Você está na página 1de 110

Manual para Usurios

SAPIENS
Sistema de AGU de Inteligncia Jurdica

Verso 1.0.9

2014

1 INTRODUO

1.1 GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS (GED)

1.2 SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD)

1.3 O QUE O SAPIENS?

2 GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS

2.1 CONCEITOS

2.2 CAPTURA

13

2.3 REGISTRO

13

2.4 CLASSIFICAO

14

2.5 AVALIAO, TEMPORALIDADE E DESTINAO

15

2.6 TRANSFERNCIA

16

2.7 RECOLHIMENTO

17

3 UTILIZAO DO SISTEMA

18

3.1 REQUISITOS DE UTILIZAO

18

3.2 ENDEREO DE ACESSO AO SISTEMA

18

3.3 AUTENTICAO

18

3.4 INFORMAES GERAIS PARA O USO DO SAPIENS

19

3.4.1 USURIOS

19

3.4.2 PERFIS

19

3.4.3 SETORES

20

3.4.4 GRIDS

20

3.4.4.1 Impresso

22

3.4.5 SELEES

23

3.4.6 HISTRICO

25

3.4.7 FORMULRIOS

25

3.4.8 DICAS

26

3.5 INTERFACE

26

3.5.1 BARRA SUPERIOR

26

3.5.2 PAINEL DE CONTROLE

28

3.5.2.1 Histrico do usurio

28

3.5.2.2 Configuraes

29

3.5.2.2.1 Dados Bsicos

30

3.5.2.2.2 Afastamentos

30

3.5.2.2.3 Lotaes

31

3.5.3 PAINEL DO USURIO

32

3.5.4 REA DE TRABALHO

32

3.5.5 PROCESSO/DOCUMENTO AVULSO

32

3.6 CRIANDO UM PROCESSO/DOCUMENTO AVULSO

33

3.6.1 INFORMAES INICIAIS

33

3.6.1.1 Processo/Documento Avulso Comum

34

3.6.1.2 Processo/Documento Avulso Vinculado a um Processo Judicial

37

3.6.1.2.1 Cadastro de Processos Judiciais Via Integrao

38

3.6.2 DADOS BSICOS

40

3.6.2.1 Dados Principais

40

3.6.2.2 Restrio de Acesso

42

3.6.2.2.1 Configurao da Restrio de Acesso

42

3.6.2.3 Acesso Internet

44

3.6.2.4 Localizador

44

3.6.2.5 Interessados

45

3.6.2.5.1 Integrao com o CNIS do INSS

49

3.6.2.6 Assuntos

49

3.6.2.7 Documentos

51

3.6.2.7.1 Detalhamento

52

3.6.2.7.2 Desentranhamento

53

3.6.2.7.3 Criar Minuta

54

3.6.2.7.4 Volumes

54

3.6.3 VINCULAO DE PROCESSOS/DOCUMENTOS AVULSOS

55

3.6.4 RELEVNCIAS

56

3.6.5 SIGILOS

56
3

3.6.5.1 Desclassificao do Sigilo

58

3.6.5.2 Nvel de Acesso

59

3.6.6 GARANTIAS

59

3.6.7 LEMBRETES

60

3.6.8 TAREFAS

60

3.6.9 TRAMITAES

61

3.6.10 COMUNICAES

62

3.6.11 TRANSIES

63

3.6.12 EXTRATO SIMPLIFICADO DE CONSULTA

64

3.7 CRIANDO UMA MINUTA

65

3.7.1 REA DE TRABALHO

65

3.7.2 DADOS BSICOS

66

3.7.2.1 Restrio de Acesso

67

3.7.3 COMPONENTES DIGITAIS

69

3.7.3.1 Upload

70

3.7.3.2 Editor de Textos

71

3.7.4 ACESSO AOS COMPONENTES DIGITAIS

72

3.7.5 MINUTAS VINCULADAS

72

3.7.6 SIGILOS

73

3.7.6.1 Desclassificao do Sigilo

74

3.7.6.2 Nvel de Acesso

74

3.7.7 COMPARTILHAMENTO

75

3.7.7.1 Conjugando Compartilhamento e Restrio de Acesso

75

3.7.8 FERRAMENTAS

76

3.7.8.1 Detalhar NUP

76

3.7.8.2 Juntar

76

3.7.8.3 Criar Anexo

76

3.7.8.4 Distribuir

77

3.7.8.5 Assinar

77

3.8 O EDITOR DE TEXTOS DO SAPIENS

79

3.8.1 FERRAMENTAS

80

3.8.1.1 Formatao do Texto

81

3.8.2 O PAINEL DE INTELIGNCIA JURDICA

81
4

3.9 O PAINEL DO USURIO

82

3.9.1 TAREFAS

83

3.9.1.1 Grid de Tarefas

83

3.9.1.2 Criando uma Tarefa

83

3.9.1.2.1 Distribuio Automtica da Tarefa

86

3.9.1.3 Ferramentas

86

3.9.1.3.1 Acompanhar

86

3.9.1.3.2 Tramitar

87

3.9.1.3.3 Etiqueta

87

3.9.1.4 Aes e Atalhos da Tarefa

88

3.9.1.4.1 Detalhar NUP

88

3.9.1.4.2 Criar Tarefa

88

3.9.1.4.3 Lanar Atividade

89

3.9.1.4.4 Criar Comunicao

89

3.9.1.4.5 Minutas

90

3.9.1.5 Redistribuio de Tarefa

92

3.9.1.6 Atividades

92

3.9.2 TRAMITAES

94

3.9.2.1 Grid de Tramitaes

94

3.9.2.2 Criando Uma Tramitao Externa

95

3.9.2.3 Aes e Atalhos das Tramitaes

95

3.9.2.3.1 Detalhar NUP

96

3.9.2.3.2 Imprimir Guia

96

3.9.2.3.3 Receber

96

3.9.3 COMUNICAES

96

3.9.3.1 Grid de Comunicaes

97

3.9.3.2 Criando uma Comunicao

97

3.9.3.3 Aes e Atalhos das Comunicaes

99

3.9.3.3.1 Detalhar NUP

99

3.9.3.3.2 Criar Minuta

99

3.9.3.3.3 Remeter

99

3.9.3.3.4 Inserir Resposta

100

3.9.3.3.5 Encerrar

100
5

3.9.4 MENSAGENS

100

3.9.5 BLOCOS

102

3.9.6 SUGESTES DE FLUXOS

102

3.10 PESQUISA AVANADA

103

3.10.1 PESQUISA POR METADADOS

104

3.10.2 PESQUISA POR CONTEDO

106

4 RELATRIOS

107

4.1 GRID DE RELATRIOS

108

4.2 EXTRAINDO UM RELATRIO

108

5 CONCLUSO

110

1 INTRODUO
1.1 Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)
Um Sistema de Informao consiste em um conjunto organizado de polticas,
procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem,
processam, armazenam e provm acesso informao proveniente de fontes internas e
externas para apoiar o desempenho das atividades de um rgo ou entidade.
Dentre as possveis funes de um Sistema de Informao, est o Gerenciamento
Eletrnico de Documentos (GED), que o conjunto de tecnologias utilizadas para organizao
da informao no estruturada de um rgo ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes
funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuio.
Entende-se por informao no estruturada aquela que no est armazenada em
banco de dados, tal como mensagens de correio eletrnico, arquivo de texto, imagem ou som,
planilhas, etc.
O GED pode englobar tecnologias de digitalizao, automao de fluxos de trabalho
(workflow), processamento de formulrios, indexao, gesto de documentos, repositrios,
entre outras.

1.2 Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD)


Um SIGAD consiste em um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas,
caracterstico do sistema de gesto arquivstica de documentos, processado por computador.
Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD o faz
a partir de uma concepo orgnica, ou seja, os documentos possuem uma inter-relao que
reflete as atividades da instituio que os criou.
Alm disso, diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito
arquivstico de ciclo de vida1 dos documentos;

O ciclo de vida dos documentos se refere s sucessivas etapas pelas quais passam os
documentos: produo, tramitao, uso, avaliao, arquivamento e destinao (guarda permanente ou
eliminao).

Um SIGAD um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e como


tal sua concepo tem que se dar a partir da implementao de uma poltica arquivstica no
rgo ou entidade.

1.3 O que o SAPIENS?


O SAPIENS , antes de tudo, um SIGAD que possui avanados recursos de apoio
produo de contedo jurdico e de controle de fluxos administrativos, focado na integrao
com os sistemas informatizados do Poder Judicirio e do Poder Executivo.
Procura simplificar rotinas e expedientes, alm de auxiliar, com suas ferramentas de
inteligncia, no Processo de tomada de deciso e na elaborao de documentos.
O SAPIENS unifica e relaciona os elementos constantes dos Processos
administrativos, inclusive dossis judiciais, colocando a AGU definitivamente na era da
virtualizao e do Processo administrativo eletrnico.
Promove a orquestrao dos vrios sistemas informatizados da administrao
pblica, de forma transparente para o usurio. Gerencia e oportuniza a adoo de modelos e
teses de direito padronizadas em mbito nacional, de forma a tornar coesa a atuao dos
Advogados Pblicos Federais em todo o territrio nacional e em todas as instncias.
O SAPIENS hbrido, isto , comporta documentos digitais e documentos fsicos.
Inclui operaes como: captura de documentos, aplicao do plano de classificao, controle
de verses, controle sobre os prazos de guarda e destinao, armazenamento seguro e
procedimentos que garantam o acesso e a preservao a mdio e longo prazo de documentos
arquivsticos digitais e no digitais confiveis e autnticos.
No caso dos documentos digitais, o SAPIENS abrange todos os tipos de documentos
arquivsticos da AGU, ou seja, textos, imagens, vdeos, gravaes sonoras, mensagens de
correio eletrnico, pginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto
repertrio de diversidade crescente.

2 GESTO ARQUIVSTICA DE DOCUMENTOS2


2.1 Conceitos
Os documentos produzidos e recebidos no decorrer das atividades de um rgo ou
entidade, independente do meio em que se apresentam, registram suas polticas, funes,
procedimentos e decises.
Nesse sentido, constituem-se em documentos arquivsticos, os quais conferem aos
rgos e entidades a capacidade de:
Conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governana e
o controle social das informaes;
Apoiar e documentar a elaborao de polticas e o Processo de tomada de
deciso;
Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros;
Fornecer evidncia em caso de litgios;
Proteger os interesses do rgo ou entidade e os direitos dos funcionrios e
dos usurios ou clientes;
Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e
inovao, bem como a pesquisa histrica;
Manter a memria corporativa e coletiva;
Controle e gesto do sigilo.
Para conferir essa capacidade, os documentos arquivsticos precisam ser confiveis,
autnticos, acessveis, compreensveis e possam ser preservados, o que s possvel por meio
da implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos.
No bojo do conceito de gesto arquivstica de documentos est a teoria das trs
idades. Segundo essa teoria, os documentos passam por trs idades, a saber:
Corrente: refere-se aos documentos que esto em curso, isto , tramitando
ou que foram arquivados, mas que so objeto de consultas frequentes; eles

O presente captulo tem como fonte o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados
de Gesto Arquivstica de Documentos, e-ARQ Brasil, 2006, do CONARQ.

so conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade do


rgo produtor;
Intermediria: refere-se aos documentos que no so mais de uso corrente
mas que, por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam,
no arquivo intermedirio, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela
de temporalidade e destinao para serem eliminados ou recolhidos ao
arquivo permanente;
Permanente: refere-se aos documentos que devem ser definitivamente
preservados devido a seu valor histrico, probatrio ou informativo.
A passagem dos documentos de uma idade para outra definida por meio do
Processo de avaliao (transio), que leva em conta a frequncia de uso dos documentos por
seus produtores e a identificao de seus valores primrio e secundrio.
O valor primrio atribudo aos documentos considerando a sua utilidade
administrativa imediata, isto , as razes pelas quais esses documentos foram criados. J o
valor secundrio refere-se ao valor atribudo aos documentos em funo da sua utilidade para
fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos, como, por exemplo,
provas judiciais e administrativas e pesquisas acadmicas.
O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica:
atividades-meio e a Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo
relativos s atividades-meio da administrao pblica aprovados pelo CONARQ3 so
instrumentos fundamentais para a implementao da gesto arquivstica de documentos.
Alm de aprovar e publicar esses instrumentos, regulamentando a classificao e
avaliao de documentos, o CONARQ regulamentou tambm, em suas resolues, os
procedimentos de eliminao, transferncia e recolhimento de documentos4.
Os rgos e entidades devem estabelecer, documentar, instituir e manter polticas,
procedimentos e prticas para a gesto arquivstica de documentos, com base nas diretrizes
estabelecidas pelo CONARQ.

Resoluo do CONARQ n 14, de 24 de outubro de 2001.


