Serie Comunicacin Corporativa

Cmo organizar una rueda de

prensa?
Francesc Hernndez Garca

NDICE
Antes de empezar
Consideracin preliminar
1. El/los Portavoz/es: Sobre el/los temas a desarrollar
2. Aspectos a tener en cuenta sobre la informacin
3. Organizacin del Relaciones Pblicas
4. Post- Rueda de Prensa
5. Estructura y elementos de una invitacin
6. Sobre el da y la hora
7. Seleccin de los periodistas
8. Los regalos
9. Esquema de una sala de prensa
10. Las sesiones informativas con la prensa / entrevistas
personales

Antes de empezar
Acerca de Francesc Hernndez Garca

Soy autor del blog http://www.franceschernandez.net y socio

fundador de http://www.solehernandez.com
Tengo 41 aos, nac en Barcelona y vivo en la poblacin
costera de Castelldefels (en la provincia de Barcelona).
Soy licenciado en Publicidad y Relaciones Pblicas, Mster
en Relaciones Relaciones Pblicas y Postgrado en
Community Manager & Social Media.
Trabajo desde hace ms 18 aos en el mundo de la
comunicacin corporativa, y desde octubre de 2006 soy
Director Adjunto de la agencia de comunicacin y gabinete
de prensa SOL & HERNNDEZ Consultors de
Comunicaci.
En qu puedo ayudarte?
Si eres empresario o trabajas en departamentos de
marketing o comunicacin, y deseas dar a conocer tus
productos, servicios u otras actividades corporativas, puedo
ayudarte en la definicin de la estrategia comunicativa y las
acciones tcticas necesarias para convertir tus actividades y
tu empresa en noticia. Somos expertos en comunicacin

corporativa, actuamos como gabinete de prensa de

corporaciones y todo tipo de entidades privadas y pblicas,
organizamos ruedas de prensa, nos pasamos el da
redactando
comunicados
para
nuestros
clientes,
gestionamos entrevistas corporativas, visitas de prensa,
elaboramos dossieres de prensa, etc.
Adems de los servicios clsicos de gabinete de prensa,
nuestra agencia es pionera en el servicio que hemos
bautizado como streaming press, un servicio exclusivo de
vdeo y audio en directo o en diferido de las actividades de
prensa de nuestros clientes. Con este servicio cualquier
periodista puede ver ruedas de prensa o presentaciones de
todo tipo desde cualquier ordenador que tenga conexin a
Internet.
El ebook Cmo organizar ruedas de prensa?
Como podrs observar, he elaborado un ebook breve, de
fcil lectura que te servir de gua prctica para la
organizacin de ruedas de prensa, para cualquier tipo de
empresa o entidad.
Este ebook, es til para los que nunca han organizado una
rueda de prensa y tambin para aquellos que quieren
utilizarlo como checklist (de repaso) cuando deban organizar
un evento de este tipo.
Espero que este documento sea de tu inters y resto a tu
disposicin para cualquier consejo o servicio de
comunicacin que puedas necesitar.
Sinceramente, espero que sea de tu utilidad.
Un cordial saludo,
Francesc Hernndez Garca
Socio Fundador
SOLE & HERNANDEZ Consultors de Comunicaci SL
solehernandez@solehernandez.com

Consideracin preliminar
MUY IMPORTANTE:
"Lo habr dicho mil veces, pero lo volver a decir una vez
ms... NO hay que convocar nunca una conferencia de
prensa meramente para entregar un documento o una
informacin que pueda ser enviada como una nota de prensa
normal.

La

principal

justificacin

para

celebrar

una

conferencia de prensa es ensear objetos tangibles o cuando

el tema es tan importante que probablemente har formular
preguntas a los periodistas presentes".

El presente documento nicamente presenta un listado de

aspecto relevantes a tener en cuenta en la organizacin de
ruedas de prensa. No se trata de un documento terico
sobre la organizacin de ruedas de prensa, ms bien puede
funcionar como un checklist organizativo prctico.

