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TESIS
POR
EN EL GRADO ACADMICO DE
LICENCIADO
Decano:
Secretario:
Vocal Primero:
Vocal Segundo:
Vocal Tercero:
Vocal Cuarto:
Vocal Quinto:
Presidente:
Secretario:
Examinador:
A MIS TOS:
A MI HERMANO:
A MI NOVIA:
Delia
Carolina
Montenegro
Prez,
por
su
A MI ASESOR:
A LA ESCUELA
DE CONTADURA
PBLICA Y
profesional.
AUDITORA:
A MI
UNIVERSIDAD:
NDICE
Pgina
Introduccin.
CAPTULO I
FEDERACIN DEPORTIVA NACIONAL
Sector Pblico.
1.1.1.
1.1.2.
1.1.3.
1.1.
Sector Pblico.
1.1.4.
1.2.
1.2.1.
1.2.2.
1.2.3.
Deporte Federado.
1.2.4.
1.2.5.
1.2.6.
1.3.
1.3.1.
11
11
12
1.4.
14
1.4.1.
Antecedentes..
14
1.4.2.
Misin...
16
1.4.3.
Visin....
16
Marco Legal.
16
1.5.
1.5.1.
1.5.2.
16
17
1.5.3.
17
1.5.4.
17
1.5.5.
19
CAPTULO II
ACTIVOS FIJOS
2.1.
Definicin.
20
2.2.
Clasificacin.
21
2.2.1.
21
23
2.3.
26
2.4.
26
28
2.5.
30
2.6.
2.2.2.
2.4.1.
32
2.6.1.
32
2.6.2.
32
2.6.3.
33
2.6.4.
2.6.5.
33
33
2.6.6.
34
2.6.7.
35
2.6.8.
35
36
36
2.6.9.
CAPTULO III
CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
3.1.
Definicin.
41
3.2.
Objetivos..
42
3.3.
Alcance.
43
3.4.
44
3.5.
46
3.5.1.
46
3.5.2.
47
3.5.3.
48
49
3.6.1.
El ambiente de control...
50
3.6.2.
Evaluacin de riesgos
52
3.6.3.
53
3.6.4.
55
3.6.5.
3.6.
3.7.
3.7.1.
de control.
57
58
58
3.7.2.
60
3.7.3.
61
3.7.4.
61
3.8.
61
3.9.
68
3.9.1.
68
3.9.2.
3.10.
3.11.
Gubernamental
69
3.9.3.
Normas Personales
70
3.9.4.
70
3.9.5.
70
3.9.6.
71
3.9.7.
72
72
72
73
74
74
75
76
77
4.2.
4.3.
78
78
82
130
CONCLUSIONES... 150
RECOMENDACIONES.
151
INTRODUCCIN
Una de las dificultades que presenta ste rubro es el uso de los activos para
fines distintos a los que motivaron su adquisicin, as mismo su correcta
administracin, esto debido a que las instituciones estatales se rigen por
procesos establecidos, tanto para la adquisicin como para las bajas de activos
correspondientes. Para el registro y control de los activos fijos las instituciones
estatales deben seguir los lineamientos establecidos por la Contralora General
de Cuentas. El control interno en las instituciones estatales es un proceso
efectuado por el cuerpo colegiado ms alto como el Consejo de Administracin
y/o el Directorio, sin embargo,
Los objetivos que se lograron con la investigacin son: indicar las leyes, normas
y procedimientos que aplican al rea de activos fijos, indicar todos los registros
que se deben llevar en el rea, dar a conocer los elementos del Control Interno
Gubernamental aplicables al rea, elaborar la planeacin de la auditora, evaluar
el control interno existente en la entidad, elaborar un informe con hallazgos y
proponer las recomendaciones correspondientes.
II
III
CAPTULO I
1.1.
Sector Pblico
ciudades
Una de las formas en que el estado vela por el desarrollo integral de la persona
es fomentando el deporte, esto ayuda a desarrollar las capacidades fsicas y
mentales de las personas a la vez que se disminuye la delincuencia.
1.2.
nacionales,
asociaciones
deportivas
nacionales,
i.
j.
1.2.5. Integracin
de
la
Confederacin
Deportiva
Autnoma
de
Guatemala (CDAG)
a. Federaciones
federaciones
b. Asociaciones
10
a. Asamblea General
b. Comit Ejecutivo
c. Gerencia
d. Comisin de Fiscalizacin Administrativo Contable
e. Tribunal de Honor
f. Tribunal Electoral
1.3.
a. Asamblea General
Es la mxima autoridad conformada, con representacin de todos los sectores
que integren la Federacin o la asociacin deportiva nacional respectiva y tendr
a su cargo la eleccin de los miembros del Comit Ejecutivo, rgano
Disciplinario y Comisin Tcnico-Deportiva, con el voto que por lo menos la
mitad ms uno de los votos vlidos emitidos por los miembros presente en la
Asamblea General. (17)
b. Comit Ejecutivo
Es el rgano rector que, por delegacin de su Asamblea General, ejerce la
representacin legal de la Federacin o la Asociacin respectiva dentro de su
competencia. (17).
Presidente
Secretario
12
Tesorero
Vocal Primero
Vocal Segundo
c. rgano Disciplinario
Es el facultado para conocer las faltas en las que incurran sus afiliados y se
conforma con los siguientes miembros: (17)
Presidente
Secretario
Vocal
Vocal Suplente
d. Comisin Tcnico-Deportiva
Es la instancia a cargo de la asesora, programacin fiscalizacin y apoyo en
materia tcnica en la rama deportiva especfica. Se integra con tres miembros de
reconocida capacidad y experiencia en la materia deportiva de que se trate.(17)
pueden ser
reelectos
consecutivo.
13
ASAMBLEA GENERAL
rgano
Diciplinario
Comisin
Tcnico
Deportiva
COMIT EJECUTIVO
Gerencia
Contabilidad
1.4.
Direccin Tcnica
Coordinacin de
Asociaciones y
Divulgacin
1.4.1. Antecedentes
14
Campeonato Navideo.
En noviembre de 1930 por primera vez se jug un Match Internacional entre dos
pases de Centro Amrica: Guatemala vrs. El Salvador y fue ganado por
Guatemala con el resultado de 17.5 puntos contra 7.5 puntos.
15
1.4.2. Misin
La Federacin Nacional de Ajedrez de Guatemala tiene por finalidad, formar
ajedrecistas profesionales de diferentes edades y departamentos; a travs de un
proceso sistemtico para formar ajedrecistas competitivos a nivel nacional e
internacional. (17)
1.4.3. Visin
Masificar el ajedrez a nivel nacional para encontrar nuevos talentos y obtener
de esta manera ajedrecistas de alto rendimiento. (17)
1.5.
Marco Legal
describen a continuacin:
16
a. Compra Directa
Cuando una entidad adquiere bienes y una solo persona puede cubrir dichos
bienes, siempre y cuando stos no excedan el valor de Q. 90,000.00 se realiza
17
b. Proceso de Cotizacin
c. Proceso de Licitacin
Cuando el precio de los bienes exceda de Q.900, 000.00 se realiza por medio de
Licitacin Pblica, es este caso la entidad debe elaborar los siguientes
documentos: bases de licitacin, especificaciones generales, especificaciones
tcnicas, disposiciones especiales y planos de construccin cuando se trate de
obras.
Las publicaciones de ste proceso tambin se realiza por medio del sistema de
GUATECOMPRAS, y una vez en el diario oficial.
18
En los tres casos anteriores las entidades del Estado podrn solicitar ofertas
an si no cuentan con las asignaciones presupuestarias que permitan cubrir los
pagos. Para la adjudicacin definitiva y firma del contrato, si requerirn la
existencia de partida y crditos presupuestarios que garanticen los recursos
necesarios para realizar los pagos por los avances de ejecucin a ser realizados
en el ejercicio fiscal correspondiente. (4)
19
CAPTULO II
ACTIVOS FIJOS
2.1.
Definicin
Los activos fijos son bienes tangibles que tienen por objeto:
2.2.
Clasificacin
Las instituciones del Estado clasifican contablemente los rubros que integran la
propiedad planta y equipo para su correspondiente registro, en el libro de
inventarios de la entidad, a continuacin se muestra la clasificacin de ste
rubro.
