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"Quando o mundo estiver unido
na busca do conhecimento, e
no mais lutando por dinheiro e
poder, ento nossa sociedade
poder enfim evoluir a um novo
nvel."

23 Hbitos
AntiProcrastinao
Como Deixar de Ser
Preguioso e Ter

Resultados Em Sua
Vida
De S.J. Scott
http://www.HabitBooks.com

23 Hbitos Anti-Procrastinao
Copyright 2014-15 by S.J.
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Voc um
procrastinador?
Acontece com qualquer um de
ns: Voc tem um projeto
iminente que realmente
importante. Deveria se concentrar
em finaliz-lo. No entanto, surge
com uma variedade enorme de
desculpas para justificar por que
ele no pode ser iniciado Fulano precisa ser contatado com
antecedncia, voc no tem a
documentao certa ou no tem
certeza de por onde comear.
Independentemente do "porqu,"

todos nos deparamos com aqueles


momentos
em
que
procrastinamos.
Alm disso, h um efeito
cumulativo na procrastinao.
Mesmo quando voc finalmente
completa uma tarefa, mais cinco
aparecem para tomar o seu lugar.
No importa o quanto voc tente,
parece que h um ciclo
interminvel de coisas para fazer.
A verdade que todos j
procrastinamos
em
algum
momento de nossas vidas. Para a
maioria de ns, isso acontece de
vez em quando, mas para algumas
pessoas, a procrastinao tem

impedido sua capacidade de


viver uma vida feliz e bem
sucedida. Este livro foi escrito
para aqueles que gostam de
deixar para a ltima hora
para quem est lutando para
conseguir concluir projetos e
tarefas pessoais em tempo hbil.
No to difcil parar de
procrastinar. Na verdade, tudo o
que voc tem a fazer formar os
mesmos hbitos utilizados por
inmeras pessoas de sucesso e
torn-los parte de sua rotina.
Embora essas pessoas muitas
vezes tenham os mesmos medos e
limitaes que voc, so capazes

de tomar medidas consistentes


porque treinaram a si mesmas
para faz-lo.
Neste livro, Os 23 Hbitos AntiProcrastinao,
voc
vai
descobrir um conjunto de ideias
que iro ajud-lo a superar a
procrastinao utilizando uma
rotina diria. Enquanto muitos
livros fornecem uma simples lista
de dicas, voc ir aprender por
que uma estratgia especfica
funciona, o que so as crenas
limitantes e como isso pode ser
imediatamente aplicado sua
vida. Ou seja, voc vai aprender
as causas enraizadas de sua

procrastinao e como superlas.


Quem sou eu?
Meu nome S.J. Scott, criador do
blog Develop Good Habits.
O objetivo do meu site mostrar
como o desenvolvimento contnuo
do hbito pode levar a uma vida
melhor. Em lugar de dar
palestras, forneo estratgias
simples que podem ser facilmente
incorporadas a qualquer vida
agitada. Por experincia prpria,
digo que a melhor maneira de
fazer uma mudana duradoura
desenvolver um hbito de

qualidade por vez.


Durante a maior parte da minha
vida,
lutei
contra
a
procrastinao. Na escola e na
faculdade, eu era aquele cara
atolado na noite anterior a um
grande teste. Meus documentos
estavam seriamente atrasados. E
eu no conseguia me lembrar de
seguir a mais simples das
promessas.
Era 2003 quando finalmente fiz
algo a respeito deste problema.
Quando iniciei meu negcio
online, descobri uma verdade
simples:
"Voc

100%
responsvel por sua vida". Esta

declarao me fez perceber que


se eu quisesse obter resultados
com o meu negcio, teria que
mudar primeiro quem eu era por
dentro. Durante alguns anos, li e
trabalhei com informaes de
diversos livros e sitessobre
produtividade
pessoal: Produtividade Pessoal
- A Arte da Produtividade sem
Estresse, 43 Fichas, Zen Habits,
Eat that Frog, Os Princpios do
Sucesso, A Arte da Guerra e Os 7
Hbitos das Pessoas Altamente
Eficazes. Alm disso, testei uma
variedade de tticas diferentes na
esperana de que me ajudassem a

superar a procrastinao e agir de


forma consistente.
O resultado?
Atualmente gerencio um negcio
bem sucedido na Internet, que
inclui
37
livros
Kindle
publicados.
Embora no tenha dominado
completamente "a produtividade
pessoal," sinto que percorri um
longo caminho nos ltimos anos.
Tudo isso se deve criao de
hbitos que geram resultados. Em
outras palavras, desenvolvi certo
nmero
de
hbitos
antiprocrastinao.

Sobre os 23 Hbitos AntiProcrastinao


Este livro no sobre mim. Ele
foi escrito para ajud-lo a superar
seus
problemas
com
a
procrastinao. Ele inclui tudo o
que aprendi nos ltimos anos
sobre como agir de forma
coerente todos os dias. Embora
este livro no v acabar com o
seu desejo de procrastinar, voc
vai entender por que isso
acontece e como desenvolver
hbitos especficos para superar
esse sentimento.
A informao aqui contida foi
desenvolvida a partir de uma

estrutura especfica. Em primeiro


lugar, abordaremos a psicologia
por trs da procrastinao. Em
seguida, falaremos sobre as sete
desculpas que as pessoas do
quando querem procrastinar. Em
terceiro lugar, vamos tratar dos
23 hbitos para superar esses
obstculos mentais. E, finalmente,
irei ajud-lo a transformar esta
informao em ao.
O livro simples de seguir. Veja
do que se trata no ndice:
Voc um procrastinador?
O Hbito da Procrastinao (ou
como NO fazer as coisas)

7 Desculpas que voc pode


arranjar para procrastinar
HAP #1: Use a regra 80/20 para
Tomar Decises
HAP #2: Relacione cada ao a
um objetivo M.A.R.T.E.
HAP #3: Anote suas ideias
HAP #4: Crie um sistema de 43
pastas
HAP #6: Crie lembretes para
tudo
HAP #7: Agrupe tarefas
rotineiras semelhantes
HAP #8: Desenvolva Processos
e Projetos Individuais
HAP #9: Programe uma reviso

semanal
HAP #10: Faa uma reviso
mensal
HAP #11: Diga "no" s
atividades menos prioritrias
HAP #12: Acompanhe o seu
progresso e sucessos
HAP #13: Comece o seu dia com
TMIs
HAP #14: Priorize usando o
mtodo ABCDE
HAP #15: Crie um senso de
urgncia
HAP #16: Torne-se
Publicamente Responsvel
HAP # 17: Comece aos poucos

HAP #18: Recompense a si


mesmo
HAP #19: Desenvolva
competncias com base em
projetos
HAP #20: Obtenha Motivao
Indireta
HAP #21: Pratique tcnicas de
visualizao
HAP #22: Seja paciente com o
Processo
HAP #23: Faa o Desafio dos 30
Dias
Concluso (ou "Como Agir
Hoje")
Voc no precisa ficar paralisado

pela procrastinao. Em 23
Hbitos Anti-Procrastinao, ir
descobrir um mtodo passo a
passo que pode ser usado para
obter resultados em sua vida.
Vamos a ele.

O Hbito da
Procrastinao (ou
como NO fazer as
coisas)
Voc pode traar todo o sucesso
(ou fracasso) na sua vida pelo
hbito. O que voc faz no seu dia
a dia determina em grande parte o
que ir conseguir na vida.
Os hbitos geram rotina, e vamos
encarar - a maioria de ns
gerencia as nossas vidas por
algum tipo de rotina. Ns nos
levantamos de manh e seguimos

um padro pr-definido: tomar


um banho, escovar os dentes,
vestir-se, tomar o caf da manh,
dirigir para o trabalho, trabalhar
e depois ir para casa.
Alguns de ns optamos por seguir
hbitos de autoaperfeioamento:
estabelecer metas, ler livros
inspiradores,
trabalhar
em
projetos importantes e ignorar
distraes e desperdcios. Outros
escolhem
hbitos
autodestrutivos: fazer o mnimo
possvel,
entorpecer
a
criatividade
atravs
do
entretenimento maante e de baixa
qualidade, comer junk food e

culpar os outros por seus


fracassos na vida.
A verdade que os hbitos
podem ser bons e maus. Eles
definem quem somos, o que
fazemos e o que podemos realizar
na vida. O interessante que todo
hbito se forma a partir do mesmo
modelo. Depois de aprender
como ele funciona, possvel
adapt-lo seguramente a qualquer
nova rotina e segui-lo de forma
consistente.
Digamos que voc queira
escrever por 30 minutos todos os
dias. Voc poderia criar este
hbito, seguindo o mesmo mtodo

que outros usaram no passado:


* 1. Defina um determinado
perodo de tempo por dia para
este hbito.
* 2. Crie um lembrete para seguir
esse hbito em um determinado
horrio.
* 3. Comece definindo um
objetivo pequeno (como escrever
por cinco minutos).
* 4. Siga este hbito para se
certificar de que est fazendo isso
todos os dias.
* 5. Tenha um plano para aqueles
dias em que voc NO est com
vontade de escrever.

* 6. Amplie os seus esforos at


que
esteja
escrevendo
consistentemente por 30 minutos
todos os dias.
O que esse exemplo tem a ver
com a procrastinao?
Tudo.
Tanto os bons quanto os maus
hbitos foram formados atravs
da repetio. Em algum momento
de sua vida, voc desenvolveu o
hbito de procrastinao, pois lhe
deu, em curto prazo, a
recompensa da "sensao boa de
viver no momento. O que voc
provavelmente no fez, foi

aprender a vivenciar esses


sentimentos "preguiosos" e agir
apesar deles.
Uma das maiores razes pelas
quais as pessoas procrastinam
porque uma tarefa entra em
choque
com seus
hbitos
estabelecidos. Sempre que voc
tenta fazer algo que no faz parte
da sua rotina diria, preciso
esforo e fora de vontade para
complet-lo. Especialmente se a
tarefa for desagradvel.
A soluo mais simples para
eliminar a procrastinao no
lutar contra ela. Em vez disso,
voc precisa substitu-la por

boas rotinas que beneficiem a


sua vida.
Voc ir descobrir que quando
uma tarefa difcil passa a ser um
hbito, torna-se difcil deix-la
de lado. Eventualmente, voc ir
faz-lo sem pensar - como
escovar os dentes, assistir TV e
dirigir um carro. Tudo que voc
precisa de um modelo que o
ajude a transformar qualquer
tarefa em um processo dirio que
seja concludo.
Todos nos sentimos tentados a
procrastinar de vez em quando.
uma
resposta
perfeitamente
normal quando nos confrontamos

com um desafio difcil. O segredo


para comear a agir entender
por que voc est adiando. No
prximo captulo abordaremos as
sete principais desculpas dadas
pelas pessoas quando sentem a
tentao de procrastinar.

7 Desculpas que voc


pode arranjar para
procrastinar
muito fcil arrumar uma
desculpa para no comear uma
tarefa. A questo saber quando
a razo vlida e quando uma
forma criativa de evitar agir. A
maioria dos nossos sentimentos
de procrastinao vm de um
medo subconsciente ou crena
autolimitante.
Quando
voc
arruma um tempo para explorar
esses
pensamentos,
acaba
descobrindo que mais fcil
super-los
e
criar
uma

mentalidade orientada para a


ao.
Sua mente uma mquina
incrvel. Ela lhe concede o poder
de criar qualquer coisa a partir de
sua imaginao. No entanto, ela
tambm pode limitar a sua
capacidade de fazer as coisas.
Costumamos ficar presos a um
projeto - no por falta de vontade,
mas devido a padres de
pensamentos mal adaptados que
permanecem em nossas mentes.
A principal causa do "hbito de
procrastinao" vem de nossas
crenas autolimitantes. Quando
esses pensamentos no so

contidos, arrumamos "desculpas"


para o porqu de um projeto ou
tarefa no poder ser concludo.
No entanto, quando voc desafia
essas desculpas, percebe que a
maioria delas causada por
medos ocultos ou padres de
hbitos destrutivos.
Existem sete desculpas que as
pessoas geralmente do. Entenda
por que elas acontecem e voc
estar um passo mais perto de
superar a procrastinao:
Desculpa 1: No importa.
As
pessoas
constantemente
evitam tarefas que no parecem

importantes. s vezes no so
urgentes; outras vezes uma
tarefa desagradvel que est
relacionada a uma meta de longo
prazo. E muitas vezes isso requer
que voc supere um grande medo.
No importa que pensamentos
passem pela sua cabea, h
momentos em que adiamos uma
tarefa porque ela no parece ser
importante.
Uma das solues mais fceis
para a desculpa do "no importa"
desenvolver o hbito de tomar
decises simples. Quer voc
esteja ocupado concluindo uma
tarefa ou tendo a coragem de se

livrar dela. Conforme veremos,


uma das melhores maneiras de
superar a procrastinao
tomando decises difceis em sua
vida, mesmo que isso signifique
eliminar coisas que antes
pareciam importantes.
Desculpa 2: Preciso fazer
____________primeiro.
Os projetos muitas vezes ficam
suspensos
porque
uma
determinada tarefa precisa ser
concluda antes que se faa
qualquer outra coisa. Seja um
telefonema, um projeto conflitante
ou uma simples compra, fcil
procrastinar quando h algo que

precisa ser feito antes de


qualquer outra coisa.
Voc pode eliminar esta desculpa
para sempre, desenvolvendo o
hbito de definir completamente
cada projeto. A chave dividi-lo
em uma srie de pequenas aes
adotadas diariamente. (Crdito
para Getting Things Done por
esta grande sacada).
Desculpa 3: Preciso de mais
informaes para poder
comear.
s vezes, esta uma desculpa
vlida. Geralmente temos tarefas

que exigem uma extensa pesquisa


antes de comearmos. No entanto,
no acho que seja uma desculpa
vlida se voc estiver fazendo
isso semanalmente.
Mesmo correndo o risco de
parecer sarcstico, a soluo
mais simples para essa desculpa
obter mais informaes. No
saber como fazer algo no deve
ser razo para evitar um projeto.
Nunca. Hoje em dia, possvel
desenvolver
qualquer
competncia ou encontrar algum
para fazer isso por voc.
Desculpa
4:
Sinto-me
sobrecarregado e tenho muita

coisa para fazer.


Todos ns experimentamos esses
momentos quando nos sentimos
sobrecarregados. Parece que no
importa o quanto trabalhemos,
nossas listas de afazeres nunca
terminam.
Geralmente
este
problema acontece com as
pessoas
que
possuem
a
mentalidade
do
SuperHomem", quando se sentem
pessoalmente responsveis por
fazer tudo por conta prpria.
Sentimentos de opresso podem
ser eliminados com foco em
projetos importantes e, tambm,
delegando ou eliminando o resto.

