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FACULDADE NOVOS HORIZONTES

Programa de Ps-graduao em Administrao


Mestrado

GESTO DE ARMAZENAGEM E ESTOQUES EM INSTITUIO


FEDERAL DE ENSINO SUPERIOR:
estudo na Universidade Federal de Ouro Preto

Salvador Gentil dos Santos

Belo Horizonte
2013

FACULDADE NOVOS HORIZONTES


Programa de Ps-graduao em Administrao
Mestrado

GESTO DE ARMAZENAGEM E ESTOQUES EM INSTITUIO


FEDERAL DE ENSINO SUPERIOR:
estudo na Universidade Federal de Ouro Preto

Salvador Gentil dos Santos

Belo Horizonte
2013

Salvador Gentil dos Santos

GESTO DE ARMAZENAGEM E ESTOQUES EM INSTITUIO


FEDERAL DE ENSINO SUPERIOR:
estudo na Universidade Federal de Ouro Preto

Dissertao apresentada ao curso de Mestrado


Acadmico em Administrao da Faculdade Novos
Horizontes, como requisito parcial para a obteno do
ttulo de mestre em Administrao.

Orientadora: Profa. Dra. Aleixina Maria Lopes Andalcio.


rea de concentrao: Organizao e Estratgia.
Linha de Pesquisa:
Competitividade

Belo Horizonte
2013

Tecnologias

de

Gesto

S237g

Santos, Salvador Gentil dos


Gesto de armazenagem e estoques em instituio de
ensino superior: estudo na Universidade Federal de Ouro
Preto. / Salvador Gentil dos Santos. Belo Horizonte: FNH,
2013.
78 f.
Orientadora: Prof. Dr. Aleixina Maria Lopes Andalcio.
Dissertao (mestrado) Faculdade Novos Horizontes,
Programa de Ps-graduao em Administrao
1. Administrao de materiais. 2. Compras. 3. Recursos
humanos. I. Andalcio, Aleixina Maria Lopes. II. Faculdade
Novos Horizontes, Programa de Ps-graduao em
Administrao. III. Ttulo
CDD: 658.7

Ficha elaborada por Murilo L.G.Oliveira CRB-6/2902

CERTIFICAO DE REVISO ORTOGRFICA

DECLARAO DE REVISO
DE DISSERTAO DE MESTRADO

Declaro ter procedido reviso na Dissertao de Mestrado


GESTO DE ARMAZENAGEM E ESTOQUES EM INTITUIO
FEDERAL DE ENSINO SUPERIOR: estudo na Universidade
Federal de Ouro Preto, contendo 78 pginas, rea de
concentrao: Organizao e Estratgia, de autoria de
Salvador Gentil dos Santos, sob a orientao da Prof. Dr.
Aleixina Maria Lopes Andalcio, apresentada ao Programa de
Mestrado Acadmico em Administrao da Faculdade Novos
Horizontes.

DADOS DA REVISO:
X

Ortogrfica

Redao

Belo Horizonte, 24 de setembro de 2013.

Prof Elinor de Oliveira Carvalho

RELATRIO DE DEFESA

Faculdade Novos Horizontes


Mestrado Acadmico em Administrao
MESTRADO ACADMICO EM ADMINISTRAO
FACULDADE NOVOS HORIZONTES
REA DE CONCENTRAO: Organizao e Estratgia
MESTRANDO (A): SALVADOR GENTIL DOS SANTOS
MATRCULA: 770467
LINHA DE PESQUISA: TECNOLOGIAS DE GESTO E COMPETITIVIDADE
ORIENTADOR (A): Profa. Dra. Aleixina Maria Lopes Andalcio
TTULO: GESTO DE ARMAZEMAGEM E ESTOQUES EM INSTITUIO DE ENSINO
SUPERIOR: estudo na Universidade Federal de Ouro Preto.
DATA: 27/09/2013
BANCA EXAMINADORA:

a.

a.

Prof Dr Aleixina Maria Lopes Andalcio


ORIENTADORA
Faculdade Novos Horizontes

Prof. Dr. Wendel Alex Castro Silva


Faculdade Novos Horizontes

Prof. Dr. Alexandre Teixeira Dias


FUMEC

Rua Alvarenga Peixoto, 1270 Santo Agostinho CEP: 30.180.121


Av. Sinfrnio Brochado, 1281 Barreiro de Baixo CEP: 30.640-000
Telefone: (31) 3293-7000 Site: http://www.unihorizontes.br
Belo Horizonte MG

A Deus, por tudo em minha vida.


Aos meus familiares, pelo amor e compreenso.
Aos meus colegas, pela amizade sincera.
Aos mestres, pelos ensinamentos de qualidade.

RESUMO

A presente dissertao buscou identificar e analisar o modelo de gesto de compras,


armazenagem e estoques da Universidade Federal de Ouro Preto (Ufop), de modo a
verificar a consonncia com as necessidades estratgicas, tticas e operacionais da
instituio. A gesto de compras envolve, como nas demais organizaes pblicas,
recursos humanos, materiais e financeiros, tornando-se imprescindvel um
planejamento eficiente, principalmente no que diz respeito classificao e
especificao dos materiais a serem adquiridos. Para que todo esse esforo tenha
xito, necessrio se faz a aplicao dos conceitos da logstica moderna e a
utilizao e emprego dos recursos da tecnologia da informao, de forma a otimizar
os mecanismos de administrao e acompanhamento, em prol da melhoria e
aperfeioamento operacional do processo de licitao das compras pblicas, e, ao
mesmo tempo aglutinar esforos, no sentido de aprimorar a eficincia dos
resultados, no tocante a escolha de fornecedores, preo, qualidade e rapidez na
aquisio dos produtos, etc. Em funo disto, a UFOP vem buscando alternativas
em ajustes de estruturas e formas de gerenciar o seu sistema de compras e
administrao de materiais, na expectativa de capacitar e desenvolver o seu
potencial humano disponvel, dotando-o dos ferramentais prticos, para que tenha
uma viso empreendedora dos negcios relativos s atividades de compras. Com
base neste cenrio, o trabalho que se apresenta confronta e discute os
procedimentos encontrados na literatura da rea, em comparao com queles
adotados pela UFOP. Deste modo, o objetivo geral do estudo identificar o papel
da gesto de compras e estoques na execuo das atividades fim de uma
Instituio de Ensino Superior Federal, na percepo dos gestores e usurios
desse servio. A pesquisa foi realizada por meio de uma pesquisa de natureza
qualitativa e descritiva. Os dados foram colhidos atravs de pesquisa
documental e entrevistas semi estruturadas realizadas com os sujeitos
participantes. Os resultados indicam que (1) H certa compatibilidade entre os
cargos de compras na iniciativa privada e os cargos ocupados na UFOP; (2) A
estrutura organizacional, bem como as atribuies e responsabilidades do pessoal
de compras permitem afirmar que h graves distores do ponto de vista
institucional e administrativo. (3) No se encontrou vestgios consistentes de que h
mecanismos eficientes para fiscalizar e auditar as compras, do ponto de vista dos
ganhos comerciais, baseados nos custos logsticos totais, ou seja, nem sempre o
menor preo benfico para a instituio, pois, em muitos casos onera bastante os
recursos aplicados. Recomenda-se, portanto, reavaliar a estrutura organizacional do
rgo de compras, principalmente no que se refere ao perfil profissional para a
ocupao dos cargos e s respectivas definies das atribuies e
responsabilidades, com base na formao acadmica ou experincia profissional
comprovada.

Palavras chave: Compras. Licitao. Gesto de Compras. Administrao de


Materiais.

ABSTRACT

The present dissertation has as general objective present the procedures that will be
adopted for the accomplishment of the research, integral part for the qualification in
Master course Scholar in Administration, the Faculty New Horizons that intends
identify and analyze the model purchasing management, storage and inventories in
University Federal de Ouro Preto (Ufop) so check its consonance with the needs
strategic, tactics and operational of the institution.The purchasing management
involves, as in other organizations, human, material and financial resources, making
it imperative efficient planning, especially with regard to the classification and
specification of materials to be purchased. For all this effort to succeed, it is
necessary to apply the concepts of modern logistics and the use and employment of
information technology resources in order to optimize the management and
monitoring mechanisms, in order to improve operational improvement and process
bidding in public procurement, and at the same time to join efforts in order to improve
the efficiency of the results, concerning the choice of suppliers, price, quality and
speed in the acquisition of goods, etc. Because of this, the UFOP seeking
alternatives in adjustments of structures and ways to manage your procurement
system and materials management, hoping to empower and develop their human
potential available, giving it the tooling practical to have a entrepreneurial vision of
business relating to procurement activities. Based on this scenario, the work
presented confronts and discusses the procedures found in the literature, in
comparison with those adopted by this University. Thus, the overall goal of the study
is to identify the role of purchasing and inventory management in the implementation
of activities to an Institution of Higher Education Federal, in the perception of
managers and users of this service. The research was conducted through a
qualitative research and descriptive. Data were collected through desk research and
semi-structured interviews conducted with the participating subjects . The results
indicate that (1) There is some compatibility between the positions of purchases by
private companies and positions held in this University, (2) the organizational
structure and the roles and responsibilities of procurement personnel revealed that
there are serious distortions of point institutionally and administratively. (3) There was
no trace that there is consistent and efficient mechanisms for inspect and audit the
purchases from the point of view of trade gains, based on total logistics costs, that is
not always the lowest price is beneficial for the institution, because in many cases
quite onerous funds invested. It is recommended, therefore, reassess the
organizational structure of the procurement agency, especially with regard to the
professional profile for the occupation of the positions and their definitions of roles
and responsibilities, based on academic or professional experience proven .

Keywords: Purchasing. Bidding. Purchasing Management. Materials Management.

LISTA DE ILUSTRAES

QUADRO 1 Evoluo da Administrao de Materiais .......................................................17


QUADRO 2 Caracterizao dos sujeitos da pesquisa ...................................................... 46
QUADRO 3 Dados funcionais dos sujeitos entrevistados ................................................ 60
QUADRO 4 Dados funcionais dos sujeitos entrevistados usurios .............................. 63

FIGURA 1 Processo de compras em organizaes pblicas ............................... 40


FIGURA 2 Organograma da Coordenadoria de Suprimentos .............................. 51

LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS


Cetec

Centro Tecnolgico de Minas Gerais

CSU

Coordenadoria de Suprimentos

DL

Dispensa de Licitao

EAD

Educao Distncia

EDI

Eletronic Data Interchange Intercmbio Eletrnico de Dados

IES

Instituio de Ensino Superior

Ifes

Instituio Federal de Ensino Superior

Nupeb

Ncleo de Pesquisas em Cincias Biolgicas

PAMCS

Proposta de Aquisio de Materiais e Contratao de Servios

Redemat

Rede Temtica em Engenharia de Materiais

UAB

Universidade Aberta do Brasil

Uemg

Universidade Estadual de Minas Gerais

Ufop

Universidade Federal de Ouro Preto

SUMRIO
1

INTRODUO ................................................................................. 9

1.2
1.3

Objetivos ....................................................................................................... 11
Justificativas ................................................................................................. 11

REVISO DA LITERATURA .........................................................14

2.1
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.2
2.3

Gesto de armazenagem e estoques: consideraes gerais ................... 14


Gesto de compras....................................................................................... 18
Gesto de estoques ......................................................................................22
Armazenagem ............................................................................................... 25
Custos de estoques e armazenagem .......................................................... 28
Gesto de estoques e almoxarifado em organizaes pblicas .............. 30
Consideraes sobre o processo de licitao ........................................... 33

AMBINCIA DE PESQUISA .........................................................42

METODOLOGIA ............................................................................44

4.1
4.2
4.3
4.4

Tipo de pesquisa: quanto abordagem, aos fins e aos meios ...............44


Unidades de anlise de observao e sujeitos da pesquisa .................... 45
Tcnicas de coleta de dados ....................................................................... 46
Tcnicas de anlise de dados ..................................................................... 48

APRESENTAO DOS RESULTADOS ......................................50

5.1
5.2
5.3

A gesto de compras e estoques da UFOP ................................................ 50


As atividades fim da Ufop e a gesto de compras e estoques ................. 60
A percepo sobre o servio e a influncia da gesto de compras nos
resultados da instituio ............................................................................. 63

CONSIDERAES FINAIS ...........................................................66


REFERNCIAS ..............................................................................68
APNDICES ...................................................................................72

1 INTRODUO
Entre os fatores crticos para o desenvolvimento das atividades de qualquer
organizao est a administrao de materiais (INFANTE; SANTOS, 2007). Na
busca por otimizao do tempo e racionalizao do trabalho, a obteno de
melhorias contnuas nos processos de armazenamento e estocagem aparece como
fator primordial dos nveis estratgico, ttico e operacional, e os sistemas de
informaes buscam viabilizar solues completas e integradas para a plena gesto
do almoxarifado (LOTTA, 2012).
Segundo Razzolini Filho (2006), diante da necessidade de obter melhorias continuas
nos processos de distribuio, o almoxarifado deixou de ter apenas um carter
operacional e passou a ter um papel estratgico para as organizaes, tornando-se
um diferencial que, se bem administrado, pode significar uma vantagem. Diante da
abrangncia desse setor, Razzolini Filho (2006) considera ser necessria a
implantao de sistemas eficazes que permitam o controle dos suprimentos e a
racionalizao das tarefas e processos de trabalho.
Silva (2004) destaca a importncia estratgica da rea de compras nas empresas,
tanto no mbito pblico quanto no mbito privado. Para esse autor,
O gerenciamento da armazenagem de estoques uma abordagem que exige
mudanas profundas em prticas arraigadas, tanto a nvel dos procedimentos
internos, quanto a nvel externo, no que diz respeito ao relacionamento entre os
diversos participantes da cadeia (SILVA, 2004, p. 36).

Hoffmann (2011) considera que uma instituio pblica difere de uma empresa
em vrios aspectos. As organizaes e instituies pblicas brasileiras tm
como objetivo principal prestar servios populao e seus usurios (cliente
interno e externo) de forma eficiente e com base nos princpios marcados na
Constituio de 1988. Alm disso, diversos pases do mundo, tais como Frana,
EUA, Espanha, dentre outros, tambm seguem o mesmo principio de que as
compras de organizaes pblicas devem ser realizadas com base em
legislao prpria (HOFFMANN, 2011).
Para que a prestao dos servios seja realizada com eficcia preciso que o
funcionrio/servidor pblico tenha as ferramentas, materiais e suprimentos

10

necessrios ao desenvolvimento de seu trabalho e estes so adquiridos da


mesma forma como em qualquer organizao, ou seja, atravs do processo e
gesto de compras e suprimentos (HOFFMANN, 2011).
Entretanto, Hoffmann (2011), considera que existe uma srie de deficincias
presentes nas organizaes pblicas, entre as quais, cita deficincias na gesto
e no processo de compras e suprimentos necessrios aos processos produtivos
e tarefas de trabalho destas organizaes.
Na viso de Lotta (2012), alm das deficincias nos processos de licitao
(processo

obrigatrio

na

aquisio

de

qualquer

material,

suprimento,

equipamento ou servio em organizaes pblicas, conforme a Lei n. 8.666/93),


existem processos deficientes na administrao oramentria, nos recursos
humanos e tecnolgicos e no prprio sistema de gesto.
Tais questes fazem com que seja comum em organizaes pblicas a falta de
materiais e suprimentos, questo que traz como conseqncia a diminuio da
qualidade na prestao dos servios, atrasos na realizao de trabalhos,
conflitos organizacionais, dentre outros (HOFFMANN, 2011).
No caso de instituies de ensino, especificamente Instituies de Ensino
Pblico, a situao no diferente da que ocorre nas demais organizaes
pblicas, j que as mesmas so regidas pelos mesmos regulamentos e
princpios organizacionais.
Para o desenvolvimento deste estudo, foi escolhida uma IFES (instituio
federal de ensino superior que tem mais de 40 dcadas de existncia). Em sua
estrutura organizacional, observa-se um departamento de compras formalmente
estruturado e suas atividades internas demandam uma gesto eficaz dos
recursos materiais e patrimoniais para garantir a qualidade na prestao dos
servios.

A partir dessa constatao sobre a necessidade de obter eficincia e eficcia na


gesto de compras e estoques em organizaes pblicas para viabilizar o

11

desenvolvimento organizacional e para que as mesmas cumpram suas


funes sociais de atender as necessidades dos cidados que surgem, a
pesquisa aqui proposta busca responder seguinte pergunta: qual o papel da
gesto de compras e estoques na execuo das atividades fim de uma
Instituio Federal de Ensino Superior, na percepo dos gestores e usurios
desse servio?

1.2 Objetivos
O objetivo geral do estudo identificar o papel da gesto de compras e estoques
na execuo das atividades fim da Universidade Federal de Ouro Preto (Ufop),
na percepo dos gestores e usurios desse servio.