1. El/los Portavoz/es: Sobre el/los temas a desarrollar

El portavoz ser la persona que hablar y representar a la
compaa u organizacin ante los medios de comunicacin,
por lo que su formacin y preparacin deber ser
imprescindible. Debes recordar que no todo buen orador es
un buen portavoz. Ser portavoz requiere de formacin, debe
conocer como trabajan los medios, sus rutinas informativas,
el tipo de preguntas que pueden hacerle, etc.
A continuacin te muestro algunos consejos para la
preparacin del portavoz corporativo:
-

Hay que saber exactamente que se quiere comunicar

Confirmacin asistencia medios de comunicacin y

comunicacin al portavoz de la compaa

Hay que saber el grado de conocimiento de los

medios de comunicacin sobre el tema a presentar

Posicionamiento de los lderes de opinin sobre el

tema

Conocimiento de la imagen que los medios de

comunicacin y pblico en general tienen de nosotros

Chequeo de las preguntas normales y envenenadas

Previo a la presentacin ante los medios, hay que

trabajar y resumir por escrito todos los argumentos

Utilizar un vocabulario adecuado, evitando al mximo

tecnicismos y siglas poco conocidas

Entonacin correcta

Estilo: sencillo, claro, natural, conciso y coherente

Determinar como decirlo para conseguir aceptacin

Crear una frase "que quede" en las mentes de los

periodistas (Ya que posiblemente sea el titular)

Realizar un esquema previo

Estructurar cronolgicamente el mensaje

Resumirlo todo en una breve conclusin final

Decir lo que realmente se quiere comunicar

Limitarse a 3 o 4 ideas

Estar preparado para aclarar y repetir

Hay que estar preparado para preguntas incmodas

(se debern preparar y analizar previamente)

No usar argumentos propios de Marketing o ventas

Responder a un periodista es responder a un gran

pblico

Cuidado con resumir superficialmente la informacin

2. Aspectos a tener en cuenta sobre la informacin

-

Acontecimientos

relevantes

ocurridos

anterioridad (vinculados con la presentacin)

-

Documentacin publicada sobre el tema

con

Qu y Quin puede aportar datos adicionales sobre el

tema

Adjuntar documentacin complementaria siempre que

sea necesaria.

3. Organizacin del Relaciones Pblicas

Material a tener en cuenta:
-

Un resumen del tema (puede venir bien un listado de

preguntas/respuestas sobre la temtica)

Nota de prensa (1/3 pginas mximo en la que

resaltar

los

aspectos

fundamentales

de

la

presentacin, los hechos noticiables)

-

Dossier

de

prensa

de

la

presentacin

(Documentacin que amplia la nota de prensa)

-

Dossier

de

prensa

corporativo

(dossier

de

presentacin genrica de la empresa o institucin que

organiza la rueda de prensa)
-

Otra documentacin: En ocasiones se adjuntan otros

documentos que complementan la informacin, como
artculos,

fotografas,

grficos,

presentacin

en

powerpoint, etc).
-

La localizacin es importante, un lugar de fcil acceso

para los periodistas facilita su asistencia

Hay que tener en cuenta el personal colaborador

(auxiliares de relaciones pblicas, fotgrafos, tcnicos
de sala, etc)

Conviene tener preparado un plan de accin al

minuto de la Rueda de Prensa. En este documento se
detallaran

las

intervenciones

minuto

minuto,

contenidos, presentaciones, etc).

-

El envo de la convocatoria de prensa, si bien es

previa a la organizacin de la rueda de prensa,
tambin se deber tener en cuenta.

Deberemos tener planificado la distribucin/envo de

la notas y dossieres de prensa para los medios de
comunicacin que no puedan asistir a la rueda de
prensa

Recomiendo un ensayo preliminar del material a

utilizar en la presentacin (ordenadores, proyectores,
aire acondicionado, iluminacin, etc)

Otros aspectos muy importantes:

-

Detrs

del

lugar

donde

estn

sentados

los

representantes de la compaa y en la parte ms

visible del frontal de su mesa deber situarse los
logotipos corporativos para que aparezcan en las
fotos y tomas televisivas

En la sala deber existir informacin corporativa de

carcter general (memoria anual, folleto corporativo,
material audiovisual, etc)

Tener dispuestas y ordenadas alfabticamente las

acreditaciones de prensa. Si no hay acreditaciones,
recomiendo pasar lista a los medios asistentes
(nombre, medio, telfono y email de contacto),
adems de saber quin est presente, nos permitir
la actualizacin del fichero de prensa

El dossier de la conferencia y el resto de la

documentacin deber ser entregado antes de la
misma

Es conveniente que la mesa de los oradores posea

una tarima

Cada uno de los oradores deber tener delante suyo

un identificador de sobremesa con su nombre bien
visible (no se incluye el tratamiento, por ejemplo:
Excmo Sr...., nicamente el nombre)