21
Subcuenta
Subcuenta
DESCRIPCIN
123
00
00
1231
00
00
Propiedad
planta y
equipo
en
operacin
1231
01
00
Edificios e Instalaciones
1232
00
00
Maquinaria y Equipo
1232
01
00
De Produccin
1232
02
00
1232
03
00
De oficina y muebles
1232
04
00
Medico-Sanitario y de laboratorio
1232
05
00
1232
06
00
1232
07
00
De comunicaciones
1232
08
00
Herramientas
1233
00
00
Tierras y Terrenos
1234
00
00
Construcciones en proceso
1234
01
00
1234
02
00
1234
03
00
Construcciones Militares
1235
00
00
1236
00
00
Animales
1237
00
00
22
sirven para producir otros bienes o servicios, no se agotan en el primer uso que
de ellos se hace, tienen una duracin superior a un ao y estn sujetos a
depreciacin. Incluye asimismo, las adiciones y reparaciones extraordinarias
realizadas por contrato y la adquisicin de activos intangibles. (20:180)
Las adiciones comprenden: las adiciones propiamente dichas, las mejoras a los
equipos que aumentan notablemente su valor corriente, las reparaciones
extraordinarias, que aumentan el valor corriente de los equipos y prolongan
notablemente
su
duracin
prevista (considerando
su
mantenimiento
GRUPO SUBGRUPO
RENGLN
CONCEPTO
PROPIEDAD,
PLANTA,
EQUIPO
INTANGIBLES
31
Bienes Preexistentes
311
Tierras y terrenos
312
Edificios e instalaciones
313
314
315
32
Maquinaria y Equipo
321
322
Equipo de oficina
24
GRUPO SUBGRUPO
RENGLN
CONCEPTO
323
324
325
Equipo de transporte
326
equipo
327
construccin
328
Equipo de cmputo
329
33
para
la
uso comn
Construcciones de bienes nacionales de
332
uso no comn
333
Construcciones militares
34
35
Coleccionables
Libros,
351
36
revistas
otros
elementos
coleccionables
Obras de Arte
361
37
Obras de arte
Animales
371
38
Animales
Activos Intangibles
381
Activos intangibles
2.3.
2.4.
Conforme pasa el tiempo los activos pierden su valor, debido al uso que se les
da, esto puede ser por deterioro natural u obsolescencia tcnica, a la vez que
contablemente debe de reducirse su valor en libros o registros contables en la
misma medida que su desgaste, a este registro se le llama depreciacin.
26
27
las entidades del Sector Pblico han solicitado a dicha Direccin autorizacin de
porcentajes de depreciacin, de acuerdo a bases tcnicas aplicados a sus
activos. Esta Direccin ha autorizado porcentajes de depreciacin as:
Porcentajes de depreciacin para las entidades estatales autorizados por
la Direccin de Contabilidad del Estado
DESCRIPCIN
Porcentaje de
depreciacin anual
Edificios e Instalaciones
Edificios
Instalaciones
Maquinaria y Equipo
De produccin
15
De Construccin
15
De Oficinas y Muebles
20
Mdico-Sanitario y de Laboratorio
10
10
20
De comunicaciones
20
Herramientas
Equipo de Alojamiento
20
20
20
20
20
Equipo de Servicio
20
20
Equipo de Salvamento
20
29
DESCRIPCIN
Porcentaje de
depreciacin anual
Equipo de Almacenes
Equipo de Bodega
Equipo de Proteccin
20
20
20
20
Equipo de Manipulacin
15
10
Equipo de Computo
25
Otros Activos
20
2.5.
Las instituciones estatales para poder cumplir con sus objetivos tienen la
necesidad
de
adquirir
activos
fijos
los
cuales
contribuirn
directa
30
31
2.6.
32
En este caso se procede de manera idntica que el caso anterior y sern las
autoridades judiciales quienes lo dilucidarn o archivarn. En todo caso, el jefe
33
a excepcin de las
34
35
Sin embargo, por error o impericia, se hallan registrados dentro del Inventario de
Activos, y para operar la baja debe procederse siguiendo el siguiente orden:
2.6.10.
36
37
RESPONSABLE
No.
Recibe el expediente
traslada a Direccin.
Direccin
1 da
1 da
Analista
15 das
1 das
3 das
Direccin
TIEMPO
lo
1 da
38
d.
Si se trata de baja de equipo de cmputo agregar informe de un tcnico en
informtica que justifique el mal estado de los mismos.
PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE
No.
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
TIEMPO
Recibe expediente de la entidad
Centro de Atencin al
1
interesada en la baja y ste lo traslada a
1 da
Usuario CAUDireccin.
Recibe expediente y lo traslada al Jefe
Direccin
2
1 da
del Departamento.
Jefe de Depto. Bienes
Muebles
Conoce y
analista.
Analista
1 da
2 das
8 das
2 da
Direccin
Contralora General de
Cuentas
Contralora General de
Cuentas y Direccin de
Bienes del Estado
Contralora General de
Cuentas
asigna
39
el
expediente
al
1 da
5 das
RESPONSABLE
No.
TIEMPO
Centro de Atencin
al Usuario CAU-
1 da
Direccin
1 da
Jefe de Depto.
Bienes Muebles
1 da
Jefe de Depto.
Bienes Muebles
Delegado/Analista
10 das
2 das
Direccin
2 das
1 da
CAPTULO III
CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
3.1.
Definicin
3.2.
Objetivos
Los objetivos del control interno estn orientados a controlar y mejorar las
operaciones en las distintas etapas de su proceso que se relacionan con:
a. La eficiencia de las operaciones en la captacin as mismo en el uso de
los recursos pblicos.
42
3.3.
Alcance
43
indicios
de ineficiencia
operativa,
con
efectos
3.4.
Aunque el control interno es uno solo dentro de las instituciones, ste puede
dividirse de acuerdo a la naturaleza del mismo. El Marco Conceptual de Control
Interno Gubernamental, emitido por la Contralora General de Cuentas, lo
clasifica en:
a. Controles de legalidad
b. Controles de oportunidad
44
c. Controles preventivos
Los controles preventivos ayudan a que se evite la colusin para cometer delitos
contra la administracin pblica.
d. Controles gerenciales
e. Controles detectivos
f. Controles prcticos
g. Controles funcionales
45
h. Controles generales
i. Controles especficos
Son aquellos diseados en el detalle necesario, para cubrir todos los ngulos de
la operacin que se quiere controlar. (12:5)
3.5.
Los controles internos por su aplicacin, se dividen en tres grandes grupos, que
son:
46
La
aplicacin
de
pruebas
continas
de
exactitud,
3.6.
49
el
personal,
sus
recursos
obligaciones,
etctera;
sus
Representa a las polticas, criterios y mecanismos que marcan las pautas que
establecen los valores ticos institucionales que regulan la conducta de todo el
personal de la organizacin.
50
e. Estructura organizacional
51
i. Influencias externas
crecimiento
institucional,
leyes
gubernamentales,
normas
internacionales, etc., que afecten las operaciones y la prctica del ente pblico, y
que deben ser incorporados a los sistemas integrados y procedimientos, para
garantizar la actualizacin permanente. (12:9)
a. Objetivos de control
Estos representan la orientacin bsica de todos los recursos y esfuerzos;
proporcionan una base slida para un control interno efectivo, los objetivos de
control abarcan los siguientes campos:
Objetivos de operacin.
52
b. Evaluacin de riesgos
c. Manejo de cambios
a. Polticas Contables
stas deben reflejar con claridad, cuando se reconocen los ingresos y egresos,
as como los compromisos del ente pblico, con relacin a los presupuestos
asignados, tomando como base los criterios desarrollados en el Sistema
Integrado de Administracin Financiera.
53
rectores del
d. Registros contables
e. Informacin peridica
54
f. Comunicacin
Deben existir canales de informacin internos como externos los cuales deben
informar de los aspectos relevantes a todos los niveles necesarios para apoyar
la toma de decisiones oportunas y confiables, y la evaluacin de la gestin en
todos los niveles institucionales, sectoriales y nacionales. (12:11)
a. Necesidad de controlar
Los datos producidos en las diferentes etapas del proceso, debe documentar
adecuadamente el ingreso o egreso de los recursos del Estado.
b. Necesidad de informar
Est basada en las necesidades que tienen los distintos sectores o niveles
jerrquicos tanto de informar as como de tomar decisiones oportunas con la
informacin proporcionada.
55
56
a. Actividades de supervisin
Las actividades de supervisin permiten observar si, efectivamente, los
objetivos de control se estn cumpliendo y si los riesgos se estn controlando
efectivamente.
b. Evaluaciones independientes
Las evaluaciones deben de realizarse tanto por personal interno como por
personal externo independiente a manera de tener una claridad de la forma en
que los controles se encuentran funcionando.
c. Informe de deficiencias
57
3.7.
son el elemento
bsico que fija los criterios tcnicos y metodolgicos para disear, desarrollar e
implementar los procedimientos para el control, registro, direccin, ejecucin e
informacin de las operaciones financieras, tcnicas y administrativas del sector
pblico. (14:2)
en
funcionamiento.