Uma vez que saiba como


identificar o que importante, ir
descobrir que fcil identificar o
lado nico de cada tarefa e fazer
as coisas de uma forma
consistente.
Desculpa 5: No tenho tempo
agora.
Mais uma vez, esta uma
desculpa completamente vlida.
Por vezes voc est focado em
um projeto e no faz sentido
comear outro. No entanto, a
desculpa de "no ter tempo",
normalmente se transforma em um
hbito
desagradvel
de
procrastinao no qual voc est

sempre
adiando
coisas
importantes.
Dizer que voc no tem tempo
suficiente agora promete um
futuro perfeito, quando o trabalho
ser
mais
fcil,
menos
complicado e divertido de fazer.
Inconscientemente, porm, muitas
pessoas usam essa desculpa com
a esperana secreta de que a
necessidade de fazer a tarefa
acabar desaparecendo.
Se voc continuar adiando a ao
at este fantasioso alguma dia,
as chances de que voc nunca ir
lidar com este projeto so muito
altas.

Desculpa 6: Continuo me
esquecendo de fazer isso.
Muitas
vezes
as
pessoas
procrastinam uma tarefa porque
se esquecem de faz-la. Claro,
todos
ns
temos
aqueles
momentos em que algo escapa
nossa mente. No entanto, ser um
esquecido crnico sinal de
uma resistncia profunda em
relao a uma tarefa especfica.
Talvez voc no ache isso
importante. Talvez esteja com
medo do fracasso. Ou talvez no
esteja usando um sistema
organizacional eficaz. O ponto
aqui que o "esquecimento" no

uma razo vlida para a


procrastinao.
Em
algum
momento, voc precisar se
comprometer, tanto para comear
uma tarefa quanto para se livrar
dela.
Desculpa 7: No estou com
vontade de fazer isso.
evidente que sempre haver
tarefas desagradveis, pelas quais
tememos. O truque saber
quando algo precisa ser feito e
quando
pode
ser
permanentemente
eliminado.
Muitas vezes confundimos os
dois, evitando tarefas que podem
trazer um impacto positivo de

longo prazo em nossas vidas. Isso


significa que mesmo que no
queira fazer algo, essa no deve
ser a nica razo pela qual que
voc est adiando. A melhor
soluo verificar por que voc
est temendo a tarefa, a fim de
analisar se este um sintoma de
um problema maior.
Porque a maioria das desculpas
so bobagens.
Ningum est imune a dar
desculpas. No importa o quo
bem sucedido voc , em algum
momento acabar arrumando um
motivo para no agir em um
projeto. Por isso, importante

criar hbitos especficos que


previnam
e
superem
a
mentalidade da desculpa.
Ao longo deste livro, falaremos
de uma lista de rotinas positivas
que podem ser adicionadas ao seu
dia atarefado. J as rotulei como
hbitos
anti-procrastinao
(HAP), pois ajudam na tomada de
decises mesmo quando voc
estiver se sentindo preguioso ou
desmotivado.
No s trataremos de cada hbito,
como tambm iremos discorrer
sobre
como
resolvem,
especificamente, cada uma das
sete desculpas mais comuns

usadas por ns para procrastinar


um projeto. E uma vez
compreendendo como superar
esta crena limitante, voc
descobrir que fcil resistir
tentao de desistir.
Ento, vamos comear com o que
considero ser o mais importante
hbito anti-procrastinao de
todos.

HAP #1: Use a regra


80/20 para Tomar
Decises
Desculpa Eliminada: "No
tenho tempo agora
Geralmente procrastinamos
porque parece que h muito a
fazer. Em minha opinio, este
pretexto sintoma de uma
incapacidade de definir o que
realmente importante em seu
trabalho e vida pessoal.
Felizmente, voc pode superar
isso ao aplicar impiedosamente a

regra 80/20.
Este princpio, apresentado
inicialmente por Vilfredo Pareto,
diz que voc obtm 80% dos seus
resultados a partir de 20% de
seus esforos. Assim, a maioria
dos seus resultados vem de um
punhado de tarefas. Voc pode
aplicar isso procrastinao
apenas focando nas aes que
geram resultado significativo e
ignorando proativamente o
restante.
Voc pode usar a regra 80/20
para combater a procrastinao
usando este processo de cinco
etapas:

Passo #1: Identifique as tarefas


80/20
importante identificar a
quantidade de aes que tm
maior impacto sobre o seu
trabalho. Basicamente, estas so
as principais razes pelas quais
voc est recebendo um salrio.
A aplicao mais simples da
regra 80/20 identificar o que
verdadeiramente importante e
passar mais tempo com essas
atividades. Em outras palavras,
voc deve encontrar as tarefas
que geram 80% dos seus
resultados e felicidade.
E se no conseguir identificar as

tarefas 80%? Pegue uma folha de


papel e anote o que voc faz
diariamente. Em seguida, circule
as tarefas que produzem os
melhores resultados em seu
trabalho. Finalmente, se voc tem
um chefe, pergunte-lhe o que
mais importante.
Faa isso com sua vida pessoal
tambm. Determine o que
verdadeiramente significativo e o
que voc faz simplesmente
porque um hbito. Tempo com a
famlia, exerccios, voluntariado
e as relaes com os outros
podem ser considerados 80%,
porque estas so as atividades

que acrescentam significado sua


vida. Passar horas no Facebook,
navegar na internet e ficar
estatelado em frente TV no so
atividades 80%, pois ocupam
muito tempo e trazem pouca
recompensa em troca.
importante identificar os seus
80% de resultados; determinar
quais aes realmente geram uma
renda e que realmente trazem
significado sua vida. Esta
informao ir ajud-lo a tomar
as decises difceis na prxima
etapa.
Passo #2: Faa uma pergunta
simples

Seu tempo um recurso finito.


Cada minuto gasto em uma tarefa
menos um minuto de sua vida.
Ento, por que voc deve gastar o
seu tempo fazendo algo que no
importante?
Sempre que se deparar com um
novo projeto ou tarefa potencial,
faa uma pergunta simples:
"Esta tarefa ir auxiliar ou
prejudicar os 80% das minhas
atividades?"
Normalmente concordamos em
fazer as coisas por medo de nos
olharem feio ou desapontarmos
algum. No entanto, no h nada

de errado em compreender o que


importante em sua vida. Se voc
sente que algo est tirando o
tempo de suas atividades de 80%,
ento evite faz-las a qualquer
custo. Lembre-se: nunca deixe
que as prioridades de outras
pessoas se tornem a sua prpria.
Agora, dizer "no" nem sempre
fcil de fazer se voc tem um
chefe. Uma soluo aproximarse dele e explicar que voc j
identificou
as
atividades
essenciais, nas quais agrega
maior valor. Diga-lhe que seu
tempo ser mais eficaz se voc se
concentrar
nestas
tarefas.

Explique que quanto mais tempo


despender com essas atividades,
maior ser o aumento da
produtividade e do desempenho
no trabalho. Voc perceber que a
maioria dos chefes bastante
razovel quando voc mostra
como fazer um trabalho de uma
maneira melhor e os ajuda a obter
melhores resultados.
Passo #3: Elimine ou delegue
Se voc tem dificuldade em
encontrar tempo para um novo
projeto, precisa checar tudo o que
faz
com
frequncia.
As
probabilidades so de que voc
faa certas coisas que o afastam

das suas tarefas 80%. Estas so


tarefas que devem ser eliminadas
ou delegadas.
Sua lista de projetos no deve ser
preenchida com itens de menor
importncia. Se uma atividade
no est trazendo satisfao ou
um resultado mensurvel, livre-se
dela, transfira-a para outra pessoa
(delegue)
ou
elimine-a
completamente.
Isso pode significar ter uma longa
conversa com o seu chefe. Basta
explicar que voc precisa se
concentrar
em
atividades
importantes e, em seguida, pedirlhe que essas outras atividades

sejam transferidas para outra


pessoa.
Passo #4: No acrescente,
substitua
Ao iniciar um novo projeto,
resista ao impulso de adicion-lo
sua pilha de coisas para fazer.
Isso s vai criar uma sensao de
estar sobrecarregado, que uma
das
principais
causas
da
procrastinao. Em vez disso,
uma soluo mais simples
substituir o projeto por outro que
no est gerando resultados.
Lembre-se, seu tempo limitado.
Se voc sentir que um novo

projeto importante o suficiente


para trabalhar, ento ele deve
tomar o lugar de uma atividade de
baixo valor. Esta a maneira de
manter o foco em atividades de
80%, sem ficar soterrado sob uma
avalanche de tarefas demoradas.
Passo #5: Pratique a
procrastinao criativa
Embora este livro tenha sido
criado para ajudar a combater a
procrastinao,
eventualmente
no existe problema em deixar de
lado,
estrategicamente,
uma
tarefa. Quando voc sabe que um
projeto no uma atividade de
80%, perfeitamente possvel

coloc-lo na lista do "algum dia."


Voc vai protelar essa ao com o
entendimento de que s far isso
se mais tarde ela se tornar mais
importante em sua vida.
A chave para a procrastinao
criativa criar o hbito de rever
esta lista de "algum dia". Minha
sugesto faz-lo durante uma
reviso mensal, onde voc
acompanha as metas e determina
se tem tempo para comear novos
projetos (falaremos mais sobre
isso depois). Voc no tem de
tomar medidas a respeito dessas
ideias, mas deve, pelo menos,
consider-las de vez em quando.

Implementao do Hbito
Praticar 80/20 uma habilidade
que leva algum tempo para
desenvolver. No comeo, vai ser
difcil deixar os projetos que um
dia voc pensou que fossem
importantes. No entanto, voc
pode vir a desenvolver uma
compreenso intuitiva do que
valioso e do que um
desperdcio de seu tempo.
Para comear, recomendo fazer o
seguinte:
* 1. Realize uma avaliao
mensal que revise as suas
atividades dirias.

* 2. Identifique as atividades que


geram 80% mais resultados.
* 3. Elimine ou delegue as
atividades que no fazem parte
dos seus 80%.
* 4. Pergunte: "Ser que essa
tarefa ajuda ou prejudica as
minhas
atividades
80/20?"
sempre que um projeto novo
aparecer.
* 5. Se valer a pena persegui-lo,
substitua-o por outro projeto. No
acrescente mais nada em uma
lista de coisas para fazer.
* 6. Pratique a procrastinao
criativa com tarefas que no

sejam importantes.
Voc descobrir que fcil
combater a procrastinao ao
focar
em
atividades
que
proporcionem maior retorno de
seu tempo investido. Aplique a
regra 80/20 e no ter aquela
sensao
de
estar
sobrecarregado. Voc no vai se
estressar por ter uma lista
quilomtrica de afazeres. Em vez
disso, ter uma ao dinmica
sobre as coisas mais importantes
na vida.

HAP #2: Relacione


cada ao a um
objetivo M.A.R.T.E.
Desculpa Eliminada: No
importa
fcil autossabotar o seu dia
simplesmente
no
criando
prioridades. O resultado final
que estar, muitas vezes, focado
em
atividades
de
pouca
importncia que no geram
resultados significativos.
Realmente, a estratgia mais
eficaz
para
superar
a
procrastinao melhorar a sua

capacidade de escolher quais


projetos devem ser trabalhados e
quais devem ser evitados.
Temos todas as desculpas para
deixar as coisas de lado, mas se
usarmos o tempo para explorar
nossos pensamentos, veremos que
a maioria das desculpas esto
ligadas
a
um
sentimento
subconsciente de que a tarefa no
to importante.
Qual a soluo?
simples: adquira o hbito de
relacionar cada tarefa a um
objetivo. Sempre que estiver
prestes a comear algo, pergunte

a si mesmo como isto se encaixa


em seus planos de longo prazo.
Se
estiver
diretamente
relacionado a um objetivo
escrito, ento arranje tempo para
faz-lo. Porm, se um projeto no
se refere a um objetivo, no tenha
medo de deleg-lo ou elimin-lo
completamente.
Estabelecer metas ser a sua arma
secreta na luta contra a
procrastinao. Saber o que
importante cria uma estrutura em
sua rotina diria. Voc no ficar
mais paralisado diante de uma
tarefa especfica. Em vez disso,
ir agir, porque saber como ela

se encaixa em seus planos de


longo prazo.
Voc pode desenvolver este
hbito definindo regularmente os
objetivos M.A.R.T.E., que um
acrnimo para:
mensurvel,
atingvel, relevante, tempo- limite
e especfico.
* Em ingls, o acrnimo
S.M.A.R.T.
(Specific,
Measurable,
Attainable,
Relevant and Time-bound)
Veja como funciona:
M: Mensurvel
O primeiro aspecto do objetivo
M.A.R.T.E. criar um resultado

que possa ser medido. Em algum


momento voc quer saber - sem
sombra de dvida - que atingiu
esse objetivo.
Por exemplo, "fazer um discurso"
no um resultado mensurvel.
Por outro lado, "fazer um
discurso de 15 minutos" algo
que voc pode quantificar. Ou
voc faz ou no faz.
Seja ultraespecfico com seus
objetivos. No basta dizer que ir
"aprender a falar em pblico".
Como alternativa, crie uma srie
de mtricas que se concentrem na
melhoria contnua.

A: Atingvel
Certifique-se de que seus
objetivos sejam realizveis.
Defina os que so um desafio,
mas que podem ser realizados
com trabalho rduo. Usando o
exemplo acima, voc no deve
estabelecer como meta de curto
prazo, falar em uma conferncia
nacional se nunca falou em
pblico antes. A melhor meta
fazer um grande discurso para
uma pequena multido em um
evento local ou atuar como
anfitrio e fazer a apresentao
dos palestrantes.
Porm, isso no significa que

voc deve evitar correr atrs de


grandes objetivos. Sempre que
realizar algo, crie uma nova meta,
mais desafiadora. Continue indo
alm em tudo o que pensa ser
possvel em sua vida. Talvez em
um ano ou um pouco mais, voc
estar no palco de uma
conferncia nacional.
R: Relevante
Cada meta deve ser relevante
para o que voc quer. Ela no
deve ser empurrada para voc
por seus pais, cnjuge ou amigos.
Ela deve se basear nos resultados
que voc realmente deseja.

Voc ter que ser a pessoa


interessada em agir. Quando as
metas provm de uma paixo
pessoal, mais fcil completlas.
T: Tempo-limite
Vincule suas metas a um perodo
de
tempo
especfico.
Particularmente, gosto de definir
dois objetivos: um em curto
prazo, para o prximo ms, e um
de longo prazo, para trs meses.
Definir
objetivos
imediatos
ajuda-os a permanecer vivos em
sua mente e torna-os mais
viveis.

