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Manual de apoio à formação

MICROSOFT PROJECT 2002/2003

Autor: José Andrade

Rumos - Formação e Comunicação, S. A.


Lisboa: Campo Grande, 56 – 1700-093 Lisboa
Tel. 21 782 41 00
Porto: R. Miguel Bombarda, 222 – 4050-377 Porto
Tel. 22 200 65 51

info@rumos.pt
www.rumos.pt

Versão 1.1, 2004


Pág 2 Microsoft Project XP/2003
Caracterização do Manual x Acompanhar o projecto

x Criar um Plano de Base

Objectivos do Manual
Este Manual pertence a um conjunto de Forma de Organização Aplicável
edições da RUMOS – FORMAÇÃO E OUTSOURCING DE
INFORMÁTICA e oferece ao seu utilizador a Manual de Apoio a Acções de Formação
informação necessária para que possa Presenciais do Curso de MICROSOFT PROJECT
conhecer e utilizar de uma forma eficaz a 2002/2003 – Gestão de Projectos
ferramenta de gestão de Projecto MICROSOFT
PROJECT 2002/2003 Duração aconselhável da formação
presencial: 12 a 16 horas

Benefícios a adquirir pelo utilizador do


Manual Destinatários do Manual

Utilização do MICROSOFT PROJECT 2002/2003 como O manual de MICROSOFT PROJECT 2002/2003


ferramenta para a gestão de Projectos, destina-se a todos os utilizadores, com e
nomeadamente: sem prática de gestão de Projectos, não
havendo qualquer requisito prévio em
termos de formação.
x Gerir documentos

x Gerir tarefas
Forma de Utilização do Manual
x Gerir Recursos
Este Manual é a documentação de apoio ao
x Utilizar as vistas Formando do Curso MICROSOFT PROJECT 2002/2003.
Não substitui a participação no curso
x Utilizar as tabelas presencial, mas serve de acompanhamento e
complemento após formação do mesmo.
x Gerir custos

x Criar e editar calendários

Microsoft Project XP/2003 Pág 3


Pág 4 Microsoft Project XP/2003
Índice
Caracterização do Manual ................. 3 Identificar e Localizar um Projecto ....24

Objectivos do Manual ................... 3 Identificar o Projecto ...............24

Benefícios a adquirir pelo utilizador do Localizar um Projecto ................25


Manual ................................. 3
Propriedades do Projecto .................1
Forma de Organização Aplicável ......... 3 Propriedades do Projecto ................29

Destinatários do Manual ................ 3 Data de Início ou Fim do Projecto ......29

Forma de Utilização do Manual .......... 3 Calendário .............................30

Índice ................................... 5 Prioridade do Projecto .................31


Ambiente da Aplicação .................... 1
Ambiente da Aplicação ................... 13 Outras Propriedades ....................31

Barra de Menus/ Barras de Ferramentas . 13 Calendário do Projecto ...................1


Calendário do Projecto ..................34
Personalizar as Barras de Ferramentas 14
Gestão de Calendários ..................34
Janela do Projecto .................... 15
Editar um Calendário .................34
Painel de Ajuda ....................... 15
Criar um Calendário ..................35
Gestão de Documentos ..................... 1
Gestão de Documentos .................... 18 Opções de Calendário .................36

Criar um Documento .................... 19 Aplicação dos Calendários ............37

Guardar um Documento .................. 21 Partilhar um Calendário no Modelo


Global ...............................38
Fechar um Documento ................... 22
Gestão de Tarefas ........................1
Abrir um Projecto ..................... 23 Gestão de Tarefas .......................42

Microsoft Project XP/2003 Pág 5


Selecção e Edição Básica .............. 43 Nome da Tarefa [Name] .............. 53

Criar uma Tarefa ...................... 43 Duração [Duration] ................. 53

Remover uma Tarefa .................... 44 Duração Estimada [Estimated] ....... 54

Copiar ou Mover Tarefas ............... 44 Percentagem Concluída [Percent


Complete] .......................... 54
Criar Tarefas Recorrentes ............. 45
Data de Início e Fim [Start
Agrupar Tarefas em Fases .............. 47 Date/Finish Date] .................. 55

Dependências [Links] entre Tarefas .... 48 Esconder a Barra da Tarefa [Hide Task
Bar] ............................... 55
Criar dependências .................. 48
Destacar a Barra da Tarefa [Roll Up
Utilizando a tabela ............... 48 Gantt Bar to Summary] .............. 55

Utilizando o botão Link ........... 48 Precedências das Tarefas ............. 55

Utilizando o rato ................. 48 Recursos das Tarefas ................. 55

Utilizando a caixa de propriedades da Propriedades Avançadas ............... 57


tarefa ............................ 49
Data Limite para a Execução
Tipos de Dependências ............... 49 [Deadline] ......................... 57

Aplicação a Fases ................... 49 Restrições [Constraint Type/Date] .. 58

Dependências entre Projectos ........ 50 Tipo de Tarefa e Orientação ao


Esforço [Task Type/Effort Driven] .. 58
Propriedades das Dependências ....... 51
Calendário [Calendar] .............. 60
Propriedades das Tarefas .............. 52
Ignorar Calendário do Recurso
Propriedades Gerais ................. 53 [Scheduling Ignores Resource
Calendars] ......................... 60
Pág 6 Microsoft Project XP/2003
Código de Estrutura de Trabalho [WBS Grupo de Trabalho [Workgroup] ......67
Code] .............................. 60
Código [Code] ......................67
Método de Cálculo de Custos [Earned
Value Method] ...................... 61 Conta de Utilizador Windows [Windows
Account] ...........................68
Marcos no Projecto [Mark Task As
Milestone] ......................... 61 Tipo [Type] ........................68

Notas das Tarefas ..................... 61 Legenda dos Materiais [Material


Label] .............................68
Propriedades Personalizadas [Custom
Fields] ............................... 61 Genérico [Generic] .................68

Gestão de Recursos ....................... 1 Inactivo [Inactive] ................69


Gestão de Recursos ...................... 64
Disponibilidade do Recurso [Resource
Selecção e Edição Básica .............. 64 Availability] ......................69

Criar um Recurso ...................... 64 Detalhes [Details] .................69

Remover um Recurso .................... 64 Propriedades de Horário ..............69

Copiar ou Mover Recursos .............. 65 Calendário Base [Base Calendar] ....70

Propriedades dos Recursos ............. 65 Propriedades de Custos ...............70

Propriedades Gerais ................. 65 Cumprimento do Pagamento [Cost


Accrual] ...........................71
Nome do Recurso [Resource Name] .... 67
Notas do Recurso .....................71
Iniciais [Initials] ................ 67
Propriedades Personalizadas ..........72
Endereço de correio electrónico
[Email] ............................ 67 Partilha de Recursos .................72

Grupo [Group] ...................... 67 Gestão de Custos .........................1

Microsoft Project XP/2003 Pág 7


Gestão de Custos ....................... 75 Utilização de Tarefas [Task Usage] ... 82

Custos das Tarefas .................... 75 Propriedades do Trabalho [Assignment


Information] ....................... 82
Custos dos Recursos ................... 75
Trabalho e Trabalho Extraordinário
Verificação de Custos ................. 75 [Overtime Work] .................... 85

Custo Fixo [Fixed Cost] ............. 76 Gantt de Acompanhamento do Projecto


[Tracking Gantt] ..................... 85
Cumprimento do Pagamento do Custo Fixo
[Fixed Cost Accrual] ................ 76 Vistas de Recursos .................... 86

Custo [Cost] ........................ 76 Gráfico de Recursos [Resource Graph] . 86

Custo do Plano de Base [Baseline Cost] Folha de Recursos [Resource Sheet] ... 86
.................................... 76
Utilização de Recursos [Resource Usage]
Diferença de Custo [Cost Variance] .. 76 ..................................... 86

Custo Corrente [Actual Cost] ........ 76 Edição e Criação de Vistas ............ 86

Custo Remanescente [Remaining Cost] . 77 Vistas Simples ....................... 87

Vistas .................................. 1 Vistas Combinadas .................... 88


Vistas ................................. 80
Tabelas .................................. 1
Seleccionar uma Vista ................. 80 Tabelas ................................. 92

Vistas de Tarefas ..................... 80 Mostrar Colunas ....................... 93

Calendário [Calendar] ............... 80 Ocultar Colunas ....................... 95

Gráfico de Gantt [Gantt Chart] ...... 80 Editar Colunas ........................ 95

Diagrama de Rede [Network Diagram] .. 80 Acompanhamento do Projecto ............... 1


Acompanhamento do Projecto .............. 98
Pág 8 Microsoft Project XP/2003
Plano de Base [Baseline] .............. 98 Actualizações ao Projecto .............100

Gravação do um Plano Inicial [Baseline] Actualização de Tarefas .............101


.................................... 98
Actualização de Projecto ..............101
Informação de um Plano de Base ..... 100
Índice Remissivo .......................102

Microsoft Project XP/2003 Pág 9


Pág 10 Microsoft Project XP/2003
Ambiente da Aplicação
1
SUMÁRIO DO CAPÍTULO
O MICROSOFT PROJECT disponibiliza, Características e constituintes do
à semelhança das outras ambiente
aplicações MICROSOFT, um conjunto Barras de menus e de ferramentas
de ferramentas de trabalho Personalização das barras de
acessíveis por menu ou por ferramentas e menus
A janela de projecto
botões. O painel de ajuda

É imprescindível, ao utilizador
desta ferramenta, dominar esses
recursos.

Microsoft Project XP/2003 Pág 11


Pág 12 Microsoft Project XP/2003
Ambiente da Aplicação
O ambiente do MICROSOFT PROJECT XP/2002/2003 é
em tudo idêntico ao das outras aplicações
que constituem o MICROSOFT OFFICE.

Ao iniciar o Project, é aberta a janela da


aplicação. Esta é composta pela Barra de
Menus [Menu Bar], Barras de Ferramentas
[Toolbars] e Janela do Projecto [PROJECT
Window].

Também poderá estar visível à esquerda da


janela de Projecto o Painel de Tarefas
[Task Pane] (número 5 da figura ao lado).

Barra de Menus/ Barras de Ferramentas


São diversas as possibilidade de
configuração dos menus e barras de
ferramentas, no entanto a mais frequente é
a indicada na figura ao lado, onde se Figura 1
encontra visível a Barra de Menus (1)
seguida, logo abaixo, pelas Barras de
Ferramentas Padrão [Standard] (2),
Formatação [Formatting] (3) e Guia de
Projecto [PROJECT Guide] (4); e ainda o
Painel de Tarefas [Task Panel] (5).

Microsoft Project XP/2003 Pág 13


um duplo-click na pequena área cinzenta
que contorna os botões.
Personalizar as Barras de Ferramentas
O utilizador pode, à semelhança das outras
aplicações Office, visualizar ou esconder
uma determinada Barra de Ferramentas. Para
isso deverá entrar no menu Barras de
Ferramentas [Toolbars] que se encontra no
menu de topo Vistas [View]. Aqui deverá
seleccionar ou desmarcar a barra que
pretende mostrar ou retirar.

Também é possível alterar a posição em que


se encontram as Barras de Ferramentas,
sendo possível inclusivamente passar uma
barra ancorada a barra flutuante e vice-
versa.

Caso a barra de ferramentas se encontre


ancorada deverá arrastar a barra pela alça
de movimentação (1) localizada no canto Figura 2
esquerdo da mesma. Numa barra de
ferramentas flutuante arrastar pelo título
(2).

Na figura podemos ver a barra de


ferramentas Padrão [Standard] (1) ancorada
e a barra de ferramentas Formatação
[Formatting] (2) na posição flutuante.

Poderá facilmente ancorar uma barra de


ferramentas flutuante efectuando um duplo-
click na respectiva barra de título. De
igual forma, poderá colocar a flutuar uma
barra de ferramentas ancorada efectuando

Pág 14 Microsoft Project XP/2003


Janela do Projecto
É na área de visualização do documento que
se encontra a janela ou janelas de
Projecto. Estas poderão mostrar diversa
informação consoante a vista escolhida,
sendo mais frequente a visualização do
Gráfico de Gantt [Gantt Chart] ou da Folha
de Recursos [Resource Sheet].

É possível abrir vários Projectos


simultaneamente, para, por exemplo, copiar
informação de um para outro, e assim ter
visíveis várias janelas de Projecto.

