DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

PROCEDIMIENTO
ATENCIN EVENTOS DE AFLUENCIA MASIVA
DE PBLICO
ATN PD 003
CONTROL DE VERSIONES
Versin

Fecha (DD/MM/AAAA)

Descripcin

09/10/2009

30/06/2010

01/10/2010

Creacin
Modificacin e inclusin de puntos de
control
Se incluyo el formato PRE-FT-10 Reporte
nico de gestin del riesgo

08/03/2011

Se elimin el formato PRE-FT-10 y se

incluy el formato ATN-FT-014.

Elabor: Tcnico de Servicios

_______________________________________________

Revis: Jefe Oficina Asesora del Sector Defensa

______________________________________________

Aprob: Diretor General Defensa Civil Colombiana

_______________________________________________

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DE AFLUENCIA MASIVA DE PBLICO

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TABLA DE CONTENIDO

1.

OBJETIVO ............................................................................................ 2

2.

ALCANCE ............................................................................................. 2

3.

CONDICIONES GENERALES .............................................................. 2

4.

DESARROLLO ..................................................................................... 6

5.

DOCUMENTOS RELACIONADOS ..................................................... 10

1. OBJETIVO
Atender los eventos de afluencia masiva de pblico de acuerdo con los requerimientos de
los organizadores del sector pblico y privado con el apoyo de los organismos operativos
de la Entidad para incrementar la seguridad sobre las personas, el medio ambiente y las
instalaciones en esta clase de eventos.
2. ALCANCE
El procedimiento abarca desde la solicitud de asistencia por parte del organizador del
evento hasta el registro en la base de datos respectiva, para eventos de afluencia masiva
local, regional o nacional.
El procedimiento aplica cuando se cumplen las siguientes condiciones:
1.
2.
3.
4.

Aforo superior a 1.000 personas

Ingreso superior a los 2 SMLV
Solicitud es formulada con 8 o ms das de anticipacin
En caso contrario solo aplica la PLANILLA DE ASISTENCIA ATN-FT-008 y el
REPORTE TRIMESTRAL EVENTOS DE AFLUENCIA MASIVA DE PUBLICO ANTFT-014, el uso de los dems formatos es opcional.

3. CONDICIONES GENERALES
De acuerdo al decreto 3888 de 2007, los Eventos de Afluencia Masiva de Pblico se
definen como la congregacin planeada superior a mil (1.000) personas, reunidas en un
lugar con la capacidad o infraestructura para ese fin, con el objetivo de participar en
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actividades reguladas en su propsito, tiempo, contenido y condiciones de ingreso y

salida, bajo la responsabilidad de una organizacin con el control y soporte necesario
para su realizacin y bajo el permiso y supervisin de entidades u organismos con
jurisdiccin sobre ella.
Igualmente en el pargrafo del artculo 6 del citado decreto establece que los respectivos
Comits Regionales o Locales podrn caracterizar como Eventos Masivos aquellos
eventos inferiores a mil (1.000) personas dada la relevancia en la capacidad operativa
regional o local, el tipo de evento, el aforo del escenario, la concentracin del pblico y de
las condiciones del lugar del evento principalmente.
El apoyo y logstica institucional para los eventos de afluencia masiva de pblico ser
atendida por los organismos operativos de la Defensa Civil Colombiana autorizados por
la respectiva Direccin Seccional u Oficina Operativa y actuarn en concordancia con los
planes locales de emergencia y contingencia elaborados por los CLOPAD para estos
eventos.
Para todo evento de afluencia masiva, los organizadores y las instituciones del nivel local,
deben concertar y establecer Planes de Contingencias que faciliten la atencin del evento
de principio a fin, as como las circunstancias de emergencia que puedan surgir durante
su desarrollo.
Los organismos operativos participarn en el Mdulo de Estabilizacin y Clasificacin
(MEC) instalado para la atencin del evento, su funcin principal est dada por la
prestacin de los primeros auxilios antes, durante y despus del evento.
Cuando el organizador del evento o las autoridades locales lo requieran, la Direccin
Seccional u Oficina Operativa, podr certificar la idoneidad, capacitacin y experiencia en
la prestacin de los diferentes servicios en los eventos de afluencia masiva de pblico de
los organismos operativos, citando la disponibilidad de personal formado y entrenado,
infraestructura, elementos y equipos disponibles para la prestacin del servicio.
La Direccin Seccional u Oficina Operativa acompaa todo el proceso del servicio de
atencin de eventos de afluencia masiva para efectuar el control y garantizar el
cumplimiento de los requisitos.
Los recursos recibidos por las Juntas de Defensa Civil por concepto de prestacin del
servicio deben ser consignados en una cuenta de la Junta y no se recibirn pagos
directamente.
El procedimiento descrito aplica tanto para los servicios de atencin de eventos de
afluencia masiva solicitados a las Direcciones Seccionales y Oficinas Operativas como
para los solicitados directamente a los Organismos Operativos, caso en el cual debern
solicitar autorizacin a la Direccin Seccional u Oficina Operativa correspondiente,
utilizando el Formato ATN-FT-005.
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El procedimiento ser complementado con las disposiciones regionales y locales