58
es
59
e. Separacin de funciones
Las entidades cuentan con una Unidad de Auditora Interna la cual evala el
ambiente y estructura del control interno de manera continua, y la Contralora
General de Cuentas a su vez evaluar a sta unidad.
60
3.7.4. Normas
Aplicables
al
Sistema de Contabilidad
Integrada
Gubernamental
3.8.
Para realizar una correcta evaluacin del control interno existen mtodos, estos
ayudan a interpretar lo resultados obtenidos de las pruebas realizadas, las
cuales tienen como finalidad verificar si se aplican las polticas y procedimientos
establecidos por la administracin de la entidad, para salvaguardar sus activos y
61
para desarrollar sus operaciones con eficiencia, por lo que la evaluacin del
control interno, puede ser desarrollada por los siguientes mtodos:
a. Mtodo descriptivo
P.T.
CI
H.P. H.O.
R.P. O.R.
1
FECHA:07-01-2013
FECHA: 08-01-2013
En el caso anterior el auditor puede comparar las narraciones del personal con
las pruebas aplicadas posteriormente con la finalidad de corroborar la
informacin proporcionada en la entrevista.
b. Mtodo de Cuestionario
Este mtodo El cuestionario de control interno es un listado de preguntas
lgicamente ordenadas y clasificadas, relacionadas con un hecho general o
particular a evaluar que tiende a determinar la situacin real del mismo. (15:3)
c. Es relativamente lento.
63
P.T.
CI
H.P. H.O.
FECHA:07-01-2013
R.P. V.R.
FECHA: 08-01-2013
No.
1
Respuestas
SI
No N/A
Pregunta
Se encuentran actualizadas
tarjetas de responsabilidad?
las
Comentarios
Se registran en tarjetas de
2 responsabilidad diferentes los activos
fijos y los fungibles de la entidad?
c. Mtodo de Flujograma
Este mtodo tambin es llamado Diagrama de Flujo, y es Este medio de
evaluacin, consiste en la esquematizacin de la organizacin, operacin,
proceso u otro tipo de control y registro a evaluar, proporciona una imagen de
las operaciones mostrando su naturaleza, secuencia de los procesos, divisin de
responsabilidades, fuentes y distribucin de documentos, tipos y situacin de los
registros y archivos. (15:4)
64
65
66
P.T.
CI
H.P. H.O.
R.P. O.R.
1
FECHA:07-01-2013
FECHA: 08-01-2013
No.
1
2
Descripcin
Responsable
Preparar un listado de
los productos agotados
Se solicita el detalle de
productos agotados
Se cotizan productos en
dos o tres proveedores
Bodega
Gerencia
I
Bodeguero
n
i
Gerente
c
i
Dependiente
Se traslada detalle de
4
productos
agotados
y Dependiente
cotizaciones recibidas
5
6
Se analizan precios y
plazos de cotizaciones
Son
adecuados
precios y plazos?
los
Gerente
Gerente
Se elige el proveedor
7
8
Gerente
Se realiza el pedido
Gerente
i
n
3.9.
as
mismo
estandarizar
el
ejercicio
profesional
del
auditor
68
1. Normas Personales.
2. Normas para la Planificacin de la Auditora Gubernamental.
3. Normas para la Ejecucin de la Auditora Gubernamental.
4. Normas para la Comunicacin de Resultados.
5. Normas para el Aseguramiento de Calidad.
69
70
j.
Estas
normas
rigen
las
siguientes
caractersticas
a. Forma escrita.
b. Contenido.
c. Discusin.
d. Oportunidad en la entrega del informe.
71
de
los
informes:
e. Aprobacin, y
f. Presentacin y seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones.
a. Polticas de Calidad.
b. Mejoramiento Continuo.
c. Conciencia de Calidad, y
d. Apoyo Externo a la Calidad.
3.10.1.
72
3.10.2.
a. Planificacin
Las auditoras realizadas por las Unidades de Auditora Interna -UDAI- de las
entidades deben ser planeadas oportunamente, stas deben ser planificadas
con forme el proceso establecido en las Normas de Auditora para el Sector
Gubernamental.
c. Comunicacin de Resultados
73
del mismo, para que el auditado ponga en prctica las recomendaciones para
corregir las debilidades detectadas. (11:12)
d. Control de Calidad
e. Seguimiento de Recomendaciones
3.11.1.
Libro de Inventarios
74
Los de todas las oficinas pblicas del departamento de Guatemala, los de las
intendencias departamentales, administraciones de rentas y/o aduanas, y
entidades del departamento de Guatemala, sujetas a fiscalizacin por parte de la
Contralora de Cuentas.
3.11.2.
Tarjetas de Responsabilidad
En estas tarjetas se registran en forma detallada los bienes que posea cada
empleado, debe realizarse una separacin de las mismas en tarjeta de
responsabilidad para bienes fijos y fungibles.
75
FENAG
Nombre del Responsable:
Cargo que ocupa:
Departamento y/o Seccin:
Dependencia:
Ingreso.
Proveedor
15
Melvin Larios
Auxiliar de Contabilidad
Contabilidad
Federacin Nacional de Ajedrez
Factura No.
No. de
Inventario
Cargo
Abono
Saldo
545
Equipo de computacin
tipo clon.
1.8-125-01
Q4,780.70
Q4,780.80
434
1.8-127-01
Q1,100.00
Q5,880.80
656
1.8-176-01
Q325.00
Q6,205.80
623
1.8-104-01
Q1,000.00
Q7,205.80
345
1.8-176-01
Q552.00
Q7,757.80
Presidente
Contador General
Empleado
3.11.3.
Codificacin de bienes
76
3.11.4.
77
CAPTULO IV
CONTROL INTERNO EN EL REA DE ACTIVOS FIJOS DE UNA
FEDERACIN DEPORTIVA NACIONAL (CASO PRCTICO)
4.1.
El caso prctico inicia con el nombramiento del auditor para la realizacin del
trabajo:
AUDITORA INTERNA
NOMBRAMIENTO DE AUDITORA INTERNA
UDAI-001-2013JT
4.2.
80
Tribunal de
Honor
COMIT EJECUTIVO
Fiscalizacin
Administrativo
Contable
Unidad de
Auditora Interna
Gerencia
Asesora
Jurdica
Subgerencia
Administrativa
Financiera
Subgerencia de
Administracin
Deportiva
rgano
Diciplinario
COMIT EJECUTIVO
Comisin
Tcnico
Deportiva
Gerencia
Contabilidad
Direccin Tcnica
Coordinacin de
Asociaciones y
Divulgacin
Cartula
Contenido
Antecedentes
Auditabilidad de la entidad
Objetivos de la auditora
Alcance
Cronograma de actividades
Recursos
82
4.3.
Antes de continuar es necesario indicar que ciertos datos del caso prctico son
ficticios, debido al respeto del principio de confidencialidad hacia la entidad as
mismo por efectos didcticos.
83
MEMORNDUM DE PLANIFICACIN
FEDERACIN NACIONAL DE AJEDREZ
AUDITORA DE CONTROL INTERNO AL AREA DE ACTIVOS FIJOS
PERODO
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012
84
CONTENIDO
Pgina
1.
Antecedentes 86
2.
86
3.
87
4.
87
5.
Objetivos.
88
6.
Alcance 89
7.
89
8.
Cronograma de Actividades
90
9.
91
85
1.
ANTECEDENTES
1.1.
1.2.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
86
3.
4.
4.1.
Factor de Riesgo
87
5.
OBJETIVOS
5.1.
Generales
5.2.
Especficos
de la informacin financiera,
tcnica y
administrativa.
5.2.3. Evaluar los procesos operacionales a los cuales han sido sometidas las
transacciones.
5.2.4. Evaluar
el
cumplimiento
de
la
normativa
de
Control
Interno
88
6.
ALCANCE
7.
Se revisar lo siguiente:
Las formas disponibles para utilizar relacionadas con los activos fijos.
89
8.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
8.1.
Cronogramas de Tiempo
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORA:
Gubernamental
REA:
Activos Fijos
PERODO A EXAMINAR:
No.
1
Actividades
PLANIFICACIN
1.1. Familiarizacin
1.1.1. Visita preliminar
Evaluacin preliminar del control
1.1.2. interno
1.2. Memorandum de planificacin
1.3. Programa de auditora
EJECUCIN DEL TRABAJO
Evaluacin y realizacin de pruebas
de auditora en el rea de activos
2.1. fijos
2
COMUNICACIN DE RESULTADOS
Elaboracin del 1er. Borrador del
3.1. informe
Discucin del borrador del informe
3.2. con los auditados
Depuracin del 1er. Borrador del
3.3. informe
3.4. Elaboracin del informe preliminar
3
Fecha: 04/01/2013
Fecha: 10/01/2013
90
8.2.