Painel de Ajuda
Este painel, melhorado na versão 2003, é
uma ajuda importantíssima para o
utilizador menos experiente. Nele podemos
encontrar inúmera informação sobre o
MICROSOFT PROJECT e a sequência de passos mais
usuais para a criação de um Projecto.

Para ter acesso a informação mais Figura 3 (versão 2003)


detalhada sobre cada um dos tópicos
apresentados, basta efectuar um click no
tópico.

Microsoft Project XP/2003 Pág 15


Gestão de Documentos
2
SUMÁRIO DO CAPÍTULO
A acção de guardar um documento Criar, guardar e abrir ficheiros de
pode ser executada na sua forma projecto
mais simples ou com opções Propriedades do ficheiro
avançadas, de forma a melhor se Identificar e Localizar um projecto
adequar às necessidades do
utilizador.

O MICROSOFT PROJECT 2002/2003


coloca à sua disposição
diferentes operações que pode
executar e decerto lhe
facilitarão tarefas
posteriores.

Pág 16 Microsoft Project XP/2003


Microsoft Project XP/2003 Pág 17
Gestão de Documentos
Ao abrir o MICROSOFT PROJECT é automaticamente
criado um novo documento e visualizada a
respectiva Janela de Projecto. O
utilizador poderá de imediato passar à
edição do seu projecto sem necessidade de
criar explicitamente um novo documento.

Na versão 2003, visível na imagem ao lado,


o Painel de Tarefa [Task Pane] é
visualizado como uma barra de botões –
destacando-se na imagem o segundo botão
que permite obter informação sobre Tarefas
[Tasks].

Para expandir o painel, usar o seu


primeiro botão.

Figura 4 (versão 2003)

Pág 18 Microsoft Project XP/2003


Criar um Documento
Para criar um novo Projecto poderá
utilizar, na barra de ferramentas
respectiva, o botão Novo [New] que se
encontra na primeira posição da barra de
ferramentas Padrão [Standard]. Ao utilizar
este botão é de imediato criado e
visualizado um novo Projecto totalmente em
branco.

Também poderá utilizar a opção Novo...


[New...] que se encontra no menu Ficheiro
[File]. Utilizando esta opção ser-lhe-á
pedida informação, no Painel de Tarefas,
sobre o tipo de Projecto que pretende
criar.

Como primeira opção, para a criação de um


novo documento, temos a criação de um Figura 5
Projecto em Branco [Blank Project] – opção
equivalente ao uso da barra de ferramentas
Padrão.

Microsoft Project XP/2003 Pág 19


A segunda opção permite criar um Projecto
Baseado num já Existente [New from
Existing Project]. Ao seleccionar esta
opção o MICROSOFT PROJECT irá pedir que
encontre e seleccione o ficheiro de
projecto a usar como modelo.

1. No menu Ficheiro [File] seleccionar


a opção Novo... [New...]
2. Seleccionar no Painel de Tarefas a
opção Projecto Baseado num já
Existente [New from Existing Project]
3. Procurar e seleccionar nas pastas de
documentos o Projecto que irá servir
de modelo
4. Concluir a criação e editar o novo
Projecto

Como terceira, e última, opção temos a


criação de um Projecto Baseado num Modelo
[New From Template] disponibilizado pelo
MICROSOFT PROJECT, a nível local ou na
Internet. A nível local, na opção Modelos
Gerais... [General Templates...] é
apresentada uma janela para selecção do
modelo. Esta janela dispõe de dois
separadores

Pág 20 Microsoft Project XP/2003


1. No menu Ficheiro [File...]
seleccionar a opção Guardar Como...
[Save as...]
Guardar um Documento 2. Indicar a nova localização e/ou nome
do projecto
Durante a edição de um Projecto deverá
efectuar gravações regulares dos seus 3. Terminar com o botão Guardar [Save]
Projectos para evitar perder informação em
caso de erro. De igual forma, antes de
fechar o MICROSOFT PROJECT também deverá
proceder à gravação do Projecto.

Para salvar um Projecto deverá utilizar o


menu Ficheiro [File]

1. No menu Ficheiro [File] seleccionar


a opção Guardar [Save]. Caso seja a
primeira vez que o Projecto é
guardado (projecto novo), ser-lhe-á
pedida a localização a dar ao
ficheiro e o respectivo nome. Neste
caso, a opção Guardar [Save] é em
tudo idêntica à opção Guardar Como...
[Save As...]
2. Indicar ou confirmar a localização e
nome do projecto
3. Terminar com o botão Guardar [Save]

Também poderá utilizar a opção Guardar


Como... [Save as...] se pretender guardar
uma cópia/duplicado do Projecto e indicar
um outro destino a dar ao ficheiro (como,
por exemplo, uma disquete ou flash-disk)

Microsoft Project XP/2003 Pág 21


Fechar um Documento
Antes de abrir ou criar um documento
deverá fechar todos os Projectos que
estejam abertos, tendo o cuidado de
previamente os salvar, caso seja
necessário.

Um projecto que fique aberto poderá ser Figura 6


alvo de alterações inadvertidamente. Se o
utilizador, ao trabalhar num projecto,
activar, por exemplo, o mecanismo de
Nivelamento de Recursos [Resource
Leveling], todos os projectos abertos
serão alterados.

Para fechar um Projecto utilizar a opção


Fechar [Close] do menu Ficheiro [File] ou
o respectivo botão no canto superior
direito da Janela de Projecto.

Caso o projecto tenha sido alterado e


ainda não tenham sido guardadas essas
alterações, o MICROSOFT PROJECT pedirá para
confirmar se pretende ou não fechar sem
salvar o projecto.

Pág 22 Microsoft Project XP/2003


Abrir um Projecto
Para abrir um Projecto guardado deverá
utilizar a opção Abrir... [Open...] do
menu Ficheiro [File] ou, caso tenha
trabalhado recentemente nesse Projecto,
utilizar a referência incluída no final
desse mesmo menu. Estas referências são
configuráveis em termos de número, podendo
ser omitidas. Normalmente são incluídas
referências para os quatro últimos
projectos editados.

Para abrir um Projecto que não esteja na


lista de referências: Figura 7
1. Seleccionar a opção Abrir...
[Open...] do menu Ficheiro [File]
2. Seleccionar a pasta na qual se
encontra o documento
3. Seleccionar o documento
4. Terminar com o botão Abrir [Open]

Também poderá utilizar o segundo botão da


barra de ferramentas padrão para o mesmo
efeito.

Microsoft Project XP/2003 Pág 23


Identificar e Localizar um Projecto

Identificar o Projecto
Para além de toda a informação funcional
do Projecto, cada ficheiro deverá ainda
conter informação de identificação que
permita mais tarde facilitar a sua procura
nas pastas de documentos do seu
computador.

Para visualizar e/ou editar a informação


identificativa do Projecto deverá
seleccionar no menu Ficheiro [File] a
opção Propriedades [Properties].

Esta opção irá mostrar uma caixa de


diálogo com alguns campos que poderá
preencher de acordo com o Projecto.

De entre os campos destaca-se a última


opção, que permite guardar conjuntamente
com o Projecto uma imagem do gráfico de
Gantt referente às primeiras tarefas do Figura 8
Projecto. Esta imagem poderá servir mais
tarde como um exemplo do Projecto, visível
mesmo antes de o abrir.

Pág 24 Microsoft Project XP/2003


localizações seleccionadas por
defeito
Localizar um Projecto
Caso não se recorde do nome ou da
localização dada a um determinado
projecto, poderá sempre utilizar as
facilidades de pesquisa de projectos.

Esta função está disponível a partir da


janela de Abrir [Open], através do botão
de Ferramentas [Tools], ou através da
opção Pesquisar Ficheiro [File Search...]
no menu Ficheiro [File...]. Em ambos os
casos se obtém a mesma ferramenta, embora
o aspecto seja ligeiramente diferente.

Para o utilizador menos experiente é


aconselhável usar a opção do menu pois
disponibiliza ajuda adicional.

1. Seleccionar a opção Pesquisar


Ficheiro... [File Search...] do menu
Ficheiro ou, dentro da caixa de Figura 9
diálogo Abrir [Open] seleccionar a
opção Localizar... [Search...] do
botão Ferramentas [Tools]
2. Introduzir na caixa Localizar Texto
[Search Text] o texto a pesquisar.
Esse texto deverá aparecer algures
dentro do projecto que pretende
encontrar (por exemplo, como nome de
uma tarefa)
3. Indicar na caixa Localizar em
[Search in] a pasta onde pretende
pesquisar o documento, ou aceitar as

Microsoft Project XP/2003 Pág 25


4. Indicar na caixa de Tipo de
Resultados [Results should be] que
documentos pretende localizar, ou
aceitar os tipos seleccionados por
defeito
5. Prosseguir para a pesquisa
utilizando o botão Pesquisar [Search]
6. Verificar na lista de ficheiros
resultante se foi encontrado o
ficheiro que pretendia
7. Abrir o ficheiro

Figura 10

Pág 26 Microsoft Project XP/2003


Propriedades do
3
Projecto

SUMÁRIO DO CAPÍTULO
A indicação do calendário, a Configuração das propriedades do
data de início ou a data de fim projecto
do projecto, são tarefas Datas de início e fim
indispensáveis à sua correcta Utilização de calendários
gestão. Prioridade do projecto

Estas propriedades são


abrangentes, influenciando
todas as tarefas e recursos
envolvidos.

Microsoft Project XP/2003 Pág 27


Pág 28 Microsoft Project XP/2003
Propriedades do Projecto
Antes de começar a criar o projecto dever-
se-á configurar as propriedades que lhe
servem de base. Estas propriedades afectam
a forma como as tarefas são distribuídas
no tempo, assim como a forma de utilização
dos recursos do Projecto.

As propriedades do projecto poderão ser


visualizadas e/ou editadas através da
opção Informação do Projecto [PROJECT
Information] do menu Projecto [Project].

Data de Início ou Fim do Projecto


Poderá configurar a data de início do
projecto na caixa Data de Início [Start
Date] ou, em alternativa, a Data de Fim
[Finish Date]. Não é possível indicar
ambas as datas, pelo que é necessário
optar por uma através da caixa
Calendarização a Partir[Schedule From].

Num Projecto calendarizado a partir de uma


data de início todas as tarefas começarão,
à partida, o mais cedo possível, enquanto
num Projecto com data de fim as tarefas
começarão, à partida, o mais tarde
possível (ver Restrições na página 58).

Microsoft Project XP/2003 Pág 29


ou actividades que se realizem sem
interrupções.

Calendário
A propriedade Calendário [Calendar], da
caixa de diálogo Informação do Projecto
[PROJECT Information], permite associar ao
Projecto o calendário que mais se adequar
ao trabalho desenvolvido. Esta propriedade
afecta não só a realização das tarefas
como também a disponibilidade dos recursos
e gráfico de Gantt.

O MICROSOFT PROJECT disponibiliza à partida


três opções de calendário, cada uma com um
horário diário e semanal próprio.

O calendário Padrão [Standard] define um


período de trabalho, de Segunda a Sexta-
feira, com início às 8 horas, intervalo
das 12 às 13 e termo às 17 horas. Uma
semana de trabalho será assim de 40 horas,
8 horas por dia.

O calendário Turno Nocturno [Night Shift]


representa o horário de um turno de
trabalho com início às 23 horas, intervalo
de uma hora às 3 horas da manhã e fim de
turno às 8 horas. Também aqui se tem uma
semana de 40 horas, 8 por dia.

O calendário 24 Horas [24 Hours], como o


nome indica, permite a realização do
trabalho em qualquer dia da semana e a
qualquer hora. É o indicado para Projectos

Pág 30 Microsoft Project XP/2003


Prioridade do Projecto
A propriedade Prioridade [Priority] varia
entre 0 e 1000, sendo o valor mais alto
indicativo de prioridade absoluta.

A prioridade do Projecto só é utilizada


num ambiente de partilha de recursos entre
Projectos em que se utiliza a ferramenta
de Nivelamento de Recursos [Resource
Leveling]. Nestes casos, a prioridade irá
influenciar a forma como os recursos irão
ser distribuídos pelos vários projectos
que os utilizam, dando vantagem ao
projecto prioritário.

Outras Propriedades
As propriedades Data Corrente [Current
Date] e Data de Status [Status Date] são
por agora irrelevantes, embora mais tarde
venham a ser importantes para o
acompanhamento do Projecto.

