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Fluxograma Macro GCDP OGX

1.Pr-Inscrio

2.Abordagem

7.Aplicao
para Vagas

3.Venda
(proposta de
Valor)

8.MA

4.Entrevista e
ADE

9.Preparao
Viagem

5.Inscrio no
programa

10.RE

6.RA

11.Reintegrao

1.PrInscrio

1) COMM faz a divulgao;


2) Inscrio dos interessados no
Site (gera inscritos na ORS);
3) COMM alimenta CRM de
GCDPo.

2.Abordagem

48h para fazer 1 Abordagem


1) Encaminhar e-mail padro
para inscritos (no mesmo dia da
inscrio);
2) Ligar para agendar
entrevista (at 48h aps
inscrio);
3) Atualizar CRM.
Obs.:
a) O agendamento da
entrevista poder ser feito por
e-mail caso o inscrito responda
antes do prazo de 48h;
b) Realizar o ADE/Entrevista em
at duas semanas aps a
inscrio do candidato;
c) ADEs podem ser realizado em
grupos, preferencialmente
(grupos de at 5 pessoas);
d) Entrevista em ingls - realizar
individual;
e) ADE pode ser realizado via
Skype (caso candidato no for de
Joinville ou no estiver na
cidade).

3.Venda
(proposta de
Valor)

1) Quebra-gelo. Deixar o
interessado vontade para
interagir durante a venda,
conhecer melhor o perfil dele;
2) Interessado conhece a
AIESEC? Como conheceu?
Explicar brevemente o que a
organizao, caso necessrio;
3) Fazer questionamentos para
entender o que a pessoa quer, e
as expectativas com intercmbio;
4) Apresentar proposta de Valor
do programa CG. Usar ppt,
vdeos, exemplo de TNs;
5) Tirar eventuais dvidas
(eliminar todas as Objees);
6) Definir next step Entrevista;
Assinatura do contrato. Agendar
data e horrio.
7) Atualizar CRM.
Obs: Importante saber por
qual meio a pessoa ficou
sabendo da AIESEC, e
preencher na CRM.

4.Entrevista
e ADE

5.Inscrio
no programa

1) Aplicar entrevista para anlise


do GCM (Global Competence
Model) perguntas em
portugus;
2) Teste do ingls (ver instrues
do manual de entrevistas);
3) Dar resposta para
entrevistado:
3.1) Aprovao: Inscrio para
intercmbio;
3.2) Reprovao: oferecer outras
oportunidades (Membresia,
Associate Membership, Host);
4) Atualizar CRM;
5) Preencher planilha GCDPo
Management no Gdocs (aba
Interview).

1) Pagamento FEE;
2) Contrato (auditing);
3) Termo Voluntrio (auditing);
4) Cpia documento identificao
(auditing);

Obs.: Alinhar Expectativas do EP


com relao ao Intercmbio,
suporte da AIESEC, Host, Choque
cultural no pas de destino, etc.

Obs.: conferir assinaturas com


documento de identificao.
Eu fao, eu Audito, eu Certifico
que est correto.
5) Enviar CV modelo para o
inscrito preencher em ingls;
6) Atualizar CRM (contrato
assinado);
7) Preencher planilha GCDPo
Management no Gdocs (aba
Pipeline);
8) Informar responsvel por
Delivery XPs para iniciar
processo de RA.

6.RA

1) [CHAVE] Auditar docs - s dar


RA se docs estiverem corretos;
2) Escanear Docs gerados no
passo 5 (responsvel auditoria);
3) EP j tem CV em ingls? Ento
chamar para dar RA;
4) Inscrio do EP no myaiesec;
5) Pedir para VP liberar inscrio
no myaiesec;
6) RA myaiesec (Take Global
Community Development
Programme);
7) Pedir p/ VP auditar Form;
8) RA e-mail AIESEC;
9) Ensinar EP mexer no myaiesec
(como procurar vagas);
10) Pedir p/ EP fazer conta skype;
11) Ver se EP possui Passaporte;
12) Inserir EP grupos Face;
13) Enviar Manual do EP p/ EP;
14) Preencher planilha GCDPo
Management no Gdocs (aba
pipeline);
15) Iniciar EP Checklist no
Gdocs.

7.Aplicao
para Vagas

1) Enviar XPP para EP e explicar o


que (lembrar que EP no pode
dar quebra de MA);
2) Planilha de Tracking
compartilhar planilha no Gdocs
com o EP;
3) EP deve copiar EP Manager
nas aplicaes;
4) EP Manager fazer tracking das
aplicaes (follow up);
5) Verificar se EP est com
dificuldades nas aplicaes. Caso
sim, orient-lo;
6) EP pesquisa preo de
passaporte, passagens, se
necessita de visto e quanto custa,
preo de seguro sade, etc;
7) Enviar para EP os manuais
sobre Custo de Vida;
8) Motivational Letters - enviar
modelo para EP, e explicar.

8.MA

1) EP AN (SAN) EP Manager
gera documento e EP +VP
assinam (auditing);
Obs.: lembrar ao EP da XPP que
ele no poder dar quebra de MA.
2) TN AN (CAN) - EP Manager
pedir TN AN para CL host
(auditing);
Obs.: enviar ANs para
responsvel pela auditoria;
3) [CHAVE] EP s viaja se EP AN
e TN AN estiverem ok;
4) Preencher planilha GCDPo
Management no Gdocs (aba
auditing) [responsvel pela
auditoria].

