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Tcnicas y herramientas web para la


gestin de projectos

Tcnicas y herramientas web para la


gestin de projectos
NDICE DE CONTENIDOS

1. Introduccin a la gestin de proyectos ................................................................


....................................................................
.................................... 3
Qu es un proyecto? .............................................................................................. 4
2. Fases en la gestin de proyectos: planificacin, seguimiento y control, y
comunicacin.................................................................
................................................................................................
.............................................................................
............................................. 5
Anlisis y planificacin del proyecto ....................................................................... 6
Seguimiento y control del proyecto ......................................................................... 7
Comunicacin del proyecto ..................................................................................... 8
3. La figura del jefe de proyectos ................................................................
.............................................................................
............................................. 10
Caractersticas ...................................................................................................... 10
Gua para los jefes de proyecto ............................................................................ 12
4. Tipos de gestores de proyectos ................................................................
............................................................................
............................................ 13
Software desktop vs workgroup ........................................................................... 13
Gestores de proyectos 2.0 .................................................................................... 14
Criterios para elegir un determinado programa .................................................. 18
5. Pasos para la planificacin de un proyecto con un gestor de proyectos desktop . 21
Cmo se planifica con un gestor de proyectos .................................................... 21
Cmo realizar el seguimiento de un proyecto...................................................... 32
6. El entorno de trabajo en los gestores de trabajo en grupo. ..................................
.................................. 33
PHProjekt .............................................................................................................. 33
DotProject ............................................................................................................. 38
PhpCollab .............................................................................................................. 42
Visita guiada a un gestor de proyectos 2.0: qdPM ............................................... 47
7. Guia de recursos ................................................................
................................................................................................
..................................................................
.................................. 51

La gestin de proyectos es una actividad fundamental dentro el mundo laboral


actual. Saber gestionar y administrar los recursos destinados a la materializacin
de un proyecto o idea es vital para que el resultado sea satisfactorio. En la
actualidad existe software gratuito que nos puede facilitar la planificacin, el
seguimiento y el control en la gestin de un proyecto.

Este seminario est pensado para mostrar a los alumnos los diferentes tipos de
gestores de proyectos y el funcionamiento esencial de este tipo de software.

Objetivos de la Cpsula


Dar a conocer diferentes tipos de software especfico para ayudar a la gestin


de un proyecto.

Mostrar las dos grandes tipologas de este software (workgroup y desktop)


para que el usuario sea capaz de discernir aquella que ms conviene a su
equipo de trabajo.

Practicar con un programa desktop y otro workgroup para conocer el entorno


de trabajo de este tipo de software y aprender a manejarlo.

Conocer los pasos necesarios para planificar un proyecto.

Aprender los conceptos bsicos sobre gestin de proyectos.

Qu es un proyecto?

Un proyecto es una idea que se quiere materializar y, para conseguirlo, se


establece un proceso que necesita recursos humanos, temporales y materiales.
Para poder aplicar una metodologa de gestin de proyectos, el proyecto debe
poderse dividir en tareas que no sean repetitivas, que estn relacionadas entre
ellas, que tengan una duracin determinada y que necesitan de recursos para su
materializacin.

La gestin de un proyecto implica negociar la dimensin, la calidad, el tiempo de


desarrollo y el coste del proyecto para que todas las partes involucradas estn
conformes.

La Wikipedia1 define la gestin de proyectos como la disciplina de la


organizacin y la gestin de recursos de forma que el proyecto sea llevado a cabo
dentro de las restricciones de alcance, calidad, tiempo y coste. Un proyecto es un
esfuerzo temporal y de un solo golpe asumido para crear un producto o servicio
nico, que trae cambios beneficiosos o valor aadido.
El primer reto de la gestin de proyectos es estar seguro de que un proyecto ser
entregado dentro de las restricciones definidas. El segundo reto, ms ambiguo, es
la ubicacin e integracin ptima de los recursos necesarios (dinero, personas,
materiales, energa, espacio, suministros, comunicacin, etc.) para lograr los
objetivos predefinidos.
Los proyectos necesitan ser realizados y entregados bajo ciertas restricciones.
Tradicionalmente, estas restricciones han sido el alcance, el tiempo, y el coste.
Estas son conocidas tambin como El tringulo de la gestin de proyectos,
proyectos donde
cada lado representa una restriccin. Un lado del tringulo no puede ser cambiado
sin afectar a los otros.

http://ca.wikipedia.org/wiki/Gesti_de_proyectos
4

La restriccin del alcance hace referencia a qu debe hacerse para producir el


resultado final del proyecto.


La restriccin del tiempo hace referencia a la cantidad de tiempo


disponible para completar un proyecto.

La restriccin del coste hace referencia a la cantidad presupuestada


disponible para el proyecto.

Estas tres restricciones compiten a menudo entre ellas:




El aumento del alcance generalmente implica el aumento del tiempo y el


aumento del coste.

La reduccin del tiempo puede implicar el aumento del coste y la reduccin


del alcance.

La reduccin del presupuesto puede implicar el aumento del tiempo y la


reduccin del alcance.

La disciplina de la gestin de proyectos trata sobre el las herramientas y tcnicas


que posibilitan que el equipo del proyecto organice su trabajo para adecuarse a
estas restricciones.

2. Fases en la gestin de proyectos: planificacin, seguimiento y control, y


comunicacin.
comunicacin.

Los proyectos se dividen en las siguientes fases:




Anlisis y planificacin del proyecto

Seguimiento y control del proyecto

Comunicacin del proyecto

Las fases de planificacin y control se producen en etapas diferentes de la vida del


proyecto, a diferencia de la comunicacin, que se un elemento imprescindible
durante toda la vida del proyecto.

Anlisis y planificacin del proyecto

Para gestionar un proyecto de forma eficaz y eficiente necesitamos planificarlo


correctamente. La planificacin detallar los objetivos y/o resultados del proyecto,
el modo de conseguirlo y los recursos humanos y materiales que necesitamos
para ello. Toda esta informacin la plasmaremos en el plan de trabajo,
trabajo un
documento bsico para el desarrollo y ejecucin del proyecto. Este documento es
fundamental
para apoyar al jefe del proyecto y su equipo durante la ejecucin del proyecto.

Una vez aprobada la propuesta, el plan previo se detallar mucho ms e incluir


las tareas asignadas a los diversos miembros que componen el equipo de trabajo
y la identificacin de hitos. El documento de la planificacin (plan de trabajo) debe
de estar al alcance de cualquier persona implicada en el proyecto y no slo del
jefe, de modo que si se produce alguna modificacin, actualizacin o cambio se
puedan tomar las medidas pertinentes y todos los componentes del equipo estn
enterados.

Tras la planificacin detallada de un proyecto y su revisin, pasamos a la


ejecucin o puesta en marcha del proyecto.
proyecto El plan de trabajo se consultar para
seguir la secuencia de tareas y para asignar las mismas a los distintos miembros
del equipo de trabajo.

Diseo del plan de trabajo


Una vez tomada la decisin de poner en marcha el proyecto (con una autorizacin
formal por parte del cliente), los pasos a seguir son:

Diseo de un plan de trabajo

Distribucin del trabajo

Presentacin del calendario y planificacin para la aprobacin formal

Inicio de la ejecucin o desarrollo del plan de trabajo

Las actividades bsicas implicadas en la planificacin de un proyecto son las


siguientes:

Identificar las tareas o subtareas asociadas: prioridad mxima a la hora de


lograr los objetivos deseados.