Os objetivos especficos so:


1. Identificar os processos de gesto de compras e estoques realizados na
instituio pesquisada;
2. Caracterizar a relao entre a atividade fim da instituio e a gesto de
compras e estoques;
3. Descrever e analisar a percepo dos gestores e usurios do servio sobre o
papel da gesto de compras e estoques nos resultados da instituio.

1.3 Justificativas
Conforme Hoffmann (2011) clara a importncia de se otimizarem os recursos,
aumentar a satisfao dos clientes e obter como resultado o lucro financeiro, o que
vlido tambm para o setor pblico. Para que esse setor propicie atendimento
eficiente e plena satisfao, tanto ao cliente externo (no caso de Ifes, o aluno)
quanto ao interno (no caso de Ifes, o servidor), so necessrios processos eficazes
e que atendam as necessidades de todos os seus pblicos.

Assim, o desenvolvimento da pesquisa proposta tambm uma oportunidade de


contribuir para a construo de conhecimentos sobre uma rea que vem sendo
discutida e objeto de interesse de administradores em geral.

12

Fernandes (2003) cita em seus estudos que crescente o desenvolvimento de


pesquisas que tenham como objetivo destacar as transformaes no setor de
compras de organizaes brasileiras, por ser este um setor considerado estratgico.
Esse autor tambm considera a relevncia de estudar novos modelos de gesto,
principalmente modelos que agreguem tecnologia da informao e integrao de
recursos no setor citado.
De forma acadmica, entende-se que o estudo pode contribuir para o
desenvolvimento de uma viso mais aprofundada do tema, servindo de base para
novas pesquisas, pois, trata de tema diretamente relacionado gesto de logstica
na Administrao Pblica, j que a contratao de servios um dos principais
meios para prover as necessidades da rea-meio, com vistas ao alcance dos
objetivos da atividade-fim.
No que se refere s organizaes pblicas, estudos de Gonzles (2005) indicam que
o devido acompanhamento das atividades do setor de interesse social, diante dos
servios que tais organizaes prestam.
No aspecto organizacional, o desenvolvimento do trabalho uma oportunidade de
agregar conhecimentos tericos e prticos que podero contribuir para o
aperfeioamento da gesto do setor e consequentemente o processo de compras e
administrao de estoques da UFOP.
Este trabalho est estruturado em sees complementares, sendo que a primeira
consta dessa introduo sobre o tema proposto, na qual contextualizado o
assunto, so apresentados o problema de pesquisa a ser respondido, os objetivos
que se pretende atingir e as justificativas para a escolha.
A segunda seo traz o referencial terico, no qual so descritos conceitos,
caractersticas e estudos sobre a gesto de materiais, dando nfase aos processos
de compra, gesto de armazenagem e estoques.

A terceira seo descreve a ambincia onde a pesquisa foi desenvolvida, ou seja, a


UFOP e o seu respectivo setor de compras e administrao de materiais.

13

Na quarta seo, apresentam-se os procedimentos metodolgicos que foram


utilizados para o desenvolvimento do estudo, as tcnicas de pesquisa, definidos os
sujeitos participantes e os instrumentos e tcnicas de coleta e anlise de dados.

Na quinta seo, esto apresentados os resultados obtidos atravs da realizao da


pesquisa documental no setor de compras da UFOP, observao do pesquisador
nos seus devidos procedimentos e entrevistas com os sujeitos participantes.

Na sexta seo, encontra-se a concluso do trabalho. Neste momento, so


apresentadas as consideraes gerais e finais obtidas, destacadas as limitaes do
estudo, bem como realizadas sugestes de trabalhos futuros.

Nas demais sees do trabalho esto apresentadas as referncias bibliogrficas


utilizadas e os roteiros elaborados para a realizao da pesquisa.

14

2 REVISO DA LITERATURA
Nesta seo so apresentados conceitos, caractersticas e estudos sobre a gesto
de materiais e suprimentos. A nfase inicial ser em demonstrar o processo de
compras, conceituar e destacar a importncia da gesto de estoques, definir
armazenagem e situar esta rea nos processos de entrada e sada de materiais nas
organizaes em geral.

Em um segundo momento feita uma descrio sobre o processo de compras e


gesto de materiais e suprimentos em organizaes pblicas, identificando
caractersticas especficas, bem como destacados aspectos tericos sobre o
processo de licitao, procedimento obrigatrio a ser realizado por todas as
organizaes pblicas no que se refere compra de materiais e suprimentos
necessrios para a execuo de suas atividades.

2.1 Gesto de armazenagem e estoques: consideraes gerais


Hoffmann (2011) descreve que o fenmeno da globalizao tem trazido mudanas e
impactos nas formas de gesto e na forma como o sistema produtivo das empresas
so realizados e este est relacionado desde o processo de compras de insumos e
matrias primas at a distribuio e entrega ao cliente final. Nesse contexto, as
tcnicas e princpios da logstica aparecem como fator em um nvel estratgico para
as organizaes, tornando-se um diferencial que, se bem administrado, pode
significar uma vantagem competitiva.

Em uma definio clssica sobre o que vem a ser logstica, Ballou (2007, p. 23)
considera que:
A logstica empresarial associa estudo e administrao dos fluxos de bens e
servios e da informao associada que os pe em movimento. O objetivo
vencer o tempo e a distncia na movimentao de bens e/ou na entrega de
servios de forma eficaz, eficiente e efetiva.

Viana (2002) define etimologicamente, o termo logstica vem do grego logistik e


associado lgica de algo. Na Administrao, a associao do termo que mais se

15

aproxima de sua finalidade a aplicao da lgica no sentido militar, que define a


logstica como a aplicao prtica da arte de mover exrcitos, compreendendo os
meios e arranjos que permitem aplicar os planos militares estratgicos e tticos.

Na Administrao, a logstica representa, de acordo com Dalacorte (2008, p. 38):


O processo de gerenciar estrategicamente a aquisio, a movimentao e o
armazenamento de materiais e seu fluxo de informao mediante os canais
de marketing, de modo a poder maximizar as lucratividades presente e
futura, atravs do atendimento de pedidos a baixo custo.

Assim, pode-se dizer que a Logstica o processo de gerenciar estrategicamente a


aquisio, movimentao e armazenagem de materiais, peas e produtos acabados
- e os fluxos de informaes correlatas - na organizao e em seus canais de
marketing, de modo a poder maximizar as lucratividades presente e futura atravs
do atendimento dos pedidos a baixo custo. (SLACK, et al., 1997).
As atividades de logstica em qualquer organizao envolvem dentre outros
aspectos, os transportes, amanuteno de estoques, processamento de pedidos,
compras (obteno), armazenagem, manuseio de materiais, embalagem, padres
de servios e programao do processo de produtivo. Contudo, devido
caracterstica sistmica da logstica, as atividades administrativas organizacionais
passam a ser abordadas de forma diferente da tradicional distino em atividades fim e atividades-meio, como no caso de atividades especificas desenvolvida nas
organizaes pblicas.
No que diz respeito s organizaes pblicas, Lotta (2012) define que as crises
fiscais e monetrias do Estado, o processo de redemocratizao e as mudanas
sociais e tencolgias trouxeram uma srie de desafios para as organizaes
pblicas, dentre os quais possivel destacar a racionalizao no uso de recursos
(materiais, financeiros e pessoais), a demanda por novos servios de qualidade, a
participao social no controle das atividades pblica. A autor entende que tais
desafios provocaram uma srie de reformas no Estado, sendo que a utilizao de
tcnicas e principios da logstica passou a ser uma realidade tambm nessas
organizaes, diante, principalmente, dos beneficios que podem ser obtidos no que
se refere melhorias nos processos e tarefas de trabalho.

16

Conforme descreve Lima (2009) nas organizaes pblicas a aplicao das tcnicas
e principios da logstica envolvem essencialmente os seguintes setores:

Suprimentos (aquisio, distribuio, estoque, armazenagem e manuseio de


materiais, distribuio para usurios finais);

Transporte (pessoas, documentos, informao);

Servios de apoio e infra estrutura (protocolo, movimentao de arquivos,


sistemas de informao, manuteno de equipamentos e instalaes)

Dalacorte (2008) considera que para que os processos de trabalho sejam


realizados com eficincia e eficcia preciso propor aes integradas,
dinmicas e bem organizadas. Nesse caso, as atividades da logstica, em
particular para as organizaes pblicas devem ter como objetivo realizar
servios voltados para a garantia dos direitos dos cidados e usurios,
promover o acesso aos servios de responsabilidade do setor pblico e ainda
garantir a legalidade das aes e processos de trabalho realizados nas
organizaes pblicas (LIMA, 2009).
Importa considerar ainda que em geral, organizaes pblicas so prestadoras de
servios e para Rosal Filho (2005), o objetivo da gesto da logstica da prestao de
servios proporcionar o melhor nvel de servio com o menor custo total possvel
nas atividades envolvidas. J os objetivos de um sistema logstico de prestao de
servios so: agregar valor ao cliente, o que se expressa por meio do tempo
demandado e do lugar no qual o servio prestado, e reduzir custos no
desempenho. Em relao ao primeiro, o autor explica que os servios tm pouco ou
nenhum valor se os clientes no podem t-los no tempo e no lugar esperados com
as especificaes corretas.

A administrao de materiais, uma das atividades ligadas logstica, tem na viso


de Kirzner (1996, p. 107),
Trata do processo de planejamento, implementao e controle do fluxo e
armazenagem de matrias prima, inventrio em processo, produtos
acabados e informaes correlatas do ponto de origem ao ponto de
consumo em conformidade com os requisitos do cliente.

17

O suprimento de materiais constitui-se de um processo empresarial e segundo Hall


(2004), os processos empresariais desempenham um papel importante na
sobrevivncia econmica das organizaes e a probabilidade de se perder um
cliente devido a um processo empresarial deficiente cinco vezes maior do que
devido a um produto defeituoso.

Para Lambert; Stock e Vantine (1998), a administrao de materiais caracteriza-se


por quatro atividades bsicas: antecipao das necessidades de materiais;
identificao da fonte e obteno de materiais; introduo de materiais na
organizao; controle da condio dos materiais como um ativo corrente.

Assim, pode-se dizer que processo de gerenciar estrategicamente a aquisio,


movimentao e armazenagem de materiais, os fluxos de informaes correlatas atravs da organizao e seus canais podem minimizar os desperdcios e obter uma
lucratividade atravs do atendimento dos custos (SLACK et al., 2002). De forma
resumida, pode-se apresentar a evoluo da administrao de materiais e seus
objetivos organizacionais atravs do Quadro 1 abaixo:

Quadro 1 Evoluo da Administrao de Materiais


Percepo
Empresarial
O Administrador
de
Materiais

Situao
Inicial
Pessoa de
recados

Processo de
Evoluo
Funcionrio a
servio da
produo

Perfil do
profissional

Pessoa bem
considerada

Burocrata
eficiente

Pregresso do
profissional
Atividades da
Administrao
de Materiais

Sem
possibilidades
Faz despesas

Comprador
Evita faltas e
desmobiliza
estoques
excedentes

Estgio
Avanado
Executivo
conhecedor
do mercado de
abastecimento
Conhecedor de
administrao
comercial e de
mercados
Planejamento do
negcio
Planejamento
estratgico

Situao
Atual
Executivo que
administra
60% dos custos e das
despesas
Executivo com
preparo
tcnico, econmico e
legal
Diretor executivo
Concentrao em
uma
viso de melhorias
dos
resultados

Fonte: Lima (2009, p. 18)

Nota-se, atravs do Quadro 1 a viso antiga da administrao de materiais que


considera este setor como uma rea que fazia despesas para a organizao. Nesse
caso, no se investia em processos de trabalho e nem em recursos humanos

18

capacitados. Com o passar do tempo, nota-se que as organizaes foram


verificando a importncia deste setor e os gestores passaram a ser profissionais
capacitados conhecedores de tcnicas especficas de gesto e de economia em
geral. Assim, a administrao de materiais passou a ocupar um lugar estratgico na
estrutura das organizaes.

Na gesto de Materiais, a malha logstica contribui na identificao das origens e


destinos de cada item que est sendo administrado, de forma que podemos avaliar
as posies estratgicas dos estoques, estabelecendo polticas de cobertura e
minimizando redundncias, enquanto se agiliza o abastecimento e a distribuio
(GASNIER, 2007).

Segundo Martins e Campos (2009), o processo de planejamento comea com o


estabelecimento de objetivos para a empresa. Estratgias, polticas e padres de
longo prazo, com a correspondente alocao de recursos, devem ser definidos para
alcanar os objetivos. (MARTINS; CAMPOS, 2009, p. 36). Esta atividade
chamada de planejamento estratgico e deve ficar a cargo da alta direo da
empresa.

Dentre as atividades da administrao de materiais esto as atividades de compras,


gesto de estoque e armazenagem.

2.1.1 Gesto de compras


No mercado atual globalizado, muito se ouve falar a respeito do departamento de
compras, sendo que alguns comentrios do total credibilidade ao setor e outros
descrdito. No passado a maioria das empresas no dava crdito algum e alegava
que de nada adiantava comprar se no vendiam (SLACK et al. 2002).

Turbino (2000) relata que os processos de compras que envolvem a administrao


de uma empresa, seja ela de grande, mdio ou pequeno porte, so hoje em dia, alvo
de constantes estudos por parte dos administradores, pois a intensa competio e a
busca por novos mercados fazem com que todas as empresas revisem

19

cuidadosamente as formas de comprar e estocar mercadorias, matria prima ou


qualquer tipo de material.

Vale ressaltar que a atividade de compras est diretamente ligada aos gastos ou
ganhos da empresa. Atualmente este setor considerado um dos mais importantes
de qualquer empresa.
(...) o departamento de compras desempenha um papel fundamental na
realizao dos objetivos estratgicos da empresa [...] a misso do
departamento de compras perceber as prioridades competitivas
necessrias para cada produto/servio importante (baixos custos de
produo, entregas rpidas e no tempo certo, produtos/servios de alta
qualidade e flexibilidade) e desenvolver planos de compras para cada
produto/servio importante que sejam coerentes com as estratgias de
operaes (GAITHER; FRAZIER, 2001, p. 432).

Nesse caso temos que:


A necessidade de propor um sistema mais eficaz de compra fruto tambm
da necessidade de diminuir gastos com a manuteno de grandes
estoques, pessoal no setor e principalmente evitar atrasos em pedidos
devido falta de algum tipo de material, pea ou matria prima,
dependendo do tipo de empresa (SLACK et al. 2002, p. 146).

Ching (2007) ensina que compras um termo normalmente utilizado para definir o
ato e responsabilidade funcional para promover a procura dos materiais e dos
servios, e ento supri-los para serem utilizados pela empresa. Esse termo no
descreve de forma completa as responsabilidades da funo e o fluxo de seus
processos, Na verdade, somente define o ato de processar as aquisies no
momento adequado.

O ato de comprar requer um planejamento bem estruturado, pois preciso confirmar


se existe necessidade da aquisio de determinado produto, uma vez que material
parado em estoque gera um custo muito alto para organizao.

Bowersox, Closs e Cooper (2007) consideram que a falta de um produto ou servio,


realmente necessrio pode levar a empresa ter um custo muito alto, pois quando a
matria-prima se torna urgente o comprador perde todo o seu poder de negociao
colocando como ponto principal entrega, importante tambm que o

20

fornecedor nunca saiba da urgncia, pois sabendo ele pode querer superfaturar e o
comprador sem ter muitas alternativas acaba fechando negcio, por isso to
importante o planejamento, posteriormente as negociaes tero mais xito.
Arnold (2006) explica que a funo do setor de compras responsabilizar-se pelo
estabelecimento do fluxo dos materiais na empresa, pelo seguimento junto ao
fornecedor, e pela agilizao da entrega. Prazos de entrega no cumpridos podem
criar srias perturbaes para os departamentos de produo e vendas, mas o setor
de compras pode reduzir o nmero de problemas para ambas as reas, alm de
adicionar lucros.

O autor considera que os objetivos desse setor podem ser

subdivididos em quatro categorias:obter mercadorias e servios na quantidade e


com qualidade necessrias; obter mercadorias e servios ao menor custo; garantir o
melhor servio possvel e pronta entrega por parte do fornecedor; desenvolver e
manter boas relaes com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais.
Para alcanar esses objetivos, Arnold (2006) diz que devem ser desempenhadas
algumas atividades bsicas, sendo determinar as especificaes de compra que se
relacionam a prever a qualidade certa, quantidade certa e entrega certa (tempo e
lugar), a seleo do fornecedor e os processos de negociao e condies de
compra os mais relevantes na viso deste autor.
De forma complementar, Gonalves (2007) explica que os objetivos do setor de
compras devem estar alinhados aos objetivos estratgicos da empresa como um
todo, visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Essa preocupao
tem tornado a funo compras extremamente dinmica, utilizando-se de tecnologias
cada vez mais sofisticadas e atuais como o Intercmbio Eletrnico de Dados
Eletronic Data Interchange (EDI), a Internet e cartes de crdito.

