Ms Project Basic V 2013 (v1)

Programa
Gestin de Proyectos con

Microsoft Project 2013
www.cec.espol.edu.ec
educon@espol.edu.ec
Gestin de Proyectos con MS Project 2013

(Nivel Bsico)
Instructor:
Jos Franco N.
MPM, PMP, MCTS, CSM, CSPO, PSM, PMI-ACP
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Objetivo General
Planificar un proyecto empresarial o
personal, aplicando conceptos, tcnicas y la
herramienta informtica MS Project 2013,
para ejecutar proyectos realistas, dentro de
los plazos y presupuestos establecidos.
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Objetivos Especficos
1. Identificar los conceptos bsicos relacionados a la Direccin de Proyectos,
referentes a la identificacin de involucrados, definicin de requerimientos y
objetivos del proyecto, para establecer apropiadamente el alcance del proyecto.
2. Construir
el
cronograma
del
Proyecto,
identificando
las
actividades,
dependencias, recursos necesarios y tiempos estimados para el cumplimiento del
Alcance del Proyecto comprometido.

3. Producir un Informe sobre la situacin del proyecto, teniendo en cuenta las
variables de tiempo, costo y alcance, informando a los involucrados del proyecto

y facilitando la toma de decisiones correctivas y preventivas.
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Metodologa
Exposicin de conceptos fundamentales,
luego del cual los participantes realizarn
prcticas que le ayudarn a desarrollar
destrezas en el manejo del aplicativo MS
Project 2013. El curso concluye con la
realizacin de una simulacin de un
proyecto general realizado en equipos.
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PRESENTACIN
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El da a da
Nos est pasando esto?
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Nombre:
Empresa:
Cargo:
Experiencia:
Expectativas:
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Cul es tu nombre?
En donde trabajas o has trabajado?
Qu funciones desempeas?
Has manejado proyectos?
Qu esperas del curso?
REGLAS DEL JUEGO
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Pregunta lo que consideres necesario.

Comparte tu experiencia con otros.
Usa tu tiempo productivamente y respeta el de los dems.
Participa activa y dinmicamente.
Descubre tus habilidades!
Piensa en funcin de casos
reales!
80-20
S parte del equipo!
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Recuerda que
El proyecto final representa el 60%
El examen final el 40%
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Sesin 1:Introduccin a la Gestin de Proyectos
Sesin 2: Introduccin al MS Project 2013
Sesin 3: Creacin del Cronograma del Proyecto
Sesin 4: Optimizacin del Cronograma
Sesin 5: Control y Seguimiento
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SESIN 1
Introduccin a la Gestin de
Proyectos
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Definiciones
Qu es un proyecto?
Algn proyecto en mente?
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Definiciones
Qu es un proyecto?
Emprendimiento temporal para lograr un producto,
servicio o resultado nico PMBOK 5ta Edicin
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Caractersticas
Temporal:
Fecha de inicio y fin definidas.
nico:
Es algo que no se ha realizado antes.
Elaboracin Gradual:
Se realiza por etapas o
fases
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Administracin de Proyectos
Definicin
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades, para
conseguir los requerimientos del proyecto
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ADMINISTRACIN DE
PROYECTOS
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Implica:
Identificar requerimientos
Gestionar las expectativas de los involucrados
Balancear eficiente y eficazmente:
Alcance
Calidad
Tiempo
Costos
Recursos
Riesgos
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Para qu nos sirve?
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Mejorar Calidad
Cumplir objetivos: Tiempo, Costo y Alcance
Establecer procesos formales probados
Gestionar, y no solo desarrollar
Alinearse a un cdigo tico
Mejores resultados, mejores proyectos, clientes
ms satisfechos
Estadsticas del Proyecto

Por qu fallan los proyectos?
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EJERCICIO
En grupo de 3 o 4 personas:
Identificar razones para xito de sus
proyectos
Identificar razones de fracaso en sus
proyectos
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Estadsticas del Proyecto

