Module 1 : Tableau de bord Excel

*2010 incl.*

1.0 Introduction
Excel nous aide mieux comprendre les donnes en les plaant dans des cellules (rparties
en lignes et en colonnes) et au moyen de formules permettant deffectuer des connexions
et des calculs pertinents entre ces cellules. Il existe quelques diffrences entre les versions
2007 et 2010, aussi la section 1.1 ci-dessous sintresse-t-elle aux spcificits de 2007, la
section 1.2 celles de 2010, et la section 1.3 et suivantes aux fonctionnalits communes.
Les modifications de linterface introduites dans Office 2007 ont t plus importantes que
lors des mises niveau prcdentes, notamment celles dOffice 95 et Office 97. Si les mises
niveau dOffice depuis la version 97 ont ajout des fonctionnalits et des modifications de
linterface utilisateur de manire progressive, Office 2007 a apport un changement radical
de linterface dans son ensemble. Il sagissait semble-t-il de rpondre aux tudes suggrant
que la plupart des fonctionnalits ajoutes la demande des utilisateurs existaient dj
dans les applications Office, mais que les utilisateurs ne parvenaient pas les trouver.
De ce fait, Microsoft sest efforc de simplifier linterface pour que les utilisateurs puissent
localiser plus facilement les fonctions recherches. Les interfaces 2007 et 2010 tmoignent
galement dune volution de structure davantage centre sur les tches, principalement
autour du ruban sur le haut de lcran (voir 1.1.2 ci-dessous).
Le ruban na pas vraiment reu un accueil enthousiaste. Sauf quelques utilisateurs cherchant
savoir o se trouvaient dsormais leurs options habituelles, il tait difficile dans la version
2007 de personnaliser le ruban lui-mme malgr la prsence de la barre doutils Accs
rapide. Office 2010 intgre dsormais une fonction de personnalisation du ruban et le
bouton Office (voir 1.1.3) est remplac par un onglet Fichier bien plus explicite et moins
mystrieux.

1.1 Spcificits dExcel 2007

1.1.1 Interface dExcel 2007
Vous devez voir dans Excel 2007 quelque chose comme ceci :

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1.1.2 Le ruban

Le Ruban constitue le changement le plus important instaur par Excel 2007. Nous abordons
les fonctions accessibles depuis le Ruban dans diffrents modules plus loin dans le cours.
Nous voquerons simplement ici la prsentation :
Onglet Commande Groupe Lanceur bote de dialogue

Comme vous pouvez le voir, sept onglets remplacent dornavant le Menu options dExcel
2003 :
1. Accueil
2. Insertion
3. Mise en page

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4.
5.
6.
7.

Formules
Donnes
Rvision
Affichage

Un clic sur lun de ces onglets ouvre un sous-menu qui se dploie sur lensemble de lcran.
Les boutons de commande contiennent eux seuls dautres commandes, dirigeant vers un
autre menu. Les commandes sont agences en Groupes dont certains comportent une
petite flche en bas droite qui ouvre une bote de dialogue tel quillustr ci-dessous
(exemple du groupe Graphiques auquel on accde depuis longlet Insertion) :

1.1.3 Le bouton Office

Le bouton Office (alias La Sphre) en haut gauche de lcran, remplace lancien menu
Fichier dExcel 2003. Il vous permet daccder aux fonctions Ouvrir, Imprimer, Enregistrer,
etc. et renseigne sur les derniers fichiers ouverts. Il vous permet galement de modifier de
faon permanente de nombreux paramtres sur un ordinateur donn grce aux Options
Excel. Le bouton Office est vraiment utile ; alors ne soyez pas comme de nombreux
utilisateurs dExcel 2007 qui pensent quil ne sagit que dune fioriture !
Les fonctions accessibles depuis ce bouton sont abordes en dtail dans le module 3 :
Personnaliser Excel.

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1.1.4 Barre doutils Accs rapide et titres

La barre doutils Accs rapide est place de faon discrte la droite du gros bouton Office :

Nous y trouvons par dfaut les icnes Enregistrer, Annuler et Rtablir

Mais en cliquant droite sur la flche du menu droulant, un certain nombre doptions
apparaissent :

Cochez celles qui vous permettent un Accs rapide la fonction de votre choix. Vous
pouvez aussi utiliser ce menu pour rduire temporairement le Ruban (dernire option en
bas ; plus dinformations sur le Ruban ci-aprs). Mme si le Ruban dOffice 2007 est
gnralement une nouveaut apprcie, il prend beaucoup despace. Vous pouvez
ventuellement prfrer ceci :

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1.2 Excel 2010

1.2.1 Interface dExcel 2010
Vous devez voir dans Excel 2010 quelque chose comme ceci :

Notez que le nombre total de lignes et de colonnes est le mme que dans Excel 2007.