Segundo Correa e Dias (2008) o ciclo de compras consiste nos seguintes passos:
a) Receber e analisar as requisies de compra: as requisies tm incio com
o departamento ou a pessoa que ser o usurio final.
b) Selecionar fornecedores: consiste na identificao de caractersticas
relevantes sobre o fornecedor, tais como localizao, qualidade dos

21

produtos ou servios ofertados, preos, prazos, condies de pagamento,


quantidade mnima de venda, dentre outras;
c) Solicitao de cotaes: para itens maiores, geralmente desejvel emitir
uma solicitao de cotao que consiste em um requerimento por escrito
enviado a um nmero suficiente de fornecedores para garantir que cotaes
competitivas e confiveis sejam recebidas. A anlise das cotaes devem
ser realizadas identificando questes quanto a preo, obedincias s
especificaes, termos e condies de venda, entrega e termos de
pagamento, dentre outras.
d) Determinar o preo certo: momento de negociao entre o departamento de
compras e os fornecedores com o objetivo de obter o melhor preo;
e) Emitir pedidos de compra: emisso do documento legal de compra.
Geralmente padronizado de acordo com cada tipo de empresa ou produto
solicitado. Destaca-se que o pedido de compra se torna um contrato legal
para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condies
especificados no contrato de compra.
f) Seguimento e entrega: o fornecedor responsvel pela entrega pontual dos
itens pedidos. O procedimento envolve a agilizao do transporte, fontes
alternativas de suprimentos, trabalho junto ao fornecedor para sanar
problemas ou a reprogramao da produo.
g) Recepo e aceitao das mercadorias: geralmente realizado pelo servio
de almoxarifado que inspeciona a mercadoria recebida para garantir que
foram enviados os itens corretos, na quantidade certa e que no foram
danificados no transporte. Se as mercadorias recebidas estiverem
danificadas, o recebedor avisar o departamento de compras e reter as
mercadorias para outras providncias.
h) Aprovao da fatura do fornecedor para pagamento: quando recebida a
fatura do fornecedor, h trs informaes que devem concordar: o pedido de
compra, o relatrio de recebimento e a fatura. Os itens e as quantidades
devem ser os mesmos em todos os documentos; os preos e suas
extenses devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura. Todos
os descontos e termos do pedido original de compra devem ser comparados
com a fatura. funo do departamento de compras verificar esses

22

aspectos e resolver quaisquer diferenas. Uma vez aprovada, a fatura


enviada ao departamento de contas a pagar.

Para Corra e Dias (1998) a compra deve sempre ser feita negociao preos,
prazos e quantidade de forma a atender as necessidades da organizao. A partir
de ento, realiza-se a compra, e aguarda-se o envio do material pelo fornecedor.
Quando este material chega organizao ele vai para o setor de armazenagem
onde fica estocado aguardando a retirada ou novas solicitaes dos usurios.

Destaca-se ainda que, segundo Moura (2004), a pesquisa no mercado externo


muito importante para o sucesso no setor de compras. A busca do que o mercado
est oferecendo como novos fornecedores, produtos, ofertas esto sempre em
constantes mudanas devido grande competitividade do mercado de trabalho,
portanto o comprador deve sempre se atualizar perante o mercado fazendo
pesquisas para obter bons resultados em suas negociaes.

De forma conclusiva, pode-se dizer que com o aumento da importncia de compras


e suprimentos, o setor de compras passa a ser estratgico nas organizaes. Esta
importncia deriva-se das negociaes que faz em relao aos prazos e reduo
dos preos, ou seja, o setor de compras no se preocupa somente em colocar os
materiais conforme os pedidos feitos por outros setores (LIMA, 2009).

Como resultado, em organizaes em que tal ocorre a nfase da rea de compras


em tais organizaes tem evoludo para alm de simples reao s necessidades
dos usurios passando para uma abordagem proativa que reflete mais amplamente
a contribuio decorrente da administrao dos inputs (LIMA, 2009, p. 20).

2.1.2 Gesto de estoques


Conceitualmente estoques podem ser definidos por a acumulao armazenada de
recursos materiais em um sistema de transformaes" (SLACK et al., 2002, p. 381).

23

Ballou (2007) ensina que, do ponto de vista tradicional, pode-se definir estoque
como

sendo

somatrio

de

matrias-primas,

produtos

semi-acabados,

componentes para montagem, produtos acabados, materiais administrativos e


suprimentos variados.

Numa viso mais abrangente, definimos estoques como

sendo: materiais, mercadorias ou produtos acumulados para utilizao posterior, de


modo a permitir o atendimento regular das necessidades dos usurios para a
continuidade das atividades da empresa e tambm uma reserva para ser utilizada
em tempo oportuno.
Outra definio sobre o que vem a ser estoque dada por Arnold (2006, p. 265),
para quem: os estoques so materiais e suprimentos que uma empresa ou
instituio mantm, seja para vender ou para fornecer insumos ou suprimentos para
o processo de produo.
Independentemente do porte ou setor de atuao na economia, uma empresa
possui estoques e estes possuem diferentes insumos ou matrias-primas que
servem para abastecer o processo produtivo dessa empresa (BOWERSOX, CLOSS,
COOPER, 2007).
Desse modo, a empresa necessita ter os insumos e materiais necessrios a seu
processo produtivo visando atender as necessidades dos clientes e os estoques so
mantidos para que esses insumos sejam utilizados de acordo com as necessidades
da empresa (ARNOLD, 2006).

Para Corra e Dias (2008, p. 24):

A Administrao de Estoques determina as quantidades e os prazos para


cada item a ser pedido, tanto para produo como para compra, a fim de
atender as necessidades do planejamento mestre. A Programao da
Produo trata detalhadamente das necessidades de capacidade de
produo e ajusta as datas das ordens de produo planejadas para serem
consistentes com a capacidade disponvel. Tem como objetivo atingir um
nvel de ocupao adequado a minimizar o estoque em processo e os
prazos de produo (CORRA e DIAS, 2008, p. 24).

Chopra e Meindl (2004) entendem que diante da necessidade de ter insumos


necessrios para o processo produtivo em qualquer empresa, a preocupao da

24

gesto de estoques est em manter o equilbrio entre as diversas variveis


componentes do sistema tais como: custos de aquisio, de estocagem e de
distribuio; nvel de atendimento das necessidades dos usurios consumidores etc.
Segundo Viana (2002) o objetivo fundamental da administrao de materiais
determinar quando e quanto adquirir para repor o estoque, o que deixa claro que a
estratgia de abastecimento determinada pelo usurio.
Corra e Dias (2008, p. 26) descrevem que o Controle de Estoques supervisiona a
organizao dos estoques, assegurando uma boa utilizao do espao, fcil acesso
aos materiais estocados e informao correta das quantidades disponveis. Alm
disso, supervisiona as condies de estocagem, para evitar deterioraes.
Logo, gerir estoques economicamente consiste essencialmente na procura da
racionalidade e equilbrio com o consumo, de tal maneira que em primeiro lugar as
necessidades efetivas de seus consumidores sejam satisfeitas com mnimo custo e
menor risco de falta possvel (CHOPRA; MEINDL, 2004, p. 49). Alm disso, a
gesto de estoques deve garantir que seja assegurada a seus consumidores a
continuidade de fornecimento.
Em uma gesto de estoques eficaz, o valor obtido pela continuidade de fornecimento
deve ser inferior a sua prpria falta. Isso necessrio, pois, segundo Ballou (2007),
visa-se conseguir proporcionar o produto certo, no tempo exato para o consumidor
sem que a empresa necessite de mant-lo estoques.

As vantagens apresentadas por Ballou (2007), em relao correta gesto de


estoques, so: melhoria dos servios de atendimento ao consumidor; presena dos
estoques como amortecedores entre a demanda e o suprimento, economia de
escala nas compras e proteo contra aumento de preos e contingncias.

importante dizer que o controle e a gesto de estoques envolvem tambm a


adoo de uma poltica de estoques, que, de acordo com Bertaglia (2003), consiste
na formao de ideais e objetivos a serem seguidos no controle e administrao de
estoques de uma empresa.

25

Assim sendo, dentre outros fatores, a poltica de estoques de uma empresa deve
seguir os objetivos organizacionais traados, para que seja possvel adotar sistemas
que satisfaam as necessidades da empresa (BERTAGLIA, 2003).

2.1.3 Armazenagem
Armazenagem, de acordo com Lambert, Stock e Vantine (1998), parte integrante
de todos os sistemas logsticos e possui importante papel no que se refere a
proporcionar o nvel desejado de servio ao cliente a um custo total mais baixo
possvel.
A atividade de armazenagem o elo entre o produtor e o consumidor. No
decorrer do tempo, a armazenagem evoluiu de uma faceta relativamente
menor dos sistemas logsticos da empresa a uma de suas funes mais
importantes. (LAMBERT, STOCK e VANTINE; 1998, p. 264)

Armazenagem uma das reas mais tradicionais da logstica e tem passado por
profundas transformaes nos ltimos anos. Chopra e Meindl (2004) entendem que
a viso do conceito do armazm como uma instalao com a principal finalidade de
estocar produtos est modificada, evoluiu. Com viso mais contempornea dos
sistemas logsticos, eles comearam a ser mais valorizados, e a definio como local
e a reduo do espao fsico foram a principais mudanas ocorridas, complementam
os autores.
Pode-se definir armazenagem como a parte do sistema logstico da empresa
que estoca produtos (matrias-primas, peas, produtos semi-acabados e
acabados) entre o ponto de origem e o ponto de consumo, e proporciona
informaes diretoria sobre a situao, condio e disposio dos itens
estacados (VIANA, 2002).
A armazenagem pode ser definida como a denominao genrica de todas as
atividades de um ponto destinado a guarda temporria e a distribuio de materiais.
(MOURA, 2004). Para Rago (2003, p. 04) a atividade de armazenagem o
processo de recebimento, conferncia, classificao, estocagem de produtos.
Com o desenvolvimento dos meios de transporte, aumentou a capacidade de se
transportarem mercadorias, e tornou-se possvel diminuir a quantidade armazenada.

26

Transferiu-se o armazenamento dos produtos para os varejistas, atacadistas e


fabricantes (BOWERSOX; CLOSS; COOPER, 2007).

Bowersox, Closs e Cooper (2007) informam que estudos tm sido desenvolvidos no


escopo de dar ao armazm uma operacionalidade mais estratgica. Os objetivos do
armazm so servir como centro de distribuio, depsito e almoxarifado, num
sistema adequado de servio, respeitando parmetros de qualidade, tempo e custos
para que os gestores de logstica obtenham operaes com maior performance.
Os objetivos de um armazm, segundo Viana (2002) possibilitam atender de forma
eficaz as necessidades de clientes localizados em regies geogrficas diferentes,
garantindo que os produtos estejam disponveis em tempo hbil nos locais de
acesso. Alm disso, os armazm bem estruturado minimiza m custos de
manuteno de estoques e otimizam a utilizao de recursos mantendo apenas os
produtos que realmente so necessrios ao processo produtivo da organizao e
permitindo aos gestores rever freqentemente a sua eficincia quanto ao processo
de movimentao dos estoques (VIANA, 2002).
Viana (2002) destaca ainda que a estruturao de um armazm viabiliza mtodos de
consolidao de transportes que permitam os menores custos para a empresa sem
comprometer a responsividade dos clientes. Atender necessidade dos clientes
quanto ao nvel de servio logstico desejado e, tornar o armazm uma unidade de
custo econmica, tem sido um grande desafios para os gestores (CHOPRA;
MEINDL, 2004).
Conforme Bowersox, Closs e Cooper (2007), as empresas que necessitam de
espao fsico para armazenagem possuem alguns tipos de depsito que podem
ser utilizados para estocar suas mercadorias. O armazm particular, que em
geral so operado pela empresa proprietria da mercadoria, sendo que estas
instalaes podem ser prprias ou alugadas. Este tipo de depsito acarreta
benefcios como controle, devido prpria empresa possuir controle sobre o
processo, flexibilidade, pois as polticas operacionais so ajustadas para atender aos
requisitos de clientes e produtos especficos, no tem margem de lucro e uma gama
de bens intangveis.

27

Os autores tambm apresentam o armazm pblico que em geral so utilizados em


sistemas logsticos. Segundo Bowersox, Closs e Cooper (2007), esses podem ser
tradicionalmente classificados em: mercadorias gerais; refrigerados; commodities
especiais; retido na alfndega; e produtos e mveis residenciais. Entre as vantagens
deste tipo de armazm pode-se ressaltar a flexibilidade e benefcios de servios
compartilhados, o potencial para oferecer experincia operacional e administrativa,
devido seu armazenamento ser seu negcio principal, os custos operacionais
inferiores a instalaes privadas, as economias de escala e a consolidao cargas,
reduzindo custos de transportes.

Bowersox, Closs e Cooper (2007), tambm destacam os armazns terceirizados que


combina as caractersticas de funcionamento do particular e do pblico. Os
depsitos contratados podem compartilhar recursos com clientes do mesmo ramo. O
relacionamento com a empresa de longo prazo, o compartilhamento de risco
permite custos menores do que os custos dos depsitos pblicos, alm de
proporcionar vantagens de especializao, flexibilizao e economia de escala.

Para esses autores, a maior parte dos produtos e materiais chegam em armazns
em carregamentos de caminhes de grande volume e a primeira atividade de
manuseio a descarga. Na maioria dos armazns a descarga realizada
mecanicamente, usando uma combinao de empilhadeiras, esteiras rolantes
processos manuais e outros.

A segunda operao do armazm o manuseio que uma das operaes mais


importantes a serem consideradas, pois atravs de um manuseio adequado que
obtm-se a eficincia da movimentao por todo o armazm, o melhor emprego dos
equipamentos e a movimentao total dos estoques. Para economizar tempo, a
empresa deve preferir movimentaes mais longas.
O manuseio no armazm consiste em movimentaes que so realizadas
dentro do armazm. Depois do recebimento e da movimentao para um
local de espera, o produto normalmente movimentado dentro da
instalao para ser armazenado ou para o processamento do pedido. Por
fim, quando um pedido processado, necessrio separar os produtos
solicitados e moviment-los para uma rea de embarque (BOWERSOX;
CLOSS; COOPER, 2007, p. 240).

28

A expedio, ou embarque, segundo os autores, a ultima atividade do armazm.


Consiste na atividade de verificar o pedido no carregamento para o equipamento de
transporte e assim como na atividade de recebimento. As empresas podem utilizar
sistemas automatizados para facilitar a atividade. Pode-se dizer que em comparao
com o recebimento, a atividade de expedio deve acomodar movimentaes de
volume relativamente baixo de uma combinao de produtos, reduzindo assim, o
potencial de economias de escala.

Cabe dizer ainda que uma eficiente gesto de armazm considerada como um dos
pilares das estratgias da logstica no s devido ao seu verdadeiro valor material,
mas ainda pelo facto de existir um grande fosso entre a falta de organizao e
carncia de melhorias no processo com as reais necessidades das empresas
(BALLOU, 2007).

2.1.4 Custos de estoques e armazenagem


s questes relacionadas as compras cada vez mais, vem mostrando sua
importncia no mundo empresarial, com o objetivo de aumentar a lucratividade da
organizao minimizando custos com materiais e servios.
Segundo Bertaglia (2003), considerando-se que, na maioria das organizaes, a
compra de bens e servios representa pelo menos 50% do custo total na maioria
das organizaes, pequenas redues nos valores gastos apresentam grande
impacto no resultado das empresas. Monczka, Trent e Handfield (2002, citados por
BERTAGLIA, 2003) relatam percentuais ainda maiores, chegando a 55%. De fato, o
processo de compras visto, atualmente, como uma atividade com enorme
potencial de reduo de custos para as empresas.

Chopra e Meindl (2004) apontam que compras pode se tornar uma rea
extremamente competitiva dentro da organizao, pois, alm de minimizar custos,
pode melhorar o processo produtivo, em que os pontos-chave so os fornecedores
que podem oferecer produtos com bons preos, qualidade e atendimento aos prazos
de entrega.

29

Martins e Campos (2009) dizem que um dos grandes problemas que o setor de
compras ainda enfrenta que o fornecedor que oferece menor preo so os
vencedores de proposta, mas nem sempre esse fator que determinar se ele o
mais adequado. A nfase de compras referente a preos pode levar a organizao a
ter um custo muito maior, pois pode ocorrer o material chegar no conforme, frete,
atrasar, divergncia de notas fiscais e pedido de compra, o que pode acarretar
custos muito mais altos para a empresa.

