MANUAL

USURIO

Vtiger
Um

ndice
Prologo.................................................................................................................................................4
1 Por que ler este manual..............................................................................................................4
2 A quem se destina este manual..................................................................................................5
3 Organizao dos manual.............................................................................................................5
4 Obtendo este manual...........................................................................................................5
5 Pedido comentarios...............................................................................................................6
6 Agradecimientos..........................................................................................................................6
Captulo 1. Introduccin.......................................................................................................................7
1 Sobre o presente manual..................................................................................................................7
2 Em primeiro lugar pasos.............................................................................................................................7
2.1 Registo como usuario..................................................................................................7
2.2 Configurando o PC e outros requisitos ........................................... ................................... 8
2.3 Acesso sistema.................................................................................................................8
2.4 Homepage CRM....................................................................................................9
2.5 Privilgios acceso..........................................................................................................15
2.6 Como empezar?................................................................................................................15
Captulo 2. Dados entradas no sistema de CRM ........................................ ...................................... 17
1 Informaes cliente..............................................................................................................17
1.1 Nova Pre-Contactos.........................................................................................................18
1.2 Nova Cuentas...................................................................................................................19
Hierarquia Cuentas.............................................................................................................21
1.3 Nova Contactos...............................................................................................................21
1.4 Exportao e importao de dados de CRM ........................................... ........................................ 24
1.5 formato de dados para importao ............................................ ..................................... 30
1.6 Dicas para CSV e Excel formatos ........................................... .......................................... 31
2 Calendrio e Actividades...........................................................................................................32
2.1 Calendario..........................................................................................................................32
2.2 Todos os eventos e To-Dos...............................................................................................39
2.3 Importao e Exportao Atividades ............................................ ............................ 39
Processo 3 Ventas..................................................................................................................39
3.1 Pre-Contactos.....................................................................................................................40
3.2 Potencial Ventas.........................................................................................................43
3.3 Presupuestos.......................................................................................................................47
3.4 Orders Venta...............................................................................................................50
3,5 Orders Compra............................................................................................................52
3.6 Facturas..............................................................................................................................53
4 Marketing...................................................................................................................................54
5 entradas relativas aos Producto....................................................................................................56
5.1 Productos............................................................................................................................56
5.2 Produtos Compuestos.......................................................................................................60
5.3 Lists Precios/Tarifas.....................................................................................................61
5.4 Proveedores........................................................................................................................62
5.5 Importao e Exportao Productos...........................................................................................63
6 bilhetes relativos Servicios...................................................................................................64

6.1 Servicios.............................................................................................................................64
6.2 Contratos Servicio.........................................................................................................65
Captulo 3. Trabalhando com o sistema de CRM .......................................... ........................................... 67
1 Comentrio Generales...........................................................................................................67
Trabalhando com 1.1 Listas.........................................................................................................67
2 Trabalhando com o processo de vendas ........................................... .............................................. 84
Trabalhando com 2.1 Pre-Contactos............................................................................................84
Trabalhando com 2.2 Potenciales................................................................................................86
Trabalhando com 2.3 Soporte.....................................................................................................90
2.4 Relatrios e Anlisis............................................................................................................94
2.5 Sincronizao de CRM com o Office Environment ......................................... ................... 98
2.6 Perguntas freqentes sobre o uso de vtiger CRM ......................................... ................... 99
Captulo 4. Tarefas Administrativas...................................................................................................103
......................................... 1 Noes bsicas de funes de segurana Com base ...................... 103
1.1 Introduo ao Baseado em Funo de Segurana .......................................... ......................... 103
1.2 Definio de trminos.....................................................................................................104
2 Administrao de CRM.........................................................................................................110
2.1 Gesto Usuarios..............................................................................................110
2.2 Estudio..............................................................................................................................127
2.3 Templates Comunicacin..............................................................................................137
2.4 Outros Ajustes....................................................................................................................141
3 Portal Cliente......................................................................................................................152
Exemplos de apndice A. Administracin........................................................................................154
1 Exemplo I: Organizar uma empresa muito pequena ......................................... ....................... 154
1.1 Exemplo I: Instalao simples ............................................ ......................................... 154
1.2 Exemplo I: Configurao com Grupos ........................................... .................................. 155
1.3 Exemplo I: Configurando com acesso compartilhado .......................................... ............... 157
Exemplo 2 II................................................................................................................................158
Configurao Grupos .......................................... base: 2.1 Exemplo II ........................ 158
2.2 Exemplo II: Roles configurao baseada .......................................... ........................... 160
3 Supernatural Administracin.................................................................................................................161
Apndice B. Recursos.......................................................................................................................163

Trs

Prefcio
O manual vtiger CRM um passo completo guia passo para usar este poderoso sistema de CRM,
Relaes um projecto de Gesto de Clientes (Customer Relationship Management)
Open Source. Vtiger CRM um dos produtos mais emocionante Open Source e
maiores empresas quality'll ajuda profissional gerir o seu ciclo de vendas.
vtiger d ao seu negcio uma soluo poderosa, global e integrada para gerenciar
relacionamento com os clientes. Devido a ser Open Source, pois fornece recursos
profissionais, vtiger CRM tem sido adotado por uma comunidade de usurios grande e crescente.
vtiger CRM de fcil compreenso e amplamente utilizado.
Este manual baseado no lanamento oficial do v5.1.0 de cdigo aberto e no destaca as alteraes
desde a verso anterior 5.0.4. O manual inclui mdulos opcionais para esta verso.

1 Por que ler este manual

Este manual foi escrito para ser um guia em uma referncia clara e til sistema vtiger CRM
usurios e administradores. No entanto, este manual nenhuma documentao oficial e no incluiu
orientada para o desenvolvimento de documentao.
Esperamos responder a maioria das perguntas que podem surgir sobre as caractersticas e
mdulos vtiger CRM. Em especial, os seguintes pontos so abordados:

Viso geral do vtiger CRM. Com todos os seus mdulos e as relaes entre eles, vtiger CRM
pode ser inicialmente um pouco esmagadora. Ver rapidamente como as peas se encaixam
em conjunto.
medida que voc comear a usar o CRM. O que devo fazer primeiro?
Automatizar a fora de vendas. Como o sistema de ajuda voc automaticamente aps
inserir dados.
Gerenciamento de Conta. Como trabalhar com contas e contatos. O que posso fazer com eles?
Compreender todos os relacionamentos. A maioria dos dados inseridos no CRM so de
de alguma forma relacionados entre si. Essas relaes so documentados extensivamente,
incluindo a finalidade para a qual foram destinados. Quando apropriado, esto ligados
Exemplos de uso adequado.
Personalizando o sistema de CRM. Cada empresa diferente. Ns explicamos como adaptar o CRM
vtiger para atender s necessidades de sua empresa.
Medidas de segurana. O sistema de CRM vem com um conjunto de ferramentas que reforam a
organizao de equipes de vendas, bem como os relatrios de gesto. Explique como
Essas ferramentas podem ser utilizadas.
Recursos adicionais. Por fim, apresentamos outros lugares para obter a ltima
informaes, e oferecem um conjunto completo de referncias on-line.

2 A quem se destina este manual

Este livro para usurios e administradores de vtiger CRM. Assume-se que muitos dos
leitores estaro familiarizados com sistemas de CRM. Embora ns daremos uma descrio de todos
caractersticas como tm sido implementadas no lanamento, este livro no pode ser
nica referncia suficiente para vtiger CRM. Isso vai depender de suas necessidades e
experincia e os progressos realizados vtiger CRM. Para obter uma lista de outros recursos,
consulte o Apndice: Recursos.

3 Organizao do Manual
Este manual est dividido em quatro partes e apndices:
CAPTULO 1: INTRODUO
Descreve como usar este manual e d-nos uma primeira abordagem para a aplicao.
CAPTULO 2: ENTRADA DE DADOS
Explica como contatos de clientes so definidos e como usar o sistema de CRM
coletar informaes sobre clientes. Mostra Que tipos de apoio as atividades de vendas
Sistema de CRM e como essas atividades esto sendo apresentadas. Fornece toda a informao
necessria para compreender o processo de vendas suportado pelo sistema de CRM. Lista de todos
possibilidades de introduo de produtos e tarifas no sistema.

CAPTULO 3: Trabalhando com sistema de CRM

Descreva como tudo se encaixa e como o sistema CRM pode ser usado para coordenar a
trabalho de vendas, marketing e servios de pessoal para aumentar a produtividade de cada
usurio individual. Explica os recursos automatizados disponveis, tais processos
pode ser definida de vendas e servios ps-venda so oferecidos.

CAPTULO 4: TAREFAS ADMINISTRATIVAS

Descreva em detalhes como gerenciar usurios e privilgios como a personalizao
modelos e configurao do sistema de CRM.
Apndice: exemplos de Administrao e FAQs
Ele contm vrios exemplos de configuraes e respostas a perguntas comuns sobre o
configuraes de segurana. Explique em detalhes como atribuir privilgios de acesso com base em
organizao hierrquica.

4 Obtendo este manual

5 Request for Comments

Por favor, ajude-nos a melhorar futuras edies deste livro, e para corrigir erros,
imprecises, erros, equvocos ou frases confusas e erros tipogrficos. Envie seus comentrios
a traduo equipe do manual vtiger em info@vtigerspain.com ou autor
Manual original no vtigermanual@crmnow.de.

6 Graas
Este manual est ativo desde a verso 4.0.0. A escrita deste livro no teria sido
possvel sem a ajuda e apoio de muitas pessoas. Equipe Vtiger, sua comunidade de usurios e
muitas pessoas tm contribudo com seus comentrios tcnicos durante a escrita deste
livro. Queremos tambm agradecer as pessoas que contriburam para este livro com os seus pontos
audio informal, sugestes e correes durante o processo de escrita.
Apesar de no ser uma lista completa, este livro no poderia ter sido concludo sem a ajuda de
Emilio Paolini, Walter Schnenbrcher, e Dirk Gorny.

A equipe JPL TSolucio, SL, responsvel pela traduo para o espanhol, queremos reconhecer e
Reconhecer o esforo realizado por Frank Piepiorra de CRMNOW, sem a qual no poderamos desfrutar
deste manual. A corporao quer agradecer a dedicao e esforo
por funcionrios envolvidos na traduo.

Captulo 1. Introduo.
Este captulo explica como usar este manual e fornece uma viso geral de todos os pontos
um usurio deve considerar antes de comear a trabalhar com o sistema de CRM.

1 Sobre este manual

Com a ajuda deste manual, em breve voc vai se familiarizar com o sistema de CRM. O objectivo do presente
Manual trabalhar as funes e caractersticas de CRM em conjunto com processos
vendas como eles so definidos pelas empresas que utilizam CRM. Explicar como configurar
o sistema para atender s suas necessidades e como us-lo de forma eficaz.
Tenha em mente que este sistema de CRM uma ferramenta para organizar as suas vendas,
comercializao e / ou servios. Ele especialmente preparado para o negcio:

Realizao commerce B2B (business to bussines) ou B2C (business to consumer).

Ciclos com vendas de comprimento.
Quem no mudam frequentemente de suas ofertas de produtos ou servios.
Trabalhando com as equipes de vendas, servios de marketing e vrios locais.

Achamos que a maioria dos usurios e administradores de vtiger CRM se beneficiariam de leitura
este manual detalhado. Se, no entanto, entender que, se voc j est envolvido em um CRM, seu
agenda lotada pode for-lo a ler este manual procurando os destaques,
at encontrar um momento para l-lo completamente. Por isso, tentmos
Use-o mais fcil. Este documento est estruturado de forma clara, a comear com o bsico e entrar
mais detalhes medida que avana na leitura. Alm disso, outra referncia citada.

Os nomes das organizaes e contatos usados nos exemplos so fictcios. Qualquer

semelhana com pessoas reais ou organizaes mera coincidncia.
Uso de software e documentao vtiger CRM est sujeito aos termos e condies
licenas.

2 Introduo
2.1 Registre-se como um usurio
Antes de comear a trabalhar com o sistema de CRM, necessrio fazer login como um usurio CRM
autorizado. Isso feito atravs de um procedimento de acesso que exige um nome de usurio
e senha. Ambos so facilitados pelo administrador do sistema.

2.2 Configurando o PC e outros requisitos

Para o sistema normal de utilizao, CRM, sem necessidade de instalar qualquer software no sistema. So
Voc pode operar o CRM simplesmente atravs de um browser.
NOTA
Se voc deseja vincular seu ambiente de escritrio para o seu sistema de CRM, voc pode instalar
algum
extenses para o seu computador para isso. Para este efeito, consulte os manuais apropriados
enumeradas no Apndice: Recursos

Por favor, verifique os requisitos mnimos e siga as instrues para configurar o seu navegador.
Requisitos de hardware:
PC ou terminal com um navegador e uma resoluo de 1024x768 pixels.
Browser:
Firefox 1.5 ou superior (recomendado), MS IE 6.0 ou superior, no foram certificados outro
navegadores, mas pode funcionar corretamente.

TRICK
Aviso para os utilizadores Inernet Explorador: Dependendo da sua verso do Internet Explorer,
parece que h um pequeno erro com o cache de pgina, o que pode afetar o
O desempenho do cliente AJAX em alguns casos. Se o seu sistema de CRM desacelera,
recomendado para limpar o cache do navegador.

As configuraes do seu navegador deve atender aos seguintes requisitos:

Biscoito
Ative os cookies.
Java
JavaScrips deve ser ativado nas configuraes de segurana do navegador.

2.3 Sistema de Acesso

O administrador do seu sistema de CRM, voc fornecer uma URL para acessar o CRM atravs de seu
navegador. Voc tambm vai precisar do nome da sua conta de usurio e senha.
Depois de iniciar o software CRM, aparece a tela de login. O usurio tem que entrar no seu
nome de usurio e senha nos campos para acessar o programa. O
Os usurios tambm podem selecionar o tema e linguagem. O nome de usurio, senha, o
Temas e idiomas so fornecidos pelo administrador do sistema. Aps digitar o nome de
nome de usurio e senha, pressione <Enter>, ou no boto Iniciar sesso.

CUIDADO
A maioria dos navegadores so capazes de lembrar seu nome de usurio e senha para
simplificar a sua utilizao. No entanto, esta pode ser uma falha de segurana, se voc no tem certeza
ningum mais tem acesso ao seu computador. As pessoas no autorizadas possam ter acesso a
dados confidenciais. Isto especialmente relevante se voc usar um laptop que puder
perder.

2.4 CRM Homepage

Depois de iniciar a sesso, a pgina inicial exibida. Note-se que cada usurio de CRM vai
uma pgina inicial personalizada com as suas preferncias e informaes.

Dependendo da mensagem que voc tenha selecionado, as configuraes feitas pelo administrador do
sistema,
e os dados armazenados no sistema de CRM, sua tela pode ser diferente do que mostrado. A seguir
captulos explicam como voc pode personalizar sua pgina inicial, e como utilizar as funes
CRM.
Contedo Incio
A rea principal da Casa, como mostra a ilustrao mostra uma srie de
blocos que resumem as informaes CRM mais relevantes. Voc pode alterar a ordem destes
arrastar e soltar blocos. Voc tambm pode alterar o contedo de sua pgina inicial
usando a funo de edio da pgina inicial ou selecionando os componentes visveis, tais
conforme explicado na seco: Minhas preferncias

IMPORTANTE
Note-se que todos os dados arquivados no sistema de CRM tem um dono. O proprietrio
atribudo por uma entrada "[atribudo a:]". Se voc fizer uma nova entrada, os dados sero
atribudo automaticamente ao seu usurio, a menos que voc alter-lo intencionalmente. Em
Pgina inicial apenas dados atribudos a voc exibida.

Navegao
O design inteligente do sistema de CRM permite que voc obtenha a maioria das informaes
rapidamente. Voc pode navegar no CRM como se estivesse visitando um site.
CUIDADO
No recomendado usar os botes voltar e frente do browser. Estes botes podem causar
problemas quando voc visualizar pginas com contedo gerado dinamicamente.

Recomendamos usar os cones e links fornecidos pelo sistema de CRM. Usurios

avanado pode mudar para a navegao por abas (fornecida por exemplo, Firefox ou IE7)
para acelerar o processo de gesto. Voc pode chegar a qualquer pgina de CRM com apenas alguns cliques.
Todas as pginas do CRM manter uma ordem hierrquica. Voc pode alternar entre as pginas de um mesmo
nvel hierrquico ou acessar a pgina diretamente.

10

Na parte superior do sistema de CRM, tal como mostrado na figura, tem acesso a diferentes
reas e funes para navegar e trabalhar com o CRM.

rea de Login:
Nesta rea, voc pode acessar as suas preferncias, obter ajuda ou informaes
distribuio, ou deixar o sistema CRM.
rea de navegao:
Voc pode alternar entre as funes e listas de dados oferecidos pelo sistema de CRM.
I menrpido:
Aqui voc pode navegar atravs das pginas de entrada de dados, criando rapidamente as entidades,
embora com funcionalidade limitada. Isto muito til se voc precisa criar uma entrada no
sistema sem perder o local atual.

Pesquisa:
Voc pode pesquisar todo o banco de dados. Voc pode restringir a sua pesquisa a certos
mdulos clicando no cone da ferramenta e selecionar os mdulos que voc deseja
procurar.

Ferramentas:
Clicando sobre esses cones, voc pode acessar rapidamente o calendrio, relgio, calculadora
e outras funes. Alm disso, voc pode usar a seleo de menu Abrir cone para um
acesso rpido a todos os mdulos de CRM. Estes cones esto disponveis em todos os
Menus de CRM que so apropriadas.

Menus Notcias e Diga s esto disponveis para os usurios administradores.

11

Import Gmail:
Para usar esta opo, voc deve ter um Google TM. Esta opo permiteMailTM integrao bsica com o Google (Gmail), pelo que a entrada em seus e-mails
Conta Gmail pode ser anexado a contas, contatos, fornecedores, clientes ou precontactos
em CRM. Esta conta est ligada ao fornecedor do sistema CRM.

Minhas preferncias:
Quando voc clique em Minhas preferncias ir abrir uma nova janela para visualizao e
informao e usurio editar definir suas prprias preferncias. A maioria destes
campos so muito claras. Campos em destaque na figura a seguir so para fins de
Especial e ser descrito abaixo.

O boto Exibir usurios de auditoria apenas funcional, se o administrador do sistema CRM

ativar esta funo. Por favor, verifique esta seo: Registro de auditoria para obter mais informaes.
Login do usurio e Papel

O campo de marcao, Rol, mostra o papel atribudo ao usurio. O papel fornece privilgios
utilizador. Este campo no pode ser editado por um usurio; s pode ser alterado por
administrador.
Cada usurio pode definir e alterar sua prpria senha. Alm disso, aconselhvel alterar
com freqncia.
IMPORTANTE
O nome de usurio e senha devem ser uma combinao de letras minsculas ou
letras maisculas e nmeros. Recomenda-se que, pelo menos, oito dgitos utilizados. Os mais dgitos
tm
maior segurana de acesso ao CRM. O uso de caracteres especiais, como%, /, a, o, ..,
que so utilizados em outras lnguas, no permitido. Uma boa senha seria algo como isso,
Dhe4K39b. O nome de utilizador, uma vez criado no pode ser alterado. No entanto,
Voc pode criar um novo usurio e transferir todos os dados de um usurio para isso.

Clique no boto Editar para fazer alteraes. Alternativamente, voc pode mover o ponteiro do mouse
acima de uma entrada e assim vai oferecer a funo de edio, que voc pode usar para mudar
uma entrada particular.

12

Mais informaes:

O campo Assinatura define a assinatura adicionado automaticamente aos e-mails enviados. Pode ser usado
Tags HTML para formatar a nossa empresa. Note-se que o espao limitado. Se
prestador CRM necessrio pode aumentar o espao. Apndice: Administrao e
FAQ encontrar mais informaes sobre como voc pode formatar a assinatura e dar uma aparncia
Especial.

Campo Interno Email Cliente define se o CRM gerente de e-mail interno usado para fazer
clique em um e-mail no aplicativo. Se desativado o programa de e-mail instalado ser utilizado
no computador.
Opes de usurio avanado e Configurando Asterisk

Campos em opes de usurio avanadas so usadas para definir os parmetros

comunicao entre o navegador eo servidor da aplicao CRM. Com o campo Intervalo
Lembrete frequncia definida com que o navegador ir consultar o pedido de busca
eventos pendentes. Voc vai ver um pop-up com o evento aparecer no navegador quando
tempo. O campo de chave de acesso exibe o nmero ID para usar com extenses
CRM e no pode ser modificada.

Configurao de Campos Asterisco configuraes so sua interface com

Asterisk. Asterisk um software que implementa uma central telefnica (PBX) e usado para
fazer chamadas, clicando em um nmero de telefone ou para exibir informaes
Recebendo chamada de servidor Asterisk. Para utilizar este servio necessrio ter instalado
corretamente configurado servidor Asterisk em sua empresa.

13

Componentes de casa:
Isso define o que ns queremos informaes CRM exibido na pgina inicial. O
Itens verificados aparecer na capa desde que tenham os mesmos dados.
Meus grupos:
Os usurios podem ser membros de um ou mais grupos. Esta relao mostrada aqui. Apenas
Usurios de administrador pode alterar a associao de grupo.
Histrico de acesso:
Aqui voc pode ver o histrico de acessos ao sistema. Por razes de segurana, recomendvel
logout quando terminar de usar.
Global Search Function
A home page fornece um poderoso motor de busca que permite pesquisar banco de dados entradas.
Voc pode procurar qualquer prazo. Preencha o campo de pesquisa e clique no boto Busc. Voc pode
restringir a pesquisa a determinados mdulos clicando no cone da ferramenta e selecionando
mdulos que querem olhar como visto na imagem abaixo.

14

Criao Rpida
A rpida queda na criao da home page voc pode saltar rapidamente para uma pgina
Convidados entidades criao. A idia introduzir nas entidades do sistema com
Informao bsica imediatamente. No menu dropdown voc selecionar a nova entidade
deseja criar.

Nota
Criao rpida tem algumas reas. Para ver todos os campos
eventual necessidade de acessar a tela de entrada de dados.

2.5 Privilgios de Acesso

Os seus privilgios de acesso ao sistema de CRM so introduzidas pelo administrador quando este
configurao do sistema de CRM. Os privilgios a seguir esto disponveis.
A permisso para usar determinados mdulos de CRM.
A permisso para ver os dados em determinados mdulos de CRM.

A permisso para editar ou alterar dados em determinados mdulos de

CRM.

A permisso para apagar os dados em determinados mdulos de CRM.

A permisso para dados de exportao e importao de determinados

mdulos de CRM.
O sistema de CRM garante que voc pode executar determinadas operaes somente se voc tiver o
privilgios apropriados. Voc pode encontrar mais informaes no captulo 4: tarefas administrativas.
Entre em contato com o administrador se voc quiser saber mais sobre as opes de privilgios
sistema ou se voc quiser alguma mudana.

2.6 Como comear?

Para melhor utilizao, o sistema CRM precisa ser configurado com base nas necessidades da sua
companhia. Todos os usurios com privilgios administrativos esto autorizados a modificar o
configuraes bsicas. Todas essas possibilidades so descritos neste captulo Gerenciador
manual. De fato, h muitos recursos disponveis, o que permite aos usurios configurar
apresentao de dados sem alterar as configuraes bsicas, sem privilgios de administrador.
Todas as opes sero explicadas nas sees a seguir.

15

Mesmo sem muita configurao que voc pode rapidamente comear a usar o sistema de CRM. Dados
clientes so o ncleo de cada sistema de CRM para que voc deve comear por inserir essas informaes.
Uma vez que o sistema de CRM muito mais do que apenas um sistema de armazenamento, eu recomendo
que voc se familiarizar com o processo de venda descritas no ponto: o processo de vendas. Comea
pela entrada de seus clientes como Precontactos. Em seguida, converte no pr-contacto
um potencial ou Opportunity. Veja como contatos, contas e potenciais so gerados
automaticamente. Voc pode tambm importar dados precontactos seu ambiente de escritrio
Existente para agilizar o processo.

Como primeiro passo, recomenda-se iniciar com a introduo de informaes de contato

importante para seus clientes. Voc pode adicionar mais informaes posteriormente. Voc tambm vai
precisar de introduzir
seu prprio negcio como uma conta e dados relativos aos trabalhadores como contatos. Voc precisa desses
dados de comunicar eficazmente com os outros. Para obter mais informaes, visite
Contatos com os clientes: Seo. Depois de introduzir os seus contatos, voc tem uma grande variedade
funes automticas disponveis em CRM.
Como segundo passo, recomenda-se iniciar com a introduo de seus produtos e / ou servios
oferecido. Seo: Produtos de entrada que voc pode encontrar instrues detalhadas
introduo de produtos e servios de informao, bem como uma lista de preos. Mais uma vez,
comea com a introduo de informaes importantes. Voc pode adicionar mais dados mais tarde.

Se vrios usurios comear a usar o CRM, ao mesmo tempo, por favor, tenha em mente que voc tem
para entrar em qualquer informao apenas uma vez. Certifique-se de conversar com outras pessoas
evitar a duplicao.
Utilize seus dados de CRM imediatamente quando programes contato prximo com o cliente.
Familiarize-se com as funes de atividades que esto descritas no Calendrio e Atividades e
definir o seu processo de vendas com base em diferentes fases de vendas.
Com o tempo voc vai melhorar a sua capacidade de usar o sistema de passo. Em pouco tempo voc vai
experimentar alto uso do sistema.

16

Captulo 2. Dados entradas no sistema de CRM.

O sistema CRM oferece possibilidades quase ilimitadas de entrada, processamento e exibio
Os dados do seu negcio.
Isto inclui:

controle completo de seu processo de vendas, comeando com o primeiro contato com um
potencial cliente at depois vender e apoio
contato de administrao para os seus clientes e fornecedores ou outros relacionados
com indivduos especficos, empresas ou grupos,
um gestor de atividades com base no tempo e prioridade
um catlogo de produtos e servios.

Voc deve decidir quais caractersticas so importantes para voc e sua empresa eo que voc deseja usar. O
seguintes sees descrevem em detalhes como a insero de dados no sistema e como CRM
Os dados sero apresentados e administrados.

1 Informaes sobre o cliente

A gesto eficaz e uso de informaes de seus clientes o elemento
importante de um relacionamento com o cliente do sistema de gesto. No final, toda atividade empresarial
atribudo ao cliente. O sistema de CRM distingue trs tipos de contatos:

I precontacting
Entre em contato com uma pessoa
Contacte uma organizao, tais como entidades jurdicas, grupos, agncias, etc.

O CRM oferece a introduo de qualquer tipo de informao para cada um destes tipos de
Contatos e ligao a outras organizaes ou indivduos cadastros CRM caso existam.
Enquanto trabalha com o sistema de CRM, os contatos podem ser ligados a diferentes
cenrios do processo de vendas como precontactos potencial ou apoio. Referenciando
por fases de vendas que voc ser capaz de gerenciar com eficincia os seus contatos.
O exemplo seguinte descreve um processo tpico de vendas:

Baseado em um contato inicial com um cliente em potencial a pr-contacto criado. Neste

momento da venda no est claro se haver uma oportunidade de negcio. Este precontacting
conter todas as informaes de contato e recursos disponveis nesta fase de venda.
O Estado vai continuar at precontacting ser claro se haver uma oportunidade para
negcio. Todas as atividades relacionadas a esta pr-contacto ser gravado no
CRM.

17

Se uma oportunidade de negcio surge, o pr-contacto ser convertido para um potencial ou Opportunity
Negcios. Ao mesmo tempo, um contato e uma conta ser criada automaticamente eo Pre
contato ser excludo. Todas as informaes coletadas no pr-contacto ainda est disponvel, mas
Agora sua apresentao sero distribudos em contatos, contas e / ou potenciais parceiros.
Usando este mtodo, apenas os contactos e as contas so criadas com uma oportunidade de alcanar
ser um negcio. O sistema de CRM no ser sobrecarregado com dados desnecessrios.
Alm disso, voc pode criar novas contas e / ou contatos diretamente, se eles no se encaixam no processo
descrito. Isso pode ser verdade para seus prprios funcionrios, parceiros ou empresas associadas sua
negcios, contatos pessoais etc.

1.1 Novas PreContactos

O processo de vendas suportado pelo CRM foi dividida nas seguintes etapas:

I precontacting
Potencial
Oramento
Venda e Ordem de Compra
Faturas
Servios

Voc pode encontrar uma descrio mais detalhada na seo: Processo de Vendas.
Os Precontactos so o seu primeiro contato com um cliente em potencial. Voc pode obter pre
entre em contato com suas atividades de marketing, tais como feiras, publicidade,
apresentaes, etc. Provavelmente a maioria de seus precontactos no se tornar um
negcio.

TRICK

Se voc clicar em [New precontacting] a partir da criao de menus de atalho, voc vai
criar um precontacting dados com nome, empresa, telefone e e-mail.

Se voc deseja coletar informaes mais detalhadas precontacting, voc pode abrir o
Menu [comercial] na rea de navegao mostra a Figura: Top. Use a
boto mais "+" para abrir o modo de edio de um novo precontacting como mostrado na Figura New
I precontacting. Agora voc pode obter todas as informaes que voc precontacting.

18

IMPORTANTE

Os campos marcados com "*" so obrigatrios.

TRICK

Se voc criar uma pr-contacto, ser atribudo automaticamente para voc. Voc pode atribuir a
precontacting CRM para diferentes usurios ou grupos de usurios alterando o
contedo do campo "atribudo a" uma pessoa ou um computador diferente.

1.2 As novas contas

A maneira mais eficiente para criar uma nova conta a partir de um pr-contacto, tal como descrito em
Criando seo leva de precontactos. No entanto, por vezes, ser
necessrio introduzir novas contas diretamente. Isso til se voc quiser ter empresas
competindo, contatos particulares ou especiais armazenados em seu CRM. Como contas podem
ter referncias para contatos, sempre aconselhvel para inserir informaes de conta antes
inserir informaes de contato. Ao adicionar um contato para CRM depois,
informaes sobre a conta estar disponvel.

