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CONTROL DE INVENTARIOS EN LA
MICROEMPRESA
CASO: COMERCIAL ORGANICA
QUE PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA
RECEPCIONAL DEL PROGRAMA EDUCATIVO
DE: LICENCIADO EN ADMINISTRACIN
PRESENTA:
H. Veracruz, Ver.
2008
ndice
Introduccin
Captulo 1
Metodologa de la investigacin
1.1 . Planteamiento del problema
1.2 . Justificacin
1.5 . Metodologa
Captulo 2
Marco terico
2.1 Micro y pequea empresa
2.1.1 Origen de la microempresa..
13
15
16
17
20
empresa
(MIPYME)...
23
26
27
2.2 Inventario
2.2.1 Concepto de almacn.
29
29
31
31
32
33
33
34
34
34
35
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38
38
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40
a) Control operativo
b) Control contable
2.3.5 Control interno en los inventarios
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43
44
46
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48
51
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Capitulo 3
Orgnica
3.1 Antecedentes..
54
3.2 Misin..
56
3.3 Visin...
56
3.4 Objetivos.
56
3.5 Valores.
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57
3.7 Organigrama......
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62
Capitulo 4
Desarrollo de la propuesta
4.1 El sistema actual para el control de inventarios ...
64
68
70
Conclusiones
Recomendaciones
Bibliografa
Introduccin
El trabajo que a continuacin se presenta nos muestra la importancia que
representa el control de inventarios para cualquier tipo de organizacin, pero en este
caso se hace mayor nfasis a la microempresa, ya que la propuesta est dirigida a
Orgnica una microempresa comercial que fue fundada hace ocho aos con el
objetivo de ofrecerle a sus clientes un nuevo concepto de productos alimenticios y
de uso personal. El siguiente trabajo se desarrolla mediante cuatro captulos que se
resumen en los siguientes prrafos.
El capitulo uno se encuentra integrado por la metodologa de la investigacin
la cual consiste en el planteamiento del problema, justificacin, la delimitacin de los
objetivos, los alcances y las limitaciones, as como las tcnicas de investigacin que
fueron utilizadas para el desarrollo del presente trabajo.
En el capitulo dos se encuentra primero que nada, la informacin pertinente al
concepto y problemtica que vive la microempresa actualmente, debido a que este
trabajo est enfocado particularmente en una de estas. Por medio de este captulo
podremos hallar la informacin necesaria para ubicar al control de inventarios como
uno de los ms necesarios dentro de la empresa. Adems, dentro de este tambin
se desarrolla el sustento terico necesario para realizar el sistema de base de datos
con el cual se pretende mejorar el control de inventarios en la microempresa en
estudio.
El tercer capitulo est formado por una propuesta de planeacin estratgica
para la microempresa Orgnica, en la cual se exponen sus antecedentes, misin,
visin y objetivos. En este captulo tambin se analiza la problemtica actual que
vive la organizacin.
En el capitulo cuatro podremos localizar el desarrollo de la propuesta misma
que est integrada por tres puntos bsicos que son el anlisis del sistema actual, la
planeacin de la propuesta y el sistema propuesto.
CAPTULO 1
METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
LA EMPRESA
La empresa es el ente donde se crea riqueza. Esta permite poner en
operacin recursos organizacionales (humanos, materiales, financieros, tcnicos)
para transformar insumos en bienes o servicios terminados, de acuerdo con los
objetivos fijados por la administracin interviniendo en diferentes grados, los motivos
de ganancia, de utilidad social y de servicio.
Se considera a las empresas (micro, pequea y mediana) como factores
fundamentales para el desarrollo econmico. Por tanto, no cabe duda alguna, de
que la empresa desempea, o puede desempear, diversas funciones en nuestra
sociedad, tales como:
a) Responder a las demandas concretas de los consumidores
b) Crear nuevos productos o servicios
c) Generar empleos
d) Contribuir al crecimiento econmico
e) Reforzar la productividad
Rodrguez (2000) menciona que para lograr estas funciones no es necesario
que la empresa sea grande; tambin lo desempea bien la micro, pequea y
mediana empresa.
Las MICROEMPRESAS son
naturales
todas
las
cosas
de
la
naturaleza
que son
adems, las sita en una posicin de desventaja con relacin a las medianas y
grandes empresas.
