Tesis Granzotto 97 2003

UNIVERSIDAD DE LA FRONTERA
FACULTAD DE INGENIERA Y CIENCIAS

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y ECONOMA
Diseo de Departamento de Compras para la Empresa OLEOTOP S.A.
MAURICIO ALEJANDRO GRANZOTTO ECHEVERRA

2014
UNIVERSIDAD DE LA FRONTERA
FACULTAD DE INGENIERA Y CIENCIAS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y ECONOMA
TRABAJO DE TTULO PARA OPTAR AL TTULO DE

INGENIERO CIVIL INDUSTRIAL MENCIN BIOPROCESOS
Profesor Gua: Fernando Gustavo Urra Jara

2014
DISEO DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS PARA LA EMPRESA OLEOTOP

S.A.
COMISIN EXAMINADORA
FERNANDO GUSTAVO URRA JARA

Profesor Gua
XIMENA ELENA DEL CARMEN INOSTROZA
MARCOS OSVALDO CONCHA CABRERA
HOFFMANN
Profesor examinador 1
Profesor examinador 2
Nota trabajo escrito
Nota examen
Nota final
Dedicado a mis Padres y Hermanos, la familia Granzotto Echeverra
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a mi madre Nivia Echeverra y a mi padre Bruno Granzotto, a ambos por el apoyo
incondicional que me entregaron en toda mi estada por la universidad. Por la constante lucha que
debieron enfrentar para poder brindarme las herramientas necesarias para finalizar mi formacin
profesional.
Agradezco en especial a mi madre por su constante apoyo emocional, por su cario incondicional
y sus inagotables fuerzas que siempre me han servido de ejemplo de vida, que me dan como
enseanza que uno debe luchar por sus sueos y que nada es imposible si no un poco mas
sacrificado.
Agradezco a mis hermanos Romina y Marcelo porque siempre han estado conmigo en todo los
momentos dentro y fuera de la universidad. Tambin agradezco a la nueva familia de mi hermano
a Alejandra Rios y Luciano Granzotto Rios porque de una u otra forma ellos han aportado en mi
formacin profesional.
Un agradecimiento en general a cada Profesor conocido en la universidad por todos los
conocimientos entregados.
Sin ms que decir, gracias a cada una de todas las personas que me acompaaron en este largo
proceso, se les estima y quiere. Muchas gracias por todo.
RESUMEN
En el ao 2005 se forma la empresa OLEOTOP S.A., dedicada a la produccin y la
comercializacin de aceite de Raps-Canola para consumo humano y animal, para esto se
construy una Planta Industrial con altos estndares internacionales y moderna tecnologa,
ubicada en el parque industrial de la ciudad de Freire, que es el lugar donde tiene desarrollo el
trabajo de esta Tesis.
Actualmente OLEOTOP S.A. carece de un rea especfica dedicada netamente a las funciones de
compra de bienes y contratacin de servicios que requiera la empresa. Permitiendo que alrededor
del 50% de los empleados de la empresa realicen estas actividades segn las demandas de sus
reas.
El gran nmero de personas involucradas en el proceso ha generado una prdida de control casi
total en concepto de compras. Por otro lado al no existir una estructuracin del sistema de
compras los usuarios desconocen cmo realizar estas actividades terminando en resultados
insatisfactorios para la empresa
Debido a estos inconvenientes es que la Gerencia de Empresa OLEOTOP S.A. solicita que se
estructure un Departamento de Compra haciendo uso de los recursos que ellos ofrecen para esta
situacin, que corresponde a dos empleados y dos software (SAP Business One y Microsoft
Excel). La estructuracin del Departamento debe dar como resultado, un proceso transparente
con alto nivel de control sobre las compras, adems de asegurar la negociacin con proveedores
confiables.
El desarrollo de la actividad comienza con el estudio bibliogrfico referente al tema, de donde se
extraen los principales conceptos a tratar para la estructuracin de un Departamento de este tipo.
Segn diversos autores un Departamento de Compras es nico para cada empresa estructurndolo
de tal forma que permita cumplir con los objetivos propuesto por los usuarios.
Posterior al estudio bibliogrfico se comienza con actividades de tipo de recoleccin de datos de
la empresa ya sea por intermedio de entrevistas con el personal o a travs del la observacin del
desarrollo de actividades prcticas de compra dentro de la empresa. Dentro de las actividades se
encuentra el reconocimiento de los actuales procesos de compra que se realizan, reconocimiento
del tipo de compra de bienes y contratacin de servicios que demanda la empresa, tipo de
proveedores.
La informacin obtenida es analizada comprendiendo as la situacin actual de la empresa en

conceptos de compra.
Con conocimiento de la situacin actual de la empresa y los resultados que la Gerencia espera
obtener se comienza a trabajar en la estructuracin del Departamento de Compra para OLEOTOP
S.A., definiendo sus responsables y funciones, redactando un manual de compras para la
empresa, diseando un sistema de evaluacin de los existentes y futuros proveedores, adems de
un formato de licitacin de servicios demandados por la empresa.
ndice de Contenidos
Captulo 1.
1.1
Introduccin ............................................................................................................... 1
Antecedentes de la Empresa ............................................................................................. 1
1.1.1
Estructura Organizacional ......................................................................................... 2
1.1.2
Productos y Servicios ................................................................................................ 3
1.1.3
Misin ........................................................................................................................ 4
1.1.4
Visin ........................................................................................................................ 4
1.1.5
Valores ....................................................................................................................... 4
1.2
Antecedentes del Problema ............................................................................................... 4
1.3
Objetivos ........................................................................................................................... 5
1.3.1
General....................................................................................................................... 5
1.3.2
Especficos ................................................................................................................. 5
Captulo 2.
2.1
Marco Terico ........................................................................................................... 6
Modelos de Departamento de Compra ............................................................................. 7
2.1.1
Modelo Centralizado ................................................................................................. 7
2.1.2
Modelo Descentralizado ............................................................................................ 8
2.2
Licitacin. ......................................................................................................................... 9
2.3
Evaluacin Proveedores. ................................................................................................... 9
Captulo 3.
3.1
Descripcin de las actividades ................................................................................. 10
Identificacin del Problema ............................................................................................ 10
3.1.1
Entrevista Gerencia.................................................................................................. 10
3.1.2
Conclusin Identificacin del Problema.................................................................. 11
3.2
Reconocimiento del rea de Trabajo ............................................................................. 11
3.2.1
Participantes proceso de Compras ........................................................................... 12
3.2.2
Entrevista Participantes Proceso de Compras ......................................................... 14
3.2.3
Conclusin rea de Trabajo .................................................................................... 14
3.3
Reconocimiento Situacin Actual. ................................................................................. 15
3.3.1
Actual Procedimiento de Compras .......................................................................... 15
3.3.2
Pago Proveedores .................................................................................................... 19
3.3.3
Control ..................................................................................................................... 19
3.3.4
Conclusiones Reconocimiento Situacin Actual ..................................................... 21
3.4
Registro de compras ........................................................................................................ 22
3.4.1
reas, Bienes y Servicios ........................................................................................ 22
3.4.2
Proveedores. ............................................................................................................ 24
3.4.3
Conclusiones Registro de Compras ......................................................................... 25
3.5
Propuesta de Departamento de Compras Para Empresa OLEOTOP S.A. ...................... 25
3.5.1
Configuracin Departamento de Compras OLEOTOP S.A. ................................... 26
3.5.2
Manual de Compras y Contratacin Empresa OLEOTOP S.A. .............................. 26
3.5.3
Proveedores Empresa OLEOTOP S.A. ................................................................... 47
3.5.4
Sistema Licitacin Empresa OLEOTOP S.A. ......................................................... 50
Captulo 4.
Anlisis y Discusin ................................................................................................ 57
4.1
Control y Registro de Compras ...................................................................................... 57
4.2
Estudio de Proveedores ................................................................................................... 59
Captulo 5.
Conclusiones............................................................................................................ 61
Bibliografa ..63
Anexo A Formato Orden de Compra OLEOTOP S.A......65
Anexo B Formato para el seguimiento de los Estados de Pago con Proveedores OLEOTOP
S.A......66
Anexo C Registro de compras Noviembre - Diciembre 2013 y Enero-Febrero 2014...67
ndice de Tablas
Tabla 3.1 Participantes Proceso de Compras ................................................................................ 13
Tabla 3.2 Resumen Participantes Proceso de Compras. ................................................................ 13
Tabla 3.3 Autorizacin Segn cuanta ........................................................................................... 17
Tabla 3.4 Definicin Siglas ........................................................................................................... 19
Tabla 3.5 Compras Totales Compras Autorizadas Periodo Noviembre y Diciembre 2013. ...... 20
Tabla 3.6 Porcentaje de Control sobre las Compras periodo Diciembre y Noviembre 2013........ 21
Tabla 3.7 Bienes y Servicios demandados por rea de Calidad ................................................... 22
Tabla 3.8 Bienes y Servicios demandados por rea de Proyectos ................................................ 23
Tabla 3.9 Bienes y Servicios demandados por rea de Mantencin. ........................................... 23
Tabla 3.10 Bienes y Servicios demandados por rea de Operacin ............................................. 24
Tabla 3.11 Autorizacin Segn Cuanta (SC) ............................................................................... 30
Tabla 3.12 Siglas Departamento Compras OLEOTOP S.A. ......................................................... 47
Tabla 4.1 Compras Febrero 2014 OLEOTOP S.A. ....................................................................... 57
Tabla 4.2 Control Compras Febrero 2014 ..................................................................................... 58
Tabla 4.3 Comparacin Datos ....................................................................................................... 58
Tabla 4.4 Evaluacin de Prueba .................................................................................................... 59
ndice de Figuras
Figura 1.1 Organigrama Empresa OLEOTOP S.A. ........................................................................ 3
Figura 3.1 Proceso de Compra ms comn ................................................................................... 16
Figura 3.2 Estructura Organizacional Departamento de Compras ................................................ 26
Figura 3.3 Circuito Compras Productos ........................................................................................ 29
Figura 3.4 Timbre Encargado Bodega Oleotop ............................................................................. 32
Figura 3.5 Circuito Contratacin de Servicios .............................................................................. 37
Figura 3.6 Circuito Pago Proveedores ........................................................................................... 45
Figura 3.7 Planilla Registro Compras............................................................................................ 46
Figura 3.8 Proveedores OLEOTOP S.A. ....................................................................................... 48
Figura 3.9 Sistema evaluacin Proveedores Empresa OELOTOP S.A. ........................................ 49
CAPTULO 1
INTRODUCCIN
Captulo 1. Introduccin
Captulo 1.
Introduccin
Para que una empresa pueda alcanzar sus objetivos es primordial que cada una de las reas o
departamentos dentro de esta realice de forma apropiada y correcta las labores y funciones que se
estn definidas para ellos, cumpliendo con los procesos, buscando mejoras continuas,
disminuyendo errores.
Ajeno a esto no est un Departamento de Compras, es necesario que para un departamento de
este tipo existan funciones y responsables definidos, capaces de seleccionar proveedores, hacer
negociaciones, elegir con excelentes criterios las mejores opciones, evaluar el proveedor, realizar
seguimiento continuo entre otros, para as efectuar de la mejor manera el proceso.
Si bien desde sus inicios la empresa OLEOTOP S.A. debe realizar da a da actividades
relacionadas a la compra de los bienes y servicios que demanda, no se ha estructurado un
departamento destinado para estas actividades. Esto ha venido generando una prdida de imagen
y desconfianza del proceso, que incluye malas compras, duplicidad de compras por falta de
registro, desconfianza en el sistema de contactar proveedores entre varios otros que se mencionan
ms adelante.
De acuerdo a lo descrito anteriormente y a los inconvenientes que est enfrentando la empresa en

mbitos de adquisicin es que la Gerencia de OLEOTOP S.A. solicita como funcin especfica al
Alumno en Prctica proponer un Departamento de Compras que pueda dar solucin a las
situaciones ya mencionadas, generando mayor confianza para la Gerencia.
Para la estructuracin del Departamento de Compras de la empresa se har uso de los recursos
entregados al Alumno en Prctica con consiste en Recurso Humano (Dos integrantes) y software
que facilitan el manejo de informacin.
1.1
Antecedentes de la Empresa
La empresa OLEOTOP S.A. en conjunto con las empresas AVENATOP S.A., SAPROSEM S.A.
y GRANOTOP S.A., conforman el holding Empresas Agrotop. Las races de Agrotop se
remontan a la dcada del 60 comenzando con un rubro netamente enfocada a la produccin y
comercializacin de semillas. Con el pasar de los aos Agrotop comienza a ampliar su rubro
incorporando nuevos productos y servicios, proporcionando a los agricultores asistencia tcnica,
insumos adecuados a la zona de siembra, gentica ptima, estandarizacin y canales de
comercializacin.
Con el deseo y la conviccin de seguir creciendo y aportando al desarrollo de la regin y del pas,
en el ao 2005 se forma la empresa OLEOTOP S.A., dedicada a la produccin y la
comercializacin de aceite de Raps-Canola para consumo humano y animal, para esto se
construy una Planta Industrial con altos estndares internacionales y moderna tecnologa,
ubicada en el parque industrial de la ciudad de Freire.
OLEOTOP S.A. cuenta hoy con una capacidad de almacenaje y proceso para 60.000 ton de raps
anuales, lo que permiti que en al ao 2011 OLEOTOP S.A. alcanzara una facturacin de 25
millones de dlares y proyectara para los siguientes aos ventas por sobre 40 millones de dlares,
siendo la principal planta productora de aceite de raps del pas, que contrata el 45% de la
superficie de siembra de raps en chile.
1.1.1 Estructura Organizacional
Actualmente el grupo humano de empresa OLEOTOP S.A. est compuesto por 89 personas
distribuidas desde su planta Operaria hasta la Gerencia General. En periodos de temporada que
refiere al periodo en que se almacena la materia prima necesaria para la produccin planificada
anual este nmero de personas aumenta 120. En la Figura 1.1 Organigrama Empresa OLEOTOP
S.A. se puede apreciar la estructura organizacional de la Empresa.
Directorio
Gerente
Gerneral
Gerente de
Operaciones
Gerente de Proyectos
Jefe Programa
Extensin
Jefes de Planta
Jefe de
Logstica
Jefe Contabilidad
y Finanzas
Jefe Recurso
Humano
Responsable
Mantencin
Operadores
Mecnicos
Coordinador de
Sistemas de Calidad
Agrnomos
Jefe de Calidad
Asistente Proyecto
Asistente Contabilidad y
Finanzas
Supervisor
Jefe rea
Tcnica Agrcola
Responsable
Aseo
Responsable
Patio
Figura 1.1 Organigrama Empresa OLEOTOP S.A.

Fuente: Departamento Recursos Humano Empresa OLEOTOP S.A.
1.1.2 Productos y Servicios

Primeros en comenzar con la siembra, proceso y comercializacin de aceite de canola en Chile,
Oleotop S.A. es lder nacional en este producto. El aceite de canola es comercializado para
consumo humano y animal en Chile y otros pases de Latinoamrica.
Aceite de Canola: Reconocido mundialmente por su balanceada composicin de cidos grasos,
el aceite de canola es uno de los ms saludables. Bajo contenido de cidos grasos saturados, Alto
contenido de omega 3, Rico en vitamina E, Ayuda a reducir el colesterol, Libre de cido ercico,
100% libre de GMO, Canola alto oleico excelente para uso en la industria alimenticia, pues no
requiere hidrogenacin evitando las grasas trans.
Oleotop S.A. posee los siguientes tipos de aceite crudo de canola: Aceite virgen de primer
prensado, Aceite virgen alto oleico, Aceite estndar de canola alto oleico, Aceite estndar de
canola.
Rapskuchen Plus: Alimento proteico energtico de alta digestibilidad utilizado en la alimentacin
animal, especialmente en vacunos porcinos y salmones.
1.1.3 Misin
OLEOTOP S.A. est enfocado en generar soluciones y agregar valor al agro, gracias a un modelo
de negocios integral e innovador, que comprende asesora de excelencia a nuestros agricultores
por medio de profesionales altamente calificados y la elaboracin de productos de calidad para
nuestros clientes nacionales e internacionales.
1.1.4 Visin
Aspiramos a ser la agroindustria lder en Chile, con amplia cobertura a nivel nacional, horizontal
y verticalmente integrada, que otorgue a nuestros agricultores un servicio de primera lnea por
medio de asesores tcnicos de excelencia y entregue un producto de calidad, reconocido por
nuestros clientes.
1.1.5 Valores
Innovacin: Mantendremos una bsqueda constante de soluciones nuevas e ingeniosas que nos
permitan diferenciarnos y satisfacer plenamente los exigentes requerimientos de nuestros clientes.
Liderazgo: Tendremos la iniciativa en la gestin agrcola y agroindustrial nacional, convocando a
todos aquellos actores internos y externos que nos permitan lograrlo por medio de un trabajo
constante como equipo.
Confianza: Cumpliremos permanentemente nuestros compromisos, entendiendo que la palabra
empeada ser un factor clave para nuestro xito y el de nuestros clientes.
Compromiso: Haremos nuestros mejores esfuerzos por satisfacer de la mejor forma posible los
requerimientos de nuestros clientes, proveedores y socios comerciales.
Transparencia: La entrega de informacin confiable y oportuna que permita una adecuada toma
de decisiones ser factor clave en nuestra gestin. La transparencia genera confianza y la
confianza genera valor, por lo que slo con ella podremos ser exitosos.
1.2
Antecedentes del Problema
En la actualidad la empresa OLEOTOP S.A. no posee un departamento de compras, por ende

carece de un rea especfica dedicada a realizar las actividades de adquisicin de productos o
contratacin de servicios.
Actualmente en la empresa OLEOTOP S.A. cada unos de sus departamentos, mantencin,
operaciones, calidad, y proyectos, realizan sus procedimientos de adquisiciones de forma
independiente segn los requerimientos. Estas funciones son realizadas por funcionarios que
producto de la necesidad han debido buscar y adquirir los bienes o servicios.
Bajo el sistema de compras existente la empresa no logra obtener el control ni el registro
necesario que se requiere en trminos contables ni financieros. Esto conlleva a una prdida de
imagen del sistema de adquisiciones.
De acuerdo a lo anterior la Gerencia de la Empresa OLEOTOP S.A. solicita la estructuracin de
un rea de compras, que funcione de forma centralizada, con procedimientos y controles comunes
aplicables a toda la empresa, que permita obtener un registro y control apropiado de las compras
realizadas.
El actual procedimiento de compras que se lleva a cabo en la empresa independiente del rea que
est efectuando la adquisicin del producto o servicio, presentan bajo control sobre sus
proveedores. Carece de un sistema de bsqueda y evaluacin de proveedores, provocando que la
empresa deba enfrentar diversos problemas tanto de tipo interno como externo.
Para efectos de estructuracin del Departamento de Compras la Empresa entrega como recursos
dos personas correspondiente al Gerente de Proyectos y al Asistente de Proyectos, adems de los
software SAP Business One y Microsoft Excel.
1.3
Objetivos
1.3.1 General
Proponer un de modelo de Departamento de Compras para la empresa OLEOTOP S.A.
1.3.2 Especficos
Identificar situacin actual de la empresa en trminos de adquisiciones.
Entregar manual de compras para actividades de contratacin y adquisicin.
Proponer un sistema de licitaciones acorde a las necesidades que demanda de la empresa.
CAPTULO 2
MARCO TERICO
Captulo 2.Marco Terico
Captulo 2.
Marco Terico
La existencia de un departamento de compras dentro de las empresas proporciona una gestin

