajar en proyectos con requisitos parecidos. La estimacin
por analoga usa el conocimiento del costo y nivel de esfuerzo de proyectos parecidos, anteriores en los
que el administrador de proyectos ha trabajado. En las organizaciones que tienen una PMO, se puede
acceder a los registros de costos y nivel de esfuerzo de muchos proyectos anteriores para estimar el
costo y la planificacin con una precisin razonable para nuevos proyectos. Los AP hacen asignaciones
basadas en su juicio para las pequeas diferencias entre los proyectos.
Hacia arriba
Cuando se usa la tcnica de estimacin hacia arriba, los gestores de proyectos dividen las tareas
complejas en subtareas. El gestor de proyectos, los empleados y los subcontratados estiman los costos
de cada subtarea usando los requisitos del cliente y de la planificacin. El gestor de proyecto generaliza
o suma las estimaciones de las subtareas y aade los costos o esfuerzos adicionales para integrarlos
en un proyecto completado.
Paramtrico
Los modelos de estimacin paramtrica, como COCOMO II, usan un modelo estadstico que combina
datos histricos de muchas organizaciones. Los administradores de proyectos introducen las variables
de entrada o parmetros que escalan las estimaciones de gastos del modelo. As los AP describen la
tarea y responden a preguntas sobre el entorno operativo del proyecto, como los riesgos, conocimiento
o formacin de los empleados, la necesidad de estndares de conformidad y la uniformidad de las
expectativas de los accionistas.

Gestin de Proyectos de Tecnologas de Informacin y Comunicacin

Problemas comunes de la estimacin

Lo primero que debemos hacer es saber qu tenemos que hacer. Una vez conocemos ms o menos el
alcance, debemos realizar una estimacin. Un problema habitual al que se enfrentan proveedores o
departamentos de TI es que se les pide que hagan esta estimacin antes de la toma de requisitos y su
correspondiente anlisis funcional. Se llega a exclamar frases como: si no s qu tengo que hacer,
como te voy a decir el tiempo y coste del proyecto.
1.- Estimacin Previa
En la prctica es necesario dar una estimacin con un conocimiento muy escaso del alcance. No
podemos evitarlo. Pero todos, usuarios y tcnicos, clientes y proveedores, debemos saber que esta es
una estimacin muy poco precisa, que tiene mucho riesgo y que por lo tanto no puede ser tomada como
una verdad absoluta.
Los usuarios y clientes se sienten tentados en utilizar estas estimaciones iniciales, normalmente
realizadas por analoga con proyectos similares, para presionar en las negociaciones y as obtener
mejores condiciones. Estas estimaciones top-down o de arriba abajo, deben revisarse en cuanto se
disponga de informacin detallada con la que podamos contrastar y no simplemente ser utilizadas con
verdades hasta que ya tenemos desviaciones significativas en plazo y costo.
2.- Anlisis de esfuerzos
La planificacin de los proyectos conlleva el desglose del trabajo en tareas ms o menos pequeas y
manejables. Este proceso de Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT), o Work Breakdown
Structure (WBS), es la base para realizar un anlisis de esfuerzo o estimacin bottom-up o de abajo
arriba, que va acumulando las valoraciones de cada parte y ofrecer una valoracin mucho ms precisa
del proyecto.

Gestin de Proyectos de Tecnologas de Informacin y Comunicacin

Aunque hay muchos mtodos de valoracin de las piezas de TI, las valoraciones siguen siendo
subjetivas, aunque ms detalladas. Para intentar evitar esta subjetividad, desde hace varias dcadas se
han ido generando mtodos formales para realizar estimaciones de esfuerzo.
Algunas de estas tcnicas son:
Puntos funcin
COCOMO
Mark-II
Slim
Object Metrix
De una forma u otra estos sistemas formales de estimacin tienen en cuenta:
Se parte de una Unidad de Medida: subsistema, casos de uso, clases, componentes, interfaces, etc.
Se realiza una valoracin de la Complejidad/Tamao/Reutilizacin de cada elemento: Alta, media,
baja
Se pondera la Productividad (tecnologa personas): Java, .NET, PHP, etc.
Se establecer una Distribucin de Esfuerzo de cada Fase: Anlisis y maquetacin 20%, Diseo 20%,
Construccin 40%, Pruebas 12%, Instalacin 5%, Gestin y planificacin 3%
Por ltimo, se tienen en cuenta actividades de gestin, como reuniones del grupo de trabajo y de
seguimiento, documentacin, etc.

