DIRECTIVA DE USO DE

CORREO ELECTRNICO

VERSIN: 001-1
FECHA: 24/02/2014

1. OBJETIVO
La presente directiva tiene por objeto fijar las normas y procedimientos sobre el uso del servicio de
correo electrnico, puesto a disposicin de los usuarios de los servicios informticos del Corporativo
MESAC, estableciendo los beneficios y limitaciones en su USO.
2. FINALIDAD
Regular el uso, uniformizar criterios tcnicos y administrativos sobre el servicio de correo electrnico,
asegurando y facilitando una eficiente comunicacin tanto interna como externa.
3. BASE LEGAL

Ley N 27444, Ley de Procedimientos Administrativos.

Decreto Supremo N 066-2001-PCM, que aprueba los "Lineamientos de Poltica General para

promover la masificacin del acceso a Internet en el Per".

Resolucin Jefatural N 088-2003-INEI, que aprueba Directiva sobre Normas para el uso del

servicio
Normas Tcnicas de Control Interno, aprobadas por Resolucin de Contralora N320-2006-CG.

4. ALCANCE
La observancia de la presente Directiva es obligacin de todos los usuarios que dispongan de un correo
electrnico asignado en el dominio mesacperu.com.
5. DEL AREA DE SISTEMAS
Entindase al rea de Sistemas como el rea del Corporativo, que administra, opera y supervisa los
sistemas informticos y de comunicaciones del corporativo.

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6. VIGENCIA
La presente Directiva entrar en vigencia a partir de la fecha de su aprobacin por parte de la Gerencia
de Administracion y finanzas.
7. CONCEPTOS GENERALES
Internet.- Es una gran comunidad de computadoras conectadas entre s por medio de lneas de
comunicaciones especiales.
Interface.- Medio con el cual se puede interactuar con una computadora.
Navegador.- Es un programa que provee una interface para accesar y ver archivos en Internet.
Correo Electrnico.- El correo electrnico, e-mail, es el medio por el cual se pueden intercambiar
mensajes utilizando un dispositivo electrnico.
Intranet.- Es una red privada que utiliza tecnologa de Internet pero cuyo contenido slo est disponible
al interior de una entidad.
Servidor.- En una red, se denomina servidor a una computadora compartida por mltiples usuarios.
Existen servidores de archivos, servidores de impresin, etc. Los servidores son computadoras de gran
potencia que se encuentran a disposicin de los usuarios. Cuando los usuarios de Internet se
intercomunican, en realidad lo hacen a travs de servidores.
Software.- Conjunto de programas, documentos, procesamientos y rutinas asociadas con la operacin
de un sistema de computadoras, es decir, la parte intangible de una computadora.
Computador Personal.- Computadora asignada a los usuarios
Webmail: cliente de correo web.
8. DISPOSICIONES GENERALES

El correo electrnico corporativo es una herramienta de comunicacin e intercambio de informacin

oficial entre usuarios, no es una herramienta de difusin indiscriminada de informacin.

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La asignacin de una cuenta de correo electrnico corporativo a cualquier usuario, est supeditada a
la aprobacin de su jefe inmediato y a la vigencia de su vnculo laboral o contractual con el

Corporativo MESAC.
El correo electrnico ser usado solamente para el envi y/o recepcin de documentos relacionados
con la actividad que se realizar en el corporativo.

El usuario slo podr acceder al correo electrnico corporativo mientras est vinculado con la
empresa, pudiendo ser Administrativo o de Salas.

El rea de Sistemas es responsable de:

Capacitar al personal en el uso del correo electrnico corporativo.
Capacitar al personal en la seleccin de contraseas seguras.
Disponer las medidas de seguridad necesarias para garantizar la integridad, confidencialidad y
disponibilidad del servicio de correo electrnico.