La cuestin verdaderamente importante de los fracasos empresariales radica
en saber qu es lo que los causa. Un gran paso hacia el logro del xito de la micro y
pequea empresa es conocer y comprender los motivos que originaron el fracaso
para poder evitarlos, ya que actualmente estas enfrentan
a una problemtica
1.2 JUSTIFICACIN
LIMITACIONES
La principal limitante para realizar la propuesta planteada en este trabajo de
investigacin,
es
la
dbil
administracin
que
posee
la
mayora
de
las
1.5 METODOLOGIA
La investigacin a utilizar en el siguiente trabajo ser de tipo cualitativa, por lo
cual resulta importante definirla:
La investigacin cualitativa es un mtodo de investigacin usado
principalmente en las ciencias sociales que utiliza abordajes metodolgicos basados
en principios tericos tales como la fenomenologa, hermenutica, la interaccin
social empleando mtodos de recoleccin de datos que son no cuantitativos, con el
propsito de explorar las relaciones sociales y describir la realidad tal como la
experimentan los respondientes. (Ortiz, 2008)
Las tcnicas de investigacin cualitativa bsicas y que se utilizarn en este
trabajo son:
y se prestar atencin en la funcin que realiza la sra. Mnica Jimnez una de las
propietarias as como los empleados, dentro del negocio.
puedan aportar informacin til para la investigacin. Una vez que la informacin ya
no aporte mayores datos para esclarecer el problema, se dan por terminadas.
Se realizarn varias entrevistas de tipo informal a la sra. Mnica Jimnez
dentro de las instalaciones de Orgnica, con el propsito de obtener la informacin
necesaria para el correcto desarrollo de la propuesta, as como conocer sobre los
antecedentes de la empresa, formas de llevar a cabo el control de inventarios,
medios que utilizan para llevar a cabo el mismo, etc. (Ver anexo 1, Gua de
entrevista)
CAPITULO 2
MARCO TERICO
2.1 MICRO Y PEQUEA EMPRESA
2.1.1 ORIGEN DE LA MICROEMPRESA
El origen de las microempresas nos puede llevar a demostrar que, ms que
tener un origen por un espritu emprendedor, son el resultado de la profunda crisis
econmica y poltica que ha abrumado a nuestro pas, y al resto del mundo, en las
ltimas dos dcadas.
Habra que recordar que en los pases como Estados Unidos, Italia, Japn, y
Francia entre otros; el desarrollo industrial se dio precisamente a travs de la
instrumentacin de programas de fomento a las pequeas empresas. Ello llev a
muchas empresas no desarrolladas a consolidarse como lderes en la produccin en
los mercados internos y de exportacin. Tales proyectos, que datan de 25 aos
atrs, provocaron en estos pases el surgimiento de nuevas micro y pequeas
empresas que hoy son grandes emporios.
Las microempresas son autnticos eslabones de la produccin, ya que
exportan y generan la mayor cantidad de empleos. En los pases en proceso de
desarrollo, la microempresa es la organizacin ms popular.
Las microempresas tienen orgenes muy remotos, muchas de ellas pueden
considerarse que empezaron como talleres artesanales y otros como maquiladoras
de pequeas y medianas empresas; la proliferacin de estas entidades disminuy,
en cierta medida, la crisis econmica por la que atraviesa la nacin.
Consolidadas, las microempresas deben integrarse a un ciclo dinmico
productivo, cuya caracterstica ser el crecimiento y la paulatina transformacin para
que formen parte de un mercado competitivo nacional e internacional.
negocios,
Una vez
siguiente manera:
La Comisin econmica para Amrica latina y el Caribe CEPAL, define a la
microempresa como unidad productora con menos de diez personas ocupadas
incluyendo al propietario, sus familiares y a sus trabajadores tanto permanentes
como eventuales
La administracin de pequeos negocios o The Small Business administration
por sus siglas en ingls (SBA, USA) define a la pequea empresa como aquella que
esta poseda y operada independientemente (es decir, el propietario es autnomo en
su manejo) y no es dominante en su campo de operacin, teniendo en cuenta el
nmero de empleados y el volumen de ventas
Por otra parte (Mndez, 2000), menciona que la microempresa es un
micronegocio o unidad econmica involucrada en la produccin de bienes, el
comercio, los servicios, la construccin, los transportes, ya sea que las tareas se
realicen en la vivienda o fuera de ella, con o sin local, y que cuente hasta con seis
personas ocupadas en las cuales se incluyen al dueo y los trabajadores
remunerados.