A área Personalização de Campos


Empresariais [Enterprise Custom Fields]
destina-se à consulta dos campos que
eventualmente tenham sido personalizados
no modelo de Projecto Global [Enterprise
Global]. Para editar este modelo é
necessário ter as permissões correctas e
acesso a um servidor MICROSOFT PROJECT SERVER.

Microsoft Project XP/2003 Pág 31


Calendário do Projecto
4
SUMÁRIO DO CAPÍTULO
Para facilitar a tarefa de Utilização de calendários
gestão de um projecto, é de Editar e criar um calendário de
extrema importância configurar projecto
correctamente a informação de Opções de calendários
horário e calendário laboral. Aplicação e partilha dos calendários

Esta informação é
automaticamente aplicada a
todas as tarefas e recursos do
projecto, podendo no entanto
ser alterada em casos
específicos.

Pág 32 Microsoft Project XP/2003


Microsoft Project XP/2003 Pág 33
Calendário do Projecto

Gestão de Calendários
O Gestor de Projecto poderá, sempre que
necessário, editar ou criar novos
calendários. Para tal deverá seleccionar a
opção Alterar o Calendário de Trabalho
[Change Working Time] no menu Ferramentas
[Tools].

É nesta caixa de diálogo que o utilizador


poderá efectuar todas as alterações que
necessitar, quer em termos de horário como
configuração de feriados, dias úteis,
férias, etc., tanto para os calendários
dos projectos como para os próprios
calendários dos recursos.

Editar um Calendário
Para editar um calendário deverá primeiro
seleccioná-lo na caixa Para [For]. Caso já
existam recursos atribuídos ao Projecto,
também irão aparecer nesta caixa os
respectivos calendários.

Após seleccionar o calendário, poder-se-á


utilizar a grelha para seleccionar uma ou
mais datas a alterar. Para isso deverá
efectuar um click com o rato em cima da
data, ou click e arrasto para seleccionar
mais que uma data.

Pág 34 Microsoft Project XP/2003


Também se podem seleccionar as datas a Criar um Calendário
alterar pelo dia da semana. Para isso terá
que se efectuar a selecção pela coluna. A Para criar um novo calendário há que usar
selecção de uma coluna faz-se pelo o botão Novo... [New...] que se encontra
respectivo cabeçalho onde se encontra a na caixa de diálogo Alterar o Calendário
inicial do dia da semana. Esta selecção de Trabalho [Change Working Time].
abrange todos os meses do Projecto e não
apenas o mês corrente. 1. Seleccionar o menu Ferramentas
[Tools]
Depois de seleccionado um dia ou conjunto 2. Seleccionar a opção Alterar o
de dias, poderemos usar a secção direita Calendário de Trabalho [Change
para alterar o seu horário. Working Time]

A opção Por Defeito [Use Default] aplica 3. Premir o botão Novo [New…]
ao dia ou dias seleccionados a 4. Indicar se o novo calendário será um
configuração padrão do MICROSOFT PROJECT, ou calendário totalmente em branco e sem
seja, um horário das 8 horas as 12 e das qualquer outra configuração especial
13 às 17 horas para os dias da semana e através da opção Criar um Novo
sem horário útil para o fim-de-semana. Caledário-Base [Create New Base
Calendar], ou terá como base algum
A opção Horário não Útil [Nonworking Time] outro calendário já existente através
estabelece que na(s) data(s) não será da opção Criar Como Cópia de [Make a
realizado trabalho. Desta forma poder-se-á Copy Of…].
indicar feriados, férias ou dias de folga
para o projecto.

Finalmente, a opção Horário Personalizado


[Nondefault Working Time] permite
configurar o horário até um limite de 5
turnos nas caixas de texto imediatamente
abaixo. A configuração destas caixas
deverá ter em conta que a hora indicada na
coluna Desde [From] deverá ser sempre
inferior à colocada na coluna Até [To], e
indicar os turnos por ordem crescente.

Microsoft Project XP/2003 Pág 35


de Junho como sendo ano 2005 e o mês de
Opções de Calendário Julho como pertencente ao ano seguinte.

Através do botão Opções [Options] da caixa


de diálogo de configuração de calendários,
tem-se a possibilidade de configurar Se pretender atrasar o ano, poderá usar a
algumas opções que, apesar de não estarem opção Usar Início do Ano para Numeração de
directamente relacionadas com os Ano Fixo (FY: Fixed Year) Use Starting Year
calendários, vão afectar as datas e for FY Numbering. No exemplo Junho passaria
durações das tarefas. a 2004 e Julho a 2005.

1. Seleccionar o menu Ferramentas


[Tools]
2. Seleccionar a opção Alterar o
Calendário de Trabalho [Change
Working Time]
3. Premir o botão de Opções..
[Options…]

A opção Início da Semana em [Week Starts


On] permite indicar que dia da semana é
usado como primeiro dia. Esta alteração
reflecte-se em parte no gráfico de Gantt e
nos calendários usados para o
preenchimento de datas.

De modo semelhante, a opção Início do Ano


Fiscal em [Fiscal Year Starts In] permite
indicar em que mês se inicia o ano. Caso
se configure o ano a começar em, por
exemplo, Julho, o gráfico de Gantt
mostrará a transição de 2004 para 2005 em
Julho de 2005.

Como exemplo, no projecto ao lado poderá


verificar-se que a legenda apresenta o mês
Pág 36 Microsoft Project XP/2003
Nas opções Hora de Início Padrão [Default Aplicação dos Calendários
Start Time] e Hora de Fim Padrão [Default
End Time] poderá configurar-se a hora de Além da aplicação ao Projecto (ver página
início/fim atribuída automaticamente a 29), os calendários também poderão ser
todas as tarefas nas quais não se indicou aplicados a Tarefas, Recursos e ao gráfico
explicitamente hora mas apenas data de de Gantt – a ver mais tarde, nos
início/fim. Esta opção não afecta o respectivos capítulos.
horário designado como Por Defeito [Use
Default] na caixa de diálogo Alterar o
Calendário de Trabalho [Change Working
Time].

As opções Horas por Dia [Hours per Day],


Horas por Semana [Hours per Week] e Dias
por Mês [Days per Month] permitem
configurar o factor de conversão utilizado
quando se digitam quaisquer durações para
as tarefas.

A duração das tarefas, independentemente


de digitada em minutos, horas, dias,
semanas ou meses, é sempre guardada
internamente em minutos. Assim, é
necessário ter em atenção que alterar
estes factores de conversão em projectos
que já têm tarefas irá alterar
directamente as durações apresentada,
salvo se a duração já estiver expressa em
minutos.

A configuração destas opções é aplicada


apenas ao projecto aberto no momento. No
entanto o botão Atribuir como Padrão [Set
as Default] permite tornar estas as
alterações efectivas para os novos
Projectos que venham a ser criados.

Microsoft Project XP/2003 Pág 37


Partilhar um Calendário no Modelo Global
Para transferir calendários, ou outros
Todos os calendários criados ou editados objectos, entre projectos deve seguir-se o
num projecto ficam disponíveis apenas mesmo método, mas utilizando primeiramente
nesse projecto. Para partilhar os as caixas Calendário Disponível em
calendários é necessário usar a ferramenta [Calendars Available In] para indicar qual o
Organizador [Organizer]. projecto de origem e qual o de destino da
cópia. Para tal ambos os projectos deverão
O Organizador [Organizer] é uma ferramenta estar abertos.
que permite copiar informação de um
projecto para o modelo de projecto Global
[Global], ou entre quaisquer dois
projectos. Esta ferramenta está disponível
no menu Ferramentas [Tools].

Ao colocar um calendário, ou qualquer


outro objecto, no modelo Global, ele fica
assim disponível para ser utilizado em
qualquer outro projecto que seja
trabalhado no mesmo computador.

Para partilhar um calendário no Modelo


Global:

1. Seleccionar o menu Ferramentas


[Tools]
2. Seleccionar a opção Organizer
[Organizer]
3. Seleccionar o separador Calendários
[Calendars]
4. Seleccionar na caixa da direita o
calendário a partilhar
5. Usar o botão Copiar [Copy]

Pág 38 Microsoft Project XP/2003


Microsoft Project XP/2003 Pág 39
Gestão de Tarefas
5
SUMÁRIO DO CAPÍTULO
Um dos encargos indispensável Edição e manipulação básica das tarefas
de um gestor de projecto é a Criação, remoção e alteração de
gestão de tarefas, já que estas tarefas
são um elemento fundamental em Organização das tarefas em fases
qualquer projecto. Criação de dependências entre tarefas
Propriedades das tarefas
À semelhança do projecto,
também as tarefas possuem
propriedades que permitem tirar
maior partido das ferramentas
desta aplicação.

Pág 40 Microsoft Project XP/2003


Microsoft Project XP/2003 Pág 41
Gestão de Tarefas
As tarefas são parte indispensável do
Projecto, e são normalmente as primeiras a
ser introduzidas.

À casa tarefa é atribuído um número


sequencial que a identifica perante o
MICROSOFT PROJECT, dado que poderão existir
várias tarefas com o mesmo nome. Esse
número é guardado na propriedade
Identificador [Id] e mostrado na zona
cinzenta à esquerda à esquerda de cada
tarefa.

Além do identificador, todas as tarefas


têm muitas outras propriedades que
controlam a sua duração, execução,
dependências, etc.

Pág 42 Microsoft Project XP/2003


sendo sempre uma das formas para alterar
todo o tipo de objecto.

Para permitir o acesso ao projecto,


Selecção e Edição Básica encontra-se uma barra de deslocamento
vertical à direita do gráfico de Gantt.
Antes de editar as propriedades de uma ou Esta permite a navegação por todas as
mais tarefas é necessário seleccioná-las. tarefas do Projecto, em conjunto com as
Podem seleccionar-se tarefas quer pela respectivas barras de Gantt.
selecção da linha, efectuando um click na
zona cinzenta à esquerda da linha (no Está também disponível uma barra de
identificador), quer pela selecção de uma deslocamento horizontal ao fundo da zona
ou várias células da mesma, excepto no que de tabela e uma barra de deslocamento
respeita à cópia ou mover de tarefas. horizontal ao fundo da zona gráfica. Estas
barras funcionam independentemente e
Caso se pretenda seleccionar várias permitem o acesso às colunas e às datas
tarefas poder-se-á usar o click e arrasto não visíveis, respectivamente.
do rato de forma a criar uma área de
selecção.

Também é possível seleccionar tarefas não


contíguas. Para tal deve-se começar por
seleccionar primeiro uma tarefa ou Criar uma Tarefa
conjunto e depois premir, durante a
selecção das restantes, a tecla de O melhor método para a criação de tarefas
Controlo [Ctrl/Control] do seu teclado. é utilizando a tabela disponível na vista
do gráfico de Gantt. Esta vista é
A edição da informação presente na tabela automaticamente apresentada sempre que se
do gráfico de Gantt, ou noutra qualquer cria um Projecto, e pode ser apresentada
tabela do MICROSOFT PROJECT, é em tudo seleccionando a opção Gráfico de Gantt
idêntica ao método de edição usado noutras [Gantt Chart] no menu Vistas [View].
aplicações do Office. Na maioria das vezes
bastará seleccionar com o rato a A área de tabela presente na vista do
informação a editar e alterar. Gráfico de Gantt [Gantt Chart]
disponibiliza as principais
O uso do duplo-click no MICROSOFT PROJECT colunas/propriedades das tarefas.
encontra-se também bastante generalizado,

Microsoft Project XP/2003 Pág 43


Para adicionar uma nova tarefa deve-se Copiar ou Mover Tarefas
seleccionar uma linha em branco e digitar
o nome da tarefa na respectiva célula da Sempre que seja necessário poderá copiar
coluna Nome de Tarefa [Task Name]. ou mover tarefas dentro de um projecto ou
entre projectos. O método é em tudo
Caso pretenda criar a nova tarefa mas não semelhante ao utilizado noutras aplicações
exista uma linha disponível, deverá Office.
primeiro utilizar a opção Nova Tarefa [New
Task] do menu Inserir [Insert]. Esta opção Para copiar ou mover uma tarefa ou
insere tantas linhas novas quantas as que conjunto de tarefas:
estiverem no momento seleccionadas. As
novas linhas são inseridas acima das 1. Seleccionar a tarefa ou conjunto de
tarefas seleccionadas. Esta acção também tarefas
pode ser executada através da tecla
[Insert]/[Ins] 2. Utilizar a opção Copiar [Copy] ou
Cortar [Cut] do menu Editar [Edit]
consoante queira copiar ou mover,
respectivamente
Remover uma Tarefa 3. Seleccionar a posição de destino,
quer seja no mesmo projecto ou
Para remover uma tarefa basta seleccionar
noutro. Não é necessário seleccionar
a linha onde se encontra, ou simplesmente
uma linha vazia
uma célula da linha, e utilizar a opção
Delete Task do menu Edit. A tecla 4. Utilizar a opção Colar [Paste] do
[Delete]/[Del] poderá ser igualmente usada menu Editar [Edit]
mas obriga à selecção de toda a linha da
tarefa e não apenas parte. Ter em atenção que para copiar ou mover
integralmente toda a informação de tarefas
Poderá de igual forma apagar um conjunto é necessário efectuar a selecção integral
de tarefas, desde que proceda à sua da(s) linha(s) da(s) tarefa(s).
selecção prévia.