Representarlo todo mediante un diagrama para poder determinar la


secuencia de tareas ms eficaz.

Estimar el grado de esfuerzo requerido en das y la duracin de cada tarea


y subtarea.

Identificar recursos de apoyo y disponibilidad (tiempo, cmo y cundo).

Establecer un presupuesto para todo el proyecto, para las fases de que


conste y para las tareas ms especficas.

Especificar los hitos u objetivos parciales (fechas de finalizacin de las


tareas).

Elaborar una lista de los "entregables", algunos de los cuales coincidirn


con los hitos.

Si formamos parte de una empresa: obtener el visto bueno de nuestros


superiores al plan.

Seguimiento y control del proyecto

Una vez iniciado el proyecto, la principal tarea del jefe de proyecto es evaluar y
gestionar el progreso del mismo. Un director o jefe de proyecto eficaz es aquel que
examina todas y cada una de las tareas y subtareas realizadas hasta el momento,
el progreso realizado en el tiempo previsto, el solapamiento de tareas y cmo
encajan entre ellas, qu modificaciones se deben efectuar y cmo deben
realizarse, los problemas que pueden ir surgiendo, el control del presupuesto y la
motivacin del equipo.
7

Veamos en una lista ms detallada una serie de responsabilidades:


responsabilidades

Anotar o registrar cualquier variacin respecto al desarrollo y planificacin


de un proyecto.

Modificar la descripcin de las tareas segn las necesidades y a medida


que progrese el proyecto. Cuando el proyecto se desva, hay que corregir de
inmediato cualquier tarea mantenindose dentro de los lmites de tiempo y
presupuesto.

Acompaar a los miembros del equipo, trabajar con ellos, construir un


ambiente de equipo, ofreciendo crticas y alabanzas, escuchndoles y
dotndoles de responsabilidad.

Controlar el mbito del proyecto, asegurarse de que se emplean los


recursos necesarios.

Asegurarse de que se superan eficazmente los obstculos.

Mantener buenas relaciones con nuestros superiores y el cliente,


mantenindoles informados, evitndoles las sorpresas y estar pendiente a
sus reacciones.

Comunicacin del proyecto


La comunicacin es un proceso esencial de la gestin de proyectos, del principio
hasta el final del mismo. Hay que determinar:


a quin se comunica qu informacin

de qu manera se le comunica la informacin

con qu frecuencia

con qu grado de detalle

El objetivo es mantener informados a todas las personas implicadas de la


evolucin del proyecto, as como intercambiar informacin y opiniones sobre su
evolucin. La comunicacin formal se realiza mediante informes y reuniones, y la
informal mediante conversaciones, mails, etc.
8

El contenido de los informes depender del destinatario del informe: la direccin,


el responsable del proyecto, el equipo, el cliente2.

Los informes para la direccin contienen la siguiente informacin:




Productos y resultados principales obtenidos en el curso del proyecto

Puntos de control definidos

Recursos necesarios para una correcta ejecucin del proyecto

Coste del proyecto

Los informes para el responsable del proyecto contienen la siguiente informacin:




Organizacin del trabajo

Flujo de trabajo e informacin

Fecha de inicio de cada actividad

Recursos implicados en cada actividad del proyecto

Los informes para el equipo contienen la siguiente informacin:




Actividades asignadas a cada recurso

Fecha en que cada recurso debe empezar a trabajar en cada actividad

Impacto que tiene el trabajo de cada recurso en el proyecto en general

Los informes para el cliente contienen la siguiente informacin:




Situacin real del proyecto

Desviaciones respecto a la planificacin o el coste previstos

Informacin procedente del Centro de Estudios Superiores (IUSC) sobre Gestin


de proyectos desarrollada por ADA Consultores:

http://www.iusc.es/recursos/gesproy/index.html
9

3. La figura del jefe de proyectos

Caractersticas

Un jefe de proyecto es un elemento activo, incentivador y motivador. Su


responsabilidad pasa por la planificacin de las acciones a seguir, anticipando los
obstculos, ajustando el desarrollo del proyecto y realizando un seguimiento
continuo de la distribucin de los recursos humanos, tecnolgicos y econmicos. A
medida que el proyecto avance, el jefe de proyecto deber prestar atencin a la
formacin, motivacin, cohesin e informacin proporcionada a los componentes
del equipo de trabajo.
Adems del seguimiento del proyecto y de las responsabilidades comentadas en
el prrafo anterior, el jefe de proyecto ser el contacto con el cliente y sus
interlocutores (los proveedores, los equipos subcontratados, la direccin de su
empresa si no se trata de un profesional autnomo y personal interno para
colaboraciones administrativas o de otra ndole aunque sea puntualmente).
Un jefe de proyecto tiene que tener la capacidad de adaptarse a los cambios
constantes en la vida de un proyecto, a veces estos cambios no se habrn tenido
en cuenta ni tan siquiera como imprevistos. Tendr pues que improvisar, reajustar
y superar situaciones no previstas al inicio del proyecto.
Las responsabilidades de un jefe de proyecto son:


Disear el plan de proyecto, presentarlo y defenderlo ante terceros (sus


superiores cuando los tiene, el equipo y el cliente).

Relacionarse con sus superiores, los miembros del equipo del proyecto,
personal de administracin y de apoyo, con los clientes, otros jefes de
proyecto y empleados de la empresa.

Distribuir, coordinar y gestionar los recursos disponibles para la realizacin


y el desarrollo correcto del proyecto.

Iniciar e impulsar la puesta en marcha del proyecto.

Supervisar diariamente el progreso del proyecto, revisar los objetivos


intermedios, realizar ajustes sobre la marcha, revisar los presupuestos y
evaluar los recursos necesarios para el proyecto.

10

Supervisar y dirigir a los miembros del equipo, delegar tareas y revisar la


ejecucin de las mismas.

Proporcionar apoyo y respuestas a los miembros del equipo y otros


empleados (administracin, etc.)

Identificar nuevas oportunidades, problemas y realizar los ajustes


adecuados.

Minimizar o evitar conflictos, crear y motivar un buen ambiente.

Preparar informes de seguimiento, resumen y presentaciones.

Incorporar al proyecto las ideas que le proporcionen los miembros del


equipo, hacer ajustes sobre la marcha y revisar los resultados intermedios
con los colaboradores.

Tomar decisiones e iniciativas del tipo: solicitar a los miembros del equipo
que trabajen ms horas, reasignar responsabilidades y tareas, resolver
problemas de actitudes que afecten al equipo.

Asesorarse, examinar los resultados de


aprovecharlos en beneficio del propio proyecto.

proyectos

anteriores

En resumen, los jefes de proyectos son los responsables de la planificacin,


supervisin, administracin, motivacin, formacin, coordinacin, comunicacin,
reajustes y logros del proyecto.

11

Gua para los jefes de proyecto

J.D. Frame, en su libro Managing Projects in Organizations, identifica cinco


principios bsicos parar ayudar a los jefes de proyecto en la consecucin de sus
objetivos.


No improvisar:
improvisar la improvisacin slo es vlida en tareas muy cortas y en
proyectos que se realicen en solitario. En proyectos a medio o largo plazo y
dnde est implicado un equipo con un presupuesto y unos plazos de inicio
y terminacin, la improvisacin siempre significar un problema. La
responsabilidad de un jefe de proyecto significa elaborar un plan de
proyecto eficaz y emplearlo como un documento vivo y activo.