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1.2.2 Personnalisez votre ruban

Examinons comment faire pour personnaliser le ruban. Un clic droit nimporte o dans le
ruban ouvre un menu incluant la nouvelle option Personnaliser le ruban. Ceci vous amne
sur un cran similaire la page Personnaliser la barre doutils Accs rapide, mais affiche le
contenu actuel du ruban :

Dans la colonne Personnaliser le ruban, chaque onglet du ruban peut tre dplac en
slectionnant et en utilisant les flches haut et bas droite. Vous pouvez aussi dplacer les
lments en les faisant glisser dans la section Personnaliser le ruban, y compris en faisant
glisser des commandes dun groupe personnalis un autre. Le bouton de droulement
situ gauche de chaque onglet/groupe permet dafficher le contenu dtaill, et les cases
cocher activent laffichage de longlet en entier. Au-dessous de la prsentation des options
actuelles du ruban se trouvent des boutons pour crer dautres onglets personnaliss et de
nouveaux groupes au sein des onglets, ainsi que la possibilit de modifier la slection en
cours laide du bouton renommer permettant de choisir diffrentes icnes pour les
groupes et commandes, et de renommer les commandes, les groupes et les onglets.
Imaginons que nous voulons crer un nouvel onglet pour analyser des donnes de compte
dans Excel. En cliquant sur Nouvel onglet, un nouvel onglet apparait au-dessous de longlet
actuellement slectionn contenant un nouveau groupe personnalis par dfaut. Nous
slectionnons ensuite chaque onglet et utilisons le bouton Renommer pour entrer la
description correspondante :

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Aprs avoir cr le nouvel onglet et groupe, nous pouvons ajouter des commandes au
groupe et crer des groupes supplmentaires :

Le menu droulant Slectionner les commandes depuis permet de slectionner les

commandes Standard, les Commandes absentes du ruban ou Toutes les commandes. On
peut galement dcider de slectionner divers onglets existants, ou choisir dans une liste de
macros.

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Nous avons choisi Tous les onglets et ajout ensuite deux options depuis longlet Groupe
de donnes externes de longlet de donnes et certains types de graphiques depuis le
groupe Graphiques de longlet Insertion, ainsi que la commande Gain/Perte du groupe
Sparkline du mme onglet.
Voici comment apparat notre nouveau ruban personnalis :

Parmi les nouvelles options de personnalisation, la fonction Exporter est rellement utile.
Elle permet de combiner les personnalisations du ruban et de la barre doutils Accs rapide
dans un fichier que vous ou une autre personne pouvez importer. Il ne semble pas exister
un moyen simple dassocier facilement et automatiquement des documents particuliers
un fichier de personnalisation spcifique, mais ceci devrait encore plus inciter adapter
linterface aux exigences dune tche particulire.

1.2.3 Onglet Fichier

Dans Excel 2010, le bouton Office / Sphre (voir 1.1.3) est remplac par un onglet Fichier
certainement plus reprable situ sur le principal ruban de linterface.
Ce nest pas seulement le bouton/onglet par lui-mme qui a chang. Longlet fichier
contient dornavant beaucoup plus dinformations quauparavant. Le nouvel cran de
paramtrage sintitule mode Backstage.

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Plus important, cest l que vous trouverez dsormais vos options dapplication.

1.3 Zone Nom et Barre de formule

1.3.1 Zone Nom

La zone Nom affiche la rfrence de la cellule active. Ainsi, si vous tes en train de travailler
sur la cellule F5, vous voyez apparatre F5 dans la Zone Nom. Cette zone affiche
galement le nom attribu une cellule ou une plage de cellules (voir module 18 : Plages
nommes).

1.3.2 Barre de formule

La barre de formule se compose du bouton dassistant de fonction fx et dune bande
blanche droite qui affiche le contenu de la cellule.
Lassistant de fonction vous guide travers le processus de formulation de fonction tape
par tape. Il savre prcieux quand vous utilisez une fonction pour la premire fois, mais

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nous vous recommandons de vous familiariser avec la plupart des fonctions comme propos
dans ce cours afin ne pas avoir besoin de vous en servir. Un clic sur le bouton fx ouvre cette
fentre :

Qui offre mme une fonction de recherche en haut si vous navez aucune ide de la fonction
quil vous faut slectionner. Vous trouvez en dessous une liste droulante de catgories de
fonctions telles que Statistiques, Mathmatiques, etc. (voir les modules 14-17 et 20). Le
dernier champ vous permet de slectionner la fonction elle-mme. Lautre manire
daccder aux fonctions est dutiliser longlet Formules dans le Ruban.

