BLOQUE I: EL ESPACIO DE TRABAJO

CLASE 2
En la clase anterior revisamos, en primer lugar, los conceptos relacionados
con el lugar donde prestamos servicios, la competencia del organismo y
nuestras propias funciones.
En segundo trmino comenzamos a transitar por las prescripciones del
Reglamento de Mesa de Entradas y Despacho aprobado por el Decreto N
759/66, norma sta fundamental para el debido ejercicio de las funciones de
Responsable de Mesa de Entradas.
Ya saben ubicarse dentro de la organizacin del Estado y poseen las
herramientas necesarias para reconocer la estructura organizativa, los
procedimientos y los actores involucrados en el desempeo de sus funciones,
vamos entonces a posicionarnos en nuestro lugar en el mapa del estado y
analizar desde ese lugar, los canales, vas y formas de comunicacin desde las
funciones de las/los Responsables de Mesa de Entradas.

Algunas aclaraciones previas

Como ya dijramos en la clase anterior, las estructuras del Estado estn
conformadas en su mayora, por una estructura formal y una informal. La
sumatoria de estas dos estructuras nos pone en presencia de la estructura real
de los organismos.
Vale recordar esta aclaracin ya que muchos de ustedes seguramente estn
desempeando las funciones de Responsable de Mesas de Entradas y no van
a encontrar ninguna posicin dentro del organigrama de sus respectivos
organismos que mencionen tal posicin.
Seguramente si ustedes se fijan en sus recibos de haberes, van a ver
consignado en el campo de funciones, la de asistente administrativa/o y sin
1

embargo el trabajo diario representa, en la realidad, la funcin de Responsable

de Mesa de Entradas.
Tambin resulta necesario formular una aclaracin respecto al nombre del rea
que estamos denominando Mesa de Entradas.
El Decreto N 759/66 que analizamos durante la clase pasada aprueba el
Reglamento de Mesas de Entradas, Salidas y Archivo cuyo cumplimiento es
obligatorio y efectivo en jurisdiccin de los Ministerios, Secretaras de Estado
civiles, organismos descentralizados y empresas del Estado.
Este nombre es abarcativo de las funciones especficas de una Mesa de
Entradas, donde ingresan, egresan y se archivan las actuaciones.
Cabe aqu puntualizar que cuando los organismos elaboran sus proyectos de
norma de creacin de sus estructuras, no siempre denominan a las Mesas de
Entradas de la misma manera.

El nombre no es uniforme, pueden citarse

como ejemplo: Mesa de Entradas, Salidas y Despacho; Mesa de Entradas y

Salidas; Mesa de Entradas y Despacho, etc.
Sin perjuicio de ello debe sealarse que el Reglamento de Mesas de Entradas,
Salidas y Archivo en el punto 1 de su Anexo establece En los Ministerios,
Secretaras de Estado Civiles, Entidades Descentralizadas y Empresas del
Estado, existir un Servicio de Mesa de Entradas, Salidas y Archivo, con la
conformidad orgnico-jerrquica que le asigne la estructura aprobada por el
Poder Ejecutivo, que en el curso de este Reglamento se denominar Servicio
de Mesa de Entradas.

La Comunicacin

En el ejercicio diario de las funciones las/los Responsables de Mesa de

Entradas deben comunicarse con actores internos de diferentes nivel jerrquico
y con actores externos a los organismos de revista.

La comunicacin, bsicamente es el intercambio de mensajes entre las

personas.
Es importante tener presente que se comunica con lo que se dice y con lo que
se hace, pero tambin con lo que no se dice o con lo que no se hace.
La comunicacin sirve como un medio a travs del cual los integrantes de una
organizacin conocen y difunden su trabajo, facilitando el flujo de la informacin
y generando un clima laboral que se refleja en un nivel de desempeo eficiente
y eficaz.
La Comunicacin Interna

Comunicacin Externa

Est determinada por la interrelacin que

se desarrolla entre las personas de un
organismo determinado y est dirigida a los
propios empleados o agentes pblicos.