existentes sobre la materia, adems de lo dispuesto en la Directiva Permanente 1756
DCC-GPAI-310 12 de 2009 emitida por la Direccin General, en la que se encuentra entre
otros, los protocolos de actuacin.
Para los casos en que aplica este procedimiento, las Juntas de Defensa Civil debern
cumplir los siguientes requisitos, adems de tener la capacidad y las competencias
necesarias para la prestacin de servicios:

Ser autorizados por la Direccin Seccional u oficina Operativa, quien verifica la

capacidad e idoneidad de la Junta de Defensa Civil.
Tener la Personera Jurdica vigente
Tener la Representacin legal vigente
Tener NIT / RUT

En este procedimiento se tendrn en cuenta los siguientes formatos de acuerdo con lo

establecido en el tem 4 del Alcance del procedimiento:

ATN-FT-010 Solicitud de Servicio: Este formato se diligencia cuando el organizador

del evento realiza el requerimiento del servicio. Este formato se puede excluir cuando
el solicitante hace el requerimiento por escrito.

PRE-FT-002 Asignacin de Servicios: Se diligencia este formato para determinar qu

organismo operativo de Defensa Civil realizara el servicio. Este formato est asignado
con la sigla de prevencin pero se aprovecha para los dos procedimientos prevencin
y atencin, sus efectos son los mismos.

ATN-FT-005 Solicitud Autorizacin Atencin Evento Afluencia Masiva de Pblico:

Cuando el servicio es gestionado por un organismo operativo de Defensa Civil, este
debe solicitar autorizacin a la Direccin Seccional y/o Oficina Operativa.

ATN-FT-006 Plan de Inversin: Se diligencia este formato de acuerdo con el valor del
contrato.

ATN-FT-007 Propuesta Econmica para Atencin de Eventos de Afluencia Masiva:

Se elabora la propuesta econmica de acuerdo con el requerimiento para ser
entregada al cliente que realiz la solicitud del servicio.

ATN-FT-008 Planilla de Voluntarios Participantes. Se diligencia esta planilla con la

lista de voluntarios participantes en el servicio.

ATN-FT-009 Formulario de Atencin Prehospitalaria de Pacientes: Se diligencia este

formato solo en caso de requerirse por una persona competente.
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PRE-FT-003 Encuesta de satisfaccin de servicios prestados: Una vez prestado el

servicio se aplica esta encuesta para determinar la calidad de este. Este formato est
asignado con la sigla de prevencin pero se aprovecha para los dos procedimientos
prevencin y atencin, sus efectos son los mismos.

ATN-FT-014 Reporte Trimestral Eventos de Afluencia Masiva de Pblico: Todas las

evidencias de las actividades sobre eventos que se desarrollen dentro del contexto de
eventos de afluencia masiva de pblico se registran en este formato y deben reposar
en el archivo de gestin de las Seccionales y Oficinas Operativas y enviar por medio
electrnico al Grupo de Prevencin en el periodo establecido.

PUNTOS DE CONTROL
Solicitud autorizacin: Se debe verificar que la Junta de Defensa Civil solicite
autorizacin a la Direccin Seccional u Oficina Operativa para controlar que la Junta tenga
la capacidad, idoneidad y que el valor del servicio sea coherente con el requerimiento del
solicitante.
Aprobacin de solicitud: Las Juntas de Defensa Civil no deben prestar servicios sin la
aprobacin del Director Seccional o Tcnico de la Oficina Operativa.
Registro de voluntarios participantes en la planilla: en este paso se controla que los
participantes en el evento no hayan sido menores de edad o particulares.
Ejecucin Plan de Inversin: Se debe verificar que el presupuesto ejecutado
corresponda al Plan de inversin aprobado o elaborado.
Celebracin del contrato: es importante tener en cuenta que los Directores Seccionales
tienen autorizacin para celebrar contratos hasta el 10% de la menor cuanta; para
contratos de cuantas superiores, se debe seguir el procedimiento a travs de la Direccin
General.