O objetivo no "farei um
discurso." Em lugar disso, um
objetivo se parece mais com esta
frase: "no dia 16 de maio,
entregarei uma apresentao
impactante de 15 minutos para o
meu chefe".
O ajuste do objetivo no apenas
para o trabalho. Na verdade, ele
deve ser uma parte de cada
deciso tomada na vida. Lembrese, voc est tentando superar a
procrastinao,
portanto

necessrio analisar cada tarefa e


ver como ela se encaixa em seus
planos de longo prazo. Isso
significa que voc deve definir

metas para cada uma das


seguintes reas:
** Educao (formal e informal)
** Carreira ou negcio
** Sade e bem-estar
** Lazer
** Relacionamentos
** Religio
** Finanas
** Servio comunitrio
No necessrio focar-se em
todas de uma vez. Na verdade,
melhor criar objetivos em reas
de sua vida que atualmente
tenham um significado pessoal.
Por
ltimo,

preciso

compreender a diferena entre


dois tipos de objetivos e como
estes podem impactar sua
capacidade de realizar as coisas.
Em primeiro lugar temos os
objetivos por desempenho, onde
seu foco o efeito e no o
resultado. Ao pretender alcanar
uma etapa especfica, voc no
considera uma falha se no atingir
esta meta. Por exemplo: Em
primeiro
de
junho
terei
completado um livro de 15.000
palavras, publicado pela Amazon
na plataforma Kindle.
Em seguida temos os objetivos
por resultado, em que voc

pretende atingir uma meta


especfica e mensurvel. O
desempenho importante, mas
sua preocupao principal
alcanar aquele nmero. Caso
no consiga, ento considera que
falhou. Como exemplo disso,
poderamos adaptar a situao
acima: Em primeiro de junho,
terei um livro publicado pela
Amazon na plataforma Kindle,
que resultar numa media de 10
vendas por dia.
Na maior parte das vezes,
recomendo
que
se
criem
objetivos por desempenho ao
invs de objetivos por resultado.

O mais importante desenvolver


o hbito de incentivar sua ao
diariamente. Metas por resultado
podem ser desencorajadoras se
voc no alcanar os nmeros
que estabeleceu.
Metas por
desempenho so melhores, pois o
mantm focado no processo de
melhora contnua em lugar do
resultado tudo ou nada.
E: Especfico.
Estas so as seis perguntas que
voc precisa fazer: quem, o que,
onde, quando, qual e por qu.
Responder a essas perguntas nos
oferece uma maneira rpida de
criar um objetivo claro com um

resultado mensurvel:
** Quem: Quem est envolvido?
** O que: O que voc quer
realizar?
** Onde: Onde voc vai realizar
a meta?
** Quando: Quando voc quer
fazer isso?
** Qual: Quais caractersticas e
obstculos podem estar em seu
caminho?
** Por que: Por que voc est
fazendo isso?
Aqui est um grande exemplo de
um objetivo especfico:
"No dia 16 de maio, entregarei

uma apresentao impactante de


15 minutos para o meu chefe,
trazendo
informaes
atualizadas sobre o projeto
Nexus."
Este exemplo mostra uma
completa falta de ambiguidade.
No final do dia 16 de maio voc
saber se esta meta foi atingida
ou no.
Implementao do Hbito
Como utilizar os objetivos
M.A.R.T.E. para combater a
procrastinao:
*1. Pense no que gostaria de
alcanar nos prximos trs meses.

*2.
Estabelea
objetivos
M.A.R.T.E. para diferentes reas
de sua vida.
*3. Crie um plano de ao para
cada meta (falaremos mais sobre
isso depois).
*4. Revise estes objetivos
diariamente.
*5. Descubra como cada novo
projeto est relacionado a um
objetivo.
*6. Elimine/delegue tudo o que
no tem ligao com seus
objetivos atuais.
*7. Ao final de trs meses, avalie
seu sucesso de forma geral.

*8. Crie novas metas e torne-as


mais desafiadoras.
fcil procrastinar quando uma
tarefa no parece importante.
Infelizmente, esta atitude pode
causar um impacto negative sobre
seus projetos. Chegar um
momento em que ter de tomar
uma deciso: iniciar ou no uma
tarefa.
Estabelecer
seus
objetivos
utilizando o mtodo M.A.R.T.E.,
permitir-lhe- criar uma lista do
que atualmente importante em
sua vida. Por conseguinte, sempre
que se sentir tentado a comear
algo novo, poder tomar uma

deciso inteligente. Se uma tarefa


importante o suficiente para
comear ou se deve ser evitada a
qualquer custo.

HAP #3: Anote suas


ideias
Desculpa Eliminada: Sinto-me
sobrecarregado e tenho muita
coisa para fazer
Voc j se sentiu oprimido por
uma lista de coisas a fazer?
H momentos em que nos
sentimos
aprisionados
pela
quantidade de "coisas" que
precisam ser concludas. Damos
o nosso melhor para fazer tudo,
mas muitas vezes parece que as
horas do dia no so suficientes

para fazer tudo.


O interessante que este
sentimento de "opresso" no
acontece devido ao nmero de
tarefas no concludas. Ele
geralmente vem de como voc
processa as ideias e planos de
ao. De acordo com o Efeito
Zeigarnick, qualquer pensamento
incompleto ocupar a mente at
que voc escreva ou elabore um
plano sobre a maneira de faz-lo.
Em outras palavras, se no
esvaziar regularmente as ideias
em sua cabea, elas iro impactar
negativamente a sua capacidade
de manter o foco em tarefas

atuais.
O Efeito Zeigarnick afeta
diretamente a procrastinao,
porque muitas vezes nos leva a
evitar tomar medidas quando
temos uma centena de coisas para
fazer todos os dias.
Qual a soluo?
Crie o "hbito de anotar as
ideias, em que voc nunca deixa
um
pensamento
passar
despercebido.
At mesmo o simples ato de
escrever um pensamento e
guard-lo para referncias futuras
o ajuda a manter o foco em

projetos atuais. por isso que a


anotao de uma ideia "completa
o crculo que muitas vezes
bloqueia a nossa capacidade de
fazer as coisas. Em outras
palavras, quando sua mente est
cheia de pensamentos aleatrios,
voc
no
est
100%
comprometido com a tarefa que
tem em mos.
A verdade que somos
constantemente
bombardeados
por ideias. s vezes, elas vo
aparecer em momentos aleatrios
- como durante o exerccio, ao
cortar a grama, dirigir ou pintar
um quarto. Em outros momentos,

voc pode at acordar no meio da


noite com uma ideia brilhante.
No importa quando a inspirao
aparece, preciso coloc-la em
um local nico, central.
Existem duas maneiras de captar
ideias.
A primeira a abordagem moda
antiga, com papel e caneta. Basta
levar um caderno aonde quer que
voc v e us-lo para anotar os
pensamentos e ideias que surgem.
Meu caderno favorito para a
anotao de ideias o caderno
Moleskine, que
pode
ser
encontrado na Amazon.

Outra opo o Evernote, que


est disponvel em uma variedade
de plataformas de desktop e
aplicativos
mveis.
Esta
ferramenta
permite
captar
informaes como gravaes de
voz, fotografias, notas pessoais e
trechos de pginas da Web. O
interessante sobre esta ferramenta
que voc pode facilmente
organizar qualquer informao
para o futuro, com a recuperao
instantnea.
Voc pode achar brega escrever
as coisas, mas se surpreender
com a utilidade deste hbito. Faa
isso diariamente e ter uma mente

clara, que permitir a voc se


concentrar completamente em um
projeto atual.
Como
j
discutimos,
a
procrastinao vem de um
sentimento de opresso. difcil
se concentrar quando se est
preocupado com uma centena de
outras coisas. Com o hbito de
anotar as ideias, voc ir criar
uma sensao de relaxamento,
porque cada pensamento ser
concludo no seu devido tempo.
Implementao do Hbito
Veja como desenvolver o hbito
de anotar ideias:

* 1. Leve uma ferramenta para


anotar ideias onde quer que voc
v.
* 2. Acrescente cada pensamento
no segundo em que ele aparecer
em sua mente.
* 3. D uma olhada nessas
anotaes uma vez por semana.
* 4. Elabore um plano de ao
para cada ideia.
Dizem que todos, em algum
momento de sua vida, tm uma
ideia de um milho de dlares.
No estou certo se isso verdade
ou no. Mas sei que as grandes
ideias so uma experincia

comum. Incomum o fato de se


tornar uma daquelas pessoas que
registram, meticulosamente, cada
pensamento
que
surge.
Desenvolver esse hbito (em
conjunto com alguns outros que
discutiremos adiante) pode ajudlo a se tornar melhor no sentido
de agir imediatamente em sua
vida.

HAP #4: Crie um


sistema de 43 pastas
Desculpa Eliminada: Continuo
me esquecendo de fazer isso
As tarefas parecem escorregar
por entre nossos dedos quando
no temos um bom sistema
organizacional. J falamos da
importncia do mecanismo de
anotao de ideias, mas uma
coisa registrar um pensamento e
outra se lembrar de tomar uma
atitude em relao a isso. A
soluo mais simples para se
lembrar de tudo desenvolver o
hbito das 43 pastas.

Embora David Allen tenha


discorrido amplamente sobre o
uso
de
um sistema
de
arquivamento inteligente, foi
Merlin Mann quem deu a esta
tcnica o nome brilhante de 43
pastas. Daremos uma viso geral
do sistema de 43 pastas neste
tpico.
Resumindo, as 43 pastas criam
uma abordagem sistemtica para
o acompanhamento de ideias.
Para comear, organize um
armrio de arquivos com 12
pastas principais para cada ms.
Em seguida, acrescente 31 pastas,
que representam o nmero

mximo de dias em cada ms. Isto


lhe d um total de 43 pastas. As
31 pastas so colocadas em
ordem numrica, logo atrs do
ms vigente, e depois os 11 meses
restantes so colocados atrs dos
dias. (Clique aqui e confira esta
imagem)
Durante a reviso semanal ou
mensal (trataremos desse assunto
depois), voc ir colocar
lembretes para acompanhar certas
tarefas e/ou projetos em uma data
especfica. Portanto, a nica
coisa que voc precisa fazer
criar o hbito de verificar essas
43 pastas todos os dias e agir

com relao a cada tarefa.


Implementao do Hbito
Desenvolver o hbito das 43
pastas requer alguns gastos, mas
um investimento que vale a pena
para nunca mais esquecer um item
importante. Veja como comear:
* 1. Separe um local em sua casa
para deixar a documentao e as
tarefas
de
processamento
organizadas.
* 2. Compre um armrio simples
e 50 pastas com etiquetas.
* 3. Coloque cada tarefa ou ideia
em um local central.
* 4. Reveja esses itens como

parte de uma reviso semanal.


* 5. Agende um ms / dia para
revisar projetos ou tarefas em
potencial.
* 6. Repita o processo a fim de
revisar toda essa documentao.
* 7. Crie um lembrete dirio para
checar a pasta do dia.
O hbito das 43 pastas constitui
um mecanismo simples para que
voc nunca se esquea de uma
ideia. Quando cria um lembrete
para acompanhar as tarefas, sua
mente no fica ocupada dando
voltas desnecessrias. Acontece o
oposto, voc ficar livre para se

concentrar em tarefas e projetos


atuais.

HAP #5: Crie listas de


projetos
Desculpa Eliminada: Preciso
fazer ______ primeiro
A procrastinao muitas vezes
acontece quando um projeto no
est devidamente definido. fcil
adiar algo quando sentimos que
devemos dar um determinado
passo antes de comear. Na
verdade, esta desculpa uma
maneira de dizer que voc no
definiu corretamente os passos
especficos para agir. A soluo
definir claramente todas as

tarefas
que
precisam ser
realizadas para cada um destes
projetos.
assustador comear um novo
projeto. Muitas vezes, evitamos
agir porque algo nos parece muito
difcil ou desafiador. Quando
dividimos tudo em etapas com
passos simples de seguir,
veremos que no difcil fazer as
coisas.
Com uma lista de projetos,
possvel dividir uma tarefa
enorme em partes menores. Sua
nica preocupao ser dar o
prximo passo, e no o dcimo
item na sua lista. Voc luta contra

a procrastinao ao cumprir
sistematicamente cada item desta
lista. No preciso se preocupar
com os resultados do projeto,
voc simplesmente faz o trabalho.
Crie uma lista de projetos para
todos os aspectos de sua vida.
Logo, se tiver vrias coisas para
fazer, necessitar de vrias listas.
Por exemplo, voc poderia fazer
uma lista para cada um desses
cinco projetos:
* 1. Iniciar uma nova rotina de
exerccios.
* 2. Apresentao trimestral no
trabalho.

* 3. O romance que voc sempre


quis escrever.
* 4. Atualizar os seus registros
financeiros.
* 5. A reforma do seu telhado.
Mantenha uma folha separada
para cada projeto. Comece
estabelecendo o objetivo que
voc gostaria de alcanar e, em
seguida, trabalhe comeando pelo
primeiro item, identificando as
medidas prticas ao longo do
caminho.
Continue
se
aprofundando. Seu objetivo
criar uma lista de passos
interligados fazendo uma pergunta

simples: "Qual a prxima


ao?".
A chave para esse hbito se
concentrar
em
medidas
especficas, de ao simples.
Evite afirmaes nebulosas como
"descobrir como fazer _____."
Em vez disso, anote o passo exato
que voc precisa dar para exclulo de sua lista.
EXEMPLO:
Digamos que voc tenha um novo
projeto para iniciar uma rotina de
exerccios. Eis como voc pode
dividi-lo de maneira simples:
* 1. Enumere os tipos de

exerccio que voc gosta


(cardiovascular, treinamento de
fora, artes marciais ou yoga).
* 2. Verifique cada um para ver
qual deles tem o melhor benefcio
em longo prazo.
* 3. Escolha o programa de
exerccios que ir adicionar sua
rotina.
* 4. Liste diferentes opes de
treino (academia vs. treinamento
em casa).
* 5. Converse com trs academias
diferentes e obtenha detalhes
sobre o que elas oferecem.
* 6. Escolha o programa que

melhor se adequa ao seu estilo de


vida.
* 7. Assine ou compre o
programa de treinamento.
* 8. Crie um hbito dirio para
seguir esta nova rotina de
exerccios.
Para ser honesto, mesmo esta lista
pode ser muito ampla. Se estiver
tendo problemas para completar
esses itens, pode dividi-los em
etapas de ao menores. Eis
como iria parecer a ao #1
(listar os tipos de exerccio que
voc gosta):
* 1. Pesquise os benefcios da

corrida.
* 2. Pesquise os benefcios da
caminhada.
* 3. Pesquise os benefcios da
yoga.
* 4. Pesquise os benefcios do
crossfit.
* 5. Pesquise os benefcios da
musculao.
* 6. Pesquise os benefcios das
artes marciais.
Finalmente, importante atualizar
esta lista de acordo com a
evoluo do projeto. Voc vai
receber novas informaes ao
longo do caminho, por isso

importante adicionar itens a esta


lista. Continue a agir, eliminando
as tarefas feitas e trabalhando em
um projeto at que o mesmo
esteja concludo.
Implementao do Hbito
Eis aqui um processo simples
para desenvolver o hbito da lista
de projetos:
* 1. Compre um fichrio ou
caderno.
* 2. Dedique uma pgina para
cada projeto atual.
* 3. Pense no principal objetivo
ou resultado deste projeto.
* 4. Anote os passos de ao que

precisam ser concludos.