Resoluo do CONARQ n 1, de 18 de outubro de 1995; Resoluo do CONARQ n 2, de 18
de outubro de 1995; Resoluo do CONARQ n 5, de 30 de setembro de 1996; Resoluo do CONARQ n
7, de 20 de maio de 1997; Resoluo do CONARQ n 20, de 16 de julho de 2004; Resoluo do CONARQ
n 21, de 4 de agosto de 2004; Resoluo do CONARQ n 24, de 3 de agosto de 2006.
4

10

A gesto arquivstica de documentos compreende:


Definio da poltica arquivstica;
Designao de responsabilidades;
Planejamento do programa de gesto;
Implantao do programa de gesto.
No final do sculo XX, a necessidade da implantao de programas de gesto
arquivstica de documentos foi reforada pela produo crescente de documentos
arquivsticos exclusivamente em formato digital: textos, mensagens de correio eletrnico,
bases de dados, planilhas, imagens, gravaes sonoras, material grfico, pginas da web etc.
O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer sua
autenticidade, uma vez que suscetvel degradao fsica dos seus meios, obsolescncia
tecnolgica de hardware, software e de formatos e a intervenes no autorizadas, que
podem ocasionar adulterao e destruio.
Somente com procedimentos de gesto arquivstica possvel assegurar a
autenticidade dos documentos arquivsticos digitais.
A cada uma das qualidades do documento arquivstico mencionadas acima,
corresponde novo conjunto de exigncias a serem cumpridas pelo programa de gesto,
conforme especificado abaixo.
a) Organicidade: O documento arquivstico se caracteriza pela organicidade, ou seja,
pelas relaes que mantm com os demais documentos do rgo ou entidade e que refletem
suas funes e atividades. Os documentos arquivsticos no so coletados artificialmente, mas
esto ligados uns aos outros por um elo que se materializa no plano de classificao, o qual os
contextualiza no conjunto a que pertencem. Os documentos arquivsticos apresentam um
conjunto de relaes que devem ser mantidas. Os procedimentos de gesto arquivstica
devem registrar e manter as relaes entre os documentos e a sequncia das atividades
realizadas por meio da aplicao de um plano de classificao.
b) Unicidade: O documento arquivstico nico no conjunto documental ao qual
pertence; podem existir cpias em um ou mais grupos de documentos, mas cada cpia nica
em seu lugar, porque o conjunto de suas relaes com os demais documentos do grupo
sempre nico. O programa de gesto arquivstica deve prever a identificao de cada
documento individualmente, sem perder de vista o conjunto de relaes que o envolve.
11

c) Confiabilidade: Um documento arquivstico confivel aquele que tem a


capacidade de sustentar os fatos que atesta. A confiabilidade est relacionada ao momento
em que o documento produzido e veracidade do seu contedo. Para tanto h que ser
dotado de completeza5 e ter seus procedimentos de criao bem controlados. Dificilmente
pode-se assegurar a veracidade do contedo de um documento, ela inferida a partir da
completeza e dos procedimentos de criao. A confiabilidade uma questo de grau, ou seja,
um documento pode ser mais ou menos confivel. Para garantir a confiabilidade, o programa
de gesto arquivstica dos rgos e entidades deve assegurar que os documentos arquivsticos
sejam produzidos da seguinte forma: no momento em que ocorre a ao, ou imediatamente
aps, por pessoas diretamente envolvidas na conduo das atividades e devidamente
autorizadas; com o grau de completeza requerido tanto pelo prprio rgo ou entidade como
pelo sistema jurdico.
d) Autenticidade: Um documento arquivstico autntico aquele que o que diz ser,
independente de se tratar de minuta, original ou cpia, e que livre de adulteraes ou
qualquer outro tipo de corrupo. Enquanto a confiabilidade est relacionada ao momento da
produo, a autenticidade est ligada transmisso do documento e sua preservao e
custdia. Um documento autntico aquele que se mantm da mesma forma como foi
produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de
sua produo. Assim, um documento no completamente confivel, mas transmitido e
preservado sem adulterao ou qualquer outro tipo de corrupo, autntico. Exigncia: para
assegurar a autenticidade dos documentos arquivsticos, o programa de gesto arquivstica
tem que garantir sua identidade6 e integridade7. Para tanto deve implementar e documentar
polticas e procedimentos que controlem a transmisso, a manuteno, a avaliao, a
destinao e a preservao dos documentos, garantindo que os mesmos estejam protegidos
contra acrscimos, supresso, alterao, uso e ocultao indevidos.
e) Acessibilidade: Um documento arquivstico acessvel aquele que pode ser
localizado, recuperado, apresentado e interpretado. Para assegurar a acessibilidade, o

Completeza se refere presena, no documento arquivstico, de todos os elementos


intrnsecos e extrnsecos exigidos pela organizao produtora e pelo sistema jurdico-administrativo ao
qual pertence, de maneira que esse mesmo documento possa ser capaz de gerar consequncias.
6
Refere-se a atributos que caracterizam o documento arquivstico e o distinguem dos demais.
Tais atributos se constituem nos elementos intrnsecos da forma documental e nas anotaes.
7
Refere-se ao estado dos documentos que se encontram completos e que no sofreram
nenhum tipo de corrupo ou alterao no autorizada nem documentada.

12

programa de gesto arquivstica deve garantir a transmisso de documentos para outros


sistemas sem perda de informao e de funcionalidade. O sistema deve ser capaz de recuperar
qualquer documento, em qualquer tempo e de apresent-lo com a mesma forma que tinha no
momento da sua criao.

2.2 Captura
A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento
arquivstico, incorporando-o ao sistema de gesto arquivstica, por meio das seguintes aes:
Registro;
Classificao;
Atribuio de restrio de acesso;
Arquivamento.
Os objetivos da captura so:
Identificar o documento como documento arquivstico;
Demonstrar a relao orgnica dos documentos.
A captura a incorporao de um documento ao sistema de gesto arquivstica,
quando passar a seguir as rotinas de tramitao e arquivamento. Uma vez capturado, o
documento tanto poder ser includo num fluxo de trabalho e posteriormente arquivado.

2.3 Registro
O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivstico dentro do
sistema de gesto arquivstica por meio da atribuio de um nmero identificador e de uma
descrio informativa.
Em um SIGAD, essa descrio informativa a atribuio de metadados.
O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido
e capturado pelo sistema de gesto arquivstica de documentos, bem como facilitar sua
recuperao. Os documentos podem ser registrados em nveis diferentes dentro de um
sistema de gesto arquivstica de documentos, ou seja, alm do nmero identificador atribudo
pelo sistema, um documento pode receber tambm um nmero nico de Processo/dossi ao
qual pertence.

13

As atividades de protocolo so constitudas pelo conjunto de operaes que visam o


controle dos documentos produzidos e recebidos que tramitam no rgo ou entidade,
assegurando sua localizao, recuperao e acesso.
Aps o recebimento dos documentos, o servio de protocolo faz o registro,
atribuindo nmero e data de entrada, anotando o cdigo de classificao e o assunto e
procedendo distribuio do documento nas unidades destinatrias.

2.4 Classificao
Classificao o ato ou efeito de analisar e identificar o contedo dos documentos
arquivsticos e de selecionar a classe sob a qual sero recuperados. Essa classificao feita a
partir de um plano de classificao elaborado pelo rgo ou entidade.
A classificao determina o agrupamento de documentos em unidades menores e o
agrupamento destas em unidades maiores, formando o arquivo do rgo ou entidade. Para
tanto, deve tomar por base o contedo do documento, que reflete a atividade que o gerou e
determina o uso da informao nele contida.
A classificao tambm define a organizao fsica dos documentos, constituindo-se
em referencial bsico para sua recuperao.
Os objetivos da classificao so:
Estabelecer a relao orgnica dos documentos arquivsticos;
Assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao
longo do tempo;
Auxiliar a recuperao de todos os documentos arquivsticos relacionados a
uma determinada funo ou atividade;
Possibilitar a avaliao de um grupo de documentos de forma que os
documentos associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em
conjunto.
A classificao deve se basear no plano de classificao e envolve os seguintes
passos:
Identificar a ao que o documento registra;
Localizar a ao ou atividade no plano de classificao;

14

Comparar a atividade com a estrutura organizacional para verificar se


apropriada unidade que gerou o documento;
Aplicar a classificao ao documento.

2.5 Avaliao, Temporalidade e Destinao


A avaliao uma atividade vital em um programa de gesto arquivstica de
documentos, pois permite racionalizar o acmulo dos documentos nas fases corrente e
intermediria, facilitando a constituio dos arquivos permanentes.
Os prazos de guarda e as aes de destinao devero estar formalizados na tabela
de temporalidade e destinao do rgo ou entidade. Os prazos de guarda referem-se ao
tempo necessrio para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria,
visando atender exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou, baseado em
estimativas de uso.
Nesse sentido, nenhum documento dever ser conservado por tempo maior que o
necessrio. A aplicao dos critrios de avaliao feita com base na teoria das trs idades e
efetiva-se, primeiramente, nos arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de
valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor probatrio e/ou informativo.
Deve-se evitar a transferncia para os arquivos intermedirios de documentos que
no tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de avaliao e seleo nesses
arquivos so extremamente onerosas do ponto de vista tcnico e gerencial.
A destinao dos documentos efetivada aps a atividade de seleo, que consiste
na separao dos documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao,
mediante critrios e tcnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e destinao.
A complexidade e a abrangncia de conhecimentos exigidos pelo Processo de
avaliao, que implica no estabelecimento de critrios de valor, requerem a participao de
pessoas ligadas a diversas reas profissionais do rgo ou entidade, conforme legislao
vigente.
O sistema de gesto arquivstica de documentos, particularmente no caso de um
SIGAD, deve identificar a temporalidade e a destinao prevista para o documento no
momento da captura e do registro, de acordo com os prazos e as aes previstas na tabela de

15

temporalidade e destinao do rgo ou entidade. Essa informao deve ser registrada em um


metadado associado ao documento.
O sistema de gesto arquivstica de documentos deve prever as seguintes aes:
Reteno dos documentos, por um determinado perodo, no arquivo
corrente do rgo ou entidade que os gerou.
Eliminao fsica;
Transferncia;
Recolhimento para instituio arquivstica;
Eliminar significa destruir os documentos que, na avaliao, foram considerados sem
valor para a guarda permanente.
A eliminao deve ser precedida da elaborao de listagem, do edital de cincia de
eliminao e do termo de eliminao, segundo a legislao vigente e deve obedecer aos
seguintes princpios:
A eliminao dever sempre ser autorizada pela autoridade arquivstica na
sua esfera de competncia;
Os documentos arquivsticos que estiverem pendentes, sob litgio ou
investigao, no podero ser destrudos;
A eliminao dever ser realizada de forma a impossibilitar a recuperao
posterior de qualquer informao confidencial contida nos documentos
eliminados, como por exemplo, dados de identificao pessoal ou assinatura.
Todas as cpias dos documentos eliminados, incluindo cpias de segurana e
cpias de preservao, independente do suporte, devero ser destrudas.

2.6 Transferncia
Transferncia a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo
intermedirio, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final. Ao
serem transferidos, os documentos devero ser acompanhados de listagem de transferncia.
A transferncia pode ser realizada de diferentes formas, como se segue abaixo:
Transferncia para uma rea de armazenamento apropriada sob controle do
rgo ou entidade que produziu o documento;

16

Transferncia para uma instituio arquivstica, que ficar responsvel pela


custdia do documento.
Quando os documentos transferidos ficam sob a custdia de um rgo ou entidade
diferente da que os produziu, a organizao responsvel pela custdia tem a obrigao de
mant-los e gerenci-los de forma adequada, garantindo sua destinao final, preservao e
acesso. Todas essas obrigaes devem estar formalizadas em um contrato firmado entre o
rgo ou entidade que produziu os documentos e o responsvel pela sua custdia.

2.7 Recolhimento
Recolhimento a entrada de documentos em arquivos permanentes de acordo com
a jurisdio arquivstica a que pertencem. Os documentos a serem recolhidos devem ser
acompanhados de instrumentos que permitam sua identificao e controle, segundo a
legislao vigente.
Os procedimentos de transferncia e recolhimento de arquivos digitais para
instituio arquivstica que implicam na transposio desses documentos de um SIGAD para
outro sistema informatizado, devero adotar algumas providncias no que diz respeito a:
Compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as normas previstas
pela instituio arquivstica recebedora;
Documentao tcnica necessria para interpretar o documento digital
(processamento e estrutura dos dados);
Instrumento descritivo que inclua os metadados atribudos aos documentos
digitais e informaes que possibilitem a presuno de autenticidade dos
documentos recolhidos instituio arquivstica;
Informaes sobre as migraes realizadas no rgo produtor.

17

3
3.1

UTILIZAO DO SISTEMA
Requisitos de Utilizao
Para o bom funcionamento do SAPIENS recomenda-se a utilizao de computador

com as seguintes caractersticas:


Processador de 1 (um) Giga-hertz (GHz) ou superior de 32 bits (x86) ou 64 bits
(x64)
1 (um) gigabyte (GB) de RAM (32 bits) ou 2 GB de RAM (64 bits)
Windows Vista ou superior
Internet Explorer, Mozilla Firefox ou Google Chrome, atualizados para suas
ltimas verses.
Java 7 na sua ltima verso, para o Assinador Digital de Documentos.

3.2

Endereo de Acesso ao Sistema


O SAPIENS pode ser acessado nos seguintes endereos:
Base de Apresentao (testes e estudos)
https://sapienshom.agu.gov.br

Base de Produo (para utilizao efetiva)


https://sapiens.agu.gov.br

3.3

Autenticao
A autenticao no SAPIENS realizada por meio de login e senha:

O nome do usurio sempre o seu Cadastro Pessoa Fsica (CPF), e a senha ser
gerada aleatoriamente pelo SAPIENS no momento do cadastro e enviada para o e-mail do
usurio.
A senha dever ser alterada pelo usurio j no primeiro acesso, por medida de
segurana.
18

3.4 Informaes Gerais para o Uso do SAPIENS


3.4.1

Usurios
Todos os colaboradores da AGU (advogados, servidores e estagirios) so potenciais

usurios do SAPIENS.
Para utilizar o sistema deve-se solicitar o cadastro ao Administrador do SAPIENS de
sua Unidade.
3.4.2

Perfis
Os usurios do SAPIENS possuem os seguintes Perfis de acesso:
ADVOGADO: Perfil para acesso dos advogados.
SERVIDOR: Perfil para acesso dos servidores administrativos.
ESTAGIRIO: Perfil para acesso dos estagirios.
COORDENADOR: Cada Setor deve ter ao menos um Coordenador,
responsvel pela gesto dos Modelos Locais de Documentos, dos
Repositrios Locais de Conhecimento e dos critrios de visibilidade dos
Processos/Documentos Avulsos.
COORDENADOR NACIONAL: Esse perfil possibilita a criao e gesto de
Modelos Nacionais de Documentos, bem como dos Repositrios Nacionais
de Conhecimento do SAPIENS.
ADMINISTRADOR: Toda a Unidade do SAPIENS deve possuir um
Administrador, responsvel pela gesto dos usurios, dos Setores e seus
Localizadores, bem como das Lotaes.

ARQUIVISTA: Todo Setor de Arquivo, de cada uma das Unidades do SAPIENS,


deve possuir ao menos um ARQUIVISTA, responsvel por fazer as transies
arquivsticas

dos

Processos/Documentos

Avulsos

(transferncia,

desarquivamento, etc.).
DISTRIBUIDOR: O papel do DISTRIBUIDOR centralizar o recebimento de
tarefas oriundas de outras unidades ou setores, de modo a, posteriormente,
efetuar a redistribuio internamente.

DISTRIBUIDOR JUDICIAL: Toda Unidade do SAPIENS que atuar em processos


judiciais deve possuir ao menos um DISTRIBUIDOR JUDICIAL, responsvel por
19

cadastrar e distribuir as intimaes e comunicaes judiciais para os


usurios.
3.4.3

Setores
Uma Unidade dever ser subdivida em Setores no SAPIENS, de modo a replicar a

estrutura que efetivamente existe na localidade.


