Administracin y Control de almacenes

Es un sistema mediante el cual, se pueden gestionar diferente facetas

de las operaciones en los almacenes, abarca desde la recepcin hasta el
almacenamiento de artculos, carga y descarga de productos, obtencin y
envi de los mismos. Con este sistema se puede organizar un almacn de tal
manera que se pueda utilizar al mximo el espacio disponible, organizar el
almacn con tanto detalle que se puede saber dnde se encuentra cada
artculo al momento que este se requiera, lo cual permite tener un libre flujo
de mercancas en todo momento.

Funcionamiento del Almacn

Est relacionado con la forma de llevar el registro de las existencias,
los materiales que en el almacn se encuentren, la disposicin de los
mismos y su costo. Puesto que un almacn es un lugar donde se organizan
materias primas o productos terminados, es preciso que se lleve un estricto
orden de al momento de la fabricacin y posterior colocacin en el rea de
almacenado de un determinado producto, con el fin de no perderlos de vista
y olvidar su ubicacin o que este se deteriore con el tiempo, lo cual podra
incurrir en prdidas monetarias para la empresa.
Es de suma importancia en el funcionamiento de un almacn, que se
aproveche al mximo la capacidad del mismo, que se utilicen procesos y/o

medidas que contribuyan a una mayor maniobrabilidad dentro del mismo,

como tambin se le debe dar mucha importancia a los mecanismos de
transporte de mercancas, todo esto ayuda a reducir costos operativos y a
mantener bajos los precios delos productos.

Recepcin de Materiales
Es un proceso mediante el cual se reciben los productos, provenientes
otros almacenes, generalmente estos vienen en camiones y son enviados
por lotes al almacn, el rea de recepcin es un lugar estratgico en el cual
se realizan las operaciones de carga y descarga, se verifica el trnsito de los
productos y la documentacin respectiva. En el rea de recepcin, se puede
visualizar el personal, el trnsito de vehculos, generalmente mediante
circuito cerrado de televisin

Carga y Descarga
Las operaciones de carga y descarga, generalmente se llevan a cabo
fuera del almacn, dependiendo del tipo de producto y el mtodo de
almacenamiento, puede realizarse la operacin con deferentes sistemas:

Sistema manual: En el que un grupo de personas manipula cantidades

reducidas de productos o materia prima.

Sistema mecanizado: Se realiza mediante cintas transportadoras,
directamente del contenedor al almacn.

Sistema automatizado: Las acciones son realizadas por sistemas

electrnicos o mediante robots, operados por personal capacitado.

Formas de Operar
Al momento de recibirse un determinado material en un almacn,
debe cumplirse un proceso para determinar si este es aprobado o rechazado:

Se debe colocar en una zona temporal para su posterior inspeccin.

Se debe firmar la nota de entrega. Especificando que la recepcin del

material estar sujeta a los resultados de la inspeccin.

Se realiza el conteo y control de calidad por el personal calificado,
mediante mtodos estadsticos. (Esto determina si se aprueba o

rechaza el lote).
De haberse dado el visto bueno, debe llenarse un formato de recibido,
que vara de acuerdo a cada empresa.

Clasificacin y Nomenclatura

Clasificacin: Es la operacin de seleccionar y agrupar, materias

primas

producto

terminados,

tomando

en

cuenta

ciertas

caractersticas tales como, dimensiones, peso, forma, tipo de material,

fecha en la cual se realiz cierto producto, entre otras, lo cual facilita el

embalaje y contribuye al orden dentro de un almacn.

Nomenclatura: el conjunto o sistema de nombres o trminos empleados en
un almacn, basado en el conocimiento de las caractersticas de cada producto
o artculo, para posteriormente agruparlos dentro de determinado grupos,
subgrupos o familias. Los principales son los siguientes:

Materias primas
Productos en proceso
Piezas fabricadas
Piezas compradas y acabadas
Productos terminados
Suministros

Codificacin
Consiste en la asignacin de caracteres alfabticos, numricos o
alfanumricos, los cuales contienen la informacin suficiente y necesaria,
para identificar fcilmente los productos o materias primas que se encuentran
dentro de un almacn.
Ejemplo de codificacin
Empresa: Coca-Cola

(*) FCP: Fecha de consumo preferente.