* 5. Faa pelo menos um item
desta lista todos os dias.
* 6. Atualize este projeto quando
obtiver um feedback de suas
aes.
Voc pode achar que este hbito
um trabalho desnecessrio, mas
voc se surpreenderia com o
nmero de vezes em que a
procrastinao bate quando h
uma incerteza de por onde
comear. A abordagem baseada
em um projeto funciona porque
voc est constantemente em
ao. Voc no est sucumbindo

ao medo do fracasso. Pelo


contrrio, est tomando medidas e
aprendendo lies valiosas,
mesmo quando ocorrer uma
pequena falha.

HAP #6: Crie lembretes


para tudo
Desculpa Eliminada: Preciso
fazer ____________primeiro
s vezes fcil procrastinar as
tarefas que voc j fez uma
centena de vezes. Geralmente isso
acontece devido falta de um
processo estabelecido. Uma
soluo simples criar um
sistema para todas as tarefas, nas
vrias reas de sua vida.
Pense no McDonalds como um
grande exemplo. Fazem um
hambrguer
inferior,
e
a

qualidade dos outros alimentos


tambm muito ruim. A razo
pela qual McDonalds um
imprio de fast-food porque
segue um sistema para todos os
aspectos de suas operaes do
dia a dia. Eles tm um processo
para fazer batatas fritas, um para
cozinhar hambrgueres e outro
para receber um pedido. A
probabilidade de que tambm
tenham um sistema para limpar o
banheiro.
O McDonalds no deixa margem
para interpretao. Fornecem
instrues
detalhadas
(mas
simples de seguir) para cada

funcionrio. Tudo o que algum


tem de fazer seguir estas listas e
far um trabalho adequado.
Mesmo que voc deteste a
comida, poder aprender muito
seguindo
o
exemplo
do
McDonalds. Se costuma fazer
uma
determinada
tarefa
regularmente, inclua a mesma em
uma lista de verificao passo a
passo.
O processo fcil de ser
sistematizado. Separe algumas
horas do dia e analise o que
costuma fazer semanalmente.
Identifique as tarefas que exigem
vrias etapas ("verificar e-mail"

no precisaria de um processo,
mas "elaborar o Relatrio de
*TEP" iria funcionar). Depois de
identificar
todos
os
seus
processos, transforme-os em
sistemas passo a passo.
semelhante criao de uma lista
de projetos (HAP #5), em que
cada item requer uma nica ao.
*Teste de Especificao de
Procedimento
Aconselho-o a fazer o mesmo
com todos os aspectos de suas
obrigaes pessoais, tais como
finanas, tarefas domsticas,
fazer as malas para as frias ou
planejar a prxima festa.

Criando este sistema uma vez,


voc ter um modelo que pode
ser reutilizado toda vez em que
precisar fazer essa tarefa.
EXEMPLO:
Digamos que voc precise dar
instrues de 15 minutos toda
semana sobre um projeto do seu
trabalho. Em lugar de faz-lo de
forma improvisada, crie uma lista
de verificao passo a passo do
que necessrio ser preenchido:
* 1. Fornea uma viso geral do
que a instruo ir abranger.
* 2. Fale com os membros da
equipe sobre os seus atuais

desafios / obstculos.
* 3. Recolha dados relacionados,
mtricas e estatsticas.
* 4. Organize as informaes em
uma ordem lgica.
* 5. Criar um rascunho da
apresentao.
* 6. Obtenha feedback dos
membros da equipe e pea a sua
opinio.
* 7. Escreva a 2, 3 e a ltima
verso da apresentao.
* 8. Pratique-a at que voc
esteja confortvel com o material.
* 9. Faa a apresentao.
V como isso funciona? Basta

criar um processo para tudo o que


faz e sempre ter uma ao
especfica a ser tomada quando
estiver comeando a rotina de um
projeto.
Implementao do Hbito
No difcil criar listas de
verificao para cada rotina ou
processo que contenha vrias
etapas. Na realidade, possvel
faz-lo
atravs
do
desenvolvimento de um hbito
que similar definio de um
projeto:
* 1. Use o mesmo fichrio ou
caderno de sua lista de projetos.

* 2. Dedique uma pgina para


cada processo de rotina.
* 3. Anote as aes que precisam
ser concludas.
* 4. Siga o passo a passo sempre
que estiver fazendo a tarefa
rotineira.
* 5. Procure maneiras de
melhorar
e
atualizar
este
processo.
Criar uma lista de verificao de
processos pode parecer um
trabalho extra. Alguns podem
argumentar que isso causaria
procrastinao ao invs de
resolver o problema. No entanto,

creio que o contrrio


verdadeiro. Ter uma lista de
verificao passo a passo para
tarefas
rotineiras
torna
absurdamente
simples
a
concluso das tarefas. Voc passa
a deixar de fora a adivinhao e
simplesmente segue cada passo
ao longo do caminho.

HAP #7: Agrupe tarefas


rotineiras semelhantes
Desculpa Eliminada: Continuo
me esquecendo de fazer isso
Temos aquelas pequenas tarefas
que levam alguns minutos para
ser concludas, mas que muitas
vezes escapam de nosso controle
em um dia agitado. Estas tarefas
so o inverso de projetos ou
processos; so itens de ao
simples, importantes e que
precisam
ser
concludas
regularmente. fcil esquec-las,
a menos que voc tenha
desenvolvido o hbito especfico

de faz-las todos os dias. Uma


soluo simples para execut-las
de forma consistente coloc-las
juntas em um grupo.
Agrupar

semelhante
ao
processo de verificao que
acabamos de discutir. A diferena
que voc usa tempo / estmulos
ambientais especficos como
lembretes para faz-lo.
Por exemplo, coloco no mesmo
grupo uma srie de tarefas
importantes durante minha rotina
matinal. Isto funciona como um
processo passo a passo, partindo
da primeira tarefa, que acordar,
at me sentar em frente ao

computador, pronto para iniciar o


meu hbito de escrever:
1. Acordo entre 6:30 - 07:30.
* 2. Vou ao banheiro.
* 3. Lavo o meu rosto e me peso.
* 4. Volto para o quarto e arrumo
a cama.
* 5. Troco meu pijama por roupas
normais.
* 6. Vou at a cozinha e bebo um
litro de gua gelada com limo.
* 7. Preparo um shake para o
caf da manh, um pequeno
pedao de fruta e duas vitaminas.
* 8. Vou at meu escritrio, ligo o
computador.

* 9. Enquanto o computador est


inicializando,
revejo
meus
objetivos e tomo o caf da manh.
* 10 Tomo as minhas vitaminas.
* 11. Atualizo o meu hbito de
monitoramento da noite anterior.
* 12. Comeo o meu dia
escrevendo por uma ou duas
horas.
Admito que seja um pouco de
TOC o fato de transformar uma
atividade rotineira em uma lista a
ser checada, mas achei que seria
fcil de me lembrar de completar
pequenas tarefas quando esto
agrupadas em conjunto num

processo. Alm disso, seguir essa


rotina gera uma srie de
"pequenas vitrias", por essa
razo, quando comeo a escrever,
sinto-me energizado e pronto para
produzir contedo de qualidade.
Outra aplicao deste hbito
combinar uma estratgia de
bloqueio de tempo, como a
Tcnica Pomodoro (trataremos
disso posteriormente). Todos ns
temos aquelas tarefas que so
semelhantes, mas que demandam
um tipo diferente de ao. Por
vezes, no faz sentido dedicar um
perodo de tempo inteiro a elas.
Uma soluo mais simples

agrup-las em um processo passo


a passo.
Como
exemplo,
sigo
um
"processo de comunicao" todos
os dias. Esta uma rotina
simples, em que fao o seguinte:
* 1. Olho cada conta de e-mail e
respondo
cada
mensagem.
Quando termino, minha caixa de
entrada est completamente vazia.
* 2. Agendo as tarefas e
compromissos
criados
por
mensagem de e-mail.
* 3. Respondo aos comentrios
nos meus dois blogs.
* 4. Vou para as minhas contas de

mdia social (Google+, Twitter e


Facebook); respondo a quaisquer
mensagens diretas, desenvolvo
pequenos contedos interessantes
e interajo com os outros.
* 5. Verifico o Elance para
responder aos atuais projetos de
terceirizao.
Usar o mtodo de agrupamento
para
administrar
pequenas
atividades tem uma srie de
efeitos positivos. Primeiramente,
voc ir cumprir essas pequenas
tarefas
que
precisam ser
executadas
diariamente. Em
segundo lugar, evitar que seu
tempo encolha ao gerenci-lo

com um relgio em segundo


plano. Finalmente, ter mais
tempo para trabalhar em projetos
que produzem 80% dos seus
resultados.
Mais uma vez, a melhor maneira
de desenvolver esse hbito
adotar
uma
atitude
de
processamento da mente para
essas
pequenas
porm
importantes - tarefas dirias. Eis
como faz-lo:
Implementao do Hbito
* 1. Identificar pequenas tarefas
semelhantes em ao e resultado.
* 2. Agrup-las em uma ordem

lgica.
* 3. Criar um processo passo a
passo e adicion-lo a um fichrio.
* 4. Programar um perodo de
tempo todos os dias para
trabalhar este hbito.
Lidar com tarefas em grupos
uma tima maneira de fazer as
coisas de maneira rpida, sem se
desviar do objetivo. Ao criar um
processo, a procrastinao no se
torna uma opo. Voc no ir
"escolher" o que fazer da prxima
vez, vai simplesmente seguir o
que est escrito na lista.

HAP #8: Desenvolva


Processos e Projetos
Individuais
Desculpa Eliminada: Sinto-me
sobrecarregado e tenho muita
coisa para fazer
Quando ficamos sobrecarregados,
muitas vezes usamos a multitarefa
para realinhar as perspectivas. O
problema? Atividades mltiplas
normalmente
trazem
mais
problemas
que
solues.
Geralmente, quando voc divide
sua ateno, est despendendo

metade do esforo e produzindo


metade dos resultados. Em lugar
de tentar reunir atividades
separadas em um bloco de tempo,
voc pode desenvolver o hbito
de trabalhar as atividades
individualmente.
O hbito da atividade individual
requer que voc se concentre em
concluir os projetos e processos
logo que possvel. Isso significa
tomar medidas imediatas para
todas as tarefas que estiverem em
sua programao, diariamente.
Por exemplo, muitas pessoas tm
o hbito de ler e-mails em seu
telefone. Mas, se voc seguir o

princpio da atividade nica,


removeria o aplicativo de e-mail
do seu telefone e s leria as
mensagens quando estivesse
pronto para agir com relao a
elas.
A atividade nica , tambm, uma
estratgia eficaz para projetos de
longo prazo. comum as pessoas
comearem vrias tarefas ao
mesmo tempo. A estratgia mais
inteligente se concentrar em
completar um projeto antes de
iniciar outro. Esse hbito no s o
ajuda a conseguir desenvolver
mais atividades, mas tambm ir
torn-lo muito mais motivado

com a tarefa.
Para ilustrar este ponto, digamos
que voc seja um artista grfico
que depende do lucro residual de
cada projeto concludo. Voc tem
cinco semanas para completar
cinco trabalhos. Escolha a opo
que pensa ser mais eficaz:
Opo A: Trabalhar um pouco em
cada um, terminando todos os
cinco na quinta semana.
Opo B: Completar um projeto
por semana.
Voc est certo se escolheu a
opo B."
Eis o porqu...

Na semana #1, voc conclui o


projeto #1. Na semana #2,
finaliza o projeto #2, enquanto
ganha dinheiro com o projeto #1.
Na semana #3, completa o projeto
#3, enquanto gera renda com os
projetos #1 e #2. O mesmo vale
para as semanas #4 e #5.
Ora, a maioria das pessoas no
tem o benefcio de uma renda
residual. Mas voc ainda pode
obter os benefcios das tarefas
individuais ao longo de sua vida.
Quando voc tem o hbito de
concluir o que inicia, encerrar
os ciclos que sugam sua energia
mental e ir criar a motivao

necessria para a realizao de


um grande trabalho.
Implementao de Hbito
O hbito da atividade nica leva
algum tempo para se desenvolver.
Para ser honesto, ainda retrocedo,
ocasionalmente, e acabo fazendo
vrios projetos ao mesmo tempo.
Mas sempre obtenho melhores
resultados quando postergo ou
elimino outros projetos para me
concentrar em um.
A melhor maneira de implementar
o "hbito da atividade nica
fazer o seguinte:

* 1. Inicie uma rotina diria


somente
quando
estiver
empenhado em conclu-la.
* 2. Priorize projetos de acordo
com o imediatismo e seus
benefcios em longo prazo.
* 3. Trabalhe no Projeto A at que
ele esteja totalmente concludo.
* 4. Repita o processo com os
projetos B, C, D e E.
* 5. Evite o risco do retrocesso,
fazendo uma reviso semanal e
analisando as prioridades atuais
do seu projeto.
Voc descobrir que os projetos e
tarefas individuais podem ter um

impacto
incrvel
em
sua
produtividade. Alm disso,
menos provvel que voc
procrastine,
pois
criar
motivao para a tarefa e se
sentir animado medida que o
prazo estiver se aproximando.

HAP #9: Programe uma


reviso semanal
Desculpa Eliminada: Continuo
me esquecendo de fazer isso
Muitas vezes procrastinamos no
por preguia, mas simplesmente
por esquecermos uma promessa
ou tarefa especfica. Mesmo que
voc seja bom em anotar ideias,
impossvel agir se no der
prosseguimento a elas. Alm do
mais, voc ter de se esforar
com frequncia para concluir
aes especficas, caso no faa

planos
para
quando
elas
estiverem concludas. Tudo isto
pode ser resolvido atravs do
desenvolvimento do hbito da
avaliao semanal.
A reviso semanal um conceito
que aprendi, originalmente, com
Getting Things Done, de David
Allen. Recomendo todos os seus
ensinamentos, mas acho o
conceito de reviso semanal
particularmente til para a
preveno da procrastinao.
um processo simples. Uma vez
por
semana
(prefiro
aos
domingos), analise os prximos
sete dias e programe as

atividades / projetos que gostaria


de realizar. Alm disso, processe
todas as anotaes de seu
mecanismo de captao de ideias
e processe qualquer nova
documentao.
possvel faz-lo seguindo trs
passos simples:
Etapa #1: Faa Trs Perguntas
Ao iniciar uma reviso semanal,
faa trs perguntas que iro
moldar o foco do que voc far
pelos prximos sete dias:
P1: Quais so as minhas
obrigaes pessoais?
Voc tem uma atividade familiar

planejada? Vai sair de frias?