Para Martins e Campos (2009), existe uma srie de fatores que devem ser
considerados que podem elevar os custos e estes so: a qualidade, a quantidade, o
atendimento, a utilidade, a entrega, a capacidade competitiva, a integridade do
fornecedor, os termos de aceitao do pedido e a poltica da Empresa.

Para Ching (2007, p. 29), o custo do processamento de pedidos representa todos os


valores envolvidos no processo de aquisio da mercadoria, em que se inclui o
custo fixo administrativo associado ao processo de aquisio das quantidades
requeridas para reposio do estoques custo de preencher pedido de compra,
processar o servio burocrtico, na contabilidade e no almoxarifado e de receber o
pedido e verificar a quantidade fsica em comparao com a nota.
De acordo com Bowersox, Closs e Cooper (2007, p. 232) o custo de manuteno
de estoque o custo incorrido para manter o estoque disponvel. Ele representa
37% do custo logstico total de uma indstria mdia e envolve os custos de
imobilizao de capital.

Existem duas variveis que aumentam estes custos (CORRA; DIAS, 2008, p. 245)
que so: a quantidade em estoque e o tempo de permanncia em estoque. Grandes
quantidades em estoque somente podero ser movimentadas com a utilizao de
mais pessoal ou, ento, com o maior uso de equipamentos, tendo como
conseqncia a elevao destes custos. No caso de um menor volume em estoque,
o efeito exatamente oposto.

O custo de armazenagem o custo de permanncia incorrido com as instalaes,


sem considerar o custo de manuseio dos produtos. Esse custo deve ser atribudo

30

especificamente aos produtos, pois, no tem relao direta com o valor do estoque,
(BOWERSOX; CLOSS; COOPER, 2007, p. 233).

At o presente momento a descrio terica aqui apresentada tratou genericamente


do processo de administrao de materiais, gesto de compras e estoques. Nos
tpicos a seguir o assunto ser tratado verificando o ambiente das organizaes
pblicas.

2.2 Gesto de estoques e almoxarifado em organizaes pblicas


Conforme j identificado nos tpicos anteriores, as empresas, buscam a todo
momento, desenvolver tcnicas que permitam a reduo de custos para fortalecer
seus processos produtivos e se tornarem mais competitivas no mercado. Bossoni
(2009) descreve que com as organizaes pblicas o processo o mesmo, pois
independente de no haver o objetivo do lucro nessas organizaes, a busca por
melhorias dos processos produtivos e a reduo de custo uma premissa cada vez
mais crescente.

Arajo (2010) considera que o gerenciamento de estoques nas organizaes


pblicas importante, tendo em vista que os objetivos esto voltados para atender
as necessidades da populao. Assim, para prestar servios de qualidade e adquirir
produtos para as suas unidades necessrio ter um bom planejamento e gerir de
forma correta os materiais solicitados.

Para Siqueira e Teixeira (2010) no modelo de gesto voltado para a busca da


eficincia, seja no setor pblico ou privado, o almoxarifado considerado um local
de extrema importncia, pois onde guarda um significativo patrimnio da empresa,
devendo assim ser um local planejado e muito bem administrado, resultando nos
menores custos possveis.

De maneira complementar, Bossoni (2009, p. 18) diz que:


Dentro deste contexto, algumas organizaes pblicas devem agir como as
empresas privadas no que se refere administrar suas funes com

31
eficincia eficcia, onde o servio pblico deve ser gerenciado buscando a
minimizao de custos.

Arajo (2006) considera que o almoxarifado uma unidade administrativa


responsvel pelo controle e movimentao dos bens de consumo e sua posio
estratgica a mesma tanto no ambiente pblico como em empresas privadas, pois
sua principal funo entregar um produto ao cliente quando este for requisitado.
Arajo (2010) descrevendo sobre a finalidade dos almoxarifados nas organizaes
pblicas, destaca que:
Na administrao pblica, interessante que se tenha almoxarifados
conduzidos de forma gerencial sob o ponto de vista tcnico e financeiro,
sendo administrados estrategicamente. Sua importncia est na sua
atribuio maior de no permitir o desabastecimento dos setores da
organizao, ou seja, fornecer de forma contnua e ininterrupta os materiais
s diversas unidades. Deve satisfazer as necessidades materiais da
organizao, evitando que a cada demanda se crie um procedimento de
aquisio (ARAJO, 2010, p. 39).

Siqueira e Teixeira (2010) dizem que mo mbito do setor pblico comum se


deparar com grande descaso com os materiais, pois h vrios desperdcios,
ressaltando tambm a forma como e onde so armazenados os materiais, muitas
vezes comprometendo sua qualidade.
Nesse caso, fundamental a adoo de tcnicas e procedimentos que permitam um
melhor planejamento da gesto do setor e a melhoria nos processos de trabalho
interno.
Para Bossoni (2009) por ser um setor estratgico dentro de uma organizao
(pblica ou privada), deve-se considerar alguns pontos relevantes sobre o
almoxarifado desde seu projeto de localizao e instalao. Para tanto, dever
considerar que o almoxarifado deve estar localizado na maior proximidade com os
usurios possvel, deve estrategicamente subordinar-se a planos que visem
principalmente o receber e o distribuir de maneira eficaz, deve possuir funcionrios
(servidores) competentes e com funes formalmente definidas, que tenham
conhecimento detalhado sobre os materiais estocados, devem funcionar conforme
as determinaes internas da organizao e estar de acordo com os critrios das
legislaes municipais.

32

Arajo (2010) descreve ainda que outro aspecto importante a ser considerado o
controle do almoxarifado, que se d pelo conjunto de aes integradas que
registram e garantem a eficincia da movimentao de estoque, bem como de aes
relacionadas a sua gesto, manuteno e segurana.
Assim, de forma didtica, considera o autor que as entradas de materiais devero se
feitas por documentao especfica para cada caso que lhe d origem. Devem
conter algumas informaes: nmero do documento de origem (Autorizao de
Fornecimento de Material); nmero da nota fiscal; data de emisso da nota fiscal e
data do recebimento dos materiais. J em relao as sadas de materiais, os
estoques ocasionaro uma baixa no seu saldo fsico e contbil, devendo se dar por
documento de solicitao de material. Todo documento que registre a sada de
material dever apresentar: nome do setor de destino; data de sada; cdigo do
material; descrio do material; quantidade requisitada e efetivamente entregue;
unidade de fornecimento; identificao do solicitante, do autorizador e do
despachante (ARAJO, 2010).
Siqueira e Teixeira (2010) ainda consideram que para que o setor funcione de forma
estratgica e adequada s necessidades da organizao, a Administrao Pblica
requer um gestor de almoxarifado com conduta transparente, pois administra local onde
se guarda grandes quantias em valor do patrimnio pblico. O gestor de um
almoxarifado deve zelar pela qualidade dos materiais, guardando-os de maneiras
segura no estoque existente, onde sero utilizados para a manuteno e funcionamento
correto da Administrao Pblica (SIQUEIRA; TEIXEIRA, 2010, p. 07).
Finaliza-se este tpico considerado que a conquista da excelncia na gesto requer
qualidade e mrito em suas prticas, pois h sempre uma expectativa do cidado
em relao Administrao Pblica. Tratando-se de investimento em bens para
empreendimentos, obras, atividades no setor pblico, requerem proteo, evitando
desperdcios e mau uso dos materiais (SIQUEIRA; TEIXEIRA, 2010).
Aps as consideraes sobre a gesto de almoxarifado nas organizaes pblicas,
passa-se a descrever o processo de licitao, j que todos os produtos estocados
nessas organizaes so provenientes de compras realizadas atravs de licitao.

33

2.3 Consideraes sobre o processo de licitao


De acordo com a Constituio de 1988 todo processo de compras relacionado a
organizao pblica deve ser realizado com base na Lei n. 8.666/93 conhecida
como Lei de Licitao. Deste modo, sero apresentados os aspectos relevantes
desta lei, bem como as caractersticas gerais do processo de compras nas
organizaes pblicas.

Analisando o contexto histrico Rego (2003) explica que a licitao foi introduzida no
direito pblico brasileiro h mais de cento e trinta anos, pelo Decreto n. 2.926, de 14
de maio de 1862, que regulamentava as arremataes dos servios a cargo do
ento Ministrio da Agricultura, Comrcio e Obras Pblicas. Aps o advento de
diversas outras leis que trataram de forma singela do assunto, o processo licitatrio
veio afinal, consolidar-se no mbito federal pelo Decreto n. 4.536, de 28 de janeiro
de 1922, que organizou o Cdigo de Contabilidade da Unio (arts. 49-53).

Ainda segundo esse autor o Decreto-lei n. 2.300, de 21 de novembro 1886,


atualizado em 1987 pelos Decretos-lei 2.348 e 2.360, instituiu pela primeira vez o
Estatuto Jurdico das Licitaes e Contratos Administrativos, reunindo normas gerais
e especiais relacionadas matria.

Carvalho Filho (2001) descreve que, a partir de 1988, a licitao recebeu status de
princpio constitucional, de observncia obrigatria pela Administrao Pblica
direta e indireta de todos os poderes da Unio, Estados, Distrito Federal e
Municpios (CARVALHO FILHO, 2001, p. 227).

Meirelles (2010) ensina que de maneira geral a licitao o procedimento


administrativo formal em que a Administrao Pblica convoca, mediante condies
estabelecidas em ato prprio (edital ou convite), empresas interessadas na
apresentao de propostas para o oferecimento de bens e servios. Para Motta
(2002, p.02):
Licitao significa um procedimento administrativo formal, realizado sob
regime de direito pblico, prvio a uma contratao, pelo qual a

34
Administrao seleciona com quem contratar e define as condies de
direito e de fato que regularo essa relao jurdica.

O procedimento desenvolve-se atravs de uma sucesso ordenada de atos


vinculantes para a administrao e para os licitantes, propiciando iguais
oportunidades a todos os interessados, atuando como fator de eficincia e
moralidade nos negcios administrativos.
O processo de licitao nas organizaes pblicas regulamentado pela
Constituio Federal de 1988 e pela Lei N. 8.666/93 (BRASIL, 1993) que de forma
especfica estabelece normas gerais sobre licitaes e contratos administrativos
pertinentes a obras, servios, inclusive de publicidade, compras, alienaes e
locaes no mbito dos Poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos
Municpios.
Segundo Meirelles (2010) subordinam-se ao regime desta Lei, alm dos rgos da
administrao direta, os fundos especiais, as autarquias, as fundaes pblicas, as
empresas pblicas, as sociedades de economia mista e demais entidades
controladas direta ou indiretamente pela Unio, Estados, Distrito Federal e
Municpios.
A Constituio Federal de 1988 (BRASIL, 1988) apresenta uma srie de princpios
aplicveis ao processo de licitao, que , neste trabalho, so vistos de maneira geral

Destaca-se tambm que o art. 3 da Lei de Licitaes e Contratos ressalta que a


licitao destina-se a garantir a observncia do princpio constitucional da isonomia
e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administrao, com a observncia
dos princpios bsicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da
igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculao ao instrumento
convocatrio, do julgamento objetivo e dos que lhe so correlatos. Procuremos
analisar os pontos essenciais de cada um deles.

O primeiro principio aplicvel licitao o Princpio da Legalidade, pois para


Medauar (2000) nos procedimentos de licitao, esse princpio vincula os licitantes e
a Administrao Pblica s regras estabelecidas, nas normas e princpios em vigor.

35

O segundo principio o Princpio da Isonomia. De acordo com Medauar (2000) esse


principio significa dar tratamento igual a todos os interessados e condio
essencial em todas as fases da licitao.
Di Pietro (2001) apresenta o terceiro principio aplicvel ao processo de licitao, que
o Princpio da Impessoalidade. Segundo a autora, esse princpio obriga a
Administrao a observar nas suas decises critrios objetivos previamente
estabelecidos, afastando a discricionariedade e o subjetivismo na conduo dos
procedimentos da licitao.
O Princpio da Moralidade e da Probidade Administrativa, de acordo com Medauar
(2000), diz que a conduta dos licitantes e dos agentes pblicos tem que ser, alm de
lcita, compatvel com a moral, tica, os bons costumes e as regras da boa
administrao.
Justen Filho (2003) analisa que a Lei N. 8.666/93 deu especial destaque ao princpio
da probidade administrativa, que um dever geral de todo administrador pblico. A
doutrina tem entendido que o conceito de moralidade abrange o de probidade.
Impe-se ao administrador no apenas a fiel observncia das normas legais
especficas. Deve ainda pautar a sua conduta dentro dos valores jurdicos acolhidos
pelo ordenamento jurdico.

Vale tambm lembrar que a Constituio Federal de 1988 deu nfase ao Princpio
da Moralidade, arrolando-o como um dos princpios administrativos e sancionando
os atos de improbidade com a suspenso dos direitos polticos, a perda da funo
pblica e o ressarcimento do errio, sem prejuzo da ao penal (art. 37 e 4).

O Princpio da Publicidade, segundo Di Pietro (2001), consagra que qualquer


interessado deve ter acesso s licitaes pblicas e seu controle, mediante
divulgao dos atos praticados pelos administradores em todas as fases da licitao.
Outro principio constitucional aplicvel ao processo de licitao o Princpio da
Vinculao ao Instrumento Convocatrio. Di Pietro (2001) ensina que o referido
princpio obriga a Administrao e o licitante a observarem as normas e condies
estabelecidas no ato convocatrio. Nada poder ser criado ou feito sem que haja
previso no ato convocatrio.

36

No que se refere s modalidades de licitao menciona Carvalho (2005) que a Lei


8.666/93 estabeleceu cinco modalidades de licitao: Concorrncia; Tomada de
Preo, Convite, Concurso e Leilo. Entretanto, a Lei 10.520, de 17 de julho de 2002,
instituiu a sexta modalidade de licitao denominada Prego, para aquisio de
bens e servios comuns. Para cada modalidade de licitao h exigncias
especficas de procedimentos, formalizao do processo e prazos. Respeitadas as
excees estabelecidas na Lei, o que determina a modalidade da contratao o
valor do objeto a ser contratado (CARVALHO, 2005)
A concorrncia est prevista em geral para as licitaes de maior valor e, nos casos
em que houver licitantes internacionais. O art 23 da Lei 8.666/93 procede a uma
escala de valores, prevendo para essa modalidade as licitaes acima de um milho
e quinhentos mil reais, quando se refere a obras e servios de engenharia, acima de
seiscentos e cinqenta mil reais, quando se refere a compras ou servios que no
sejam de engenharia (CARVALHO, 2005).
A concorrncia, de acordo com Carvalho (2005), divide-se em duas fases principais:
uma primeira fase, denominada tecnicamente de "qualificao", em que, aps a
publicao do edital, se examinam as condies do ofertante ou licitante, ou seja,
daquele que comparece a concorrncia sem se ter ainda em conta a proposta por
ele feita, onde so analisados requisitos de ordem instrseca s prprias empresas
concorrentes que podem variar de exigncias que digam respeito sua capacidade
financeira e tcnica e, at mesmo, idoneidade moral e regularidade jurdica. E a
segunda em que se procede ao julgamento objetivo das propostas e adjudicao ao
concorrente vencedor, passando a Administrao celebrao do respectivo
contrato.
Destaca Rigolin (2003) que a tomada de preos a segunda modalidade, que est
propriamente voltada para objetos de valores mdios. Estabelece o mesmo art. 23
da mencionada lei que para objetos de at um milho e quinhentos mil reais,
quando se refere obras e servios de engenharia, e at seiscentos e cinqenta mil
reais, quando se trata de compras ou servios que no sejam de engenharia. Sua
caracterstica fundamental reside na dispensa da fase onde se procede
qualificao, que substituda pelo cadastramento, feito de forma genrica para j

37

habilitar as empresas todas e quaisquer tomadas de preos futuras. dizer, nesta


modalidade de licitao substitudo o processo de qualificao por um tipo de
cadastramento, no qual se faz em carter de certa forma, permanente ou, pelo
menos, com uma durao prolongada o exame da satisfao dos requisitos prprios
para a apresentao das propostas.
De fato, "cadastro" significa que j se encontra devidamente registrado no
rgo competente, podendo, em tese, fazer parte do procedimento
licitatrio. Se a Administrao tinha impugnaes a fazer, com relao a sua
idoneidade em determinada rea, dever faz-lo por ocasio do
cadastramento. Isto no implica, no entanto, que todos os cadastrados se
encontrem j classificados para todas as tomadas de preo. Pode ocorrer
que sejam feitas exigncias para uma determinada tomada de preos que
no tenham sido examinados por ocasio do cadastramento. Ento, h
necessidade de apurar-se a qualificao de cada um para sua participao
na tomada de preos. De qualquer maneira o que fica dispensada a fase
especfica de qualificao, uma vez que os dados referentes empresa j
so do conhecimento do poder licitante (RIGOLIN, 1993, p. 36).