Pág 44 Microsoft Project XP/2003


Criar Tarefas Recorrentes
Uma tarefa diz-se recorrente se ocorre
várias vezes num mesmo projecto, com um
intervalo de tempo entre ocorrências.

Estas tarefas poderão ser criadas


individualmente ou automaticamente através
da opção Tarefa Recorrente [Recurring
Task] do menu Inserir [Insert].

Esta opção permite na realidade inserir um


conjunto de ocorrências criadas com um
determinado tipo de intervalo de tempo
entre si. Cada ocorrência criada é de
facto uma tarefa normal.

Para inserir uma tarefa recorrente é


necessário indicar a posição onde será
introduzida, embora não seja preciso
seleccionar uma linha vazia.

1. Seleccionar a posição onde irá ser


criada a nova tarefa
2. Seleccionar o menu Inserir [Insert]
3. Seleccionar a opção Tarefa
Recorrente [Recurring Task]
4. Introduzir um nome genérico para o
conjunto de ocorrências
5. Indicar a duração de cada ocorrência

Microsoft Project XP/2003 Pág 45


não, de dois em dois,
6. Indicar a periodicidade das
três em três, etc.
ocorrências
d. Anual [Yearly]
a. Diária [Daily]
i. Indicar o dia e mês para
i. Indicar se as
a ocorrência através da
ocorrências deverão
data ou através do
ocorrer todos os dias ou
padrão de data.
dia-sim/dia-não, de dois
em dois dias, três em 7. Indicar a partir de quando se
três, etc. iniciará a primeira ocorrência
ii. Indicar se quer usar 8. Indicar quantas ocorrências se
apenas dias úteis ou pretendem criar ou até quando se
todos os dias realizará a ultima ocorrência
b. Semanal [Weekly] 9. Indicar, se necessário, um
calendário para as ocorrências
i. Indicar se as
ocorrências deverão
ocorrer todas as semanas
ou semana-sim/semana-
não, de duas em duas
semanas, três em três,
etc.
ii. Indicar o(s) dia(s) da
semana para a realização
das ocorrências
c. Mensal [Monthly]
i. Indicar o dia do mês
pela data ou pelo padrão
da data
ii. Indicar se as
ocorrências deverão
ocorrer em todos os
meses ou mês-sim/mês-

Pág 46 Microsoft Project XP/2003


Agrupar Tarefas em Fases
Para facilitar a leitura e organização do
projecto, as suas tarefas deverão ser
dispostas em Fases/ Tarefas de Sumário
[Summary Tasks].

Num projecto com tarefas organizadas em


fases e sub-fases, o MICROSOFT PROJECT trata
de apresentar automaticamente informação
de sumário para o grupo, como por exemplo
o custo total da fase ou a sua duração.

1. Para criar fases é necessário


primeiramente introduzir o conjunto
de tarefas a agrupar, incluindo à
cabeça a tarefa que posteriormente
será transformada em título do
grupo, ou seja em fase.

1. Seleccionar o conjunto de tarefas a


agrupar sem incluir a tarefa que
passará a ser o título da fase

2. Utilizar a opção Indent do sub-menu


Outline do menu Project

Após a criação da fase é já possível


verificar que, no exemplo, a duração da
fase foi automaticamente calculada e
indicada como sendo 2 dias.

Microsoft Project XP/2003 Pág 47


1. Identificar o ID da tarefa/fase
prioritária (ver informação sobre o
Dependências [Links] entre Tarefas ID a partir da página 40)

As tarefas de um Projecto poderão ser 2. Seleccionar na tarefa que irá ficar


distribuídas no tempo através da dependente a respectiva célula da
configuração da sua data de início ou fim. coluna de Precedências
No entanto, nem sempre essa é a realidade, [Predecessors]
e na maioria das vezes as tarefas de um
Projecto possuem relações de dependência 3. Digitar o ID da tarefa prioritária
entre si, e são essas relações que fixam o
seu início ou fim. O mesmo é válido entre 4. Indicar como sufixo o tipo de
fases e entre fases e tarefas. dependência a gerar (FS, FF, SS, SF)
excepto para dependências de tipo
Uma tarefa ou fase diz-se dependente se Fim-Início [FS] (ver em seguida
existe alguma outra tarefa prioritária ou informação sobre tipos de
fase prioritária que condiciona dependências).
directamente a sua data de início ou fim.
Essa informação fica registada apenas na Utilizando o botão Link
própria tarefa dependente, na sua
propriedade Precedências [Predecessors].
Outra forma de criar dependências é
seleccionar o par de tarefas, começando da
Criar dependências prioritária para a dependente, e utilizar
o botão de Ligação [Link] . Para
Existem vários métodos para criar remover a ligação poderá ser usado o botão
dependências entre tarefas.
Remover Ligação [Unlink] .
Utilizando a tabela
Utilizando o rato
A coluna de Precedências [Predecessors]
O rato poderá ser usado para criar a
permite visualizar e editar as
dependência directamente sobre o gráfico
dependências entre tarefas.
de Gantt. Para tal, efectuar um click em
cima da tarefa prioritária e arrastar o
Para indicar que uma tarefa está
rato, mantendo o botão esquerdo premido,
dependente de outra:
para cima da tarefa dependente.

Pág 48 Microsoft Project XP/2003


Utilizando a caixa de propriedades da tarefa Em qualquer dos esquemas, a dependência é
indicada através de uma seta que parte do
Também se poderá usar a caixa de início/fim da tarefa prioritária para o
propriedades da tarefa para adicionar início/fim da tarefa dependente.
dependências. Para mais informações
consultar a respectiva secção mais abaixo
neste capítulo.
Aplicação a Fases
As dependências poderão ser criadas entre
Tipos de Dependências duas tarefas, entre duas fases e entre uma
tarefa e uma fase, excepção feita às
São quatro os tipos de dependências dependências de tipo Início-Fim [Start-
possíveis: Finish] e Fim-Fim [Finish-Finish] que não
poderão ser colocadas em fases, já que não
é possível restringir o fim de uma fase
pois este depende única e exclusivamente
x Fim-Início
do fim das suas tarefas.
[Start-Finish/FS]

x Fim-Fim
Figura 11
[Finish-Finish/FF]

x Início-Início

[Start-Start/SS]

x Início-Fim

[Start-Finish/SF]

Microsoft Project XP/2003 Pág 49


quaisquer duas tarefas, ou fases, da mesma
Dependências entre Projectos forma que num projecto normal.

É também possível estabelecer dependências


entre tarefas de diferentes projectos.
Esta facilidade é particularmente útil
quando os recursos são partilhados entre
os diferentes projectos.

Para que seja possível criar dependências


entre tarefas de projectos diferentes, é
primeiramente necessário criar um projecto
global, onde serão consolidados os dois ou
mais projectos em questão.

1. Criar um novo projecto para


funcionar como vista global;

2. Introduzir nesse projecto os


projectos a consolidar, através da
opção Projecto [Project] do menu
Inserir [Insert]. Confirmar que a
opção Ligar ao Projecto [Link to
Project] está activa.

Este projecto global funciona como uma


vista geral privilegiada dos projectos
consolidados, podendo através dele
consultar ou mesmo alterar a informação de
cada um. Dado que a informação global não
é uma duplicação, mas sim uma ligação a
cada um dos projectos, todas as alterações
efectuadas reflectem-se nos projectos
consolidados.

Após a criação do projecto global, é


possível criar dependências entre

Pág 50 Microsoft Project XP/2003


Propriedades das Dependências
Ao efectuar um duplo-click em cima da
representação gráfica da dependência, irá
visualizar a caixa de Propriedades da
Dependência da Tarefa [Task Dependency].
Figura 12
Nesta caixa, para além do tipo de ligação
a efectuar, existe uma caixa para
configurar a propriedade Atraso [Lag] da
ligação.

O Atraso poderá conter valores positivos


ou negativos.

Caso o valor seja positivo funciona, por


exemplo para uma dependência de tipo Fim-
Início, como uma pausa obrigatória entre o
fim da tarefa prioritária e o início da
tarefa dependente.

Caso seja negativo funciona, para o mesmo


exemplo, como uma sobreposição obrigatória
entre a tarefa que termina e a que se
inicia, ficando assim as tarefas com algum
tempo de execução simultânea.

Microsoft Project XP/2003 Pág 51


Propriedades das Tarefas
São muitas as propriedades das tarefas,
mas poucas as que se encontram visíveis na
zona de tabela da vista do gráfico de
Gantt. Nesta vista cada coluna representa
uma propriedade específica da tarefa,
permitindo a sua alteração.

As propriedades visíveis na vista do


gráfico de Gantt são, por ordem:

1. ID (coluna cinzenta)

2. Indicadores

3. Nome da Tarefa Figura 13


4. Duração

5. Data de Início

6. Data de Fim

7. Precedências

8. Recursos, Nomes de

Poderão ser visualizadas e editadas outras


propriedades na tabela desde que se
introduzam novas colunas para o efeito.
Para mais informação sobre Colunas,
consultar o respectivo capítulo na página
Pág 52 Microsoft Project XP/2003
Para introduzir uma duração na unidade
Caso as colunas não apresentem largura
padrão, digitar apenas o número de horas e
suficiente para visualizar todo o seu
terminar com Enter ou Ok.
conteúdo, poderão ser apresentados
cardinais em sua substituição. Deverá
Pode-se também alterar a duração
nesse caso colocar o rato entre as
utilizando os botões imediatamente à
colunas, sobre a zona cinzenta do
direita do valor.
cabeçalho, e redimensionar com click e
arrasto, mantendo sempre o botão esquerdo
do rato premido. Valores com parte decimal também são
suportados, e as tarefas com duração zero
são representadas como Marcos do Projecto
Outra forma para alterar as propriedades é
[Milestones].
usando a caixa de diálogo Informação de
Tarefas [Task Information].
Para outras unidades é necessário
adicionar um sufixo após o valor:
Esta caixa encontra-se dividida em 6
separadores, sendo as propriedades Nome
[Name], Duração [Duration] e (Duração) m – Minutos
Estimada [Estimated] comum a todos eles.
h – Horas

Propriedades Gerais d – Dias

Nome da Tarefa [Name] w – Semanas (Weeks)

Esta propriedade encontra-se também mon – Meses (Months)


visível na tabela do gráfico de Gantt. O
nome da tarefa poderá ser qualquer Ter em atenção que as durações, por uma
sequência de texto, embora não deva ser questão de simplicidade de cálculos, são
muito grande. Para conteúdos maiores sempre registadas internamente em minutos,
deverá ser usada a Nota da tarefa. e depois visualizadas e convertidas para a
unidade indicada tarefa a tarefa. Deste
modo é importante configurar as Opções de
Duração [Duration] Calendário previamente.
Como duração poderão ser usadas várias
unidades de tempo, sendo horas a unidade
padrão que o MICROSOFT PROJECT utiliza à
partida.

Microsoft Project XP/2003 Pág 53


Duração Estimada [Estimated]
Esta propriedade apenas adiciona à duração
da tarefa um ponto de interrogação que é
automaticamente retirado logo que a
duração seja editada. O objectivo que as
tarefas cuja duração ainda não foi editada
fiquem dessa forma destacadas das Figura 14
restantes.

Percentagem Concluída [Percent Complete]


Através desta propriedade o gestor de
Projecto pode indicar que parte ou toda a
tarefa já foi executada, e assim
representar mais fielmente o Projecto.

As tarefas que tenham uma percentagem


superior a zero apresentam no gráfico de
Gantt as respectivas barras
proporcionalmente preenchidas com uma
linha negra. Tarefas concluídas a cem por
cento apresentam-se com a respectiva barra
completamente preenchida. Paralelamente,
na coluna de indicadores, é apresentado um
indicador gráfico para o efeito.

