Usar un libro compartido para colaborar

Puede crear un libro compartido y colocarlo en una ubicacin de red donde varias personas
puedan editar el contenido al mismo tiempo. Por ejemplo, si las personas de su grupo de
trabajo se encargan de varios proyectos y desea conocer el estado de los proyectos de sus
compaeros, el grupo puede usar un libro compartido para realizar un seguimiento del
estado de los proyectos y actualizar informacin.
Como propietario del libro compartido, puede administrarlo controlando el acceso a ste y
resolviendo los cambios que estn en conflicto. Despus de incluir todos los cambios,
puede dejar de compartir el libro.

Qu desea hacer?

Compartir un libro
Modificar un libro compartido
Quitar un usuario de un libro compartido
Resolver cambios en conflicto en un libro compartido
Dejar de compartir un libro

Compartir un libro
Para compartir un libro, cree un libro nuevo o abra un libro existente que desee poner
disponible para que varios usuarios puedan modificarlo.
Nota Un libro compartido no admite completamente todas las caractersticas habituales.
Si desea incluir alguna de las siguientes caractersticas, deber agregarlas antes de guardar
el libro como un libro compartido. No podr realizar cambios en estas caractersticas
despus de compartir el libro.
Caractersticas no compatibles en los libros compartidos
En los libros compartidos no
Sin embargo, esta funcionalidad est disponible:
se puede:
Crear una tabla de Excel
Insertar o eliminar bloques de
Puede insertar filas y columnas completas
celdas

Eliminar hojas de clculo

Combinar celdas o dividir celdas
combinadas
Agregar o cambiar formatos
condicionales
Agregar o cambiar la validacin
de datos
Crear o cambiar grficos o
informes de grfico dinmico
Insertar o cambiar imgenes u
otros objetos
Insertar o cambiar hipervnculos
Usar herramientas de dibujo
Asignar, cambiar o quitar
contraseas
Proteger o desproteger hojas de
clculo o el libro
Crear, cambiar o ver escenarios
Agrupar o esquematizar datos
Insertar subtotales automticos
Crear tablas de datos
Crear o cambiar informes de
tabla dinmica

Puede usar formatos condicionales existentes como

cambio de los valores de celda
Puede usar la validacin de datos cuando escriba nuevos
valores
Puede ver los grficos e informes existentes
Puede ver las imgenes y objetos existentes
Puede usar los hipervnculos existentes
Puede ver las imgenes y grficos existentes
Puede usar las contraseas existentes
Puede usar la proteccin existente
Puede usar los esquemas existentes
Puede ver los subtotales existentes
Puede ver las tablas de datos existentes
Puede ver los informes existentes

La segmentacin de datos que existe en un libro est

visible una vez que el libro se haya compartido, pero no
se puede cambiar para la segmentacin de datos
independiente ni volver a aplicarla en datos de tablas
Crear o aplicar segmentacin de
dinmicas o funciones del cubo. Cualquier filtrado que se
datos
haya aplicado a la segmentacin de datos permanecer
intacto, tanto si la segmentacin de datos es
independiente como si la usan datos de tablas dinmicas o
funciones del cubo en el libro compartido.
Los minigrficos existentes en un libro se muestran una
vez que el libro se haya compartido, y cambiarn para
Crear o modificar minigrficos reflejar los datos actualizados. Sin embargo, no se pueden
crear nuevos minigrficos, cambiar su origen de datos ni
modificar sus propiedades.
Puede ejecutar las macros existentes que no tienen acceso
Escribir, grabar, cambiar, ver o a las caractersticas no disponibles. Tambin puede grabar
asignar macros
las operaciones del libro compartido en una macro
almacenada en otro libro no compartido.
Agregar o cambiar hojas de

dilogo de Microsoft Excel 4

Cambiar o eliminar frmulas de Excel calcular las frmulas de matriz existentes
matriz
correctamente
Usar un formulario de datos para
Puede usar un formulario de datos para buscar un registro
agregar nuevos datos
Trabajar con datos XML, que
incluye:

Importar, actualizar y
exportar datos XML
Agregar, cambiar el
nombre o eliminar
asignaciones XML
Asignar celdas a
elementos XML
Usar el panel de tareas
Origen XML, la barra de
tareas XML o los
comandos XML del
men Datos

Compartir el libro
1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.