apropiada de las adquisiciones, la que conlleva a una gama de beneficios significativos dentro de
estas mismas, que se reflejan en produccin, aumento de las ganancias producto de la
disminucin de costos, entre otros beneficios.
La importancia de estos procesos es enorme y radica en que cada dlar ahorrado por una correcta
aplicacin en el proceso de compras es un dlar de contribucin directa y neta a las ganancias de
la empresa. (Heinritz, 1962).
Por otra parte, el departamento de compras puede hacer una aportacin muy sealada a la
productividad, por medio de las practicas que observe y cualquier ahorro en el costo de los
servicios y mercancas adquiridas, mejorara la posicin competitiva de la empresa, como por
ejemplo, adquisiciones a bajos precios y buena calidad, redundarn indudablemente en costos
ms bajos, y consecuentemente se obtendrn mayores ganancias para la empresa. (Cruz, 1999).
Diversos son los autores que describen las funciones de un departamento de compras dentro de
las empresas, si bien cada uno lo describe con sus propias palabras, todos reflejan la misma idea,
mencionando los mismos conceptos, precios adecuados, calidad, cumplimiento de plazos,
bsqueda de nuevos proveedores.
A la compra se le define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad
adecuada, en el momento y al precio adecuado y del proveedor ms apropiado. Dentro del
concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por un departamento especializado
que debe formar parte de la propia organizacin de la compaa. (Mercado, 2007)
En el sistema de compras de una compaa debe existir la evaluacin de proveedores, es
necesario hacer una clasificacin y actualizacin de los perfiles de los proveedores. (Anaya,
2007).
Son diversas las actividades que debe controlar y analizar peridicamente un departamento de
compras. Est obsoleta la idea de asociarlo al sencillo acto de comprar un producto. Hoy en da a
nivel de empresa un departamento de compras tiene la responsabilidad de utilizar de la mejor
forma posible las variables, precios, calidad de los productos o servicios, tiempos de entrega,
garantas, formas de pago, etc. con la finalidad de entregar los elementos necesarios para el
funcionamiento de la empresa.
Se dice que las compras, deben considerarse como una funcin vital, para el xito de cualquier
empresa; para tal fin, toda empresa que se precie de ser moderna, tiene un departamento de
compras sobre el que recaen precisamente estas funciones y cuyo objetivo es el de adquirir las
materias primas y artculos indispensables para la fabricacin de los bienes a que se dedica,
poniendo en juego todos los elementos necesarios para conseguirlos. (Cruz, 1999).
En resumen, en el estudio bibliogrfico se aprecia que las compras dentro de una empresa es ms
que una sencilla actividad. Rene una variedad de factores que en su conjunto y su adecuada
manipulacin proporcionan cambios significativos.
El funcionamiento de cada empresa es distinto al del resto, esto implica que establecer a nivel
global un modelo de departamento de compras que sea aplicable directamente a las empresas no
sea posible, sin embargo existen conceptos o acciones comunes dentro de las actividades de un
departamento de compras, que son la identificacin de cada necesidad de la empresa y la
seleccin apropiada de los proveedores.
Aplicando esta idea en la empresa OLEOTOP S.A. Para que estos cambios significativos sean
favorables y no negativos, es necesario administrar esta rea de igual forma que el resto de los
departamentos ya existentes, mantencin, operaciones, calidad, proyectos. Un departamento de
compras debiese permitirle a OLEOTOP S.A. administrar de forma apropiada todas las
actividades referentes a adquisicin de productos y servicios, en este caso particular la empresa
busca como principal resultado un Departamento de Compras que entregue confianza en cuanto a
las actividades que se le relacionan.
2.1
Modelos de Departamento de Compra
En trminos de compras dentro de las empresas se identifican dos modelos de departamentos,

modelo centralizado, modelo descentralizado.
El implementar o utilizar uno o el otro dentro de una empresa va a depender de las caractersticas
de cada empresa adems de los objetivos que quiere alcanzar en relacin a las actividades de
compra.
2.1.1 Modelo Centralizado
Dentro de una empresa cuando existe una nica rea especfica dedicada a las funciones de
adquisicin se est hablando de un modelo Centralizado.
Por las caractersticas de este tipo de modelo se recomienda para pequeas y medianas empresas.
Las principales caractersticas de este modelo son:
A) Como todos los pedidos pasan por una oficina se lleva mejor control sobre las compras. Esto
suele conducir a beneficios tales como aprovechar todos los descuentos por pago oportuno,
utilizar pedidos en cantidades econmicas.
B) Pueden consolidarse los pedidos, de manera que se puedan aprovechar los descuentos por
cantidad.
C) Como est representado un poder de compra ms fuerte en un departamento de compras
centralizado, el agente de compras puede negociar con ms efectividad con los proveedores.
D) Contabilizacin expedita. La documentacin solo proviene de una fuente, departamento de
compras.
E) Procedimientos estandarizados lo que permite mejor control de los mismos.
F) Evita duplicidad de funciones y adquisiciones.
2.1.2 Modelo Descentralizado
Se habla de modelo descentralizado cuando al interior de la estructura organizacional de una
empresa existen reas de compras por cada departamento que compone a est. Se recomienda
para empresas de tamao ms grande y con mayor trayectoria, que requieran de actividades
complejas y que no estn limitadas a la opcin de disponer de mayor recurso humano para
realizar este tipo de actividades.
Sus principales ventajas son:
A) Compradores altamente especializados en las compras de su rea.
B) Rpido actuar frente a eventualidades con urgencia de resolver.
C) Se mantiene la autoridad y responsabilidad ms cerca de las fuentes que requieren los bienes o
servicios.
E) Se conocen de mejor manera las necesidades locales.
2.2
Licitacin.
Una subasta o licitacin es bsicamente un proceso en donde un nmero de participantes buscan

adjudicarse un(os) bien(es) en funcin de ofertas realizadas ante un martillero. Se entiende por
martillero o anfitrin de subasta a la persona que recibe las ofertas de los participantes. Es este
ltimo quien establece las bases del proceso y establece las reglas de participacin, adjudicando
los contratos al trmino del proceso.
En Chile de acuerdo a la Biblioteca del Congreso Nacional de Chile con fecha 30 de Julio de
2003 se publica la Ley Numero 19.886 Ley de Bases Sobre Contratos Administrativos de
Suministros y Prestacin de Servicios.
Esta Ley en Chile se crea con el objetivo de poder transparentar la negociacin de Privados con el
Estado de Chile. Dentro de su estructura se utilizar para esta tesis los aspectos que hacen
referencia a la forma de obtener informacin de tipo Administrativos, Tcnicos y Econmicos
antes de poder decidir si el oferente est apto para ser un Proveedor, de manera tal que se pueda
asegurar trabajar con proveedores confiables con capacidades aptas para la realizacin de lo
solicitado por parte del demandante, en este caso empresa OLEOTOP S.A.
2.3
Evaluacin Proveedores.
La evaluacin de proveedores se debe hacer a todos aquellos con los cuales se tienen relaciones
comerciales, sin diferenciar, tener este proceso permite que un Departamento de Compra
Comprador tengan una operacin ms segura de sus funciones, se minimicen los riesgos, se
cuente con proveedores fieles, haciendo que el proceso de compras sea ms efectivo.
No es fcil identificar a los buenos proveedores, pero existen mtodos con los cuales se puede
hacer una labor de evaluacin y as quedarse con los mejores calificados, esta labor debe ser
matemtica y objetiva, con un proceso que elimine las subjetividades, y cada empresa debe
desarrollarlo dependiendo de sus necesidades y caractersticas. (Gonzlez ,1987)
Las evaluaciones realizadas a los proveedores, consideran criterios especficos como calidad,
precio, tiempos de entrega y respuesta. Elegir las variables a evaluar debe ser un proceso claro y
acertado, propio de cada Comprador, quien debe identificar cules son los puntos ms relevantes
a evaluar.
CAPTULO 3
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
REALIZADAS
Captulo 3. Descripcin De Actividades Realizadas
Captulo 3.
Descripcin de las actividades
Las actividades realizadas y que aqu se describen comienzan con reconocer la actual situacin de
la empresa en trminos de adquisicin, permitiendo identificar el problema a tratar, se analizan
los principales puntos de un departamento de compras que mencionan varios autores citados
anteriormente. Posterior a esto se presenta un modelo de Departamento de Compras para la
empresa.
3.1
Identificacin del Problema
La idea de presentar un diseo de Departamento de Compras para la empresa nace directamente

del rea de Gerencia quienes son los que plantean la inquietud y solicitan una propuesta de
Departamento de Compras. Este es el punto de inicio de la investigacin que permite identificar
primeramente el problema y despus dar paso a su estudio y solucin.
3.1.1 Entrevista Gerencia
Mediante la tcnica de entrevista se obtiene la informacin necesaria para identificar las
inquietudes a solucionar, tema principal a trabajar porque el diseo del Departamento de
Compras para la empresa OLEOTOP S.A. debe dar solucin a las inquietudes que aqu se
detectan.
Gerente General, Gerente de Proyectos y Jefe de Contabilidad y Finanzas son quienes requieren
del diseo de un Departamento de Compras para la empresa.
Para identificar el problema real se efecta entrevista con los 3 integrantes. En la reunin se
realiza una serie de preguntas que son respondidas de comn acuerdo por los integrantes y que a
continuacin se presentan.
1.- La empresa OLEOTOP S.A. cuenta hoy en da con un rea especfica dedicada a las
actividades de adquisicin?
Respuesta: Existe un departamento agrcola encargado de reunir la materia prima, raps, necesaria
para la produccin anual, pero este trabaja de forma independiente ya que mas que comprar la
materia prima se trabaja todo el ao con los proveedores (Agricultores) desde el cultivo hasta la
cosecha y entrega del raps en nuestras bodegas. Pero en cuanto al resto de compras no existe un
rea especfica enfocada al tema. Permitiendo que la mayora de los empleados realicen las
compras de los bienes o servicios que requieran.
10
2.- Por qu urge la necesidad de solicitar un diseo de Departamento de Compras para la

empresa?
Respuesta: El actual sistema de adquisiciones que tiene la empresa no permite obtener un control
ni un registro apropiado de las adquisiciones. Existe falta de confianza en el actual proceso y
desconocimiento de este mismo. Esta es la principal inquietud.
3.- Cual esperan que sea el aporte que el Departamento de Compras les otorgue?
Respuesta: Control, transparencia y mayor seguridad. Es comn enfrentarse a temas de
disconformidad con los proveedores, errores de adquisicin. Existe desconfianza en las
actividades que se relacionan al tema.
Adems agregan: No existe una poltica nica de compra establecida dentro de la empresa. La
intencin es unificar las actividades de adquisicin a un solo departamento, quien deba
encargarse de trabajar con los proveedores y controlar el proceso.
3.1.2 Conclusin Identificacin del Problema
En conclusin la entrevista permite apreciar la inquietud de los miembros de la Gerencia, en ella
se puede identificar cmo problema general la falta de control sobre el sistema de adquisiciones,
disconformidad y prdida de imagen de este.
Se menciona que el aporte que el Departamento de Compras debiese otorgar a la empresa es
control, transparencia y mayor seguridad en cuanto a las actividades que se le relacionan.
Por otra parte la entrevista ofreci una oportunidad para interactuar con el rea de Gerencia, lo
cual es fundamental para el desarrollo de la investigacin.
3.2
Reconocimiento del rea de Trabajo
La propuesta de Departamento de Compras para la empresa OLEOTOP S.A. debe dar solucin a
las inquietudes planteadas por la Gerencia, mayor transparencia, control, procedimientos nicos.
El reconocimiento del rea de trabajo, permite ahondar en la problemtica y poder identificar la
situacin actual en trminos de adquisicin dentro de la empresa. Adems permite identificar si el
actual sistema se asocia a un departamento centralizado o descentralizado.
11
Las actividades relacionadas al reconocimiento del rea de trabajo comienzan con determinar el
nmero de personas que estn involucradas en los temas de adquisicin, posterior a esto se
trabaja con ellos para poder deducir el procedimiento que utilizan.
3.2.1 Participantes proceso de Compras
De acuerdo a informacin proporcionada por el departamento de Recursos Humanos en el
periodo comprendido entre los meses de Octubre de 2013 hasta Febrero de 2014 la empresa
OLEOTOP S.A. cuenta con 89 personas contratadas con contrato indefinido. Los meses de
Diciembre a Febrero aumenta el nmero de contratados a 120 aproximadamente, esto producto
de los trabajos propios de temporada que realiza la empresa.
En el actual sistema de compras de la empresa 39 personas estn autorizadas para realizar
compras, que corresponde al 43,8% del total de contratados, sin embargo los que actualmente
realizan compras son los empleados pertenecientes al rea de Jefaturas, Asistentes, Supervisores
y responsables de reas y Agrnomos, que en su conjunto son 36 personas correspondiente al
40,4% del total de contratados.
No estn autorizados para comprar los empleados pertenecientes al rea de secretariado,
operarios y laboratorio. Que en su conjunto son 50 personas correspondiente al 56,2 % del total
de contratados.
En la Tabla 3.1 Participantes Proceso de Compras, se muestra de forma resumida la informacin
recin expuesta.
En la Figura 1.1 Organigrama Empresa OLEOTOP S.A. se menciona un Asistente de Proyectos,
quien para fines de la creacin del Departamento se ha presentado como Asistente de Proyectos y
Adquisiciones, este puesto est recin creado por lo que sus funciones a la fecha no estn
definidas en su totalidad, la propuesta de Departamento de Compras debe utilizar este nuevo
puesto como el responsable de realizar las adquisiciones (A peticin de Gerencia de la Empresa).
A continuacin se presenta una definicin de trminos bsicos que sern utilizados ms adelante:
Participantes proceso de compra: Los participantes son todos los contratados por la empresa
OLEOTOP S.A., y que realizan peticiones de algn bien o producto independiente de si tienen o
no la facultad para autorizar o realizar una compra.
12
Tabla 3.1 Participantes Proceso de Compras
Personas
por rea
rea
Autorizados Actualmente
para comprar? compran?
Gerencia
Jefaturas
Asistentes
Supervisores
y
Responsables de rea
3
12
6
SI
SI
SI
NO
SI
SI
SI
SI
Agrnomos
10
SI
SI
Secretariado
10
NO
NO
Operarios, Auxiliares,
32
NO
Guardias
8
NO
Laboratorio
Fuente: Elaboracin propia.
NO
NO
Autorizados para comprar: Actualmente en la empresa los autorizados para comprar a nombre de
OLEOTOP S.A. son las personas pertenecientes al rea de Gerencia, Jefaturas, Asistentes,
Supervisores y Responsables de rea y Agrnomos.
En la Tabla 3.2 Resumen Participantes Proceso de Compras, se muestra la cantidad de personas
por cada concepto.
Tabla 3.2 Resumen Participantes Proceso de Compras.

Concepto
Participantes proceso de compras
Autorizados para comprar
Actualmente Compran
Personas (unidad)
89
39
36
13
3.2.2 Entrevista Participantes Proceso de Compras

Con la finalidad de poder visualizar los principales inconvenientes que se presentan .se realiza
entrevistas a los miembros que participan activamente de los procesos de compra en la empresa.
Los resultados obtenidos de esta actividad se mencionan a continuacin.
Recurso humano
Falla en Proceso de Compra: Esta causa se refiere a las instancias en que no se ha podido obtener
el bien o servicio que se requiere.
Desconocimiento cmo comprar: No existe un protocolo o ruta definida de cmo comprar.
No corresponde: Quienes compran o solicitan un servicio dicen que esa no es funcin de ellos.
Mala compra: El usuario solicita un bien o servicio y cuando est defectuoso y no se solicita o
insiste en su enmienda.
Duplicidad: Se refiere a las instancias en que se a comprado un mismo Bien mas de una vez en un
mismo periodo de tiempo, producto de bajo registro y control que presente el sistema.
Proveedores
Pocos: Siempre se trabaja con los mismos proveedores, no se realiza una bsqueda de nuevos
proveedores.
Insatisfactorios: Los proveedores no cumplen al 100% lo solicitado, ya sea en calidad, cantidad,
tiempos de entrega, garantas etc.
Legales: OLEOTOP S.A. ha debido enfrentar problemas legales con empleados sub-contratados
por Proveedores. En este caso los proveedores no han realizado el cumplimiento de sus
obligaciones salariales y/o previsionales con sus contratados.
Proveedores Dbiles Se refiere a las instancias que proveedores han cesado el cumplimiento de
sus obligaciones producto de la quiebra econmica de estos.
3.2.3 Conclusin rea de Trabajo

De acuerdo a lo descrito anteriormente el actual sistema de compras que posee la empresa se
asemeja a un modelo de compras descentralizado, esto debido a que cada rea realiza la
adquisicin de sus bienes o servicios, se dice que se asemeja porque a pesar de que cada rea
realiza sus compras no existe una entidad responsable de satisfacer las necesidades de sus rea.
Esto da paso a que el sistema de compra sea inapropiado ya que quienes realizan o intentan
14
realizar las compras argumentan que esto no est dentro de sus funciones por ende no se ejecuta
con la responsabilidad que requiere la situacin.
Se aprecia que los problemas ocurren por la falta de entes responsables a realizar las funciones de
adquisiciones necesarias para la empresa.
Hoy en da existen demasiados involucrados en el proceso lo que lo hace poco transparente y
carente de control. El 43,8% de los contratados de la empresa realizan funciones de adquisicin.
Para transformar el al actual sistema a un Departamento de Compras Centralizado, que es lo que
solicita la Alta Gerencia, el Asistente de Proyecto y Adquisiciones debe ser el responsable de
ejecutar la adquisicin de bienes y servicios que requiera la empresa.
3.3
Reconocimiento Situacin Actual.
Para analizar el actual procedimiento de compra, se realiza un conjunto de actividades que

permiten identificar el desarrollo de este, cmo lo realizan?, quin lo realiza?, que compran?,
donde compran y a quien compran? y varias otras interrogantes que son propias de analizar al
ahora de disear un departamento de compra.
3.3.1 Actual Procedimiento de Compras
En diagrama de flujo de la Figura 3.1 Proceso de Compra ms comn, se aprecia la forma ms
comn en que se realizan las compras. Este proceso es el que se utiliza con mayor frecuencia,
dependiendo del usuario, quienes realizan el proceso de la forma que ellos creen apropiada.
15
Usuario
Actual Circuito Compra Productos

Gte. General/
Gerente
Director Ejecutivo
Abastecimiento
Gerente rea
INICIO
GG + DE
Autorizan
Confirma
Necesidad
Identifica
Necesidad
No
Existe en
Bodega
Retira en
Bodega
Recepciona
Solicitud de
Compra
Aprueba
No
No
Rechaza
Compra
Rechaza
Compra
GG o DE
Autoriza
Si
Si
Proveedor
SI
Conforme
No
Rechaza
Compra
Si
Recepciona
Requerimientos
Despacha
Requerimiento
No
No
Bodega
Avisa al
Proveedor
Si
FIN
Cotiza con
nico proveedor
VB Factura/
Gua Despacho
> L3
Rechaza
Compra
> L2
< L3
Autorizacin
SC
Enva Factura Y
OC a Oficina
Recepcin
Si
FIN
< L1
Enva solicitud
de compra
Figura 3.1 Proceso de Compra ms comn

