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LA GESTION
GESTIN DE CALIDAD
EVALUACION DE LA GESTION
MEJORA CONTINUA
2012
Versin 01
Fecha
Hoja 1 de 26
MANUAL DE EVALUACION DE
LA GESTION
Versin 01
Fecha
Hoja 2 de 26
TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO
2.
ALCANCE
3.
DEFINICIONES
3.1.
4
4
3.2.
3.2.1.
3.2.2
3.2.3
3.2.4
3.2.5
3.2.6
3.2.7
3.2.8
3.2.9
3.2.10
3.2.11
3.2.12
3.2.13
3.2.14
3.2.15
3.2.16
3.2.17
Alcance de la Auditora
Auditora Interna Calidad
Auditado
Auditor
Auditor Lder
Ciclo de Auditora
Criterios de Auditoria
Conclusiones de la Auditoria
Efectividad
Eficacia
Eficiencia
Equipo Auditor
Evidencia de la Auditoria
Hallazgos de la Auditoria
No Conformidad
Programa de Auditorias
Plan de Auditorias
4
4
5
5
5
5
5
5
5
5
5
6
6
6
6
6
6
3.3
6
6
6
7
7
7
7
7
8
4.3
MANUAL DE EVALUACION DE
LA GESTION
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Fecha
Hoja 3 de 26
4.4
9
10
10
10
11
13
13
13
13
14
4.5
14
4.5.1
4.5.2
4.5.3
4.5.4
4.5.5
4.5.6
14
15
15
17
18
19
4.6
19
5
6.
6.1.
6.2
Auditoras Internas
23
6.3
25
6.4
27
8.
ANEXOS
1. OBJETIVO
Establecer
los
diferentes
procedimientos,
criterios
y
disposiciones
de
XXXXXXXXXXXXXXX para el desarrollo de la gestin en trminos del mejoramiento
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desempear
el
Rol
de
auditor
de
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debilidades debern ser analizadas por el Auditor Lder con el fin de determinar las
acciones de mejoramiento.
4.5 Polticas y Condiciones Generales: Acciones Correctivas y Preventivas
Proyectos de Mejora.
Mapa de riesgos.
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El objetivo es mirar el problema desde todos los ngulos posibles para identificar
los factores que tienen mayor incidencia sobre l.
B- Anlisis
Cada consideracin que se realice sobre las causas debe estar respaldada con
datos, ya que el acierto con que se identifiquen depender la efectividad de las
acciones que se tomen.
Se pueden usar tcnicas como la Lluvia de Ideas, la Tcnica de los 5 por Que`s,
Planeacin Estratgica para la Solucin de Problemas, etc.
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Cuando las acciones han sido eficaces, es decir se han realizado las acciones
planteadas y se logran los objetivos planteados; en este caso se registra en el
campo de estado como accin cerrada.
Cuando las acciones no han sido eficaces, se registra en el campo de estado como
accin abierta; y en el campo observaciones, del formato Control de Acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejora . Se especifican las razones y se determina si se
requiere establecer un nuevo plan de accin con el responsable del subproceso o se
replantea las fechas para su ejecucin.
Si los resultados obtenidos no son satisfactorios, es decir no logran el impacto deseado
(efectivos), se regresa a la fase de anlisis, para replantear las causas y ajustar, de ser
necesario, los planes de accin. El tiempo requerido de seguimiento para comprobar la
eficacia de las acciones correctivas, preventivas y de mejora depender de la situacin
presentada.
Teniendo en cuenta las acciones que se encuentren abiertas en el momento del
seguimiento, se concertar con el auditado una nueva fecha de cumplimiento.
En el caso en que se requiera realizar un nuevo anlisis o realizar unas acciones
complementarias se deber elaborar un nuevo plan de accin.
4.5.6 Estandarizacin
-
Garantizar que al pasar el tiempo no vuelvan a aparecer las causas que ocasionaron
el problema o que los beneficios logrados se pierdan.
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Procedimiento de
Servicio No
Conforme
Procedimiento de
Auditoras internas
Procedimiento de Acciones
Correctivas y preventivas
Procedimiento de
Revisin por la
Direccin
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6. PROCEDIMIENTOS
6.1. Servicio No Conforme (Aplicado a procesos Misionales)
ETAPA
1. Establecimiento de No
Conformidades por
Servicios Misionales
2. Detectar y Aplicar
Acciones a las No
Conformidades en la
Prestacin del Servicio
3. Seguimiento a los
Servicios No Conformes
ACTIVIDAD
RESPONSABLES
REGISTRO
Servicios no
Conformes
BDefinir
las
acciones
y
responsables en caso de que se
presente un Servicio no Conforme
Empleado o
Responsable del proceso
Servicios no
Conformes
Servicios no
Conformes
Servicios no
Conformes
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ETAPA
ACTIVIDAD
1. Seleccin de Auditores
Internos
2. Preparacin de
Auditoras Internas
A- Seleccionar Auditores
acuerdo al perfil y a
subprocesos
del
mapa
procesos.