No precipitarse:
precipitarse organizarse con tiempo significar hacer un buen trabajo.
Cuidar el inicio de un proyecto y reflexionar sobre la estructura de tareas
ms adecuada, nos da muchas posibilidades de que todo salga bien.

Anticiparse a los problemas:


problemas podemos prever problemas del tipo: ignorar
los objetivos o hitos intermedios, agotar recursos antes de tiempo, tener
personas en el equipo que no tengan la preparacin suficiente para
abordar las tareas asignadas, cambio en los objetivos del proyecto, ir
retrasado con respecto a la fecha de finalizacin, excederse en el
presupuesto, prdida de la motivacin en el equipo. Al anticiparnos a lo
seguramente inevitable, nos encontraremos en mejor posicin para
resolver los imprevistos o problemas. Podemos incluso aprender de dichas
situaciones y aprovecharlas en un futuro en nuestro beneficio.

Ser objetivos.
objetivos No podemos "inventar" o "imaginar" lo que quieren los
clientes, es l el que debe indicarnos qu necesita y cmo y nuestra
obligacin, como jefes de proyecto, es averiguar la situacin real, de la cual
depender la consecucin positiva del proyecto y la administracin de los
recursos necesarios para ello. Para conocer la realidad del proyecto
necesitamos identificar a todos los participantes en el proyecto, las metas
de cada uno de ellos para completarlo felizmente y los puntos fuertes y
dbiles del plan de proyecto y de su equipo (factores crticos de xito)

La flexibilidad es fundamental.
fundamental Un jefe de proyecto eficaz debe mantener
un control exhaustivo del plan detallado del proyecto, intercambiando
informacin, respondiendo adecuadamente y evitando la rigidez de una
burocracia a veces asfixiante.

12

4. Tipos de gestores de proyectos

Software desktop vs workgroup

Podemos dividir los gestores de proyectos en dos grandes grupos: los de tipo
desktop y las herramientas workgroup. El software desktop o de escritorio es
aquel que se instala en un ordenador y nicamente se puede usar en aquel
ordenador donde se haya instalado previamente.

El software workgroup es aquel pensado para trabajar de manera colaborativa a


travs de la red. Existen dos posibilidades cuando se quiere utilizar una aplicacin
colaborativa para la gestin de proyectos:


Servicios de entorno web.


web Si contratamos un servicio de entorno web
dispondremos de una aplicacin online que nos dar soporte en la gestin
de proyectos. Estas aplicaciones suelen ser comerciales y de pago. Los
precios son muy asequible e incluyen todos los conceptos: alojamiento,
backups, actualizaciones, etc. Ejemplos: Basecamp, activeCollab,
iTeamWork (http://www.iteamwork.com/)

Sistemas de entorno web.


web Este software se debe instalar en un servidor de
Internet y es consultable desde cualquier ordenador con conexin a la red.
En este tipo de aplicaciones existe una gran oferta de programas de cdigo
libre: dotProject, Egroupware, PHPProject (www.phprojekt.com), qdPM
(http://qdpm.net/)...

La diferencia fundamental entre los dos tipos de proyectos es de filosofa: el


software desktop est pensado para visualizar la planificacin y seguimiento de
un proyecto, mientras que el software workgroup est pensado para cubrir las
necesitados de un equipo que trabaja en red. Los dos disponen de herramientas
para visualizar el estado del proyecto, pero en el caso de los gestores workgroup
son una funcionalidad importante, mientras que en los gestores desktop son la
funcionalidad principal.
Ambos grupos cuentan con programas sencillos y otros ms completos. En el caso
del software desktop, Microsoft Project sera el mejor ejemplo de un software muy
completo y potente para gestionar proyectos. Este programa es propietario y ha
sido la referencia de este tipo de herramientas durante muchos aos.

Para encontrar alternativas libres a este software podemos ir al directorio


Alternativas libres (www.freealts.com) e introducir la palabra Project dentro el
campo de texto bajo Aplicacin privativa.
13

La pantalla resultante es un listado ordenado y


categorizado de software libre de caractersticas
similares. El software libre ms similar a Microsoft
Project
sera
Open
Workbench
(www.openworkbench.org). En nuestro caso usaremos
un gestor de proyectos desktop ms sencillo pero muy
popular
por
su
usabilidad:
Gantt
Project
(www.ganttproject.biz).
Para estar al da de los nuevos proyectos en software
libre en este mbito y en muchos otros visitar la web de
sourceforge.net: http://sourceforge.net/, la mayor base
de datos de software libre que existe en la actualidad.
Dentro este sitio web debemos buscar en el rbol de
categoras y all seleccionar Project Management,
Management que
se encuentra dentro la categora Office/Business.
Office/Business.

Gestores de proyectos
proyectos 2.0

Denominamos gestores de proyectos 2.0 aquel software workgroup donde las


aplicacin.
herramientas comunicativas son las que tienen ms peso dentro de la aplicacin
Este tipo de gestores de proyectos integran herramientas propias de la web 2.0
pero, sobre todo, responden a la filosofa 2.0 de enfatizar la comunicacin entre
los miembros del grupo por encima del resto de funcionalidades.

Los gestores de proyectos 2.0 disponen de varias herramientas para la


comunicacin como el wiki, listado de contactos, listado de tareas pendientes
(ToDo), tracker, foros, mensajera Estos gestores ponen al alcance del grupo de
trabajo herramientas para que la comunicacin por diferentes vas entre el equipo
de trabajo permanezca dentro el gestor de proyectos y no se disperse por otros
canales.

Existen muchas aplicaciones que ofrecen la posibilidad de gestionar proyectos de


una manera intuitiva y ordenada, pues la usabilidad de las interfaces de los
gestores 2.0 suele ser uno de sus fuertes. Algunas de estas aplicaciones son
comerciales, otras son gratuitas y algunas del tipo libre u open source. Las
aplicaciones ms conocidas son Basecamp (http://basecamphq.com/) y
activeCollab (www.activecollab.com/), ambas son software propietario.

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Project
Project HQ (http://qdpm.net/) es una aplicacin open source que permite
gestionar proyectos de manera colaborativa, sus principales funciones son:
gestin de puntos de referencia (hitos o milestones del proyecto), tareas, listas de
tareas, sistema de seguimiento...

Los gestores de proyectos 2.0 estn pensados para dar respuesta a las
metodologas giles de desarrollo de software. Este tipo de metodologas de
programacin (existen diversas: Programacin Extrema, SCRUM...) estn
concebidas para poder integrar nuevos requisitos del producto a lo largo del
proceso de desarrollo. Se prima la flexibilidad y la comunicacin ante la
estructuracin, rigidez y burocratizacin de las metodologas de programacin
ms clsicas. El objetivo es ser capaces de entregarle al cliente una beta que
funcione para que el usuario pueda probarla y se introduzcan los cambios
necesarios. Cada requisito del producto que se implementa es testado por el
cliente para su mejora o aprobacin definitiva.

Este cambio de filosofa en las metodologas de produccin viene marcado por un


mercado que exige ciclos de desarrollo cada vez ms cortos.