Para criar uma nova conta, clique em [Nova Conta] na entrada do menu de CreacinRpida
mostrado na figura: Upper ou ver um [comercial] [Contas] e clique no cone +.
Uma nova janela se abrir conforme mostrado na Figura: New CuentaInformacin Basic.

19

Agora voc pode inserir informaes bsicas sobre a conta. Voc s deve entrar no
informao que relevante para voc ou sua empresa. A ilustrao mostra um input
exemplo. Os campos de entrada irrelevante pode ainda lacunas ou pode ser suprimido pela
Administrador do sistema CRM. Voc tambm pode considerar o uso de campos personalizados. Sim
vrios usurios tm acesso de gravao para os mesmos campos de entrada, certifique-se de que todos
e lembre-se de uma norma comum para a entrada.

Se voc quiser usar o sistema de mapas CRM status da funo em um pas diferente
EUA, voc deve incluir a informao no pas.
Voc pode adicionar informaes adicionais conta clicando na guia Mais informaes como
mostrado na figura a seguir:

20

Importante
Alguns campos referem-se a informaes j armazenadas no sistema de CRM.
Voc pode ver isso, por exemplo, para o campo dos membros na figura anterior. Aqui no
Voc pode fazer uma entrada direta. Voc tem que clicar no cone da pasta no final
esta linha. Uma nova janela ser aberta com as informaes armazenadas no
Sistema de CRM. Quando voc faz uma seleo, esta janela ser fechada automaticamente e
o campo ser preenchido automaticamente. Ns chamamos este tipo de campo, golf
capturar.

Hierarquia Contas
Se voc precisa gravar uma estrutura hierrquica em sua conta, voc pode usar o campo Estados
para refletir essas relaes como voc pode ver na figura abaixo.

Clicando sobre a ao Ao Mostrar Hierarquia de Contas ser uma lista semelhante

next:

1.3 Novas Contactos

Se voc deseja inserir informaes para um contato especfico, selecione [Novo contato] em
Menu CreacinRpida ou voc v [comerciais] [Contatos] e clique no boto +. Novo
janela como mostrado na figura: New Contact - Informaes Bsicas ser aberta.

21

O nome deve ser uma nica palavra, se voc quiser sincronizar os dados com o Outlook.
Por exemplo, se o nome for Mc Murphy, criar uma entrada ou usado McMurphy
Murphy nome do meio.

Certifique-se de que todos os usurios de CRM concorda em usar os campos para o mesmo fim. O
Administrador de Aplicativo pode ocultar os campos que no so necessrios em sua empresa, ou
adicionar novos campos, como explicado no captulo: Administrao de Usurios.

22

Voc pode adicionar informaes adicionais de contato, clicando na guia Mais informaes como
mostrado na figura a seguir:

O objetivo da maioria dos campos so auto-explicativo, mas seguintes campos

cumprindo efeitos especiais:
Tabela 2.1. Informaes De Contato
DeseadoLos email No contatos que escolheu esta opo no ir receber mensagens
normalmente enviados pelo sistema de CRM. O aplicativo no envia
mensagens automticas para esses contatos. Isso ajuda voc, por exemplo,
respeitar os desejos de privacidade dos contatos.
Relatrios para:

Aqui voc pode escolher o nome do supervisor do contato.

Nenhuma
chamada:
Referncias:

Marque esta opo para indicar que o contato no quiser receber chamadas

Notificar
proprietrio:

Quando voc marcar esta opo, o proprietrio deste contato sero informados
via e-mail em caso de alteraes de dados.

Imagem de contato:

Se ativado, voc pode enviar a imagem para um CRM contato. Este

imagem deve ser um dos seguintes formatos, * .png, * .jpg ou .gif *.
Se voc adicionar esse campo para a exibio da lista, voc vai ver a imagem
completa para
mova o mouse sobre o campo.

Voc pode usar esta opo para indicar se este contato est disposto a servir
como uma referncia para o seu negcio com outros clientes.

23

Voc pode usar esta pgina de entrada para permitir o contacto acesso Portal do Cliente. O
Portal do Cliente fornece contatos com funes limitadas de acesso apoio CRM. Por
Por favor, consulte a seco: Portal do Cliente neste manual e no Manual Portal do Cliente (veja
Apndice: Recursos para mais informaes).

CUIDADO

Se voc ativar o portal do cliente para um contato, verificando o Portal opo

Usurio, o sistema CRM ir gerar e enviar um email para esse contato automaticamente
uma vez que voc clique no boto [Salvar]. (Voc deve ter configurado o servidor de email
cessante). Este e-mail contm nome de usurio e senha para acessar o portal
cliente. aconselhvel informar seus contatos chegada desta mensagem.

Clique no boto [Salvar] para transferir dados para o boto CRM.

1.4 Exportao e importao de dados de CRM

As funes de exportao e importao vai ajudar na troca de dados entre o seu ambiente
Escritrio e CRM sistema. Dados CRM podem ser utilizados por uma grande variedade de
aplicaes em seu escritrio.

TRICK

Alm de dados Precontactos, contatos, contas e fornecedores, dados

produtos e potenciais podem ser importados e exportados. Alm disso, notas e e-mails
podem ser exportados. Por favor, consulte as sees apropriadas neste manual
para mais informaes.

Para os dados de exportao ou importao, clique no nome de um mdulo com opo

importao / exportao e chegou concluso de List. Na barra de ferramentas, voc pode
encontrar cones de importao e exportao.

IMPORTANTE

Voc s pode usar as ferramentas de importao e exportao, se o administrador

Sistema de CRM permitiu-lhes.

24

NOTA
O sistema de CRM usa UTF8 codificao de caracteres (suporte a Unicode).
Unicode um padro da indstria que permite que os computadores para representar e
manipular texto expresso em qualquer um dos sistemas de escrita do mundo.
Veja o captulo sobre UTF8 Encoding para mais informaes. Voc pode
dados de importao no formato UTF8 ou ISO88591. Se os dados estiverem em formato
ISO 88591, ser convertido para a codificao UTF8 automaticamente.

TRICK
Para importao e exportao de contacto informaes, voc pode considerar o
Ferramenta do Windows para MS Outlook ou Thunderbird para Linux, Mac e Windows.

As sees seguintes descrevem as funes de importao e exportao de contatos. Sim

voc deseja importar ou contas de exportao ou outros mdulos, voc pode usar essa descrio.

Importar Contatos
Clique [Importar contatos] na barra de ferramentas, como mostrado na Figura: Ver
Lista de Contatos. Uma nova janela ser aberta, como mostrado na figura: Importar contatos,
Passo 1. Voc tem que selecionar a fonte dos dados (arquivo CSV) no seu computador ou examinando
rede. Tudo com a inteno de importar dados deve conter os campos obrigatrios marcados com um
[*] No modo de edio de contatos. Voc pode encontrar exemplos de importao de dados para o
Seo: Formato de dados para importao. Esta seo tambm explica os parmetros tm
cabealho, Separador e formato e como voc pode criar sua prpria fonte de dados. Se os seus dados
conter mais informaes do que os campos habilitados no sistema de CRM, voc pode comear a usar
Definido pelo usurio Campos conforme explicado na seco: Campos personalizados.

Se voc criou um arquivo que atenda aos requisitos, voc pode carregar o arquivo no sistema de CRM.
Imprensa
[Next] para continuar.

25

No segundo passo, uma nova janela ser aberta como mostrado na figura a seguir. Neste ponto
deve ligar os seus dados com os campos correspondentes do CRM. Voc vai ver os campos padro
oferece CRM, e campos personalizados, se voc criou anteriormente. No h necessidade de criar
referncias para todos os tipos de dados em seu arquivo, mas voc deve ligar os campos obrigatrios. Em
ilustrao pode ver exemplos de entradas.

IMPORTANTE

A conta de e sobrenome so necessrios para PreContactos. Como exceo, voc pode

no ter essa informao nos dados de importao, mas voc tem que ligar o
campo. Se o campo estiver vazio o sistema CRM vai ser preenchido com "?????".

TRICK

Se voc precisar fazer vrias importaes, o CRM oferece-lhe para armazenar referncias
foi seleccionada para uso futuro. Marcar como caixa de seleo [Save
mapeamento personalizado] e digite um nome para este campo de referncia

entrada. Certifique-se que este nome no tenha sido usado antes. Este mapeamento
Personalizado est disponvel na etapa 2 como usar o mapeamento Salvo quando
ento a prxima importao.

26

Se voc s tem novas informaes para importar e estabeleceu todas as referncias, ignore o terceiro
passo e pressione [Importar agora] para transferir seus dados para o banco de dados. A terceira etapa permite
opo para procurar duplicatas ao importar, como mostrado na figura a seguir. O
As duplicatas so encontradas somente se o contedo dos registros so idnticos. Esta uma limitao
necessrio considerar sempre. Em muitos casos, aconselhvel verificar a
duplicatas com outras ferramentas ou manualmente antes de cada importao.

Manual de Combinao

O controle vai duplicar

aps a importao.
Todas as entradas, que
conter duplicatas
o que quiseram.
Voc pode decidir por cada
dataset
quais as informaes de usar
e combinar os dados existentes
novos dados importados.

O controle manual apropriado se

no espera um grande nmero
Duplicar ou se voc no tem certeza
o que esperar como
resultado da importao.
Desde que voc pode rever o
resultados e undo
importao pode mudar
combinao automtica e redo
importar, se necessrio.

Combinao automtica

O controle vai duplicar combinao automtica

durante a importao de modo particularmente adequado se voc quiser
automaticamente. adicionar novas informaes ao
Voc deve decidir se os dados existentes (funo
sobrescrevendo atualizar registros). Observe
duplicar com o novo que esta funo no para o
ignore as informaes ou atualizar as partes da
conjuntos de dados de dados (por exemplo, adicionar
caso contrrio, os nmeros de telefone de importao
gerar entradas de contatos duplicados).
CRM.

Na ltima etapa de importao do CRM mostra o resultado da operao, como voc pode ver
na Fig. Abaixo, voc ver uma lista de todos os contatos importados.

27

Agora voc pode rever a sua importao, aceit-la ou rejeit-la.

TRICK
Se voc importar contatos com informaes de conta, a importao ir gerar entradas de contato
e se referiu a um outro. Durante a importao do CRM verifica se o nome
contatos conta j existe. Sim que no, vai ligar o contacto importado da conta
Existente automaticamente.

Portanto, sempre melhor para importar a primeira conta.

Data Export
Voc pode selecionar os seguintes critrios para a exportao:

todos os registros deste mdulo

somente os registros que voc marcou na exibio de lista deste mdulo
todos os registros que atendem aos seus critrios de pesquisa na exibio de lista deste mdulo
todos os dados na pgina atual na visualizao da lista deste mdulo sem um critrio de pesquisa
conjunto

IMPORTANTE

Seus dados so exportados no formato UTF8. Para utilizao posterior pode ser
para converter esses dados para a codificao usada em seus caracteres do idioma. Por Favor
consulte Ferramentas captulo UTF8 para mais informaes
UTF 8 e converso de ferramentas.

Por isso deve fazer a sua deciso sobre os dados que voc deseja exportar na exibio de lista antes
clique no cone para exportar. Por exemplo, se voc deseja exportar todos os registros de contatos na
cujo nome comea com B, faa uma busca, como explicado na seo. Lista
Pesquisa com B como critrio de pesquisa. Em seguida, pressione a tecla [cone de exportao] no menu view
lista, se esse recurso est disponvel para voc, e o menu mostrado na figura show:

28

Neste menu, voc pode mudar se voc quiser que os seus critrios de seleco e pressionar o boto [Export
Contatos]. Uma janela ser aberta para transmitir os dados para o computador. A janela de transmisso
voc v depende do seu sistema operacional. Se voc tem um computador com Windows, voc ver uma
janela
como mostrado:

Pressionar [OK], todos os dados sero exportados para o computador. Os dados so fornecidos numa
Arquivo ASCII com valores separados por vrgula, tambm chamado de formato CSV.
IMPORTANTE

Uma vez que o formato dos dados exportados diferente do que o formato de dados
exigido para a importao no pode ser directamente exportados dados para um
Import.

29

1.5 Formato de dados para importao

Antes que voc pode importar dados para formatar esses dados para atender aos requisitos de CRM.
O primeiro requisito que os dados devem ser apresentados em formato ASCII com valores
Valores separados por vrgulas (CSV) e UTF8 ou ISO88591. O formato CSV utilizado para
muitas vezes para trocar dados entre aplicaes diferentes. O arquivo deve ter a extenso csv
minsculas. Uma vez que no existe um padro comum para o formato CSV, os dados devem ser
formatado de acordo com as seguintes regras:

Todos os campos so separados por vrgulas e devem ser citados individualmente com
comilladoble (").
Todos os conjuntos de dados deve incluir os campos obrigatrios (por exemplo, nome e empresa para
oportunidades).
Campos contendo quebras de linha ou espaos no incio ou no final no so permitidos.
Todos os campos devem conter apenas nmeros, sem caracteres ou "". "" (Por exemplo,
3800 utilizar em vez de 3800).
Evite campos que contm aspas duplas. Se voc deve us-los, deve ser
cercadas por comillasdobles, e incorporados comillasdobles deve ser cada
representado por um par de aspas duplas consecutivas.
O primeiro registro no arquivo deve ser um registro de cabealho contendo os nomes dos
colunas (campos). Recomenda-se o uso de cabealhos no arquivo CSV, mas se voc no
tem pode desmarcar a opo na primeira etapa da importao.
As datas devem ser importados no seguinte formato: AnoMsDia hora: minuto: segundo, por
exemplo: "20080107 00:00:00"
Os bilhetes combinados para caixas multiselees devem ser separados por um
corda | ## |, por exemplo: "A Amrica | ## | Europa"
Tabelas de Seleo deve ser importado no seguinte formato: 1 para sim, 0 para nenhuma

Um exemplo de arquivo para importar precontactos mostrados na figura a seguir. Cada

linha representa um conjunto de dados.

IMPORTANTE

Se voc no tem um conjunto de dados completo de oportunidade deve usar um

comillasdobles rodeada pela entrada de vazio como se mostra na figura acima para
nmero de telefone em falta na linha 3. Os registros que no possuem todas
Os campos obrigatrios esto descartados.

30

A segunda exigncia a de incluir campos personalizados para importar se

criado anteriormente nestes domnios. No caso em que h contedo para campos
personalizado deve deixar o campo em branco lista, mas deve importar dados. Se no importa
esses campos, o status desses campos no banco de dados do CRM vai continuar por tempo indeterminado e
sem
Voc pode usar esses campos para filtrar as funes.

1.6 Dicas de Excel e CSV

O formato de arquivo usado no Microsoft Excel tornou-se um padro na pseudo
indstria mesmo plataformas noMicrosoft. Excel um aplicativo que tambm produz e usos
CSV. Infelizmente, de acordo com a sua verso do Excel importao CSV pode
causar certos problemas. Algumas verses do Excel no aceita automaticamente os valores
separados por vrgulas. Se voc notar que depois de exportao de dados do CRM, todos os campos so
listados em um
nica coluna, voc pode seguir estes passos para corrigi-lo:

Quantidade de arquivos CSV, em vez de simplesmente abri-lo. No menu Dados, escolha Import Data
Externo, em seguida, importar os dados. Navegue pela CRM para o arquivo CSV e clique em Abrir.
Isto ir iniciar o Assistente de importao de texto.
Na etapa 1, selecione delimitado.
Na etapa 2, verifique Coma. Voc vai ver uma prvia de como os dados sero separados.
Na etapa 3, voc pode selecionar cada coluna e escolha o formato. Escolha Texto para os dados de CRM
e obter uma folha bem ordenada Excel.

TRICK

Se os seus dados contm novas linhas ou retorno de carro, exclua

antes de importar os dados para o Excel. Esses personagens sero criados pelo sistema CRM
se voc tiver entradas usando vrias linhas. Este pode ser o caso, por exemplo, se separou
o nome da rua e nmero em uma direo com uma linha adicional.

Se voc deseja importar dados de contacto do seu software de desktop, voc deve garantir que eles esto bem
formado. A lista a seguir descreve como voc pode usar dados de contato do MS Outlook:
1. Verifique o formato dos dados:
Infelizmente, em muitos casos, os dados a serem importados deve ser verificado e
modificada manualmente antes de importar. uma tarefa necessria para assegurar que
os dados so bem formatado.
* Exporte seus dados de contatos do Outlook para o formato Excel.
* Run Excel e abrir o seu arquivo de dados.
* Procure caracteres especiais, como vrgula (,) vrgula (;) e aspas (")
e substituir, por exemplo, Com um espao em branco.
* Localize a coluna que contm os campos necessrios. Certifique-se de cada um
dataset indivduo uma entrada obrigatria. No use caracteres especiais.
* Remover todas as colunas que no precisam do sistema de CRM.
* Verifique o contedo para cada entrada individual. Contendo certeza
informao correspondente. Remover entradas incorretas no final do
Sistema de CRM ir causar um monte de trabalho. melhor faz-lo agora.

31

2. Crie um arquivo CSV

Se voc tem certeza que tem dados vlidos e boas, voc precisa criar um arquivo CSV que se encaixa
o sistema de CRM. Existe uma linha de macro Excel disponvel no local da vtiger (ver
http://forge.vtiger.com/projects/excelimptool/) fazendo a exportao para voc e exportaes
devidamente formatado arquivo CSV.

2 Calendrio e Atividades
O sistema de CRM fornece uma semelhante geralmente encontrar em seu calendrio desktop.
Este calendrio distingue entre eventos e tarefas (Todos), todas as atividades consideradas. Eventos
so reunies e chamadas, mas o administrador de CRM pode adicionar novos tipos como
frias, conferncia ou qualquer outra necessidade na sua empresa. A diferena operacional
entre eventos e tarefas sero explicados nas sees a seguir.

IMPORTANTE

Tenha cuidado ao planejar suas atividades. Mesmo se voc acredita que um encontro como
uma tarefa, o sistema de CRM no. Para obter mais informaes sobre a tarefa no
Tarefas e seo Todos.

O sistema CRM oferece diversas possibilidades de entrar ou atividades do cronograma relacionado

calendrio. Voc pode usar o calendrio diretamente, o MenRpido, ou voc pode criar atividades
processo de vendas ou oportunidades potenciais, ou durante os servios no menu Suporte
Apuros. As entradas de calendrio pode e deve ser ligado a outros dados armazenados
no sistema de CRM, como contatos, oportunidades ou contas. No s o sistema de CRM ir
atividades de ajuda de programao, tambm fornece um conjunto de ferramentas para
gerenciar as atividades de sua organizao.

2.1 Calendrio
Para utilizar o calendrio para agendar um evento ou tarefa, prima ou no cone de calendrio
em qualquer tela de lista ou [Calendrio] na rea de navegao. Uma nova janela ser aberta
ele vai mostrar, dependendo da configurao do sistema ou o calendrio ou lista de vista
tempo. View tempo mostrado na figura:

32

Neste ponto de vista todos os eventos programados para um dia em particular. Voc pode alternar para
semanal, mensal ou anual vista clicando no cone correspondente na parte superior do calendrio
diariamente. Voc tambm pode mudar para uma exibio de lista ou calendrio de outro usurio.
Facilmente o melhor modo de exibio padro a viso de semana.

Adicionar um evento ao calendrio

Para entrar em uma reunio, chamada ou qualquer um dos seus eventos personalizados, clique no [boto
Adicionar
Evento] e selecione o tipo de evento. Uma janela ser aberta no calendrio como
mostrado.

33

Voc pode inserir a informao para seu evento.

Viso geral informaes sobre o evento
Tipo de Evento: Select chamada, reunio ou outro tipo personalizado.
Nome do Evento:

Um campo obrigatrio; deve fornecer um nome para o evento.

Descrio:

Voc pode adicionar uma breve descrio do evento.

Pblico:

Voc pode marcar um evento como pblico, para ser compartilhada

com outros usurios. Navegue pela Compartilhar Calendar
obter mais informaes.

Estado:

O padro planejado. Se o status for planejado, voc s pode fazer

entradas so datados no futuro. Se tiver entradas
para o passado, status definido como Mantido ou no mantida.

34

Prioridade:

Voc pode definir uma prioridade.

Atribudo para:

Por padro, o usurio criar o evento o seu dono. Lata

substitua se necessrio.

Notificao de E-mail:

Se voc marcar essa caixa de seleo, um email ser enviado para o

informaes sobre o evento para o seu dono. Voc pode usar esta funo
por exemplo, se o proprietrio do evento muda.

Data / hora inicial e final: Cada evento tem um comeo e um fim. Voc pode selecionar acabamento
dias aps um evento. Este , por exemplo, o caso se voc tem uma viagem
negcios para vrios dias.
Convida:

Voc pode convidar outros usurios a este evento aps a

instrues apresentadas. Note-se que esses usurios recebem uma
E-mail automtico com a informao e contedo do evento.

Voc pode clicar no [Salvar] para programar o envio automtico de e-mail de um

lembrete para ser enviado pelo CRM, como mostrado:

Voc deve digitar o tempo para esta mensagem de lembrete.

Alm disso, o CRM permite agendar eventos que ocorrem regularmente. Clique na guia
[Repetir], para estabelecer a sua configurao. O dilogo mostrado na figura:

Alm disso, voc pode ligar um evento com seus contatos, como mostrado:

35

Por fim, clique em [Save] para transferir o evento programado para CRM. Como resultado, voc vai ver o
evento listado em seu calendrio.
NOTA

Cada usurio individual tem sua prpria programao. No entanto, voc pode convidar outras
pessoas
Usurios de CRM para chamadas ou reunies e / ou compartilhar seu calendrio com os outros
usurios como explicado na Seo Compartilhar Calendar. O calendrio exibido
no idioma definido no navegador. Se voc ver o calendrio na lngua
incorreto, por favor, verifique as configuraes do seu navegador.

Tarefas e Todos
O sistema de CRM ajuda a programar tarefas tambm chamados de Todos. As tarefas so sempre
atribudo a um usurio ou grupo de CRM e no tem data de trmino. Voc no pode convidar outras pessoas
usurios a tarefas ou vincul-los a mais de um contato. No entanto, voc pode transferir tarefas para os outros
mudando o proprietrio.

IMPORTANTE
As tarefas so separados do seu calendrio como Todos. Tambm so mostrados na
Lista de Atividades Prximos e brincos na Homepage de usurios.

H vrios lugares do CRM onde voc pode inserir tarefas. As tarefas podem ser inseridos em qualquer
viso detalhada os passos de sua venda ou timing. Editar janela aberta
ver como mostrado na figura e voc pode digitar as informaes para a sua tarefa. Por favor, anote o
Campos obrigatrios.

36

Quando terminar, clique em [Salvar] para salvar o trabalho em seu sistema de

CRM.
Compartilhar Calendrios
Por padro, o calendrio de cada usurio definido como privado. Isto significa que a outra
Os usurios podem ver as suas atividades programadas, mas no ter acesso a informaes detalhadas.
No entanto, voc pode compartilhar o seu calendrio ou especficas entradas de eventos com outros usurios
Sistema de CRM.

37

1. Compartilhando com qualquer usurio CRM definido pelas configuraes de calendrio:

Selecione [Ver Calendrio] Clique no cone [Calendrio Preferncias] Em
Preferncias do calendrio pop-up, selecione a lista de usurios com quem
quer compartilhar seu calendrio, como mostrado na figura Preferncias do Calendrio.
Todos os itens marcados como pblica, ser visvel para outros usurios
compartilhado. Os outros usurios podem editar esses eventos, mas no ser compartilhado
permisses para elimin-los.

2. Compartilhamento em eventos com Roles hierarquia usurios com base:

Independentemente da configurao de eventos compartilhados em seu calendrio, outra
hierarquia baseada em funes os usurios podem visualizar eventos especficos no calendrio
outros usurios se esses eventos foram publicados. Para converter um determinado evento
em pblico, v ao criar um novo evento a caixa de seleo [Pblico] como
mostrado na Figura Adicionar Evento. Um usurio com uma funo superior na hierarquia, sempre
Voc pode ver a programao de seus subordinados.

Preferncias do Calendrio
Compartilhar seo Calendrios explicado como acessar as preferncias
calendrio para configurar recursos de compartilhamento. Voc tambm pode definir o momento em que
seu calendrio comea e o formato da hora. Para mais informaes consulte a Figura: Preferences
Calendrio.

38

2.2 Todos os Eventos e Todos

Para ver todas as atividades em uma lista que voc pode clicar na guia [Jobs] no menu
Calendrio como mostrado no exemplo:

Voc pode alterar a lista de acordo com seus prprios critrios. Por favor, consulte a seo Trabalhando com
Listagens para obter instrues sobre como modificar a exibio da lista. Voc tambm pode fazer uma
actividade como fechado, pressionando a [X].

2.3 Importao e Exportao Atividades

Para importar ou actividades de exportao ou para a sua sute de escritrio, o CRM contm um conjunto
extenses que voc pode instalar em seu computador. Estes incluem plug-in Outlook
Os computadores com Windows ou extenses e Mozilla Thunderbird para Windows, Mac ou Linux.
Para obter mais informaes sobre essas extenses usar os manuais pertinentes constantes do Apndice
Recursos ou assistir Sincronizando CRM com seo Office Automation Ambiente neste manual.

Processo 3 Vendas
Voc pode usar o sistema de CRM para desempenhar plenamente o seu processo de vendas a partir do
primeiro
entre em contato com um servio de potencial cliente ps-venda. O sistema de CRM considera que
durante este processo, existem diferentes requisitos para os dados necessrios, automao
do processo de vendas, relatrios e outros. O CRM oferece as seguintes fases de
processo de vendas e so explicados nas seguintes sees:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

PreContactos
Potenciais (classificadas em diferentes estados, prioridades e outros critrios)
Oramentos
Vendas e ordens de compra
Faturas
Sistema de apoio com incidentes e FAQ

39

As fases de vendas esto intimamente ligados com o contato e atividade de gesto, o

Catlogo de produtos e servios e relatrios abrangentes.
TRICK

Use a capacidade CRM para gerar automaticamente uma operao subsequente

a partir de uma determinada fase de vendas. Voc pode continuar a usar os dados introduzidos.
Somente se no houver
sem histria prvia, voc pode optar por inserir as informaes a uma fase de vendas
directamente.

3.1 PreContactos
Os precontactos so a primeira etapa em estabelecer um relacionamento com os clientes. Sua empresa pode
precontactos comear a partir de atividades de marketing, tais como feiras,
anncios ou comunicados de imprensa. Nesta fase, no se sabe se esse primeiro contato vai se tornar um
oportunidade de negcio. Normalmente, ou infelizmente, muitos de seus PreContactos no
ir gerar qualquer transao comercial. O sistema CRM considera este por tratamento do Pr
Contatos de forma diferente do que outras informaes de contato armazenadas no CRM. prtico
evitar PreContactos inteis carregar o sistema CRM desnecessariamente. Por esta razo, o
PreContactos no esto ligados a outra conta ou contato.

Se voc criar uma pr-contacto, voc pode capturar as seguintes informaes relacionadas com o
cliente:

Contacte uma pessoa ou organizao

Descrio da oportunidade
A estimativa do valor de uma oportunidade especial para o seu negcio

Estes dados sero armazenados como dados mestre em sua precontacting CRM. O administrador
Voc pode alterar o tipo e quantidade de dados mestre necessrios para o seu negcio. Como explicado
Novas PreContactos na seo de um pr-contacto provavelmente o melhor ponto de partida para
inserir os dados dos clientes em seu sistema de CRM. Por favor, v para esta seo para criar uma
nova precontacting. Use a funo de dobrar como uma ferramenta til se voc precisa criar
mltiplas precontactos que no diferem muito.

Para encontrar um pr-contacto no seu CRM ou adicionar informaes a um precontacting existente,

V para o menu Comerciais> PreContactos na rea de navegao. Liste os seus sero exibidos
precontactos como mostrado na figura:

40

Com o cone da lupa, lista precontactos oferece uma poderosa ferramenta para procurar e
encontrar rapidamente qualquer informao especfica, como explicado na Seo de Pesquisa
Listas. Neste ponto de vista lista voc tambm pode excluir precontactos ou alterar um ou mais registros
precontactos. O contedo desta lista pode ser configurado livremente ao seu
precisa. Alm disso, o CRM pode utilizar esta lista para a anlise automtica. Por favor, veja
Listas personalizadas seo para obter mais informaes.

Ver Detalhes precontacting

Na Figura PreContactos - Ver lista esto includos alguns exemplos de precontactos. Ver
obter mais informaes sobre um clique precontacting especfico sobre o nome ou nome. Abrir
uma nova janela como mostrado na fig. Neste site voc pode ver os dados mestre
I precontacting.

41

Quando voc tiver fornecido as informaes de endereo completo, voc pode usar a funo Localize
Mapear sistema de CRM para ver um mapa da situao. Por favor, note que os padres de pases
EUA. Para usar o sistema para um pas diferente, voc deve fornecer informaes no pas
as informaes de endereo. Pode ser, no entanto, que o seu pas no completamente coberto.
Depois de seleccionar o separador [mais] tm a oportunidade de trabalhar com pr-contacto
como mostrado na figura a seguir. As opes disponveis nesta tela dependem do
Configurao CRM.

42

Importao e Exportao PreContactos

Voc pode importar ou exportar a lista de todos os precontactos. Para usar este recurso voc precisa
para importar ou exportar privilgios definidas pelo administrador. Por favor, consulte
Exportao e importao de dados de CRM mais amplo para obter instrues sobre a importao. Uso
a descrio do processo de importao de contatos de acordo.

