Você está na página 1de 10

Braga, A. (2000). A gesto da informao.

Millenium, 19

A GESTO DA INFORMAO *

ASCENO BRAGA **
* Trabalho realizado a partir de Tese de Mestrado em Gesto - Universidade da Beira Interior (1996),
com superviso da Professora-Doutora Mariq Joaquina Barrulas (Investigadora do INETI e Professora
convidada da UBI).
** Docente do Departamento de Gesto da Escola Superior de Tecnologia e Gesto do Instituto
Politcnico da Guarda.

RESUMO
A Informao assume, hoje em dia, uma importncia crescente. Ela torna-se fundamental a nvel da
empresa na descoberta e introduo de novas tecnologias, explorao das oportunidades de
investimento e ainda na planificao de toda a actividade industrial.
A gesto de Sistemas de Informao e a sua insero na estratgia empresarial so um factor chave na
criao de valor acrescentado e das vantagens competitivas para a empresa. Se, por um lado, ajudam a
detectar novas oportunidades e criar vantagens competitivas, por outro, ajudam a defend-la de
ameaas provenientes da concorrncia.

INFORMAO
O conceito de informao deriva do latim e significa um processo de comunicao ou algo relacionado
com comunicao (Zhang, 1988), mas na realidade existem muitas e variadas definies de informao,
cada uma mais complexa que outra. Podemos tambm dizer que Informao um processo que visa o
conhecimento, ou, mais simplesmente, Informao tudo o que reduz a incerteza... Um instrumento de
compreenso do mundo e da aco sobre ele" (Zorrinho, 1995).
A informao tornou-se uma necessidade crescente para qualquer sector da actividade humana e -lhe
indispensvel mesmo que a sua procura no seja ordenada ou sistemtica, mas resultante apenas de
decises casusticas e/ou intuitivas.

Braga, A. (2000). A gesto da informao. Millenium, 19

Uma empresa em actividade , por natureza, um sistema aberto e interactivo suportado por uma rede
de processos articulados, onde os canais de comunicao existentes dentro da empresa e entre esta e o
seu meio envolvente so irrigados por informao.
Actualmente as empresas esto rodeadas de um meio envolvente bastante turbulento com
caractersticas diferentes das habituais e os gestores apercebem-se de que, em alguns casos, a mudana
a nica constante. J Heraclito dizia no h nada mais permanente do que a mudana" e Drucker
(1993a) "desde que me lembro, o mundo dos gestores tem sido turbulento,... certamente at muito
turbulento, mas nunca como nos ltimos anos, ou como ser nos mais prximos."
Por conseguinte, o turbilho de acontecimentos externos obriga as organizaes a enfrentar novas
situaes, resultado de mudanas nas envolventes do negcio e que constituem ameaas e/ou
oportunidades para as empresas, fazendo com que tomar decises hoje, exija a qualquer empresrio ou
gestor estar bem informado e conhecer o mundo que o rodeia1. O aumento da intensidade da
concorrncia e da complexidade do meio ambiente fazem sentir, no mundo empresarial, a necessidade
de obter melhores recursos do que os dos seus concorrentes e de optimizar a sua utilizao.
O aumento do comrcio internacional, fruto da crescente interligao entre naes, a expanso do
investimento no exterior e a tendncia da homogeneizao dos padres de consumo fazem com que o
mundo seja encarado como um s mercado, em que as empresas tm de conviver com a competio
internacional dentro dos seus mercados e ao mesmo tempo tentarem penetrar nos mercados externos
por forma a aproveitar as novas oportunidades de negcio.
Assim, a empresa ao actuar num mundo global2 est em estado de "necessidade de informao"
permanente, a vrios nveis, pelo que a informao constitui o suporte de uma organizao e um
elemento essencial e indispensvel sua existncia. A aceitao deste papel, pelos dirigentes de uma
organizao, pode ser um factor peremptrio para se atingir uma situao de excelncia: quem dispe
de informao de boa qualidade, fidedigna, em quantidade adequada e no momento certo, adquire
vantagens competitivas mas a falta de informao d aso a erros e perda de oportunidades.
A informao tornou-se to importante que Drucker (1993 a,b) defende o primado da informao como
a base e a razo para um novo tipo de gesto, em que a curto prazo se perspectiva a troca do binmio
capital/trabalho pelo binmio informao/conhecimento como factores determinantes no sucesso
empresarial. Caminha-se para a sociedade do saber onde o valor da informao tende a suplantar a

