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ALTAMONTAA
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
Versin: 05
Fecha: Abril 2009
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1. OBJETIVO
Definir el procedimiento para el control de la documentacin generada por el Sistema de Gestin Ambiental, a
fin de asegurar la disponibilidad y la proteccin de la informacin; respecto a la elaboracin, identificacin,
revisin, aprobacin, distribucin y actualizacin de los documentos correspondientes a los diversos procesos
de la organizacin.
2. ALCANCE
Se aplica a todos los procesos del Sistema de Gestin Ambiental.
3. DEFINICIONES
Lista Maestra de Control de Documentos: Lista que contiene toda la documentacin y datos vigentes de los
documentos tanto de origen interno como externo del Sistema de Gestin Ambiental.
Lista de Distribucin de Documentos: Lista que detalla la distribucin y los responsables de la
documentacin de la lista maestra. Documento de control de la distribucin de los documentos.
Documento Interno: Es la informacin o datos que posee o elabora la empresa a travs de papel, disco
magntico, ptico o electrnico.
Documento Externo: Documento que es generado fuera del Sistema de Gestin Ambiental de la organizacin,
que debe ser controlado porque su aplicacin tiene incidencia en la calidad, en la seguridad y salud.
Documento Obsoleto: Documento que no es vlido para ser utilizado en ningn proceso del Sistema de
Gestin Ambiental, debido a que se han generado nuevas versiones mejoradas, este documento esta
identificado con el sello DOCUMENTO OBSOLETO.
Copia Controlada: Copia impresa del documento original autorizada para su uso dentro del Sistema de
Gestin Ambiental, la cual est identificada con el sello COPIA CONTROLADA
4. REGISTROS
ALT-FOR-034
ALT-FOR-035
ALT--FOR-036
5. PROCEDIMIENTO
5.1 Control de los documentos internos
Los documentos internos a ser controlados son: Manual del Sistema de Gestin Ambiental, Procedimientos,
Planes, Hojas Tcnicas, Catlogos, Descripcin de Puestos de Trabajo, Instructivos, Cartillas, PETS, Formatos y
otros documentos.
5.1.1
Cdigo: ALT-PRO-001
ALTAMONTAA
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
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Fecha: Abril 2009
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Cuando sea necesario modificar un documento interno, el responsable del proceso debe solicitar el
documento vigente va correo electrnico a la Jefatura de Medio Ambiente. Los cambios o modificaciones,
realizados respecto a la versin anterior, deben ser identificados en el documento con letra negritacursiva; en caso se elimine un prrafo, debe de colocarse en su lugar el smbolo (#).
Todo cambio en el documento es realizado por el Jefe o Supervisor responsable del proceso e implica una
nueva versin del documento, con una nueva fecha de emisin.
En caso se identifique la necesidad de elaborar un nuevo documento, el responsable del proceso debe
solicitar cdigo de documento al personal de Medio Ambiente, quien asignar cdigo segn la Tabla de
Codificacin de Documentos y la TRN-FOR-034 Lista Maestra de Control de Documentos. La elaboracin de
un nuevo documento debe realizarse de acuerdo al Instructivo TRN-INS-002 Elaboracin de Documentos.
Tabla de Codificacin de Documentos
ORGANIZACIN
TRN
MAN
PRO
INS
PET
DAT
PLA
FOR
IPER
PT
TIPO DE DOCUMENTO
= Manual
= Procedimiento
= Instructivo
= Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro
= Documento Asociado al Trabajo
= Plan
= Formato
= Formato especial
= Descripcin de Puesto de Trabajo
CORRELATIVO
Nmero
consecutivo de tres
dgitos
As mismo cuando se requiera eliminar un documento, el Jefe o Supervisor responsable del proceso
debe comunicar a la Jefatura de Medio Ambiente para que autorice su eliminacin.
Todos los cambios realizados a los documentos internos conllevan a la actualizacin de la TRN-FOR034 Lista Maestra de Control de documentos.
5.1.2
5.1.3
5.1.4
Cdigo: ALT-PRO-001
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CONTROL DE DOCUMENTOS
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Fecha: Abril 2009
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Las copias impresas de los documentos internos y externos que estn obsoletas son retiradas y destruidas,
aquellos documentos que requieran ser conservados para fines de consulta son identificados con el sello
de DOCUMENTO OBSOLETO.
Las versiones obsoletas sern guardadas por el personal del en formato magntico por un perodo de un
ao para garantizar su conservacin de forma que permanezcan legibles y puedan ser recuperadas cuando
sea necesario.
5.2 Control de los documentos externos
El Jefe o Supervisor es responsable de la identificacin de los documentos externos que sern utilizados
durante sus actividades, los cuales deben ser comunicados a la Jefatura de Medio Ambiente para su registro
correspondiente en TRN-FOR-034 Lista Maestra de Control de Documentos. As mismo son responsables de
designar una zona para el archivo de los documentos externos, esto no aplica para los libros; ya que son
documentos de consulta almacenados en la biblioteca de la Organizacin.
Los documentos externos a ser controlados son: Normas Tcnicas, Dispositivos Legales, Procedimientos
otorgados por el cliente, Manuales y Estndares de clientes o proveedores.
El Jefe o Supervisor tiene la obligacin de mantener actualizada la documentacin externa relacionada a su
proceso y de comunicar las actualizaciones realizadas a la Jefatura de Medio Ambiente, para que se actualice la
TRN-FOR-034 Lista Maestra de Control de Documentos.
6. ANEXOS
Anexo 01: Flujograma
Cdigo: ALT-PRO-001
ALTAMONTAA
AUTORIZADO:
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
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Fecha: Abril 2009
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APROBADO:
Fecha:
Firma:
ELABORADO:
Cdigo: ALT-PRO-001
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CONTROL DE DOCUMENTOS
Versin: 05
Fecha: Abril 2009
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ANEXO 01
CONTROL DE DOCUMENTOS
INICIO
1.2.3.4.5
ELABORAR O MODIFICAR UN
DOCUMENTO
4
SE COMUNICA AL JEFE
INMEDIATO
1
COMUNICAR AL JEFE O
SUPERVISOR RESPONSABLE
DEL PROCESO
SI
DOCUMENTO
NUEVO
NO
1.2
MODIFICAR EL DOCUMENTO
SOLICITUD DE CDIGO
1.2
SE SOLICITA VA MAIL A LA
JEFATURA SIG
ASIGNACIN DE CDIGO
Tabla de
Codificacin y
Lista Maestra
1.
TODO CAMBIO ES EN
NEGRITA Y CURSIVA Y
(#) PARA ELIMINAR
ELABORAR EL NUEVO
DOCUMENTO
TRN-INS-002
1. 2
REVISIN DEL DOCUMENTO
NO
OK
SI
1.2
AUTORIZACIN Y
APROBACIN DEL
DOCUMENTO
Mail de aprobacin
y autorizacin de la
firma digital
2.3
PUBLICACIN Y
DISTRIBUCIN
4.3
4
DEVOLUCIN DE
DOCUMENTOS
3
RETIRO DE DOCUMENTOS
OBSOLETOS
1. 2
CONTROL DE DOCUMENTOS
EXTERNOS
RESPONSABILIDADES
1. Jefe/Supervisor y/o Responsable del proceso
2. Jefe SIG
3. Personal SIG
4. Personal de TRANSALTISA
FIN