Cada Unidade conter dois Setores obrigatrios: Protocolo e Arquivo.
Os demais Setores sero configurados pelo Administrador da Unidade.
Os usurios podem estar lotados em um ou mais setores, inclusive de Unidades
diferentes, o que comum em regimes de colaborao e em Unidades pequenas.
Os Setores sero classificados por Gnero e Espcie, de modo a facilitar a elaborao
de relatrios, bem como orientar os filtros para exibio de Modelos.
3.4.4

Grids
O SAPIENS normalmente apresente as informaes aos usurios na forma de grids.

Os grids apresentam diversos recursos extremamente teis que devem ser


conhecidos de todos os usurios.
Quando a quantidade de informaes for muito grande, o grid realizar a paginao
das linhas, permitindo ao usurio a realizao de navegao.
O boto mais direita deve ser utilizado pelo usurio sempre que necessitar
recarregar as informaes do grid, para deix-lo atualizado.

O grid pode ser ordenado por uma dada Coluna, bastando ao usurio clicar no
cabealho.

20

O usurio pode escolher quais colunas deseja ver, e quais colunas deseja omitir em
um dado momento.

O usurio pode ainda reordenar as Colunas, bastando clicar no cabealho e arrast-la


at a posio desejada.
O SAPIENS armazena no computador do usurio (cookies) a ltima posio de
configurao dos grids principais do sistema, de modo que ao entrar novamente no SAPIENS
haver a restaurao da configurao anterior.
Outra funcionalidade extremamente importante do grid a possibilidade de aplicar
Filtros.

21

Quando houver um filtro aplicado a uma Coluna, ela ser pintada de vermelho e ter
sua fonte alterada para itlico:

Para remover todos os filtros aplicados a um grid, basta clicar no boto


correspondente no lado direito superior:

Alm disso, em muitos grids possvel utilizar o boto direito do mouse para abrir
um menu contextual, com atalhos para funes do SAPIENS.

Importante: antes de utilizar o boto direito do mouse, lembre-se de selecionar a(s)


linha (s) do grid que sero afetadas pela ao escolhida no menu contextual.
Por fim, o principal recurso do grid permitir a edio, quando autorizada, de
elementos, bastando clicar com o mouse 2x (duas vezes) na linha a ser editada.
Ateno, pois diversos elementos do SAPIENS no podem ser editados.
3.4.4.1

Impresso
Alguns grids contam com a possibilidade exportao para fins de impresso, acessvel

por um boto:
22

Ser aberta uma nova aba ou janela, com o grid em formato prprio para impresso.

3.4.5

Selees
Em muitas situaes, o usurio dever selecionar campos em formulrios no

SAPIENS. Nesses casos, importante saber que isso pode ser realizado por diversas maneiras.
A mais simples delas apenas digitar algumas letras ou nmeros dentro do campo de
pesquisa.

Os resultados sero filtrados e o usurio poder realizar a seleo.


Caso no encontre a informao necessria, o usurio poder clicar na Lupa
direita, abrindo a janela de seleo avanada.

23

A janela de busca avanada um grid e, portanto, o usurio poder utilizar todas as


suas funcionalidades para encontrar o registro necessrio (paginao, ordenao, filtros, etc.).
Algumas telas de seleo so organizadas em rvores, a exemplo da tela de seleo
avanada de unidades e setores.

24

H um filtro na tela de seleo em rvore, para facilitar a localizao de ramos


especficos.
Ateno, pois apenas so filtrados os ramos que j estejam na rvore naquele
momento. Ou seja, os ramos que esto escondidos, pois o usurio ainda no clicou na seta
que expande um determinado ramo, no so filtrados.
3.4.6

Histrico
Em diversos formulrios do SAPIENS o usurio encontrar um boto de histrico.

O objetivo do boto de histrico permitir ao usurio consultar todos os valores que


aquele campo j possuiu no passado, antes de sofrer atualizaes. Veja o exemplo abaixo:

possvel ver a data em que o campo foi alterado, quem realizou a alterao e qual
era o valor anterior.
3.4.7

Formulrios
O SAPIENS utiliza o sistema de formulrios em janelas para a incluso e edio de

dados.
Sempre que um dado invlido for informado pelo usurio, alm da mensagem de
erro, o contorno do campo com problemas ser pintado de vermelho.
25

O mouse sobre o campo em vermelho trar informaes sobre o erro.

3.4.8

Dicas
Em muitos casos, deixar o mouse parado sobre algum elemento da interface trar

dicas e dados teis ao usurio.

3.5

Interface
A interface do SAPIENS composta por 5 (cinco) grandes reas:
Barra Superior
Painel de Controle
Painel do usurio
rea de Trabalho
Processo/Documento Avulso
Editor de Textos
Lembre-se: deixar o mouse sobre elementos como botes, campos, abas, etc.

normalmente fora a apresentao de um balo com o nome daquele elemento.


3.5.1

Barra Superior

A barra superior do SAPIENS fica aparente o tempo todo no sistema e apresenta


algumas ferramentas e informaes importantes.
Por meio dela, podemos facilmente alternar entre o Painel do usurio, a rea de
Trabalho e o Processo/Documento Avulso:

26

Localizar rapidamente um Processo/Documento Avulso por meio de seu Nmero


nico de Protocolo (NUP):

Ou, no caso de Processo Administrativo vinculado a um Processo Judicial, por meio


do Nmero nico CNJ:

Ao realizar a busca pelo Nmero nico CNJ (20 dgitos), o sistema sempre
questionar o usurio sobre qual Processo Administrativo (NUP) vinculado deseja abrir,
lembrando que possvel que existam diversos.

No exemplo acima h apenas um NUP cadastrado para o processo judicial, mas


podem haver vrios.
Por fim, possvel ainda sair do SAPIENS (logout) por meio da barra superior.

27

3.5.2

Painel de Controle

O Painel de Controle uma barra na lateral do SAPIENS, tambm sempre visvel, que
pode ser acessada clicando-se na pequena seta em seu topo.
Uma vez aberto, o painel de controle possibilita o acesso s informaes do usurio,
suas configuraes, relatrios, entre outros.

3.5.2.1

Histrico do usurio
Ainda no Painel de Controle, o usurio encontrar seu histrico de aes no sistema,

podendo rapidamente visualizar suas ltimas atividades realizadas no SAPIENS.

28

O Histrico do usurio um grid, de modo que pode ser ordenado, filtrado, etc.
Todo o histrico de aes do usurio, desde o incio dos tempos, estar disponvel
para consulta, bastando ao usurio utilizar a barra de paginao para encontrar histricos mais
antigos.
3.5.2.2

Configuraes
Nas configuraes o usurio tem acesso troca de senha, assinatura, afastamentos e

lotaes.

29

3.5.2.2.1

Dados Bsicos
Lembre-se que a senha deve conter ao menos 6 (seis) caracteres.
Por segurana, evite utilizar senhas simples ou de fcil suposio. O SAPIENS est

disponvel para acesso na Internet, e responsabilidade do usurio evitar problemas com


segurana.
A assinatura do usurio ser coloca ao final dos documentos que forem produzidos
no Editor de Textos do SAPIENS.
Assim, cada usurio tem liberdade para customizar sua assinatura.
3.5.2.2.2

Afastamentos
O usurio responsvel por cadastrar com a devida antecedncia seus afastamentos,

tais como frias e licenas, no SAPIENS.


Quando o usurio estiver em perodo de afastamento, outros usurios no podero
inadvertidamente abrir Tarefas para o usurio afastado.
Isso

evitar

perdas

de

prazos

ou

atrasos

indevidos

no

curso

dos

Processos/Documentos Avulsos.

30

Ateno: o cadastramento um afastamento impede apenas que a data de incio do


prazo de uma tarefa recaia no intervalo do afastamento.
3.5.2.2.3

Lotaes
Um usurio no SAPIENS poder estar lotado simultaneamente em mais de um Setor.
Nesta tela poder consultar suas lotaes, bem como alterar qual delas tem o status

de principal.
O SAPIENS utiliza sempre a lotao principal para preencher dados
automaticamente em formulrios e em documentos. Assim, por exemplo, nas telas de seleo
de setor aparecero os setores da unidade em que o usurio tenha a lotao principal.

31

3.5.3

Painel do usurio

Assim que o usurio entrar no SAPIENS, ser direcionado inicialmente ao Painel do


usurio, onde poder realizar o controle do seu fluxo de trabalho.
Integram o Painel do Usurio:
Tarefas
Tramitaes
Comunicaes
Mensagens
Cada uma dessas funcionalidades ser abordada mais tarde.
3.5.4

rea de Trabalho

A rea de Trabalho do usurio o local onde so construdas as Minutas, ou seja,


documentos ainda no publicados e, portanto, passveis de edio e alterao.
Aps publicado, ou seja, quando juntado a um Processo/Documento Avulso, a
Minuta sai da rea de Trabalho do usurio e torna-se imutvel, com exceo dos critrios de
visibilidade e assinaturas digitais, que podem ser modificados.
Como

um Documento Arquivstico, poder apenas sofrer

as transies

correspondentes (transferncia, recolhimento, eliminao, etc.).


3.5.5

Processo/Documento Avulso

Nesta tela constam as informaes referentes ao Processo/Documento Avulso


consultado ou inserido pelo usurio e onde deve ocorrer a edio desses dados.
Integram essa rea:
32

Dados Bsicos
Vinculaes
Relevncias
Sigilos
Garantias
Lembretes
Tarefas
Tramitaes
Comunicaes
Transies

3.6 Criando um Processo/Documento Avulso


3.6.1

Informaes Iniciais
O Processo e o Documento Avulso possuem os mesmos metadados no SAPIENS,

sendo que o Processo contm vrios documentos juntados em sucesso, enquanto que o
Documento Avulso possui apenas um.
O Documento Avulso poder ser convertido em Processo em qualquer tempo, por
meio da autuao.

Antes de incluir um novo Processo/Documento Avulso, o usurio deve certificar-se


de que ainda no houve o referido cadastro no SAPIENS, realizando as pesquisas necessrias.
Se o Processo/Documento Avulso j possuir um NUP, deve-se consultar sua
existncia por meio da pesquisa rpida na barra superior do SAPIENS.
O Nmero nico de Protocolo (NUP) constitudo de quinze dgitos principais, mais
dois dgitos de verificao, separados em grupos (00000.000000/0000-00).
O primeiro grupo constitudo de cinco dgitos, referentes ao cdigo numrico
atribudo a cada unidade protocolizadora e este cdigo identifica o rgo de origem do
Processo, mantendo-se inalterado.
33

O segundo grupo constitudo de seis dgitos, separados do primeiro por um ponto e


determina o registro sequencial dos Processos autuados, devendo este nmero ser reiniciado
a cada ano.
O terceiro grupo, constitudo de quatro dgitos, separado do segundo grupo por uma
barra, indica o ano de formao do Processo.

Se no houver referncia a um determinado NUP, ainda assim pode ocorrer de j


haver cadastro do Processo/Documento Avulso no SAPIENS, de modo que o usurio dever
realizar uma Pesquisa Avanada, disponvel tambm na barra superior do sistema.

Na tela de Pesquisa Avanada, esto disponveis diversos campos para que o usurio
tente encontrar um cadastro anterior, evitando assim a duplicidade.
Deve-se a realizar a Pesquisa Avanada, ao menos, pelo nome do Interessado.
Entretanto, quanto mais completa for a pesquisa, mais fidedigna ser a base de
dados do SAPIENS.
Confirmada a inexistncia de Processo/Documento Avulso anterior, o usurio deve
selecionar na barra superior a opo Novo.

3.6.1.1

Processo/Documento Avulso Comum

Todos os dados desse formulrio so obrigatrios.


34

A primeira informao necessria se o Processo/Documento Avulso ser


cadastrado manualmente ou aproveitando dados.
Na sistemtica aproveitando dados, o Usurio dever informar qual o NUP de
origem, ou seja, a partir de qual Processo/Documento Avulso os metadados (espcie,
classificao, interessados, assuntos, etc.) sero automaticamente copiados.

Ou seja, com a opo aproveitando dados criado um novo NUP copiando as


informaes cadastrais de outro.
J na opo Manual, cabe ao usurio informar todos os dados necessrios.
Aps selecionar a inteno de cadastrar um Processo ou um Documento Avulso,
deve-se escolher entre as opes Novo e Existente.
35

Evidentemente, o cadastro sempre novo para SAPIENS, mas pode ser que o
Processo j tenho sido gerado em outro lugar ou sistema, de modo que a opo Existente
permite que o usurio inclua as seguintes informaes:

Se o Processo/Documento Avulso j havia sido cadastrado em outro lugar ou


sistema, por exemplo, no AGUDOC, ele j tem uma procedncia, um NUP e uma data de
abertura, que devem ser preenchidos manualmente pelo usurio nesse formulrio.
Ateno, pois o SAPIENS no aceitar o registro de NUPs errados. A conferncia
realizada pelo dgito verificador.
Procedncia a instituio que originou o Processo/Documento Avulso.
No caso de o Processo/Documento Avulso ser Novo, o SAPIENS se encarregar de
gerar automaticamente um NUP e a Data de Abertura ser o dia e a hora do cadastro.
Nos Dados Bsicos, o usurio dever informar a Classificao, a Modalidade, o
Meio e o Ttulo.
A Classificao deve ser atribuda de acordo com o plano de Classificao da AGU, j
explicada na Parte 1 deste Manual.
A Espcie refere-se ao tipo de Processo/Documento Avulso. No incio, apenas a
espcie Administrativo Comum e Consultivo Comum estar disponvel, mas futuramente
outras espcies sero includas, tais como Judicial, Dvida Ativa, Correcional, etc.
O Meio diz respeito forma do Processo/Documento Avulso, se eletrnico, fsico, ou
hbrido.
O Ttulo um resumo sobre o objeto do Processo/Documento Avulso, que o
identifica de maneira nica. Por exemplo: se o assunto genericamente Concurso Pblico, o
ttulo seria Concurso Pblico para Provimento de Cargos de Procurador Federal do ano 2010.