8.2.1. Humanos
1
Auditor
Supervisor
8.2.2. Materiales
1
Computadora personal
Lapiceros
block de notas
Crayones rojos
Lpices
Sacapuntas
Borradores
9.
91
P.T.
IP
H.P. H.O.
FECHA:10-01-2013
R.P. O.R.
FECHA: 11-01-2013
NDICE
PAPELES DE TRABAJO
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORA:
REA:
PERODO A EXAMINAR:
DESCRIPCIN
PT
Pgina
CDULA DE MARCAS
CM
93
PE
94
IG
96
CI
97
REQUERIMIENTO DE INFORMACIN
RI
100
PROGRAMA DE AUDITORA
PA
101
BG
104
PPE
105
106
107
108
TOMA DE INVENTARIOS
111
CORTE DE FORMAS
113
CODIFICACIN DE BIENES
114
TARJETAS DE RESPONSABILIDAD
115
116
117
CDULA DE HALLAZGOS
118
92
93
P.T.
PE 1/2
H.P. H.O.
FECHA: 04-01-2013
R.P. O.R.
FECHA: 07-01-2013
1 DEFINICIN
Comprende una fase del proceso de la familiarizacin, por medio de la cual se
efecta una visita al ente a auditar, coordinando la misma, con los funcionarios y
personal responsable de los registros, controles e informacin de las principales
reas de la entidad.
2 OBJETIVOS
Solicitar informacin y documentacin financiera, legal, manuales, etc.
Evaluar aspectos legales, tcnicos, operativos, administrativos y presupuestarios,
que sean relevantes y que puedan afectar la gestin, y por lo tanto son
importantes y que deban considerarse en los objetivos y alcance de la auditora a
efectuarse.
No.
DESCRIPCIN
Ref.
P/T
Hecho
por
Fecha
Revisado
por
Fecha
H.O.
04/01/2013
O.R.
07/01/2013
3 PROCEDIMIENTOS
3.1 Trabajo a Desarrollar
Previamente va telefnica
concerte con los funcionarios
del rea, una entrevista para
comunicarles que efectuar
3.1.1. una visita con el objeto de
solicitar
informacin
y
documentacin para planificar
la auditora que se va a realizar
a el rea.
94
P.T.
PE 2/2
H.P. H.O.
FECHA: 04-01-2013
R.P. O.R.
FECHA: 07-01-2013
PLANIFICACIN ESPECFICA
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORA:
REA:
PERODO A EXAMINAR:
No.
DESCRIPCIN
Ref. P/T
Hecho
por
Fecha
Revisado
por
Fecha
IG
(pg. 96)
H.O.
04/01/2013
O.R.
07/01/2013
IG
(pg. 96)
H.O.
04/01/2013
O.R.
07/01/2013
RI
(pg. 100)
H.O.
04/01/2013
O.R.
07/01/2013
IG
(pg. 96)
H.O.
04/01/2013
O.R.
07/01/2013
95
P.T.
IG
H.P. H.O.
FECHA: 10-01-2013
R.P. O.R.
FECHA: 10-01-2013
INFORMACIN GENERAL
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORA:
REA:
PERODO A EXAMINAR:
96
97
98
3/3
P.T.
CI
H.P. H.O.
FECHA:07-01-2013
R.P. O.R.
FECHA: 08-01-2013
respuestas afirmativas
para asegurarnos
que las
99
P.T.
RI
H.P. H.O.
FECHA: 10-01-2013
R.P. O.R.
FECHA: 10-01-2013
Licenciado Prez:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Avisos de adquisiciones.
100
P.T.
PA 1/3
H.P. H.O.
FECHA: 10-01-2013
R.P. O.R.
FECHA: 11-01-2013
PROGRAMA DE AUDITORA
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORA:
REA:
PERODO A EXAMINAR:
1 DEFINICIN
El rea de Activos Fijos es el rea en la cual se ralizan las actividades de registro y
control de los activos fijos que son propiedad de la institucin.
2 OBJETIVOS
2.1 Especficos
Establecer el grado de eficiencia y efectividad en la salvaguarda de los recursos de la
entidad.
Evaluar la confiabilidad de la informacin financiera, tcnica y administrativa.
Evaluar los procesos operacionales a los cuales han sido sometidas las transacciones.
Evaluar el Cumplimiento de la normativa de Control Interno Gubernamental y otras leyes
aplicables al manejo y control de bienes del estado.
3
PROCEDIMIENTOS
3.1 Alcance
Evaluar el control interno en el registro y control de los activos fijos de la institucin.
3.2 Seleccin de la Muestra
Se evaluar lo siguiente:
El expediente laborar del encargado de los activos fijos.
Los procesos de compra ms significativos realizados por la entidad.
El libro fsico autorizado por la Contralora General de cuentas contra el libro de
inventarios del sistema y los activos fijos, eligiendo los bienes al azar.
Las formas disponibles para utilizar relacionadas con los activos fijos.
Se evaluarn 14 tarjetas de responsabilidad al azar.
La bodega de activos fijos de la Federacin.
Los avisos de alzas enviados a la Direccin de Contabilidad del Estado.
101
P.T.
PA 2/3
H.P. H.O.
FECHA: 10-01-2013
R.P. O.R.
FECHA: 11-01-2013
PROGRAMA DE AUDITORA
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORA:
REA:
PERODO A EXAMINAR:
No.
Hecho
por
Fecha
Revisado
por
Fecha
H.O.
11/01/2013
O.R.
17/01/2013
Compruebe la segregacin de
A
funciones entre: Adquicin y
(pg. 106)
control de los activos fijos.
H.O.
11/01/2013
O.R.
17/01/2013
B
(pg. 107)
H.O.
11/01/2013
O.R.
17/01/2013
H.O.
11/01/2013
O.R.
17/01/2013
H.O.
14/01/2013
O.R.
17/01/2013
H.O.
14/01/2013
O.R.
17/01/2013
H.O.
14/01/2013
O.R.
17/01/2013
H.O.
14/01/2012
O.R.
17/01/2013
DESCRIPCIN
Ref. P/T
un
102
3/3
P.T.
PA
H.P. H.O.
FECHA: 10-01-2013
PROGRAMA DE AUDITORA
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORA:
REA:
PERODO A EXAMINAR:
No.
R.P. O.R.
FECHA: 11-01-2013
Fecha
Revisado
por
Fecha
H.O.
15/01/2013
O.R.
17/01/2013
H.O.
15/01/2013
O.R.
17/01/2013
H.O.
15/01/2013
O.R.
17/01/2013
H.O.
15/01/2013
O.R.
17/01/2013
H.O.
16/01/2013
O.R.
17/01/2013
H.O.
16/01/2013
O.R.
17/01/2013
H.O.
16/01/2013
O.R.
17/01/2013
DESCRIPCIN
Ref. P/T
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
COMENTARIOS
Segn lo manifest el Gerente
General, dicha situacin se
Condicin
debe
a
que
todas
las
No existe segregacin de funciones entre quin cotiza, compra, registra y funciones
contables
se
controla los activos fijos.
encuentran
asignadas
al
Contador General y este se
Criterio
apoya en su auxiliar pero no le
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno designa
responsabilidades
Gubernamental numeral 1.5 La separacin de funciones tiene como especficas.
objetivo evitar que una unidad administrativa o persona ejerza el control
total de una operacin.
DESCRIPCIN
CDULA DE HALLAZGOS
Recomendacin
Asignar funciones y responsabilidades diferentes dentro de un mismo
proceso al Contador General y al Auxiliar de Contabilidad, capacitndolos
en el rea en que se desempearn, para la ejecucin eficaz y eficiente
de sus labores.
Causa
Se asignan todas las responsabilidades al Contador General como
CI 1/3 y encargado del rea financiera y falta asignacin de responsabilidades al
A
(pg. auxiliar de contabilidad.
97 y 106)
Efecto
Se pone en riesgo el control interno de la institucin pues una sola
persona ejercera el control de una operacin, pudiendo con ello dar
origen a malversaciones.
Ref. P/T
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORA:
REA:
PERODO A EXAMINAR:
CONCLUSIONES
Con base a los comentarios se
confirma el hallazgo, en virtud
que la respuesta emitida por el
Gerente General indica la falta
de segregacin de funciones.
Por lo tanto debe ser incluido
en el informe.
FECHA:17-01-2013
R.P. O.R.
1/12
P.T.
J
H.P. H.O.
119
CI 1/3
(Pg. 97)
Ref. P/T
CDULA DE HALLAZGOS
Recomendacin
Realizar la notificacin por escrito de la creacin de partidas
presupuestarias para la compra de activos fijos y adjuntarla al expediente
correspondiente.