Tomando en consideracin los conceptos citados anteriormente la definicin
que se aporta para el presente trabajo de investigacin es la siguiente:
La microempresa es aquella unidad de negocio que posee una
escasa
Componente familiar. Puede ser que un porcentaje muy cercano al cien por
ciento de las micro y pequeas empresas sean familiares. La empresa
familiar es aquella en la que las decisiones estn en manos de una familia,
Recursos Humanos
Esta funcin se ha llevado a cabo empricamente dentro de la MIPYME; ya
Recursos financieros
Es comn que las pequeas empresas empiecen sus operaciones sin capital
suficiente que pueda asegurar su xito futuro, pues siempre, al inicio de sus
actividades o ya en marcha el empresario necesitar ms dinero, sin embargo, es ya
conocido que, en su inicio, el pequeo empresario pocas veces es sujeto de crdito.
A lo anterior se suma el hecho de que el pequeo empresario al momento de iniciar
un negocio no prevee los posibles gastos adicionales que tendr, no toma en cuenta
los periodos de recuperacin de la inversin, ni los problemas de falta de liquidez
futuros.
Inflacin
La inflacin es un comentario constante en todas las actividades, pues es un
Ingreso personal
Este ser siempre uno de los elementos de mayor importancia en el mercado,
Globalizacin econmica
La globalizacin tiene repercusiones en todas las esferas de la actividad
Educacin
Uno de los problemas relevantes que enfrentan las pequeas empresas hoy
Empleos
Las pequeas empresas contribuyen socialmente de manera sustancial en el
Aspectos tecnolgicos
Para que las pequeas empresas se computaricen en estos tiempos de falta
Desventajas:
Sus empleados no cumplen con las reglas de modelo corporativo, por tener
un bajo nivel de educacin.
que el microempresario
desconoce las funciones que se deben llevar a cabo dentro del rea de control de
cualquier organizacin con la finalidad de optimizar sus recursos. Debido a que el
tema central del presente trabajo de investigacin es el control de inventarios,
resulta sumamente importante desarrollar el tema de inventarios el cual se presenta
a continuacin.
2.2 INVENTARIOS
La empresa en la cual se pretende desarrollar la propuesta de este proyecto
cuenta con un almacn de productos terminados ya que sta es de tipo comercial,
es por ello que a continuacin se procede a definir el concepto de almacn y su
importancia.
2.2.1 CONCEPTO DE ALMACN
A continuacin se presenta el punto de vista de algunos autores de acuerdo a
su definicin de almacn:
empresa
2.2.2 IMPORTANCIA DEL ALMACN
Fernndez (1992) seala que la razn de ser del almacn es que resulta
fsica y econmicamente imprctico el hecho de que cada artculo sea entregado por
el proveedor en forma directa al departamento solicitante cuando sea necesario un
material o articulo terminado. El objetivo principal del almacn es servir como medio
de control en los recursos materiales de la empresa por lo cual tendr que realizar
actividades tales como el control de inventarios, inspeccin de materiales o artculos
terminados, el embarque y la recepcin de pedidos as como el transporte interno.
El almacn no solo se encarga de la conservacin de materiales sino que va
desde la coordinacin de las actividades administradas para expandir las rdenes de
compra, la recepcin de la mercanca y el proceso de entrega al departamento
solicitante. Adems es el responsable de vigilar que los volmenes que se
conservan de cada inventario no aumente los limites determinados ya que un
acrecentado inventario genera que el dinero se mantenga detenido sin recibir ningn
beneficio, pero por otra parte se debe considerar que la falta del mismo puede
provocar un retraso en las operaciones de la siguiente etapa en un proceso y en la
entrega de un producto o servicio as como la perdida de tiempo y dinero invertidos.
falla en que
conocido
la importancia
que representan
los
inventarios,
Tener una cantidad mnima de prdidas provocadas por descuidos o por falta
de honradez
Tener
una
cantidad
mnima
de
pedidos
urgentes
provocados
por
a los estndares
establecidos.