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4. DESARROLLO
Prestacin de Servicios Gestionados por las Juntas de Defensa Civil
ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

El organizador del evento

presenta solicitud escrita para la
atencin de evento de afluencia
masiva de pblico. Si lo desea
puede llenar el formato de
solicitud de servicios.

Organizador del
Evento

Solicitud escrita o
Formato de Solicitud
de Servicios
ATN-FT-010

Inicio

Solicitud atencin
evento de afluencia
masiva

Solicitud
autorizacin

NO

Aprueba
solicitud?

SI

Elaboracin
propuesta

NO

Aprueba
propuesta?

El Representante Legal de la
Junta de Defensa Civil solicita
autorizacin
al
Director
Seccional o Tcnico de la
Oficina Operativa, adjuntando el
Plan de Inversin.

Representante
Legal de la Junta
de Defensa Civil

El Director Seccional o Tcnico

Oficina Operativa evala la
solicitud de autorizacin para
determinar la conveniencia y la
competencia de la Junta de
Defensa Civil, verificando si
tiene la disponibilidad, los
equipos y el personal requerido.

Director Seccional
o Tcnico Oficina
Operativa

El Representante Legal de la
Junta de Defensa Civil elabora
la propuesta con base en la
solicitud del servicio.

Representante
Legal de la Junta
de Defensa Civil

El organizador del evento

evala la propuesta para
determinar si se ajusta a su
presupuesto y expectativas.

Organizador del
Evento

Solicitud de
Autorizacin
ATN-FT-005
Plan de Inversin
ATN-FT-006

Propuesta Econmica
para la Atencin de
Eventos
ATN-FT-007

SI

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ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Celebracin del
contrato

Si el organizador del evento

aprueba la propuesta procede a
celebrar el contrato con el
representante de la Junta de
Defensa Civil

Organizador del
Evento y
Representante
Legal de la Junta
de Defensa Civil

Ejecucin del
Servicio

Se ejecuta el servicio de
acuerdo a lo convenido en la
propuesta y en el contrato si lo
hay.

Representante
Legal de la Junta
de Defensa Civil

Diligenciamiento
Historia Clnica

En caso de ser necesario el

personal competente diligencia
el Formulario de Atencin
Prehospitalaria de Pacientes.

Personal
competente

Formulario de
Atencin
Prehospitalaria de
Pacientes
ATN-FT-009

Registro de
voluntarios
participantes

El Representante Legal de la
Junta
de
Defensa
Civil
diligencia la planilla con la lista
de voluntarios participantes en
el servicio prestado y la entrega
a la Direccin Seccional u
Oficina Operativa.

Representante
Legal de la Junta
de Defensa Civil

Planilla Voluntarios
Asistentes
ATN-FT-008

El Representante Legal de la
Junta de Defensa Civil aplica la
encuesta de satisfaccin de
servicios
prestados
para
anlisis de la calidad del
servicio.

Representante
Legal de la Junta
de Defensa Civil

Encuesta de
Satisfaccin de
servicios prestados
PRE-FT-003

Una vez se reciben los

recursos, se ejecuta el Plan de
Inversin aprobado.

Representante
Legal de la Junta
de Defensa Civil

Una vez terminado la atencin

del evento el Representante
Legal de la Junta de Defensa
Civil informa a la Direccin
Seccional u Oficina Operativa
para registrarlo en el Reporte
nico de Gestin del Riesgo.

Representante
Legal de la Junta
de Defensa Civil

Aplicacin encuesta
de satisfaccin

Ejecucin Plan de
Inversin

Registro del evento

atendido
1

Fin

Director Seccional
o Tcnico Oficina
Operativa

Contrato

Reporte Trimestral
Eventos de Afluencia
Masiva de Pblico
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Prestacin de Servicios Gestionados por la Direccin Seccional u Oficina Operativa

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Solicitud atencin
evento de afluencia
masiva

El organizador del evento

presenta solicitud escrita para la
atencin de evento de afluencia
masiva de pblico. Si lo desea
puede llenar el formato de
solicitud de servicios.

