Tienen que ver directamente con la productividad y competitividad de las
empresas, ya que implican una relacin directa con el recurso humano que en definitiva es la base para el desarrollo de cualquier organizacin. Son herramientas que permiten la eficiencia de la administracin de personal, en cuanto que son la base para la misma. Una descripcin y anlisis de cargos concienzudos y juiciosos dan como resultado la simplificacin en otras tareas propias de este sector de la organizacin La descripcin de cargos es una fuente de informacin bsica para toda la planeacin de recursos humanos. Es necesaria para la seleccin, el adiestramiento, la carga de trabajo, los incentivos y la administracin salarial. Es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los dems cargos que existen en una empresa; es la enumeracin detallada de las atribuciones o tareas del cargo (qu hace el ocupante), la periodicidad de la ejecucin (cundo lo hace), los mtodos aplicados para la ejecucin de las atribuciones o tareas (cmo lo hace) y los objetivos del cargo (por qu lo hace). Bsicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende. Todas las fases que se ejecutan en el trabajo constituyen el cargo total. Un cargo "es la reunin de todas aquellas actividades realizada por una sola persona, que pueden unificarse en un solo concepto y ocupa un lugar formal en el organigrama". Evidentemente, las descripciones de cargos son tiles, aunque se pueden permitir desviaciones individuales. Un empleado nuevo querr saber qu se espera de l, y cuando el supervisor se percata de problemas de coordinacin entre empleados tendr que saber cules son las funciones que corresponden a cada uno. La descripcin debera, en el caso ideal, distinguir entre el contenido prescrito y discrecional de cada cargo. As, quiz sea requisito que, por ejemplo, cada vendedor presente un informe semanal de sus visitas, mientras un vendedor de ms experiencia y capacidad puede emplear su discrecin al informarle a la gerencia acerca de las condiciones cambiantes en el mercado, sus orgenes y posibles medidas correctivas en la lnea de productos. En resumen, la descripcin de cargos est orientada hacia el contenido de los cargos, es decir, hacia los aspectos intrnsecos de los cargos. El anlisis de cargos tiene que ver con los aspectos extrnsecos, es decir, con los requisitos que el cargo exige a su ocupante. Pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige para
poder desempearlo de manera adecuada. Este anlisis es la base para la
evaluacin y la clasificacin que se harn de los cargos para efectos de comparacin. Hay distintas maneras de agrupar y organizar las tareas y los deberes, y habr variaciones segn se trate de puestos manuales, de oficina, de produccin, y dems. Las principales categoras de anlisis que se podran incluir son: a) Procedimientos, equipos y materias que el empleado debe conocer; problemas y solicitudes tpicas que recibir. b) Alcance de su responsabilidad; magnitud de la discrecin; "perodo de control". c) Normas sobre desempeo y carga de trabajo. d) Relaciones; interfaces del cargo. e) Supervisin; relaciones de dependencia. f) Perodo de calificacin, prueba y adiestramiento. g) Condiciones de trabajo; peligros. h) Promocin y oportunidades de carrera. El anlisis de cargos tiene una estructura que se refiere a cuatro reas de requisitos: intelectuales, fsicos, responsabilidades implcitas, condiciones de trabajo. Cada una de estas cuatro reas est dividida en varios factores de especificaciones, como la experiencia, por ejemplo, en el rea de requisitos intelectuales. Estos factores de especificacin son puntos de referencia que permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva; son verdaderos instrumentos de medicin, construidos de acuerdo con la naturaleza de los cargos existentes en la empresa. Si la naturaleza de los cargos que van a analizarse vara, as mismo variarn no slo los factores de especificaciones considerados, sino tambin su amplitud de variacin y sus caractersticas de comportamiento. Existen varios mtodos de descripcin y anlisis de cargos, entre ellos: La observacin directa del trabajador ejecutando la labor; los cuestionarios a trabajadores y sus jefes directos; la entrevista directa al empleado; mtodos mixtos que combinen dos o ms de los anteriores. Estos ltimos brindan la posibilidad de contrarrestar las desventajas de cada uno de los mtodos, haciendo de esta manera ms confiable el estudio. La descripcin de cargos es importante, ya que trata temas claves; el qu, el cmo, el cundo y el porqu. Estas preguntas dan las bases de la limitacin de un cargo, permiten delimitar obligaciones y todas las tareas y atribuciones que son los elementos que conforman un trabajo y que debe cumplir el ocupante. Se hace de vital importancia el anlisis de cargos porque por medio de ste: se deduce, analiza y desarrolla datos ocupacionales relativos a los cargos, cualidades necesarias para ocupar los cargos y caractersticas del ocupante, que sirven de base para la orientacin profesional, la evaluacin de salarios, la utilizacin de trabajadores y otras prcticas de personal. Estudia