El papel del relaciones pblicas y sus Auxiliares:

-

El jefe de RR.PP. y algunas azafatas recibirn a los

invitados

A los que no conozca, se autopresentar y entregar

su tarjeta

Las azafatas irn atendiendo y entregarn el dossier

o carpeta de prensa con toda la documentacin

Mientras tanto se les podr ofrecer alguna bebida

En ocasiones el evento comenzar el acto con unas

palabras del director de RR.PP. de la empresa, dando
las gracias a los asistentes y presentando a los
ponentes. Tambin puede ser el portavoz el que d la
bienvenida y presente a los ponentes.

El acto se dar por terminado cuando termine el turno

de preguntas

La duracin mxima recomendable es de 30-40

minutos (incluido preguntas)

En la mesa de ponentes recomiendo poner como

mximo a 3 personas, dicho de otro modo, no
recomiendo que hablen ms de 3 personas en una
rueda de prensa. Pueden existir excepciones, como
por

ejemplo,

en el caso de testimonios

que

complementen la informacin presentada.

-

El personal de RR.PP. y sus auxiliares debern

poseer

identificadores

con

sus

nombres.

Normalmente se identifican tambin como Prensa

-

Si la conferencia se ha convocado a las 11:00 horas,

deber empezar dentro de los cinco o mximo diez
minutos siguientes

Se pueden entregar copias de todos los discursos

pronunciados en la conferencia, y posteriormente se
han de tomar medidas para enviar dichas copias a los
peridicos o revistas que no estuvieron presentes

Hoy en da existe una tendencia a invitar a personas

que no son periodistas a las conferencias de prensa.
No es recomendable ya que suelen interferir en el
trabajo de los periodistas y les hace sentir incmodos

No deberemos esperar disculpas de un periodista que

acepta nuestra invitacin y no acude despus (es
bastante frecuente)

Recomiendo disponer de un fotgrafo propio para

recurrir a l en el caso de que los periodistas
necesiten sacar instantneas de la conferencia

Debemos recordar que las ruedas de prensa son anti

televisivas por naturaleza (son estticas, no atraen la
atencin y las imgenes no son vivas)

Los RR.PP. y sus asistentes llegaran con bastante

antelacin a la sala, siempre hay periodistas que se
avanzan 30 minutos al inicio de la conferencia

Asegrate de que exista suficiente material para

poder escribir (carpetas, papeles, bolgrafos, etc)

El profesional de las RR.PP. no deber estar en el

estrado con los directivos de la empresa (su trabajo
se realiza desde la sombra, no debe ser protagonista)

El RR.PP. actuar nicamente para dar la bienvenida

y si el debate se complica o toma un cauce
equivocado, entonces, slo entonces deberemos
actuar

Cuando se marchen los periodistas, inspecciona la

sala para asegurarte que no ha quedado ningn
documento confidencial

En el turno de preguntas:
-

Si un periodista plantea una pregunta tonta, no le

hagas pasar por payaso (los dems asistentes
sacarn sus propias conclusiones. Hay que ser
siempre corts)

No permitas que una sola persona formule todas las

preguntas

Da la oportunidad a los periodistas para que puedan

ms tarde hacer preguntas en privado si es necesario

Las entrevistas para la radio y la televisin se

debern realizar antes o despus de la conferencia
de prensa, en funcin de la disponibilidad de los
medios

los

conferenciantes.

Personalmente

recomiendo hacerlas despus.

4. Post- Rueda de Prensa
-

Una vez finalizada la rueda de prensa, se deber

realizar
clippings,

un

seguimiento

Grabaciones,

de

resultados

videos,

Internet).

(Press
Los

resultados se recogen en un nico documento a

modo de revista de apariciones. Las grabaciones en

vdeo e intervenciones en la radio pueden pasarse en

formato CD o digitalmente.
-

Hay que realizar una valoracin de cada aparicin.