Es el conjunto de actividades generadoras

de mensajes dirigidos a crear, mantener o
mejorar la relacin con las personas de
otras comunidades y con los ciudadanos en
general. Es decir que se dirigen a los
diferentes actores externos a la
organizacin.

Dentro de la comunicacin interna

podemos encontrar la comunicacin que se
da en un plano vertical, el jefe y sus
empleados y la horizontal, entre pares.

La comunicacin en el desempeo de las funciones de las/los Responsables de Mesa de

Entradas
En la actualidad no hay duda que uno de los aspectos fundamentales del trabajo de una/un
Responsable de Mesa de Entradas es atender a los agentes internos (del propio organismo) y
externos (de otras organizaciones) teniendo en cuenta la demanda, el destinatario y los
lineamientos del rea. Con relacin a la ciudadana en general, debe decirse que ello depende
directamente del organismo de que se trate.

Tomando como ejemplo una de las principales funciones del/ de la

Responsable de Mesa de Entradas:
Recepcin de expedientes: las personas afectadas a las funciones del Servicio
de Mesa de Entradas deben verificar si corresponde la recepcin del
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expediente, conforme al giro de la documentacin, revisar la foliatura para

establecer si su numeracin es correlativa, controlar si la documentacin se
ajusta a las "Normas para la elaboracin, redaccin y diligenciamiento de los
proyectos de actos y documentacin administrativos, etc.
Podemos sealar a modo de ilustracin y sin dejar de lado las otras funciones
que habitualmente se desempean, que para desarrollar con eficacia y
eficiencia las referida funcin, deben necesariamente conocerse las reglas de
cortesa en la atencin al pblico, el manejo de la comunicacin organizacional
e interpersonal, la informacin contenida en la normativa que regula los
procesos en los que intervienen y el acabado conocimiento de las actividades
que se desarrollan en el rea conforme las normas que regulan la materia.

Nuevas tecnologas de informacin y comunicacin

En la actualidad no hay duda que el trabajo de un/una responsables de Mesa

de Entradas ha tenido un avance y desarrollo acorde con las nuevas
tecnologas de informacin y comunicacin.
Con las facilidades que nos otorga el uso de las computadoras y de las redes
de amplio alcance muchas, sino todas, las funciones que se desempean se
producen a travs de estos medios, por ejemplo la redaccin de la
documentacin administrativa, sistemas de seguimiento de expedientes, etc.
En ese sentido podemos decir que desde distintos organismos se est
avanzando en la construccin y desarrollo de procesos informatizados que
incluyen plantillas con formularios tipos que se bajan directamente de la web y
tramitan electrnicamente.
Los agentes pblicos en la actualidad, viven la re definicin de sus funciones
basada en los nuevos medios informticos de comunicacin y deben adaptarse
rpidamente para no quedar relegados y fuera del circuito.
Basta pensar a ttulo de ejemplo, el archivo digital de la documentacin
administrativa y la construccin de las diferentes bases de datos contenedoras
de la informacin pblica.
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El lenguaje

Tampoco podemos olvidar que el medio de comunicacin, por excelencia, que

materializa las relaciones con nuestros semejantes es el lenguaje. Todos los
hombres estamos vinculados por el lenguaje. Es por medio de su utilizacin
que podemos exteriorizar nuestra actitud, los cambios que hagamos de la
misma, as como tambin los propsitos que tengamos de persuadir a los
dems sobre determinadas cuestiones.
El lenguaje se convierte de esta manera en una herramienta vital para las
relaciones interpersonales y fundamentales para el trabajo de todas las
personas. Para este ltimo, es el instrumento ms til con que cuenta para
conocer la conducta de los otros y realizar todo tipo de actividades.
Si bien como dijramos en varios cursos sobre procedimientos administrativos,
la voluntad del Estado se manifiesta a travs de la aprobacin de actos
administrativos formalizados por escrito, no podemos dejar de reconocer que
en general, la supremaca de la palabra hablada sobre la escrita, es
indiscutible. Es as que actualmente el 90% de las comunicaciones se verifica a
travs de la palabra hablada.
De hecho, muchas veces el xito en las relaciones sociales y laborales
depende de la habilidad que se tenga para manejar el lenguaje, De igual
manera la impresin causada en los dems est muy influida por el impacto de
la voz.
La palabra es el vehculo del pensamiento. Hay una estrecha relacin entre el
desarrollo del lenguaje y su madurez y la expresin verbal. Cuanto ms
vocabulario incorporamos al idioma que manejamos, mejor es nuestra
capacidad de expresar ideas y sentimientos y cuanto ms enriquecida de
significacin a travs del timbre y tono de la voz,