Los proyectos fallan por:
Modificaciones en el alcance
Fechas irreales
Presupuestos excedidos
Usuarios inconformes
Pobre calidad del producto
o servicio
Falta de metodologa
RRHH no capacitado
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En nmeros
The Chaos Report
Fuente: CHAOS Report 2013
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En nmeros
Fuente: KPMG Advisory
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Interesados (stakeholders)
Definicin
Personas u organizaciones envueltas activamente en
el proyecto o aquellas cuyos sus intereses podran
verse afectados por el proyecto
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Interesados (Stakeholders)
Patrocinador
Clientes
Accionistas
Usuarios Finales
Autoridad pblica /
Entidades de Control
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PROYECTO
Miembros del Equipos
Gerentes de
reas
Equipo comercial
Objetivos
eSpecfico
Medible
Asignable
Realista
basado en Tiempo
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Lanzar un producto para

mejorar las ventas
Comercializar el producto ABC en el

mercado de adolecentes (10 a 15
aos) de la costa, para incrementar
las ventas en un 5% durante el 2011
usando canales de distribucin
actuales.
N
Ciclo de Vida del Proyecto

Definicin
Es una coleccin generalmente secuencial y en
ocasiones superpuestas de etapas del proyecto, los
nombres y cantidades de las etapas son definidas por
la organizacin y por el tipo de proyecto a realizar
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Ciclo de Vida del Proyecto
INICIO
ORGANIZACIN Y
PREPARACIN
EJECUCIN DE
TRABAJO
CIERRE
Depende de la organizacin y de sus procesos

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Procesos Gestin de Proyectos
Planificacin
Inicio
Cierre
Ejecucin
Grupo de Procesos del la Gestin de Proyectos del PMBOK
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Procesos Gestin de Proyectos

Inicio
Se define el proyecto con la debida autorizacin.
Planificacin
Se establece el alcance, se refinan objetivos y se determina
el curso de accin a seguir para alcanzar dichos objetivos.
Ejecucin
Se realiza el trabajo definido en el proyecto
Monitoreo y control
Se revisa y analiza el progreso y desempeo del proyecto
Cierre
Se realizan actividades para formalizar la conclusin del
proyecto.
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reas de Conocimiento PMBOK

< Comunicaciones
Tiempo >
< RRHH
Costo >
< Alcance
Riesgos >
< Integracin
Proveedores >
< Calidad
Interesados >
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Restricciones del proyecto
CALIDAD
ALCANCE
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Lo que usualmente sucede
CALIDAD
ALCANCE
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Quin define las prioridades?
Identificar el stakeholder responsable
Qu restriccin es la prioritaria?
Cul es fija?
Cul podemos elegir?
Cul es variable?
Al menos se requiere negociar dos y dejar una variable

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Ejemplo de restricciones
Evento para lanzamiento de producto
Tiempo: 1 mes (fijo)
Recursos: Presupuesto aprox. $10.000 (elegible)
Alcance: Podra ser cena, show, etc (variable)
Con un tiempo fijo, podemos establecer los

recursos y ajustar el alcance necesario
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Ejemplo de restricciones
Planificar viaje para cierre de negocio
Recursos: Presupuesto aprobado $5.000 (fijo)
Tiempo: Entre 1 a 5 das. (variable)
Alcance: Viaje, viticos, cena de cliente, etc
(elegible)
Con recursos fijos, podemos establecer el alcance
y ajustar el tiempo
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Alcance del proyecto

Definicin
Es todo el trabajo incluido y nicamente el incluido,
para alcanzar los objetivos del proyecto y finalizarlo
exitosamente.
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Actividad 1
PROYECTO
Actividad 2
Actividad 4
Actividad 3
Actividad 5
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Proyecto
Actividad 1
INICIO
PLANIFICACIN
DISEO
EJECUCIN
CONTROL Y
MONITOREO
CIERRE
Producto Final
Informes de Avance
Acta de Entrega
Actividad 2
Alcance del Proyecto
Actividad
3
Cronograma
Acta del Proyecto
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Planos / Prototipo

Entregables del proyecto
Productos, servicios o resultados que debe producir
el proyecto, la aceptacin de los mismos implica la
finalizacin del proyecto
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Entregables del proyecto
PROYECTO
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Requerimientos del entregable del proyecto
Condicin o capacidad que debe ser obtenida por un
producto o servicio para satisfacer el cumplimiento de
un contrato o especificaciones.
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Requerimientos
Debe cumplir
especificaciones:
2 plantas
Piso flotante color cerezo
Pintura satinada cod 5645

