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MANUAL DE REDAO

DE DOCUMENTOS
COMERCIAIS

organizaO
Mrian Lcia Brando Mendes

MANUAL DE REDAO
DE DOCUMENTOS
COMERCIAIS

CENTRO UNIVERSITRIO NEWTON PAIVA

Belo Horizonte
2014

Copyright2014 by Ncleo de Publicaes Acadmicas


do Centro Universitrio Newton Paiva
Belo Horizonte
2014

ISBN 978-85-98299-40-2

MANUAL DE REDAO DE
DOCUMENTOS COMERCIAIS

DIRIGENTES DO CENTRO UNIVERSITRIO NEWTON PAIVA


Presidente do Grupo Splice
Antnio Roberto Beldi
Reitor
Joo Paulo Beldi
Vice-Reitora
Juliana Salvador Ferreira de Mello
Diretor Administrativo e Financeiro
Marcelo Vincius Santos Chaves
Secretria Geral
Jacqueline Guimares Ribeiro

expediente
Coordenadora do Curso de Secretariado
Leda Cintia Assis de Souza
organizadora:
Professora Mrian Lcia Brando Mendes
colaboradores:
Alunas do 3 perodo do Curso de Secretariado 2013/1
Assessoria Pedaggica - Ncleo Acadmico:
Carmeci Maria Lourdes Freitas
Apoio tcnico:
Ncleo de Publicaes Acadmicas do Centro Universitrio Newton Paiva
Cinthia Mara da Fonseca Pacheco
Editora de Arte e Projeto Grfico:
Hel Costa - Registro Profissional: 127/MG
MANUAL DE REDAO DE
DOCUMENTOS COMERCIAIS

apresentao

Sabemos que a escrita fundamental no exerccio de vrias profisses, mas a


escrita no se restringe queles que tm o dom para tal, como alguns reconhecidos
jornalistas, escritores, e poetas. Em lugares como escritrios, reparties pblicas e
escolas tambm sempre haver pessoas redigindo para informar, orientar, ordenar ou
comunicar, ou seja, produzindo documentos empresariais.
Ao contrrio da redao literria, a redao empresarial dispensa o emprego de
figuras e jogos de palavras, pois o seu objetivo apresentar um texto que, tambm,
colabore para a projeo da organizao.
Nessa perspectiva, o curso de Secretariado do Centro Universitrio Newton Paiva
elaborou este Manual com o objetivo de expor, de modo sucinto, alguns modelos de
documentos comerciais que podem funcionar como guia de consulta para profissionais
que queiram se orientar na escrita de textos empresariais.
Esperamos, com este Manual de Redao de Documentos Empresariais, facilitar
a escrita no s dos profissionais do Secretariado, mas de todas as pessoas que
procuram conhecimento nesse seguimento da nossa lngua.

Leda Cntia Assis de Souza


Coordenadora do Curso de Secretariado

MANUAL DE REDAO DE
DOCUMENTOS COMERCIAIS

SUMRIO

1. A COMUNICAO ADMINISTRATIVA........................................................................10
2. MODELOS DE DOCUMENTOS COMERCIAIS..........................................................11
2.1. Carta.....................................................................................................................11
2.2. Ata.......................................................................................................................13
2.3. Atestado..............................................................................................................14
2.4. Aviso.....................................................................................................................15
2.5.Bilhete...................................................................................................................16
2.6. Circular.................................................................................................................17
2.7.Contrato................................................................................................................18
2.8. Convocao.........................................................................................................20
2.9. Declarao...........................................................................................................21
2.10. Ordem e Servio................................................................................................22
2.11. Procurao.........................................................................................................23
2.12. Protocolo............................................................................................................24
2.13. Memorando........................................................................................................25
2.14. Nota Promissria...............................................................................................26
2.15. Recibo................................................................................................................27
2.16. Regulamento......................................................................................................28
3. Consideraes Finais.........................................................................................29
4. Referncias............................................................................................................30
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DOCUMENTOS COMERCIAIS

1. A COMUNICAO ADMINISTRATIVA
Comunicar significa interao, troca de mensagens, tornar comum. Nas empresas,
essa comunicao pode ser interna e externa. A comunicao interna escrita
realizada por meio de memorandos, circulares, avisos, e-mails entre outros; j a
externa pode ser feita por meio de cartas, declaraes e publicaes. Entretanto,
para atingir seus objetivos, preciso que a escrita desses documentos obedea a
certas normas e orientaes quanto elaborao, como a clareza, a objetividade,
a conciso e a coerncia.