Pero los gestores de proyectos 2.0 tambin tienen crticas. En la publicacin


electrnica eHub podemos encontrar un interesante artculo al respecto de
Thomas
Scovell:
Project
Management
2.0
(http://emilychang.com/ehub/app/project-management-2-0/)

Thomas Scovell explica que aun cuando el conjunto de caractersticas de


Basecamp es aparentemente muy til (mensajera, xitos, compartir archivos ...) y
que los miembros de un equipo de proyecto pueden utilizar estas caractersticas
para asignar tareas a otras personas y hacer un seguimiento de los proyectos, el
software tiene el inconveniente de ser demasiado igualitario para permitir que los
directores de proyectos hagan bien su trabajo. Y por otra parte, las tareas de
planificacin y seguimiento de un proyecto el jefe de proyectos las debe hacer
fuera del programa.

El uso de Basecamp en la gestin de proyectos tradicionales puede resultar


inadecuado. Usarlo como una herramienta para que los miembros del equipo
colaboren y se comunicen es una buena idea, pero usarlo como herramienta para
gestionar el proyecto ya no es tan buena idea.

15

An as, Basecamp brilla en su capacidad por involucrar a clientes y otras partes


interesadas y es muy fcil de utilizar.

La Wikipedia ofrece un listado de aplicaciones de gestin de proyectos


(http://es.wikipedia.org/wiki/Anexo:Software_de_gesti%C3%B3n_de_proyectos):

Aplicaciones de cdigo abierto de escritorio

PM C IT PPM RM DM

GanttProject

RM

KPlato

PM

RM

OpenProj

PM

RM

Open Workbench

PM

RM

Aplicaciones de cdigo abierto tipo web

PM C IT PPM RM DM

Bugzilla
dotProject

IT
PM

IT

DM

eGroupWare

PM C IT PPM RM DM

Project.net

PM C IT PPM RM DM

Redmine

PM C IT

Trac

PM C IT

Aplicaciones propietarias de escritorio


Artemis

PM C IT PPM RM DM
PM C IT PPM RM

MatchWare MindView Business

PM

PPM RM

Microsoft Project

PM

RM

TOTVS Project Planner (se sincroniza con Project de PM C IT PPM RM DM

16

Microsoft)
http://www.totvs.com/construcao-e-projetos
Primavera Project Planner

PM C IT PPM RM DM

Aplicaciones propietarias tipo web

PM C IT PPM RM DM

@task

PM C IT PPM RM DM

Basecamp

PM C

Clarity

PM C IT PPM RM DM

Daptiv

PM C IT PPM RM DM

JIRA
Microsoft Office Project Server

PM C IT
PM C IT PPM RM DM

Mingle

PM C IT

OpenAir

PM C IT PPM RM DM

Oracle Project Portfolio Management

PM C IT PPM RM DM

ProactiveOffice

PM C

PPM RM DM

Project Insight

PM C IT PPM RM DM

TargetProcess

PM C IT PPM RM

Leyenda:
PM:
PM Getin de proyectos; C: Software Colaborativo; IT:
IT Sistema de seguimiento de
temas; PPM:
PPM Gestin de la cartera de proyectos; RM:
RM Gestin de recursos; DM:
Gestin de documentos.

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Criterios para elegir un determinado programa

En el momento de escoger un determinado software, en el primero que hay que


pensar es en el equipo de trabajo que se debe coordinar:

1. El equipo de trabajo est familiarizado con la informtica? Los miembros


del equipo trabajan la mayor parte de su jornada laboral delante del
ordenador?
Si la respuesta es s, la mejor opcin ser un software workgroup porque el
seguimiento del proyecto ser realizado por todos los miembros del equipo,
que introducirn el avance en las tareas que les han sido asignadas, y todo
el mundo podr consultar en cualquier momento la evolucin del mismo.

Pero si la respuesta es negativa, la mejor opcin ser un software desktop


donde el seguimiento del proyecto sea responsabilidad de el jefe de
proyectos. En este caso se debe tener en cuenta el formado de exportacin
que hara falta para dar a conocer a todos los miembros del grupo la
planificacin prevista.

2. Qu funcionalidades necesitamos para realizar la planificacin y


seguimiento de nuestros proyectos? Alguna otra persona de la empresa
(director, gerente, etc.) consultar de manera habitual el gestor de
proyectos para hacer un seguimiento de la actividad? El grupo de trabajo
lo usar para priorizar sus tareas diarias? Necesitan alguna funcionalidad
determinada que podramos aadir a la lista..
3. El departamento de sistemas qu requisitos/restricciones impone?
Servidor propio de la empresa con una configuracin determinada, etc.
4. El resultado final del proceso debe ser un listado de requisitos organizado
por relevancia que deseamos que tenga nuestro gestor de proyectos. Una
vez lo tengamos claro, ya es cuestin de buscar en la red si aquello que
queremos existe: podemos ir a directorios donde encontraremos toda la
informacin organizada y filtrada (Ej. Alternativas libres -www.freealts.com)
o a la mayor de base de datos de software libre que existe en la actualidad:
Sourceforge (http://sourceforge.net/). Dentro de este sitio web debemos
buscar el rbol de categoras y all seleccionar Project Management, que
se encuentra dentro la categora Office/Business.

18

La Wikipedia proporciona una lista de aplicaciones de gestin de proyectos


(http://es.wikipedia.org/wiki/Anexo:Software_de_gesti%C3%B3n_de_proyectos):

Aplicaciones de cdigo abierto de escritorio

PM C IT PPM RM DM

GanttProject

RM

KPlato

PM

RM

OpenProj

PM

RM

Open Workbench

PM

RM

Aplicaciones de cdigo abierto tipo web

PM C IT PPM RM DM

Bugzilla
dotProject

IT
PM

IT

DM

eGroupWare

PM C IT PPM RM DM

Project.net

PM C IT PPM RM DM

Redmine

PM C IT

Trac

PM C IT

Aplicaciones propietarias
propietarias de escritorio
Artemis

PM C IT PPM RM DM
PM C IT PPM RM

MatchWare MindView Business

PM

PPM RM

Microsoft Project

PM

RM

TOTVS Project Planner (se sincroniza con Project de


PM C IT PPM RM DM
Microsoft)
http://www.totvs.com/construcao-e-projetos
Primavera Project Planner

PM C IT PPM RM DM

Aplicaciones propietarias tipo web

PM C IT PPM RM DM

19

@task
Basecamp

PM C IT PPM RM DM
PM C

Clarity

PM C IT PPM RM DM

Daptiv

PM C IT PPM RM DM

JIRA
Microsoft Office Project Server

PM C IT
PM C IT PPM RM DM

Mingle

PM C IT

OpenAir

PM C IT PPM RM DM

Oracle Project Portfolio Management

PM C IT PPM RM DM

ProactiveOffice

PM C

PPM RM DM

Project Insight

PM C IT PPM RM DM

TargetProcess

PM C IT PPM RM

Leyenda:

PM:
PM Getin de proyectos; C: Software Colaborativo; IT:
IT Sistema de seguimento de
temas; PPM:
PPM Gestin de la cartera de proyectos; RM:
RM Gestin de recursos; DM:
Gestin de documentos.