9.Preparao
Viagem

1) Lembrar ao EP dos pontos


importantes descritos no Manual
do EP (visto, passagem, seguro
sade, vacina, XPP, @way, visa
travel money, carto crdito
internacional, carteira estudante,
etc);
2) EP Checklist (auditing);
3) [CHAVE] EP s Viaja se
preencher EP Checklist;
4) Booklet preparao cultural
EP Manager deve se certificar que
CL host enviou para o EP;
5) Preencher planilha GCDPo
Management no Gdocs (aba
auditing) [responsvel pela
auditoria].

10.RE

1) E-mail acompanhamento 1 semana (auditing);


2) E-mail acompanhamento 3 semana (auditing);
Obs.: EP Manager deve enviar print dos e-mails
de acompanhamento para responsvel pela
auditoria de GCDPo.
3) Pedir para EP gravar vdeos e enviar fotos
(depoimento sobre intercmbio, depoimento para
membros da @JV);
4) E-mails de acompanhamento com CL host
(enviar para TN Manager + VP do CL host);
5) Preencher planilha GCDPo Management no
Gdocs (aba auditing) [responsvel pela auditoria].

11.Reintegrao

1) Entrevista com Returnee (avaliao do


intercmbio);
2) Pedir materiais para Returnee (Fotos e vdeos);
3) Oferecer outros programas (TM, Combos de
intercmbio, add no Associate Membership);
4) Fazer Certificado;
5) Promover Festa para reintegrao;
6) Showcasing Impact (elaborar material). Obs.:
tambm interessante elaborar um Report de tudo
que os intercambistas fizeram durante o X para
mostrar para o CL;
7) Preencher planilha GCDPo Management no
Gdocs (aba Returnee).

Documentos Gerados por Processo / Atualizao de Informaes


1.PrInscrio

2.Abordagem
[info] Atualizar
CRM.

7.Aplicao
para Vagas
[info] Verificar
planilha de
tracking do EP.
Est sendo
atualizada?

3.Venda (proposta
de Valor
[info] Atualizar
CRM.

8.MA
[doc] EP AN (SAN)
(auditing);
[doc] TN AN (CAN)
(auditing);
[info] Preencher
planilha GCDPo
Management
(auditing).

4.Entrevista e
ADE
[info] Atualizar
CRM;
[info] Preencher
Planilha GCDPo
Management
(Pipeline).

9.Preparao
Viagem
[doc] EP Check-list
(auditing);
[info] Preencher
planilha GCDPo
Management
(auditing).

5.Inscrio no
Programa

[doc] Contrato
(auditing);
[doc] Termo
Voluntrio (auditing);
[doc] Cpia Doc.
Identificao
(auditing);
[info] Atualizar CRM;
[info] Preencher
planilha GCDPo
Management
(Pipeline).
10.RE

[doc] e-mail follow-up


1 semana (auditing);
[doc] e-mail follow-up
3 semana (auditing);
[info] Preencher
planilha GCDPo
Management
(auditing).

6.RA
[info]
Preencher
planilha
GCDPo
Management
(pipeline).

11.Reintegrao
[doc] Certificado;
[doc] Entrevista
(avaliao do
intercmbio).
[info] Preencher planilha
GCDPo Management
(Returnees).

Responsabilidades
1.PrInscrio
-COMM

2.Abordagem

3.Venda (proposta
de Valor

-Dream Sellers

-Dream Sellers

4.Entrevista e
ADE
-Dream Sellers

5.Inscrio no
Programa
-Dream Sellers

6.RA
- Delivery XPs

-COMM (acompanhar
taxa de converso
Interessados X
Inscritos (RA)

7.Aplicao
para Vagas

8.MA

9.Preparao
Viagem

10.RE

11.Reintegrao

- EP

- EP Manager

- EP

- EP Manager

- EP Manager

- EP Manager
(Tracking)

- Delivery XPs

- EP Manager

- Delivery XPs

- Delivery XPs

- Delivery XPs

- Delivery XPs

Fluxograma Micro Dream Sellers


1.Pr-Inscrio

H inscritos
na CRM?

Feedback

No

Informar PM
Dream Sellers
ou VP

Sim
Atualizar CRM

2.Abordagem

No

Agendado
Entrevista?

Inscrio
realizada?
Sim
Informar
Delivery
XPs

Sim
3.Venda
(proposta de
Valor
4.Entrevista

Sim
5.Inscrio no
programa

No

Atualizar CRM

Candidato No
Aprovado?

Atualizar CRM
+ GCDPo
Management

Oferecer outras
oportunidades
Pagamento da
FEE
-Contrato
-Termo Voluntrio
-Doc. Identificao
Atualizar CRM
+ GCDPo
Management

Fluxograma Micro Delivery XPs


Auditar
documentos
Informar
Dream
Sellers

No
Documentos
Corretos?

No
Corrigir
Documentos

Sim
Atualizar
GCDPo
Management

6.RA

Acompanhar
planilha de
Tracking

7.Aplicao
para Vagas

EP aprovado
para MA?

10.RE

No

-EP checklist

Atualizar
GCDPo
Management

-Email 1
semana
- Email 3
semana

Atualizar
GCDPo
Management

Reunio com
EP para
orientao

11.Reintegrao

-Certificado
-Entrevista
(avaliao do X)

8.MA
No

Atualizar
GCDPo
Management

EP checklist e
documentos
ok?
Sim

Sim
-EP AN (SAN)
-TN AN (CAN)

9.Preparao
Viagem

MA no myaiesec
e Docs ok?
Sim

Atualizar
GCDPo
Management