COLEGIO

BERTRAND RUSSELL
Mixto Campestre
Especializado en Medios Audiovisuales
INFORME DE GESTION DE ACUERDO A FUNCIONES
SUBGERENCIA: Ing. ELIZABETH ALONSO

Seores colegio Bertrand Russell, con base en las funciones

que he venido desarrollando en esta Institucin y de acuerdo
a los requerimientos diarios que se me atribuyen conforme al
rea de mi competencia destaco para evaluacin de la Gerencia
el siguiente informe:
FUNCION
Contratacin
de personal.

GESTION
Todos los aos y de acuerdo a sus disposiciones
se inicia el proceso de reclutamiento de personal
ya sea por medio de la Oficina de empleo de cha
o por aviso peridico.
Las entrevistas y el visto bueno sobre la
contratacin lo determina la Gerencia y la
rectora, con base en su visto bueno se ordena la
contratacin.
Recomendaciones:
Con base en este tema me parece importante anotar
que una vez el colegio cuente con el punto de
equilibrio en su flujo de caja, se contraten
profesores con prestaciones sociales y beneficios
que los motiven a permanecer en la Institucin.
As mismo la Institucin puede exigir calidad y
compromiso en los resultados que ellos deben dar
Se debe estructurar los requerimientos de
portera, mensajera, jardinera, mantenimiento y
aseo, pues aunque son servicios secundarios son
importantes para mostrar una institucin ms
organizada y la ausencia de Pablo en la Portera
genera mala imagen y desestabiliza los otros
frentes de trabajo.

APROBACIN
No. 4425 de 1985 preescolar. No.2586 de 1982 Primaria. No.3241 Media Vocacional
Ministerio de Educacin nacional Secretaria de Educacin.
Sede actual: Vereda Fusca Km 20 Costado occidental . Telfonos 6760040.

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Contratacin
de
Transporte

Todos los aos como es de costumbre nos reunimos

con los transportadores para definir rutas y
costo de las mismas, establecemos requerimientos
y definimos porcentaje de utilidad para el
colegio.
As mismo todo el ao escolar debo atender en
apoyo con el coordinador cualquier eventualidad
que se presente.
Recomiendo realizar una organizada planeacin de
salidas de campo, pues hemos perdido muchos
servicios gratuitos pero tambin pagado servicios
adicionales.

Contrato de
Uniformes

Recomiendo seguir trabajando con TURIVANS, ya que

le ha dado garanta y respaldo a la institucin.
En intentos de cambio los resultados no han sido
nada favorables.
Aunque este es un contrato que no lo administra
el colegio, se ha intervenido en su actuar. Como
quiera que se debe verificar el cumplimiento en
entregas de los mismos. Exigencia que hace el
colegio.
Se recomienda definir el tema de proveedor ya que
los 3 ltimos no han dado buena imagen a la
Institucin.
Para concretar el tema el proveedor debe como
mnimo tener: estndares de calidad, oportunidad,
precio y buen trato en el momento de ofrecer el
producto. (Necesitamos un empresario con
capacidad econmica para mantener stop de todas
las tallas=.

Contrato de
Restaurante

La fecha en la que se debe definir el proveedor

debe ser antes de las matriculas 2011.
Desde el ao 2007 se hizo un anlisis de
utilidades del servicio de restaurante, y por
supuesto la utilidad no iba mas all de los 3 o 4

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millones de pesos que se quedaban en cuentas por
pagar de los padres.
Se propuso arrendar por un valor de 15.000.000
quince millones de pesos y este dinero ha
ingresado a la institucin en materiales (pisos)
equipos (computadores) muebles ( pupitres, mesas
de computo) y algunos pagos directos del
arrendatario. Aqu es importante anotar que
durante este ao el seor CARLOS FORERO debe a la
institucin aproximados 5 millones de pesos que
se pueden recuperar enviando una comunicacin a
los padres para que le giren directamente ese
dinero al colegio y no a la cuenta del seor
Forero. (Esto en el caso que el seor Forero no
cumpla con sus compromisos).
De todas maneras arrendar el restaurante deja
utilidad sin necesidad de contratar personal ni
establecer actividades que no son propias a la
educacin y que en un momento determinado generan
desgaste funcional del Colegio.
Compras