20

5. Pasos para la planificacin


planificacin de un proyecto con un gestor de proyectos desktop

El gestor de proyectos desktop con el que vamos a trabajar es el Gantt Project


(www.ganttproject.biz). Este gestor es software libre, es multiplataforma y es uno
de los gestores ms populares por su usabilidad y fiabilidad. Tiene las opciones
bsicas que debe tener un gestor de proyectos y nos permitir centrarnos con los
pasos ms importantes a la hora de planificar un proyecto.
Cmo se planifica con un gestor
gestor de proyectos

Lo primero que se debe tener claro es que un proyecto es un conjunto de


actividades entrelazadas orientadas a la consecucin de un objetivo en un tiempo
determinado y con unos recursos asignados.

1. Lo primero a definir es el calendario


calendario del proyecto:
proyecto


Fecha de inicio

Fecha de finalizacin

Horario de trabajo

Das festivos y vacaciones

Actividad:
El proyecto que vamos a planificar es la creacin de un website corporativo
pequeo con un gestor de contenidos para los apartados de noticias y productos.

La fecha de inicio de todos los proyectos es por defecto la del da que se crea el
proyecto, si la fecha debe ser otra se debe cambiar. La duracin del proyecto ser
de dos meses, y deberemos tener en cuenta si durante este periodo de tiempo hay
algn da festivo.

Lo primero es crear un nuevo proyecto: Men Proyecto > Nuevo.

21

La ventana nueva que aparecer nos pide informacin que hemos de ir


introduciendo: Nombre, organizacin, web y descripcin del proyecto. En el
siguiente paso debemos seleccionar la opcin Desarrollo de software porque nos
facilitar el trabajo en este caso al definir una serie de perfiles profesionales
habituales en este tipo de proyectos. El ltimo paso ser definir el calendario de
festivos por defecto, pues, si hay algn festivo ms que queramos reflejar en el
calendario se puede hacer despus.

22

Ahora nos encontramos en la interfaz del GanttProject, donde podemos observar


las siguientes reas:

Ejemplo de un proyecto El men del GanttProject solo se usa para importar o


exportar archivos (Men Proyecte) y para configurar algunos parmetros del
23

proyecto (Editar > Configuracin). Normalmente se trabaja con el men contextual


del programa (botn derecho del ratn sobre el elemento que nos interese) y las
herramientas.

Los tres grupos de herramientas propias del GanttProject: tareas, opciones de


visualizacin del proyecto y seguimiento del mismo.

2. Ahora definiremos el esquema del proyecto:


proyecto


Divisin del proyecto en fases o etapas

Divisin de las fases en tareas (un paso concreto para la consecucin de un


determinado objetivo del proyecto).

Divisin de las tareas en subtareas o actividades ms elementales.

Les fases en este caso concreto son: documentacin, diseo, programacin e


integracin.

Las fases, las tareas y las subtareas se generan todas con la herramienta
de Crear tareas, y la manera de indicar la jerarqua entre ellas es
mediante el sangrado que se realiza con las flechas que se encuentran en las
pestaas de vistas y que permiten organizar las tareas.
La cadena que hay a su lado permite vincular unas
tareas con otras.

24

Una vez definidas las fases hemos de aadir la tarea de coordinacin: la


incluiremos la primera y abarcar todo el proyecto. Modificaremos la fecha de
finalizacin haciendo doble clic sobre el campo correspondiente.

A continuacin crearemos las tareas especficas de cada una de las fases:


Ponernos sobre la fase y crear una nueva tarea. Una vez denominada la
sangraremos con la flecha derecha.

Tareas que se deben generar:




Documentacin: Estructuracin contenidos, Recopilacin material.

Diseo: Diseo interfaz, Pantallas modelo.

Programacin: Estructuracin datos, Programacin mdulo noticias,


Programacin mdulo productos.

Integracin: Maquetacin, Carga de informacin, Pruebas y correcciones.

Una vez introducidas las tareas debemos pensar si alguna de ellas se debe dividir
en tareas ms elementales. Cuidado con hacer una subdivisin excesiva del
trabajo que pueda angustiar las personas implicadas en el proyecto.

3. Ahora es el momento de definir las propiedades de cada una de las tareas:


tareas
colocarnos sobre la tarea en cuestin
y pulsar el botn
derecho para activar el men

25

En la ventana de propiedades de las tareas es donde las debemos definir: fecha


de inicio y de finalizacin. Aqu tambin es donde marcaremos el porcentaje de
progreso realizado de una tarea durante el seguimiento del proyecto.

La mejor manera de calcular la duracin de una tarea es pedirle una estimacin al


profesional que la llevar a trmino.

4. A parte de las tareas existen otros elementos que debemos tener en cuenta a la
hora de planificar un proyecto: las fechas clave o hitos que se usan como puntos
de control y los entregables
entregables.
entregables Un hito es una actividad de duracin nula.

26

La ventana de propiedades de una tarea tiene cuatro pestaas:




Pestaa Antecesores donde se definen las dependencias entre


actividades (si una actividad determinada no puede empezar antes de que
otra finalice, por ejemplo).

Pestaa Recursos permanecer vaca hasta que vayamos a la vista


recursos y listemos los miembros del equipo.

Pestaa Editar notas sirve para anotar comentarios sobre la tarea. El


problema es que no se visualiza como Microsoft Project que hay una
anotacin hecha.

Pestaa Columnas personalizadas por si queremos aadir alguna


columna ms a las ya existentes y que podis visualizar al clicar con el
botn de la derecha sobre la fila de los ttulos del listado de las tareas.

Aadiremos la columna coste y el tipo de datos ser real.

5. Pasamos a definir los recursos humanos necesarios para llevar a trmino el


proyecto: Pestaa Recursos y crear los siguientes recursos con la herramienta de
crear tareas:


Documentalista

Diseador
27

Programador

Maquetador

Jefe del proyecto

Para introducir estos perfiles laborales o las funciones, como las llama el
GanttProject, hay que acudir al Men Editar > Configuracin. Aqu podemos
cambiar el idioma del programa, introducir los perfiles profesionales que nos
interesen as como configurar los parmetros de visualizacin de nuestros
proyectos.

Un recurso es un profesional que puede realizar una determinada tarea incluida


en un proyecto. Un recurso tambin es el tiempo, el espacio de que se dispone, la
tecnologa, el dinero y el material que se puede usar para desarrollar una
determinada tarea.

28

Un factor crtico en cualquier proyecto es conseguir hacer una estimacin precisa


del tipo y cantidad de recursos necesarios para materializarlo.

A la hora de planificar el tiempo de duracin de una tarea es muy importante


tener en cuenta que del 10 al 20% de la jornada laboral se pierde en
interrupciones (telfono, pausas, conversas, correo, etc.)

Vamos a determinar las caractersticas de cada actividad de nuestro proyecto:




Documentacin: Estructuracin contenidos (3 das), Recopilacin material


(1 semana vinculada a la estructuracin de contenido).

Diseo: Diseo interfaz (10 das) + aprobacin cliente (hito) + Pantallas


modelo (6 das) + aprobacin cliente (hito). Todas las tareas dependientes.

Programacin: Estructuracin datos (2 das), Programacin mdulo noticias


(8 das), Programacin mdulo productos (5 das).
Programacin
dependiente estructuracin datos y lineal porque soles disponemos de un
programador.

Integracin: Maquetacin (15 das), carga informacin (4 das), Pruebas y


correcciones (8 das). Cargaremos la informacin una vez maquetada la
web y las pruebas se comenzarn a realizar al tiempo que se carga la
informacin.