F8: planta y lnea de produccin
d: Da en el que fue realizado el producto
hh: hora en la que fue realizado el producto
mm: Minuto en el que fue realizado el producto

Este ejemplo de codificacin, muestra la fecha en la que se realiz el

producto, lo cual permite al momento de almacenar, colocar los lotes de
acuerdo a la fecha para que los ms antiguos salgan primero a la venta.

Clasificacin de Materiales por Pareto}

Est basada en las palabras dichas por un economista italiana que en
el ao de 1897 dijo: El 20% de las personas poseen el 80% de las riquezas.
Puede aplicarse este principio en diferentes ramas para ubicar
problemas y atacar sus posibles causas, teniendo en cuenta que el mayor
porcentaje de problemas se encuentra en un pequeo porcentaje de fallas.

Clasificacin de materiales de Mantenimiento

Materiales Reparables: se consideran a todos aquellos que no
pierden su valor con un solo uso.
Materiales Consumibles: Son todos aquellos que pierden su valor al
ser usados por primera vez.

Almacenamiento de los Materiales

En este proceso, intervienen diversos factores y mtodos ligados a las

caractersticas de cada material, por ejemplo pueden utilizarse estanteras y
de acuerdo a las dimensiones del producto terminado o de la materia prima,
puede colocarse de forma individual o por lote, tambin puede almacenarse
mediante la implementacin de paletas directamente en el suelo, o
dependiendo de las necesidades y el tipo de material, este se puede colocar
incluso en el suelo, siempre y cuando no afecte la calidad del producto final.

Despacho de Materiales
El proceso de despacho de materiales, comienza justo cuando se
recibe el pedido del cliente, se determina si se pueden satisfacer los
requerimientos

del

cliente

mediante

los

inventarios

el

sistema

computarizado de la empresa, luego el personal calificado se dirige al

departamento de almacn con el respectivo pedido, al momento del
despacho total o parcial del pedido, debe cumplirse con el papeleo
correspondiente y se despacha al cliente, con una copia de su pedido.

Planeamiento y Organizacin de un Almacn

Es un proceso lgico y de sentido comn, el cual permite gestionar las
entradas y salidas en un almacn, con la finalidad de evitar posibles
conflictos dentro del mismo. Al momento de realizar el planeamiento de un
almacn es indispensable tomar en cuenta lo siguiente:

El espacio disponible dentro del almacn y la disposicin del mismo,

para la manipulacin y el transporte de mercancas

Las entradas y salidas
La cantidad de existencias de productos terminado o de materias

primas
El sistema de abastecimiento
La cantidad de personas que labora en el almacn

Embalaje
Es un recipiente o envoltura que contiene productos de manera
temporal principalmente para agrupar unidades de un producto pensando en
su manipulacin, transporte y almacenaje.
Existen diversos tipos de embalaje como el de plstico expandido y el
de pelcula retrctil de polietileno.
Dependiendo del embalaje, se define el mtodo y unidad de carga a
utilizar para el transporte y el almacenaje.

Artculos a almacenar, Espacio disponible y Medio de

Transporte

Un almacn, est elaborado y funciona conforme al tipo de artculos

que en l se dispongan, es este aspecto influyen factores tales como las
dimensiones, directamente relacionado con la cantidad mxima de
almacenaje, forma, requisitos especiales, estas caractersticas a su vez
determinan el espacio necesario para almacenar, en lo cual influyen la altura
de los techos, la carga mximas de los pisos, reas y dimensiones del local
ya forma del mismo.
El mtodo de transporte, debe determinarse tomando en cuenta el
espacio, se debe garantizar que sea suficiente parar maniobrar de manera
adecuada y evitando posibles conflictos en el almacn.