El Control Contable consiste en el registro adecuado y el reporte de
movimientos y existencias en unidades de medida y en valor, desde la
realizacin
de
la
adquisicin
hasta
la
entrega
al
departamento
correspondiente o al cliente.
Dentro del control contable, la empresa deber elegir cual mtodo de
valuacin de inventarios va a utilizar de acuerdo a las necesidades y objetivos de la
misma, considerando entre los ms importantes a los siguientes: (Guajardo, 1995)
a) Mtodo PEPS
El mtodo PEPS parte del supuesto de que las primeras unidades de
productos que se compraron fueron las que primero se vendieron. En una economa
inflacionaria esto quiere decir que el costo de las mercancas o productos vendidos
se determina con base en los precios ms antiguos y, en consecuencia, las
utilidades presentadas van a ser artificialmente ms altas, aunque los inventarios no
vendidos queden registrados, en el balance, a los precios ms prximos o actuales.
Por supuesto, ste mtodo de valoracin de inventarios se emplea para
efectos contables ms no para propsitos tributarios, pues a mayor utilidad tambin
es mayor impuesto a pagar.
b) Mtodo UEPS
El mtodo UEPS es el inverso del mtodo PEPS debido a que parte de la
suposicin de que las ltimas unidades en entrar son las que primero se venden y,
en consecuencia, el costo de ventas quedar registrado por los precios de costo
ms altos, disminuyendo as la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el
monto monetario de los inventarios, que aparecer valorizado a los precios ms
antiguos.
El mtodo UEPS fue creado con el claro propsito de cargar mayores valores
al costo de la mercanca vendida y disminuir as la base para el clculo del impuesto
sobre la renta. Por ste motivo, muchas empresas empleaban PEPS o promedio
ponderado para sus informes contables y UEPS para la declaracin de renta,
generando una diferencia entre lo fiscal y lo contable, que se subsanaba mediante la
creacin de una partida denominada "provisin UEPS"
c) Mtodo Promedio Ponderado
Este mtodo pondera el costo por unidad como el precio unitario promedio
durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo,
se utiliza el promedio de estos dos precios. El costo promedio se determina de la
siguiente manera: divida el costo de las mercancas disponibles para la venta
(inventario inicial + compras) entre el nmero de unidades disponibles.
por eso que mediante esta investigacin se busca disminuir estos inconvenientes.
El objetivo de contar con registros de inventario es contar con informacin
suficiente y til para: minimizar costos de produccin, aumentar la liquidez,
mantener un nivel de inventario ptimo y comenzar a utilizar la tecnologa con la
consecuente disminucin de gastos operativos.
Los programas de cmputo son excelentes, sin embargo, el que estn bien
estructurados no nos garantiza que vayan a cubrir las necesidades de informacin
que se requieren, todo depende de alimentarlos con informacin real y constante.
Otro inconveniente que presentan es su alto costo y, en mltiples ocasiones existe
falta de soporte tcnico.
Es por ello que se recomienda ampliamente la utilizacin de una de las
herramientas ms sencillas pero igualmente poderosas que la tecnologa actual nos
ha brindado a travs de programas de computo en los cuales se puede desarrollar
una hoja de clculo o bien una base de datos
El uso de la hoja de clculo o la base de datos, para los registros de la
empresa tiene los siguientes beneficios:
Mnima redundancia: una de las principales razones por las que surgi la
tecnologa de la base de datos fue para evitar la alta redundancia que se
presentaba en todos los sistemas de procesamiento de la informacin debido
al uso de archivos con estructuras planas.
manejados
por
muchos
usuarios
haciendo
uso
de
muchos
que una buena organizacin fsica de los datos en un momento dado, puede
no ser tan buena en otro. Es por ello la base de datos debe ser flexible a la
modificacin, sin que por ello se vean afectados los procedimientos u otras
representaciones de los datos pero, sin embargo, se consiga un desempeo
ms alto.
Despus de haber detallado las caractersticas que posee una base de datos,
se procede a conocer las ventajas que esta ofrece con su utilizacin.
de inventarios ser realizada por medio del programa Microsoft Access es por ello
que se deriva la importancia de conocer este programa a continuacin.