Elementos importantes da escrita segundo Mrian Gold:


Clareza
A clareza o resultado de dois elementos fundamentais:
a) educar a nossa capacidade de organizao mental;
b) aprender a colocar convenientemente em execuo o material idiomtico.
necessrio pensar no que se deseja dizer e procurar ser o mais objetivo possvel
na construo das sentenas, valendo-se de uma linguagem simples e sem
excesso de palavras.

Objetividade
Para se expressar com objetividade, deve-se estar atento para expor ao destinatrio
as ideias relevantes, ou seja, as principais, retirando do texto todas as informaes
consideradas suprfluas, que levam o leitor a perder o foco do assunto tratado.

Conciso
Conciso consiste em informar o mximo com economia de palavras, eliminando
termos suprfluos e a adjetivao exagerada. Procura-se informar o que se deseja sem
os subterfgios e clichs. Devem-se evitar perodos extensos, pois a conciso confere
clareza frase.

Coerncia
A lngua escrita exige um rigor e uma disciplina de expresso maior do que a lngua
falada. Na redao empresarial, os textos devem organizar-se de forma ordenada, com
ideias expostas de modo claro e lgico, pois coerncia e clareza formam um todo.

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2. MODELOS DE DOCUMENTOS
EMPRESARIAIS
2.1 CARTA
Uma carta mais do que um punhado de termos e expresses. Ela desperta no
receptor impresses e emoes. Segundo Enas Martins de Barros (1988, p. 13),
a carta dirige-se a um pblico certo, com uma mensagem de recproco interesse;
impe-se resposta e com seu trnsito obrigatrio, se bem redigida, se dotada de
criatividade, promove a imagem do emitente e resulta, necessariamente, em lucro.
A carta comercial apresenta as seguintes orientaes estticas e formais:
- Impresso de um lado apenas do papel.
- 20 a 25 linhas por pgina.
- Margens: direita (3 cm); esquerda (3 cm); superior (3 cm); inferior (3 cm).
- Uso-se espaos duplos ou 1,5; entre os pargrafos, costume duplicar esse
espao interlinear.
- O vocativo de uma carta tem, depois de si, dois-pontos.

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A seguir, um exemplo de carta comercial:

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2.2 ATA
Ata um registro em que se relata pormenorizadamente o que se passou em uma
reunio, assembleia ou conveno.
Uma de suas particularidades que a ata deve ser assinada pelos participantes
da reunio.
So elementos bsicos de uma ata:
- Hora, dia, ms e ano da reunio (por extenso).
- Local da reunio.
- Relao e identificao das pessoas presentes.
- Declarao do presidente e secretrio.
- Ordem do dia.
- Fecho.

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2.3 ATESTADO
Atestado a declarao, o documento firmado por uma autoridade em favor de
algum ou algum fato de que se tenha conhecimento. um documento oficial com
que se certifica, afirma, assegura, demonstra alguma coisa que interessa a outrem.

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2.4 AVISO
O aviso caracteriza-se como informao, comunicado de uma pessoa para outra.
Como uma das principais funes do aviso comunicar com eficcia, advindo
da economia de tempo, favorecem a consecuo desse objetivo o texto breve e a
linguagem clara.

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2.5 bIlHETE
Bilhete uma carta simples e breve, sem as frmulas das cartas ordinrias. um
aviso escrito em que se anota algum fato para ser levado ao conhecimento de outra
pessoa, mas de modo apressado.

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2.6 CIRCUlAR
A circular caracteriza-se como uma comunicao (carta, manifesto ou ofcio),
que, reproduzida em muitos exemplares, dirigida a vrias pessoas ou a um rgo.
Serve para transmitir avisos, ordens ou instrues. Em geral, contm assunto de
interesse geral.
Tratando-se de carta-circular, o redator deve escrever de maneira que o receptor
tenha a impresso de que foi redigida especialmente para ele.

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2.7 CONTRATO
Contrato um documento resultante de um acordo entre duas ou mais pessoas
que transferem uma para a outra, algum direito ou se sujeitam a alguma obrigao.

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2.8 CONVOCAO
Convocao uma forma de comunicao escrita em que se convida ou chama
algum para uma reunio. Na elaborao do texto, necessrio especificar local, data,
finalidade. O objetivo da convocao deve ser reconhecido prontamente.

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2.9 DEClARAO
Declarao prova escrita, documento, depoimento, explicao. Nela se
manifestam opinio, conceito, resoluo ou observao.

