ESPECIALISTA EN LOGSTICA

GESTION DE STOCKS

Definimos el stock como la reserva de materiales que tenemos en un

almacn y que ostentan un valor econmico ya sea para sustentar una lnea de
produccin o para alimentar los pedidos de expedicin.

La gestin de stocks es la forma de denominar a las tcnicas que tienen

como finalidad la determinacin de las cantidades optimas de materiales que
han de quedar como existencias en el almacn de acuerdo a las necesidades
del servicio y las posibilidades tcnicas, econmicas y financieras de la
empresa.

Para conseguir unos objetivos deseados hay que respetar una serie de
reglas:

Establecer previsiones de consumo mediante el estudio y el

conocimiento de la demanda.
Estudiar y realizar un aprovisionamiento ptimo.
Dividir el valor econmico del stock racionalmente entre todos los
productos.
Controlar el desarrollo de la actividad analizando las desviaciones y
posibles mermas del stock y tomando las medidas correctivas
necesarias.

Es decir, el secreto est en encontrar un equilibrio entre la inversin

realizada en el stock y la utilizacin racional de los procesos de produccin y
ventas. Es por ello que en la mayora de los casos el dpto. de almacn o el
encargado de gestionar el stock del mismo as como los dptos. Financieros y
comerciales se encuentran ntimamente ligados.

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Asimismo el aprovisionamiento, en caso de estar separado del

departamento de gestin de stocks, debe estudiar continuamente el mercado
para atender a cualquier variacin del mismo y repercutirlo sobre los ndices de
aprovisionamiento usados en la empresa. Este es uno de los principales
problemas de la gestin de stocks: nunca hay garanta de las necesidades de
los productos del stock ni a corto, medio o largo plazo. Por lo que cualquier
exceso o falta en el aprovisionamiento podra provocar graves consecuencias
en el funcionamiento normal del proceso logstico y una rotura inasumible.

La mejor poltica de gestin de stocks es aquella que consigue

el mximo servicio al menor coste posible.

COMO SOLVENTAR LOS PROBLEMAS DE LA GESTIN DE STOCK

Centralizacin

Centralizar el principal coste en un rango inferior de producto, es decir,

clasificar los productos en funcin al volumen de costo que produce cada uno
de ellos siguiendo una serie de pautas o metodologas:

o A travs de la clasificacin ABC (Ley de Pareto): Es una forma

de clasificar los productos del stock de la empresa de forma que
un 80% de los costes se encuentra exclusivamente en un 10-15%
de los productos. Esto nos ayuda a prever el aprovisionamiento
con mayor exactitud y a establecer una clasificacin de la
importancia del stock dentro de su proceso de rotacin siendo la
A la ms representativa. Dicho de otro modo, se considera que
cuando un elemento tiene mayor relevancia que otro, implica ms
tiempo para realizar su gestin.
ABC Valores de consumo: Sirve para establecer una
funcin del consumo anual o durante un periodo de tiempo
determinado (trimestres o semestres).
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A: Entre un 5-20% de los productos agrupan entre

un 50-70% de valor de compra. Es el grupo ms
importante.
B: Entre un 20-40% de los productos representan el
20-40% de valor de compra. Este grupo es
considerado de una relevancia media.
C: Del 50-70% de los productos representan el 315% valor de compra. Son los menos importantes y
los que seguramente incluyan un ndice de rotacin
muy bajo.
ABC Valores de Stock: Sirve para establecer una funcin
del stock real, clasificado en varios grupos, del ndice de
rotacin de los productos.
Los porcentajes son anlogos al ABC de consumo.
ABC por stock movido: nicamente usado en almacenes
con lneas de entrada y salidas con pocas unidades. Su
finalidad es la de clasificar el almacn siguiendo este ABC,
de mayor a menor movimiento y obteniendo una mayor
eficiencia en el tiempo de expedicin.
o A travs de la comparacin los ABC ms importantes (Stock y
por valor) podemos determinar una relacin de productos segn
su importancia de ventas y su presencia en cantidad dentro del
almacn. Esta comparacin ser especialmente til en caso de
roturas de stock (o stock muy bajo), para determinar productos
obsoletos (caducados en tiempo o calidad) o incluso para estudiar
la presencia de un alto ndice de stock en algn producto
existente.

Anlisis ABC: Consiste en analizar la actividad diaria del almacn e

identificar el 20% del trabajo que nos genera un valor que coincidir con
el producto de mayor rotabilidad y xito de nuestro almacn,
aquel sobre el que tendremos especial cuidado a la hora
de realizar el aprovisionamiento.

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Cliente
Estudiar el tipo de cliente y su
demanda para con nuestra empresa de
forma que podamos establecer unas pautas
previsibles para atender sus necesidades
sin acudir a un exceso de coste.

Previsin
Estudiar ejercicios econmicos anteriores para ver la evolucin del
aprovisionamiento de los productos a lo largo de la vida de la empresa.
Normalmente suele ser un indicador fiable de un aprovisionamiento ptimo y
con l podremos establecer una previsin de ventas.

Estudio del lote econmico

Estudiar y decidir cul es el lote econmico ms acorde a cada tipo de

producto, es decir, el tamao del lote que se considera rentable adquirir para
cada producto.