2.4.5 QU ES MICROSOFT ACCESS?
Microsoft Access es un programa Sistema de gestin de base de datos
relacional creado y modificado por Microsoft. Este software ha sido de gran difusin
para uso personal de pequeas y medianas empresas (Pymes), ya que en este tipo
de empresas las bases de datos no requieren de excesiva potencia, se integra
perfectamente con el resto de aplicaciones de Microsoft y permite crear pequeas
aplicaciones con pocos conocimientos del Programa.
Por medio de Microsoft Access, se puede administrar toda la informacin
desde un nico archivo de base de datos. Dentro de este mismo archivo, se puede
utilizar:
Pginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base
de datos desde Internet o desde una intranet.
Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.
CAPITULO 3
ORGNICA
3.1 ANTECEDENTES
Orgnica fue fundada en el ao 2000, gracias a la inquietud que tuvieron las
seoras Mnica Jimnez y Claudia Gutirrez, de proveer
a los habitantes de
COMESTI BLES
DE USO PERSONAL
Harinas
Papel higinico
Panes y galletas
Servilletas
Paales
Suplementos alimenticios
Lcteos
Jabones
Blanqueador de ropa
Bebidas
Aromatizante ambiental
Soya y gluten
Repelente de insectos
Pastas
Conservas y dulces
Pasta de dientes
Frutas y verduras
Cremas exfoliantes
3.2 MISIN
Promover la vitalidad y el bienestar de todas las personas ofrecindoles
alimentos de la mejor calidad, menos procesados, con ms sabor y conservacin
natural. As como tambin promover la conservacin del medio ambiente
brindndole artculos ecolgicos y biodegradables.
3.3 VISIN
Convertirnos en la mejor y ms surtida tienda comercial minorista de
productos comestibles y de uso personal, orgnicos, ecolgicos y biodegradables
originales del estado de Veracruz.
3.4 OBJETIVO
Debido a que los alimentos son ms nutritivos en su estado ms puro no
adulterados por aditivos artificiales, edulcolorantes y conservadores artificiales. El
principal objetivo de Orgnica es ofrecerle a la comunidad una variedad de
productos que no cuenten con ningn tipo de qumico o agroqumico durante su
proceso de elaboracin. Con la finalidad de promover el gran beneficio que tiene
este tipo de productos para nuestra salud y para la conservacin del medio
ambiente.
3.5 VALORES
La siguiente lista de valores refleja lo que es realmente importante para
Orgnica ecotienda como una organizacin:
Promover
orgnicos
misin, visin y
En cuanto a propiedades
organolpticas
3.7 ORGANIGRAMA
Socios propietarios
Mnica Jimnez
Claudia Gutirrez
Encargado de tienda
Turno matutino
Encargado de tienda
Turno vespertino
Elena Morales
Jorge Tapia
Encargado de Limpieza
Aurora Gonzlez
Socios: Son las personas propietarias del negocio sus principales funciones
son realizar el corte diario en caja en ambos turnos, as como supervisar las
operaciones realizadas por los encargados de tienda.
los
$ 2, 000,000 anuales.
Por lo tanto de acuerdo con la Ley de Impuesto Sobre la Renta esta se
encuentra clasificada en el:
3.- Conservar los comprobantes de las adquisiciones realizadas por bienes de activo
fijo superiores a $2,000
4.- Llevar un registro de sus ingresos diarios
5.- Entregar a sus clientes copias de notas de venta cuando se trate de operaciones
mayores de $54 pesos y conservar las originales de las mismas.
6.- Presentar declaraciones mensuales
7.- Tratndose de erogaciones por sueldos y salarios el patrn deber efectuar la
retencin correspondiente de ISR a cada uno de sus trabajadores.
8.- No realizar actividades a travs de fideicomiso
Orgnica est inscrita en el RFC desde su inicio y al ser pequeo
contribuyente paga sus impuestos de ISR, IVA, e IETU por medio de una cuota
estimada integrada categora B la cual se aplica cuando las actividades exentas y/o
tasa 0% representan ms del 40% del valor total de sus ingresos. Dicha cuota se
paga de manera bimestral antes del da 17 de cada bimestre despus de la
causacin del impuesto y actualmente se encuentra en $270 por concepto de los
tres impuestos.
3.9 PROBLEMTICA ACTUAL
Funcionamiento y clientes
Orgnica es una microempresa que se clasifica como tal, a causa de que
cuenta con menos de 15 empleados y la administracin se realiza de manera
emprica por medio de los propietarios del negocio.