36

Por fim, o campo Setor Inicial refere-se ao primeiro setor que ter responsabilidade
sobre o Processo/Documento Avulso, e o usurio que est realizando o cadastro deve
obrigatoriamente estar lotado nele.
Uma vez salva a tela de cadastro do Processo/Documento Avulso, ser aberto o
detalhamento do mesmo.
Quando for criado um Documento Avulso, o sistema questiona o tipo de documento
e cria automaticamente uma minuta correspondente na rea de trabalho do usurio.

Trata-se de um atalho, pois se estamos cadastrando um Documento Avulso,


certamente precisaremos de uma minuta correspondente, para realizar o upload do
documento ou para utilizar o editor de textos do sistema.
H nesse formulrio, ainda, uma ferramenta "calcular NUP" ao lado do "NUP
existente" na tela de cadastro de um novo Processo.
til para quando no sabemos os dgitos verificadores, converso de NUP antigo,
etc.
3.6.1.2

Processo/Documento Avulso Vinculado a um Processo Judicial

Todos os dados desse formulrio so obrigatrios.

37

O cadastro do Processo Judicial pode ser realizado manualmente, com o


preenchimento dos dados pelo usurio, ou por meio de integrao (webservices) com os
Tribunais.
Todos os Processos Judiciais devem ser cadastrados por meio de seu Nmero nico
(Resoluo n. 65/2008) do Conselho Nacional de Justia - CNJ, de 20 dgitos.
Na sequncia, deve ser informada a Classe Processual, de acordo com a Tabela nica
de Classes do Conselho Nacional de Justia CNJ.
Por fim, exige-se o rgo Julgador (vara, turma, cmara, etc.), a data de ajuizamento
da ao e o valor da causa.
Ateno: A tabela de rgos julgadores rigidamente controlada pelos
Administradores do SAPIENS. Sempre que houver a necessidade de incluso, ou excluso,
entre em contato com o Administrador de sua Unidade.
3.6.1.2.1

Cadastro de Processos Judiciais Via Integrao


Quanto o SAPIENS possuir integrao com o Tribunal, possvel que todo o cadastro

seja realizado por Webservices, simplificando os procedimentos.


Nesse cenrio, basta informar o Nmero nico de 20 dgitos do Processo Judicial,
bem como a Origem dos dados, ou seja, de qual Tribunal e Instncia os dados devem ser
buscados.
38

O SAPIENS automaticamente criar o NUP e realizar o cadastro de todos os dados


necessrios, sem interveno humana.
Importante destacar que o SAPIENS criar um NUP diferente para cada entidade
representada pela AGU que encontrar no Processo Judicial.
Assim, se estiverem no mesmo processo, por exemplo, o INCRA e o IBAMA, sero
criados 2 (dois) NUPS diferentes, um para cada entidade representada.
No topo dos dados do NUP consta qual a entidade representada dona do NUP.

Alm disso, tambm so criados NUPs diferentes para Origens diferentes.


Ou seja, o mesmo Processo Judicial, com o mesmo Nmero nico, pode ter mais de
NUP, por exemplo, um para a primeira instncia, outro para a segunda instncia.
Por outro lado, apesar de incomum, pode acontecer de o SAPIENS falhar no
reconhecimento da presena de uma entidade representada em um Processo Judicial,
deixando de criar um NUP que deveria ter sido criado.
Nessas situaes, deve-se marcar a opo Forar criao de NUP, indicado a
entidade representada.

39

O SAPIENS ento criar o NUP correspondente.


Caso eventualmente seja criado pelo SAPIENS um NUP equivocadamente, por
exemplo, se o SAPIENS entender que h uma entidade representada no Processo Judicial,
quando no verdade h, deve-se encaminhar o NUP para arquivamento.
3.6.2

Dados Bsicos

Na tela Dados Bsicos do Processo/Documento Avulso o usurio encontrar os dados


principais, grid de Interessados, grid de Assuntos e grid de Documentos.
3.6.2.1

Dados Principais

40

A partir desse ponto, o usurio tem liberdade para preencher os demais dados do
cadastro do Processo/Documento Avulso. Nessa tela de detalhamento, pode haver
modificaes em qualquer tempo, desde que o usurio tenha perfil para isso.
Observe-se que no caso dos Processos vinculados Processo Judicial, h campos
adicionais para preenchimento:

Se houver qualquer modificao nos dados nesse ponto, o usurio deve gravar as
alteraes no boto respectivo para salvar.

Alm disso, se o usurio quiser recarregar um NUP que j esteja aberto, de modo a
garantir que as informaes que estejam na tela sejam as mais atualizadas, basta clicar no
boto recarregar.

Por fim, se o NUP estiver vinculado a um Processo Judicial com Integrao, h a


possibilidade de realizar uma sincronizao, ou seja, o SAPIENS ir at o Tribunal e buscar as
informaes mais atualizadas.

A sincronizao acontecer em segundo plano, o implica dizer que o usurio poder


continuar usando o SAPIENS normalmente, mas dever atualizar o NUP, usando o boto
acima, para saber se a sincronizao j acabou.

41

Depois de sincronizado:

3.6.2.2

Restrio de Acesso
A configurao de Restrio de Acesso determina de que modo um

Processo/Documento avulso pode ser acessado pelos usurios internos e externos do SAPIENS.
Se no houver Restrio de Acesso, significa que todos os usurios internos
(colaboradores) da Instituio podem acessar e visualizar o Processo/Documento Avulso.
Caso a opo seja marcada por um usurio com Perfil de Coordenador, o
Processo/Documento Avulso passar a ter o acesso restrito.
3.6.2.2.1

Configurao da Restrio de Acesso


A partir do momento em que um Processo/Documento Avulso tem acesso restrito,

apenas o Coordenador que criou a restrio tem acesso sobre ele, com poder Master.
Qualquer outro usurio ter acesso negado.
Deve-se, ento realizar a configurao da restrio de acesso, para liberar o acesso
para usurios escolhidos pelo Coordenador, clicando no boto destacado:

A tela de configurao da restrio de acesso a seguinte:

42

Para se incluir uma autorizao de acesso, deve-se clicar no boto +:

Ateno, pois apenas um usurio com poder Master pode liberar o acesso para
outros usurios.
O acesso pode ser liberado para um usurio especfico, ou para um Setor, sendo que
nesse ltimo caso, todos os usurios lotados naquele setor esto automaticamente liberados.
preciso ainda definir quais poderes esto sendo concedidos:
Master: o usurio com poder Master sobre um Processo/Documento
Avulso tem automaticamente os poderes de Ver, Editar e Apagar, mais
o poder de atribuir poderes para outros usurios (inclusive o poder
Master).
Ver: o poder de Ver o Processo/Documento Avulso permite acess-lo e
visualizar seu contedo, mas no edit-lo.

43

Editar: o poder de Editar o Processo/Documento Avulso permite editar seus


metadados.
Apagar: o poder de Apagar no se aplica aos Processos/Documentos
Avulsos, pois eles no podem ser apagados como regra geral.
Por fim, apenas o usurio com o Poder Master pode retirar poderes de outros
usurios.
3.6.2.3

Acesso Internet
O Acesso Internet restringe ou libera a divulgao do contedo do Processo no stio

da AGU na Internet, para usurios externos.


Por uma questo lgica, se o Processo/Documento tem acesso restrito internamente,
no poder ser divulgado para usurios externos.
Por questo de segurana e para evitar alteraes indevidas, apenas o usurio com
perfil de COORDENADOR poder alterar as configuraes de Acesso Internet.
3.6.2.4

Localizador
O Localizador serve para que um Setor possa organizar seus Processos/Documentos

Avulsos em grupos, facilitando sua localizao fsica.


Incumbe ao usurio do Setor com perfil de COORDENADOR a criao e excluso de
Localizadores.
Por exemplo, um Setor pode criar Localizadores como Escaninho A, ou Armrio 3,
referindo-se posio fsicas dos Processos/Documentos Avulsos.
No caso dos Processos/Documentos Avulsos fsicos, a utilizao do Localizadores
bastante intuitiva. Mas tambm no caso dos Processos/Documentos Avulsos eletrnicos os
Localizadores possuem utilidade, especialmente na criao de Linhas de Produo,
facilitando a organizao do trabalho do setor. Por exemplo, Localizadores como Aguarda
Digitalizao, Aguarda Remessa, etc.

44

3.6.2.5

Interessados

Interessado a pessoa fsica ou jurdica a quem se refere o Processo/Documento


Avulso.
So legitimadas:
As pessoas fsicas ou jurdicas que o iniciem como titulares de direito ou
interesses individuais, ou no exerccio do direito de interpretao;
Aqueles que, sem terem iniciado o Processo, tm direitos ou interesses que
possam ser afetados pela deciso a ser adotada;
As organizaes e associaes representativas, no tocante a direitos e
interesses coletivos;
As pessoas ou associaes legalmente constitudas quanto a direitos ou
interesses difusos.
O cadastro dos interessados deve ser realizado no grid, clicando-se no boto +.
Para editar um interessado que j esteja cadastrado, basta clicar 2x em cima da linha. Para
excluir um interessado, basta clicar no boto -.

45

Na tela de cadastro de interessados o usurio dever preencher os campos pessoa,


modalidade e relao.
A modalidade diz respeito ao tipo de interessado naquele Processo.
J a relao importante para que o SAPIENS saiba quem a AGU representa naquele
Processo, e possa preencher automaticamente os documentos em seu Editor de Textos. Isso
importante, por exemplo, nos Processos Administrativos Judiciais, em que dados como autor
e ru precisam ser preenchidos a partir da representao processual.
Ao clicar na lupa para selecionar uma pessoa, encontrar a seguinte tela:

Caso a pessoa em questo ainda no esteja cadastrada na base de dados do SAPIENS,


o usurio dever realizar o cadastro, clicando no boto +.

46

Ateno, pois os campos a serem preenchidos se alteram no formulrio em razo do


Tipo de pessoa. As informaes diferem, por exemplo, entre pessoas fsicas e jurdicas.
Os campos desse formulrio so autoexplicativos.
Aps o preenchimento dos dados bsicos da Pessoa, ao clicar em Salvar,
aparecero as demais abas que dizem respeito quela Pessoa: CPF/CNPJ, Documentos,
Endereos e Relacionamentos.
O usurio dever incluir todas as informaes que estejam disponveis, para evitar
que haja na base de pessoas cadastros em duplicidade.
O Cadastro Identificador (CPF/CNPJ) um dado importantssimo. Uma pessoa pode
ter mais de um CPF/CNPJ, o que especialmente verdade no caso das Pessoas Jurdicas. A
Unio Federal, por exemplo, tem dezenas de CNPJs diferentes.

47

Os Documentos Identificadores, tais como RG, CNH, NIT, SIAPE, etc. tambm so
importantes, pois ajudam a identificar aquela pessoa.

Os endereos devem ser preenchidos da forma mais completa possvel, pois muitas
sero utilizados na hora de expedir ofcios, notificaes, etc.
O SAPIENS possui integrao com os Correios, de modo que basta inserir o CEP e
clicar na Lupa para que o endereo seja preenchido automaticamente, quando possvel.

Um pessoa pode ser relacionada outra, por exemplo, nos casos de tutoria,
curadoria, representao legais de pais, etc.

48

Aps a insero de uma nova Pessoa na base de dados do SAPIENS, ela ser
automaticamente selecionada na tela de incluso de interessados.
O prximo passo na tela de cadastro de Processo/Documento Avulso so os
assuntos.
3.6.2.5.1

Integrao com o CNIS do INSS


O SAPIENS possui integrao com o sistema CNIS do INSS, sendo possvel extrair um

conjunto de informaes partir do CPF de um interessado, aps selecion-lo no grid.

Em caso de sucesso, aps a realizao da consulta uma minuta ser criada


automaticamente na rea de trabalho do usurio, contendo as informaes encontradas no
CNIS.
Caber ao usurio decidir se juntar ou no o resultado da consulta no respectivo
NUP.
Ateno: A consulta ao CNIS limitada e meramente informativa, de modo que em
hiptese alguma substitui a consulta convencional do usurios aos sistemas do INSS
(PLENUS, SIBE, etc.).
3.6.2.6

Assuntos

Recomenda-se que haja o cadastro de ao menos um assunto, o que possibilitar a


extrao de relatrios mais fidedignos, alm aumentar o grau de identificao do
Processo/Documento Avulso.
Um dos assuntos cadastrados dever ser marcado como principal.

49

A escolha do assunto poder ser realizada com a Seleo avanada, clicando-se na


lupa.
O usurio poder optar pela busca no formato Lista ou rvore.

50

3.6.2.7

Documentos
Documento toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de

consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e
pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar.
Logo abaixo dos assuntos do Processo/Documento Avulso, est o grid de
Documentos, onde o usurio poder consultar os documentos que j foram juntados.

Como padro, o SAPIENS no exibe a linha referente a documento que tenha sido
vinculado a outro, transferindo os componentes digitais eventual existentes no documento
vinculado para a linha do documento principal.
Se o usurio preferir visualizar todos os documentos separadamente, inclusive os
vinculados, dever selecionar a opo Mostrar Vinculados no grid de documentos.

51

Alm disso, nos NUPs em que houver Integrao podero existir no grid Documentos
que vieram da Integrao (externos) e Documentos produzidos internamente no SAPIENS
(internos).
Para visualizar exclusivamente os Documentos que vieram da Integrao, basta
selecionar no Filtro correspondente:

3.6.2.7.1

Detalhamento
Ao clicar 2x (duas vezes) sobre um documento, ser aberta a tela de detalhamento.

Trata-se de tela de consulta, mas h excees.


Um usurio com o Perfil de Coordenador ou o usurio criador do Documento
podero aplicar e configurar a Restrio de Acesso ou Sigilo, mesmo aps a juntada.
Alm disso, possvel assinar digitalmente um componente digital, mesmo aps a
juntada do documento.
J um usurio com o Perfil de Coordenador poder adicionar, ou remover
vinculaes entre Documentos.
52

Esse tipo de vinculao de Documentos aps a juntada ser comum, por exemplo, no
caso de Despachos que aprovao Pareceres j anteriormente juntados ao Processo.
Por fim, os usurios podem alterar o localizador do documento original, nos casos de
cpia digitalizao. Ou seja, se um documento fsico foi digitalizado, deve-se marcar qual a
localizao do documento original, ex. CAIXA 2 SALA 1 PROTOCOLO.
3.6.2.7.2

Desentranhamento
No grid de Documentos, no caso de Processos, o usurio poder realizar o

desentranhamento de um documento juntado.