cargos desempeados en industrias, comercios y otras organizaciones y
produce descripciones de elementos de los cargos y de los requisitos fsicos e intelectuales que debe poseer el ocupante. Define, clasifica y correlaciona datos ocupacionales; desarrolla medios de orientacin para trabajadores inexpertos o que desean cambiar de cargo, y prepara procedimientos de entrevista para facilitar la colocacin de trabajadores; utiliza datos para desarrollar sistemas de evaluacin de salarios y recomienda cambios en la clasificacin de los cargos; prepara organigramas, elabora monografas (mediante la descripcin de patrones y tendencias industriales); disea pruebas para medir conocimientos ocupacionales y habilidades de los trabajadores y realiza la bsqueda ocupacional relacionada. PUESTO DE TRABAJO. Puesto de trabajo se define como el lugar o rea ocupado por una persona dentro de una organizacin, empresa o entidad donde se desarrollan una serie de actividades las cuales satisfacen expectativas, que tienen como objetivo, garantizar productos, servicios y bienes en un marco social. Esto propicia una relacin de contrato donde se beneficia la organizacin y la persona que pertenece a ella, de hecho, para un ptimo resultado se hace necesario la correcta utilizacin de las herramientas a la disposicin as se satisfacen la demandas de la empresa al seleccionar el perfil indicado. Surge de la necesidad de satisfacer requerimientos psicolgicos, econmicos y sociales, haciendo uso de los recursos, objetos, implementos, conocimientos y habilidades, as mismo, estn responsabilidades y compromisos para un bien comn. Donde las actividades, funciones y tareas, garantizan como se articula un espacio temporal de acuerdo a las condiciones del perfil exigido donde la finalidad que se persigue es la calidad en los procesos de la estructura, la estrategia, la gestin, la administracin y la productividad, lo cual, sienta un precedente que no se altera por tramites que complican y hacen ms lento el trabajo a realizar. El puesto de trabajo no es esttico, cambia con el tiempo al perseguir un mejor resultado, podemos decir que no toda actividad es considerada puesto de trabajo, pues hay requisitos como son: una institucin organizada, un orden jerrquico, un contrato, un salario fijo y una serie de compromisos adquiridos, dentro de una estructura formal y legal. De no cumplir con lo mencionado anteriormente se hablara solo de un trabajador independiente que maneja su propio tiempo y carece de un sueldo fijo siendo as diferente a una persona que desempea una labor en una empresa donde cumple un horario, y recibe a cambio sus prestaciones. Aspectos extrnsecos e intrnsecos del anlisis del cargo Los Aspectos Intrnsecos se refiere a la descripcin del cargo tales como:
El nombre del Cargo.
Posicin del cargo en el organigrama.
Contenido del cargo (tareas o funciones)
Los Aspectos Extrnsecos se refieren al anlisis del cargo, en este caso se
refiere al perfil del analista que anteriormente se explic.
Responsabilidades implcitas: este se refiere a la responsabilidad que
tiene el ocupante del cargo adems del trabajo normal y de sus funciones tales como; supervisin del personal, materiales y equipos, mtodos, dinero, entre otros.
Condiciones de trabajo: este se refiere a las condiciones en que el
trabajador se desempea (ambiente de trabajo Riesgos) y que este a su vez trata de adaptarse para que no afecte su productividad y rendimiento en sus funciones.
necesario,
concentracin
El anlisis de puestos es una herramienta primordial para la gestin de los
recursos humanos. Para llevarlo a cabo, en un primer momento se elaborar el organigrama de la organizacin y el inventario de los puestos de trabajo actuales. El objetivo del anlisis de puestos es conocer y determinar los siguientes aspectos:
Denominacin de los puestos.
Dotacin actual de los puestos.
Localizacin en la estructura organizativa existente.
Delimitacin de las reas de actuacin, competencias y funciones
relevantes.
Ubicacin de cada puesto de trabajo.