O convite, de acordo com Carvalho (2005) a menos formal das modalidades de


licitao. Consiste to somente na iniciativa que a Administrao toma de dirigir um
convite as empresas do ramo pertinente ao objeto licitado, que podem, ou no estar
cadastradas, sendo que os demais cadastrados tambm podero manifestar o seu
interessa dessa modalidade de licitao desde que o faam vinte e quatro horas
antes da apresentao das propostas. uma modalidade simplificada, uma vez que
no se exija que o convite seja dirigido a todos os cadastrados. H apenas a
exigncia legal de que seja feito o convite to somente a trs empresas do ramo,
que podem, at mesmo, no ser cadastradas; no entanto, dever ser feito pelo
procedimento de divulgao consistente na fixao em local apropriado de
instrumento convocatrio.
Conforme ensina Rigolin (2003) o concurso um procedimento licitatrio que se
caracteriza pela seleo do objeto licitado. voltado escolha do melhor trabalho
tcnico, cientfico, ou artstico, mediante a instituio de prmios ou remunerao
aos vencedores. Tudo na forma do edital, publicado com quarenta e cinco dias de
antecedncia.

Sua caracterstica principal no consiste em fazer exigncias quanto a qualificaes,


ou cadastramentos, pois, Administrao basta o exame do objeto licitado, em si

38

mesmo, o qual se distingue dos demais pela outorga de um prmio, ou, mesmo pela
remunerao que ofertada aos vencedores (RIGOLIN, 2003, p. 41).

No concurso no h razes para fazerem-se exigncias quanto a qualificao de


empresas, uma vez que estas no tem relevncia na produo posterior do objeto.
No concurso, em vez de serem examinados propostas o examinado ou julgado o
prprio objeto licitado, tendo a Administrao plena possibilidade de ser satisfeita
pela escolha ou seleo do melhor, criando-se, para tanto, uma premiao que pode
ser substituda por pura e simplesmente remunerao (RIGOLIN, 2003).

A modalidade de licitao denominada leilo consiste em venda pblica onde


participam os interessados na aquisio. Tem por objeto a venda de bens mveis
no servveis para a Administrao, assim como de produtos legalmente aprendidos
ou penhorados aquele que oferece o melhor lance ou preo, sempre igual ou
superior ao da avaliao. Tambm pode ser feito leilo de aes de empresas
atravs da Bolsa de Valores. Os bens imveis devem ser licitados atravs da
modalidade de concorrncia (MUKAI, 2007).

Pode a Administrao leiloar o acervo de uma empresa no qual alem de


constatarem bens mveis, tambm constam bens imveis, se houver
autorizao para tanto. No que tange ao leilo, a lei refere-se de forma
imprpria a bens "inservveis". Neste sentido, entende-se que o leilo ser
utilizado para a venda de bens no necessariamente inservveis, mas que
no convenha Administrao. So bens que a Administrao tem
interesse em alienar mesmo que estejam em pleno bom estado de
utilizao de quem for adquiri-los (MUKAI, 2007, p. 52).

Em ltimo, tem-se a modalidade denominada prego. Segundo Carvalho (2005), o


Prego a modalidade de licitao para aquisio de bens e servios comuns,
qualquer que seja o valor estimado, onde a disputa pelo fornecimento feita por
meio de propostas e lances em sesso pblica ou por meio eletrnico.

Como as demais modalidades de licitao, o prego deve seguir os princpios


bsicos da: legalidade; impessoalidade; moralidade; igualdade ou isonomia;
publicidade; probidade administrativa; vinculao ao instrumento convocatrio e
julgamento objetivo.

39

Justen Filho (2003, p.53) descreve o Prego nos seguintes termos:


O prego absolutamente peculiar, com duas caractersticas fundamentais.
Uma consiste na inverso das fases de habilitao e julgamento. Outra a
possibilidade de renovao de lances por todos ou alguns dos licitantes, at
chegar-se proposta mais vantajosa. Em segundo lugar, o prego
comporta propostas por escrito, mas o desenvolvimento do certame envolve
a formao de novas proposies ("lances"), sobre forma verbal (ou,
mesmo, por via eletrnica). Em terceiro lugar, podem participar quaisquer
pessoas, inclusive aqueles no inscritos em cadastro. Sob um certo ngulo,
o prego uma modalidade muito similar ao leilo, apenas que no se
destina a alienao de bens pblicos e obteno da maior oferta possvel.
O prego visa aquisio de bens ou contrataes de servios comuns,
pelo menor preo.

Explica Gazineo (2005) que o Prego surgiu como uma modalidade que privilegia
dois princpios cardeais da Administrao Pblica: o princpio da eficincia e o
princpio da economicidade. Atende ao princpio da eficincia, na medida em que se
pode conceber este princpio, hoje constante do caput do art. 37 da Constituio,
como uma diretriz de ao ao administrador pblico que recomenda a adoo de
aes e planejamentos que melhor atendam aos interesses da Administrao, vista
no puramente como um ente politicamente abstrato, mas como uma universalidade
de bens, direitos e interesses, que devem ser gerenciados com a mxima
competncia possvel. Ao princpio da economicidade igualmente atende a figura do
Prego j que dota a Administrao de meios jurdicos de contratar com maior
vantagem na obteno do preo a ser pago.

Diante dos conhecimentos apresentados sobre o processo de licitao, bem como


as modalidades de licitao existentes, cabe agora apresentar o fluxograma do
procedimento de compras que deve ser realizado pelas organizaes pblicas,
seguindo as orientaes e a legislao j descrita. Este, encontra-se apresentado na
Figura 1.

40

Figura 1 Processo de compras em organizaes pblicas


Definio da
demanda e
planejamento
de compras

Contratao

Especificao
e elaborao
do edital
Materiais e
Equipamentos

Convocao
Recebimento de
materiais e
equipamentos

Habilitao

Serv. e Mat.
Contnuos

Recebimento
Mensal

Acompanhamento
Contnuo
PAGAMENTO

ESTOCAGEM

Competio
Pagamento at fim
do contrato

Definio do
fornecedor
Fonte: Lotta (2012, p. 11)

Observa-se, a partir da Figura 1, que nas organizaes pblicas, o processo de


compras ocorre de modo diferente do processo de compras em organizaes
privadas e tal diferena est marcada j no inicio do processo, onde se percebe a
realizao da licitao. O processo deve estar em conformidade com a Lei 8.666/93
que determina os passos necessrios para o processo de compras das
organizaes pblicas.

O processo inicia-se com a definio e planejamento de compras e logo a seguir dse inicio ao processo de licitao que realizado com a elaborao do edital, onde
se apresentam as necessidades de compras e convocam os possveis fornecedores.
A partir da entrada dos fornecedores no processo (por meio de envio de proposta) a
organizao realiza a habilitao, dos mesmos, que a verificao dos preos e
especificaes dos produtos, alm de consultas aos cadastros dos fornecedores
para verificar sua procedncia, tica nos negcios etc.

41

Posteriormente se abre a competio que a anlise das melhores condies de


preo, prazos, produtos e pagamentos dadas pelos fornecedores e eleito o
vencedor. Conforme Lei 8.666/93 deve ser aquele que mais atende as necessidades
da organizao.
A partir da contratao do fornecedor, inicia-se o processo geral de espera e
recebimento dos materiais e equipamentos, bem como a estocagem e pagamento
ao fornecedor. Caso o processo ou a necessidade de compras seja continua, podese realizar um contrato por tempo determinado com o fornecedor para que o mesmo
envie mensalmente (ou de acordo com a necessidade da organizao) os materiais
e equipamentos necessrios, sem que exista a necessidade de nova licitao.
possvel verificar ento que a maior diferena entre o processo de compras em
organizaes pblicas e organizaes privadas est no processo de licitao e este
o conjunto de atos e fatos impostos pela lei para que o ente pblico possa
legitimamente celebrar contrataes, envolvendo servios, obras, compras, ou
vnculos de diversas ordens, tais como o locatcio, o de alimentao, ou qualquer
outro que atinja interesses patrimoniais (CARVALHO FILHO, 2001, p. 144).
Carvalho Filho (2001) entende que a licitao objetiva, debaixo das regras asseguradas
da publicidade, da igualdade e da objetividade de julgamento, proporciona tanto ao
contratante quanto aos possveis contratados, possibilidades de confronto das suas
condies com vistas escolha de um vencedor, aquele que atender aos critrios de
melhor fornecedor, previamente definidos pelo poder pblico.
Fazendo uma anlise sobre a eficcia do processo de licitao, Di Pietro (2001, p.
234) analisa que:
Sem sombra de dvidas, constitui um dos principais instrumentos de
aplicao do dinheiro pblico, medida que possibilita Administrao a
escolha, para fins de contratao, da proposta mais vantajosa, sempre
colocando em condies de igualdade os candidatos que do certame
queiram participar.

Aps a apresentao terica dos assuntos de interesse neste projeto, na prxima


seo abre-se espao para a apresentao da ambincia da pesquisa, ou seja, a
Ufop e o setor de compras e administrao de suprimentos.

42

3 AMBINCIA DE PESQUISA
A ambincia deste estudo a Universidade Federal de Ouro Preto (Ufop). O foco o
setor de compras e armazenagem da instituio. Os dados apresentados a seguir
foram obtidos atravs de levantamento em documentos e no portal da Instituio
(Ufop, 2012).
A Ufop foi regulamentada estatutariamente como Fundao de Direito Pblico, em
21 de agosto de 1969, incorporando as tradicionais e centenrias instituies de
ensino superior do Brasil, ou seja, a Escola de Farmcia e a Escola de Minas.
Atualmente, a Ufop oferece cerca de 31 cursos de graduao, contando com 37
departamentos e 7 unidades acadmicas.
A instituio conta com nove bibliotecas, distribudas em seus quatro campus. So
101.308 ttulos, 263.925 exemplares e 7.634 peridicos, excludos os do Centro de
Educao Aberta e a Distncia. Alm dessas, conta tambm com uma biblioteca de
Obras Raras, localizada no prdio antigo da Escola de Minas, no centro histrico da
cidade, que possui um acervo de 20.000 volumes. Entre eles esto livros dos
sculos XVIII e XIX, de pesquisadores e naturalistas estrangeiros que estudaram o
Brasil (UFOP, 2012).

As atividades acadmicas da UFOP so coordenadas pelas Pr-reitorias de


Graduao, de Pesquisa e Ps-Graduao e de Extenso. O corpo docente tem em
seus quadros um contingente de 797 professores efetivos (20 auxiliares, 216
Assistentes, 384 Adjuntos e 174 Associados Adjuntos) com um elevado ndice de
qualificao acadmica, dos quais 70% so doutores e 27% so mestres, e trs ps
doutores. O corpo tcnico-administrativo composto por 780 funcionrios.

Nos ltimos anos, a Ufop tem realizado projetos de cidadania, contribuindo para o
desenvolvimento econmico dos municpios de Ouro Preto, Mariana e regio. Com o
Centro de Artes e Convenes, espao de eventos inaugurado em 2003,
funcionando no antigo Parque Metalrgico da Escola de Minas, a Ufop que vem
contribuindo para multiplicar a fora econmica do turismo em Ouro Preto. Este
orientado para a cultura, a cincia e a educao, e recebe seminrios, espetculos e

43

shows de todo o pas. No campus do Morro do Cruzeiro foram inauguradas,


recentemente, novas instalaes para laboratrios da Escola de Minas e a nova
biblioteca do Instituto de Cincias Exatas e Biolgicas. O prdio para o curso de
medicina j est em fase final de construo.
O desenvolvimento da Universidade tambm refletido pelas atividades de pesquisa
e ps-graduao. A poltica de capacitao de professores, a criao de cursos de
ps-graduao e a montagem de diversos laboratrios financiados por rgos como
CNPq, Finep e Fapemig so os principais indicadores. Atravs do Ncleo de
Pesquisa em Cincias Biolgicas (NUPEB), que agrega professores de vrias
unidades para pesquisa e ensino em ps-graduao, a Ufop est inserida na Rede
Genoma do Estado de Minas Gerais.
Os projetos de extenso universitria ajudam a formar cidados, permitindo a
sntese teoria e prtica, como por exemplo, o Projeto Rio Vivo, em que a UFOP
estende suas fronteiras at o Vale do Jequitinhonha, atuando no combate doena
de Chagas, desnutrio e realizando outras atividades. A comunidade local
tambm ganha com projetos como o Laboratrio Piloto de Anlises Clnicas, que
atende gratuitamente 60 pessoas por dia, realizando quatro mil exames por ms. No
Escritrio Piloto da Escola de Minas, a populao tem acesso a cursos gratuitos de
soldagem industrial, prticas de obras e supletivos de primeiro e segundo graus. Em
70 projetos relacionados ao patrimnio histrico, a Ufop prope iniciativas para
preservar a memria de Ouro Preto. A proposta de preservao se reafirma atravs
de projetos como a Oficina de Cantaria, que recupera importantes monumentos
histricos, e o Frum das Artes, que promove a reflexo sobre artes e patrimnio. O
Museu de Cincia e Tcnica, o Museu de Pharmcia e o Observatrio Astronmico
so importantes centros de conservao da memria e da cultura que guardam um
legado de conhecimento para a sociedade (UFOP, 2012).
A caracterizao do setor de compras ser apresentada na seo referente aos
resultados da pesquisa.

44

4 METODOLOGIA
Nesta seo, esto descritos os procedimentos metodolgicos adotados nesta
pesquisa destacando os tipos formais de pesquisa utilizados, as unidades de anlise
de observao, e os devidos sujeitos da pesquisa, bem como as tcnicas de coleta e
anlise de dados utilizadas no desenvolvimento da dissertao.

4.1 Tipo de pesquisa: quanto abordagem, aos fins e aos meios


A pesquisa relatada nesta dissertao possui natureza qualitativa e descritiva e, se
expressa em um estudo de caso realizado no setor de Almoxarifado da Universidade
Federal de Ouro Preto.

Segundo Flick (2009), na pesquisa qualitativa, as situaes so analisadas a partir


de dados descritivos, identificando relaes, efeitos, conseqncias e outros
aspectos necessrios compreenso de fenmeno estudado.

Segundo Collis e Hussey (2005), a pesquisa qualitativa tem como meta observar
prticas e trazer luz fenmenos, indicadores e tendncias observveis. Para estes
autores,
A investigao qualitativa trabalha com valores, crenas, hbitos, atitudes,
representaes, opinies e adequa-se a aprofundar a complexidade de
fatos e processos particulares e especficos a indivduos e grupos. A
abordagem qualitativa empregada, portanto, para a compreenso de
fenmenos caracterizados por um alto grau de complexidade interna
(COLLIS; HUSSEY, 2005, p. 63).

Neste caso, optou-se pelo tipo de pesquisa qualitativa, para investigar as


percepes dos sujeitos envolvidos na pesquisa quanto ao papel da gesto de
compras e armazenagem na Ufop nos resultados da instituio.

A pesquisa, quanto aos fins, foi descritiva, pois foi investigado um fenmeno
especfico, ou seja, o processo de compras e armazenagem da Universidade

45

Federal de Ouro Preto. Segundo Martn Prez (2006, p.29), o estudo descritivo
realiza o retrato de um grupo por meio de anlise de suas caractersticas e
propriedades e, principalmente, das relaes encontradas nesse grupo.

Quanto aos meios, foi utilizada a tcnica do estudo de caso, visando realizar uma
detalhada interpretao dos fatos e as atribuies normativas do ordenamento
jurdico aplicveis ao armazenamento e estocagem em nvel governamental,
procurando descrever e analisar as caractersticas prprias que essas modalidades
possuem, seus limites, restries e as diferenas que as separam das realizadas na
iniciativa privada. Segundo Yin (2001, p.18),
O estudo de caso uma inquirio emprica que investiga um fenmeno
contemporneo dentro de um contexto da vida real, quando a fronteira
entre o fenmeno e o contexto no claramente evidente e onde mltiplas
fontes de evidncia so utilizadas (YIN, 2001, p. 18).

As atividades de compras e de armazenamento praticados na Ufop esto inseridas


nesse contexto.
4.2 Unidades de anlise de observao e sujeitos da pesquisa
O desenvolvimento da pesquisa foi feito na Universidade Federal de Ouro Preto,
tomando como unidade de anlise o setor de administrao de materiais, compras,
estoques e almoxarifado desta instituio.

Para Yin (2001) uma unidade de anlise o local onde a pesquisa desenvolvida,
sendo uma questo fundamental para o delineamento da pesquisa. J os sujeitos da
pesquisa so aqueles que participam ativamente da pesquisa, ou seja, aqueles que
respondem questes,

fornecem informaes,

ou

participam de

processos

relacionados ao tema da pesquisa.