Note-se que apenas o usurio lotado no setor atual do Processo poder realizar o
desentranhamento.
O desentranhamento a retirada de peas de um Processo, que poder ocorrer
quando houver interesse da Administrao ou a pedido do interessado.

Ateno, pois esta operao no poder ser desfeita.


Ao realizar o desentranhamento, o usurio possui duas opes quanto ao destino do
documento desentranhado: Processo Existente ou Criar Documento Avulso.
Na primeira opo, o documento desentranhado e imediatamente juntado no
processo existente informado.
Na segunda opo, o SAPIENS criar um novo NUP, do tipo Documento Avulso, e
efetuar a juntada nesse novo NUP.

53

Importante: nas situaes em que o desentranhamento ocorrer porque houve a


juntada equivocada de um documento, o usurio dever encaminhar o novo NUP gerado para
o arquivo da sua unidade, criando uma tarefa de arquivamento e tramitando o NUP.
3.6.2.7.3

Criar Minuta
No grid de Documentos h uma atalho para acelerar a criao de Minutas na rea de

Trabalho do usurio.

Ao clicar nesse atalho, o formulrio de criao de Minuta aberto, j com o campo


NUP devidamente preenchido.
3.6.2.7.4

Volumes
Ainda no grid de Documentos, no caso de Processos Fsicos, o usurio encontrar as

ferramentas necessrias para a gesto de Volumes.


A abertura de um novo Volume automaticamente implica o encerramento do
Volume que est aberto.
Um novo Volume deve ser aberto sempre que o anterior ultrapassar 200 (duzentas)
pginas.
Ateno, pois esta operao no poder ser desfeita.

54

A navegao entre os diversos Volumes do Processo pode ser feita na lateral superior
direta do grid de Documentos.
Processos eletrnicos e Documentos Avulsos no tm Volumes.

3.6.3

Vinculao de Processos/Documentos Avulsos


Um Processo/Documento Avulso pode ser anexado a outro Processo/Documento,

bastando para tanto informar o NUP a ser vinculado e a modalidade de vinculao.


Anexao a unio definitiva e irreversvel de um ou mais Processos/Documentos
Avulsos a outro Processo/Documento Avulso considerado principal, desde que pertencentes
ao um mesmo interessado que contenham o mesmo assunto.
Aps a anexao, os documentos que estavam juntados no Processo/Documento
Avulso vinculado so migrados de forma definitiva para o Processo principal. Todos os
andamentos passam a ocorrer apenas no Processo principal, sendo o vinculado encerrado.
Apensamento a unio provisria de um ou mais Processos/Documentos Avulsos a
um Processo/Documento Avulso mais antigo, mantendo cada um a sua numerao especfica,
destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em matria semelhantes, com o mesmo
interessado ou no.

55

3.6.4

Relevncias
Pode-se atribuir uma ou mais Relevncias para um dado Processo/Documento Avulso

com o objetivo de facilitar a gesto destes cadastros.


Por exemplo, interessante saber quais Processos so relativos ao Programa de
Acelerao do Crescimento (PAC), de modo que cabe ao usurio cadastrar essa relevncia.
A Relevncia pode ser retirada a qualquer tempo.

3.6.5

Sigilos
O

SAPIENS

permite

cadastro

de

um

mais

sigilos

para

mesmo

Processo/Documento Avulso, suportando tanto os chamados sigilos comuns quanto os sigilos


da Lei de Acesso Informao (LAI).
O tipo de sigilo deve ser informado pelo usurio:

Sigilo Legal
56

Sigilo Judicial

Intimidade, Vida Privada, Honra e Imagem

Sigilo Reservado (LAI)

Sigilo Secreto (LAI)

Sigilo Ultrassecreto (LAI)

Alm disso, o usurio dever informar, se for requerido pelo sistema, qual a
categoria do sigilo, o fundamento legal e as razes de atribuio do Sigilo.
Ateno: Por medida de segurana, sempre que um Sigilo for criado, caso ainda no
haja, ser criada automaticamente uma Restrio de Acesso no Processo/Documento Avulso,
com poder Master para o usurio criador do Sigilo.
Ou seja, o mero registro do Sigilo no garante que o Processo/Documento Avulso
ficar inacessvel para outros usurios, sendo necessria a configurao da Restrio de
Acesso.
Importante destacar a legislao regulamentadora da Lei de Acesso Informao:
DECRETO N 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2012
Art. 30. A classificao de informao de competncia:
I - no grau ultrassecreto, das seguintes autoridades:

57

a) Presidente da Repblica;
b) Vice-Presidente da Repblica;
c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;
d) Comandantes da Marinha, do Exrcito, da Aeronutica; e
e) Chefes de Misses Diplomticas e Consulares permanentes no exterior;
II - no grau secreto, das autoridades referidas no inciso I do caput, dos titulares de
autarquias, fundaes, empresas pblicas e sociedades de economia mista; e
III - no grau reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II do caput e das que
exeram funes de direo, comando ou chefia do Grupo-Direo e Assessoramento
Superiores - DAS, nvel DAS 101.5 ou superior, e seus equivalentes.
1 vedada a delegao da competncia de classificao nos graus de sigilo
ultrassecreto ou secreto.
2 O dirigente mximo do rgo ou entidade poder delegar a competncia para
classificao no grau reservado a agente pblico que exera funo de direo, comando ou
chefia.
3 vedada a subdelegao da competncia de que trata o 2.
4 Os agentes pblicos referidos no 2 devero dar cincia do ato de classificao
autoridade delegante, no prazo de noventa dias.
5 A classificao de informao no grau ultrassecreto pelas autoridades previstas
nas alneas d e e do inciso I do caput dever ser ratificada pelo Ministro de Estado, no
prazo de trinta dias.
6 Enquanto no ratificada, a classificao de que trata o 5 considera-se vlida,
para todos os efeitos legais.
3.6.5.1

Desclassificao do Sigilo
Um sigilo no poder ser removido do sistema, mas apenas desclassificado.
Um sigilo desclassificado torna-se inativo, no produzindo mais qualquer efeito.

58

3.6.5.2

Nvel de Acesso
Os perfis dos usurios definem, como regra geral, o Nvel de Acesso.
ADVOGADO: Nvel de Acesso 1
SERVIDOR: Nvel de Acesso 1
ESTAGIRIO: Nvel de Acesso 0
A alterao do Nvel de Acesso deve ser solicitada e fundamentada ao Administrador

de sua Unidade.
Assim, por exemplo, se um advogado ou servidor ocupante de cargo DAS 5 ou
equivalente, poder requisitar Nvel de Acesso 2, que servir tanto para a classificao quanto
para a desclassificao de Sigilo Reservado da LAI.
3.6.6

Garantias
Para

fins

gerenciais,

usurio

pode

cadastrar

garantias

relativas

ao

Processo/Documento Avulso.

So exemplos de garantias a Penhora e Cauo.


Alm disso, necessrio informar a descrio do bem dado em garantia, seu valor,
data de instituio e opcionalmente uma observao.

59

3.6.7

Lembretes
Um Processo/Documento Avulso pode receber Lembretes de qualquer usurio, o que

possui utilidade em muitas situaes. Por exemplo, para alertar sobre alguma situao de fato
ou de direito relevante.
Um Lembrete ser visualizado por qualquer usurio que tenha acesso ao
Processo/Documento Avulso.
No entanto, somente o usurio que criou o Lembrete poder edit-lo ou exclu-lo.

3.6.8

Tarefas
Nesta tela o usurio poder consultar todas as tarefas que j foram abertas para

aquele NUP, bem como incluir novas.


O detalhamento sobre o formulrio de Tarefas ser realizado mais frente no
Manual, no captulo sobre o Painel do usurio.

60

H um filtro que permite visualizar as tarefas daquele NUP que porventura tenham
sido apagas, uma informao que pode ser gerencialmente importante.
Para consulta-las, basta marcar a opo correspondente no grid de Tarefas.

3.6.9

Tramitaes
Tramitao Interna a movimentao do Processo/Documento Avulso de um Setor a

outro.
Tramitao Externa o registro da remessa do Processo/Documento Avulso para um
rgo ou Pessoa externos AGU.
Nesta tela o usurio poder consultar todas as tramitaes que j foram realizadas
para aquele Processo/Documento Avulso, bem como incluir novas.
O detalhamento sobre o formulrio de Tarefas ser realizado mais frente no
Manual, no captulo sobre o Painel do usurio.

61

3.6.10 Comunicaes
Toda espcie de comunicao escrita, ou seja, todas as correspondncias, que
circulam nos rgos ou entidades, sero tratadas pelo SAPIENS.
Nesta tela o usurio poder consultar todas as comunicaes que j foram abertas
para aquele Processo, bem como incluir novas.
O detalhamento sobre o formulrio de Comunicaes ser realizado mais frente no
Manual, no captulo sobre o Painel do usurio.

62

3.6.11 Transies
Se o usurio possuir perfil de ARQUIVISTA, poder utilizar o formulrio abaixo para
realizar as transies arquivstica do Processo.
As transies arquivsticas so:
Transferncia: da fase corrente para a fase intermediria.
Recolhimento: da fase intermediria para o arquivo definitivo.
Eliminao: quando o prazo de temporalidade for alcanado.
Extravio: sempre que o Processo/Documento Avulso no puder ser
encontrado.
Desarquivamento: traz o Processo/Documento Avulso novamente para a fase
corrente.
Os usurios que no possuem perfil de ARQUIVISTA no podero realizar transies.
Se perceber a necessidade de realizar uma transio, dever abrir Tarefa para o usurio
ARQUIVISTA de sua Unidade.

63

Ateno, pois a simples remessa do Processo/Documento Avulso para o arquivo


corrente no requer uma transio. Apenas quando houver a remessa para o arquivo
intermedirio que dever ocorrer a transio, da modalidade transferncia.
3.6.12 Extrato Simplificado de Consulta
Eu muitos pontos do SAPIENS possvel clicar sobre um NUP para acesso, em uma
nova aba ou janela, o Extrato Simplificado de Consulta de Processos/Documentos Avulsos:

Ser aberto ento o extrato:

A vantagem do extrato simplificado a possibilidade de visualizar em uma tela todas


as informaes relevantes do Processo/Documento Avulso, facilitando a utilizao do sistema.

64

Alm disso, no extrato simplificado de consulta possvel fazer o download de todos


os componentes digitais do processo, de uma s vez, no formato .zip, bastando clicar no boto
download.

3.7 Criando uma Minuta


Minutas so documentos em edio, ou seja, so mutveis e esto em processo de
construo, podendo ser modificadas a qualquer tempo, e so criadas pelo usurio em sua
rea de Trabalho.
As Minutas podem ser de natureza:
Fsica: quando o SAPIENS registrar to somente a existncia de um
documento fsico, sem qualquer tipo de reproduo digital.
Digitalizada: quando houver a converso fiel da imagem de um documento
para cdigo digital.
Digital: quando for criado e existir apenas em formato digital.
Por fora da Lei n. 12.682/2012, o processo de digitalizao dever ser realizado de
forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessrio, a confidencialidade do
documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no mbito da Infraestrutura
de Chaves Pblicas Brasileira (ICP - Brasil).
Quando for selecionado que a Minuta uma Cpia, o SAPIENS permitir a incluso
do localizador do Documento Original, para fins de controle:

Assim, se por exemplo o documento original que foi digitalizado ficou armazenado na
Sala 1, Caixa 2, do Protocolo da AGU, est informao dever ser informada em Local
Original.
3.7.1

rea de Trabalho

65

A rea de Trabalho um grid e contm todas as Minutas do usurio.


Como todos os grids do SAPIENS, poder ser filtrado, ordenado, etc.
3.7.2

Dados Bsicos
Ao selecionar o boto + da rea de Trabalho, o usurio dever preencher os dados

bsicos do formulrio da Minuta.

O NUP serve para indicar qual ser o destino da Minuta aps se tornar um
Documento. Trata-se de campo obrigatrio.
O Tipo define qual o Tipo de Documento a ser produzido.
O Status serve para identificar se a Minuta um original ou uma cpia. Lembre-se
que um documento digitalizado sempre ser uma cpia em relao ao original fsico!
Caso a opo cpia seja selecionada, o sistema disponibilizar um campo Local do
Original, para que o usurio informe, em detalhes qual a localizao fsica do documento
original que gerou aquela cpia (Ex. Sala 1, Caixa 2, do Protocolo da PRF4).
O Nmero de Folhas deve ser informado pelo usurio.

66

A Restrio de Acesso serve para restringir os usurios que podero acesso a Minuta
ou Documento.
O campo Modelo, dentro de Ferramentas, permite a criao de um Componente
Digital juntamente com a Minuta. Trata-se de um atalho, opcional.
Nem sempre o Autor e o Redator da Minuta so a mesma pessoa.
A procedncia da Minuta representa sua origem.
O local e a data/hora da produo so campos opcionais.
O Setor de Origem serve para indicar qual Setor o responsvel pela Minuta, dentre
os que o usurio esteja lotado.

Ateno: no formulrio de criao da minuta, possvel vincular, ou editar uma


vinculao, entre uma tarefa e uma minuta de mesmo NUP, passado a constar no grid de
tarefas um link para a minuta. Assim, no necessrio acessar a rea de trabalho para
encontrar a minuta correspondente.
Essa opo aparece apenas aps a escolha do NUP da minuta.

