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Este seminario est pensado para mostrar a los alumnos los diferentes tipos de
gestores de proyectos y el funcionamiento esencial de este tipo de software.
Objetivos de la Cpsula
Qu es un proyecto?
http://ca.wikipedia.org/wiki/Gesti_de_proyectos
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Una vez iniciado el proyecto, la principal tarea del jefe de proyecto es evaluar y
gestionar el progreso del mismo. Un director o jefe de proyecto eficaz es aquel que
examina todas y cada una de las tareas y subtareas realizadas hasta el momento,
el progreso realizado en el tiempo previsto, el solapamiento de tareas y cmo
encajan entre ellas, qu modificaciones se deben efectuar y cmo deben
realizarse, los problemas que pueden ir surgiendo, el control del presupuesto y la
motivacin del equipo.
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con qu frecuencia
http://www.iusc.es/recursos/gesproy/index.html
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Caractersticas
Relacionarse con sus superiores, los miembros del equipo del proyecto,
personal de administracin y de apoyo, con los clientes, otros jefes de
proyecto y empleados de la empresa.
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Tomar decisiones e iniciativas del tipo: solicitar a los miembros del equipo
que trabajen ms horas, reasignar responsabilidades y tareas, resolver
problemas de actitudes que afecten al equipo.
proyectos
anteriores
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No improvisar:
improvisar la improvisacin slo es vlida en tareas muy cortas y en
proyectos que se realicen en solitario. En proyectos a medio o largo plazo y
dnde est implicado un equipo con un presupuesto y unos plazos de inicio
y terminacin, la improvisacin siempre significar un problema. La
responsabilidad de un jefe de proyecto significa elaborar un plan de
proyecto eficaz y emplearlo como un documento vivo y activo.
No precipitarse:
precipitarse organizarse con tiempo significar hacer un buen trabajo.
Cuidar el inicio de un proyecto y reflexionar sobre la estructura de tareas
ms adecuada, nos da muchas posibilidades de que todo salga bien.
Ser objetivos.
objetivos No podemos "inventar" o "imaginar" lo que quieren los
clientes, es l el que debe indicarnos qu necesita y cmo y nuestra
obligacin, como jefes de proyecto, es averiguar la situacin real, de la cual
depender la consecucin positiva del proyecto y la administracin de los
recursos necesarios para ello. Para conocer la realidad del proyecto
necesitamos identificar a todos los participantes en el proyecto, las metas
de cada uno de ellos para completarlo felizmente y los puntos fuertes y
dbiles del plan de proyecto y de su equipo (factores crticos de xito)
La flexibilidad es fundamental.
fundamental Un jefe de proyecto eficaz debe mantener
un control exhaustivo del plan detallado del proyecto, intercambiando
informacin, respondiendo adecuadamente y evitando la rigidez de una
burocracia a veces asfixiante.
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Podemos dividir los gestores de proyectos en dos grandes grupos: los de tipo
desktop y las herramientas workgroup. El software desktop o de escritorio es
aquel que se instala en un ordenador y nicamente se puede usar en aquel
ordenador donde se haya instalado previamente.
Gestores de proyectos
proyectos 2.0
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Project
Project HQ (http://qdpm.net/) es una aplicacin open source que permite
gestionar proyectos de manera colaborativa, sus principales funciones son:
gestin de puntos de referencia (hitos o milestones del proyecto), tareas, listas de
tareas, sistema de seguimiento...
Los gestores de proyectos 2.0 estn pensados para dar respuesta a las
metodologas giles de desarrollo de software. Este tipo de metodologas de
programacin (existen diversas: Programacin Extrema, SCRUM...) estn
concebidas para poder integrar nuevos requisitos del producto a lo largo del
proceso de desarrollo. Se prima la flexibilidad y la comunicacin ante la
estructuracin, rigidez y burocratizacin de las metodologas de programacin
ms clsicas. El objetivo es ser capaces de entregarle al cliente una beta que
funcione para que el usuario pueda probarla y se introduzcan los cambios
necesarios. Cada requisito del producto que se implementa es testado por el
cliente para su mejora o aprobacin definitiva.