Lo primero de todo ser la estructuracin de contenidos, luego la recopilacin del


material, el diseo y la programacin pueden ir en paralelo (aunque lo mejor
siempre es esperar el visto bueno del cliente sobre los diseos antes de
programar los mdulos). La integracin debe empezar una vez diseo y
programacin estn terminados.

29

A continuacin lo que haremos ser aadir informacin al diagrama Gantt del


proyecto porque es una manera muy prctica y atractiva de presentar y visualizar
la planificacin del proyecto.

Para hacerlo nos debemos colocar sobre la zona donde se dibuja el diagrama de
Gantt, botn derecho > Propiedades del grfico. Entonces accederemos al cuadro
de dilogo siguiente que nos permitir escoger qu campos queremos visualizar
alrededor de las barras del diagrama.

30

El resultado final ser el siguiente:

Una vez enriquecido el grfico de las tareas hemos de ir a la pestaa recursos


para asegurarnos de que no hemos sobrecargado de trabajo a alguna persona del
equipo, como en el supuesto de que se muestra:

31

Cmo realizar el seguimiento de un


un proyecto

Una vez diseado el plan de trabajo, se debe hacer accesible a todas las personas
involucradas en el proyecto. Para conseguir este objetivo se deber exportar el
plan de trabajo del proyecto que tenemos en el GanttProject em algn otro tipo de
formato que todo el equipo pueda leer o imprimirse. En este punto el GanttProject
es un programa muy flexible, pues permite exportar en diferentes tipos de
formatos: pdf, jpg, html, texto csv...

Este documento de gestin debe servir para realizar un buen seguimiento de la


ejecucin del proyecto: supervisin de las tareas y verificacin del cumplimiento
de los objetivos y plazos planificados, as como deteccin de las desviaciones y
correccin de las mismas.

Para hacer esta tarea de seguimiento lo que hay que hacer es consultar el
calendario del proyecto marcado y la evolucin real del mismo y vigilar que no se
produzca un desfase en alguna tarea determinada o en ms de una. Y en el caso
de que se produzca alguna desviacin de la planificacin hecha, tomar medidas al
respeto para corregirla.

El GanttProject nos ayuda en esta tarea al marcar con una raya roja vertical el da
en que nos encontramos, y con una lnea negra horizontal el progreso realizado
dentro cada una de las tareas planificadas.

32

El progreso lo hemos de introducir nosotros manualmente. De la comparativa


entre la lnea roja y el progreso se visualizar si vamos sobre calendario o nos
estamos desviando.

Una vez conseguidos los objetivos del proyecto, este se debe cerrar. El cierre de un
proyecto significa revisar cmo ha ido el proyecto y si se han producido
desviaciones entre su ejecucin real y aquello planificado de buen comienzo. De
esta comparativa es de donde hemos de extraer el conocimiento y la experiencia
para mejorar como jefes de proyectos.
6. El entorno de trabajo en los gestores de trabajo en grupo.

Algunos de los gestores de proyectos workgroup de cdigo libre ms conocidos


son PHProjekt (www.phprojekt.com), DotProject (www.dotproject.net/) y PhpCollab
(www.php-collab.com). Estas aplicaciones se instalan en servidor y estn
concebidas para dar soporte a un equipo que trabaja en red de manera
colaborativa. La interfaz de PhpCollab es la ms limpia y amable, es decir, tiene
ms diseo, pero PHProjekt y DotProject son ms populares porque son
herramientas ms potentes y estn ms actualizadas, especialmente el
PHProjekt. Para saber cules son los programas ms descargados dentro del en
torno al software libre debemos ir a la web de Sourceforge.net y en nuestro caso
buscar el concepto Project Management.

PHProjekt













Sistema modular para facilitar su ampliacin.


Diferentes niveles de privilegios.
S porta 19 lenguas: catal, castellano ...
Calendario para usuarios y grupos, eventos, reserva de recursos, etc.
Gestin de contactos: importacin, exportacin, contactos personales y
pblicos.
Time card. Para controlar las horas de trabajo de los empleados.
Estadsticas, etc.
Gestin bsica de proyectos: definicin de tareas y subtareas con una
profundidad ilimitada, visor tipo rbol, estado del proyecto, estadsticas,
etc.
Request tracker: sistema de gestin de peticiones.
Cliente de email integrado.
Gestin de ficheros.
Gestin de notas, to do list, etc.
33






Gestin de bookmarks.
Administracin.
Bsquedas de texto.
Acceso WAP y PDA.

Para la utilizacin de una aplicacin as es imprescindible analizar previamente


nuestras necesidades, y luego determinar qu elementos utilizaremos del
programa y cules no, ya que podemos caer en la tentacin de utilizar recursos
que no son realmente necesarios, y que la nica cosa que harn es disminuir el
uso del programa una vez haya pasado el perodo de "novedad".

La interfaz de PHProjekt est estructurada de la siguiente manera:




El logo que nos lleva al directorio raz del rbol de proyectos.

El men izquierdo que es el rbol de proyectos y nos permite movernos por


los proyectos y subproyectos

El men superior de la aplicacin con las siguientes funcionalidades:


o Calendario personal y del grupo
o Listado de contactos
o Estadsticas de horas trabajadas por persona en cada tarea. Las
estadsticas toman la informacin de la herramienta Asistencia.

34

o Asistencia es la herramienta que permite hacer el seguimiento del


grupo de trabajo e introducir las horas trabajadas en cada tarea del
proyecto.
o Configuracin, donde cada usuario puede cambiar su contrasea y
establecer si quiere recibir notificaciones o no y seleccionar las
tareas donde est involucrado para hacer el seguimiento.
o Administracin nos permite eliminar o aadir mdulos y editarlos,
definir nuevos usuarios y los mdulos que vern a travs de la
pestaa roles.
o Buscador y ayuda contextualizada en ingls.

En la parte derecha de la pantalla encontramos el rea de contenidos donde


siempre aparecer el men principal del Proyecto seleccionado (en el rbol de
proyectos) y el submen contextual, que cambiar en funcin de la pestaa
seleccionada del proyecto:

El men principal de un Proyecto dispone de los mdulos o pestaas que le


hemos activado al proyecto en cuestin. Este mismo men aparecer tanto en el
proyecto padre como para las tareas que lo integran (aqu se denominan
subproyectos). En este caso disponemos de las siguientes pestaas:


Informacin bsica, donde se introduce la informacin del proyecto que


queremos planificar.

Proyecto, donde podemos aadir subproyectos o subtareas al indicar


dentro del campo proyecto el padre de la subtarea.

El diagrama Gantt que es bastante sencillo, permite cambiar la fecha de


inicio y final de manera interactiva y visualizar la estructura de tareas y
subtareas.

Tarea es para organizarse el trabajo los miembros del equipo. No aparece


reflejado en el Gantt, as que se utiliza como un organizador del trabajo
existente en cada proyecto, tarea o subtarea.

Nota sirve para hacer anotaciones. Tiene un editor HTML que est bastante
bien.

Archivo nos permite subir archivos. Por defecto de medio mega

35

Minuta sirve para llevar un control de las horas invertidas en reuniones y


organizarlas por temas o tipos.

Incidencias permite reportar incidencias a los miembros del grupo.

Cada una de las pestaas tiene su propio submen, que suele estar compuesto
por las siguientes opciones:


Datos bsicos.

Accesos: personas que pueden acceder para ver y o/modificar el proyecto.