Todos los aos se debe adquirir una serie de

insumos y materiales necesarios para el buen
funcionamiento de la Institucin, se cotiza y se
ordena la elaboracin de cuadernos, agendas y
todo el ao se debe cumplir con requerimiento de
elementos de consumo para reuniones, clausuras,
salidas de campo, clases, fotocopias, entre
otras.
Aqu se debe tener bien claro que el colegio no
tiene una cuota por concepto de materiales, sino
otros costos como son: requerimientos para todo
el proyecto regional, la sistematizacin, el
seguro, agenda, carnetizacin, entre otros. Ya no
suministramos materiales a primaria y el tema de
las fotocopias es controlado de acuerdo a lo
estrictamente necesario.

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Cuando las fotocopias se tomaban en el colegio el
consumo de papel y costos por mantenimiento y
tner era tan alto que decid, contratar el
servicio externo y eso bajo en un 60 % los
costos. Informe de esto lo puede demostrar la
contabilidad.
Desde que inicie mi labor en el colegio se ha
gestionado toda una serie de estrategias de
mercadeo para captar estudiantes, a continuacin
un resumen de las mismas:

Mercadeo

- Realizacin de plegables, los cuales se

entregaron en los conjuntos, semforos,
centros comerciales, salida de Iglesias,
entre otros.
- Pendones
- Instalacin de 1 Valla
- Presentacin
del
colegio
a
jardines
Infantiles y convenio con Instituciones
como: Trencito, el rbol de saber, Los
Tirolences, Euristico, Espritu santo.
- Modernizacin del Portal web
- Publicitar en directorio colegios de Bogot
- Publicitar en directorio paginas amarillas
de Cundinamarca.
- Directorio de Jardines y Colegios
- Pautar en la sesin del peridico el Tiempo
- Realizacin de un tornero de Microftbol
entre colegios
- Entre otros.
Cobros

Proyectos

Mes a mes se saca el listado con Mara Teresa

sobre los padres mas Morosos y personalmente o
por telfono se suscriben compromisos. Este ao
aunque la cartera sigue siendo de 50 millones, es
baja en nmero de morosos con respecto a los
otros aos. Vemos que son pocos padres pero con
deudas de gran cuanta. Ver cuadro anexo.
- Aprobacin del colegio: Tramites antes
Planeacin, consolidacin y radicacin de

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toda la documentacin.
- Digitacin y preparacin de todo el
documento del Proyecto Educativo con todos
sus anexos.
- Apoyo en la digitacin de algunos proyectos
para T.v
- SENA: Apoyo como coordinadora del programa,
en alguna elaboracin de cuadros, registro
de estudiantes, clases, elaboracin de
documento para convenio. Documento con todos
los anexos

Seguimiento
de Cupos

Salidas
Pedaggicas

- Endeudamiento: Tramites, justificacin y

consolidacin documentos para el crdito con
Davivienda (Consultas con findeter, reunin
con posibles nuevos socios)
Diariamente el colegio atiende un numero de
llamadas solicitando cita para cupos, se registra
en la agenda, se hace seguimiento hasta llegar a
la etapa de entrega de las Ordenes de Matricula.
Para eso podemos ver un cuadro adjunto.
Apoyo directo al Equipo de trabajo, en la reserva
de hoteles, alimentacin, entradas a museos,
entrevistas a personajes pblicos, presupuesto
entre otros.
Desde el ao 2007 estas actividades le han dejado
utilidades al colegio, Utilidades que se han
reinvertido en gastos propios de la institucin
como: adquirir una cmara fotogrfica, pago de
arriendos, sueldos, facturas entre otros.