3.2 Vendas Potenciais

No processo de vendas, leads de vendas so o sucessor lgico para os precontactos. Portanto
Voc pode criar um potencial de vendas a partir de uma pr-contacto e transferir todas as informaes
disponveis
o pr-contacto uma nova oportunidade de negcio. Alm disso, voc pode criar um potencial de vendas
directamente. As oportunidades de vendas so caracterizados pelo facto de que existe uma bvia
interesse de um cliente potencial em uma de suas ofertas da empresa. O departamento de vendas
esperado no futuro pode fazer uma oferta sobre esta perspectiva.
Entrada direta de Potencial
Se um potencial de vendas surge a partir de um novo cliente recomendado para criar um potencial de um
pr-contacto conforme descrito em Criando Potenciais de PreContactos. Para
oportunidades de negcios que no so baseadas em um potencial pode entrar diretamente a
novo potencial de vendas. Pressione a tecla [cone Cruz] na visualizao da lista de potencial. Abrir
Uma nova janela como mostrado na figura:

43

Agora voc pode inserir seus dados de potencial de vendas. A lista a seguir refere-se ao
mscara de entrada padro, que pode ser alterado pelo administrador de acordo com a
os seus requisitos. Por favor, considere antes.
Lista de entrada de dados mestre padro para potencial
Nome Potencial: Voc deve dar a cada potencial de um nome nico. Para uma melhor visualizao
geralmente recomendado para incluir o nome da conta. Este campo
obrigatrios.
Quantidade:

Relacionado a:

Fase de venda:

Quantidade de negcios de previso. Note-se que este montante ser utilizado

por
CRM para decidir automaticamente se o potencial deve ser listado
Iniciar / My Best Abrir Potencial.
Selecione o nome de uma conta ou contato j armazenado em seu
CRM pressionando o [cone da pasta] no final da linha. Note-se que nenhuma
Voc pode fazer uma entrada direta. Este campo obrigatrio.
Selecione uma fase de vendas. A definio de estados pode ser
livremente configurado pelo administrador do sistema. Toda vez
a fazer progressos na venda, voc deve atualizar este campo.

TRICK

Tenha cuidado na definio dos estgios de vendas para a sua empresa. Se voc definir tambm
estados, nem todos os funcionrios sero capazes ou dispostos a manter uma
banco de dados vlido.

44

Use as amplas possibilidades nesta janela de entrada para armazenar o mximo de informaes
tem o potencial para. Chegar a um compromisso com os seus pares sobre como usar campos
entrada.
Informao adicional potencial
Para atribuir informaes estendidas diretamente a um potencial de vendas, clique no nome
um potencial de visualizao da lista de potencial, como mostrado no menu Comercial>
Oportunidades. Voc vai ver uma viso detalhada dos dados mestre, como mostrado:

Pressionando a guia [Mais Informaes], tem a oportunidade de trabalhar com potencial e adicionar
dados que constam ampliada:

45

Lista de Inscritos para obter informaes em potencial:

Contatos: Aqui voc ver uma lista de contatos relacionados com o seu potencial. Lata
selecionar os contatos adicionais j armazenados no sistema de CRM.
Histria de vendas:

Cada vez que voc muda a fase de vendas, uma nova entrada criada na
esta lista histrica.

Cotaes:

Aqui oramentos potencial relacionados so listados. Se voc criar

um novo oramento aqui, todos os dados necessrios para os professores
o oramento potencial ser transferido automaticamente.

Ordem de vendas:

Aqui todas as ordens de venda relacionados esto listados com este

potencial. Voc deve usar a habilidade de criar ordens de CRM
vendas para manter seu CRM atualizado. Isto especialmente til
se os oramentos e pedidos de venda so diferentes.

Atividades histricas:

Voc ver uma lista de todas as suas atividades passadas se foram

marcado como realizada.

Importao e Exportao Potencial

A lista de potenciais vendas pode ser baixado para o computador. Voc tambm pode importar
Potencial adicional ao sistema de CRM. Verifique com o administrador do sistema tem
permisses para executar essas operaes. Voc pode usar as instrues da Seo
Importao e Exportao PreContactos para importar e potencial de exportao em conformidade.

46

3.3 Oramentos
O sistema de CRM apoia-lo na criao de oramentos para clientes em potencial. Voc pode usar um
nas seguintes maneiras:

Conforme descrito na seo Informaes Adicionais para o potencial, voc pode usar o modo de exibio
Vendas detalhadas potencial para criar um oramento pressionando o boto [Adicionar
Oramento] mostrado na Figura um potencial detalhada - Mais Informaes. Lata
Escolha este modo para a transferncia automtica dos dados mestre do potencial
oramento.

Voc tambm pode criar um oramento diretamente pressionando o cone mais na viso de
Oramentos da Lista ou selecionando [New Quote] no menu CreacinRpida
rea de navegao superior. Isso vai exigir que voc conclua todas as referncias
manualmente.

IMPORTANTE

Um oramento depende do seu produto e / ou servios e

lista de preos correspondente, conforme descrito na seo Artigos Relacionados
com os produtos. Portanto, voc deve ter entrado seus produtos e servios e seu
Os preos no CRM antes de poder criar um oramento.

A figura a seguir mostra informaes sobre o oramento e orientao no modo de edio

para um oramento de entrada.

47

Informaes sobre Oramentos

Lista de dados de entrada predefinidos para os oramentos
Referncia: Voc deve dar um nome para o oramento. conveniente mencionar o
nome de clientes, por exemplo, Exemplo SL - 1 Oramento.
Nmero Oramento:

O nmero oramento gerado automaticamente pelo aplicativo

dependendo de suas configuraes. Consulte a seo
Personalizando nmeros recorde para obter mais informaes.

Vlido at:

Digite a data de validade deste oramento. Este

informao torna-se parte da sada PDF.

Inventory Manager:

Se voc usar o CRM para manter o seu inventrio, voc pode selecionar o
gerente de estoque aqui. Inventory Manager receber
gerados automaticamente e-mail informando CRM
sobre o oramento assim que voc pressionar o boto [Salvar].
O administrador do sistema pode alterar as preferncias como
Notificaes explica Inventory.

Nome Da Conta:

Por favor, consulte o seu oramento para uma conta existente. Voc pode
selecionar
Aqui pressionando o [cone da pasta]. O CRM levar a informao a partir da
Endereo desta conta e preencher automaticamente os campos
entrada nesta pgina correspondente.

Informaes de Endereo
Voc tem os endereos de cobrana e entrega, como parte do seu oramento.
Detalhes do produto
Para oramentos, o sistema de CRM considera todos os tipos de impostos e descontos
que podem ser aplicadas ao fornecimento de produtos ou servios. Isso inclui local, estadual ou
federal, e os impostos especiais. Antes de escolher produtos para o seu oramento, voc deve
decidir que tipo de impostos aplicar a sua oferta. O sistema de CRM suporta os modos de impostos
Individual e em Grupo.

A figura a seguir mostra um exemplo de entrada para os detalhes do produto calculado com a
Impostos de modo nico.

Com este modo possvel definir de imposto diferente imposto por cada produto ou servio
oferta nica.

48

Na figura abaixo, voc pode ver os detalhes do grupo de imposto de entrada do modo. Aqui o
fiscal global calculado depois de ter introduzido todos os produtos ou servios.
Voc pode ento adicionar produtos ou servios com o boto [Adicionar produto] ou [Adicionar
Servio].

Lista de entrada predefinida campos para os oramentos de detalhe do produto

Produto ou Servio: Voc deve ter criado um catlogo de produtos ou servios antes
para criar um oramento. Voc pode usar o [cone] para
selecione um produto ou servio a partir de seu catlogo
produtos. Voc pode inserir um comentrio adicional para cada
nica oferta de produto. O padro carregado
descrio do produto ou servio escolhido.

Qtde em estoque:

Quantidade:

Depois de selecionar um produto que voc vai ver aqui a quantidade em

estoque. Este
no se aplica aos servios. Os nmeros negativos indicam que
ficou sem estoque ou o estoque no foi estabelecida.
Voc pode definir esse valor no modo de edio do produto.
Voc deve selecionar uma quantidade de produtos ou servios para
oferta.

Prerio:

Aqui o preo ao cliente introduzido. Note que voc pode usar o

[cone Book] para selecionar o preo de suas taxas. A saber
especialmente til se voc manter vrias listas de preos
diferentes tipos de clientes.

Desconto:

Voc pode selecionar um desconto para cada produto ou servio

Individual ou um desconto para o set. Este desconto
pode ser um percentual (%) da lista de preos ou pode ter um
valor fixo.

Imposto:

O CRM calcula seus impostos com base nas informaes

tributar seu produto e servios. Lata
modific-los para um oramento sem alterar a entrada
catlogo de produtos, se necessrio. A tributao
na sua empresa so definidos pelo administrador do sistema
CRM.

Gesto e de transporte: voc pode adicionar as despesas de envio adicionais se aplicvel.

Gesto Tributria e
Transporte:

Voc pode adicionar os impostos adicionais de transporte, se for o caso.

Ajuste:

Finalmente, voc pode fazer um ajuste de oramento, adicionando ou

deduo de um montante fixo.

49

Moeda de Produtos / Servios

Todos os clculos de preo so feitos na moeda padro atribudo a um usurio especfico.
Alm disso, consideramos que a moeda atribudo a um determinado produto ou servio. Voc pode
alterar a moeda na lista na parte superior de produtos / servios. Sim
alterar a moeda, os preos dos produtos e / ou servios sero convertidos para a nova moeda
automaticamente. As moedas que esto disponveis e taxas de converso so definidos pela
Gerente de CRM, como explicado na seo: Coins.

Por fim, o sistema de CRM ir adicionar todas as entradas e calcular o subtotal. Voc pode adicionar
impostos ou ajustes. Note-se que os termos e condies podem ser definidas pressionando o guia
[Mais Informaes]. O administrador do seu sistema de CRM pode definir os termos e condies
predefinidos como descrito nos Termos e Condies de inventrio.
Exportar para PDF
Para obter uma sada em formato PDF oramento, definir as informaes para o seu
empresa anteriormente tal como descrito na seco Company. O PDF pode ser criado ou
enviado usando os links de aes na vista do oramento detalhe.

3.4 Pedidos de Vendas

As ordens de vendas so as ordens recebidas de seus clientes. Estas encomendas de bens ou servios
geralmente so apresentados como uma cpia em papel recebida por fax ou correio. sensato
capturar essas ordens tambm no CRM. Uma ordem pode diferir do seu oramento e
esta informao deve estar disponvel no sistema de CRM.
Voc pode criar uma ordem de venda a partir de uma estimativa anterior de abrir a vista de detalhe
oramento correspondente e clicar no [Gerar Ordem] ao. Esta transmisso
informaes oramento automaticamente para a nova ordem de venda. Voc tambm pode criar
uma nova ordem de venda, clicando no cone mais na lista Exibir ordens
vendas. Em ambos os casos, uma nova janela aberta, como mostrado na Fig. Se voc tiver partido
um oramento, voc vai notar que todos os campos de entrada so preenchidos automaticamente.

50

Informaes Pedido de Vendas

Lista de entrada predefinida campos para ordens de venda
Referncia: Voc deve dar a ordem de venda de um nome. Recomendamos a criao de um nome
original e incluir o nome da conta.
Nmero de Ordem nmero de encomenda gerado automaticamente pelo
Venda: aplicao, dependendo de suas configuraes. Verificar
Seo nmeros recordes Personalizando para mais informaes.
Informaes de Endereo
Assim seleccionar um nome de conta, a informao de endereo retirado da conta e
includos automaticamente. Voc pode mud-lo, se necessrio.
Criar faturas recorrentes
Como visto na Figura: Pedido de Vendas Recorrente faturas, voc pode adicionar as configuraes
recorrentes faturamento uma ordem de venda. Isto significa que uma fatura criada
automaticamente sempre que estejam reunidas as condies deste pedido de vendas.

51

Detalhes do produto
Aqui produtos e servios solicitados so listados. Por favor, veja detalhes do produto em
Cotaes para obter mais informaes.
TRICK
Voc pode considerar o uso de uma ordem de venda tambm como um
a confirmao da ordem de compra do cliente, enviando uma cpia
PDF da ordem de vendas. Para obter uma sada em formato PDF,
estabelecer informaes da sua empresa, como descrito anteriormente na seo
Company. O PDF possvel criar ou correio utilizando as ligaes dos
aes na exibio de detalhes.

3,5 ordens de compra

O CRM oferece apoio na aquisio de bens ou servios. Isso pode ser til se voc precisar
aplicar algo para satisfazer o pedido do cliente ou para manter as operaes de negcios.
Antes que voc possa entrar em qualquer ordem de compra, o vendedor deve lista
sellers. Isto explicado na seo Vendedores. Deve ter produtos ou servios a serem
comprado em seu catlogo de produtos e na sua lista de preos.

Para introduzir uma nova ordem de compra, pressione o [plus icon] no inventrio> menu de Encomendas
Compra. Como outra opo, voc pode pressionar o boto [Add New Ordem de Compra] na viso
Fornecedor detalhado no Inventrio> Vendedores menu. Usando esta opo, o CRM ir transferir
Vendedor informaes automaticamente para a nova ordem de compra. Ele vai abrir uma nova
janela, como mostrado:

52

Lista de entrada predefinida campos para ordens de compra

Referncia: Voc deve dar um nome a esta ordem de venda. Recomenda-se que o nome
nica e que inclui o nome da conta.
Fornecedor Nome:

Voc deve selecionar um nome do fornecedor presente em seu sistema de CRM.

Isto ir preencher automaticamente os campos de entrada de informaes
direo.

O nmero Order nmero do pedido gerado automaticamente pelo

Comprar: aplicao, dependendo de suas configuraes. Verificar
Seo nmeros recordes Personalizando para mais informaes.

O significado e funo de outros campos de entrada de ordem de compra so idnticos aos

oramentos campos conforme descritos na seco do oramento.
Exportar para PDF
Para obter uma sada em formato PDF oramento, definir as informaes para o seu
empresa anteriormente tal como descrito na seco Company. O PDF pode ser criado ou
enviado usando os links de aes na exibio de detalhes.

3.6 As faturas
Voc pode usar o sistema de CRM para criar faturas de clientes manualmente a partir dos oramentos e
ordens automaticamente de ordens ou quando o [plus icon] no Commercial> menu de fatura.
Aqui esto alguns a viso de um projeto de lei detalhe mostrado.

53

Lista de entrada predefinida campos de facturas

Referncia: Voc deve dar um nome para o projeto de lei. Recomenda-se a dar um nome nico e
incluir o nome do cliente.
Factura no:

O sistema prope automaticamente um nmero de fatura de cada vez

criar uma nova fatura, adicionando 1 para o ltimo nmero da nota fiscal existente.
Voc pode definir a sua prpria numerao padro de formato para a sua empresa
como explicado na seo Personalizar nmero de registros.

Termos e
Condies

Esta informao obtida a partir da configurao global estabelecida pela

administrador do sistema. Veja o Inventrio - Termos e
Condies para obter mais informaes.

Data da fatura:

Cada factura deve ser datado. Voc pode selecionar aqui.

O significado e funo de outros campos de entrada de ordem de compra so idnticos aos

oramentos campos conforme descritos na seco do oramento.
Voc pode enviar uma cpia em PDF da fatura por e-mail para os clientes diretamente a partir da viso
factura detalhada, como mostrado na FIG. Pressionando Enviar E-mail Com a janela PDF ser aberta
Editar e-mail contendo a fatura como anexo de e permitindo que voc adicione o destinatrio e
texto de e-mail adicional. Se voc quiser uma cpia em PDF do seu pedido, deve ser concludo
previamente as informaes da empresa, como descrito na seo Viso geral da empresa.

TRICK

Voc pode criar recorrentes faturas de vendas de encomendas (encomendas) como explicado
Criar faturas recorrentes na seo no ponto de pedidos de vendas.

O CRM no permite nmeros reutilizao factura. Por isso, no desejvel remover uma factura
uma vez criados. Para fazer isso, voc deve criar uma assinatura ou definir o valor para 0.

4 de Marketing
O CRM apoia seus esforos de marketing com o mdulo de campanha. Pressione o menu [marketing] para
abrir a exibio da lista de suas campanhas de marketing, como mostrado:

54

Voc pode adicionar uma nova campanha, clicando no [plus icon] no topo da lista. O
visualizao de edio mostrado na figura a seguir:

A tabela a seguir d uma explicao de alguns campos especiais.

Lista de campos de entrada padro para dados de campanhas:
Nome da campanha: Voc deve dar um nome de campanha curta e nica.
Nmero da campanha:

O sistema prope automaticamente um nmero de campanha

cada vez que voc criar um novo, adicionando 1 ao ltimo nmero de
campanha existente. Voc pode definir seu prprio formato
numerao padro para a sua empresa, como explicado no
Personalize seo Nmero de Registro.

Pressione [Salvar] para transferir dados para campanha de CRM.

Para trabalhar com a campanha, clique em seu nome na exibio de lista. Os dados que tem
Eles entraram ser exibido imediatamente. Pressione a guia [Mais Informaes] para adicionar
contatos e oportunidades para a sua campanha, como mostrado:

55

Voc pode adicionar contatos, precontactos potencial ou atividades para a sua campanha. Ou, voc pode
entrar
precontactos existente contatos ou selecionando suas listas. Essas listas devem existir como
exibies de lista personalizada de seus contatos ou mdulos precontactos. Por exemplo
Veja o Apndice detalhado FAQ Corpo. Voc pode enviar uma correspondncia em massa para contatos
selecionado pressionando o boto [email enviar].

5 Entradas relativas ao produto

O CRM usa o termo produto como uma definio ampla para todos os tipos de bens e servios
que a sua empresa oferece. Similar a um catlogo assim, o CRM fornece funes para
capturar e classificar seus produtos com vrios preos e fornecedores e manter inventrio. No
No entanto, algumas empresas pode ser necessrio fazer uma distino clara entre produtos e servios.
Para este fim, temos uma extenso para o aplicativo conforme descrito na Seo Entrada
Disputas Servios.

5.1 Produtos
O CRM permite unir informaes sobre o produto com o seu processo de vendas. Para introduzir
um novo produto, clique no cone da cruz no menu Inventrio> Produtos para montagem
cheio de opes. Uma nova janela se abrir conforme mostrado:

56

Informaes sobre o produto

Lista de campos de entrada predefinidos para informaes sobre o produto.
Nome do produto: Voc deve dar a cada produto um nome nico.
Nmero do produto:

O sistema prope automaticamente um nmero de cada produto

Uma vez que voc criar um novo, adicionando 1 ao ltimo nmero existente.
Voc pode definir a sua prpria numerao formato padro para
empresa, conforme explicado na seo nmero Customize
Records.

Cdigo do produto:

Voc deve dar a cada produto um cdigo nico. Pode ser um

combinao de letras e nmeros. Os clientes devem utilizar esta
cdigo em suas ordens.

Activo:

Marcando esta caixa de seleo, o produto marcado como

ativas e disponveis para seleo no oramento, ordens e
contas.

Conta Contador:

Este item se refere Conta Geral Ledger e maio

ser til se importar / exportar itens do seu programa
contabilidade. Cada conta em seu Ledger Geral normalmente
tem um nmero de referncia.

57

Mapeamento de informaes Preos

Lista de campos de entrada predefinidos para informaes sobre preos
Preo unitrio: Voc deve digitar um preo por unidade. Este preo pode ser o preo
voc paga quando voc comprar este produto para um terceiro. Note-se que os preos
As vendas podem ser diferentes como o conjunto a sua lista de preos (ver
Seo Lista de Preos). Todos os preos dos produtos so introduzidos
com a moeda atribudo ao utilizador que introduza preos. Voc tem a
opo para inserir o preo do produto em moeda se o
Administrador do sistema CRM configurou outras moedas, como
descrito na seo: Coins.

Tipo de imposto

Voc pode inserir uma taxa de imposto que se aplica ao seu produto.
Note-se que o administrador do CRM configura a taxa de imposto e
percentagens, como explicado na seo Clculo do Imposto. Apenas
vai mostrar tipos de impostos definidas pelo administrador. Se for
pode alterar a quantidade necessria, mas no o tipo de imposto.

Informaes sobre aes

O CRM ajuda voc a manter o controle de estoque. Voc pode especificar as informaes de estoque e atribuir
algum responsvel pela manuteno do estoque.
Lista de entrada predefinida campos para informaes de estoque do produto
Qtde in Stock: Voc pode inserir a quantidade em estoque. Esta informao utilizada pela
CRM ao fazer cotaes, pedidos ou faturas. Os fluxos pode ser definida
Voc trabalha como descrito na seo de controle de fluxo de trabalho
estoque. Se voc no usar o gerenciamento de recursos de inventrio
sistema, recomendvel que voc definir o estoque a um montante bem
grande para evitar estoque mensagem de ruptura.

Custo:

Voc deve designar uma pessoa responsvel para manter o estoque. Esta pessoa
ser automaticamente alertado pelo CRM, quando os bens so vendidos.

Level time:

Voc pode inserir a quantidade mnima de produtos que quer manter

estoque. Se o sistema de CRM detecta que, durante o processo de vendas
quantidade atual em estoque se aproxima do valor mnimo, a pessoa
encarregado do estoque ser notificado por e-mail.

Quantidade em Order: Voc pode anotar a quantidade de bens que adquirem habitualmente.
Informaes de Imagens de produtos.
Voc pode adicionar at 6 imagens de seus produtos. A imagem deve ser em .jpg, .gif ou .png e
As extenses de arquivo deve usar letras minsculas. Voc deve manter o tamanho da imagem como
menor possvel para evitar demorado para baixar cada vez que voc exibir a pgina da Web
CRM. Se voc adicionar mais de uma imagem, suas imagens so exibidas como um cubo giratrio, como
retratado:

58

Informaes Descrio
Isto proporciona um espao no caso de voc precisar de mais informaes sobre o produto. Estas informaes
pode ser usado em documentos de sada PDF.
Pressione [Enter] para transferir as informaes do produto para o sistema de CRM. Depois de salv-lo,
abrir uma viso detalhada de seu produto. Voc vai ver os dados que voc acabou de inserir. Se voc
selecionar a
Tab [mais] tem a possibilidade de inserir informaes ou conjunto adicional
relaes com os outros mdulos do sistema, como mostrado Edition Ver Mais
Informao.

59

Lista de campos de entrada predefinidos para mais informaes sobre o produto

Subs: Aqui voc vai encontrar tudo relacionado com bilhetes de produtos. Estes bilhetes
Eles podem ser baseados em reclamaes de clientes, erros ou outros incidentes
vendas ao cliente. Voc pode encontrar mais informaes sobre o
incidentes na seo Ingressos problemas.
Produzir
Compostos

Aqui voc pode adicionar produtos ao seu produto e construir um produto

composto comum para seleo em cotaes, pedidos ou faturas,
como explicado na prxima seo. Os produtos podero ser, por
Peas adicionais exemplo vendidos em relao ao seu produto principal.

Paterno Produto:

Aqui, o produto principal em produtos escolhidos como

produtos

5.2 Composite produtos

Voc pode criar pacotes de sua lista de produtos j existentes, mas no de servios. Este
O recurso permite que voc construa uma hierarquia de produtos onde h produtos
produto relacionado paternal. Um produto pode ser um produto de um nmero
Ilimitada produto, mas nunca um produto paterno pode tornar-se um subproduto.
A configurao inicial de um conjunto no diferente do que a criao de um novo produto ou
servio. Clique [Adicionar produto], como mostrado: Detalhes do Produto Veja mais
Informaes viso detalhada de um produto paternal para criar um novo produto
relacionados. Digite as informaes do produto e manter o seu novo produto.
Para acessar seus produtos compostos em cotaes, ordens ou faturas, abra o menu
A escolha do produto, clicando no cone da lupa. A nova janela aberta com uma viso
Lista de seus produtos paternos. Clique [Produtos Sub] para uma lista de
Produtos relacionados como ilustrado na figura: a seleco dos produtos compostos.

60

5.3 Planilha de Preos / Taxas

O CRM permite que voc trabalhe com um nmero ilimitado de diferentes listas de preos. Isto muito
til, por exemplo, se a sua empresa tem diferentes tipos de clientes que exigem preos diferentes.
Voc pode usar tarifas especiais para o varejo, distribuio, clientes finais ou outros.
Criando Listas de Preos
Para criar uma nova lista de preos, pressione o [plus icon] no inventrio> Preos menu. So
vai abrir uma nova lista, como mostrado:

Deve dar essa taxa um nome nico. Voc pode adicionar uma descrio para referncia futura.
Marque a caixa de seleo [Activo] para que esta lista de preos disponvel para
cotaes, pedidos e faturas. Pressione [Enter] para criar a nova lista de preos em seu sistema
CRM. A vista para a nova lista de preos detalhe mostrado na figura a seguir:

61

Edite listas de preos

Para adicionar um produto sua lista de preo, pressione a guia Mais Informaes como mostrado na
Figura Lista de Preos - Detail View. Voc pode adicionar um produto ou servio para sua tabela de preos
pressionando o boto [Select Product].
A nova janela se abrir conforme mostrado na figura Lista de Preos - Lista de Seleo
Produtos, lista todos os produtos armazenados no CRM. Voc pode selecionar produtos
querem acrescentar a esta lista, selecionando-os com a sua caixa de seleo preos correspondente.
Tambm deve definir os preos para o produto. Os preos so vlidos apenas entraram
para esta lista de preos. O preo unitrio estabelecido no catlogo de produtos mostrado
referncia. Clique [Adicionar a Lista de Preos] para salvar suas selees.

IMPORTANTE

Apenas os produtos ativos esto disponveis para seleo. Se no houver nenhum

produto na lista de seleo, voc pode verificar seu status abrindo a vista
Detalhada do produto.

5.4 Fornecedores
O CRM permite que voc insira um nmero ilimitado de fornecedores que fornecem bens ou
servios para sua empresa ou seus clientes. Esses fornecedores so armazenados separadamente e no
esto includos
listas de contas ou contatos. Para introduzir um novo fornecedor de imprensa no cone [sinal
mais] no Inventrio> Vendedores menu. Uma nova janela se abrir conforme mostrado:

62

Lista de entrada predefinida campos para informaes de fornecedores

Nome do fornecedor: Devo usar a razo social do fornecedor para qualquer entrada
nome.
Conta Contador:

Este item se refere a Ledger Conta Geral. Normalmente

em sua Contabilidade Geral cada provedor tem um nmero de referncia.

Depois de pressionar a guia [Mais Informaes], voc pode completar as informaes do fornecedor,
adicionando
seus dados de endereo e descrio. Pressione [Salvar] para transferir as informaes de seu provedor
o CRM. Aps a visualizao de detalhes aparece com todas as informaes inseridas. A partir desta tela
voc pode enviar um e-mail para o fornecedor, ou acessar a guia para gerenciar Mais informaes
Este novo relacionamento com os fornecedores com outras entidades no sistema. Voc pode visualizar,
navegar e pesquisar
em sua lista de fornecedores no Inventrio> Vendedores menu.

5.5 Importao e Exportao de Produtos

Por funes de importao e exportao podem trocar dados entre o software de CRM e
grande nmero de programas. Todos os dados do produto pode ser exportado ou importado.
Para iniciar a importao ou exportao, clique em Inventrio> menu de produtos na parte superior da
rea de navegao de seu sistema de CRM. A vista de lista de seus produtos so exibidos. Use a
Os cones na parte superior da lista para comear a importar ou exportar. S Icons
ser funcional se voc tem permisso para us-los. Esses privilgios so definidas pelo
administrador de seu CRM. Por favor, consulte a seo de Exportao e Importao de Dados CRM
instrues sobre as importaes e exportaes. Utilizar a descrio do procedimento
Importar contatos de acordo. Voc pode encontrar exemplos de importao de dados
no formato de dados para a seo Imports. Usar o formato de dados descrito neste
seo conforme apropriado para seus arquivos do produto.

63

6 Relacionando Check Services

Voc pode usar servios para todas as suas ofertas de empresas que no esto relacionados
com os produtos. Como catlogo de produtos, CRM fornece funes para capturar e
classificar os seus servios com diferentes preos e fornecedores.
No existe um inventrio de estoque para os servios. Os servios podem ser combinados com
Produtos, como descrito na seo anterior.

6.1 Servios
Para adicionar um novo servio, pressione o [plus icon] no> menu Servios de Inventrio. So
vai abrir uma nova janela como na imagem a seguir:

64

Servio de Informao
Lista de campos de entrada predefinidos para informao de servio.
Nome do servio: Voc deve dar a cada servio um nome nico.
Nmero de servio:

Unidades de Uso:
Descrio:

O sistema prope automaticamente um nmero de servio de cada vez

criar uma nova, adicionando um ao nmero do ltimo existente. Voc pode definir
sua
formato de numerao para a sua empresa, como explicado padro prprio
seo Customize nmero de registros.
Selecione unidades de Uso. O administrador do sistema pode
modificar o contedo desta lista.
Esta descrio ser usado para capturar os oramentos, encomendas e
contas.

Mapeamento de informaes Preos

Lista de campos de entrada predefinidos para informaes sobre preos
Preo unitrio: Voc deve digitar um preo por unidade. Todos os preos dos servios
so introduzidos com a moeda atribudo ao utilizador que introduza preos.
Voc tem a opo de inserir o preo do servio em moeda
diferente se o administrador do sistema CRM configurou outro
moedas, conforme descrito na Seo: Moedas.
Tipo de imposto

Voc pode inserir uma taxa de imposto que se aplica ao seu servio.
Note-se que o administrador do CRM configura a taxa de imposto e
percentagens, como explicado na seo Clculo do Imposto. Apenas
vai mostrar tipos de impostos definidas pelo administrador. Se for
pode alterar a quantidade necessria, mas no o tipo de imposto.

Pressione [Salvar] para transferir as informaes de seu servio de CRM. Depois de vista, parecer
detalhe com todas as informaes inseridas. A partir desta tela voc pode acessar o guia mais
Informaes para gerenciar este novo relacionamento de servio com outras entidades do sistema.