Pág 54 Microsoft Project XP/2003


Data de Início e Fim [Start Date/Finish Date] 3. Seleccionar o separador Vistas
[View]
As datas de início e fim da tarefa são
processadas conjuntamente com a sua 4. Na caixa Formato de Data [Date
duração, de forma a uma delas ser sempre Format] seleccionar o formato que
calculada. Assim, se, por exemplo, for melhor se adequar
indicada a data de início e a duração da
tarefa, a data de fim é calculada e Esconder a Barra da Tarefa [Hide Task Bar]
indicada automaticamente.
Esta opção permite esconder, se
Para alterar as datas de início e fim necessário, as tarefas menos relevantes do
pode-se usar o botão imediatamente à Projecto. As tarefas continuam a ser
esquerda da respectiva caixa, ou escrever processadas e incluídas no Projecto, mas
directamente. Usando o botão tem-se acesso não aparecendo graficamente na vista Gantt
a um calendário no qual se pode escolher o Chart.
dia, o mês e o ano pretendido.
Destacar a Barra da Tarefa [Roll Up Gantt Bar
Os campos de tipo data incluem também
informação sobre a hora, apesar de à
to Summary]
partida não ser apresentada. A indicação
Pode-se aplicar esta opção às tarefas mais
da hora referente à data escolhida ou
importante do Projecto pois permite
digitada terá sempre que ser feita
replicar a barra da tarefa na respectiva
manualmente, digitando.
fase ou fases que a contêm.
Para apresentar a informação da hora nos
campos de tipo data é necessário Precedências das Tarefas
configurar a propriedade Formato de Data
[Date Format] do MICROSOFT PROJECT. Neste separador encontra-se uma tabela que
permite visualizar e editar as
Para configurar o formato das datas: precedências das tarefas.
1. Seleccionar o menu Ferramentas
[Tools] Recursos das Tarefas
2. Seleccionar a opção Opções [Options] No separador de Recursos podem atribuir-se
todos os recursos necessários à tarefa,em

Microsoft Project XP/2003 Pág 55


como configurar o montante ou número de Antes de atribuir recursos às tarefas
unidades a usar. deve-se construir a lista completa de
recursos e configurar as suas
propriedades.
Propriedades Avançadas
No separador de propriedades avançadas
encontram-se as opções mais complexas das
tarefas, em grande parte relacionadas com
o acompanhamento da execução do Projecto

Data Limite para a Execução [Deadline]

Esta propriedade permite estabelecer, e


representar graficamente no gráfico de
Gantt, a data limite para a execução de
uma tarefa. Paralelamente, caso a tarefa Figura 15
ultrapasse essa data será apresentada na
coluna de indicadores [Indicators] uma
indicação gráfica dessa ocorrência.

Figura 16

Microsoft Project XP/2003 Pág 57


As restrições do tipo Não Começar Mais
Tarde Que [Start no Later Than] e Não
Restrições [Constraint Type/Date] Terminar Mais Tarde Que [Finish no Later
Than] aparentam à partida um mesmo
As caixas Tipo de Restrição [Constraint comportamento que a restrição ASAP. No
Type] e Data de Restrição [Constraint entanto estas restrições são na realidade
Date] permitem aplicar restrições às datas mais próximas da propriedade Data Limite
de execução das tarefas. Para a Execução [Deadline]. A diferença é
que enquanto o Deadline é uma propriedade
O tipo de restrição padrão para cada meramente indicativa, estas outras são de
Projecto é dependente do tipo de facto restritivas. Ao aplicar uma destas
calendarização usado no Projecto (ver restrições temos a garantia que a data de
Propriedades do Projecto na página 29). Em início ou fim da tarefa nunca irá
Projectos com data de início definida as ultrapassar a data indicada. Assim , é
tarefas deverão começar o mais cedo possível que o uso destas restrições
possível, sendo a restrição padrão O Mais provoque conflitos ,prontamente indicados
Cedo Possível [As Soon As Possible] pelo Assistente de Planeamento do MICROSOFT
(ASAP). Nos Projectos com data de fim PROJECT.
definida as tarefas deverão começar o mais
tarde possível, sendo a restrição padrão O As restrições do tipo Não Começar Antes De
Mais Tarde Possível [As Late As Possible] [Start no Earlier Than] e Não Terminar
(ALAP). Antes De [Finish no Earlier Than] permitem
indicar o mais cedo possível que a tarefa
As restrições do tipo ASAP e ALAP não poderá iniciar ou terminar., afastando-se
necessitam de nenhuma data associada na assim do início do Projecto. Estas tarefas
caixa Data da Restrição [Constraint Date], continuam a poder interagir perfeitamente
uma vez que se referem às datas de início com as suas precedências.
e fim do Projecto, respectivamente.
Tipo de Tarefa e Orientação ao Esforço [Task
As restrições Data de Início Em [Must Type/Effort Driven]
Start On] e Data de Fim Em [Must Finish
On] fixam definitivamente a tarefa a uma Estas propriedades permitem configurar a
data de início ou fim estabelecida na interacção do MICROSOFT PROJECT, e a
caixa de Data de Restrição. Uma tarefa com quantidade de cálculos efectuados, aquando
data de início ou fim fixo não poderá da atribuição de recursos às tarefas.
nunca ser movida por via de uma
dependência ou outro factor.
Pág 58 Microsoft Project XP/2003
Uma tarefa com Orientação ao Esforço Numa tarefa deste tipo, o MICROSOFT PROJECT
reagirá mais a uma alteração à quantidade efectua o seguinte processamento:
ou número de recursos que uma tarefa sem
Orientação ao Esforço. x Se o utilizador alterar o número de
unidades dos recursos o MICROSOFT PROJECT
Tarefas de Duração Fixa recalcula a duração da tarefa;

Utilizar esta opção se pretender que a x Se o utilizador alterar a duração da


duração da tarefa se mantenha constante tarefa o MICROSOFT PROJECT recalcula a
independentemente de qualquer alteração ao quantidade de trabalho;
nível do número de recursos ou quantidade
de trabalho da tarefa.
x Se o utilizador alterar a quantidade
de trabalho o MICROSOFT PROJECT recalcula
Numa tarefa deste tipo, o MICROSOFT PROJECT a duração da tarefa.
processa as alterações da seguinte forma:
Trabalho Fixo
x Se o utilizador alterar o número de
recursos o MICROSOFT PROJECT recalcula o Utilizar esta opção se pretender manter
trabalho envolvido; fixa a quantidade de trabalho da tarefa,
independentemente de qualquer alteração na
x Se o utilizador alterar a duração da duração ou quantidade de recursos usados.
tarefa o MICROSOFT PROJECT recalcula a Como, por definição, uma tarefa do tipo
quantidade de trabalho envolvido; Trabalho Fixo é uma tarefa Orientada ao
Esforço [Effort Driven], não é possível
x Se o utilizador alterar a quantidade desmarcar esta ultima opção para este tipo
de trabalho envolvido o MICROSOFT PROJECT de tarefa.
recalcula a quantidade de Recursos
necessária. Numa tarefa deste tipo, o MICROSOFT PROJECT
actua da seguinte forma:
Unidades Fixas
x Se o utilizador alterar o número de
Utilizar esta opção se pretender manter unidade dos recursos o MICROSOFT PROJECT
fixa a quantidade de recursos utilizada na recalcula a duração da tarefa;
tarefa, independentemente de qualquer
alteração ao nível de duração ou x Se o utilizador alterar a duração da
quantidade de trabalho para a tarefa. tarefa o MICROSOFT PROJECT recalcula o

Microsoft Project XP/2003 Pág 59


número de unidades de recursos Ignorar Calendário do Recurso [Scheduling
necessárias;
Ignores Resource Calendars]
x Se o utilizador alterar a quantidade Esta opção só está disponível para tarefas
de trabalho o MICROSOFT PROJECT recalcula com calendário próprio atribuído e permite
a duração da tarefa. indicar se, em caso de terem recursos
associados, irão usar o ser próprio
Calendário [Calendar] calendário ou o do recurso.

Todas as tarefas, que não tenham um Seleccionar a opção para ignorar o(s)
calendário próprio, usam o calendário do calendário(s) do(s) recurso(s), e assim
respectivo Projecto, e são portanto usar o próprio calendário. Retirar a
realizadas nas datas e horas por ele selecção para usar apenas o(s)
definidas. calendário(s) do(s) recurso(s).

No entanto, quando uma tarefa tem Código de Estrutura de Trabalho [WBS Code]
associado algum recurso, deixa de ser
realizada dentro dos limites estabelecidos O código de Estrutura de Trabalho [Work
pelo calendário do Projecto e passa a Breakdown Structure] (WBS) tem como
considerar apenas a disponibilidade do objectivo numerar a sucessão de fase e
recurso, indicada no seu calendário. tarefas do Projecto e é automaticamente
gerado pelo MICROSOFT PROJECT. Também é
No entanto, se existir alguma tarefa que possível alterá-lo e assim adaptá-lo a
pelas suas características necessita de um outros objectivos.
horário ou datas úteis diferentes, pode-se
atribuir directamente à tarefa um Para além de poder ser consultado nesta
calendário diferente do próprio Projecto. caixa, o código WBS também pode ser
Nestes casos, e quando a tarefa também visualizado na tabela do gráfico de Gantt.
possui recursos, passa a existir uma Para isso seguir o procedimento necessário
ambiguidade pois existem dois calendários à inserção de colunas numa tabela, para
a seguir – o da tarefa e o do recurso mostrar o campo WBS (ver página 93).
atribuído. Esta ambiguidade é resolvida
através da opção seguinte.

Pág 60 Microsoft Project XP/2003


Método de Cálculo de Custos [Earned Value disponibilizados, com a funcionalidade
adicional de introdução de objectos.
Method]
Através do botão Inserir Objecto [Insert
O cálculo dos custos é uma das facilidades
Object] podem ser introduzidos qualquer
apresentadas pelo MICROSOFT PROJECT. Para
isso é essencial atribuir honorários aos tipo de documentos previamente criados e
recursos e/ou custos às tarefas. guardados em disco, ou criar documentos
novos e editados directamente a partir do
MICROSOFT PROJECT.
Para além do custo total da
tarefa/fase/Projecto, o MICROSOFT PROJECT
também calcula o custo pago e o custo por
pagar, baseando-se para isso na
percentagem de tarefa/trabalho realizado.
Propriedades Personalizadas [Custom
Fields]
Na análise Valor Ganho [Earned Value], um
dos tipos de análises realizadas pelo Este separador permite visualizar campos
MICROSOFT PROJECT, é possível utilizar então personalizados no modelo de Projecto
a Percentagem de Tarefa Executada [% global [Enterprise Global]. Para editar
Complete] ou então a Percentagem de este modelo é necessário ter as permissões
Trabalho Executado [Physical % Complete]. correctas e acesso a um servidor MICROSOFT
PROJECT SERVER.
Marcos no Projecto [Mark Task As Milestone]
Esta opção permite representar a tarefa
como sendo um marco no Projecto, usando a
notação de Gantt apropriada.

Notas das Tarefas


Neste separador é possível adicionar um
comentário ou documento a cada tarefa.
Funciona como um pequeno processador de
texto, que permite alguns tipos de
formatação através dos botões

Microsoft Project XP/2003 Pág 61


Gestão de Recursos
6
SUMÁRIO DO CAPÍTULO
A aplicação de recursos permite Criação, edição e manipulação de
representar um projecto de recursos
forma mais realista, e assim Propriedades dos recursos
avaliar o projecto quanto à sua Propriedades gerais e avançadas
duração e custos envolvidos. Custos e calendários
Partilha de recursos entre projectos
Uma correcta gestão de recursos
é essencial para o planeamento
de um projecto, redução do
caminho crítico e posterior
execução.

Pág 62 Microsoft Project XP/2003


Microsoft Project XP/2003 Pág 63
Gestão de Recursos Através do duplo-click no recurso tem-se
acesso à caixa de propriedades do recurso
onde estão a maioria das propriedades.
Há diversas formas de consultar informação
sobre recursos, mas a Folha de Recursos
será a mais adequada para a criação e As propriedades constantes na tabela da
edição da lista recursos de todo o folha de recursos podem ser aí
Projecto. directamente alteradas.