Efecto
Se pone en riesgo la existencia de una partida presupuestaria
correspondiente a la compra de activos fijos, al momento de la
adjudicacin definitiva de una compra de activo fijo, incumpliendo con el
art. 3 de la Ley de Contrataciones del Estado.
Causa
El Contador General informa verbalmente de la creacin de partidas
presupuestarias.
COMENTARIOS
Segn lo manifest el Gerente
General, sta situacin se
Condicin
debe a que el Contador
No se notifica por escrito a la Junta de Cotizacin Licitacin la existencia General
les
informa
de partida presupuestaria para la adjudicacin definitiva para compra de verbalmente la creacin de las
activos fijos.
partidas presupuestarias para
las compras de activos fijos.
Criterio
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno
Gubernamental numeral 2.6 "Toda operacin que realicen las entidades
pblicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la
documentacin necesaria y suficiente que la respalde."
DESCRIPCIN
2. FALTA DE DOCUMENTOS DE RESPALDO
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORA:
REA:
PERODO A EXAMINAR:
FECHA:17-01-2013
2/12
CONCLUSIONES
Con base a los comentarios se
confirma el hallazgo, en virtud
que la respuesta emitida por el
Gerente General indica la falta
de documentacin que ampare
las creaciones de partidas
presupuestarias. Por lo tanto
debe de ser incluido en el
informe.
R.P. O.R.
P.T.
J
H.P. H.O.
120
DESCRIPCIN
COMENTARIOS
Segn lo manifest el Gerente
General, sta situacin se
Condicin
debe a que consideran la
No existen seguros que amparen los activos fijos de la Federacin, contratacin y pago de primas
existen bienes que deben ser amparados por plizas de seguro, entre de seguro como un gasto
stos bienes podemos mencionar los adquiridos 2012, entre ellos estn innecesario.
el vehculo marca Toyota, modelo 2012 con un valor de Q. 125,000.00 y el
edificio del departamento de Jalapa con un valor de Q. 901,000.00.
3. FALTA DE SEGUROS
CDULA DE HALLAZGOS
Recomendacin
Contratar alguna compaa de seguros que preste el respaldo adecuado
a los activos fijos de la Federacin, de manera que stos se encuentren
respaldados.
Efecto
Los activos fijos pueden extraviarse o puede suceder algn caso fortuito
en el cual se pierdan o se destruyan y no se cuente con un medio
adecuado para recuperar parte de ellos.
Criterio
Segn lo establece el Marco Conceptual de las Normas Generales de
Control Interno Gubernamental en el ttulo II numeral 10 inciso d. "Cada
ente pblico, especialmente en las reas que tienen que ver con el
manejo y custodia de valores y bienes del Estado, debe promover el uso
CI 1/3 y C de cauciones o plizas de seguro contra siniestros, de tal manera que se
2/3 y 3/3 eviten prdidas innecesarias, y se asegure la recuperacin del bien."
(Pg. 97,
109 y 110) Causa
La administracin de la Federacin considera como gastos innecesarios
la adquisicin de primas de seguros que amparen a los activos fijos de la
Federacin.
Ref. P/T
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORA:
REA:
PERODO A EXAMINAR:
FECHA:17-01-2013
3/12
CONCLUSIONES
Con base a los comentarios se
confirma el hallazgo, en virtud
que la respuesta emitida por el
Gerente General indica la falta
de seguros que amparen a los
activos fijos de la Federacin.
R.P. O.R.
P.T.
J
H.P. H.O.
121
CI 1/3
(Pg. 97)
Ref. P/T
CDULA DE HALLAZGOS
Recomendacin
Poner en prctica una nomenclatura adecuada, en la cual se indique el
significado de la codificacin que se le coloque a un activo fijo,
autorizndola por parte del Comit Ejecutivo, y archivndola en un lugar
adecuado de manera que en un futuro se cuente con el significado de
dicha nomenclatura.
Efecto
Que no se identifique con claridad a que departamento, seccin o rea
pertenece un activo fijo, dificultando su reconocimiento inmediato.
Causa
Lo anterior se origina por la falta de supervisin a los activos fijos
propiedad de la Federacin, porque si stos fueran supervisados se
preocupara por la creacin de una nomenclatura adecuada de bienes.
DESCRIPCIN
COMENTARIOS
4. INEXISTENCIA DE NOMENCLATURA PARA LA CODIFICACIN DE Segn
lo
manifest
el
BIENES
Contador
General,
la
codificacin la realizan por
Condicin
costumbre,
le
coloca
las
No existe una nomenclatura en la cual se establezca la codificacin de inciales de la Federacin y un
los activos fijos as como el significado de dicha codificacin.
nmero
correlativo
consecutivo, debido a que
Criterio
cuando el asumi l puesto no
La Circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en el ttulo No. exista una nomenclatura fsica
12 Tarjetas de Responsabilidad establece que "para mayor facilidad en en la cual se indique el
su identificacin, todos los objetos se numerarn correlativamente, significado
de
dicha
consignados tales nmeros en inventarios y tarjetas.''
codificacin.
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORA:
REA:
PERODO A EXAMINAR:
CONCLUSIONES
Con base a los comentarios se
confirma el hallazgo, en virtud
que la respuesta emitida por el
Contador General indica la falta
de una nomenclatura para la
codificacin de bienes. Por lo
tanto debe de ser incluido en el
informe.
FECHA:17-01-2013
R.P. O.R.
4/12
P.T.
J
H.P. H.O.
122
Criterio
La Circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en el ttulo No.
12 Tarjetas de Responsabilidad
"para mayor facilidad en su
identificacin, todos los objetos se numerarn correlativamente,
consignados tales nmeros en inventarios y tarjetas.''
DESCRIPCIN
COMENTARIOS
5. FALTA DE INSTRUMENTOS ADECUADOS PARA LA CODIFICACIN DE Segn
lo
manifest
el
BIENES
Contador General, no cuentan
con
los
instrumentos
Condicin
adecuados como mquinas
Aunque los activos fijos se encuentren codificados por costumbre, an rotuladoras para la codificacin
as no se cuenta con los elementos adecuados de codificacin ya que de los activos fijos.
algunos se encuentran codificados con papel y goma, otros con marcador
y otros con cinta rotuladora sostenida con cinta adhesiva.
CDULA DE HALLAZGOS
Recomendacin
Adquirir una mquina rotuladora adecuada para proceder a plasmarles la
codificacin correspondiente a los activos fijos de la entidad, as mismo
realizar supervisiones peridicas a dichos activos para asegurarse que
cuenten con la codificacin plasmada.
Efecto
Que se destruya o se borre su codificacin perdiendo su identificacin
inmediata.
Causa
F
(Pg. 114) No se cuenta con instrumentos adecuados como mquinas rotuladoras
para la correcta codificacin.
Ref. P/T
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORA:
REA:
PERODO A EXAMINAR:
CONCLUSIONES
Con base a los comentarios se
confirma el hallazgo, en virtud
que la respuesta emitida por el
Contador General indica la falta
de instrumentos adecuados
para la codificacin de bienes.
Por lo tanto debe de ser
incluido en el informe.
FECHA: 17-01-2013
FECHA:17-01-2013
J 5/12
H.O.
R.P. O.R.
P.T.
H.P.
123
CI 2/3
(Pg. 98)
Ref. P/T
DESCRIPCIN
CDULA DE HALLAZGOS
COMENTARIOS
CONCLUSIONES
FECHA: 17-01-2013
FECHA:17-01-2013
J 6/12
H.O.
R.P. O.R.
P.T.
H.P.
Recomendacin
Promover la participacin del Contador General en las capacitaciones
realizadas por la Contralora General de Cuentas as como del Ministerio
de Finanzas Pblicas, as mismo promover las capacitaciones virtuales
de manera que las realice desde la oficina de Contabilidad.
Efecto
El desconocimiento de procesos administrativos, as como paquetes
contables propios del rea de activos fijos de la entidad.
Causa
El exceso de responsabilidades asignadas al Contador General le
impide participar en las capacitaciones que proporcionan tanto el
Ministerio de Finanzas Pblicas como la Contralora General de Cuentas.
.
Condicin persona le impide ausentarse Contador General indica la falta
El Contador General como encargado de los activos fijos no recibe la de la Federacin por mucho de capacitacin en el uso de
capacitacin adecuada en la realizacin de procesos, as mismo de tiempo.
programas contables y en la
programas contables relacionados con el registro y custodia de los
realizacin de procedimientos
activos fijos.
administrativos. Por lo tanto
debe de ser incluido en el
Criterio
informe.
