CONTABILIZACION DE NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES

Una vez liquidada la nmina, se debe contabilizar cada uno de los conceptos
determinados; para contabilizar la nmina se deben tener en cuenta la naturaleza
el nmero y lo que se realizar en cada una de las cuentas, todo esto ser tomado
del PUC (Plan nico de Cuentas).

La naturaleza y los nmeros de las cuentas son los siguientes:

NUMERO
1
2
3
4
5
6y7

NOMBRE
Activo
Pasivo
Patrimonio
Ingreso
Gasto
costo

Cuentas de
balance
Estado de
resultado

El siguiente cuadro describe la naturaleza de cada una de las cuentas anteriormente

detalladas, por donde aumenta o disminuye segn el movimiento:

NATURALEZA DE LA CUENTA
DEBITO
CREDITO
+
+
+

+
+
+
-

NUMERO Y
NOMBRE
1 ACTIVO
2 PASIVO
3 PATRIMONIO
4 INGRESO
5 GASTOS
6 Y 7 COSTOS

Los ms (+) significa que el valor aumenta por esa cuenta segn su naturaleza, y el
menos (-) significa que el valor disminuye por esa cuenta segn su naturaleza.
Despus de tener claro cada cuenta y lo que sucede con la misma, se realizaran 5
pasos para contabilizar la nmina as:

1. El primer paso de acuerdo a lo anterior es tener en cuenta los grupos, y las

cuentas que se tiene para cada cuenta segn su naturaleza y su uso:

5 que es gastos o grupo

7 que es costos de produccin o de operacin.

Segn el rea de la empresa se tendrn en cuenta:

Grupo 51 que es operacionales de administracin (rea de administracin)

Grupo 52 operacionales de ventas (rea comercial)

Grupo 72 mano de obra directa (planta).

Despus se debe saber cules son las cuentas respectivas para cada grupo:

510506 Gastos de personal para rea de administracin con sus

respectivas subcuentas, Salario integral, Sueldos, Jornales, etctera.

520506 gastos de personal para rea comercial con sus respectivas

subcuentas, Salario integral, Sueldos, Jornales, etctera.

Para el grupo de la cuenta 72 no se tiene establecido en el PUC una cuenta

para gastos de planta para ello se tomara la 720506.

1105 Bancos.

260105 en el cdigo PUC aparece como otros pero esta vez lo

tomaremos como SALUD, PENSION, CASINO, FONDO DE
EMPLEADOS, o cualquier descuento por la empresa al empleado.

250501 que es sueldo a pagar

510527 auxilio de transporte (rea administrativa)

520527 auxilio de transporte (rea comercial)

Para el grupo de la cuenta 72 no se tiene establecido en el PUC una

cuenta para auxilio de transporte de planta para ello se tomara la 720527

510515 horas extras (rea administrativa)

520518 comisiones (rea comercial) *por lo general es la nica rea que

tiene comisiones y no tiene horas extras*

Para el grupo de la cuenta 72 no se tiene establecido en el PUC una

cuenta para horas extras de planta para ello se tomara la 720515.

Sueldo a pagar 250506 cubre todas las reas.

2. El tercer paso: Despus de ello se tendr en cuenta paso a paso las cuentas
anteriormente nombradas para efectuar el cuadro respectivo y su nivelacin:
(En el cuadro vamos a tomar en cuenta el rea comercial.)
a) El primer registro es sobre la causacin de la nmina y de los aportes del
trabajador y las deducciones autorizadas.
Cdigos

Cuentas

Dbitos

Crditos

520506

Sueldos

valor

520527

Auxilio de transporte

valor

236505

Salarios y pagos laborales

valor

237005

Aportes a entidades promotoras de salud

Valor

238030

Fondos de cesantas y/o pensiones

Valor

250505

Sueldos

Valor

Registro de causacin de la nmina de empleados

b) El segundo registro es identificar los aportes patronales de proteccin
integral al trabajador, sobre el valor de la nmina.
Cdigos

Cuentas

Dbitos

Crditos

520568

Aportes a administradoras de riesgos

Valor

520569

Aportes a entidades promotoras de salud

Valor

520570

Aportes fondos de pensiones y cesantas

Valor

237005

Aportes a entidades promotoras de salud

Valor

237006

Aportes administradoras de riesgos

Valor

238030

Fondos de cesantas y/o pensiones

Valor

Registra la causacin de los aportes patronales de nmina de empleados

c) El tercer registro es identificar los aportes parafiscales, sobre la nmina.

Cdigos

Cuentas

Dbitos

Crditos

520572

Aportes cajas de compensacin familiar

195.380

520575

Aportes ICBF

146.535

520578

Aportes SENA

97.690

237010

Aportes ICBF, SENA y COMFAMILIAR

439.605

Registra los aportes parafiscales.

El valor correspondiente a los aportes parafiscales tanto del empleador como los
empleados se lleva a la cuenta 2370 Retenciones y aportes de nmina con sus
respectivas subcuentas y el valor neto a pagar a la cuenta de Efectivo: Bancos.
d) Cada vez que paga la nmina, la empresa adquiere para con los
empleados otros compromisos, los cuales debe liquidar y causar a
entidades especializadas.
Cdigos

Cuentas

Dbitos

Crditos

520530

Cesantas

520533

Intereses sobre cesantas

520536

Prima de servicios

420.792

520539

Vacaciones

203.521

261005

Cesantas

261010

Intereses sobre cesantas

261015

Vacaciones

203.521

261020

Prima de servicios

420.792

420.792
50.495

420.792
50.495

Registra las apropiaciones para prestaciones sociales sobre nmina.