Braga, A. (2000). A gesto da informao. Millenium, 19

importncia do capital. A informao e o conhecimento so a chave da produtividade e da


competitividade.
A gesto moderna exige que a tomada de deciso seja feita com o mximo de informao.
O conhecimento adquirido pelo savoir faire deixa de ser suficiente, uma vez que o meio ambiente
empresarial onde as empresas operam apresenta caractersticas diferentes daquelas a que estavam
habituados e bastante turbulento. Se em ambientes mais estveis a informao assumia o papel de
redutora de incerteza, cada vez mais a actualizao se apresenta como um factor crtico de sucesso.
Da observao deste cenrio, somos levados a afirmar que todas as empresas devero fazer uma
reestruturao organizacional em torno da informao. Tal como acontece num jogo de uma
modalidade desportiva, em que s h um primeiro lugar para o mais forte, apesar de todos os
concorrentes terem a oportunidade de o poder ocupar, no mundo do negcio s possvel auferir
dessas oportunidades, saindo vitorioso, se houver uma conjugao coerente de tempo, percia e
esforos que garantam uma seleco de informao adequada e uma optimizao da sua utilizao.
aqui que deve ter lugar a gesto de tecnologias de informao, consideradas como uma nova e
importante fonte de vantagem competitiva.
GESTO DA INFORMAO
Segundo Greewood, referido por Cautela e Polioni (1982), "A informao considerada como o
ingrediente bsico do qual dependem os processos de deciso", mas se, por um lado, uma empresa no
funciona sem informao, por outro, importante saber usar a informao e aprender novos modos de
ver o recurso informao para que a empresa funcione melhor, isto , para que se torne mais eficiente.
Assim, quanto mais importante for determinada informao para as necessidades da empresa, e quanto
mais rpido for o acesso a ela, tanto mais essa empresa poder atingir os seus objectivos.
Isto leva-nos a considerar que a quantidade de informao e os dados donde ela provm, so, para a
organizao, um importante recurso que necessita e merece ser gerido. E este constitu o objectivo da
Gesto da Informao.
Segundo Reis (1993), "Para que esta gesto [de informao] seja eficaz, necessrio que se estabeleam
um conjunto de polticas coerentes que possibilitem o fornecimento de informao relevante, com
qualidade suficiente, precisa, transmitida para o local certo, no tempo correcto, com um custo
apropriado e facilidades de acesso por parte dos utilizadores autorizados".