sus inflexiones y, tambin,

por los gestos, expresiones del rostro, gesticulacin y movimientos del cuerpo,
nos permite establecer mejores relaciones con los interlocutores.

El lenguaje deber ser utilizado convenientemente para lograr una buena

comunicacin en nuestras relaciones tanto personales como grupales. El
empleo de expresiones verbales inadecuadas suelen conducir a falsas
interpretaciones y crear bloqueos en el proceso de comunicacin, dificultando
de esta manera las posibilidades de relacin.

Algunos medios de comunicacin utilizados por los/las Responsables de

Mesa de Entradas

Las tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC), a veces

denominadas nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin (NTIC)
son un concepto muy asociado al de informtica. Si se entiende esta ltima
como el conjunto de recursos, procedimientos y tcnicas usadas en el
procesamiento, almacenamiento y transmisin de informacin, esta definicin
se ha matizado de la mano de las TIC, pues en la actualidad no basta con
hablar de una computadora cuando se hace referencia al procesamiento de la
informacin. Internet puede formar parte de ese procesamiento que, quizs, se
realice de manera distribuida y remota. Y al hablar de procesamiento remoto,
adems de incorporar el concepto de telecomunicacin, se puede estar
haciendo referencia a un dispositivo muy distinto a lo que tradicionalmente se
entiende por computadora pues podra llevarse a cabo, por ejemplo, con un
telfono mvil o una computadora ultra-porttil, con capacidad de operar en red
mediante Comunicacin inalmbrica y con cada vez ms prestaciones,
facilidades y rendimiento
Sistema de seguimiento de expedientes.

Entre los Lineamientos Estratgicos para la Puesta en Marcha del Plan

Nacional de Gobierno Electrnico, aprobado por el Decreto N 378/2005, en los
organismos de la Administracin Pblica Nacional pueden destacarse los
siguientes:

Desarrollar, mantener y promover sistemas integrados basados en

Internet para la prestacin de servicios y la provisin de informacin al
pblico.

Disponer las medidas necesarias para que las comunicaciones se

efecten

preferentemente

mediante

tecnologas

informticas,

optimizando para ello la utilizacin de los recursos electrnicos

disponibles en los distintos organismos de la Administracin Pblica

Nacional.

En el marco del Plan Nacional de Gobierno Electrnico la actual

SUBSECRETARA DE TECNOLOGAS DE GESTIN de la JEFATURA DE
GABINETE DE MINISTROS se encuentra obligada a desarrollar, administrar y
mantener un SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE EXPEDIENTES, accesible por
Internet, que permita a los habitantes y ciudadanos que hayan iniciado una
tramitacin ante algn organismo de la ADMINISTRACIN PBLICA
NACIONAL, realizar consultas sobre el estado del trmite.
Para cumplir con los objetivos del Plan Nacional de Gobierno Electrnico, los
organismos de la Administracin Pblica Nacional debern utilizar tramitacin
electrnica.