Esta funciona como una microempresa comercial minorista debido a que se
dedica a la compra-venta de productos comestibles y de uso personal orgnicos,
ecolgicos y biodegradables al pblico en general. Por medio de la observacin
logr percibir que las personas que frecuentan la tienda son jvenes, nios, padres
de familia, pero sus principales clientes son amas de casa y adultos mayores que
tienen un fuerte sentido sobre el consumo de este tipo de productos como una
fuente de salud y bienestar, adems las personas que frecuentan la compra de los
productos que se hallan en Orgnica tienen un amplio compromiso con la
preservacin del medio ambiente, lo cual nos permite ver desde un panorama ms
amplio quienes son los clientes de Orgnica.
Por otro lado tambin se debe considerar que los productos orgnicos son un
poco ms caros que los encontrados en cualquier tienda de abarrotes, ya que estos
deben cumplir con una serie de normas para hacerse llamar orgnicos. Lo anterior
hace que este tipo de productos no estn al alcance de los bolsillos de muchas
personas, dejando con esto un nmero ms reducido de clientes.
Problemtica
Como pudimos ver con anterioridad Orgnica al igual que la mayora de las
microempresas vive una serie de problemas que la afectan considerablemente.
Los problemas que fueron identificados con relacin a los principalmente
citados en el marco terico son:
1.- Falta de
de las interrogantes que se planteaban los socios del negocio, sobre el posible
desvi de mercanca por parte del personal con el que cuenta la empresa, ya que los
empleados son quienes estn encargados de la tienda durante todo el da y tiene
acceso al almacn, mientras que los propietarios no se han dado a la tarea de
implantar una herramienta que los ayude a conocer datos exactos sobre los
inventarios dentro de la empresa o mejorar el sistema que tiene el negocio.
Actualmente Orgnica cuenta con una base de datos en la cual se registran
las ventas diarias, compras y esta misma tiene un apartado de inventarios, que tiene
como finalidad llevar a cabo el control de la mercanca, lo cierto es que la seccin de
inventarios en esta base de datos no es utilizada por los empleados o dueos del
negocio ya que estos plantean que no cumple con sus expectativas, debido a que
carece de ciertos datos que se consideran importantes para el control del inventario
Por lo tanto en el siguiente captulo se propone el desarrollo de un nuevo
sistema para el control de la mercanca, considerando que este debe ser de fcil
manejo tanto para los empleados como para los propietarios del negocio con la
finalidad de hacer ms fcil esta funcin dentro de la empresa, as como
proporcionar una herramienta eficiente en el manejo de la informacin pertinente a
los inventarios.
CAPITULO 4
LA BASE DE DATOS COMO UN SISTEMA PARA EL CONTROL DE
INVENTARIOS
4.1 EL SISTEMA ACTUAL PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS
Actualmente en Orgnica se cuenta con un sistema de base de datos
desarrollado en Microsoft Access. La base de datos se encuentra compuesta por un
men principal que cumple con las funciones de registro de ventas y compras diarias
y mensuales e inventario como se muestra a continuacin.
Figura 1.1
Como podemos observar en la figura 1.1
Figura 1.2
En la figura 1.2 se observan los datos con los cuales cuenta la actual base de
datos de Orgnica para informarse acerca de los inventarios, como podemos ver en
la columna de existencia se encuentran los datos del nivel de existencia de cada
articulo el resultado de esta columna se deriva del la relacin que se tiene entre
menos las
A continuacin se muestra en la figura 1.3 la tabla: compras por mes, esta se
muestra con la finalidad de comparar los resultados de las tablas compras por mes
menos ventas mensuales debe de dar como resultado la existencia actual de cada
articulo, pero es ah donde se encuentra la anomala y dificultad para conocer la
informacin pertinente al nivel de existencias de cada artculo.
Veamos y comparemos lo que pasa con el artculo avena de las siguientes
tablas:
e
Figura 1.3
La figura 1.3 muestra la tabla
Figura 1.4
En la figura 1.4 se puede observar la tabla: ventas por mes en esta se puede
encontrar que para septiembre se vendieron 12 paquetes de medio kilo de avena
cada uno. Lo cual dara como resultado 16 artculos recibidos menos 12 vendidos
sera igual a un inventario de 4 artculos en existencia.