Braga, A. (2000). A gesto da informao. Millenium, 19

"Gerir a informao , assim, decidir o que fazer com base em informao e decidir o que fazer sobre
informao. ter a capacidade de seleccionar dum repositrio de informao disponvel aquela que
relevante para uma determinada deciso e, tambm, construir a estrutura e o design desse repositrio."
(Zorrinho 1995, p. 146)
A gesto da informao tem como objectivo apoiar a poltica global da empresa, na medida em que
torna mais eficiente o conhecimento e a articulao entre os vrios subsistemas que a constituem; apoia
os gestores na tomada de decises; torna mais eficaz o conhecimento do meio envolvente; apoia de
forma interactiva a evoluo da estrutura organizacional, a qual se encontra em permanente adequao
s exigncias concorrenciais; e ajuda a formar uma imagem da organizao, do seu projecto e dos seus
produtos, atravs da implantao duma estratgia de comunicao interna e externa.
Em suma, segundo Wilson (1989), a gesto da informao entendida como a gesto eficaz de todos os
recursos de informao relevantes para a organizao, tanto de recursos gerados internamente como os
produzidos externamente e fazendo apelo, sempre que necessrio, tecnologia de informao.
Na gesto de uma unidade econmica, que tem por base a obteno e utilizao de recursos de forma
eficiente, para se atingir os objectivos organizacionais, necessrio informao a trs nveis, segundo
Anthony (1965)3: estratgico, operacional e tctico. Neste sentido, medida que descemos na pirmide
hierrquica organizacional a especificidade aumenta, pois necessrio resolver problemas mais
especficos de determinada tarefa, enquanto que ao nvel de topo as preocupaes so mais gerais,
afectando a generalidade das funes da organizao:
Nvel Estratgico (nvel de topo)- So tomadas decises estratgicas; so complexas e exigem
informao bastante variada e ao nvel das relaes da organizao/meio envolvente, no se exige
muita especificidade. Esto includas nela a definio dos objectivos e a elaborao de polticas gerais da
organizao. A informao provm de fontes externas organizao e tambm dos outros nveis
hierrquicos.
Nvel Tctico (nvel intermdio)- Onde tm lugar as decises tcticas e que exigem informao
pormenorizada, com alguma triagem, havendo responsabilidades na interpretao da informao, que
provm de fontes internas e sendo obtida com alguma frequncia.
Nvel Operacional (nvel de base)- Aqui so tomadas as pequenas decises ou as decises operacionais.
Decises para problemas bem definidos cuja resoluo , muitas vezes, baseada em dados factuais

Braga, A. (2000). A gesto da informao. Millenium, 19

programveis e atravs da aplicao de rotinas informticas. So necessrias informaes


pormenorizadas e bem definidas, provenientes essencialmente do sistema interno, com vista a aces
imediatas.
A gesto da informao deve assentar num Sistema de Informao desenvolvido medida das
necessidades da empresa, desempenhando um papel de apoio na articulao dos vrios subsistemas
que a constituem (entendida como um sistema global) e os sistemas envolventes, na medida em que
efectua o processamento de dados provenientes de mltiplas fontes, gerando informao til e em
tempo real gesto e tomada de deciso na empresa por forma a criar vantagens competitivas do
mercado.
A gesto da informao, sendo uma disciplina relativamente nova que tenta fazer a ponte entre a
gesto estratgica e a aplicao das Tecnologias de Informao nas empresas, procura, em primeiro
lugar, tentar perceber qual a informao que interessa empresa, para de seguida, definir processos,
identificar fontes, modelar sistemas. E as novas Tecnologias de Informao so os instrumentos que
vieram permitir gerir a informao em novos moldes, agilizando o fluxo das informaes e tornando a
sua transmisso mais eficiente (gastando menos tempo e menos recursos) e facilitando, por sua vez, a
tomada de deciso.
SISTEMAS DE INFORMAO/TECNOLOGIAS DE INFORMAO (SI/TI)
A necessidade de racionalizar a informao advm de que "as organizaes tm de confrontar a
incerteza e os eventos desordenados provenientes tanto do interior como do exterior e contudo
providenciar um esquema conceptual claro, operacional e bem definido para os participantes" (Daft e
Lengel, 1984).
Quanto mais global e estruturado for o sistema de informao, entendido como um conjunto de meios
humanos e tcnicos, dados e procedimentos, articulados entre si, com vista a fornecer informao til
para a gesto das actividades da organizao onde est inserido e quanto melhor representar a
organizao em funcionamento, mais flexvel poder ser essa organizao, na medida em que o SI vai
actuar sob a forma de anlise da organizao e seus sistemas envolventes. O SI vai raiar como um
instrumento de mudana estratgica na estrutura organizacional, colocando novos desafios e exigindo a
utilizao de novas metodologias com a presena de TI, na medida em que estas constituem um
potencial de desenvolvimento para as organizaes.

