Conceito

Entende-se por digitalizao a converso da fiel imagem de um documento arquivstico para o formato digital.

Contribui para o amplo acesso e disseminao dos documentos arquivsticos por meio da Tecnologia da
Informao e Comunicao.
Permite o intercmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas.
Promove a difuso e reproduo dos acervos arquivsticos no digitais, em formatos e apresentaes diferenciados do
formato original.
Incrementa a preservao e segurana dos documentos arquivsticos originais, por restringir seu manuseio.

Vantagens

Reduo do tempo das atividades que requerem anlise de documentos.

Reduo no tempo de recuperao e duplicao dos documentos. Os documentos digitalizados permitem a
localizao por acesso direto, propiciando maior rapidez e preciso na busca e recuperao da informao.
A digitalizao permite o incremento na segurana por meio da restrio de acesso a usurios autorizados.
Reduo do custo de reproduo e recuperao do documento.

Avaliado
Selecionado

O acervo fsico

Higienizado
Identificado
Organizado

A captura digital da imagem dever ser realizada com o objetivo de garantir o mximo de fidelidade entre o
representante digital gerado e o documento original, possibilitando a identificao do menor caractere possvel
(linha, trao, ponto, mancha de impresso).
necessrio que os equipamentos utilizados possibilitem a captura digital de um documento arquivstico de forma a
garantir a gerao de um representante digital que reproduza, no mnimo, a mesma dimenso fsica e cores do
original em escala 1:1, sem qualquer tipo de processamento posterior atravs de softwares de tratamento de
imagem.
Condies de manuseio

Digitalizao
Captura

Definio dos tipos de equipamentos

Deve analisar os riscos aos
documentos originais

Para a definio do tipo de equipamento de captura

digital a ser utilizado, deve-se observar os tipos
documentais existentes no acervo e sua quantificao,
alm das caractersticas fsico-qumicas de cada tipo de
documento, pois isso reduzir os riscos integridade
fsica do documento original.

Tipo de iluminao ambiente

Estado de conservao do documento original
Valor intrnseco do documento original
Recomenda-se a digitalizao de conjuntos documentais integrais, como fundos/colees ou sries. No entanto,
possvel digitalizar itens documentais isolados, devido frequncia de uso, estado de conservao, ou alto valor
intrnseco com necessidade de incremento de sua segurana, sem entretanto descontextualiz-los do conjunto a que
pertencem.

Preparao
Digitalizao

Etapas do processo

Indexao
Controle de qualidade
Disponibilizao

Entende-se por digitalizao a converso da fiel imagem de um documento para cdigo digital.
O processo de digitalizao dever ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e,
se necessrio, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital
emitido no mbito da Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira - ICP - Brasil.

Aspectos normativos
importantes - Lei 12682

Os meios de armazenamento dos documentos digitais devero proteg-los de acesso, uso, alterao,
reproduo e destruio no autorizados.
As empresas privadas ou os rgos da Administrao Pblica direta ou indireta que utilizarem
procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrnico, ptico ou equivalente devero
adotar sistema de indexao que possibilite a sua precisa localizao, permitindo a posterior
conferncia da regularidade das etapas do processo adotado.
Os registros pblicos originais, ainda que digitalizados, devero ser preservados de acordo com o
disposto na legislao pertinente.

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