A Folha de Recursos é uma vista, à As barras de deslocamento vertical, à


semelhança da vista Gráfico de Gantt, e direita, e horizontal ao fundo da tabela
pode ser seleccionada no menu Vistas permitem o acesso às colunas não visíveis.
[View] sob a opção Folha de Recursos
[Resource Sheet].
Criar um Recurso

Selecção e Edição Básica Os recursos são automaticamente criados ao


editar uma linha em branco.
À semelhança das tarefas, também os
recursos podem ser seleccionados quer pela É possível acrescentar linhas em branco
linha, efectuando um click na zona através da opção Novo Recursos [New
cinzenta à esquerda da linha, quer pela Resource] do menu Inserir [Insert].
selecção de uma ou várias células da
mesma. Também aqui excepção feita no que
respeita à cópia ou mover.
Remover um Recurso
Para seleccionar vários recursos pode
usar-se o click e arrasto do rato de forma Para remover um recurso usar a opção
a criar uma área de selecção. Também se Apagar Recurso [Delete Resource] do menu
pode seleccionar recursos não contíguos. O Edição [Edit], seleccionando previamente o
processo é igual ao usado para tarefas e recurso, ou recursos, a remover.
consiste em começar por seleccionar
primeiro um recurso e depois usar, para a
selecção dos restantes, a tecla de
Controlo [Ctrl/Control]..

Pág 64 Microsoft Project XP/2003


Copiar ou Mover Recursos Propriedades Gerais

O copiar ou mover de recursos processa-se Esta caixa está dividida em 5 separadores


da mesma forma que para as tarefas. de propriedades.

1. Seleccionar o recurso, ou recursos,


a copiar ou mover

2. Seleccionar a opção Copiar [Copy] ou


Cortar [Cut] do menu Edição [Edit],
consoante se queira efectuar a cópia
ou transferência do(s) recurso(s)

3. Seleccionar o destino, eventualmente


noutro Projecto

4. Utilizar a opção Colar [Paste] do


menu Edição [Edit]

Propriedades dos Recursos


As propriedades dos recursos podem ser
editadas directamente na Folha de Recursos
ou na caixa de diálogo de Informação de
Recursos [Resource Information], sendo
esta última a forma mais completa de
edição.

Para abrir a caixa de diálogo de


informação de recursos seleccionar a
opção correspondente no menu de Projecto
[Project], ou efectuar duplo click em cima
da linha do recurso.

Microsoft Project XP/2003 Pág 65


Figura 17

Pág 66 Microsoft Project XP/2003


recurso. Esta propriedade poderá ser usada
para ordenar ou filtrar a folha de
Nome do Recurso [Resource Name] recursos segundo um critério de grupo.

Esta propriedade guarda o nome completo do


recurso.
Grupo de Trabalho [Workgroup]
Quando um recurso está atribuído a uma
tarefa, é este nome que é visualizado Através desta propriedade o gestor de
junto à respectiva barra do gráfico de Projecto poderá indicar, para cada
Gantt. recurso, qual o método a usar para as
eventuais notificações de trabalho e
Iniciais [Initials] restantes contactos.

Esta propriedade permite adicionar uma O método mais prático e vantajoso é


segunda identificação a cada recurso, que utilizar as funcionalidades do MICROSOFT
pode consistir nas suas iniciais ou PROJECT SERVER, no entanto, caso não exista
qualquer nome ou diminutivo correntemente disponível esse servidor poder-se-á usar o
usado para o recurso. MICROSOFT OUTLOOK, embora com menos
potencialidades.
Endereço de correio electrónico [Email]
Código [Code]
Esta propriedade guarda informação sobre o
endereço de correio electrónico do A propriedade Código permite atribuir um
recurso, para assim poderem ser enviadas qualquer código ao recurso, qualquer que
notificações de trabalho directamente do seja a aplicabilidade.
MICROSOFT PROJECT.
O MICROSOFT PROJECT disponibiliza esta
Estas notificações poderão ser enviadas propriedade para o utilizador poder aqui
via MICROSOFT PROJECT / MICROSOFT Outlook ou identificar o código de empregado, de
via MICROSOFT PROJECT SERVER. produto, etc.

Grupo [Group] Através deste código, à semelhança da


propriedade Grupo, poder-se-á fazer uma
A propriedade Grupo permite guardar ordenação dos dados ou filtragem.
informação organizacional para cada

Microsoft Project XP/2003 Pág 67


Conta de Utilizador Windows [Windows Recursos de tipo Trabalho são todas as
pessoas, equipamentos e recursos não
Account]
consumíveis. Estes recursos são utilizados
total ou parcialmente no dia-a-dia do
Esta propriedade dispõe de um botão que
Projecto, sendo possível a todo o momento
auxilia a sua configuração. Ao usar esse
verificar qual a sua disponibilidade ou em
botão o MICROSOFT PROJECT irá procurar o nome
que medida se está a sobre-utilizar o
do recurso no Livro de Endereços [Address
recurso.
Book] usado (MICROSOFT Outlook ou MICROSOFT
Outlook Express) e configurar directamente
a propriedade. Esta propriedade será Legenda dos Materiais [Material Label]
posteriormente usada pelo MICROSOFT PROJECT
SERVER para autenticação dos utilizadores. Esta propriedade apenas está disponível
para recursos de tipo Material.
É necessário, no entanto, que o endereço
do MICROSOFT PROJECT SERVER esteja Aqui é possível configurar uma unidade
correctamente configurado nas propriedades para a utilização do recurso, como por
de colaboração. exemplo Tonelada(s), Quilograma(s),
Caixa(s), Litro(s), etc.

Esta informação é usada como informação


auxiliar, visualizada no gráfico de Gantt,
Tipo [Type]
junto ao número de unidades de cada
material utilizado .
Esta propriedade permite indicar para cada
recurso o seu tipo, podendo este ser
Trabalho [Work] ou Material [Material]. Genérico [Generic]

Recursos de tipo Material são todos os Os recursos genéricos funcionam como


recursos consumíveis que se queiram características, conhecimentos ou
incluir no Projecto, ou recursos cuja actividades necessárias no Projecto e não
disponibilidade seja total, não sendo como as pessoas ou materiais que irão
importante nesse caso contabilizar a sua preencher esses requisitos.
disponibilidade, já que para este tipo de
recurso não estão disponíveis as O uso de recursos genéricos permite
propriedades relacionadas com a especificar para cada tarefa qual ou quais
disponibilidade (ver em seguida) . os requisitos necessários à sua laboração,
mesmo antes da existência ou conhecimento
dos recursos do Projecto.
Pág 68 Microsoft Project XP/2003
Inactivo [Inactive] Propriedades de Horário
Os recursos poderão ficar inactivos se Neste separador encontramos um quadro em
apagados ou de alguma forma removidos da tudo idêntico ao da opção Alterar o
Lista de Recursos [Resource Pool] de um Calendário de Trabalho [Change Working
Projecto. Time] do menu Ferramentas [Tools].

Disponibilidade do Recurso [Resource


Availability]
Esta tabela permite configurar a
disponibilidade de cada recurso em termos
de percentagem diária.

Com base nesta informação é calculada e


apresentada na vista Folha de Recursos
[Resource Sheet] a coluna Máximo de
Unidades [Max. Units]. Esta funciona como
um indicador do valor máximo usado na
tabela de disponibilidade.

Deverão ser usadas datas consistentes


(data na primeira coluna sempre anterior à
da segunda coluna) ou “NA” no caso de não
de aplicar nenhuma data, e assim criar um Figura 18
intervalo sem limite temporal.

Detalhes [Details]
O botão de detalhes permite visualizar
directamente, caso exista, a informação
sobre o recurso constante no Livro de
Endereços [Address Book] (MICROSOFT Outlook
ou MICROSOFT Outlook Express) do utilizador.

Microsoft Project XP/2003 Pág 69


Calendário Base [Base Calendar]
Nesta propriedade deverá ser indicado qual
o calendário que serve de base ao trabalho
do recurso.

Todos os calendários, inclusivamente o do


próprio recurso, poderão ser configurados
a partir da opção Alterar o Calendário de
Trabalho [Change Working Time] do menu
Ferramentas [Tools].

Mais informação, sobre configuração do


calendário, na página 34 - Gestão de
Calendários.

Propriedades de Custos
Nesta secção poderemos encontrar todas as
propriedades referentes aos custos dos
recursos.

Os custos são apresentados em cinco Figura 19


tarifários [Cost Rate Tables] através dos
separadores letra-A a letra-E, sendo o
primeiro o tarifário padrão.

A primeira linha de cada tabela permite


configurar o custo normal para esse
tarifário, sendo que as linhas seguintes
permitem indicar outros custos para datas
concretas em que o pagamento é efectuado
de outra forma (por exemplo em feriados,
folgas, etc.).

Pág 70 Microsoft Project XP/2003


Cumprimento do Pagamento [Cost Accrual]
O pagamento dos recursos poderá ser
efectuado de três formas:

x Imediatamente após o início do


trabalho [Start];

x Durante a execução do trabalho, na


proporção indicada pela percentagem de
tarefa concluída [Prorated]

x Apenas após a conclusão da tarefa


[End].
Figura 20
Em qualquer dos casos, o pagamento deriva
directamente da percentagem de tarefa
concluída.

Notas do Recurso
Da mesma forma que para as tarefas, este
separador permite indicar mais alguma
informação para o recurso, e
inclusivamente associar ou adicionar
documentos dos mais variados tipos e
proveniências. É assim possível adicionar
a cada recurso uma foto, um curriculum, um
relatório, etc.

Microsoft Project XP/2003 Pág 71


1. Abrir o projecto que contém
Propriedades Personalizadas todos os recursos;

Este separador permite visualizar campos 2. Abrir o projecto que irá usar
personalizados no modelo de Projecto os recursos do projecto
global [Enterprise Global] que para editar anterior;
necessita permissões correctas e acesso a
um servidor MICROSOFT PROJECT SERVER. 3. Neste projecto usar a opção
Partilhar Recursos [Share
Resources] da secção Partilha
Partilha de Recursos de Recursos [Resource Sharing]
do menu Ferramentas [Tools].
A partilha de recursos permite efectuar a
gestão de recursos usados em diversos
Após estabelecer a partilha de recursos,
projectos. Desta forma, quando um projecto
cada projecto permitirá visualizar e
utiliza um recurso de tipo Trabalho [Work]
alterar os recursos de forma transparente,
num determinado dia, a uma determinada
independentemente da sua localização.
hora, indisponibiliza-o para os restantes
projectos.

Pág 72 Microsoft Project XP/2003


Gestão de Custos
7
SUMÁRIO DO CAPÍTULO
Os custos do projecto poderão Custos das tarefas e dos recursos
resultar dos recursos Formas de verificação de custos
envolvidos ou das próprias Colunas de informação de custo
tarefas, podendo existir um
compromisso directo entre o
número de recursos aplicados à
tarefa e a duração da mesma.

Uma correcta gestão de recursos


permitirá não só reduzir a
duração total do projecto como
uma efectiva redução nos
custos.

Microsoft Project XP/2003 Pág 73


Pág 74 Microsoft Project XP/2003
Gestão de Custos Para mais informação sobre os custos dos
recursos, consultar a respectiva secção na
página 70.
Existem dois tipos de custos:

x Custos das tarefas


Verificação de Custos
x Custos dos Recursos
Para visualizar todas as colunas
Os custos das tarefas são introduzidos referentes a custos, utilizar a tabela de
como propriedade das tarefas, enquanto os Custos:
custos dos recursos são introduzidos como
propriedades dos recursos e estes 1. Seleccionar o menu Vistas [View]
posteriormente associados às tarefas.
2. Seleccionar o Gráfico de Gantt
[Gantt Chart]

Custos das Tarefas 3. Seleccionar novamente o menu Vistas

Os custos das tarefas deverão ser editados 4. Seleccionar a opção Tabelas [Table]
numa vista de tarefas, usando uma tabela
adequada que disponibilize a respectiva 5. Seleccionar a tabela de Custos
coluna. [Cost]
Os custos das tarefas são independentes Só será possível seleccionar esta tabela
dos recursos afectos às tarefas, não sendo numa vista compatível, como por exemplo no
sequer necessária a existência de Gráfico de Gantt.
recursos.
Em alternativa pode-se optar por
visualizar selectivamente algumas colunas,
utilizando para tal a opção Coluna
Custos dos Recursos [Column...] do menu Inserir [Insert] (ver
página 93).
Os custos dos recursos deverão ser
editados na Folha de Recursos.
Posteriormente são aplicados às tarefas
conjuntamente com a associação dos
respectivos recursos.