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PM C IT PPM RM DM
GanttProject
RM
KPlato
PM
RM
OpenProj
PM
RM
Open Workbench
PM
RM
PM C IT PPM RM DM
Bugzilla
dotProject
IT
PM
IT
DM
eGroupWare
PM C IT PPM RM DM
Project.net
PM C IT PPM RM DM
Redmine
PM C IT
Trac
PM C IT
PM C IT PPM RM DM
PM C IT PPM RM
PM
PPM RM
Microsoft Project
PM
RM
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Microsoft)
http://www.totvs.com/construcao-e-projetos
Primavera Project Planner
PM C IT PPM RM DM
PM C IT PPM RM DM
@task
PM C IT PPM RM DM
Basecamp
PM C
Clarity
PM C IT PPM RM DM
Daptiv
PM C IT PPM RM DM
JIRA
Microsoft Office Project Server
PM C IT
PM C IT PPM RM DM
Mingle
PM C IT
OpenAir
PM C IT PPM RM DM
PM C IT PPM RM DM
ProactiveOffice
PM C
PPM RM DM
Project Insight
PM C IT PPM RM DM
TargetProcess
PM C IT PPM RM
Leyenda:
PM:
PM Getin de proyectos; C: Software Colaborativo; IT:
IT Sistema de seguimiento de
temas; PPM:
PPM Gestin de la cartera de proyectos; RM:
RM Gestin de recursos; DM:
Gestin de documentos.
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PM C IT PPM RM DM
GanttProject
RM
KPlato
PM
RM
OpenProj
PM
RM
Open Workbench
PM
RM
PM C IT PPM RM DM
Bugzilla
dotProject
IT
PM
IT
DM
eGroupWare
PM C IT PPM RM DM
Project.net
PM C IT PPM RM DM
Redmine
PM C IT
Trac
PM C IT
Aplicaciones propietarias
propietarias de escritorio
Artemis
PM C IT PPM RM DM
PM C IT PPM RM
PM
PPM RM
Microsoft Project
PM
RM
PM C IT PPM RM DM
PM C IT PPM RM DM
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@task
Basecamp
PM C IT PPM RM DM
PM C
Clarity
PM C IT PPM RM DM
Daptiv
PM C IT PPM RM DM
JIRA
Microsoft Office Project Server
PM C IT
PM C IT PPM RM DM
Mingle
PM C IT
OpenAir
PM C IT PPM RM DM
PM C IT PPM RM DM
ProactiveOffice
PM C
PPM RM DM
Project Insight
PM C IT PPM RM DM
TargetProcess
PM C IT PPM RM
Leyenda:
PM:
PM Getin de proyectos; C: Software Colaborativo; IT:
IT Sistema de seguimento de
temas; PPM:
PPM Gestin de la cartera de proyectos; RM:
RM Gestin de recursos; DM:
Gestin de documentos.
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Fecha de inicio
Fecha de finalizacin
Horario de trabajo
Actividad:
El proyecto que vamos a planificar es la creacin de un website corporativo
pequeo con un gestor de contenidos para los apartados de noticias y productos.
La fecha de inicio de todos los proyectos es por defecto la del da que se crea el
proyecto, si la fecha debe ser otra se debe cambiar. La duracin del proyecto ser
de dos meses, y deberemos tener en cuenta si durante este periodo de tiempo hay
algn da festivo.
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Las fases, las tareas y las subtareas se generan todas con la herramienta
de Crear tareas, y la manera de indicar la jerarqua entre ellas es
mediante el sangrado que se realiza con las flechas que se encuentran en las
pestaas de vistas y que permiten organizar las tareas.
La cadena que hay a su lado permite vincular unas
tareas con otras.
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Una vez introducidas las tareas debemos pensar si alguna de ellas se debe dividir
en tareas ms elementales. Cuidado con hacer una subdivisin excesiva del
trabajo que pueda angustiar las personas implicadas en el proyecto.
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4. A parte de las tareas existen otros elementos que debemos tener en cuenta a la
hora de planificar un proyecto: las fechas clave o hitos que se usan como puntos
de control y los entregables
entregables.
entregables Un hito es una actividad de duracin nula.
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Documentalista
Diseador
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Programador
Maquetador
Para introducir estos perfiles laborales o las funciones, como las llama el
GanttProject, hay que acudir al Men Editar > Configuracin. Aqu podemos
cambiar el idioma del programa, introducir los perfiles profesionales que nos
interesen as como configurar los parmetros de visualizacin de nuestros
proyectos.