Previamente se han tenido que dar de alta en la opcin Administracin >
Usuario del men superior.

Notificaciones: sirve para notificar por correo electrnico a los participantes


se un proyecto las novedades que se introducen en el gestor (nuevas
tareas, etc.)

Tambin son habituales las opciones de:




Mdulo: los mdulos que queremos activar para cada.

Rol: sirve para definir los mdulos que los diferentes tipos de usuarios pueden
visualizar. Los tipos de rol se definen desde la opcin Administracin > Rol del
men superior.

Historial: informa de la actividad que se ha realizado en aquella entrada en


cuestin a lo largo del tiempo.

Por otra parte tambin encontramos en la parte superior izquierda del rea de
contenidos el botn para aadir un nuevo tem y la posibilidad de exportar en
formato csv los datos que estamos viendo en pantalla. En el caso del ejemplo
tambin se pueden filtrar los elementos de la tabla mediante tipo de campos.

36

Para generar subtareas stas deben ser creadas desde la pestaa proyecto e
indicar al programa que son hijas de otra tarea o proyecto. En el listado que se
puede ver en la imagen superior no se dibujan jerarquas, stas se pueden
visualizar nicamente en el rbol de contenidos del men izquierdo de la interfaz
o en el diagrama Gantt.

ara asignar los recursos, hay que usar la pestaa accesos, y aqu darle acceso al
miembro del equipo que se encargar de llevar a trmino la tarea. Tambin
podis dar acceso a otros integrantes del grupo de trabajo o al cliente.

PHProjekt dispone de un chat y de foros de apoyo para los usuarios, tambin


ofrece a los interesados en su producto una demo para probar la aplicacin antes
de instalarla en el servidor: www.phprojekt.com/demo

PHProjekt es ms sencillo de utilizar que el dotProjekt, queda algo cojo en la


funcionalidad de las tareas (a la hora de hacer dependencias entre tareas o hacer
tareas dinmicas) o los recursos (no se puede definir la jornada laboral de un
recurso determinado y confunde algo que se gestione todo a travs de los
accesos). Una de sus funcionalidades ms interesantes es la de dar acceso al
cliente a determinados mdulos de manera sencilla.

37

DotProject

La interfaz del DotProject es dura, pero la aplicacin permite hacer un buen


seguimiento del proyecto por parte del equipo, que dispone de muchos
parmetros a la hora de introducir el tiempo destinado a cada tarea. Adems de
esta caracterstica que DotProject tiene muy desarrollada, esta aplicacin tambin
permite filtrar mucho ms los datos y, por lo tanto, hacer una explotacin ms
intensiva de la informacin.

El DotProject es un framework formado por mdulos:




Empresas

Proyectos

Tareas (con diagramas Gantt)

Foros

Archivos

Calendarios

Contactos

Tickets (helpdesk)

Permisos de usuarios configurables

Desde un punto de vista tcnico, DotProject es una aplicacin que da ms juego


que el PhpCollab porque es un framework con bastantes mdulos disponibles,
pero es ms duro de usar que PhpCollab que est ms pensado desde el punto de
vista de la usabilidad.
En el Dotproject lo primero que hay que hacer es generar una empresa, porque de
lo contrario no te deja crear proyectos.

En el men superior encontramos las diferentes vistas:

38

La Vista Compaas
proveedores

te

permite

definir

diferentes

empresas,

clientes,

Vista Proyectos te facilita la visualizacin de todos los proyectos de una


determinada empresa o cliente. Organizados por activos, en planificacin,
completados, plantillas y ver el Gantt de todos los proyectos al mismo tiempo.
Esta vista es ptima para directivos, jefes de departamento, etc., pues, les permite
saber qu proyectos se estn realizando, cules estn previstos para los prximos
meses para hacer previsiones.

Gantt de los proyectos:

Para introducir las tareas de un determinado proyecto debemos seleccionar el


nombre del proyecto en la vista proyectos y cuando entramos en su descripcin,
entonces hemos de ir aadiendo tareas desde el botn que encontramos en la
parte superior derecha de la interfaz. En esta parte siempre encontraremos los
botones para crear o borrar elementos.

39

Cuando aadimos una nueva tarea a un determinado proyecto fijaros que los
parmetros para definirla cambian muy poco de los existentes en el GanttProject.
La base siempre es la misma: crear un proyecto, las tareas del proyecto y
definirlas (cuando se har, quin la har).

En el proyecto se ha de introducir la fecha de comienzo y finalizacin de cualquier


tarea, sea una etapa o una tarea.

40

En el DotProject, como en el PhpCollab, la ruta se usa para moverse por las


pantallas, pues los dos tienen diferentes niveles de profundidad.

El seguimiento es una funcionalidad que el DotProject tiene bien resuelta. Para


hacer el seguimiento del proyecto, existe la pestaa de los Logs de cada tarea,
como se puede ver en la siguiente imagen, que cada miembro del equipo se
encargar de llenar diariamente cundo acaba de trabajar con una tarea y se
pone con otra.

Pera ms informacin sobre dotProjekt podis consultar este manual en


castellano: http://tutoriales.innox.com.mx/vhost/tutoriales/completo/index.html

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PhpCollab

En el caso del PhpCollab nos encontramos una interfaz limpia y la posibilidad que
nos ofrece el programa de hacer visible para los clientes aquellos elementos que
nosotros elijamos previamente. Las caractersticas ms destacadas son:


una vista para el equipo

otra para el cliente

asignacin de fases, tareas y subtareas

repositorio de documentos

diagramas Gantt

calendario

notas

envo de incidencias por parte del equipo o el cliente

bookmarks

discusiones

noticias

La pantalla de inicio que los miembros del equipo ven sirve para organizar y
gestionar el trabajo diario de cada persona siempre y cuando est relacionada con
un determinado proyecto dado de alta en el gestor. En esta pantalla de inicio
aparecen los proyectos que tenemos asignados, las tareas que debemos hacer,
las discusiones que hay abiertas, las notas que pueda haberme puesto para
recordatorio...

Desde esta pantalla podemos ir a cualquiera de las funcionalidades que nos


muestra, bien seleccionando el concepto que nos muestra o bien editndolo con
el icono de la hoja y el lpiz. Cuando pasas por encima de los iconos aparece una
etiqueta explicativa de sus funciones y la aplicacin es bastante usable.

42

Lo primero que se debe hacer para empezar a trabajar es crear un cliente y


asignarle uno o ms proyectos. Despus entramos a editar los proyectos de una

manera similar a como lo hemos hecho con el GanttProject. Pensad que la parte
que hace referencia al proyecto es la misma, lo que pasa es que aqu tenemos
ms funcionalidades para trabajar con el resto de compaeros y comunicarnos
dudas, incidencias y la nueva informacin que se pueda ir generando a lo largo del
proyecto

43

Al seleccionar un proyecto en la pantalla principal entramos en su pantalla, donde


podemos visualizar toda la informacin relaciona con el proyecto. Y cuando
seleccionamos una tarea entramos en la pantalla de la tarea y all podemos ver si
hay subtareas o informacin relacionada con esta actividad.

44

Vamos profundizando a medida que queremos enterarnos de ms informacin o


queremos introducirla de nuevo. Las diferentes funcionalidades se pueden
replegar al clicar el tringulo, lo que nos permite personalizar la vista de la
pantalla.