El nombre de la cuenta de correo electrnico corporativo asignado al personal administrativo y de

salas, es personal e intransferible debe estar formado por el primer nombre del usuario, el signo de
punto, seguido del apellido paterno, ligado con el smbolo @ al nombre de dominio de corporativo.
Por ejemplo:
Nombre del usuario: Juan Manuel Prez Quispe
Nombre de la cuenta: juan.perez@mesacperu.com

En caso de existir dos formaciones de cuenta de correo similares, el rea de sistemas proceder a
incluir tantas letras del segundo apellido como sean necesarias en la cuenta del colaborador
recientemente incorporado, de ser necesario se agregaran nmeros correlativos en caso de
mantener igualdad en el correo.

Los archivos que se adjuntan en los mensajes de correo, en lo posible deben de comprimirse con el
software adecuado, para as evitar la degradacin del servicio de correo y la saturacin involuntario
de las casillas de los usuarios.

9. DISPOSICIONES ESPECIFICAS
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De las responsabilidades y obligaciones del usuario

Todo usuario debe cambiar su clave de acceso (password) por vez primera con apoyo del personal
de Sistemas. Posteriormente podr realizarla las veces que considere conveniente a travs del
servicio de correo corporativo disponible en ambiente web, siendo responsable de mantener su
confidencialidad.

Cuando el usuario deje de usar su computadora personal deber de cerrar el software de correo
electrnico, para evitar que otra persona use su cuenta sin su permiso.

El usuario que tiene asignado una cuenta de correo, es el nico y directo responsable de todas las
acciones y mensajes que se lleven a cabo en su nombre. Por lo tanto, el Corporativo, no se hace
responsable por lo que se haga o diga en nombre de una cuenta de correo electrnico particular.

En caso de que un usuario considere importante un mensaje deber imprimirlo o en su defecto

almacenarlo en un medio de almacenamiento (disco duro, CD o memoria usb).

Los usuarios de las cuentas de correo electrnico corporativo son responsables de todas las
actividades que realizan desde su cuenta de correo electrnico, por lo que se considerar como
oficial todo documento enviado o recibido en forma interna. Al recibir un mensaje que se considere
ofensivo, cuestionable o ilegal se deber comunicar al rea de Sistemas para que se tome las
acciones pertinentes del caso.

Los correos electrnicos que adjunten documentos que no son propios del remitente, debern citar
siempre la fuente de origen y/o los autores, con la finalidad de respetar los derechos de propiedad
intelectual.

Al pie de cada mensaje de correo deben enviar una identificacin tipo auto firma, no debiendo
ocupar ms de 6 lneas a fin de que permita al receptor de datos identificar formalmente a su autor,
de manera que est vinculada nicamente a l y a los datos a que se refiere, garantizando as la
identidad del titular y que este no pueda desconocer la autora del mensaje.

De las responsabilidades del rea de Sistemas

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El rea de Sistemas es responsable de la administracin del correo electrnico, as como de

brindar el soporte tcnico necesario que garantice y mejore la operatividad de este servicio,
eximiendo su responsabilidad, en los problemas de ndole tcnico del proveedor de internet del
Corporativo que pudieran presentarse y que ocasionen anomalas en el servicio.

El rea de Sistemas establece las cuotas mximas de las casillas de correo electrnico, El espacio
mximo que se asigna en el servidor de correo del corporativo est en funcin al cargo de la
persona, a saber:

Directorio: 1 GB a mas
Gerentes: Hasta 1 Gb
Jefaturas: Hasta 500 Mb
Asistentes y secretarias: Hasta 250 Mb
Usuarios en general: hasta 150 Mb

En el caso de tener la necesidad de aumentar la cuota asignada, esta debe ser solicitada al rea
de Sistemas mediante un correo electrnico a sistemas@mesacperu.com,

Es de responsabilidad del rea de Sistemas, activar, desactivar y suspender por un periodo

determinado o en su defecto cancelar las cuentas de correo electrnico por inactividad o mal uso,
comunicando esta situacin a los niveles correspondientes.

El rea de Sistemas, garantizar la privacidad de las cuentas de correo electrnico corporativo de

todos los usuarios.

