POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PARA LOS GASTOS DE VIATICOS, COMBUSTIBLES Y REPUESTOS,

EN LA PRESTACION DE SERVICIOS MECANICOS.

1. OBJETIVO:
Establecer los criterios para la asignacin, comprobacin y control de los recursos
asignados por la empresa Mantenimiento Automotriz, S.A., a viticos, combustibles y
repuestos con motivo del desarrollo de sus funciones o prestacin de servicios mecnicos.
2. ALCANCE:
Estas polticas son aplicables especficamente al personal de mecnica de la empresa
Mantenimiento Automotriz, S.A., en la prestacin de servicios en el territorio de la
Repblica de Guatemala.
3. DEFINICIONES:
Viticos: Asignacin econmica destinada a cubrir los gastos por concepto de
alimentacin, hospedaje y cualquier otro medio o gasto similar, que el personal requiera
para el desempeo de sus funciones, en lugar distinto a su localidad.
Combustibles: Asignacin econmica destinada a cubrir los gastos por concepto de
gasolina y/o diesel de los vehculos que el personal requiera para los viajes, en lugar
distinto a su localidad.
Repuestos: Asignacin econmica destinada a cubrir los gastos por concepto de
repuestos en la prestacin de servicios mecnicos.

4. RESPONSABLE DE LA REVISIN DE LA POLTICA:

El responsable de revisar y actualizar sta poltica es el Departamento Financiero y
Contabilidad. La responsabilidad de la edicin es del Director del Departamento Financiero
conjuntamente con el Auditor Interno de la compaa y la difusin y autorizacin ser
competencia del Gerente General de la empresa.
Esta poltica deber revisarse anualmente en el mes de noviembre, o antes si se cambia o
mejora significativamente el sistema administrativo. La edicin y difusin de las
modificaciones debern realizarse a ms tardar en el mes de enero siguiente.

5. POLITICAS:
5.1 DEL OTORGAMIENTO Y AUTORIZACION
El personal designado para la prestacin de servicios mecnicos tendr derecho al
otorgamiento de viticos y combustibles los cuales sern autorizados por la Direccin de
Administracin, siempre que ocurran las siguientes circunstancias:

Se trate de personal en servicio activo y que por motivo del desempeo de una
comisin, viaje o visita deba ausentarse de su lugar de localidad.

Las reas administrativas designadas para el otorgamiento y autorizacin de

viticos, combustibles y repuestos que conforman esta empresa no debern
comisionar ni otorgar viticos al personal que disfrute de su periodo vacacional o de
cualquier tipo de licencia.

El personal que proporcione un servicio personal independiente no ejercer gastos

de viticos, combustibles por parte de esta empresa.

El trmite para el pago de viticos al personal se deber realizar conforme los

formatos autorizados para dicho fin, los cuales se anexan al presente.

La solicitud se debe realizar oportunamente a la direccin, mnimo con 24 horas de

anticipacin.

En ningn caso se autorizarn consumos de bebidas alcohlicas.

El importe de viticos deber asignarse de acuerdo a lo establecido en esta poltica.

Segn Cuotas Mximas Diarias de Viticos vigente.

En el caso de combustible que se autorice por medio terrestre utilizando un vehculo de la

empresa, la asignacin de combustible se estimar tomando en cuenta el precio del galn
de gasolina vigente al inicio de la comisin, la cantidad de kilmetros recorridos y el
cilindraje del tipo de vehculo que se utilice; considerando el rendimiento por litro de
gasolina de acuerdo a la siguiente tabla:
TIPO DE VEHICULO
4 CILINDROS
6 CILINDROS
8 CILINDROS

RENDIMIENTO
ESTIMADO
30 kilmetros por galn
23 kilmetros por galn
15 kilmetros por galn

5.2 DE LOS GASTOS A INCURRIR Y CUOTAS MXIMAS:

Los viticos que se asignen para realizar el viaje o visita en la prestacin de servicios del
personal de mecnica a las agencias o clientes de esta empresa, estn destinados
principalmente para cubrir los gastos por concepto de hospedaje y alimentacin y las
cuotas mximas por persona sern las siguientes:
Hospedaje Q 150.00
Alimentacin Q 100.00
Para hospedaje, se podrn utilizar habitaciones dobles o triples, cuando exista reduccin
de precios.
Para alimentacin, se deben observar estos criterios: Entendindose como tal, un plato de
comida y una bebida no alcohlica. Se reconocer gastos por cada uno de los mismos,
hasta el porcentaje de gastos siguientes:

Tiempo de comida
Desayuno
Almuerzo
Cena

Porcentaje de la cuota de alimentacin

Treinta por ciento (30%)
Cuarenta por ciento (40%)
Treinta por ciento (30%)

5.3 DE LA COMPROBACIN DE GASTOS:

La comprobacin de gastos de viaje (viticos) deber realizarse mximo a los cinco

das hbiles en el departamento financiero, contados a partir de la fecha de retorno
del personal.

Toda la documentacin comprobatoria (facturas originales y/o notas, que expidan los
prestadores de servicios), debern estar firmadas y razonadas por el personal, sin
tachaduras y debern cumplir con los requisitos fiscales vigentes. En el caso de que
el personal sean ms de dos, la documentacin nicamente ser razonada.

La comprobacin de gastos de combustible asignado para un viaje, se realizar

mediante la factura correspondiente, debindose registrar al reverso: el kilometraje
del vehculo utilizado, el tipo de vehculo utilizado y el No. placa.

Para cada factura, se adjuntaran listados separados por el hospedaje o

alimentacin, combustibles y repuestos.

Los saldos no utilizados de recursos otorgados por concepto de viticos,

combustibles y repuestos debern ser devueltos en efectivo al momento de la
comprobacin.

Elaborado por:

Lorenzo Guarchaj Tum

Auditor Financiero