No Quadro 2 apresenta-se a definio dos sujeitos, bem como a funo e a rea em


que atuam na Ufop.

46

Quadro 2 Caracterizao dos sujeitos da pesquisa


Funo

rea

Coordenador de
Suprimento

Administrao de
Recursos Materiais e
Patrimoniais
Administrao de
Recursos Materiais e
Patrimoniais

Chefe de servios de
apoio e processamento
de compras
Chefe da seo de
recebimento de bens
durveis

Nmero de sujeitos
entrevistados
1

Identificao

S2

S3

1
1
1
1

S4
S5
S6
S7

Setor de Almoxarifado

PJU USURIO
ICEB USURIO
CEAD USURIO
DMAB USURIO
Fonte: Dados da pesquisa (2013)
Chefes de
Departamento

PJU: Procurador Jurdico;

ICEB: Instituto de Cincias Exatas e Biolgicas;

CEAD: Centro de Educao Aberta e a Distncia;

DMAB: Departamento do Meio Ambiente

S1

4.3 Tcnicas de coleta de dados


Esta pesquisa foi efetivada em duas etapas. Inicialmente foi feita por meio de
pesquisa documental e observao no participante, verificando a forma operativa
de como se processa o processo de compras e gesto de almoxarifado da IES
pesquisada.
Segundo Santos (2000), a pesquisa documental um tipo de pesquisa muito usada
em cincias sociais e humanas, sendo realizada atravs de documentos
contemporneos ou retrospectivos, considerados autnticos e validados, seja por
uma organizao ou por base cientfica. Citando exemplos de documentos que so
utilizados neste tipo de pesquisa, Santos (2000) descreve os memorandos, tabelas
estatsticas, ofcios, cartas, atas de reunies, pareceres, relatrios, fotos, projetos de
lei, dentre outros.
Ldcke e Andr (1986) afirmam que a pesquisa documental uma tcnica
importante na pesquisa qualitativa, pois complementa as informaes obtidas e
atesta percepes e afirmaes dos sujeitos participantes.

47

Como fontes de dados documentais foram utilizadas a legislao vigente sobre a


matria, e normas internas da UFOP, que versam sobre as diretrizes aquisio e
armazenamento de materiais.

Os resultados da observao foram anotados em um dirio de campo para posterior


anlise.

Na segunda etapa, a pesquisa foi feita por meio da realizao de entrevistas.

De acordo com Ldcke e Andr (1986), a entrevista representa um instrumento


bsico para a coleta de dados. Alm disso, desempenha importante papel no
apenas nas atividades cientficas como em muitas outras atividades humanas. Sua
vantagem perante as outras tcnicas que a entrevista permite a captao imediata
e corrente da informao desejada, praticamente com qualquer tipo de informante,
sobre os mais variados tpicos.

De acordo com Trivios (1997), a entrevista semi-estruturada, em geral, aquela


que parte de certos questionamentos bsicos, apoiados em teorias e hipteses que
interessam pesquisa e, que, em seguida, oferecem amplo campo de interrogativas,
fruto de novas hipteses que vo surgindo, medida que recebem as respostas do
informante. Desta maneira, o informante, seguindo espontaneamente a linha de seu
pensamento e de suas experincias dentro do foco principal colocado pelo
investigador, comea a participar na elaborao do contedo da pesquisa.

Os questionrios de entrevista utilizados so apresentados nos apndices A e B.


Diante do curto tempo destinado para a realizao das entrevistas no foi possvel
realizar um contato direto com os sujeitos para proceder a devida gravao das
falas.

O pesquisador enviou o questionrio aos sujeitos participantes por e-mail solicitando


o devido preenchimento das respostas. Antes de enviar o questionrio foi realizado
um contato via telefone para que o pesquisador explicasse os motivos da entrevista,
bem como apresentasse as questes que seriam abordadas. Neste momento

48

tambm foram esclarecidas possveis dvidas. Alm disso, o pesquisador deixou


clara a finalidade acadmica da pesquisa, se comprometendo a manter os dados
dos entrevistados na confidencialidade.

4.4 Tcnicas de anlise de dados


Os dados coletados atravs da pesquisa documental juntamente com a observao
participante e com o pessoal operante nas atividades exercidas no ambiente do
estudo, permitiram construir e formar uma viso crtica do assunto pesquisado,
tornando possvel a identificao dos fatores-chave do processo em anlise.
Procedeu-se uma anlise documental, na qual foram expostos os processos de
licitao e compra de materiais e suprimentos realizados pela IES pesquisada.
Os dados obtidos por meio de entrevista foram analisados utilizando a tcnica
denominada anlise de contedo. Segundo Bardin (2008), anlise de contedo um
conjunto de tcnicas de anlise das comunicaes visando obter, por procedimentos
temticos e objetivos de descrio do contedo das mensagens, indicadores que
permitam a inferncia de conhecimentos relativos s condies de produo e
recepo destas mensagens.
Para Bardin (2008), so quatro as fases que fazem parte da anlise de contedo: a
pr-anlise, a explorao do material, o tratamento dos resultados, a inferncia e a
interpretao. A pr-anlise a fase da organizao propriamente dita, quando se
organiza o material a ser analisado, com o objetivo de torn-lo operacional e
sistematizar as idias iniciais. A explorao do material consiste na definio das
unidades de registro e das unidades de contexto. As fases da pr-anlise so: leitura
flutuante, escolha dos documentos, preparao do material e referenciao dos
ndices e a elaborao de indicadores.
Assim sendo, foram extradas informaes da pesquisa documental e das
entrevistas, descrevendo percepes, e buscando confront-la com os conceitos dos
autores utilizados na elaborao do referencial terico.

As categorias de anlise que consistiram em:

49

a) A Influncia da gesto do setor de compras nas atividades de ensino,


pesquisa e extenso da IES pesquisada;
b) A logstica operacionalizada para recebimento, armazenagem, distribuio e
controle de estoque da IES pesquisada;
c) A percepo dos usurios quanto eficcia dos processos de compras,
armazenagem e distribuio dos produtos na IES pesquisada.

50

5 APRESENTAO DOS RESULTADOS


Esta seo vai apresentar os resultados obtidos por meio das pesquisas
documentais e entrevistas realizadas na Ufop visando atingir aos objetivos propostos
neste estudo.

5.1 A gesto de compras e estoques da UFOP


O primeiro objetivo especfico traado na pesquisa foi descrever a gesto de
compras e estoques da instituio pesquisada. Para tanto foram realizadas
pesquisas documentais em ofcios e relatrios internos. E, especificamente, nos
manuais de normas e procedimentos do setor, que tm como base a Lei N.
8.666/93. Para complementar a pesquisa foi realizada uma entrevista com o
coordenador de suprimentos, responsvel pela administrao de recursos materiais
e patrimoniais da Ufop.
No primeiro momento, a pesquisa pretendeu identificar como atualmente est
estruturado o setor de compras e armazenagem da Ufop, destacando seus cargos e
funes.
Essa estrutura demonstra, conforme se constatou em entrevista local, as relaes
hierrquicas entre as vrias partes que compem a Pr-reitoria de Oramento e
Finanas, tudo de conformidade com as Portarias de designao.
Na Figura 2, apresenta-se a insero do setor de compras e almoxarifado no
organograma da UFOP.

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Figura 2 Organograma da Coordenadoria de Suprimentos

REA
DE
ALMOXARIFADO
DIVISO
DE
COMPRA

Fonte: UFOP (2012)

Observa-se que a diviso de compras e o almoxarifado funcionam separadamente,


cada um com suas devidas funes e setores subordinados.

No que se refere especificamente Diviso de Compras da Ufop, destaca-se que a


mesma aglutina toda a sistemtica de administrao e controle das compras
institucionais, tais como:

Gerenciamento do cadastro de fornecedores;

Acompanhamento de publicaes na imprensa nacional;

Controle e processamento dos pedidos de aquisio de equipamentos, bens


de consumo, obras e servios;

Dar suporte tcnico Comisso de Licitao e a de Prego, procedendo


comercializao e pesquisa de preos no mercado, avaliao e anlise dos
ndices de reajuste contratual, bem como as condies de fornecimento de
materiais e/ou prestao de servios;

Prepara e instrui os processos de licitao, de dispensa de licitao e minutas


de pr-empenhos;

Providencia pareceres tcnicos e,

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Presta servios de natureza diversa, no atendimento aos fornecedores e


usurios, de forma geral.

Diviso

de

Compras

tambm se

encarrega

de

manter

atualizado

credenciamento da Ufop junto ao CNPq, para fins de garantir a importao de


equipamentos e materiais utilizados no desenvolvimento de pesquisas acadmicas e
cientficas, procedendo ao controle de cota de importao junto ao referido rgo;
providencia a indicao de despachantes com poderes de delegao para
representar a Ufop em lances de desembaraos alfandegrio, alm de acompanhar
a retirada de materiais no aeroporto, at a sua respectiva entrada no almoxarifado.
De modo geral, a Diviso de Compras se encarrega de acompanhar os prazos de
entrega e as devolues ou trocas de mercadorias que foram feitas em desacordo
com as especificaes solicitadas nos editais.
De acordo com as informaes apuradas no ambiente de trabalho, nota-se que as
funes e cargos no setor de compras da Ufop so formalmente definidos. O
Apndice B deste trabalho apresenta um quadro completo dos cargos, funes e
descrio das atividades neste setor.
Conforme pode ser visualizado na Figura 2, todas as compras esto sob o comando
e a administrao do rgo denominado Coordenadoria de Suprimentos, que, por
sua vez est hierarquicamente subordinado Diretoria de Oramento e Finanas.
Esta, alm de planejar e administrar toda a dotao oramentria organizacional
tambm responsvel pela coordenao, administrao e operacionalizao das
despesas, em que se inserem as compras organizacionais.
Importa considerar que de acordo com informaes obtidas nos documentos oficiais da
IES, no existe norma interna ou governamental que norteie uma indicao estratgica
para a ocupao das funes das reas tcnicas que compem o primeiro escalo
organizacional, destacando-se a do Diretor de Oramento e Finanas.
Para o Gestor entrevistado esta uma estrutura histrica e conservadora que se
originou nos primrdios da criao da Fundao Universidade Federal de Ouro
Preto, em meados de 1969 (GESTOR).

53

De forma complementar, o entrevistado mencionou que o titular ocupante da funo


de Diretor de Oramento e Finanas, de modo geral, escolhido dentre os
profissionais da prpria instituio, e designado atravs de portaria administrativa do
Reitor. Este, conforme a entrevista, o dirigente mximo da UFOP, eleito por voto
paritrio nos trs segmentos que compem a comunidade ufopiana, ou seja,
estudantes, professores e o pessoal tcnico-administrativo.

O setor, por sua natureza e complexidade atualmente realiza todos os processos


relacionados a compra dentro do ambiente organizacional e estes vo da realizao
do acompanhamento das solicitaes de materiais realizadas pelos usurios aos
devidos contatos com fornecedores. Alm disso, cabe ao setor de compras
acompanhar todo o processo de licitao gerado a partir da necessidade interna e
estes vo desde a publicao da licitao no edital at a finalizao do processo
atravs do parecer de recebimento de materiais.

Quando questionado a respeito de como realizado o processo geral de compras


na Ufop, o gestor entrevistado explicou inicialmente que o mesmo realizado a
partir da anlise e da gerao de pedidos internos (dos usurios). Alm disso,
segundo o gestor entrevistados, realiza-se a anlise da necessidade de reposio
dos estoques de segurana ou quando do surgimento de uma necessidade nova,
por um determinado material ou produto, indicada pelo requisitante.

Cabe mencionar que, segundo o gestor entrevistado, nem todas as compras so


realizadas atravs de licitao. Existem, segundo ele, alguns materiais ou compras
que esporadicamente devem ser realizadas de maneira emergencial. Estes,
conforme a Lei N. 8.666/93, podem ser feitos atravs de contratao direta, ou seja,
dispensam o processo de licitao. Contudo, conforme mencionado em pesquisa, os
procedimentos de anlise de fornecedores, e verificao de melhores preos e
condies de uso, e procedimentos relacionados ao contrato de compras devem ser
seguidos conforme estipulado na Lei de licitaes.

O gestor entrevistado disse que, embora no exista uma norma interna, o setor,
analisando as necessidades dos usurios e da prpria instituio j determinou um

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protocolo para anlise e verificao de prioridade de compras e est feita com


base na verificao da necessidade de materiais do tipo estocveis, que podem
ser guardados em estoque por um longo perodo de tempo, como mostra Ballou
(2003) e no estocveis, que so produtos ou materiais perecveis que devem ser
liberados e utilizados em curto prazo.

No que se refere aos materiais estocveis, o gestor entrevistado destacou que existe
uma programao realizada pelos funcionrios e coordenador do almoxarifado a
respeito de estoques mnimos. Semanalmente ou quinzenalmente dependendo do
produto, existe uma conferncia e ao se constatar a necessidade de compra (para
manter o estoque mnimo), inicia-se o processo de licitao.

Segundo o gestor e com base na observao da organizao do almoxarifado da


UFOP, so exemplos de materiais deste tipo produtos qumicos de uso constante,
nos diversos laboratrios da instituio, material de escritrio em geral, produtos de
limpeza, entre outros.

O processo de compras destacado pelo gestor parte da emisso de um relatrio


de reposio de estoques pelo almoxarifado Coordenadoria de Suprimentos
(CSU), especificando a classificao do item e a quantidade a ser adquirida. A
Diviso de compras, ento, prepara uma Proposta de Aquisio de Materiais e
Contratao de Servios (PAMCS), agrupando os itens por tipo de materiais a
serem adquiridos, como por exemplo, produtos qumicos, materiais de uso
geral, de laboratrio. A seguir, procede-se a respectiva cotao de preo no
mercado, consultando, no mnimo trs fornecedores, cadastrados ou no, no
sistema de fornecedores.

Segundo o gestor entrevistado, as PAMCS, aps elaboradas, so encaminhadas


pelo Coordenador de Suprimentos ao Diretor de Oramento e Finanas para a sua
devida aprovao, que poder ser total ou parcial. Segundo o entrevistado, neste
momento, alguns itens podero ser excludos das compras imediatas ou as
quantidades podero ser alteradas, tudo em conformidade com a dotao
oramentria do momento (GESTOR).

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Aprovadas as PAMCS, estas so agrupadas, de acordo com o tipo de material a ser


adquirido, e, posteriormente, so encaminhadas Diviso de Compras para que
seja definida a modalidade de licitao a ser adotada para as compras, ou seja,
prego, convite, tomada de preo ou dispensa de licitao.

Aps a definio da modalidade licitatria, formaliza-se o processo de compras, que


numerado, datado e devidamente justificado, contendo a(s) PAMCS j aprovada(s)
e homologada(s) pelo Diretor de Oramento e Finanas, e a comprovao da
dotao oramentria para o pagamento do(s) provvel (veis) fornecedor (es).
Excetuando-se a dispensa de licitao e de prego, o processo formalizado
encaminhado Comisso de Licitao, para que esta prepare o edital, que dever
ser publicado, conforme os ditames da Lei 8.666/93 e distribudo as partes
interessadas na realizao do certame licitatrio.

No que se refere as aquisies dos materiais ditos no estocveis, ou seja, aqueles


que se destinam a atender as demandas especficas de determinadas unidades, ou
aqueles que por caractersticas prprias, no devem ser mantidos no almoxarifado a
espera de sua requisio, o gestor entrevistado forneceu documentos especficos
que demonstram que a sistemtica adotada pela Coordenadoria de Suprimentos
segue os seguintes passos:

a) O usurio ou parte interessada pela aquisio do bem emite, eletronicamente, o


seu Pedido de Aquisio de Materiais e Contratao de Servios, PAMCS,
indicando a quantidade do item a ser demandado, a sua descrio detalhada, o seu
provvel valor de mercado, e se possvel referenciando 03 (trs) fornecedores,
identificados pelo nome, endereo, telefone, pgina na internet, etc. bom lembrar
que a Diviso de Compras j possui um cadastro de fornecedores, porm, os
fornecedores indicados pelo usurio serviro apenas de referncia na cotao dos
preos e podero tambm ser habilitados e includos no rol de fornecedores da
UFOP, se ainda no o forem, bastando para isso preencher a sua ficha cadastral e se
enquadrados nas exigncias estabelecidas pelo Sistema de Cadastro de
Fornecedores, SICAF, podero se tornar futuros fornecedores a serem contratados
pela UFOP e outro rgo qualquer do governo federal.
b) A PAMCS emitida pelo usurio, ento conferida pela Diviso de Compras, e, se
no houver falhas ou omisses, liberada e encaminhada para o ordenador de
despesas, o Pr-reitor de Oramento e Finanas, para a sua devida aprovao que
poder ser parcial, total ou reprovada na ntegra. Caso contrrio, havendo erros ou
omisses em seu preenchimento, esta retornar a sua origem para ser refeita, e,
posteriormente, remetida para anlise e aprovao.
Sendo, ento, a compra autorizada pelo ordenador de despesas, imediatamente
definida a dotao oramentria, a PAMCS que era virtual, ento impressa em

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papel timbrado pela Diviso de Compras e o processo formalizado para os seus
trmites legais.
Ento, de acordo com o valor a ser contratado, definida a modalidade e o tipo de
licitao, e o processo segue o seu curso natural, ou seja, se Convite, Tomada de
Preos, ou Concorrncia seguir para a Comisso Permanente de Licitao para a
feitura do edital.
A Dispensa de Licitao, DL, segue o seu trmite junto Diviso de Compras para o
contato imediato, com o mnimo de trs fornecedores, cadastrados ou no, para que
se proceda cotao oficial de suas ofertas de preo. Se a modalidade for Prego, o
processo encaminhado a um dos pregoeiros oficiais, designado pelo Reitor atravs
de Portaria, com mandato de um ano, para os trmites legais, conforme legislao em
vigor (Documentos da UFOP, 2013).