Voc tem algum compromisso
pessoal, reunies ou telefonemas?
Existe algo divertido que voc
gostaria de fazer?
Descobri que difcil concluir os
projetos quando tenho muitas
obrigaes pessoais. Por isso,
melhor planejar estas potenciais
interrupes ao invs delas
aparecerem de
repente
e
atrapalharem os prximos sete
dias. Honestamente, seria melhor
voc reduzir o seu rendimento em
lugar de tentar ser um superheri, preenchendo cada dia com
16 horas de atividades.

P2: Quais so os meus projetos


prioritrios?
s vezes, um determinado projeto
tem prioridade sobre todo o resto.
Este o momento em que no h
problema
em
adiar
propositadamente outras coisas.
Acredito piamente em me
concentrar em uma coisa de cada
vez. Voc pode usar a reviso
semanal para concentrar seus
esforos na concluso de um
nico projeto, aquele que ter o
maior impacto sobre sua vida
profissional ou pessoal.
Q3: Quanto tempo eu tenho?

Esta questo de extrema


importncia. Se voc sabe que
seu tempo limitado (como
precisar se concentrar em um
nico projeto), ento deve de
permitir no comear nada novo.
Em um captulo posterior,
abordaremos a questo de como
desenvolver
o
hbito
do
bloqueio de tempo". Por
enquanto, saiba apenas que
importante controlar o nmero de
horas reais que voc utiliza em
trabalhos e projetos pessoais.
Depois que souber, em mdia,
quanto tempo gasta fazendo
atividades diferentes, poder usar

esta terceira pergunta para


decidir onde distribuir melhor o
seu tempo e energia.
Etapa #2: Programe as Tarefas
do Projeto
Depois de responder a estas trs
perguntas, faa um mapeamento
dos prximos sete dias. A
maneira mais simples de faz-lo
olhar as suas listas de projetos
(HAP N 5) e programar o tempo
em que poder acompanhar as
atividades mais importantes.
D uma olhada em cada projeto.
Identifique os itens nestas listas
que tero o maior impacto sobre

sua vida profissional e pessoal.


Em seguida, programe o tempo
nos prximos sete dias, para que
possa tomar medidas com relao
a essas tarefas.
Etapa #3: Processo de Anotar
Ideias
Certo,
voc
tem
um
notebook/aplicativo cheio de
grandes ideias. Como voc as
acompanha? A soluo mais
simples processar cada uma e
execut-la imediatamente ou
agendar um horrio em que voc
possa trabalhar com cada uma
delas. Todo esse processo pode
ser facilmente inserido em uma

reviso semanal.
Basta abrir o seu mecanismo de
captao de ideias e analisar
cada anotao. Basicamente, voc
decidir uma das duas coisas:
1-A ideia aplicvel.
Sou grande f da "regra de dois
minutos de David Allen. O
conceito de que se uma ideia
leva dois minutos para se formar,
ento voc deve execut-la
imediatamente. No a deixe de
fora e no agende uma hora para
continu-la. Apenas faa.
Porm, se uma ideia algo que
voc
queira
executar

imediatamente, ento elabore um


plano passo a passo para executla.
(Lembre-se
de
nossa
discusso
sobre
o
Efeito
Zeigarnick e como a falta de um
mtodo pode impedir projetos
atuais). Basta escrever uma srie
de aes a serem tomadas a
respeito dessa ideia e ento
agend-la em sua semana.
2-A ideia no aplicvel.
Por vezes o momento no
propcio para uma grande ideia,
mas voc ainda quer dar
continuidade a ela. a que voc
vai implementar o "hbito das 43
pastas." Basta escolher uma data

para dar continuidade ideia e,


em seguida, colocar um lembrete
dentro da seo apropriada.
Dessa forma, voc nunca vai
perder uma ideia potencialmente
importante.
Implementao do Hbito
Obviamente, voc no necessitar
utilizar este hbito todos os dias.
No
entanto,
execut-lo
semanalmente ajuda a identificar
as tarefas que so importantes, o
que, em ltima anlise, permite
superar a procrastinao. Voc
pode implementar este hbito

fazendo o seguinte:
* 1. Agende um horrio
especfico a cada semana para
uma sesso de reviso.
* 2. Comece fazendo as trs
perguntas
para
identificar
projetos importantes e obrigaes
pessoais.
* 3. Separe um tempo para cada
item e planeje sua semana.
* 4. Processe suas anotaes, aja
com relao s tarefas de dois
minutos e crie lembretes para
acompanhar as ideias no
aplicveis.
* 5. Continue fazendo esta reviso

semanal, mesmo que voc no


tenha nada de importante em
vista.
Em geral, a reviso semanal
importante para combater a
procrastinao. Quando voc faz
um plano a cada sete dias, acaba
criando um senso de urgncia
para se concentrar nas coisas
importantes. Desenvolva esse
hbito para identificar os
prximos projetos crticos e
libertar a sua mente de distraes.

HAP #10: Faa uma


reviso mensal
Desculpa Eliminada: Sinto-me
sobrecarregado e tenho muita
coisa para fazer
Ns j falamos sobre a reviso
semanal, mas igualmente
importante fazer uma reviso
mensal. Embora a reviso mensal
requeira apenas algumas horas de
seu tempo, outra soluo para a
desculpa de estar sobrecarregado.
De certa forma, a reviso mensal
como um relatrio que as
empresas do aos seus acionistas.
Ela identifica o que est

funcionando, o que no est e


como as coisas podem ser
melhoradas. Ao fazer isso, uma
vez por ms, voc ir "corrigir o
curso" das tarefas que no
produzem resultados.
Existem algumas coisas a serem
feitas durante uma reviso
mensal:
#1: Reveja os objetivos
M.A.R.T.E.
Mesmo que deva rever as metas
diariamente, importante gastar
30 minutos por ms para fazer
alguns
ajustes
crticos.
Ocasionalmente,
voc
pode

descobrir que uma meta de longo


prazo
tornou-se
menos
importante, e outras vezes, voc
ter uma nova meta para cumprir.
Durante a reviso mensal, voc
passar por cada uma dessas
metas a fim de verificar se elas
precisam
ser
alteradas,
suprimidas ou reforadas.
#2: Identifique o Potencial de
Novos Projetos
Ao criar uma srie de
"acompanhamentos futuros," voc
criar invariavelmente uma longa
lista de ideias que exigem reviso
constante. Durante a reviso
mensal, olhe cada um destes itens

e analise se so projetos que


valem a pena serem adicionados
sua lista de projetos.
#3: Crie Listas de Projetos
Assim como faria em uma reviso
semanal, voc deve criar uma
lista passo a passo sobre
qualquer ideia que queira
programar. Comece com o
resultado e ento volte para o que
precisa ser feito. Coloque tudo no
papel e, em seguida, inclua essas
tarefas no fichrio que voc
comeou (HAP #5).
#4: Faa as Perguntas 80/20
J abordamos a anlise de tarefas

atravs da regra 80/20, por isso


recomendo que voc execute esse
processo pelo menos uma vez por
ms, durante uma reviso. A
melhor maneira de analisar suas
tarefas fazer as perguntas que
Tim Ferriss descreve em seu
livro Trabalhe 4 Horas por
Semana.
** Quais so os 20% de fontes
que causam 80% dos meus
problemas e infelicidade?
** Quais so os 20% de fontes
que culminam em 80% do meu
resultado desejado e felicidade?
** Quais so as trs principais

atividades
utilizadas
para
preencher meu tempo de forma a
me sentir produtivo?
** Quem so os 20% de pessoas
que produzem 80% do meu prazer
e que me impulsionam para
frente; e quem so os 20% que
causam 80% da minha depresso,
raiva e dvida?
Faa estas perguntas uma vez por
ms e ir descobrir o que o
impede de fazer as coisas
regularmente. s vezes so certas
pessoas que sugam a nossa
energia emocional como um
vampiro. Em outras, voc vai
identificar certos hbitos que

causam um estado improdutivo. E


de vez em quando, descobrir que
os projetos uma vez considerados
importantes esto, na verdade,
limitando a sua capacidade de
obter resultados.
Implementao do Hbito
No difcil fazer uma reviso
mensal. Tudo que voc precisa
so algumas horas livres e
vontade de ser honesto sobre o
que realmente est acontecendo
em sua vida. Eis um processo
simples para implementar esse
hbito:
* 1. Agende um perodo

ininterrupto de tempo para esta


reviso (a maioria das pessoas
prefere um dia no fim de semana).
* 2. Analise e processe cada
pedao de papel, como voc faria
em uma reviso semanal.
* 3. Reveja sua meta M.A.R.T.E.,
acrescente, exclua ou altere os
resultados desejados.
* 4. Identifique novos projetos
que gostaria de concretizar nos
prximos meses.
* 5. Crie uma lista detalhada de
cada projeto.
* 6. Faa perguntas 80/20 sobre o
que tem feito atualmente,

eliminando as tarefas que no tm


um impacto significativo em sua
vida.
A reviso mensal o auxilia a
checar o que tem sido feito
atualmente. Voc no apenas ir
identificar
atividades
desnecessrias, mas tambm ter
a oportunidade de agir em relao
aos projetos que possam ter sido
inicialmente
rejeitados.
Desenvolva o hbito de fazer isso
uma vez por ms e estar
altamente focado nas tarefas que
verdadeiramente importam.

HAP #11: Diga "no"


s atividades menos
prioritrias
DESCULPA
ELIMINADA:
No estou com vontade de
fazer isso
Sempre me surpreendo com a
quantidade de vezes em que falo
com pessoas que fazem tarefas
que odeiam. Embora tenhamos
que fazer coisas desagradveis na
vida, muitas vezes, fcil cair na
armadilha de concordar com
projetos simplesmente porque no
queremos decepcionar os outros.

Temos falado muito sobre no


deixar que as desculpas nos
impeam de
agir, porm,
eventualmente pode haver um
ponto vlido por trs da desculpa
que estamos dando. Se realmente
no queremos fazer algo, ento
talvez seja hora de desistir.
Implementao do Hbito
A parte mais difcil de aprender a
dizer "no" como lidar com as
reaes de outras pessoas quando
voc est, basicamente, dizendolhes que as prioridades delas no
so as suas prprias. Eis aqui um
processo simples de quatro
etapas para fazer isso.

Em primeiro lugar, voc tem que


identificar as tarefas obrigatrias.
Estas so as aes que fazem
parte de ser um adulto normal,
bem ajustado. Se voc sair por a
dizendo "no" a cada pedido, no
chegar muito longe. Ns todos
temos coisas que devem ser
feitas, ento voc tambm tem de
aceitar que necessrio faz-las,
no importa o quanto as deteste.
Meu nico conselho relacionar
cada tarefa a uma meta importante
de longo prazo. Por exemplo,
mesmo que voc odeie lavar os
pratos, pense sobre como
concluir esta tarefa diria leva a

um casamento harmonioso.
Em seguida, voc deve analisar
cuidadosamente cada pedido
comparando-o
com
suas
prioridades e projetos atuais.
Durante a reviso semanal,
identifique os itens importantes
que precisam ser concludos.
Quando lhe pedirem para
trabalhar em algo, compare esse
item com os resultados desejados.
Se
no
tiverem
alguma
correlao, tenha a coragem de
dizer "no" a quem o solicitou.
Em terceiro lugar, voc deve ser
claro com as pessoas sobre os
pedidos que fazem. Se voc sabe

que no h nenhuma chance de


seguir adiante, ento diga-lhes
imediatamente. A honestidade
realmente a melhor poltica.
Basta dizer pessoa que voc
tem alguns projetos prioritrios
que requerem sua ateno total e
que no pode se distrair.
Normalmente, a maioria das
pessoas vai entender isso e, quem
no entender, no deveria fazer
parte da sua vida, para incio de
conversa.
Finalmente, tente encerrar a
conversa com algo positivo. Se
voc no pode ajudar uma
pessoa, recomende algum que

possa. Se souber de um recurso


til, envie um link para a pessoa.
E se voc pensa que pode vir a
aceitar o pedido em algum
momento no futuro, diga pessoa
que voc dar retorno em uma
data especfica.
Dizer no no faz de voc uma
pessoa egosta, e sim algum que
entende claramente o que
importante. Por ter metas claras,
voc no permite que as
exigncias dos outros o distraiam
de concluir projetos importantes.

HAP #12: Acompanhe o


seu progresso e sucessos
Desculpa Eliminada: No
importa
Muitas vezes procrastinamos
devido falta de motivao.
difcil ficar animado quando
parece que no estamos saindo do
lugar. Uma soluo simples
acompanhar, meticulosamente, o
andamento de qualquer processo
que estejamos tentando melhorar.
Peter Drucker foi muito feliz em
sua citao: "O que medido

gerenciado.
Para melhorar qualquer coisa na
vida, preciso desenvolver o
hbito de acompanhar as metas e
projetos diariamente. Portanto,
sempre que sentir a falta de
motivao, pode rever seus
sucessos anteriores para ver at
onde chegou.
O acompanhamento de processos
traz duplo benefcio:
Em primeiro lugar, voc ter
motivao para prosseguir com o
que est fazendo. Por vezes, o
simples processo de desempenhar
a mesma atividade todos os dias

j nos d razo suficiente para


continuar.
Todos
ns
nos
orgulhamos de cada pequena
conquista. Acompanhar uma ao
lhe permitir criar um "hbito
linear, o qual voc ter medo de
deixar por receio de interromper
o ciclo. (Leia este artigo para
saber mais sobre o hbito linear).
Em segundo lugar, ir aprender a
partir de experincias anteriores.
fcil esquecer o quo longe
voc chegou no transcorrer das
semanas e meses. Ao acompanhar
seu sucesso ao longo do caminho,
ser possvel olhar para trs e
aprender com as conquistas que

alcanou no passado.
Por exemplo, digamos que voc
queira melhorar a sua mdia de
contagem de palavras por dia,
enquanto escreve. Ao acompanhar
meticulosamente as condies em
torno deste hbito, perceber
padres nos seus dias mais
prolficos. Em ltima anlise,
assim que se identifica o
ambiente perfeito para colocar
em prtica uma alta contagem de
palavras.
O acompanhamento deve ser
aplicado a todas as reas de sua
vida. Recomendo fazer isso para
cada um dos seguintes aspectos:

** Quanto tempo gasta fazendo o


trabalho vigente.
** Que alimentos voc come e as
suas calorias totais.
** O tempo/distncia/condies
do seu programa de exerccios.
** O percentual de paradas que
voc faz no trabalho enquanto
realiza as suas tarefas.
** Quantas horas voc gasta em
um negcio paralelo ou projeto
pessoal.
** Os registros financeiros,
incluindo dvidas, investimentos e
poupana.
De fato, tudo o que fazemos na

vida deve ser monitorado de


alguma forma. S com a criao
de registros cuidadosos voc ser
capaz de aprender com cada
experincia e de obter a
motivao
para
continuar
exercitando um determinado
hbito diariamente.
Implementao do Hbito
Desenvolver
o
hbito
de
acompanhamento um processo
contnuo. Voc no vai acordar
um belo dia com o desejo de
realizar uma tarefa de forma
consistente. Ao contrrio, ter de
transform-la em um hbito
dirio. Eis um mtodo simples

para comear:
* 1. D uma olhada em cada uma
das metas M.A.R.T.E. de longo
prazo que voc definiu.
* 2. Identifique uma forma de
quantificar cada uma em uma
ao diria especfica (por
exemplo, a publicao de um
livro no dia 1 de novembro
significaria
escrever
um
determinado nmero de palavras
por dia).
* 3. Comprometa-se a praticar
esta ao todos os dias.
* 4. Monitore a realizao deste
hbito. Minha ferramenta favorita

para isto o aplicativo Lift.do,


mas voc tambm pode encontrar
uma variedade de aplicativos
especficos em sua plataforma
mvel favorita.
* 5. Atualize todo o seu
rastreamento, pelo menos uma vez
por dia. Eu prefiro o final do dia,
antes de dormir, ou na parte da
manh
logo
que
acordo.
Geralmente este item leva cinco
minutos para ser concludo.
* 6. Acrescente um lembrete para
a sua reviso semanal e mensal a
fim de verificar as mtricas
utilizadas para atingir seus
objetivos M.A.R.T.E.