Los registros crditos se llevan a los Grupos respectivos 26 Pasivos estimados y
provisiones, en las cuentas 2610 Obligaciones laborales, y las subcuentas Cesantas,
por ser valores estimados de las apropiaciones.
Hay que tener en cuenta los conceptos que se han aplicado para la liquidacin de los
distintos valores que se calculan sobre la nmina, pero se recomienda revisar estos

conceptos en cada uno de los empleados, porque pueden cambiar de una a otra por
las reivindicaciones salariales en pactos laborales, estos pueden ser casino, fondo de
empleados u otros valores o rubros en la nmina.
e) Comprobante de pago de la nmina.
Cdigos

Cuentas

250505

Sueldos

111005

Banco moneda nacional

Dbitos

Crditos

4.637.740
4.637.740

Registra el pago de la nmina

Verifique los conceptos aplicados y los cdigos y calcule los valores para que
elabore los siguientes registros de contabilidad, en la respectiva nota de
contabilidad.
3. Comprobante de contabilidad: para disponer de la informacin y elaborar los
estados financieros, se debe primero, tener la fuente de informacin que se
inicia con la confeccin del comprobante de contabilidad que sirve de base
para hacer los registros correspondientes en los libros auxiliares y en el libro
principal de diario.
El comprobante de contabilidad resume, todas las operaciones que se han
hecho en torno a la nmina de los empleados, los cuales unos estn en los
soportes de pagos o egresos y otros en notas de contabilidad.
Cada soporte esta codificado de acuerdo a un plan de cuentas establecido,
que permite resumir en el comprobante de contabilidad todos los registros
comunes u homogneos, que a la postre sirve para registrar los libros de
contabilidad, auxiliares y principales, para luego obtener los estados
financieros correspondientes.
Esto se debe hacer en orden ascendente numrico preferiblemente se debe
tomar los crditos y despus los dbitos. (SE TOMARON VALORES PARA
DAR EJEMPLO A LO QUE SE DEBE REALIZAR AL CONTABILIZAR LA
NOMINA)

INCOMES S.A.S.

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
NOMINA
No. 04

Fecha: Del 01 al 31 de Marzo de 2015

Cdigo

Cuentas

Parciales

5205

Personal

520506

Sueldos

520527

Auxilio de transporte

165.000

520530

Cesantas

420.792

520533

Intereses sobre cesantas

520536

Prima de servicios

420.792

520539

Vacaciones

203.521

520568

Aportes a ARP

48.845

520569

Aportes a EPS

390.760

520570

Aportes a fondos de pensin

586.140

520572

Aportes CONFAMILIAR

195.380

520575

Aportes ICBF

146.535

520578

Aportes SENA

97.690

2505

Obligaciones laborales

250505

Sueldos

1110

Bancos

111005

Moneda nacional

2365

Retencin en la fuente

236505

Salarios y aportes de nmina

2370

Retencin aportes de nmina

237005

Aportes a EPS

195.380

237005

Aportes a EPS

390.760

237006

Aportes ARP

48.845

237010

ICBF, SENA, CONFAMILIAR

2380

Acreedores varios

238030

Fondos cesantas y pensiones

215.380

238030

Fondos cesantas y pensiones

586.140

2505

Obligaciones laborales

Dbitos

Crditos

7.610.449
4.884.500

50.495

4.637.740
4.637.740
4.637.740
4.637.740
1.000
1.000
1.074.590

439.605
801.520

4.637.740

250505

Sueldos

4.637.740

2610

Para obligaciones laborales

261005

Cesantas

261010

Intereses sobre cesantas

261015

Vacaciones

203.521

261020

Prima de servicios

420.792

1.95.599
420.792
50.495

Sumas iguales

12.248.189

Preparado

Revisado

Aprobado

12.248.189

Contabilizado

4. Pago de las Deducciones: el pago de deducciones de nmina ms

los aportes patronales y parafiscales, se debitan en las cuentas de 2370
Retenciones y aportes de nmina por cada una de las cuentas, contra la
cuenta del efectivo: 111005 Moneda nacional.
As mismo se procede con el pago de la retencin en la fuente y otras
deducciones que se hayan hecho sobre la nmina a empleados o
trabajadores, emitiendo cheques a cada una de las instituciones receptores.
Cdigos

Cuentas

Dbitos

237005

Aportes EPS

586.140

237006

Aportes ARP

48.845

237010

ICBF, SENA y COMFAMILIAR

439.605

238030

Fondo de Cesantas y pensiones

801.520

111005

Moneda nacional

Crditos

606.801

Registra el pago de los aportes del trabajador y del patrono

5. Causacin de la nmina: La nmina una vez liquidada y no pagada, se debe
causar en el perodo al cual corresponde para que el sistema de contabilidad
este de acuerdo a las normas de contabilidad y a los requerimientos de
presentacin de estados financieros y de resultados.
La diferencia entre pagar y causar, radica en el manejo de la cuenta
de Bancos,

por la cuenta de Salarios por pagar, con cada una de las

subcuentas lo cual depende del nmero de empleados.

6. Cierre de nmina: el cierre de los gastos de nmina se ejecuta al momento de

cruzar las cuentas nominales de saldo crdito con las cuentas nominales de
saldo dbito contra la cuenta de 590505 Ganancias y prdidas.