Asimismo, se procede a la codificacin e inventariado de los puestos de trabajo
existentes, lo que permitir una planificacin del trabajo posterior que lo hara ms eficiente. La recogida de informacin en esta fase del anlisis de puestos es, en un primer momento, descendente. Es decir, se comienza entrevistando a los directivos y mandos de orden jerrquico superior, continuando con aquellos que les siguen en la jerarqua.
Sobre esta base se analizan los puestos presentes actualmente o de futura
creacin, reflejando la informacin sobre aquellos, a travs de la Descripcin de Puestos de Trabajo aplicada en cada puesto. En cuanto a la metodologa frecuentemente empleada en esta fase de recogida y sistematizacin de datos, se combinan distintas tcnicas:
Cuestionario.
Entrevista en el puesto de trabajo.
Entrevista en grupo/Tcnica de Grupo.
Entrevista con mandos y directivos.
Para el anlisis de puestos se aplicarn unas u otras en funcin del puesto de
trabajo estudiado en ese momento. En cualquier caso la redaccin de las descripciones se realizar tras haber consultado con el/la empleado/a que ocupe un puesto y su jefe inmediato. Una vez redactada ser presentada de nuevo a empleado y jefe para que efecten las precisiones que consideren oportunas y elaborar la descripcin final. La recogida de informacin, en esta fase, ser ascendente, es decir, el inicio se llevar a cabo partiendo de los puestos de menos nivel. Igualmente, se partir de una rea concreta, abordando las dems sucesivamente. METODOLOGIA: Las Descripciones de Cargo parten de un anlisis de trabajo en el cual se incluye toda la informacin pertinente. La documentacin se realizar utilizando un software que facilita su redaccin y organizacin, en reuniones tipo taller de cuatro horas de duracin, donde se explica a los participantes la metodologa y herramientas correspondientes. Esperamos poder realizar aproximadamente 20 descripciones de cargo en cada taller. La elaboracin de las descripciones se realiza en talleres. Una vez levantada la informacin se procede a elaborar la descripcin del cargo. La descripcin preliminar es aprobada por los empleados que participaron en los talleres y es enviada a sus supervisores a efectos de revisin y conformidad. La informacin que se registrar en la descripcin del cargo ser la siguiente: - Identificacin del Cargo: Ttulo del Cargo, Direccin/Gerencia/ Departamento, Nombre del Ocupante que responde el cuestionario, Ttulo del Cargo del Supervisor Inmediato, Nombre del Supervisor Inmediato, Localizacin geogrfica del cargo, Fecha levantamiento de la informacin, Analista.
- Ubicacin en la estructura organizacional de la Empresa. A quien reporta,
cuales otros cargos reportan al mismo supervisor, y quienes le reportan directamente. - Propsito general del cargo: Una declaracin breve de la funcin bsica del cargo, expresada en trminos de accin, funcin y resultado. Es necesaria para que el lector de la Descripcin de Cargo pueda obtener inmediatamente una impresin de la razn de ser del cargo en la Organizacin. - Finalidades: Descripcin de las acciones, funciones y resultados de las cuales el cargo es responsable. Acciones: Qu hace? define el modo de actuacin del cargo dentro de la Organizacin. Funcin: Cmo lo hace? Define el medio o metodologa utilizada para cumplir con las acciones sealadas. - Resultado Esperado: Para qu lo hace? son declaraciones breves, numeradas que establecen los resultados finales ms importantes sobre los cuales el cargo es responsable. - Naturaleza y Alcance: Breve descripcin sobre los aspectos relevantes del cargo. Entorno: Principales Actividades, Relaciones, Conocimientos, Habilidades y Destrezas, Autonoma Principales retos, Otros roles que desempea. Describe en qu consiste el cargo, cmo se relaciona con posiciones superiores y subordinadas, cual es el clima dentro del cual opera, que otros roles significativos desempea en la Organizacin. Adicionalmente, seala con quien se relaciona interna o externamente el titular del cargo para efectuar sus actividades, aclarando para qu establece dicha interrelacin. - Dimensiones econmicas y financieras de la posicin: Las cantidades significativas sobre las que el cargo causa impacto directo o indirecto. - Responsabilidad Social Empresarial (RSE): Deberes del cargo en materia de Responsabilidad Social Empresarial, conforme a las polticas establecidas en la empresa. - Perfil: Nivel de educacin formal, experiencia, conocimientos, habilidades, destrezas y competencias requeridas para desempear el cargo.