Braga, A. (2000). A gesto da informao. Millenium, 19

As TI impulsionam o progresso, conduzem a inovaes, aumentam a riqueza e atraem novos


investimentos. Em simultneo, permitem um aumento da eficincia e a reduo dos preos bem como
melhorar os servios ao cliente, a qualidade e a variedade dos produtos.
As TI so ferramentas essenciais na criao de sistemas de informao integrados e coordenados. Como
refere Zorrinho (1995, p.20), "a gesto da informao uma funo que conjuga a gesto do sistema de
informao e do sistema informtico de suporte com a concepo dinmica da organizao num
determinado contexto envolvente".
E hoje, mais do que nunca, os gestores tm que estar sensibilizados para o facto de o planeamento
estratgico dos SI ser um factor chave da criao de valor acrescentado e das vantagens competitivas
para a empresa. Se, por um lado, ajudam a detectar novas oportunidades e criar vantagens
competitivas, por outro lado, ajudam a defend-la de ameaas provenientes da concorrncia. neste
mbito que o binmio SI/TI deve ser considerado no processo de formulao estratgica do negcio e
sempre na perspectiva de poder dar um contributo positivo para uma melhor estratgia.
Ao nvel dos SI, so definidas as necessidades de informao e sua aplicao no negcio, baseadas numa
anlise da organizao e do seu meio envolvente, bem como na anlise da estratgia global da
organizao. Ao nvel das TI, estabelecido qual o seu contributo para o processamento de informao
e para a satisfao das necessidades informacionais e aplicacionais, bem como o desenvolvimento de
sistemas e criao de vantagens competitivas para a empresa, tendo em conta as prioridades fixadas na
estratgia dos SI. Estas estratgias (dos SI e TI) devem estar fortemente inter relacionados e em
permanente consonncia com a estratgia global da organizao, com o desenvolvimento do SI/TI a ser
liderado pela gesto de topo e baseado nas necessidades de informao da empresa que mais
contribuam para o seu beneficio no longo prazo.
IMPACTES DOS SI/TI NAS ORGANIZAES
A introduo de SI/TI numa organizao ir provocar um conjunto de alteraes, nomeadamente ao
nvel das relaes da organizao com o meio envolvente (analisado em termos de eficcia) e ao nvel
de impactos internos na organizao (analisados atravs da eficincia).
As TI so um recurso valioso e provocam repercusses em todos os nveis da estrutura organizacional:
ao nvel estratgico, quando uma aco susceptvel de aumentar a coerncia entre a organizao e o
meio envolvente, que por sua vez se traduz num aumento de eficcia em termos de cumprimento da

Braga, A. (2000). A gesto da informao. Millenium, 19

misso organizacional; aos nveis operacional e administrativo, quando existem efeitos endgenos,
traduzidos em aumento da eficincia organizacional em termos de opes estratgicas. No entanto, ao
ser feita esta distino, no significa que ela seja estanque, independente, pois existem impactes
simultneos aos vrios nveis: estratgico, operacional e tctico.
Um estudo realizado por Ventura, (1992) permite uma anlise mais pormenorizada destes impactes, ao
nvel da relaes da organizao com o meio envolvente (clientes; concorrentes; produtos;
fornecedores e organismos da Administrao Pblica) e ao nvel interno das organizaes.
Assim, temos que os SI permitem s organizaes a oferta de produtos a preos mais baixos que, aliados
a um bom servio e boa relao com os clientes, resultam numa vantagem competitiva adicional,
atravs de elementos de valor acrescentado cujo efeito ser a fidelidade dos clientes.
A utilizao de SI pode provocar, tambm, alteraes nas condies competitivas de determinado
mercado, em termos de alterao do equilbrio dentro do sector de actividade, dissuaso e criao de
barreiras entrada de novos concorrentes.
Os SI/TI permitem, ainda, desenvolver novos produtos/servios aos clientes ou diferenciar os j
existentes dos da concorrncia e que atraem o cliente de forma preferencial em relao concorrncia.
A utilizao de alta tecnologia vai permitir uma relao mais estreita e permanente entre empresa e
fornecedores, na medida em que qualquer pedido/sugesto da parte da empresa possvel ser
atendido/testado pelos fornecedores. A tecnologia permitiu uma modificao na maneira de pensar e
de agir dos produtores e consumidores.
As relaes com a Administrao Pblica vm melhoradas na medida em que permite reduzir a
burocratizao de procedimentos existentes entre Organizao/Administrao Pblica, procurando
melhorar o cumprimento das obrigaes legais das organizaes e de forma atempada, atravs da
transmisso de informao por via magntica.
As Tecnologias de Informao tm reconhecidamente impactes ao nvel interno das organizaes: na
estrutura orgnica e no papel de enquadramento/coordenao na organizao; a nvel psicosociolgico e das relaes pessoais; no subsistema de objectivos e valores das pessoas que trabalham
nas organizaes; bem como no subsistema tecnolgico.