Ventanas acsticas
Etc
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Supuestos del Proyecto
Supuestos son factores del proyecto, que para
propsitos de planificacin, son considerados como
verdaderos, reales o certeza, sin tener pruebas.
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Supuestos del Proyecto
El cliente proveer
El usuario participar
El proyecto se desarrollar
Las condiciones ambientales se mantendrn
Los aspectos legales permanecern
La moneda no cambiar
El precio del acero ser
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Exclusiones del Proyecto
Caractersticas, entregables, actividades o todo
aspecto NO incluido en el proyecto.
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Conclusin
PROYECTO
IDENTIFICADO
Documento formal de definicin del proyecto y

su alcance
PROYECTO
CREADO
CRONOGRAMA
GENERADO
CRONOGRAMA
OPTIMIZADO
REPORTE DE
AVANCES
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SESIN 2
Introduccin al MS Project
2013
irwinfranco@gmail.com
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Interfase del MS Project 2013

Estimar duracin de
actividades
Controlar recursos y costos
Determinar el avance del
Proyecto
Proyectar y simular
escenarios
Permitir colaboracin entre
el equipo
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Men
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Tabla (Plan de proyecto)
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Vista (Diagrama de Gantt)
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Detalle de la Planificacin
Estructura de Proyecto (Nombre de
Proyecto, fase, entregable y actividad)
Dependencia a otras
actividades
Hito
Listado de tareas
Duracin de
Actividad
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Fechas
Recursos asignados
N
Creacin del proyecto

Configuracin y preferencias
Involucra todos los componentes y definiciones,
opciones del proyecto y de la Organizacin ejecutora
dentro de la herramienta.
Nombre del proyecto
Fecha de Inicio
Calendario de la Organizacin
Tener a mano feriados de todo el ao

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Listado de actividades
LISTADO
Fase
Entregable
Tareas
Hito
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EJEMPLO
Diseo de Producto
Boceto del producto
1.- Reunin para lluvia de ideas
2.- Prototipo de producto
Aprobacin formal del boceto
Definicin de tareas
Tareas Sumarias:
Tareas principales que contienen actividades, usadas para las
etapas, fases o entregables del proyecto.
Tareas:
Actividades necesarias para poder realizar los entregables o
fases del proyecto.
Se asignan recursos a este nivel.
Repetitivas:
Tareas realizadas con una frecuencia establecida. Ej.
Reuniones de seguimiento del proyecto.
Hitos:
Punto o evento significativo dentro del proyecto. Ej:
Aprobaciones.
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Conclusin
PROYECTO
IDENTIFICADO
PROYECTO
CREADO
Proyecto y listado de actividades

ingresados en la herramienta
CRONOGRAMA
GENERADO
CRONOGRAMA
OPTIMIZADO
REPORTE DE
AVANCES
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SESIN 3
Creacin del Cronograma del
Proyecto
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Componentes de Planificacin
Mtodos de HerramienPlanificacin
tas
Modelo
(Actividades
Informacin
del Proyecto
Recursos)
Listado de Actividades
Diagrama de Gantt
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Procesos de Planificacin
Definicin de actividades
Definicin de secuencia
QU SE HACE?
EN QU ORDEN?
QUIN LO HACE?
Estimacin de Recursos
QU SE NECESITA?
Estimacin de Duracin
EN QU TIEMPO SE REALIZA LA
ACTIVIDAD DE ACUERDO A LOS
RECURSOS DEFINIDOS?
Cronograma definido
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QU SE HACE?
Nombre de actividad
Definicin de secuencia
Descripcin de la actividad
Descripcin del resultado o entregable de la actividad
Restricciones:
Fecha de Inicio
Fecha de Fin
Comenzar lo antes posible / No comenzar despus
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Definicin de secuencias
EN QU ORDEN?
Tipo de dependencias
Mandatoria: Depende de la naturaleza del proyecto
o restriccin contractual.
Discrecional: Relacionada a las mejores prcticas.
Externas: Depende de otros actores o actividades
fuera del proyecto.
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EN QU ORDEN?
Tipo de secuencias
Fin a comienzo (FC)
a1
Comienzo a
comienzo (CC)
a1
a2
a2
Fin a fin (FF)
Comienzo a fin (CF)

a1
a1
a2
a2
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Estimacin de recursos
QUIN LO HACE?
QU SE NECESITA?
Recurso Humano:
Evaluar habilidades y destrezas
necesarias
Evaluar disponibilidad
Materiales:
Costo:
Gastos variables
Logstica
Viticos
Equipos, transporte
Recursos de acuerdo a
unidades requeridas
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Estimacin de duracin
RECURSOS DEFINIDOS?
Valores para estimacin de duracin:

Asignar por duracin
Cuntos das demora la actividad? (das)
Asignacin por trabajo
Cuntas horas se requiere trabajar? (horas)
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Estimacin de duracin
RECURSOS DEFINIDOS?
Valores para estimacin de duracin:

Cantidad de horas por recurso asignado
% de disponibilidad del recurso asignado
Cantidad de material necesario
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Generacin de Cronograma
Partiendo de la lista de actividades, se procede a detallar
actividades, enlazar las secuencias, asignar recursos y
tiempos, para obtener una fecha de entrega final.
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Conclusin
PROYECTO
IDENTIFICADO
PROYECTO
CREADO
CRONOGRAMA
GENERADO
Fecha de inicio, fin y

recursos establecidos
CRONOGRAMA
OPTIMIZADO
REPORTE DE
AVANCES
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SESIN 4
Optimizacin del Cronograma
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Inclusin de restricciones y deadlines

Ten en cuenta las siguientes restricciones antes de
optimizar:
Actividades con fechas fijas de inicio o fin.
Plazos fijos (deadline fecha lmite).
Calendarios individuales de recursos.
Actividades adicionales o fuera del alcance.
Imprevistos que afecten el horario laboral.
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Opciones de Optimizacin
Con relacin a las secuencias:
Confirmar que las secuencias establecidas tengan
lgica
Se pueden cambiar las secuencias?
Se pueden realizar actividades simultaneas?
Con relacin al recurso humano:
Se puede seleccionar otros recursos?
Se puede solicitar mayor disponibilidad a los
recursos asignados?
Se puede agregar ms recursos a ciertas
actividades?
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Con relacin al Alcance:
Se puede negociar el alcance?
Se puede realizar por etapas o versiones de
lanzamiento?
Cules son las caractersticas crticas de proyecto
y cules puede esperar?
Los cambios en el alcance, modificaron
(aumentaron) el costo y tiempo inicialmente
previsto, o se mantuvo fijo?
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Tcnicas de optimizacin:
Fast tracking:
Realiza actividades en paralelo que
normalmente se hacen en secuencia
Requiere anlisis y validacin
Crashing:
Anlisis de disminucin de duracin de
actividades
Asignacin de ms recursos por actividad
Genera posiblemente mayor costo y riesgo
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Identificacin costos de recursos

Asignado por Trabajo
Costo hora hombre $
Costo hora extra $
Asignado por Material
Costo de uso por hora $
Costo fijo $
Costo nico por uso $
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Optimizacin de carga de recursos

Identificar exceso de carga en ciertos recursos
Asignaciones irreales de recursos en tareas especficas.
Reasignacin de carga de
trabajo.
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Ejemplo de sobre carga de trabajo
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Identificar la ruta crtica

Definicin:
Generalmente, pero no siempre, es la secuencia de
las actividades que determinan la duracin del
proyecto
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Identificar la ruta crtica

Son las actividades mas crticas del proyecto
Requieren mayor control y seguimiento
Los esfuerzos de optimizacin deben enfocarse en
estas actividades.
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Ejemplo de ruta crtica
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Creacin del cronograma final
Definir fecha de inicio y fin optimizada del proyecto.

Define lista de recursos involucrados
Determina el costo total
Determina cantidad de horas totales
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Conclusin
PROYECTO
IDENTIFICADO
PROYECTO
CREADO
CRONOGRAMA
GENERADO
Fecha de inicio, fin y
recursos optimizados y
costos estimados
CRONOGRAMA
OPTIMIZADO
REPORTE DE
AVANCES
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SESIN 5
Control y Seguimiento
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Proceso de Seguimiento
DESVIACIONES
Tiempo - Costo
HORAS POR
CADA DIA
TIMESHEET
RUTA CRITICA
FECHA INICIO
H. TRABAJADAS
H. FALTANTES
FORMULARIOS
TOMA DE
DECISIONES
FECHA INICIO
% AVANZADO
MAIL
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Generacin de Lnea Base