Segundo o gestor, tanto para os materiais estocveis como para os materiais no


estocveis, a partir do recebimento dos processos devidamente instrudos, a
secretaria do rgo responsvel pelas compras na UFOP encaminha toda a
documentao para a Comisso de Licitao, que dentro do seu cronograma de
trabalho d continuidade fase interna da licitao, preparando o edital, de
acordo com a modalidade de licitao apropriada, excetuando-se a modalidade
prego, que tem sistemtica prpria e tratada pelos prprios pregoeiros e sua
equipe de apoio.

Formalmente estruturada na rea de licitao, esta denominada Comisso de


Licitao e conta com uma assessoria tcnica/ administrativa. A partir da aprovao,
dada continuidade ao processo licitatrio. Em caso contrrio, a documentao
retorna Comisso de Licitao com recomendaes de correes ou ajustes.

Para o gestor, estando o edital nos parmetros legais e no havendo qualquer


dvida quanto ao seu contedo ou que possa provocar recurso administrativo e
outros entraves que, por ventura, provoquem a anulao ou mesmo o atraso no
andamento harmnico do processo licitatrio, este encaminhado secretaria do
rgo de compras, para que seja publicado o seu resumo.

Conforme documentos internos da (UFOP, 2013) quando se tratar das modalidades


de tomada de preos e concorrncia, a publicao feita da seguinte forma:

a) No Dirio Oficial da Unio;


b) Em jornal de grande circulao no Estado, e em se tratando de

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obras, em jornal do municpio, tambm.


c) Em outros meios de divulgao, como rdio, tv, etc, para divulgar e
ampliar a rea de competio.

Os editais ficam disposio de qualquer parte interessada, na secretaria da


Coordenadoria de Suprimentos, onde podero ser adquiridos, ou solicitados para
encaminhamento eletrnico ou via postal. Dessa forma, termina-se a fase interna ou
da licitao e d-se incio a fase externa.

Da comparao das descries apresentadas com os estudos de Ching (2007) e


Martins e Campos (2009) pode-se inferir que a estrutura do quadro tcnico de
compras da Ufop no difere muito das concepes organizacionais apresentadas
por qualquer instituio, ressalvadas as caractersticas individuais entre uma
empresa pblica e uma empresa de natureza privada, conforme demonstrado no
Quadro 3 .

H de se observar que existe muita similaridade entre a teoria descrita por Stuart e
Farrel (1986) e as prticas que vm sendo adotadas nas atividades de compras da
Ufop, sendo o principal elemento diferenciador seu vinculo unilateral lei, aplicandose a discricionariedade de forma menos abrangente que nas empresas privadas em
seus negcios de compra e venda, de forma geral. Alm disso, as etapas constantes
dos procedimentos licitatrios devem obedecer ao rito formal definido em lei, para
melhor garantir a fiscalizao dos atos praticados, tanto por parte dos interessados
no certame, quanto por parte do pblico em geral e do prprio poder pblico.

A entrevista realizada com o gestor do setor de compras da Ufop teve tambm o


objetivo de identificar as tecnologias de informao e programas utilizados tanto nos
processos de compras como na gesto geral de estoques, almoxarifado e
distribuio de materiais.

Essa questo discutida significativamente pela literatura (FEDICHINA, 2006;


CHING, 2007; MARTINS; CAMPOS, 2009), pois os autores consideram que a
adoo de sistemas integrados de informao bem como a adoo de programao

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logstica constituem-se em fatores fundamentais para a eficcia da gesto de


materiais e suprimentos, por proporcionar a identificao das necessidades, a
anlise geral de movimentao de compras e estoques, fornecer informaes
financeiras e estratgicas para a tomada de deciso, entre outros motivos.

De acordo com o gestor, existe atualmente na Ufop um programa especialmente


desenvolvido para a gesto de compras e almoxarifado em Instituies Federal de
Ensino Superior Ifes. Este organizado de forma integrada e permite acesso aos
usurios de todo o setor.

Os acessos so restritos a reas de interesse e atividades dos usurios e todos


possuem cadastro com senha. Alm disso, a Ufop possui um sistema de
comunicao interna (Intranet) que possibilita a troca de informao em todo o setor
e entre os usurios da instituio e o setor.

O gestor tambm informou que a Ufop utiliza em algumas compras o sistema de


prego eletrnico. Este possui um programa prprio distribudo pelo Governo
Federal que liga todas as informaes geradas na instituio com o Estado e a
Unio. Alm disso, o sistema permite o acompanhamento eletrnico do status de
cada prego.

Destaca-se tambm que os rgos pblicos federais devem lanar todas as suas
compras e contrataes no Sistema de Compras Eletrnicas do Governo Federal
(COMPRASNET) Assim, todos os procedimentos de compras, inclusive as
Dispensas e Inexigibilidades de Licitao devem ser lanadas no referido Sistema.
Na Ufop, tambm existem alguns programas considerados obrigatrios pelo
Governo Federal como de solicitao de pedidos (Proposta de Aquisio de Material
e Contratao de Servios - PAMCS), o programa da requisio de materiais
estocveis, programa de previso anual de gastos de materiais estocveis, entre
outros.

No que se refere armazenagem dos materiais e suprimentos, o gestor entrevistado


destacou que os materiais estocveis ficam armazenados no Almoxarifado Central

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no Campus Universitrio da Ufop, os demais materiais adquiridos que no so


estocveis, so recebidos, conferidos e entregues no setor requisitante. Os materiais
estocveis geralmente so adquiridos por meio do Sistema de Registro de Preos
que uma "compra com entrega parcelada" dos produtos adquiridos, situao que
permite que os materiais no fiquem estocados por muito tempo.
No que se refere aos procedimentos internos para o requerimento de materiais e
suprimentos por parte dos usurios, o gestor entrevistado mencionou que no final do
exerccio (ano contbil), cada departamento faz a previso anual de gastos de
materiais estocveis, que analisada pela Coordenadoria de Suprimentos, e
inserida no sistema prprio do Almoxarifado. Nos 10 primeiros dias de cada ms o
sistema aberto para que os usurios faam, via sistema, a requisio do material
estocvel previsto, que entregue nos prximos 10 dias subseqentes do ms. Os
materiais no estocveis e a prestao de servios devem ser requeridos por meio
de um sistema digital interno, cujo pedido de PAMCS. Esta solicitao passa pela
aprovao do departamento solicitante, em seguida pelo setor responsvel pela
avaliao, dependendo do objeto ou servio (NTI, Prefeitura Universitria,
Coordenadoria Suprimentos, Pr-Reitoria de Planejamento e outros). Em seguida
segue para ordenao do Ordenador de Despesas.
Conforme identificado em entrevista com o gestor, a entrega dos materiais
estocveis feita aps a requisio elaborada pelo setor solicitante, por meio digital,
nos 10 primeiros dias do ms, nos prximos 10 dias subsequentes realizada a
entrega. Para os bens no estocveis, aps o recebimento e conferncia do produto,
ele entregue imediatamente. Dependendo do produto, convoca-se o responsvel
para auxiliar na conferncia.
Finalmente, quando questionado sobre o tipo de controle existente para a realizao
de inventrios, o gestor entrevistado mencionou que os inventrios so realizados
anualmente no Almoxarifado Central, por uma comisso composta por trs
integrantes de outros setores e departamentos da instituio nomeada mediante
portaria expedida pelo Reitor. No inventrio, so confrontados os estoques virtuais e
fsicos existentes, que, ao final dos trabalhos, expede um relatrio com as
constataes, bem como com os apontamentos e sugestes apresentadas.

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5.2 As atividades fim da Ufop e a gesto de compras e estoques


O segundo objetivo especfico traado para esta pesquisa foi caracterizar a relao
entre a atividade-fim da Ufop e a gesto de estoques. Para isso, foi planejada uma
entrevista com sete usurios que fossem chefes de departamento.

O pesquisador enviou os roteiros por e-mail a estes sujeitos e para garantir que
haveria sujeitos suficientes para uma anlise detalhada enviou tambm os roteiros
para outros usurios (chefes de outros setores). Aps o prazo de 5 dias teis foram
retornados seis roteiros sendo que destes 4 foram respondidos por outros sujeitos
conforme ser especificado nos tpicos a seguir.

Para caracterizar a relao entre a atividade fim da instituio e a gesto de


compras e estoques, foram ento entrevistados dois sujeitos, cujos dados funcionais
dos mesmos esto apresentados no Quadro 3 a seguir.

Importa considerar que as perguntas propostas e respondidas pelos respectivos


sujeitos encontram-se no ITEM 2 do roteiro apresentado no APNDICE A desta
pesquisa:
Quadro 3: Dados funcionais dos sujeitos entrevistados
Sujeito

Setor

Idade

Apoio
S2

Processamento

55

de compras
S3

Recebimento de
Bens Durveis

30

Cargo

Assistente
Administrativo
Assistente
Administrativo

Tempo na
UFOP

28 anos

10 anos

Formao

Superior

Ensino
Mdio

Fonte: Pesquisa (2013)

Observando o Quadro 1 apresentado nota-se que os dois sujeitos que se


dispuseram participar desta pesquisa ocupam atualmente o cargo de assistente
administrativo. Nota-se que S2 realiza funes no setor de apoio ao processamento
de compras, possui 55 anos de idade e possui curso superior como grau de
instruo. O entrevistado trabalha na Ufop h cerca de 28 anos. J S3 realiza

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funes no setor de recebimento de bens durveis, possui 30 anos de idade e


possui o ensino mdio como grau de instruo. O entrevistado trabalha na Ufop h
cerca de 10 anos. Ambos os sujeitos trabalham diretamente no setor de compras,
sendo responsveis por diversas atividades, desde o processo de licitao at o
recebimento e distribuio de materiais para os usurios e setores da Ufop.

A primeira pergunta apresentada aos entrevistados foi a respeito do tipo de material,


insumo, suprimento que os setores da Ufop utilizam e dependem diretamente do
setor de compras e estoques.

Ficou evidenciado que o setor de compras de fato aglutina todas as atividades


relacionadas a materiais, insumos ou suprimentos necessrios atividade-fim da
Ufop:
De uma forma quase que geral tudo o que a Instituio adquire depende do
setor de compras, que est ligado diretamente ao setor de almoxarifado
(S2).
Toda a aquisio de materiais do setor de almoxarifado depende direta e
exclusivamente do setor de compras, desde o mais simples e de menor
custo, ao mais complexo e de maior custo (S3).

Para Ballou (2003) e Bowersox, Closs e Cooper (2007) a centralizao dos


processos de compra um procedimento formal na maioria das organizaes, j
que facilita a gesto de suprimentos, minimiza custos e aumenta a competitividade
racionalizando os processos de trabalho.

No caso de Instituies Federais de Ensino Superior (IFES), no ficou evidenciado


em pesquisa que no h um setor de compras formalmente estruturado. Isso
significa que os resultados encontrados na Ufop vo ao encontro da literatura geral e
esto de acordo com a realidade vivida na instituio.

A pesquisa tambm teve como objetivo identificar a viso dos entrevistados sobre o
processo de compras realizado pela Ufop. Neste momento foi questionado se os
processos realizados no setor atendem as necessidades da instituio e dos
usurios de uma maneira geral.

62

Em geral os entrevistados reconhecem uma srie de falhas nos procedimentos de


compras. Verifica-se que embora na opinio de S2 o sistema atenda as
necessidades da Ufop e dos usurios, nota-se que na sua percepo a total eficcia
atrapalhada pela grande variedade de itens solicitados e principalmente diante da
obrigatoriedade de licitao para a grande maioria.

Alm disso, na opinio de S3 o sistema no atende as necessidades dos usurios e


nem da Ufop em geral, pois h uma deficincia significativa relacionada ao espao para
armazenagem, questo que muitas vezes impede a compra correta dos materiais e
insumos necessrios para atender todas as necessidades. Tal questo ficou
evidenciada atravs das falas dos prprios entrevistados como apresentado a seguir:
Apesar de haver uma grande variedade de itens de compras, e ainda devido
a obrigatoriedade de licitar os materiais que a Instituio utiliza, tanto o
sistema de compras, armazenamento e estoque atendem as necessidades
da Instituio (S2).
O processo de compras no atende adequadamente o setor de
almoxarifado, sendo assim, este setor no consegue atender de maneira
eficaz os demais departamentos, chegando a prejudicar as necessidades da
Instituio. interessante salientar que com a expanso das unidades da
Ufop, o espao do almoxarifado se tornou insuficiente para alocar a grande
quantidade de materiais, sendo necessrio utilizar arranjos improvisados ou
mesmo inadequado para conseguir armazen-los (S3).

Cabe aqui considerar que, por se tratar de uma organizao pblica, a Ufop no
pode por lei, deixar de atender os processos de licitao. Embora j exista o prego
eletrnico e este seja utilizado pela instituio, o processo ainda moroso e mesmo
assim no tem atendido s necessidades dos usurios da Ufop.
Visando apresentar algumas sugestes para melhorar a atividade fim do setor
pesquisado foi questionado a opinio dos entrevistados sobre a existncia de algum
procedimento, ao ou estratgia que pudesse ser aprimorada ou aplicada para que
a gesto de compras, armazenagem e estoque atenda demanda dos usurios e da
instituio.
Na opinio dos dois sujeitos entrevistados existe uma srie de procedimentos que
podem ser aprimorados e estes esto relacionados a uma maior integrao entre os
setores e subsetores responsveis pelo processo de compras e um planejamento

63

mais adequado por parte dos prprios usurios e do setor, como pode-se verificar a
seguir:
Culpar o Departamento de compras por uma aquisio errada o que mais
acontece, mas em quase 100% dos casos, a especificao do interessado
que vem errada, portanto, de incio o que poderia auxiliar seria uma melhor
especificao por parte do interessado. necessria tambm uma melhor
divulgao da forma como so adquiridos os materiais ou contratos os
servios para que todos entendam que devido a legislao, temos prazos a
serem cumpridos. A forma de armazenagem/estoque poderia ser reduzida,
pois as entregas dos materiais adquiridos poderiam ser reduzidas ou at
mesmo eliminadas atravs de estudos e adaptao de um sistema logstico
mais eficiente (S2).
Acredito que o departamento de compras poderia trabalhar mais prximo ao
setor de almoxarifado, existindo maior integrao tanto com relao ao
cadastro do material como tambm ao prprio monitoramento de
atendimento. necessrio que o setor de planejamento defina a melhor
poltica a ser adotada para que o setor de almoxarifado e o departamento
de compras consigam se adequar e oferecer um servio de qualidade aos
seus clientes, com eficincia (S3).

Os resultados apresentados a seguir so relacionados ao terceiro objetivo especfico


proposto nesta dissertao.