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2.10 ORDEm DE SERVIO


uma comunicao para que seja executada determinada tarefa. Em geral, encerra
orientao precisa para a execuo de servios ou cumprimento de obrigaes.

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2.11 PROCURAO
Procurao um documento que uma pessoa passa a algum para que possa
tratar de negcios em seu nome. um documento em que se estabelece legalmente
essa incumbncia, em que se outorga o mandato e se explicitam os poderes conferidos.

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2.12 PROTOCOlO
Na Antiguidade, significava a primeira folha que se colava aos rolos de papiro,
com um resumo do contedo do texto manuscrito. Hoje, o registro dos atos pblicos
ou registro das audincias nos tribunais. Comercialmente, assim denominado um
livro de registro da correspondncia de uma empresa, ou um formulrio em que se
registra sada ou entrada de objetos.

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2.13 mEmORANDO
Na linguagem comercial, significa a nota ou a comunicao ligeira entre
departamentos de uma mesma empresa, ou entre a matriz e suas filiais e vice-versa,
ou entre as filiais.
conhecido tambm como comunicado interno (CI).

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2.14 NOTA PROmISSRIA


uma promessa de pagamento feita pelo prprio devedor ao credor em que ele
se obriga ao pagamento de uma soma prefixada.
A nota promissria um ttulo de crdito pelo qual algum se compromete a pagar
a outrem, em determinado prazo, certa quantia de dinheiro.

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2.15 RECIbO
Significa o documento em que se confessa ou se declara o recebimento de algo.
um escrito particular.

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2.16 REGUlAmENTO
um conjunto de regras ou normas estabelecidas como necessrias a uma
organizao; um regimento em que se determinam o modo de direo, funcionamento
e outras exigncias de uma empresa, associao ou entidade, ou de um concurso.

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3. CONSIDERAES FINAIS
A maior dificuldade encontrada nas empresas a falta de comunicao eficaz.
Como o profissional de secretariado um centro de informaes, faz a ligao entre o
gestor e os demais funcionrios, nada mais til e necessrio que ele tenha sempre por
perto um Manual de Redao Comercial com os mais diversos tipos de documentos
para ajudar a empresa a se comunicar com mais clareza e transparncia.
Ao final deste trabalho pude reconhecer a necessidade de se ter um canal
adequado para cada tipo de comunicao. Com um Manual de Redao Comercial
sempre mo, fica mais fcil identificar qual o documento necessrio para
cada situao.

Rosana de Pdua Bcego


Aluna do Curso de Secretariado do Centro Universitrio Newton Paiva

Ao longo da execuo do trabalho foi possvel identificar a importncia dos


documentos comerciais, pois estes so a imagem da organizao e tm como
finalidade manter a comunicao entre as empresas, manter a comunicao
interna entre os colaboradores, reproduzir acontecimentos, registrar fatos e
assuntos de interesse da instituio, ajudar nas tomadas de decises, solucionar
problemas, entre outros.

Simone Arajo Souza


Aluna do Curso de Secretariado do Centro Universitrio Newton Paiva

A oportunidade de desenvolver este projeto no 3 perodo do curso de Tecnologia


em Secretariado de um valor imensurvel e a experincia adquirida ser levada
por toda minha vida, pois ser de grande valia para a minha vida profissional.

Gabriela Caetano
Aluna do Curso de Secretariado do Centro Universitrio Newton Paiva

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4. REFERNCIAS
ANDRADE, Maria Margarida e MEDEIROS, Joo Bosco. Comunicao em Lngua Portuguesa. 2 ed. So Paulo: Atlas,
2001.
CARNEIRO, Agostinho Dias. Redao em Construo. 1 ed. So Paulo: Moderna, 1997.
DISCINI, Norma. A comunicao nos textos. So Paulo: Contexto, 2005.
GOLD, Miriam. Redao Empresarial: escrevendo com sucesso na Era da Globalizao. 2 ed. So Paulo: Makron
Books, 2002.
KURY, Adriano da Gama. Para falar e escrever melhor o portugus. 2 ed. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, 2000.
MEDEIROS, Joo Bosco. Correspondncia. 14 ed. So Paulo: Atlas, 2001.
MEDEIROS, Joo Bosco. Redao Empresarial. So Paulo: Atlas, 2010.
SERAFINI, Maria Teresa. Como escrever textos. 11 ed. So Paulo: Globo, 2001.

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