Digitacin

Documentos varios cartas, memos

Circulares
Suspensiones
Actas
Propuestas
Revisin y direccionamiento de mail(Todos
los das)

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Organizacin
de Reuniones
generales y
de padres

Alistamiento
Planta
Fsica

Inventarios

Otros
tramites

- Informes
- Digitacin de proyectos para la donacin, el
estudio T.V, concursos.
- Coordinacin sobre el alistamiento con
servicios generales de la Planta Fsica.
- Coordinacin servicio cafetera
- Coordinacin de suministros para el buen
desarrollo de la actividad.
- Logstica general de los grados
- Coordinacin de pintura y embellecimiento de
la planta fsica en general
- Cotizaciones y contratacin de materiales y
mano de obra
- Arreglo de pupitres
- Revisin de techos, vidrios y pisos
- Entrega a directores de grupo de su aula de
clase.
- Aqu hay una debilidad grande, nadie se hace
responsable de las cosas y mi labor no me
permite estar custodiando da a da los
bienes del colegio. Considero se debe
asignar a un responsable por rea de
conocimiento y dominio.
- No estoy de acuerdo que los elementos de uso
del colegio se presten para otras
actividades que no sean propias de la
institucin, salvo que se cobre por este
servicio.
- Cotizaciones de servicios de Fumigacin,
- Obtencin del certificado de Saneamiento
Ambiental
- Obtencin del certificado de Bomberos para
ello los extintores deben estar vigentes.
- Motivar a los padres a pertenecer al
convenio con DAVIVIENDA
- Ordenar los pagos a devoluciones
- Concretar acuerdos de pago con padres
- En coordinacin con a Gerencia otorgar
descuentos
- Atender a padres para tramites generales y

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Administraci
n de
personal

CONSULTAS Y
PAGOS EN
BANCOS

Asistencia
a la
Gerencia
Licenciamien
tos

de cupos
- Atencin telefnica diaria
- Coordinacin y otorgamiento de permisos
- Control y seguimiento entrada y salida de
personal
- Novedades de nomina para pago y para pilas
- Llamados de atencin
-

Pago de servicios pblicos de manera virtual

Pago de Nomina
Consultas de saldos a bancos
Pago de la pila
Pago proveedores
Asistir a la gerente en reuniones de
carcter obligatorio y/o social que ella me
delega.
- Contratar, y hacer seguimiento al contrato
con Sigecol modulo acadmico
- Contratar, y hacer seguimiento al contrato
con DHS programa contable
- Cotizacin de licencias

Conclusiones y recomendaciones:
-

Es rentable la actividad
Es necesario fijar polticas fuertes de cobro
Ao 2007 coyuntural. (causa nueva sede)
Ao 2011 augura mejores resultados si se llega a contar
con 140 estudiantes de bachillerato y 60 en primaria.
- El colegio requiere de: mejoramiento Cancha de Futbol,
voleibol, baseball,
construccin sala de Msica,
edicin, Cine foro, bodega, aislamiento de rectora,
direccin, administracin y coordinacin,
rea de
basuras. As como de adquisicin de nuevos equipos de
computo, video bean, implementos para educacin Fsica,
pupitres, parques infantiles entre otros.
- Dotacin de personal para que sea mas uniforme su
presentacin personal

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Prioridad de obras:
-

Taponamiento de goteras
Terminar machimbre en el aula
Pintura de todo el colegio
Adecuacin de pupitres y compra de unos 25 si hay mas
demanda de nios
Pintura y mejoramiento de la fachada
Ubicacin de un puesto de trabajo para los profesores
Adecuacin e instalacin de la red para 25 computadores
Compra de 15 nuevos equipos y mantenimiento de los
antiguos.

Importante: Cuando los padres conocen el proyecto se enamoran

pero la Planta Fsica no es muy atractiva para infantes y no
cumple los requerimientos mnimos para el colegio.

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DEBILIDADES

OPORTUNIDADES

FORTALEZAS

AMENAZAS

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