2. En la pestaa Modificacin del cuadro de dilogo Compartir libro, active la

casilla Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez. Esto tambin
permite combinar libros.
3. En la pestaa Uso avanzado, seleccione las opciones que desea usar para realizar
un control de los cambios y actualizarlos y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
4. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Si es un libro nuevo, escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo.
Si se trata de un libro existente, haga clic en Aceptar para guardar el libro.
5. En los equipos que ejecuten Windows Vista
En la barra de direcciones, seleccione una ubicacin de red a la que puedan
tener acceso los usuarios en cuestin y haga clic en Guardar.
En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP

Nota

En el cuadro Guardar en, seleccione una ubicacin de red a la que puedan tener
acceso los usuarios en cuestin y haga clic en Guardar.
Debe utilizar una carpeta de red compartida, no un servidor web.

6. Si el libro contiene vnculos a otros libros o documentos, comprubelos y actualice

los vnculos que estn rotos.
7. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, elija Guardar
.
Mtodo abreviado de teclado Presione CTRL+G para guardar el libro.

Comprobar y actualizar vnculos a otros libros o documentos

1. En el grupo Conexiones de la ficha Datos, haga clic en Editar vnculos.

Nota El comando Editar vnculos no est disponible si su archivo no contiene

informacin vinculada.
2. Haga clic en Comprobar estado para revisar el estado de todos los vnculos de la
lista.
Nota Esta operacin puede tardar si hay muchos vnculos o si el libro de origen de los
vnculos est en una ubicacin de red y el rendimiento de la red es lento.
3. Compruebe el estado en la columna Estado, haga clic en el vnculo y, a
continuacin, lleve a cabo la accin necesaria.
Si el estado es:
Correcto
Desconocido
N/A
Error: no se ha
encontrado el origen
Error: no se ha
encontrado la hoja de

Realice esta accin:

No es necesario realizar ninguna accin. El vnculo funciona y
est actualizado.
Haga clic en Comprobar estado para actualizar el estado de
todos los vnculos de la lista.
N/A. El vnculo usa la vinculacin e incrustacin de objetos
(OLE) o el intercambio dinmico de datos (DDE). Excel no
puede comprobar el estado de estos tipos de vnculos.
Haga clic en Cambiar origen y seleccione otro libro.
Haga clic en Cambiar origen y seleccione otra hoja de clculo.
Es posible que se haya movido el origen o que se le haya

cambiado el nombre.
clculo
Advertencia: valores no Haga clic en Actualizar valores. El vnculo no se actualiz
cuando se abri el libro.
actualizados
Establezca el libro en clculo automtico. Para ello:
Advertencia: haga clic
en Abrir origen para
calcular el libro
presionando F9

1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, elija

Opciones.
2. En la categora Frmulas, en Opciones de clculo, haga
clic en Automtico.

Haga clic en Abrir origen, vuelva al libro de destino y haga clic

en Comprobar estado. Si este procedimiento no resuelve el
Advertencia: no se
pueden resolver algunos problema, asegrese de que no falta el nombre o de que ste no
est mal escrito. Pase al libro de origen y, en la ficha Frmulas,
nombres hasta que se
abra el libro de origen en el grupo Nombres definidos, haga clic en Administrador de
nombres y busque el nombre.
Advertencia: haga clic N/A. El vnculo no se puede actualizar hasta que se abra el
origen.
en Abrir origen
N/A. No se puede comprobar el estado de un vnculo.
El origen est abierto
No es necesario realizar ninguna accin. Se han actualizado los
Valores actualizados
desde nombre de archivo valores.
Advertencia: Excel no Actualice los valores. Es posible que el origen no contenga hojas
de clculo o que se haya guardado en un formato de archivo no
puede determinar el
admitido. Haga clic en Actualizar valores.
estado del vnculo
Notas

Todos los usuarios con acceso al recurso compartido de red tienen pleno acceso al
libro compartido a menos que bloquee celdas y proteja la hoja de clculo para
restringir el acceso. Para proteger un libro compartido, en la ficha Revisar, en el
grupo Cambios, haga clic en Proteger libro compartido. Cuando protege un libro
compartido, puede establecer una contrasea que todos los usuarios debern escribir
para abrir el libro.
No todas las caractersticas de Excel son compatibles en los libros compartidos.
Para obtener ms informacin, vea la seccin sobre caractersticas no compatibles
en los libros compartidos anteriormente en este artculo.