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno
Gubernamental numeral 3.5 "La mxima autoridad de cada ente pblico
es responsable de promover y respaldar la ejecucin de programas de
capacitacin continua para desarrollar las capacidades y aptitudes de su
personal."
6.
FALTA
DE
CAPACITACIN
EN
EL
USO
DE
PROGRAMAS Segn
lo
manifest
el Con base a los comentarios se
CORRESPONDIENTES AL REGISTRO Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS AS Contador General, el exceso confirma el hallazgo, en virtud
COMO
DE
PROCESOS
ADMINISTRATIVOS de funciones asignadas a su que la respuesta emitida por el
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORA:
REA:
PERODO A EXAMINAR:
124
Causa
Falta de polticas de informacin que debe registrarse en las actas
elaboradas por el Comit Ejecutivo.
COMENTARIOS
Segn lo indic el Gerente
General, sta situacin se da
Condicin
debido a que en las actas
El nombramiento laboral del Contador General no indica el puesto que elaboradas por el Comit
desempear dentro de la entidad.
Ejecutivo se consigna la menor
informacin posible, para que
Criterio
no sean tan extensas las actas
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno elaboradas.
Gubernamental numeral 2.6 "Toda operacin que realicen las entidades
pblicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la
documentacin necesaria y suficiente que la respalde."
DESCRIPCIN
7. FALTA DE INFORMACIN EN NOMBRAMIENTOS A EMPLEADOS
CDULA DE HALLAZGOS
Recomendacin
Especificar en los nombramientos de los empleados cual es el puesto
asignado al personal contratado, as mismo en la elaboracin de puntos
de actas del Comit Ejecutivo indicar la informacin suficiente.
B
Efecto
(Pg. 107)
Falta de especificacin del puesto asignado a cada persona, provocando
que no se pueda deducir responsabilidades directas al momento de
algn delito o falta.
Ref. P/T
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORA:
REA:
PERODO A EXAMINAR:
R.P. O.R.
CONCLUSIONES
Con base a los comentarios se
confirma el hallazgo, en virtud
que la respuesta emitida por el
Gerente General indica la falta
de informacin suficiente en los
nombramientos de empleados.
Por lo tanto debe de ser
incluido en el informe.
FECHA:17-01-2013
7/12
P.T.
J
H.P. H.O.
125
DESCRIPCIN
8.
FALTA
DE
ACTUALIZACIN
DEL
INVENTARIO
,
Condicin
Al realizar inventario fsico de los activos fijos se estableci que existen
bienes registrados en el Sistema de Contabilidad Integrada pero no as
en el libro fsico de inventarios de bienes entre ellos: una computadora
marca DELL con un valor de Q. 7,500.00, dos escritorios secretariales
con un valor de Q. 1,700.00 cada uno y dos sillas ejecutivas con un valor
de Q. 800.00 c/u. , as mismo se determin que an existen bienes
fungibles registrados en el libro de inventarios de bienes, entre ellos: dos
sacabocados por un valor de Q. 12.00 c/u, tres sacagrapas con un valor
de Q. 2.00 c/u y una cafetera con un valor de Q. 750.00
Recomendacin
Realizar una actualizacin del inventario fsico con el sistema, verificando
que no existan bienes fungibles entre los fijos.
Efecto
La falta de actualizacin del libro de inventarios y en el Sistema, no
permite obtener con exactitud el monto al que asciende el inventario de la
institucin y en caso de faltante no permite deducir responsabilidades.
Causa
Lo anterior se origina por la falta de personal que se encargue del
registro y control de los activos fijos propiedad de la Federacin.
COMENTARIOS
El Contador General indic que
dicha
desactualizacin
se
debe a la recarga de funciones
asignadas a su persona.
CDULA DE HALLAZGOS
Federacin Nacional de Ajedrez
Gubernamental
Activos Fijos
Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2012
Criterio
Segn lo indica la Circular No. 3-57, de la Direccin de Contabilidad del
Estado en el ttulo No.2 Tiempo en que debe formase el inventario "cada
jefe de oficina bajo su responsabilidad deber disponer la verificacin
D 2/2
(Pg. 112) fsica del inventario respectivo, a efecto de que est terminado el da 31
de diciembre de cada ao, asentndolo enseguida en el libro destinado
para el efecto, debindose tomar en cuenta las adquisiciones y bajas
registradas durante el ejercicio, para su correcta actualizacin."
Ref. P/T
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORA:
REA:
PERODO A EXAMINAR:
FECHA:17-01-2013
8/12
CONCLUSIONES
Con base a los comentarios se
confirma el hallazgo, en virtud
que la respuesta emitida por
Contador General, deja claro
que no existe un buen control
sobre los activos fijos de la
institucion. Por lo tanto debe
ser incluido en el informe.
R.P. O.R.
P.T.
J
H.P. H.O.
126
E
(Pg. 113)
Ref. P/T
CDULA DE HALLAZGOS
Recomendacin
Enviar tarjetas de responsabilidad a la Contralora para que las autoricen
y as puedan tener ms en existencia.
Efecto
Que al momento de terminarse no tendrn tarjetas en las cuales cargarle
los bienes adquiridos para determinado empleado y posteriormente no
poder deducir responsabilidades si algo llegara a sucederle.
Causa
La falta de control sobre los formularios correspondientes al control de
los activos fijos de la entidad.
Criterio
Segn lo establece las Normas Generales de Control Interno
Gubernamental numeral 2.7 "Cada ente pblico debe aplicar
procedimientos internos o regulados por los entes rectores de los
sistemas
para el control y uso de formularios
numerados,
independientemente del medio que se utilice para su produccin, sea por
imprenta o por medios informticos."
DESCRIPCIN
COMENTARIOS
9. EXISTENCIA DE POCAS FORMAS NUMERADAS Y AUTORIZADAS POR El Contador General indic que
LA CONTRALORA GENERAL DE CUENTAS, PARA EL REGISTRO DE la falta de tarjetas autorizadas y
INVENTARIOS.
prenumeradas se debe a que
no haban revisado cuantas les
Condicin
quedaban en blanco, debido a
Al momento de realizar el corte de formas se detect que solo existen 5 que solo toma la siguiente.
tarjetas de responsabilidad autorizadas por la Contralora General de
Cuentas, las cuales son muy pocas.
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORA:
REA:
PERODO A EXAMINAR:
FECHA: 17-01-2013
CONCLUSIONES
Con base a los comentarios se
confirma el hallazgo, en virtud
que la respuesta emitida por
Contador General, deja claro
que no existe un buen control
sobre
los
formularios
prenumerados y autorizados de
la Federacin. Por lo tanto debe
ser incluido en el informe.
FECHA:17-01-2013
R.P. O.R.
9/12
P.T.
J
H.P. H.O.
127
COMENTARIOS
El Contador General indic que
la falta de control s e debe a
Condicin
que cuando tom an el inventario
Exis te des actualizacin en las tarjetas de res pons abilidad de algunos fs icam ente no s e revis an las
em pleados entre ellos la No. 1 de Victor Prez, la No. 14 de Anah Lpez, tarjetas de res pons abilidad.
la No. 47 de Mario Ochoa, la No. 60 de Ces ar Montenegro y la 67 de
Manuel Lem us en las cuales s e encuentran bienes que fueron
trans feridos a bodega por encontrars e en m al es tado y s er neces ario
realizar el proces o corres pondiente de baja.
DESCRIPCIN
10. DESACTUALIZACIN DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD
CDULA DE HALLAZGOS
Recomendacin
Que al m om ento de realizar inventario fs ico s e efecte la actualizacin
com pleta de las tarjetas de res pons abilidad, realizando el cuadre entre
tarjetas de res pons abilidad contra el libro de inventarios y la exis encia
fs ica del m is m o.
Efecto
Al m om ento de prdida o extravo de algn activo, no s e podr determ inar
al res pons able del m is m o s i no s e cuenta con tarjetas actualizadas .
Causa
La falta de s upervis in de las tarjetas de res pons abilidad realizando tom a
de inventarios de s tas contra lo fs ico y lo regis trado en el libro de
inventarios .
Criterio
Segn las Norm as Generales de Control Interno Gubernam ental, s e debe
llevar un es tricto control s obre los activos exis tentes , teniendo com o
objetivo la s alvaguarda de los m is m os , tom ando en cons ideracin
tam bin lo indicado en la Circular No. 3-57 de la Direccin de
Contabilidad del Es tado en s u ttulo No.12 Tarjetas de Res pons abilidad
indica "Con el objeto de poder determ inar en cualquier m om ento los
G
tiles a cargo de cada em pleado, s e abrirn tarjetas individuales de
(Pg. 115) res pons abilidad, en las cuales deben regis trars e detalladam ente y con
los m is m os datos que figuran en el inventario, los bienes por los cuales
res ponde cada funcionario o em pleado pblico".
