Auditora de Gestin

La auditora de gestin, desempeo o perfomance

es de igual o mayor
importancia que la auditoria finciera, sus efectos tienen consecuencias que
contribuyen a mejorar en forma apreciable el desempeo o perfomance de la
entidad. La denominacin auditora integral o de gestin concentra las diversas
denominacions con que es conocida.
Concepto
Para entender el concepto de auditora de gestin es necesario conocer los
conceptos esenciales de auditoria finciera y auditora de gestin o desempeo.
Wiilliam P. Leonard presenta la siguiente definicin de Auditora administrativa:
La auditora puede definirse como el examen comprensivo y constructivo de la
estructura organizativa de una empresa de una institucin o departamento
gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control,
medios de operacin y uso que d a sus recursos humanos y materiales.
Joaqun Rodrguez Valencia plantea una definicin de auditora operacional as:
una tcnica para evaluar sistemticamente la efectividad de una funcin o
una unidad con referencia a normas de la empresa, empleando personal
especializado en el rea de estudio, con el objeto de asegurar si sus objetivos
se cumplan, y determinar qu condiciones pueden ser mejorados.
Estos conceptos muestran que existen diferentes nombres para un mismo
proceso, entedemos que en la prctica no existen diferencias.
En Colombia, la modernizacin del Control Fiscal realizado por la constitucin
de 1991 y el funcionamiento del Consejo Tcnico de la Contadura Pblica,
hicieron que se acuara la denominacin de auditora de gestin para
reemplazar las antiguas auditora. El Consejo Tcnico de la Contadura Pblica
en su pronunciamiento No. 7 presenta la siguiente definicin de Auditora de
Gestin:"La auditora de gestin es el examen a una entidad con el propsito
de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que son manejados los recursos
disponibles y son logrados los objetivos previstos por la entidad".
Alguna caracterisitcas de este examen son :
Las caracterisiticas del examen crtico, sistemtico y detallado de las reas y
controles internos operacionales de un ente, efectuado de acuerdo a
estndares internacionales como las normas de auditora, efectuado con
independencia, aplicando u proceso sistematico que comprende tecnicas y
procedimientos con el propsito de emitir un informe profesional sobre la
eficacia eficiencia y economicidad en el manejo de los recursos, para la toma
de decisiones que permitan la mejora de la productividad del mismo.
La auditora de gestin, dirigida a la evaluacin del control interno operativo y
del cumplimiento de normas y regulaciones es la esencia de la auditora y

constituye un mtodo de servicios administrativos para solucionar problemas

importantes de la entidad actividad o area. Constituye un medio para la
implantacin de la auditora integral.
Los programas para la auditora de gestin deben ser preparados en forma
especifica para cada fase y cada area funcional, los programas proporcionan al
auditor una gua con respecto a la situacin de los controles, condiciones y
circunstancias en que se desenvuelven.
Son aplicables las formas y metodos de evaluacion como los cuestionarios que
presentan preguntas especficas para enfocar o focalizar los esfuerzos en
elementos significativos. En ste enfoque, el auditor tien que estar
comprometido con los principios ticos aplicables para revisar y evaluar los
controles operacionales teniendo en cuenta los objetivos de auditora de
gestin, dirigir los esfuerzos a las areas que ofrencen un mayor nivel de
oportunidades de ser til, donde haya reas de reduccin de costos, mejoras
en operacin, o redireccion a las acciones para lograr los objetivos con
eficiencia y economa. Las sugerencias y recomendaciones deben ser
comunicadas recomendaciones para efectuar modificaciones en los controles
de las operaciones, o en los normas y regulaciones aplicables introducciondo
las aciones correctivas necesarias .
La ventaja de la auditoria de gestin aplicada a una entidad es apreciar el
enfoque global que permite al auditor identificar evaluar y comunicar en su
informe conclusionesy sugerencias y recomendaciones constructivas para
efectuar mejoras relevantes que ayudan a la gestin, su rendimiento y sus
resultados .
La implantacin de los conytroles y de la auditora integral es esencialmente
una responbilidad de los altos niveles de gestin para contribuir al
mejoramiento continuo.
Procedimientos
La auditora de gestin consiste en las revisiones y evaluacin independientes
de los elementos de la gestin o administracin:

Poltica de la corporacin. Determinacin de la existencia, lo adecuado y

comprensivo de la poltica as como el significado de sus instructivos
como elementos de control en reas funcionales. Valorizacin de los
efectos de la ausencia de polticas; o recomendaciones para la adopcin
o modificacin de los instructivos formalizados.
Controles administrativos. Determinacin de la existencia, y lo adecuado
de controles administrativos u operacionales como tales, y como
respaldo a los objetivos de productividad de la gerencia; el grado de
cumplimiento en las reas de funcionabilidad mayor; y la coordinacin
de controles de operacin con los instructivos de la poltica de la
corporacin.

Evaluacin de los efectos de la accin de controles administrativos u

operacionales en reas significativas, y recomendaciones para la
adopcin o modificacin de tales controles.

Los controles administrativos u operativos,

representan politicas y
procedimientoscon
incluidos como requisitos obligatorios, o normas del
negocio queorientan y dirigen los esfuerzos que permiten canalizar la gestion y
el control.
El resultado de la auditoria de gestin debe estar comunicado en forma escrita
como evidencia y trestimonio del trabajo efectuado y de los resultados
logrados, lo que deben servir par desarrollar luego acciones de seguimiento de
las recomendaciones emitidas. Estos informes deben tener la estructura y
contenido que permita su efectiva aplicacin y proceso de seguimiento.
La ausencia de normas y regulaciones o de controles operativos efectivos en
diferentes reas puede afectar el desarrollo de las actividades y de la gestion
en su conjunto en forma significativa y los resultados de las operaciones.
La auditoria de gestion requiere un proceso sistemtico para su desarrollo y la
obtencion de informacion gneral necesaria para identificar las operaciones; el
estudio y comprensin de las nomras del negocio para conprender sus
operaciones y la evaluacion premliminar de los controles operativos que
permite conocer las operaciones sus controles y riegos, el procesa sistemtico
la informaon obtenida en el proceso es elemental para dirigir los esfuersos de
auditora a para un examen detallado en las areas crticas orientao el esfuerzo
a obtener evidencia sobre los problemas identificados; los criterios aplicables
para su manejo o conduccin y los efectos que afactan el resultado de las
operciones y pretende identificar las causas que dan lugar a los problemas
existentes, como una base para corregir la desviaciones y deficiencias de
manera
que estos problemas no vuelvan a presentarse en el futuro o
identificar los problemas para tener respuestas a los riesgos encontrados.
El auditor puede aplicar procedimientos analticos como el analisis financiero
para estadsticas de operacin, que tambin pueden sugerir reas de
problemas, o condiciones que influencian una recuperacin desfavorable sobre
la inversin, o estadstica de operacin adversa.
Objetivos de la auditora de gestin
El objetivo primordial de la auditora de gestin consiste en identificqar
deficiencias o irregularidades en algunas de las partes de la empresa y apuntar
sus probables remedios. La finalidad es ayudar a la direccin a lograr la
administracin ms eficaz. Su intencin es examinar y valorar los mtodos y
desempeo en todas las reas. Los factores de la evaluacin abarcan los
resultados, la utilizacin de personal y equipo y los sistemas de funcionamiento
satisfactorios.

La auditora de gestin implicaa realizar estudios para determinar deficiencias

causantes de dificultades, actuales o en potencia, las irregularidades,
embotellamientos, descuidos, prdidas innecesarias, actuaciones equivocadas,
deficiente colaboracin fricciones entre ejecutivos y una falta general de
conocimientos o desdn de lo que es una buena gestin. "Suele ocurrir a
menudo que se produzcan prdidas por prolongados espacios de tiempo, lo
cual, a semejanza de las enfermedades crnicas, hace que vaya empeorando
la situacin debido a la falta de vigilancia".
Por medio de los trabajos que realiza el auditor de gestin, ste se encuentra
en posicin de determinar y poner en evidencia las fallas y mtodos
defectuosos operacionales en el desempeo. Respecto de las necesidades
especficas de la direccin en cuanto a la planeacin, y realizacin de los
objetivos de la entidad o empresa.
La responsabilidad del auditor consiste en ayudar y respaldar a la direccin en
la determinacin de las reas en que pueda llevarse a cabo valiosas economas
e implantarse mejores tcnicas administrativas. Enseguida de una
investigacin definida y donde quieran que surjan aspectos o circunstancias
susceptibles de remedio o mejora, es obligacin del auditor examinar con
mirada crtica y valorar toda solucin que parezca conveniente.
La revisin de los mtodos y desempeo administrativos, comprende un
examen de los objetivos, polticas, procedimientos, delegacin de
responsabilidades, normas y realizaciones. La eficiencia operativa de la funcin
o rea sometida a estudio, puede ser determinada mediante una comparacin
de las condiciones vigentes, con las requeridas por los planes, polticas etc.
Algunos de los objetivos principales de la auditora de gestin los
siguientes:

Determinar lo adecuado de la organizacin de la entidad

Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas
Vigilar la existencia de polticas adecuadas y el cumplimiento de las
mismas
Comprobar la confiabilidad de la informacin y de los controles
establecidos
Verificar la existencia de mtodos o procedimientos adecuados de
operacin y la eficiencia de los mismos
Comprobar la eficiente utilizacin de los recursos.
Alcance de las actividades

La auditora de gestin puede ser de una funcin especfica, un departamento

o grupo de departamentos, una divisin o grupo de divisiones o de la empresa
en su totalidad. Algunas auditoras abarcan una combinacin de dos o ms
reas.
Por ejemplo, en el estudio del procedimiento de pedidos recibidos por el
departamento de ventas, la investigacin puede incluir en dicho departamento

las diversas rutinas observadas para el procesamiento o trmite de la papelera

y en el departamento de contabilidad, el procedimiento y cualidades del
personal que aprueba el crdito del cliente.
El campo de estudio puede abarcar la economa de la produccin, incluyendo
elementos tales como: especializacin, simplificacin, estandarizacin,
diversificacin, expansin, contraccin e integracin; tambin podra incluir los
factores de produccin.
Por otra parte como en las reas de examen entre otras, podran comprender
un estudio y evaluacin de los mtodos para pronosticar: programacin del
producto, costos de proyectos de ingeniera, estimacin de los precios,
comunicaciones, equipos y aplicaciones del procesamiento de datos, eficiencia
administrativa, etc.
Los elementos en los mtodos de administracin y operacin que exigen una
constante vigilancia, anlisis, y evaluacin son los siguientes: planes y
objetivos, estructura orgnica, polticas y prcticas, sistemas y procedimientos,
mtodos de control, formas de operacin y recursos materiales y humanos.
El pronunciamiento No. 7 del Consejo Tcnico de la Contadura Pblica ya
citado plantea como reas principales que integran una organizacin objeto de
la auditora de gestin las siguientes:
a)
Anlisis de la estrategia
comercial

Auditora de la gestin del

sistema global de la empresa:
a)
Evaluacin de la posicin
competitiva
b)
Evaluacin de la estructura
organizativa
c)

Balance Social

d)
Evaluacin del proceso de la
direccin estratgica
e)
Evaluacin de los cuadros
directivos
Auditora de la gestin
sistema comercial:

del

b)

Oferta de bienes y servicios

c)

Sistema de distribucin fsica

d)

Poltica de precios

e)

Funcin publicitaria

f)

Funcin de ventas

g)

Promocin de ventas

Auditora de la gestin
sistema financiero:
a)

Capital de trabajo

b)

Inversiones

c)

Financiacin a largo plazo

d)

Planificacin Financiera

e)

del

rea internacional

Auditora de la gestin
sistema de produccin:

del

a)

Diseo del sistema

b)
produccin

Programacin de la

c)

Control de calidad

d)

Almacn e inventarios

e)
Productividad tcnica y
econmica
f)
productos

Diseo y desarrollo de

Auditora de la gestin del

sistema de recursos humanos:
a)

Productividad

b)

Clima laboral

c)
Polticas de promocin e
incentivos
d)
Polticas de seleccin y
formacin
e)
Diseo de tareas y puestos de
trabajo
Auditora de la gestin de los
sistemas administrativos:
a)
Anlisis de proyectos y
programas
b)
Auditora de la funcin de
procesamiento de datos
c)
Auditora de procedimientos
administrativos y formas de control
interno en las reas funcionales