Microsoft Project XP/2003 Pág 75


Custo Fixo [Fixed Cost] Custo [Cost]
Através desta propriedade, as tarefas A coluna Custo é por vezes apresentada sob
poderão ter um custo directamente o título Custo Total [Total Cost], pois
associado. contabiliza o custo total de cada tarefa.

Este custo é totalizado, em conjunto com o Nas Fases [Summary Tasks] a contabilização
custo dos recursos, na propriedade Custo é alargada de forma a totalizar, para além
[Cost]. do custo dos recursos associados à fase e
do próprio custo fixo da fase, também os
Associada a esta propriedade existe uma custos das tarefas que compõem a fase.
outra que permite indicar quando é feito o
Cumprimento do Pagamento do Custo Fixo
[Fixed Cost Accrual]. Custo do Plano de Base [Baseline Cost]
Esta coluna indica o valor dos custos
Cumprimento do Pagamento do Custo Fixo inicialmente planeados. Este valor apenas
[Fixed Cost Accrual] está disponível em Projecto nos quais se
efectuou a gravação do Plano de Base
Esta propriedade depende directamente da [Baseline]. Para mais informação sobre o
Percentagem de Tarefa Concluída. Plano de Base, consultar a secção
respectiva na página 98.
O pagamento do custo fixo de cada tarefa
poderá ser efectuado de três formas, à
semelhança do custo proveniente dos
Diferença de Custo [Cost Variance]
recursos:
Esta coluna mostra a diferença existente
entre os custos actuais indicados na
x Imediatamente ao Início do Trabalho propriedade Custo [Cost] e os indicados no
[Start]; Plano de Base.

x Durante a Execução do Trabalho, na


proporção indicada pela percentagem de Custo Corrente [Actual Cost]
tarefa concluída [Prorated]
Este valor indica quanto do Custo Total já
x Apenas após a conclusão da tarefa foi pago, tendo em consideração a
[End]. Percentagem de Tarefa Concluída, e a forma

Pág 76 Microsoft Project XP/2003


de Cumprimento do Pagamento da Tarefa e Custo Remanescente [Remaining Cost]
dos Recursos.
Este valor deriva directamente da
subtracção ao valor do Custo Total do
Valor do Custo Corrente.
Vistas
8
SUMÁRIO DO CAPÍTULO
O MICROSOFT PROJECT disponibiliza Selecção de vistas
diversas vistas que permitem Vistas de tarefas e vistas de
diferentes análises da recursos
informação do projecto. Informação disponibilizada pelas
diversas vistas
Atribuição de trabalho extraordinário
Para além dessas, é também
Resolução de conflitos
possível criar novas vistas que Criação e edição de vistas
melhor se adeqúem à análise
pretendida.

Pág 78 Microsoft Project XP/2003


Microsoft Project XP/2003 Pág 79
Vistas Vistas de Tarefas
Deverá ser seleccionada uma Vista São cinco as vistas de Tarefas padrão:
específica consoante o objectivo do
utilizador.
Calendário [Calendar]
As Vistas apresentam os dados do Projecto
segundo uma determinada perspectiva, Esta vista apresenta a informação na forma
permitindo nesse contexto o acesso a um de calendário, de forma idêntica à
eventualmente diferente conjunto de apresentada pelo MICROSOFT Outlook / MICROSOFT
propriedades. Outlook Express.

As Vistas dividem-se em dois grupos. Por É essencialmente uma vista para


um lado as relacionadas com Tarefas e por apresentação de informação, no entanto
outro as relacionadas com Recursos. também é possível adicionar tarefas
utilizando o click e arrasto, ou o duplo-
click para editar tarefas.

Seleccionar uma Vista Gráfico de Gantt [Gantt Chart]


Para seleccionar uma vista padrão deverá
ser usado o respectivo menu Vistas [View]. Esta é a vista mais adequada para a fase
de planeamento do Projecto.
As cinco primeiras opções desse menu são
Vistas de Tarefas e as três seguintes
Vistas de Recursos. Esta vista concilia uma zona de calendário
onde é apresentado o gráfico de Gantt,
referente às tarefas, com uma zona de
Existem mais vistas, para além dessas 8
tabela, configurável, onde é apresentada
padrão, disponíveis através da opção
Outras Vistas [More Views...] do mesmo informação auxiliar sobre essas tarefas.
menu. Nesta opção é apresentada uma caixa
de diálogo com uma lista de vistas que Diagrama de Rede [Network Diagram]
poderão ser aplicadas à Janela do
Projecto. Esta vista apresenta a mesma informação de
tarefas mas utilizando outra notação que
não a do método de Gantt.

Pág 80 Microsoft Project XP/2003


Da mesma forma também é possível editar e no entanto não será tão prática como a
criar novas tarefas utilizando esta vista, vista do Gráfico de Gantt.
Utilização de Tarefas [Task Usage]
Esta vista (à semelhança da vista
Utilização de Recursos) efectua a ponte
entre tarefas e recursos.

Aqui poderá ser consultada informação


sobre as tarefas e para cada uma
visualizado o detalhe de cada um dos
recursos que nela trabalha.

Propriedades do Trabalho [Assignment


Information] Figura 21

Deste detalhe conta a indicação de esquema


de trabalho do recurso na tarefa, o
tarifário usado, etc.. Para visualizar
estas propriedades, efectuar duplo click
em cima de um dos recurso de uma qualquer
tarefa.

Nesta janela constam as propriedades da


associação do recurso Ana à actividade A.
São elas:

Pág 82 Microsoft Project XP/2003


Trabalho [Work] por não ser necessário ou por ter mais
actividades em mãos.
Nesta propriedade poderá ser consultado e
editado o número de horas de trabalho
atribuído ao recurso na tarefa. Este
número de horas é calculado, no momento da
associação do recurso à actividade, com
base na Duração da tarefa e
disponibilidade do recurso para a tarefa
(Unidades).

Comparativamente, poder-se-á dizer que,


enquanto a propriedade Duração indica o
tempo disponível para a realização da
tarefa, o Trabalho indica o tempo útil
efectivo.

Unidades [Units]

O número de unidades poderá ser uma parte


da disponibilidade do recurso ou,
eventualmente, superior a essa
disponibilidade.

Num Projecto é comum haver grande parte


dos recursos com disponibilidade 100%.
Quer isto dizer que estão disponíveis para
trabalhar a tempo inteiro, ou seja, oito
horas diárias, se for esse o número de
horas de trabalho diário definidas.

Número de unidades superior a 100% indica


que o recurso irá efectuar trabalho extra,
eventualmente pago como trabalho
extraordinário; e número de unidades
inferior poderá significar que o recurso
não está a tempo inteiro na actividade, ou

Microsoft Project XP/2003 Pág 83


Esquema de Trabalho [Work Contour] Pico Inicial [Early Peak]
O esquema de trabalho permite definir o Esquema de trabalho com um pico após o
modo de trabalho do recurso ao longo dos início da tarefa e curva decrescente em
dias dedicados à actividade. seguida.
A definição padrão para esta propriedade é
a opção Plano [Flat], o que indica que o Pico Tardio [Late Peak]
recurso irá trabalhar o mesmo número de
horas por cada dia de trabalho na Esquema com curva ascendente no início do
actividade, mas se o número de horas de trabalho, e pequena curva descendente após
trabalho for editada em algum dos dias da o pico.
tarefa, o esquema passa a Editado
[Contoured] para dar essa mesma indicação. Sino [Bell]
Os outros esquemas são: Trabalho segundo o esquema indicado pelo
gráfico, com um pico central formado por
Carga Final [Back Loaded] uma curva ascendente e outra descendente.

Neste esquema o recurso executa a tarefa Tartaruga [Turtle]


começando, nos primeiros dias, com pouco
trabalho e vai aumentando a prestação Esquema com um “arranque” lento, período
diária até à conclusão de total. estável em grande parte da duração da
tarefa e final com lenta período
Carga Inicial [Front Loaded] descendente.

Este é o esquema contrário ao anterior. Início [Start]


Aqui o recurso começa com uma alta
prestação que vai reduzindo diariamente Indica a data de início da tarefa.
até à conclusão da tarefa.
Fim [Finish]
Duplo Pico [Double Peak]
Indica a data de fim da tarefa.
Este esquema, como o gráfico ao lado
indica, tem dois picos de trabalho ao Custo [Cost]
longo da duração da tarefa.
Pág 84 Microsoft Project XP/2003
Indica o custo. consequentemente, aplicados custos por
Trabalho Extraordinário [Overtime Cost]
Tarifário [Cost Rate Table]

Indica o tarifário aplicado ao trabalho do Gantt de Acompanhamento do Projecto


recurso na tarefa. [Tracking Gantt]

Poderá ser seleccionado qualquer dos cinco Apesar de toda a semelhança entre esta
tarifários disponíveis, letra-A a letra-E. vista e a do Gráfico de Gantt, os
objectivos de ambas são diferentes.
Para mais informação sobre tarifários,
consultar as propriedades de custos na Esta vista é específica para o
página 70. acompanhamento do Projecto, apresentando
informação sobre percentagens de tarefas
Trabalho e Trabalho Extraordinário [Overtime concluídas, informação sobre o planeamento
inicial, etc.
Work]
Através desta vista podem ser indicadas
horas de trabalho extraordinário e,
consultar a secção respectiva na página
64.
Vistas de Recursos
São três as Vistas de Recursos padrão: Utilização de Recursos [Resource Usage]
Esta vista apresenta o mesmo tipo de
Gráfico de Recursos [Resource Graph] informação que a vista Utilização de
Tarefas, mas sobre a perspectiva dos
Aqui poderá ser consultada a recursos.
disponibilidade de cada recurso do
Projecto.

Esta vista está dividida em duas zonas. Na Edição e Criação de Vistas


primeira deverá seleccionar-se o recurso a
consultar, e na segunda é mostrado um Para editar ou criar novas vistas deverá
calendário com a respectiva informação. ser usada a opção Outras Vistas [More
Views...] do menu Vistas [View].
O calendário apresenta para cada recurso
uma linha horizontal de maior espessura
indicativa da disponibilidade máxima do
recurso, dia-a-dia. Sobre essa linha é
apresentado um gráfico de barras
indicativo da quantidade de trabalho.
Barras inteiramente azuis indicam que o
recurso não excede o seu limite máximo de
trabalho para o dia, enquanto as barras
com área a vermelho indicam que o recurso
está a laborar mais do que a sua
disponibilidade.
Figura 22
Folha de Recursos [Resource Sheet]
É nesta vista que deverá ser criada e
gerida a lista de recursos disponíveis
para o Projecto. Para mais informação

Pág 86 Microsoft Project XP/2003


Nesta caixa de diálogo, para além de se
poder aplicar uma vista não-padrão à
Janela do Projecto, permite também editar
ou criar uma vista inteiramente nova.

Ao criar uma vista nova (utilizando o


botão Nova [New...]) é pedido em primeiro
lugar que o utilizador indique o tipo de
vista pretendido. As vistas poderão ser de Figura 23
tipo Simples ou uma combinação de vistas.

Vistas Simples
Ao seleccionar um tipo de vista Simples,
será apresentada nova caixa de diálogo que
permite configurar toda a informação da
vista.

Figura 24

Microsoft Project XP/2003 Pág 87


A primeira propriedade a configurar será o semelhança das vistas padrão aí
nome da vista [Name]. disponíveis.

Após isso, deverá ser seleccionado, na


lista de Écrans [Screen] seguinte, qual o Vistas Combinadas
ecrã que servirá de base à nova vista.
Consoante o tipo de ecrã seleccionado, A aplicação de uma vista combinada à
será criada uma vista de tarefas ou de Janela do Projecto permite separar a área
recursos. de trabalho em duas vistas ligadas. A
informação da vista inferior poderá
A caixa de Tabela [Table], se disponível depender da informação seleccionada na
(depende do tipo de ecrã seleccionado), vista superior.
permite configurar o conjunto de colunas a
visualizar. Para mais informação sobre Para criar uma vista combinada é
tabelas consultar a página 92. necessário indicar um nome para a vista
[Name], e os respectivos nomes das vistas
Nas caixas de Grupo [Group] e Filtro a combinar – vista superior [Top] e
[Filter] poderá ser seleccionado um inferior [Bottom].
agrupamento e/ou filtro a aplicar.
Como anteriormente, a opção Show in Menu
Ao aplicar um grupo a vista irá apresentar permite apresentar a nova vista como opção
a informação separada em conjuntos, do menu View, à semelhança das vistas
dependendo esta separação do critério padrão aí disponíveis.
utilizado por esse grupo.