Mtodos y Procedimiento de Almacenaje

Mtodos de Apilamiento
Apilamiento Cubico: Este aprovecha la mayor cantidad de
espacio disponible dentro del almacn, mediante el apilamiento
en forma de cubo. Depende del producto y de la resistencia del
embalaje.

 Apilamiento Piramidal: Este aprovecha menos el espacio

disponible, pero est diseado para elementos especficos
como objetos redondos o esfricos.

Transporte y costos
En un almacn, el transporte de las mercancas est vinculado con los
costos, los cuales deben cargarse al precio final que debe pagar el cliente,
por tal motivo, es importante que el mtodo de transporte sea el ms
eficiente,

adems del debido control de entradas y salidas en conjunto

ayuda a reducir el costo del producto final.

Inventario
Registro documental de los bienes que posee una determinada
persona o empresa, es el registro de la cantidad de existencias en un
momento dado, esto ayuda a llevar un control de la cantidad de producto que

se puede ofertar a un cliente o grupo de clientes con la finalidad de satisfacer

las demandas del mercado actual.
Existen inventarios puntuales que se realizan una vez al ao e
inventarios continuos que se realizan con mayor frecuencia con cantidades
pequeas.

Sistemas de Inventario
El sistema de inventarios debe ordenar y recibir los bienes, coordinar
la colocacin de los pedidos, rastrear las rdenes de compra, verificar los
destinos y las cantidades del pedido. El sistema de inventarios debe tambin
monitorear y verificar que los proveedores reciban el pedido, que han
despachado un pedido, que las fechas son las adecuadas y debe tener
mecanismos para hacer nuevos pedidos y para el manejo de errores.

Mtodos para Valorar el Inventario

El mtodo de inventario determina la costa de la mercanca vendida,
el margen de ganancias y el total de prdidas.
Existen tres mtodos de inventario:

Mtodo Promedio Ponderado

Se basa en el costo promedio del inventario durante el perodo para ello se
debe:

Determinar el costo inicial multiplicando la cantidad de

existencias por su costo

Determinar el costo de todas las compras multiplicando la

cantidad de unidades compradas por su precio

Obtener el costo total de las mercancas disponibles para la

venta mediante la suma de las resultados anteriores (CT)

Obtener la cantidad total de unidades disponibles para la venta

(NT)
Obtener el costo promedio de las mercancas dividiendo CT

entre NT
Obtener el costo de las mercancas vendidas multiplicando el
costo promedio de las mercancas por el inventario final

Ejemplo

Inventario Inicial
Compras
Cantidad Total
Ventas Periodo
Inventario Final
Valor total
Cantidad total

cantidad
10
30
40
35
5

Costo unitario
10 BsF
15 BsF

Valor total
100 BSF
450 BsF
550 BsF

= 550BsF = 13,75BsF
40

El valor promedio del costo por artculo es de 13,75BsF

El valor del inventario final = 5 Unid. * 13,75BsF = 68,75 BsF
El inventario final queda valorado al costo promedio mercanca en existencia.

Mtodo del costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas

(PEPS)

Este mtodo presenta el inventario final a su costo ms actual.

Cuando aumentan los costos de inventario (aumento de precios) este
mtodo da como resultado una utilidad ms alta y por tanto un impuesto
sobre la venta mayor.
Los primeros costos que entraron al inventario son los primeros costos que
salen al costo de las mercancas vendidas.

Ejemplo
Valor del inventario final por= 5 Unid. *15 BsF= 75BsF
El inventario final queda valorado al costo de la ltima mercanca
comprada.

Mtodo de las ltimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS)

Este mtodo presenta el costo de las mercancas vendidas a un costo
ms actual. Cuando aumentan los costos de los inventarios este mtodo
produce el costo de mercancas vendidas ms alto y la utilidad ms baja,
minimizando el impuesto sobre la venta. Los ltimos costos que entran al

inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancas
vendidas
Ejemplo
Valor del inventario final por= 5 Unid. * 10BsF = 50BsF
El inventario final queda valorado al costo de la primera mercanca en
existencia.