Uma vez salva a Minuta, trs novas abas aparecero para o usurio no formulrio:
Componentes Digitais, Minutas Vinculadas e Compartilhamento.
3.7.2.1

Restrio de Acesso
A partir do momento em que uma Minuta/Documento tem acesso restrito, apenas o

usurio que criou a restrio tem acesso sobre ele, com poder Master.
Qualquer outro usurio ter acesso negado.
Deve-se, ento realizar a configurao da restrio de acesso, para liberar o acesso
para usurios escolhidos pelo usurio, clicando no boto destacado:

67

Ateno, pois apenas o Dono da Minuta pode criar uma restrio de acesso.
A tela de configurao da restrio de acesso a seguinte:

Para se incluir uma autorizao de acesso, deve-se clicar no boto +:

Ateno, pois apenas um usurio com poder Master pode liberar o acesso para
outros usurios.
O acesso pode ser liberado para um usurio especfico, ou para um Setor, sendo que
nesse ltimo caso, todos os usurios lotados naquele setor esto automaticamente liberados.
preciso ainda definir quais poderes esto sendo concedidos:

68

Master: o usurio com poder Master sobre uma Minuta/Documento tem


automaticamente os poderes de Ver, Editar e Apagar, mais o poder de
atribuir poderes para outros usurios (inclusive o poder Master).
Ver: o poder de Ver a Minuta/Documento permite acess-lo e visualizar seu
contedo, mas no edit-lo.
Editar: o poder de Editar Minuta/Documento permite editar seus
metadados.
Apagar: o poder de Apagar permite apagar a Minuta.
Por fim, apenas o usurio com o Poder Master pode retirar poderes de outros
usurios.
3.7.3

Componentes Digitais
Uma Minuta pode possuir nenhum (Minuta Fsica), um ou mais Componentes

Digitais.
A necessidade de incluir mais de um Componente Digital em uma Minuta resulta de
uma limitao tecnolgica: o tamanho mximo de arquivos digitais.
O SAPIENS aceita arquivos com o tamanho mximo de 10 mb (dez megabytes) com
as seguintes extenses:
Documentos estruturados: .html, .htm e .xml;
Texto: .pdf, .txt, .doc, .docx, .odt, .rtf e .epub;
Planilhas: .xls, .xlsx e .ods;
Apresentaes: .ppt, .pptx e .odp;
Imagens: .jpg;
udios: .mp3;
Vdeos: .avi;
Assim, se o arquivo for maior que isso, dever ser dividido em duas ou mais partes
(Componentes Digitais) pelo usurio, de acordo com o Manual de Digitalizao da AGU.
Um Componente Digital poder ser criado no SAPIENS de duas formas distintas: por
Upload ou pelo Editor de Textos do sistema.

69

Note-se que que o menu acima deve ser acessado clicando-se na seta para baixo, e
no no smbolo +.
3.7.3.1

Upload
O recurso de uploads do SAPIENS bastante simples, e aceita mltiplos arquivos ao

mesmo tempo.

Aps incluir todos os arquivos que sero objeto do upload, deve-se clicar no boto
que efetivamente far o envio dos arquivos para o SAPIENS:

O sucesso da operao deve ser verificado no campo Status:

70

possvel abortar a operao, remover arquivos antes do upload, bem como verificar
em tempo real qual o percentual de concluso da operao e o status de sucesso ou fracasso.
Um upload ir fracassar em vrias situaes, por exemplo, quando o tipo de arquivo
no for permitido, ou ento quando for maior do que o limite de 10 mb (dez megabytes).
Importante: A ordem que os componentes digitais de um mesmo documento so
apresentados para o usurio a ordem alfabtica do nome do arquivo!
Mesmo aps a juntada o usurio poder alterar o nome dos arquivos nos
componentes digitais, alterando assim a ordem em que eles so apresentados.
3.7.3.2

Editor de Textos
Ao incluir um Componente Digital com o Editor de Textos do SAPIENS, o usurio ser

questionado sobre qual Modelo pretende utilizar.

Um Modelo j contm texto previamente configurado que ir acelerar o trabalho do


usurio na produo textual.
Em um Modelo vrios elementos so preenchidos automaticamente pelo SAPIENS,
tais como o NUP, o nome do Interessado, Assunto, etc.
Os Modelos podem ser Nacionais, Locais ou Em Branco:
71

Nacionais: so filtrados de acordo com as Espcies de Setor nos quais o


usurio est lotado.
Locais: so filtrados de acordo os Setores nos quais o usurio est lotado.
Em Branco: modelos padro do SAPIENS, visveis por todos os usurios.
3.7.4

Acesso aos Componentes Digitais


Aps a criao dos Componentes Digitais pelo usurio, haver a possibilidade de

acess-los no grid.

O smbolo mais claro, com o pequeno lpis, significa que o Componente Digital do
tipo Editor de Textos, e que se o usurio clicar nesse elemento ser direcionado para o Editor
de Textos, onde poder edit-lo.
J o smbolo mais escuro significa que o Componente Digital foi includo por Upload,
e se o usurio clicar no elemento haver o download do Componente Digital, para
visualizao.
Por fim, caso o Componente Digital tenha sido assinado digitalmente, no poder ser
mais editado, e o smbolo ser substitudo por um cadeado.

3.7.5

Minutas Vinculadas
As Minutas podem ser vinculadas entre si quando houver necessidade.
Digamos, por exemplo, que o documento possui anexos. Nesse caso, deve criar

inicialmente a Minuta principal. Aps, uma nova Minuta que represente o Anexo e, por fim,
vincul-las.
Ateno: Se o documento possuir anexos, o usurio no dever criar novos
componentes digitais na Minuta principal para represent-los. O anexo um documento em si
mesmo, e deve ter sua prpria Minuta, vinculada Minuta principal.

72

Importante: quando a Minuta principal for juntada a um Processo/Documento


Avulso, haver automaticamente a juntada das Minutas vinculadas.
3.7.6

Sigilos
O SAPIENS permite o cadastro de um mais sigilos para o mesma Minuta, suportando

tanto os chamados sigilos comuns quanto os sigilos da Lei de Acesso Informao (LAI).
O tipo de sigilo deve ser informado pelo usurio:

Sigilo Legal

Sigilo Judicial

Intimidade, Vida Privada, Honra e Imagem

Sigilo Reservado (LAI)

Sigilo Secreto (LAI)

Sigilo Ultrassecreto (LAI)

73

Alm disso, o usurio dever informar, se for requerido pelo sistema, qual a
categoria do sigilo, o fundamento legal e as razes de atribuio do Sigilo.
Ateno: Por medida de segurana, sempre que um Sigilo for criado, caso ainda no
haja, ser criada automaticamente uma Restrio de Acesso na Minuta, com poder Master
para o usurio criador do Sigilo.
Ou seja, o mero registro do Sigilo no garante que o Processo/Documento Avulso
ficar inacessvel para outros usurios, sendo necessria a configurao da Restrio de
Acesso.
Aps a juntada da Minuta, o sigilo mantido.
3.7.6.1

Desclassificao do Sigilo
Um sigilo no poder ser removido do sistema, mas apenas desclassificado.
Um sigilo desclassificado torna-se inativo, no produzindo mais qualquer efeito.

3.7.6.2

Nvel de Acesso
Os perfis dos usurios definem, como regra geral, o Nvel de Acesso.
ADVOGADO: Nvel de Acesso 1
74

SERVIDOR: Nvel de Acesso 1


ESTAGIRIO: Nvel de Acesso 0
A alterao do Nvel de Acesso deve ser solicitada e fundamentada ao Administrador
de sua Unidade.
Assim, por exemplo, se um advogado ou servidor ocupante de cargo DAS 5 ou
equivalente, poder requisitar Nvel de Acesso 2, que servir tanto para a classificao quanto
para a desclassificao de Sigilo Reservado da LAI.
3.7.7

Compartilhamento
Uma Minuta criada por usurio pode ser compartilhada com outros usurios.
Nesse caso, todos os usurios vero a Minuta em suas respectivas reas de Trabalho,

podendo realizar um trabalho colaborativo.


No Formulrio da Minuta possvel ver quem est compartilhando a Minuta, bem
como acrescentar e retirar compartilhamentos.
Para incluir um usurio no compartilhamento, basta clicar no boto +.

Aps selecionar o Setor e o usurio, deve-se definir se ele ser o Dono.


Trocar o Dono da Minuta equivale a fazer uma Transferncia da mesma.
Importante: apenas o Dono da minuta pode realizar a juntada!
3.7.7.1

Conjugando Compartilhamento e Restrio de Acesso


Antes de realizar o compartilhamento de uma Minuta, o ideal que o usurio Dono

configure a restrio de acesso, liberando apenas os poderes necessrios.

75

Assim, por exemplo, possvel compartilhar uma Minuta apenas com o Poder de
Ver, mas no de Editar.
3.7.8

Ferramentas
A rea de Trabalho conta com 4 (quatro) ferramentas:

3.7.8.1

Detalhar NUP
Ao selecionar a opo Detalhar NUP, o Processo/Documento Avulso selecionado

ser aberto.
Essa operao no poder ser realizada em Lote, por sua natureza.
3.7.8.2

Juntar
Uma Minuta, aps terminado o processo elaborao, deve ser Juntada para que se

torne um Documento Avulso ou ento parte integrante de um Processo.

Basta ao usurio selecionar a Minutas, ou Minutas, pois a operao pode ser


realizada em lote, e utilizar a ferramenta Juntar.
As minutas sero juntadas.
Ateno, pois essa operao no poder ser desfeita.
3.7.8.3

Criar Anexo
O processo de criao de um anexo no SAPIENS envolve a criao de uma nova

minuta (o anexo) e a posterior vinculao minuta principal, na modalidade ANEXO.


Para facilitar o processo, o SAPINS possui o atalho Criar Anexo.

76

Ao clicar nesse atalho, a tela de upload imediatamente aberta.


Aps o upload, o SAPIENS automaticamente cria a nova minuta (o anexo) e efetua a
vinculao automaticamente.
3.7.8.4

Distribuir
Uma Minuta, aps terminado o processo elaborao, deve ser Juntada para que se

torne um Documento Avulso ou ento parte integrante de um Processo.

No entanto, muitas vezes necessrio que essa juntada seja acompanhada da


abertura de uma Tarefa e da Tramitao do Processo/Documento Avulso.
A ferramenta Distribuir nada mais do que um atalho, opcional, especialmente til
para servidores que trabalham no Protocolo.
Ao clicar-se em Distribuir a Minuta, abre-se a janela de criao de uma Tarefa, j com
o NUP devidamente selecionado e opo de tramitar marcada como padro.
Assim, em uma nica operao, possvel junta a minuta, abrir a tarefa e tramitar o
Processo/Documento Avulso.
3.7.8.5

Assinar
possvel assinar digitalmente uma Minuta a partir da rea de Trabalho, inclusive em

lote (no mximo 10 componentes digitais por vez).


Para assinar digitalmente uma minuta no SAPIENS necessrio possuir um token a3
da AGU devidamente instalado e configurado, conforme os tutoriais divulgados pelo
Departamento de Tecnologia da Informao da AGU DTI.
Caso voc deseje utilizar no SAPIENS um token no homologado pela AGU, favor
entrar em contato com o canal de suporte do DTI.

77

Aps selecionar as Minutas cujos Componentes Digitais sero assinados, basta


escolher a opo correspondente no menu de ferramentas:

Se a configurao estiver correta, bastar digitar a senha (PIN) do token a3:

Aps a insero da senha (PIN), o componente digital ser assinado, passando a


constar um cadeado ao seu lado:

Um componente digital que tenha sido assinado no poder mais ser editado no
Editor de Textos do SAPIENS. Entretanto, caso todas as assinaturas sejam removidas, o
componente voltar a ser editvel.
possvel excluir ou adicionar Assinaturas Digitais na tela de edio de Componentes
Digitais:

78

Se a Assinatura Digital do Componente Digital da Minuta for retirada, ser possvel


realizar novamente a sua edio.

3.8 O Editor de Textos do SAPIENS


Ao clicar no Componente Digital editvel, ou seja, aquele que est na rea de
Trabalho e possui um cone claro com um pequeno lpis, o usurio ser imediatamente levado
ao Editor de Textos do SAPIENS, que abrir em uma nova aba ou janela, dependendo da
configurao do Navegador de Internet.

79

O Editor de Textos do SAPIENS online, dentro do prprio Navegador de Internet, de


modo que nenhum software adicional precisa ser instalado para ser utilizado pelo usurio.
Uma vez aberto, o SAPIENS realizar um auto salvamento a cada 3 minutos, evitando
assim que o usurio perca algum dado em caso de perda de conexo com a Internet.
3.8.1

Ferramentas
Por ser um editor de textos web, no esto disponveis recursos avanados de editor

como o Word ou o BR Office, tais como auto sumrio ou notas de rodap. Entretanto, muitos
recursos esto disposio do usurio:
Salvar, Imprimir e Visualizar Impresso
Cortar, Copiar, Colar e Colar sem Formatao
Fazer e Desfazer
Procurar, Substituir, Selecionar Tudo e Corretor Ortogrfico
Formataes (negrito, itlico, etc.)
Listas Ordenadas e no Ordenadas
Alinhamentos Centralizado e Justificado
Imagens

80

Estilos pr-formatados (Pargrafo, Pargrafo Numerado, Citao, Ttulo e


Subttulo)
Cor e Realce de Fontes
Tabelas, Smbolos, Quebra de Pgina e Linha Horizontal
Capitalizao, Maisculas e Minsculas
Zoom e Maximizar
Para encontrar cada um destes recursos, basta ao usurio passar o mouse sobre o
boto na barra de ferramentas que um pequeno balo apresentar no nome do recurso.
Aps salvar o contedo do texto, o usurio pode simplesmente fechar a janela do
Navegador de Internet com o Editor de Textos do SAPIENS.
3.8.1.1

Formatao do Texto
O SAPIENS preza pela padronizao da identidade visual dos documentos produzidos

e por isso a formatao do texto controlada.


Assim, no possvel alterar o tipo de fonte, por exemplo.
As formataes (estilos) so pr-definidas pelo Editor, nos botes abaixo:

Pargrafo
Pargrafo Numerado
Citao
Ttulo
Subttulo
Para alterar o estilo, basta selecionar o texto e aplicar a formatao.
3.8.2

O Painel de Inteligncia Jurdica


Ao utilizar o Editor de Textos, o usurio tem a opo de expandir a barra de

Inteligncia Jurdica, localizada no lado esquerdo, para receber em tempo real sugestes
oriundas dos Repositrios de Conhecimento.

81

As sugestes podem ser filtradas entre os Repositrios de Conhecimento nacionais


ou locais, bem como por modalidade (Jurisprudncia, Legislao, Testes, etc.).
A receber uma sugesto pertinente, o usurio poder incorpor-la ao seu texto,
bastando selecionar o item desejado, posicionar o mouse no ponto correto do texto e utilizar a
opo Inteligncia Jurdica do menu que se abre com o boto direito do mouse:

Essa ferramenta permite acelerar o tempo mdio de produo de um texto, bem


como aumentar consideravelmente sua qualidade.

3.9 O Painel do usurio


O Painel do usurio centro de controle dos fluxos de trabalho do usurio e engloba:
Tarefas
Atividades
Tramitaes
Comunicaes
Avisos
Nos grids do Painel do usurio se encontram as pendncias, ou seja, os elementos
que necessitam da ateno do usurio nos variados fluxos de trabalho.
82

3.9.1

Tarefas

A noo central do fluxo de trabalho no SAPIENS a Tarefa.