Ref. P/T
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORA:
REA:
PERODO A EXAMINAR:
CONCLUSIONES
Con bas e a los com entarios s e
confirm a el hallazgo, en virtud
que la res pues ta em itida por
Contador General, deja claro
que no exis te una adecuada
actualizacin de las tarjetas de
res pons abilidad
de
la
Federacin. Por lo tanto debe
s er incluido en el inform e.
FECHA: 17-01-2013
FECHA:17-01-2013
J 10/12
H.O.
R.P. O.R.
P.T.
H.P.
128
H
(pg. 116)
Ref. P/T
CDULA DE HALLAZGOS
Recomendacin
Realizar una separacin dentro del rea de archivo y destinar un lugar
especfico para la bodega, as mismo colocarle una puerta con llave la
cul se encuentre en un lugar seguro y no tenga acceso personal ajeno al
encargado del rea de activos fijos.
Efecto
Que se extrave algn activo fijo y no se pueda deducir responsabilidades
de quin pudo haber sustrado dicho bien, as como la destruccin de
algn activo el cual tenga an reparacin.
Causa
Falta de un lugar adecuado, asignado para bodega de activos fijos.
Criterio
Segn lo establece la circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del
Estado en su ttulo No.14 Intervencin de los Contralores de Cuentas e
Inspectores de Hacienda establece que es necesario que "mantengan en
un local apropiado los bienes inservibles para que puedan ser verificados
fsicamente en cualquier momento."
DESCRIPCIN
COMENTARIOS
11. NO EXISTE UN LUGAR SEGURO PARA RESGUARDAR LOS BIENES El Contador General indic la
INSERVIBLES, QUE DEBEN DARSE DE BAJA
falta de seguridad en la puerta
se debe a que con anterioridad
Condicin
se arruin la chapa y no la
Los bienes en mal estado se encuentran en una bodega a la cual tiene repararon
quedando
con
acceso todo el personal debido a que se utiliza para archivo, as mismo accesibilidad
a
todo
el
stos bienes son lanzados al piso sin importar si estos tiene o n personal.
reparacin .
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORA:
REA:
PERODO A EXAMINAR:
FECHA:17-01-2013
11/12
CONCLUSIONES
Con base a los comentarios se
confirma el hallazgo, en virtud
que la respuesta emitida por
Contador General, deja claro
que no existe un correctos
sistema de salvaguarda de los
activos en mal estado. Por lo
tanto debe ser incluido en el
informe.
R.P. O.R.
P.T.
J
H.P. H.O.
129
CI 2/3
(pg. 98)
Ref. P/T
CDULA DE HALLAZGOS
Recomendacin
Asesorarse con la Direccin de Bienes del Estado sobre los procesos
que deben seguirse para dar de baja los bienes, as mismo proceder a
dar de baja los activos fijos inservibles lo ms pronto posible de manera
que ste rubro refleje la realidad de la Federacin.
Efecto
El no poder realizar las bajas del inventario, aumentndolo ficticiamente
por no haber dado de baja los activos fijos inservibles.
Causa
La falta de capacitacin al Contador General como encargado del rea de
activos fijos provoca que desconozca el procedimiento de baja de los
activos fijos.
Criterio
La circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en su ttulo
No. 7 Disminuciones o bajas de inventario establece los procedimientos
que deben de seguirse para realizar las bajas del libro de inventarios de
los activos fijos.
DESCRIPCIN
COMENTARIOS
12. DESCONOCIMIENTO DEL PROCESO PARA REALIZAR LAS BAJAS DEL El Contador General indic que
INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS
la falta de conocimiento de
ste proceso se debe a la falta
Condicin
de capacitacin que recibe.
No se ha dado de baja a los activos fijos inservibles debido a que el
Contador General desconoce el procedimiento para la realizacin de las
bajas.
ENTIDAD:
TIPO DE AUDITORA:
REA:
PERODO A EXAMINAR:
FECHA:17-01-2013
12/12
CONCLUSIONES
Con base a los comentarios se
confirma el hallazgo, en virtud
que la respuesta emitida por
Contador General, deja claro
que no existe un adecuado
sistema de capacitacin al
empleado. Por lo tanto debe
ser incluido en el informe.
R.P. O.R.
P.T.
J
H.P. H.O.
Licenciado Ramrez:
Atentamente,
130
FECHA:
24 DE ENERO DE 2013
UNIDAD:
INTERVENCIN:
AUDITORA GUBERNAMENTAL
RESPONSABLES:
VCTOR PREZ
GERENTE GENERAL
RONALDO LPEZ
CONTADOR GENERAL
I.
ANTECEDENTES
En cumplimiento al Nombramiento de Auditora No. UDAI-001-2013JT de fecha
02 de enero del 2013, emitido por el Licenciado Oscar Ramrez, Director de la
Unidad de Auditora Interna -UDAI-, se procedi a practicar la Evaluacin de
Control Interno al rea de Activos Fijos de la Federacin Nacional de Ajedrez.
II.
OBJETIVOS DE LA AUDITORA
Establecer el grado de eficiencia y efectividad en la salvaguarda de los
recursos de la entidad.
Evaluar la confiabilidad de la informacin financiera, tcnica y
administrativa.
Evaluar los procesos operacionales a los cuales han sido sometidas las
transacciones.
Evaluar el cumplimiento de la normativa de Control Interno
Gubernamental y otras leyes aplicables al manejo y control de bienes del
estado.
131
III.
Condicin
No existe segregacin de funciones entre quin cotiza, compra, registra y
controla los activos fijos.
Criterio
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno Gubernamental
numeral 1.5 La separacin de funciones tiene como objetivo evitar que una
unidad administrativa o persona ejerza el control total de una operacin.
Causa
Se asignan todas las responsabilidades al Contador General como encargado
del rea financiera y falta de asignacin de responsabilidades al auxiliar de
contabilidad.
Efecto
Se pone en riesgo el control interno de la institucin pues una sola persona
ejercera el control de una operacin, pudiendo con ello dar origen a
malversaciones.
132
Recomendacin
Asignar funciones y responsabilidades diferentes dentro de un mismo proceso al
Contador General y al Auxiliar de Contabilidad, capacitndolos en el rea en que
se desempearn, para la ejecucin eficaz y eficiente de sus labores.
Criterio
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno Gubernamental
numeral 2.6 "Toda operacin que realicen las entidades pblicas, cualesquiera
sea su naturaleza, debe contar con la documentacin necesaria y suficiente que
la respalde."
Causa
El Contador General informa verbalmente de la creacin de partidas
presupuestarias.
Efecto
Se pone en riesgo la existencia de una partida presupuestaria correspondiente a
la compra de activos fijos, al momento de la adjudicacin definitiva de una
133
Recomendacin
Realizar la notificacin por escrito de la creacin de partidas presupuestarias
para la compra de activos fijos y adjuntarla al expediente correspondiente.
3. FALTA DE SEGUROS
Condicin
No existen seguros que amparen los activos fijos de la Federacin, existen
bienes que deben ser amparados por plizas de seguro, entre stos bienes
podemos mencionar los adquiridos 2012, entre ellos estn el vehculo marca
Toyota, modelo 2012 con un valor de Q. 125,000.00 y el edificio del
departamento de Jalapa con un valor de Q. 901,000.00.
Criterio
Segn lo establece el Marco Conceptual de las Normas Generales de Control
Interno Gubernamental en el ttulo II numeral 10 inciso d. "Cada ente pblico,
especialmente en las reas que tienen que ver con el manejo y custodia de
valores y bienes del Estado, debe promover el uso de cauciones o plizas de
seguro contra siniestros, de tal manera que se eviten prdidas innecesarias, y se
asegure la recuperacin del bien."
134
Causa
La administracin de la Federacin considera como gastos innecesarios la
adquisicin de primas de seguros que amparen a los activos fijos de la
Federacin.
Efecto
Los activos fijos pueden extraviarse o puede suceder algn caso fortuito en el
cual se pierdan o se destruyan y no se cuente con un medio adecuado para
recuperar parte de ellos.
Recomendacin
Contratar alguna compaa de seguros que preste el respaldo adecuado a los
activos fijos de la Federacin, de manera que stos se encuentren respaldados.
Criterio
La Circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en el ttulo No. 12
Tarjetas de Responsabilidad establece que "para mayor facilidad en su
identificacin, todos los objetos se numerarn correlativamente, consignados
tales nmeros en inventarios y tarjetas.
135
Causa
Lo anterior se origina por la falta de supervisin a los activos fijos propiedad de
la Federacin, porque si stos fueran supervisados se preocupara por la
creacin de una nomenclatura adecuada de bienes.