Descripcin
Identifica Necesidad: Se refiere a la instancia en que un Jefe, Agrnomo, Asistentes demanda
satisfacer la ausencia de un Bien o la contratacin de un servicio, ambos necesarios para el
normal funcionamiento de la empresa.
Existe en Bodega: El propio Usuario corrobora si l Bien que solicita se encuentra disponible en
Bodega. Si se encuentra en Bodega retira directamente desde ah. De no encontrarse disponible
debe comenzar proceso de solicitud de autorizacin con el Gerente del rea que corresponda.
16
Retira en Bodega: Si el producto existe en Bodega el Usuario debe solicitar y retirar

directamente ah.
Confirma Necesidad: El Gerente de rea recibe la Solicitud por parte del Usuario, ya sea de
forma verbal, impresa o va correo electrnico. Si el Gerente de rea no confirma la necesidad
del Bien se finaliza y se cierra el proceso. Si El Gerente de rea confirma la necesidad se puede
continuar con el procedimiento. En la Figura 3.1 Proceso de Compras mas Comn, se ha
enmarcado en rojo est operacin ya que no siempre se realiza, generalmente la realizan cuando
el monto neto estimado del bien solicitado es superior a $500.000.
Cotiza con nico proveedor: El Usuario una vez recibida la autorizacin del Gerente de rea
procede a cotizar el Bien faltante.
Autorizacin Segn Cuanta: El Asistente de Adquisiciones debe solicitar Autorizacin de
Compra segn el valor neto del Bien. Las Autorizaciones que debe solicitar segn el Valor se
detallan en Tabla 3.3 Autorizacin Segn Cuanta.
Tabla 3.3 Autorizacin Segn cuanta

rea
Operacin y
Mantencin
Calidad
Proyectos
Nivel
Monto
Autorizacin
L1
< $500.000
Gte. Operacin + Gte. Proyecto y Adquisiciones.
L2
< $3.000.000
Gte. Operacin + Gte. Proyecto y Adq. + Gte. Gral. Dir. Ej.
L3
> $3.000.000
Gte. Operacin + Gte. Proyecto y Adq.+ Gte. Gral. + Dir. Ej.
L1
< $300.000
Jefe de Calidad + Gte. Proyecto y Adquisiciones.
L2
< $1.500.000
Jefe de Calidad + Gte. Proyecto y Adq.+ Gte. Gral. Dir. Ej.
L3
>$1.500.000
Jefe de Calidad + Gte. Proyecto y Adq.+ Gte. Gral. + Dir. Ej.
L1
< $500.000
Gte. Proyecto y Adquisiciones.
L2
< $3.000.000
Gte. Proyecto y Adquisiciones. + Dir. Ej.
L3
> $3.000.000
Gte. Proyecto y Adq.+ Gte. Gral. + Dir. Ej.
Fuente: Empresa OLEOTOP S.A.
17
Gerente General + Director Ejecutivo Autorizan: Para continuar con el procedimiento y en el

caso que corresponda, Ambos, el Gerente General y Director Ejecutivo deben autorizar la compra
del Bien. Si estos rechazan la solicitud se termina y cierra el procedimiento.
Gerente General o Director Ejecutivo: Para continuar con el procedimiento y en el caso que
corresponda, el Gerente General o el Director Ejecutivo deben autorizar la compra del Bien. Si se
rechaza la solicitud se termina y cierra el procedimiento.
Aprueba: El Gerente de Proyecto y Adquisiciones confirma o rechaza la solicitud de compra, si
rechaza se termina y cierra el procedimiento, si confirma se continua con el procedimiento.
Enva solicitud de Compra: El usuario se contacto con el Proveedor y solicita el bien o servicio,
esta actividad generalmente se realiza va correo electrnico o de forma telefnica y en escasas
ocasiones se realiza por intermedio de una Orden de Compra (solo si el proveedor la solicita)
Despacha Requerimiento: Enva a Cliente los requerimientos solicitado en la Orden de Compra.
Conforme: Si el Proveedor no ha entregado lo descrito en la Orden de Compra el Jefe de Bodega
debe informar al Proveedor lo sucedido. Si el Proveedor ha entregado de forma correcta lo
solicitado se puede seguir con el procedimiento.
Avisa al Proveedor: Lo que el Jefe de Bodega hace en este punto es verificar que el producto a
recibir est en buenas condiciones, si el detecta algn desperfecto informa al Proveedor para que
este subsane la situacin.
Visto Bueno Factura Gua de Despacho: Segn el documento que acompae el envo del
Bien, factura, el Jefe de Bodega da el Visto Bueno incorporando sus datos y firmado en estos.
Enva Factura y OC a Oficina Recepcin: Una vez recepcionado conforme el pedido el Jefe de
Bodega enva la documentacin a Oficina Recepcin donde posteriormente la traspasan al
Departamento de Finanzas.
Descripcin de Conceptos del Flujo Actual de Compras
Usuario: Persona perteneciente a la empresa y que demanda la adquisicin de un bien o servicio,
Jefes, Agrnomos, Asistentes.
18
Proveedor: Cualquier persona, firma o empresa que provea o pueda proveer bienes, suministros
o servicios que se requiera;
Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de productos o
servicios.
Gua de Despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar mercadera
fuera de la bodega hacia otros lugares de la institucin
Siglas: En la Tabla 3.4 Definicin Siglas, se menciona el concepto que se le asocia a las siglas
utilizadas en el diagrama de flujo.
Tabla 3.4 Definicin Siglas

Sigla
Concepto
GG
Gerente General
DE
Director Ejecutivo
VB
Visto Bueno
SC
Segn Cuanta
3.3.2 Pago Proveedores

El departamento de Finanzas para proceder al pago de un Proveedor, por lo general debe
consultar con encargados de rea la autorizacin de pago de una Factura.
Por otra parte el Departamento de Finanzas una vez autorizado el pago genera inmediatamente el
cheque correspondiente, independiente de la fecha de emisin de la factura.
3.3.3 Control
Como se mencion anteriormente la solicitud de crear un departamento de compra nace a raz de
la falta de control que existe en el sistema de adquisiciones.
Con la finalidad de poder medir el nivel de control que se tiene sobre las compras efectuadas se
trabaja en conjunto con el rea de Finanzas. Este Departamento recibe todas las facturas emitidas
por proveedores y genera su posterior pago, es aqu donde se puede generar un indicador de
control.
19
Un procedimiento de compras controlado debiese finalizar en el Departamento de Finanzas con la

factura del proveedor adems de una copia de la orden de compra, la orden de copia debiese estar
timbrada y firmada por quienes corresponde segn la cuanta de la compra o en su defecto algn
otro documento que acredite la autorizacin (correo electrnico). Por lo mismo se entiende como
compras autorizadas todas aquellas facturas que llegan al Departamento de Finanzas con la
documentacin recin mencionada.
Para medir el control sobre las compras se registr el nmero de facturas que llegan al
Departamento de Finanzas con la documentacin correspondiente. La actividad de medicin del
control se realiz en los meses de Noviembre y Diciembre de 2013 y se detalla en la Tabla 3.5
Compras Totales Compras Autorizadas Periodo Noviembre y Diciembre 2013.
Tabla 3.5 Compras Totales Compras Autorizadas Periodo Noviembre y Diciembre 2013.
rea
Sub- rea
Calidad
Calidad
Calidad
Inversiones
Mantencin
Mantencin
Laboratorio
Control plagas
Certificacin
Inversiones
Repuestos
Materiales y
Consumibles.
Servicios de
reparacin
Herramientas
Inversiones
Insumos
Operacionales.
Art. Oficina/Aseo
EPP
S. Bsicos
Mantencin
Mantencin
Operaciones
Operaciones
Operaciones
Operaciones
Operaciones
Total general
Facturas Facturas Compras

Sin OC
Con OC Autorizadas
1
7
2
7
2
1
0
1
0
17
21
15
29
12
5
32
10
5
Nmero de
Compras
8
9
1
38
41
42
23
28
8
12
29
2
5
10
1
0
3
10
17
39
10
9
10
187
6
15
2
98
2
2
1
39
16
24
12
285
Para medir el nivel de control existente se utiliza el porcentaje de compras bien realizadas sobre
el total de compras realizadas en el mismo periodo a travs de la Ecuacin (3.1).
20
(3.1)
El porcentaje de control que existe sobre las cuatro reas, calidad, inversiones, mantencin y
operaciones en los meses Noviembre y Diciembre de 2013 es calculado por medio de la ecuacin
(3.1) . Los resultados se detallan en la Tabla 3.6 Porcentaje de Control sobre las Compras periodo
Diciembre y Noviembre 2013.
Tabla 3.6 Porcentaje de Control sobre las Compras periodo Diciembre y Noviembre 2013
rea
Calidad
Inversiones
% Control
Noviembre Diciembre
17%
18%
39%
41%
Mantencin
11%
15%
Operaciones
7%
Total Mes
14%
9%
18%
3.3.4 Conclusiones Reconocimiento Situacin Actual

En cuanto al procedimiento recin descrito se identifica como el ms habitual, existen ocasiones
en que segn el monto neto del bien no se solicita la autorizacin de quienes corresponde. No
existe un manual de procedimiento al que los usuarios puedan recurrir para guiarse.
En oportunidades a travs del software SAP Busness One se genera una Orden de Compra la que
en ocasiones se enva al proveedor con firma y timbre de quienes corresponde. Por lo general esta
se crea solo si el Proveedor la solicita.
El actual procedimiento de compras carece de control y registro, solo un 14% para Noviembre y
18% en Diciembre reflejan tener un apropiado control y registro.
En cuanto a pago a proveedores no se manejan fechas de pago, es decir factura recibida factura
pagada, no existe negociacin con proveedores para realizar pagos a crditos los que implican
mayor liquides para la empresa.
21
En el procedimiento habitual y todos los dems que se practican existe ausencia total de una
comparacin de cotizaciones entre proveedores.
3.4
Registro de compras
En los meses de Noviembre de 2013 hasta Enero de 2014 se realiza un registro de todas las
compras que se realizan en la empresa, disponible en Anexo C. De este registro se excluye las
que tienen relacin directa con adquisicin de materia prima por ser una actividad controlada en
su totalidad por el rea tcnica agrcola.
La finalidad de este registro es poder identificar el tipo de bienes y servicios demandados, para
posteriormente generar una base de datos actualizada de proveedores disponibles para cada rea
de la empresa.
3.4.1 reas, Bienes y Servicios
Dentro de la empresa se distinguen cuatro reas, que corresponden a Calidad, Proyectos,
Mantencin y Operaciones. Estas reas estn definidas por el Departamento de Finanzas quien al
momento de recibir una factura y generar su pago asocia el egreso de dinero a algunas de las
cuentas antes mencionadas. Con la informacin de Registro de Compras, Anexo C, se identifica
el tipo de bienes y servicios que demanda cada rea.
rea de Calidad
El rea de Calidad est bajo el control del Coordinador de sistemas de Calidad. En la Tabla 3.7
Bienes y Servicios demandados por rea de Calidad se detallan las sub categoras que se asocian
a esta rea.
Tabla 3.7 Bienes y Servicios demandados por rea de Calidad

Sub-familia
Descripcin
Ejemplos
Laboratorio
Servicios, materiales e insumos de

laboratorio
Anlisis, qumicos, instrumentos

laboratorio, etc.
Certificacin
Relacionados a certificaciones
Asesoras, mejoras, etc.
Control plagas
Servicios e insumos para de control

de plagas
Servicios control de plagas, repelentes,

etc.
Fuente: Elaboracin Propia
22
rea de Proyectos
El rea de Proyectos est bajo el control del Gerente de Proyectos y Adquisiciones En la Tabla
3.8 Bienes y Servicios demandados por rea de Proyectos se detalla la categora que se asocia a
esta rea y sus requerimientos.
Tabla 3.8 Bienes y Servicios demandados por rea de Proyectos

Sub-familia
Descripcin
Inversiones relacionadas a cada
proyecto
Proyectos
Ejemplos
Bienes y servicios relacionadas a cada
proyecto (Generalmente Relacionados a
Construccin)
rea Mantencin
El rea de Mantencin y Operaciones est bajo el control del Gerente de Operaciones. En la
Tabla 3.9 Bienes y Servicios demandados por rea de Mantencin se detallan las sub categoras
que se asocian al rea de Mantencin y sus requerimientos.
Tabla 3.9 Bienes y Servicios demandados por rea de Mantencin.

Sub-familia
Descripcin
Ejemplos
Herramientas
Herramientas de taller
Soldadoras, llaves, galleteros, taladros,

etc.
Materiales y
Consumibles
Materiales genricos utilizados en

taller.
Planchas de acero, caeras, cables,

pernos, pintura, lubricantes, filtros,
soldadura, gases, etc.
Servicios
Servicios externos contratados
Rectificacin, maestranza, montajes

electromecnicos, etc.
Repuestos
Repuestos asociados a equipos

especficos.
Rodamientos, empaquetaduras, piezas.
23
rea Operaciones
En la Tabla 3.10 Bienes y Servicios demandados por rea de Operacin se detallan las sub
categoras que se asocian al rea Operaciones y sus requerimientos.
Tabla 3.10 Bienes y Servicios demandados por rea de Operacin

Sub-familia
Descripcin
Ejemplos
Art. Oficina y
Aseo
Artculos de oficina y aseo (oficinas y

fbrica)
Tner impresoras, papel,

archivadores, toallas, jabones, etc.
Insumos
Operacionales
Insumos asociados a produccin y

operaciones
Sacos, qumicos, consumibles, etc.
Inversiones
Inversiones de bajo monto realizadas

directamente por operaciones
Estructuras, reparaciones, equipos.
S. Bsicos
Servicios bsicos
Energa, agua, gas, petrleo, etc.
EPP
Elementos de Proteccin Personal
Cascos, zapatos, arneses, guantes,

lentes, etc.
3.4.2 Proveedores.
La seleccin de proveedores representa la funcin o responsabilidad ms importante del
departamento de Compras. La seleccin y evaluacin de proveedores constituye un rea de
decisin bsica dentro del proceso de compras. El Departamento de Compras debe ser capaz de
localizar fuentes de abastecimiento confiables.
De forma verbal y personal Gerencia comunica al alumno en prctica que los problemas que han
generado mayor repercusin en la empresa son de tipo legal que ha debido enfrentar con
Proveedores. En el rea de Proyectos donde se han realizado contratos con Proveedores de
Servicios de Construccin, Automatizacin, servicios de temporada (entre algunos) los
proveedores ejecutan sus funciones con mano de obra propia. Los problemas se manifiestan
cuando el proveedor no da cumplimiento legal a sus empleados, ya sea en trminos de salarios o
previsionales. Estas faltas por parte de los proveedores han repercutido de forma directa sobre la
empresa, quien ante la ley Chilena en caso de que el Proveedor no se haga responsable de sus
24
obligaciones salariales y previsionales OLEOTOP S.A. debe responder frente a la mano de obra
sub-contratada.
Adems en oportunidades los proveedores se han cesado sus obligaciones con la empresa
producto de la quiebra econmica de los Proveedores, quedando con trabajos inconclusos y pagos
a favor del proveedor.
3.4.3 Conclusiones Registro de Compras
Las reas antes mencionadas estn bajo la dependencia ya sea de algn gerente de rea o el
coordinador como es el caso del rea de calidad. Actualmente estas reas no estn siendo
controladas en su totalidad por sus superiores en temas de adquisiciones.
El registro de las compras realizadas por rea y sub- rea ofrece la oportunidad de buscar nuevos
proveedores dedicados al rubro del los bienes y servicios detallados anteriormente.
De acuerdo a registro de compras efectuadas en los meses de Noviembre-Diciembre de 2013 y
Enero-Febrero de 2014 la empresa trabaj con un nmero de 98 Proveedores.
La ausencia de un sistema de bsqueda y evaluacin de proveedores se refleja en la cantidad de
disconformidades obtenidas en las compras del da a da.
Es apropiado evaluar a los existentes proveedores y buscar nuevos. En cuanto al rea de
Proyectos que es donde la sub-contratacin de personal por parte de los Proveedores da la
oportunidad de generar conflictos legales se recomienda hacer un estudio de estos en cuanto a
aspectos Administrativos, Tcnicos y Econmicos de igual forma como se realiza en el sistema
pblico para evitar futuros problemas de cualquier tipo con estos.
3.5
Propuesta de Departamento de Compras Para Empresa OLEOTOP S.A.
La propuesta de Departamento de Compras para la Empresa OLEOTOP S.A. consta de 3 puntos.

Un manual de Compras, en el cual se definen los participantes, sus roles y responsabilidades, se
define procedimientos nicos a seguir con la finalidad de poder conseguir mayor control y
registro.
Se entrega una base de datos de proveedores y un formato de evaluaciones de estos, que permite
poder visualizar el desempeo entregado por cada uno de ellos y tomar decisiones segn los
resultados.
25
Se entrega un formato de licitacin propio de la Empresa OLEOTOP S.A. basado en la estructura

de licitaciones utilizada por el sistema pblico de la Republica de Chile.
3.5.1 Configuracin Departamento de Compras OLEOTOP S.A.
El modelo de Departamento de Compras propuesto para la empresa OLEOTOP S.A. tiene una
estructura de tipo centralizada, aprovechando los recursos tanto humano como software
proporcionados por la empresa para el desarrollo de las funciones de Adquisicin.
El modelo propuesto est conformado por un Gerente de Proyectos y Adquisiciones ms un
Asistente de Proyectos y Adquisiciones. En la Figura 3.2 Estructura Organizacional
Departamento de Compras se puede apreciar la distribucin que este presenta dentro de la
empresa.
Directorio
Gerente
Gerneral
Gerente de Proyectos
y Adquisicones
Asistente Proyecto y
Adquisiciones
Figura 3.2 Estructura Organizacional Departamento de Compras

Fuente: elaboracin Propia
3.5.2 Manual de Compras y Contratacin Empresa OLEOTOP S.A.

El Manual de Compras es uno de los elementos con el que debe contar toda empresa como
compendio formal de informacin. Se puede afirmar que es la gua oficial para la organizacin y
funcionamiento del rea de Compras. Es un compendio particular pues comprende a la
organizacin del rea de Compras as como la definicin de las operaciones de la misma.
Constituye una fuente formal y permanente de informacin y orientacin sobre la forma de
26
ejecutar una actividad determinada que permita la optimizacin del proceso adems de funcionar
como mecanismo de induccin y orientacin para el personal.
La funcionalidad del manual de Compras se manifiesta por los aspectos que comprende, cuya
finalidad consiste en elevar la eficiencia de la operacin, al definir responsabilidades y facultades
de cada puesto, enmarcar acciones generales por medio de las polticas y al instruir respecto a las
operaciones a desarrollar, sirve adems de medio coordinador entre las diversas reas y de
consulta para resolver conflictos de operaciones de carcter rutinario relacionadas a las
actividades del Departamento.
El presente Manual de Compras tiene el propsito de servir como un instrumento de apoyo en el

funcionamiento del Departamento de Compras en la empresa OLEOTOP S.A., al describir en
forma sencilla, objetiva, ordenada, secuencial y estandarizada las funciones a realizar el personal
encargado de Compras.
1. Objetivo
Establecer una metodologa que seale en forma sistemtica la realizacin de actividades en el
Departamento de Compras con el fin de ayudar a facilitar las funciones de adquisicin.
Toda compra que se realice de forma distinta a la descrita en este manual no ser pagada al
proveedor y ser netamente responsabilidad de quien la realice justificando la situacin para
evaluar el correspondiente pago al Proveedor.
2. Alcance
Este procedimiento se establece para dar cumplimiento a las actividades propias del
Departamento de Compras de la empresa OLEOTOP S.A. y poder conseguir control sobre estas.
3. Responsables
3.1
Gerente de Adquisicin y Proyectos: Es el responsable de exigir que las funciones propias
del Departamento de Compras se realicen segn lo aqu descrito.