6.2 Contratos de Servio

Os servios podem ser relacionadas aos contratos de servios. No menu de Atendimento ao Cliente>
Os contratos de servios tem a capacidade de gravar a relao entre contas e contatos e
servios de t-lo contratado. Pressione o [plus icon] para chegar a esta nova pgina.

65

Contratos de Servios de Informao

Lista de entrada predefinida campos para obter informaes sobre contratos de servios
Referncia: Voc deve dados para cada contrato de um nome nico.
Relacionado a:
Unidade
dar seguimento:

Voc deve associar um contrato com uma conta existente ou entre em contato com
o seu sistema.
Esta unidade utilizada para contar os servios prestados. O administrador de
sistema pode alterar o contedo deste anncio.

Total de Unidades:

As unidades no total vendido ao cliente no contrato.

Unidades
consumida:

Esse monitoramento realizado economias de esgoto at o momento. O

porcentagem de concluso de contratos na vista da lista calculado com base
o valor deste campo.

Pressione [Salvar] para transferir informaes de seu contrato de servio de CRM. Depois
a visualizao de detalhes com todas as informaes inseridas sero exibidas. A partir desta tela voc pode
acessar o
Mais guia Informaes para gerenciar os relacionamentos deste novo contrato com o outro
entidades do sistema, especialmente problemas consumir o servio.

66

Captulo 3. Trabalhando com o sistema de CRM

Este captulo explica como trabalhar de forma eficiente com o sistema de CRM. Inclui dicas para
utilizar no processo de vendas de precontactos para a manuteno.

1 Comentrios Gerais

1.1 Trabalhar com listas

Se voc selecionar a rea apropriada navegao no menu, voc ver uma lista de todos os dados
armazenado no sistema de CRM. Com o tempo essas listas podem tornar-se muito
longas e pesadas. Alm disso, devido ao tamanho da tela limitada, apenas alguns
colunas pode ser exibido. Por conseguinte, apropriada e geralmente tambm necessrio adaptar
a lista v s respectivas necessidades dos usurios. Geralmente, cada utilizador
Voc pode criar listas individuais com contedo especfico e torn-los disponveis para os outros
usurios. Esta uma ferramenta muito eficaz para gerenciar grandes conjuntos de dados,
sendo automaticamente informado das alteraes ou para selecionar dados para uso posterior.

Personalizar listas. Filtros.

A fim de obter uma viso de lista definido para suas necessidades especficas, voc pode criar
uma lista personalizada com base nos seguintes parmetros.
1. O contedo das colunas (que ser exibido)
2. O intervalo de tempo em que os dados tenham sido criado ou modificado,
3. vrios dados lgicos AND e OR operaes entre armazenados no sistema de CRM.
Por exemplo, ara criar uma nova exibio de lista para as contas, selecione [New] como mostrado
na figura:

A nova janela que se abre vai lhe dar a oportunidade de criar a sua prpria exibio de lista, como
mostrada na figura abaixo.

67

TRICK

Listas separadas tornam o trabalho com o sistema de CRM muito mais fcil. Acabar
No entanto, erros na composio da lista, especialmente com E e
OR, pode levar a resultados inesperados. Portanto usurios inexperientes
deve comear com listas simples e filtros lgicos simples, e examinar
resulta cuidadosamente.

Para criar uma nova exibio de lista recomendada a seguinte abordagem:

1. Digite uma breve mas nico nome para a sua lista.
2. Selecione o contedo das colunas. Tenha em mente que quanto mais colunas
Voc seleciona mais espao na tela necessrio. H 9 colunas disponveis.
3. Defina um filtro de tempo, se necessrio. Definir operaes lgicas AND ou OR
para obter mais dados filtragem com operaes de filtragem complexos.

NOTA

Voc pode incluir caixas de seleo em suas opes de filtragem avanadas. Se voc quiser
verificar se a opo for assinalada, usar as palavras "sim" ou "1"
comparao. Se voc deseja obter uma lista de entradas sem caixas de seleo
utilizao marcado "no" ou "0" para comparao.

68

Voc pode alterar a exibio de lista padro, selecionando a caixa de seleo [Definir padro].
Voc tambm pode fazer a exibio da lista que voc criou est presente nas medidas-chave, localizadas em
a Frente, marcando a caixa de seleo [Lista em Metrics]. As funes de medies
Key ser explicado nas medidas-chave de seo. Como um usurio sem privilgios
administrative'll ver os filtros que foram lanados, enquanto se aguarda os seus prprios filtros
aprovao e filtros de usurios abaixo de voc na hierarquia de papis.

Se voc marcar a caixa de seleo [Tornar pblico] o filtro tambm est disponvel para outros
usurios aps a reviso e aprovao por um usurio com privilgios de administrador
(Usurio Admin). O administrador usurio pode visualizar filtro criado to espetaculares como ilustrado
na figura: Aprovar Personalized Vista e ter que passar por esse filtro para torn-lo disponvel
todos os usurios de CRM. Um usurio do administrador tambm capaz de reverter o processo e
negar o acesso do pblico a uma exibio personalizada. Como um usurio com privilgios de administrador
Voc pode ver todos os usurios pblicos, privados e filtros pendentes.

Log de alteraes Indicator

Para cada entrada do sistema o usurio que altera o contedo so registrados. Se este usurio
diferente do usurio que possui o registro (atribudo a) o CRM indica que algum fez
modificaes com um cone que exibido na Figura: indicador de mudana de registo. Este
cone desaparece quando o proprietrio do registro rever a entrada.

Medidas-chave
A chave Medidas esto localizados na pgina inicial. Eles podem oferecer uma viso completa do
os dados mais importantes armazenados em seu sistema de CRM. Isto feito ao proporcionar uma
resumo completo do escolhido com base na sua informao.

69

Principais Medidas de contedo definida por suas vises de listas personalizadas. Voc pode ver
uma introduo aos pontos tursticos de listas personalizadas em listas personalizadas seo. Se a caixa de
Lista de seleo em Metrics est marcada em uma lista, o CRM considera a lista como parte de
as medidas-chave. Como resultado, o CRM calcula automaticamente os dados mostrados na
Medidas-chave.

As medies podem ser usados para resolver questes fundamentais,

tais como:

Quantos oramentos so enviados aos clientes potenciais?

Quantos incidentes esto abertas para um cliente especial?
Quantos potencial de vendas l no ltimo perodo?

Voc pode ter outras dvidas ou encontrar seu prprio critrio. As possibilidades listadas na
Principais medidas so limitadas apenas pela capacidade de CRM para criar as listas.
Voc pode usar as medidas-chave para os processos crticos, reconhecer imediatamente onde
mudanas ocorreram. Por exemplo, uma pessoa de vendas pode imediatamente ver se o
equipe de atendimento resolveu tarefas crticas com um cliente especial; um administrador pode ver
o progresso de um ciclo de vendas; um colega de trabalho do servio pode ver onde a empresa
ganhou novos clientes, etc.

Pesquisar lista
Se a sua lista de visualizaes precontactos tem muitas entradas, contatos, contas, etc., a funo
Pesquisa ajuda a encontrar rapidamente uma entrada especfica. Clique no cone da lupa na
listar vista a abrir a tela de busca, como se mostra na fig.

A funo de pesquisa bsica, encontrar as entradas relacionadas com as colunas do filtro ativo.
Alm disso, voc pode procurar por ordem alfabtica. Pressionando [Go to Advanced], vai abrir uma nova
janela
pesquisa que permitir pesquisas mais detalhadas com base em combinaes lgicas
todos os campos, como mostrado na figura a seguir. Voc pode adicionar quantos critrios de pesquisa como
necessrio. Voc pode alternar entre pesquisa bsica e avanada a qualquer momento. Pressione o
boto [Search Now] para comear sua busca.

70

Mass Editar Listas

Se voc precisar alterar o contedo dos campos especficos de vrias entradas em uma lista para o
uma vez, voc pode usar o Editar maioria disponvel na maioria dos pontos de vista da lista.
Marque todas as respostas que voc deseja modificar e clique no boto [Mass Edit]. O novo
janela que se abre, voc pode definir novos valores para os campos, como mostrado na figura a seguir.

Enviar e-mail a partir de listas

Voc pode enviar e-mails a partir de uma viso de lista precontactos, contatos ou contas em vrios
destinatrios de uma s vez, por uma marcao entradas na lista e clique no boto [Enviar
E-mail]. No entanto, voc deve garantir de antemo que todas as entradas na lista
tm um e-mail assinalada. Se voc tentar enviar um e-mail
mail para um contato que no tem endereo de email no ser dado qualquer
mensagem de aviso.

Listas Exportador E-mail

s vezes voc pode precisar de e-mails ou endereos postais de contatos e / ou contas
para fins no abrangidos pelas funcionalidades do sistema de CRM. Clicando [Exportador
E-mail], localizado na visualizao da lista de contatos e contas, CRM fornece uma funo
conveniente para exportar esta informao como um arquivo de texto com valores separados por
vrgulas (CSV), tal como ilustrado na figura: E-mail exportador. Note-se que o formato de
caracteres do arquivo exportado UTF8 (ver seco: Codificao UTF8), pois
usado internamente pelo CRM. Para usar mais tarde com outras aplicaes, eles podem ser
converter caracteres UTF8 para qualquer outra codificao de caracteres.

71

Remover entradas duplicadas

A replicao de dados perigoso usar CRM. Imagine que voc tenha inserido, por exemplo,
o mesmo contato duas vezes e uma das suas vendas equipe usa o primeiro turno, enquanto
do que outros representantes de vendas esto trabalhando com o segundo. Desde
entradas de contato no esto relacionados uns com os outros, seus vendedores no recebem informaes
vlidas
sobre a histria do contato ou planos futuros. A aplicao impe controles para prevenir
duplicao em alguns casos. Por exemplo, se voc tentar criar uma nova conta com um nome
conta j existe voc ter uma mensagem de aviso. No entanto, nenhum software CRM
pode evitar duplicar completamente. Por exemplo, voc pode obter duplicado pelo
importaes ou sincronizao de dados (por exemplo, Outlook Plugin) ou por usurios com
privilgios de acesso diferentes.

Para remover duplicar o CRM fornece uma funo na barra de ferramentas para
precontactos encontrar duplicados contatos, contas, ligaes, produtos, incidentes e
provedores. Clique no cone apropriado na exibio de lista para abrir a busca
duplicar, como mostrado na figura: Duplicatas Search. Selecione os campos em que
quer fazer verificao de duplicata e pressione o boto [Localizar duplicatas].

72

A exibio resultante mostra todos os registros que so identificados como duplicatas e permite
remover entradas ou mesclar o contedo de registros duplicados, como mostrado na
Figura: Resultados da Pesquisa duplicatas. Voc pode combinar at trs entradas. A coluna de tipo
indica a entidade de origem de um registro.

Selecione os registros que deseja mesclar e clique no boto Mesclar. Uma nova janela aparece,
mostrando o contedo dos registradores, como mostrado na figura: mesclar duplicatas.
Primeiro, selecione o registro que voc deseja manter como um registro principal. Em seguida, marque a
contedo do campo para adicionar guia principal. Preste ateno especial para
campo "Atribudo A". Se voc combinar valores listas de seleo que so acessveis apenas pelos
Os usurios com privilgios elevados, essas entradas sero exibidas aos usurios como "no acessveis"
que no tem privilgios suficientes. Pressione o boto [Combinar] para concluir o processo. Sua
registro pai atualizado e outros registros so movidos para a lixeira.

73

Tag Cloud
Tag Clouds so projetados para melhorar a usabilidade do CRM. Ajuda categorize
Entidades de CRM baseadas em juzos e avaliaes do usurio, independentemente da
categorias definidas pelo sistema de CRM. Nuvens Tag baseiam-se no pressuposto
os seres humanos tendem a agrupar objetos com base em valores subjetivos. Este agrupamento
de facto um novo categorizao de dados armazenados no sistema de CRM. Para atingir este
exigncia de classificao, Tag Clouds fornecer aos usurios a capacidade de
construir categorias que no esto limitados a um nico mdulo de CRM. Essas categorias so
independente das categorias definidas nos dados mestre de cada entrada de CRM,
geralmente entradas da lista. Por exemplo, uma pessoa pode ser considerado um
de reunies, um cliente e um pedido de servio to importante. Estas novas categorias ou grupos
pode ser definido livremente. Voc pode usar qualquer termo to importante, Proposta,
Berlim, privado ou Primavera. Voc pode adicionar um desses termos para o papel Mark-lo em
Nuvem de CRM em qualquer entrada que possa ser considerada na mesma categoria.
A figura a seguir mostra uma tag input mostra nuvem. Os mais entradas so
etiquetas com o mesmo rtulo, etiqueta maior exibido na nuvem de tags.

IMPORTANTE

Tags so sempre palavras nicas! No use frases ou expresses

combinado.

74

Usar o termo listados na Nuvem para encontrar todas as entradas de CRM

tm a mesma etiqueta. Todas as tags so exibidas na pgina inicial. Etiquetas para
uma entidade correspondente somente ser exibido na visualizao de detalhes. Clicando no rtulo, tanto
viso detalhada como na Homepage, entidades marcado com o correspondente
tag ser exibido. Voc pode remover a tag a partir da viso da nuvem de tags detalhes.
Voc tambm pode excluir um rtulo a excluso da entidade.

Para excluir um rtulo, posicione o cursor sobre a palavra. Um cone de 'x' exibida. Imprensa
este cone para apagar o rtulo. Alternativamente, voc pode limpar a entrada de dados. Com
entrada, o rtulo tambm sero excludos. As entradas de nuvem so atribudas ao usurio
que criou a entrada. Voc no pode compartilhar mensagens tag cloud com outros usurios. Se um
usurio no tem a inteno de usar a tag cloud este recurso pode ser desabilitado como
explicadas nas Minhas preferncias.

Popups Aviso Calendar

Cada usurio pode ativar uma atividade funo de lembrete, estabelecendo
intervalo lembrete [Minhas Preferncias]. Se ativado, uma janela pop-up aparecer
sempre que houver um lembrete de atividade pendente. A janela que aparece mostra o tempo,
o estado e finalidade da atividade. Ele oferece opes para atrasar ou fechar a mensagem
lembrete. Se ele for adiado, a mensagem de aviso ir reaparecer aps o intervalo definido para
ela fechada.

75

Caractersticas de batepapo
Funes de chat oferecidos pelo sistema de CRM fornecer funcionalidade de mensagens
Instantaneamente como uma comunicao em tempo real com base no texto escrito entre dois ou
CRM mais usurios. O sistema CRM oferece as duas capacidades de chat privado como pblico
nas chamadas salas de chat. O bate-papo pblico permite aos usurios compartilhar uma sala de CRM
Bate-papo comum, onde cada usurio pode ler as mensagens e contribuir, se desejar. A sala de bate-papo
Privado serve como uma plataforma para a comunicao entre dois usurios. Para abrir uma sala de bate-papo
pressione o boto [chat icon], que est disponvel em cada exibio de lista. Uma nova janela ser aberta
navegador, como mostrado:

Para contribuir para o bate-papo, digite sua mensagem e pressione [Enviar]. Sua mensagem ser mostrada na
sala de bate-papo. Junto sala de bate-papo, h uma lista de usurios conectados. Para abrir um bate-papo
privado, toque no nome do usurio desejado. Uma sala de bate-papo privado ser aberta.
Menu Ferramentas
O CRM oferece um conjunto de ferramentas adicionais que so teis para o trabalho todos os dias.
RSS
RSS um formato Web abastecimento (alimentao), utilizado para Really Simple Syndication e meio
Simple Syndication (Really Simple Syndication). Web feeds so amplamente utilizados na
comunidade weblog para compartilhar as manchetes ou o texto completo dos posts mais recentes, e mesmo
anexar arquivos multimdia. Alguns provedores de permitir que outros sites para incorporar seus feeds
titulares sindicalizados ou titulares com um breve resumo. RSS usado para vrios fins,
incluindo marketing, relatrios de bugs, ou qualquer outra atividade que envolva atualizaes ou
peridicas. Muitas empresas esto se voltando para RSS para entregar sua
notcias, substituindo fax distribuio e e-mail. Os meios de comunicao tambm
esto usando RSS para substituir as novas fontes tradicionais.

Os usurios de CRM pode ser entregas constantemente abastecido, em vez de ter que ir
obt-los. No menu Ferramentas> RSS sistema de CRM fornece um leitor de RSS - que
Voc pode verificar a lista de feeds pelo usurio e exibir quaisquer novos itens que voc encontrar.
Voc pode pesquisar na Web para feeds RSS que lhe interessam. Cada feed RSS tem um endereo exclusivo
semelhante para os URLs de Web. Para visualizar um feed RSS, voc deve inserir esses endereos no CRM.

76

Meus Sites
Voc pode vincular o CRM com outros sites que so relevantes para o seu negcio. Os usurios no fazer
precisa deixar o sistema de CRM para acessar sites de terceiros ou outras Intranets
ou sites. Voc pode usar esse recurso, por exemplo, para ver os clientes importantes, a sua prpria
site ou nos sites dos seus concorrentes. tambm muito til para rastrear embarques, ou manter
Comunicaes baseados na Web com fornecedores.

Antes que voc possa ver sites sobre as Ferramentas> O meu menu Sites, voc precisa marcar um site.
Imprensa
[Gerenciar Sites] para introduzir um novo website. Pressione [Meus Sites] para ver sites
marcado.
Documentos
O documento uma ferramenta til para acrescentar informaes adicionais a outras entradas em
CRM. Voc pode inserir um documento usando o Menu Rpido ou o cone "+", luz da
Lista menu Ferramentas> Documentos. Voc tambm pode adicionar documentos diretamente para o
CRM vista de determinados mdulos detalhados. Como mostrado na figura: Pasta Documentos
Padro, o CRM vem com uma pasta de documentos padro configurado e pode
adicionar pastas adicionais, se necessrio. Note-se que as pastas vazias esto escondidos
vista.

Ao criar uma nova criao do documento de vendas pode ser visto abaixo aparece.
Voc tem que dar o documento um nome nico e selecione a pasta onde voc ir. Janela
configurao permite que voc insira trs diferentes tipos de documentos:

Texto: Use o editor na caixa Descrio para inserir texto.

Arquivo: No campo Tipo de Quitao selecione Interno, selecione o arquivo do seu
computador ou rede que voc deseja salvar no CRM. Este arquivo est disponvel para download
do CRM como o campo Ativo est marcada.
Fonte externa: No campo Tipo, selecione externo Download e insira
Internet (URI) ou na rede onde o arquivo.

77

Lixeira
Este menu est disponvel apenas se tiver o pacote de CRM opcional instalado. Na maioria
casos no recomendado limpar os dados de sistema de CRM. Se voc faz involuntariamente, dados
apagados podem ser restaurados a partir da Lixeira. Abra o menu de Lixo
Reciclagem e selecionar o mdulo de CRM para o qual voc deseja restaurar os dados apagados. Em seguida
todos os registros excludos aparece. S voc pode restaurar os dados, se voc tem um
a permisso adequada.

Enviar e receber e-mails

O sistema CRM oferece vrios mtodos para incluir e-mails no trabalho com clientes, funcionrios,
fornecedores e outros contatos. Voc pode:
enviar e-mails para os contatos diretamente do sistema de CRM:
Estas funes so explicadas em sees e enviar e-mails enviar e-mails em massa.
transferncia recebidos ou enviados e-mails a partir do seu ambiente de escritrio para o sistema de CRM:
O CRM tem um plugin para o Outlook como uma extenso para o cliente de email
Thunderbird / Mozilla. Voc pode usar esses programas adicionais no computador. Por Favor
veja Sincronizando CRM com seo Office Automation Ambiente para obter mais informaes.

78

receber e-mails no sistema de CRM de contas de e-mail pessoal:

As funes oferecidas para receber e-mails so explicados na seo de receber e-mails.
Para e-mails enviados deve configurar o servidor de correio normal, tal como descrito na seco
O servidor de sada. Voc tambm precisa configurar o acesso a servidores que recebem correio
para cada usurio individual especfico, como explicado na seo de receber e-mails.
Enviando e-mails
Se voc usar o sistema de CRM para enviar e-mails tem trs opes:
1. Voc pode criar um e-mail a partir de uma viso detalhada de um dos seus precontactos, contatos ou
contas. Usando as informaes de contato armazenados em seu sistema de CRM, o sistema
garante que os e-mails enviados sero armazenados com as entradas de referncia
contato, as informaes seo mais dos mesmos existente.
Voc pode selecionar grupos de destinatrios na visualizao da lista mostrada como um exemplo no
Seleo figura Fixo ou voc pode selecionar destinatrios no menu redigir
I e-mail mostrado como um exemplo na Figura Componha um e-mail.
2. Voc pode selecionar grupos de receptores na visualizao da lista mostrada na seleo
Fixo.
3. Voc pode criar um e-mail diretamente para o menu e-mails. Neste caso, a referncia a um
contato deve ser criado manualmente. Um exemplo mostrado na figura:

Tabela 3.1. Lista de campos de entrada comum para e-mails enviados

Para: Digite os endereos de e-mail dos destinatrios. Se voc inserir mais de um
destinatrio, cada um receber um e-mail individual e no ver qualquer outro destinatrio
CC:

CC significa Carbon Copy. Os destinatrios inseridos aqui receber uma cpia do

enviado mail. Todos os beneficirios indicados aqui ser visvel para o resto da
destinatrios.

CCO:

CCO significa Blind Carbon Copy. semelhante ao CC, no entanto destinatrios

entrou aqui no ser visvel para os outros destinatrios.

Anexos:

Voc pode adicionar anexos para o seu e-mail. Na edio actual do tamanho mximo de um
anexada est limitado a um tamanho mximo de 1 Mb.

79

TRICK

O sistema de CRM pode armazenar sua assinatura de e-mail e adicion-lo s suas mensagens
automaticamente. As assinaturas nos Minhas preferncias na rea
Log CRM. Para explicaes mais detalhadas seo Configuraes
Usurio.

Tabela 3.2. Lista de botes para e-mails enviados

Selecione E-mail Template: O CRM permite trabalhar com modelos de email. Estes modelos
deve ser concebida e armazenado no sistema CRM como
Email explicado na seo Modelos.
Enviar:

O e-mail ser enviado. A assinatura adicionado automaticamente se

foi definido anteriormente. Os e-mails sero designados para usurio
envia. O sistema de CRM enviar automaticamente uma cpia de
Mande usurio atribudo.

Economize:

Voc pode salvar o e-mail sem envi-la. O e-mail sero armazenados e

listados na vista do beneficirio detalhes.

Envio em massa
Voc pode enviar um e-mail a partir de CRM comum a vrias pessoas ao mesmo tempo. Voc pode usar esse
para-mails em massa para seus clientes ou outros contatos armazenados em seu sistema de CRM. Para a
expedio
Mass recomendamos a criao de um e-mail a partir da exibio de lista ou use as campanhas de mdulo.

Faa uma exibio personalizada dos seus precontactos, contatos ou contas. Use a
operaes de filtragem para selecionar os contatos desejados. Voc pode ver seco
Personalizar listas.
Salve o modo de exibio personalizado.
Mostrar a exibio personalizada. Selecione os contatos que voc receber o seu envio em massa.
Imprensa
o [Enviar e-mail] boto na parte inferior da lista, conforme mostrado na figura:

Edite o seu e-mail. Voc pode adicionar mais e-mail que no tenha selecionado anteriormente.

Pressione o boto [Enviar] para enviar seu e-mail imediatamente, ou o boto [Salvar] para
armazenar o e-mail no sistema de CRM sem enviar.

Uma referncia a uma cpia do e-mail que enviei, sero armazenados em cada contato individual e vontade
mostrado na visualizao de detalhes.

80

Receba e-mails
Se voc costuma receber seus e-mails em seu escritrio, voc pode usar o plugin ou extenso Outlook
Thunderbird para transferir os e-mails selecionados para os contatos armazenados em seu sistema
CRM. Por favor, consulte a seo Sincronizando CRM com o Office Automation Ambiente para
obter mais informaes.
Voc tambm tem a possibilidade de receber e-mails diretamente para o CRM. Antes que voc pode
receber qualquer e-mail em seu CRM. Voc deve configurar o acesso ao servidor de correio. A condio
necessrio para isso que o usurio tem acesso a um servidor de e-mail fora do sistema de CRM. Para
configurar o acesso imprensa servidor de correio do menu Incio > E-mails na rea de
navegao. No precisa de privilgios administrativos para esta operao. O cliente de e-mail aberto,
como mostrado na figura:

81

Clique no link Configuraes para abrir o menu de configuraes como servidor de e-mail
mostrado na figura:

Voc deve digitar todos os dados, conforme descrito na tabela a seguir. Por favor, pergunte ao seu
prestador de servios de informaes de acesso de e-mail necessrio.
Tabela 3.3. Campos de entrada de lista para as configuraes de e-entrada
ID e-mail - Display Name: Voc deve dar um nome exclusivo para cada servidor de correio.
Esse nome ser exibido na lista de contas
servidores de correio.
ID e-mail - E-mail:

Por favor insira o endereo de e-mail utilizado no seu

servidor de correio.

Configuraes do servidor de correio - Voc deve digitar o endereo do seu servidor de email.
Nome ou IP Mail Server: Voc pode usar um nome ou endereo IP.
Configuraes do servidor de correio - Voc deve digitar o nome de usurio e senha
Nome de usurio e senha que voc usa para acessar o servidor de email.
Configuraes do servidor de correio - Nesta edio nico protocolo IMAP
Protocolo E: apoiado e totalmente funcional. O protocolo POP
estaro disponveis no futuro.
Configuraes do servidor de correio - Voc deve selecionar para criptografar
Opes SSL: comunicaes com o servidor de email.

82

Configuraes Mail Server - Se voc usar criptografia para acessar o servidor de email,
Certificados de Validao deve selecionar se o certificado validado.
Configuraes do servidor de correio - Se for definido pelo provedor de servios,
Use Mailer Interna: Voc pode usar o mailer interna para enviar e-mails.
Configuraes do servidor de correio - Voc pode alterar a taxa de atualizao.
Atualizar tempo:
Configuraes do servidor de correio - Voc pode selecionar o nmero de e-mails que voc quer
Emails por pgina: exibio em cada pgina.
Pressione [Enter] para configurar a funo de correio no sistema de CRM. Todos os seus e-mails so
organizados no menu> Emails Incio, como mostrado na Figura menu Webmail.
Os botes na parte superior da figura fornece as seguintes funes:
Compor:
Abre a composio.
Configurao:
Abra a janela de configurao de conta de e-mails recebidos. Note-se que o administrador
configura o servidor de correio de sada.
O CRM tem um conjunto de pastas de email padro:
Inbox:
Esta pasta mostra todo o seu correio de entrada. Os seguintes casos so distinguidos:

Se um e-mail vem de um contato que no est relacionada a nenhuma das campanhas,

Classificado email ser automaticamente movido para a pasta Emails Qualificado
e atribuda ao contato.
Se um e-mail vem de um usurio no definido, classificando o sistema de CRM
criar um novo contato e associar o e-mail acabou de criar.
Se o e-mail a partir de uma pr-contacto de uma campanha, para classificar o pr-contacto
ser convertido para um contacto relacionada com a campanha. O sistema de CRM examina a
PreContactos taxa de converso de contatos por temporada para julgar a eficcia
da mesma.
Se um e-mail vem de um contato de uma campanha, a sua classificao sero adicionados e
relacionada com o contato.

E-mails enviados:
Esta pasta lista todos os e-mails enviados organizados por tipo de contato.
Olhe mails por assunto, remetente, ou ambos.

83

IMPORTANTE

Os e-mails so recebidos no modo no protegido. Isto significa que nenhum CRM

analisa e-mails para os vrus. Mesmo se eles poderiam fazer nenhum mal
o CRM, visto a tomar as protees no servidor de e-mails recebidos,
especialmente se voc estiver fazendo download de contedo de e-mail para o seu computador.

2 Trabalhando com o processo de vendas

O sistema de CRM foi projetado para apoi-lo em todas as fases do seu ciclo de vendas,
comeando com precontactos de empresas fechadas, integrando todos os dados
relevante. Processos de vendas so definidos de forma diferente em cada empresa. No entanto,
existem princpios comuns no fluxo de trabalho, o sistema de CRM representa. O cenrio
mais usual de bens ou servios com longos ciclos de vendas poderia ser:

1. Quando voc tem um primeiro contato com um cliente em potencial, voc cria uma pr-contacto. Neste
No sabemos se o contato tem um interesse srio em bens ou servios a seus
empresa oferece. Voc pode coletar o mximo de informaes sobre esse contato como
possvel.
2. Agora, as vendas comeam a trabalhar com esse contato. Voc pode agendar reunies,
fazer algumas chamadas ou enviar e-mails at que voc saiba que h uma oportunidade de negcio.
3. Se voc acha que este pr-contacto no v em frente, voc pode verificar o status de
precontacting para perdido e esquec-la. Se o pr-contacto parece promissor para
Negcio pode convert-lo em um potencial de vendas.
4. Durante a converso, o CRM ir criar um potencial de vendas, contatos e contas,
usando os dados j coletados. O pr-contacto sero excludos.
5. Agora, comear a trabalhar com potencial. Voc indica o progresso atravs da criao diferente
fases de vendas.

Informaes e servios relacionados com o seu potencial de vendas de contato so a base para
voc e seus colegas de trabalho para trabalhar com um cliente potencial. Voc pode usar esse
informao para as atividades do programa e controle, distribuio de tarefas, as receitas de previso,
compreenso
o processo de tomada de deciso de um cliente, e mais.

2.1 Trabalhando com PreContactos

Um precontacting representa a primeira etapa de um processo de venda e, por conseguinte, o ponto de
incio de muitas atividades. Para trabalhar de forma eficaz precontactos o sistema CRM vai
oferece uma srie de ferramentas.