Modificar un libro compartido

Despus de abrir un libro compartido, puede especificar y cambiar los datos igual que en un
libro normal.

Abrir el libro compartido

1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir.

2. En los equipos que ejecuten Windows Vista
En la barra de direcciones, busque la ubicacin de red donde se almacen
el libro compartido y, a continuacin, haga clic en el libro compartido.
En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP

En el cuadro Buscar en, busque la ubicacin de red donde est almacenado el libro
compartido y, a continuacin, haga clic en el libro compartido.

3. Haga clic en Abrir.

Sugerencia Tambin puede ir a la ubicacin de red donde se encuentra el libro
compartido y abrirlo desde all.
4. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, elija Opciones.
5. En el cuadro Nombre de usuario de Personalizar la copia de Office en la
categora General, escriba el nombre de usuario que desea usar para identificar su
trabajo en el libro compartido y haga clic en Aceptar.

Editar el libro
1. Especifique y modifique datos en las hojas de clculo de forma habitual.
Nota Las siguientes funciones no se pueden agregar ni modificar: celdas combinadas,
formatos condicionales, validacin de datos, grficos, imgenes, objetos (incluidos los de
dibujo), hipervnculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla
dinmica, proteccin de libros y hojas de clculo, y macros.
No todas las caractersticas de Excel son compatibles en los libros compartidos. Para
obtener ms informacin, vea la seccin sobre caractersticas no compatibles en los libros
compartidos anteriormente en este artculo.
2. Cree la configuracin de filtro e impresora que desee para su uso personal. La
configuracin de cada usuario se guarda por separado de forma predeterminada.
Sugerencia Tambin puede usar los filtros o la configuracin de impresin preparados
por el propietario del libro cuando lo abra.
Para usar la configuracin de filtro y de impresora original
1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.

2. En la pestaa Uso avanzado, en Incluir en vista personal, desactive la casilla

Configuracin de impresora o Configuracin de filtro y haga clic en Aceptar.
3. Para guardar los cambios realizados en el libro y ver los cambios guardados por
otros usuarios desde la ltima vez que guard el libro, haga clic en Guardar
en
la barra de herramientas de acceso rpido, o presione CTRL+G.
Si aparece el cuadro de dilogo Resolucin de conflictos, resuelva los conflictos.
Sugerencia Para resolver conflictos, vea la seccin sobre cmo resolver cambios en
conflicto en un libro compartido ms adelante en este artculo.
Notas

Puede ver quin ms tiene abierto el libro mediante la pestaa Modificacin del
cuadro de dilogo Compartir libro (pestaa Revisar, grupo Cambios, botn
Compartir libro).
Puede elegir si desea obtener actualizaciones automticas de los cambios de los
dems usuarios peridicamente, guardarlas o no, en Actualizar cambios, en la
pestaa Uso avanzado del cuadro de dilogo Compartir libro.

Quitar un usuario de un libro compartido

Si es necesario, puede desconectar usuarios de un libro compartido.
Nota Antes de desconectar usuarios, asegrese de que han completado su trabajo en el
libro. Si quita a algn usuario activo, se perder todo el trabajo que el usuario no haya
guardado.
1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.
2. Revise los nombres de los usuarios en la lista Los siguientes usuarios tienen
abierto este libro de la pestaa Modificacin.
3. Seleccione el nombre del usuario al que desea desconectar y haga clic en Quitar
usuario.
Nota Aunque esta accin desconecta al usuario del libro compartido, no impide a dicho
usuario modificar de nuevo el libro compartido.

4. Para eliminar la configuracin de vista personal del usuario quitado, haga lo

siguiente:
1. En el grupo Vistas de libro de la pestaa Vista, haga clic en Vistas
personalizadas.

2. En la lista Vistas puede seleccionar las vistas de otros usuarios y, a continuacin,

hacer clic en Eliminar para quitarlas.