Braga, A. (2000). A gesto da informao. Millenium, 19

Os maiores beneficios aparecem quando as estratgias organizacionais, as estruturas e os processos so


alterados conjuntamente com os investimentos em TI. Segundo Venkatraman, referido por O'Brien
(1996), o verdadeiro poder das TI est em "reestruturar as relaes nas redes empresariais para
aproveitar um leque mais vasto de competncias. As Ti permitem assim, ultrapassar todo um conjunto
de barreiras na medida em que existe uma nova maneira de pensar, pois em tempo real possvel s
empresas agir e reagir rapidamente aos clientes, mercados e concorrncia.
CONCLUSO
escala das organizaes, a informao um factor decisivo na gesto por ser um recurso importante e
indispensvel tanto no contexto interno como no relacionamento com o exterior. Quanto mais fivel,
oportuna e exaustiva for essa informao, mais coesa ser a empresa e maior ser o seu potencial de
resposta s solicitaes concorrenciais. Alcanar este objectivo depende, em grande parte, do
reconhecimento da importncia da informao e do aproveitamento das oportunidades oferecidas pela
tecnologia para orientarem os problemas enraizados da informao.
A revoluo da Informao exige, assim, mudanas profundas no modo como vemos a sociedade na
organizao e sua estrutura, o que se traduz num grande desafio: aproveitar as oportunidades,
dominando os riscos inerentes ou submeter-se aos riscos com todas as incertezas que acarretam.
Na chamada Sociedade de Informao, esta possui um efeito multiplicador que dinamizar todos os
sectores da economia, constituindo, por sua vez, a fora motora do desenvolvimento poltico,
econmico, social, cultural e tecnolgico. O acesso informao e a capacidade de, a partir desta,
extrair e aplicar conhecimentos so vitais para o aumento da capacidade concorrencial e o
desenvolvimento das actividades comerciais num mercado sem fronteiras. As vantagens competitivas
so agora obtidas atravs da utilizao de redes de comunicao e sistemas informticos que
interconectem empresas, clientes e fornecedores.
BIBLIOGRAFIA
Barralas, M.J.(1992). Information and Industrial Modernization: a Design for lnformation Systems in the
Electric and Electronic Industries in Portugal. Tesis submitted for the fulfilment of the requirements for
the degree of Doctor of Philosophy at the University of Sheffield, November.
Bell, D.- The coming of post-Industrial Society. New York: Basie Books