Adems debe controlar la adquisicin de bienes y contratacin de servicios realizados a nombre
de le empresa.
3.2 Asistente de Adquisicin y Proyectos: Es el Responsable de ejecutar la adquisicin de bienes
y contratacin de servicios necesarios para asegurar el normal funcionamiento de la empresa.
Rigindose por la metodologa descrita en este manual.
27
Funciones bsica del Asistente de Adquisiciones:

1. Procurar y adquirir oportunamente a nombre de la empresa, los mejores trminos de precio,
calidad y servicio, los materiales, equipo y refacciones necesarias, para la operacin de la
empresa de acuerdo a las polticas y procedimientos aqu establecidos.
2. Negociar con proveedores las mejores condiciones de pago, asumiendo que son mejor opcin
todas aquellas que permitan pago a crdito por mayor cantidad de das sin recargo al valor neto,
preferentemente igual o mayor a 30 das, esto otorgando mayor liquides a la empresa.
3. Mantener Actualizada base de datos de Proveedores OLEOTOP S.A.
Funciones especfica del Asistente de Adquisiciones:
1. Cotizar y seleccionar al proveedor que ms beneficie a la empresa.
2. Cancelar pedidos, previa autorizacin de la unidad, cuando la situacin lo amerite y se pueda
conseguir otro Proveedor.
3. Mantener informado al Gerente de Adquisicin y Proyectos de todos los movimientos
mediante reportes.
4. Coordinar la labor del departamento de Compras en relacin a los dems departamentos de la
empresa.
5. Desarrollar cualquier funcin o actividad que el Gerente de Adquisicin y Proyectos le asigne.
6. Informar al Gerente de Adquisicin y Proyectos sobre las modificaciones en precios de los
pedidos, para tomar decisiones en conjunto.
Polticas
Cotizar mnimo con dos proveedores.
Que exista la necesidad de comprar, eliminando compras sin justificacin.
Para aquellas compras repetitivas negociar con proveedores para conseguir beneficios en
la transaccin.
Invariablemente se debern elaborar cuadros comparativos para decidir el pedido.
Estar al tanto de la atencin y servicio de los proveedores para calificarlos.
Tener cuando menos tres proveedores que abastezcan un articulo, con el objeto de poder
recurrir a ellos en caso de inhabilitamiento de alguno.
3.5.2.1 Procedimiento Adquisicin de Bienes

A continuacin se presenta el procedimiento nico que se debe realizar en le Empresa OLEOTOP
S.A. por parte de sus empleados para poder satisfacer la necesidad de un producto.
28
El procedimiento se inicia desde el momento en que un usuario solicita al Departamento de

Adquisiciones la compra de un Bien. El Procedimiento a seguir se describe en la Figura3.3
Circuito Compras Productos.
Asistente
Abastecimiento
INICIO
Circuito Compra Productos

Gte. General/
Gerente
Director Ejecutivo
Abastecimiento
Gerente rea
GG + DE
Autorizan
Confirma
Necesidad
Recepciona
solicitud
No
Cotiza
Analiza y
Selecciona
Proveedor
Si
Aprueba
No
No
Rechaza
Compra
Rechaza
Compra
Proveedor
Bodega
Recepciona
OC (1)
Recepciona
OC(2)
Despacha
Requerimiento
Recepciona y
Comprara
Requerimientos
Si
GG o DE
Autoriza
Rechaza
Compra
SI
Conforme
No
> L3
No
Rechaza
Compra
Avisa al
Proveedor
Si
Autorizacin
SC
VB Factura/
Gua Despacho
> L2
< L3
< L1
Si
Crea OC (2)
(1)
Enva Factura Y
OC a Asistente
de Compras
Reune Firmas
(2)
en OC(s) y
enva (1)
Recepciona
OC + Factura
FIN
Figura 3.3 Circuito Compras Productos

Descripcin del Proceso de Compra.
Recepcin Solicitud: Es el medio por el cual se solicita al Departamento de Compras la
adquisicin de materiales, partes, implementos, segn sea el caso, se puede efectuar de forma
29
personal, va telfono o correo electrnico. Es recomendable en este caso, que la descripcin de

los materiales requeridos se haga con la mayor claridad posible y en forma minuciosa, para evitar
confusiones al momento de solicitar las cotizaciones con los proveedores.
Confirma Necesidad: El Gerente de rea recibe la Solicitud Interna generada por el
Usuario, ya sea de forma impresa o va correo electrnico. Si el Gerente de rea no confirma la

necesidad del Bien se finaliza y se cierra el proceso. Si El Gerente de rea confirma la necesidad
se puede continuar con el procedimiento.
Cotiza: El Asistente de Adquisiciones una vez recibida la autorizacin del Gerente de
rea procede a cotizar el Bien faltante. Debe a lo mnimo consultar con dos Proveedores.
Analiza y Selecciona Proveedor: Una vez recepcionada las cotizaciones, el Asistente de
Adquisiciones debe analizar las propuestas del Proveedor y en funcin de esto seleccionar el ms
apropiado.
Autorizacin Segn Cuanta: Una vez seleccionado el Proveedor el Asistente de
Adquisiciones debe solicitar Autorizacin de Compra segn el valor neto del Bien. Las
Autorizaciones que debe solicitar segn el Valor se detallan en Tabla 3.11 Autorizacin Segn
Cuanta (SC).
Tabla 3.11 Autorizacin Segn Cuanta (SC)

rea
Operacin y
Mantencin
Calidad
Proyectos
Nivel
Monto
Autorizacin
L1
< $500.000
Gte. Operacin + Gte. Proyecto y Adquisiciones.
L2
< $3.000.000
Gte. Operacin + Gte. Proyecto y Adq. + Gte. Gral. Dir. Ej.
L3
> $3.000.000
Gte. Operacin + Gte. Proyecto y Adq.+ Gte. Gral. + Dir. Ej.
L1
< $300.000
Jefe de Calidad + Gte. Proyecto y Adquisiciones.
L2
< $1.500.000
Jefe de Calidad + Gte. Proyecto y Adq.+ Gte. Gral. Dir. Ej.
L3
>$1.500.000
Jefe de Calidad + Gte. Proyecto y Adq.+ Gte. Gral. + Dir. Ej.
L1
< $500.000
Gte. Proyecto y Adquisiciones.
L2
< $3.000.000
Gte. Proyecto y Adquisiciones. + Dir. Ej.
L3
> $3.000.000
Gte. Proyecto y Adq.+ Gte. Gral. + Dir. Ej.
30
Crear rdenes de Compra: Una vez que el asistente ha conseguido las autorizaciones
correspondientes puede proceder a crear la Orden de Compra. Esto lo realiza a travs del
software SAP Business One, imprimiendo dos copias. Completando la informacin que en la
Orden de Compra se solicita de acuerdo a condiciones pactadas con el Proveedor. Formato Orden
de Compra OLEOTOP S.A. disponible en Anexo A.
Rene Firmas en rdenes de Compra y Enva: La Orden de Compra como mnimo
debe llevar las firmas del Gerente de rea y Gerente de Adquisiciones. Ejercicio que debe
realizar el Asistente de Adquisiciones y una vez reunidas las enva una copia al Jefe de Bodega y
Otra al Proveedor. La copia enviada al proveedor debe llevar anexada los Trminos y
Condiciones de compra de la Empresa OLEOTOP S.A., disponibles en este manual.
Gerente General + Director Ejecutivo Autorizan: Para continuar con el procedimiento
y en el caso que corresponda, Ambos, el Gerente General y Director Ejecutivo deben autorizar la
compra del Bien. Si estos rechazan la solicitud se termina y cierra el procedimiento.
Gerente General o Director Ejecutivo: Para continuar con el procedimiento y en el caso
que corresponda, el Gerente General o el Director Ejecutivo deben autorizar la compra del Bien.
Si se rechaza la solicitud se termina y cierra el procedimiento.
Aprueba: El Gerente de Adquisiciones confirma o rechaza la solicitud de compra, si
Recepcin Orden de Compra (1): El Proveedor recepciona la Orden de Compra que ha
emitido el Cliente.
Despacha Requerimiento: Enva los requerimientos solicitado en la Orden de Compra.
Recepcin Orden de Compra (2): El Jefe de Bodega recepciona Orden de Compra (2) y
la archiva hasta el momento de recepcin del Bien que enva el Proveedor.
Recepciona y Compara Requerimientos: El Jefe de Bodega recibe los Bienes enviados
por el proveedor y compara los requerimientos con lo estipulado en la orden de Compra.
Conforme: Si el Proveedor no ha entregado lo descrito en la Orden de Compra o presenta
imperfecciones el Jefe de Bodega debe informar al Proveedor lo sucedido para que subsane. Si el
Proveedor ha entregado de forma correcta lo solicitado se puede seguir con el procedimiento.
Avisa al Proveedor: Si el Proveedor no ha entregado lo solicitado en la Orden de
Compra o el Jefe de Bodega detecta algn incumplimiento de los requisitos debe informar al
Proveedor para que este subsane la situacin. En caso que el Proveedor vuelva a incumplir en lo
31
solicitado el Jefe de Bodega tiene la capacidad de anular por completo la compra con dicho
Proveedor
Visto Bueno Factura Gua de Despacho: Segn el documento que acompae el envo
del Bien el Jefe de Bodega debe dar el Visto Bueno con Timbre Encargado Bodega Oleotop
como se aprecia en Figura 3.4 Timbre Encargado Bodega Agrotop
Figura 3.4 Timbre Encargado Bodega Oleotop

Enva Factura y OC al Asistente de Compras: El Jefe de Bodega adjunta a la Factura la
Orden de Compra (2) y las enva al Asistente de Compra.
Recepciona Orden de Compra y Factura: El Asistente de Compras Recepciona la
Orden de Compra y Factura. Con esto se cierra el Proceso de Compra.

3.5.2.2 Trminos y condiciones de compra de bienes empresa OLEOTOP S.A.
1.
DEFINICIONES: Este contrato se acuerda entre el proveedor (referido en adelante como
"PROVEEDOR") y la Empresa OLEOTOP S.A. designados en la Orden de Compra. Juntos, el

PROVEEDOR y OLEOTOP S.A. se denominan las partes. Los productos que sern
suministrados por el PROVEEDOR a OLEOTOP S.A. sern llamados de aqu en adelante como
los Bienes.
32
2.
BASES: Esta Orden de Compra sustituye todos los dems acuerdos, orales o escritos,
entre las partes y constituye el acuerdo completo y el entendimiento entre las Partes. No sern de
aplicacin trminos y condiciones alternativas o documentos similares emitidos por el
PROVEEDOR, salvo cuando se haya acordado por escrito por las partes y haya sido firmado
como confirmacin por parte de OLEOTOP S.A.
3.
PRECIOS: El precio de los Bienes aqu especificados deben ser interpretados como
precios fijos durante todo el periodo de validez de la Orden de Compra. Los precios unitarios slo
podrn ser modificados de comn acuerdo entre las Partes lo que quedar registrado por escrito.
El Precio Total as como el Precio Unitario corresponden a Precios Netos, es decir no incluyen
IVA. El Precio Total deber ser facturado en pesos chilenos, equivalentes al precio segn el tipo
de cambio publicado por el Banco Central de Chile correspondiente a la fecha de emisin de la
factura.
4.
ENVO Y CONDICIONES DE ENTREGA: El PROVEEDOR enviar/entregar los
Bienes de acuerdo con las instrucciones y las especificaciones establecidas en esta Orden de
Compra. Cuando los Bienes no sean enviados/entregados de acuerdo con las instrucciones y las
especificaciones descritas en la Orden de Compra el PROVEEDOR ser responsable de los
gastos adicionales en los que haya incurrido OLEOTOP S.A. como consecuencia del
incumplimiento del PROVEEDOR ante tales instrucciones y/o especificaciones. El embalaje
necesario y el tipo de transporte estarn estipulados en la Orden de Compra. Segn esto, en caso
de producirse cualquier dao producto de un embalaje inadecuado, los Bienes debern ser
reemplazados por el PROVEEDOR en el menor tiempo posible a su entero costo incluido los
costos de transporte.
5.
INSPECCIN: La sola recepcin por parte de OLEOTOP S.A. de los Bienes no podr ser
invocada como aceptacin final de los mismos, los que quedarn sujetos a revisin posterior.
OLEOTOP S.A. se reserva el derecho de inspeccionar los Bienes en la Fecha de Entrega o
despus de esta. Si OLEOTOP S.A. solicita el reemplazo de los Bienes, el PROVEEDOR debe
reemplazar o enmendar de forma oportuna los Bienes defectuosos. Si el PROVEEDOR entrega a
tiempo el reemplazo de los Bienes, OLEOTOP S.A. puede solicitar los servicios de un tercero y
cobrarle el costo de estos al PROVEEDOR y finalizar esta Orden de Compra. Cualquier
inspeccin u otra accin llevada a cabo por OLEOTOP S.A. bajo esta seccin no debe afectar las
33
obligaciones del PROVEEDOR bajo la Orden de Compra y OLEOTOP S.A. tendr el derecho de
inspeccionar los Bienes nuevamente luego de las medidas correctivas tomadas por el
PROVEEDOR.
6.
GARANTAS: El Proveedor le garantiza a OLEOTOP S.A. que por un perodo
(estipulado en la Orden de Compra) desde la Fecha de Entrega, todos los Bienes: (a) sern nuevos
y no tendrn defectos en la fabricacin, material y diseo; (b) sern conformes a las
especificaciones correspondientes; (c) sern aptos para su propsito y funcionarn como estaba
previsto; (d) estarn libres de todo gravamen, inters de seguridad y otros impedimentos; y (e) no
incumplirn o malversarn los derechos de propiedad intelectual de un tercero. Estas garantas
perduran cualquier entrega, inspeccin, conformidad o pago. Estas garantas son acumulativas.
Cualquier legislacin de lmites aplicable se ejecuta desde la fecha del descubrimiento de un
incumplimiento por parte de OLEOTOP S.A. Si OLEOTOP S.A. notifica al PROVEEDOR del
incumplimiento, el PROVEEDOR debe por su propia cuenta y costo, reemplazar o reparar de
inmediato los Bienes que no cumplan con lo especificado.
7.
CAMBIO O CANCELACIN DE RDENES DE COMPRA: OLEOTOP S.A. puede,
por escrito, realizar cambios en cualquier Orden de Compra, relativos a un ajuste equitativo del
precio, calendario de entrega u otros. Cualquier variacin o adicional por parte del PROVEEDOR
a los tems de la Orden de Compra debern ser previamente autorizado por OLEOTOP S.A. y
registrado por escrito.
8.
OLEOTOP S.A., a su entera discrecin y en cualquier momento puede rechazar una parte
o la totalidad de la Orden de Compra si este determina que los Bienes son defectuosos o que no
cumplen con lo especificado, no estando por ello sujeto a ningn recargo ni a ningn otro tipo de
penalizacin econmica.
9.
FACTURAS Y CONDICIONES DE PAGO: OLEOTOP S.A. pagar al PROVEEDOR la
cantidad especificada en la Orden de Compra. El PROVEEDOR deber emitir facturas en las que
se incluya el nmero de la Orden de Compra, la descripcin de los Bienes, la cantidad, el precio
por unidad, las cantidades totales y cualquier otro tipo de informacin solicitada por OLEOTOP
S.A. Todas las facturas correctamente enviadas y sobre las que OLEOTOP S.A. no haya
manifestado disconformidad, se pagarn segn la modalidad descrita en la Orden de Compra a
34
contar desde la recepcin de la factura por parte de OLEOTOP S.A. o de la fecha de recepcin de
los Bienes, la que sea posterior, (en adelante, la Fecha de pago). OLEOTOP S.A. se reserva el
derecho a realizar cambios en caso de que haya errores, envo de menores cantidades, defectos en
los productos, disconformidad con los Bienes o cualquier otro tipo de fallo atribuible al
PROVEEDOR y que resulte en el incumplimiento de alguno de los requisitos estipulados en la
Orden de Compra. A menos que OLEOTOP S.A. le solicite lo contrario, las facturas debern (a)
presentarse por separado para cada entrega y cubrir no ms de una orden de compra.
10.
Cuando el pago se efecte en ms de una oportunidad, segn acuerdo entre las partes y
estipulado en la Orden de Compra, estos debern ser registrados segn Formato Estados de Pago.
Disponible en Anexo B.
11.
PLAZO DE ENTREGA E INCUMPLIMIENTO: En caso de que la entrega de los Bienes
total o parcial se extienda sobre el plazo acordado entre las partes y estipulado en la Orden de
Compra, debido a circunstancias atribuibles al PROVEEDOR, se sancionar al PROVEEDOR
descontando por da de retraso el .% del precio especificado en la Orden de Compra, hasta un
mximo del ..% del total del Valor de la Orden de Compra. En caso que la sancin por da de
retraso supere el ..% del valor de la Orden de Compra. Se dar fin al acuerdo entre OLEOTOP
S.A. y el PROVEEDOR sin derecho a indemnizacin alguna para el Proveedor.
12.
DURACIN, CADUCIDAD, DISPOSICIONES FINALES: Este pedido de compra
expirar, cuando el PROVEEDOR ha completado la entrega de los Bienes y OLEOTOP S.A.

haya pagado el precio de la Orden de Compra en su totalidad. Sin embargo, los derechos y
obligaciones de las Partes, que por disposicin expresa o por la naturaleza se extiendan ms all
de la expiracin, sobrevivirn a la expiracin del presente (como las garantas, la
confidencialidad, el derecho y la solucin de controversias, etc.). Cualquier notificacin entre las
Partes podr ser por correo, entrega personal, por fax, correo electrnico o medio electrnico
similar. La fecha del servicio ser la fecha, en que se reciba la notificacin. Todos estos mtodos
de notificacin se consideran por escrito.
13.
PROPIEDAD: El Proveedor garantiza que al momento de entrega los Bienes, OLEOTOP
S.A. recibe el ttulo de propiedad de los mismos y que los recibe libres de defectos, gravmenes,
35
limitaciones de uso, as como que los bienes y servicios se encuentran libres de violaciones a
cualquier patente, derecho de autor o marca y de reclamos de terceros.
14.
INTEGRIDAD: Esta Orden de Compra sustituye todos los dems acuerdos, orales o
escritos, entre las partes. Esta Orden de Compra constituye el acuerdo completo y el
entendimiento entre las Partes en la materia.
15.
FIRMAS: Esta orden de compra se ha ejecutado en dos copias idnticas, una para
OLEOTOP S.A. y otra para el PROVEEDOR, por los representantes autorizados de las Partes, en
el lugar y en la fecha especificada en la Orden de Compra.
3.5.2.3 Procedimiento Adquisicin de Servicios
A continuacin se presenta el procedimiento nico que se debe realizar en le Empresa OLEOTOP
S.A. por parte de sus empleados para poder satisfacer la necesidad de un servicio.
El procedimiento se inicia desde el momento en que un usuario solicita al Departamento de
Compras la contratacin de un Servicio. En Figura 3.5 Circuito Contratacin de Servicios se
aprecian los pasos a seguir para esta actividad.
Antes de contratar con un Proveedor se recomienda solicitar y evaluar la informacin abajo
detallada, para fines de asegurar la confiabilidad del Proveedor.
Antecedentes Administrativos:
a) Informacin bsica del oferente, Razn Social, Rut, Direccin, Telefono, E-mail,
Contactos, etc.
b) Certificado de DICOM o Boletn Comercial que indique que el oferente no tiene
documentos morosos a la fecha.
c) Certificado de Antecedentes laborales y previsionales emitido por La Inspeccin del
trabajo.
d) En el caso de que el oferente sea una persona jurdica, Certificado de Vigencia de la
Sociedad.
36
Asistente
Abastecimiento
Gerente rea
Circuito Contratacin Servicios

Gte. General/
Gerente
Director Ejecutivo Abastecimiento
Usuario
Proveedor
Recepciona
Servicio
Recepciona
OC
Conforme
Despacha
Requerimiento
INICIO
GG + DE
Autorizan
Confirma
Necesidad
Recepciona
Solictud
No
Cotiza
Si
Analiza y
Selecciona
Proveedor
Aprueba
No
No
Rechaza
Compra
Rechaza
Compra
GG o DE
Autoriza
Rechaza
Compra
Si
SI
No
Si
Si
> L3
Rechaza
Compra
Autorizacin
SC
Comunica al
Proveedor
VB Factura/
Gua Despacho
> L2
< L3
< L1
Crea
OC
Enva Factura y
OC a Asistente
de Compras
Si
Rene Firmas
en OC y enva
Recepciona
OC + Factura
FIN
Figura 3.5 Circuito Contratacin de Servicios

Fuente: Elaboracin Propia.
Descripcin del Proceso contratacin de Servicios.
Recepciona Solicitud: Es el medio por el cual se solicita al Departamento de Compras la
adquisicin de un servicio. Se puede efectuar de forma personal, va telfono o correo

electrnico. Es recomendable en este caso, que la descripcin del servicio requerido se haga con
la mayor claridad posible y en forma minuciosa, para evitar confusiones al momento de solicitar
las cotizaciones con los proveedores.
37
Confirma Necesidad: El Gerente de rea recibe la Solicitud Interna generada por el
Usuario, ya sea de forma impresa o va correo electrnico. Si el Gerente de rea no confirma la

necesidad del Bien se finaliza y se cierra el proceso. Si El Gerente de rea confirma la necesidad
se puede continuar con el procedimiento.
Cotiza: El Asistente de Adquisiciones una vez recibida la autorizacin del Gerente de
rea procede a cotizar el Bien faltante. Debe a lo mnimo consultar con tres Vendedores.
Analiza y Selecciona Proveedor: Una vez recepcionada las cotizaciones el Asistente de
Adquisiciones debe analizar las propuestas del Vendedor y en funcin de esto seleccionar el ms
apropiado.
Autorizacin Segn Cuanta: El Asistente de Adquisiciones debe solicitar Autorizacin
de Compra segn el valor neto del Bien. Las Autorizaciones que debe solicitar segn el Valor se
detallan en Tabla 3.11 Autorizacin Segn Cuanta (SC).
Crear rdenes de Compra: Una vez que el asistente a conseguido las autorizaciones
correspondientes puede proceder a crear la Orden de Compra. Esto lo realiza a travs del
software SAP Business One.
Rene Firmas en rdenes de Compra: La Orden de Compra como mnimo debe llevar
las firmas del Gerente de rea y Gerente de Adquisiciones. Ejercicio que debe realizar el
Asistente de Adquisiciones y una vez reunidas las firmas enva OC al Proveedor. La Orden de
Compra enviada al Proveedor debe llevar anexado los trminos y condiciones de contratacin de
servicios empresa OLEOTOP S.A. disponible en este manual.
Gerente General + Director Ejecutivo Autorizan: Para continuar con el procedimiento
y en el caso que corresponda, Ambos, el Gerente General y Director Ejecutivo deben autorizar la
compra del Bien. Si estos rechazan la solicitud se termina y cierra el procedimiento.
Gerente General o Director Ejecutivo: Para continuar con el procedimiento y en el caso
que corresponda, el Gerente General o el Director Ejecutivo deben autorizar la compra del Bien.
Si se rechaza la solicitud se termina y cierra el procedimiento.
Aprueba: El Gerente de Adquisiciones confirma o rechaza la solicitud de compra, si
Recepcin Orden de Compra: El Proveedor recepciona la Orden de Compra que ha
emitido el Cliente.
Despacha Requerimiento: Enva a Cliente los requerimientos solicitado en la Orden de
Compra.
38
Recepciona Servicio: El Usuario recepiona el servicio realizado por el proveedor y
compara los requerimientos con lo estipulado.
Conforme: Si el Proveedor no ha entregado lo descrito en la Orden de Compra el Usuario
debe informar al Proveedor lo sucedido. Si el Proveedor ha entregado de forma correcta lo

solicitado se puede seguir con el procedimiento.
Comunica al Proveedor: Si el Proveedor no ha entregado lo solicitado en la Orden de
Compra o el Usuario detecta algn incumplimiento de los requisitos debe informar al Proveedor
para que este subsane la situacin. En caso que el Proveedor vuelva a incumplir en lo solicitado
Usuario tiene la capacidad de anular por completo la compra con dicho Proveedor y avisar de la
situacin al Departamento de Compras.
Visto Bueno Factura Gua de Despacho: Segn el documento que acompae la
prestacin del servicio, factura, el Usuario debe dar el Visto Bueno incorporando sus datos en
este.
Enva Factura y OC al Asistente de Compras: El Usuario adjunta a la Factura la Orden
de Compra y las enva al Asistente de Compra.
Recepciona Orden de Compra y Factura: El Asistente de Compras Recepciona la
Orden de Compra y Factura. Con esto se cierra el Proceso de Compra.