La Tramitacin Electrnica permite ofrecer a los habitantes y ciudadanos la

posibilidad de presentar sus formularios en formato electrnico, y avanzar con
el objetivo de que todas las transacciones posibles sean realizadas en forma
electrnica, preferentemente mediante la utilizacin de Internet, utilizando la
firma electrnica y la firma digital para la autenticacin de la identidad de los
usuarios.
Consecuentemente con ello, es obligatoria la implementacin de la tramitacin
electrnica de expedientes para trmites internos del Estado Nacional, con
utilizacin de Firma Digital.
La administracin pblica electrnica facilita el acercamiento del aparato
pblico a los administrados, ya que permite la operacin desde sus propias
sedes, reduce drsticamente las necesidades de traslados y esperas, as como
la restriccin que representan los horarios de funcionamiento administrativo.
COMDOC

EL COMDOC es un sistema informtico, llamado de Comunicaciones

Documentales, desarrollado por el MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS
PBLICAS. Es una herramienta para el registro y seguimiento de expedientes
y dems documentacin administrativa que si fuera implementado en toda la
Administracin Pblica Nacional posibilitara un tratamiento estandarizado de
las tramitaciones, facilitando la interaccin e integracin entre los organismos.
Resulta innegable la conveniencia de utilizar herramientas tecnolgicas en la
medida que propenden a agilizar y racionalizar considerablemente los trmites
administrativos, al tiempo que los dota de mayor transparencia y accesibilidad
para su control al estar disponibles en medios informticos.
La implementacin uniforme de este sistema nos enmarcara en un proceso de
progresiva despapelizacin del Estado, brindando las herramientas adecuadas
para contribuir al mejoramiento de la eficacia y eficiencia de la gestin pblica,
a la vez de constituir un paso importante hacia la implementacin del
expediente electrnico.

Internet

El uso de internet en las oficinas hace que las funciones que all se desarrollan
sean ms transparentes y accesibles al ciudadano.
A la vez facilita la tarea de quienes cuentan con la posibilidad de utilizar ese
servicio.
Por ejemplo permite, a travs de motores de bsqueda, basados en
aplicaciones llamadas spiders ("araas") o robots, buscar informacin de
manera gil y precisa, con base en las palabras escritas, haciendo una
recopilacin sobre el contenido de las pginas y mostrando como resultado
aqullas que contengan la palabra o frase en alguna parte del texto.
Es uno de los servicios estrella de la sociedad de la informacin, proporcionado
para los llamados motores de bsqueda, como Google o Yahoo, que son
herramientas que permiten extraer de los documentos de texto las palabras
que mejor los representan. Estas palabras las almacenan en un ndice y sobre
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este ndice se realiza la consulta. Permite encontrar recursos (pginas web,

foros, imgenes, vdeo, ficheros, etc.) asociados a combinaciones de palabras.
Los resultados de la bsqueda son un listado de direcciones web donde se
detallan temas relacionados con las palabras clave buscadas. La informacin
puede constar de pginas web, imgenes, informacin y otros tipos de
archivos. Algunos motores de bsqueda tambin hacen minera de datos y
estn disponibles en bases de datos o directorios abiertos. Los motores de
bsqueda operan a modo de algoritmo o son una mezcla de aportaciones
algortmicas y humanas. Algunos sitios web ofrecen un motor de bsqueda
como principal funcionalidad: Dailymotion, YouTube, Google Video, etc. son
motores de bsqueda de vdeo.
Internet es una gran fuente de informacin.
En el ao 2012, un estudio realizado en Estados Unidos indic que un 56 % de
los 3.030 adultos estadounidenses entrevistados en una encuesta en lnea
manifest que si tuviera que escoger una sola fuente de informacin, elegira
Internet, mientras que un 21 % preferira la televisin y tanto los peridicos
como la radio sera la opcin de un 10 % de los encuestados. Dicho estudio
posiciona a los medios digitales en una posicin privilegiada en cuanto a la
bsqueda de informacin y refleja un aumento de la credibilidad en dichos
medios.

Correo electrnico

Es una de las actividades ms frecuentes en los hogares y en las oficinas con

acceso a internet. El correo electrnico y los mensajes de texto del mvil han
modificado las formas de interactuar de las personas.
Hoy es comn que en todas las reas de habilite para las consultas internas y
externas, un mail de consulta que evita gran cantidad de llamadas telefnicas o
concurrencia personal a los organismos para solicitar informacin sobre alguna
temtica asignada al rea de que se trate.