Braga, A. (2000). A gesto da informao. Millenium, 19

Best, D.P. The future of information management. International journal of information management,
March 1988, vol.8, no.1, p.13.
Brown, E.(1988).Gesto de Informao como Recurso. Relatrio do grupo de estudo do ICA - 1 parte.
Separata da Revista Informao e Informtica. Ano 2,n2, Junho 88.
Cautela, A.L.; Polioni, F.G.F.81982)- Sistemas de informao. Livros cientficos e tcnicos.
Carvalho,C.; Correia,A. e al. (1993) Information services to Industry in Northern Portugal: Planning RIA.
International Journal of Information Management. 13 (113-124).
Chandra, H. and Singh, J.P.- An integrate information system-Joumal of Information Science, no.19, 1993
pg.321-326.
Correia, A.M. R. - Gesto da Informao-Um instrumento para a modernizao da indstria Portuguesa.
in revista Competir Informao para a Indstria. Ano III N02. Maio- Agosto 1992.
Daft,R.L. and Lengel,R.H. (1984)- Information Richness: A New Approach to Managerial Behavior and
Organization Design. In Siaw,R.M. (ed) and Commings,L.L. (ed). Research in Organizational Behavior, JAI
press, pg 206.
Drake, M.A.- Information and Corporates Cultures-special Libraries Associations, October 1984, pg 262269.
Drucker, P. (1993 a)- Gerindo para o Futuro. Difuso Cultural. Lisboa
Drucker, P (1993 b)- Sociedade Ps-Capitalista. Difuso Cultural. Lisboa
IDT 91-9 me congrs sur information la documentation et le transfert des connaissances. L
'information, une dynamique pour l 'europe. Bordeaux, Mai 91.
Informao e Informtica, n12, 1993.
Levitt, T. (1983) The globalization of markets, Harvard Business Review, Ma. Jun.1983.
Oliveira, A. (1994) O Valor da Informao. In Dossier Informao. Revista Pequena e Mdia Empresa,
n12-3 Srie.
Norton, Bob (1992)- Sources and uses of Business Information-Aslib Proceedings, vol.44 n4, April
pg.165-172.
O'Brien Virgnia (1996)-MBA intensivo em Gesto. Instituto Superior de Gesto. Abril/ Controljomal
Editora, Lda.

Braga, A. (2000). A gesto da informao. Millenium, 19

Porter,M.e MiIlar,V. (1986)-Como obter vantagens competitivas atravs da informao. Harvard


Business review. 1 trimestre.
Porter, M e MiIlar,V. How information gives you competitive advantage. Harvard Business review, 1985
Porter,M.E. (1993) - A vantagem competitiva das naes. Ed Campus. (p.714).
Reis, Carlos (1993)- Planeamento Estratgico de Sistemas de informao. Lisboa 1993 ia ed. ed.
Presena. pg.20-24.
S, Francisco-As fontes externas de informao na gesto. Dossier de gesto de informao. Pequena e
Mdia Empresa. No.12,III Srie. Jan/Maro 94. pg.63.
Senn, J.A. (1990)- Information systems in Management, 4 ed. Wadsworth Publishing Co, Belmont (USA)
pg 8.
Sutherland,E.(1 991). Estabelecendo ligaes entre a Tecnologia de Informao e a Estratgia
Empresarial. Revista de Gesto n IX. Dez.90/Mar.91. Ed. gabinete de estudos do ISCTE.
Ventura, J.F.(1992)- Impactes dos Sistemas de Informao e da Tecnologias da Informao nas
Organizaes. Tese de Mestrado. ISEG. Dez.92
Weitzen, H. Skip (1991)-O poder da Informao- Makron Books do Brasil Editora Lda. Editora McGrawHill Ltda.
Wilson, T.D. (1989) - Towards an information management curriculum. Joumal of information science,
vol. 15, n 4/5, p.203-209.
Zhang, Y. 1988- Definitions and Sciences of information. Information Processing & Management, V.24,
n4.
Zorrinho, C. (1995)-Gesto da Informao. Condio para Vencer. Iapmei pg.15.
_________________________
1 Weitzen (1991) criou o termo infoempresrio para designar a nova gerao de empreendedores que
surge na Era da Informao e define-o como a pessoa que colecta, organiza e dissemina informaes
como empreendimento comercial ou como servio de valor.
2 Para Porter, (1993), uma empresa que adopte uma estratgia global tende a vender produtos em
muitos pases e a usar uma abordagem integrada para isso.
3 Referido por Oliveira, A. (1994).