Um usurio abre uma Tarefa para outro usurio quando necessitar que uma ou mais
Atividades sejam realizada, em um dado prazo.
3.9.1.1

Grid de Tarefas
No grid constam as Tarefas pendentes do usurio, ou seja, as Tarefas que foram

abertas tendo ele como Responsvel.


3.9.1.2

Criando uma Tarefa


Ainda no grid, o usurio poder cadastrar novas ou editar Tarefas, clicando,

respectivamente no boto +, ou 2x vezes sobre a linha da Tarefa.


No formulrio da Tarefa constam todos seus elementos:

83

Uma Tarefa sempre deve ser aberta em relao a um Processo/Documento Avulso,


por isso a necessidade de se informar o NUP.
A Tarefa deve ser atribuda uma Espcie, que descreve em linhas gerais a atribuio.
O SAPIENS contm uma extensa lista de Espcies de Tarefas.
Se a Espcie da Tarefa for do Gnero Judicial, ser necessrio informar qual o
Movimento Judicial que motivou a Tarefa, para fins gerenciais.

As Espcies de Tarefa do Gnero Judicial so:


ANALISAR CITAO
ANALISAR COMUNICAO JUDICIAL URGENTE
ANALISAR INTIMAO
ANALISAR NOTIFICAO
ANALISAR OUTRA FORMA DE COMUNICAO JUDICIAL
ANALISAR PAUTA DE JULGAMENTO/AUDINCIA
ANALISAR VISTA PARA MANIFESTAO
Aps selecionar o Setor, dever ser escolhido o usurio que receber a Tarefa.
Ateno, se o usurio Responsvel estiver em perodo de Afastamento cadastrado no
SAPIENS, como frias, ou licena, no ser possvel a abertura da Tarefa e haver uma
mensagem de erro.

De incio, o usurio perceber ao clicar no Combo, que apenas os Setores de sua


Unidade estaro disponveis. Mas ao clicar na Lupa, verificar que uma Tarefa poder ser
aberta para qualquer Unidade do SAPIENS, escolhendo-a no modo rvore.

84

O prximo passo a definio do Prazo para o cumprimento da Tarefa. Esse item


obrigatrio e o SAPIENS auto preenche o campo por padro com um prazo de 5 (cinco) dias.
Caber ao usurio modific-lo, se necessrio.
, bastando para tanto escolher o Setor Responsvel, mas sem informar qual o
Usurio Res Opcionalmente, no ato de abertura da Tarefa, o usurio poder informar uma
Minuta, que esteja em sua rea de Trabalho, para que seja realizada a juntada.
Ateno, pois a juntada no poder ser desfeita, mesmo que a Tarefa seja
posteriormente excluda!
Lembre-se, a juntada o ato de retirar uma Minuta da rea de Trabalho e publicla, tornando-a imutvel e pertencente a um Processo/Documento Avulso.
O usurio poder ainda colocar uma observao na Tarefa, detalhando de forma
mais clara a Espcie de Tarefa escolhida.
Um tarefa somente pode ser editada pelo criador, pelo usurio responsvel ou por
um usurio com perfil de COORDENADOR lotado no setor responsvel.

85

3.9.1.2.1

Distribuio Automtica da Tarefa


Qualquer usurio poder utilizar o mecanismo de distribuio automtica de tarefas

no SAPIENS.
Para utiliz-lo, basta abrir ou redistribuir uma tarefa definindo o setor, mas sem
definir quem o usurio responsvel.
O SAPIENS far a escolha de acordo com vrios critrios, entre eles os afastamentos
registrados, o balanceamento de carga (todos devem receber a mesma quantidade de tarefas)
e a preferncia (se algum j trabalhou no processo tem preferncia).
Alm disso, h a questo do Distribuidor.
Se o setor s receber tarefas de outros setores por meio de seus distribuidores, uma
configurao feita pelo Administrador da Unidade, apenas eles sero sorteados inicialmente.
Ou seja, apenas os distribuidores participaro do sorteio no primeiro momento, mas
na hora do distribuidor efetuar a redistribuio da tarefa internamente, ocorre o inverso,
todos participam, menos os distribuidores.
3.9.1.3

Ferramentas

No tela da Tarefa, o usurio fazer uso de 3 (trs) ferramentas que auxiliam e


automatizam seu trabalho.
3.9.1.3.1

Acompanhar
Ao marcar a opo de Acompanhar uma Tarefa que est abrindo para outro

usurio, abre-se a possibilidade de visualizar essa Tarefa com mais facilidade, para fins de
acompanhamento.
Assim, ao selecionar a opo Meus Acompanhamentos no grid de Tarefas do Painel
do usurio, possvel verificar o andamento em tempo real das Tarefas que foram abertas,
facilitando seu controle.

86

O usurio poder ento consultar se j houve sua concluso, se uma ou mais


Atividades j foram includas pelo usurio Responsvel, etc.
Para deixar de acompanhar uma Tarefa, basta retirar a seleo sobre a opo
Acompanhar e salvar a Tarefa.
3.9.1.3.2

Tramitar
Quando um usurio abre uma Tarefa para outro usurio, especialmente quando

lotado em outro Setor, surge a necessidade de tramitar o Processo/Documento Avulso para o


Setor Responsvel.
Quando o usurio marcar a opo Tramitar na tela da Tarefa, o SAPIENS
automaticamente gerar a Tramitao Interna do Processo/Documento Avulso para o Setor
Responsvel pela Tarefa, automatizando o trabalho.
Ateno, se o usurio marcar a opo Tramitar e houver uma tramitao pendente
de recebimento no NUP, o SAPIENS ir primeiro receber a tramitao pendente e na sequncia
criar a nova tramitao.
Novidade da verso 1.0.9: ao abrir uma nova Tarefa, a opo Tramitar marcada
como padro pelo SAPIENS. Todavia, se o usurio mandar tramitar um NUP para o setor em
que j se encontra, no mais apontado um erro e a operao se efetiva normalmente.
3.9.1.3.3

Etiqueta
A ltima ferramenta para o trabalho com Tarefas a possibilidade de colar

Etiquetas em suas Tarefas, como forma de facilitar a organizao e o trabalho em lote.


O mecanismo o seguinte: digamos que o usurio possua em seu Painel dezenas de
Tarefas diferentes, mas que muitas delas so repetitivas. Aps verificar uma dada Tarefa, o
usurio poder colocar uma palavra como Etiqueta, com o intuito de filtr-la na sequncia e
trabalhar em lote.

Aps colocar Etiquetas em suas Tarefas pendentes, poder realizar o filtro no grid:

87

Agora, dentre todas, apenas as tarefas com o Etiqueta em questo aparecero no


grid, e o usurio poder realizar aes em Lote, como gerar Minutas, lanar Atividades, etc.
3.9.1.4

Aes e Atalhos da Tarefa

O SAPIENS oferece 5 (cinco) aes ou atalhos em relao s Tarefas do Painel do


usurio.
H 2 (duas) formas de acess-las, pelo boto acima ou pelo boto direito do mouse,
clicando sobre o grid.
3.9.1.4.1

Detalhar NUP
Ao selecionar a opo Detalhar NUP, o Processo/Documento Avulso selecionado

ser aberto.
Essa operao no poder ser realizada em Lote, por sua natureza.
3.9.1.4.2

Criar Tarefa
Esse atalho serve para criar uma nova tarefa aproveitando os dados da tarefa

existente.
Em muitas situaes, para que um usurio possa cumprir sua tarefa, h necessidade
de que novas tarefas sejam abertas para outros usurios.
Esse atalho facilita essa processo.

88

3.9.1.4.3

Lanar Atividade
A ltima opo, Lanar Atividade, tambm um atalho que pode ser utilizado em

Lote.

O usurio poder optar se deseja encerrar a Tarefa com a Atividade em questo, e


alm disso, selecionar se deseja efetuar a juntada das minutas vinculadas tarefa.
Novidade da verso 1.0.9: ao abrir uma nova Atividade, a opo Encerra Tarefa
marcada como padro pelo SAPIENS.
3.9.1.4.4

Criar Comunicao
Esse atalho serve para criar uma nova Comunicao aproveitando o NUP da tarefa

existente.
Em muitas situaes, para que um usurio possa cumprir sua tarefa, h necessidade
de que novas comunicaes sejam abertas.
Esse atalho facilita essa processo.

89

3.9.1.4.5

Minutas
A opo Minutas na verdade contm 4 (quatro) novas opes para efetuar o

gerenciamento das minutas vinculadas s tarefas do usurio.

A opo Criar serve para abrir um formulrio padro de criao de minutas,


exatamente como ocorria na rea de Trabalho. No entanto, o NUP j est selecionado e a
tarefa vinculada.
A opo Modelo serve para gerar, de maneira bastante simplificada, uma Minuta
na rea de Trabalho do usurio, a partir de um Modelo. Ou seja, um atalho para agilizar o
trabalho em resposta a uma dada Tarefa, sempre que for necessria a criao de uma Minuta
para a Atividade. Essa operao pode ser realizada em Lote, de modo que especialmente til
para se trabalhar em conjunto com Etiquetas. Se uma minuta criada por este atalho, surge
uma vinculao entre a tarefa e a minuta, passado a constar no grid de tarefas um link para a
minuta. Assim, no necessrio acessar a rea de trabalho para encontrar a minuta
correspondente.
A opo Editar/Remover serve para editar ou remover a minuta vinculada tarefa.
Ateno, pois no est sendo removida apenas a vinculao, mas a minuta em si. Como
possvel vincular mais de uma minuta a uma mesma tarefa, o SAPIENS sempre abrir uma
janela de seleo da minuta a ser editada.

90

Destaque-se que nessa janela possvel vincular minutas (arrastando um e soltando


sobre a outra), excluir a minuta e utilizar o atalho Criar Anexo.
A opo Assinar serve para assinar digitalmente uma Minuta a partir da aba Tarefas
do Painel do usurio, inclusive em lote (no mximo 10 componentes digitais por vez).
Para assinar digitalmente uma minuta no SAPIENS necessrio possuir um token a3
da AGU devidamente instalado e configurado, conforme os tutoriais divulgados pelo
Departamento de Tecnologia da Informao da AGU DTI.
Caso voc deseje utilizar no SAPIENS um token no homologado pela AGU, favor
entrar em contato com o canal de suporte do DTI.
Se a configurao estiver correta, bastar digitar a senha (PIN) do token a3:

Aps a insero da senha (PIN), o componente digital ser assinado, passando a


constar um cadeado ao seu lado:
91

Um componente digital que tenha sido assinado no poder mais ser editado no
Editor de Textos do SAPIENS. Entretanto, caso todas as assinaturas sejam removidas, o
componente voltar a ser editvel.
3.9.1.5

Redistribuio de Tarefa
O processo de redistribuio de uma Tarefa bastante simples.
Basta ao usurio clicar 2x (duas vezes) sobre a Tarefa, no grid, para edit-la.

Nesse ponto, basta alterar o usurio Responsvel e salvar a alterao, para a Tarefa
imediatamente desaparea de seu grid e migre para o Painel do novo usurio Responsvel.
Se no for informado o Usurio Responsvel, o SAPIENS utilizar o mecanismo de
distribuio automtica.
H nessa tela a possiblidade de consultar todas as redistribuies que uma Tarefa j
sofreu, bastando clicar no boto Histrico, ao lado do campo.
3.9.1.6

Atividades
O usurio, ao receber uma Tarefa de outro usurio, realizar uma ou mais

Atividades, dando assim continuidade ao fluxo de trabalho.


As Atividades ficam acessveis dentro do formulrio das Tarefas, em uma Aba.

92

Uma Atividade pode ou no encerrar uma Tarefa, de modo essa opo dever ser
marcada apenas quando o usurio j tiver lanado todas as Atividades necessrias.

Toda Atividade necessariamente possui uma Espcie, que descreve em linhas gerais o
que foi realizado.
No campo Observao o usurio poder detalhar o que foi realizado com a Atividade.
Alm disso, possvel declarar qual usurio foi responsvel pela realizao da
Atividade, quando diferente da pessoa que estiver realizando o cadastro.
Opcionalmente, no ato de lanamento da Atividade, o usurio poder informar que
deseja juntar as minutas que esto vinculadas Tarefa.
Ateno, pois a juntada no poder ser desfeita, mesmo que a Atividade seja
posteriormente excluda!
Lembre-se, a juntada o ato de retirar uma Minuta da rea de Trabalho e publicla, tornando-a imutvel e pertencente a um Processo/Documento Avulso.
Aps o lanamento de uma Atividade que encerre uma Tarefa, esta ltima no
poder mais ser modificada, mas nada impede que novas atividades sejam lanadas pelo
usurio.
93

Ateno, se o usurio lanar uma atividade e houver uma tramitao pendente de


recebimento no NUP, o SAPIENS ir primeiro receber a tramitao pendente e na sequncia
criar a atividade. Trata-se de um recebimento tcito da tramitao.
Novidade da verso 1.0.9: ao abrir uma nova Atividade, a opo Encerra Tarefa
marcada como padro pelo SAPIENS.
3.9.2

Tramitaes

A Tramitao Interna o ato de enviar um Processo/Documento Avulso de um Setor


para outro, trocando a responsabilidade pelo mesmo.
Aps a remessa, um trmite deve ser recebido no Setor de destino.
A Tramitao Externa a remessa do Processo/Documento Avulso para outra Pessoa
ou rgo externos AGU.
3.9.2.1

Grid de Tramitaes
No grid de Tramitaes do Painel do usurio esto relacionadas todas as pendncias

em relao s tramitaes do usurio.

A primeira possibilidade a visualizao das Tramitaes Receber, ou seja, todos


os trmites enviados por outros para o usurio e ainda no recebidos.
No entanto, no apenas os trmites no recebidos enviados especificamente para o
usurio estaro visveis, mas tambm todos os que tiverem como destino os Setores em que o
usurio est lotado.
A segunda possibilidade de visualizao so as trmites Remetidos e no recebidos.
Nesse caso, sero relacionadas as tramitaes criadas e remetidas pelo usurio, mas ainda no
recebidas no Setor de destino.