2010 Remplissage automatique de formule

Excel 2010 a aussi amlior la manire gnrale dont les formules sont insres. Lorsque
lon commence insrer une formule, ds lentre du nom de la fonction ou de la plage,
Excel affiche une invite de Remplissage automatique incluant les fonctions ou les noms de
plages correspondants. Dans lexemple ci-dessous, nous avons intitul une cellule sur notre
feuille Summit. Quand nous commenons insrer =su, Excel affiche toutes les fonctions
et tous les noms commenant par su:

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Si vous faites dfiler la liste, une brve description saffiche pour chaque fonction.
Bizarrement, si lon slectionne lune des options et que lon appuie sur la touche Retour,
loption nest pas slectionne et la formule conserve sa forme =su. Pour utiliser cet outil
correctement, il faut double-cliquer sur loption choisie, ce qui permet ensuite de complter
la formule correctement.

1.5 La feuille
Enfin la feuille, nous y voil ! Mme si, louverture dun nouveau classeur, vous ne voyez
quune trentaine de lignes et une vingtaine de colonnes, il y a en fait plus dun million de
lignes dans Excel 2007 et plus de 16 000 colonnes. Cet immense canevas est capable
dorganiser un montant norme de donnes et de calculs.
Cliquez simplement sur nimporte quelle cellule pour saisir des nombres ou du texte. Servezvous ensuite des touches flches pour vous dplacer sur la feuille (utilisez la touche Ctrl
pour aller plus vite voir module 2 : Fonctions de base Navigation & dition). La bordure
aussi est utile. Pour slectionner la colonne B dans sa totalit, cliquez simplement sur la
lettre B :

Faites de mme pour une ligne ou un ensemble de lignes (pour slectionner plusieurs lignes,
cliquez sur un numro de ligne gauche, maintenez le bouton gauche de la souris enfonc
et faites glisser vers le haut ou vers le bas) :

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Vous pouvez mme cliquer sur le carr en haut gauche pour slectionner toute la feuille :

Ceci est utile pour effacer toutes les donnes ou appliquer le mme format toutes les
cellules.
Enfin, tout au bout droite se trouve lascenseur (barre de dfilement vertical) qui vous
permet de vous dplacer jusquen bas de ces 1 million de lignes bien plus vite que la flche

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1.6 Feuilles, Barre de dfilement horizontal et Barre dtat

Les feuilles
Ouvrez un nouveau classeur. En bas gauche, vous pouvez voir un certain nombre donglets
(trois, moins que vous ayez modifi le paramtre par dfaut), probablement nomms
Feuille1, Feuille2 et Feuille3. Ces onglets apportent une troisime dimension Excel (en
plus des deux offertes par les lignes et les colonnes). Cliquez simplement sur longlet de la
feuille sur laquelle vous voulez travailler et elle apparatra en premier. Pour ajouter,
supprimer, renommer ou changer la couleur dun onglet, cliquez droit sur lun des onglets
Feuille et slectionnez une fonction dans le menu qui apparat :

Encore plus facile : ajoutez un onglet dun seul clic sur la petite icne dinsertion :

Barre de dfilement horizontal

droite se trouve une barre extensible de dfilement horizontal. Comme pour la version
verticale, cette fonction est surtout utile pour les feuilles contenant de nombreuses
(colonnes de) donnes.

Barre dtat

La Barre dtat est une mine dor sous-utilise. Elle est l observer tranquillement votre
travail et fournit des statistiques sur la ou les cellules(s) active(s). Insrez quelques chiffres

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dans trois cellules, slectionnez-les et regardez la Barre dtat. Vous devez voir par dfaut
au moins la Moyenne, la Somme et le Nombre de ces chiffres (nombre de cellules actives) :

Ce nest pas tout. Cliquez droit dans la Barre dtat : un large ventail doptions
supplmentaires saffiche :

Minimum et Maximum valent gnralement la peine dtre activs. La Barre dtat est
simple car elle est prsente quoi quil arrive ; vous navez pas besoin dinsrer des formules
pour la voir. Cest un outil trs utile, voire indispensable.

Zoom

La fonction Zoom en bas droite de lcran vous permet dagrandir laffichage de la feuille :

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ou de le diminuer :

La vue en rduction est trs utile, par ex. pour :

Avoir un aperu du remplissage de la feuille

Remplir rapidement un grand tableau de donnes
Parcourir de nombreuses colonnes de notes

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