3.5.2.4 Trminos y condiciones de contratacin de servicios empresa OLEOTOP S.A.
1.
DEFINICIONES: Este contrato se acuerda entre el proveedor (referido en adelante como
"PROVEEDOR") y la Empresa OLEOTOP S.A. designados en la Orden de Compra. Juntos, el

PROVEEDOR y OLEOTOP S.A. se denominan las partes. Los servicios que sern
suministrados por el PROVEEDOR a OLEOTOP S.A. sern llamados de aqu en adelante como
los Bienes.
2.
BASES: Esta Orden de Compra sustituye todos los dems acuerdos, orales o escritos,
entre las partes y constituye el acuerdo completo y el entendimiento entre las Partes. No sern de
aplicacin trminos y condiciones alternativas o documentos similares emitidos por el
PROVEEDOR, salvo cuando se haya acordado por escrito por las partes y haya sido firmado
como confirmacin por parte de OLEOTOP S.A..
3.
PRECIOS: El precio de los Bienes aqu especificados deben ser interpretados como
precios fijos durante todo el periodo de validez de la Orden de Compra. Los precios unitarios slo
39
podrn ser modificados de comn acuerdo entre las Partes lo que quedar registrado por escrito.
El Precio Total as como el Precio Unitario corresponden a Precios Netos, es decir no incluyen
IVA. El Precio Total deber ser facturado en pesos chilenos, equivalentes al precio segn el tipo
de cambio publicado por el Banco Central de Chile correspondiente a la fecha de emisin de la
factura.
4.
EJECUCIN: Las actividades que el PROVEEDOR realice para cumplir con los Bienes
pactados debern ser coordinadas previamente con OLEOTOP S.A. para no irrumpir en las
actividades propias de OLEOTOP S.A.
Al finalizar y entregar los Servicios el Proveedor deber normalizar, reparar o reemplazar
cualquier propiedad real o personal que pertenezca a OLEOTOP S.A. y que el PROVEEDOR,
sus representantes o empleados daen, destruyan o desechen al llevar a cabo como resultado de
esta Orden de Compra.
5.
INSPECCIN: La sola recepcin por parte de OLEOTOP S.A. de los Bienes no podr ser
invocada como aceptacin final de los mismos, los que quedarn sujetos a revisin posterior.
OLEOTOP S.A. se reserva el derecho de inspeccionar los Bienes en la Fecha de Entrega o
despus de esta. Si OLEOTOP S.A. solicita el reemplazo de los Bienes, el PROVEEDOR debe
reemplazar o enmendar de forma oportuna los Bienes defectuosos. Si el PROVEEDOR no
enmienda o entrega a tiempo el reemplazo de los Bienes, OLEOTOP S.A. puede solicitar los
servicios de un tercero y cobrarle el costo de estos al PROVEEDOR y finalizar esta Orden de
Compra. Cualquier inspeccin u otra accin llevada a cabo por OLEOTOP S.A. bajo esta seccin
no debe afectar las obligaciones del PROVEEDOR bajo la Orden de Compra y OLEOTOP S.A.
tendr el derecho de inspeccionar la Orden de Compra nuevamente luego de las medidas
correctivas tomadas por el PROVEEDOR.
6.
GARANTAS: El PROVEEDOR le garantiza a OLEOTOP S.A. que todos los Bienes o
Productos provistos con los Bienes: (a) sern nuevos y no tendrn defectos en la fabricacin,
material y diseo; (b) sern conformes a las especificaciones correspondientes; (c) sern aptos
para su propsito y funcionarn como estaba previsto; (d) estarn libres de todo gravamen, inters
de seguridad y otros impedimentos; y (e) no incumplirn o malversarn los derechos de
propiedad intelectual de un tercero. Estas garantas perduran cualquier entrega, inspeccin,
conformidad o pago. Estas garantas son acumulativas. Cualquier legislacin de lmites aplicable
40
se ejecuta desde la fecha del descubrimiento de un incumplimiento. Si OLEOTOP S.A. notifica al

PROVEEDOR del incumplimiento total o parcial de la Orden de Compra, el PROVEEDOR debe
por su propia cuenta y costo reemplazar o enmendar de inmediato los Bienes o Productos
provistos con los Bienes que no cumplan con lo especificado.
7.
FACTURAS Y CONDICIONES DE PAGO: OLEOTOP S.A. pagar al PROVEEDOR la
cantidad especificada en la Orden de Compra. El PROVEEDOR deber emitir facturas en las que
se incluya el nmero de la Orden de Compra, la descripcin de los Bienes, la cantidad, el precio
por unidad, las cantidades totales y cualquier otro tipo de informacin solicitada por OLEOTOP
S.A. Todas las facturas correctamente enviadas y sobre las que OLEOTOP S.A. no haya
manifestado disconformidad, se pagarn segn la modalidad descrita en la Orden de Compra a
contar desde la recepcin de la factura por parte de OLEOTOP S.A. o de la fecha de recepcin de
los Bienes, la que sea posterior, (en adelante, la Fecha de pago). OLEOTOP S.A. se reserva el
derecho a realizar cambios en caso de que haya errores, envo de menores cantidades, defectos en
los productos, disconformidad con los Bienes o cualquier otro tipo de fallo atribuible al
PROVEEDOR y que resulte en el incumplimiento de alguno de los requisitos estipulados en la
Orden de Compra. A menos que OLEOTOP S.A. le solicite lo contrario, las facturas debern ()
presentarse por separado para cada entrega y cubrir no ms de una orden de compra.
Cuando el pago se efecte en ms de una oportunidad, segn
acuerdo entre las partes y
estipulado en la Orden de Compra, estos debern ser registrados segn formato Estados de Pago.
Disponible en Anexo B.
8.
PLAZO DE ENTREGA E INCUMPLIMIENTO: En caso de que la entrega de los Bienes
total o parcial se extienda sobre el plazo acordado entre las partes y estipulado en la Orden de
Compra, debido a circunstancias atribuibles al PROVEEDOR, se sancionar al PROVEEDOR
descontando por da de retraso el .% del precio especificado en la Orden de Compra, hasta un
mximo del ..% del total del Valor de la Orden de Compra. En caso que la sancin por da de
retraso supere el ..% del valor de la Orden de Compra. Se dar fin al acuerdo entre OLEOTOP
S.A. y el PROVEEDOR sin derecho a indemnizacin alguna para el Proveedor.
9.
CAMBIO O CANCELACIN DE RDENES DE COMPRA: OLEOTOP S.A. puede,
por escrito, realizar cambios en cualquier Orden de Compra, relativos a un ajuste equitativo del
precio, calendario de entrega u otros. Cualquier variacin o adicional por parte del PROVEEDOR
41
a los tems de la Orden de Compra debern ser previamente autorizado por OLEOTOP S.A. y
registrado por escrito. OLEOTOP S.A., a su entera discrecin y en cualquier momento puede
rechazar una parte o la totalidad de la Orden de Compra si este determina que los Bienes son
defectuosos o que no cumplen con lo especificado, no estando por ello sujeto a ningn recargo ni
a ningn otro tipo de penalizacin econmica.
10.
DURACIN, CADUCIDAD, DISPOSICIONES FINALES: Este pedido de compra
expirar, cuando el PROVEEDOR ha completado la entrega de los Bienes y OLEOTOP S.A.

haya pagado el precio de la Orden de Compra en su totalidad. Sin embargo, los derechos y
obligaciones de las Partes, que por disposicin expresa o por la naturaleza se extiendan ms all
de la expiracin, sobrevivirn a la expiracin del presente (como las garantas, la
confidencialidad, el derecho y la solucin de controversias, etc.). Cualquier notificacin entre las
Partes podr ser por correo, entrega personal, por fax, correo electrnico o medio electrnico
similar. La fecha del servicio ser la fecha, en que se reciba la notificacin. Todos estos mtodos
de notificacin se consideran por escrito.
11.
SERVICIOS: Todo PROVEEDOR responsable de proporcionar los Bienes se presenta a
s mismo como calificado y apto para realizarlos. El PROVEEDOR es responsable de suministrar

los materiales, equipos y maquinarias necesarios para el cumplimiento de los Bienes dispuestos
en la Orden de Compra.
12.
CESIN Y SUBCONTRATACIN: El PROVEEDOR no podr ceder ni subcontratar
total o parcialmente la ejecucin de la Orden de Compra sin la previa autorizacin escrita de

OLEOTOP S.A. El PROVEEDOR asume plena responsabilidad por las acciones y omisiones de
sus subcontratistas y de las personas empleadas por l mismo. El PROVEEDOR ser responsable
de llegar a un acuerdo con cada subcontratista sobre la parte de la obra que se le requerir que
realice. OLEOTOP S.A. no asume ningn tipo de responsabilidad por ninguna reclamacin
judicial efectuada por cualquiera de dichos subcontratistas implicados en la ejecucin de los
Servicios estipulados en la Orden de Compra.
13.
SOMETIMIENTO A POLTICAS GENERALES DE LA EMPRESA: Los Bienes se
prestarn de conformidad con las polticas y procedimientos generales establecidos por la

empresa OLEOTOP S.A., los cuales declara conocer y aceptar el PROVEEDOR. OLEOTOP
42
S.A. podr modificar estos procedimientos, con la periodicidad que considere conveniente, de
acuerdo con sus polticas generales, y as lo acepta de manera expresa el PROVEEDOR y
renuncia a cualquier reclamacin por tales modificaciones.
14.
RESPONSABILIDAD LABORAL: Vista la naturaleza del presente instrumento no existe
ninguna relacin laboral entre OLEOTOP S.A. y el PROVEEDOR y su personal. As mismo

ambas partes acuerdan que el personal que utilice el PROVEEDOR para el cumplimiento del
presente instrumento ser personal expresamente contratado por el PROVEEDOR y dado que
este ltimo cuenta con elementos propios suficientes para cumplir con las obligaciones que se
deriven de la relacin laboral con su personal, el PROVEEDOR ser el nico responsable de
cualquier obligacin laboral derivada de la relacin existente con su personal, tales como pago de
salarios, indemnizaciones, riesgos profesionales, accidentes y dems prestaciones y obligaciones
que se contemplan, por lo que OLEOTOP S.A. no podr ser considerado como Empleador
Sustituto. El PROVEEDOR se obliga a mantener indemne a OLEOTOP S.A. de cualquier
demanda, reclamacin y/o indemnizacin que hiciere su personal y/o cualquier autoridad en
contra de esta ltima, debiendo adems indemnizar a OLEOTOP S.A. por los gastos que tuviere
que realizar OLEOTOP S.A. para la tramitacin de conflictos laborales.
15.
DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD: Cuando se trate de servicios o trabajos a
realizarse por parte del PROVEEDOR dentro de las instalaciones de OLEOTOP S.A. o de un
cliente de este ltimo, el PROVEEDOR se obliga a que su personal siga las medidas de seguridad
implementadas por OLEOTOP S.A. en sus instalaciones , as como a seguir cualquier otra
recomendacin que le hiciere OLEOTOP S.A. para el mejor cumplimiento de la prestacin de los
servicios, asumiendo el PROVEEDOR toda la responsabilidad, tanto frente a OLEOTOP S.A.
como a su personal, que se genere en caso de algn accidente que sufra su propio personal, dentro
de las instalaciones de OLEOTOP S.A. En caso de que la naturaleza del trabajo lo requiera el
PROVEEDOR proporcionar todos los aditamentos de seguridad necesarios para ejecutar
cualquier funcin o trabajo como lo son: Lentes de seguridad, zapatos de seguridad, cascos y
cualquier otro aditamento que OLEOTOP S.A. considere como necesario, adems documentos
legales.
16.
CONFIDENCIALIDAD: El PROVEEDOR se compromete a no divulgar a terceros y a no
utilizar, en provecho propio o de terceros, toda y cualquier informacin, ya sea especificaciones

43
tcnicas, dibujos, planos, datos, contactos u otros documentos suministrados por OLEOTOP S.A.
al PROVEEDOR con la finalidad de dar cumplimiento a los Bienes de la Orden de Compra.
El deber de confidencialidad contina incluso despus de la terminacin o la conclusin de la
presente Orden de Compra.
17.
PROPIEDAD: El Proveedor garantiza que al momento de entrega los Bienes, OLEOTOP
S.A. recibe el ttulo de propiedad de los mismos y que los recibe libres de defectos, gravmenes,
limitaciones de uso, as como que los bienes y servicios se encuentran libres de violaciones a
cualquier patente, derecho de autor o marca y de reclamos de terceros.
18.
INTEGRIDAD: Esta Orden de Compra sustituye todos los dems acuerdos, orales o
escritos, entre las partes. Esta Orden de Compra constituye el acuerdo completo y el
entendimiento entre las Partes en la materia.
19.
FIRMAS: Esta orden de compra se ha ejecutado en dos copias idnticas, una para
OLEOTOP S.A. y otra para el PROVEEDOR, por los representantes autorizados de las Partes, en
el lugar y en la fecha especificada en la Orden de Compra.
3.5.2.5 Procedimiento Pago Proveedores
Descripcin pago a proveedores, si bien esta es una actividad que no realiza el Departamento de
Compras se describe en este manual con la intencin de dar buen trmino a los lazos de
negociacin que se realice con Proveedores y es responsabilidad del Departamento de Compras
verificar el pago de estos. En figura 3.6 Circuito Pago Proveedores, se describe el procedimiento
que se debe seguir.
44
Circuito Pago Proveedores

Asistente de
Compras
Inicio
Contabilidad/
Tesorera
Pagador
Autoriza
Crea
Cheque
Firma
Cheque
No
No
Si
Rechaza
Pago
Rechaza
Pago
Gerente rea
Autoriza
Inicia
Proceso
Autorizacin
Pago
Gerente
Abastecimiento
Si
Fin
Proceso
Autorizaciones
corresponden
No
Registra en
Planilla
Compras
Si
Si
Enva
Factura y OC
Autorizadas
Figura 3.6 Circuito Pago Proveedores

Inicia Proceso Autorizacin Pago: El Asistente de Compras comienza la autorizacin de pago

de facturas segn la cuanta correspondiente. Estas autorizaciones deben ser la firma y timbre de
quienes corresponda o en su defecto algn correo electrnico que autorice el pago de esta.
Autorizaciones G. Abastecimiento, G. rea: Gerentes de Abastecimiento y rea deben

autorizar el pago de facturas, siempre y cuando anteriormente hubiesen autorizado la adquisicin
del Bien o Servicio.
Registra en Planilla Compras: El Asistente de Adquisiciones debe registrar en Planilla de
Compras. Ver Figura 3.7 Planilla Registro Compras
45

Planilla Registro Compras OLEOTOP S.A.
N
Proveedor
N OC
Fecha OC
N Factura
Fecha
Factura
Detalle
Neto
rea
Sub-rea
1
2
3
4
5
6
7
Figura 3.7 Planilla Registro Compras

Enva Facturas y OC Autorizadas: Las Facturas y OC autorizadas son enviadas al

Departamento de Finanzas.
Autorizaciones Correspondientes: El Departamento de Finanzas debe corroborar la
autorizacin de los documentos. Debe verificar autorizacin de la Orden de Compra, Recepcin
conforme en factura por parte de quien corresponda, autorizacin de pago de la Factura por parte
de Gerente de rea y Gerente de Abastecimiento, idealmente debiese acompaarse de la
cotizacin emitida por el proveedor. La correcta entrega de los documentos solicitados permite
mantener un control y registro apropiado de las compras.
Crea Cheques: Si los documentos solicitados son los que corresponden el Departamento de
Finanzas procede a crear el Cheque. Las fechas de pago sern en funcin a lo descrito en la
Orden de Compra.
Firma Cheques: El Pagador es quien tiene la facultad de firmar el cheque, este queda disponible
para retiro en las Oficinas de la casa matriz o es depositado segn lo acordado con el Proveedor.
3.5.2.6 Definicin de conceptos y siglas
Cotizacin: Procedimiento o mtodo utilizado para solicitar directamente a proveedores,
ofertas de precio para la compra de bienes o servicios.
Proveedor: Cualquier persona, firma o empresa que provea o pueda proveer bienes,
suministros o servicios que se requieran.
Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de
productos o servicios, y que est asociado a una orden de compra.
Gua de Despacho: Documento tributario, de registro interno, utilizado para trasladar
mercadera fuera de la bodega hacia otros lugares de la institucin

46
Siglas: Para los efectos del presente instrumento, las siglas que se indican anteriormente
tienen los significados descritos en Tabla 3.12 Siglas Departamento Compras OLEOTOP S.A.
Tabla 3.12 Siglas Departamento Compras OLEOTOP S.A.

Sigla
Concepto
GG
Gerente General
DE
Director Ejecutivo
VB
Visto Bueno
SC
Segn Cuanta
OC
Orden de Compra
3.5.3 Proveedores Empresa OLEOTOP S.A.

Para el rea proveedores se disea una base de datos actualizada y un sistema de evaluacin de
estos mismos.
3.5.3.1 Base de Datos Proveedores
La finalidad de esta base de datos es poder ampliar el mercado oferente permitiendo a la empresa
poder optar a mayores y mejores opciones de comercio. Adems entrega mayor seguridad de
abastecimiento.
La base de datos actualizada contiene un total de 164 proveedores, disponible en una planilla del
Software Microsoft Excel, con el formato que se aprecia en la Figura 3.8 Proveedores OLEOTOP
S.A., este formato permite que la bsqueda de proveedores para un bien o servicio especfico sea
fcil y rpida.
47

Razn Social
Inamet S.A.
Probotem
Dijar
Ing. Manteel
Molinstec
Nieto
Fexsa
Atlas Copco
Cat
Ducasse
RUT
96.770.920-4
77.349.180-1
78.114.430-8
11.552.031-8
77.498.380-5
77.052.100-9
76.448.800-8
76.914.400-5
91489.000-4
76.046.809-6
Direccin
Barros Arana 0382, Temuco
Lote 2.-A ex Hijuela Km 683
Av. Caupolican 110, Temuco
Roque Escarpa 370, Temuco
Colo Colo 1151, Concepcin
aenn Torrealba 15557, San Bernardo
Panmericana Sur 5440, Temuco
Parque industrial Ejercito 1954, Santiago
Avenida las Rejas Norte 113, Santiago
Gral. Mackenna 186, Temuco
Telefono
Calidad Inversiones
45- 221477
x
45- 920370
45-215533
8-9725975
x
41-285130
x
8-8573843
x
45- 743737
2-224500
x
2-205600
45-235601
Mantencin Operaciones
x
x
x
x
x
x
Figura 3.8 Proveedores OLEOTOP S.A.

3.5.3.2 Evaluacin Proveedores OLEOTOP S.A.

Alcance: Optimizar los servicios y suministros que presentan personas jurdicas o naturales
(Proveedor) a la empresa OLEOTOP S.A. y a su vez informarles como lo estn haciendo, en qu
deben mejorar y por qu razn en un momento dado dejaran de formar parte del registro de
Proveedores de la Empresa.
La bsqueda y evaluacin de Proveedores est bajo responsabilidad del Asistente de Proyectos y
Abastecimiento.
Para evaluar Proveedores se utiliza el modelo que se aprecia en la Figura 3.9 Sistema evaluacin
Proveedores Empresa OELOTOP S.A. En el recuadro Multiplicador 0-10 el evaluador debe
decidir sobre la importancia que dar a cada uno de los criterios evaluados. Se presente este
formato como modelo inicial, siendo responsabilidad del Departamento de Compras decidir qu
criterios evaluar, pudiendo modificarlo para tipo de productos o proveedores.
48
Evaluacin Proveedores Empresa OLEOTOP S.A.