84

Ver lista PreContactos

Voc pode encontrar a lista de vista precontactos no menu Business> PreContactos como
mostrado na figura:

Neste menu, voc pode

excluir precontactos: Selecione precontactos a serem removidos e clique no boto Remover.

enviar e-mails para precontactos: Selecione os destinatrios precontactos e imprensa
correspondente. Para obter instrues consulte Enviando seo Emails.
editar vrios registros de uma s vez: Selecione os destinatrios precontactos e imprensa
correspondente. Para obter instrues, consulte a seo Editar massa.
criar, modificar e utilizar filtros de exibio: Tal como descrito na seco personalizados
Listas, voc pode alterar o contedo do seu ponto de vista com base na lista de filtros.
precontacting combinar informaes com templates de e-mail: Selecione a precontactos
ser combinadas, selecione um modelo e clique no boto correspondente. Para mais
informaes, visite a seo de modelos de mala direta.

Fazer a ligao PreContactos com outras entradas de CRM

Voc pode conectar um pr-contacto com outras atividades, tais como chamadas, reunies ou tarefas e
com e-mails, anexos, notas ou produtos. Para estabelecer esses links, voc pode usar um destes
mtodos:
1. Para uma viso detalhada precontacting
Abra uma pr-contacto existente e criar novas entradas relacionadas.

85

2. At a entrada direta.
Selecione [Novo Evento] [New Job] [New Note] ou [New produto] na
rea de entrada do seu sistema de CRM, ou abrir uma entrada existente. Selecione o
precontacting referncia relacionada antes de salvar suas entradas. O
informao ser ligada pr-contacto, e estar disponvel na audincia
pr-contacto detalhada.

NOTA

Todos os links fornecidos tambm esto disponveis no potencial de vendas

depois da converso, como explicado em PreContactos Desde a criao de potencial.

2.2 Trabalhando com Potencial

No processo de vendas, leads de vendas so o sucessor lgico do precontactos. Por
deve, portanto, criar uma potencial venda a partir de um pr-contacto e transferir todas as informaes
Disponvel para pr-contato com o seu oportunidade de vendas, conforme explicado na prxima seo.
Voc tambm pode criar diretamente uma potencial venda (ver seco Entrada Directa
Potencial). As oportunidades de vendas so caracterizados pelo fato de um cliente de interesse bvio
oferta potencial para a sua empresa. As vendas podem ser esperado para licitar no futuro e
considera adequado para assumir precontacting dados.

Gerando potenciais de PreContactos

Para criar uma potencial venda com base em uma precontacting existente, voc deve mudar para a vista de
detalhe
o pr-contacto, como mostrado na figura:

86

Imprensa [Converter precontacting]. A borda pop como mostrado na Figura abre:

Com a converso de pr-contacto as operaes seguintes so executadas automaticamente:

Criando uma nova oportunidade de negcio.

Criao de novas entradas para contas e contatos, ambas as entidades relacionar com os outros e
com a oportunidade criada.
Transfira todos os dados de pr-contato com os bilhetes de recm-criados.
Entidades mapeamento para o usurio ou grupo selecionado.
Limpar o pr-contacto.

NOTA

A transformao de um pr-contato no pode ser cancelado.

Referindo-se a FIG Converter precontacting, voc pode controlar a converso, definindo o

seguintes entradas:
Lista de opes para converter precontactos.
Atribudo para: Selecione o novo proprietrio dos dados convertidos.
Nome Da Conta:

O nome da conta, pois na pr-contacto.

No crie uma nova oportunidade depois Se voc marcar a caixa de seleo, a converso s
converso: criar novas entradas para a conta e contato. No
haver um potencial com ele relacionado. Use esta funo se
deseja salvar as informaes da conta e contato
eles no esto relacionados a uma preocupao constante, mas
suficientemente importante para ser listado no CRM.

87

Nome de Oportunidade:

Aqui voc digite um nome exclusivo para o seu novo

potencial. Faz sentido de incluir o nome da conta para
manter uma clara nomes estrutura.

Data de Fechamento Opportunity: Voc deve escolher uma data provvel para este potencial de fechamento.
Voc pode alter-lo mais tarde, se necessrio. Estas informaes
til, por exemplo, para criar previso.
Oportunidade montante:

Voc pode inserir o montante potencial previsto para o

negcio. Voc pode alter-lo mais tarde. Este valor pode ser usado
de prever.

Oportunidade fase de vendas:

Voc deve entrar em um estado de potencial de vendas. O

Declaraes de vendas podem ser definidos e alterado no
Administrador do CRM.

Pressione [Enter] para executar a converso.

Aps a converso ir abrir uma nova janela que mostra a viso detalhada da conta que voc acabou
criado. Mais guia Informaes encontrar links para contato e vendas relacionadas
potencial. O seu novo potencial de negcios sero listados na lista de oportunidades como
Figura mostra:

NOTA

O contedo desta lista so livremente configurveis. Mais informaes

sobre seo Trabalhar com listas.

88

Alterar o modo de exibio de lista de

potencial
Voc pode encontrar a lista de vista a oportunidade no Menu Comercial> Oportunidades como
mostram as figuras anteriores. Neste menu, voc pode:

excluir potenciais: marque as potencialidades de ser suprimido, e pressione o boto correspondente.

editar vrios registros de uma s vez: Selecione os destinatrios precontactos e imprensa
correspondente. Para obter instrues, consulte a seo Editar massa.
criar, modificar e utilizar filtros de exibio: Tal como descrito na seco personalizados
As listas podem alterar o contedo de lista de seus pontos de vista com base em filtros.
Pesquisa lista: Conforme descrito na lista da seo de pesquisa pode reduzir o
nmero de potencial mostrado usando os filtros funo de pesquisa avanada.

Usando a viso detalhada do Potencial

Voc vai chegar o ponto de vista de uma oportunidade detalhe clicando em seu nome na exibio de lista.
Voc pode usar essa visualizao de detalhes para conectar-se um potencial com outras entradas de CRM que
so
importante para o relacionamento com o seu cliente. No [mais] voc tem acesso a um
grande variedade de opes para conectar um potencial com outras entidades no CRM. Esta a
site para associar atividades, documentos e outras informaes relacionadas com o processo de vendas.
Cada mudana de vendas do estado cria automaticamente uma entrada na seo Histrico
Ventas.
Envie e-mails para contatos relacionados com Potenciais
Para enviar um e-mail para um contato listado na viso detalhada do potencial, voc precisa selecionar
esse contato clicando em seu nome. Vista detalhada do contacto abre. Proceda da
Enviando e-mails descritos na seo. Voc pode enviar um e-mail para vrios contatos, criando um
lista especial e usando a funo de envio em massa, como explicado na seo: Envio de Mass
Email.

Fazer a ligao potenciais com outras entradas de CRM

Voc pode vincular um potencial com outras atividades, como chamadas, compromissos ou tarefas e contatos,
produtos, acessrios, notas, citaes ou ordens de vendas. Estabelecer estas ligaes podem
utilizar um dos seguintes mtodos:
1. a viso detalhada do potencial
Abra uma potencial existente e criar novas entradas relacionadas a este potencial como
descrito na seco A Potencial detalhada.

89

2. por entrada direta

Pressione [Novo Evento] [New Job] [New Note], [New Oramento] ou [New Order
Vendas] na rea de entrada do seu sistema CRM, ou abrir uma entrada existente. Selecionar
potencial de referncia relacionada antes de salvar suas entradas. A informao ser
associada a uma possvel e estar disponvel na vista detalhada do potencial.

2.3 Trabalhando com Suporte

O sistema CRM oferece possibilidades confortveis para manter relacionamentos valiosos com
cliente aps a venda tenha ocorrido, fornecendo funes de apoio.
Por que eu deveria usar estas funes de apoio?

Acima de tudo, as funes de suporte ajud-lo a recolher e classificar os pedidos dos clientes,
perguntas, preocupaes, problemas, etc. relacionadas com bens ou servios vendidos.
As funes de suporte manter os usurios informados sobre CRM e status do cliente
mensagens de clientes.
A equipe de suporte tem uma ferramenta muito eficaz para o acompanhamento das reclamaes dos
usurios ou
requisitos relacionados com os clientes ou produtos ou ambos.
A equipe de vendas e gesto pode ter uma viso rpida das atividades de apoio
relacionada com clientes ou produtos ou ambos.
Usurios de CRM ou clientes tm fcil acesso s perguntas mais frequentes
realizada (FAQ). Isso pode ajudar a sua empresa a manter solicitaes operacionais baixos e
manter procedimentos padro em resposta a pedidos de clientes.

A capacidade de fornecer CRM FAQ e incidentes so prorrogado por funes

Portal do Cliente, como explicado no manual do Portal do Cliente.
Ingressos Incidncias
Na terminologia do CRM, os bilhetes so qualquer tipo de clientes de solicitao de servio
a ser dada aps a venda. Os bilhetes esto listados no menu Problema Cliente>.
Criar novos Bilhetes
Para criar um novo bilhete, abra o menu de Atendimento ao Cliente> Problemas como mostrado na
Figura Trouble - Exibir lista. Pode usar um cone de ampliao no topo da lista de
pesquisar a lista. Voc tambm pode usar este menu para alterar o contedo de um ou mais bilhetes,
excluir bilhetes indesejados, definir funes de filtro para a exibio da lista ou fundir
informaes sobre ingressos com modelos.

90

Clique no cone de mais para abrir um novo bilhete, como mostrado:

Por favor, indique o mximo de informao possvel. Use a prioridade, gravidade e categoria para
avaliar o bilhete. O administrador do seu sistema de CRM pode adicionar campos de informao
alm de seu impacto ou alterar o contedo das listas suspensas.
Tabela xx: Lista de entrada especial para campos incidentes
Atribudo para: Voc pode atribuir o bilhete para uma pessoa listada como usurio ou CRM
um grupo de usurios. Esta pessoa ou grupo se encarregar de responder
solicitaes dos clientes e sero informados por e-mail de qualquer
alterar na incidncia.
Referncia:

Deve dar a cada ticket um nome nico.

Contatos, contas:

Por favor, link este bilhete para um contato ou conta especfica. Se voc no tem
-lo desativado enviando e-mails para contato / conta, voc receber um aviso
por e-mail para cada alterao na incidncia.

Horas / dias:

Se voc se relaciona a incidncia com um contrato de servio desses campos

Usaram-se para calcular o tempo total gasto no contrato.

91

CUIDADO
Se voc pretende usar o Portal do Cliente, voc deve verificar as informaes fornecidas pelo
clientes, antes de alterar as configuraes de preservar a confidencialidade dos dados
interno.

Trabalhando com ingressos

Na Figura Trouble Tickets - Lista de Vista, muitos bilhetes so amostra. Para
trabalhar com um bilhete, clique no seu ttulo. Uma nova janela se abrir conforme mostrado na
Figura:

Neste menu, voc pode:

editar, duplicar ou excluir um bilhete: A funo de edio permite que voc e seus colegas
modificar as entradas e comentar antes ou depois de ter encontrado um
soluo. Note que voc pode inserir dados sem abrir o modo de edio. Basta mover o
ponteiro do mouse para os campos apropriados na exibio de detalhes para os bilhetes. Com
funo duplicado pode copiar um bilhete. Este recurso pode ser til para dividir um bilhete.
Use a funo de apagar cuidadosamente. Pode ser melhor para manter um bilhete na lista e mudana
seu estado.

92

converter FAQ: Voc pode freqentemente receber pedidos de clientes em relao

mesmo assunto. Este recurso permite que voc converter um bilhete, como explicado no FAQ do
prxima seo.
adicionar uma tag: Voc pode usar esse recurso para definir seus prprios relacionamentos como
explicado na seo Tag Cloud.
informao do bilhete combinado com um modelo: Voc pode usar esse recurso para
combinar informaes de ticket com um modelo de discusso.

Voc pode modificar os dados mestre no modo de edio de um bilhete, clicando no boto de edio.
Cada bilhete pode passar por diferentes fases do trabalho e ser fechado mais cedo ou mais tarde. O CRM vai
vai ajudar a controlar o andamento dos trabalhos e acompanhar as mudanas. Qualquer usurio pode CRM
adicionar um comentrio. Os comentrios so exibidos em ordem cronolgica e indicam que o usurio
CRM fez o comentrio. No final do ciclo de vida do bilhete, pode explicar a soluo.

CUIDADO
Se o incidente est relacionado a um contato ou uma conta estar ciente de que cada
Uma vez que as alteraes so feitas para o bilhete, um e-mail automtico enviado ao
entrada correspondente, informando sobre as mudanas. Se voc no quer que esta notificao
por correio electrnico, marque o campo de Sem e-mail, na entrada
correspondente.

Todas as mudanas de um bilhete so exibidos no bilhete histrico. Informaes

fornecida permite encontrar:

Quem troca bilhete informao?

Que mudanas foram feitas?
O que mudou?

Clique na guia Mais Informaes para ver ou adicionar atividades, notas ou anexos em um
incidncia.
Perguntas Frequentes Feitos
O sistema de CRM permite que voc tenha uma lista de FAQ. Consulte as Perguntas Freqentes e respostas
listado, assume-se que todos frequentemente realizada no mesmo contexto, e que pertence a um
determinado problema. Voc pode usar, por exemplo

como uma base de conhecimento para informar seus clientes sobre seus produtos, servios ou
, procedimentos
a informar os seus funcionrios sobre os procedimentos internos de negcios,
para o tcnico de discutir procedimentos para ajudar os clientes, e mais

Voc pode encontrar a lista de FAQ no FAQ do menu Cliente>. Clique no cone de sinal
no topo da lista para introduzir um novo FAQ. Na figura a seguir, podemos ver
a tela para uma nova entrada de FAQ. Voc pode inserir uma pergunta e uma resposta. Alm disso,
voc pode

93

vincular este post para um produto ou servio que sua empresa oferece,
atribuir uma categoria a esta entrada
estabelecer o estado da entrada de
documentos associados questo

CUIDADO
O FAQ tambm mostrado no Portal do Cliente. Voc pode controlar as entradas de AJUDA que
ser publicado no Portal do Cliente. Somente as entradas com o status publicado vontade
a visvel.

2.4 Relatrios e Anlises

O CRM oferece vrias possibilidades para avaliar os seus dados de acordo com critrios
Voc selecionou previamente.
Scorecard:
O painel fornece uma representao grfica de seus dados de vendas e servios.
Relatrios:
Voc pode resumir os dados armazenados no CRM relatrios. Tem um conjunto de relatrios
Predefinidos que voc pode personalizar para suas necessidades.
Voc deve usar esses relatrios e recursos de anlise para obter uma viso geral do
relacionada com uma actividade de clientes e tirar concluses sobre a forma de melhorar o processo de
vendas.

94

Scorecard
Voc pode encontrar as funes do Scorecard no menu Anlise> Indicadores. Tabela
O controle inclui uma representao grfica de dados sobre as vendas e servios como
parcialmente mostrado na figura:

Voc pode alternar entre diferentes vises de relatrio. Alguns relatrios, tais como Home Caixa
Command permite que voc modifique o perodo eo tipo de dados includos. Clique em [Editar] para
alterar as configuraes. Use a tecla Ctrl para selecionar vrios itens a serem exibidos. O
Estados de vendas, status e outras fontes de informao utilizadas podem ser modificadas por
o administrador de seu CRM.

NOTA

O perodo de tempo usado no painel de instrumentos no atualizado automaticamente

com o tempo decorrido. Voc deve definir o perodo necessrio, e deve pressionar
[Update] para garantir que os dados atuais so exibidas.

95

Informaes
Voc pode obter um relatrio de quase todos os dados que armazenou em seu CRM no menu
Anlise> Reports, como mostrado na figura:

O CRM oferece um gerador de relatrios como designer relatrio.

Gerador de Relatrios:
O gerador de relatrio fornece relatrios disponveis na tela ou exportao
como PDF ou arquivos do Excel.
Report Designer:
O designer de relatrios permite que voc selecione os dados que voc quer ver em um relatrio e modificar
sua representao.
O CRM tem uma grande variedade de relatrios padro tal como ilustrado na figura anterior. Cada
um desses relatrios de dois tipos:
Tabular Relatrio:
Relatrios tabulares so as mais simples e mais rpida de obter anncios de seu mtodo de dados.
Resumo do Relatrio:
Relatrios de sntese permitem que voc visualize os dados com subtotais e outras informaes de
resumo.
A seo seguinte ir explicar como modificar relatrios e at mesmo construir seu prprio
pastas de relatrios.

96

Editar Relatrios
Para mudar um clique relatrio existente no nome do relatrio. Uma nova janela ser aberta,
ir listar o relatrio selecionado e permitem que voc personalize-o.

Para abrir o editor de relatrios para alterar um relatrio existente, clique em Personalizar Relatar como
mostrado na Fig. Siga as instrues.
Para criar um novo relatrio, clique em Novo relatrio cone mostrado na Figura Incio Reports.
Primeiro, voc ser perguntado pelo mdulo de CRM que fornece os dados para o relatrio.
Com base nesta seleco para os campos disponveis relatrios so seleccionados pela
Sistema de CRM. A janela pop-up se abrir, mostrando os seguintes passos para criar a
relatam como mostrado na figura:

97

Siga as instrues. A criao de relatrios pode ser uma tarefa muito complexa. Voc deve comear
com relatrios simples e freqentemente verificar os resultados antes de voc comear a usar o
funes de filtro.

CUIDADO

Na edio atual, o CRM no mede o espao disponvel para criar um PDF

corretamente. Se voc selecionar muitas colunas, voc pode ter uma exportao de
PDF incorreto.

Quando concluir o projeto do relatrio, clique em [Next] para salvar as configuraes e iniciar o
gerador de relatrios. Ento voc

Voc pode ver o relatrio na tela,

voc pode exportar o relatrio como arquivo PDF ou Excel, e
Voc pode imprimir o relatrio.

Exemplo: Suponha que voc quer ter uma lista de contas que comprou um determinado produto
Caso siga estes passos para criar o relatrio:
1. criar um novo relatrio com um nome, relatrio ea descrio da pasta
2. Ser solicitado pelo mdulo relacionado; Selecionar produtos
3. ser convidado para o formato de relatrio; faa a sua escolha
4. Selecione os campos que deseja no relatrio
5. selecione o campo em avanado filtragem Nome do produto igual a <nome do produto>

Pastas personalizadas Reports

Para criar sua prpria pasta de relatrio, clique no cone [Criar Nova Pasta], como mostrado na
Figura Incio Reports. Na nova janela pop-up, voc pode dar a essa pasta um nome e
descrio. Pressione [Salvar] para criar esta pasta. Voc pode usar esta pasta para guardar o seu
prprios relatrios ou modificado. A nova pasta ser listado no menu Anlise> Reports.
Voc pode criar qualquer relatrio coletados em suas prprias pastas. Selecione a pasta na
Etapa 1 do processo de comunicao.

2.5 Sincronizao de CRM com o Office Ambiente

O CRM inclui um conjunto de programas que melhoram a funcionalidade do seu ambiente de escritrio
integrando o computador com o sistema de CRM.
Thunderbird Extension
O cliente de email Thunderbird / Mozilla um programa de cdigo aberto que opera sob a
Windows, Mac e Linux sistemas operacionais. Enviar e receber e-mails e contm uma agenda
endereo. Com a ajuda do programa Thunderbird Extension voc pode:

98

enviar e-mails recebidos, para encaminhamentos de CRM e armazenar para o contato apropriado
enviar informaes de contato de seu cliente de e-mail para CRM
receber informaes de contato de seu CRM

Por favor, consulte a extenso Thunderbird para mais informaes.

PERSPECTIVAS Plugin
MS Outlook muito comum em ambientes ofirmticos. Aumenta o plugin Outlook
outlook e funcionalidade para sincronizar dados entre Outlook e CRM. Especificamente pode

transferir qualquer e-mail para o sistema de CRM e anex-lo para o contato

apropriado
sincronizar o calendrio
sincronizar seus contatos
sincronizar suas notas
sincronizar suas tarefas

Por favor, consulte o manual do plugin Outlook para mais informaes.

2.6 Perguntas freqentes sobre o uso de vtiger CRM

Esta seo uma seleo de perguntas mais frequentes dos usurios que no correspondem
diretamente a qualquer seo do manual, mas so questes que muitas vezes surgem nos canais
apoio.
Por que eu deveria usar a navegao baseada em abas do navegador nas telas de lista?
Ao longo do tempo suas listas de contatos, eventos, etc. so cada vez maiores. Se voc quer mudar
algumas entradas so encontrados, por exemplo, na pgina 3 do seu ponto de vista de lista,
Eu recomendo usar a capacidade do seu navegador para abrir novas abas. Em um computador
Windows, clique no boto direito do mouse sobre a entrada e selecione "Open in guia
novo ". Depois de fazer as alteraes, feche a guia e est de volta na exibio de lista
exatamente no lugar onde tudo comeou e est pronto para trabalhar com a seguinte entrada.
Isso soa mais complicado do que , experiment-lo.

Por que importante fazer a distino entre eventos e tarefas?

Nos eventos de CRM (chamadas, reunies ou a sua prpria) e tarefas so distinguidas. Tanto
tipos de atividades so apoiadas por diferentes funes e notificaes. Por exemplo, as tarefas
no mostrado na tela do calendrio padro. Portanto, todos os usurios devem conhecer o
CRM e utilizar a diferena em conformidade. Por exemplo, mesmo se voc considerar uma chamada
planejada como uma tarefa, o CRM no tm a mesma aparncia. So-Called planejado para ser introduzido
como chamadas e no como tarefas.

99

O que so permitidas tags HTML em templates de e-mail?

Voc pode usar qualquer tag HTML. Para criar esses modelos voc pode usar qualquer
Editor HTML e copiar / colar o cdigo no CRM. No entanto, recomenda-se que voc s pode usar
HTML tags de formatao, que tambm so suportados pelo editor HTML de CRM. De
Caso contrrio, voc pode ter problemas de formatao, como muitas vezes acontece com stencils
criado a partir do MS Word.

Por que os usurios no devem ter ou trabalhar com privilgios de administrador?

Parece apropriado para atribuir privilgios de administrador para um usurio, especialmente se o usurio
necessrio alterar a configurao do CRM muitas vezes. No entanto, para o trabalho todos os dias no
recomendado. Os usurios com privilgios de administrador sempre ver tudo, incluindo os campos
Entradas padro ou seleo da lista que esto desabilitados para os usurios. Se voc quiser
alternar entre UI e outro administrador rapidamente, usar dois navegadores
diferente. Com um navegador login como administrador, com o outro como um usurio sem
Privilgios de administrador.

Qual o melhor formato para o telefone, fax e celular?

Voc pode usar qualquer seqncia de caracteres para o nmero de telefone de entrada, mas
recomendvel que voc seguir algumas regras. Isto especialmente necessrio se voc estiver sincronizando
seus dados
Fale com dispositivos mveis ou para usar por exemplo, marcao automtica com
Barra de ferramentas Skype. Considere as seguintes dicas:

Sempre use o mesmo formato para todos esses campos. No digite o texto nestes
campos.
Na Alemanha, h um formato padro chamado DIN 5008 telefone.
Obviamente, isso no verdade para outros pases, mas as regras so simples e parecem
trabalhar em outros pases tambm. No use colchetes ou traos. Espalhe o prefixo com
espao. Voc pode usar o script para separar sub-nmeros.
Para registrar nmeros internacionais recomendam o uso de duplo zero 00 frente. Isto
uso comum +, mas isso pode causar problemas com a sincronizao
dispositivos mveis, por exemplo Usando Extenso Outlook. Dependendo do tipo de
dispositivo e o fabricante pode desaparecer completamente o sinal impossibilitando
use o nmero para ligar.

Como posso dizer a algum sobre a criao de uma entrada no sistema?

Enviar um e-mail. Cada entidade no sistema CRM tem sua prpria URL. Se voc acessar a viso
detalhe da entidade, basta copiar a URL do seu navegador e mail.

100

Como posso imprimir o meu ritmo?

Para gerar encargos com base na lista de produtos que voc pode seguir o seguinte procedimento:

Criar um campo personalizado no produto chamado "Lista de Produtos". Use a caixa de

Tipo de mltipla escolha de campo, com o objetivo de produtos de apoio que esto em
vrias listas.
Atribuir cada produto para uma ou mais entradas na lista de seleo
Ir para o mdulo de relatrios e criar um relatrio com base valores de campo produto
custom "lista de produtos".
Define as condies de filtro para os produtos que so alguns lista
especfico. Por exemplo, "Lista de Produtos" contm "Servio".
Ver ou exportar o relatrio como arquivo PDF ou Excel.

Perdi minha senha. Como voc pode obter as minhas informaes?

No pode. A senha armazenada no banco de dados criptografados e no podem ser recuperados. Sim
voc um usurio, pergunte ao seu administrador do sistema para criar uma nova senha para voc que depois
de
Voc pode mudar de uma vez dentro do sistema. Se voc perdeu a senha de administrador, voc deve
fazer alteraes no banco de dados para recuperar o acesso.
Como posso personalizar minha assinatura de e-mail?
Voc pode usar tags HTML na empresa. Aqui est um exemplo:

Isso gera a seguinte assinatura:

101

Para incluir uma imagem, que deve ser livremente acessvel a partir de um servidor da Internet
e programa de correio do destinatrio leitor deve carregar as imagens.
Por que no deveria apagar Bills?
Em muitos pases, exige Bilhetes do Tesouro com nmeros consecutivos apresentados. Sim
remove uma factura no CRM, o nmero da fatura no pode ser usado novamente. Portanto, em
Em vez de remover uma fatura recomendado o uso do campo de status e criar faturas
um adubo.
Como posso atribuir uma entrada de calendrio para o meu patro?
Desde que voc est em uma hierarquia de papel inferior, voc no pode criar uma entrada de calendrio
directamente. Em vez disso, recomenda-se que:

Criar um grupo chamado "AmiJefe" contendo seu nome de usurio e seu chefe.
Quando voc precisa para criar uma entrada no calendrio de seu chefe, voc atribui a entrada para o
grupo,
e vai aparecer em ambos os calendrios.

102

Captulo 4. Tarefas administrativas

Este captulo explica como o sistema de CRM pode ser configurado e gerenciado por usurios
com privilgios administrativos. muito importante que o administrador capaz de CRM
configurar o CRM de acordo com a finalidade pretendida e processo de empresa.
Qualquer veterano administrador CRM sabe que a compreenso de como as coisas funcionam to
importante quanto saber como as coisas so feitas. Portanto, as seguintes sees no descrever
Apenas funes de CRM, mas tambm os conceitos bsicos de segurana e outra baseada em funes
questes de negcios um administrador deve considerar.

1 Noes bsicas de segurana baseada em funo

vtiger CRM tem implementado uma segurana baseada em funo de controlar quem tem permisso para
vista, excluir ou atualizar as informaes armazenadas no CRM. Esta seo explica como comear
para trabalhar com as configuraes de segurana do CRM e do conceito de segurana baseada em funes
como ele implementa o sistema de CRM. um passeio de todos os problemas que um administrador
deve considerar antes de iniciar a configurao do sistema de CRM.

1.1 Introduo ao Baseado em Funo de Segurana

O sistema de CRM opera na base de segurana da funo de gesto baseado inovador,
que utiliza os conceitos de papis, semelhante implementao de segurana em muitos sistemas
operando. A segurana baseada em funo (tambm chamado de controle de acesso baseado em papis)
especifica e refora as polticas de segurana da empresa especfica para refletir o
naturalmente a estrutura da organizao. Tornou-se um modelo predominante para
controle de acesso avanado, pois reduz a complexidade e os custos de administrao
segurana e baseia-se na premissa de que os usurios so autenticados, o que o processo de
identificar o utilizador. Uma vez identificados, os papis e as permisses so atribudas.

Embora a segurana baseada em funo pode ser exagerada para as instalaes triviais (eg pequeno
empresas com um par de usurios que tm permisso total para ler, apagar ou alterar dados)
ferramenta muito poderosa para gerenciar ambientes complexos. Isso inclui instalaes tpicas
empresas onde as equipes de vendas ou atendimento ao cliente precisam visualizar, apagar ou
atualizar dados sobre os clientes, enquanto as autorizaes desses dados variam
dependendo da funo ou cargo de um funcionrio na empresa. Este conceito particularmente
adequado para o negcio:

que querem ter um grande nmero de usurios que trabalham simultaneamente com CRM,
que querem ter restringido recursos de visualizao, excludo ou atualizado para usurios
indivduo, e
que querem ter implementado uma ordem hierrquica de privilgios.

103

Embora a segurana baseada em funes no promover qualquer poltica de proteco, tem-se mostrado
que o apoio vrios princpios bem conhecidos e polticas de segurana que so importantes para
instituies governamentais e comerciais que processam informaes, mas no classificados
sensato. Estas polticas podem ser aplicadas quando os perfis so autorizadas para um papel,
quando os usurios so autorizados como membros de uma funo, ao ativar a funo (por exemplo,
quando o papel estabelecido como parte da sesso do usurio ativo), ou quando o usurio tenta
executar uma operao em dados.

1.2 Definio de Termos

Definindo Usurios
H dois tipos de usurios para o software de CRM:

Usurio padro
Usurio Admin

Os usurios padro tm acesso limitado ao sistema de CRM para executar operaes CRUD
(Criar, recuperar, atualizar e excluir = Criar, recuperar, atualizar e excluir) e outros com
limitaes especficas personalizada para o utilizador. Admin pode usurios
gerenciar todo o software, incluindo:

gerenciar usurios e grupos e seus privilgios de acesso,

personalizar a interface do usurio do CRM,
criar modelos para a imprensa,
configurar as definies para toda a organizao,
alterar senhas, desative os usurios, visualizar registros histricos, e
executar operaes CRUD com todos os dados.

Na Figura Funes Administrativas Especiais, voc pode ver o ponto de vista de um usurio detalhe
fornecida pelo papel de usurios de CRM gesto. Marcar a caixa
seleo de administrao qualquer pessoa pode obter privilgios administrativos e tornar-se
usurio administrador.