Figura 1.5
La figura 1.5 comprueba que el sistema para controlar los inventarios en la
microempresa Orgnica actualmente carece de informacin as como de un
adecuado mantenimiento en sus datos ya que estos no han sido actualizados.
Los socios del negocio hicieron nfasis en que ellos utilizan esta base de
datos solo para el registro diario de las ventas y que los datos proporcionados para
controlar los inventarios no cumplen con sus perspectivas, debido a que en la actual
base de datos que se maneja no se puede llevar a cabo un control operativo en el
cual se realicen registros donde se determine la fecha de entrada y salida de
mercanca, as como su correspondiente nmero de factura con la cual entra y su
nota de venta con la cual se le da salida a los productos, entre otros datos que
resultan importantes para esta tarea.
Nmero del vale del almacn o nota de venta con el cual se vendi la
mercanca
FECHA
CONCEPTO
CANTIDAD
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
__________________
__________________________
RECIBIDO POR
(Nombre y firma)
Figura 1.6
Al hacer clic en la tabla: productos se acceder a una ventana en la cual se
encuentra el concentrado de informacin relacionada con las entradas y salida de
cada producto como se muestra a continuacin
Figura 1.7
LA TABLA PRODUCTOS
Est tabla contiene informacin referente a la entrada y salida de los
productos (Ver figura 1.7)
En Access cada tabla esta compuesta por una serie de datos a los
cuales se les llama campos, estos se describen a continuacin para la
siguiente tabla:
Nombre del
campo
Id producto
Nombre
Categora
Proveedor
Unidad
Costo
Venta
Entrada
Fecha/ entrada
Factura/entrada
Salida
Fecha/salida
Nota o vale/salida
Tipo
Descripcin
Figura 1.8
LA TABLA PROVEEDORES
En est tabla podremos encontrar el concentrado de
informacin
referente a los datos de los proveedores, los cuales sern de gran ayuda
para la microempresa en dado caso que esta requiera contactar a alguno de
sus proveedores para realizar algn pedido o alguna situacin en particular
(Ver figura 1.8)
Los datos contenidos en la tabla de proveedores se muestran a
continuacin:
Nombre del
campo
Id proveedor
Empresa
Contacto
Direccin
Ciudad
Cdigo postal
Estado
Telfono
Fax
E-mail
Tipo
Descripcin
Autonumerico
Texto
Texto
Texto
Texto
Nmero
Texto
Nmero
Nmero
Texto
Una vez analizadas ambas tablas podemos concluir que estas nos van
a servir para almacenar y visualizar los datos relacionados tanto con los
productos como con los proveedores de forma rpida y sencilla.
La base de datos propuesta, tambin cuenta con formularios en los
cuales se puede agregar datos a las tablas anteriormente vistas, ahora
veremos la funcin que tiene el formulario de productos en la siguiente base
de datos.
Figura 1.9
Figura 2.0
Figura 2.1
Como podemos ver en la figura 1.9 la base de datos tambin cuenta
con un formulario de existencias el cual se muestra a continuacin:
Figura 2.2
Mediante el formulario presentado en la figura 2.2 se podr conocer
rpidamente la existencia de cada producto con solo teclear su nombre en el
registro producto.
Otra de las funciones que nos ofrece Access para administrar la
informacin es uso de consultas las cuales de cierta manera cumplen la
misma funcin que los formularios ya que ambas ayudan a conocer
informacin rpidamente.
Para el desarrollo del sistema propuesto esta funcin es de gran
ayuda ya que por medio de una consulta se pueden conocer los niveles de
existencia que tiene cada producto adems de indicar cuando las existencias
de un artculo en particular se encuentran en cero.
Figura 2.3
Al dar clic a consultas: existencia como lo muestra la figura 2.3 se acceder a
la siguiente ventana:
Figura 2.4
base
de
datos
propuesta
queda
accesible
posibles
Figura 2.5
Para finalizar la tarea de la utilizacin de la base de datos y no perder
la informacin solo se deben cerrar todas las ventanas en utilizacin y
considerar que si aparece la ventana
Conclusiones
En
Recomendaciones
Basndome en la observacin de las actividades que se realizan y la
problemtica que vive la microempresa Orgnica se recomienda lo siguiente:
este
trabajo
de
investigacin
sera
que
todos
los
Bibliografa