Resolver conflictos de cambios en un libro compartido

Cuando dos usuarios modifican el mismo libro compartido y tratan de guardar cambios que
afectan a la misma celda, se produce un conflicto. Excel solo puede conservar uno de los
cambios realizados en la celda. Cuando el segundo usuario guarda el libro, Excel muestra el
cuadro de dilogo Resolucin de conflictos a dicho usuario.
1. En el cuadro de dilogo Resolucin de conflictos, lea la informacin acerca de cada
cambio y los cambios conflictivos realizados por el otro usuario.
2. Para mantener el cambio que ha realizado o el del otro usuario y continuar con el
siguiente cambio en conflicto, haga clic en Aceptar los mos o en Aceptar otros.
Para conservar todos los cambios restantes que ha realizado o todos los del otro usuario,
haga clic Aceptar todos los mos o en Aceptar todos los otros.
3. Para que sus cambios anulen todos los dems cambios sin mostrar de nuevo el
cuadro de dilogo Resolucin de conflictos, haga lo siguiente:
1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.
2. En la pestaa Uso avanzado, en En caso de cambios conflictivos entre usuarios,
haga clic en Prevalecen los cambios guardados y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.
4. Para ver cmo usted u otros usuarios resolvieron los conflictos anteriores, haga lo
siguiente:
1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y
despus en Resaltar cambios.
2. En la lista Cundo, seleccione Todos.
3. Desactive las casillas de verificacin Quin y Dnde.

4. Active la casilla de verificacin Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic
en Aceptar.
5. En la hoja de clculo de historial, desplcese hacia la derecha para ver las columnas
Tipo de accin y Cambio perdedor.
Nota Los cambios en conflicto que se han mantenido tienen el valor Prevalece en Tipo
de accin. Los nmeros de fila incluidos en la columna Cambio perdedor identifican las
filas con informacin acerca de los cambios en conflicto que no se han mantenido,
incluidos los datos eliminados.
Sugerencia Para guardar una copia del libro con todos los cambios que ha realizado, haga
clic en Cancelar en el cuadro de dilogo Resolucin de conflictos. A continuacin, guarde
una copia nueva del archivo, lo cual requiere que escriba un nombre nuevo para el archivo.

Dejar de compartir un libro

Antes de dejar de compartir el libro, asegrese de que el resto de usuarios han completado
su trabajo. Se perdern todos los cambios no guardados. Dado que tambin se eliminar el
historial de cambios, puede que quiera empezar por imprimir la hoja de clculo de historial
o por copiarla en otro libro.

Conservar una copia de la informacin del historial de cambios

1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y
despus en Resaltar cambios.
2. En la lista Cundo, seleccione Todos.
3. Desactive las casillas de verificacin Quin y Dnde.
4. Active la casilla de verificacin Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic
en Aceptar.
5. Siga uno o ambos de los procedimientos siguientes:
Imprima la hoja de clculo de historial.
Copie el historial en otro libro mediante el siguiente procedimiento:
1. Seleccione las celdas que desea copiar y haga clic en Copiar
en
el grupo Portapapeles de la pestaa Inicio.
2. Pase a otro libro, haga clic en el lugar donde desea colocar los datos
copiados y haga clic en Pegar
en el grupo Portapapeles de la
pestaa Inicio.
Nota Puede que tambin desee guardar o imprimir la versin actual del libro, puesto que
estos datos de historial tal vez no se apliquen a versiones posteriores del libro. Por ejemplo,
las ubicaciones de las celdas, incluidos los nmeros de las filas, del historial copiado
podran dejar de estar actualizadas.

Dejar de compartir un libro

1. En el libro compartido, haga clic en la opcin Compartir libro en el grupo
Cambios de la pestaa Revisar.
2. En la pestaa Modificacin, asegrese de que es el nico usuario que aparece en la
lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro.
Sugerencia Para quitar cualquier usuario adicional, vea la seccin sobre cmo quitar un
usuario de un libro compartido.
3. Desactive la casilla Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez. Esto
tambin permite combinar libros.
Nota Si esta casilla no est disponible, deber desproteger el libro. Para quitar la
proteccin del libro compartido, haga lo siguiente:
1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Compartir libro.
2. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Desproteger libro
compartido.
3. Si se le solicita, escriba la contrasea y haga clic en Aceptar.
4. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.
5. En la pestaa Modificacin, desactive la casilla Permitir la modificacin por
varios usuarios a la vez. Esto tambin permite combinar libros.
4. Cuando se le pregunte sobre los efectos que esta accin puede tener en los dems
usuarios, haga clic en S.