94

3.9.2.2

Criando Uma Tramitao Externa


A criao de uma nova tramitao externa, ou seja, para um rgo externo, pode ser

realizada no Painel do usurio, a partir do boto +.

Ao selecionar o NUP, ser automaticamente preenchido o campo Setor Origem


com o Setor que possui atualmente a responsabilidade sobre o Processo/Documento Avulso.
Dever ento ser realizada a opo da Pessoa, ou seja, do destinatrio externo.
Para a criao de Tramitaes Internas, deve-se obrigatoriamente criar uma Tarefa
para o Setor de Destino e selecionar a opo Tramitar em Ferramentas.
Ao salvar a Tarefa, ser gerado automaticamente o Trmite.
O objetivo dessa restrio impedir que haja tramitaes sem uma Tarefa que
explicite o motivo da abertura daquele trmite.
3.9.2.3

Aes e Atalhos das Tramitaes

O SAPIENS oferece 3 (trs) aes ou atalhos em relao s Tramitaes no Painel do


usurio.

95

H 2 (duas) formas de acess-las, pelo boto acima ou pelo boto direito do mouse,
clicando sobre o grid.
3.9.2.3.1

Detalhar NUP
Ao selecionar a opo Detalhar NUP, o Processo/Documento Avulso selecionado

ser aberto.
Essa operao no poder ser realizada em Lote, por sua natureza.
3.9.2.3.2

Imprimir Guia
Por fim, Imprimir Guia gerar uma guia de tramitao para impresso, o que

especialmente til no caso das Tramitaes de Processos/Documentos Avulsos fsicos, que


precisam ser enviados por Correios ou Malote.
Essa operao pode ser realizada em Lote, desde que as tramitaes sejam para o
mesmo Setor ou Pessoa.
3.9.2.3.3

Receber
A opo Receber utilizada para fazer o recebimento de um trmite pendente. Ao

realizar esta ao, o usurio declara que j est de posse do Processo/Documento Avulso
tramitado, no caso dos fsicos, ou ciente do trmite, no caso dos eletrnicos.
A operao de recebimento no poder ser desfeita.
Ateno: No recebimento de tramitaes externas o setor atual do NUP passa a ser o
da lotao principal do usurio que efetuar o recebimento.
3.9.3

Comunicaes

Dentro de um fluxo de trabalho, muitas vezes necessrio interagir com outras


Pessoas ou Instituies que no utilizam o SAPIENS, de modo que a abertura de uma Tarefa
invivel.
Nesses casos, as Comunicaes (Ofcios, Memorandos, Cartas, etc.) so
indispensveis.
96

Com o SAPIENS, o usurio poder criar uma Comunicao a partir de um Modelo,


editar seu contedo com o Editor de Textos, remeter e controlar o recebimento da resposta.
3.9.3.1

Grid de Comunicaes
No grid de Comunicaes do Painel do usurio esto relacionadas todas as

pendncias em relao s comunicaes do usurio.

A primeira possibilidade a visualizao das Comunicaes Pendentes, ou seja,


todas as Comunicaes criadas pelo usurio, mas ainda no Respondidas pelos Destinatrios
nem Encerradas.
A segunda possibilidade de visualizao so as Comunicaes Respondidas. Nesse
caso, sero relacionadas as Comunicaes que j foram respondidas pelos Destinatrios e que
ainda no foram Encerradas.
3.9.3.2

Criando uma Comunicao


Para abrir o formulrio de criao de Comunicaes, basta clicar no boto + do grid

de Comunicaes do Painel do usurio.

97

O usurio dever informar inicialmente o NUP do Processo/Documento Avulso que


receber a Comunicao.
O Modelo da Comunicao ser utilizado para gerar a Minuta correspondente.
A Espcie da Comunicao um dado gerencial, que descreve em linhas gerais o
motivo da expedio, podendo ser complementado no campo Observaes.
O Destinatrio dever ser uma Pessoa, cadastrada na base de Pessoas do SAPIENS.
O Setor de Origem da Comunicao deve ser escolhido entre os Setores que o
usurio est Lotado.
A fixao do Prazo obrigatria, e o SAPIENS automaticamente sugere o prazo de 5
(cinco) dias, podendo ser modificado pelo usurio. O prazo apenas para controle interno do
prprio usurio, em relao s suas Comunicaes.
Ao salvar a Comunicao, o usurio ser informado sobre o sucesso da operao e
que uma Minuta foi criada automaticamente pelo SAPIENS e colocada na rea de Trabalho do
usurio, onde poder ser livremente editada.

98

O SAPIENS numera automaticamente as Comunicaes do usurio, colocando a


informao no corpo do texto.
Nesse momento, a Comunicao apenas uma Minuta, ou seja, ainda no foi
tornada imutvel.
Aps a edio da Minuta, o usurio dever fazer a remessa da Comunicao, o que
far com que ela seja juntada no Processo/Documento Avulso e tornada definitiva.
3.9.3.3

Aes e Atalhos das Comunicaes

O SAPIENS oferece 5 (cinco) aes ou atalhos em relao s Comunicaes no Painel


do Usurio.
H 2 (duas) formas de acess-las, pelo boto acima ou pelo boto direito do mouse,
clicando sobre o grid.
3.9.3.3.1

Detalhar NUP
Ao selecionar a opo Detalhar NUP, o Processo/Documento Avulso selecionado

ser aberto.
3.9.3.3.2

Criar Minuta
Essa opo abre um formulrio para a criao de uma Minuta, da mesma forma que

ocorreria na rea de Trabalho.


No entanto, o NUP j vem preenchido, facilitando o trabalho.
3.9.3.3.3

Remeter
Aps e criao da Comunicao e a edio da correspondente Minuta na rea de

Trabalho, o usurio dever realizada a Remessa da Comunicao.

99

A Remessa da Comunicao torna-a imutvel, realizando a juntada da Minuta que se


encontra na rea de Trabalho do usurio no Processo/Documento Avulso correspondente.
Ateno, pois a juntada no poder ser desfeita!
Aps marcar a Remessa no SAPIENS, responsabilidade do usurio providenciar o
envio da Comunicao para o Destinatrio, preparando a impresso, envelope e postagem nos
Correios ou Malote, de acordo com as regras de expedio de sua Unidade.
3.9.3.3.4

Inserir Resposta
Quando uma resposta de uma Comunicao do SAPIENS chegar no Protocolo da

Unidade, dever ocorrer inicialmente o procedimento normal de criao de uma Minuta na


rea de Trabalho, digitalizao do Documento, atribuio de metadados, etc.
Aps, deve-se utilizar o procedimento de Inserir Resposta para que a Minuta que
est na rea de Trabalho seja juntada ao Processo/Documento Avulso.
A Comunicao ser marcada como respondida.
Ateno, pois a juntada no poder ser desfeita!
3.9.3.3.5

Encerrar
Mesmo quando j respondida, a Comunicao continua no grid de Documentos do

Painel do usurio, justamente para que o usurio tenha cincia dela.


Assim, quando o usurio no tiver mais interesse em acompanhar uma Comunicao
em seu grid, poder encerr-la, independentemente de ter sido respondida ou no.
A Comunicao encerrada permanece ativa para todos os efeitos, exceto quanto a
visualizao do grid do usurio que a criou.
3.9.4

Mensagens

Mensagens so comunicaes entre usurios do SAPIENS, normalmente com


informaes teis para o desempenho de suas atribuies funcionais.
Para criar mensagem, basta criar no boto + do grid de mensagens.
100

Deve-se selecionar o usurio destinatrio e, opcionalmente, uma data de expirao


para a mensagem e urgncia.
H opes de edio para o contedo, como cores, tamanhos, etc. No entanto, o
contedo da mensagem no pode ultrapassar 255 caracteres.
Se no for marcada a opo de data de expirao, o SAPIENS considerar que a
mensagem expira em 30 dias.
Ao recebe uma mensagem, o usurio visualizar, no canto inferior da tela, seu
contedo, em uma espcie de balo.
O prprio SAPIENS pode enviar mensagens para seus usurios. Por exemplo, sempre
que uma tarefa que o usurio esteja acompanhando for encerrada, haver uma mensagem do
SAPIENS.
Sempre que um balo de mensagem for fechado, ele ser automaticamente marcado
como lido.
possvel marcar uma mensagem como lida ou no lida nos atalhos do grid de
mensagens.
O grid permite visualizar as mensagens recebidas e tambm as enviadas, bastando
alterar o filtro.

101

3.9.5

Blocos
Diversas operaes podem ser realizadas em Bloco (lote) no SAPIENS no Painel do

Usurio, automatizando os procedimentos:


Criao de Tarefas
Criao de Tramitaes
Criao de Comunicaes

Basta selecionar a opo Bloco e adicionar todos os NUPs que participaro do


Bloco.
Assim, em uma nica operao, diversas tarefas, tramitaes ou comunicaes
podem ser geradas em diversos NUPs diferentes, ao mesmo tempo.
3.9.6

Sugestes de Fluxos
O SAPIENS possui um avanado sistema de aprendizado de fluxos de trabalho que

capaz de sugerir ao usurio, a depender do contexto de um Processo ou Documento Avulso, o


prximo passo cabvel.
Na abertura de uma nova tarefa, o SAPIENS pode sugerir qual espcie seria
adequada, bem como o setor responsvel, para fins de tramitao.
No lanamento de uma atividade para uma tarefa, o SAPIENS pode sugerir qual seria
a espcie adequada para aquele contexto.
H duas maneiras de acessar as sugestes:
Nos formulrios de tarefas e de atividades, h um novo boto no canto inferior
esquerdo, com uma lmpada.

102

Ao clicar na lmpada, o usurio recebe as sugestes cabveis:

A primeira sugesto ser preenchida automaticamente pelo SAPIENS no formulrio.


Para alternar para as demais sugestes, basta clicar sucessivamente na Lmpada.
A outra forma de acessar as sugestes surge ao clicar na Lupa para escolher o tipo de
atividade ou de tarefa, no grid de seleo avanada, pois h um checkbox "sugeridas" para
mostrar apenas as sugestes e no todas as possibilidades.

No h sugestes quando estivermos realizando operaes em bloco, pois para cada


elemento do bloco seria uma sugesto diferente.
Quanto mais o SAPIENS for utilizado, melhor se tornaro as sugestes.
Ateno: o SAPIENS realiza meramente sugestes, que devero ser analisadas
criteriosamente pelo usurio, pois esto sujeitas a erros.

3.10 Pesquisa Avanada


A pesquisa avanada do SAPIENS pode ser encontrada na barra superior do sistema,
conforme figura abaixo.

103

SAPIENS

disponibiliza

dois

tipos

de

pesquisa

para

locao

de

Processos/Documentos Avulsos: por metadados e por contedo.

3.10.1 Pesquisa por Metadados


A pesquisa por metadados se limita as informaes bsicas do Processo/Documento
Avulso, ou seja, suas informaes de capa.

104

Aps o preenchimento das informaes, todas opcionais, os resultados so


apresentados em um grid de resultados.

Caso o usurio deseje, basta alterar um ou mais critrios de pesquisa para fazer o
refinamento, e clicar novamente em Pesquisar.
Na pesquisa por metadados h um campo gerencial essencial para o SAPIENS:
105

Ao

marcar

opo

Sem

Tarefas,

usurio

poder

consultar

os

Processos/Documento Avulsos que estejam naquele momento sem Tarefas abertas. Ou seja,
Processos/Documento Avulsos parados que precisam ser movimentados com urgncia.
Todo usurio deve realizar essa consulta com regularidade, especialmente os
usurios com perfil de COORDENADOR.
3.10.2 Pesquisa por Contedo
A pesquisa por contedo destinada a encontrar Documentos a partir de seu
contedo.
Todos os componentes digitais compatveis juntados a um Processo/Documento
Avulso so indexados e podem ser pesquisados pelo SAPIENS (formatos html, txt, pdf, docx,
doc, entre outros).

O ponto fundamental da pesquisa por contedo o campo Termos, no qual o


usurio pode pesquisa na forma de texto livre, incluindo as regras E, OU, curingas (*), etc.
106

Alm disso, h alguns campos adicionais para ajudar no refinamento da pesquisa.


Assim, por exemplo, possvel pesquisar apenas Pareceres publicados no ano de
2013 que contenham os termos ajuda de custo.
Os resultados so exibidos no grid correspondente.

4 RELATRIOS
O Sistema SAPIENS possui um mdulo de Relatrios acessvel por meio do Painel de
Controle, em Ferramentas:

107

4.1 Grid de Relatrios


No grid de Relatrios constam todos os Relatrios j extrados pelo usurio, por
ordem cronolgica:

Ou seja, desde que no seja apagado pelo usurio, os Relatrios anteriores estaro
disponveis para consulta, bastando clicar no cone DOC.

4.2 Extraindo um Relatrio


A extrao de um Relatrio deve ser realizada a partir do boto + do grid, com a
abertura do formulrio de parmetros:

108

Os Relatrios existentes so classificados inicialmente por Gnero:


Gerencial: relatrios para os gestores, com informaes acerca da
produtividade, repercusso, fora de trabalho, etc.
Operacional: relatrios para os usurios de forma geral, com informaes
acerca de tarefas, atividades, tramitaes, etc.
Sistema: relatrios para consultas de tabelas do sistema, etc.
Para cada Gnero, h ainda a subdiviso por Espcie e finalmente por Tipo.
Aps localizar o Relatrio desejado, o usurio dever preencher os parmetros que
forem solicitados:

109

Um vez preenchidos os parmetros e salvo o Relatrio, haver o processamento e a


incluso do mesmo para consulta no grid de Relatrios.
O formato do relatrio HTML, cabendo ao usurio a impresso em PDF, ou a
exportao para uma planilha de dados, se assim desejar.

5 CONCLUSO
O Manual SAPIENS para Iniciantes tem pode objetivo apresentar o Sistema de
maneira bastante simples e superficial, servindo como ponte facilitadora do primeiro contato.
O usurio dever realizar o treinamento completo para se habilitar ao uso do
SAPIENS, focando especialmente no Treinamento Distncia da Escola da AGU (EAD) e nos
demais Manuais:
Manual SAPIENS para Coordenadores
Manual SAPIENS para Administradores
Manual SAPIENS para Distribuidores
Alm disso, recomenda-se o acesso ao SAPIENS Wiki, disponvel na Rede AGU, no
endereo http://sapienswiki.agu.gov.br, onde o usurio poder construir seu conhecimento de
maneira colaborativa.

110