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Ahora bien, para que esta herramienta sea realmente productiva debe
promoverse el uso de buenas prcticas sensibilizando al personal de la
organizacin que lo utiliza.
Estos son slo dos ejemplos de los usos que la tecnologa nos pone a
disposicin para mejorar la organizacin y produccin del trabajo en el
ambiente laboral para mejorar la relacin entre los actores internos y externos
que ya mencionramos anteriormente.

Va jerrquica

Ahora vamos a ver a la luz de las normas que rigen la relacin de empleo
pblico, y como se debe actuar con sus superiores jerrquicos.
Qu es la jerarqua?
Est constituida por la serie de jefes que va desde la autoridad superior a los
agentes inferiores. La va jerrquica es el camino que sigue, pasando por todos
los grados de la jerarqua, las comunicaciones que parten de la autoridad
superior o las que le son dirigidas. Este camino est impuesto a la vez por la
necesidad de una transmisin segura y por la unidad de mando. A veces es
necesario conciliar el respeto de la va jerrquica con la obligacin de obrar
rpidamente. El principio jerrquico quedar salvaguardado si los jefes han
autorizado a sus agentes respectivos a entrar en relaciones directas; y la
situacin quedar regularizada si ellos informan inmediatamente a sus jefes
respectivos sobre lo que han hecho de comn acuerdo. Si los agentes quedan
de acuerdo y sus operaciones son aprobadas por sus jefes inmediatos las
relaciones directas pueden seguir; desde el instante en que el acuerdo
desaparece o que la aprobacin de los jefes falta las relaciones directas cesan
y la va jerrquica queda inmediatamente restablecida. Es una falta apartarse
de la va jerrquica sin necesidad, pero es una falta mucho mayor seguir dicha
va cuando de ello resulte un perjuicio para la empresa.

Ley Marco de Regulacin del Empleo Pblico Nacional, N 25.164

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La relacin de empleo pblico queda sujeta a los principios generales

establecidos en la citada ley, los que debern ser respetados en las
negociaciones colectivas que se celebren en el marco de la Ley 24.185.
La ley N 25.164, en el Captulo V, establece los deberes de los agentes
pblicos.
Entre ellos se destaca Seguir la va jerrquica correspondiente en las
peticiones y tramitaciones realizadas.
El Decreto N 1421/02, reglamentario de la ley, establece que cuando sta se
refiere a la autoridad jerrquica, hace alusin a la autoridad competente para
impartir la orden de conformidad con la organizacin interna que se derive de la
estructura organizativa.

Ejemplo:
Un agente es evaluado por su superior jerrquico. Al considerar que el puntaje
obtenido no se adecua a la realidad, decide presentar por escrito un reclamo
solicitando se modifique el puntaje asignado.
En ese sentido presenta su reclamo ante el superior jerrquico de su jefe
inmediato.
En este caso se debe enderezar la presentacin del agente involucrado y
remitir el reclamo al superior inmediato para que ste revea el puntaje
asignado.
Recin en esa instancia, y de mediar una denegatoria a lo solicitado, podr
dirigir su reclamo al superior jerrquico de su jefe inmediato.
En el ejercicio diario de las funciones de una Mesa de Entradas, debe prestarse
especial atencin a las jerarquas de los actores involucrados debiendo vincular
esta temtica con los contenidos estudiados en el mdulo 1 de este bloque,
cuando estudiamos nuestra posicin en el Estado.

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Las actividades para esta semana son:

1. Actividad: Observe las herramientas tecnolgicas del rea donde cumple

sus funciones:
-Identifique tres medios de comunicacin tecnolgicos de uso frecuente en
la Mesa de Entradas donde usted trabaja.
-Seale las ventajas y desventajas de los medios elegidos.
-Proponga un cambio tecnolgico en su espacio de trabajo.
2. Participar en el FORO
Qu proceso de comunicacin del rea donde usted presta servicios,
mejorara? Fundamente.

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