45

En la parte superior de la aplicacin disponemos del men principal que permite


acceder a las diferentes vistas de la aplicacin. En la parte inferior tenemos la ruta
para saber en todo momento dnde nos encontramos y qu camino hemos
seguido (recordar que hay diferentes niveles de profundidad).

En la parte derecha superior y sobre el recuadro azul del men principal


disponemos de las utilidades de la aplicacin para salir de la misma, cambiar
nuestras preferencias o ir al sitio del proyecto,

Si el sitio del proyecto no est creado el cliente no puede verlo y, por lo tanto, no
nos puede reportar las incidencias o correcciones a lo que se est haciendo, como
se puede ver en la imagen adjunta.

46

Las ventajas del PhpCollab frente al DotProject son su interfaz fcil de utilizar, el
hecho que puedes disponer de una extranet porque los clientes puedan hacer un
seguimiento de su proyecto y donde slo se muestra aquello que se quiere
mostrar.

Visita guiada a un gestor de proyectos 2.0: qdPM

Link: http://basecamphq.com/
Se puede probar con 1 proyecto y una cantidad ilimitada de usuarios sin la
posibilidad de compartir ficheros:
http://basecamphq.com/signup

47

Link: http://www.activecollab.com/
Se puede probar con todas sus funcionalidades durante 7 das.

qdPM:
qdPM http://qdpm.net/
Existe una demo para probar este gestor de proyectos 2.0 de software libre:
http://qdpm.net/?page_id=250
QdPM es una aplicacin de software libre que permite gestionar proyectos de
manera colaborativa. Est especialmente indicada para equipos pequeos. Este

48

gestor pertenece a los denominados gestores 2.0 por su usabilidad y la manera


como estn integradas las herramientas de comunicacin: tickets, reports, foros,
notas...

Para visualizar pequeos videotutoriales de las caractersticas ms destacadas de


qdPM podis ir a: http://qdpm.net/?page_id=9

Las caractersticas de esta aplicacin son las siguientes:

Home personalizable para poder mostrar aquella informacin que interese al


usuario en la pantalla de inicio mediante la opcin Reports > New Report y
seleccionar la opcin mostrar en la home.

Aplicacin muy configurable porque se pueden editar las opciones


existentes y aadir nuevas. Desde la opcin del men principal
Configuracin.

Software disponible en numerosos idiomas,


idiomas entre ellos el castellano.

49

Control de acceso de usuarios.


usuarios Se definen grupos con sus respectivos
permisos configurables y cada usuario se asocia a un grupo preexistente.
Podemos definir un grupo cliente que acceda nicamente a algunos
mdulos.

Sistema de tickets para el cliente y el grupo con la posibilidad de asociarlos


a tareas. Con esta funcionalidad el cliente puede reportarnos errores y
cambios y estar informado permanentemente del estado de los mismos.

Generacin de informes personalizados desde la opcin Report y


posibilidad de exportar a Excel la informacin de las diferentes tablas de la
aplicacin (tareas, proyectos, etc.)

Notificaciones por correo electrnico a los miembros del equipo de cada


proyecto por defecto.

Las tareas se pueden jerarquizar si las asociamos a fases o versiones.


Aunque no se pueden enlazar.

Diagrama Gantt del proyecto.

Foros de discusin a los que se les pueden asociar tareas.

Se puede realizar seguimiento de las tareas y de las horas trabajadas


(estimadas y reales) de cada miembro del equipo. En la demo de la web no
se puede apreciar porque falta una opcin de men que es la encargada de
gestionar este parmetro. Podis ver su funcionamiento aqu:
http://qdpm.net/?page_id=297

Dispone de un calendario para que cada usuario anote sus actividades. El


calendario es de cada usuario, no del proyecto o grupo.
50

Permite subir adjuntos.


adjuntos Tantos como se quiera.

La personalizacin grfica de los temas y colores es muy sencilla.

7. Guia de recursos

Gantt Project:
Project http://ganttproject.sourceforge.net
Un gestor de proyectos muy usable y con las funcionalidades bsicas. Este
programa se instala en el ordenador y est pensado para que una persona disee
el plan de trabajo y haga el seguimiento del mismo. No est pensado para que los
miembros del grupo se conecten y apunten sus horas y cmo evoluciona su
trabajo.

DotProject:
DotProject www.dotproject.net
Este gestor de software libre es muy completo, est traducido a bastantes idiomas
y posibilita trabajar de manera colaborativa a travs de Internet. Este programa s
que est pensado para que los miembros del grupo se conecten y apunten las
horas trabajadas, el tanto por ciento del trabajo realizado, el tipo de tarea hecha,
las incidencias, etc.

PHProjeckt: www.phprojekt.com
Un gestor de proyectos de software libre para trabajar de manera colaborativa a
travs de Internet. Es uno de los gestores de proyectos workgroup ms utilizados y
dispone de muchas funcionalidades de planificacin y seguimiento de los
proyectos por parte del jefe de proyectos y de los miembros del equipo.

PhpCollab:
PhpCollab www.php-collab.com/blog
Un gestor workgroup de software libre con bastantes funcionalidades y una
interfaz muy usable. Permite configurar de manera rpida una extranet para que
los clientes puedan seguir su proyecto y reportar incidencias y dudas.

EgroupWare:
EgroupWare www.egroupware.org
Suite de programas libres para la empresa que estn listos para el trabajo en
grupo en su red corporativa. Los mdulos disponibles permiten: correo electrnico,
libreta de direcciones, calendario, INFOLOG (notas, tareas por realizar, llamadas
51

telefnicas), gestin de contenidos, wikis, gestin de proyectos, seguimento, hojas


de clculo, la base de conocimientos.

qdPM:
qdPM http://qdpm.net/
Aplicacin de software libre que permite gestionar proyectos de manera
colaborativa. Este gestor pertenece a los llamados gestores 2.0 por su usabilidad y
la manera como estn integradas las herramientas de comunicacin: tickets,
reports, foros, notas...

Sourceforge
Para estar al da de los nuevos proyectos de software libre en este mbito y en
muchos otros visitad el web de sourceforge.net: http://sourceforge.net/

En este sitio web encontraris una extensa lista de los proyectos existentes en
software libre as como una pequea descripcin de los mismos, la posibilidad de
ampliar informacin y de descargar el ejecutable. Buscar este tipo de programas
de gestin en la categora Project Management.

Alternativas libres
Directorio de software libre donde las alternativas libres a los programas
propietarios son muy fciles de encontrar y estn valoradas y explicadas con una
pequea ficha. Link: http://www.freealts.com/

Presentacin muy clara y concisa sobre la disciplina de Gestin de proyectos del


Centro de Estudios Superiores (IUSC); ADA Consultores:
http://www.iusc.es/recursos/gesproy/index.html
Gestores de proyectos 2.0
Los ms conocidos son Basecamphq (http://basecamphq.com/) y activeCollab
(www.activecollab.com). Pero hay otros como qdPM (http://qdpm.net) o
iTeamWork (www.iteamwork.com) que son gratuitos.
Interesante y completo artculo sobre gestores de proyectos 2.0 de Thomas
Scovell en la publicacin eHub: http://emilychang.com/ehub/app/projectmanagement-2-0/
Lista de aplicaciones de Gestin de proyectos de la Wikipedia:
http://es.wikipedia.org/wiki/Anexo:Software_de_gesti%C3%B3n_de_proyectos
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