104

Definindo funes
No ncleo de segurana baseada em funes encontra-se o conceito de coleta de permisses em funes que
pode ser concedido a usurios padro. Cada funo baseada em um ou mais perfis. a
a adeso do usurio em funes que determina os privilgios que o usurio tenha permisso
executar. A segurana da funo de gesto baseado consiste em determinar as operaes
pode ser realizada por pessoas em tarefas especficas, e os papis empregados atribuir
apropriado. A estrutura de segurana fornece funes baseadas em funes e mutuamente exclusivos
como sobreposio de papis com privilgios e responsabilidades.

Por exemplo, algumas operaes podem ser autorizadas CRM para todos os funcionrios,
enquanto as demais operaes podem ser especficos para um papel. Hierarquias de funo so uma forma
Natureza de organizar papis em uma organizao e definir relaes e atributos de papis.
A configurao de segurana baseada em funo gerencia as complexidades introduzidas pelo
papis mutuamente exclusivas, hierarquias de funes que regulam o que pode executar aes.
Para o sistema de CRM para alcanar seu pleno potencial como convm a um CRM da empresa,
mecanismos de controlo de acesso devem ser configurados de modo que possam regular o acesso
aos usurios informaes para que orientar seus negcios em andamento. Segurana baseada
papis permite a especificao e implementao de diversas polticas de proteo que podem ser
empresaaempresa ajustado em uma base. O propsito da configurao de segurana baseado
papel proporcionar o controle de acesso ao servio. Uma vez que a estrutura de segurana
Papel definido na organizao, as principais aes administrativas so concesso e
revogar os usurios dentro e fora dos papis marcados como atribuies de trabalho.

Uma das maiores vantagens de segurana baseada papel as capacidades administrativas

suporta. A associao de usurios a funes podem ser atribudas e revogada facilmente, e
novas adeses estabelecidas como tarefas de casa ditar. Com segurana baseada em funes
em funes, a permisso concedida aos usurios para executar operaes em uma base individual,
Em vez disso, as operaes esto associadas com as funes. Voc pode associar papis com novas
operaes e
operaes como a excluso obsoleto como funes organizacionais mudam ou evoluem. Este
conceito bsico tem a vantagem de simplificar a compreenso e gerenciamento de privilgios.
As funes podem ser atualizadas sem ter que atualizar diretamente os privilgios para cada
usurio em uma base individual.
Alm disso, os usurios individuais (por exemplo, Joo, Maria) pode ser atribuda a uma ou mais funes,
onde as funes so baseadas nas responsabilidades e competncias na organizao do trabalho
utilizador. Vrias funes para os usurios devem receber a refletir o fato de que alguns
os usurios se conectam ao sistema com diferentes funes, dependendo das tarefas. Por exemplo, o
utilizador
John pode ser atribudo as JefeVentas papel porque John o chefe de vendas da sua empresa, bem
como o papel do administrador, porque John tambm administrador do sistema CRM. Se John quer
vai trabalhar como administrador ir conectar como administrador, se John quer trabalhar como chefe de
vendas,
Ele ir se conectar como JefeVentas. Voc pode ativar John logon com o mesmo
password, quer na qualidade de administrador e se o fizer gerente de vendas.
NOTA

Usurios de qualquer papel sempre pode visualizar, editar e apagar todos os dados
pertencentes a usurios abaixo deles na hierarquia.

105

Definio de perfis
Os perfis so usados para definir privilgios para a execuo de sistema de CRM. De um
perspectiva funcional, o conceito central de segurana baseada em funes que os perfis
representando aes associadas a funes e os usurios que pertencem s funes apropriadas.
As relaes entre os usurios, papis e perfis so mostrados em Relaes Figura
Usurios, funes e perfis como um relacionamento ManyToMany. Por exemplo, um nico utilizador
padro pode ser associado com uma ou mais funes com nomes diferentes, e um papel exclusivo
Voc pode ter mais um membro usurios. As funes podem ser criados para diferentes posies
trabalhar em uma organizao. Por exemplo, um papel em uma empresa pode incluir um representante
vendas ou assistente.

Os perfis que esto associados com papis, exigindo membro da funo de um conjunto de aes
especfico. Por exemplo, em uma organizao de vendas o papel de representante de vendas pode
incluem as operaes para criar, editar e excluir as suas prprias contas; o papel de um assistente pode ser
acesso limitado para ver a informao existente de um representante de vendas especfico, e o papel de chefe
vendas pode examinar todos os dados de vendas.

A associao de perfis com funes dentro de uma empresa pode estar sujeita a regras
auto-imposto. Os perfis podem ser especificados de forma que pode ser utilizado para mostrar e
fazer cumprir os regulamentos. Por exemplo, um assistente pode simplesmente ser adicionada nova
ingressos para os clientes, em vez de modificar os registros de vendas em geral.
Os privilgios de acesso baseados em perfis so definidos pelo administrador do sistema CRM.
O administrador deve configurar esses privilgios ao configurar o sistema de CRM. Assim
Os seguintes tipos de privilgios esto disponveis:

permisso para usar determinados mdulos de CRM

permisso para ver os dados em determinados mdulos de CRM
permisso para editar ou alterar dados em determinados mdulos de CRM
permisso para apagar dados em determinados mdulos de CRM
permisso para exportar dados de determinados mdulos de CRM
permisso para importar dados de determinados mdulos de CRM

106

O sistema de CRM monitora um usurio s pode executar certas operaes se o usurio tem
os privilgios necessrios atribudo.
IMPORTANTE
Observe as seguintes regras gerais:

privilgios especiais so sempre superiores ao comum

privilgios retirados sempre prevalecer sobre os concedidos

Adicionalmente, o sistema CRM mantm regras especiais, a seguir

marcado como Importante

Tipos de Benefcios em Profiles

Benefcios Globais: Se voc criar um perfil, os privilgios globais permitem que voc decidir se a dar
privilgio comum para ver ou editar todas as informaes / mdulos
o sistema de CRM:
* Ver todos: Um usurio com um sistema baseado em um perfil que permite papel ver
todos os dados, voc pode visualizar todos os dados em toda a empresa. No
deve dar essas permisses, se voc deseja implementar regras de acesso
restritiva.
* Edio de tudo: Um usurio com um papel com base em um perfil que permite que
editar todos os dados, voc pode criar / editar todos os dados em toda a
companhia. No deve dar essas permisses, se voc deseja implementar regras
Acesso restrito.

IMPORTANTE
Privilgios globais em perfis override
permisses definidas pelos privilgios de mdulos, Standard,
Field and Utilities como explicado abaixo.
Benefcios de mdulos:

A opo para definir privilgios para mdulos permite que voc decida
quais mdulos sero mostrados. Para este efeito, os displays de CRM
todos os mdulos disponveis.

Campos privilgios:

A opo para definir os privilgios padro permitem que voc decida se

dar permisso para criar ou editar, apagar e vista relativo
Mdulos de CRM.
IMPORTANTE
Os campos personalizados esto includos. No entanto, deveria
criaram campos personalizados antes de comear
privilgios set campo.

Utilities:

Numerosos mdulos contm recursos teis, como a importao,

exportao, fundir, e converter precontactos. A opo de
conjunto de privilgios sobre os lucros autorizados a decidir se estas funes
estar disponvel para papis com base em um determinado perfil.

107

IMPORTANTE
Privilgios definidos pelos perfis de substituir os privilgios de acesso globais
Organizao e acesso personalizado privilgios.

Por exemplo, suponha que os privilgios de acesso global permitem aos usurios ver
outros potenciais. No entanto, se o perfil no permitir estas mdulo potencial
privilgios ser revogada.
Definio de Grupo
Para melhor manuseio, o sistema de CRM permite que usurios do grupo, papis, papis com
subordinados e grupos de usurios em grupos. importante compreender que os grupos no so um
ferramenta para definir as configuraes de segurana. Os grupos de usurios so bastante usados para
gerenciar o acesso aos dados.

IMPORTANTE
Note-se que as configuraes do grupo substituem as configuraes do perfil. Privilgios
grupo pode ser restringida por privilgios de acesso personalizadas da organizao.

Grupo de Usurios
O sistema de CRM fornece funes para definir grupos de usurios, s vezes chamadas equipes.
Voc pode dar a estes grupos o seu prprio nome e atribuir um nmero ilimitado de usurios para cada grupo.
Exemplo, um grupo chamado Equipa A mostrado na figura:

Funes do Grupo de
Voc tambm pode criar grupos com base em papis. Isso pode ser um recurso til se voc sabe o
usurios individuais e as suas atribuies na empresa. Um exemplo mostrado na figura:

Neste grupo todos os usurios com um papel de vendas ou marketing so membros do grupo. Sim
atribui uma entrada para este grupo no sistema de CRM, todos os membros se tornam
proprietrios de esta entrada.

108

Grupos de papis com os subordinados

Alm de grupos com base em papis simples tambm podem construir grupos, incluindo
subordinados. Isso significa que as funes atribudas aos usurios que esto abaixo do papel
selecionado, sero includos. As figuras a seguir ilustram isso. Suponha que sua empresa tem
estabelecida uma hierarquia como mostrado na figura:

Nesta figura, as vendas papel tem uma subordinada Assistant papel de vendas e o papel de Marketing o
chefe
Marketing de papel Assistant. Se voc criar um grupo de usurios, como mostrado na Figura Exemplo
Funes do Grupo com os subordinados todos os usurios com funes relacionadas com vendas e marketing,
incluindo os participantes sero os membros deste grupo.

Grupos Grupo
Voc pode fazer grupos onde os membros tambm so grupos. Ou seja, todos os usurios que
eles so membros de um grupo sero membros do novo grupo. Suponha que voc queira
construir uma hierarquia como mostrado na Fig. Com base nesta estrutura pode criar um
Vendas de grupos de usurios, onde grupos equipa A e da equipa B so membros. Neste exemplo,
grupos equipa A e da equipa B so construdas com os usurios como membros.

Se voc atribuir uma entrada de dados de CRM para o grupo Vendas 1-4 pessoas ser o dono do
entrada com privilgios totais.

109

2 Administrao de CRM
Esta seo explica as tarefas administrativas necessrias para gerenciar o sistema de CRM.
Descreva:
gerenciamento de usurios e configuraes de segurana com base em funes,
Configurao dos campos de entrada padro e personalizada
modelos de configurao e outras ferramentas, e
a configurao bsica do sistema.

Para os usurios com privilgios administrativos do sistema de CRM exibe um boto adicional
[Definies] na barra de navegao, como mostrado na figura a seguir. Ao clicar neste link
ir abrir uma janela de configurao CRM disponvel apenas para os administradores.

TRICK
Recomenda-se que apenas um utilizador ou de um nmero limitado de eles tm privilgios
administrativa.

Gesto 2.1 Usurio

As funes de gerenciamento de usurios so o ncleo da administrao de segurana
Sistema de CRM. Controlar o acesso ao sistema de CRM com base em privilgios do usurio. O
seguintes sees explicar em detalhe o propsito destas funes e caractersticas
disponvel. Voc pode ver os exemplos de configurao de organizaes simples no
Apndice Exemplos de Administrao ou Gesto Apndice FAQ para mais informaes.

Bases Usurios Administrao

Do ponto de vista de organizao, a administrao de utilizadores igual
privilgios de administrao. Essencialmente, o uso de privilgios depende do nmero de utilizadores
e a estrutura da empresa. Poucos usurios de pequenas empresas tm alguns requisitos
para o gerenciamento de privilgios. Com um nmero crescente de utilizadores a complexidade de
relaes entre usurios aumenta e se desenvolve normalmente a necessidade de atribuir
privilgios administrativos.

O sistema oferece um sistema CRM privilgio base nas seguintes regras compreendidas:

Quem pode ver alguns dados?

Quem pode mudar certos dados?
Quem pode excluir determinados dados?
Quem pode criar alguns dados?

110

No sistema de CRM, a atribuio de privilgio significa principalmente a retirada de privilgios.

Na prtica, o CRM este mais til e necessrio, tal como ilustrado pelo seguinte
Exemplos:

Um vendas de seguros de empregado que no seria feliz se algum mudou seus dados
clientes.
As informaes pessoais permaneam confidenciais somente se outros funcionrios no podem v-lo.
A direo da empresa no quer que todos vejam benefcios estatsticas.
Apenas uma pessoa autorizada a alterar o catlogo de produtos ou servios.

Portanto, necessrio que a atribuio de privilgios para usurios realmente baseado no

requisitos de negcios, conforme descrito pelos seguintes exemplos:

S o pessoal de vendas pode alterar os dados para um cliente.

O secretrio no tem acesso aos dados relativos s receitas.
Somente o gerente de produo pode alterar os preos dos produtos ou servios oferecidos pela
companhia.
S a poltica pode ver todos os dados de CRM.
Ningum pode exportar qualquer contato.

Considerando os atuais recursos de CRM para gerenciar privilgios deve configurar seu
sistema na seguinte ordem:
Defina os privilgios de acesso globais para a organizao:
Privilgios de Acesso globais da organizao deve ser criado primeiro. So
a base para a designao correcta de privilgios para os utilizadores.
Crie perfis:
Os perfis so a base para a atribuio de privilgios para os usurios. Qualquer
organizao geralmente h diferentes tipos de usurios com diferentes tarefas como
vendas, atendimento, secretrio ou administrador CRM. Dependendo do tipo de utilizador,
ir atribuir privilgios para acessar os dados e usar mdulos de CRM e funes.

Definir funes:
Os papis so baseados em perfis e ligar-se a hierarquia da empresa. Definir
privilgios globais para cada usurio individual.
Definir grupos:
Grandes organizaes podem definir grupos para melhorar a usabilidade
Sistema de CRM.
Criar usurios:
Os privilgios de usurios individuais so definidas por papis. Voc deve atribuir um papel a
usurios.

111

IMPORTANTE
Nunca use um usurio com privilgios de administrador para o seu trabalho dirio com o sistema.

Os utilizadores tm nenhum privilgio administrativo. Precisa e ter

todos os privilgios para acessar e modificar os dados armazenados no CRM. Contudo
til saber a base para a atribuio de privilgios. Isto pode ser necessrio se o
futuro dar aos usurios alta adicional.
Um pequeno grupo de usurios, que utilizam o sistema de CRM em conjunto deve estar familiarizado
com solues simples oferecidos pela atribuio de privilgios. Em particular:

Proibir outros usurios de CRM ver dados confidenciais.

Proibir que outros usurios excluir ou modificar dados.

Em pequenas empresas normalmente no h uma hierarquia pronunciada entre os funcionrios.

No h necessidade de desenvolver uma gesto usurios complexas. No entanto, se necessrio
segmentar privilgios Mais precisamente, deve comear com o uso de diferentes perfis.
Cada usurio individual pode ter seu prprio perfil com certos privilgios.

Para manter um grande nmero de usurios em uma organizao com diferentes privilgios
usurios, uma estrutura clara atribuio necessrio privilgios. prudente estabelecer
conexes entre os privilgios do usurio com os cargos ou tarefas de cada usurio individual ou
grupo de usurios. A verso atual do CRM suporta uma privilgios de administrao precisos.
Usurios e Gerenciamento de Acesso
Nas sees seguintes, a administrao do usurio ser explicado na ordem do menu.
Lembre-se que uma configurao de usurio completo requer vrios passos em uma determinada ordem, como
explicado em sees anteriores.

112

Configuraes do usurio
Para criar ou gerenciar usurios, clique no menu Usurios para abrir a lista de usurios e
Figura mostra:

Esta lista inclui o nome de usurio do usurio, o papel, o endereo e outros detalhes de cada
usurio ativo e inativo. Voc pode editar ou excluir usurios nesta vista. Se voc excluir um usurio
pressione a coluna [Trash cone] de usurios. Esta funo exclui o usurio, mas no a sua
dados associado. Voc ser solicitado que o usurio deseja atribuir como o novo proprietrio dos dados.
Voc no pode excluir o usurio administrador, que inclui o sistema de CRM.

Pressione o nome de usurio (ID de usurio) para abrir a vista detalhada de um usurio em particular, como
mostrado. Esta viso inclui dados relativos a logon e do papel eo outro
informaes do usurio. Informao do usurio no visvel para outros usurios. No mostrado
Privilgios do usurio. Esses privilgios so definidas pelo perfil de usurio e configuraes
Global como explicado mais tarde.

113

114

Campos de entrada de lista para logon de usurio e Papel

Nome de usurio: Cada usurio deve ter um nome forte nico. Utilize pelo menos
8 dgitos. Os nomes de usurio no pode ser alterado uma vez
criado.
Administrador:

Marque esta caixa se voc quer criar um usurio com privilgios

administrador, independentemente do papel.

Password:

Cada usurio deve ter uma senha nica e segura. Nomes

e as senhas devem ser uma combinao de letras
letras e nmeros maisculas ou minsculas. Recomenda-se usar pelo menos
8 caracteres. Quanto mais caracteres que voc tem, mais seguro o acesso
o CRM. No permitido usar caracteres especiais, como "",
"/" Ou tremas utilizados em algumas lnguas (como a, o, u ou SS) ou nomes
com espaos e apstrofos. Todos os utilizadores tm o privilgio de
mudar a sua prpria senha.

Nome e sobrenome:

Digite seu nome de usurio. O nome ser utilizado na mensagem

Bem-vindo. A falta de inserir o nome, o sobrenome usado.

Funo:

Como j foi explicado, os papis definir os privilgios da

usurios. Voc deve atribuir a cada usurio um papel criado anteriormente.
Voc pode encontrar informaes adicionais na seo: Funes de Usurio

Email:

Digite o endereo de e-mail do usurio. O CRM vai usar esse endereo

para mensagens de sada.

Estado:

Voc pode configurar usurios como ativo ou inativo. Usurios

inativo no tem permisso para acessar o sistema.

Ver Atividade por

Padro:

Aqui voc pode definir o ponto de vista de atividade padro e decidir

todas as atividades so exibidas na pgina inicial do usurio.

Veja PreContactos
Padro:

Aqui voc pode definir o modo de exibio padro e decidir precontactos

precontactos alguns shows na casa de contato.

Moeda:

Voc pode definir a moeda para esse usurio. Note-se que as moedas
Usando CRM definido na moeda menu de configurao.

Lista de campos de entrada predefinidos para obter mais informaes do usurio

Informa: Voc pode selecionar supervisor do usurio. Note-se que esta apenas
referncia e no influencia as configuraes de segurana.
Assinatura:

Voc pode inserir uma assinatura de e-mail. Esta assinatura adicionada

cada e-mail enviado automaticamente pelo CRM. Pode ser usado
Cdigo HTML para adicionar um formato especial.

Cliente de correio interno:

Isso determina qual programa de email usado para tocar em um

endereo de email. O padro Sim e indica o uso do
Correio do cliente CRM. Alterando como No, o gerente ser usado
Mail instalado no seu computador para escrever o e-mail.

115

Outros dados de configurao do usurio

3. Informaes de Informao de Gesto de endereos do usurio
4. Informaes da imagem pode armazenar uma foto do usurio. Actualmente no existe nenhum
de Usuariouso desta foto no CRM.
5. Opes avanadas Voc pode selecionar quantas vezes o navegador para consultar o
Usuarioaplicacin procurando eventos pendentes. O usurio ver uma
pop-up com o evento aparecer no navegador quando
tempo. O campo Key acesso mostra o nmero de
CRM extenses de identificao utilizado e no pode ser
alterado.
6. Configurando o Asterisk

Estes campos so utilizados apenas se o CRM comunica com um servidor

Asterisk para fazer e receber chamadas. Voc deve configurar o seu
extenso de telefone.

7. Componentes Cada usurio pode definir o que aparece na capa do CRM

Home and 8. Usurio. Clique em Mostrar ou Ocultar para fazer sua seleo.
Ver Tag Cloud
9. Meus grupos e 10. Eles so meramente informativos. Eles no podem ser editados. Meus grupos
Histria Accesosmuestra os grupos aos quais o usurio pertence. A Histria
Access exibe quando um usurio acessou o sistema de CRM.

Quando voc cria um novo usurio, o usurio um e-mail automtico enviado para casa com sua informao
sesso. Deve informar o usurio previamente o propsito deste e-mail.
Funes de Usurio
O conceito de papel e as funes foram explicadas na seo Roles Definindo. Pressione o
Menu de Funes para abrir a vista papel hierrquico, como mostrado:

116

Neste menu, voc pode adicionar, editar, apagar ou mover papis. Coloque o cursor do mouse sobre um
entrada de funo. Voc vai ver um conjunto de cones que permitem executar essas operaes. Funo
"+" Cria um novo papel localizado na ordem hierrquica um nvel abaixo do papel existente. Figura
Role - Edit View mostra um exemplo de uma ideia de editar um papel novo ou existente.
Deve dar o papel de um nome nico e decidir quais os perfis sero associados a uma determinada funo.
Alm disso, o papel superior vai ser exibido.

NOTA
Os usurios de uma determinada funo pode sempre ver, editar, apagar todos os dados
pertencente utilizadores abaixo na hierarquia.

Profiles
Todas as funes so baseadas em perfis, como explicado na definio de seo Perfis. Com
perfis dos privilgios de usurio so definidas para o acesso, alterar ou excluir dados. O sistema
CRM utiliza perfis em relao aos privilgios de acesso aos mdulos e campos como
Benefcios descrito na seo Campos seo acesso e visibilidade. Observe que
Benefcios As configuraes globais so sempre superiores a outras configuraes de privilgios.

Clique menu Perfis para abrir a lista visualizar seus perfis, como mostrado na FIG. Voc vai ver
uma lista de todos os perfis que foram definidos em seu sistema de CRM. O sistema de CRM inclui
um conjunto predefinido de perfis que voc pode usar e editar, mas no excluir.

IMPORTANTE
Por favor, observe as regras especiais que se aplicam aos perfis em relao a outros
configuraes de segurana como descrito na seo Perfis de definio.

117

Clique no nome de um perfil para obter mais detalhes. Termos e privilgios de configurao
foram explicados na definio de seo Perfis. Voc pode editar o perfil, premindo o boto
[Edit]. Para criar um novo perfil, clique no [Novo Perfil] na exibio de lista. Seguir
instrues fornecidas:

Passo um:
D o perfil de um nome nico e uma descrio. Escolha se quer usar um perfil existente como
molde. Recomendamos usar esta opo. Pressione [Next] para continuar.

118

Passo dois:
A figura mostra o menu para o segundo passo mostrado. Nesse ponto voc configurar privilgios
acesso a todos os mdulos. Primeiro voc deve selecionar os benefcios do campo de entrada
Perfil global se permitiu-lhe ver ou editar os dados.

Ento voc pode definir privilgios de acesso para cada mdulo individual no CRM.
Voc pode selecionar privilgios para Criar / Editar, Exibir e excluir como os campos mostrados na
cada mdulo. Clique em [Concluir] para salvar o seu perfil no sistema de CRM.
Note-se que um novo perfil tem sempre um pai, mas podem ser editados independentemente. Em
Apndice Exemplos de Administrao so exemplos de configuraes do perfil.

119

Grupos
Os grupos so uma ferramenta muito eficaz para resumir os usurios e privilgios como
explicado na definio de seo Grupos. Um grupo pode ser formado com qualquer tipo de
relacionamento como:

usurios no mesmo local

os usurios com uma tarefa comum
usurios do departamento
usurios com o mesmo histrico de trabalho
usurios com os mesmos interesses

Clique no menu Grupos para abrir a exibio de lista, como mostrado na FIG. Voc ver uma lista de todos
grupos existentes.

Clique no nome de um grupo para obter os detalhes como mostrado, por exemplo. A vista
Lista detalhada mostra o nome, descrio e os usurios que atualmente fazem parte do
grupo. Voc pode alterar as configuraes do grupo clicando no boto [Editar].

120

Para criar um novo grupo de imprensa o boto [New Group] na exibio de lista. Como mostrado na
figura, a janela de entrada de novo permite que voc defina as condies de um grupo.

Em primeiro lugar, dar ao grupo um nome e uma breve descrio. Em seguida, selecione
o critrio de pertencimento. As funes de funo de filtragem e busca ir
permitem selecionar os membros rapidamente. Como explicado na seo definio de grupos,
Voc pode escolher como os membros do grupo para os usurios, papis e subordinados, bem como outros
grupos.
Pressione [Salvar] para salvar o seu novo grupo no sistema de CRM. Atribuir um usurio
um grupo tambm aparecem na viso detalhada dos usurios, como mostrado na Figura Vista
Detalhado do Usurio.
Privilgios de acesso partilhado
O sistema de CRM permite que voc defina privilgios padro aplicam-se a todos
organizao. A finalidade de tais privilgios dar as ferramentas do administrador que
permitindo que as configuraes de segurana em geral rpidas.

IMPORTANTE
Perfis sempre substituem privilgios organizao compartilhada! Sim
fazer alteraes nas regras para a partilha, voc deve pressionar o boto [Recalculate] de modo a que a
sua
alteraes so vlidas! Cuidado, pois o nmero de usurios e regras, o processo de
reclculo pode demorar vrios minutos.

121

Os privilgios de acesso partilhadas incluem privilgios de acesso global e privilgios

Acesso personalizado. As configuraes padro permitem acesso compartilhado a todos
os usurios a usar todos os recursos de CRM, se no for limitada por perfis. Em muitos
casos, no h necessidade de mudar isso. No entanto, se necessrio, pode restringir o acesso a
mdulos individuais da sua organizao. Ir para o menu privilgios de acesso para ver uma vista de
configuraes. O CRM inclui privilgios de acesso global padro para mdulos
CRM chave, como mostrado na FIG. Estes privilgios controlar a partilha de
organizao de dados nvel.

Voc pode definir os seguintes tipos de permisses:

Tipos de Licenas Partilhada
TipoDescripcin
Privado

Apenas o proprietrio do registro, e os usurios com um papel que de

acima do proprietrio do registro na hierarquia de papis, voc v,
editar, apagar e informar sobre esses registros. Isto significa que
default um usurio s pode ver os conjuntos de dados que
pertencem, pertencem a um grupo ao qual ele pertence, pertence a
Subordinados usurios ou so compartilhados com o usurio.

Apenas pblico Read

Todos os usurios podem visualizar e informar sobre registros, mas

nenhuma edio. Logo acima do usurio, e os usurios com um papel
Funo de proprietrio na hierarquia de papis pode editar ou apagar
esses registros.

Public Read / Write

Todos os usurios podem visualizar e editar os registros. Somente o usurio, e

usurios com um papel sobre o proprietrio papel na
papel hierrquico pode excluir esses registros.

Pblicas Todos os usurios podem visualizar, editar e excluir registros.

Read / Write / Erase

122

IMPORTANTE
Por favor, observe as seguintes regras:

Partilhada privilgio predefinido da organizao so compensados pela

definido no perfil.

As atividades do mdulo tem como padro o valor de privilgios I do conjunto compartilhado

como privado e no pode ser alterada.

Independentemente das configuraes globais definidos por padro para a organizao,

Os usurios sempre pode visualizar e editar todos os dados pertencentes a usurios
abaixo deles na hierarquia de papis, se no for proibida pelo perfil.

Quando uma conta definido como privado, o acesso aos seus potenciais, incidentes,
oramentos, pedidos, ordens de vendas e facturas relativas tambm
estabelecida privada. Voc deve ter pelo menos acesso de leitura a um registro de
para adicionar atividades ou outros registros associados.

NOTA
Voc no pode alterar os privilgios de acesso aqui o calendrio. Voc pode configurar o acesso
definies de calendrio compartilhado, conforme descrito na seo compartilhar calendrios.

Alm disso, voc pode criar regras partilhadas por regras definidas pelo usurio para
Compartilhar personalizada. Esses recursos permitem que os administradores para fornecer acesso a dados
um conjunto de usurios de forma seletiva. Regras Compartilhar personalizadas podem ser
criado para compartilhar mdulos relacionados de dados a partir das seguintes entidades:
Papel Rol
Papel do Papel com os subordinados
Papel de Grupo
Role com os subordinados ao papel
Role com os subordinados a Role com os subordinados
Role com os subordinados Groups
Grupo de Papel
Grupo de Role com os subordinados
Grupo de Grupo

Regras de partilha, pode ser criado para os seguintes mdulos:

Compartilhando Regras para mdulos
Regras para Compartilhar A propriedade precontactos usurios de um determinado papel / Role
PreContactos: Minion / Grupo pode ser compartilhado com outros usurios Papel / Role
Permisses / grupo subordinado Somente leitura ou leitura / gravao.
Os e-mails, relativamente ao precontacting tambm ser partilhada com
Permisses Somente leitura ou leitura / gravao.
Regras para Partilhar as contas de propriedade de usurios de um determinado papel / Role
Contas: Minion / Grupo pode ser compartilhado com outros usurios Papel / Role
Permisses / grupo subordinado Somente leitura ou leitura / gravao.
Os e-mails relacionados com a conta tambm sero compartilhadas com permisses
Somente leitura ou leitura / gravao.