5.3 A percepo sobre o servio e a influncia da gesto de compras nos


resultados da instituio
Os dados apresentados a seguir foram obtidos atravs da realizao da entrevista
com quatro usurios de materiais e suprimentos na Ufop. Os dados funcionais dos
sujeitos encontram-se apresentados no Quadro 4 e a entrevista foi realizada com
base nas perguntas propostas no item 3 do roteiro apresentado no APNDICE A
desta pesquisa.
Quadro 4 - Dados funcionais dos sujeitos entrevistados - usurios
Sujeito

Setor

Idade

S4

PJU

45

S5

ICEB

45

S6

CEAD

35

S7

DMAB

35

Fonte: Pesquisa (2013)

Cargo
Assistente
Administrativo
Secretria
Executiva
Assistente
Administrativo
Professor

Tempo na
UFOP

Formao

15 anos

Ensino Mdio

20 anos

Superior

10 anos

Superior

10 anos

Superior

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Conforme dados apresentados no Quadro 2, nota-se que os usurios que


participaram desta pesquisa desenvolvem atividades distintas e em diferentes
setores da Ufop.
A primeira pergunta feita a esses usurios foi relacionada aos tipos de problema que
o setor j enfrentou com relao execuo de atividades e/ou processos de
trabalho devido ao no atendimento adequado por parte da gesto de compras e
estoques.
possvel verificar que mesmo sendo alguns materiais de uso comum, como papel,
tonner etc, em geral existem problemas enfrentados pelos usurios no que se refere
ao desenvolvimento de suas atividades. Verifica-se que na percepo geral o atual
sistema no atende suas necessidades.
Tal questo fica evidenciada nas falas a seguir:
O recebimento, armazenagem e distribuio de material recebidos nem
sempre do conta de atender as necessidades de todos os setores da
UFOP (S4).
Como usuria j enfrentamos vrios transtornos pela falta de diversos
materiais no Centro de Educao por isso foi necessrio mantermos alguns
materiais estocados em nosso almoxarifado (setorial) devido ao uso
constate como Tonner, Livros didticos, cadernos , papel A4 etc. onde
efetuamos controle interno para atendimento a demanda do ensino a
distncia. Esclareo que a manuteno deste estoque devido ao
cumprimento da logstica deste Centro que no podemos aguardar pedidos
de compra que sempre demoram no atendimento quebrando uma rotina dos
diversos setores do CEAD (S6).
Meu departamento recebe o material de uso de consumo do almoxarifado
da UFOP mensalmente e estocamos apenas pequenas quantidades e
controlamos o estoque para no ter perda. Utilizamos material de escritrio
como papel, caneta, lpis. Tonner e material didtico tais como papel
almao, giz, caneta para quadro, etc. Esta situao que assumimos a falta
de um planejamento amplo institucional com participao de usurios por
setor de atuao (S7).

A pesquisa tambm teve o objetivo de identificar a percepo dos usurios sobre os


problemas enfrentados pela instituio em conjunto, como um todo, devido ao no
atendimento adequado por parte da gesto de compras e estoques. Novamente
possvel notar que os usurios tambm percebem falhas no sistema de compras e
distribuio de materiais atualmente ocorridos na UFOP e acreditam que tais falhas
prejudicam significativamente as atividades gerais da instituio.

65
Quase sempre os procedimentos internos de distribuio, deixam a desejar
pois o estoque costuma ser pequeno para tanta demanda (S4).
As normas e procedimentos internos da gesto de compras e estoque de
compras influenciam no atendimento ao meu setor de trabalho, visto que os
mesmo no vivenciam a realizada do meu setor, ou seja, do setor
acadmico dificultando a aquisio de material (S5).
Aplicando as normas existem falhas nos procedimentos, isto porque
quando necessitamos de materiais que constam em nossa previso anual,
muitas vezes no so atendidas na sua totalidade so cortadas sem aviso
prvio assim prejudicando ao atendimento de nossa demanda setorial. Esta
situao influencia e muito nas obrigaes assumidas pelo Centro (S6)

Finalmente, realizando uma avaliao dos usurios do setor em termos de insumos


armazenados e o fluxo dirio de necessidades da instituio foi solicitada a opinio
dos entrevistados, que destacaram.
Como usurio do sistema tenho sido bem atendida na maioria das vezes
que preciso mas, sei que necessrio rever algumas questes na compra
de material, principalmente de escritrio que na maioria das vezes no de
boa qualidade (S4).
O atendimento do setor em termo de insumos armazenados como referi
acima, eles no conhecem a realidade do setor deixam ento de ter um
fazer armazenamento para a demanda, com receio de vencer prazo de
estragar. Se fizerem um bom planejamento, o fluxo dirio das necessidades
no correria o risco de perda (S5).
Como j falamos, o atendimento de um modo geral e precrio, preciso a
realizao de um planejamento mais condizente e na realizao do
processo de compras seja avaliado a qualidade dos produtos a serem
comprados principalmente Tonner, e outros materiais. Acho com a
implantao de uma padronizao de materiais poderia evitar vrios
desconfortos aos usurios at mesmo dos bens patrimoniais. Quem sabe
criar em mbito da Instituio um Banco de Controle de Qualidade
comprando pelo melhor preo cadastrando as empresas que procuram
atender melhor buscando nas experincias do passado e excluindo
empresas que tem reclamaes dos usurios em seu diversos aspectos
(atendimento, tipo de produto para atender a demanda etc.) (S7)

Os resultados gerais indicam que de fato existem uma srie de carncias e problemas
estruturais tanto no sistema de compras como na gesto de almoxarifado da Ufop.

Diante da literatura pesquisada (ARAUJO, 2006; BOSSONI, 2009; ARAJO, 2010)


fica clara a necessidade de mudanas na gesto e reestruturao tanto no processo
de compras como no sistema de requisio e distribuio dos produtos, j que ficou
evidenciada a importncia estratgica do almoxarifado no desenvolvimento e na
produtividade das organizaes pblicas.

66

6 CONSIDERAES FINAIS
O presente estudo foi realizado partindo das diversas constataes observadas na
UFOP, com o objetivo principal de identificar a influncia da gesto de compras e
estoques os resultados da Universidade Federal de Ouro Preto (UFOP), na
percepo dos gestores e usurios deste servio.

Durante a realizao associou-se o estudo cientfico recorrendo-se literatura de


situaes administrativas de materiais e sobre teoria das organizaes pblicas e a
realidade vivida nas atividades na instituio atravs de observaes e entrevistas
com gestores e usurios da instituio pesquisada.

Em um primeiro momento, foi observado como funcionavam os diversos subsetores


que compartilham com a gesto de armazenagem e estoque com a atualidade.
Observou-se que embora seja estruturado de maneira formal o setor de compras da
Ufop no possui um carter estratgico, faltando com isso uma definio mais
detalhada das responsabilidades de cada servidor. Tais fatores tm causado
principalmente, morosidade no processo de compras e no atendimento s
necessidades gerais dos usurios e da prpria instituio.

Alm disso, por se tratar de uma organizao pblica a Ufop necessita seguir as
normas e critrios definidos pela Lei N. 8.666/93 para a realizao de compras e
como na grande maioria das organizaes pblicas brasileiras, este processo ainda
falho e merece de reviso na lei para que de fato atenda as necessidades dessas
organizaes.

Nota-se que ocorre que na Ufop as atividades na gesto, de armazenamento e


estocagem enfrentam dificuldades principalmente quanto centralizao das
requisies no Diretor de Oramento e Finanas, desse modo as aquisies no
seguem um rito formal o que dificulta um controle.

No se pode deixar de destacar que com base na literatura pesquisada, a funo da


atividade de compras constituda como uma principal funo de gastos financeiros

67

numa instituio e deve ser administrada de maneira eficiente com profissionais


capacitados e principalmente com base no uso de sistemas integrados de gesto
que permitem uma comunicao mais eficaz entre os usurios e a devida
constatao e planejamento das compras.

A falta de atendimento das necessidades dos usurios em uma instituio de ensino,


principalmente s relacionadas materiais, insumos e equipamentos para a
realizao das atividades um grave problema que merece ser revisto com urgncia
pela Ufop, j que a finalidade da instituio o ensino, a pesquisa e a extenso.

Apesar de algumas limitaes durante a elaborao deste estudo, acredita-se que


foi de grande importncia a pesquisa feita. Primeiramente, por abrir um leque de
novas perspectivas de futuros estudos dentro do tema proposto, pois, so escassos
estudos realizados, at sobre as intervenes internas.

Como contribuio deste estudo, abrem-se aos interessados reflexes que podem
encadear novas pesquisas que podero contribuir com as gestes administrativas
nas organizaes pblicas.

possvel apresentar aqui temas relacionados ao deste trabalho e que possam ser
alvo de novas pesquisas: Estudo sobre as polticas de gesto em suprimento e
ressuprimento nas organizaes pblicas de ensino superior. Estudo sobre sistemas
informatizados e gesto de estoques nas organizaes pblica de ensino superior.
Estudo sobre aplicao da tecnologia de informao na gesto de armazenamento e
estoque, planejamento, compras e almoxarifado.

68

REFERNCIAS

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72

APNDICES

73

APNDICE A Roteiro de entrevista


Dados do entrevistado:
Cargo que ocupa:
Tempo que ocupa o cargo
Grau de instruo:
OBJETIVOS ESPECFICOS

Descrever a gesto de compras


e estoques da instituio
pesquisada.

ENTREVISTA COM O GESTOR


COORDENADOR DE SUPRIMENTOS

ITEM 1

Caracterizar a relao entre


a atividade fim da Instituio
pesquisada, e a gesto de
compras e estoques nos
resultados de uma
Instituio de Ensino
Superior Federal, na
percepo de gestores e
Usurios desse servio;

PERGUNTAS
1. Como atualmente est estruturado o setor de
compras e armazenagem da UFOP? (cargos e
funes).
2. Como realizado o processo geral de compras ?
3. A licitao utilizada em todas as compras quais
modalidades so utilizadas?
4. Que tipo de tecnologia (software) utilizado para
a gesto do setor?
5. Como feita a armazenagem dos materiais e
suprimentos?
6. Quais os procedimentos internos para o
requerimento de materiais e suprimentos por parte
dos usurios?
7. Como feita a entrega desses materiais?
8. Qual o tipo de controle existente para a realizao
de inventrios?

Que tipo de material / insumo / suprimento os


setores em geral utilizam que dependem
diretamente do setor de compras e estoques da
UFOP?

Na sua viso, o processo de compras,


armazenagem e estoque atende s
necessidades dos usurios? E da instituio?

A seu ver, h algo que possa ser aprimorado


para que a gesto de compras, armazenagem e
estoque atenda demanda da instituio?

Seu setor j enfrentou algum problema na


execuo de suas atividades devido ao no
atendimento adequado por parte da gesto de
compras e estoques? Se sim, descreva essa
situao.

A seu ver, a instituio, como um todo, j


enfrentou algum problema na execuo de suas
atividades devido ao no atendimento adequado
por parte da gesto de compras e estoques? Se
sim, descreva essa situao.

Como usurio, como avalia o atendimento do setor


em termos de insumos armazenados e o fluxo
dirio de necessidades da instituio?

ENTREVISTA COM USURIOS 1

ITEM 2

Descrever e analisar a
percepo dos gestores e
usurios do servio de gesto
de compras e estoques sobre a
sua influncia nos resultados
da IFES pesquisada.
ENTREVISTA
COM OS USURIOS 2
ITEM 3

74

APNDICE B - CARGOS E FUNES COORD. SUPRIMENTOS


Caracterizao das funes e cargos no setor de compras da UFOP
CARGO FORMAL

FUNO

ATIVIDADES

Pr-reitor de
Oramento e
Finanas

Cargo de Direo de
livre nomeao e
escolha do Reitor

o responsvel pela gerncia da Coordenadoria de


Suprimentos e de Contabilidade e Finanas.
subordinado hierarquicamente ao Reitor, dirigente
mximo da instituio. A ele esto afetas as atividades de
compras, o oramento, a contabilidade e as finanas da
UFOP.

Secretria
Executiva

Coordenao

responsvel pela administrao, direo, coordenao


e operacionalizao da Coordenadoria de Suprimentos.

Secretria
Executiva

Chefe da rea de
Controle, Contratos
e Importao

Dar apoio Comisso de Licitao; elaborar termo de


contrato;
controlar
prazos
de
entrega
de
materiais/servios; administrar processos de Dispensa de
Licitao; acompanhar os procedimentos de desembarao
alfandegrio,
junto
ao
despachante
aduaneiro
credenciado.

Chefe da Diviso de
Compras

Dar apoio comisso de licitao; auxiliar na pesquisa de


preos no mercado fornecedor; controlar prazos de
entrega de materiais/servios; administrar processos de
Dispensa de Licitao, etc.

Secretria
Executiva

Contador

Administrador

Assistente em
Administrao

Assistente em
Administrao

Chefe do Servio de
Cadastro de
Fornecedores

Secretrio da
Comisso
Permanente de
Licitao

Coordenador
Adjunto

Secretria da
Coordenadoria de
Suprimentos

Prestar apoio Comisso de Licitao; administrar o


sistema de cadastramento/atualizao de fornecedores;
acompanhar a execuo dos contratos terceirizados e
conferir os documentos fiscais; controlar saldos de
empenhos estimativos, etc.
Dar apoio administrativo Comisso Permanente de
licitao, secretariando e elaborando os editais das vrias
modalidades de licitao; assessorar o presidente da
comisso nas aberturas das sesses; digitar as atas das
reunies; redigir pareceres, despachos e diligncias;
encaminhar e acompanhar o andamento dos processos,
quando em emisso de notas tcnicas, junto
Procuradoria Jurdica da UFOP; acompanhar publicaes
junto Imprensa Oficial; atender e orientar usurios e
fornecedores, quando solicitado.
Prestar apoio Comisso de Licitao no tocante
efetivao das compras; auxiliar na operacionalizao
do prego eletrnico e/ou presencial; proceder ao
lanamento das licitaes no SIASG; processar e
controlar os pedidos de aquisio de equipamentos,
bens de consumo, obras e servios, atravs da
Dispensa de Licitao e cotao eletrnica; Pesquisar
os custos estimativos de todos os pedidos de
aquisio de materiais solicitados para compra;
providenciar eventuais troca de mercadorias, quando
em desacordo com a qualidade e quantidade
contratadas; atender a fornecedores e usurios,
atuando dentro de suas responsabilidades
Dar suporte administrativo Coordenadoria de Suprimentos;
secretariar e controlar a recepo e emisso de documentos;
receber, atender e encaminhar as partes interessadas,
pessoalmente ou por telefone, dando-lhe o devido
encaminhamento; dar manuteno aos arquivos; preparar e
redigir correspondncias; controlar a freqncia dos servidores
lotados no setor, bem como os pedidos de frias. Executar
outras atividades afetas a sua competncia, sempre que
solicitada.

75

Assistente em
Administrao

Chefe da Seo de
Controle e Inspeo

Torneiro Mecnico

Chefe do Servio de
Licitao

Auxiliar
Administrativo

Chefe de Cobrana
de materiais

Almoxarife

Almoxarife

Chefe da Diviso de
Almoxarifado

Chefe da Seo de
Recebimento de
Bens durveis

Almoxarife

Chefe da Seo de
Expedio

Almoxarife

Almoxarife

Servente de
Limpeza

Fonte: UFOP (2012)

Servente de Limpeza

Proceder ao lanamento das entradas de materiais no


sistema; liberar notas fiscais aps o recebimento das
mercadorias; conciliar entradas e sadas de materiais,
atravs do fechamento mensal; organizar e dar
manuteno aos documentos em arquivo; zelar pela
limpeza e higiene do local de trabalho
Dar apoio tcnico e administrativo Comisso de
licitao; operacionalizar o prego eletrnico e/ou
presencial; elaborar minuta de editais de licitao; fazer
lanamento de licitaes no SIASG; analisar quadros
comparativos de propostas de licitao; solicitar pareceres
tcnicos; receber e analisar recursos administrativos
interpostos contra decises da Comisso de Licitao;
analisar documentao de fornecedores; acompanhar
publicaes junto Imprensa Oficial; realizar outras
atividades inerentes e compatveis a rea de compras e
de licitao.
Acompanhar a entrega dos materiais pelos fornecedores,
dentro do prazo previsto; encaminhar empenho aos
fornecedores; liberar nota fiscal para pagamento; executar
carga e descarga de materiais; executar outras atividades
burocrticas, sempre que solicitado.
Receber e inspecionar o material, realizando o respectivo
lanamento no sistema; liberar notas fiscais; gerar o
fechamento mensal do almoxarifado; atender s
requisies dos usurios, atravs de entrega local ou no
balco; controlar os estoques e ressuprimento; processar
a estocagem e o armazenamento, empregando as
tcnicas convenientes e adequadas; fiscalizar e coordenar
as tarefas de seus subordinados.
Receber, inspecionar e liberar materiais bibliogrficos e
mobilirios, em geral. Liberar notas fiscais, cadastrar e dar
baixa de itens no sistema de materiais; entregar materiais
nos setores requisitantes e/ou no balco de atendimento.
Realizar o registro de entradas e sadas de mercadorias
no sistema de materiais; liberar notas fiscais; proceder
conciliao de entradas e sadas, gerando o fechamento
mensal; atender aos usurios, no balco ou fazendo
entrega de material nos setores requisitantes.
Realizar o registro de entradas e sadas de mercadorias
no sistema de materiais; liberar notas fiscais; proceder
conciliao de entradas e sadas, gerando o fechamento
mensal; atender aos usurios, no balco ou fazendo
entrega de material nos setores requisitantes
Manter a higienizao e limpeza das dependncias do
almoxarifado; auxiliar na entrega de materiais nos setores
requisitantes; auxiliar na organizao, armazenamento e
estocagem dos materiais; realizar outras tarefas
solicitadas.