Gestin de Proyectos de Tecnologas de Informacin y Comunicacin

Una vez conocido el esfuerzo debemos establecer la planificacin, que organiza el esfuerzo, los
recursos y las actividades de forma temporal. Los proyectos tienen un tamao natural. Intentar
comprimir la planificacin de forma excesiva produce una presin que aumenta el riesgo, complica la
gestin y pone en peligro la propia planificacin. Adems, un proyecto, cuanto ms grande es, ms
energa requiere para labores de coordinacin y comunicacin. La estructura y organizacin del
proyecto tambin afecta a la planificacin.
3.- Partir de la capacidad y no del alcance
En los proyectos es habitual tener una acumulacin de buffers de seguridad (Cadena Crtica de
Goldratt) que se incorporan en la planificacin para gestionar imprevistos. Esto, unido a que el trabajo
se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible (Ley de Parkinson), hace que las planificaciones
rara vez son excesivas y los proyectos casi nunca acaban antes de lo planificado.
Por ello se han planteado mtodos alternativos basados en definir un plazo concreto de tiempo y un
conjunto limitado de recursos. Una vez que conocemos las constricciones o limitaciones de plazo y
coste, entonces decidimos que funcionalidades son abordadas, es decir, que cabe dentro de estas
limitaciones.

Evaluacin del xito del proyecto

Este concepto econmico es muy enriquecedor a la hora de afrontar la evaluacin del xito o fracaso de
un proyecto, pues sienta la base de lo que es posible y no es posible lograr. La evaluacin de los
puntos de optimizacin tiene como objetivo alcanzar el punto de produccin ms eficiente para la
empresa, de acuerdo a unos recursos disponibles (limitados), para ejecutar la accin de producir.
Quiere esto decir que se busca el punto de produccin con el que se obtendr el mximo output con el
input disponible, incorporndolo en la cadena productiva.

Gestin de Proyectos de Tecnologas de Informacin y Comunicacin

Las empresas eficientes no pueden buscar la mxima produccin, pues sta exige ms y ms cantidad
de entradas para incrementar cada nueva unidad de salida obtenida. ste es el punto de mxima
eficiencia de la empresa, no el de la mxima efectividad, donde se obtiene el mximo volumen de
producto posible por la empresa, pero con unos esfuerzos econmicamente no viables. Aplicando los
conceptos a la gestin de proyectos, la empresa que desea ejecutar un nuevo proyecto de tecnologas
de la informacin, considera como prioridad el xito como el posicionamiento del proyecto en el punto
de mxima eficacia, es decir dnde se presupone se cumplen todos los requisitos, explcitos e
implcitos, identificados y no identificados, en el momento del inicio del proyecto.

Es aqu donde la aportacin del Administrador de Proyecto se convierte en absolutamente

imprescindible. Si bien, la obtencin del mximo nivel de eficacia, es decir el logro de expectativas de
los promotores de proyecto, es econmicamente ineficiente, el AP ser capaz de dirigir y gestionar los
esfuerzos, encauzando los recursos disponibles y a pesar de la realidad hacia el punto de mxima
eficiencia. Sern su experiencia y calidad profesional las que alineen los recursos, orienten los mtodos
de trabajo y adapten el avance del proyecto sobre una realidad cambiante, las que permitan acercarse
ms o menos al punto de eficiencia de proyecto al final de su ejecucin.