123

Regras para Compartilhar propriedade potencial de usurios de um determinado papel / Role

Potencial: Minion / Grupo pode ser compartilhado com outros usurios Papel / Role
Permisses / grupo subordinado Somente leitura ou leitura / gravao.
Cotaes e pedidos de venda relacionadas com potencial tambm ser
Usado com permisso somente leitura ou leitura / gravao.
Regras para Compartilhar Os usurios de propriedade ocorrncias de um determinado papel / Role
Subs: Minion / Grupo pode ser compartilhado com outros usurios Papel / Role
Permisses / grupo subordinado Somente leitura ou leitura / gravao.
Regras para e-mails de compartilhamento de propriedade de usurios de um determinado papel / Role
Emails: Minion / Grupo pode ser compartilhado com outros usurios Papel / Role
Permisses / grupo subordinado Somente leitura ou leitura / gravao.
Regras para compartilhar Oramentos de propriedade de usurios de um determinado papel / Role
Cotaes:
Subordinada / Grupo pode ser compartilhado com outros usurios Papel / Role
Permisses / grupo subordinado Somente leitura ou leitura / gravao.
As ordens de venda para o oramento tambm ser compartilhada
permisses somente leitura ou leitura / gravao.
Regras para Partilhar as ordens de compra de propriedade de usurios de um determinado papel / Role
Ordens de compra: Minion / Grupo pode ser compartilhado com outros usurios Papel / Role
Permisses / grupo subordinado Somente leitura ou leitura / gravao.
Regras para Compartilhar As ordens de venda de propriedade de usurios de um determinado papel / Role
Pedidos de Vendas: Minion / Grupo pode ser compartilhado com outros usurios Papel / Role
Permisses / grupo subordinado Somente leitura ou leitura / gravao.
Facturas relativas ao oramento tambm ser compartilhado com
Permisses Somente leitura ou leitura / gravao.
Regras para Partilhar as contas pertencentes a usurios de um determinado papel / Role
Faturas: Minion / Grupo pode ser compartilhado com outros usurios Papel / Role
Permisses / grupo subordinado Somente leitura ou leitura / gravao.

IMPORTANTE
As regras criadas para o mdulo de Contas de partilha ser automaticamente
aplicada ao mdulo de contatos. Siga estas regras gerais para compartilhar:

Regras Compartilhar personalizadas podem estender a visibilidade, mas no

escond-lo.

Regras de partilha no pode ser especificado para compartilhar dados entre dois
usurios. (Para fazer isso, por favor, consulte o Apndice: Exemplo II).

Regras para a quota de todos os dados existentes e aplic-lo

Eles adicionados no futuro.

No h limite para o nmero de regras de partilha, que pode ser definida para
um papel, Papel subordinada ou Grupo.

124

Visibilidade dos Campos

A funo disponveis no menu Visibilidade Campos usado para controlar a visibilidade do
campos em vrios mdulos globais. Voc pode usar esta funo para exibir tanto a esconder
campos de entrada para toda a organizao. Ajustes nos campos de acesso incluem campos
personalizado que pode ter criado anteriormente. Por padro, o CRM est configurado para exibir
todos os dados mestre que so fornecidos com o sistema de CRM. Por exemplo, na figura
mostrar os campos pr-definidos para o calendrio. Se voc quiser restringir o acesso aos campos
especfico, voc pode editar e alterar as configuraes para cada modelo de CRM.

IMPORTANTE
Observe as seguintes regras:

Voc no pode desativar os campos obrigatrios dos mdulos.

Visibilidade de campo substitui o perfil de igualdade de acesso.

Por exemplo, suponha que um perfil que permite que voc veja os campos de oportunidades de web sites.
No entanto, este campo no tenha sido habilitado no nvel de acesso da organizao e no
vai mostrar.
Registro de auditoria
Voc pode querer saber o que um determinado usurio tem no sistema de CRM. Para este
tipo de informao abrir o menu de Usurios de Auditoria.
IMPORTANTE
Por favor, verifique as normas legais em seu pas ou seus procedimentos da empresa antes
iniciar um registo de auditoria. Em alguns pases ou empresas ilegal a dados de registo
usurio sem avisar o usurio que est registrando esta informao.

125

Na figura voc pode ver log de auditoria do menu de configurao.

Para configurar uma trilha de auditoria para um usurio, selecione o nome do usurio no
menu drop-down e selecione a caixa de seleo. Imediatamente voc ver uma mensagem indicando que o
log de auditoria comeou.
Para visualizar os dados coletados, selecione o nome do utilizador e prima [Ver Auditoria
Usurios]. Isto ir abrir uma nova janela que mostra os dados coletados, como mostrado:

Voc pode parar um registro de auditoria desmarcando a caixa de seleo de um determinado

utilizador. Imediatamente voc ver uma mensagem indicando que o log de auditoria tem sido
desativada. Note-se que o log de auditoria pode fazer o sistema de CRM para ir mais devagar.

Histria de Acesso do Usurio

Como administrador do CRM pode querer saber quem acessou o sistema. Este menu
obter o registro histrico para cada usurio individual. Abra o menu e selecione um
usurio receber os detalhes de login, como mostrado. Note-se que sempre
exibe a data e hora de incio de sesso. Sair Os dados esto disponveis apenas se o
Usurio tem usado o boto de desligar.

126

2.2 Estudo
O estudo permite que voc personalize seus dados mestre e modificar o contedo de listas
seleco em cada mdulo individual e adicionar ou remover mdulos completos, como explicado em
seguinte sees.
Mdulos Gestor
O gerente de mdulo permite-lhe adicionar novos mdulos para o aplicativo e configurcontedo e estrutura de mdulos j instalados.
Instalao de novos mdulos de CRM
Mdulos administrador instalao de extenses para o CRM pode ser feito em um
alguns cliques do mouse. Estas extenses podem prolongar significativamente a funcionalidade
programa.

A comunidade vtiger est fornecendo estas extenses em seu site

http://www.vtiger.com/index.php?option=com_jreviews&Itemid=171. Para encontrar uma extenso
ele compatvel com a sua verso do CRM e apoiado pelo Gerente de Mdulo, localize o
Logotipo de compatibilidade, como mostrado na figura anterior.

127

Para instalar uma extenso, leia as instrues fornecidas com ele. O procedimento
padro :

Baixe a extenso. O formato padro xxxx.zip. No descompacte o arquivo.

V em Ajustes> Module Manager> Mdulos de Usurio
como pode ser visto na imagem abaixo e clique no boto [Import New].

Siga as instrues para carregar seu ramal CRM. Durante a atualizao, o CRM
verificar a estrutura do arquivo e compatibilidade do alargamento e relatrios
problemas potenciais. Em qualquer caso, recomendvel que voc faa backup de seu
CRM antes de instalar qualquer extenso.

Editor de Layout
O editor de layout permite adicionar e excluir campos personalizados, mover campos
dentro de blocos do mdulo, definir e remover campos obrigatrios, reorganizar os campos,
e listas de indicados na guia Mais Informaes dos mdulos relacionados. Para
acessar o editor, clique na guia mdulos padro. Voc ver uma lista de todos os mdulos
como ilustrado na Figura: Padro Mdulos Gestor de mdulos. Voc pode neste vista
habilitar ou desabilitar mdulos de CRM para todos os usurios ou acessar o editor de layout.

No CRM todos os campos so organizados em blocos. Cada bloco representa uma unidade de
informaes. A finalidade e contedo de um bloco configurvel. Voc pode criar blocos
Alm disso, chama blocos personalizados, se necessrio. A estrutura do bloco e
funes relacionadas so apresentados na Figura: Editor de Layout.

128

A tabela a seguir resume os recursos disponveis:

Funes
Bloco

Adicionar e excluir pode adicionar novos blocos personalizados clicando

bloquesen Adicionar Block. Voc tem que dar o bloco de um nome
nico. Apenas elimina blocos personalizados.
Mostrar Campos Clique neste cone para exibir os campos que foram
oculto marcado como inativo e no aparece no designer
blocos
Blocos em Movimento
Usado para alterar a ordem dos blocos
Show / Hide Se o bloco est escondido apenas o cabealho do bloco vai
bloquesen a visualizao de detalhes. Pode implantar ou abrir o bloco
clique no cabealho.

Funes
Campos

Criar um campo de Voc pode criar novos campos personalizados. A seguir

Seo Campos personalizados explica o processo
A criao desses campos.
Pressionando campos ativos e propriedades do cone de um campo o
inactivosopcin para ativar e desativar um campo. Um campo inactiva
utilizadores exibida.
Excluir Campo

Voc pode excluir campos personalizados pressionando

relevante na janela de propriedades. Esta opo no est
disponvel para campos padro.

Campos de movimentao podem alterar a ordem dos campos dentro do bloco

dentro do bloco, clicando nas datas correspondentes
Campos Mover
entre blocos

Ordena a lista Ordem

elementos no relacionado
lista relacionada

Voc pode alterar um bloco de campo recorrer a esse bloco

e pressionando esta opo. Aparecer uma janela com todos
Os campos podem ser movidos para este bloco.
Cada visualizao de detalhes tem mdulos relacionados
voc pode ver ao acessar o guia Mais Informaes.
Com esta opo, voc pode definir a ordem dos elementos em
nesta seo.

129

Os campos personalizados
Voc pode criar seus prprios campos de entrada para a maioria dos mdulos de CRM como
explicado na seo anterior. Ao pressionar o boto apropriado ir abrir uma nova janela como
mostrado.

Agora voc deve primeiro selecionar o formato de dados. O CRM oferece as seguintes
opes. Certifique-se de que cada campo personalizado tem um nome nico.
Tipos de campo personalizado

Tipo

Contedo

Texto

[Durao:] Digite o nmero mximo de caracteres, por exemplo, Para 10

dez caracteres.

Nmero

[Durao:] Digite o nmero mximo de dgitos, por exemplo, 10 para dez

dgitos; [Posies Decimal]: Insira o nmero de cargos
decimais que voc quer, por exemplo, 0 sem casas decimais, 1 cria uma
decimal, como 55,4 e para trs.

Percentagem

Voc s precisa nomear o campo.

Moeda

[Durao:] Digite o nmero mximo de dgitos, por exemplo, 6 para seis

dgitos; [Posies Decimal]: Insira o nmero de cargos
decimais que voc quer, por exemplo, 0 sem casas decimais, 1 cria uma
decimal, como 55,4 e para trs.

Data

Voc s precisa nomear o campo.

Email

Voc s precisa nomear o campo.

Telefone

Voc s precisa nomear o campo.

Lista de Seleo

Voc pode criar uma lista de seleo usando uma nova linha para cada
entrada

URL

Voc s precisa nomear o campo.

Checkbox

Aqui voc pode definir uma caixa de seleo (sim / no). Ele s deve ter um
Nome do campo.

130

rea de texto

Neste campo, voc pode digitar at 255 caracteres de texto.

Lista MltipleSeleccin pode criar uma lista usando uma nova linha para cada entrada. Em
Ao contrrio da lista de seleo, voc pode selecionar mltiplos
entradas de cada vez.
Skype

Voc pode usar esse campo personalizado para ligar o sistema de CRM
o aplicativo do Skype em execuo no computador. Voc deve apenas
para nomear o campo. No mdulo Edit View CRM
Relacionados para introduzir um ID Skype ou nmero de telefone. Para
Veja mais sobre o Skype http://www.skype.com

TRICK
Voc deve gravar a sua seleo de contedo para referncia futura. Voc pode precisar dele se voc
quiser
precontactos converter seu potencial de vendas, conforme descrito na prxima seo.

Os campos personalizados para precontactos so especiais. Voc pode decidir o que fazer com o
contedo armazenado nesses campos para converter precontacting uma oportunidade de negcio.
Voc pode descartar esta informao ou transferir o contedo desses campos para o correspondente
campo personalizado potencialidades, contas ou contatos.
Voc deve seguir este procedimento para preparar a transferncia de campos personalizados a partir de
oportunidades para uma maior utilizao:
1. Crie campos personalizados para os campos potenciais, contas ou contatos relacionados
personalizado em precontactos. Bp se voc criou um nmero de conta de campo personalizado
para precontactos, voc deve criar um campo personalizado para potencial, chamado No.
conta. Recomenda-se no usar o mesmo nome.
CUIDADO
O formato dos campos personalizados em precontactos e reas afins
personalizado em potencial, contas ou contatos devem ser completamente idnticos!

2. Abra o mdulo precontactos de configurao e pressione [campos de ligao

PreContactos Personalizado] (somente mostrado na PreContactos).
3. Uma nova janela como mostrado na Figura abre.

131

4. Todos os campos personalizados criados para precontactos so exibidos. Selecione o

link para os campos que deseja em contatos, contas ou
potencial. No exemplo mostrado na figura, voc pode ver que o campo personalizado
Limite de crdito Conta tenha sido atribudo a campo Limite PreContactos. Imprensa
[Salvar] para transferir as configuraes para o sistema de CRM.

Quando terminar amarrando os campos personalizados esto ligados e ser usado quando
precontacting para converter um potencial, tal como descrito na criao de Potenciais
PreContactos.
Listas editor Drop Down
A lista de seleo so menus que so oferecidos em diversas vistas de edio
Mdulos de CRM. Este menu permite que voc defina o contedo das listas de seleo com base em
papis. Selecione as listas de seleo do editor de menu para ver uma viso geral dos mdulos
CRM incluindo listas de seleo, como mostrado:

Todas as listas so associados com papis. Isto significa que a lista de contedos
seleco para cada utilizador individual (no administrador) depende do papel que tenha sido atribudo.
Voc pode usar essa habilidade, por exemplo, para criar listas de seleo em diferentes idiomas ou casal
restringir o acesso de usurios a determinados insumos. Pressione o boto [Assign] para selecionar o
papis a que pertencem dropdowns mostrados.

Para modificar o contedo da lista de seleo, escolha um mdulo de CRM, escolha uma lista
associados e o papel correspondente. As listas de vista de seleco de alteraes disponveis, dependendo
apropriado. Para alterar o contedo de uma lista de seleo de acordo com a imprensa botes
indicaes da figura anterior. Na nova janela pop-up, voc pode fazer as alteraes.

132

IMPORTANTE
Alguns elementos das listas de seleco no pode ser alterado. Estes elementos so
definido nas configuraes do sistema. Entre em contato com seu fornecedor de sistema CRM se
Itens oferecidos no atendem s suas necessidades.

NOTA
Um usurio com privilgios administrativos sempre ver todas as entradas na lista
seleo, independentemente da atribuio de funo. Se uma entrada na lista de seleo
atribudo como acessvel a funo do usurio atual, exibida uma mensagem "no
acessveis ".

Administrao Aids (Dicas de ferramentas)

A ferramenta de gerenciamento fornece recursos visuais uma pequena janela
Informaes adicionais que aparece quando voc passa o mouse sobre determinados campos em vista
lista. Isso permite que voc veja alguns campos adicionais da entidade que no esto disponveis no
vista de lista, sem acessar a visualizao de detalhes. Figura: Exemplo Vista dica de ferramenta mostra
suporte visual para uma entrada de FAQ.

Para definir o exemplo acima, voc deve fazer login Administrator Administrator Aid
Mdulos de Perguntas Frequentes (FAQ). Selecione o campo no qual voc gostaria que o
janela pop-up, neste caso pede. Adicione os campos que voc deseja visualizar, marcando as caixas
seleo correspondente, neste caso a resposta. Salve a configurao.

133

Modelos de email
Se voc costuma usar o CRM para enviar e-mails padres, til ter esses e-mails
disponvel como um modelo. Para ver todos os modelos de e-mail existentes, clique no menu Modelos
Email. CRM inclui modelos, como mostrado na Fig. Voc pode modificar os modelos
existente ou criar um nmero ilimitado de novos modelos. Note que existem modelos pblicos e
Privado. Templates pblicos esto disponveis para todos os usurios de CRM. Templates
s privado so utilizados por usurios individuais.

Clique no ttulo de um modelo para uma viso detalhada do mesmo, como mostrado na
Figo. Observe os campos combinados destacados na ilustrao. Os valores dos campos
combinados so usados para inserir dados dinamicamente do seu CRM no correio. Neste exemplo, a
valor combinado de US $ contacts_firstname $ campo representa o nome de um contato.

134

Voc pode incluir dinmica campos mesclar em seu modelo no modo de edio, como mostrado na
Figo. A caixa de combinao de dilogo ajuda voc a definir a sintaxe da caixa de combinao. Lata
usando ambos os campos padro e personalizados, como campos de juno. Use copiar e colar
para introduzir os cdigos de identificao dos campos. Por favor, preencha todos os campos obrigatrios. No
campos pode misturar diferentes mdulos. Por exemplo, se voc usar os campos em Contatos, como
visto na figura, voc no pode usar campos nas contas de modelo.

TRICK
Os modelos podem ser clonados. Editar um modelo existente e salv-lo com um nome diferente.

Todos os e-mails so enviados em formato HTML. Voc pode usar recursos de edio de HTML para
desenhar um projeto especial. Voc tambm pode incluir cdigo HTML criado por um editor externo. Mas
ter cuidado e verificar os seus resultados, nem todas as opes esto cdigo HTML
disponvel. Pressione [Salvar] para transferir o seu modelo para o sistema de CRM.
Campos calculados
No gerenciador de mdulo pode adicionar campos personalizados cujo contedo ser gerado
automaticamente com base no clculo de campos existentes. Veja como
Voc pode configurar uma equao para um campo potencial. Voc pode seguir os mesmos passos para
qualquer mdulo que tem esse recurso disponvel.
Antes que voc possa configurar qualquer frmula que voc precisa para criar um campo personalizado do tipo
string
ou nmero no mdulo afetado. Uma vez criado acessa a seo Campos Calculado
mdulo, como mostrado na figura a seguir:

Voc acessa a exibio da lista de frmulas. Ao clicar sobre o boto New Expression Field (que s
est disponvel se houver qualquer campo personalizado no mdulo), o modo de edio aberto como
mostrado na figura: Calculado Campos Vista Edition. Nesta tela, voc pode criar o seu
equao. Atualmente duas equaes possveis:

135

Operaes da cadeia: Voc pode combinar cordas em outra seqncia com base em certa
critrios. O CRM fornece a funo concat para esta operao, que retorna cordas
concatenadas. As condies podem ser utilizados, como mostrado no exemplo a seguir:

se mailingcountry == "EUA", em seguida, concat (sobrenome "," Nome)

outra concat (sobrenome "," Nome) end
A funo de concatenao um banco de dados direta operao e retornar NULL se
um elemento indefinido.
Para informaes mais detalhadas consulte o Manual de DBMS disponvel,
http://dev.mysql.com/doc/refman/5.0/en/stringfunctions.html exemplo.

Operaes matemticas: pode operar com nmeros para obter um novo nmero
o uso de funes matemticas. Estas funes podem ser qualquer operao
numeracia, mas tambm algumas operaes lgicas suportada pelo gerenciador de banco de dados
dados. Aqui est um exemplo simples:

quantidade / probabilidade
Referindo-se aos dados da Figura: Calculado Campos Vista Edition, o conjunto de operao
o campo personalizado "valor interno" com o resultado da diviso do montante de oportunidade para
sua chance. Por favor, consultar o banco de dados para mais opes.

Depois de definir a equao, o mdulo de campo personalizado obter seus valores

definida frmula cada vez que uma entidade est salvo.

136

2.3 Comunicao Templates

Modelos de comunicados tentar ajud-lo a trabalhar com mais eficincia com o sistema de CRM.
O CRM permite criar e utilizar modelos para uma ampla variedade de situaes. A seguir
sees explicam em detalhe.
Combinadas Correio Templates
O sistema de CRM permite que voc use os dados armazenados para serem combinados com a aplicao MS
Palavra de sua sute de escritrio. Isto muito til se voc precisa para escrever letras, oramentos ou
outros documentos padro.

IMPORTANTE
Modelos de mala direta deve ser criado pela primeira vez em seu ambiente de escritrio.
Voc vai precisar de plug-in MS Office fornecido com o sistema CRM. Por favor, consulte o
Apndice: Recursos para obter mais detalhes.

Para carregar um modelo na imprensa sistema de CRM no boto [Template Adicionar] no menu Templates
Mailing, como mostrado na FIG. Neste menu, voc ver uma lista de todos os modelos existentes e
Voc pode selecionar e excluir modelos que no so mais necessrios.

A figura a seguir mostra a vista de edio para novos modelos. Esta viso deve
fornecer uma breve descrio e selecione se o modelo aplicado a PreContactos,
Contas, Contatos ou problemas. Em seguida, voc deve fornecer a localizao do modelo na
computador ou rede local. Pressione [Salvar] para transferir o seu modelo para o sistema de CRM.

137

Scheduler Notificaes
O CRM pode enviar automaticamente notificaes de e-mail quando ocorrem eventos especiais.
Selecione o menu Scheduler Notificaes para visualizar o status de Programmer
notificaes e todos os tipos de mensagens, como mostrado na FIG.

NOTA
Na edio atual administrador do CRM no possvel modificar as causas da
notificaes. Notificao grande quantidade definida para o valor de sua moeda 10.000.
Entre em contato com seu fornecedor de software se voc quiser mudar isso. O revendedor pode
tambm ajud-lo a definir os valores-limite para as tarefas e Bilhetes atrasadas
Brincos. A mensagem Too muitos bilhetes esto relacionados a cada conta, e as datas de
Incio e Fim do suporte aos clientes.

Use o cone [Tool] para ativar ou desativar as notificaes e determinar a

um teor de notificao. Todas as notificaes de ativos ser enviado por e-mail se o
condies. O proprietrio de um contato, ticket ou potencial especfico ser enviado. O
mensagens sobre a iminente chegada do fim de um perodo de armador apoio
mdulo, conforme explicado no proprietrios Mdulos de seo.

138

Notificaes Inventory

Voc pode usar o sistema de CRM para entregar notificaes cobrana automtica de inventrio se
determinadas condies forem atendidas. Clique no menu Notificao ou olhar Figura Inventory
Notificaes de inventrio para uma descrio dessas condies. Note que voc pode atribuir
gerente de produto para bens ou servios individuais no catlogo de produtos, como
descreve seo Produtos Posts relacionados. Voc pode determinar quais mensagens sero
enviado para o gerente de compras da sua empresa. Pressione o cone [Tools] em um
aviso para fazer alteraes.

Detalhes da empresa
Se voc usar o CRM para criar uma sada PDF de seus oramentos, encomendas ou faturas, voc deve definir
o
informaes da empresa.
IMPORTANTE
O sistema de CRM usa as informaes da empresa para criar uma sada PDF. Se este
informao no est disponvel no momento da criao do PDF, uma mensagem de erro exibida.

No menu Detalhes da empresa, clique no boto [Editar] para inserir as informaes

empresa, como mostrado na FIG. Por favor, preencha todos os campos.

139

Verifique se o tamanho do logotipo em seu bloco em um espao disponvel para

Sada PDF. O logotipo deve ser oferecido em * .png ou * .jpg. O tamanho recomendado
de cerca de 150x60 pixels.
Outgoing Mail Server
Para enviar e-mails a partir do sistema de CRM ou para receber notificaes, voc deve configurar o
servidor de mensagens enviadas.
TRICK
Todos os usurios de CRM usam o mesmo servidor de sada. Se um usurio envia um e-mail
usando o CRM, o endereo emal usurio que definido para cada usurio no
As configuraes do usurio ser automaticamente utilizado como endereo de email do remetente.

Prima [Editar] no menu de configuraes do servidor de correio para introduzir o seu servidor
ps, como mostrado na FIG. Pergunte aos seus dados de acesso do fornecedor de servios. Fazer
que tem o servidor de comunicao com o sistema de CRM.

140

2.4 Outras Configuraes

Usando as funes de configurao, voc pode especificar informaes de sua empresa,
configurar o servidor de sada mail, backup de acesso, e sua moeda
defeito.
Servidor de backup
O sistema de CRM permite que voc faa um backup do banco de dados localmente no disco
Servidor rgido onde o aplicativo est instalado ou remotamente no seu servidor FTP. Se o
configurada, o CRM ir fazer backup de dados cada vez que o administrador est desconectado.
Cada backup ir criar um novo arquivo no servidor. Certifique-se de que voc tem o suficiente
espao em disco e permisso de gravao para o diretrio escolhido. Os nomes desses
arquivos so criados automaticamente no formato: "Backup <date> <time> .sql".

TRICK
Dependendo da velocidade do seu acesso linha para o servidor FTP, backup
banco de dados inteiro pode retardar seu processo de desconexo. Se voc no precisa
Cpias de tais backups freqentes, verifique com o fornecedor do seu sistema de CRM para outra
procedimentos de backup.

Pressione o boto [Editar] no menu Servidor de backup para inserir os dados do seu servidor,
como mostrado na Fig. Pergunte aos seus dados de acesso FTP provedor de servios. Pode ativar
e desabilitar o recurso copiar marcando a caixa de seleo.

Pressione [Salvar] para transferir a configurao do sistema CRM.

141

Proprietrio Modules
Cada mdulo de CRM tem um dono. Por padro, esse proprietrio o usurio admin. Em
edio atual, esse recurso s funciona para incidentes com o portal do cliente.
No altere outras configuraes!
Os ingressos podem atribuir outro Incidncia usurio de CRM. Quando voc tiver criado um bilhete
a partir do Portal do Cliente, este bilhete ser atribudo ao proprietrio do mdulo correspondente
(Usurio). O atribudo imediatamente receber uma notificao por e-mail da criao do bilhete.
Isto til, por exemplo, para uma incidncia de gesto activa bilhete.

Divisas
Pressione [Setup Moeda] para estabelecer suas moedas globais. Voc pode adicionar um nmero
Nmero ilimitado de moedas, pressionando o boto [New Moeda], conforme mostrado. Pode tambm
apagar ou editar moedas existentes com os cones correspondentes.

Moeda Informao
TipoContenido
Nome da moeda:

O nome da moeda, por exemplo Dlar.

Cdigo de Moeda:

O nome curto para a moeda, por exemplo USD

Smbolo de moeda: Digite o smbolo da moeda. Este smbolo ser usado pelo CRM
todas as informaes sobre preos, por exemplo, $.
Relao de Converso:
Digite a taxa de converso em relao moeda base do CRM. O
moeda base a primeira moeda da lista de moedas.
Estado:

Voc pode definir a moeda ativo ou inativo. Moedas inativos no

podem ser atribudas a utilizadores, como descrito na Seco
Administrao de Usurios.

142

Clculos de impostos
Em todas as fases do processo de venda, o sistema CRM considera todos os tipos de impostos
pode ser aplicvel s vendas de produtos ou servios. Eles podem incluir impostos locais ou
nacional, e os impostos especiais. Estes impostos podem ser calculados individualmente
para cada produto ou servio que est a ser vendido, ou pode ser calculado para o total.

Voc pode ler o artigo na Budget detalhes do produto para obter mais informaes sobre
usar as configuraes de impostos. O sistema de CRM pode incluir no clculo de imposto
Preos para cotaes, pedidos ou faturas. Para alterar a configurao de impostos
existente, clique no boto [Editar] no Imposto menu de configurao, como mostrado.

Para adicionar novos impostos utilize o boto Adicionar Tributrio. Voc pode definir quantas impostos
adicional, conforme necessrio. Insira a porcentagem de imposto (%). Note-se que voc no pode excluir
impostos predefinidos, incluindo sistema de CRM. No entanto, voc pode desativar impostos
no precisa pressionar o caixa de seleo apropriada. Pressione [Salvar] para transferir a sua
configurao para o sistema de CRM.

Proxy Server
Se a sua empresa usa um servidor proxy para acessar a Internet, voc pode usar o menu Configuraes
Proxy Server, como mostrado, para inserir as informaes do servidor. Isto pode ser
para fazer o seu sistema de CRM ou usar o leitor de RSS para acessar pginas da web, como
descreve os Meus Sites. Voc deve digitar todas as informaes. Entre em contato com seu
prestador de servios para fornecer informaes de login. Pressione [Salvar] para baixar
ajustes no sistema de CRM. O programa verifica que podem se conectar ao servidor.

143

Anncios
Os administradores de sistema e usurios com privilgios administrativos tm um
funo que lhes permite enviar comunicado a todos os usurios de CRM. Estes anncios
ir mostrar na parte superior do sistema de CRM, tal como ilustrado na FIG.

Voc pode editar uma declarao pressionando o boto [Update], voc ver o novo anncio quando
sair do menu de configuraes.
Ver mdulo padro
A viso detalhada das entradas fornece uma pestana Mais Informao, que fornece informaes
Entrada adicionais relacionadas. Voc pode alternar para o modo de exibio Monopanel. Neste ponto de vista
da
Informaes adicionais so exibidos sob os dados mestre, como mostrado na FIG. Note-se que depois
mudana, a viso detalhada muda a todos os mdulos do sistema de CRM.

144

Termos de Inventrio
Voc pode armazenar condies pr-definidas de venda de CRM da sua empresa. Imprensa
[Edit] nos Termos de menu Inventory para abrir a vista Editar, como
mostrado na Fig.

NOTA
O espao disponvel limitado a 255 caracteres.

Insira suas informaes. Pressione [Salvar] para transferir as informaes para o CRM. Estes termos e
condies esto disponveis como entradas predefinidas ao criar um novo oramento,
ordem ou fatura.
Personalizando Nmero de Registro
Embora o sistema de CRM usa uma numerao interno de todos os dados armazenados no
sistema, voc pode definir seu prprio esquema de numerao para a maioria dos mdulos.
Voc pode definir o seu esquema de numerao selecionando primeiro o mdulo e a introduo de texto
Seqncia inicial. O nmero inicial deve ser um nmero que incrementado por 1 cada vez
criar um novo registro. Pressione [Enter] para ativar a nova numerao.

145

Correio Sorter
O scanner de email adiciona uma capacidade de CRM para digitalizar uma caixa de correio
enviar automaticamente e entra em ao com base no contedo de um e-mail
Incoming atende a determinados critrios. Por exemplo, voc pode ter um e-mail
endereo especfico para a sua assistncia e apoio. Os e-mails recebidos em
esta conta contendo o "pedido de assistncia" cadeia deve criar uma entrada no CRM.
Depois de analisar e-mail tem as seguintes opes:

Criar uma incidncia: O e-mail caso se torna o ttulo,

Corpo do e-mail ser a descrio do ticket. Automaticamente
o endereo do remetente comparado com os endereos de e-mail
contas e contatos existentes. Se um jogo for encontrado o bilhete ser associada com
conta ou contato.
Atualizando um impacto: O e-mail caso vai se tornar o
ttulo, o corpo do e-mail ser a descrio do ticket.
Adicionar um remetente o endereo de e-mail, considerando
Adicionar um endereo de e-mail do destinatrio, considerando
Adicionar um e-mail para uma conta considerando o remetente direo
Adicionar um e-mail para uma conta dado o endereo do destinatrio
Marcar uma mensagem como lida assim que tiver digitalizado

Para configurar o e-mail do scanner Resposta Organizar ir para o menu e clique em [Editar]. Menu
Configurao caixa de correio de entrada ser aberta como mostrado na figura:
Classificar Configuraes de Mensagens. Observe que esse recurso est disponvel apenas para contas
Mail que suporta IMAP (Internet Message Access Protocol). Voc pode
pergunte ao seu ISP para obter os seus dados de acesso IMAP e consultar
http://en.wikipedia.org/wiki/Internet_Message_Access_Protocol para mais informaes.