Razn Social Proveedor:
rea:
Rut Proveedor:
Fecha Evaluacin:
PRECIO
Puntaje PLAZO DE ENTREGA Puntaje CANTIDAD
Puntaje
Segn lo
Igual o inferior a la
Cumple lo
programado o
fecha acordada
solicitado o ms del
hasta un 10%
25
25 90%
25
de desviacin
Incremento
de
Entre 0 -15 das
Cumple entre el
entre 10% posterior a la fecha

75% - 89% de lo
20% de lo
acordada
acordado
20
20
20
acordado
Incremento de
Entre 16-30 das
Cumple entre el
entre 21% posterior a la fecha

40% - 74% de lo
25% de lo
acordada
acordado
15
15
15
acordado
Incremento
Mas de 30 das
Cumple menos del

superior al
posterior a la fecha
40% de lo
25% de lo
acordada
acordado
10
10
10
acordado
Multiplicador 0-10
Multiplicador 0-10
Multiplicador 0-10
DESPACHO Puntaje
Entrega a
domicilio
(SI)
10
Multiplicador 0-10
Puntaje Total
Comentarios:
Figura 3.9 Sistema evaluacin Proveedores Empresa OELOTOP S.A.

Queda a eleccin de los evaluadores la seleccin de los puntos crticos a analizar, en modelo
propuesto se mencionan precio, tiempo de entrega, cantidad y despacho. Utilizar mismos criterios
para realizar comparacin entre proveedores.
La calidad del desempeo entregado por el Proveedor ser evaluada segn percepcin del
Asistente de Adquisiciones, quien debe trabajar conjuntamente con los consumidores del Bien o
Servicio entregado.
Este instrumento de medicin del desempeo percibido por la empresa permite al Asistente de
Proyectos y Abastecimiento poder tomar decisiones al momento de elegir el proveedor
apropiado para el bien o servicio que se requiere.
49
3.5.4 Sistema Licitacin Empresa OLEOTOP S.A.

La finalidad de este sistema de licitacin es poder conseguir del mercado a los proveedores
apropiados y confiables para satisfacer las necesidades que demande la empresa, asegurando que
los Oferentes cumplen las condiciones de apto.
Por otra parte el sistema de licitacin ofrece un mtodo de eleccin transparente ya que para estos
fines se presenta un comit de licitacin conformado por, Gerente de Proyectos y Adquisiciones,
Representante del directorio Ejecutivo y el Gerente General, quienes en conjunto son
responsables de las decisiones de eleccin.
El sistema de licitaciones de la empresa est diseado para el rea de proyectos que contempla
servicios de reparacin, ampliacin y/o nuevas construcciones, automatizacin montajes
elctricos, servicios de control de plagas, entre los ms comunes.
El sistema de licitacin por una parte permite poder comparar las propuestas presentadas por los
Oferentes y as elegir trabajar con quien ms se adecu a las condiciones buscadas por la
Empresa. Permite verificar la confiabilidad de un Oferente antes de decidir trabajar con l, ya que
se consideran como requisitos mnimos a presentar las condiciones Administrativas, Tcnicas y
Econmicas de estos, de igual forma como se solicita en el sistema de licitaciones pblicas de la
Republica de Chile.
Las siguientes bases administrativas para el proceso de licitacin deben ir acompaadas con las
Especificaciones Tcnicas del servicio que se solicita.
3.5.4.1 Formato Licitacin Empresa OLEOTOP S.A.
BASES ADMINISTRATIVAS
NOMBRE GENRICO DEL SERVICIO
Por
intermedio
del
presente
Documento
la
Empresa
OLEOTOP
S.A.
invita
para participar del proceso de

licitacin privada para NOMBRE GENRICO DEL SERVICIO descrito en el documento
Especificaciones Tcnicas.
Para ser partcipe del proceso de seleccin, el Oferente debe hacer entrega de la Documentacin
aqu solicitada y entendindose que a la hora de presentar una propuesta el Oferente est en
acuerdo con las condiciones expuestas por OLEOTOP S.A. en este documento.
50
Las ofertas deben ser enviadas al Gerente de Proyectos y Adquisiciones, Rodrigo Olavarrieta
Soto, al correo electrnico rolavarrieta@empresasagrotop.cl., con copia al representante del
Directorio Ejecutivo de la Empresa, Karina Von Baer, kvbaer@empresasagrotop.cl y al Gerente
General, Alex Strodthoff Simunovic, astrodthoff@empresasagrotop.cl.
El asunto del correo electrnico debe ser Propuesta licitacin Nombre Genrico del Servicio
El plazo mximo de recepcin de las ofertas es el da. del mes
de del ao., hasta las ...... : horas.
1. Antecedentes Bsicos del Organismo Demandante

Razn Social
OLEOTOP S.A.
R.U.T.
99.565.090-8
Direccin
RUTA 5 SUR 2735, PADRE LAS CASAS
Comuna
PADRE LAS CASAS
Direccin en que se
entrega el Bien o
Servicio
2. Datos del Contacto para este servicio

Nombre completo
Cargo
Telfono
E-mail
3. Antecedentes Administrativos
Nombre
de
la NOMBRE GENRICO DEL SERVICIO
51
Adquisicin
Descripcin
Breve
Moneda
Peso Chileno
4. Instrucciones para Presentaciones de Ofertas

Contratante
La empresa OLEOTOP S.A., Domiciliada en ruta 5 Sur 2735, Padre Las Casas, requiere contratar
el(la) NOMBRE GENRICO DEL SERVICIO
Requisitos para los Oferentes
Para que OLEOTOP S.A. pueda hacer valida una oferta, el oferente deber incorporar
informacin de tipo Administrativa, Tcnica y Econmica, las que se especifican a continuacin:
Antecedentes Administrativos a presentar:
a) Informacin bsica del oferente, Razn Social, Rut, Direccin, Telefono, E-mail,
Contactos, etc.
b) Certificado de DICOM o Boletn Comercial que indique que el oferente no tiene
c) Certificado de Antecedentes laborales y previsionales emitido por La Inspeccin del
trabajo.
d) En el caso de que el oferente sea una persona jurdica, Certificado de Vigencia de la
Sociedad.
Antecedentes Tcnicos a presentar:
La Oferta Tcnica debe ajustarse a lo establecido en el informe proporcionado por OLEOTOP
S.A., Antecedentes Tcnicos Del Proyecto, ya sea arquitectura, instalaciones, contenidos en los
planos y Especificaciones Tcnicas.
El oferente deber presentar una oferta tcnica del desarrollo del Servicio detallando:
a) Currculum de la Empresa: Los proponentes debern acreditar la experiencia en los
servicios solicitados mediante un Currculum de la empresa mencionando experiencia en
m2 por parte de la empresa en trabajos similares a los sealados en el presente proyecto.
52
detallando obra, ao, descripcin de la obra y mandante.

b) Programa de Trabajo: El programa de trabajo debe describir con detalle suficiente los
trabajos abordados y el tiempo a utilizar en el trabajo de manera tal que permita identificar
la magnitud y complejidad de ellos. Se debe incluir:
Procedimiento detallado de implementacin y trabajo.
Procedimiento de higiene y seguridad.
Personal considerado.
Equipos considerados.
Insumos considerados.
c) Carta Gantt: Para la ejecucin del Servicio se deben considerar los plazos parciales en
todas las partidas relevantes, las que deben ser propuestas idealmente en una Carta Gantt.
Antecedentes Econmicos a presentar:
a) La cotizacin se deber presentar en moneda nacional, pesos Chilenos, considerando el
Valor Neto del Servicio (sin impuestos).
b) Cotizacin detallada por tem.
c) El Presupuesto detallado por partidas deber ser llenado en conformidad a lo que en l se
indica. En l se debe considerar unidad, cantidad, precio unitario, subtotal, subtotal neto,
I.V.A. y precio total de la propuesta con impuesto incluido.
d) Anlisis de precios unitarios de todas las partidas, donde se visualice claramente
materiales, maquinaria, equipos, mano de obra, segn corresponda.
e) El oferente deber utilizar el tem Otras partidas, si estima que existe alguna omisin en
el presupuesto detallado o cuando a su juicio sea necesaria la ejecucin de alguna obra
para la buena terminacin de los trabajos. En estos casos, se deber considerar la obra en
forma global, acompaando un detalle de las distintas obras consideradas, como anexo.
Requerimientos y Otras Clusulas.
a) Acreditacin de cumplimiento de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social
(saldos insolutos):
El oferente debe acreditar que no registra saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de
53
seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los ltimos 2
aos. (Certificado actualizado de la Inspeccin del Trabajo).
b) Duracin del Servicio:
El plazo de ejecucin del Servicio, ser de
das corridos, plazo contado desde la fecha de
Adjudicacin del Servicio.

c) Multas:
Se aplicar una multa diaria del
% del valor del contrato, por da de atraso en el trmino del
Servicio. El valor total acumulado de las multas por atraso, no deber exceder del
valor del Servicio. En caso de excederse del
% del
% sealado, OLEOTOP S.A. podr poner trmino
anticipado al Servicio, sin derecho a indemnizacin alguna para el Proveedor.

d) Informes Mensuales:
El oferente deber presentar mensualmente un certificado de la Inspeccin del Trabajo, que
acredite que no existen deudas previsionales con sus trabajadores durante el plazo de duracin del
trabajo.
e) Forma de Pago:
Los pagos respectivos sern contra trabajo efectuado, pagados a das desde la fecha de
facturacin, previa presentacin del (o los) Informe(s) Tcnico(s) correspondiente(s) al (o los)
trabajo(s) efectuado(s), recepcionado (s) y segn conformidad por parte de OLEOTOP S.A.
f) Modificacin de los Servicios:
En casos justificados y por necesidades de OLEOTOP S.A., los Servicios podrn ser modificados
tanto en aumento de las cantidades contratadas como en disminuciones de las mismas, lo anterior
no contempla indemnizaciones producto de las modificaciones requeridas. Estas variaciones de
obras cuando signifiquen aumentos en el presupuesto contratado se cancelarn como Estados de
Pago independientes, al final de la ejecucin de los trabajos una vez realizada la Recepcin
Provisoria, contra V B del ente autorizado por OLEOTOP S.A.
g) Recepcin de los Servicios:
La Supervisin de la Obra ser efectuada por personal de OLEOTOP S.A. Todas las instrucciones
se darn por escrito y se dejar constancia en el Libro de Inspeccin de la Obra que deber
mantenerse en el recinto de los trabajos.
54
h) Trmino anticipado de los Servicios:

OLEOTOP S.A. podr poner trmino anticipado al servicio, si no se cumple con las
Especificaciones Tcnicas que rigen el Servicio. Si el Proponente adjudicado no desarrolla los
trabajos conforme al programa presentado o que el proponente ha incurrido en negligencia, lo que
traduce que la calidad del trabajo no corresponde a lo contratado.
i) Responsabilidad:
El Proponente a quin se le adjudique la propuesta, deber adoptar estrictas medidas de seguridad
durante la ejecucin de los trabajos, y ser de su responsabilidad cualquier accidente que sufra
cualquier persona de su dependencia, personal sub-contratado o tercero.
Se deja expresa constancia que el proveedor ser el nico responsable ante OLEOTOP S.A. por el
fiel cumplimiento de las Bases Administrativas y Especificaciones Tcnicas de este contrato.
Responsabilidades del Contratista
Obligaciones laborales: El Contratista suministrar la obra de mano, (debiendo cumplir las
correspondientes leyes sociales y leyes de subcontratacin), incluyendo los materiales, elementos
de trabajo y seguridad. Del mismo modo podr utilizar Sub-Contratistas, debidamente calificados
y aprobados por OLEOTOP S.A., pero asumiendo la responsabilidad total de lo que hagan o
ejecuten y de las obligaciones en que incurran frente a sus trabajadores y terceros.
El Contratista, en su calidad de empleador, ser responsable exclusivo del cumplimiento ntegro y
oportuno de las normas del Cdigo del Trabajo y leyes complementarias, leyes sociales de
previsin, de seguros de enfermedades profesionales, de accidentes del trabajo y dems
pertinentes respecto de todos y cada uno de los trabajadores.
En caso que al trmino de la obra, el Contratista mantenga pendiente de pago las obligaciones
descritas en el inciso anterior, OLEOTOP S.A. quedar facultado, desde ya, con cargo a los
dineros pendientes de pago, retenciones y/o garantas de fiel cumplimiento de contrato o buena
ejecucin y funcionamiento, para pagar directamente a las personas o instituciones que
corresponda. Lo anterior no constituye como empleador a OLEOTOP S.A. para ningn efecto
legal. Lo dispuesto precedentemente podr aplicarse una vez resuelto el contrato
administrativamente o liquidado por causas imputables al Contratista en forma anticipada.
55
Visita a Terreno:
Para la correcta evaluacin de lo solicitado en las Especificaciones Tcnicas, se autoriza y
recomienda realizar visita a terreno de reconocimiento e inspeccin de las instalaciones, ubicadas
en la direccin
OLEOTOP S.A. se reserva el derecho de eleccin del PROVEEDOR para la ejecucin del
servicio aqu solicitado.
Gerenten General
Alex Strodocok Simunovick
Gerente de Proyectos y
Adquisiciones
Rodrigo Olavarrieta Soto
56
CAPTULO 4
ANLISIS Y DISCUSIN
Captulo 4. Anlisis y Discusin
Captulo 4.
Anlisis y Discusin
El anlisis se har en funcin a los dos puntos que demanda mayor relevancia para la Gerencia y
que corresponde:
a) Control y Registro sobre las compras.
b) Trabajo con Proveedores Confiables.
4.1
Control y Registro de Compras
El mes de Febrero de 2014 se realiza una medicin del control sobre las compras realizadas bajo
el sistema propuesto en Manual de Compras y Contratacin Empresa OLEOTOP S.A.
Para medir el control se utiliza nuevamente la Ecuacin (3.1) que entrega el porcentaje de
compras correctamente realizadas sobre el total de compras en el periodo. En la Tabla 4.1
Compras Febrero 2014 OLEOTOP S.A. se detalla el resumen de compras realizadas.
Tabla 4.1 Compras Febrero 2014 OLEOTOP S.A.

rea
Sub- rea
Calidad
Calidad
Calidad
Inversiones
Mantencin
Mantencin
Laboratorio
Control plagas
Certificacin
Inversiones
Repuestos
Materiales y
Consumibles.
Servicios de
reparacin
Herramientas
Inversiones
Insumos
Operacionales.
Art. Oficina/Aseo
EPP
S. Bsicos
Mantencin
Mantencin
Operaciones
Operaciones
Operaciones
Operaciones
Operaciones
Total Mes
Facturas Facturas Compras

Sin OC
Con OC Autorizadas
0
4
4
0
4
4
0
0
0
0
16
16
5
12
12
7
11
11
Nmero de
Compras
4
4
16
17
18
11
2
4
3
4
5
18
4
5
18
6
9
21
2
3
4
28
4
6
4
97
4
6
4
97
6
9
4
125
Diseo de un Departamento de Compras para la Empresa OLEOTOP S.A.
57
Con esta informacin se realiza la medicin del control y se detalla en Tabla 4.2 Control compras
Febrero 2014.
Tabla 4.2 Control Compras Febrero 2014

rea
Calidad
Inversiones
Mantencin
Operaciones
Total General Mes
Control
100%
100%
69%
76%
78%
A continuacin se comparan los datos obtenidos antes y despus de probar el sistema propuesto.
Ver detalle en Tabla 4.3 Comparacin Datos. Los mese de Noviembre y Diciembre de 2013
corresponden a la situacin antigua.
Tabla 4.3 Comparacin Datos

% Control
rea
Noviembre
17%
Calidad
Diciembre
18%
Febrero
100%
Inversiones
39%
41%
100%
Mantencin
11%
15%
69%
Operaciones
7%
76%
Total Mes
14%
9%
18%
78%
Como se puede apreciar en la Tabla 4.3 Comparacin Datos, los resultados obtenidos en cuanto
al control que proporciona el modelo propuesto son favorables, ya que el porcentaje de control
(Noviembre y Diciembre de 2013) aument de 14% y 18% respectivamente a un 78% en el mes
de Febrero de 2104. Este valor puede seguir aumentando, ya que en el mes de Febrero an
58
existieron miembros de la empresa que realizaban compras sin apegarse a las polticas
propuestas.
En cuanto al registro, se entrega una planilla diseada en el software Microsoft Excel, la que
permite llevar un seguimiento de las compras tanto totales como parciales por periodos de
tiempo, reas y sub-reas. Detallando montos, proveedores, N de Orden de Compra y fechas.
Registro que antiguamente no se realizaba.
4.2
Estudio de Proveedores
El estudio de Proveedores se refiere a la evaluacin y bsqueda de nuevos proveedores

confiables.
Evaluacin Proveedores
En cuanto a la evaluacin de proveedores, utilizando el formato propuesto se realizan
evaluaciones de prueba para proveedores de una misma rea en el mes de Febrero (rea
Mantencin, Sub-rea Repuestos). Para tales efectos los valores de ponderacin se utiliz un
valor 10 para todos los criterios evaluados, precio, plazo de entrega, cantidad y despacho. Los
resultados se presentan en la Tabla 4.4 Evaluacin de Prueba.
Tabla 4.4 Evaluacin de Prueba