Directivas para la mejora de estimacin de proyectos de TI

1.- Admitir que se tiene un problema. Cuando se tiene claro que es necesario planear y estimar para
reducir los problemas al mnimo y prever posibles cambios futuros que no impacten de gran forma en el
proyecto.
2.- Revisar las prescripciones presentadas por Lederer y Prasad. Usando las tcnicas que aunque
tienen mas de 20 aos, se pueden aplicar a proyectos de TI, como asignar tareas iniciales a los
desarrolladores finales, monitorear de cerca los procesos o confiar de los documentos que se realizan.

Gestin de Proyectos de Tecnologas de Informacin y Comunicacin

3.- Hacer retrospectivas del proyecto. Se deben realizar revisiones diarias o semanales para realizar los
ajustes necesarios de los puntos crticos que se han desarrollado.
4.- Usar herramientas de estimacin. Utilizar paquetera de Software como Project o incluso Excel,
puede auxiliar a administrar de manera mas eficiente los recursos con los que se cuentan.
5.- Comprender los enfoques y las tcnicas de estimacin. Es importante entender los mtodos y la
forma tradicional de las tcnicas de estimacin para adaptarlas y ajustarlas a los proyectos.
6.- Evitar prejuicios en la estimacin. No juzgar o subestimar los recursos en la estimacin, planificar
con costos reales y tomar decisiones acertadas.
7.- Comprender los grficos de convergencia en la estimacin. Para poder reconocer los rangos
predecibles de cada una de las etapas del proyecto.
8.- Diferenciar objetivos de estimaciones. Las estimaciones se hacen en base a un anlisis cuidadoso y
los objetivos solo representan lo que se desea hacer o a donde se quiere llegar, sin un estudio previo.
9.- Gestionar a los interesados. Dependiendo del papel que juegue cada interesado, ser el tipo de
necesidades que pueden ser cambiantes en cierto momento, debido a esto se deben involucrar a todos
los interesados.
10.- Desarrollar competencias de estimacin. Buscar oportunidades para desarrollar y perfeccionar las
competencias de estimacin tomando talleres y cursos que fortalezcan el conocimiento.

CONCLUSIONES
El xito de un proyecto es fuertemente influenciado por el conjunto de aspectos considerados en su
evaluacin. A pesar de que el cumplimiento de los plazos, de los presupuestos y del mbito se
consideran tradicionalmente como los principales aspectos de estimacin, en la realidad otros aspectos
tienen frecuentemente un impacto significativo en el xito, por ejemplo, de los relacionados con la
aceptacin del proyecto por el cliente o delos relacionados con la calidad del producto final.

Gestin de Proyectos de Tecnologas de Informacin y Comunicacin

Identificar y entender qu aspectos son ms pertinentes en la evaluacin de un proyecto de TI es

fundamental para que los esfuerzos de los gestores sean dirigidos hacia las reas de gestin ms
importantes como la estimacin. Se deben identificar los principales aspectos actualmente
considerados en la evaluacin del xito de proyectos de desarrollo de software.
Se busca tambin entender si en otros sectores de la industria, los mismos aspectos prevalecen,
estudindose en concreto el rea de estimacin, con vista a comparar un rea de conocimiento ms
amplia y extensa usando metodologas tradicionales as como buenas prcticas.
Es necesario comparar con otros modelos a los Proyectos actuales, para no cometer errores en la
estimacin que a la larga puedan causar prdidas. La estimacin del proyecto debe considerar los
aspectos mas primordiales antes de comenzar el proyecto (Duracin, Esfuerzo necesario, costo e
interesados).
A pesar del perfeccionamiento de los modelos sobre diferentes entradas como esfuerzo, costo o
tiempo, no siempre son exactos y precisos al momento de la ejecucin del proyecto, es por eso que se
requiere de la experiencia del AP y de los expertos para poder minimizar los riesgos de cambio y
reduccin de utilidad.