Conductas de mal uso del servicio

Intentar o apoderarse de claves de acceso de otros usuarios, acceder y/o modificar mensajes de

otro usuario.
Enviar documentacin o informacin de carcter corporativa o destinatarios externos, sin la
autorizacin y el conocimiento de su jefe inmediato superior.

Descargar o ejecutar archivos adjuntos a los mensajes recibidos desde una fuente externa que
resulte desconocida, dudosa o sospechosa.

Enviar mensajes para la difusin de noticias o correos electrnicos de autores annimos.

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Usar los servicios de correo electrnico para propsitos no laborales, fraudulentos, comerciales o
publicitarios, que atenten contra la legalidad, la propagacin de mensajes destructivos, mensajes

obscenos y que contengan opiniones que atenten contra el honor de terceros.

Difundir y participar en la propagacin de cadenas de mensajes (Forwards) irrelevantes

propaganda comercial (spam).

Perturbar el trabajo de los dems enviando mensajes que interfieran en el desempeo laboral.
No deber utilizarse el correo electrnico del Corporativo en suscripciones a listas de correos
electrnicos externos que saturen el normal trfico de mensajes en el servidor.

De las sanciones

El usuario que haga mal uso del correo electrnico, segn la gravedad del hecho, se le suspender
el servicio de correo electrnico, adems de aplicrsele las sanciones administrativas.

10. MECANICA OPERATIVA

El cliente de correo electrnico para gestionar las cuentas de correo estn administradas e
indicadas por el rea de Sistemas, siendo esta la responsable de crear, eliminar, reiniciar las
cuentas de correo de cada usuario.

Se usa el software Microsoft Outlook para acceder desde oficina y locales del corporativo, a la
cuenta de correo electrnico.

El acceso al correo desde internet solo se realiza usando la interfaz Webmail.

Si los mensajes almacenados en el servidor de correo exceden el lmite permitido, se bloquea la

capacidad para enviar y recibir correos a las personas cuyas cuentas superaron el lmite.

Tomar en cuenta que los correos visualizados por MS Outlook sern descargados al equipo local
sin posibilidad de recuperacin por Webmail.

Las cuentas de correo sern creadas a peticin de los interesados debiendo enviar un correo
electrnico a sistemas@mesacperu.com.

Los mensajes enviados pueden ser de hasta 20 Mb cada uno.

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11. NORMAS DE SEGURIDAD

En caso de que el uso del correo electrnico se constituya en un riesgo que atente contra la
seguridad de la informacin, la disponibilidad de la plataforma de servicios o la imagen pblica del
Corporativo Mesac, el rea de Sistemas, est facultado a tomar las acciones necesarias para
mitigar tales riesgos. Dichas acciones contemplan la suspensin o restriccin del servicio de
acceso del correo electrnico.

El rea de sistemas, se reserva el derecho de vigilar y establecer controles adicionales a las

cuentas de correo electrnico que presente comportamientos sospechosos, o que en forma
comprobada pongan en riesgo la seguridad de la red corporativa.

12. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

El rea de Sistemas absolver cualquier consulta que presenten los usuarios del servicio de correo
electrnico, para el adecuado cumplimiento de la presente Directiva, pudiendo remitir sus consultas
al correo electrnico: sistemas@mesacperu.com.

El rea de sistemas recibir a travs del rea de Recursos Humanos, mediante un correo
electrnico a sistemas@mesacperu.com, la relacin de los colaboradores de oficina que hayan
ingresado a laborar y de los que hayan dejado de hacerlo, para la activacin o desactivacin de las
cuentas de correos respectivos.

Para el caso del usuario que por motivo de vacaciones, comisiones u otros sucesos tenga que
ausentarse por un perodo definido del Corporativo, debern comunicarse mediante un correo
electrnico a sistemas@mesacperu.com para evitar el bloqueo de su respectiva casilla de correo
electrnico por saturacin de la misma.

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