146

Insira seus dados para acessar a caixa de correio. Por padro, o scanner de e-mail
endereo est desativado. Certifique-se de ativ-lo antes de salvar. Ao clicar no boto
[Save], o CRM tenta se conectar a sua caixa de correio para verificar
exactido dos dados. Se voc receber a mensagem de erro "Conectando-se a caixa de correio falhou!" o
informaes de login no salvo. Verifique a caixa de entrada de dados de configurao
endereo e tente novamente. Se o CRM capaz de se comunicar com a sua caixa de correio
starter, mais opes de configurao aparecer como mostrado na Figura: Ordenar Correio
Visualizao de detalhes.

Clicando no [Select Folders] todas as pastas de correio so exibidas

Disponvel em sua caixa de correio IMAP, como ilustrado na figura: Ordenar pastas Mail.
Voc deve desativar pastas de digitalizao e-mail que no esto relacionados com o
e-mails recebidos desmarcando as caixas de seleo.

Ao clicar no boto [Configure Rule], o CRM permite que voc defina uma ou mais regras para
seus e-mails recebidos. Figura: Regras Classifique E mostra um exemplo de
configurao possvel. Neste exemplo, um processo com o contedo da mensagem
Ele criou automaticamente se o assunto do email contm pedido o texto '
assistncia ". Se voc quiser que todos os e-mails recebidos gerados em um determinado caixa de correio
ao no inclui quaisquer condies.

147

A condio pode ser apenas palavras ou, no caso de um caso, tambm pode ser uma expresso
Regular, indicado por Regex. As expresses regulares so usadas para identificar
cordas, como determinados caracteres, palavras ou padres de caracteres. As expresses
regulares so muito expressivos, mas no simples. Pode aprender a no usar expresses
regular, com uma breve descrio, por isso no tentar explicar neste manual. Por
exemplo, a expresso regular / \ BWEB \ b / encontrar a palavra web. Para uma introduo completa
expresses regulares consulte a Wikipedia
http://en.wikipedia.org/wiki/Regular_expression, um site sobre expresses regulares como
http://www.regularexpressions.info, ou outros recursos.

Se voc deseja definir regras que voc pode usar as seguintes opes:

De: ler o texto no correio de campo (remetente) para os jogos

A: Leia o texto no e-mail Para (receptor) para os jogos
Assunto: ler o texto no e-mail assunto para partidas. Voc pode usar
uma das seguintes condies: Contm, contm, Igual a, no igual a, comea com,
Termina com ou Regex.
Corpo: ler o texto no corpo do e-mail para os jogos. Voc pode usar
uma das seguintes condies: Contm, contm, Igual a, no igual a, comea com,
Finalize com.
Harmonizao: Se voc configurou mais de uma condio, voc deve selecionar [Qualquer condio]
se
tem que cumprir todas as condies de uma vez, ou [qualquer condio] se suficiente que
um para executar a ao efetiva.

Clique em [Salvar] para transferir o governo para o sistema de CRM. Voc pode configurar um ou mais
regras. Se voc tiver vrias regras s vezes necessrio para estabelecer a ordem de anlise dos mesmos.
Isto feito mudando a ordem da lista, como mostrado na figura: Regras ordem de classificao
Email.

148

Quando terminar, o CRM est pronto para verificar sua caixa de entrada a cada vez que voc clica
o boto [Agora Qualificar]. Seu primeiro exame pode demorar um pouco, dependendo do contedo
sua caixa de entrada de e-mail e velocidade de acesso. tambm possvel ter uma anlise
Auto e regular a sua caixa de correio. Este deve ser configurado como uma tarefa agendada no seu
servidor aps a instalao do sistema de CRM.

O exemplo da Figura: Regras da ordem de correio Sorts ilustra como voc pode configurar
condies de avaliao para criar e incidentes de atualizao. Este seria um adequado
configurao do correio electrnico do scanner na suposio de que voc tenha configurado uma caixa de
correio
E-mail para digitalizar e-mails recebidos e todos os e-mails recebidos deve criar um novo
incidncia ou atualizar uma incidncia existente no CRM.
Para criar um problema para todas as mensagens recebidas, voc precisa criar uma regra com tudo
Condies de campos em branco, a condizer com o valor "Qualquer condio" e
ao para "Criar Ticket". Toda vez que um e-mail vem um novo incidente criado.
Cada uma das entradas no CRM tem um nmero de incidente. Esse nmero deve ser
parte dela na resposta ao e-mail que est relacionada com a
incidncia. O procedimento ilustrado na parte esquerda da figura: Fluxo de Trabalho Problemas
Classifica Mail.

149

Para atualizar uma incidncia existente deve definir diferentes condies, como ilustrado
na parte superior da figura: Terminou Pedido Regras E. Voc precisa definir uma condio
RegEx para encontrar o nmero do bilhete e definir o emparelhamento e condies
aco, tal como ilustrado. O fluxo de trabalho mostrado na parte direita da figura: Fluxo de Trabalho
Problemas Classifica Mail. Como um passo final para garantir que a ordem das regras a
adequado. O scanner deve primeiro verificar se uma incidncia existente pode ser atualizado. Caso contrrio
nenhuma entrada para atualizar a segunda regra aplicada e um novo incidente criado.

Fluxo de Trabalho
Um fluxo de trabalho uma representao de uma sequncia de operaes, declarado como um
trabalhar para o sistema de CRM. Voc pode configurar os fluxos de trabalho para realizar a CRM
aes automaticamente. A execuo de fluxos de trabalho examina as condies
estabelecido por voc e executado nos seguintes eventos:

Apenas criar.
At que a condio satisfeita pela primeira vez.
Cada vez que a entidade est a salvo.

A configurao de um novo mdulo de fluxo de trabalho descrito

Contatos por exemplo. Voc pode usar o mesmo procedimento para criar fluxos de trabalho
outros mdulos de CRM. Para criar um novo fluxo de trabalho deve realizar trs etapas:
1. Primeiro, voc precisa criar um novo fluxo de trabalho, selecionando o mdulo de CRM relacionados e
-lo clicando no boto [Novo fluxo de trabalho], como mostrado na Figura: criar fluxo
Eu trabalho. Na janela que aparece, voc ser solicitado a criar um novo fluxo
Trabalhar a partir do zero ou usar um modelo existente. Quando um fluxo de trabalho criado para o primeiro
Uma vez que os modelos no esto disponveis. Voc pode criar modelos de fluxos de trabalho estabelecidos.

150

2. Depois de criar o fluxo de trabalho necessrio estabelecer uma ou mais condies

execuo do fluxo de trabalho. Voc tem que definir um evento de lanamento que representa uma
Ao do usurio que ser executado workflow. Voc pode combinar evento
lanar uma condio de filtro, como ilustrado na figura: Criar condies de vazo
Eu trabalho.

3. A ltima etapa de configurao definir as tarefas a serem executadas quando

lance workflow. Os contemplados os seguintes tipos:

Email: Um email ser enviado a partir do CRM se estiverem reunidas todas as condies

Voc cria uma tarefa: a tarefa criada no CRM

Criar um Evento: Um evento criado no calendrio CRM

Funo Executar: Funes de fluxo de trabalho personalizado so complexas

recursos especificamente concebidos para proporcionar uma operao especial. O
CRM fornece apenas uma funo personalizada chamada UpdateInventory
concebidos para estabelecer o inventrio no armazm. Esta funo pode ser usada se criou
um fluxo de trabalho para ordens de venda ou faturas. Voc no pode criar funes
Adicional com interface grfica de usurio e personalizado Chamada CRM
Administrador CRM se voc tiver habilitado novos recursos personalizados.

151

Clique em [New Task] e selecione o tipo de tarefa. Como exemplo, a figura: Exemplo Tarefa
Workflow, exibe um evento de criao. Voc tem que dar um ttulo e um nome
evento, selecione o estado, o tipo e as condies de tempo e de contedo relevante, como
mostrado na Fig.

Note que cada tela ser diferente dependendo da sua tarefa escolhida. Por favor, consulte o
sees deste manual correspondente para mais informaes sobre campos
entrada para cada mdulo. Clique em [Save] para baixar a configurao e voltar ao CRM
para a viso geral mostrando todas as condies de fluxo de trabalho que voc definiu.

Portal 3 Cliente
Esta opo s est disponvel se voc tiver instalado a extenso opcional correspondente. O
Sistema de CRM fornece uma opo que oferece aos clientes acesso limitado ao seu sistema
CRM, para se comunicar com a sua empresa e ter acesso a informaes relacionadas com o cliente. Este
incluindo mas no se limitando a:

O acesso ao sistema de FAQs CRM atravs da Base de Conhecimento. Voc pode us-lo para
Informao de fornecimento ou de responder a perguntas comuns sobre
bens ou servios que sua empresa oferece. Somente perguntas em estado postado vai
disponvel.
A capacidade de criar e controlar incidentes.

152

A capacidade de acessar outras informaes armazenadas no CRM e estimativas, faturas,

Contatos, contas e produtos.

Voc pode decidir quais informaes sero fornecidas atravs do Portal do Cliente, como ilustrado na
Figura: Configurao do Portal do Cliente. Para uma instalao adequada, recomenda-se para criar uma
CRM utilizador especial que est associado com um portal de perfil especial. Isto pode ser usado
para definir os campos exibidos no Portal do Cliente.

Voc pode definir quem pode acessar o portal do cliente usando um procedimento de inicializao especial
Entre para acessar (URL) especfico (outro programa). O acesso controlado por dados
entre em contato com professores como descrito na seo novos contatos. Por favor, consulte o
Manual do Portal do Cliente para obter mais informaes, como descrito em Recursos Apndice.

153

Apndice A. Exemplos de Administrao

Esse apndice aborda as configuraes de segurana, por exemplo, empresas e explica o que
usurios individuais esto autorizados a realizar no sistema de CRM sob certas condies.
Estes exemplos no incluem todas as configuraes possveis de CRM com base no
necessidades de negcios. No entanto, pensamos que as principais funes do
As caractersticas de segurana esto cobertos para que um administrador pode ser capaz de criar
sua configurao rapidamente.

1 Exemplo I: Organizar uma empresa muito pequena

Os seguintes exemplos de configurao so baseados em uma equipa de vendas, como ilustrado na
Figo. O Salesmanager (Sales) o supervisor de Pessoas 1 e 2, que so membros
Equipe A. O gerente de vendas tambm o supervisor da Secretaria.

1.1 Exemplo I: Configurao Simples

Para configurar esse primeiro exemplo, temos implementado as seguintes regras
PreContactos para:

Pessoa 1 e 2 Pessoa tem permisso para criar PreContactos propriedade Pessoa 1 ou

Pessoa 2.
Pessoa 1 no tem privilgios de acesso a PreContactos Pessoa 2 e vice-versa.
O gerente de vendas tem privilgios totais para acessar todas as PreContactos.
O secretrio no tem privilgios para acessar PreContactos.

154

As definies a seguir so necessrios:

Criar um perfil comum para Pessoa 1 e 2 Salesmanager Pessoa:
Precisamos de um perfil denominado Vendas para incluir privilgios para CRUD
PreContactos. Certifique-se de privilgios globais esto desativados.
Criar um perfil para o secretrio:
Criar um novo perfil com base nas vendas, chamado Perfilsecretaria, onde o acesso
Mdulo PreContactos est desativado.
Criar trs papis:
Precisamos de um papel para Salesmanager nomeado Diretor de Vendas e outro papel subordinado ao
Pessoa 1 e 2, chamado Sellers. Todas as funes de perfil de leiles baseada.
Alm disso, precisamos de um outro papel subordinado ao secretrio, chamado secretrio Vendas
Perfilsecretaria baseados dando parte ao gerente de vendas.
Configurar o acesso compartilhado:
No menu de Privilgios de Acesso Global, definir as regras para PreContactos
e privado.

IMPORTANTE
Lembre-se sempre: Se voc fizer alteraes s regras de compartilhamento, voc deve pressionar o
boto
[Recalculate] para fazer alteraes vlidas!

Como o papel da Salesmanager superior ao papel da Pessoa 1 e 2, o gerente de vendas tem privilgios
Dados CRUD para pessoa 1 e 2. Se uma pessoa ou Pessoa 2 Pessoa criar uma pr-contacto, a
proprietrio atribudo. Se Pessoa 1 atribudo como o proprietrio de um pr-contacto, Pessoa 1 e
Gerente de vendas pode acessar e modificar este precontacting. Se o proprietrio alterado para qualquer
membro da equipe (Pessoa 1 e Pessoa 2), ento somente esta pessoa e gerente de vendas pode
acesso pr-contacto. O secretrio no vejo quaisquer dados de PreContactos.

1.2 Exemplo I: Configurao com Grupos

Em outra configurao, vamos implementar as seguintes regras para PreContactos:

Pessoa 1 e 2 Pessoa permitido criar PreContactos que pertencem Pessoa 1 ou

Pessoa 2 ou equipamento.
Se o pr-contacto de propriedade de uma nica pessoa, os outros membros da equipe ter
privilgios de acesso a este precontacting.
O gerente de vendas tem privilgios de acesso a todos os PreContactos.
O secretrio tem privilgios totais para acessar os PreContactos pertencentes equipe.

155

Voc tem vrias opes de aplicao dessas regras. Estas opes so baseadas na seguinte
configuraes comuns:
Criar um perfil comum para Pessoa 1 e 2 e Salesmanager:
Ns s precisamos de um perfil, chamados de Vendas, que podem incluir privilgios para CRUD
precontactos. Certifique-se de que os privilgios de acesso global esto desativados.
Criar dois papis:
Precisamos de um papel para Salesmanager nomeado Chief Sales, e um papel subordinado ao
Person1 e 2 e Secretrio, chamado vendas pessoais. Ambas as funes de perfil de leiles baseada.
Como o papel da funo de Gerente de Vendas superior a outros usurios, o gerente de vendas tem
todos os privilgios CRUD.

Criar um grupo:
Opo 1:
Criar um grupo de usurios denominado Team A. Incluir Pessoa 1 Pessoa 2 eo usurio
Secretrio. Temos de incluir o Chefe de Vendas para grupos de usurios so
independente da hierarquia baseada em funes e precisam ter acesso a PreContactos
atribudo Equipe A.

Opo 2:
Criar uma papis e subordinados grupo, denominado Team A. Incluir funo de Gerente de
Vendas.
Opo 3:
Criar um grupo de funo chamada Equipe A. Incluir funo de Gerente de Vendas e papel pessoal
Ventas.
Definindo o acesso compartilhado:
No menu Privilgios de Acesso Global de estabelecer regras PreContactos como
Privado.

IMPORTANTE
Lembre-se sempre: Se voc fizer alteraes s regras de compartilhamento, voc deve pressionar o
boto
[Recalculate] para fazer alteraes vlidas!

Se Pessoa 1 e 2 Pessoa criar uma pr-contacto, o proprietrio atribudo. Se o time A

atribudo como o proprietrio de pr-contacto, Pessoa 1 Pessoa 2 Salesmanager e Secretrio
pode acessar o pr-contacto. Se voc possui qualquer outro membro do grupo alterado
(Pessoa 1 e Pessoa 2), ento s essa pessoa e gerente de vendas pode acessar o
I precontacting.

156

1.3 Exemplo I: Configurando com acesso compartilhado

Em outro exemplo, implementamos as seguintes PreContactos regras:

Pessoa 1 e 2 Pessoa tem permisses para criar PreContactos a ser de propriedade de um ou Pessoa
Pessoa 2.
Se a pr-contacto de propriedade de um usurio, os outros membros da equipe
leia privilgios de acesso apenas ao pr-contacto.
O gerente de vendas tem todos os privilgios de acesso s PreContactos.
O secretrio simples leitura privilgios para acessar PreContactos.

Para implementar essas regras, temos de implementar as seguintes configuraes:

Criar um perfil comum para Pessoa 1 e 2 e Salesmanager:
Precisamos de um perfil denominado Vendas para incluir privilgios para CRUD
PreContactos. Verifique se ele est desativado checkbox editar tudo
Privilgios de Acesso Globais.

Criar um perfil para o secretrio:

Criar um novo perfil com base no perfil de vendas, chamado Perfilsecretaria onde o acesso a
PreContactos est definido como somente leitura.
Criar trs papis:
Precisamos de um papel para Salesmanager chamado Chief Sales, e um papel subordinado ao
Pessoa 1 e 2, chamado pessoal de vendas. Esses papis sero baseadas nos leiles de perfil.
Alm disso, precisamos de um outro papel subordinado ao Secretrio, Secretrio chamado vendas,
com base
em Perfilsecretaria dando ao Chefe de vendas.
Privilgios de Acesso Globais:
Precisamos definir os privilgios globais para PreContactos ao pblico Somente
Leitura.

IMPORTANTE
Lembre-se sempre: Se voc fizer alteraes s regras de compartilhamento, voc deve pressionar o
boto
[Recalculate] para fazer alteraes vlidas!

Como o papel da funo de Gerente de Vendas superior Pessoa 1 e 2, o gerente de vendas tem privilgios
Dados CRUD Pessoa Pessoa 1 e 2. Se Pessoa 2 Pessoa 1 para criar uma pr-contacto atribudo
o proprietrio. Se definido como Pessoa 1 como o proprietrio de um pr-contacto, Pessoa 1 e do Chefe de
As vendas podem acessar e modificar este precontacting. Se o proprietrio alterado para outro EstadoMembro
Team (Pessoa 1 ou Pessoa 2), ento somente esta pessoa e gerente de vendas pode acessar o
I precontacting. O secretrio tem privilgios somente leitura a todos os PreContactos dados.

157

2 Exemplo II
Este exemplo mostra como o acesso a certos dados podem ser controlados por uma combinao de
grupos com regras de acesso.
Suponha que temos uma equipe de vendas como o mostrado. O gerente de vendas o
supervisor de Pessoas 1-4, organizado em equipa A e B, bem como o assistente de vendas. Este
assistente de vendas apoia as equipes de vendas.

Configurao de grupos com base: 2.1 Exemplo II

Suponha que queremos implementar as seguintes regras para PreContactos:

14 pessoas tm permisso para criar PreContactos propriedade de ningum

equipe A ou B.
Pessoa 14 tem privilgios de Leitura / Escrita para todos, independentemente PreContactos
proprietrio.
A assistente de vendas tem privilgios de leitura / gravao somente PreContactos de
Team A e no pode acessar PreContactos equipa B.
O gerente de vendas tem todos os privilgios de acesso s PreContactos.

158

Para implementar essas regras, devemos estabelecer as seguintes prerrogativas:

Criar dois perfis:
Precisamos de um perfil para os povos 14 e gerente de vendas, chamado vendas deve
incluir todos os privilgios de CRUD. Precisamos tambm de um perfil para o assistente
Assistente de vendas deveria ter chamado off caixa de seleo Editar Tudo
Privilgios de Acesso Globais. Alm disso, as permisses claras para mdulo PreContactos,
tambm deve ser desativado.

Criar trs papis:

Precisamos de um papel para o gerente de vendas chamado Chief, um papel secundrio para o Assistente
Chamada Asistenteventas vendas e um papel secundrio para Pessoas 14 chamada
VentasTodos. Os papis Chefe e VentasTodos so baseadas no perfil de leiles, enquanto o
Papel Asistenteventas baseado no Assistente de perfil.

Criar trs grupos de usurios:

Ns criamos um grupo chamado Equipa A com membros Pessoa 1 e Pessoa 2 e um grupo
chamada Equipe B com membros Persona 3 e Persona 4. Criar um grupo chamado
Assistente do usurio Assistente de vendas como seu nico membro.

NOTA
Conforme descrito na seo de acesso partilhado, que compartilham regras no podem
especificada para compartilhar dados entre os usurios. Como usamos regras de partilha
para o assistente de vendas, voc deve criar um grupo adicional com um nico membro.

Privilgios de Acesso Globais estabelecer o acesso a "PreContactos" a privada

Isso vai impedir que usurios acessem PreContactos outros usurios.
Definir regras para a partilha personalizada PreContactos:
1. PreContactos equipa um grupo so acessveis para a equipe B Group,
estabelecer privilgios de acesso para permitir a leitura / gravao.
2. PreContactos equipa B Grupo so acessveis ao Team Group
estabelecer privilgios de acesso para permitir a leitura / gravao.
3. PreContactos equipa um grupo so acessveis ao Grupo Assistant,
estabelecer privilgios de acesso para permitir a leitura / gravao.
4. PreContactos Team A Grupo so acessveis para o Grupo da equipe A,
estabelecer privilgios de acesso para permitir a leitura / gravao.
5. PreContactos equipa B Grupo so acessveis para a Equipa B Group,
estabelecer privilgios de acesso para permitir a leitura / gravao.

NOTA
Como estabelecemos os privilgios globais PreContactos acesso ao privado,
precisa regulamentos 4 e 5 para permitir que os membros do grupo da equipa A e B pode
veja PreContactos outros membros.

159

Configurao Roles base: 2.2 Exemplo II

Como uma modificao do exemplo anterior, suponha que queremos implementar o seguinte
PreContactos regras para:

14 pessoas tm permisso para criar PreContactos a ser propriedade de ningum

equipe.
Pessoas 12 tenha privilgios de leitura / escrita para todos os bens PreContactos
Pessoas com 12 e Equipe A. tem permisses para ler Somente PreContactos propriedade
Pessoas 34 ou equipa B.
34 pessoas tm privilgios de leitura / gravao para todos os bens PreContactos
Pessoas 34 e Equipa B. Eles tm permisses para ler Somente PreContactos propriedade
Pessoas com 12 ou equipa A.
A assistente de vendas tenha privilgios de Leitura para todos os PreContactos.
O gerente de vendas tem todos os privilgios para todos os PreContactos.

Para implementar essas regras estabelecem as seguintes prerrogativas:

Criar um perfil comum para todas as pessoas, o Assistente de Vendas e Gerente de Vendas:
Ns s precisamos de um perfil, chamados de vendas que devem ter desativado o caixa
Editar seleco tudo em Privilgios globais.
Criar quatro papis:
1. Precisamos de um papel para o gerente de vendas chamado Chief, com base nos leiles de perfil.
2. Ns precisamos de um papel subordinado ao assistente de vendas, chamado
Asistenteventas, com base no perfil de vendas.
3. Precisamos de um papel secundrio para Pessoa 1 e 2 Pessoa chamada Equipe A,
com base no perfil de Sales.
4. Precisamos de um papel secundrio para Persona 3 e Persona 4 chamada Equipe B,
com base no perfil de Sales.

Como resultado, os papis Asistenteventas, equipa A e da equipa B esto no mesmo nvel

papel subordinado hierrquico para o chefe.
Criar trs grupos de usurios:
Ns criamos um grupo chamado Equipa A com membros Pessoa 1 e Pessoa 2 e um grupo
chamada Equipe B com membros Persona 3 e Persona 4. Observe que o Gerente de Vendas
devem ser includas em ambos os grupos como grupos de usurios so independentes
PreContactos de acesso baseado em funo precisa hierarquia designada para a equipa
A e da equipa B. Ns criamos um grupo chamado Assistant para os usurios do assistente
vendas como seu nico membro.

NOTA
Conforme descrito na seo de acesso partilhado, que compartilham regras no podem
especificada para compartilhar dados entre os usurios. Como usamos regras de partilha

160

para o assistente de vendas, voc deve criar um grupo adicional com apenas um membro.

Privilgios de Acesso Globais estabelecer o acesso a "PreContactos" a privada

Isso vai impedir que usurios acessem PreContactos outros usurios.
Definir regras para a partilha personalizada PreContactos:
1. Papel PreContactos equipe esto disposio da funo da equipe B,
estabelecer privilgios de acesso para somente leitura permisso.
2. Papel PreContactos equipa B so acessveis funo da equipe A,
estabelecer privilgios de acesso para somente leitura permisso.
3. Papel PreContactos equipe so acessveis ao Asistenteventas Role,
estabelecer privilgios de acesso para somente leitura permisso.
4. Papel PreContactos equipa B so acessveis ao Asistenteventas Role,
estabelecer privilgios de acesso para somente leitura permisso.
5. PreContactos Role Head esto acessveis ao Asistenteventas Role,
estabelecer privilgios de acesso para somente leitura permisso
6. Papel PreContactos equipe esto disposio da funo da equipe A,
estabelecer privilgios de acesso para permitir a leitura / gravao.
7. Role PreContactos equipa B so acessveis funo da equipe B,
estabelecer privilgios de acesso para permitir a leitura / gravao.

3 Administration Supernatural
Como excluir usurios, grupos, perfis e funes:
Se voc excluir um usurio, grupo ou perfil de funo ser solicitado pelo novo proprietrio dos dados. Depois
seleo de dados ir se mover para o novo proprietrio e no sero perdidos.
Como mudar o nome de login de um usurio:
Voc no pode alterar diretamente o nome de login de um usurio. Em vez disso, crie um
novo usurio com um novo nome de login e excluir o antigo usurio. Durante
apagar, transferir todos os dados do antigo para o novo usurio.
Como compartilhada restringir o acesso do usurio:
Se voc tem tudo de configurao com base nas regras e truques fornecida e ainda no conseguir o
resultados esperados, por favor, verifique o seguinte:

Voc definiu o padro compartilhado acesso global a privada?

Voc j desativada Veja tudo e tudo em Editar permisses globais para perfis usados?
Voc pressionou o boto recalcular depois de fazer alteraes para as permisses de acesso globais
Compartilhado?
Voc desabilitou o administrador para os usurios?

161

Sistema de CRM verifica os sistemas de segurana na seguinte ordem:

1. Privilgios Primeira globais so verificados. Se os privilgios globais so
ativada, outras verificaes de segurana no so feitos. Dependendo das configuraes,
qualquer um pode ver e editar todos os dados do sistema de CRM, exceto mdulo
Configurao. Enquanto perfil permite substituir regras
partilha, porque o sistema de CRM no inclui as regras de compartilhamento no
consideraes.
2. Se os privilgios globais esto desativados, o sistema ir verificar Privilgios
Guia Perfis. Se a guia Privilgios so desativados, um usurio no faz
pode ver um mdulo particular. Enquanto perfil tambm permite
substituir as regras de partilha. Isto porque qualquer que seja o
permisses que voc tem em regras de partilha, no ser considerada se no
antes que o acesso a um mdulo particular.
3. Se a guia Privilgios esto disponveis, isso significa que o usurio atual pode ver
um mdulo em particular. Agora, o sistema de CRM ir verificar as definies do Regulamento de
Compartilhando.

Como incluir contatos em uma campanha:

Siga estes passos para associar um contato com uma campanha especial:
1. Na exibio Lista de Contatos:
Se voc no tem contatos no CRM importar seus contatos (ver seco: Exportao e
Importar dados para CRM).
Criar uma exibio personalizada para os contatos importados (ver seco Customize
Listas).
2. na Campanha Veja a lista:
Criar uma campanha.
Na viso detalhada da campanha, desloque-se para a lista de contatos relacionados (ou
selecione a guia mais informaes).
A lista de contatos relacionados so trs opes: Lista Load / Selecione
Contacto / Adicionar contato
Carregar lista: Para associar contatos em massa a partir do modo de exibio personalizado.
Selecione seu modo de exibio personalizado necessrio para carregar sua lista de contatos.
Selecione Contato: para selecionar alguns lista de contatos
contactos disponveis.
Adicionar contato: Para adicionar um novo contato na mosca.
Selecione os contatos que voc deseja incluir na campanha.

Como criar novos tipos de eventos, alm de reunies e chamadas:

Se voc quiser adicionar outros tipos de eventos voc precisa adicionar tais eventos de seleo uma lista.
Como um usurio com privilgios de administrador ir para a Seleo List Editor e selecione a
mdulo de eventos. Adicione o seu tipo de evento para a lista.

162

Apndice B. Recursos
A quantidade de informaes sobre vtiger CRM est crescendo diariamente. Este apndice objectivos
tanto uma bibliografia completa das referncias explicitamente mencionado neste
livro, como exemplos de recursos para obter informaes adicionais vtiger CRM e CRM
em geral. Embora nem todos estes recursos incidem especificamente sobre o vtiger CRM continuar
fornecendo informaes de benefcio para os usurios vtiger CRM.

1 ltimos verses deste manual

A verso mais recente deste manual, em seu idioma original est disponvel na pgina de downloads
de documentos:
http://www.vtigerdeutschland.de/vtigerdoku.html

2 Recursos para Recursos

A lista mais extensa e atual de outros recursos para vtiger CRM pode ser facilmente
encontrado no site da vtiger:
http://www.vtiger.com.
Mdulos Extensions Manager podem ser encontradas no Extensions pgina
vtiger: http://www.vtiger.com/index.php?option=com_jreviews&Itemid=171

3 Outros materiais em componentes vtiger

Vtiger hospeda um conjunto de documentos que fornecem informaes sobre a instalao e
Operao de CRM e suas extenses
http://wiki.vtiger.com/index.php/Users_Zone#vtiger_Extensions__Documents
Aqui voc vai encontrar:
instalao manuais vtiger CRM
Manuais adicionais para usurios e administradores
extenses manuais de CRM, como o Outlook Plugin, Plugin Portal Escritrio
Cliente Extenso Thunderbird e Firefox Extension
manuais de administrao para questes tcnicas
documentos "Como ..."

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