Por regla general se hace una valoracin de cada
aparicin, con un equivalente a su valor publicitario.
Es decir, si hemos aparecido de pgina en un
peridico, el valor de la noticia seria el coste que nos
hubiera costado ese de pgina si lo hubisemos
tenido que pagar. Muchas agencias de comunicacin
multiplican x3 o x5 dicho valor, ya que se considera
que una noticia tiene entre 3 y 5 veces ms
credibilidad

que

un

anuncio

(esto

es

muy

controvertido en el sector, yo recomiendo un valor 1 a

1, si el tratamiento es el adecuado)
5. Estructura y elementos de una invitacin
Caractersticas principales:
-

Avisar por lo menos con 1 o 2 semanas de antelacin

a los periodistas (en grandes ciudades como
Barcelona o Madrid, se suele aviar con 2 o 3 das de
antelacin como mximo)

No olvidar poner: Da, Mes, Ao, hora de comienzo y

si es posible tambin la hora de finalizacin de la
rueda de prensa

Aadir claramente donde y cuando tendr lugar

Podemos aadir detalles referentes al aparcamiento y

proximidad de paradas de transporte pblico si es
necesario

Puedes pedir que te llamen para confirmar su

asistencia (adjuntar nombre y nmero de telfono de
la persona de contacto para cualquier informacin),
pero lo ms probable es que tengas muy pocas
confirmaciones. Es seguimiento de asistencia lo suele
hacer el departamento de comunicacin encargado
de la organizacin de la rueda de prensa

La confirmacin se realizar uno o dos das antes del

acto se confirmar por telfono (en las grandes
ciudades y los grandes medios, no suelen confirmar
hasta, como muy pronto, la jornada anterior)

Dar suficientes detalles para que los responsables del

Medio puedan apreciar si vale la pena asistir, pero no
dar tantos datos detalles que desvelemos todo el
contenido

de

la

rueda

de

prensa

puedan

considerarse innecesaria su asistencia

6. Sobre el da y la hora
-

Cuidado!,

no

debe

coincidir

con

otros

actos

importantes en la misma ciudad. En las grandes

ciudades cada da hay varias ruedas de prensa sobre
varias temticas. Los periodistas no pueden estar en
todas las ruedas de prensa, con lo que slo irn a

aquellas que consideren de mayor relevancia o

inters meditico.
-

Los viernes son siempre malos das para los

peridicos nacionales

Los lunes no son malos por definicin, pero dificultan

el seguimiento de los medios asistentes, ya que el
viernes muchos medios an no saben si el lunes
podrn asistir a la presentacin

El horario habitual es por la maana, entre la 10.30 y

las 12.00h. No recomiendo ms all de las 12.30h13h, ya que puede dificultar la tarea periodstica
(muchos medios no tendran tiempo de preparar la
informacin para las noticias del medioda)

7. Seleccin de los periodistas

La seleccin de periodista a invitar es bastante sencilla,
siempre y cuando tengamos una base de datos de medios
de comunicacin y periodistas y que sta, adems, est
totalmente actualizada.
Un listado tipo extrado de nuestra base de datos podra ser
del siguiente modo:
LISTADO POR MEDIOS
Cabecera - Perioricidad - Distribucin - Tirada - Tipo

1 El Peridico Cat. Diario estatal 2.599.000 informativo

general
2 Muy Interesante mensual estatal 390.000 especifico ciencia
Etc.
LISTADO POR PERIODISTA
Cabecera - Nombre - Cargo - Telf.despa email
1 El Peridico Cat. Pedro J. Prez Lpez Tur 999.999.99 1
nombre@elperiodicos.es, Etc.
( Tur=Turismo , Eco=Economa, Dep=Deportes, Dir=Director,
R.J.= Redactor Jefe, Oci=Ocio, Int=Internacional, Etc).
Las agendas de la comunicacin:
La agenda de la comunicacin es una publicacin en la que
aparecen todos los datos necesarios para poder contactar no
slo con los medios, sino tambin con los distintos
departamentos de las administraciones, empresas pblicas y
organismos oficiales. En ella figuran, sobre todo, los servicios
dedicados a las relaciones con los periodistas.
En

Espaa,

fue

el

Ministerio

de

la

Presidencia,

concretamente la secretaria general del portavoz del

gobierno, el primer editor de una agenda de comunicacin.

Luego y de forma paulatina, los gobiernos de algunas

comunidades

autnomas

han

sacado

al

mercado

documentos similares.
El objetivo de todas las agendas es el mismo: servir de
elemento complementario para la agenda personal del
periodista o RR.PP. Las ediciones se van actualizando cada
ao.
Otras vas para conseguir listado de periodistas:
-

Podemos comprar los peridicos y revistas que sean

de nuestro inters. En los peridicos y revistas
aparece

un

espacio

reservado

con

los

datos

principales de cada medio. Siempre que leis en un

peridico una informacin relevante o de vuestro
inters, deberis apuntar el nombre del periodista o
redactor para luego solicitar los datos por telfono.
-

Los departamentos de prensa de la mayora de

ayuntamientos poseen un listado de medios de
comunicacin locales, lo cual es muy interesante
cuando debemos organizar una rueda de prensa en
poblaciones en las que no tenemos contactos de
prensa.