RESPONSABLES
de
los
de
B- Aprobar la Seleccin de
Auditores Internos
C- Programar Curso de Formacin
o Actualizacin a los Auditores.
D- Evaluar a los Auditores internos
para realizar el Programa de
Auditorias. (Tener en cuenta
desempeos anteriores auditoras)
A- Establecer el Programa de
Auditorias:
(Objetivos
y
alcance,
responsabilidades,
recursos,
calendario, auditor lder, equipos
auditores).
B- Aprobar el Programa de
Auditoras.
C- Comunicar y enviar informacin
relacionada con el subproceso a
auditar al Equipo Auditor.
D- Revisar documentacin y
Requisitos soportes
E- Elaborar Plan de Auditora y
Lista de Verificacin
Representante de la
Direccin
Coordinador de calidad
3.
Ejecucin
Auditoras
de
las
evaluacin de
Auditores Internos
Programa de
Auditorias
Representante de la
Direccin
Director y/o coordinador
de Calidad.
coordinador de Calidad.
auditor lder
Director y/o coordinador
de Calidad.
Auditor Lder
Equipo Auditor
Auditado
Equipo Auditor
Auditado
Equipo Auditor
REGISTRO
Plan de
Auditora
y Hoja de
Verificacin
Plan de
Auditora
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ETAPA
ACTIVIDAD
D- Preparar las Conclusiones de la
Auditora
E- Retroalimentar al auditado de
las Conclusiones de la Auditora
F- Realizar reunin de Cierre
5. Plan de Accin
6. Seguimiento
7. Informe Final
Fecha
Hoja 22 de 26
RESPONSABLES
REGISTRO
Equipo Auditor
Equipo Auditor
Auditor Lder
Equipo Auditor
Auditado
Equipo Auditor
Equipo Auditor
Auditor Lder
Versin 01
Informe de
Auditora
Equipo Auditor
Auditor Lder
Representante de la
Direccin
Informe final
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Hoja 23 de 26
ETAPA
ACTIVIDAD
1. Identificacin del
problema
2.Anlisis de Causas
3. Plan de Accin
4. Ejecutar
Accin
el
Plan
de
RESPONSABLES
D- Diligenciar el Formato de
Reporte de Acciones Correctivas,
Preventivas o de Mejoramiento.
E- Socializar el Plan de Accin si se
requieren
acciones
con
responsabilidad por fuera del
Equipo.
F- Informar al Responsable del
Subproceso del Plan de Accin.
A- Ejecutar las acciones planteadas
y
dejar
evidencia
de
su
cumplimiento.
REGISTRO
Control de acciones
correctivas ,
preventivas o de
mejora
Control de acciones
correctivas ,
preventivas o de
mejora
Control de acciones
correctivas ,
preventivas o de
mejora
Control de acciones
correctivas ,
preventivas o de
mejora
Equipo de Mejoramiento
Equipo de Mejoramiento
Control de acciones
correctivas ,
preventivas o de
mejora
Plan de Accin
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LA GESTION
ETAPA
5. Seguimiento de Acciones
6.Estandarizacin
ACTIVIDAD
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Fecha
Hoja 24 de 26
RESPONSABLES
REGISTRO
A-Realizar
seguimiento
al
cumplimiento de las acciones del
plan.
Control de acciones
correctivas
,
preventivas
o
de
mejora
BRealizar
seguimiento
al
cumplimiento
de acciones preventivas y / o
correctivas.
Equipo Auditor
Responsable del proceso
Consolidado
de
acciones correctivas,
preventivas y de
mejora
Equipo Auditor
Responsable del proceso
Equipo Auditor
Responsable del proceso
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2- Durante el Comit
Equipo Directivo
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Fecha
Hoja 25 de 26
RESPONSABLES
REGISTRO
Comit de Calidad
Representante de la
Direccin
Comit de Calidad
Informe
Representante de la
Direccin
Director
Representante de la
Direccin
Comit Directivo
Representante de la
Direccin
Comit de Calidad
Comit Directivo
Comit de Calidad
Comit Directivo
Comit de Calidad
Comit Directivo
Comit de Calidad
Responsables por las
acciones
Auditor Interno de Calidad
Acta de Comit
Aprobada
Control de acciones
correctivas ,
preventivas o de
mejora
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