Efecto
Que no se identifique con claridad a que departamento, seccin o rea
pertenece un activo fijo, dificultando su reconocimiento inmediato.
Recomendacin
Poner en prctica una nomenclatura adecuada, en la cual se indique el
significado de la codificacin que se le coloque a los activos fijos, autorizndola
por parte del Comit Ejecutivo, y archivndola en un lugar adecuado de manera
que en un futuro se cuente con el significado de dicha nomenclatura.
136
138
Criterio
La Circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en el ttulo No. 12
Tarjetas de Responsabilidad "para mayor facilidad en su identificacin, todos los
objetos se numerarn correlativamente, consignados tales nmeros en
inventarios y tarjetas.
Causa
No se cuenta con instrumentos adecuados como mquinas rotuladoras para la
correcta codificacin.
Efecto
Que se destruya o se borre su codificacin perdiendo su identificacin inmediata.
139
Recomendacin
Adquirir una mquina rotuladora adecuada para proceder a plasmarles la
codificacin correspondiente a los activos fijos de la entidad, as mismo realizar
supervisiones peridicas a dichos activos para asegurarse que cuenten con la
codificacin plasmada.
Criterio
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno Gubernamental
numeral 3.5 "La mxima autoridad de cada ente pblico es responsable de
promover y respaldar la ejecucin de programas de capacitacin continua para
desarrollar las capacidades y aptitudes de su personal."
Causa
El exceso de responsabilidades asignadas al Contador General le impide
participar en las capacitaciones que proporcionan tanto el Ministerio de Finanzas
Pblicas como la Contralora General de Cuentas.
140
Efecto
El desconocimiento de procesos administrativos, as como paquetes contables
propios del rea de activos fijos de la entidad.
Recomendacin
Promover la participacin del Contador General en las capacitaciones realizadas
por la Contralora General de Cuentas as como del Ministerio de Finanzas
Pblicas, as mismo promover las capacitaciones virtuales de manera que las
realice desde la oficina de Contabilidad.
Criterio
Segn lo establecen las Normas Generales de Control Interno Gubernamental
numeral 2.6 "Toda operacin que realicen las entidades pblicas, cualesquiera
sea su naturaleza, debe contar con la documentacin necesaria y suficiente que
la respalde."
Causa
Falta de polticas de informacin que debe registrarse en las actas elaboradas
por el Comit Ejecutivo.
141
Efecto
Falta de especificacin del puesto asignado a cada persona, provocando que no
se pueda deducir responsabilidades directas al momento de algn delito o falta.
Recomendacin
Especificar en los nombramientos de los empleados cual es el puesto asignado
al personal contratado, as mismo en la elaboracin el puntos de actas del
Comit Ejecutivo indicar la informacin suficiente.
Criterio
Segn lo indica la Circular No. 3-57, de la Direccin de Contabilidad del Estado
en el ttulo No.2 Tiempo en que debe formase el inventario "cada jefe de oficina
bajo su responsabilidad deber disponer la verificacin fsica del inventario
142
Causa
Lo anterior se origina por la falta de personal que se encargue del registro y
control de los activos fijos propiedad de la Federacin.
Efecto
La falta de actualizacin del libro de inventarios y en el sistema, no permite
obtener con exactitud el monto al que asciende el inventario de la institucin y en
caso de faltante no permite deducir responsabilidades.
Recomendacin
Realizar una actualizacin del inventario fsico con el sistema, verificando que no
existan bienes fungibles entre los fijos.
Criterio
Segn lo establece las Normas Generales de Control Interno Gubernamental
numeral 2.7 "Cada ente pblico debe aplicar procedimientos internos o
regulados por los entes rectores de los sistemas para el control y uso de
formularios numerados, independientemente del medio que se utilice para su
produccin, sea por imprenta o por medios informticos."
Causa
La falta de control sobre los formularios correspondientes al control de los
activos fijos de la entidad.
Efecto
Que al momento de terminarse no tendrn tarjetas en las cuales cargarle los
bienes adquiridos para determinado empleado y posteriormente no poder
deducir responsabilidades si algo llegara a sucederle.
Recomendacin
Enviar tarjetas de responsabilidad a la Contralora para que las autoricen y as
puedan tener ms en existencia.
Criterio
Segn las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, s e debe llevar
un estricto control sobre los activos existentes, teniendo como objetivo la
salvaguarda de los mismos, tomando en consideracin tambin lo indicado en la
Circular No. 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en su ttulo No.12
Tarjetas de Responsabilidad indica "Con el objeto de poder determinar en
cualquier momento los tiles a cargo de cada empleado, se abrirn tarjetas
individuales de responsabilidad, en las cuales deben registrarse detalladamente
y con los mismos datos que figuran en el inventario, los bienes por los cuales
responde cada funcionario o empleado pblico".
Causa
La falta de supervisin de las tarjetas de responsabilidad realizando toma de
inventarios de stas contra lo fsico y lo registrado en el libro de inventarios.
Efecto
Al momento de prdida o extravo de algn activo, no se podr determinar al
responsable del mismo si no se cuenta con tarjetas actualizadas.
Recomendacin
Que al momento de realizar inventario fsico se efecte la actualizacin completa
de las tarjetas de responsabilidad, realizando el cuadre entre tarjetas de
responsabilidad contra el libro de inventarios y la existencia fsica del mismo.
145
Criterio
Segn lo establece la circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en
su ttulo No.14 Intervencin de los Contralores de Cuentas e Inspectores de
Hacienda establece que es necesario que "mantengan en un local apropiado los
bienes inservibles para que puedan ser verificados fsicamente en cualquier
momento."
Causa
Falta de un lugar adecuado, asignado para bodega de activos fijos.
Efecto
Que se extrave algn activo fijo y no se pueda deducir responsabilidades de
quin pudo haber sustrado dicho bien, as como la destruccin de algn activo
el cual tenga an reparacin.
Recomendacin
Realizar una separacin dentro del rea de archivo y destinar un lugar especfico
para la bodega, as mismo colocarle una puerta con llave la cual se encuentre en
146
Criterio
La circular 3-57 de la Direccin de Contabilidad del Estado en su ttulo No. 7
Disminuciones o bajas de inventario establece los procedimientos que deben de
seguirse para realizar las bajas del libro de inventarios de los activos fijos.
Causa
La falta de capacitacin al Contador General como encargado del rea de
activos fijos provoca que desconozca el procedimiento de baja de los activos
fijos.
Efecto
El no poder realizar las bajas del inventario, aumentndolo ficticiamente por no
haber dado de baja los activos fijos inservibles.
147
Recomendacin
Capacitar al personal de la empresa en los procesos administrativos para la
realizacin actividades que son necesarias en su rea de trabajo.
El Contador General debe seguir el siguiente proceso para realizar las bajas del
activo fijo por obsolescencia e imposible reparacin:
148
V.
REAS RESPONSABLES
GERENCIA GENERAL
CONTABILIDAD GENERAL
149
CONCLUSIONES
1. Las formas que pueden emplearse para salvaguardar los activos fijos de
las Federaciones Deportivas Nacionales son las plizas de seguro,
tarjetas de responsabilidad y codificacin de bienes.
150
RECOMENDACIONES
1. La mxima autoridad de las Federaciones Deportivas Nacionales debe
velar porque los activos fijos se encuentren amparados por plizas de
seguro las cuales se adapten a las necesidades de la entidad, as mismo
velar por que los activos fijos se encuentren cargados en las tarjetas de
responsabilidad de los empleados e implementar sistemas de codificacin
adecuados y porque todos los activos se encuentren codificados
adecuadamente.
2. La mxima autoridad de las Federaciones Deportivas Nacionales debe
velar porque exista segregacin de funciones en las diferentes reas de la
entidad de manera que una sola persona no realice todo el proceso de
adquisicin, registro y control de un proceso.
3. En las Federaciones Deportivas se deben realizar capacitaciones al
personal de manera que stos se encuentren actualizados en cuanto a
leyes, normas y reglamentos, as mismo en procesos administrativocontables que afecten las actividades de la entidad.
4. En las Federaciones Deportivas Nacionales se deben implementar
bodegas con las medidas de seguridad adecuadas en la cual se puedan
resguardar los activos fijos durante el tiempo que stos se encuentren en
proceso de baja o mientras se envan a reparacin, de manera de
asegurar la integridad de stos.
5. En las Federaciones Deportivas Nacionales debe existir una Unidad de
Auditora Interna a fin evaluar que las entidades realicen los procesos de
manera adecuada, asesorndola en la correcta ejecucin de sus
actividades.
151
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
152
17. http://www.fenag.org
153
18. http://www.onsec.gob.gt
154