Estudio de la rotacin del stock

Estudiar el nivel de rotacin de los productos para anteponerse ante una

falta de los mismos, adaptndose a las posibilidades econmicas de la
empresa.

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Revisin de los lmites de stock

Establecer un volumen de stock de seguridad que nos cubra en caso de

un repunte de pedidos en un determinado producto.

Indice de Ocupacin

El ndice de Ocupacin es uno de los valores (ndices) ms valorados en

la gestin de stocks y en el mantenimiento de cualquier almacn logstico. Se
denomina Indice de Ocupacin a un dato porcentual (%) que identifica la
ocupacin del almacn, es decir, lo lleno que est el almacn.
Este dato est intrnsecamente ligado con otros factores de gestin y
gastos como el de mantenimiento. Y ms an, est intrnsecamente ligado a la
posibilidad de rotura de stocks, algo que es impensable para una correcta
eficiencia de todos los mecanismos de logstica.
Segn el valor del Indice de Ocupacin tenemos ciertas desventajas.
A saber:

Si tenemos el ndice de ocupacin cercano al 100%.

o Almacn excesivamente lleno por lo que no podr responder a
repuntes inesperados de pedido.
o Mayor confusin a la hora del picking y por tanto mayor tiempo en
la preparacin de pedidos y expediciones.
o Mayor posibilidad de mermas o caducidades, ms an si se usa
FIFO.
Si tenemos el ndice de ocupacin cercano al 0%
o Rotura de stock continua por falta de mercanca.
o Espacio desaprovechado.
o Gasto en personal y mantenimiento fijo. Y lo que es ms
importante, no amortizable.
o Si tenemos un almacn al 0% Quiebra de la empresa.

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Por tanto no debemos movernos nunca en los extremos. De hecho,

tampoco es aconsejable tener un ndice de ocupacin entre el 0-70% ya que
esto significa mucho espacio desaprovechado con los consiguientes gastos
derivados de unos procesos ineficientes.
Manteniendo un Indice de Ocupacin prximo al 80% tendremos:

Suficiente stock para responder a la demanda.

Suficiente espacio para responder a repuntes inesperados de pedidos
que requieran de un aprovisionamiento extra.
Una buena relacin gasto (inversin) productividad.

Eso si, siempre que el aprovisionamiento efectuado haya tenido en cuenta

estas posibles circunstancias.

Cmo calcular el Indice de Ocupacin?

Para determinar el Indice de Ocupacin en primer lugar deberemos

conocer el total de espacio que tenemos actualmente en el almacn. Como
espacio podemos definir tanto los huecos disponibles en las estanteras como
los lugares habilitados para el almacenamiento de todo tipo de mercanca,
segn el caso.
Teniendo en cuenta que este dato es porcentual eso quiere decir que
este total corresponder al 100% de la capacidad del almacn. Mucho ojo con
esto ya que ahora mismo no nos estamos refiriendo al total de mercanca. Eso
lo calcularemos a posteriori.
Una vez conocido este dato y sabiendo que es todo el espacio posible
del almacn, determinamos la cantidad de stock disponible en el mismo. Este
stock , si es de varias referencias distintas, debern ser todas medibles en las
mismas unidades. Por ejemplo podemos medirlas por palets, cajas, kilos, etc
Sea como sea esta medida ha de ser la misma que tomamos cuando
calculamos el espacio total del almacn.

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El Indice de Ocupacin resultante ser :

Io = (Cantidad de stock que tenemos / Espacio total) x 100

El Io resultante constituir un indicador muy significativo del espacio

disponible y de la ocupacin del almacn a nivel genrico. Una vez conocidos
estos datos se puede medir fcilmente la ocupacin de cada referencia de
forma individual, siempre que respetemos las unidades.
Esto ultimo es til para medir el grado de aprovisionamiento y nuestras
previsiones respecto a un producto de forma que aquellos con un alto grado de
rotacin y que implican un mayor volumen de ventas, debern tener un Indice
de Ocupacin mayor para poder satisfacer la demanda. De esta forma ,
tambin podremos medir los productos menos demandados para dedicarles un
Indice de Ocupacin menor.

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PRINCIPALES FUNCIONES DERIVADAS DE LA GESTIN DE STOCKS

Controlar los niveles de existencias dentro de los lmites establecidos

por la empresa y siempre bajo unas condiciones de espacio,
organizacin y al menor coste posible.
Preservar el ciclo de manufacturacin del producto (si la empresa fabrica
producto final)
Preparar los planes de aprovisionamiento de forma que satisfagan las
necesidades de las ventas y los procesos de planificacin de la
produccin.
Realizar los pedidos a los proveedores.
Tener conocimiento exacto de las existencias de cada producto en el
almacn y hacer seguimiento exhaustivo tanto de las entradas como de
las salidas de producto y las mermas que pudieran producirse.
Contener las desviaciones de la previsin de ventas y el
aprovisionamiento dentro de unos mrgenes aceptables.
Generar la documentacin necesaria con el fin de informar a otros
departamentos o a los clientes.
Asegurarse que el clculo de los costes y espacio sean correctos.

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