Proveedor
Ducasse
Ral Ernesto Zelaya
Dartel
ELECTROCOM S.A.
Comer. Hctor Navarrete
Vaporisa
Neftal Inostroza
Puntaje Obtenido
850
550
750
700
550
650
600
Si bien el formato de evaluacin propuesto no permite decidir de forma directa trabajar o no con
un proveedor determinado, si nos permite poder comparar con su competencia y decidir sobre el
que parezca ms apropiado, adems ofrece la oportunidad de identificar puntos dbiles en los
59
proveedores y solicitar oportunamente la mejora de estos o simplemente se elimina de las

opciones como proveedor, esto a criterio del Gerente de Adquisiciones y Proyectos.
Formato Licitacin
El formato de licitaciones propuesto busca garantizar que la seleccin de Proveedores sea ms
confiable en cuanto a la capacidad de respuesta y cumplimiento de las obligaciones que se
pudiesen contraer en la negociacin empresa-proveedor. Adems de ejecutar un proceso de
seleccin transparente ya que para esta actividad se requiere de la aprobacin del total de los
miembros del Comit de Licitacin.
Para evitar los problemas que se mencionan en el captulo 3, titulo 3.4.2 Proveedores, se propone
que a la hora de buscar proveedores se solicite y evale los antecedentes administrativos de estos:
Antecedentes Administrativos:
e) Informacin bsica del oferente, Razn Social, Rut, Direccin, Telefono, E-mail,
Contactos, etc.
f) Certificado de DICOM o Boletn Comercial que indique que el oferente no tiene
g) Certificado de Antecedentes laborales y previsionales emitido por La Inspeccin del
trabajo.
h) En el caso de que el oferente sea una persona jurdica, Certificado de Vigencia de la
Sociedad.
Estos antecedentes son los que solicita el sistema pblico para efectos de contratacin de
servicios y que permiten asegurar la estabilidad y confiabilidad de un proveedor.
60
CAPTULO 5
CONCLUSIONES
Captulo 5. Conclusiones
Captulo 5.
Conclusiones
En cuanto a la situacin actual de OLEOTOP S.A. en trminos de adquisicin y contratacin de

bienes y servicios, la empresa posee una actitud o poltica de trabajo bsica o poco trabajada. Los
mayores inconvenientes que se presentan son debido a la falta de atencin que han entregado al
tema. Por un lado se encuentran los problemas que se asocian directamente a la falta de control y
registro, y por otra parte estn los que se relacionan a los proveedores, ya sea por las
disconformidades vividas por la empresa por la falta de transparencia existente a la hora de
seleccionar un proveedor.
La actual forma en que se realizan las actividades vinculadas a compra se asocian a un
departamento descentralizado pero carente de entes responsables que ejecuten las funciones, lo
que conlleva a que se involucren demasiados participantes en los procesos, generando la prdida
del control que ameritan estas funciones. Adems la nula existencia de empleados destinados
netamente a estas actividades dificulta la labor, ms aun cuando no existen protocolos o polticas
definidas para estas actividades.
Por lo mismo la estructuracin de un departamento de compras para la empresa comienza por un
modelo centralizado, donde el nmero de involucrados y responsables es acotado.
El manual de compras presentado a la empresa define a los responsables de llevar a cabo estas
funciones, informa de los procedimientos que los responsables del departamento de compras
deben seguir. Los procedimientos han sido diseados de tal forma que su correcta aplicacin
entrega el registro y control que requieren este tipo de funciones.
La falta de estudio sobre los proveedores provoca que la empresa deba trabajar con bienes o
servicios insatisfactorios. Por lo mismo el sistema de evaluacin de proveedores propuesto a la
empresa otorga la oportunidad de poder medir el desempeo que estos estn brindando a
OLEOTOP S.A. y poder decidir sobre ellos ya sea informando sobre sus debilidades y trabajar en
las mejoras o simplemente ir excluyendo de la lista de proveedores disponibles para la empresa.
El sistema de licitacin diseado para OELOTOP S.A. permite por una parte poder conocer a los
oferentes antes de decidir trabajar o no con ellos, ya que dentro de los requisitos a presentar por
parte de los oferentes se solicitan aquellos que son de inters para la empresa y que antiguamente
han generado inconvenientes, especialmente aquellos puntos que tienen relacin con aspectos
61
Captulo 5. Conclusiones
administrativos, tcnicos y econmicos. En cuanto a la falta de transparencia que existe en la

eleccin de cierto tipo de proveedores el modelo de licitacin se presenta bajo el conocimiento de
un comit de licitaciones, quienes en su conjunto deben revisar las propuestas recibidas y
posteriormente decidir sobre alguna.
62
Bibliografa
Bibliografa
Anaya J. (2007). Logstica Integral: La gestin Operativa de la empresa. 3 Ed., ESIC editorial,
Madrid.
Chase R., Aquilano N., Jacobs R. (2009). Administracin de Operaciones: Produccin y Cadena
de Suministros. 12 Ed., McGraw-Hill Interamericana. Mxico.
Cruz L. (1999). Compras: Principios generales, 2 Ed., Compaa Editorial Continental,
Mxico.
Cruz L. (2007). Compras: Un Enfoque Estratgico.1 Ed., McGraw-Hill Interamericana.
Mxico.
Errasti A. (2012). Gestin de Compras en la Empresa. 1 Ed., Ediciones Pirmide. Espaa.
Heinritz S. (1962).Las compras: Principios y Aplicaciones.1 Ed., Ediciones Omega. Espaa.
Martnez E. (2007). Gestin de compras: Negociacin y estrategias de aprovisionamiento, 4
Ed., FC editorial, Espaa.
Mercado S. (2006). Compras Principios y Aplicaciones. 4 Ed., Limusa S.A., Mxico.
Gonzales, I., (1987). Compras y Almacenamiento (Aprovisionamiento). 1aEd., Editorial
Universidad estatal a distancia.
63
Bibliografa
Pginas web
Empresa OLEOTOP S.A., http://empresasagrotop.cl/es/unidad/oleotop. Visitada el 10 de febrero
de 2014
BCN Legislacin Chilena, Subcontratacin, http://www.bcn.cl/leyfacil/recurso/subcontratacion.
Visitada el 8 de febrero de 2014
BCN Legislacin Chilena, http://file:///C:/Users/Usuario/Downloads/ley_19886_01-03-2010.pdf.
Visitada el 15 de enero de 2014
Criterios de seleccin de proveedores, http://www.crecenegocios.com/criterios-de-seleccion-deproveedores. Visitada el 20 de enero de 2014.
64
Anexos
Anexo A Formato Orden de Compra OLEOTOP S.A.
Figura A1 Formato Original Orden de Compra OLEOTOP S.A. obtenida a travs de SAP
Business One.
65
Anexos
Anexo B Formato para el seguimiento de los Estados de Pago con Proveedores OLEOTOP S.A.
ESTADO DE PAGO N 1 de
Subcontratista
Contrato / Orden de Compra
Numero Proyecto
Estado de Pago N
Fecha
Monto Contrato/ Orden de Compra
:
:
:
:
:
: $1
HITOS DE PAGO
Descripcin
MONTO
ACUMULADO
OC CLP
CLP
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0,00
0%
MONTO EP
N FACTURA
ACTUAL CLP
0,00
0,00
COMENTARIOS:
Rodrigo Olavarrieta
Gte. de Proyectos
Oleotop S.A.
Subcontratista
Figura B1 Formato Estados de Pago
66
Anexos
Anexo C Registro de compras Noviembre - Diciembre 2013 y Enero-Febrero 2014

Tabla C1 Registro de compras Noviembre Diciembre 2013 y Enero-Febrero 2014
Proveedor
Fecha Factura
Detalle
Familia
Sub-Familia
DARTEL
05-11-2013 Luxmetro
Mantencin
Herramientas
DARTEL
06-11-2013 Art. Elctricos
Mantencin
Repuestos
SAPROSEM S.A.
SOC.FERRETERIA LA
OLLETA LTDA.
ELECTROCOM S.A.
04-11-2013 Actellic 50 CE
Operaciones
Insumos Oper.
11-11-2013 Varios
Mantencin
Materiales y Cons.
15-11-2013 Artculos electr.
Mantencin
Repuestos
TERESA VILLABLANCA
08-11-2013 Anticipo 50%
Inversiones
OTRB201307
PICARTE
16-11-2013 Bombas; Mangueras
Mantencin
Repuestos
DARTEL
SOC.FERRETERIA LA
OLLETA LTDA.
BERGEN
19-11-2013 Varios
Mantencin
Materiales y Cons.
15-11-2013 Soldadora
Mantencin
Herramientas
08-11-2013 Sensor
Mantencin
Repuestos
RODRIGO RUBI
18-11-2013 Casa Cuidador RB
Inversiones
OTRB201304
DARTEL
22-11-2013 Varios
Mantencin
Repuestos
RP INGENIERIA
SOC.FERRETERIA LA
OLLETA LTDA.
FRINDT S.A.
18-11-2013 Netlink pro compact
Operaciones
Art. Oficina/Aseo
23-11-2013 Tuercas
Mantencin
Materiales y Cons.
20-11-2013 Desbrozadora
Operaciones
Inversiones
FRINDT S.A.
SOC.FERRETERIA LA
OLLETA LTDA.
SOC.FERRETERIA LA
OLLETA LTDA.
SOLSERVICE
21-11-2013 Pintura, pala, carretilla
Mantencin
Herramientas
21-11-2013 Vlvula
Mantencin
Repuestos
21-11-2013 Carretilla
Mantencin
Herramientas
05-11-2013 Varios
Operaciones
Insumos Oper.
SAESA
06-11-2013 Electricidad
Operaciones
S. Basicos
AGUAS ARAUCANIAS
07-11-2013 Consumo agua potable
Operaciones
S. Basicos
FLORES
Operaciones
S. Basicos
Mantencin
Materiales y Cons.
PICARTE
15-11-2013 Diesel
Silicona, Lubricante,
25-11-2013
Tefln
25-11-2013 Cascos
Operaciones
EPP
PICARTE
21-11-2013 Cascos
Operaciones
EPP
MEMPHIS LTDA.
ESTRUCTURAS ELICEO
ORTIZ
ESTRUCTURAS ELICEO
ORTIZ
IMPRENTA MANSILLA
26-11-2013 Transporte Compresor
Inversiones
OTFR201313
25-11-2013 Fabricacin parrilla
Operaciones
Inversiones
25-11-2013 Fabricacin escalera
Operaciones
Inversiones
25-11-2013 Timbres
Operaciones
Art. Oficina/Aseo
PICARTE
26-11-2013 Botines
Operaciones
EPP
INDURA S.A.
25-11-2013 Discos desbastes
Mantencin
Materiales y Cons.
IDECC LTDA
07-11-2013 Servicio reparacin
Inversiones
OTFR201312
TERESA VILLABLANCA
21-11-2013 Oficinas Rio Bueno
Inversiones
OTRB201307
FRINDT S.A.
67
Anexos
MIN
18-11-2013 Esferas Goma
Operaciones
Insumos Oper.
FERIA REMEHUE
06-11-2013 Tubo colector
Inversiones
NEFTALIA INOSTROZA
14-11-2013 Fabri. Disco, rodillo
Mantencin
OTRB201302
Servicios
GARMENDIA
26-11-2013 Buzos, guantes, mascaras
Operaciones
EPP
PICARTE
28-11-2013 Guantes, Tapones
Operaciones
EPP
DUCASSE
27-11-2013 Vlvula
Mantencin
Repuestos
DARTEL
30-11-2013 Varios
Mantencin
SOLSERVICE
SOC.FERRETERIA LA
OLLETA LTDA.
MAGALY CACERES
26-11-2013 Escobillones
Operaciones
Repuestos
Art. Oficina/Aseo
28-11-2013 Portero elctrico
Mantencin
28-11-2013 Overol, jockey, poleras
Operaciones
Repuestos
EPP
GCL
27-11-2013 Anlisis qumico
Calidad
Laboratorio
GCL
27-11-2013 Anlisis qumico
Calidad
Laboratorio
JUAN MANRIQUEZ
06-11-2013 Viaje
Inversiones
OTRB201302
IGL
27-11-2013 Varios
Inversiones
OTRB201309
IGL
ESTRUCTURAS ELICEO
ORTIZ
AGROINTEGRA
27-11-2013 Varios
Inversiones
OTRB201309
02-12-2013 Modificacin caja salida
Inversiones
18-11-2013 Termino de trabajos
Inversiones
OTRB201306
AGROINTEGRA
18-11-2013 Trabajos adicionales
Inversiones
SOLSERVICE
29-11-2013 Toallas rollo
Operaciones
OTRB201306
Art. Oficina/Aseo
LEONEL MUOZ
28-11-2013 Control plagas
Calidad
Control plagas
LEONEL MUOZ
SOC.FERRETERIA LA
OLLETA LTDA.
DARTEL
Calidad
Control plagas
02-12-2013 Materiales varios
Mantencin
Materiales y Cons.
22-11-2013 Guarda motor
Mantencin
DARTEL
28-11-2013 Varios
Operaciones
Repuestos
Insumos Oper.
BERGEN
27-11-2013 Sensor
Mantencin
Repuestos
GILDEMESISTER
ALEJANDRA
FUCHSLOCHER
DARTEL
27-11-2013 Sellos, Reparaciones
Mantencin
Repuestos
02-12-2013 Fabr.Mangueras
Mantencin
Mantencin
Repuestos
DARTEL
03-12-2013 Prensas est
Mantencin
Repuestos
FRINDT S.A.
03-12-2013 Planchas OSB
Inversiones
DARTEL
SOC.FERRETERIA LA
OLLETA LTDA.
SOC.FERRETERIA LA
OLLETA LTDA.
FRINDT S.A.
04-12-2013 Conduit, cajas..
Mantencin
OTFR201311
Materiales y Cons.
Mantencin
Materiales y Cons.
Mantencin
Materiales y Cons.
Mantencin
Materiales y Cons.
FRINDT S.A.
03-12-2013 Broca, ACC, llave
Mantencin
Herramientas
GARMENDIA
03-12-2013 Cascos, arns, botines..
Operaciones
EPP
DARTEL
03-12-2013 Contactor, int moldeado

Rodamientos, retenes,
02-12-2013
cadenas
29-11-2013 Manguera
Mantencin
Repuestos
DUCASSE
ARGANDOA
Mantencin
Mantencin
OTFR201311
Servicios
Repuestos
Repuestos
68
Anexos
ENILDA FIGUEROA
27-11-2013 Pizarra Acrlica
Operaciones
Art. Oficina/Aseo
RESTAURANT MC TIKE
SOC.FERRETERIA LA
OLLETA LTDA.
FRINDT S.A.
PEDRO ANGEL
CABRERA
30-11-2013 13 colaciones
Operaciones
Insumos Oper.
Mantencin
Materiales y Cons.
06-12-2013 Monoblock lavaplato
Mantencin
Servicios
04-12-2013 Reposicin extintores
Operaciones
EPP
LATIN ALLIANCE
05-12-2013
FRINDT S.A.
Cierre mecanico. Eje

bomba,
05-12-2013 Planchas OSB
JUAN PEREZ
PROMIN LTDA.
Mantencin
Repuestos
Inversiones
OTFR201311
05-12-2013 Madera
Inversiones
OTFR201311
Inversiones
OTFR201311
PROBOTEM
05-12-2013 6 paos carpa

Termometro proteccin
04-12-2013
canastillo
05-12-2013 Sacos
Operaciones
Repuestos
Insumos Oper.
AGRICOLA JAKOB
12-11-2013 Arriendo manipulador
Mantencin
Servicios
AGRICOLA JAKOB
03-12-2013 Arriendo manipulador
Mantencin
Servicios
PLASTIGEN
04-12-2013 Cortina PVC 2mm
Inversiones
PROBOTEM
Operaciones
OTFR201311
Insumos Oper.
Mantencin
Herramientas
GOMAC
29-11-2013 Sacos
Materiales y
27-11-2013
herramientas
27-11-2013 Correas de transmicin
Mantencin
SODIMAC
19-11-2013 Alargadores
Mantencin
Repuestos
Herramientas
LUIS AGERO
27-11-2013 Correa industrial
Mantencin
CARLOS BARRIENTOS
27-11-2013 Llave punta, Brocas
Mantencin
Repuestos
Herramientas
FERRETERIA ROBLE
22-11-2013 Materiales
Mantencin
Materiales y Cons.
DUCASSE
ALEJANDRA
FUCHSLOCHER
ARGANDOA
09-12-2013 Correas
Mantencin
Repuestos
Mantencin
Servicios
09-12-2013 Correas
Mantencin
Repuestos
GARMENDIA
03-12-2013 Seguridad
Servicio mantencin
26-11-2013
preventiva
05-12-2013 Suministro materiales
Operaciones
EPP
Inversiones
OTRB201307
11-12-2013 Anticipo obra
Inversiones
OTFR201309
06-12-2013 Trabajos varios
Inversiones
BERGEN
FERRETERIA ROBLE
ERWIN ULLOA
TERESA VILLABLANCA
TOMAS PINCHEIRA
ESTRUCTURAS ELICEO
ORTIZ
Mantencin
Operaciones
Inversiones
OTFR201311
FRINDT S.A.
Reparacin cerrador
12-12-2013
sacos
11-12-2013 2 Tambores de 230 Lts.
NEFTALIA INOSTROZA
12-12-2013 Fabricacin poleas
Mantencin
Servicios
COMERCIAL SUR
SOC.FERRETERIA LA
OLLETA LTDA.
ARGANDOA
12-12-2013 Grasa
Mantencin
Materiales y Cons.
10-12-2013 Aspiradora domestica
Mantencin
Herramientas
11-12-2013 Manguera
Mantencin
FEDERICO TREAPP
ALEJANDRA
FUCHSLOCHER
06-12-2013 Pensin
Mantencin
Repuestos
Servicios
Mantencin
Servicios
PROBOTEM
Mantencin
Servicios
Operaciones
Insumos Oper.
69
Anexos
HOTEL BAYERN
24-12-2013 Servicio Hotel
Inversiones
OTFR201309
TOMAS PINCHEIRA
VICTOR MANUEL RIFO
SANDOVAL
ELECTRONICA GEMPP
VICTOR MANUEL RIFO
SANDOVAL
VICTOR MANUEL RIFO
SANDOVAL
SISTEMAS ELECTRICOS
Y COMPUTACIONALES
IDECC LTDA
DOMINGO BLAS
ARACENA PEREZ
MACA SERVICIOS
SISTEMAS ELECTRICOS
Y COMPUTACIONALES
IDECC LTDA
SISTEMAS ELECTRICOS
Y COMPUTACIONALES
IDECC LTDA
PATRICIA GUTIERREZ
17-12-2013 Saldo restante
Inversiones
OTFR201309
18-12-2013 Trabajos varios
Operaciones
14-12-2013 Fuentes
Instalacin tuberia aire
18-12-2013
acondiconado
Instalacin tuberia aire
18-12-2013
acondiconado
Mantencin
11-12-2013 Asistencia tecnica
Inversiones
GILDEMESISTER
FABRICACIONES
METALICAS
CONTAINERLAND
LTDA.
SOC.COM.E
IMPORT.OLIMEN LTDA
INDURA S.A.
SOC.FERRETERIA LA
OLLETA LTDA.
MASOL LTDA.
Operaciones
Operaciones
Inversiones
Materiales y Cons.
Inversiones
Inversiones
OTRB201312
Instalacin tubos
drenajes
30-11-2013 Servicio mov. Tierras
26-11-2013
11-12-2013
Suministro y montaje
elec.
Inversiones
Inversiones
OTRB201302
OTRB201302
Inversiones
OTFR201317
11-12-2013 Asistencia tecnica
Mantencin
Servicios
29-11-2013 Rollos Lamas