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Para hacerlo nos debemos colocar sobre la zona donde se dibuja el diagrama de
Gantt, botn derecho > Propiedades del grfico. Entonces accederemos al cuadro
de dilogo siguiente que nos permitir escoger qu campos queremos visualizar
alrededor de las barras del diagrama.
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Una vez diseado el plan de trabajo, se debe hacer accesible a todas las personas
involucradas en el proyecto. Para conseguir este objetivo se deber exportar el
plan de trabajo del proyecto que tenemos en el GanttProject em algn otro tipo de
formato que todo el equipo pueda leer o imprimirse. En este punto el GanttProject
es un programa muy flexible, pues permite exportar en diferentes tipos de
formatos: pdf, jpg, html, texto csv...
Para hacer esta tarea de seguimiento lo que hay que hacer es consultar el
calendario del proyecto marcado y la evolucin real del mismo y vigilar que no se
produzca un desfase en alguna tarea determinada o en ms de una. Y en el caso
de que se produzca alguna desviacin de la planificacin hecha, tomar medidas al
respeto para corregirla.
El GanttProject nos ayuda en esta tarea al marcar con una raya roja vertical el da
en que nos encontramos, y con una lnea negra horizontal el progreso realizado
dentro cada una de las tareas planificadas.
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Una vez conseguidos los objetivos del proyecto, este se debe cerrar. El cierre de un
proyecto significa revisar cmo ha ido el proyecto y si se han producido
desviaciones entre su ejecucin real y aquello planificado de buen comienzo. De
esta comparativa es de donde hemos de extraer el conocimiento y la experiencia
para mejorar como jefes de proyectos.
6. El entorno de trabajo en los gestores de trabajo en grupo.
PHProjekt
Gestin de bookmarks.
Administracin.
Bsquedas de texto.
Acceso WAP y PDA.
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Nota sirve para hacer anotaciones. Tiene un editor HTML que est bastante
bien.
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Cada una de las pestaas tiene su propio submen, que suele estar compuesto
por las siguientes opciones:
Datos bsicos.
Rol: sirve para definir los mdulos que los diferentes tipos de usuarios pueden
visualizar. Los tipos de rol se definen desde la opcin Administracin > Rol del
men superior.
Por otra parte tambin encontramos en la parte superior izquierda del rea de
contenidos el botn para aadir un nuevo tem y la posibilidad de exportar en
formato csv los datos que estamos viendo en pantalla. En el caso del ejemplo
tambin se pueden filtrar los elementos de la tabla mediante tipo de campos.
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Para generar subtareas stas deben ser creadas desde la pestaa proyecto e
indicar al programa que son hijas de otra tarea o proyecto. En el listado que se
puede ver en la imagen superior no se dibujan jerarquas, stas se pueden
visualizar nicamente en el rbol de contenidos del men izquierdo de la interfaz
o en el diagrama Gantt.
ara asignar los recursos, hay que usar la pestaa accesos, y aqu darle acceso al
miembro del equipo que se encargar de llevar a trmino la tarea. Tambin
podis dar acceso a otros integrantes del grupo de trabajo o al cliente.
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DotProject
Empresas
Proyectos
Foros
Archivos
Calendarios
Contactos
Tickets (helpdesk)
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La Vista Compaas
proveedores
te
permite
definir
diferentes
empresas,
clientes,
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Cuando aadimos una nueva tarea a un determinado proyecto fijaros que los
parmetros para definirla cambian muy poco de los existentes en el GanttProject.
La base siempre es la misma: crear un proyecto, las tareas del proyecto y
definirlas (cuando se har, quin la har).
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PhpCollab
En el caso del PhpCollab nos encontramos una interfaz limpia y la posibilidad que
nos ofrece el programa de hacer visible para los clientes aquellos elementos que
nosotros elijamos previamente. Las caractersticas ms destacadas son:
repositorio de documentos
diagramas Gantt
calendario
notas
bookmarks
discusiones
noticias
La pantalla de inicio que los miembros del equipo ven sirve para organizar y
gestionar el trabajo diario de cada persona siempre y cuando est relacionada con
un determinado proyecto dado de alta en el gestor. En esta pantalla de inicio
aparecen los proyectos que tenemos asignados, las tareas que debemos hacer,
las discusiones que hay abiertas, las notas que pueda haberme puesto para
recordatorio...