O rastreamento pode parecer um


monte de trabalho intil. Claro,
isso
requer
um
pequeno
investimento de tempo. No
entanto, voc ir descobrir que
mergulhar em um objetivo e
aprender com suas experincias
dirias um hbito motivador.

HAP #13: Comece o seu


dia com TMIs
Desculpa Eliminada: "No
tenho tempo agora
Embora seja simples dar incio
ideia do princpio 80/20, voc
achar complicado se concentrar
em tarefas importantes todos os
dias quando tem uma agenda
cheia de atividades conflitantes.
A soluo? No encontrar tempo
para essas tarefas. Em vez disso,
comece o seu dia tornando-as a
primeira coisa a ser feita na parte
da manh.
H alguns anos, Leo Babauta

falou sobre
um conceito
chamado de *Tarefas Mais
Importantes (TMIs). A ideia
identificar as tarefas que tm o
maior impacto sobre sua vida ou
negcio e execut-las logo no
incio da manh.
O hbito anti-procrastinao
consiste em identificar as trs
tarefas que devem ser concludas,
definitivamente, at o final do
dia. Duas delas devem estar
relacionadas a um projeto atual e
uma deve ser parte de uma meta
de longo prazo. Alm disso, uma
das trs TMIs deve ser um hbito
que voc executa diariamente.

*MITs
em
ingls
(Most
Important Tasks)
EXEMPLO:
Ano passado, estabeleci que
minha principal atividade de 80%
seria escrever. No importava em
qual projeto eu estivesse
trabalhando, geralmente tinha que
desempenhar esta atividade em
todos os dias teis. Isso
significava que eu teria que
desenvolver o hbito de comear
cada dia com uma ou duas horas
de escrita. Desse modo, passaria
o resto da minha manh fazendo
as outras duas TMIs que eram
importantes para esse dia. Ao me

concentrar
em
atividades
essenciais imediatamente, criei
um estado energizado, de modo
que pudesse trabalhar em
qualquer projeto no perodo da
tarde.
Implementao do Hbito
Desenvolver o hbito TMI
surpreendentemente
fcil.
Podemos faz-lo ao completar
estes cinco passos:
* 1. Termine
cada
dia
identificando as trs tarefas
importantes para o dia seguinte.
* 2. Priorize esta lista, colocando
a tarefa mais crtica no topo.

* 3. Acorde e comece a trabalhar


imediatamente na tarefa #1 at
que ela esteja concluda.
* 4. Continue completando
totalmente as tarefas #2 e #3.
* 5. Passe o restante do seu dia
concentrando-se
em
tarefas
menores, mas ainda assim,
importantes.
Certamente
recomendo
desenvolver o hbito da TMI pela
manh. Comear o dia com foco
em tarefas importantes o
assassino
derradeiro
da
procrastinao. Ao invs de
"encontrar tempo" para fazer as

coisas importantes, voc ir


complet-las imediatamente antes
de mudar para atividades que no
so to impactantes em sua vida.
(Para mais informaes sobre
como criar uma rotina matinal
poderosa, leia meu outro livro
Wake Up Successful.)

HAP #14: Priorize


usando o mtodo
ABCDE
Desculpa Eliminada: Sinto-me
sobrecarregado e tenho muita
coisa para fazer
Embora tenha tido uma grande
experincia usando o sistema da
TMI, sei que algumas pessoas o
acham
muito
restritivo.
Frequentemente comeamos o dia
com uma dzia de coisas para
fazer e este sistema nos limita a
nos concentrar apenas em trs
atividades principais. Se voc se

identifica com isso, deve


priorizar cada uma das atividades
usando o mtodo ABCDE.
Com a regra 80/20, tratamos da
importncia de identificar as
tarefas
que
so
mais
significativas em sua vida e
negcios. E com o sistema TMI,
falamos sobre concluir ou focar
em trs tarefas por dia. O mtodo
ABCDE diferente porque voc
cria um sistema de classificao
para uma lista de tarefas e
trabalha sistematicamente atravs
dela. diferente das outras
tcnicas, porque provavelmente
haver uma longa lista de tarefas

que precisam ser finalizadas:


Tarefas
"A"
devem
ser
obrigatoriamente
concludas
todos os dias. Elas so como
TMIs porque existem graves
consequncias negativas em no
faz-las.
Tarefas
"B" so
tarefas
importantes, mas no so
consideradas obrigatrias para o
dia. Elas s devem ser concludas
depois de fazer todas as tarefas
"A".
Tarefas "C" so agradveis de
fazer, mas no tm uma
consequncia
negativa
ou

cronograma especfico.
Tarefas
"D"
devem
ser
delegadas a outra pessoa. Mesmo
que elas sejam importantes, estes
itens no requerem a sua
interveno ou ao direta.
Tarefas
"E"
devem
ser
eliminadas. Este o momento em
que a regra 80/20 entra em vigor.
Se voc encontrar uma tarefa sem
sentido durante a reviso semanal
ou mensal, elimine-a de sua vida.
Muitas vezes procrastinamos
porque
nos
sentimos
sobrecarregados. Ao priorizar as
suas listas, voc ir descobrir o

que realmente importante no dia


a dia. O fato de continuar
procrastinando um item significa
que ele deve ser eliminado.
Finalmente, no se esquea da
importncia de um hbito dirio.
Enquanto uma determinada tarefa
no pode ser considerada
"urgente", ela ainda crtica para
o seu sucesso em longo prazo.
Certifique-se de que essa tarefa
foi adicionada lista de aes
dirias.
Como exemplo, o meu hbito de
escrever
diariamente
no
depende nunca do tempo. No
entanto, sempre o considero uma

tarefa "A" porque ele forma a


base de tudo o que alcancei com
o meu negcio online. No
dependo de "encontrar tempo"
para escrever. Ao contrrio,
priorizo cada dia, por isso estou
criando tempo.

Implementao do Hbito
O mtodo ABCDE mais eficaz
quando realizado diariamente.
Eis, aqui, a maneira mais simples
para criar esse hbito:
* 1. Agende cinco minutos por
noite para o hbito de

priorizao. (Voc pode fazer


isso logo aps a atualizao do
hbito de acompanhamento).
* 2. Analise seus projetos e
identifique o que precisa concluir
para o dia seguinte.
* 3. Anote cada tarefa e coloque
uma letra ao lado de cada tarefa.
* 4. Reorganize essas tarefas em
um novo pedao de papel e
coloque-as em um ranking
alfabtico.
* 5. Comece cada dia com as
tarefas "A". V para as
prioridades menores apenas
quando tiver concludo os itens

importantes.
* 6. Examine essas aes durante
a reviso mensal para se
certificar de que no est fazendo
as coisas que podem ser
eliminadas ou delegadas.
Todos ns temos diferentes
prioridades. O segredo consiste
em desenvolver um sistema de
identificao
que

mais
importante no dia a dia. Com o
mtodo ABCDE, voc ir
comear cada dia com uma lista
clara do que precisa ser
finalizado e a ordem em que as
atividades devem ser feitas.

HAP #15: Crie um


senso de urgncia
Desculpa Eliminada: "No
tenho tempo agora"
De acordo com a Lei de
Parkinson, o tempo que se leva
para completar uma tarefa est
diretamente relacionado ao tempo
destinado a ela. Se voc tem um
prazo de trs semanas para fazer
algo, as chances so de que voc
conclua esse item no final do dia
#20. O resultado final que,
muitas vezes, criamos a desculpa
de no podermos fazer algo
porque no h tempo suficiente.

Mas, se voc criar um senso de


urgncia para cada tarefa, ir
finalizar os projetos mais
rapidamente e desenvolver uma
maior capacidade de fazer mais
com a mesma quantidade de
tempo.
Um
timo
hbito
antiprocrastinao
a
ser
desenvolvido viver a sua vida
como uma tarefa obrigatria"
para o dia seguinte. No importa
se voc tem uma semana para
concluir um projeto - adquira o
hbito de fazer tudo to
rapidamente quanto possvel. Em
outras palavras, crie um senso de

urgncia para cada tarefa.


H duas maneiras de faz-lo:
Primeiro,
crie
prazos
autoimpostos.
Lembre-se:
uma
tarefa,
eventualmente, demanda
um
tempo proporcional ao que voc
atribui a ela. Ento, por que no
desafiar-se a faz-la mais
rapidamente?
Se
algo
normalmente demora uma semana
para ser concludo, tente faz-lo
em cinco dias. Faa disso um
jogo
para
impulsionar
continuamente o ritmo e quebrar
seus recordes pessoais na

realizao de uma tarefa.


Siga esta regra mesmo que outros
definam um prazo. Digamos que
seu chefe lhe d um prazo para
finalizar o projeto at o dia 1 de
outubro. Tente termin-lo, pelo
menos, no dia 15 de setembro.
Isso no s ir ajud-lo a
melhorar seu desempenho global
no trabalho, como tambm lhe
dar mais tempo para trabalhar
em outras tarefas importantes.
Em seguida, use as tcnicas de
bloqueio de tempo.
A execuo
de
mltiplas
atividades pode ser um hbito

perigoso de seguir. Enquanto


pensar que est fazendo, com
sucesso, duas coisas ao mesmo
tempo, o que estar realmente
fazendo dedicar metade do
esforo para cada tarefa.
(Confira
este
infogrfico
Mashable para saber mais sobre
isso.) Se voc normalmente
multitarefa,
ento
provavelmente est produzindo
um trabalho inferior. A soluo
mais simples para este hbito
problemtico desenvolver o
hbito do "bloqueio de tempo" no
seu trabalho.
A ideia por trs disso dividir o

dia em pequenas pores de


trabalho onde voc estar 100%
focado em uma nica tarefa, sem
qualquer tipo de interrupo. Isso
significa nenhuma verificao de
e-mail, Facebook ou mensagens
de texto de amigos entre os
projetos. Durante esse bloqueio
de tempo voc far essa tarefa e
nada mais.
Implementao do Hbito
Meu sistema de bloqueio de
tempo preferido a Tcnica
Pomodoro, que foi iniciada por
Francesco Cirillo, em meados da

dcada
de
1980.
Cirillo
descobriu que voc pode
maximizar os resultados focando
completamente em uma tarefa por
um curto perodo de tempo e,
dessa forma, usando pequenas
pausas para a renovao de
energia.
Veja como funciona:
* 1. Crie uma lista de tarefas a
serem concludas. Comece com
as suas TMIs dirias.
* 2. Priorize as tarefas por ordem
de importncia.
* 3. Defina um temporizador de
25 minutos.

* 4. Trabalhe na primeira tarefa


at que o temporizador toque.
* 5. Registre "Pomodoro" como
uma tarefa concluda.
* 6. Faa uma pequena pausa de
cinco minutos.
* 7. Continue trabalhando os
Pomodoros at que a primeira
TMI seja concluda.
* 8. Repita este processo at que
tenha concludo a 2 e 3 TMI.
* 9. Para cada quatro Pomodoros
(ou Pomodori?) faa uma pausa
mais longa, de 15 a 30 minutos.
* 10. Continue at que tenha
finalizado todas as tarefas

importantes do dia.

HAP #16: Torne-se


Publicamente
Responsvel
DESCULPA
ELIMINADA:
No estou com vontade de
fazer isso
incrvel o quanto somos
afetados pelas opinies de outras
pessoas. Queremos ser bemquistos e admirados, por isso, nos
esforamos constantemente por
fazer algo simplesmente pelo
desejo de ficar bem. Voc pode
usar esse fato a seu favor,
tornando-se
"publicamente

responsvel" por cada meta


importante.
O fato de ser publicamente
responsvel funciona por causa
de um fenmeno chamado O
Efeito
Hawthorne.
Ficou
provado, por uma srie de
estudos psicolgicos, que as
pessoas so mais propensas a
completar uma tarefa se sentirem
que suas aes esto sendo
observadas por outros. Em outras
palavras, fcil explodir com
algo se voc o nico que sabe
sobre isso, mas no ir faz-lo se
as pessoas esperarem que o faa.
Este
hbito

fcil
de

implementar, mas as pessoas no


fazem isso por terem medo de
"perder a credibilidade", na
opinio dos outros. Significa ser
sincero com um seleto grupo de
pessoas sobre os erros ou
contratempos que voc comete.
Por outro lado, assumir a
responsabilidade
significa,
tambm,
receber
feedback
positivo e reforo.
A maneira mais simples de criar
responsabilidade
pblica

atravs da internet. Hoje em dia,


existem
inmeros
sites/aplicativos que auxiliam as
pessoas a atingir seus objetivos.