Ao aplicar um filtro poderá ser omitida


informação que não respeite as condições
impostas por esse filtro. Em alternativa,
utilizando a caixa Filtro de Destaque
[Highlight Filter] a informação nunca é
omitida, sendo destacada com a cor azul a
que respeitar os critérios do filtro.

Para terminar, a opção Mostrar no Menu


[Show in Menu] permite apresentar a nova
vista como opção do menu Vistas [View], à Figura 25

Pág 88 Microsoft Project XP/2003


Microsoft Project XP/2003 Pág 89
Tabelas
9
SUMÁRIO DO CAPÍTULO
O Microsoft Project Utilização de tabelas
disponibiliza um vasto conjunto Alteração de tabelas
de propriedades para as Introdução de colunas
tarefas, recursos e para o Remoção de colunas
próprio projecto. Propriedades das colunas

Essas propriedades poderão ser


visualizadas através de uma
tabela standard ou criada pelo
utilizador para o efeito.

Pág 90 Microsoft Project XP/2003


Microsoft Project XP/2003 Pág 91
Tabelas x Gráfico de Gantt [Gantt Chart] (vista
de tarefas);
Uma tabela é basicamente um conjunto de
colunas com a respectiva formatação x Utilização das Tarefas [Task Usage]
aplicada. Cada coluna permite visualizar (vista de tarefas);
uma propriedade das tarefas ou recursos.
x Gantt de Acompanhamento do Projecto
Não é possível visualizar simultaneamente [Tracking Gantt] (vista de tarefas);
propriedades de tarefas e recursos, daí
existirem tabelas unicamente para tarefas x Folha de Recursos [Resource Sheet]
e outras unicamente para recursos. (vista de recursos);

As tabelas podem ser visualizadas no x Utilização de Recursos [Resource


contexto de uma Vista que utilize uma Usage] (vista de recursos).
tabela.
Para mais informação sobre Vistas,
As Vistas padrão que permitem visualizar consultar a respectiva secção na página nº
uma tabela são: 80.

Pág 92 Microsoft Project XP/2003


Para configurar a largura da coluna poderá
ser usada a caixa Largura [Width] ou, em
Mostrar Colunas alternativa, através do click e arrasto do
rato entre duas colunas (mantendo o botão
Sempre que necessário, podem-se visualizar esquerdo do rato pressionado), na zona
mais propriedades adicionando mais cinzenta do cabeçalho.
colunas.

Para adicionar colunas, deve-se


seleccionar a coluna à esquerda da qual se
pretende adicionar a nova, e em seguida
utilizar a opção Coluna [Column...] do
menu Inserir [Insert] ou a tecla de atalho
Ins/Insert.

Será então apresentado um quadro que


permite não só escolher a propriedade a
visualizar como também configurar a forma
da apresentação.
Figura 26
Após seleccionar na primeira caixa de
texto qual a propriedade a mostrar,
através do Nome do Campo [Field Name],
deverá indicar, caso queira, na segunda
caixa qual o Título [Title] a aplicar.
Caso não seja usado um título, a coluna
indicará no seu cabeçalho o nome da
propriedade, mas se for indica um título
este será apresentado em sua substituição.
Desta forma é possível apresentar os
cabeçalhos das colunas em Português ou
usando termos próprios de uma dada
organização ou Projecto.

Também é possível configurar o alinhamento


do cabeçalho na caixa Alinhamento do
Título [Align Title], e o Alinhamento dos
Dados da coluna na caixa [Align Data].

Microsoft Project XP/2003 Pág 93


Este procedimento poderá ser necessário
caso a coluna não disponha de espaço
suficiente para mostrar todo o seu
conteúdo, o que originará a sua Figura 27
substituição por cardinais como forma de
alertar para o facto (excepto nas colunas
de texto).

Pág 94 Microsoft Project XP/2003


Ocultar Colunas Editar Colunas
Para ocultar colunas será necessário Qualquer coluna visível é susceptível de
seleccionar a coluna e utilizar a opção ser editada. Para tal efectuar um duplo
Esconder Coluna [Hide Column] do menu click no cabeçalho da respectiva coluna.
Editar [Edit] ou a tecla de atalho
Del/Delete. As propriedades configuráveis são as
mesmas que as apresentadas aquando da
introdução de novas colunas (ver secção
Mostrar Colunas acima).

Microsoft Project XP/2003 Pág 95


Acompanhamento do
10
Projecto

SUMÁRIO DO CAPÍTULO
Durante a execução do projecto Criação de um plano-base
poderão surgir problemas e Actualização do projecto
situações que será necessário Actualização das tarefas do projecto
detectar e controlar.

Através da utilização dos


recursos de acompanhamento, o
gestor do projecto poderá
simular as acções a empreender.

Pág 96 Microsoft Project XP/2003


Microsoft Project XP/2003 Pág 97
Acompanhamento do Projecto Base... [Save Baseline...] que se encontra
no sub menu Acompanhamento [Tracking] do
menu Ferramentas [Tools].

Plano de Base [Baseline]


Para um acompanhamento mais eficiente do
projecto, o MICROSOFT PROJECT permite efectuar
a gravação de informação suplementar de
cada tarefa, informação essa chamada de
Plano de Base.

O Plano de Base [Baseline] funciona como


uma imagem do projecto, criada num
determinado momento do seu ciclo de
planeamento-execução.

A partir do momento em que se efectua a


gravação do Plano de Base [Baseline], o
utilizador fica com a possibilidade de
comparar os dados da imagem com os dados
correntes do projecto.

Gravação do um Plano Inicial [Baseline]


O utilizador poderá efectuar a gravação da
informação do Plano de Base a qualquer
momento, no entanto é frequente fazê-lo
imediatamente após o planeamento do
projecto, antes da sua execução. Desta
forma, passa a ser possível comparar o
projecto planeado com o seu
desenvolvimento efectivo.

Para guardar um Plano de Base [Baseline]


deverá ser usada a opção Guardar Plano de
Pág 98 Microsoft Project XP/2003
Microsoft Project XP/2003 Pág 99
A caixa de diálogo apresentada permite Data de Início/Fim – Outras das
especificar o tipo de Plano de Base a características guardadas num Plano de
guardar, sendo que por omissão é guardado Base são as datas de Início [Start] e Fim
um plano para todo o projecto. [Finish] das tarefas. De igual forma,
poder-se-á comparar as datas de início e
Caso o utilizador não pretenda guardar fim previstas com as correntes através dos
informação para todas as tarefas do campos Diferença de Início [Start
projecto deverá previamente seleccionar as Variance] e Diferença de Fim [Finish
tarefas em questão e só depois proceder à Variance].
sua gravação. Neste caso, activar a opção
Tarefas Seleccionadas [Selected Tasks] da Toda esta informação poderá ser
caixa de diálogo. consultada, após a gravação do Plano de
Base, através da visualização da tabela
Custo [Cost] e Diferença [Variance]. Para
Informação de um Plano de Base mais informação sobre tabelas consultar o
respectivo capítulo.
Existem várias categorias de informação
constantes num Plano de Base [Baseline]:

Custos – Para cada tarefa no Plano de Base Actualizações ao Projecto


é guardada informação sobre o seu Custo no
Plano de Base [Baseline Cost]. Desta forma Uma das tarefas essenciais para o
poder-se-á comparar o custo previsto acompanhamento da execução do projecto é a
(custo ao momento da gravação do plano) possibilidade de efectuar actualizações
com o custo efectivamente obtido (custo de automáticas às tarefas do projecto.
execução do projecto). Esta comparação
poderá ser efectuada através do campo Estas actualizações permitem, por exemplo,
Diferença de Custo [Cost Variance]. indicar que parte do trabalho do projecto
ou de determinadas tarefas já foi
Trabalho – No Plano de Base também fica efectuado.
registada a quantidade de trabalho que as
tarefas tinham associado no momento da As actualizações poderão incidir sobre um
gravação. Essa quantidade de trabalho fica conjunto de tarefas ou sobre todo o
guardada no campo Trabalho no Plano de projecto
Base [Baseline Work] e é comparável com a
quantidade de trabalho no momento através
do campo Diferença de Trabalho [Work
Variance].
Pág 100 Microsoft Project XP/2003
Actualização de Tarefas 100% ou, em alternativa, para o
valor 0% ou valor 100%.
Esta opção permite actualizar a
percentagem de tarefa concluída para uma x Remarcar para data posterior todo o
tarefa ou conjunto de tarefas. Em trabalho ainda não realizado
alternativa à indicação da percentagem
poderá ser indicada a Duração Actual Estas alterações poderão ser aplicadas a
[Actual Duration] e Duração Restante todo o projecto ou a um conjunto de
[Remaining Duration]. tarefas previamente seleccionadas.

Também é possível indicar simultaneamente


alterações às datas de início e fim,
através dos campos Início Actual [Actual
Start] e Fim Actual [Actual Finish].

O botão Notas [Notes] não ficará


disponível se foram seleccionadas várias
tarefas. Em caso contrário, permite
consultar a respectiva propriedade da
tarefa.

Actualização de Projecto
Esta opção permite:

x Indicar uma data até à qual o


trabalho das tarefas está
integralmente executado e
consequentemente efectuar a
respectiva actualização da
propriedade Percentagem de Conclusão
[% Complete] para valores entre 0 e

Microsoft Project XP/2003 Pág 101


Índice Remissivo
Abrir um ficheiro, 25, 27 Ferramentas, 27, 35, 36, 37, 39, 57, 69,
70, 72, 97
Acompanhamento do projecto, 82, 91, 97
Filtrar para marcos do projecto, 55
Agrupar por duração, 55, 98
Filtrar para tarefas de sumário/ fases,
Agrupar por marcos do projecto, 55 76

Agrupar por prioridade, 32 Formatar barras, 13, 57

Agrupar por tipo de restrição, 59 Formatar detalhes, 69

Alterar o calendário de trabalho, 35, 36, Informação de tarefa, 55


37, 38, 69, 70
Inserir coluna, 75, 92, 94
Apagar a tarefa, 45
Inserir nova tarefa, 45
Apagar notas, 99
Inserir nova tarefa da Lista de
Barras de ferramentas, 13, 14 Endereços, 67, 69

Campos, 32, 62 Inserir nova tarefa do Project Server,


32, 62, 67, 68, 72
Código de estrutura de trabalho, 61
Inserir objecto, 62
Colar, 45, 66
Inserir projecto, 1, 3, 13, 15, 19, 20,
Copiar, 36, 39, 45, 65 21, 22, 31, 32, 36, 43, 51, 55, 57, 59,
60, 61, 62, 66, 67, 97
Criar um ficheiro, 20, 21, 36, 45, 65, 85
Inserir tarefa recorrente, 46
Fechar ficheiro, 24
Ligações, 49

Pág 102 Microsoft Project XP/2003


Menu Ficheiro, 20, 21, 22, 24, 25, 26, 27 Tabela de custos, 70, 71, 75, 76, 82, 98

Menu Mostrar, 86, 87 Tabela de diferenças, 76, 98

Menu Projecto, 1, 3, 13, 15, 19, 20, 21, Tabela de marcações, 31


22, 31, 32, 36, 43, 51, 55, 57, 59, 60,
61, 62, 66, 67, 97 Tabela de sumário, 57, 76

Opções, 37, 57 Tabela de trabalho, 61, 68, 72, 81, 82,


98
Outras vistas, 79, 83
Vista da folha de recursos, 15, 65, 68,
Partilhar recursos, 72 83, 91

Preencher acima, 57 Vista da utilização de tarefas, 80, 91

Procurar, 27, 28 Vista da utilização dos recursos, 83, 91

Propriedades, 26 Vista de calendário, 32, 36, 60, 70, 79

Propriedades do ficheiro, 26 Vista do diagrama de rede, 79

Recortar, 45, 65 Vista do gráfico de Gantt, 15, 45, 57,


79, 91
Salvar ficheiro, 22, 97
Vista do gráfico de Gantt para
Salvar ficheiro como, 22 acompanhamento do projecto, 82, 91

Salvar linha de base, 97 Vista do gráfico dos recursos, 83

Tabela de acompanhamento, 82, 91, 97

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