Organizador del
Evento

Solicitud escrita o
Formato de Solicitud
de Servicios
ATN-FT-010

Elaboracin de la
propuesta

El Director Seccional o Tcnico

Oficina Operativa analiza el
requerimiento y elabora la
propuesta

Director Seccional
o Tcnico Oficina
Operativa

Propuesta Econmica
para la Atencin de
Eventos
ATN-FT-007

El
solicitante
analiza
la
propuesta
presentada
y
determina si cumple con el
requerimiento presentado.

Organizador del
Evento

Celebracin del
contrato

Se procede a la celebracin del

contrato teniendo en cuenta que
si supera el 10% de la menor
cuanta de la Entidad, debe
seguir el procedimiento GADPD-007 ante la Direccin
General.

Director Seccional
o Tcnico Oficina
Operativa

Elaboracin Plan
de Inversin

El Director Seccional o Tcnico

Oficina Operativa elabora el
Plan de Inversin con base en
el valor del contrato.

Director Seccional
o Tcnico Oficina
Operativa

Plan de Inversin
ATN-FT-006

El Director Seccional o Tcnico

Oficina Operativa determina la
Junta de Defensa Civil que
atender el evento de acuerdo
al
criterio
de
seleccin
establecido.

Director Seccional
o Tcnico Oficina
Operativa

Asignacin Servicios
de Prevencin
PRE-FT-002

Inicio

NO

Aprueba
propuesta?

SI

Asignacin de
Servicio

Contrato

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ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

REGISTROS/DTOS

Aceptacin del
servicio

El Representante Legal de la
Junta de Defensa Civil emite
confirmacin de atencin del
servicio.

Representante
Legal de la Junta
de Defensa Civil

Ejecucin del
Servicio

Se ejecuta el servicio de
acuerdo a lo convenido en la
propuesta y en el contrato si lo
hay.

Representante
Legal de la Junta
de Defensa Civil

Diligenciamiento
Historia Clnica

En caso de ser necesario el

personal competente diligencia
el Formulario de Atencin
Prehospitalaria de Pacientes.

Personal
competente

Formulario de
Atencin
Prehospitalaria de
Pacientes
ATN-FT-009

El Representante Legal de la
Junta
de
Defensa
Civil
diligencia la planilla con la lista
de voluntarios participantes en
el servicio prestado y la entrega
a la Direccin Seccional u
Oficina Operativa

Representante
Legal de la Junta
de Defensa Civil

Planilla Voluntarios
Asistentes
ATN-FT-008

El Representante Legal de la
Junta de Defensa Civil aplica la
encuesta de satisfaccin de
servicios
prestados
para
anlisis de la calidad del
servicio.

Representante
Legal de la Junta
de Defensa Civil

Encuesta de
Satisfaccin de
servicios prestados
PRE-FT-003

Una vez se reciben los

recursos, se ejecuta el Plan de
Inversin.

Director Seccional
o Tcnico Oficina
Operativa

Una vez terminado la atencin

del evento el Representante
Legal de la Junta de Defensa
Civil informa a la Direccin
Seccional u Oficina Operativa
para registrarlo en el Reporte
nico de Gestin del Riesgo.

Representante
Legal de la Junta
de Defensa Civil

Registro de
voluntarios
participantes

Aplicacin encuesta
de satisfaccin

Ejecucin Plan de
Inversin

Registro del evento

atendido

Director Seccional
o Tcnico Oficina
Operativa

Asignacin Servicios
de Prevencin
PRE-FT-002

Reporte Trimestral
Eventos de Afluencia
Masiva de Pblico
ATN-FT-014

Fin

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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Decreto 3888 de 2007 Por el cual se adopta el Plan
Nacional de Emergencia y Contingencia para Eventos de
Afluencia Masiva de Pblico
Directiva Permanente No. 1756 DCC-GPAI-310 del 24 de
septiembre de 2009
Solicitud de Servicio

ATN-FT-010

Asignacin de Servicios

PRE-FT-002

Solicitud Autorizacin Atencin Evento Afluencia Masiva de

Pblico
Plan de Inversin
Propuesta Econmica
para Atencin de Eventos de
Afluencia Masiva
Planilla de Voluntarios Participantes

CDIGO

ATN-FT-005
ATN-FT-006
ATN-FT-007
ATN-FT-008

Formulario de Atencin Prehospitalaria de Pacientes

ATN-FT-009

Encuesta de satisfaccin de servicios prestados

PRE-FT-003

Reporte Trimestral Eventos de Afluencia Masiva de Pblico

ATN-FT-014

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