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manera similar a como lo hemos hecho con el GanttProject. Pensad que la parte
que hace referencia al proyecto es la misma, lo que pasa es que aqu tenemos
ms funcionalidades para trabajar con el resto de compaeros y comunicarnos
dudas, incidencias y la nueva informacin que se pueda ir generando a lo largo del
proyecto
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Si el sitio del proyecto no est creado el cliente no puede verlo y, por lo tanto, no
nos puede reportar las incidencias o correcciones a lo que se est haciendo, como
se puede ver en la imagen adjunta.
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Las ventajas del PhpCollab frente al DotProject son su interfaz fcil de utilizar, el
hecho que puedes disponer de una extranet porque los clientes puedan hacer un
seguimiento de su proyecto y donde slo se muestra aquello que se quiere
mostrar.
Link: http://basecamphq.com/
Se puede probar con 1 proyecto y una cantidad ilimitada de usuarios sin la
posibilidad de compartir ficheros:
http://basecamphq.com/signup
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Link: http://www.activecollab.com/
Se puede probar con todas sus funcionalidades durante 7 das.
qdPM:
qdPM http://qdpm.net/
Existe una demo para probar este gestor de proyectos 2.0 de software libre:
http://qdpm.net/?page_id=250
QdPM es una aplicacin de software libre que permite gestionar proyectos de
manera colaborativa. Est especialmente indicada para equipos pequeos. Este
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7. Guia de recursos
Gantt Project:
Project http://ganttproject.sourceforge.net
Un gestor de proyectos muy usable y con las funcionalidades bsicas. Este
programa se instala en el ordenador y est pensado para que una persona disee
el plan de trabajo y haga el seguimiento del mismo. No est pensado para que los
miembros del grupo se conecten y apunten sus horas y cmo evoluciona su
trabajo.
DotProject:
DotProject www.dotproject.net
Este gestor de software libre es muy completo, est traducido a bastantes idiomas
y posibilita trabajar de manera colaborativa a travs de Internet. Este programa s
que est pensado para que los miembros del grupo se conecten y apunten las
horas trabajadas, el tanto por ciento del trabajo realizado, el tipo de tarea hecha,
las incidencias, etc.
PHProjeckt: www.phprojekt.com
Un gestor de proyectos de software libre para trabajar de manera colaborativa a
travs de Internet. Es uno de los gestores de proyectos workgroup ms utilizados y
dispone de muchas funcionalidades de planificacin y seguimiento de los
proyectos por parte del jefe de proyectos y de los miembros del equipo.
PhpCollab:
PhpCollab www.php-collab.com/blog
Un gestor workgroup de software libre con bastantes funcionalidades y una
interfaz muy usable. Permite configurar de manera rpida una extranet para que
los clientes puedan seguir su proyecto y reportar incidencias y dudas.
EgroupWare:
EgroupWare www.egroupware.org
Suite de programas libres para la empresa que estn listos para el trabajo en
grupo en su red corporativa. Los mdulos disponibles permiten: correo electrnico,
libreta de direcciones, calendario, INFOLOG (notas, tareas por realizar, llamadas
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qdPM:
qdPM http://qdpm.net/
Aplicacin de software libre que permite gestionar proyectos de manera
colaborativa. Este gestor pertenece a los llamados gestores 2.0 por su usabilidad y
la manera como estn integradas las herramientas de comunicacin: tickets,
reports, foros, notas...
Sourceforge
Para estar al da de los nuevos proyectos de software libre en este mbito y en
muchos otros visitad el web de sourceforge.net: http://sourceforge.net/
En este sitio web encontraris una extensa lista de los proyectos existentes en
software libre as como una pequea descripcin de los mismos, la posibilidad de
ampliar informacin y de descargar el ejecutable. Buscar este tipo de programas
de gestin en la categora Project Management.
Alternativas libres
Directorio de software libre donde las alternativas libres a los programas
propietarios son muy fciles de encontrar y estn valoradas y explicadas con una
pequea ficha. Link: http://www.freealts.com/
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