Basta encontrar um que esteja


relacionado com o hbito que
voc est tentando desenvolver e,
em seguida, conectar-se com
pessoas afins.
Outra ideia usar um aplicativo
como Lift.do que combina mdia
social com acompanhamento de
hbitos. Basta registrar-se e
receber
incentivo
(ou
"acessrios") de outros membros
do aplicativo.
Implementao do Hbito
No difcil tornar-se mais
responsvel por suas aes. Aqui
esto algumas maneiras de

compartilhar seus esforos e


obter feedback de outras pessoas:
** Famlia e amigos (encontre um
amigo para ter em quem se
apoiar).
** Grupos Mastermind.
**
Aplicativos
de
compartilhamento de hbitos
(como o Lift.do).
** Fruns especficos de hbitos.
** V a eventos locais e conhea
pessoas
com
interesses
semelhantes.
** Sites de mdia social como
Facebook, Twitter e Google+.
** Compartilhe seus resultados

em blogs (Wordpress e Blogger


so gratuitos).
Agora, mais do que nunca, fcil
se conectar com pessoas que
compartilham desejos e objetivos
semelhantes. Exiba-os para todos
verem e voc se surpreender
com a quantidade de estmulo que
ir receber de volta.
Ainda que possa ficar nervoso
com a ideia de fazer uma
declarao pblica, voc acabar
descobrindo que fcil evitar a
procrastinao quando sente
como as pessoas dependem de
voc para seguir adiante com a
promessa.

HAP # 17: Comece aos


poucos
Desculpa Eliminada: Sinto-me
sobrecarregado e tenho muita
coisa para fazer
Em Psicologia, existe um termo
chamado hot-cold empathy gap
(lacunas afetivas de empatia
quente-frio em traduo livre).
Basicamente, este termo descreve
como as pessoas podem elaborar
planos grandiosos a partir de um
estado analtico "frio", porm se
esquecem, comumente, como
estar em um estado quente onde
so bombardeadas por tentaes.

como uma promessa de parar


de comer doces que quebrada
quando voc v um brigadeiro
suculento bem na sua frente.
Em relao procrastinao, as
lacunas de empatia quentefrio muitas vezes nos impedem
de traar uma meta, porque a
prpria tarefa pode parecer
intransponvel. Frequentemente,
quando voc tem uma meta
desafiadora (como escrever
durante uma hora por dia),
difcil desenvolver essa fora de
vontade inicial para comear.
Quando isso acontece, voc ir
arranjar a desculpa de que a

tarefa muito grande e que ir


realiz-la quando tiver "mais
tempo".
Em seu blog, Leo Babauta fala
sobre uma soluo simples para
este problema. Seu conselho
comear aos poucos. Em lugar
de se preocupar com a quantidade
ao desenvolver um hbito, voc
deve simplesmente se concentrar
em transform-lo em uma rotina
diria, mesmo que seja aos
poucos.
EXEMPLO:
Digamos que voc quisesse
escrever mil palavras por dia.

Esta pode ser uma contagem de


palavras intimidante se este no
for um hbito regular. No entanto,
se voc comear aos poucos, no
difcil calcular a mdia de 100
palavras por dia durante a
primeira semana. Na semana
seguinte voc passaria para 200
palavras. Mantenha o nmero
crescente de 100 palavras por
semana e em 10 semanas voc
ter desenvolvido com sucesso o
hbito de escrever mil palavras
por dia.
O hbito de "comear aos
poucos" tambm funciona bem
com rotinas estabelecidas. Muitas

vezes, voc sentir resistncia em


comear uma tarefa - mesmo que
j tenha feito isso um milho de
vezes. A soluo? Comprometase de modo a se concentrar em um
objetivo pequeno, e quando
atingir esse ponto, ter permisso
para deix-la. O que normalmente
acontece que voc ir comear
e, ento, perceber que a tarefa
no to ruim assim.
Fao isso o tempo todo durante
minhas corridas no inverno.
difcil me sentir motivado para
correr em um ambiente gelado e
sombrio. Por isso, habitualmente
vou at a porta com a promessa

de que s sairei por alguns


poucos
quilmetros.
E,
geralmente, depois de trs
quilmetros, estou em um ritmo
em que a temperatura no mais
um grande problema.
Implementao do Hbito
Voc pode comear aos poucos
com basicamente qualquer tarefa.
A questo desenvolver a
mentalidade na qual voc se
obriga a seguir em frente, mesmo
quando no est de bom humor.
Aqui esto algumas maneiras de
se comear:
* 1. Tenha o compromisso de

iniciar um hbito dirio todos os


dias, no importa como voc se
sente.
* 2. Crie um resultado pequeno,
mensurvel para este hbito.
* 3. Quando iniciar, tenha em
mente que ir alcanar esse
pequeno objetivo.
*
4.
Aumente
a
durao/perodo/quantidade da
tarefa a cada semana.
* 5. Concorde em desenvolver o
hbito, mesmo que no esteja se
sentindo bem ou esteja sem
tempo.
Muitas vezes, complicado

motivar-se com uma tarefa


desafiadora. A maneira mais
rpida de corrigir isso
concordar em comear aos
poucos e criar fora de vontade
na medida em que desenvolve o
hbito. Basta se comprometer a
sempre seguir adiante (no
importa o que acontea) e,
eventualmente, voc ficar mais
propenso a faz-lo regularmente.

HAP #18: Recompense


a si mesmo
DESCULPA
ELIMINADA:
No estou com vontade de
fazer isso
Voc provavelmente j ouviu
falar sobre a abordagem "da vara
e da cenoura" para desenvolver a
motivao. Em teoria, voc pode
reforar as boas aes por meio
de um sistema de recompensas e
desencorajar ms aes punindo
os seus erros. Todavia, est
provado que a punio no uma
estratgia eficaz em longo prazo
no que se refere motivao.

Porm, voc pode superar a falta


de desejo de realizar uma tarefa
especfica criando um pequeno
sistema de recompensa.
Primeiramente, voc deve criar
recompensas ao longo do dia.
bem provvel que voc tenha
algumas atividades que goste de
fazer regularmente - como ler, dar
uma olhada no Facebook,
verificar os seus e-mails ou
conversar com um amigo. Ao
invs de fazer essas atividades
sempre que sentir vontade,
transforme-as em recompensas
por ter completado uma tarefa
especfica.

Em seguida, crie recompensas


maiores para completar grandes
objetivos. Analise os seus
objetivos M.A.R.T.E. e faa a
promessa de se recompensar por
alcanar cada um deles. O
objetivo garantir que a
recompensa no contrarie o que
voc est tentando realizar.
Por exemplo, digamos que seu
objetivo seja pesar 150 quilos at
o dia 1 de janeiro. Uma boa
recompensa planejar um fim de
semana de frias com o seu
cnjuge, caso consiga alcanar
essa marca. No entanto, uma m
recompensa passar horas na fila

de um restaurante junk-food em
um shopping lotado em um
sbado noite. Entendeu a
diferena?
Implementao do Hbito
Divirta-se com esta mudana de
hbito. A inteno observar os
hbitos que o distraem e que
constantemente
causam
a
procrastinao e us-los para
ajud-lo a continuar motivado.
Veja
como
aplicar
esta
informao:
* 1. Faa uma lista de coisas
divertidas que voc gosta de fazer
diariamente (leitura, exerccios,

checar suas mdias sociais ou


falar ao telefone).
* 2. Use um sistema de bloqueio
de tempo como a tcnica
Pomodoro para trabalhar por 25
minutos.
* 3. Resista a todas as tentaes
de fazer qualquer coisa, a no ser
a tarefa especfica durante este
tempo.
* 4. Recompense-se com uma
pausa de cinco minutos para fazer
uma
pequena
atividade
"divertida".
* 5. Utilize um cronmetro para
estes cinco minutos e volte ao

trabalho assim que o tempo


acabar.
* 6. Continue fazendo as suas
tarefas ao longo do dia e
recompense a si mesmo a cada
pequena conquista.
De certa forma, voc pode se
sentir como um rato de
laboratrio que faz truques para
conseguir um petisco. No entanto,
a criao de um sistema de
recompensa sistemtica pode
ajud-lo
a
maximizar
os
resultados obtidos com cada
tarefa. Alm disso, timo para
combater a falta de vontade de
realizar uma tarefa especfica.

Quando voc sabe que so apenas


25 minutos at que possa fazer
algo divertido, voc acaba
criando um senso de urgncia de
fazer as coisas.

HAP #19: Desenvolva


competncias com base
em projetos
Desculpa Eliminada: Preciso
fazer ____________primeiro
Planejar um projeto nem sempre
pode ser o suficiente, porque
voc tem a desculpa legtima de
no saber como execut-lo. A
soluo para esse problema
delegar a tarefa ou descobrir
como
faz-lo
sozinho.
Normalmente, as pessoas optam
pela abordagem faa voc

mesmo a fim de completar uma


tarefa e transform-la em uma
nova habilidade.
Reveja a lista de passos de um
projeto ou processo. Verifique
cada item e pergunte a si mesmo
se est evitando uma tarefa
especfica por no saber como
faz-lo. Se este for o caso, voc
pode deleg-la a um colega de
trabalho
ou contratar
um
freelancer para fazer isso para
voc. No entanto, se voc sentir
que a tarefa importante para o
seu desenvolvimento pessoal,
concentre-se em melhorar suas
habilidades a fim de execut-la

voc mesmo.
Felizmente, toda tarefa no mundo
foi concluda com sucesso por
outra pessoa. Tudo o que voc
tem a fazer utilizar uma
abordagem proativa e educar-se
sobre como faz-lo.
Implementao do Hbito
No difcil realizar um curso
intensivo em uma competncia em
particular. Eis um processo de
seis etapas para comear a
trabalhar.
Passo
1:
Identificar
a
competncia especfica
Em primeiro lugar, descubra

exatamente o que est tentando


aprender. Por exemplo, seu
objetivo no deve ser o de
"tornar-se um orador pblico
melhor", porque isso no um
recurso de ao. Ser mais eficaz
ter em mente um objetivo
especfico que demonstre que
voc atingiu um certo nvel de
competncia.
Usando o exemplo acima, voc
poderia criar essa meta: "Fazer
apresentaes
convincentes,
passo a passo, de cinco minutos
no Youtube. Esta uma ao de
valor prtico, porque o seu
sucesso mensurvel: ou voc

cria os vdeos de cinco minutos


no Youtube ou no cria.
"Como" voc aprende algo
muito
parecido
com
o
desenvolvimento de uma lista de
projetos. Pegue um pedao de
papel e anote cada passo a ser
tomado. Comece com o seu
objetivo final e trabalhe o seu
caminho de trs para frente. Se
houver uma pergunta sem
resposta, crie uma tarefa para
pesquis-la ao longo do caminho.
Passo 2: Concentre-se em uma
habilidade
Mesmo que voc tenha uma longa

lista de coisas para aprender,


sempre melhor se concentrar em
uma de cada vez. Talvez voc
tenha uma lista de itens para
"algum dia," como correr uma
maratona, aprender a fazer
malabarismos,
tornar-se
um
grande orador pblico ou ser um
guitarrista melhor. O ponto-chave
escolher as competncias que
so imediatamente aplicveis.
Alm disso, pense sobre o
impacto que uma competncia
causar em sua vida. Com base
no exemplo acima, voc pode
decidir se concentrar em "falar
em pblico," porque isso poderia

levar a uma melhora do


desempenho no trabalho, o que
significa mais dinheiro e uma
maior capacidade de se permitir
atividades divertidas.
Concentrar-se em uma nica
habilidade o caminho mais
rpido para a competncia
instantnea. Mesmo que voc no
possa domin-la de um dia para
outro, poder aprender muito,
concentrando-se em um nico
resultado por algumas semanas ou
meses.
Passo 3: Instrua-se
Desculpe-me por dizer, mas o

modelo tradicional de educao


est
morrendo
lentamente.
Atualmente vivemos em um
mundo abundante de informaes.
Tudo que voc precisa ter
acesso internet e desejo de
aprender. Pense nisso agora algum, em algum lugar, est
dominando a competncia que
voc est tentando aprender.
Basta encontrar uma pessoa que
seja gentil o suficiente para
compartilhar suas experincias e
voc ter uma educao de nvel
mundial, que no costuma ser
vista em uma sala de aula
tradicional.

Onde possvel encontrar


conselhos de especialistas?
Voc pode comear verificando
os seguintes sites:
** Amazon (leia livros sobre o
assunto).
** Google (encontre informaes
e blogs relacionados a essa
competncia).
** Udemy & Skillfeed (tenha
uma aula online sobre o assunto).
** Youtube (Assista aos vdeos
que demonstram um conceito
especfico)
** Facebook (conecte-se com as
autoridades que sejam boas nesta

competncia).
** MeetUp (participe de grupos
locais interessados neste tema).
A obteno de informaes a
parte mais importante do
processo. Seu objetivo aqui
obter boas informaes e ouvir as
pessoas certas. Muitas vezes,
melhor investir um pouco de
dinheiro em algum com um
histrico comprovado a seguir um
tutorial "livre" feito por uma
pessoa
que
tenha
uma
compreenso limitada do tpico.
Utilize uma rede abrangente e
obtenha uma variedade de

informaes sobre o assunto. No


basta ouvir a opinio de uma
pessoa. Faa um trabalho
completo em sua pesquisa. Leia
livros e revistas sobre este tema;
converse com pessoas com
especializaes variadas; faa
tudo que puder para mergulhar
totalmente nessa competncia.
Etapa 4: Crie um plano passo a
passo
Esta etapa tambm semelhante
s listas de passo a passo do
projeto que voc criou para HAP
#5. Sempre que aprender alguma
coisa, aplique-a imediatamente.
possvel faz-lo tendo "pausas"

regulares em sua educao e


implementando o que aprendeu.
Em outras palavras, no fique
preso armadilha de procrastinar
alguma atividade por sentir que
precisa de mais informaes.
Continue
adicionando
itens
baseados em competncias sua
lista de projetos e, em seguida,
tome uma medida. Voc ver que
o processo de aplicao de
informao a maneira mais
rpida de aprender uma nova
habilidade.
Passo 5: Sintetize as suas
anotaes

Em certo ponto, voc ter


aprendido e aplicado muitas
informaes valiosas. A chave
transformar tudo isso em um
processo simples de seguir. No
momento em que perceber que j
aprendeu o bsico, coloque tudo
em um nico documento. Isso ir
ajud-lo a eliminar a redundncia
e evitar tarefas que no so
importantes.
No difcil criar uma lista de
anotaes que podem ser
facilmente acessadas. Basta pegar
seu fichrio e acrescentar uma
seo para a competncia que
est
tentando
desenvolver.