Definicin:
Corresponde a la planificacin aprobada. Se usa
para determinar el desempeo del proyecto,
comparando el estatus real vs lo planificado en la
lnea base.
Una vez aprobado
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Seguimiento de avances
Requiere ingresar informacin del tiempo utilizado
en cada recursos y actividad.
Se puede obtener a travs de reuniones de
seguimiento
Debe ser informacin precisa
Requiere participacin y compromiso del equipo
Vital identificar actividades adicionales o fuera del
alcance
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Seguimiento de avances
Puede ser realizada de 3 formas:
1. Porcentaje de avance por tarea (25%)
2. Cantidad de horas trabajadas y horas restantes
por tarea
3. Cantidad de horas trabajadas por da, por cada
recurso para cada tarea
Elija la forma ms ptima para su organizacin

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Identificacin del avance
Variacin de tiempo
Variacin de recursos
Variacin de costos
Avance por etapas
Avance por entregables
Tiempo faltante
Costo faltante
Horas faltantes
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Fecha de Estado
En qu fecha estamos estableciendo los avances?
Se refiere a la fecha de actualizacin de la
informacin
educon@espol.edu.ec
Actualizacin de tareas
Actualizando rpidamente!
Actualizacin a un
solo clic
Actualiza de
acuerdo a lo
programado
educon@espol.edu.ec
Reportes
educon@espol.edu.ec
Reportes
educon@espol.edu.ec
Reportes
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Reporte de Avance
Cundo inicio el proyecto?

Cundo finalizar el proyecto?
Qu metas se han cumplido?
Cules son las siguientes metas por cumplir?
Cunto est costando el proyecto?
Qu problemas se han presentado?
Cules son las acciones correctivas o preventivas a
tomar?
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Conclusiones
PROYECTO
IDENTIFICADO
PROYECTO
CREADO
CRONOGRAMA
GENERADO
CRONOGRAMA
OPTIMIZADO
Situacin real identificada
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REPORTE DE
AVANCES

Ms Project Basic V 2013 (v1)

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Programa

Gestin de Proyectos con

Gestin de Proyectos con MS Project 2013

dependencias, recursos necesarios y tiempos estimados para el cumplimiento del

Alcance del Proyecto comprometido.

variables de tiempo, costo y alcance, informando a los involucrados del proyecto

Nos est pasando esto?

REGLAS DEL JUEGO

Pregunta lo que consideres necesario.

S parte del equipo!

Sesin 1:Introduccin a la Gestin de Proyectos

Sesin 2: Introduccin al MS Project 2013

Sesin 3: Creacin del Cronograma del Proyecto

Sesin 4: Optimizacin del Cronograma

Sesin 5: Control y Seguimiento

Para qu nos sirve?

Estadsticas del Proyecto

Estadsticas del Proyecto

Fuente: CHAOS Report 2013

Fuente: KPMG Advisory

Miembros del Equipos

Lanzar un producto para

Comercializar el producto ABC en el

Ciclo de Vida del Proyecto

Ciclo de Vida del Proyecto

Depende de la organizacin y de sus procesos

Procesos Gestin de Proyectos

Grupo de Procesos del la Gestin de Proyectos del PMBOK

Procesos Gestin de Proyectos

reas de Conocimiento PMBOK

Restricciones del proyecto

Restricciones del proyecto

Restricciones del proyecto

Al menos se requiere negociar dos y dejar una variable

Con un tiempo fijo, podemos establecer los

Alcance del proyecto

Alcance del proyecto

Alcance del proyecto

Acta del Proyecto

Alcance del proyecto

Alcance del proyecto

Alcance del proyecto

Alcance del proyecto

Pintura satinada cod 5645

Alcance del proyecto

Alcance del proyecto

Alcance del proyecto

Documento formal de definicin del proyecto y

Interfase del MS Project 2013

Tabla (Plan de proyecto)

Vista (Diagrama de Gantt)

Creacin del proyecto

Tener a mano feriados de todo el ao

Proyecto y listado de actividades

Fin a fin (FF)

Comienzo a fin (CF)

Valores para estimacin de duracin:

Valores para estimacin de duracin:

Fecha de inicio, fin y

Inclusin de restricciones y deadlines

Identificacin costos de recursos

Optimizacin de carga de recursos

Ejemplo de sobre carga de trabajo