Electroventiladores,
13-11-2013
materiales.
Inversiones
OTFR201311
17-12-2013
Fabricacin bao
containers
Mantencin
Repuestos
Inversiones
OTRB201307
24-12-2013 Repuestos varios
Mantencin
30-12-2013 Electrodos, tugsteno
Mantencin
19-12-2013 Varios
Mantencin
19-12-2013 Varios
Cable, coplas, enchufes,
03-12-2013
soportes
19-12-2013 Botines seguridad
Operaciones
Operaciones
EPP
19-12-2013 Zapatillas
Mano de obra cerradra
18-12-2013
sacos
19-12-2013 Maxis
Operaciones
EPP
mantencin
Servicios
operaciones
Insumos Oper.
IMPRENTA MANSILLA
RAUL ERNESTO
ZELAYA
SOC.FERRETERIA LA
OLLETA LTDA.
RAUL ERNESTO
ZELAYA
ALEX ARAVENA
18-12-2013 Timbre
operaciones
Art. Oficina/Aseo
03-12-2013 Embobinado
Mantencin
24-12-2013 50 balde concreto
Mantencin
24-12-2013 Embobinados
Mantencin
26-12-2013 Fabricacin ventanas
Inversiones
ATLAS COPCO
26-11-2013 Compresor
Inversiones
OTRB201307
OTFR201313
REXEL CHILE
03-12-2013 Lmparas, tubos,
Inversiones
OTFR201311
REXEL CHILE
PICARTE
PICARTE
PROBOTEM
PROBOTEM
Mantencin
Repuestos
Materiales y Cons.
Materiales y Cons.
Art. Oficina/Aseo
Materiales y Cons.
Servicios
Materiales y Cons.
Servicios
70
Anexos
proyectores
SAPROSEM S.A.
SANTA ISABEL SELLOS
SEGURIDAD
DARTEL
10-12-2013 Touchdown
Calidad
20-12-2013 Sellos
Operaciones
05-12-2013 Conectores, Flexibles
Mantencin
Materiales y Cons.
ARGANDOA
23-12-2013 Sellos
Mantencin
Repuestos
MILAN FABJONOVIC
23-12-2013 Cierres HEX
Mantencin
Materiales y Cons.
DUCASSE
24-12-2013 Retenes
Mantencin
Materiales y Cons.
PICARTE
04-12-2013 Zapatos seguridad
Operaciones
EPP
SAPROSEM S.A.
SOC.FERRETERIA LA
OLLETA LTDA.
MASOL LTDA.
02-12-2013 Dorvox
Operaciones
Insumos Oper.
19-12-2013 Amarra cables
Mantencin
23-12-2013 Toallas rollo
Operaciones
Art. Oficina/Aseo
INDURA
21-11-2013 Arriendos
Mantencin
Servicios
PROBOTEM
Operaciones
Insumos Oper.
TOMAS PINCHEIRA
19-12-2013 Sacos
Instalacin servicios
30-12-2013
Bsicos
30-12-2013 Cancelacin saldo final
Inversiones
OTFR201309
ALEX ARAVENA
30-12-2013 Cierre pantallas portera
Operaciones
Inversiones
DARTEL
27-12-2013 Rel trmico
Mantencin
Materiales y Cons.
INDURA
08-11-2013 Discos corte
Mantencin
Materiales y Cons.
INDURA
21-11-2013 Varios
Mantencin
Servicios
ATOM
27-12-2013 Aceites Maquinarias
Mantencin
Materiales y Cons.
DARTEL
27-12-2013 Pulsador
Mantencin
Materiales y Cons.
DARTEL
27-12-2013 Varios
Mantencin
Materiales y Cons.
DARTEL
27-12-2013 Terminal anillo azul
Mantencin
Materiales y Cons.
BERGEN
24-12-2013 Controlador universal
Mantencin
Repuestos
FRINDT S.A.
23-12-2013 Madera OSB
Operaciones
Insumos Oper.
PROBOTEM
31-12-2013 Maxi sacos
Operaciones
Insumos Oper.
PROBOTEM
31-12-2013 Sacos
Operaciones
Insumos Oper.
PROBOTEM
31-12-2013 Sacos
Operaciones
Insumos Oper.
PROBOTEM
31-12-2013 Sacos
Operaciones
Insumos Oper.
PICARTE
31-12-2013 Botines seguridad
operaciones
EPP
ENILDA FIGUEROA
03-01-2014 Lockers
Operaciones
Inversiones
SAESA
Operaciones
S. Basicos
CESMEC
26-12-2013 Certificacin
Calidad
Certificacin
SEREQ LTDA.
31-12-2013 Multifuncional
Equipos aire
07-01-2014
acondicionado
02-01-2014 Espray
Operaciones
Inversiones
Mantencin
Materiales y Cons.
ZURITA Y FABRES
ALEJANDRA
FUCHSLOCHER
CONSTRUMART
31-12-2013 Tner
Operaciones
Art. Oficina/Aseo
02-01-2014 Fabr. Mangueras
Mantencin
16-12-2013 Taladro
Mantencin
Herramientas
CALS
17-12-2013 Gactoxin
Calidad
Control plagas
TERESA VILLABLANCA
ESTEFANY SUAZO
SODIMAC
Inversiones
Inversiones
Laboratorio
Insumos Oper.
Materiales y Cons.
OTRB201307
OTRB201307
Servicios
71
Anexos
M. HIDALGO
02-01-2014 Marquesina acceso planta Operaciones
Inversiones
PROBOTEM
03-01-2014 Sacos
Operaciones
Insumos Oper.
GILDEMESISTER
02-01-2014 Filtros varios
Mantencin
Materiales y Cons.
GARMENDIA
31-12-2013 Bananos para respirador
Operaciones
EPP
JAIME ANTONIO
BUSINESS
INFORMATION
PROCESSING
LIMITADA
SAESA
04-01-2014 Diesel
Operaciones
S. Basicos
06-01-2014 Pistola laser
Operaciones
Operaciones
S. Basicos
ARGANDOA
07-01-2014 Sellos
Mantencin
Repuestos
ARGANDOA
07-01-2014 Correa
Mantencin
Repuestos
LATIN ALLIANCE
24-12-2013 Cierre
Mantencin
Materiales y Cons.
SKC
30-12-2013 Varios
Mantencin
Servicios
HECTOR CERNA
GRAFICA NEO MUNDO
LTDA.
LEONEL MUOZ
29-12-2013 Varios
Mantencin
Servicios
31-12-2013 Talonarios
Operaciones
Calidad
Control plagas
LEONEL MUOZ
Calidad
Control plagas
LEONEL MUOZ
Calidad
Control plagas
MASOL LTDA.
DISTRIBUIDORA Y
COMERCIAL SUR S.A.
ABASTIBLE
08-01-2014 Artculos aseo
Operaciones
Art. Oficina/Aseo
08-01-2014 Grasa, LGEP
Mantencin
06-01-2014 Gas normal
Operaciones
S. Basicos
GCL
27-12-2013 Anlisis qumicos
Calidad
Laboratorio
GCL
COMERCIAL HARCHA Y
COMPAA
BRAVO Y NAHUELPAN
COMERCIAL HARCHA Y
COMPAA
COMERCIAL HARCHA Y
COMPAA
COMERCIAL HARCHA Y
COMPAA
RICARDO WULFF
COOP. RURAL
ELECTRICA
HORMIGONES DEL
SUR
HORMIGONES DEL
SUR
TOMAS PINCHEIRA
Calidad
Laboratorio
Inversiones
08-01-2014 Resortes redler
Inversiones
Inversiones
Inversiones
Inversiones
06-01-2014 1 W.C.
Inversiones
06-01-2014 1 Automtico 40 amp
Mantencin
23-12-2013 Hormign
Inversiones
31-12-2013 Hormign
Inversiones
22-01-2014 Fabricacin mesa
Inversiones
OTRB201307
EL GLOBO
15-01-2014 Servicio descarga
Operaciones
S. Basicos
PICARTE
30-12-2013 EPP
Operaciones
EPP
TECNO MAQ
13-11-2013 Anticipo 50%
Inversiones
OTRB201310
TECNO MAQ
10-01-2014 Pago N 2
Inversiones
OTRB201310
ARTURO BELTRAN
09-01-2014 Reinstalacin equipos
Inversiones
OTRB201307
Art. Oficina/Aseo
Art. Oficina/Aseo
Materiales y Cons.
OTRB201307
OTRB201312
OTRB201307
OTRB201307
OTRB201307
OTRB201307
Repuestos
OTRB201307
OTRB201307
72
Anexos
MEDINA
COMERCIAL HARCHA Y
COMPAA
AGUAS ARAUCANIAS
pesajes
10-01-2014 Varios
Inversiones
OTRB201307
07-01-2014 Consumo agua potable
Operaciones
S. Basicos
SAPROSEM S.A.
07-01-2014 Actelic
Operaciones
Insumos Oper.
GARMENDIA
ALEJANDRA
FUCHSLOCHER
ALEJANDRA
FUCHSLOCHER
GARMENDIA
16-01-2014 Zapatilla seguridad
Operaciones
EPP
10-01-2014 Fabricacin manguera
Mantencin
14-01-2014 Fabricacin manguera
Mantencin
17-01-2014 Varios
Operaciones
EPP
ARGANDOA
17-01-2014 Manguera
Mantencin
Repuestos
AGRICOLA JAKOB
28-12-2013 Arriendo
Mantencin
Servicios
JOSE JIMENES
13-01-2014 Reparaciones
Mantencin
Servicios
CESMEC
GESTION DE CALIDAD
Y LABORATORIO S.A.
ECOLAB
07-01-2014 Termobalanza
Operaciones
Inversiones
Calidad
Calidad
Control plagas
SAPROSEM S.A.
16-01-2014 Dorvox
Operaciones
Insumos Oper.
INDURA
21-12-2013 Arriendo
Mantencin
Servicios
PICARTE
15-01-2014 Mascarillas
Operaciones
EPP
PICARTE
Operaciones
EPP
ARGANDOA
15-01-2014 Varios
Mantencin
Materiales y Cons.
MILAN FABJONOVIC
18-12-2013 Pernos, tuercas
Mantencin
Materiales y Cons.
PICARTE

Planchas redondas
15-01-2014
perforadas
Operaciones
EPP
20-01-2014 Traslado
Mantencin
16-01-2014 Variador velocidad
Mantencin
Repuestos
RECAL
18-12-2013 Aire acondicionado
Operaciones
Inversiones
TEPPER Y HERMANOS
16-12-2013 Servicio alojamiento
Inversiones
OTFR201309
ABASTIBLE
Operaciones
S. Basicos
NEFTALIA INOSTROZA
VICTOR MANUEL RIFO
SANDOVAL
DARTEL
SOC.FERRETERIA LA
OLLETA LTDA.
MASOL LTDA.
15-01-2014 Fabricacin poleas
Mantencin
Servicios
22-01-2014 Reparaciones
Mantencin
22-01-2014 Cable
Inversiones
23-01-2014 Malla
Mantencin
22-01-2014 Varios
Operaciones
Art. Oficina/Aseo
GILDEMESISTER
10-01-2014 Varios
Mantencin
Repuestos
BERGEN
21-01-2014 Self adaptive
Mantencin
Repuestos
ABASTIBLE
Operaciones
S. Basicos
DARTEL
ESTRUCTURAS ELICEO
ORTIZ
CALS
23-01-2014 Varios
Mantencin
Repuestos
06-01-2014 Varios
Operaciones
21-01-2014 Phostoxin
Calidad
GALVEZ E HIJOS
TRANS. SANTA
CRISTINA
DARTEL
Mantencin
Servicios
Servicios
Laboratorio
Materiales y Cons.
Servicios
Servicios
OTFR201312
Materiales y Cons.
Inversiones
Control plagas
73
Anexos
GARMENDIA
FRINDT S.A.
SOC.FERRETERIA LA
OLLETA LTDA.
GALVEZ E HIJOS
Respiradores, Filtros
partculas
24-01-2014 Cierra puerta
27-01-2014
Operaciones
Mantencin
EPP
Materiales y Cons.
27-01-2014 Cartucho gas
Mantencin
21-02-2014 Malla
Mantencin
Materiales y Cons.
ABASTIBLE
Operaciones
S. Basicos
FRINDT S.A.
24-01-2014 Tambor wenco
Mantencin
Materiales y Cons.
COSMOPLAS
14-01-2014 Vlvula Bola
Mantencin
Repuestos
DUCASSE
ALEJANDRA
FUCHSLOCHER
GARMENDIA
24-01-2014 Acoples
Mantencin
Materiales y Cons.
23-01-2014 Mangas hidraulicas
Mantencin
Operaciones
EPP
ATOM OIL
28-01-2014 Grasas mobil
Mantencin
Materiales y Cons.
DUCASSE
Mantencin
Repuestos
PATRICIA GUTIERREZ
30-01-2014 Rodamiento
Rodamiento, manguitos,
30-01-2014
obturador
29-01-2014 Elevadora capacho
Operaciones
Inversiones
PROBOTEM
31-01-2014 Hilo
Operaciones
Insumos Oper.
MASOL LTDA.
30-01-2014 Gorros desechables
Operaciones
EPP
ISABEL ELGUETA
23-01-2014 Aguas servidas
Operaciones
Insumos Oper.
IMPRENTA MANSILLA
SOC.FERRETERIA LA
OLLETA LTDA.
29-01-2014 Timbre
Operaciones
Art. Oficina/Aseo
25-01-2014 Pernos, tuercas
Mantencin
DUCASSE
PRISUR
ERWIN ULLOA
ESTRUCTURAS ELICEO
ORTIZ
PABLO REYES
Materiales oficina
24-12-2013
cosecha
21-01-2014 Arriendo maquinaria
Mantencin
Operaciones
Inversiones
Materiales y Cons.
Servicios
Repuestos
Materiales y Cons.
Art. Oficina/Aseo
OTRB201308
30-01-2014 Alimentacin estanque
Inversiones
03-02-2014 Fabricacin mobiliario
Inversiones
OTFR201311
NEFTALIA INOSTROZA
03-02-2014 Reparacin cilindro
Operaciones
Inversiones
PROBOTEM
RAUL ERNESTO
ZELAYA
RAUL ERNESTO
ZELAYA
DUCASSE
31-01-2014 Sacos
Operaciones
Insumos Oper.
Operaciones
04-02-2014 Reparacin generador
Operaciones
30-01-2014 Soportes
Operaciones
Insumos Oper.
DIST COMER SUR
27-01-2014 Rodamientos
Operaciones
Insumos Oper.
INDURA
05-02-2014 Porta electrodo
Mantencin
Herramientas
ABASTIBLE
CORTHORN QUALITY
CHILE S.A.
SODIMAC
Operaciones
Insumos Oper.
31-01-2014 Anlisis
Calidad
30-01-2014 persianas
Inversiones
OTRB201307
ELECTROCOM S.A.
ESTRUCTURAS ELICEO
ORTIZ
SAESA
05-02-2014 ESTANCO
Operaciones
Art. Oficina/Aseo
31-01-2014 FABR RAMPA ROMANA
Operaciones
06-02-2014 registro consumo
Operaciones
ESTRUCTURAS ELICEO
10-02-2014 cuadrado mas cable acero Inversiones
OTFR201306
Insumos Oper.
Insumos Oper.
Laboratorio
Inversiones
S. Basicos
OTFR201310
74
Anexos
ORTIZ
COMERCIAL PICARTE
15-01-2014 elementos de seguridad
Operaciones
EPP
ELIZABETH ANGULO
COMERCIAL HARCHA Y
COMPAA
COMERCIAL HARCHA Y
COMPAA
DUCASSE
RAUL ERNESTO
ZELAYA
ZURITA Y FABRES
31-01-2014 Traslado
materiales para pintar
07-02-2014
contenedores
materiales para pintar
07-02-2014
contenedores
08-02-2014 Soportes
Operaciones
Insumos Oper.
Mantencin
07-02-2014 recarga tner
Operaciones
Art. Oficina/Aseo
ECOLAB
Calidad
Control plagas
COMERCIAL PICARTE
07-02-2014 elementos de seguridad
Operaciones
EPP
JORGE BORNAND
31-01-2014 mercaderas general
Operaciones
Insumos Oper.
DUCASSE
13-02-2014 Rodamientos
Mantencin
Repuestos
DARTEL
11-02-2014 prensa, amarra
Mantencin
Repuestos
IMPRENTA MANSILLA
11-02-2014 Timbre
Operaciones
Art. Oficina/Aseo
RP INGENIERIA
COMERCIAL HARCHA Y
COMPAA
MASOL LTDA.
06-01-2014 netlink pro
Operaciones
Inversiones
13-02-2014 guantes cabritilla
Operaciones
10-02-2014 materiales aseo
Operaciones
Art. Oficina/Aseo
COMERCIAL PICARTE
07-02-2014 Mascarillas
Operaciones
EPP
ABASTIBLE
Operaciones
S. Basicos
ABASTIBLE
Operaciones
S. Basicos
ERWIN ULLOA
24-02-2014 habilitacin compresor
Operaciones
Inversiones
BYC
COMERCIAL HARCHA Y
COMPAA
ELECTROCOM S.A.
COMERCIAL HARCHA Y
COMPAA
VAPORISA
31-01-2014 cemento, recubrimiento

materiales adhesivo codo
18-02-2014
terminal etc
19-02-2014 contactor
Inversiones
OTRB201309/2
11-02-2014 gas butano, soplete
Mantencin
Mantencin
Repuestos
TATTERSALL
17-02-2014 bolsas silos
Operaciones
Insumos Oper.
AGRICOLA LOBERT
Operaciones
Insumos Oper.
VAPORISA
COMER. HECTOR
NAVARRETE
COMER ARGANDOA
31-01-2014 FLANGE
Mantencin
Repuestos
12-02-2014 Self adaptive
Mantencin
14-02-2014 Correa
contactor, int ,cinta y
19-02-2014
terminal
Mantencin
14-02-2014 nivel magntico
Mantencin
27-02-2014 Acoplamiento
Mantencin
Repuestos
21-02-2014 Tineta pintura
Mantencin
Materiales y Cons.
19-02-2014 guantes cabritilla
Operaciones
20-02-2014 cinta auditiva
Mantencin
ELECTROCOM S.A.
COMER HECTOR
NAVARRETE
DUCASSE
FRINDT S.A.
COMER INDUST
PICARTE
DARTEL
Inversiones
Inversiones
Mantencin
Inversiones
Mantencin
Mantencin
OTRB201307
OTRB201310
Repuestos
Repuestos
EPP
OTRB130710
Repuestos
Materiales y Cons.
Repuestos
Materiales y Cons.
Repuestos
Repuestos
Epp
Materiales y Cons.
75
Anexos
COMER. HECTOR
NAVARRETE
COM NAHUN JACOB
20-02-2014 ampermetro
Mantencin
19-02-2014 mantencin extintores
Operaciones
Epp
ABASTIBLE
Operaciones
Insumos Oper.
VAPORISA
Mantencin
Repuestos
FINNING
RAUL ERNESTO
ZELAYA
CLAUDIO GARCS
14-02-2014 generador
Mantencin
Materiales y Cons.
Mantencin
15-01-2014 maxis sacos
Operaciones
Insumos Oper.
TATTERSALL
Operaciones
Insumos Oper.
ELIZABETH ANGULO
25-02-2014 servicio traslado personal Operaciones
Servicios
ZAVAL
26-02-2014 Mangueras
Mantencin
Repuestos
ZAVAL
Mantencin
Repuestos
ZAVAL
Mantencin
Repuestos
DARTEL
27-02-2014 terminal ojo
Mantencin
Materiales y Cons.
DITRI COMER SUR
27-02-2014 Reten
Mantencin
Repuestos
LA OLLETA
27-02-2014 unin, llave ,manguera
Mantencin
Materiales y Cons.
ABASTIBLE
27-02-2014 7.000 litros gas
Operaciones
Insumos Oper.
COMER HARCHA
18-02-2014 prensa, amarra
Mantencin
Materiales y Cons.
SOLSERVICE
PATRICIO CARRAASCO
SCHLEEF Y CIA. LTDA.
SOLSERVICE
28-02-2014 toalla, higinico
Operaciones
Aseo
31-01-2014 28 mts gravilla
Inversiones
28-02-2014 respirador moldes
Operaciones
Herramientas
Servicios
OTRB2013/07
Aseo
76

Tesis Granzotto 97 2003

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UNIVERSIDAD DE LA FRONTERA

FACULTAD DE INGENIERA Y CIENCIAS

Diseo de Departamento de Compras para la Empresa OLEOTOP S.A.

MAURICIO ALEJANDRO GRANZOTTO ECHEVERRA

Diseo de Departamento de Compras para la Empresa OLEOTOP S.A.

TRABAJO DE TTULO PARA OPTAR AL TTULO DE

Profesor Gua: Fernando Gustavo Urra Jara

MAURICIO ALEJANDRO GRANZOTTO ECHEVERRA

DISEO DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS PARA LA EMPRESA OLEOTOP

FERNANDO GUSTAVO URRA JARA

XIMENA ELENA DEL CARMEN INOSTROZA

MARCOS OSVALDO CONCHA CABRERA

Nota trabajo escrito

Dedicado a mis Padres y Hermanos, la familia Granzotto Echeverra

La informacin obtenida es analizada comprendiendo as la situacin actual de la empresa en

Antecedentes de la Empresa ............................................................................................. 1

Estructura Organizacional ......................................................................................... 2

Productos y Servicios ................................................................................................ 3

Antecedentes del Problema ............................................................................................... 4

Marco Terico ........................................................................................................... 6

Modelos de Departamento de Compra ............................................................................. 7

Modelo Centralizado ................................................................................................. 7

Modelo Descentralizado ............................................................................................ 8

Evaluacin Proveedores. ................................................................................................... 9

Descripcin de las actividades ................................................................................. 10

Identificacin del Problema ............................................................................................ 10

Conclusin Identificacin del Problema.................................................................. 11

Reconocimiento del rea de Trabajo ............................................................................. 11

Participantes proceso de Compras ........................................................................... 12

Entrevista Participantes Proceso de Compras ......................................................... 14

Conclusin rea de Trabajo .................................................................................... 14

Reconocimiento Situacin Actual. ................................................................................. 15

Actual Procedimiento de Compras .......................................................................... 15

Pago Proveedores .................................................................................................... 19

Conclusiones Reconocimiento Situacin Actual ..................................................... 21

Registro de compras ........................................................................................................ 22

reas, Bienes y Servicios ........................................................................................ 22

Conclusiones Registro de Compras ......................................................................... 25

Propuesta de Departamento de Compras Para Empresa OLEOTOP S.A. ...................... 25

Configuracin Departamento de Compras OLEOTOP S.A. ................................... 26

Manual de Compras y Contratacin Empresa OLEOTOP S.A. .............................. 26

Proveedores Empresa OLEOTOP S.A. ................................................................... 47

Sistema Licitacin Empresa OLEOTOP S.A. ......................................................... 50

Anlisis y Discusin ................................................................................................ 57

Control y Registro de Compras ...................................................................................... 57

Estudio de Proveedores ................................................................................................... 59

De acuerdo a lo descrito anteriormente y a los inconvenientes que est enfrentando la empresa en

Diseo de Departamento de Compras para la Empresa OLEOTOP S.A.

Figura 1.1 Organigrama Empresa OLEOTOP S.A.

1.1.2 Productos y Servicios

Diseo de Departamento de Compras para la Empresa OLEOTOP S.A.

Antecedentes del Problema

En la actualidad la empresa OLEOTOP S.A. no posee un departamento de compras, por ende

Identificar situacin actual de la empresa en trminos de adquisiciones.

Entregar manual de compras para actividades de contratacin y adquisicin.

Proponer un sistema de licitaciones acorde a las necesidades que demanda de la empresa.

Diseo de Departamento de Compras para la Empresa OLEOTOP S.A.

Captulo 2.Marco Terico

La existencia de un departamento de compras dentro de las empresas proporciona una gestin

Captulo 2.Marco Terico

Modelos de Departamento de Compra

En trminos de compras dentro de las empresas se identifican dos modelos de departamentos,

Diseo de Departamento de Compras para la Empresa OLEOTOP S.A.

Captulo 2.Marco Terico