Certifique-se de incluir o
seguinte:
** Os pontos de referncia:
nmero de pginas do livro de
anotao,
links
de
sites,
marcaes de tempo em cursos de
udio/vdeo
e
ferramentas
potenciais a serem utilizadas.
** Diagramas passo a passo:
Faa a mesma coisa - anote,
passo a passo, um processo que
tenha sido recomendado por um
especialista nessa habilidade.
Mapeie quaisquer diagramas ou
fluxogramas.
** Pontos de atrito: Anote

quaisquer perguntas que voc


tenha sobre essa competncia. Se
possvel, pergunte a algum que
tenha conhecimento especializado
comprovado.
** Itens de ao: Elabore uma
estratgia para o que pretende
desenvolver.
Especificamente,
crie uma lista de hbitos a serem
seguidos diariamente, que iro
deix-lo a um passo do domnio
do conhecimento.
Sintetizar informaes pode
parecer muito trabalhoso, mas
esta uma parte importante do
processo, pois lhe permite
internalizar o que aprendeu. Voc

ver que o processo de resumir e


eliminar as informaes o ajudar
a desenvolver uma compreenso
mais profunda da habilidade.
Passo 6: Tome uma atitude
diria
Por fim, desenvolva o hbito de
tomar medidas dirias. Voc pode
utilizar
o
Lift.do
para
acompanhar esta nova rotina.
Basta
desenvolver/criar
um
hbito relacionado a essa
competncia e, em seguida,
acompanhar o seu progresso
dirio.
possvel aprender quase

qualquer coisa no mundo. O


desafio encontrar as fontes de
informao e, em seguida,
desenvolver o hbito de agir
diariamente. Para saber mais
sobre
como
desenvolver
competncias de maneira rpida,
confira As Primeiras 20 Horas,
de Josh Kaufman.

HAP #20: Obtenha


Motivao Indireta
DESCULPA
ELIMINADA:
No estou com vontade de
fazer isso
Todos ns temos aqueles
momentos em que no estamos
com vontade de fazer alguma
coisa. O que separa os grandes
empreendedores de todos os
outros que eles costumam
continuar fazendo aquela tarefa mesmo quando no esto com
vontade. Eles no esperam a
motivao; tm a mentalidade de

serem tomadores consistentes de


ao.
Ora, mentalidade no algo que
voc aprende de um dia para
outro. um processo demorado
que requer a exposio repetida
aos ensinamentos que se alinham
naturalmente aos hbitos que voc
est tentando desenvolver.
Felizmente, existe um atalho
simples para este processo. Tudo
que voc tem a fazer ouvir
palestras e programas
motivacionais ao longo do dia.
Explorar o conhecimento de
palestrantes inspiradores pode
ser o "empurro" para voc

reforar e revigorar seus nveis


motivacionais. H muitas
maneiras de se fazer isso. Minhas
duas ferramentas favoritas so os
TED Talks e podcasts. Vamos
falar sobre cada um.
Primeiro, h o fenmeno TED
Talk, que tem crescido em
popularidade nos ltimos anos.
TED Talks so uma srie de
discursos de pessoas bem
sucedidas em suas vidas. Embora
voc possa encontrar a maioria
desses vdeos no YouTube, o
melhor lugar para procur-los
no TED website.
Alm disso, este site divide o seu

contedo
em
categorias
especficas:
** Estudantes
** Pais
** Liderana
** Investimento
** Sade
** Felicidade
** Crescimento Pessoal
** Sucesso
** Escrita / Redao
** Visualizao
Uma alternativa para ouvir um
TED Talk se inscrever em
programas de podcasts que esto

relacionados ao hbito especfico


que
voc
est
tentando
desenvolver.
Podcasts
so
facilmente acessveis atravs da
biblioteca do iTunes, mas tambm
possvel ouvi-los em diversos
dispositivos mveis usando o
Stitcher Radio.
O bom deste hbito antiprocrastinao que voc no
precisa utilizar seu "tempo livre"
para desenvolv-lo de forma
consistente. fcil ouvir uma
palestra ou um podcast enquanto
est na academia, fazendo suas
tarefas rotineiras ou dirigindo.
Dessa
forma,
voc
est

transformando uma tarefa de


rotina
em
um
ambiente
educacional.
Implementao do Hbito
Este hbito requer um pequeno
investimento financeiro. Para
acessar
informaes
motivacionais, voc precisar de
um dispositivo porttil como um
iPod ou celular. Isso pode custar
algumas centenas de reais, se
voc no tiver nenhum aparelho.
Veja que simples de comear:
* 1. Adquira um celular ou Ipod
que tenha aplicativos.
* 2. Baixe o aplicativo Stitcher

Radio.
* 3. Procure por palestras
relacionadas ao hbito que est
tentando desenvolver.
* 4. Oua palestras diferentes e se
inscreva em seus favoritos.
*
5.
Assista
a
vdeos
relacionados ao tema no TED
website.
* 6. Mantenha-se motivado
acompanhando esses programas
frequentemente.
A motivao pode diminuir
quando uma tarefa torna-se uma
rotina diria, por isso, uma tima
maneira de "reenergizar" os seus

esforos desenvolver o hbito


dirio de
ouvir
palestras
inspiradoras e educacionais.

HAP #21: Pratique


tcnicas de visualizao
DESCULPA
ELIMINADA:
No estou com vontade de
fazer isso
fcil tornar-se desmotivado
quando voc tem um milho de
outras coisas para fazer, mesmo
quando existe uma vontade
enorme de atingir uma meta.
Claro, voc pode realmente
desejar um resultado, mas o
processo de alcan-lo, muitas
vezes, torna-se uma rotina diria.

Por esse motivo, importante


transformar um objetivo em uma
coisa viva, que respira.
No acredito realmente na Lei da
Atrao, mas creio que exista
algo a ser dito que estimule o
pensamento
positivo
e
a
visualizao dos seus objetivos.
A visualizao pode funcionar de
vrias maneiras. Voc poderia
criar, por exemplo, um "lbum
dos sonhos", no qual voc recorta
e cola fotos relacionadas a uma
meta, como um lbum de fotos.
Poderia ler livros que o
estimulem e ouvir podcasts. Ou
poderia meditar, imaginando

como seria a vida depois de ter


alcanado um objetivo.
Implementao do Hbito
Creio que a visualizao funciona
melhor quando um hbito
ocasional. Voc no precisa,
necessariamente, fazer isso todos
os dias. Na verdade, este recurso
funciona melhor quando utilizado
naqueles momentos em que voc
est sentindo uma falta de
motivao significativa para
alcanar um objetivo. Veja como
funciona:
*
1.
Escreva
objetivos
M.A.R.T.E.
definidos,

mensurveis e objetivos.
* 2. Crie uma rotina de 5 a 10
minutos, a ser seguida quando se
sentir desmotivado.
* 3. Imagine como seria atingir
esse objetivo: Como voc se
sente? Onde voc est? Como
a sua vida? Quem est com
voc?
* 4. Repita este processo
diariamente at voc voltar a ter
esses sentimentos motivacionais.
Sei
que
algumas
pessoas
consideram a visualizao uma
pseudocincia.
No
entanto,
acredito que seja uma rotina til

de se utilizar sempre que voc


no estiver a fim de realizar uma
tarefa. Basta us-la quando
estiver se sentindo para baixo, de
modo a criar a energia e a
emoo para um objetivo maior.

HAP #22: Seja paciente


com o Processo
Desculpa Eliminada: No
importa
claro que todos ns desejamos
ver resultados imediatos. E
quando eles no acontecem,
fcil ficarmos frustrados e
desistir.
Com
frequncia
mentimos para ns mesmos e
dizemos que um objetivo no tem
importncia, quando na verdade
ele realmente importa.
O principal lembrar que os

resultados no acontecem do dia


para a noite. Voc precisa ser
paciente
enquanto
trabalha
lentamente em um projeto ou
objetivo. H trs maneiras de
fazer isso.
Primeiramente, entenda que os
resultados levam tempo. fcil
sentir vontade de desistir quando
no vemos uma melhoria
imediata. Mas voc normalmente
no ver resultados imediatos
com uma nova rotina. Ao
contrrio:
um processo
crescente, no qual pequenas
melhorias esto sendo feitas ao
longo do tempo.

Em segundo lugar, importante


celebrar as pequenas vitrias.
Quando voc est desenvolvendo
uma competncia em determinada
rea,
ir
obter
avanos.
Certifique-se de recompensar a si
mesmo quando esses avanos
acontecerem (HAP #18). Voc
pode no ter alcanado seu
objetivo de longo prazo, mas
tenha tempo para desfrutar de uma
conquista parcial, pois isto ir
mant-lo motivado e disposto a
continuar.
Por ltimo, esteja pronto para,
ocasionalmente, "quebrar a cara".
O sucesso nem sempre um

processo
ascendente.
Eventualmente voc ir passar
por um perodo em que no obtm
progresso algum. Estes so os
momentos em que necessrio
"redobrar"
seus
esforos.
Identifique as atividades de 80%
que
trazem
os
melhores
resultados para a sua vida ou
negcio. Em seguida, basta
trabalhar mais neles.
Implementao do Hbito
Algumas pessoas tm pacincia e
outras no. um trao de
personalidade que difere de
pessoa para pessoa. Mas se voc
deseja aplicar tudo o que est

sendo ensinado neste livro, ter


de desenvolver a pacincia como
o hbito final
da
antiprocrastinao.
Esta uma maneira rpida de
comear:
* 1. Ignore qualquer "guru" que
prometa sucesso imediato com um
processo.
* 2. Acompanhe o seu progresso
em um projeto ou hbito que
esteja desenvolvendo.
* 3. Comemore e recompense a si
mesmo quando atingir um
resultado significativo.
* 4. Evite martirizar-se quando

"quebrar a cara". Pelo contrrio,


procure maneiras de "redobrar"
os seus esforos e trabalhar
naquilo que est funcionando.
No subestime a importncia da
pacincia.
Muitas
pessoas
desistem pouco antes
de
alcanarem um grande avano.
Entenda que os resultados levam
tempo. Se voc se dedicar a uma
srie de processos dirios, estar,
lentamente, avanando para a
concluso bem sucedida de um
grande objetivo.

HAP #23: Faa o


Desafio dos 30 Dias
Desculpa Eliminada: "No
tenho tempo agora
At este ponto, abordamos 22
hbitos anti-procrastinao. A
parte
difcil?
No
h
possibilidade
alguma
de
desenvolv-los todos de uma s
vez. Se voc tentar implementar
tudo em um nico dia, ficar
sobrecarregado, o que em ltimo
caso levar frustrao e ao
fracasso.
Desenvolver grandes hbitos
uma maratona, no uma largada.

Voc provavelmente levou vrios


anos para incorporar as rotinas
que causam a procrastinao,
ento seria tolo esperar uma
soluo
instantnea.
Diz-se
frequentemente que se leva 21
dias para comear um novo
hbito,
mas
eu
gosto
particularmente da simetria de
iniciar um hbito por ms (ou a
cada 30 dias). Na realidade,
tenho uma srie gratuita chamada
"O Desafio do Hbito em 30
Dias", onde testo uma nova rotina
a cada ms. Como forma de
utilizar as informaes contidas
neste livro, eu o estimulo a

desenvolver um hbito a cada


ms.
Implementao do Hbito
O desafio dos 30 dias funciona
melhor quando feito de forma
coerente.
Por
esta
razo,
recomendo que faa o seguinte,
uma vez por ms:
* 1. Identifique um hbito antiprocrastinao que ser mais
impactante.
* 2. Trace uma estratgia dia a
dia para saber como ir
desenvolver este hbito.
* 3. Esteja ciente dos eventuais
contratempos e tenha um plano

para lidar com eles.


* 4. No final do ms, analise esse
hbito: Ele funcionou? O que
voc aprendeu? Como possvel
melhor-lo? Voc vai continuar
fazendo isso?
* 5. Inicie um novo hbito no ms
seguinte, com base naquilo que j
fez.
* 6. Confira a lista dos 203 Bons
Hbitos, caso voc fique sem
ideias.
Utilizei O Desafio do Hbito em
30 Dias por quase um ano e agora
e posso dizer, honestamente, que
isso me ajudou a obter uma srie

de avanos profissionais e
pessoais. Experimente-o hoje,
escolhendo o hbito mais
interessante deste livro e comece
imediatamente.

Concluso (ou "Como


Agir Hoje")
No final de cada livro, sempre
incito os leitores a agir. Neste
momento, esta recomendao
mais importante do que nunca.
Voc comprou este livro porque,
muitas vezes, luta contra a
procrastinao. E a resposta
tpica de um procrastinador
depois de ler um livro dizer
algo como: "Essa informao foi
til; irei us-la, definitivamente,
na prxima semana".

No faa isso!
Como voc, tenho lutado contra a
procrastinao. O que me
estimulou a agir no foi ler um
livro - foi realmente sair e
executar o que eu aprendi. Eu o
encorajo a fazer a mesma coisa.
Voc aprendeu 23 maneiras de
combater
a
procrastinao.
Vamos resumi-las:
* 1. Use a regra 80/20 para
identificar tarefas importantes.
* 2. Relacione cada ao a um
objetivo M.A.R.T. E.
* 3. Anote suas ideias sempre que
elas aparecerem.

* 4. Crie um sistema de 43 pastas


em
sua
casa
para
o
processamento da documentao.
* 5. Crie listas de projetos.
* 6. Crie listas de verificao
para as tarefas de rotina.
* 7. Agrupe tarefas rotineiras
semelhantes.
* 8. Desenvolva processos e
projetos individuais.
* 9. Faa uma reviso por
algumas horas toda semana.
* 10. Faa uma reviso mensal
para examinar de perto as suas
atividades.
* 11. Diga "no" para atividades

de baixa prioridade.
* 12. Acompanhe o seu progresso
e sucessos.
* 13. Comece o seu dia com as
"coisas
mais
importantes"
(TMIs).
* 14. Priorize usando o mtodo
ABCDE.
* 15. Crie um senso de urgncia
com a tcnica de bloqueio de
tempo.
* 16. Torne-se publicamente
responsvel pelas suas metas.
* 17. Comece aos poucos, seja
com uma nova tarefa ou rotina.
* 18. Recompense-se ao atingir

um objetivo.
*
19.
Desenvolva
uma
competncia
baseada
em
projetos.
* 20. Obtenha motivao indireta,
tendo
acesso
a
materiais
inspiradores.
* 21. Pratique tcnicas de
visualizao quando se sentir
desmotivado.
* 22. Seja paciente com o
processo de melhorar a sua vida.
* 23. Faa o desafio dos 30 dias
para mudar um hbito por vez.
Meu conselho?
Escolha um item desta lista -

agora - e comece.
Estou falando srio.
Por mais que eu adore que voc
releia este livro e talvez compre
os meus outros ttulos, sinto que
far melhor uso do seu tempo ao
escolher um nico hbito da lista
acima e comear imediatamente.
A procrastinao no tem que
controlar sua vida. inteiramente
possvel tornar-se uma pessoa
incrivelmente produtiva. Tudo
que voc precisa fazer superar
essa resistncia inicial que as
pessoas tm quando aprendem
algo novo.

Tudo bem se voc falhar ou


escorregar de vez em quando. O
importante continuar fazendo.
Lembre-se, a perseverana um
dos verdadeiros "segredos" para
o sucesso.
Basta se concentrar em fazer
pequenas melhorias a cada dia.
Celebre cada vitria. E abrace o
processo de viver uma vida
emocionante e produtiva.
V e faa as coisas acontecerem!
S.J. Scott
http://www.DevelopGoodHabits.com