Internet en una buena fuente de informacin de

periodistas on-line, pero cuidado, muchos de los que

escriben en papel, no aparecen on-line. La red

tambin nos permite hacer la base de datos de
periodistas de otros medios (radio, TV, Blogs, etc).
-

La mayora de comunidades autnomas editan sus

listados

guas

de

medios

de

comunicacin

autonmicos (muchos disponibles on-line)

Existen asociaciones que agrupan a periodistas por

temticas, por ejemplo, Asociacin de Periodistas de
Informacin
asociacin

Ambiental
de

(www.apiaweb.org)

periodistas

de

la

navarra

(www.periodistasdenavarra.com), etc.

8. Los regalos
-

Durante mucho tiempo la costumbre era regalar

bolgrafos y carteras portadocumentos de todo tipo.
Estn demasiado vistos estos regalos, si bien
siempre son prcticos para un periodista.

El tema de la conferencia de prensa debera ser la

fuente de inspiracin, en el caso de hacer un regalo.
Ejemplos:

1) Una casa de moda presenta su nueva coleccin,

puede regalar un foulard a las seoras y una corbata
a los caballeros
2) Una empresa vincola presenta sus productos,
podra regalar un paquete con una o dos botellas de
cierto prestigio
-

Lo ms importante es que el regalo sea de buen

gusto, no difcil de transportar y envuelto de una
forma elegante.

No hacer regalos que se pueden interpretar como un

soborno o un invitacin a que publiquen la noticia.

9. Esquema de una sala de prensa

Unos minutos antes del comienzo podremos entregar una

copia con los nombres de los periodistas asistentes y su
colocacin a los ponentes de la empresa.

10. Las sesiones informativas con la prensa / entrevistas

personales
Una sesin informativa con la prensa se diferencia de una
conferencia de prensa en lo siguiente: la conferencia trata
normalmente sobre un conjunto especfico de noticias de
actualidad. Los asistentes esperan poder publicar sus
artculos inmediatamente despus. Por otra parte, la sesin
informativa representa la oportunidad de poder dar a la
prensa datos de fondo, a menudo con profundidad, para que
cuando posteriormente surja alguna noticia puedan escribir
con conocimientos al respecto.
Probablemente la prensa haga muchas preguntas, por lo que
la primera labor como encargado de comunicacin es saber
quien est autorizado a hablar con la prensa. Si no podemos
dar respuesta inmediatas a la prensa, lo haremos en el
menor plazo de tiempo posible.
Localiza en todos los peridicos y otros medios a aquellos
periodistas que llevan los asuntos que a nosotros nos
interesan.
Procura sentar a la prensa junto a personas cuya compaa
les resulte agradable. En este tipo de detalles puede estar la

diferencia entre el xito o el fracaso de cualquier acto con los

diferentes Medios.
Las entrevistas personales:
Siguen un procedimientos muy parecido a las sesiones
informativas, con la nica diferencia que se hace para un
solo Medio de Comunicacin.
Los periodistas acuden a este sistema para obtener
informacin en exclusiva, informacin en profundidad sobre
uno o varios temas de actualidad.
Las

entrevistas

deben

prepararse

minuciosamente.

Deberemos elaborar un buen dossier al portavoz de la

empresa, con los posibles temas a abordar, e incluso con
una proposicin de posibles respuestas (sobretodo cuando
haya temas conflictivos a tratar).
Cuando el periodista solicite la entrevista con un miembro de
nuestra empresa es recomendable que se le pida una
concrecin de los temas en los que basar su encuentro.
Ahora bien, bajo NINGN CONCEPTO ser correcto exigirle
que nos suministre las preguntas.
Se deber ser breve y claro en las respuestas. (Los
periodistas suelen resumir en unas lneas una idea expuesta

durante largo tiempo).Tener muchsima cautela en la

utilizacin del off the record. Nunca se debe hablar en
exceso ante magnetfonos o micrfonos aparentemente
desconectados.

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